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DIAGNOSTICO Y EVALUACION EMPRESARIAL UNIDAD 1 DINMICA Y PRCTICA ADMINISTRATIVA. 1.

1Antecedentes histricos de la auditoria administrativa INTRODUCCIN La Auditora Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administracin y forma parte primordial como medio de control y cambio. La Auditora Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan lejos est de lo que quiere ser y que medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeo. Ms adelante se vern los antecedentes histricos ms relevantes de la evolucin de la auditora administrativa. Los antecedentes se presentarn de manera representativa, lo que espero cuente con su aprobacin. ANTECEDENTES HISTRICOS Hechos histricos de mayor relevancia para la Administracin, en especial como precedentes para la formacin de una rama especializada que se dedique a el control y revisin peridica del desempeo organizacional: * En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operacin; * Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886, realizaron valiosas aportaciones a la eficiencia operativa, al uso de organigramas y al estudio de la administracin respectivamente; * En 1933, Lyndal F. Urwick sostiene la importancia de los controles para estimuarlla productividad de la empresa; * En 1935, James O. McKinsey propone la evaluacin de todos los aspectos de una empresa, a la luz de su presente y futuro probable; * En 1945, El Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisin de una empresa puede realizarse analizando sus funciones; * En 1949, Billy E. Goetz declara que la auditora administrativa es la encargada de descubrir y corregir errores de administracin; * En 1952, William S. Spriegel y ErnestCoulter contemplan una aplicacin basada en conjuntos de preguntas para captar informacin en una empresa; * En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar a una organizacin a travs de una auditora, utilizando cuatro procedimientos: Apreciacin de Conjuntos, Informal, por Comparacin e Ideal;

* En 1955, Harold Koontz y CirylO'Donnell proponen la autoauditora; * En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa; * En 1963, Stephen R. Michael aborda el tema de la medicin del desempeo y evaluacin de la eficiencia en una organizacin productiva; * En 1964, Dimitris N. Chorafas contempla la necesidad de que las empresas tomen en cuenta que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su evolucin y transformacin, lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones; * En 1965, David Anderson y Leo Schmitdt relacionan la conformacin idnea de una unidad de auditora, especficamente en cuanto a sus funciones, personal y estructura; * En 1966, Jos Antonio Fernndez desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa; * En 1968, C. A. Clark visualiza la auditora como un elemento de peso en la evaluacin de la funcin y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditora administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cmo est integrado el informe de auditora, cmo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia; * En 1971, Agustn Reyes Ponce ofrece una visin general de la auditora administrativa; * En 1972, el Centro Natural de Productividad elabora las Bases de Autodiagnstico, obra que brinda una alternativa para que las empresas puedan determinar y jerarquizar los elementos que inciden en su operacin a efectos de toma de decisiones; * En 1974, Csar Gonzlez Alcntara retoma la importancia de la funcin del control como etapa final del proceso adems de definir el contenido estructural, funcional y humano de una contralora; * En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodolgico para instrumentar una auditora de las operaciones que realiza una empresa; * En 1977, Patricia Diez de Bonilla y Jorge lvarez Anguiano proponen aplicaciones viables de llevar a la prctica y un marco metodolgico que permite entender la esencia de la auditora de manera ms accesible, respectivamente; * En 1978, Ladislao Solares Vera difunde el trabajo cuya sntesis rene normas de auditora, las caractersticas del servicio de un auditor interno e independiente el alcance de una empresa con base en la consideracin de sus funciones y su aplicacin en la empresa privada y sector pblico; * En 1983, Spencer Hyden analiza los procedimientos de trabajo de una empresa y propone una forma para evaluarlos; * En 1987, Gabriel Snchez Curiel aborda el concepto de auditora operacional, la metodologa para utilizarla, la evaluacin de sistemas, el informe y la

implantacin y seguimiento de sugerencias; * En 1989, Joaqun Rodrguez Valencia analiza los aspectos tericos y prcticos de la auditora administrativa, las diferencias con otra clase de auditoras, los enfoques ms representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo; * 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluacin con un enfoque profundo; muestra las fases y metodologa para su aplicacin, la forma de disear y emplear cuestionarios y cdulas, y el uso de casos prcticos para ejemplificar una aplicacin especfica. Los trabajos sobre auditora en sus diferentes acepciones son tantos y tan variados que slo hemos listado los ms significativos y algunos de los ms difundidos, para establecer un punto de partida. Es innegable la importancia del tema y la preocupacin por abordarla con diferentes enfoques, por lo cual, podemos esperar que la generacin de obras en torno a la auditora continuar acrecentndose da con da. ANLISIS CRTICO DE LOS ANTECEDENTES HISTRICOS La auditora administrativa surgido de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un periodo de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeo y productividad. Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que est fallando o que no se est cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se estn llevando a cabalidad y si la empresa est alcanzando sus metas. La auditora Administrativa es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los errores administrativos que se estn cometiendo y poder corregirlos de manera eficaz. La Auditora Administrativa forma parte escencial de el proceso administrativo, por que sin control, los otros pasos del proceso no son significativos, por lo que adems, la auditora va de la mano con la administracin, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administracin. Definicin: Una auditora administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. BIBLIOGRAFA 1. Franklin, Enrique B. Auditora Administrativa, Ira. Edicin, Mxico, McGraw Hil 200, pag. 2-12

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL LICENCIATURA EN TECNOLOGA ADMINISTRATIVA AUDITORA ADMINISTRATIVA Panam 21 de Agosto de 2001 Ultima: gestiopolis.com 1.2Concepto, objetivos e importancia Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales. Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditoria para la direccin superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes. 1.3. Necesidades de la auditoria administrativa En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. La auditoria tradicional( financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por

parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz ha de llevar a cabo el examen y evaluacin de: La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria administrativa funcional) La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo ( auditoria analtica) Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma. Objetivos de la auditoria administrativa Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. Principios de auditoria administrativa Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica

de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: Sentido de la evaluacin La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. Importancia del proceso de verificacin Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que s esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Habilidad para pensar en trminos administrativos El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. Bibliografa: Gestiopolis.com Autor: Yolanda Jimnez

1.3 necesidad de una auditoria administrativa organizaciones(segunda informacin de este punto) Necesidades de la auditoria administrativa

en

las

En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. Laauditoratradicional ( financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz ha de llevar a cabo el examen y evaluacin de: La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional) La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (Auditoria analtica) Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma. Bibliografa: Alvin A. Arens. Ao 1995. Auditoria Un enfoque Integral Editorial Ocano. Enciclopedia de la Auditoria. Francisco Gmez Rondon. Auditoria Administrativa Joaqun Rodrguez Valencia. Ao 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa Profesor A. Lpez de SA. Ao 1974. Curso de Auditoria Vctor Lzzaro. Sistemas y Procedimientos William P. Leonard. Auditoria Administrativa Ultima bilbio: gestiopolis.com 1.4 Corrientes y enfoques de la auditoria administrativa CORRIENTES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Los diferentes autores y tratadistas que se han ocupado de la auditoraadministrativa, la han enfocado con distintos criterios, los cuales, sin embargo, podemos clasificarlos en dos grandes corrientes de pensamiento.

Primera corriente: un examen de la estructura de control Los que estn a favor de esta corriente sostienen que la auditora operativa (no aceptan el trmino administrativa) debe ser considerada un examen de los controles o medios utilizados para realizar la funcin de que se trate. Son varios los autores que se adhieren a este punto de vista respecto del alcance del examen que presupone la auditora operativa (Cadmus, Choi, Churchill y Cyert, Seiler, etc.), por lo que citar dos opiniones, nicamente. Uno de los ms importantes expositores de esta corriente es Cadmus B., quien dice: La auditora operativa comienza por familiarizarse con las operaciones reales y los problemas operativos, seguida de un anlisis y evaluacin de los controles para asegurar que son adecuados para proteger el negocio. Esto, sin embargo, es slo el comienzo de la auditora. El examen de los controles se convierte en cl punto de partidapara la evaluacin del valor de los controles en la operacin del negocio. Otro expositor es Seiler R. E., quien sostiene un punto de vista similar y dice: La auditora operativa no es ms que una revisin de controles. Muchos ejecutivos no han aceptado esta auditora porque piensan que es una evaluacin de la eficiencia de operaciones tcnicas por parte de una persona no entrenada o experimentada en cuestiones operativas tcnicas. Este no es el caso, porque la auditora operativa es una revisin y evaluacin de controles; el nico aspecto nuevo sobre la auditora operativa es que se revisan controles no financieros. Por lo general, quienes estn a favor de este primer enfoque, asumen la posicin de considerar que la auditora operativa es simplemente una extensin de la auditora tradicional ms all de las reas contable y financiera. Segunda corriente: un examen total de la estructura y comportamiento de un organismo social Esta corriente de pensamiento entiende y expone que la auditora administrativa involucra, adems del examen de la estructura del control (medios) para determinar su eficiencia, un examen y evaluacin de la eficiencia con que se manejan los recursos y resultados (efectividad) alcanzados en el desempeo de una funcin gerencial cualquiera. Quiere decir esto que la auditora administrativa va mucho ms all del mero examen de los controles o medios utilizados para ejercer una funcin determinada, cubriendo en realidad todo el aspecto estructural v metodolgico de un organismo social. Son numerosos los autores y tratadistas que representan a esta corriente (Leonard, Norbeok, Buckley, Campfield, Chapman y Alonso, Fernndez Arena, Perel, etc.), por lo que citar slo dos opiniones: Uno de los ms importantes expositores de esta corriente es sin duda Leonard W. P., quien seala: Los factores en los mtodos y desempeo directivos que

Requieren una constante revisin y evaluacin son : planes y objetivos, organizacin, polticas y prcticas, sistemas y procedimientos, mtodos de control, medios de operacin, recursos humanos y fsicos. Igualmente Chapman W. L. y W. Alonso, son partidarios de un enfoque amplio, como puede apreciarse cuando indican que la primera y segunda fases de la realizacin de una auditora consisten en: a) Examinar los objetivos, las polticas, la organizacin, los recursos utilizados, los procedimientos aplicados y los controles establecidos. b) Comparar los resultados obtenidos con las metas trazadas. BIBLIOGRAFIA: http://www.ual.edu.mx/Biblioteca/Auditoria_Administrativa/Pdf/Unidad_01.pdf

1.5 TIPOS DE AUDITORIAS: Internacionalmente las auditoras se clasifican atendiendo a: La afiliacin del auditor: Estatal e Independiente o Privada La relacin del trabajo: Externas e Internas El objeto que se revisa: Estatal general, Estatal fiscal e Independiente Los objetivos fundamentales que se persiguen: Gestin, Financiera, Especial y Fiscal El carcter interno de los rganos de Auditora de las empresas, hace que las clasificaciones que ms se utilicen sean las Internas, que constituyen el control que se desarrolla como instrumento de la propia administracin y consiste en una valoracin independiente de sus actividades: examen de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables - financieras y aplicacin de las disposiciones administrativas y legales que corresponden, con la finalidad de mejorar el control y grado de economa, eficiencia y eficacia en la utilizacin de los recursos, prevenir el uso indebido de stos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general. Dentro de ellas a partir del ao 2000, se clasifican por el Ministerio de Auditora y Control (MAC) de la siguiente forma: Contables De Gestin u Operacional: Consiste en el examen y evaluacin, que se realiza a una entidad para establecer el grado de Economa, Eficiencia y Eficacia en la

planificacin, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacin ms racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas, de acuerdo con los objetivos y metas previstos, incluye el examen de la organizacin, estructura, control interno contable, y administrativo, la consecuente aplicacin de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, la razonabilidad de los Estados Financieros, as como el grado de cumplimiento de los objetivos a alcanzar en la organizacin o entidad auditada. Integrales: Son aquellas auditoras que se encuentran en el punto medio entre una auditora de gestin y una financiera, ya que es contable financiera y tiene elementos de gestin en una gran medida, teniendo en cuenta la actividad fundamental de la unidad auditada. En sta debe definirse en las conclusiones si los Estados Financieros reflejan razonablemente la situacin financiera y los resultados de sus operaciones y si los recursos que maneja la entidad y que fueron revisados, se utilizan con Economa, Eficiencia y Eficacia. Financiera: Consiste en el examen y evaluacin de los documentos, operaciones, registros y Estados Financieros de la entidad, para determinar si stos reflejan, razonablemente, su situacin financiera y los resultados de sus operaciones, as como el cumplimiento de las disposiciones econmicofinancieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a las mismas y el control interno. Temticas: Se refiere a aquellas que se ejecutan con el propsito de examinar puntualmente entre uno y cuatro temas especficos, abarcando con toda profundidad los aspectos vinculados a estos temas que permitan evaluar en toda su dimensin si la unidad cumple con las regulaciones establecidas. Especiales: Consisten en la verificacin de asuntos y temas especficos, de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o situaciones especiales y responde a una necesidad especfica. Recurrente: Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados en auditoras anteriores donde se obtuvo calificacin de Deficiente o Malo, tratndose de Auditoras de Gestin, Integrales, Financieras, Temticas o Especiales. Informticas Regular Informtica: Se refiere a las que se realizan a la calidad de la informacin existente en las bases de datos de los sistemas informticos que se utilizan para controlar los recursos, su entorno y los riesgos asociados a esta actividad.

Especial Informtica: Consiste en el anlisis de los aspectos especficos relativos a las bases de datos de los sistemas informticos en que se haya detectado algn tipo de alteracin o incorrecta operatoria de los mismos. Recurrente Informtica: Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados en auditoras informticas anteriores donde se obtuvo la calificacin de Deficiente o Malo, ya sea en una Regular o Especial. BIBLIOGRAFIA: GESTIOPOLIS.COM La auditora en el contexto actual Autor: Catalina Rivas Auditora y control interno 1.6 Marco Legal de la Auditoria Administrativa Normas De Auditoria generalmente aceptadas Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeo, los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor. Las NAGAS tienen su origen en los boletines (StatementonAuditing EstndarSAS) emitidos por el comit de Auditoria de Instituto Americano de Contadores pblicos de los estados Unidos de Norteamrica en el ao 1948. Estas normas por su carcter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan bsicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor. La auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento tcnico y pericia como auditor como se aprecia de esta norma, no solo basta ser contador Pblico para ejercer la funcin de auditor, sino que adems se requiere tener entrenamiento tcnico adecuado y pericia como auditor. Es decir adems de los conocimientos tcnicos obtenidos en la universidad, se requiere de la aplicacin prctica en el campo de una buena direccin y supervisin. Este adiestramiento, capacitacin y prctica constante forma la madurez del juicio del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus diferentes intervenciones, encontrndose recin en condiciones de ejercer la auditoria como especialidad. Lo contrario seria negar su propia existencia por cuanto no garantizar calidad profesional a los usuarios, esto a pesar de que se multiplique las normas para regular su actuacin. En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe mantener independencia de criterio. La independencia puede concebirse como la libertadprofesional que le asiste al auditor para expresar su opinin libre de

presiones ( polticas, religiosas, familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo). Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuacin profesional. Si bien es cierto, la independencia de criterio es una actitud mental, el auditor no solamente debe "serlo", sino tambin "parecerlo", es decir. Cuidar su imagen ante los usuarios de su informe, que no slo es el cliente que lo contrat sino tambin los dems interesados (bancos, trabajadores, estados, pueblo, etc.) BIBLIOGRAFIA: http://www.monografias.com/trabajos61/normas-internacionales-auditoriainterna/normas-internacionales-auditoria-interna2.shtml

1.7 La Auditoria Administrativa como campo especfico de la licenciatura en administracin. Las auditoras sirven como comprobacin de la capacidad de la administracin a todos los niveles. Es un servicio proyectado para determinar los puntos que entraan peligro potencial o, por el contrario, hacer resaltar las posibles oportunidades favorables: Reducir costos, Eliminar desperdicios y prdidas innecesarias; Observar los desempeos y evaluar la eficacia de los controles; Asegurar a la direccin que las polticas y procedimientos estn siendo observados; Aportar a la gerencia mejores sistemas de registro y de rendir informes; Revisar los planes generales y objetivos de la empresa; Determinar si la empresa est operando con las utilidades que debera, etc. La naturaleza de la auditora administrativa es tal, que proporciona un servicio especializado a la administracin, lo cual la hace ser distinta de cualquier otro tipo de servicio. En su conocimiento detallado de la empresa, a travs de las funciones investigadas, el auditor administrativo se convierte en uno de los escasos individuos que ven desde un punto de vista imparcial independiente las necesidades ntimas, capacidad y mtodos de una variedad de departamentos. En ese carcter, se convierte en una fuente importante de informacin y asesoramiento cuando se trata de cambiar o planear los programas administrativos de las reas que l conoce perfectamente. Se transforma, en consecuencia, en una fuente importante de informacin y consulta en relacin con planes futuros de la direccin; constituyndose, a su vez, en un especialista capaz de rendir crecientes beneficios a la empresa y de practicar auditoras administrativas sobre reas en cada oportunidad, en razn de su experiencia adquirida.

La direccin superior puede volcarse as sobre otras materias, y descargarse de funciones que, de otra manera, debera cumplir ella misma. En otras palabras: se trata de un verdadero servicio de consultora de direccin perteneciente a la empresa. La auditora administrativa es una herramienta especializada para la evaluacin continua de los mtodos y desempeo en todas las reas de la empresa. Fuente de informacin: http://diagnisticoyevaluacionempresarialitt.blogspot.com/2009/01/17-laauditoria-administrativa-como.html

1.8Anlisis sistemtico, integral y peridico AUDITORIA DE GESTIN CPC MANUEL ESPINOZA ALTAMIRANO CONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTION La Auditoria de Gestin (Auditoria Administrativa o Auditoria Operativa) Es el examen metdico y sistemtico que permite evaluar en forma integral o parcial a una organizacin con el propsito de evaluar el nivel de rendimiento o desempeo de las diferentes reas o niveles funcionales de sta, as como su interrelacin con el medio ambiente. AUDITORIA DE GESTION La Auditoria de Gestin nos permitir obtener una valiosa informacin respecto a los sistemas de control y procesos en las diferentes reas o niveles funcionales de la empresa permitindonos medir el nivel de desempeo de stas, constituyendo una valiosa herramienta en la gestin empresarial. Al efectuar la Auditora de Gestin es importante tener un enfoque sistmico de la organizacin el cul nos permitir determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, as como determinar otros indicadores valiosos de gestin. OBJETIVOS O PROPSITOS Evaluar el nivel de desempeo de los recursos de la empresa y los niveles de gestin funcional en la organizacin. Examinar los mtodos y procedimientos utilizados en el control y operaciones de la empresa en las diversas reas, observando el grado de confiabilidad y eficacia. Conocer el entorno o medio ambiente de la empresa, su interrelacin e interactuacin con esta. Servir de base o plataforma para elaborar los planes empresariales (tcticos y estratgicos) que pueden ser operativos y corporativos. OBJETIVOS O PROPSITOS

Base para buscar un mayor desarrollo organizacional a fin de elevar la cultura organizacional. Determinar los problemas y las potencialidades de la empresa a fin de tomar medidas correctivas o tomar acciones que permitan elevar el nivel de desempeo alcanzado. Establecer planes empresariales adecuados. Base fundamental para la toma de decisiones en la organizacin PERFIL DEL AUDITOR CONDICIONES BSICAS QUE DEBE OBSERVAR EL AUDITOR PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE GESTIN Tener un enfoque sistmico de la organizacin o empresa. Contar con informacin histrica (perodos anteriores, actuales y proyectados que permitirn establecer y evaluar las variaciones de los indicadores de desempeo. Tener acceso directo a las diferentes reas de la organizacin Contar con medios de informacin externa como revistas, peridicos, internet y otros medios de comunicacin. Debe estar orientado a crear valor en la empresa. QUIENES ELABORAN LA AUDITORIA DE GESTION Auditores internos. Auditores Externos. Nota: Equipos multidisciplinarios TCNICAS UTILIZADAS EN LA AUDITORA DE GESTIN Investigacin documental. Observacin directa. Acceso a redes de informacin. Entrevistas. Cuestionarios. Cdulas (papeles de trabajo) INFORME DE LA AUDITORIA DE GESTION DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE GESTION Evaluacin Interna Evaluacin Externa EVALUACIN INTERNA RECURSOS DE LA EMPRESA Recursos humanos Recursos materiales Recursos financieros Recursos tecnolgicos Recursos Informticos (informacin gerencial) Recursos mercadolgicos EVALUACIN INTERNA ANLISIS DE PROCESOS Y GESTIN FUNCIONAL DE LA EMPRESA Organizacin

Direccin (1er nivel decisorio) rea personal rea comercial (Ventas y marketing) rea de finanzas y contabilidad) rea produccin rea de investigacin y desarrollo EVALUACIN (MEDIO AMBIENTE) Clientes Competencia Proveedores Econmico Poltico Social Demogrfico Climatolgico y ecolgico Entes reguladores Aspectos internacionales

EXTERNA

UNIDAD 2PROCESO PARA REALIZAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

2.1 Mtodos para el desarrollo de una auditoria Administrativa Para efectuar la auditora, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentacin necesaria para respaldar la opinin del auditor administrativo. Respecto a la revisin del control interno, la auditora tradicional (financiera) centra su atencin en el control financiero, sin embargo, para la auditora administrativa asume mayor importancia el control administrativo. En una auditora administrativa, el auditor verificar si la direccin est obteniendo informacin pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerir un anlisis extenso de las necesidades de informacin con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditora administrativa implicarn un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluacin del control interno, incluirn el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirn un estudio a fondo del sistema de informacin.

En el manejo y control de las tareas de auditora administrativa se re-quieren polticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusin. En la prctica se pueden combinar dos o ms tcnicas de auditora, para generar lo que se denomina procedimientos de auditora. Los procedimientos de auditora se definen como: Las tcnicas de anlisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administracin, sujetos a examen y evaluacin, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin. Naturaleza de los procedimientos de auditora. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rgidos para llevar a cabo un examen y una evaluacin de tipo administrativo. As pues, el auditor deber aplicar su criterio profesional y tomar la decisin, de cul procedimiento de auditora ser el ms indicado y eficiente. Procedimientos de auditora de aplicacin general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluacin del desempeo de la organizacin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el propsito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos. La aplicacin de una o ms tcnicas de auditora da origen a los procedimientos siguientes: TECNICAS DE INVESTIGACION 1. Investigacin documental (de hechos y registros) 2. Observacin directa CUESTIONARIOS 1. Cuestionario general 2. Cuestionario por reas funcionales 3. Cuestionario de anlisis de funciones del trabajo 4. Cuestionario de anlisis de procedimientos 5. Cuestionario de anlisis del sistema de informacin 6. Cuestionario de anlisis de formas 7. Hoja de anlisis

8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del sistema de informacin, descripcin del proceso de planeacin, etc.) ENTREVISTAS 1. Entrevistas a funcionarios y gerentes 2. Entrevistas a jefes de departamento 3. Entrevistas a personal operativo 2.1.1Tcnicas de obtencin de informacin La recoleccin de la informacin de be hacerse por los medios adecuados, de manera que el auditor obtenga datos claros, completos y suficientemente detallados para integrar la red de informacin en que habr de fundamentar su estudio. Los principales medios de que puede valerse son los siguientes: Inspeccin y Observacin: Cuando se necesite informacin acerca de las instalaciones se las planta, las oficinas, arreglo fsico de los almacenes, etc., el auditor debe inspeccionarlos personalmente tomando nota de todos aquellos hechos relevantes y necesarios para su estudio. Revisin de documentos y archivos: El auditor obtendr valiosa informacin de documentos, formas, manuales y circulares aplicables al caso en estudio. El auditor debe pedir copias de la informacin documentada que necesite, obtener juegos de cada forma en uso y tomar datos relativos al orden que siguen los diferentes trmites y procedimientos. Entrevistas: Tiene por objeto obtener informacin de las personas enteradas de la situacin vigente y de los problemas que se estudian. Sirve para confirmar y aclarar la informacin obtenida por otros medios. Cuestionarios: Sirven como gua para buscar contestacin a interrogantes acerca del rea en revisin. Las necesidades especficas y las circunstancias particulares del rea bajo examen darn la pauta para formular los cuestionarios adecuados. Bibliografa: http://cursoadministracion1.blogspot.com/2008/09/auditoria-administrativa.html

2.1.2 Escalas de Evaluacin

En la Auditora contable, que es eminentemente cuantitativa, al presentarse un dictamen de tipo cualitativo, se sabe que est respaldado con cifras. En cambio, en la Auditoria administrativa se trabaja con un mayor nmero de elementos cualitativos y se pretende dar una evaluacin cuantitativa, es decir, dar una calificacin final de tipo numrico, ya que es la nica manera de unificar criterios de manera universal a cualquier tipo de evaluacin. Actualmente las calificaciones son un tanto empricas, pero conforme vaya avanzando y mejorndose esta disciplina se podrn establecer evaluaciones cada vez ms objetivas para tener un sistema de evaluacin con mayor aceptacin. A continuacin se incluyen algunos ejemplos de escalas de evaluacin: INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIN Esta organizacin utiliza una escala que va de 7500 a 10000 puntos, repartidos en 10 reas distintas, y el total valora a la empresa. La calidad de la administracin est determinada de acuerdo con una calificacin numrica sobre una base estndar de las 10 categoras o factores en que se han agrupado los aspectos ms importantes de administracin. Tabla 1. Escala para una organizacin de tipo religioso Mximo Mnimo 1. Funcin social 1000 750 2. Estructura formal 800 600 3. Crecimiento de sus instalaciones 500 375 4. Anlisis de membresa 1300 975 5. Programa de desarrollo 800 600 6. Polticas financieras 800 600 7. Anlisis del consejo de directores 800 600 8. Eficiencia en la operacin 700 525 9. Evaluacin administrativa 1200 900 10. Efectividad en la direccin 2100 1575 TOTAL 10000 7500 Tabla 2. Escala para una organizacin de tipo educativo. Mximo Mnimo 1. Funcin acadmica 1000 750 2. Estructura formal 800 600 3. Crecimiento 500 375 4. Programa de desarrollo 800 600 5. Anlisis de los alumnos egresados 1300 975 6. Polticas financieras 800 600 7. Eficiencia en la operacin 700 525 8. Anlisis del consejo de directores 800 600 9. Evaluacin administrativa 1200 900 10. Efectividad en la enseanza 2100 1575 TOTAL 10000 7500

Bibliografa: http://www.edomexico.gob.mx/tesvb/DOC/ADMON/AUDITORIA.pdf 2.1.3 Planeacin de la Auditoria

Agustn Reyes Ponce La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Jos Antonio Fernndez Arena Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.

Bibliografa: http://www.buenastareas.com/ensayos/AuditoriaAdministrativa/227227.html

2.1.4 Mtodos de Anlisis

2.2 La auditoria administrativa Interna y Externa 1. Auditoria externa La auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado hecho por una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc. La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin. Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de

acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin. Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios

Auditoria interna La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora. La auditora interna abarca los tipos de:

a. b. c. Auditora Financiera.

Auditora Auditora

Administrativa. Operacional.

a. Auditora administrativa: es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo tambin el evaluar la calidad de la administracin en su conjunto. b. Auditora operacional: es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, adems de evaluar la calidad de las operaciones. c. Auditora financiera: es el examen total o parcial de la informacin financiera y la correspondiente operacional y administrativa, as como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin. Bibliografa: Bibliografa: Contralora General de la Repblica:

MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL (MAGU) Normas Legales El Peruano

Consejos para la prctica de la auditoria interna; Institute of Internal Auditors Dedicatoria Este trabajo va dedicado a todos los profesores que se esfuerzan para hacer de sus alumnos, personas de bien Diferencias entre auditoria interna y externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as:

En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil. En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica. Bibliografa:

Contralora General de la Repblica:


MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL (MAGU) Normas Legales El Peruano

Consejos para la prctica de la auditoria interna; Institute of Internal Auditors Dedicatoria

Este trabajo va dedicado a todos los profesores que se esfuerzan para hacer de sus alumnos, personas de bien Autor: TaipeLlacchuarimay Marlene Raquel m.arlene[arroba]hotmail.com Universidad de San Martn de Porres Facultad de Ciencias Administrativas y Relaciones Industriales Semestre: 2008-I

2.3 Diferencia entre la Auditoria Administrativa y Financiera La Auditora Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administracin y forma parte primordial como medio de control y cambio. La Auditora Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y qu tan lejos est de lo que se quiere hacer y qu medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeo.

Por qu se le considera como factor de cambio?

Una Auditora Administrativa no se produce en el vaco.

Forma parte de una estrategia, de un proceso de cambio que requiere una clara decisin del ms alto nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organizacin tenga la capacidad para transformarse y crecer de manera efectiva.

Definicin:

Una Auditora administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

Por sus caractersticas, la Auditora Administrativa permite que se revele en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, qu acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un anlisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas. AUDITORA FINANCIERA Definicin: es un examen objetivo, sistemtico, profesional e independiente, efectuado de acuerdo con normas de Auditora generalmente aceptadas tomando como base los estados de resultados, estados de flujo de efectivo, estado de utilidades retenidas o dficit acumulado y cuotas a los estados financieros. OBJETIVO: evaluar y verificar las operaciones que han dado lugar a los mencionados estados financieros con el fin de emitir una opinin o dictamen sobre si presentan razonablemente la situacin financiera de las empresas, los resultados de sus operaciones y los cambios que sta haya sufrido: todo ello en concordancia con principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas o con las disposiciones legales vigentes aplicables para cada caso, y asegurndose de que dichos estados financieros hayan sido preparados en forma consistente de un perodo a otro. Objetivos Especficos: Emitir un dictamen u opinin con respecto a la razonabilidad del contenido y presentacin de los estados financieros. Evaluar los controles internos establecidos por la empresa examinada, como base para determinar el nivel de confianza a depositar en el y de acuerdo con eso, fijar la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de Auditora. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a cada empresa en particular. Formular recomendaciones para mejorar los controles internos de la administracin, y cualquier aspecto que ayude a la obtencin de una mejor eficiencia en la gestin financiera y econmica. Fases de la Auditora Financiera El proceso de la Auditora Financiera comprende las siguientes fases: Origen y planeacin del examen. Formulacin del programa. Trabajo de campo. Formulacin del informe final. Y seguimiento de las recomendaciones Limitaciones de la Auditora Financiera Informacin sobre mal gasto durante las operaciones contables. Extravagancias en el ejercicio contable Ineficiencia e ineficacia. Y anlisis de la gestin inadecuada. Bibliografa: Mi tecnologico.com

UNIDAD3PLAN DE TRABAJO PARA LA PRCTICA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 3.1 Planeacin del la Auditoria Administrativa 1. Planeamiento

Se refiere a la determinacin de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades mas importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales. El planeamiento garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos ya que promueve significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado. El planeamiento se inicia al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoria. Los enfoques que pueden utilizarse para la seleccin son: consideracin de los problemas y debilidades conocidas e identificacin de ares importantes no auditadas anteriormente. Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellas: a) reuniones de trabajo, b) quejas y reclamos, y c) indicadores de rendimiento. El inters de evaluar un programa o actividad que no ha recibido atencin en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones, puede incluirse aquellas reas en donde se anticipan problemas importantes que podran presentarse de manera inesperada. Etapas de la Fase de Planeamiento: 1. 2. Revisin General 1. Conocimiento inicial de la entidad a examinar 2. Anlisis preliminar de la entidad 3. Formulacin del Plan de Revisin Estratgica 4. Ejecucin del plan 5. Formulacin del Reporte de Revisin Estratgica Revisin Estratgica Elaboracin del Plan de Auditoria Revisin General

3. 4. 1.

Se inicia con la obtencin de informacin sobre el sobre la entidad, sistema funcional, programa o proyecto por examinar, debindose adquirir un adecuado conocimiento de las actividades y operaciones. 1.

Conocimiento inicial de la entidad a examinar: con el objeto de evaluar. Fines, objetivos y metas: el resultado o efecto que se desea obtener

Recursos presupuestales autorizados: asignacin de fondos autorizados, para el cumplimiento de sus fines, pueden ser medidos en dimensiones tales como costo, tiempo y calidad. Sistemas y controles gerenciales: incluyen controles para asegurar el logro de los resultados o beneficios previstos. Los controles gerenciales constituyen los medios que asegura que el sistema es efectivo y manejado en funcin de los criterios de eficiencia y economa y en armona con las leyes y reglamentos vigentes. Importancia de la auditoria y necesidades de los usuarios del Informe: guarda relacin con los objetivos de la auditora y los usuarios potenciales del informe (consideraciones sobre cantidad y calidad). Seguimiento de medidas correctivas de auditorias anteriores: suministra un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la administracin y su actitud frente a las recomendaciones de los auditores, lo que podra determinar su inclusin en el examen. Fuentes de informacin para el planeamiento: Otra fuente de informacin para la etapa de planeamiento es el archivo permanente de la entidad programa y/o proyecto que esta constituido por un conjunto de documentos que contienen copias o extractos de informacin de utilidad para el planeamiento de futuros exmenes tales como: leyes y regulaciones aplicables, sistema de informacin gerencial, normatividad interna. Organizacin, actividades que lleva acabo la entidad, recursos utilizados en las actividades y planeamiento. Informacin proveniente del rgano de Auditoria Interna: puede apoyar efectivamente a las tareas de planeamiento, eliminndose con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos. 1. 2. 1. Ambiente de control interno: influye en forma persuasiva en las actividades y objetivos establecidos por ella. Anlisis preliminar de la entidad: El auditor lo elabora en base a la informacin recopilada en la etapa de revisin general y considera:

Factores del ambiente del control interno:

Integridad y valores ticos: principios morales slidos, que permiten a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad. Asignacin de autoridad y responsabilidad: refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad en la entidad para el desarrollo de las actividades operativas. Estructura organizacional. Para saber como planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y metas establecidos. Polticas de administracin de recursos humanos: se relacionan con la contratacin, orientacin, capacitacin, evaluacin, asesora, promocin, remuneracin del personal de la entidad.

1.

Los factores externos a considerar son los siguientes: Proveedores, competidores, factores de mercado, factores de naturaleza poltica, factores psicosociales, tecnologa y factores econmicos-financieros. El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar en forma negativa en el desarrollo de sus actividades. Los factores internos se refieren a: factores administrativos, factores econmicos financieros, factores tecnolgicos, factores psicosociales, y grupos de inters.

2.

Factores externos e internos: pueden incidir en la entidad y en el logro de sus objetivos y metas 3. reas generales de revisin: varan en funcin de la entidad, sistema funcional, programa o actividad. 4. Fuentes de criterio aplicables: son establecidas por el auditor, permite tener una visin global de la entidad por auditar y debe ponerse a disposicin del equipo de auditoria designado. Cuando el auditor considere utilizar criterios de entidades ajenas, estos deben ser reformulados. 1. Formulacin del Plan de Revisin Estratgica

El producto final de esta etapa es un reporte que contiene los resultados obtenidos en la fase de planeamiento y un plan que servir de base para la formulacin de los programas de auditoria en la fase de ejecucin. Estructura del Plan de Revisin Estratgica A. Origen de la revisin B. Objetivos y alcance de la revisin C. Enfoque a utilizar D. Analizar preliminar (1) Comprensin de la entidad, sistema funcional, programa o actividad. a. Naturaleza de las actividades y operaciones. b. Sistemas y controles gerenciales importantes c. Recursos financieros-presupuestarios autorizados d. Comprensin del ambiente de control interno e. Factores externos e internos f. Identificacin de las fuentes de criterio aplicables g. Revisin de informes de auditoria anteriores (2) reas generales de revisin a. reas generales de revisin y criterios de seleccin b. Criterios para excluir del examen reas consideradas tpicas o recurrentes. E. Personal asignado

F. Presupuesto de tiempo G. Procedimientos para la revisin estratgica 2. Revisin Estratgica 2.1. Ejecucin del plan 2.2. Formulacin del Reporte de Revisin Estratgica 1. Ejecucin del plan: Una vez aprobado el Plan de Revisin Estratgica, el auditor el auditor encargado deber reunirse con el "ente", para presentar A los miembros de su equipo que tendrn a cargo el desarrollo del trabajo.

Las actividades a ejecutar deben comprender los aspectos siguientes: 2.1.1. Aplicacin de pruebas preliminares: Revisin de los sistemas e informes sobre medicin de rendimiento, incluyendo los informes de evaluacin de resultados del programa. 2.1.2. Comprensin del ambiente de control interno: el auditor debe profundizar sus conocimientos, con el fin de comprender su actitud frente al control interno y las acciones adoptadas por su alta direccin y gerencia para establecer y mantener el sistema de control interno. 2.1.3. Identificacin de factores externos e internos: debe adquirir un adecuado conocimiento acerca de los factores externos e internos que pueden afectar el desarrollo de las actividades y operaciones en la entidad. 2.1.4. Definicin de criterios de auditoria: son normas para la evaluacin del diseo y el desempeo de los sistemas y controles gerenciales, los criterios deben ser amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos, pero suficientemente especficos para determinarlos. 2.1.5. Descripcin de los sistemas y controles gerenciales: incluye las entradas al sistema, el proceso y los recursos utilizados para realizar dicho proceso. Los controles gerenciales cautelan el cumplimiento de lo planeado, en funcin de los criterios de eficiencia y economa, en armona con las leyes y reglamentos vigentes. Los controles gerenciales se clasifican en:

Controles de actividades y operaciones: incluyen polticas y procedimientos implementados por la administracin, con el propsito de asegurar que un programa o actividad logre sus objetivos y metas. Controles de confiabilidad y validez de la informacin: para asegurar que la informacin obtenida es confiable y vlida y que se mantiene y revela en forma razonable y oportuna en los reportes Controles de cumplimiento de leyes y reglamentos: para asegurar que la utilizacin de recursos sea concordante con el marco legal vigente y con las normas relacionadas con la gestin Controles de proteccin de recursos: comprenden las polticas, normas y procedimientos aprobados para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a los recursos o utilizacin indebida

1.

Formulacin del Reporte de Revisin Estratgico

Una vez terminado la revisin estratgica, el auditor debe formular un reporte que comunique a los niveles correspondientes, los resultados obtenidos y su propuesta de estrategias para las fases siguientes del examen. El reporte de la revisin estratgica, como mnimo debe contener:

Informacin introductoria. Comprensin de las actividades y operaciones. Criterios de auditora identificados. Asuntos ms importantes examinados. Conclusiones. Recomendaciones. 1. Elaboracin del Plan de Auditoria

En esta etapa el auditor encargado y supervisor formula el proyecto del plan de auditoria para luego presentarlo, junto con el reporte de revisin estratgica. El plan de auditoria es el documento que se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoria administrativa. Estructura del Plan de Auditoria Se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditora. Su propsito es definir el alcance global de la auditoria administrativa, en trminos generales y objetivos especficos. Estructura del plan de auditoria

Origen de la auditoria resultado de la revisin estratgica objetivos de la auditoria alcance de la auditoria, metodologa criterios de auditoria a utilizarse recurso de personal reas a ser examinadas a. b. c. d. objetivos y alcance de la auditoria criterios de auditoria a utilizar fuentes de obtencin de evidencia de auditoria equipo de trabajo Informacin administrativa a. b. informes a emitir y fechas de entrega estructura del informe a emitir

c. d.

presupuesto de tiempo cronograma de actividades

Plan de la auditoria

Anlisis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de la estructura.

Informe de la auditoria

Seguimiento del Sistema

1.

Ejecucin

La fase de ejecucin de la auditoria esta focalizada en la obtencin de evidencias, suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos mas importantes aprobados en el Plan de la Auditoria. Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecucin, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe. Bibliografa:

UNIDAD III PLAN DE TRABAJO PARA LA PRCTICA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.1.- PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA (nota: es toda la unidad 3 bajada de mi tecnolgico)

PLANEACION

Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.

OBJETIVO

El propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

FACTORES A REVISAR

Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de 2 vertientes:

A).-

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

En este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o razn de ser de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar ala organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacin con su objeto o atribucin sustantiva.

B).- ELEMENTOS FUNCIONAMIENTO

ESPECIFICOS

QUE

FORMAN

PARTE

DE

SU

Se incluye una relacin de los elementos especficos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos especficos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su

contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.

3.2.- EL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

IV. EL PROCESO DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Una propuesta de metodologa para el desarrollo de la Auditora Administrativa basada en nuestras experiencias, considera ocho fases generales: 1) Investigacin preliminar, 2) Diagnstico preliminar, 3) Definicin de criterios de valoracin, 4) Definicin y diseo de instrumentos, 5) Programacin, 6) Recopilacin y revisin de informacin, 7) Evaluacin y 8) Elaboracin del reporte de auditora. Cada una de ellas se describe con mayor amplitud en las siguientes lneas del documento y se muestran grficamente en la figura No. 1.

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA PROPOSITO ESTRATEGICO

PLANEACION

Visin

Misin

Objetivos

Metas

Estrategias/tcticas

Procesos

Polticas

Procedimientos

Programas

Enfoques

Niveles

Horizonte

Definir el marco de actuacin de la organizacin

ORGANIZACIN

Estructura organizacional

Divisin y distribucin de funciones

Cultura organizacional

Recursos humanos

Cambio organizacional

Estudios administrativos

Instrumentos tcnicos de apoyo Disear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organizacin.

DIRECCION

Liderazgo

Comunicacin

Motivacin

Grupos y equipos de trabajo

Manejo del estrs, el conflicto y la crisis

Tecnologa de la informacin

Toma de decisiones

Creatividad e innovacin

Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestin de la organizacin.

CONTROL

Naturaleza

Sistemas

Niveles

Proceso

reas de aplicacin

Herramientas

Calidad Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo.

ELEMENTOS ESPECIFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL

Adquisiciones Abastecimiento de recursos

Almacenes e inventarios Resguardo y canalizacin de recursos

Asesora externa Soporte especializado con visin de negocio

Asesora interna Asistencia para mejorar el desempeo

Coordinacin Determina la unidad de accin

Distribucin del espacio Disposicin de instalaciones para el flujo del trabajo

Exportaciones Alternativa de expansin

Globalizacin Apertura en un mercado mundial

Importaciones Insumos de origen extranjero

Informtica Manejo alterno de informacin

Investigacin y desarrollo Innovacin de valor

Marketing Desplazamiento y ubicacin de productos

Operaciones Generacin de productos y/o servicios con un valor agregado

Proveedores Suministro de insumos

Proyectos Promueven la unidad de propsito

Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos

Servicio a clientes Capacidad de respuesta

Servicios generales Desarrollo de las condiciones de operacin

Sistemas Definen la distribucin interaccionada de componentes

FUENTES DE INFORMACION

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser:

a.- INTERNAS

rganos de gobierno.

rganos de control interno.

Socios.

Niveles de organizacin.

Unidades estratgicas de negocio.

rganos colegiados y equipos de trabajo.

Sistemas de informacin.

b.- EXTERNAS

rganos normativos (oficiales y privados). Competidores actuales y potenciales. Proveedores actuales y potenciales. Clientes o usuarios actuales y potenciales. Grupos de inters. Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro. Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad. Redes de informacin en el mercado global.

INVESTIGACION PRELIMINAR

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as como el primer contacto con la realidad.

Este procedimiento puede provocar una formulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin. Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva. Dicha informacin debe analizarse con el mayor cuidado posible para no propinar confusin cuando se interprete su contenido.

Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios:

Determinar las necesidades especficas. Identificar los factores que requieren de atencin. Definir estrategias de accin. Jerarquizar prioridades

en funcin del fin que se persigue. Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores. Especificar el perfil del auditor. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

Con base a la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye:

a.- PROPUESTA TECNICA

NATURALEZA (tipo de auditoria que se pretende realizar). ALCANCE (reas de aplicacin). ANTECEDENTES (recuento de auditorias administrativas y estudios de mejoramiento previos). OBJETIVOS (logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditoria administrativa). ESTRATEGIA (ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de recursos). JUSTIFICACION (demostracin de la necesidad de instrumentarla). ACCIONES (iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin). RECURSOS (requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos). COSTO (estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios). RESULTADOS (beneficios que se esperan lograr). INFORMACION COMPLEMENTARIA (material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo).

b.- PROGRAMA DE TRABAJO

IDENTIFICACION (nombre de la auditoria). RESPONSABLE (S) (auditor a cargo de su implementacin). AREA (universo bajo estudio). CLAVE (numero progresivo de las actividades estimadas). ACTIVIDADES (pasos especficos para captar y examinar la informacin). FASES (definicin del orden secuencial para realizar las actividades). CALENDARIO (fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase). REPRESENTACION GRAFICA (descripcin de las acciones en cuadros e imgenes). FORMATO (presentacin y resguardo de avances). REPORTES DE AVANCE (seguimiento de las acciones). PERIODICIDAD (tiempo dispuesto para informar avances).

ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD

Con base en la magnitud o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente.

La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo en lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las reas de la organizacin, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y la experiencia necesarios en la implementacin de auditorias administrativas. La organizacin puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organizacin como personal externo.

CAPACITACION

Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearan para levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditoria.

Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de informacin que se pretende captar, la distribucin de cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin y supervisin establecidos.

Para estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin, as como a mandos medios y nivel operativo de acuerdo con su rea de adscripcin, equipo de trabajo; deben proveerse de apoyos visuales, tcnicos y pedaggicos. Tambin es conveniente implementar una campaa de sensibilizacin en todos los niveles de la organizacin para promover un clima de confianza y colaboracin.

ACTITUD

La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa del personal de la organizacin.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

El diagnostico se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su experiencia y visin. Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeo en el trabajo.

Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente a razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, se deben considerar los siguientes elementos:

a.- GENESIS DE LA ORGANIZACIN

Creacin de la organizacin. Cambios en su forma jurdica. Conversin del objeto en estrategias. Manejo de la delegacin de facultades.

b.- INFRAESTRUCTURA

Esquema de operacin (procesos/funciones). Modificaciones a la estructura organizacional. Programacin institucional. Nivel de desarrollo tecnolgico.

c.- FORMA DE OPERACIN

Desempeo registrado. Logros alcanzados. Expectativas no cumplidas. Proceso de toma de decisiones.

d.- POSICION COMPETITIVA

Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin. Competencias centrales. Clientes, proveedores y competidores.

INSTRUMENTACION

En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la seleccin de instrumentos de medicin que se emplearan, el manejo de papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz.

RECOPILACION DE INFORMACION

Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditoria o, en su caso, suspenderla.

Se debe aplicar un criterio de discriminacin, siempre basado en el objetivo de la auditoria, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme.

3.3.PLANEACION GENERAL AUDITORIAADMINISTRATIVA

PARA

EFECTUAR

UNA

3.3.1.-TECNICAS DE RECOLECCION

Para recabar informacin de forma gil y ordenada se puede emplear alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas:

a.- INVESTIGACION DOCUMENTAL

NORMATIVA

Acta constitutiva.

Ley que ordena la creacin de la organizacin.

Reglamento interno.

Reglamentacin especifica.

Tratados y convenios.

Decretos y acuerdos.

Normas (nacionales e internacionales).

Oficios circulares.

ADMINISTRATIVA

Organigramas.

Manuales administrativos.

Sistemas de informacin y certificacin.

Cuadros de distribucin del trabajo.

Estadsticas de trabajo.

Plantilla de personal.

Proyectos estratgicos.

Inventarios de mobiliario y equipo.

Redes para el anlisis lgico de problemas.

Sociogrmas.

Indicadores financieros y de gestin.

Estudios de mejoramiento.

Auditorias administrativas previas.

MERCADO

Productos y/o servicios.

reas.

Poblacin.

Ingresos.

Factores limitantes.

Comportamiento de la demanda.

Situacin actual.

Caractersticas.

Situacin futura (proyectada).

Comportamiento de la oferta.

Situacin actual.

Anlisis del rgimen de mercado.

Situacin futura (previsible).

Determinacin de precios.

UBICACIN GEOGRAFICA

Localizacin.

Orden espacial interno.

Caractersticas del terreno.

Cercana con el mercado (clientes y proveedores).

Distancias y costo de transporte.

Alternativas de conexin con unidades nuevas.

Justificacin en relacin al tamao y procesos.

ESTUDIOS FINANCIEROS

Recursos financieros para inversin.

Anlisis y proyecciones financieras.

Programas de financiamiento.

Evaluacin financiera.

Creacin de valor.

SITUACION ECONOMICA

Sistema econmico.

Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa.

Aspectos sociales.

Variables demogrficas.

Relaciones con el exterior.

COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR

Cultura.

Estratos sociales o nivel socioeconmico.

Grupos de referencia y convivencia (babyboomers, generacin XY, generacin Y).

Familia.

Ciclo de vida del consumidor.

Factores internos de influencia (percepcin, aprendizaje y motivacin).

Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisin y sentimiento posterior).

b.- OBSERVACION DIRECTA

Consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable la encabece, comente y analice su percepcin con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditoria.

c.- ACCESO A REDES DE INFORMACION

El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet o querry, permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector por ramo, lo que, a su vez, facilita en intercambio electrnico de datos y mantener una relacin interactiva con el entorno.

d.- ENTREVISTA

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: Saber lo que se quiere y tener claro el propsito y sentido. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo. Concertar previamente la cita. Atender el compromiso.

Concentrarse de manera relajada.

Seguir un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y consecuente.

Utilizar preguntas de terminacin abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia.

No hacer preguntas irrelevantes.

En la medida de lo posible escuchar, no hablar.

Asegurarse de no presionar la entrevista.

Evitar la confianza en su memoria.

Dejar abierta la puerta.

Clasificar la informacin que se obtenga. Registrar la informacin en una bitcora.

e.- CUESTIONARIO

Estos instrumentos se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica con el propsito de que muestren la interrelacin y conexiones lgicas entre las diferentes reas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organizacin.

Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lgico, con redaccin comprensible y facilidad de respuesta, esto es, es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado.

Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de la informacin, establecen cual es la mnima cantidad de informacin representativa del todo (muestra) que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ella tengan validez. No obstante, si en el curso de la revisin se advierten situaciones de las que se pueda inferir que existen irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente.

f.- CEDULAS

Estn integradas por formularios cuyo diseo incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis, amen, de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.

Su incorporacin al proyecto de auditoria permite abrir el rango de captacin de informacin y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el anlisis de resultados. Tambin hacen ms fcil asociar los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condicin que favorece el proceso de toma de decisiones.

Como herramientas de diagnostico y evaluacin posibilitan no solo realizar las variables bajo anlisis, sino apreciar su influencia en otras variables o reas de operacin, lo que transforma en un eslabn entre factores, indicadores, registros y consecuencias. Tambin simplifican el proceso de captacin de la informacin pues permiten asociar con claridad aspectos tcnicos con el desempeo, ordenan ideas y dejan emerger los supuestos subyacentes que sustentan los conceptos.

3.3.2.- MEDICION

Las escalas que se empleen para medir, deben cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de cdigo mltiple que puedan propiciar una interpretacin muy general o errnea. As mismo, porque el manejo de enunciados, valores numricos y matrices definen rangos de respuesta que eliminan la ambivalencia y centrar los criterios para valorar de manera objetiva la informacin, lo que posteriormente servir para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de auditoria.

La eleccin y el empleo de las escalas de medicin estn estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeacin de la auditoria, sin embargo, su variedad de uso y precisin dependen de las acciones que de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y congruente.

3.4.- EL ANALISIS Y EVALUACION DE LA INFORMACION OBTENIDA.

a.- BASE CONCEPTUAL

La diagnosis, parte esencial de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. Es tambin una oportunidad para disear un marco global de anlisis para sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades, para identificar los factores mas relevantes de su funcionamiento, para determinar los recursos disponibles para resolver sus problemas; y, sobretodo,

para servir como cauce a las acciones necesarias que permitan su atencin eficaz.

El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, que permita evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico de la realidad de la organizacin.

b.- MARCO DE REFERENCIA

Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoria, se dispone de una base de informacin con la perspectiva de la gnesis, infraestructura administrativa, forma de operacin y posicin competitiva, lo que permite establecer las bases de actuacin con la certeza de que enmarca las variables y estrategias fundamentales.

c.- CONTENIDO

Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisin sustantivos a la auditoria tiene que incorporar los siguientes aspectos: CONTEXTO

Fisonoma de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su trayectoria histrica.

Mecnica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento.

Esfera de accin.

Posicin en el mercado.

Ciclo de vida de la organizacin.

INFORMACION OPERATIVA

Gestin de funciones, procesos y proyectos.

Coordinacin de las acciones.

Administracin de la tecnologa de la informacin.

Anlisis de la interaccin, planeacin, organizacin, direccin y control.

DESEMPEO

Manejo de indicadores financieros y de gestin.

Comportamiento organizacin.

Resultados alcanzados.

Margen de efectividad.

ESTRATEGIA COMPETITIVA

Propsito estratgico.

Enfoque estratgico.

Procesos estratgicos.

Habilidades distintivas.

LIDERAZGO

Cultura organizacional.

Valores . Trabajo en equipo.

Calidad de vida de la organizacin.

PERSPECTIVAS

Estructura.

Oportunidades de negocio.

Administracin del cambio.

Potencial de innovacin.

Control estratgico.

3.5.- REPRESENTACION GRAFICA DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

Para la descripcin grafica del plan general y de los programas especficos de la investigacin, se recomienda utilizar graficas de flechas o diagramas red, como los que son utilizados en las tcnicas de camino critico (C.P.M.) y tcnicas de programacin, evaluacin y revisin (PERT) y tambin los llamados diagramas de bloque o de barras como los de Gantt.

3.6.- PRESENTACION IMPLANTACION.

DEL

INFORME

FINAL

PROGRAMA

DE

En virtud de que en el informe se sealan los hallazgos as como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente informacin respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.

Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern reunir atributos tales como:

OBJETIVIDAD

Visin imparcial de los hechos.

OPORTUNIDAD

Disponibilidad de la informacin en tiempo y lugar.

CLARIDAD

Fcil comprensin del contenido.

CALIDAD

Apego a las normas de administracin de la calidad y elementos del sistema de gestin de calidad.

LOGICA

Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

3.6.1.- ASPECTOS OPERATIVOS

Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en trminos prcticos, con base en las premisas que se acordaron para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa; para tal efecto se recomiendan los siguientes aspectos:

INTRODUCCION

Criterios considerados para emprender y ejecutar la auditoria.

ANTECEDENTES

Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la organizacin.

JUSTIFICACION

Elementos que hicieron necesaria su aplicacin.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Razones por las que se efectu la auditoria y los fines que se persiguen con el informe.

ESTRATEGIA

Curso de accin seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos.

RECURSOS

Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos empleados.

COSTO

Recursos financieros utilizados en su desarrollo.

ALCANCE

mbito, profundidad y cobertura del trabajo.

ACCIONES

Pasos o actividades realizados en cada etapa.

METODOLOGIA

Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en que se sustento la auditoria.

RESULTADOS

Hallazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte.

CONCLUSIONES

Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.

RECOMENDACIONES

Sealamientos para mejorar el desempeo.

ALTERNATIVAS DE IMPLANTACION

Programa y mtodos viables.

DESVIACIONES SIGNIFICATIVAS

Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoria.

OPINIONES DE LOS RESPONSABLES DE LAS AREAS AUDITADAS

Puntos de vista expuestos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

ASUNTOS ESPECIALES

Toda clase de aspectos que requieren de un estudio mas profundo.

3.6.2.- LINEAMIENTOS GENERALES PARA PREPARAR EL INFORME

Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempeo de una organizacin, es necesario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atencin a la formulacin de criterios, si bien susceptibles de llevarse a la prctica, tambin con una visin estratgica, para lo cual deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

a.- No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales.

b.- Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad.

c.- Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn sea el caso.

d.- Homogeneizar la integracin y presentacin de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atencin. e.Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados.

f.- Al llegar a los niveles de decisin los elementos idneos para una toma de decisiones objetiva y congruente.

g.- Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacin permanente.

h.- Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el incumplimiento (o hacerlo extemporneamente) de las medidas recomendadas.

i.- Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimiento de las acciones.

j.- Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la implementacin de resultados.

3.6.3.- TIPOS DE INFORME

A.- INFORME GENERAL

RESPONSABLE

rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

INTRODUCCION

Breve descripcin de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditoria, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido.

ANTECEDENTES

Exposicin de la gnesis de la organizacin, es decir, orgenes, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en la decisin de implementar la auditoria.

TECNICAS EMPLEADAS

Instrumentos y mtodos utilizados para obtener resultados en funcin del objetivo.

DIAGNOSTICO

Definicin de las causas y consecuencias de la auditoria, las cuales justifican los ajustes o modificaciones posibles.

PROPUESTA

Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados.

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION

Explicacin de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultados.

SEGUIMIENTO

Determinacin de los mecanismos de informacin, control y evaluacin necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Sntesis de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el logro de las propuestas.

APENDICES O ANEXOS

Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin de la auditoria.

b.- INFORME EJECUTIVO

RESPONSABLE

PERIODO DE REVISION

Lapso que comprendi la auditoria.

OBJETIVOS

Propsitos que se pretenden obtener con la auditoria.

ALCANCE

Profundidad con la que se audito la organizacin.

METODOLOGIA

Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria.

SINTESIS

Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.

CONCLUSIONES

Sntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuacin.

c.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES

Mediante este informe se puede analizar y evaluar: Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo. Las horas hombre que realmente se utilizaron. Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas.

Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentes las siguientes caractersticas:

Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin. Inobservancia del marco normativo aplicable. Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios. Deficiencia en el servicio de los proveedores. Falta de informacin del desempeo de competidores. Perdida de oportunidades de negocio. Baja rentabilidad y productividad. Existencia de una cultura organizacional dbil. Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas. Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida. Potencial de innovacin desaprovechado. Urgencia de replantear los procesos centrales. Necesidad de redireccionar el enfoque estratgico.

c.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES

Documento que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organizacin.

Mediante este informe se puede analizar y evaluar:

Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo. Las horas hombre que realmente se utilizaron. La fundamentacin de cada observacin. Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas.

Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando Presentan las siguientes caractersticas:

Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin. Inobservancia del marco normativo aplicable. Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios. Deficiencia en el servicio de los proveedores. Falta de informacin del desempeo de competidores. Perdida de oportunidades de negocio. Baja rentabilidad y productividad. Existencia de una cultura organizacional dbil. Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas. Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida. Potencial de innovacin desaprovechado. Urgencia de replantear los procesos centrales. Necesidad de redireccionar el enfoque estratgico.

Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organizacin, este informe puede presentarse acompaado de un ejemplar del informe general o ejecutivo.

3.6.4.- PROPUESTA DE IMPLEMENTACION

La implementacin de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organizacin, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones especficas para cumplir con el propsito de la auditoria; y se realiza en 3 fases:

a.- PREPARACION DEL PROGRAMA

Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su realizacin. Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total de la implementacin. Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo. Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecucin.

b.- METODOS DE IMPLEMENTACION

METODO INSTANTANEO

Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoria en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecutar y que existan condiciones para hacerlo eficazmente.

METODO DEL PROYECTO PILOTO

Realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambio en una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en forma global.

METODO EN PARALELO

Representa la operacin simultnea, por un periodo determinado, tanto del ambiente o condiciones normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores.

METODO PARCIAL O POR APROXIMACIONES SUCESIVAS

Selecciona parte de los resultados de la auditoria e implementarlos procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso solo cuando haya se consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.

COMBINACION DE METODOS

Constituye el empleo de ms de un mtodo para implementar las recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan provocar en la organizacin.

c.- INTEGRACION DE RECURSOS

Una vez estructurado el programa de implementacin, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha.

Despus, se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar tcnica y normativamente la implementacin, y en su caso, el acondicionamiento fsico de las instalaciones.

Por ultimo, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y el programa de implementacin, se lleva a cabo la seleccin y capacitacin del personal que va a colaborar en su ejecucin.

Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implementar las recomendaciones mediante el empleo del mtodo seleccionado y la realizacin de las actividades programadas.

Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la informacin y orientacin oportuna para interactuar en condiciones optimas.

En forma simultnea se tiene que efectuar el seguimiento y evaluacin de los avances que se hayan realizado. Bibliografa Mi tecnolgico.com 2.2. Procedimientos y tcnicas de auditoria Durante la fase ejecucin, el equipo de auditora se aboca a la obtencin de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y

tcnicas de auditora, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. Las tcnicas de auditora ms utilizadas para reunir evidencia son:

2.3. Evidencias de auditoria y mtodos de obtencin de informacin: Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor.

La evidencia deber someterse a prueba para asegurarse que cumpla con los requisitos bsicos:

Suficiente.- Si es basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de los auditores. Competente.- En la medida que sea consistente, convincente, confiable y validada por el auditor pblico. Relevante.- Cuando exista relacin en su uso para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y patente. Pertinente.- Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditora. 4. Evaluacin de la efectividad de los programas

La evaluacin consiste en la verificacin peridica del resultado de, a la luz del grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economa que hayan exhibido en el uso de los recursos pblicos, axial como del cumplimiento por las entidades de las normas legales y de los alineamientos de polticas y planes de accin. 5. Evaluacin del control interno gerencial

El auditor debe concentrar su esfuerzo de su trabajo en reas donde el rendimiento no es satisfactorio, axial como en aquellos controles gerenciales que no funcionan apropiadamente o simplemente no existen. El control gerencial se clasifica en:

controles sobre actividades del programa Controles de cumplimiento Controles para la proteccin de recursos Controles de confiabilidad de la informacin

2.6. Elaboracin y revisin de los Papeles de trabajo: El auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada Y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo. Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su resumen, y sirven para:

Proporcionar el soporte principal del informe del auditor, incluyendo las observaciones, hechos, argumentos, entre otros. Ayudar al auditor a ejecutar y supervisar el trabajo. Presentarse como evidencia en caso de demanda legal.

Adems, deben formularse con claridad, pulcritud y exactitud; asimismo deben consignar los datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones especficos examinados, as como sobre las desviaciones que presentan respecto de los criterios y normas establecidos o previsiones presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la evidencia en que se basan las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditora. Requisitos de los papeles de trabajo

Completos y exactos. Claros, comprensibles y detallados. Ilegibles y ordenados. Informacin relevante. 5. Es el resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin actual encontrada durante el examen a un rea, actividad u operacin. Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditora son: Importancia relativa que amerite ser comunicado. Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo. Objetivo. Convincente para una persona que no ha participado en la auditora. Factores que afectan el desarrollo de hallazgos Acondiciones al momento de ocurrir el hecho. Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas.

Anlisis crtico de cada hallazgo importante. Integralidad del trabajo de auditora. Autoridad legal Diferencias de opinin. Los elementos del hallazgo de auditora son los siguientes: Condicin: situacin actual encontrada Criterio: norma aplicable Defecto: el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada. Causa: representa la razn o razones bsicas por la cual ocurros la condicin. Ejemplo N 1 Condicin: La Oficina de abastecimientos ha adquirido bienes durante el perodo 19X6, sin realizar una efectiva evaluacin de ofertas de proveedores locales. Criterio: La Oficina de abastecimientos tiene la responsabilidad de realizar el proceso de compra de bienes que requieren los rganos de lnea de la entidad, para lo cual debe seleccionar a proveedores representativos, a fin de obtener la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, al menor costo y en la oportunidad debida. Causa: La entidad no dispone de un Reglamento de Adquisiciones que regule, entre otros aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y economa en su ejecucin. Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes de capital a precios mayores a los ofertados por otros proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en S/.525, 000 6. Desarrollo de hallazgo de auditoria Durante el proceso de la auditora, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente, para su evaluacin y consideracin en el informe correspondiente. 7. 8. Comunicacin de hallazgos de auditoria Terminacin de la fase de ejecucin

La comunicacin de los hallazgos y la evaluacin de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase ejecucin y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el informe de auditora.

El retiro del equipo de auditora debe ser coordinado con los niveles gerenciales pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dar por terminado el trabajo.

. 3.6 Presentacin del Informe Final y Programa de Implantacin. 2. Elaboracin del Informe

El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones. Por esta razn el informe de auditora cubre dos funciones bsicas:

Comunica los resultados de la auditora de gestin. Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atencin, respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones.

Cada auditora de gestin culmina en un informe por escrito que es puesto en Conocimiento de la entidad auditada. El Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditora de gestin es la siguiente:

Sntesis gerencial. Introduccin. Conclusiones. Observaciones y recomendaciones.

3.1. Caractersticas del informe

Significacin: Los asuntos incluidos en el informe de auditora de gestin deben ser de la suficiente significacin como para justificar que sean informados y, para merecer la atencin de aquellos a quienes van dirigidos. Utilidad y oportunidad. Exactitud y beneficios de la informacin sustentadora: La exactitud se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios del informe que su contenido es digno de crdito. Calidad de convincente. Objetividad y perspectiva. Concisin. Claridad y simplicidad. Tono constructivo. Organizacin de los contenidos del informe.

Positivismo. 2. Redaccin y revisin del informe

La responsabilidad de la redaccin del informe de auditora es del auditor encargado aunque tambin comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditora. La misma que, no slo se limita a la redaccin del informe, sino tambin se extiende a todos los aspectos relacionados con la sustentacin documentaria de los juicios emitidos por el auditor. 3.3. Envo del borrador del informe a la entidad auditada El borrador del informe de auditora, redactado por el Jefe del equipo de auditora y revisado por el supervisor asignado debe ser sometido a consideracin del nivel gerencial correspondiente para su aprobacin y posterior envo a la entidad auditada. 3.4. Evaluacin de los comentarios de la entidad Los comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las actividades objeto de la auditora, en torno a los hallazgos de auditora comunicados, igualmente por escrito, por el auditor encargado o el jefe del rgano de Auditora Interna, segn corresponda. Estructura y contenido del informe 5. Elevacin y remisin del Informe

Concluido el procesamiento del informe, este es elevado sucesivamente al nivel gerencial correspondiente para su aprobacin final. 3.6. Seguimiento de medidas correctivas El trabajo de la auditora de gestin no sera de utilidad, si no se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe. El acto de implementacin de recomendaciones debe ser dirigido por la alta direccin de la entidad auditada, con el apoyo de un consultor externo, si fuera el caso, a fin de establecer mecanismos de evaluacin continua, metdica y detallada del aludido proceso. Cuadro: Metodologa para la Auditoria Administrativa

Bibliografa

UNIDAD 4 Mtodos para la aplicacin de la Auditoria Administrativa.

4.1 Mtodo de William P. Leonard William P. Leonard:

La auditoria administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constitutivo de la estructura de una empresa, de una institucin, de una seccin del gobierno, o de cualquier parte de una organismo, en cuanto a sus planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus facilidades humanas y fsicas.

La auditoria administrativa pretende ayudar y complementar a la administracin en determinadas reas que requieren economas y prcticas mejoradas

Segn William P. Leonard la Auditoria Administrativa es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que se d a sus recursos humanos y materiales

ESQUEMA GENERAL.

Examen :

1. reas de Estudio y Detalles a estudiar.

2. Evaluacin.

Evaluacin:

1. Proceso

2. Anlisis e interpretacin.

Presentacin de la auditoria por medio del mtodo de William p. Leonard.:

Fijacin de temas finales para trazar un boceto del informe.

Informe preliminar para la administracin de la empresa.

Informe final con recomendaciones y conclusiones

Este mtodo persigue:

Revisin de instalacin

Ayuda en establecimientos de formas y procedimientos

Tratamiento de los detalles no terminados

Revisin de informe con la administracin.

El programa de auditoria de este mtodo es

Planes y objetivos

Estructura de la empresa

Polticas y sistemas

Mtodos de control.

Recursos humanos y fsicos.

Una vez terminado el programa se recolectan los datos.

Luego se analiza se interpreta y se sintetiza para la presentacin y discusin del informe.

4.1 MTODO DE WILLIAM P. LEONARD

A continuacin se presenta una sntesis del mtodo de William P. Leonard que public en su libro: Auditoria Administrativa, Evaluacin de los mtodos y eficiencia administrativos. Ed. Diana. 1991. Para conocer a detalle el mtodo, se deber consultar dicho libro.

La definicin que Leonard hace de la auditora administrativa se present en el captulo II. Este mismo autor propone que el objetivo primordial de la auditora administrativa es descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y encontrar sus probables remedios. En el manejo de cualquier organizacin, existe una bsqueda constante para mejorar los mtodos y el desempeo, disminuir los costos y mejorar la eficiencia.

La auditora administrativa puede realizarse de una funcin especfica, un departamento rea de la organizacin de un grupo de ellos, de una divisin o de la empresa completa.

En ste mtodo se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria administrativa, es indispensable contar con la aprobacin y apoyo de la direccin. Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulacin de una poltica que seale objetivos e indique un plan para su consecucin. En este plan se debe incluir: la seleccin del personal adecuado, la implantacin de un programa de capacitacin que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo.

Los elementos en los mtodos de administracin y operacin que exigen una constante vigilancia, anlisis y evaluacin y que adems deben conocerse bien ya que componen el programa de la Auditoria son:

1. Planes y Objetivos. Se debe examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos.

2. Organizacin.

a. la estructura de la organizacin en el rea que se evala.

b. Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama (s es que hay).

c. Conocer la estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin.

3. Polticas y prcticas. Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de mejoramiento.

4. Reglamentos. Determinar si la organizacin cumple los reglamentos locales, estatales y nacionales.

5. Sistemas y procedimientos. Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o irregularidades e idear mtodos para mejorarlos.

6. Controles. Determinar la eficacia de los mtodos de control.

7. Operaciones. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control, organizacin comunicacin para lograr mejores resultados.

8. Personal. Conocer las necesidades del personal y cmo afectan al trabajo en el rea evaluada.

9. Equipo fsico y su disposicin. Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la disposicin del equipo para su mayor aprovechamiento.

9. Informe. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones ms convenientes. Bibliografa: Mi tecnolgico.com

4.2 INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIN

V.2 MTODO DEL INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIN

El esquema general de la Auditoria vara para los distintos tipos de organizaciones, de acuerdo a ste mtodo. En cada tipo de organizacin se evalan 10 reas (ver tablas 1 a 5).

V.2.1 PROGRAMA DE LA AUDITORA.

Para una organizacin con fines de lucro, el programa a llevar a cabo sera el siguiente:

1. Funcin econmica. Es difcil precisar la importancia relativa de la actividad econmica, quizs la mejor medida sera preguntarse: qu perderan

Los individuos y grupos en caso de que la empresa desapareciera?

2. Estructura formal. La administracin adecuada se caracteriza porque existe claridad en la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibradas para lograr eficiencia. Para la toma de decisiones, los ejecutivos deben efectuar las comunicaciones necesarias y prevenir las consecuencias de sus instrucciones. Las tcnicas y manuales de la organizacin se usan como instrumentos, pero no son los nicos factores, tambin se debe tomar en cuenta la organizacin como un todo.

3. Utilidades. La administracin correcta genera buenas utilidades. Para conocerlas, se utilizan tendencias de tipo estadstico. Las utilidades no deben permanecer estticas a lo largo del tiempo, porque significara un retroceso debido a la prdida del poder adquisitivo de la moneda. Los resultados en utilidades deben compararse con los obtenidos por la competencia, con la capacidad del mercado y las perspectivas del negocio.

4. Atencin a los accionistas. Los representantes de los accionistas deben mantener un equilibrio entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas, las cuales generalmente incluyen: 1) evitar riesgos innecesarios de capital, 2) aumentar el capital contable por medio de reinversin de utilidades, 3) obtener dividendos razonables y 4) mantener informado a los accionistas de los 3 puntos anteriores.

5. Investigacin y Desarrollo. Esta rea proporciona nuevas soluciones a los problemas y propone la orientacin para el futuro de la empresa.

6. Consejo de administracin. Este grupo de personas que generalmente son ejecutivos y gente distinguida que no trabaja en la empresa, analiza los propsitos de la compaa y garantiza la continuidad de las operaciones.

7. Polticas financieras. Para poder obtener utilidades atractivas, es indispensable el manejo adecuado del dinero, y generalmente constituye uno de los problemas ms importantes de las empresas. Se deben establecer polticas financieras a largo plazo, adoptar mtodos de depreciacin, vigilar estrictamente el presupuesto y evitar el abuso del crdito.

8. Eficiencia en la produccin. La calidad y precio de los productos y servicios que ofrece la empresa es fundamental para lograr la lealtad de los consumidores. Por lo tanto, es necesario conocer los mejores mtodos para incrementar constantemente la eficiencia y tomar en cuenta los problemas laborales y sueldos de los recursos humanos dentro del rea de produccin.

9. Distribucin. Esta rea representa el motor de las actividades de la empresa y requiere coordinacin perfecta con el resto de las reas de la organizacin. Se debe evaluar la seleccin y capacitacin de vendedores, las operaciones de apoyo a ventas y polticas de precios.

10. Evaluacin de los ejecutivos. El desempeo general de la empresa depende de las decisiones de su grupo de ejecutivos, en los cules interesa conocer principalmente: su habilidad, su integridad y su dinamismo.

V.2.2. EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO.

Enseguida se presenta el ejemplo de un cuestionario sobre la evaluacin de los ejecutivos.

A) HABILIDAD.

1. Conoce su trabajo?

2. Puede decidir?

3. Tiene capacidad intelectual?

4. Ha existido inters por la competencia de sus subordinados?

5. Son concisos, precisos y ordenados sus informes?

6. Selecciona las tareas en cuanto a su importancia?

7. Adopta decisiones correctas en condiciones de premura?

8. Tiene tacto?

9. Anticipa las necesidades y se acopla a las nuevas condiciones?

10. Dedica tiempo suficiente a la determinacin de polticas?

11. Ha ledo y est informado? Retiene datos e ideas?

12. Es competente para interpretar estadsticas, ndices y procedimientos contables?

13. Delega suficiente autoridad?

14. Ha obtenido subordinados leales?

15. Sabe juzgar las capacidades de sus subordinados?

16. Informa a sus ayudantes sobre objetivos, logros y cambios de estructura?

17. Promueve la participacin de sus subordinados?

18. Utiliza servicios de especialistas?

B) Integridad.

1. Contribuye con pensamientos originales?

2. Acepta la autoridad de sus superiores?

3. Tiene confianza en ellos?

4. Tiene dedicacin suficiente?

5. Son suficientes sus mtodos?

6. Es parte integral de la organizacin?

7. Incluye en sus planes a la compaa?

8. Se le respeta en la comunidad?

9. Dedica tiempo suficiente a actividades cvicas?

10. Tiene crdito razonable?

11. Acepta crticas constructivas de sus amigos y asociados?

12. Tolera otras religiones, razas y costumbres?

13. Tolera otras opiniones?

14. Admite la posibilidad de equivocarse?

15. Controla sus emociones?

16. Sabe encauzar y manejar sus emociones?

17. Otorga crdito a quien lo merece y con la debida oportunidad?

18. Promueve a sus subordinados sin consideraciones de amistad o parentesco?

19. Trabaja suficientemente sin necesidad de supervisin?

C) Iniciativa y Dinamismo

1. Estudia las diferentes alternativas a los problemas?

2. Trabaja sin perder ritmo?

3. Inicia trabajos?

4. Termina sus trabajos oportunamente?

5. Es observado?

6. Ha continuado estudiando?

7. Se interesa por otras actividades del negocio: ventas, produccin, finanzas, etc.?

8. Est preparado para la posicin superior a la propia?

9. Ha asumido ms responsabilidades?

10. Ha preparado un sustituto?

11. Se conserva en buena salud?

12. Mantiene contacto con su actividad a travs de publicaciones y asociaciones?

13. Tiene metas a largo plazo?

14. Est preparado con datos y cifras suficientes?

15. Evita trabajo innecesario o de detalles sin importancia?

16. Adopta nuevos procedimientos cuando los considera apropiados?

17. Tiene deseo de triunfar?

18. Realiza nuevas tareas con entusiasmo? Bibliografa: Mi tecnolgico.com

4.3 ANLISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MXICO

MTODO DEL ANLISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MXICO.

El mtodo de auditora que propone el Banco de Mxico consiste en 5 etapas, que a continuacin se mencionan.

V.4.1 PROGRAMA DE LA AUDITORA:

Etapa I. Planear la investigacin.

- - Definir la materia objeto de investigacin.

- - Definir el propsito final de la investigacin.

- - Determinar el tiempo disponible para la investigacin.

- - Planear las fases y el volumen del trabajo.

- - Determinar los medios de investigacin e informacin y la facilidad para obtenerlos.

- - Obtener la autorizacin necesaria para la orientacin y el programa de la investigacin.

Etapa II. Analizar el tema.

- - Objeto de la investigacin y su operacin.

- - Determinar los factores

Pertinentes al tema y a su operacin.

- - Averiguar las funciones de cada factor.

- - Determinar la informacin mnima necesaria.

- - Recopilar la informacin.

- - Verificarla.

- - Asegurarse de que est completa.

Etapa III. Examinar cada factor.

- - Hasta que grado concuerda la operacin de los factores con las funciones asignadas a stos?

- - Qu tendencias se registran en el campo de cada factor?

- - Qu evolucin ocurre en los campos relacionados?

- - Cules elementos del factor ejercen una influencia limitadora?

- - Qu objetivos debieran lograrse en el campo de cada factor?

- - De qu medios se dispone para lograr estos objetivos?

ETAPA IV. Combinar los hallazgos para diagnosticar el total de las operaciones

- - Cul parece ser la capacidad ptima de acuerdo con los objetivos de operacin?

- - Cul es la ejecucin total real?

- - Cules son los factores limitadores?

- - Qu factores deben estudiarse con mayor detalle?

- - Qu objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles?

- - Examinar el total de los hallazgos encontrados en cooperacin con otros especialistas

ETAPA V. Presentar el diagnstico.

- - Preparar los documentos necesarios para su presentacin y discusin, como por ejemplo, diagramas.

- - Sealar claramente qu hallazgos y diagnsticos estn sujetos al juicio de las personas responsables de la ejecucin de las operaciones que se investigan.

- - Exponer el desarrollo de los hallazgos.

- - Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones sobre cada uno de los pasos antes de avanzar.

- - La decisin es prerrogativa de las personas responsables de la ejecucin o direccin.

V.4.2 PUNTOS A EVALUAR

Para este mtodo se evala: El medio ambiente, poltica y direccin, productos y procesos, financiamiento, medios de produccin, fuerza de trabajo, suministros, actividad productiva, mercadeo y contabilidad y estadstica. Enseguida se presenta una definicin de cada punto, cul sera el cumplimiento ptimo de la funcin, a manera de referencia y ejemplo del cuestionario.

MEDIO AMBIENTE.

Es el conjunto de influencias externas que actan sobre la operacin de la empresa.

El cumplimiento ptimo de la funcin es:

La empresa posee la informacin pertinente acerca del desarrollo y situacin de las condiciones fsicas, econmicas, polticas y sociales que ataen a su operacin, e informa al exterior, de modo conveniente, sobre sus propias actividades.

CUESTIONARIO SOBRE EL MEDIO AMBIENTE:

1) a. Teniendo en cuenta las cinco fuentes esenciales de aprovisionamiento y el transporte de los abastecimientos es la ubicacin de la planta ms o menos favorable que las tres competidoras?

b. Tomando en cuenta la localizacin de los principales mercados para la venta est ubicada la planta con relacin a ellos ms o menos favorablemente que las tres competidoras?

c. Tiene la planta una fuerza de trabajo suficiente en nmero, con destreza y conocimientos adecuados?

d. El promedio de ausencia de los trabajadores causada por enfermedad es inferior al 10% del tiempo laborable?

2) Las actividades de la empresa se ven influidas por estmulos legales o por restricciones legales?

3) a. A qu distancias se encuentran los mercados de los principales productos?

(Menos de 100 Km, entre 100 y 500 km, ms de 500 Km)

b. Considerando el volumen total de ventas, tanto de produccin nacional como de importaciones, en la lnea de los productos de la empresa, la participacin de sta en las ventas es de menos de 5%, de 5 a 10%, de 11 a 25%

POLTICA Y DIRECCIN.

La orientacin y el manejo de la empresa mediante la direccin y vigilancia de sus actividades.

El cumplimiento ptimo de la funcin es:

La administracin: 1) ha establecido una poltica equilibrada que involucra el campo de accin, su justificacin, los medios y los objetivos que persigue, 2) ha instituido y opera una organizacin coordinada y eficiente, y 3) mantiene sta ltima bajo una vigilancia conveniente.

CUESTIONARIO SOBRE LA POLTICA Y DIRECCIN:

1) a. Respecto a la orientacin de las actividades de la empresa:

- - Hay una definicin satisfactoria de la clase de actividad manufacturera del alcance y objetivo de la actividad?

- - Esto ltimo corresponde al presupuesto y operacin real?

b. Ingres la empresa en estas actividades por razones de: tradicin de los propietarios ventajas en los abastecimientos tradicin del lugar ventajas en los mercados de ventas desarrollo tecnolgico especfico relaciones comerciales o financieras?

c. Respecto a la estructura financiera y de organizacin de empresa, hay de acuerdo con situacin, ventajas o desventajas en la forma legal de la empresa la clase de fondos usados operaciones actuales organizacin establecida

d. Qu objetivo est alcanzando aparentemente la empresa:

- por encima del promedio de servicios a los consumidores

Distribucin

Otras causas

A travs del volumen de la produccin

A travs de los precios de los productos

A travs de la calidad de los productos

- por encima del promedio de ingresos proporcionados en ms alto porcentaje

A los propietarios, accionistas, etc. A los empleados y obreros

A la comunidad local A las autoridades del fisco?

2) a. Tomando en cuenta la estructura real de la organizacin de la empresa, cul de sus caractersticas al parecer apoya o impide una eficiente operacin?

La direccin general La gerencia de ventas

La gerencia de produccin Otras funciones?

b. Durante los ltimos tres meses surgi un conflicto entre los directores debido a alguna interferencia en la esfera de actividad

Autoridad Responsabilidad

3) a. Durante los ltimos 3 meses ha sido necesario, por alguna causa visible, mejorar la supervisin en las operaciones financieras en el almacenamiento operaciones de produccin operaciones de venta?

b. Se efecta, por lo menos una vez al mes, una junta del cuerpo directivo con objeto de revisar la ejecucin mutua de las tareas, discutir y coordinar los objetivos en los distintos departamentos?

PRODUCTOS Y PROCESOS. Seleccin y diseo de los bienes que se han de producir y de los mtodos usados en la fabricacin de los mismos.

El cumplimiento ptimo de la funcin es: Mediante procesos adecuados la empresa: 1) elabora productos que econmicamente satisfacen las demandas de los consumidores, y 2) emplea servicios de investigacin tecnolgica para mejorar sus productos y procesos.

CUESTIONARIO SOBRE LOS PRODUCTOS Y PROCESOS: 1)a. Por lo que toca a los productos manufacturados, hay una definicin satisfactoria y / o un plan con respecto: - - a las caractersticas de calidad que deben ser alcanzadas - - al tamao de lote de produccin - - al empaque y otros medio similares para la presentacin? b. tomando en consideracin los cinco productos principales competidores, a cules de ellos son superiores los productos de la empresa: - en el aspecto de apariencia, calidad y durabilidad - - adaptabilidad en el uso del producto - - caractersticas especficas y notables del producto y del empaque? c. Durante los ltimos tres meses ha habido ms de una queja seria respecto a la calidad o adaptabilidad de los productos principales? d. Con lo que respecta a los cinco principales productos de la empresa, se ha tratado de determinar cules de ellos enfrentarn dentro de los prximos 3 aos: - - un aumento en la demanda - - disminucin en la demanda - - aumento en la competencia fuera de lo normal 2) a. Por lo que respecta a los procesos reales empleados en la produccin, si se comparan con el grado actual de desarrollo tcnica, muestran ventajas o desventajas: - - de tipo tecnolgico - en el costo de fabricacin - - en Ingeniera - con respecto a derechos y patentes - - en el control de los procesos 3) a. Por lo que se refiere a los productos principales, se han realizado tres mejoras especficas en la calidad, etctera durante el ltimo ao? b. Cules productos no encajan dentro de la lnea: - de la fabricacin - de las ventas c. Qu esfuerzo se hace para mejorar los productos con relacin a: - - costo de fabricacin - la apariencia y presentacin - - el diseo - la facilidad de su reparacin - - la durabilidad - el servicio y el mantenimiento d. Qu medidas se emplean para disminuir los costos de: - simplificacin del diseo - estandarizacin de las partes - - fabricacin situacin de los materiales - - estandarizacin del producto - simplificacin del proceso? e. Cmo se hace para mejorar la utilizacin de los subproductos de desperdicios y desechos? f. Hay en la empresa un procedimiento prctico para aprovechar la literatura e informacin tcnica actuales?

FINANCIAMIENTO. El manejo de aspectos monetarios y crediticios.

El cumplimiento ptimo de la funcin es: La empresa, mediante una poltica consciente con respecto a sus necesidades monetarias y a las fuentes financieras accesibles, 1) est adecuadamente provista de recursos monetarios en condiciones y a costos ptimos y 2) hace una prudente utilizacin de los mismos en sus actividades.

CUESTIONARIO SOBRE EL FINANCIAMIENTO: 1) a. Hay una poltica consciente en el empleo de fondos especficos para las operaciones de la empresa como un todo para determinados tipos de operacin? 2) a. Respecto a las fuentes de los fondos empleados, se halla una notable al tratar con: Ventajas desventajas

Los accionistas los tenedores de obligaciones los bancos los acreedores 3) a. Estima la direccin que la situacin actual del empleo de los fondos es con respecto a: satisfactoria no satisfactoria la inversin fija la inversin de materiales de productos en proceso otras operaciones de produccin las operaciones de venta las existencias acumuladas para la venta los crditos concedidos a los clientes otros fondos para ventas la liquidez de los fondos? 4) a. Los trminos y costos reales de los fondos empleados, al ser comparados con las condiciones actuales, muestran resultados con respecto a:

Superiores al Promedio

iguales al promedio

inferiores al promedio

- las acciones partes de capital - los crditos a largo y corto plazos b. Qu clase de informes emplea la direccin con objeto de controlar: - - la distribucin de los fondos - - la efectividad en la utilizacin de los fondos c. Qu clase de informacin emplea la direccin como base para sus presupuestos financieros?

MEDIOS DE PRODUCCIN. Los inmuebles, equipos, maquinaria, herramienta e instalaciones de servicio.

El cumplimiento ptimo de la funcin es: Con una poltica cuidadosa de inversiones y de reposicin que toma en cuenta los servicios externos disponibles, la empresa est dotada de los servicios internos necesarios,

terrenos, edificios, maquinaria y otros bienes de produccin en cantidad suficiente y calidad adecuada para una elaboracin eficiente de sus productos.

CUESTIONARIO SOBRE LOS MEDIOS DE PRODUCCIN: 1) a. Respecto a la inversin en medios de produccin y a la reposicin: - - Hay reglas establecidas - - Se usan en la planeacin y formulacin de presupuestos? 2) a. Cules son los tres principales problemas de la empresa que estn estrechamente relacionados con: - - el transporte externo - - las comunicaciones externas - - el abastecimiento de energa - - los servicios de la comunidad? 3) a. Por lo que toca a los servicios internos de produccin, son los medios en operacin que se enumeran: satisfactorios necesitan mejorarse - - para transporte interno - - para comunicacin interna - - para produccin de energa - - para abastecimiento de agua - - otros? 4) a. Existe algn diagrama al da que pueda mostrar el flujo de operaciones en la fabricacin de los 5 principales productos? b. Qu pasos en maquinaria y equipo pudieron haber sido eliminados durante los ltimos doce meses? c. Ms del 50% de la maquinaria y equipo ha estado en operacin durante ms de 15 aos? d. Considerando el valor de reposicin de la maquinaria y equipo, muestra una tendencia ascendente la relacin:

Maquinaria con antigedad superior a 15 aos Maquinaria con antigedad inferior a 15 aos e. Muestra una tendencia creciente la relacin:

Superficie total para la fabricacin Superficie total para la administracin f. Los planes actuales para un reacondicionamiento de los departamentos, etc., con objeto de aumentar la fluidez de las operaciones, implican ms de un 10% de la superficie usada para la fabricacin? g. Ms de un 30% de los materiales en proceso se levanta a mano para la siguiente operacin? h. Cules han sido las tres principales mejoras efectuadas en el manejo de los materiales durante los ltimos doce meses?

FUERZA DE TRABAJO. Se refiere al personal ocupado por la empresa.

El cumplimiento ptimo de la funcin es: Teniendo una poltica consciente en sus relaciones con el personal, la empresa ha organizado y mantiene en operacin dentro de una estructura equilibrada, una fuerza de trabajo adecuada para la ptima utilizacin de los bienes de produccin, satisfacindose as los objetivos de la empresa en un ambiente de mutua cooperacin.

CUESTIONARIO SOBRE LA FUERZA DE TRABAJO: 1) a. Por lo que toca a la mano de obra, hay reglas establecidas con respecto a: - - la contratacin de personal nuevo - - la terminacin del empleo - - mejoras de sueldos o salario - - mejoras de rango o posicin 2) a. Muestra una tendencia decreciente el porcentaje de los trabajadores que renuncian en forma voluntaria a su empleo dentro de la empresa? b. Muestra una tendencia descendente el porcentaje que representan las horas de trabajo perdidas por ausencia de los trabajadores con respecto al total de horas trabajadas? c. Hay una poltica establecida para adiestrar a los trabajadores y lograr as una mejor ejecucin en los puestos de la empresa: - - en el nivel de los obreros - - en el nivel de superiores jefaturas - - en el nivel de los directores d. Hay una persona o comit responsable de las medidas que deban tomarse para prevenir accidentes? e. Hay una poltica establecida para fomentar la prestacin de servicios al trabajador? 3) a. Cul es el promedio de los trabajadores supervisados por un jefe o supervisor de rea: - ms de 20 - menos de 20 b. La relacin: mano de obra directa muestra una tendencia ascendente?

Mano de obra indirecta 4) a. Durante los ltimos 3 meses ha surgido algn conflicto ha aumentado notablemente la tensin entre los trabajadores y los superiores: - - los trabajadores y la direccin

- - los supervisores y los directores superiores - - el sindicato y la direccin?

SUMINISTROS. Materias primas, materiales auxiliares y servicios.

El cumplimiento ptimo de la funcin es: Con una poltica de compras consciente y con el empleo de mtodos apropiados: 1) la empresa provee a sus departamentos de produccin de materiales y otros abastecimientos adecuados en cantidad, calidad, costo y tiempo, conservando inventarios a un nivel econmico, y 2) utiliza la investigacin para mejorar las condiciones de los abastecimientos.

CUESTIONARIO SOBRE LOS SUMINISTROS: 1) a. Acta la empresa de acuerdo con normas de compra establecidas con respecto: - - al mnimo de existencias - - a la seleccin de los proveedores - - a las cantidades que deben solicitarse - - a la vigilancia de la cantidad y calidad de los abastecimientos - - al pago de facturas? 2) a. Cules son los tres grupos principales de materias primas y materiales auxiliares de fcil adquisicin en la actualidad, pero que escasearn dentro de los prximos seis meses cuyo precio aumentar dentro de los tres meses prximos? 3) a. Ms del 50% de los abastecimientos se ordenan basndose en las ofertas de varios competidores, comprando precios? b. Los encargados de compras han visitado las plantas de los cinco principales proveedores? 4) a. Excedi el volumen de las compras efectuadas durante los ltimos 3 meses al volumen de los materiales en existencia? b. Los principales proveedores de la empresa muestran una disposicin satisfactoria para atender las quejas - - que surgen inmediatamente despus de la llegada de los materiales a la planta, - - que surgen durante el proceso de transformacin de estos materiales? 1) 4) a. Se hace algn esfuerzo organizado para estudiar y utilizar la informacin que aparece en publicaciones con respecto a: - - nuevas fuentes de abastecimiento - - la sustitucin de los materiales por otros diferentes a los que normalmente utilizan?

ACTIVIDAD PRODUCTIVA. Transformacin de los materiales en productos que pueden comercializarse.

El cumplimiento ptimo de la funcin es: Usando los mtodos de transformacin apropiados, la empresa ha organizado y mantiene en operacin sus departamentos de produccin en condiciones de ptima eficiencia, aprovechando ventajosamente los servicios de la investigacin tecnolgica.

CUESTIONARIO SOBRE LA ACTIVIDAD PRODUCTORA: 1) a. Se hacen esfuerzos o estudios para mejorar los mtodos de produccin? 2) a. Existe una relacin sobre la disposicin del proceso - - el tiempo normal para cada uno de los elementos operativos; la cantidad normal de los materiales a emplear para su transformacin en una unidad de producto dado; las normas de calidad a satisfacer en cada etapa individual del proceso de transformacin, - - las tres operaciones que presentan mayores dificultades desde el punto de vista de una produccin defectuosa, y que muestran el efecto de las medidas tomadas para lograr una mejora? b. Considerando la supervisin de las operaciones, son los resultados alcanzados:

Satisfactorios

no satisfactorios

- - por lo que respecta a la supervisin de la produccin desde el punto de vista cuantitativo - - por lo que respecta a la supervisin desde el punto de vista cualitativo c. Cules causas de desperdicios y rechazos fueron eliminadas durante los ltimos seis meses? d. Se dispone de estimacin sobre el costo del manejo de los materiales, comparado con el costo de operaciones de conversin directa? e. Hay cifras o alguna estimacin sobre los costos de mantenimiento y conservacin con los costos de operaciones de conversin directa? f. La relacin salarios directos es esttica o muestra tendencia?

Gastos generales de produccin g. Por lo que se refiere a las horas extras de trabajo muestran tendencia a aumentar? Estn distribuidas en todos los departamentos de produccin? h. Qu clase de diagramas se emplean para establecer los calendarios de ejecucin de las rdenes? 3) a. A qu grado de la capacidad media de la planta se est operando en la actualidad 90, 80, 70 menos de 70%? b. La relacin producto muestra una tendencia a aumentar?

100 m2 de piso de fbrica c. La relacin producto muestra tendencia ascendente o descendente

100 KWH d. La relacin producto presenta una franca tendencia a aumentar?

Horas- hombre directas trabajadas e. La relacin producto muestra la misma tendencia que la anterior?

Total de horas-hombre trabajadas f. La relacin valor del producto muestra tendencia ascendente descendente?

Pago total en sueldos y salarios 4) a. Qu clase de informacin tcnica se emplea para mantenerse al ritmo del desarrollo tecnolgico? b. De qu medios de informacin tcnica se dispone? - - para los supervisores - - para los jefes de departamento - - para la direccin? c. Hay trabajos de investigacin encomendados a instituciones ajenas a la empresa?

MERCADEO. Orientacin y manejo de la venta y de la distribucin de los productos.

El cumplimiento ptimo de la funcin es: Con una poltica consciente de promocin de ventas y aprovechando las oportunidades y condiciones que presenta el mercado, la empresa realiza operaciones de venta en cantidades, precios, plazos y condiciones adecuados a las necesidades de la negociacin, y hace uso de la investigacin de mercados con objeto de mejorar sus actividades de promocin.

CUESTIONARIO SOBRE EL MERCADEO: 1) a. Qu reglas establecidas sobre mercadeo, ventas y distribucin existen en la empresa, por lo que se refiere: - al tipo de clientes - a los descuentos - a la fijacin de precios - a los plazos de entrega - a las condiciones de crdito? 2) a. Cules son las 3 principales posibilidades de mejorar las ventas: - - con respecto al volumen fsico de los artculos vendidos - - con respecto al valor monetario de los artculos vendidos? b. Cules son los precios de los 3 principales productos? c. Cules son las principales ventajas o desventajas de las operaciones corrientes de venta de la empresa comparadas con las operaciones de los competidores principales. d. Se ha hecho algn anlisis de la capacidad total de compra de los clientes regulares? 3) a. El nmero de los clientes es esttico o va en aumento? b. Hay un aumento disminucin - - en el promedio anual de pedidos por cliente - - en el monto medio por pedido recibido? c. Durante los ltimos tres meses mostraron los precios de venta una

tendencia ascendente o descendente? d. Hubo alguna posibilidad de disminuir los precios de venta sin presin apremiante de la situacin competidora? e. Son los precios reales de venta ligeramente ms altos o bajos que los precios de los principales competidores en la misma rea? f. En caso de que un miembro de su cuerpo de vendedores deje la empresa para ir a trabajar con algn competidor, se dispone de un registro de los clientes a los que l regularmente atenda? g. Se compila y discute mensualmente un informe que muestre: - - las ventas desglosadas por reas de venta y por productos, el volumen de ventas pendientes de envo. - - El volumen de cuentas por cobrar comparado con los plazos fijados en los pedidos. 1) 4) a. Se emplea alguna clase de previsin de ventas? b. Se ayuda al cuerpo de vendedores en la previsin de las ventas? c. Se realizan esfuerzos organizados para mejorar el conocimiento: - - de la capacidad y tendencias del mercado - - de la situacin y tendencias de la competencia - - de los esfuerzos de propaganda y promocin de ventas que realizan los cinco principales competidores?

CONTABILIDAD Y ESTADSTICA. Registro e informacin de las transacciones y operaciones.

El cumplimiento ptimo de la funcin es: La empresa: 1) tiene una organizacin eficiente para la elaboracin de presupuestos, el registro de las operaciones financieras y la contabilidad de costos, produciendo informes contables y estadsticos en lapsos y forma convenientes, y 2) asimismo proporciona los medios y facilidades para la auditora de sus operaciones.

CUESTIONARIO SOBRE LA CONTABILIDAD Y ESTADSTICA: 1) a. La estructura de la organizacin contable es aparentemente:

Satisfactoria no satisfactoria - - respecto a los requisitos que debe llenar el personal - - respecto al nmero de personal - - respecto a los mtodos contables usados - - respecto a los medios fsicos empleados 2) a. Los informes mensuales estn disponibles: - hasta el da 10 del mes siguiente - - hasta el da 20 del mes siguiente - - hasta el fin del mes siguiente b. Proporciona el estado contable mensual la informacin respecto a los productos y sus rendimientos? c. Muestra el estado contable mensual el volumen de las existencias de productos terminados y an no vendidos? d. El estado contable mensual revela el costo real de fabricacin por departamento de produccin por productos manufacturados? e. Se ha hecho algn intento satisfactorio para analizar las cifras de los costos con respecto a los gastos fijos y variables? f. Todos los embarques son facturados

dentro de los siete das siguientes a su entrega? 3) a. Qu parte dentro de la estructura de la organizacin es responsable de la ejecucin de la auditora?

Bibliografa: Mi tecnolgico.com

4.4 Mtodo de Rodrguez Valencia Rodrguez Valencia

Proporcionar un panorama administrativo general de la empresa que se audita, sealando grado de efectividad con el que opera cada unidad administrativa que la integra; sealando reas cuyos problemas exigen mayor atencin. Mtodos - Estudio preliminar. - Planeacin de auditora. - Investigacin y examen. - Anlisis y evaluacin de la informacin obtenida. - Informe final de auditoria administrativa. - Implantacin de recomendaciones

Bibliografa:

4.5 Enfoques internacionales de la Auditoria Administrativa

http://diagnisticoyevaluacionempresarialitt.blogspot.com/2009/01/18-anlisissistemtico-integral-y.html