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Manual del Usuario

Excel

Lic. Valentin Prieto Saucedo

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UNIDAD N 1 MICROSOFT EXCEL 2010


1. Microsoft Excel Es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de grficos con aspecto profesional. Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen: Contabilidad Se pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados). Definicin de presupuestos Ya sea que sus necesidades sean personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilacin). Facturacin y ventas Excel tambin es til para administrar datos de ventas y facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de compra). Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variacin entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos). Planeacin Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores para ayudarlo con la planificacin de comidas semanales, fiestas o vacaciones). Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).

La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son: En el ao 1987 Excel 2.0. En el ao 1990 Excel 3.0. En el ao 1992 Excel 4.0. En el ao 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3). En el ao 1995 Excel 7.0 (Office 95). En el ao 1997 Excel 8.0 (Office 97). En el ao 1999 Excel 9.0 (Office 2000). En el ao 2001 Excel 10.0 (Office XP). En el ao 2003 Excel 11.0 (Office 2003). En el ao 2007 Excel 12.0 (Office 2007). En el ao 2010 Excel 14.0 (Office 2010).

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2. Iniciar Microsoft Office Excel 2010 Existes diferente manera de iniciar el programa de Excel el cual vamos a realizar: 2.1. Desde el botn Inicio 1. Clic en el botn Inicio 2. Clic en la opcin Todos los programas 3. Clic en Microsoft Office 4. Clic en Microsoft Office Excel 2010

El Icono de Microsoft Excel 2010

2.2. Desde la opcin Buscar 1. Clic en el botn Inicio 2. Escribir excel 3. Presionar la tecla Enter

2.3. Desde la opcin Ejecutar 1. Presionar la siguiente combinacin de teclas

+
2. Escribir Excel 3. Clic en Aceptar

2.4. Desde el acceso directo Utilizando esta opcin solo tienes que ubicar el Icono de Excel en el escritorio y darle doble clic o seleccionar y presionar la tecla enter.

Practica N 1 9. Ingresa a Microsoft Excel Mediante: Opcin del botn Inicio Opcin Buscar Opcin Ejecutar Opcin del Acceso Directo
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3. Elementos de Microsoft Excel Los libros de Excel contienen hojas, organizadas en cuadrillas de celdas con filas y columnas, donde podemos trabajar con distintos tipos de datos, frmulas y funciones.

Formato de Archivo Como en la versin 2007, los archivos de Excel 2010 se guardan de forma predeterminad a con la extensin .xlsx. Las versiones anteriores utilizaban el formato .xls. Para compartir un archivo con un equipo que tenga una versin anterior a Excel 20072010, lo almacenamient os en un formato compatible con esa versin.

ESTRUCTURA DE UNA CELDA


El concepto ms importante que debemos comprender en esta etapa es que cada contenido esta inserto en un rango definido por una columna y un numero de fila. Por ejemplo A1

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4. El entorno de Microsoft Excel Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso.

Un Libro de Excel est compuesto de hojas el cual puedes insertar hasta 255 Un Libro de hojas, Excel est compuesto de Reconocimiento de la hoja Electrnica hojas el cual 1. Consta de 1048576 Filas puedes insertar 2. Las columnas estn en forma de letras de XFD (16384) hasta 255 3. Contiene Celdas cada una de ellas son separadas hojas en el 4. Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo Libro. mismo libro. 5. Las Barras o Cintas de Excel 5.1. La barra de ttulo

Contiene el nombre del LIBRO sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1 Microsoft Excel, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para:

Minimizar Restaura o Maximizar

Cerrar

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5.2. La barra de acceso rpido

Contiene las operaciones de Excel ms utilizadas. Al hacer clic en guardar, por ejemplo, nos permitir guardar un libro. 5.3. Men Archivo Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones. Presionar las Teclas Alt + A

Si deseas insertar un nuevo botn de acceso rpido realiza lo siguiente:


Clic en Archivo Clic en Opciones Clic en Barra de herramienta de acceso rpido Elegir el comando Clic en Agregar Clic en Aceptar

5.4. Cinta de Opciones La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha. Las fichas principales son:

Inicio Insertar Diseo de pgina Frmulas Datos Revisar Vista

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5.5. La barra de frmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

Cuadro de Nombre

Barra de frmula

Ingresando a la siguiente direccin puedes encontrar una variedad de ayuda en lnea

5.6. La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

http://office. microsoft.co m/eses/excelhelp/

5.7. Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

5.8. La Ayuda Tenemos varios mtodos Ayuda con Excel. para obtener

Un mtodo consiste en utilizar la Barra de Mens. Haciendo clic en el interrogante. Podremos utilizar cualquiera de estas opciones: Ayuda de Microsoft Excel, nos mostrar una pantalla en la que podremos ver la ayuda a travs de un ndice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural. Mostrar el ayudante de Office, es un grfico animado que nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de clculo nos ofrecer ayuda para ello, etc.

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Microsoft Office Online, sta es una nueva caracterstica de Excel 2010. Abre en el panel de tarea un dilogo de bsqueda de ayuda en lnea de Microsoft Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado o el botn de la Barra de Herramientas. Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecer una ventana de ayuda a la derecha de la ventana, desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria. Otro mtodo consiste en utilizar la opcin Mens. de la Barra de

Teclas que te permiten pasar de una celda a otra.

6. Cursores de Excel Los cursores ms utilizados en Microsoft Excel son los siguientes, el cual cada uno tiene un uso diferente: Nos permite seleccionar una o ms celdas. Permite seleccionar Filas, Columnas de la hoja de calculo Permite copiar formatos y frmulas de una celda seleccionas. Permite modificar el ancho de una fila o columnas

El cursor te permite seleccionar un rango de celda.

7. Movimiento rpido en la hoja Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO
Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa

Tienes que ubicarte al centro de la celda y sin soltar arrastrar hacia abajo o en la direccin que desees. El cursor te permite seleccionar una Columna o fila rango de celda.

TECLADO
FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FIN FIN FIN FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o INICIO FLECHA DERECHA

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8. Movimiento rpido en el libro Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Para seleccionar toda la Hoja solo tienes que presionar

Ctrl + E
Tambien lo puedes realizar dando un clic en

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior 9. Teclado en Pantalla TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG para realizar

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UNIDAD N 2 INTRODUCCION DE DATOS EN EXCEL


1. Inicio rpido: Crear un libro Para crear un libro nuevo, se puede usar una plantilla de libro en blanco o una plantilla existente que ya contenga algunos datos, diseo y formato que desee usar. Haga clic en Nuevo. Esto abrir la vista Backstage de Microsoft Office, que oculta temporalmente la hoja de clculo. Haga clic en Nuevo.
Utilizando el teclado, si deseas un nuevo documento debes de presionar las siguientes teclas:

Ctrl + U
A modo de prctica ir a
Archivo/Nuevo/ Plantilla de ejemplo Clic en siguiente plantilla: la

En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla de libro que desee usar.

Amortisacion de prestamo

1. Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en blanco. 2. Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo a partir de un libro existente, busque la ubicacin del libro que desee usar y, a continuacin, haga clic en Crear nuevo. 3. Para crear un libro basado en una plantilla, haga clic en Plantillas de ejemplo o en Mis plantillas y seleccione la plantilla que desee usar.

Practica N 2 10. Ingresa a Microsoft Excel Pida un Nuevo Documento Abra la Plantilla Informe de Venta

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2. Guardar un Libro en Excel 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en la opcin Guardar como 3. Elegir la Unidad, Disco donde se desea guardar el libro 4. Escribir el nombre del libro 5. Clic en el botn Guardar

Es importante que ni bien empiece a trabajar en Excel Guardar el Libro.


Si usted desea lo puede realizar precionando F12

Tambin podemos realizarlo de la siguiente manera: Mediante el Teclado Existen dos formas 1. Presionar las teclas: Ctrl +G Solo tienes que realizar los mismos pasos que vimos en la primera forma. 3. Cambiar el Nombre a la Etiqueta de la Hoja Es importante que cuando realice una planilla en Excel usted le ponga un nombre a las hojas, por defecto esta Hoja1, Hoja 2, Hoja3. 1. Doble Clic sobre Hoja 2. Escriba el nuevo Nombre 3. Presionar la tecla Entre Mediante el Botn Guardar 1. Clic sobre el botn: Cuando hayas Guardado el Libro, despues de cada cambios que realices puedes precionar

Ctrl + G
Para guardar los cambios

4. Editar y escribir datos en una hoja de clculo Para trabajar con datos en una hoja de clculo, primero debe escribir los datos en las celdas de la hoja de clculo. Luego, quizs desee ajustar los datos de manera que puedan verse y se muestren del modo en que prefiera. 4.1. Escriba los datos. 1. Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda. 2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente. 3. Para escribir una serie de datos, como por ejemplo das, meses o nmeros progresivos, escriba el valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la celda siguiente para establecer un patrn.

Sugerencia Para escribir los datos en una nueva lnea dentro de una celda, inserte un salto de lnea presionando ALT+ENTRAR

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En la Hoja Actividad 1, escriba los siguientes datos empezando B3:

4.2. Ancho de una Columna Para dar el ancho de una columna solo tienes que ubicar el cursor en la interseccin de las columnas de la siguiente manera: Ubicar el curso entre la Columna D y F y presionar clic izquierdo sin soltar hasta dar el ancho deseado.

Sugerencia Para ajustar rpidamente todas las columnas o las filas en la hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccio nar todo y luego haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columna o de fila.

4.3. Alto de una Fila Para cambiar el alto de una fila lo que debes de realizar es lo siguiente, ubicar el cursos en la interseccin de las filas que deseas modificar el alto. Clic Izquierdo sobre la interseccin de la Fila 4 y 5 y sin soltar bajar.

4.4. Como Salir de Microsoft Excel Existen diferentes formas de salir del programa de Microsoft Excel que son los siguientes: Mediante el men archivo 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en la opcin Salir Mediante el botn salir 1. Clic en el botn: Mediante el teclado 1. Presionar las teclas: Alt + F4

Practica N 3 11. Ingresa a Microsoft Excel Pida un Nuevo Documento Realiza una Agenda Personal Guardar el Libro en su carpeta personal Salir de Excel

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4.5. Como Cerrar un Libro Activo de Excel Existen diferentes formas de Cerrar un libro activo de Microsoft Excel que son los siguientes: Mediante el men archivo 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en la opcin Cerrar Mediante el botn salir 1. Clic en el botn: Mediante el teclado 1. Presionar las teclas: Ctrl + R

4.6. Empezar un nuevo libro de trabajo Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo existen dos formas que son: Mediante el Men Archivo Mediante el Teclado 1. Clic en el men Archivo 1. Presionar las teclas: 2. Clic en la opcin Nuevo Ctrl + U 3. Clic en Crear 4.7. Como Abrir un libro de trabajo ya existente Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Existen varias formas para abrir un archivo ya existente. Mediante el Men 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en la opcin Abrir 3. Buscar el archivo o

libro y seleccionar el libro 4. Clic en el botn Abrir

Mediante el Botn Abrir 1. Clic en el botn

Mediante el Teclado 1. Solo tienes que presionar las teclas Ctrl + A

En ambos casos debes de buscar el libro que deseas abrir seleccionarlo y un clic en el botn Abrir.

Practica N 4 12. Ingresa a Microsoft Excel Abra el Libro Actividades A la Hoja2 cambiarle de nombre a Actividad 2 Guardar el libro (Ctrl + G)

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UNIDAD N 3 TRABAJANDO CON HOJA


En esta unidad aprenderemos a agregar, eliminar, copiar, mover, ocultar, mostrar y renombrar hojas segn nuestras necesidades.
1. Insertar Hojas Para insertar una nueva hoja presiona:

Para insertar una nueva hoja al Libro de Excel solo tiene que realizar lo siguiente: Clic en este botn.

Mays +F11
Colorear la pestaa de la hoja: Clic Derecho sobre la hoja, Clic en Color de Etiqueta, Elegir el Color.

2. Eliminar Hojas

Para Eliminar una hoja da Clic Derecho sobre la Hoja que deseas Eliminar y Clic en Eliminar.
3. Mover Hojas

Si queremos mover una hoja de lugar, hacemos un clic sobre su pestaa, lo mantenemos presionado y arrastramos la hoja al lugar que deseemos. Tambin podemos hacer clic Derecho sobre la pestaa y el en men contextual seleccionamos Mover o copiar Se abrir un cuadro de dialogo donde debemos de elegir a que libro queremos mover o copiar y la hoja delante o atrs donde deseamos ubicarla.
4. Copiar hojas

Si queremos copiar una hoja, dentro de la misma opcin Mover o copiar del men contextual marcamos crear una copia. Esta tendr el mismo nombre que la original y llevara el nmero 2 entre parntesis. Por ejemplo de la Hoja 1 la copia ser Hoja(2).
5. Ocultar y mostrar hojas

Para ocultar una hoja hacemos un clic Derecho sobre la hoja que deseamos ocultar y seleccionamos Ocultar, si queremos volverla a mostrar hacemos clic Derecho en cualquier hoja y seleccionamos Mostrar.
6. Cambiar el nombre a la hoja

Es importante que cuando realice una planilla en Excel usted le ponga un nombre a las hojas, por defecto esta Hoja1, Hoja 2, Hoja3. 1. Doble Clic sobre Hoja 2. Escriba el nuevo Nombre 3. Presionar la tecla Entre

Manejo del Teclado y el Mouse Las teclas de acceso rpido agilizan el tiempo de trabajo dentro de un libro de Excel. Ctrl + AVPG, nos permite movernos a la hoja siguiente y Ctrl + REPG, nos lleva a la hoja anterior. El botn derecho del mouse, en ocasiones nos evita tener que ir hasta la cinta de opciones de Excel.

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UNIDAD N 4 MANIPULACIN DE CELDAS


1. Como Seleccionar una celda La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: 2. Como seleccionar un rango de Celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers cmo las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. 3. Como seleccionar una columna Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre ste.

4. Como Seleccionar una fila Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste 5. Como seleccionar una hoja entera Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste.

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UNIDAD N 5 PORTAPAPELES
Aprenderemos a utilizar el Portapapeles para luego lograr un mejor manejo de las opciones de pegado que brinda Excel. Esta opcin se encuentra en la Ficha Inicio La primera es Cortar La Segunda Copiar La Tercera Copiar formato Por ultimo tenemos la Opcin de Pegar
Copiar, cortar y pegar son acciones que realizamos con frecuencia al trabajar con Excel para evitar la reiteracin de tareas. Existen diferentes opciones de pegado, y para acceder a ellas, hacemos clic en la fecha del botn Pegar que se encuentra en el grupo Portapapeles de la Ficha Inicio.

Pegar, pega todo lo que contiene la celda de origen, incluido frmulas y funciones. Sin borde, pega todo lo que contiene la celda sin los borde.

Frmulas, solo pega la frmula que contiene la celda, no el formato.

Formato de frmula y nmeros, pega la frmula y el formato de la celda seleccionada

Mantener formato de origen, pega el contenido y el formato de la celda de origen.

Valores, solo pega los valores. Si copiamos una cleda donde hay una frmula o una funcin solo nos llevara el resultado. Formato de valores y nmeros, pega los resultados de una frmula o funcin o cualquier formato que tenga aplicada la celda de origen (no solo de nmeros). No se pegan la frmula ni las funciones. Formato, solo pega el formato de las celdas, pero no su contenido, al igual que el pincel. (copiar formato) Pegar vinculo, crea una referencia o un vinculo hacia la celda de origen, de manera que si hacemos un cambio en la celda de origen tambin se hara en la celda vinculada

Mantener ancho de columnas de origen, pega todo el contenido de la celda de origen y tambin el ancho de la columna. Transponer, invierte filas y columnas. Las celdas de filas de origen pasan a estar como columnas y las columnas como filas. Formato de valores y origenn, pega los valores y el formato de nmeros. No se pegan las frmulas ni las funciones.

Pegado especial, agrupa todas la opciones en cuadro de dialogo y algunos adicionales que podemos probar seleccionndolas y haciendo un clic en Aceptar.

Imagen, pega una imagen que hayamos copiado desde otra celda.

Imagen vinculada, pega una imagen que se encuentra vinculada a la celda de donde la hayamos copiado.

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1. Copiar una celda o Rango de Celdas Para copiar un contenido en Excel es duplicar la informacin, existes las siguientes opciones: Mediante el Botn Copiar 1. Seleccionar la celda o rango de celdas 2. Clic en la ficha Inicio 3. Clic en la opcin Copiar 4. Dar un clic en la celda que desea pegar 5. Clic en la ficha Inicio 6. Clic en la opcin Pegar

Para Copiar de una manera ms fcil es mediante el Teclado:

Ctrl + C
Para pegar:

Ctrl + V

Mediante el Clic Derecho 1. Seleccionar la o rango a copiar 2. Clic Derecho 3. Clic en Copiar 4. Clic Derecho en la celda donde desea pegar 5. Clic en Pegar

2. Cortar o Mover una celda o rango de celdas Cuando hablamos de cortar significa que usted desea mover la informacin de un lugar a otro, entre hoja o libros.
Para Cortar o Mover de una manera ms fcil es mediante el Teclado:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccionar la celda o rango de celdas Clic en la ficha Inicio Clic en la opcin Cortar Dar un clic en la celda que desea pegar Clic en la ficha Inicio Clic en la opcin Pegar

Ctrl + X
Para pegar:

Mediante el Clic Derecho 1. Seleccionar la o rango a copiar 2. Clic Derecho 3. Clic en Cortar 4. Clic Derecho en la celda donde desea pegar 5. Clic en Pegar

Ctrl + V

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UNIDAD N 6 FORMATO DE CELDA


Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color azul las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. Una vez seleccionada la celda o el rango de celdas podemos acceder a la ventana de dilogo que permite configurar el formato de dos formas:

Haga clic en Fuente Alineacin o Nmero

Al dar clic en esta opcin nos abrir un cuadro de dialogo.

Es mediante el Ciic Derecho sobre las o celda seleccionda: Formato de celda

Tambien lo puedes realizar presionando las siguientes teclas:

directo

Ctrl + 1

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Estas son las diferentes opciones de formato de celda que nos proporciona Excel.

Fuente Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
1. Seleccionar la celda o rango de celdas 2. Clic en el men NICIO 3. Clic en la opcin FUENTES 4. Aparecer un cuadro de dialogo como el siguiente 5. Clic en la ficha Fuente a. Fuente: Permite cambiar el tipo de fuente. b. Estilo: Permite colocar Negrita, Cursiva o subrayado. c. Subrayado: Permite elegir el tipo de subrayado. d. Color: Permite colocar el colora a la letras e. Efectos: Permite elegir algn efecto 6. Clic en el botn Acaptar

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Alineacin Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. 2. Seleccionar la cinta Alineacin 3. Aparecer un cuadro de formato de celda 4. Hacer clic sobre la pestaa Alineacin del cuadro de dilogo Formato de celdas. 5. Aparecer la siguiente ficha. 6. Realizar los cambios que usted desee 7. Clic en el botn Aceptar

Bordes Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos

modificar el aspecto.
2. Clic en la cinta fuente. 3. Clic en la opcin bordes 4. Clic sobre la pestaa ms

bordes.
5. Aparecer el siguiente cuadro

de dialogo.
6.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

7. Clic en el botn Aceptar

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Trama 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto 2. Clic en el men Formato. 3. Clic en la opcin Celdas... 4. Clic sobre la pestaa Trama 5. Aparecer el siguiente cuadro de dialogo 6. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 7. Clic en el botn Aceptar

Nmeros Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros. 2. Clic en el men Formato. 3. Clic en la opcin Celdas... 4. Clic sobre la pestaa Nmero. 5. Aparecer la ficha siguiente: 6. Elegir la opcin deseada del recuadro Categora:. 7. Clic en el botn Aceptar

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda. a. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. b. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos.
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c. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. d. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. e. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. f. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. g. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. h. Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. i. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. j. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. k. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.

Acceso mediante el teclado a la cinta de opciones


Si no est familiarizado con la cinta de opciones, la informacin de esta seccin puede ayudarle a comprender el modelo de

Combinaciones de Teclas que le permiten aplicar algn formato de celda ms rpido:


CTRL+1 Muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas.

mtodos abreviados de teclado de la cinta de opciones. La cinta de

CTRL+2
CTRL+3 CTRL+4 CTRL+5 CTRL+6 CTRL+8 CTRL+9 CTRL+0

Aplica o quita el formato de negrita.


Aplica o quita el formato de cursiva. Aplica o quita el formato de subrayado. Aplica o quita el formato de tachado. Cambia entre ocultar y mostrar objetos. Muestra u oculta smbolos de esquema. Oculta filas seleccionadas. Oculta columnas seleccionadas.

opciones incluye nuevos mtodos abreviados llamados KeyT ips. Para que los KeyTips aparezcan, presione ALT.

Al presionar la tecla Alt le mostrara que combinacion de tecla debe de presionar para poder trabajar de manera mas rpidas.

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En la presente prctica vamos a ver algunas opciones de Formato de Celda para ello empecemos a trabajar:

Combinar celda, seleccione las celdas de A3:F3 haga un clic en

Orientacin, seleccione las celdas de A6, haga un clic en

Orientacin, seleccione las celdas de A6, haga un clic en

Elija una de las orientaciones que usted necesite.

Para insertar una Imagen Clic en la Ficha Insertar Clic en el siguiente botn Imagen Seleccionar la imagen deseada Clic en el botn Insertar

Practica N 5 13. Ingresa a Microsoft Excel Abra el Libro Practico N 6 Colocarle el color de fondo como observa en la imagen Colocar los textos con la Orientacin como usted observa Insrtele el borde ms adecuado que usted desee. Realice todas las combinaciones de texto necesaria en el practico Insrtele una imagen desde archivo Guardar el libro (Ctrl + G)
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UNIDAD N 7 SERIE DE RELLENO


Las series en Excel corresponden a listas de datos ordenados, creadas a partir de un factor o patrn comn, rellenando el resto de los componentes de forma automtica. (Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se crear una enumeracin automtica del largo que se indique). Para utilizar la herramienta de Serie realiza lo siguiente: Clic en Archivo/Opciones Realiza los siguiente pasos para insertar el botn de serie de relleno Clic en herramienta rpido Seleccionar Comandos Seleccionar relleno Clic en Agregar Clic en Captar Barra de de acceso Todos los

Serie

de

Como se puede observar en la Barra de herramienta de acceso rpido ya est el botn de Serie de relleno. Escriba el nmero de inicio, presione Enter, seleccione la Celda B3. Clic en Serie de relleno Seleccionar si la Serie va ser Fila o Columna Seleccionar el Tipo en nuestro caso ser Lineal Escriba el Incremento y Luego el Limite (1 a 100) Clic en Captar

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El Resultado sera el siguiente: Como habr podido observar esta es una herramienta que le va a permitir realizar rellenados de nmeros en Filas como en Columnas, es una herramienta muy til a la hora de realizar rellenado de valores de gran dimensin. Por ejemplo, si desea usar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas.

Para hacer una lista personalizada:


Clic en Archivo/Opciones/Avanzadas

Clic en esta opcin

Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales y luego arrastre el controlador de relleno por el intervalo que desea rellenar. Sugerencia Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

Escriba la lista que usted desee separada por coma

Clic en Agregar

Tambin puede Importar la lista, pero tiene que tenerla escrita la lista en Excel, dar un clic en Importa.

Para guardar los cambios Clic en Aceptar

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Para utilizar una lista creada realiza los siguientes:


Escribir un nombre de la Lista Creada en nuestro caso Matemtica, Presionar Enter, seleccionar la celda B3 y ubicar el cursor en la esquinada inferior derecha y arrastrar hacia abajo.

Practica N 6 14. Ingresa a Microsoft Excel Abra el Libro de Actividades A la Hoja 3 cambiar de nombre por Actividad 3 Escriba el Titulo Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen Utilizando la herramienta Serie de relleno complete el cuadro Cree una lista personal de las bebidas que ms le guste Colocarle los bordes que usted desee a la tabla Guardar el libro (Ctrl + G) Cerrar el libro activo de Excel. Pedir un nuevo libro de Excel.

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UNIDAD N 8 OPERADORES DE CALCULO EN EXCEL


Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia. Tipos de operadores Operadores aritmticos Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.
Operador aritmtico + * / % ^ Significado signo ms (Suma) signo menos (Menos) Asterisco (Multiplicacin) barra oblicua (Divisin) Porcentaje Exponenciacin Ejemplo (3+3) (3-1) (-1) (3*3) (3/3) (20%) (3^2)

Operadores de comparacin Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
Operador aritmtico = > < >= <= <> Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor igual que Menor igual que Diferentes Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

En Excel se tiene valores contantes y variables, los valores constante son aquellos que no van a variar en calculo, mientras que los variables son los que pueden tomar las diferentes celdas en el clculos.

Operador de concatenacin de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador aritmtico & Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo. Ejemplo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia siguientes operadores.


Operador aritmtico :

Combinan rangos de celdas para los clculos con los


Ejemplo (B5:B15)

Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluid. Operador de unin que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias

(SUMA(B5:B15,D5:D15))

(B7:D7 C6:C8)

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Orden en que Excel Ejecuta las Operaciones en las Frmulas En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. Orden de clculo Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrs del signo igual como una frmula. Tras el signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos); por ejemplo, constantes o referencias a celdas. stos se encuentran separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula. Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Operador : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma) % ^ *y/ +y& = <> <= >= <> Descripcin Operadores de referencia Negacin (como en 1) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin

Es importante
que a la hora de realizar un calculo en Excel tenga encuanta el orden de los operadores y los parentesis.

Uso de parntesis Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel efecta la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)

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En la siguiente prctica realiza las operaciones correspondientes:

En esta prctica debe de cambiar el formato de celda a cada uno de las columnas.

Practica N 7 15. Ingresa a Microsoft Excel Abra el Libro de Actividades Inserte una nueva Hoja A la Hoja 5 cambiar de nombre por Actividad 5 Escriba el Titulo como observa en la primera imagen Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen Llene la columna N1 y N2 y realiza las operaciones pedidas Pida un nuevo libro y copia el contenido a la Hoja 1 Cambiar el formato de cada una de las columnas por ejemplo RESTA esa columna tiene que tener el formato Fecha Guardar el libro (Ctrl + G) Formato de celdas
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UNIDAD N 9 BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS


Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos locali zar en el libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de bsqueda. Buscar Para usar la herramienta de Buscar y seleccionar debes de dar un Clic en la Ficha Inicio e ir a la cinta Modificar, vamos a realizar una prctica, ingresa a Excel. 1. Clic en una celda de la hoja 2. Clic en Buscar 3. Escriba el texto a buscar

4. Clic en Buscar todos 5. Una vez haya encontrado el texto o nmero a buscar clic en Cerrar.

6. Texto que buscamos Reemplazar Una es buscar un texto o numero una vez buscado usted puede reemplazar el valor encontrado para ello realiza lo siguiente: 2. Clic en Reemplazar 1. Clic en una celda de la hoja 3. Escriba el texto a buscar Ej. CAMPOS 5. Escriba el texto por el que desea Reemplazar Ej. CASTRO

4. Clic en Reemplazar todos, si desea reemplazar por el nuevo texto


6. Clic en Cerrar Esta herramienta es muy til cuando desea reemplazar una gran cantidad de datos, ya sea de tipo: texto, numrico, fecha o cualquier valor que desee encontrar o reemplazar.

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Practica N 8 16. Ingresa a Microsoft Excel Abra el Libro de Actividades Inserte una nueva Hoja y cambiar de nombre por Actividad 7 Escriba el Titulo Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen Utilizando la herramienta Buscar y Reemplazar Busque el y reemplcelo por (Vacio) Guardar el libro (Ctrl + G) Cerrar el libro activo de Excel.
1. En la celda B2, escriba los datos

Practica N 9 18. Ingresa a Microsoft Excel Abra el Libro de Actividades Inserte una nueva Hoja y cambiar de nombre por Actividad 8 Transcriba los datos tal como usted observa en la siguiente Imagen

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UNIDAD N 10 CORRECCIN ORTOGRFICA


Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerar como posible palabra errnea. Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos: 2. Situarse en la primera celda de la hoja de clculo. 3. Clic en la Ficha Revisar
Como usted puede ver aqu le muestra la palabra como se debe de escribir. Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones: OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra. OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de clculo. AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionario. Si la palabra es errnea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribiremos directamente en el recuadro No est en el diccionario:, y a continuacin utilizaremos cualquiera de los siguientes botones: CAMBIAR para sustituir la palabra errnea por la que hemos escrito. CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errnea por la que hemos escrito. AUTOCORRECCIN para que adems de realizar la correccin en la hoja, la sustitucin se aada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.

Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguir con la correccin hasta el final, si encuentra otro error nos volver a avisar con un mensaje. Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisar, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Practica N 8
8. Ingresa a Microsoft Excel Abra el Libro de Actividades Ir a la Hoja Practico 7 Realizar la Revisin Ortogrfica

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UNIDAD N 11 COMENTARIOS
Puede agregar notas a una hoja de clculo usando comentarios. El uso de comentarios puede facilitar la comprensin de una hoja de clculo al proporcionar un contexto adicional para los datos que contiene. Por ejemplo, puede usar un comentario para proporcionar informacin acerca de los datos de una celda en particular. Tambin puede agregar un comentario al encabezado de una columna con indicaciones al usuario sobre los datos que debe escribir. Para insertar un comentario realiza lo siguiente: 1. Seleccionar la celda donde desea insertar el Comentario 2. Clic en Revisar 3. Clic en Nuevo Comentario 4. Escriba el comentario 5. Clic en Eliminar para poder borrar un comentario.

Mtodo abreviado de teclado Tamb in puede presionar

MAYS+F2.
Mostrar u ocultar comentarios en la hoja de clculo 1. Haga clic en la celda o celdas que contienen un indicador de comentario. 2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar u ocultar comentarios.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la celda que contiene el comentario y, a continuacin, haga clic en Mostrar u ocultar comentarios.

Mostrar u ocultar todos los comentarios de la hoja de clculo En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar todos los comentarios.

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UNIDAD N 12 PRESENTACION EN PANTALLA - IMPRESIN


Excel nos permite mostrar la informacin en diferentes vistas, para tener una mayor facilidad de manipular y realizar anlisis. Normal Diseo de pgina
Una forma rpida de hacer zoom: Presionar la tecla Ctrl y mover el scroll, la ruedecita,del ratn hacia adelante y hacia atras, esto aumentar y reducir la pantalla.

Vista previa de salto de pgina

El Zoom es la que le permite dar mayor tamao a la vista de la Hoja activa. Con el clic Izquierdo sin soltar mover a la derecha para hacer ms grande y para la izquierda ms pequeo.

La Vista Previa, para realizar una vista previa de la hoja realiza lo siguiente: 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en Imprimir Nota: Esta vista preliminar o previa te permite ver si tu planilla se puede imprimir en una hoja o no.

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Configurar la Pgina Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que configuremos la pgina, para modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel. Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina. Pgina Orientacin: Tienes la opcin de Vertical u Horizontal Ajuste de escala: Ajuste a: permite disminuir o aumentar el tamao de la planilla para su impresin. Ajustar a: Puedes elegir a que pgina vas aplicar el ajuste. Tamao del papel: te permite elegir entre Carta, A4, Oficio, Legal, etc.
Mrgenes Nos permite definir los mrgenes de impresin de la hoja de trabajo y la alineacin del contenido al igual que los encabezados y pies de pginas.

En esta opcin puedes cambiar los mrgenes de tu planilla, solo con colocar el que t desees. Marca una de estas opciones para que tu planilla se centre tanto en lo Horizontal como Vertical. Si desea ver una Vista preliminar da un Clic en este botn.

Encabezado y Pie de Pgina En esta ficha nos permite colocar Encabezado y pie de pgina a nuestra hoja de trabajo como nosotros lo deseemos. Clic en esta opcin para poder personalizar tu Encabezado Escriba su encabezado
Nota: Una vez haya realizado todos los cambios deseado en el cuadro de dialogo Configuracin de Pgina, Clic en Aceptar para aplicar los cambios.
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Imprimir una Hoja de trabajo Los libros y las hojas de clculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno por uno o varios al mismo tiempo. Adems, si los datos que desea imprimir estn en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir solamente la tabla de Excel. Tambin se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora. Esta opcin resulta muy til cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la que se utiliz para imprimirlo originalmente.
1. Clic en el men DISEODE PAGINA 2. Clic en la opcin Configurar pgina (o Ctrl +P) 3. Aqu puedes elegir el tipo de papel, el color entre otros. 4. Clic en el botn Aceptar

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UNIDAD N 13 FRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL


1. Lo Bsico de Microsoft Excel 1.1. Funciones en Microsoft Excel Las Funciones son la principal caracterstica de una Hoja de Clculos. El primer paso para exprimir al mximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones. Esto te permitir armar todo tipo de plantillas y modelos a medida. Las Funciones y Frmulas son justamente lo que hacen tan nica y maravillosa a esta Hoja de Clculos. Excel trae por defecto 329 funciones predeterminadas las cuales se explicarn una por una en este manual. Para entender como es una funcin veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones ms utilizadas, la funcin SUMA. Por ejemplo, en el rango B3:B7 tenemos una serie de nmeros y queremos sumarlos. Podramos hacerlo celda por celda como se muestra en la celda D4 o tambin con la funcin SUMA como se muestra en la celda F4. El resultado es el mismo, pero vemos que es ms cmodo usar la funcin SUMA que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado. 1.2. Diferencia entre Funciones y Frmula Podramos definir una funcin como una operacin o un clculo sobre determinadas celdas. Algunas personas hablan de funciones o frmulas de forma indistinta. Si queremos ser un poco ms precisos podramos discriminar mejor ambas definiciones. Funcin Excel: Una funcin es un clculo predefinido. Excel ya trae 330 funciones predefinidas. Frmula Excel: Es un concepto ms amplio. Una frmula puede abarcar operaciones entre celdas o combinaciones de funciones. El usuario las arma a medida y segn la necesidad.

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1.3. Sintaxis de una Funcin La sintaxis de una funcin se refiere a cmo debemos escribirla. Todas las funciones comienzan con el signo "igual", luego se escribe el nombre de la funcin y finalmente, entre parntesis se escriben sus argumentos. En la celda B8 hemos escrito una funcin sencilla para estudiar su sintaxis.

Novedades:
cambios realizados en las funciones de Excel Con el propsito de brindar una precisin mejorada de las funciones, una funcionalidad consistente que cumpla con las expectativas y los nombres de funciones que describan con mayor exactitud su funcionalidad, varias funciones de Microsoft Excel 2010 fueron actualizadas, agregadas a la biblioteca de funciones o se les cambi el nombre.

1.4. Pasos para Insertar una Funcin Existen diversas formas de insertar una funcin en una celda voy a explicarle dos formas ms comunes: Primera forma: 1. Seleccionar la celda donde deseas realizar un calculo 2. Clic en la ficha Frmula 3. De la Biblioteca de funciones 4. Seleccionar una Categora 5. Clic la funcin deseada

Segunda forma: 1. Seleccionar la celda donde deseas realizar un calculo 2. Clic en el botn fx de la barra de formula 3. Seleccionar una Categora 4. Clic la funcin deseada

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Tambin lo puedes hacer haciendo doble clic en la celda y escribindola manualmente la funcin.

Utilizar constantes en frmulas


Una constante es un valor que no se calcula, sino que permanece igual siempre. Por ejemplo, la fecha 9-102008, el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresin o un valor obtenido como resultado de una expresin, no son constantes. Si utiliza constantes en la frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula.

1.5. Editar una funcin Una vez que has armado tu funcin, tienes distintas formas de editarla, revisarla y realizarle cambios. Posicionado en la celda con la funcin, haz doble clic o presiona la tecla F2. Posicionado en la celda con la funcin vers que la misma aparece en la Barra de Frmulas. Haciendo clic dentro de la misma tambin puedes editar la funcin. Posicionado en la celda con la funcin, puedes presionar MAYUSC + F3 para abrir el cuadro de dilogo de la funcin. Para editar la frmula puedes usar 3 mtodos diferentes (prubalo ahora!) 1. Hacer doble clic en la celda (o presionar F2 en la celda). 2. Seleccionar la celda y editar la funcin desde la Barra de Frmulas. 3. Seleccionar la celda y presionar MAYUSC+F3 para abrir el Cuadro de dialogo de funciones. Para salir del modo edicin utiliza la tecla ESC. 1.6. Copiar una funcin o frmula Si queremos copiar una funcin o frmula a muchas celdas solo necesitas armar la primera celda y luego copiar la frmula o funcin (Excel ir cambiando la referencia de celdas automticamente). En nuestro ejemplo, partiendo de una tabla de "Cantidad" y otra tabla de "Precios" hemos armado en pocos segundos la tabla "Ventas". Repasemos como lo hicimos:

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Nos ubicamos en la celda K5 y escribimos la frmula =C5*G5


Presione la tecla Intro para ver el resultado Seleccionar la celda Ubicar el cursor en la esquina inferior derecha y cuando aparezca una cruz negra presionar y arrastrar hacia abajo. Excel copia automticamente las nuevas frmulas, ajustando las filas y columnas de las mismas.

1.7. Referencia Cuando escribes una funcin, los argumentos de la misma hacen referencias a celdas o a rangos. Como vimos en el punto anterior ("Copiar") es posible armar una funcin y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automticamente las filas y columnas de la misma. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te interesar copiar funciones pero manteniendo fijas las filas, las columnas o ambas a la vez. Si pones el signo $ de la siguiente manera: Referencias $A$1 $A1 A$1 $B$5:$B$9 Significado Celda fija Columna fija Fila fija Rango fijo

Utilizar referencias en frmulas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel dnde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos o referencias externas (refer encia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro.).

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Veamos un ejemplo: B7 es una referencia relativa porque al copiar la formula hacia abajo se va ajustando al N de fila. D$7 es una referencia absoluta por que al copiar la formula hacia abajo se mantiene fijo la fila.

=B7*D$7

Nota: Si desea aplicar el signo $ solo tienes que presionar la tecla F4 de forma repetida hasta dar con la combinacin deseada. 1.8. Etiqueta La etiqueta cumple la funcin de mostrar la sintaxis y los argumentos de la funcin al hacer clic sobre la misma. Esto es muy til porque puedes escribir una funcin en una celda de forma directa y la etiqueta te ir recordando los argumentos que debes introducir. Cuando domines el tema de las funciones vers que esto es muy cmodo porque te permitir evitar tener que abrir el Cuadro de Dilogo de Funciones.

Selecciona la celda D10 que tiene una funcin.


La celda muestra el resultado de la funcin, pero puedes ver cmo est armada la misma dentro de la Barra de Frmulas.

Etiqueta: =SUMA(nmero1;[nmero2];)

Si haces un clic dentro de la funcin en la Barra de Frmulas (o doble clic en la celda) vers que los rangos dentro de la funcin se pintan de color. Luego ese mismo rango aparece pintado en la hoja Excel. Esto te permite controlar las celdas donde opera la funcin. Tambin aparece una etiqueta que te va mostrando cada argumento de la funcin (solo en Excel 2.002 o superior).

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1.9. Categoras Las funciones estn clasificadas por Categoras. Las categoras simplemente sirven para ordenar las 342 funciones predeterminadas con que cuenta Excel. Con solo ver el nombre de la Categora ya nos vamos dando una idea del tipo de funciones que incluye. El nmero total de funciones que trae Excel por defecto es de 342. Este total asume que tienes instalado el complemento "Herramientas para el Anlisis". Es muy recomendable que tengas instalado este complemento. Puedes hacerlo de la siguiente manera: 1. Clic en Archivo 2. Clic en Opciones 3. Clic en Complementos 4. Seleccionar Herramientas para Anlisis 5. Clic en el botn Aceptar

Cantidad de Funciones de Microsoft Excel por categora: Categoras Financieras Fecha y hora Matemticas y trigonomtricas Estadsticas Bsqueda y referencia Base de datos Texto Lgicas Informacin Ingeniera Cubo Funciones de complementos y automatizacin Total

Funciones 54 21 58 80 18 12 24 7 17 39 7 5 342

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1.10. Funciones Anidadas Las funciones anidadas no son ms que combinaciones de funciones. Esto quiere decir que puedes armar una frmula que contiene varias funciones juntas. En nuestro ejemplo tenemos una funcin SUMA, una funcin PROMEDIO y como resultado de la combinacin de ambas tenemos una funcin anidada. Las funciones anidadas te permiten hacer complejos clculos en una misma celda, y de esta forma evitar tener que realizar clculos parciales o intermedios en otras celdas.

1.11. Funciones matriciales Las funciones matriciales son funciones algo especiales, porque no se insertan en una nica celda, si no que se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite a la funcin matricial devolver varios resultados juntos. Veamos un ejemplo de la funcin matricial FRECUENCIA. Para insertar una funcin matricial debes seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar todo el rango destino donde aparecern los resultados (en nuestro caso F3:F9). 2. Escribir la funcin matricial (en nuestro caso =FRECUENCIA(C3:C15;E3:E9) 3. Presionar las teclas CTRL+MAYUSC+ENTRAR La funcin matricial devuelve como resultado una MATRIZ. Si te fijas en el rango D16:D18 la funcin matricial resultante es la misma pero los resultados son distintos en cada celda. La funcin FRECUENCIA se explica en detalle ms adelante, pero como podrs deducir calcula la cantidad de casos o repeticiones de ciertos valores que se producen en una muestra o tabla.

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1.12. Personalizadas Excel posee 342 funciones predefinidas. Las mismas brindan la posibilidad de realizar todo tipo de clculos, desde los ms simples a los ms complejos y en distintas reas de la ciencia (estadstica, matemticas, finanzas, etc). Por si esto fuera poco existe la posibilidad de crear nuevas funciones a medida para resolver nuevos clculos, no abarcados dentro de las funciones predeterminadas. Las funciones a medida se pueden crear con lenguaje de programacin Visual Basis for Applications (VBA), tambin conocido como "macros". Cualquier manual de macros te ensear como crear funciones a medida o UDFs (User Defined Functions). 1.13. Errores Puede suceder que la celda donde escribas tu funcin o frmula de cmo resultado un error. Esto significa que has hecho algo mal y que debes hacer una correccin. El tipo de error devuelto te dar una valiosa pista sobre donde est el problema.
ERROR ##### #VALOR! #DIV/0! #NOMBRE? #N/A #REF! #NM! #NULO! EXPLICACION DEL ERROR El ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. Se utiliz un tipo de argumento o de operacin incorrecta. Se dividi un nmero entre cero. Excel no reconoce el texto de la frmula. Un valor referenciado en la funcin no se encuentra o no est disponible. Existe una referencia de celda no vlida. Se escribieron valores numricos no vlidos. Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se interceptan.

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Realiza la siguiente Prctica

Practica N 9 9. Ingresa a Microsoft Excel Abra el Libro de Actividades Inserte una nueva Hoja A la Hoja 7 cambiar de nombre por Practico 7 Escriba el Titulo como observa en la primera imagen Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen Con la ayuda del docente realiza el clculo de las siguientes funciones Aplicar fondo y borde para que la planilla sea igual. Guardar el libro (Ctrl + G) Funciones Bsicas

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UNIDAD N 14 FUNCIONES DE TEXTO


Funciones de Texto =CARCTER()
La funcin CARACTER devuelve el carcter del cdigo ANSI asociado a un nmero especificado. Ejemplo En el rango B4:B10 se tienen nmeros enteros comprendidos entre 1 y 255. En el rango C4:C10 se desea obtener el carcter ANSI asociado a los mismos. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS: Nmero: es un nmero entero entre 1 y 255 del cual se devuelve se carcter ANSI.

Nota: Si hace referencia a una celda vaca se producir error.

Practica: Utilizando la funcin CARACTER obtiene la lista de los caracteres ANSI asociados a los valores del rango B17:B23. Inserta la funcin en la celda C17 y cpiala hasta la celda C23.

=CDIGO()
La funcin CODIGO devuelve el nmero que le corresponde al primer carcter de una cadena en cdigo ANSI. Ejemplo

En el rango B7:B13 se tienen caracteres del cdigo ANSI. En el rango C7:C13 se desea obtener el cdigo de los mismos en la tabla ANSI. A continuacin se presenta la solucin en el rango.

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SINTAXIS: Texto: es el texto del cual se desea obtener el cdigo del primer carcter

Nota: Si se hace referencia a una celda vaca se produce un error. La funcin no considera los caracteres que aparecen despus del primer carcter.

Practica: Utilizando la funcin CODIGO obtiene la lista de los cdigos ANSI asociados a los caracteres del rango B21:B27. Inserta la funcin en la celda C21 y cpiala hasta la celda C27.

=CONCATENAR() La funcin CONCATENAR sirve para unir los valores o celdas especificadas. Ejemplo: En el rango B11:B17 se tienen nombres de programas de software. En el rango C11:C17 se desea agregar y unir a los mismos el valor de la celda E11. A continuacin se presenta la solucin.

Nota: Tambin puedes utilizar el operador & para conectar valores. Por ejemplo, la solucin para la celda C25 la podramos obtener como: =B25&$E$25&$E$28&$E$31 SINTAXIS:
Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirn en un elemento de texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o referencias a celdas nicas.

Prctica: Utilizando la funcin CONCATENAR consigue unir cada valor de las celdas del rango B25:B31 con los valores de las celdas F25, F28, F31. Inserta la funcin en la celda C25 y cpiala hasta la celda C31.

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=DECIMAL() Redondea un nmero al nmero de decimales especificado, da formato al nmero con el formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el resultado como texto. Ejemplo: En el rango B12:B16 se tienen una serie de nmeros. En el rango C12:C16 se desea repetir los mismos aplicando la cantidad de decimales indicada en la celda E12. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:

Observaciones:
Los nmeros en Microsoft Excel nunca pueden tener ms de 15 dgitos significativos, pero el argumento decimales puede tener hasta 127 dgitos. Si decimales es negativo, el argumento nmero se redondea hacia la izquierda del separador decimal. Si omite el argumento decimales, se calcular como 2. Si el argumento no_separar_millares es FALSO o se omite, el texto devuelto incluir el separador de millares.

Nmero: es el nmero que se desea redondear y


convertir en texto. Decimales: es el nmero de dgitos a la derecha del separador decimal. No_separar_millares es un valor lgico que, si es VERDADERO, impide que DECIMAL incluya un separador de millares en el texto devuelto.

Prctica: Utilizando la funcin DECIMAL aplica la cantidad de decimales indicada en la celda E28 a los nmeros del rango B28:B35 y con la indicacin de separador de miles de la celda G28. Inserta la funcin en la celda C28 y cpiala hasta la celda C35.

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=DERECHA() Devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de caracteres que el usuario especifica. Ejemplo: En el rango B12:B16 se tiene una serie de datos. En el rango C12:C16 se desea extraer desde la derecha la cantidad de caracteres indicados en la celda E12. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS: Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que desea extraer con DERECHA. Nota:

Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero. Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA devolver todo el texto. Si nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.

Prctica: Utilizando la funcin DERECHA en los datos del rango B28:B35, extrae la cantidad de caracteres indicada en la celda E28. Inserta la funcin en la celda C28 y cpiala hasta la celda C35.

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=ENCONTRAR() Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda cadena y devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto a partir del primer carcter de la segunda cadena de texto. Ejemplo: En el rango B13:B17 tenemos una serie de frases. En el rango C13:C17se desea establecer la posicin del smbolo indicado en la celda E13 para cada una de ellas. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS: Texto_buscado encontrar.

es

el

texto

que

desea

Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar. Nm_inicial especifica el carcter a partir del cual comenzar la bsqueda. El primer carcter de dentro_del_texto es el carcter nmero 1. Si omite nm_inicial, se supone que es 1. Nota: Si el texto buscado no esta en la cadena indicada la funcin devuelve error. Esta funcin distingue entre mayscula y minscula. La bsqueda es siempre de izquierda a derecha. Si el texto buscado se repite solo devuelve el resultado de la primera aparicin. Prctica: Utilizando la funcin ENCONTRAR obtiene la posicin del texto indicado en la celda E29, dentro de las frases indicadas en el rango B29:B35. Inserta la funcin en la celda C29 y cpiala hasta la celda C35.

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=RECORTAR(B27) La funcin RECORTAR elimina los espacios en blanco iniciales y finales de una cadena de caracteres. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Ejemplo: En el rango B13:B15 se tienen textos con espacios a la derecha y a la izquierda. En el rango C13:C15 se desea eliminar dichos espacios en blanco de los textos (tanto iniciales como finales). A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:

Texto: es una cadena de texto en la que se eliminan los espacios en blanco al inicio y al final. Recuerda: Puedes utilizar esta funcin como argumento de otra funcin, como por ejemplo CONCATENAR
Prctica: Utilizando la funcin RECORTAR suprime los espacios en blanco anteriores y posteriores de los textos del rango B27:B34. Inserta la funcin en la celda C27 y cpiala hasta la celda C34.

=MED() La funcin MED devuelve una cantidad de caracteres especficos de una cadena de texto. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
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Ejemplo: En el rango B13:B15 se tiene una serie de datos. En el rango C13:C15 se desean extraer la cantidad de caracteres indicada en la celda E13, comenzando desde la posicin indicada en la celda G13. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS: Texto Obligatorio. Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Posicin_inicial Obligatorio. Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto. La posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente. Nm_de_caracteres Obligatorio. Especifica el nmero de caracteres que se desea que MED devuelva del argumento texto.

Practica: Utilizando la funcin MED extrae caracteres de los textos del rango B27:B34, comenzando en la posicin indicada en la celda E27, y de una longitud indicada en la celda G27. Inserta la funcin en la celda C27 y cpiala hasta la celda C34.

=HALLAR() Las funciones HALLAR y HALLARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda cadena de texto y devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto desde el primer carcter de la segunda cadena de texto. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Ejemplo: En el rango B13:B17 tenemos una serie de frases. En el rango C13:C17se desea establecer la posicin del smbolo indicado en la celda E13 para cada una de ellas. A continuacin se presenta la solucin.

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SINTAXIS: Texto buscado: es el carcter o cadena de texto que se desea encontrar dentro del texto indicado. Dentro del texto: es la cadena de texto (o caracteres) en la cual se busca al carcter o un sub texto. Nm inicial: es un nmero que indica la posicin desde donde parte la bsqueda de texto buscado en dentro del texto (contando desde la izquierda).

Practica: Utilizando la funcin HALLAR obtiene la posicin del texto indicado en la celda E29, dentro de las frases indicadas en el rango B29:B35. Inserta la funcin en la celda C29 y cpiala hasta la celda C35.

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UNIDAD N 15 FUNCIONES LGICAS


Funciones Lgicas Las Funciones Lgicas permiten cambiar nmeros dependiendo o no de la ocurrencia de uno varios resultados. El total de funciones de la categora Lgicas es de 7. =FALSO() La funcin FALSO solo devuelve el valor lgico FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Ejemplo: En este ejemplo solo se insert la funcin en celda B12. A continuacin se presenta la solucin.

=NO() La funcin NO evala un valor lgico (VERDADERO o FALSO) y devuelve un valor lgico opuesto. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Ejemplo: En este ejemplo se tiene un listado de marcas y modelos de automviles en el rango D18:E25. En el rango F18:F25 se desea identificar aquellos cuyo modelo no sea menor a lo indicado en la celda H18. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:

Valor lgico: es una comparacin de dos valores. Este argumento puede ser tambin una funcin que devuelva valores lgicos.

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Practica: Utilizando la funcin NO intenta distinguir los automviles del rango B29:B36 cuya marca no sea la indicada en la celda F29. Inserta la funcin en la celda D29 y cpiala hasta la celda D36.

=O() La funcin O evala una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas es verdadera, la funcin devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Ejemplo: En este ejemplo se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo da de trabajo. El gerente desea identificar aquellas personas que trabajaron alguno de los das indicados en las celdas H18 y K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25. Veamos la solucin:

SINTAXIS:
Valor_lgico1; Valor_lgico2; ... Valor_lgico1 es obligatorio, los valores lgicos siguientes son opcionales. De 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.

Practica: Utilizando la funcin O intenta distinguir a las personas que posean alguna de las categoras indicadas en el rango H48:H50. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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=Y() La funcin Y evala una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Ejemplo: En el rango B13:B20 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor igual que a la indicada en la celda F13 y menor o igual a la indicada en la celda H13. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25. Veamos la solucin:

SINTAXIS:
valor_lgico1 Obligatorio. La primera condicin que desea probar se puede evaluar como VERDADERO o FALSO. valor_lgico2; ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un mximo de 255 condiciones

Practica: Utilizando la funcin Y intenta indicar las personas de esta empresa cuya edad sea mayor a lo indicado en la celda F32 y que adems residan en la zona indicada en la celda H32. Inserta la funcin en la celda D32 y cpiala hasta la celda C40.

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=SI() La funcin SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin indicada. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Ejemplo: Un profesor est analizando las calificaciones de sus alumnos en el rango D17:E25. En el rango F18:F25 desea que segn la calificacin mnima necesaria de la celda H18, aparezca un mensaje indicando si el alumno aprob o no. Dichos mensajes estn en las celdas J18 y J21. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:
Prueba_lgica Obligatorio. Cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como FALSO. Valor_si_verdadero Opcional. El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO. Valor_si_falso Opcional. El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lgica se evala como FALSO.

Practica: Utilizando la funcin SI intenta distinguir los alumnos que tengan una asistencia igual o mayor a la indicada en la celda F32. En caso de tenerla debe aparecer el mensaje de la celda H32, caso contrario debe aparecer el mensaje de la celda I32. Inserta la funcin en la celda D32 y cpiala hasta la celda D40

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=SIERROR() La funcin SIERROR devuelve un valor determinado en caso que una frmula o celda contenga un error. Ejemplo: En el rango C13:D16 se tienen datos de ventas y gastos por zona. En el rango E13:E16 se desea obtener el porcentaje de gastos en relacin a las ventas para cada zona. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:
Valor Obligatorio. El argumento en el que se busca un error. Valor_si_error Obligatorio. El valor que se devuelve si la frmula se evala como un error. Se evalan los tipos siguientes de error: #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO!.

Practica: Utilizando la funcin SIERROR calcula el % de margen de cada zona. El margen debe calcularse como (Ventas - Gastos) / Ventas.

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UNIDAD N 16 FORMATO CONDICIONAL


El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente especfico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder identificarlas fcilmente en pantalla. En esta prctica vamos a poner en Azul los que tengas Aprobado y En Rojo Reprobados
6. Clic en Formato Condicional 3. Resaltar reglas de celdas

7. Clic en Texto que contiene

5. Escriba Aprobado

1. Seleccionar Celdas G9:G15

las de

6. Clic en Formato Personalizado 7. Seleccione el Color que deseas para el texto 8. Clic en Aceptar

Nota: Tambin puedes colocarle Bordes, Relleno, a las celdas seleccionadas. Realiza lo mismo para los reprobados.

Este es el resultado

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Ahora vamos a aplicar Formato condicional a la Nota Final, los que tengan 51 en color Azul y fondo Amarillo y los Reprobados colores Rojos.
2. Clic en Formato Condicional 3. Resaltar reglas de celdas 4. Clic en Es mayor que

5. Escriba 51

1. Seleccionar las Celdas de F9:F15

6. Clic en Formato Personalizado 7. Seleccione el Color que deseas para el texto 8. Clic en Aceptar

3. Clic en Borrar reglas

2. Clic en Formato en Condicional

4. Borra reglas seleccionadas

de

celdas

Como Eliminar un Formato condicional:


1. Seleccionar las celdas que tienen formato condicional

Tambin puedes borrar todas las Reglas dando un clic en: Borrar regla de toda la hoja.

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Ahora vamos a aplicar un formato condicional a todas las filas donde la nota final sea mayor que 51, para ello realiza lo siguiente:
6. Seleccionar toda la Planilla A9:H15

7. Clic en Formato condicional 3. Clic en Nueva regla

4. Clic en Utilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formato

5. Escribir la siguiente formula: =SI($F9>51;VERDADERO;FALSO) 6. Clic en Formato 7. Clic en Relleno 8. Seleccionar el color 9. Clic en Aceptar

Este es el resultado

Practica N 10 10. Ingresa a Microsoft Excel A la Planilla aplicar formato condicional a los menores de 51, color de Fuente blanco con relleno negro.

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UNIDAD N 17 VALIDACION DE DATOS


La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos. En la Hoja 1 crea la siguiente planilla
1. Clic en la Ficha Datos 3. Clic en Validacin de Datos 4. Clic Cualquier valor 5. Clic Nmero entero

6. Seleccionar una de opciones siguientes:

las

2. Seleccionar la Celda E4

7. En Mnimo: 60000000 En Mximo: 79999999 En este caso escribimos estos valoremos por que los nmeros de celular estn en este rango. 8. Clic en Mensaje de entrada

Escriba un ttulo y el mensaje a mostrar 9. Clic en Mensaje de error Escriba un ttulo y el mensaje a mostrar
10. Elegir uno de los Estilos: Detener: Esta opcin es para que no puedas introducir valores que no estn en la validacin. Advertencia: Es solo una llamada de atencin igual puedes introducir valores. Informacin: Es solo para informacin, puedes introducir una valores.
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Una vez realizado todos los cambios de un clic en Aceptar

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Ahora escriba el nmero de celular 76049498, veras que acepta, pero si escribes un nmero fuera del intervalo establecido como 7604949, te saldara el siguiente error.

Ahora realizaremos la validacin de la celda E6 (2. Indique su fecha de nacimiento), en este caso utilizaremos Permitir Fecha.
1. Clic en la Ficha Datos 6. Seleccionar la celda E6 5. En Permitir elija Fecha 4. En Datos: mayor o igual que 3. Escriba la fecha desde la cual usted va a escribir (01/01/1980) solo recibir fechas mayores o iguales que. Debe de escribir un Mensaje de entrada y Mensaje de error. 2. Clic en Aceptar

Ahora en la celda E6 escriba una fecha mayor o igual que 01/01/1981. Ahora conociendo la fecha de nacimiento en la celda G8 determine la Edad de la persona.
Escribimos la siguiente formula: =ENTERO((HOY()-E6)/365,25) =ENTERO() Devuelve la parte entera de un nmero. =HOY() Devuelve la fecha actual del sistema

Vamos a validar la celda E8, Indique su edad:

1. Clic en la Ficha Datos 2. Seleccionar la celda E8 3. En Permitir elija Personalizada 4. En Frmula escriba: =G6=E8 5. Clic en Aceptar En este caso hemos utilizado una frmula para realizar la validacin de datos, vamos a obligar que si o si escriba la edad calculada.

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Ahora vamos a validar la celda E10, Indique su semestre, para ello utilizaremos la opcin Lista.
1. Clic en la Ficha Datos 2. Seleccionar la celda E10 3. En Permitir elija Lista 4. En Origen: Seleccionar los datos de la Hoja Auxiliar el Rango A2:A10 5. Clic en Aceptar

Lo mismo hacemos en la Celda E12, Indique la Facultad.


1. Clic en la Ficha Datos 2. Seleccionar la celda E10 3. En Permitir elija Lista 4. En Origen: Seleccionar los datos de la Hoja Auxiliar el Rango A13:A16 5. Clic en Aceptar

Ahora bien vamos a realizar lo siguiente cuando usted seleccione la facultad en la celda E14, solo deben mostrase las carreras de esa facultad. Nombre de Rango: Consiste en dar un nombre a un conjunto de celda o a una sola, para ello realizamos lo siguiente:
1. Seleccionamos el rango B13:B18 2. Clic en cuadro de nombre, escribir el nombre FCEyT, como este nombre vamos a utilizar para validar necesitamos que sea igual al de la celda A13. Una vez escrito el nombre Presionar Enter. De la misma manera para las dems: Rango: C13:C18: Politecnica Rango: D13:D16: Economia Rango: E13:D14: Salud

Clic en Frmulas (podrs ver la ficha Nombre definidos, en esta ficha dando un clic en Administrador de nombres, podes editar, nuevo y eliminar

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Realizamos la validacin de datos E14


1. Clic en la Ficha Datos 2. Seleccionar la celda E14 3. En Permitir elija Lista 4. En Origen: Escriba la siguiente frmula: =INDIRECTO($E$12) 5. Clic en Aceptar

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UNIDAD N 18 CONSOLIDARS
Imagina que despus de recopilar la informacin sobre las ventas de nuestros productos en diferentes pases tenemos un libro de Excel donde cada hoja tiene la informacin de un mes en especfico. Necesito consolidar la informacin en una sola hoja para poder crear mi reporte, pero cmo puedo hacerlo de una manera sencilla? Para consolidar datos en Excel tenemos el comando Consolidar que nos ayuda a obtener el resultado deseado de una manera fcil. Supongamos que la informacin de las 3 hojas de Excel es la siguiente.

En la hoja 2do Sem, deseamos realizar un resumen o tener un consolidado, para ello realizamos lo siguiente:
1. Clic en la Ficha Datos 2. Seleccionar la celda C5 3. Clic en Consolidar 4. Aqu usted puede seleccionar la funcin que desea aplicar, este caso lo deja en suma. 5. En Referencia: Clic e ir a Seleccionar la Hoja Abril, el rango C5:F9 (Solo la parte numrica), este proceso se repite segn la cantidad de hojas que va a consolidar. 6. Marca esta opcin si desea Crear vnculo con los datos de origen 7. Clic en Aceptar

El Resultado es el siguiente:
Dar un clic en el signo + para mostrar el desglose para esconder. Para poder borrar un condolido tiene que seleccionar las filas y eliminarla, siempre y cuando este con la opcin Crear vnculo con los datos de origen.

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UNIDAD N 19 HERRAMIENTA SUBTOTAL


El comando Subtotal aparecer atenuado si est trabajando con una tabla de Microsoft Excel. Para agregar subtotales en una tabla, debe convertir primero la tabla a un rango normal de datos y, a continuacin, agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitar de los datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto el formato de tabla. Pasos para Aplicar la Herramienta Subtotales Paso 1. Para poder utilizar esta herramienta, debemos ordenar los datos del campo correspondiente en orden ascendente o descendente. En nuestro caso vamos a ordenarlo por Area.
1. Seleccionar los datos (Todos) 2. Clic en Datos 3. Clic en Ordenar 4. Elegir el campo por el que desea ordenar (rea) 5. Elegir la Criterio de ordenacin 5. Clic en Aceptar

Paso 2.
1. Seleccionar los datos

4. Elegir la opcin por la que desee realizar los Subtotales


2. Clic en Datos

5. Elegir la Funcin deseada


3. Clic en Subtotal

6. Clic en el campo Ventas para realizar los Subtotales. 7. Clic en Aceptar.

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El resultado es el siguiente:

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UNIDAD N 20 CONSOLIDACIN DE DATOS


Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de clculo e informar de ellos, puede consolidar los datos de cada hoja de clculo independiente en una hoja de clculo (u hoja de clculo maestra). Las hojas de clculo que se consolidan pueden estar en el mismo libro como una hoja de clculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos en una hoja de clculo, puede actualizarlos y agregarlos ms fcilmente de forma regular o puntual. Hay dos formas principales de consolidar datos: Consolide por posicin: Use este mtodo cuando los datos de varias reas de origen se organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo, cuando tiene una serie de hojas de clculo de gastos creadas a partir de la misma plantilla). Consolide por categoras: Use este mtodo cuando los datos de varias reas de origen se organizan de forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de fila y columna. Por ejemplo, puede usar este mtodo cuando tiene una serie de hojas de inventario de cada mes en las que se usa el mismo diseo, pero cada hoja de clculo contiene distintos elementos o un nmero diferente de elementos. 1. Pasos para consolidar datos en un mismo libro En la presente hoja vamos a realizar la Consolidacin de Datos de las ventas realizada en el segundo semestre del 2012. Primero debes de copiar la cabecera de la siguiente manera: Seleccionar la celda C5 Clic en la ficha Datos Clic en Consolidar

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En el presente cuadro de dialogo realiza lo siguiente: Seleccione una Funcin Clic en Referencia y seleccione los datos de la hoja Abril!$C$5:$F$9 Clic en Agregar

Nota:

Este procedimiento lo realizas cuantas hojas tengas que consolidar, el resultado ser el siguiente. Marcar esta opcin si deseas que tus daos estn vinculados las hojas. Como podr observar ya tengo las tres hojas Agregadas. Clic en Aceptar

Este es el resultado de las hojas consolidadas. Dar clic en el signo o + para ver los datos.

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2. Pasos para consolidar datos en diferentes libros 1. Abra los libros (Ventas Argentina, Bolivia y Brasil) 2. Abra un nuevo libro donde desea consolidar los datos (Ctrl + U) Primero debes de copiar la cabecera de la siguiente manera:

Seleccionar la celda B2

Clic en la ficha Datos Clic en Consolidar

En el presente cuadro de dialogo realiza lo siguiente: Seleccione una Funcin Clic en Referencia y seleccione los datos del Libro Ventas Argentina y seleccione las celdas $B$2:$G$4

Clic en Agregar

Nota:

Este procedimiento lo realizas cuantas hojas tengas que consolidar, el resultado ser el siguiente. Marcar esta opcin si deseas que tus daos estn vinculados las hojas. Como podr observar ya tengo los tres libros Agregadas. Clic en Aceptar

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Este es el resultado de las hojas consolidadas. Dar clic en el signo o + para ver los datos.

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UNIDAD N 22 TABLAS DE DATOS


Excel dispone de 3 herramientas de anlisis dinmico de datos (anlisis "Y si" o tambin llamado a veces anlisis What If en otros contextos), las cuales tienen finalidades distintas aunque tambin una caracterstica en comn: obtienen resultados (operando con varios parmetros) basados en determinadas condiciones que imponemos y que podemos variar con comodidad para contrastar como afectan a dichos resultados. 1. Tablas de datos en Excel (2 variables) Excel llama "Tablas de datos" a una utilidad mediante la cual podemos obtener los resultados que arrojara una operacin en caso de que una o dos de las variables implicadas en dicha operacin tomaran distintos valores. Una de las ventajas (quiz la nica) que tiene utilizar las tablas de datos (frente a otras formas de anlisis "Y si" ) estriba en que todos los resultados posibles para cada combinacin de variables son desplegados en una tabla, con lo que se pueden ver de forma simultnea. En cuanto a las desventajas, una de ellas es la limitacin en el nmero de variables que podemos manejar (1 2). A continuacin, vemos una tabla de datos completada:

Excel rellena automticamente todos los importes en rojo gracias a la aplicacin de esta forma de anlisis dinmico sobre: Los encabezados de columna, en los que ponemos a nuestra eleccin los valores que podran tomar las ventas de los comerciales Los encabezados de fila, en los que ponemos a nuestra eleccin los porcentajes de comisin que la empresa podra pagar 2 celdas (sombreadas en verde), cuyos valores no son relevantes para el clculo de la "Tabla de datos", de hecho, podran estar vacas o tener cualquier valor. Lo que si es importante es su situacin, pues estas celdas deben estar localizadas y fuera del mbito de la Tabla de datos que queremos conseguir. El cometido de estas celdas es servir nicamente de referencia a Excel. 1 celda (sombreada para la ocasin en naranja), que debe tener una formula mediante la cual, Excel pueda saber qu relacin tienen las celdas verdes.

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1.1. Cmo se hace? 1. Introducimos en la celda naranja (DEBE ESTAR EN LA POSICIN QUE VEMOS EN LA IMAGEN, ES DECIR, EN LA ESQUINA SUPERIOR IZQUIERDA DE LA TABLA QUE DESEAMOS FORMAR) una frmula que relacione de la forma que queramos a las celdas de color verde (en la imagen de abajo, podemos ver que la relacin es promedio de ventas x % de comisin). Como ya se ha dicho antes, es indistinto qu valores contienen las celdas verdes, puesto que lo importante es tenerlas identificadas, fuera del rango de la Tabla de datos y que la celda naranja las relacione.

2. Seleccionamos todo el rango de la tabla que se formar:

3. 4. 5. 6. 7.

Clic en la Ficha Datos Clic en la opcin Anlisis Y si Clic en Tabla de datos una vez hecho, aparecer un cuadro de dilogo En Celda de Entrada (Fila) selecciona F4 En Celda entrada (columna) seleccionas F3

8. Clic en Aceptar, el resultado ser el siguiente:

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UNIDAD N 23 BUSCAR OBJETIVO


La utilidad "Buscar objetivo" en Excel 2010 La utilidad "Buscar objetivo" calcula qu valor debe tener una variable para que una frmula proporcione el resultado que nosotros queremos. Imaginmonos que queremos calcular el valor de x que verifica la ecuacin: Solucin: 1. Primero debes de escribir la formula de la ecuacin, en nuestro caso lo haremos en la celda B11 y la formula que tienes que escribir es: =(A11)^2+2*A11+1 2. Seleccionar la celda B11 3. Clic en la ficha Datos 4. Clic en Anlisis y si y seleccionar la opcin Buscar objetivo 5. En Definir la celda debes de seleccionar la celda donde esta la formula de la ecuacin 6. En Con el valor aqu pones en valor que desea que sea la ecuacin 7. En Para cambiar la celda: aqu seleccionas la celda B11 donde se mostrar cuanto debe valer x para que sea igual a 9 8. Clic en Aceptar

Hay que hacer referencia a una celda que contenga una frmula, es decir, la frmula principal que pone en relacin al resto de variables.

Escribimos el valor deseamos calcular dems campos.

que los

Debemos hacer referencia a la variable que queremos hallar.

1.2. Ejemplo 1 Un ejemplo de utilizacin prctica sera la aplicacin de "Buscar objetivo" al clculo de la cifra ptima de produccin en una empresa. Observemos el siguiente cuadro de datos, donde la ltima fila es el clculo de la produccin ptima que debe hacer una empresa, teniendo como condicin los datos del resto de filas: costes fijos mensuales, importe de las inversiones (capital de prstamos por ejemplo) que mensualmente paga la empresa, % de coste variable y el beneficio que el empresario exige:

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1. Dado que estoy en crisis y mi cifra de produccin media es tan slo de 12.000 , Qu cantidad de costes fijos puedo permitirme, como mximo? Solucin: 1. Ingresa a Excel y escribas la siguiente tabla, la cifra de produccin la formula es la siguiente: =(D2+D3)/(1-D4-D5) 2. Seleccionar la celda D6 3. Clic en la ficha Datos 4. Clic en Anlisis y si y seleccionar la opcin Buscar objetivo 5. En Definir la celda debes de seleccionar la celda donde est la formula, este caso D6 6. En Con el valor aqu pones en valor que desea producir en este caso 12000 7. En Para cambiar la celda: aqu seleccionas la celda D2 que es la que te va a indicar cuando debe de ser tu costo fijo para obtener un produccin 12000 unidades 8. Clic en Aceptar Respuesta: Para tener una cifra de produccin de 1200 euros, se tiene que tener un costo fijo mensual de 7300 euros. Costes fijos mensuales () Pagos mensuales de inversiones () Coste variable (%/ventas) Beneficio exigido (%/ventas) Cifra de produccin () 1.3. Actividad 1 Dado el siguiente cuadro de Previsin: 7.300,00 500,00 30% 5% 12.000,00

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Determinar los siguientes: 1. Cul debera ser la cantidad mnima total ingresada en concepto de Ventas para conseguir que en el ao 2002 el balance no sea negativo? 2. Y para conseguir que la suma total de los balances de todos los sea 50000 euros? 3. En el caso en el que los ingresos de ventas del ao 2002 son 75000 euros En cunto se debera reducir el porcentaje de gasto de telfono para conseguir que en el ao 2005 el balance sea de 30000 euros?

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UNIDAD N 24 ADMINISTRAR ESCENARIOS


El "Administrador de escenarios" de Excel es una buena herramienta de anlisis de datos con mltiples aplicaciones en el mbito de la Direccin Financiera o Comercial. Es aplicable a cuentas de resultados, presupuestos y en general, cualquier contexto en el que haya que operar con varios parmetros. Para conocer su funcionamiento, veamos el siguiente ejemplo: Escriba esta tabla de datos en una hoja de MS Excel 2010

Frmula para la Nota Final =D10*E10

Clic en la Ficha Datos Clic en Anlisis Y si Clic en Administrar escenario Clic en Agregar

Escribimos un nombre en este caso: Escenario Pesimista En Celdas cambiantes: seleccionar las celdas que se van a cambiar: $E$10:$E$15 Verificar la proteccin que este marcada Evitar cambios Clic en Aceptar

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Introducimos los datos para el Escenario Pesimista que son como se observa en la imagen. Clic en Aceptar

Aqu ya hemos creado nuestro primer escenario Clic en Agregar para crear el nuevo escenario

Escribes el nombre del nuevo Escenario en nuestro Caso ser Escenario Optimista. Clic en Aceptar

Escribes los valores del nuevo escenario como se observa en la imagen Clic en Aceptar

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Como usted puede observar se tiene dos escenarios creados, usted si desea puede crear ms. Ahora para ver el Resumen de Escenario dar un clic en Resumen

Seleccionamos Resumen Seleccionar las celdas de la Nota Final es decir: =$F$10:$F$15 El Resumen es el siguiente:

Clic en Aceptar

En este resumen se puede observar que las celdas en grises son los diferentes escenarios en la parte superior de la tabla y en la parte inferior se encuentran los resultados o notas finales con esos escenarios.

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1.4.

Actividad Si vamos a la hoja "Escenarios", podemos ver una tabla similar a la de la imagen de abajo, con la cuenta de resultados previsional a 5 aos (simplificada para el ejercicio) de una empresa. Tambin podemos ver ms arriba un cuadro con 3 parmetros supuestos referidos al crecimiento que se espera experimente la empresa y a la evolucin del ndice de Precios al Consumo:

a) Realice un Resumen de Escenario donde se muestra la situacin de Escenarios Pesimista y Moderado, segn el cuadro siguiente:

Pesimista Moderado Optimista

0% 10% 15%

10% 8% 4%

6% 900.000,00 4% 1.000.000,00 2% 1.100.000,00

900.000,00 800.000,00 700.000,00

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Unidad 24 PROTEGER LIBRO


En Microsoft Office 2010, puede usar contraseas para impedir que otras personas abran o modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Es importante saber que si no recuerda su contrasea Microsoft no puede recuperar sus contraseas olvidadas. 1. Cifrar con Contrasea (Apertura) Este procedimiento te permite proteger tu archivo, para que no se pueda abrir sin introducir la contrasea, es muy til ya que solo t podrs abrir el libro. 1. Clic en Archivo 6. Clic en Informacin 5. Clic en Proteger libro 4. Clic en Cifrar con contrasea

3. Escribir dos contrasea 2. Clic en Aceptar

veces

la

Para poder eliminar la contrasea solo tienes que ingresar al archivo y realizar los mismos pasos solo que esta vez borrar la contrasea. 2. Solo lectura Para mantener los datos de tu hoja de clculo a salvo e impedir que inesperadamente se realicen cambios en las mismas, Excel te permite proteger tanto la hoja como celdas como todo el libro. Estas herramientas estn disponibles en la pestaa Revisar y en el grupo de trabajo denominado Cambios. En donde puedes observar estn entre otros los iconos Proteger hoja y Proteger libro. El procedimiento es el siguiente: 1. Clic en Revisar 5. Clic en Proteger Hoja 4. Debes de deseleccionar todas las opciones 3. Escribir dos veces la contrasea 2. Clic en Aceptar NOTA: Cuando elija su contrasea trate de combinar nmeros, letras y caracteres especiales para que as no se la puedan adivinar fcil.

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2.1. Como quitamos la contrasea Para poder volver a escribir o modificar realice lo siguiente: 4. Clic en Revisar 3. Clic en Desproteger hoja 2. Escriba la contrasea 1. Clic en Aceptar

3.

Proteger Celdas con Frmulas Esta opcin es muy buena ya que te permitir proteger ciertas celdas y ciertas no, el procedimiento es le siguientes: 1. Primero debes de seleccionar todas las celdas que deseas modificar. 2. Ahora Presionas las Teclas: Ctrl + 1 O Clic en la Ficha Nmero

3. Desmarcar esta opcin (destiqueela)

4. Clic en Proteger 5. Clic en Aceptar 10. Clic en Revisar 9. Clic en Proteger hoja 8. Marcar la opcin: Seleccionar celdas desbloqueada 7. Escriba dos veces la contrasea 6. Clic en Aceptar

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Unidad 25 GRFICOS Y PRESENTACIN DE DATOS


Los grficos en Excel te ayudarn a mostrar los datos de una forma ms significativa de manera que las personas puedan comprender fcilmente grandes cantidades de informacin de una manera visual. Un grfico tambin ayuda al anlisis de datos de manera que se puedan encontrar tendencias importantes que ayudarn en la toma de decisiones. 1. Cmo crear un grfico Lo primero que debes hacer para crear un grfico es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera q ue Excel pueda entender la informacin y crear el grfico. Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la informacin debes realizar lo siguiente: 1. Seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazar el grfico utilizando como base dicha informacin:

El siguiente paso es decidir el tipo de grfico que vas a crear ya que eso ayudar a interpretar adecuadamente la informacin. Debes tener un entendimiento adecuado de los datos para poder tomar la decisin adecuada.

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Para insertar el grfico debes ir a: 1. Clic en la Ficha Insertar 2. Seleccionar el Tipos de Grafico 3. Clic en Columna

El resultado de este procedimiento es el siguiente:

Este grfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto aprenderemos a modificarlas y poder agregar caractersticas adicionales al grfico. 2. Partes de un grfico Un grfico de Excel est formado por diferentes partes que incluyen el rea del grfico, las series de datos, ejes, leyendas, rtulos del eje, entre otros. El siguiente grfico muestra las partes esenciales de un grfico tpico de Excel:

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Ttulo del Grfico

Ttulo del Eje Vertical Ttulo del Eje Horizontal

Leyenda

Serie de Datos

Lnea de Divisin

rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del grfico y que incluye todas sus partes. Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte superior. Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda. Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en un grfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede tener una o ms series de datos a excepcin de los grficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos. Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido tambin como el eje horizontal y suele contener las categoras del grfico. rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos. Lneas de divisin. Son lneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretacin. Ttulo de eje: Texto descriptivo que se alinea automticamente al eje correspondiente. Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.

3. Tipos de grficos Elegir el tipo de grfico adecuado para mostrar la informacin es de suma importancia. Cada tipo de grfico desplegar la informacin de una manera diferente as que utilizar el grfico adecuado ayudar a dar la interpretacin correcta a los datos. Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel: Grficos de columna. Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de los datos a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de grfico con los grficos de barra, donde la diferencia principal es que en los grficos de barra las categoras aparecen en el eje vertical.

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Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea, pero los grficos de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos ms que en las cantidades de cambio como lo hacen los grficos de rea.

Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de pastel. Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Grficos de Barra. Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos en un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros, conos y pirmides.

Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del tiempo. Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un grfico de lnea.

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Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin entre diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como en los grficos anteriores.

Existen otros tipos de grficos como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos en una publicacin posterior. Los grficos presentados el da de hoy son los tipos de grficos ms utilizados en Excel y pronto aprenders a obtener el mayor provecho de cada uno de ellos. 4. Modificar el tipo de grfico Cuando has insertado un grfico en Excel aparecen tres fichas contextuales en la cinta de opciones y una de ellas es la Ficha Diseo. En esta ocasin hablaremos un poco sobre el grupo de comandos Tipo que se encuentra dentro de la Ficha Diseo:

Ficha Diseo. Los comandos de esta ficha los puedes utilizar para modificar el tipo de grfico y tambin su diseo.
Si haces clic sobre el botn Cambiar tipo de grfico se mostrar un cuadro de dilogo que te permitir elegir un nuevo tipo. Solamente haz clic sobre el cono del nuevo tipo y acepta los cambios.

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Primero: Seleccionas una Categora.


Segundo: Seleccionas Tipo de grfico.

Clic en Aceptar

Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de grfico puede tener requerimientos especiales en cuanto a la informacin que puede trazar. Lo ms comn es hacer un cambio entre el mismo conjunto de tipos, es decir, cambiar de un grfico de columna agrupada a un grfico de columna agrupada 3D a un grfico de cilindro agrupado. Pero no hay mejor manera de aprender que haciendo una prueba, as que no tengas temor de experimentar ya que siempre podrs regresar al tipo de grfico que tenas inicialmente.

5. Agregar un ttulo al grfico


De manera predeterminada Excel no agrega un ttulo al grfico al momento de insertarlo, pero t puedes aadirlo de manera manual posteriormente. Sigue los siguientes pasos.

1
Primero Seleccionar el Grfico 1. Clic en la Ficha Presentacin 2. Clic en Titulo del Grfico 3. Clic en Encima del grfico 4. Da Clic sobre la cuadro de texto y escriba el ttulo del grfico

Se muestra la siguiente lista de opciones: Ninguno. Esta opcin significa que no deseas mostrar ningn ttulo. Tambin puedes utilizar esta opcin para remover el ttulo existente. Ttulo superpuesto centrado. Centra el ttulo sobre el grfico y mantiene el tamao actual.

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Encima del grfico. Centra el ttulo sobre el grfico pero hace un espacio en la parte superior para insertar el ttulo modificando el tamao del grfico.

Haz doble clic sobre la caja de texto y cmbialo al ttulo adecuado. De manera opcional puedes aplicar un formato al ttulo. Haz clic en la opcin de men Ms opciones del ttulo y Excel mostrar el cuadro de dilogo Formato del ttulo del grfico:

Haz clic sobre cualquier seccin y elige las opciones de formato que mejor apliquen al ttulo. Una vez que has terminado debers hacer clic sobre el botn Cerrar. 6. Agregar etiquetas de datos a un grfico Puedes agregar etiquetas de datos a un grfico de Excel para ayudar a identificar los valores mostradas en cada punto de una serie de datos. Excel permite diferentes opciones para la colocacin y formato de las etiquetas. Sigue los siguientes pasos para agregar las etiquetas de datos a tu grfico: Haz clic sobre cualquier lugar del rea del grfico que deseas modificar y selecciona la ficha Presentacin y el comando Etiquetas de datos: El men se muestra con las siguientes opciones: Ninguna. sta es la opcin predeterminada y significa que no habr etiquetas de datos en el grfico. Centro. Coloca las etiquetas de datos en el centro de cada punto de datos. Extremo interno. Posiciona las etiquetas en el extremo interno superior de los puntos. Base interior. Las etiquetas se mostrarn en el extremo interior inferior. Extremo externo. Coloca las etiquetas por fuera de cada punto.

Selecciona la mejor opcin del men y Excel colocar las etiquetas de inmediato. Para personalizar an ms las etiquetas haz clic en la opcin de men Ms opciones de la etiqueta de datos y se mostrar el cuadro de dilogo siguiente:

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Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor la etiqueta muestre el nombre de la serie o de la categora. Una vez que hallas hecho los cambios apropiados haz clic en el bot cerrar. Recuerda que puedes remover fcilmente las etiquetas de datos del grfico con solo seleccionar la opcin Ninguno del men Etiquetas de datos. 7. Dar formato a un elemento de grfico Al seleccionar un grfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual contiene una gran cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier parte del grfico.

Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del grfico que deseas modificar. 1. Seleccionar el grfico 2. Clic en la cinta Formato 3. En rea del grfico seleccionar el rea que desee. Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los elementos de tu grfico. Al hacer clic sobre cualquiera de los elementos de la lista se mostrarn unos controladores de seleccin alrededor del elemento para indicar que ha sido seleccionado. Aparte de este mtodo de seleccin a travs de la lista de elementos, tambin puedes seleccionar cualquier parte de un grfico haciendo clic directamente sobre dicho elemento lo cual colocar los mismos
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controladores de seleccin que acabas de observar. Ahora que el elemento ya ha sido seleccionado, puedes hacer cualquier cambio de formato a travs de los comandos de la ficha Formato y solamente se aplicarn al elemento recin seleccionado. Para este ejemplo har clic sobre uno de los Estilos de forma predeterminados:

Al ejecutar el comando Excel aplicar de inmediato el formato correspondiente al elemento de grfico seleccionado:
Puedes modificar los contornos, el color de relleno, aplicar estilos de WordArt y algunos efectos de formas. Solamente asegrate de tener seleccionado el elemento adecuado antes de aplicar el formato. Debes tener cuidado al estar haciendo estos cambios porque al seleccionar un elemento de grfico lo puedes eliminar fcilmente con tan solo oprimir la tecla Suprimir. 8. Cambiar la escala de un eje Cuando has creado un grfico en Excel la escala del eje vertical no siempre es lo que esperabas. Si no ests conforme con el formato colocado por Excel al eje vertical, puedes modificarlo fcilmente. 1. Seleccionar los valores del eje vertical 2. Clic en la cinta Presentacin 3. Clic en Aplicar formato a la seleccin 4. Clic en opciones del eje

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Observa cmo en las opciones del eje se encuentran los valores para Mnima y Mxima. Con esos valores controlas la escala completa del eje vertical. Para este ejemplo colocar 3,000 como valor mnimo.

En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la escala de valores del eje vertical. Ahora el eje ya no comenzar en cero si no que comenzar con el nuevo valor especificado:

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9. Agregar lneas verticales a un grfico En ocasiones los datos de nuestros grficos se interpretan y visualizan mucho ms fcilmente si agregamos lneas verticales a la cuadrcula de un grfico. Para agregar este tipo de lneas sigue los siguientes pasos. 1. Clic en la cinta presentacin 2. Clic en Lneas de cuadricula 3. Clic en Lneas vertical de la cuadricula primarias 4. Clic en Lneas de divisin principal

Al seleccionar la opcin Lneas de divisin principales se mostrarn las lneas verticales correspondientes:

Si seleccionas la opcin Lneas de divisin secundarias obtendrs el siguiente resultado:

Si observas con cuidado notars que existe una lnea secundara en el mismo lugar donde se trazara una lnea de divisin principal. Si seleccionas la opcin Lneas de divisin principales y secundarias no se agregarn lneas adicionales a las lneas secundarias si no que se trazarn las lneas primarias sobre las secundarias y notars una diferencia de color entre ambas. Las lneas principales son de un color ms oscuro que las lneas secundarias.

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10. Esquinas redondeadas en grficos

11. Alinear grficos Cuando tienes mltiples grficos en una hoja de Excel podra ser importante alinearlos para tener una mejor visualizacin. Si intentas mover cada grfico de manera individual podras no tener los resultados esperados, es por eso que te recomiendo tomar la siguiente accin. Selecciona todos los grficos que deseas alinear. Puedes presionar la tecla CTRL e ir haciendo clic sobre cada grfico para tener una seleccin mltiple: En la ficha Diseo de pgina, dentro del grupo Organizar encontrars el comando Alinear. Al hacer clic sobre este comando observars todas las opciones de alineacin posibles para tus grficos:

Para este ejemplo seleccionar Alinear a la derecha y el resultado ser el siguiente:

De igual manera con el comando Alinear puedes distribuir los grficos horizontal o verticalmente.

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12. Cmo imprimir un grfico Observa como ahora la opcin de Configuracin indica Imprimir el grfico seleccionado. Si envas a imprimir con esta opcin obtendrs una impresin que contendr solamente el grfico seleccionado. 13. Plantillas de grficos Una caracterstica poco utilizada al graficar en Excel son las plantillas. Una plantilla de grficos te permite guardar rpidamente las configuraciones de un grfico y volverlas a aplicar cuando lo creas conveniente. Las plantillas de grficos son archivos .crtx los cuales guardan informacin sobre la configuracin de los ejes, las propiedades de relleno de los elementos, su posicin dentro de la grfica, etc. Las plantillas no guardan datos del usuario, solamente guardan informacin sobre el formato y el diseo. Supongamos que despus de pensar en el diseo de tu grfico finalmente llegas a un resultado como este:

Para guardarlo como plantilla debes seleccionar el grfico e ir a la ficha Diseo que se encontrar bajo el men contextual Herramientas de grficos y posteriormente hacer clic sobre el comando Guardar como plantilla.

Aparecer el cuadro de dilogo Guardar plantilla de grficos y debers especificar un nombre para tu plantilla y finalmente hacer clic en Guardar.

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Ahora ya tienes tu primer plantilla de grficos. Para poder utilizarla de nuevo debes seleccionar los datos sobre los cuales se basar el nuevo grfico. Haz clic sobre la ficha Insertar y abre el cuadro de dilogo Insertar grfico. Para abrir el cuadro de dilogo debes hacer clic sobre el cono que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo Grficos.

En el cuadro de dilogo Insertar grfico haz clic sobre la carpeta Plantillas y selecciona la plantilla que acabamos de crear y haz clic en Aceptar.

De inmediato Excel mostrar un grfico con las mismas caractersticas y diseo que el grfico creado previamente.

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Ahora ya tienes un grfico similar, slo debers personalizar el ttulo de la grfica, porque recuerda que las plantillas no guardan datos que el usuario haya especificado en el grfico que se utiliz como base. Cuado tengas que crear grficos que son muy complejos en su diseo y formato no olvides tomar ventaja de las plantillas. Esto te ahorrar tiempo y te permitir generar grficos con un formato y diseo consistentes. 14. Grfico de mximos y mnimos Los grficos de mximos y mnimos son muy fciles de crear en Excel. En primer lugar prepara tus datos de la siguiente manera:

Es importante obtener el promedio de los datos para que posteriormente podamos trazar una lnea que los distinga. Selecciona la tabla de datos e inserta un grfico de rea:

El nuevo grfico se ver como el siguiente:

Debemos cambiar el orden de las series. Haz clic en el comando Seleccionar datos de la ficha Diseo: Se mostrar el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos:

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Mueve la serie Promedio para dejarla debajo de Mximo. Ahora remueve la leyenda del grfico y tambin los ejes horizontales. Lo cual nos dejar un grfico como el siguiente:

Ahora haremos que el color de relleno de al serie Mnimo sea blanco. Para eso debes hacer clic derecho sobre el rea de la serie Mnimo y seleccionar la opcin Dar formato a serie de datos. Eso mostrar el cuadro de dilogo Formato de serie de datos, y en la seccin Relleno selecciona la opcin Relleno slido y el Color blanco.

En este momento tendrs un grfico como el siguiente:

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Finalmente iguala los colores de relleno de las series Mximo y Promedio, pero toma una consideracin especial con esta ltima. Para la serie Promedio agrega un borde de lnea slida. Finalmente el grfico se mostrar de la siguiente manera:

15. Grficos combinados en Excel Un grfico combinado se refiere a combinar dos tipos diferentes de grfico para hacer uno solo. Una combinacin muy popular es la de un grfico de columnas y otro grafico de lnea como el siguiente:

Hacer un grfico combinado es muy sencillo y en esta ocasin te mostrar cmo hacerlo. Para este ejemplo utilizar la siguiente informacin: Selecciona toda la informacin e inserta un grfico de columna:

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Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de datos que convertiremos a lnea, que en este caso es la serie Ganancia:

Selecciona la opcin Cambiar tipo de grfico de series y se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico.

Selecciona el tipo de grfico Lnea con marcadores y haz clic en Aceptar. El grfico combinado aparecer en pantalla:

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Finalmente puedes agregar un ttulo al grfico y para ello debes selecciona el comando Ttulo del grfico que se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha Presentacin:

16. Grfica de pastel dentro de una celda Existe una manera sencilla de complementar tu tablero de control con grficas de pastel dentro de celdas tal como observas en la siguiente imagen: Es muy sencillo hacerlo, solo necesitas seguir estos pasos: 1. Instalar PIE4MAP (archivo del tipo fuente). Esta fuente contiene todos los cdigos empezando con el crculo vaco (letra a) y terminando con el crculo lleno (letra u). Para instalar una fuente Haga clic con el botn secundario en la fuente que desea instalar y, a continuacin, haga clic en Instalar. Ahora abre Microsoft Excel e inserta la columna de valores/porcentajes [0-100%] en tu tabla de datos.

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Ahora en la columna donde mostrars las grficas debers colocar la siguiente frmula: =CARACTER(CODIGO("a") + REDONDEAR(DATA*21,1)) Recuerda reemplazar DATA por la referencia de la celda adecuada. Una vez copiada la frmula a todas las celdas que mostrarn la grfica, esa columna mostrar las letras que corresponden al porcentaje adecuado y que podrn ir desde la letra a a la letra u.

=CARACTER(CODIGO("a")+REDONDEAR(B2*21;1))

Finalmente para ver las grficas debers cambiar el tipo de fuente de la columna al tipo Pie Charts for maps
Resultado:

Nota: La limitante de este mtodo es que al compartir tu archivo Excel con alguien ms muy probablemente no podr ver las grficas de pastel en celda porque no tendr instalada la fuente requerida. Para que la otra persona vea las grficas tendr necesariamente que instalar la fuente en su equipo. 17. Grfica de barras dentro de una celda Una grfica de barras puede dar un significado especial a los datos en Excel ya que permite visualizar adecuadamente la tendencia de los mismos. De la misma manera que en el artculo Grfica de pastel dentro de una celda, en esta ocasin intentar un comportamiento similar pero con una grfica de barras para obtener este comportamiento: Instala la siguiente fuente: bargraph Esta fuente tiene una representacin de barra para cada nmero entre el 0 y el 9. Es por eso que debemos adecuar nuestros datos para que tengan un valor en ese rango y puedan ser representados por una barra. Supongamos la siguiente tabla de datos:

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Para normalizar la informacin se puede aplicar la siguiente frmula a cada celda: =REDONDEAR(da_semana/MAX(todos_das)*9,0) La frmula obtiene el valor mximo del rango de todos los das de la semana para un producto y lo utiliza como divisor para las ventas de un solo da. Se multiplica por 9 porque es el rango que necesito para utilizar la fuente adecuada. En un ejemplo concreto, la frmula para las ventas del domingo del Producto A (celda C3) es: =REDONDEAR(C3/MAX($C$3:$I$3) * 9,0) Esta frmula se repite para todas las celdas y se obtiene el siguiente resultado:

Ahora que los datos ya estn normalizados, debo concatenar esos valores en un nueva celda utilizando la funcin CONCATENAR. El resultado es el siguiente:

Slo resta cambiar el tipo de fuente de la columna Concatenado a bargraph:

Con este ltimo cambio tendrs el resultado deseado.

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Finalmente oculta/elimina columnas y da formato a las celdas para darle una presentacin adecuada a tus grficos.

18. Tabla de comparacin con smbolos Una tabla de datos puede entenderse y visualizarse mejor si reemplazamos los datos por pequeos grficos (smbolos) que nos ayuden a comprender la informacin con tan slo dar un vistazo. Para este ejemplo tengo una tabla de datos que contiene las calificaciones de varios proveedores previamente evaluados. Estas calificaciones van del 1 al 25. Observa cmo es difcil visualizar los puntos fuertes y dbiles de cada proveedor en la tabla:

Para mejorar la visualizacin reemplazar los nmeros por un smbolo que me ayudar a entender mejor los datos. El resultado ser el siguiente:

Para alcanzar esta visualizacin debes seguir los siguientes pasos: En una celda vaca agregar los smbolos que utilizar, y para ello debes hacer clic sobre el comando Smbolo que se encuentra en la ficha Insertar:

Este comando abre el cuadro de dilogo Smbolo y elegiremos la fuente Wingdings 2

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Busca los smbolos que se muestran encerrados en un recuadro e insrtalos en el siguiente orden:

Para este ejemplo, los smbolos fueron insertados en la celda A8 y mi tabla de datos se encuentra en el rango B2:G5. Es importante tener estas referencias de celda en mente para insertar el primer smbolo que representar el valor de la celda B2 y que lo har con la siguiente frmula: =MED($A$8,MULTIPLO.INFERIOR((B2-1)/5,1) + 1,1) En esta frmula puedes notar varias cosas importantes. En primer lugar la funcin MULTIPLO.INFERIOR ayuda a convertir el dato de la celda B2 en un dato con valor entre 1 y 5 que permitir a la funcin MED seleccionar el smbolo adecuado de los que se encuentran en la celda A8.Recuerda que estos smbolos los estar insertando en celdas diferentes a las celdas que contienen los datos originales. Es probable que observes en un inicio las celdas vacas, pero ser suficiente con que cambies el tipo de fuente de las celdas para que sean de tipo Wingdings 2 y muestren el smbolo que corresponde. Al autollenar el resto de las celdas con esta frmula tomarn los valores adecuados. Finalmente puedes darle el tamao apropiado a los smbolos y colores adecuados. 19. Una alternativa a las barras de datos En esta ocasin te mostrar un uso interesante de la funcin REPETIR y cmo puede ser una alternativa al uso de las barras de datos en Excel. Cuando ests desarrollando un tablero de mando, el utilizar grficas dentro de celdas puede ser de gran ayuda en la visualizacin de los datos y con la funcin REPETIR puedes lograr el siguiente resultado:

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La funcin REPETIR (REPT en ingls) permite repetir un texto un nmero determinado de veces. Por ejemplo, REPETIR("X",5) mostrar XXXXX. Para obtener las grficas dentro de celdas que observas en la imagen anterior debes repetir el caracter | y darle formato de fuente Arial tamao 8. Por ejemplo, la frmula de la celda C2 es la siguiente: REPETIR("|",B2) & " " & B2 En base al nmero de la celda B2 es la cantidad de veces que se repite el caracter | y al final de la cadena de texto se concatena el mismo nmero para que se despliegue junto a las barras. Existe un gran nmero de aplicaciones diferentes para esta tcnica. Por ejemplo, para graficar valores positivos/negativos:

Para este ejemplo hicimos uso de la funcin SI que nos ayuda a saber si el valor de la celda es positivo negativo. La frmula de la celda C2 es: SI(B2<0,REPETIR("|",-B2),"") y la frmula de la celda D2 es: SI(B2>0,REPETIR("|",B2),""). Ya que B2 tiene un valor negativo la nica celda que mostrar las barras ser la celda C2 y la celda D2 slo imprimir una cadena vaca.

UNIDAD N 25 MACROS
1. Qu es un Macro? 2. Qu es Visual Basic? Para crear un Macro en Excel, simplemente realiza los siguiente: Habilitara la Ficha Programador 1. Clic en el men Archivo
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2. 3. 4. 5.

Clic en Opciones Clic en Personalizar cinta de opciones Clic en Programador Clic en Aceptar

2 5

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Pasos para grabar un Macro: 1. Clic en la Ficha Programador 2. Clic en Grabar macro

Nombre dela macro: no puede escribir con espacio, el nombre debe de ser claro y preciso.

Mtodo abreviado: si usted desea que su macro se ejecute mediante la combinacin de tecla escriba aqu la letra. (Una que no sea muy utilizada) Guardar macro en: usted puede elegir donde desea que se almacene el macro. Descripcin: permite escribir una breve anotacin sobre lo que va a realizar el macro. Clic en Aceptar

Ahora todo lo que realice se esta grabando. A modo de ejemplo realiza lo siguiente: Ubicar el cursos en la celda A1 Escribir el nombre de su empresa (VPS S.A.) Colocar el fondo de color Verde, la fuente color blanco con negrita y cursiva, tamao 20 Seleccionar las celdas A1:D1 Combinar y centrar el texto escrito 3. Clic en Deterner grabacin Pasos para Ejecutar el Macro: Lo vamos a realizar insertando un botn a la barra de acceso rpido, para ello realiza lo siguiente: 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en Opciones 3. Clic en Barra de herramienta de acceso rpido 4. Clic en Comandos disponibles en: Seleccionar macro 5. Clic en Actividad1 6. Clic en el botn Agregar >> 7. Clic en Aceptar

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4 5 3

7
Ahora solo tienes que dar un clic en el boton y listo.

El macro visto en Visual Basic es el siguiente: 1. Clic en la Ficha Programador 2. Clic en Macro 3. Seleccionar el macro (Actividad) 4. Clic en el botn Modificar

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Macro para utilizar el Filtro Avanzado Como se vio en el capitulo de filtro, el filtro avanzado tiene una aplicacin muy importante, aunque el proceso es repetitivo y aburrido. Antes de crear la macro, defina las tres reas que se necesitan en el filtro avanzado: 1. Rango de la lista: Bdatos 2. Rango de criterios Criterios 3. Copiar a: $G$16:$J$16

Una ves tienes las tres areas definidas con sus respectivos nombre realiza lo siguiente: Pasos para grabar un Macro: 1. Clic en la Ficha Programador 2. Clic en Grabar macro

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Nombre dela macro: FiltroAvanzado

Guardar macro en: usted puede elegir donde desea que se almacene el macro.

Descripcin: permite escribir una breve anotacin sobre lo que va a realizar el macro.

Clic en Aceptar

Ahora realiza los pasos para Filtro Avanzado 1. 2. 3. 4. 5. Dar un clic en la area de datos Clic en la Ficha Datos Clic en Anvanzado Clic en Copiar a otro lugar: Escribir en: Rango de la lista: Bdatos Rango de criterios: Criterios Copiar a: seleccionar las celda donde desea mostrar el resultado (G10) 3. Clic en Deterner grabacin

Pasos para agregar el macro Grabado a un objeto: 1. Clic en la Ficha Insertar 2. Clic en Formas 3. Clic en la forma Rectangulo 4. Dibujar el lugar deseado 5. Darle el formato deseado 6. Clic derecho sobre el objeto 7. Clic en Asignar macro

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Como ya grabaste el macro ahora solo tienes que escribir los criterios en su area correspondiente y darle un clic en el botn Filtro Avanzado, este es el resultado:

El cdigo es el siguiente: Sub FiltroAvanzado() ' ' FiltroAvanzado Macro ' Este macro permite realizar un filtro avanzado (Valentin Prieto Saucedo) ' ' Range("B2:E288").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _ "'Filtrado Avanzado'!Criteria"), CopyToRange:=Range("G10"), Unique:=False End Sub Macro para borrar el resultado del Filtro Avanzado:

Dar un clic fuera de los datos de resultado

Ahora realiza los pasos para grabar un macro.

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Nombre dela macro: BorrarFiltroAvanzado

Guardar macro en: usted puede elegir donde desea que se almacene el macro.

Descripcin: permite escribir una breve anotacin sobre lo que va a realizar el macro.

Clic en Aceptar Cuando ya se est grabando el macro realiza lo siguiente: 1. Clic sobre los datos del rea de resultado 2. Presiona Ctrl + * 3. Presiona la tecla suprimir (delete) 4. Clic en Detener macro Si desea agregar el macro a un botn como se muestra en la figura y ejecutar.

El Cdigo es el siguiente: Sub BorrarFiltroAvanzado() ' ' BorrarFiltroAvanzado Macro ' Este macro permite borrar el resultado del filtro avanzado. (Valentin Prieto Saucedo) ' ' Range("H12").Select Selection.CurrentRegion.Select Selection.ClearContents End Sub

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Macro para modificar el Rango de un Nombre: Clic en el botn Macro Selecciona el macro FiltroAvanzado Clic en Modificar

Escribir el siguiente cdigo Sub NombreRango() ' ' NombreRango Macro ' Este macro permite modificar el rango de nombre (Valentin Prieto Saucedo) ' ' Range("B3").Select Selection.CurrentRegion.Select Selection.Name = "Datos" Range("B3").Select End Sub Clic en salir Cada ves que ejecutes este macro Excel generara el nombre al rango de datos. (Este es muy til por que siempre se va ir insertando nuevos datos a la base de datos) Ahora solo tienes que asignar el macro a un botn.

El cdigo final para esta prctica es la siguiente: Sub FiltroAvanzado() ' ' FiltroAvanzado Macro ' Este macro permite realizar un filtro avanzado (Valentin Prieto Saucedo) ' ' Range("Datos").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _ "'Filtrado Avanzado'!Criteria"), CopyToRange:=Range("G10"), Unique:=False End Sub Sub BorrarFiltroAvanzado()
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' ' BorrarFiltroAvanzado Macro ' Este macro permite borrar el resultado del filtro avanzado. (Valentin Prieto Saucedo) ' ' Range("H13").Select Selection.CurrentRegion.Select Selection.ClearContents End Sub Sub NombreRango() ' ' NombreRango Macro ' Este macro permite modificar el rango de nombre (Valentin Prieto Saucedo) ' ' Range("B3").Select Selection.CurrentRegion.Select Selection.Name = "Datos" Range("B3").Select End Sub

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