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Aula N 9 Operaes com Pessoal

Objetivos da aula:
Qualquer empresa, independente de seu porte, est obrigada a cumprir a legislao trabalhista, registrar seus funcionrios e recolher os encargos sociais ao governo. Essas operaes exigem boa organizao e, quando o nmero de funcionrios maior, exige-se um sistema informatizado. O objetivo desta aula mostrar as principais operaes com pessoal, fazendo com que o aluno domine esse campo e acompanhe as mudanas na legislao para manter-se atualizado. Ao final desta aula, voc dever saber elaborar uma folha de pagamento e contabilizar o pagamento aos funcionrios, o recolhimento dos encargos ao governo e as provises para frias e 13o salrio. No entanto, no exerccio de sua profisso, dever ficar atento s alteraes da legislao trabalhista. Tenha uma tima aula!

Introduo Contabilidade Comercial

A empresa precisa preparar a folha de pagamento de seus empregados, pois um documento obrigatrio para efeito de fiscalizao trabalhista e previdenciria. Para elabor-la, no existe modelo oficial, podem ser adotados critrios que melhor atendam s necessidades de cada empresa. No mnimo, a folha de pagamento deve apresentar os seguintes elementos: Nome dos empregados (segurados), indicando cargo; Funo ou servio prestado; Valor bruto dos salrios;
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Valor da contribuio de Previdncia, descontado dos salrios; Valor lquido que os empregados recebero. Da folha de pagamento, emitido o recibo de pagamento, que indica os dados que constaram da folha de cada um dos empregados e a estes entregue.

1. Clculo de folha de pagamento

1.1. Valor bruto dos salrios
o valor considerado, para a empresa, como despesa total de salrios. Alm dos salrios, , tambm, despesa, para a empresa, a contribuio de Previdncia parte empresa e o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Servio).

1.2. Previdncia Social INSS

De acordo com a legislao atual, todo empregado assalariado, regido pela Consolidao das Leis do Trabalho (CLT), est obrigado a contribuir com a Previdncia Social. Essa contribuio descontada dele em folha de pagamento, e varia de acordo com a faixa salarial de cada empregado, sendo calculada mediante aplicao de um percentual sobre o salrio de contribuio ( um valor fixado pela Previdncia que serve de base para o clculo das contribuies previdencirias). Atualmente, o clculo feito com base na seguinte tabela: Tabela de Contribuio da Previdncia Social Alquota para fins de Salrio de Contribuio R$ Recolhimento ao INSS (%) At 840,55 7,65 De 840,56 at 1.050,00 8,65 De 1.050,01 at 1.400,91 9,00 De 1.400,92 at 2.801,82 11,00 O valor limite para contribuio de R$ 308,20 (teto de contribuio).
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A Contribuio de Previdncia parte referente empresa corresponde a 26,8% sobre o valor bruto da folha de pagamento (Esses percentuais podem ser alterados pela Previdncia. Portanto, o contabilista deve ficar atento a possveis alteraes). O valor de 26,8% tem o seguinte destino: Previdncia Social.......................................................20,0 % Seguro Acidente do Trabalho....................................1,0 a 3% Terceiros........................................................................5,8 %

1.3. FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Servio)

Corresponde a 8% sobre o valor bruto da folha de pagamento, o qual ser recolhido na Caixa Econmica Federal, em nome dos empregados, constituindo-se em despesa paga pela empresa aos empregados.

1.4. IRF (Imposto de Renda na Fonte)

um imposto varivel de acordo com o valor do salrio. Sobre o valor bruto do salrio, aplica-se a tabela progressiva a seguir: Base de clculo mensal em R$ At 1.313,69 Acima de 1.313,70 at 2.625,12 Parcela a deduzir do imposto em R$ R$ 197,05 R$ 525,19 R$ 132,05

Alquota (%) Isento 15,0

Acima de R$ 2.625,12 27,5 Deduo por dependente:

O valor retido do funcionrio dever ser repassado aos cofres pblicos de acordo com os prazos estipulados pelo governo federal.

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1.5. Salrio-Famlia
um auxlio da Previdncia Social aos trabalhadores de baixa renda que possuem filhos menores de 14 anos de idade. A empresa paga esse valor para o empregado e reembolsada pela Previdncia Social quando efetua os recolhimentos correspondentes folha de pagamento. Salrio At R$ 435,56 De R$ 435,57 a R$ 654,67 Acima de R$ 654,67 Valor unitrio da quota (por filho) R$ 22,34 R$ 15,74 Extinto

2. Contabilizao da folha de pagamento

A contabilizao da folha de pagamento extremamente simples. Vamos acompanhar com um exemplo. Dada a folha de pagamento abaixo, efetue a contabilizao. Nome Salrio INSS IRRF Lquido a Receber Carlos de Souza 1.000,00 86,50 -0- 913,50 Alberto Bernardini 2.500,00 275,00 177,95 2.047,05 Total 3.500,00 361,50 177,95 2.960,55 No ltimo dia do ms: 1. Apropriao da folha de pagamento: D Salrios C Salrios a pagar R$ 3.500,00 2. Registro das retenes sobre os salrios dos empregados: D Salrios a pagar C INSS a recolher R$ 361,50 3. Contribuio da Previdncia parte empresa: D Encargos sociais C INSS a recolher R$ 938,00
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4. Apropriao do FGTS: D Encargo FGTS C FGTS a Recolher 5. Reteno do IRRF D Salrios a Pagar C IRRF a Recolher

R$ 280,00

R$ 177,95

No ms seguinte: 1. Pagamentos aos empregados em dinheiro: D Salrios a pagar C Caixa R$ 2.960,55 2. Recolhimento dos encargos: D INSS a recolher R$ 1.299,50 D - FGTS a Recolher R$ 280,00 C Caixa R$ 1.579,50 3. Recolhimento do IRRF D IRRF a Recolher R$ 177,95 C Caixa R$ 177,95

3. Proviso para 13 salrio

A contabilizao mensal do 13 salrio, que facultativa, constitui-se em

Deve ser ressaltado, ainda, que a contabilizao mensal dessa proviso, alm de extremamente recomendvel, sob a tica gerencial e contbil, pode vir a ser interessante, tambm, do ponto de vista fiscal, para efeito
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importante instrumento para efeito de anlise e apurao do resultado efetivo das operaes sociais da empresa. Alm disso, tal prtica atende ao Princpio Contbil da Competncia, segundo o qual as despesas e receitas devem ser computadas medida que vo sendo incorridas, independente do seu pagamento ou recebimento, respectivamente.

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de reduo ou suspenso da estimativa mensal ou de apurao do lucro real trimestral (conforme o caso), porque as bases de clculo do Imposto de Renda Pessoa Jurdica e da Contribuio Social sobre o Lucro sero determinadas, partindo-se de um resultado contbil j influenciado pela despesa incorrida com o 13 salrio.

3.1 Contabilizao do 13 salrio somente por ocasio do pagamento

Muitas empresas preferem contabilizar os encargos relativos ao 13 salrio apenas por ocasio do pagamento, ou seja, nos meses de novembro e dezembro de cada ano, ou por ocasio do adiantamento nas frias do empregado ou, ainda, nas eventuais rescises de contrato de trabalho. Como j frisamos, no caso das empresas que efetuarem o pagamento do Imposto de Renda Pessoa Jurdica e da Contribuio Social sobre o Lucro com base nos resultados apurados em balanos/balancetes trimestrais e daquelas que reduzirem ou suspenderem a estimativa, esse procedimento, alm de questionvel, do ponto de vista tcnico, resultar em antecipao do pagamento dos referidos tributos, em face da no-apropriao de uma despesa incorrida.

3.2 Procedimentos para Constituio da Proviso Aula 09 - Operaes com Pessoal

A proviso para o 13 salrio calculada, tomando-se por base a remunerao do empregado no ms em que ela estiver sendo constituda, excluindo-

3.2.1. Encargos sociais sobre a proviso

Concomitantemente constituio da proviso para o 13 salrio, tambm devem ser provisionados os respectivos encargos sociais (contribuies previdencirias e FGTS).
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se, obviamente, os valores que no compem a base de clculo dessa remunerao. Assim, pode-se constituir tal proviso com base em 1/12 ao ms (completo) da remunerao mensal do empregado.

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3.2.2. Empresas optantes pelo balano anual
Ainda que a pessoa jurdica efetue o pagamento do Imposto de Renda Pessoa Jurdica e da Contribuio Social sobre o Lucro por estimativa (balano anual), nada obsta que contabilize a proviso para o pagamento do 13 salrio e encargos sociais mensalmente, o que, alis, afigura-se como o critrio mais apropriado, como j comentado, inclusive para o caso de suspenso/reduo da estimativa.

3.2.3. Exemplo
Exemplificaremos, a seguir, a constituio da proviso para o 13 salrio e encargos sociais em 28/02/2005, por uma empresa que constitua essa proviso mensalmente e que apresente os seguintes dados (meramente ilustrativos): Saldo (em 28/02/2005) da proviso para o 13 salrio e encargos sociais constitudos em 31/01/2005 Saldo da proviso constituda em 31/01/2005 - R$ 475,00 122,55 9,50 38,00 645,05

Contas Proviso para 13 salrio INSS sobre a proviso para o 13 salrio: -Contribuio previdenciria e terceiros -Seguro de Acidentes do Trabalho (2%) FGTS sobre a proviso para o 13 salrio Total

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Valores devidos a ttulo de 13 salrio at 28/02/2005 Maria Aparecida da Silva 01/02/2003 3.600,00 2/12 R$ 600,00 Jos Augusto de Souza 20/05/2003 2.100,00 2/12 R$ 350,00

Empregado

Cristiane de Total Almeida 05/02/2005 1.200,00 1/12 R$ 100,00 R$ 1.050,00

Data de admisso Salrio em 28/02 Proporcionalidade Valor Encargos previdencirios e terceiros (25,8%) R$ 154,80 Seguro de Acidentes do Trabalho (1%) R$ 12,00 FGTS (8%) R$ 48,00 Total dos Encargos R$ 214,80 Total geral da proviso R$ 814,80

R$ 90,30 R$ 7,00 R$ 28,00 R$ 125,30 R$ 475,30

R$ 25,80 R$ 2,00 R$ 8,00 R$ 35,80 R$ 135,80

R$ 270,90 R$ 21,00 R$ 84,00 R$ 375,90 R$ 1.425,90

Valores a serem provisionados em 28/02/2005 Valor devido at 28/02/2005 - R$ 1.050,00 Saldo da Valor a ser proviso provisionado constituda em em 28/02/2005 31/01/2005 - R$ - R$ 475,00 575,00

Contas

122,55 9,50 38,00 645,05

148,35 11,50 46,00 780,85

Obs.: Estamos partindo do procedimento mais usual, que a empresa

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o 13 salrio: - Contribuio previdenciria e terceiros 270,90 - Seguro de Acidentes do Trabalho 21,00 FGTS sobre a proviso para o 13 salrio 84,00 Total 1.425,90

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Proviso para 13 salrio INSS sobre a proviso para

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complemente, em 28/02/2005, o saldo das contas de proviso. tambm aceitvel e tecnicamente correta a reverso, em 28/02/2005, do saldo no utilizado da proviso constituda em 31/01/2005 (que representar uma receita de reverso de proviso), constituindo-se uma nova proviso.

3.3Contabilizao
Apuradas as despesas com o 13 salrio e os respectivos encargos sociais, exemplificaremos a contabilizao desses valores, complementando a proviso anterior constituda em 31/01/2005. Lanamento n 1 Complemento da proviso para 13 salrio: 28/02/2005 D Despesas Administrativas (13. Salrio) R$ 575,00 C Proviso para 13. Salrio R$ 575,00 Pela complementao do valor correspondente ao 13 salrio devido, at essa data, aos empregados do setor administrativo Lanamento n 2 Complemento dos encargos previdencirios (contribuio ao INSS, terceiros e Seguro de Acidentes do Trabalho): 28/02/2005 D Despesas Administrativas INSS R$ 159,85 C INSS sobre Proviso para 13. Salrio R$ 159,85 Pela complementao da proviso para a contribuio ao INSS, Terceiros e Seguro de Acidentes do Trabalho, incidentes sobre o 13 salrio devido, at essa data, aos empregados do setor administrativo Lanamento n 3 Complemento do FGTS: 28/02/2005

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D Despesas Administrativas FGTS R$ 46,00 C FGTS sobre Proviso para 13. Salrio R$ 46,00 Pela complementao da proviso para o FGTS incidente sobre o 13 salrio devido, at essa data, aos empregados do setor administrativo

4.Proviso para Frias

Mesmo que a empresa apure seus resultados trimestralmente (balanos / balancetes trimestrais), muito importante que faa apropriao mensal das despesas com frias e respectivos encargos sociais. Se a empresa for optante do lucro presumido, aceitvel o registro da referida proviso somente no final do ano-calendrio ou por ocasio do levantamento do balano. No entanto, qualquer que seja a forma de tributao da empresa, recomendvel a apropriao mensal, dando uma viso mais clara das despesas.

4.1. Determinao dos Valores e Limite da Proviso

O limite do saldo da proviso para frias, no encerramento do perodo de apurao (trimestral ou anual), deve ser determinado com base na remunerao mensal do empregado e no nmero de dias de frias a que este j tiver direito na data do balano, considerando-se a incluso do adicional constitucional de 1/3 e os encargos sociais por conta da empresa. preciso estabelecer o critrio de contagem de dias de frias com base no art. 130 da CLT (com a redao dada pelo art. 1 do Decreto-lei n 1.535/77).

4.1.1. Por perodos completos

Aps cada perodo de doze meses de vigncia do contrato de trabalho, o empregado ter direito a frias na seguinte proporo: a) at 5 faltas no perodo aquisitivo, 30 dias corridos;
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b) de 6 a 14 faltas, 24 dias corridos; c) de 15 a 23 faltas, 18 dias corridos; d) de 24 a 32 faltas, 12 dias corridos.

4.1.2. Por perodos incompletos

Os perodos inferiores a doze meses de servio, na data do balano, as frias sero calculadas com base na proporo de 1/12 (um doze avos) de 30 por ms de servio ou frao superior a 14 dias data do balano (ou sejam 2,5 dias por ms ou frao superior a 14 dias). Exemplo: Vamos considerar uma empresa comercial, optante pelo lucro presumido, que no tenha registrado a proviso mensalmente e que apresente, em 31/12/2005, os seguintes saldos representativos da proviso constituda em 31/12/2004 (ou seja, no ltimo balano) menos os valores baixados no prprio ano-calendrio de 2005: Saldo da proviso constituda em 31/12/2004 - R$ 1.000,00 258,00 20,00 80,00 1.358,00

Contas Proviso para Frias INSS sobre a Proviso: - Contribuio previdenciria e terceiros - Seguro de Acidente do Trabalho FGTS sobre a Proviso para o 13 Salrio Total

Obs.: Embora o exemplo aqui desenvolvido tome por base uma empresa que constitui a proviso apenas no encerramento do balano anual, os procedimentos a seguir demonstrados aplicam-se, igualmente, para efeito de constituio da proviso mensalmente, trimestralmente ou nas datas em que a empresa levante balano / balancete de suspenso / reduo do Imposto de Renda por estimativa.

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Constituio da proviso para frias e encargos sociais em 31/12/2005 Demonstrativo de frias e encargos sociais em 31/12/2005 Jos da Silva Joo dos Santos Jos dos Santos Fernando Norma Torres Assuno

Empregado

R$ 417,66

R$ 128,88 R$ 31,82

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R$ 93,33

R$ 28,80

R$ 7,11

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Salrio em R$ 3.600,00 R$ 2.100,00 31/12/00 - R$ Incio-Perodo 02/01/05 09/08/04 Aquisitivo Fim-Perodo 01/01/06 08/08/05 Aquisitivo Cdigo FN FN Dias 30,0 30,0 Frias R$ 3.600,00 R$ 2.100,00 Adicional Constitucional R$ 1.200,00 R$ 700,00 de 1/3 Total R$ R$ 4.800,00 R$ 2.800,00 Encargos previdencirios R$ 722,40 e terceiros R$ 1.238,40 (25,8%) Seguro de Acidente do Trabalho R$ 96,00 R$ 56,00 (2,0%) FGTS (8,0%) R$ 384,00 R$ 224,00 Total dos R$ 1.718,40 R$ 1.002,40 Encargos

R$ 2.100,00 R$ 360,00 R$ 200,00 09/08/05 08/08/06 FP 12,5 R$ 875,00 30/03/05 08/09/05 29/03/06 07/09/06 FP FP 22,5 10,0 R$ 270,00 R$ 66,67

R$ 291,67

R$ 90,00 R$ 22,22

R$ 1.166,67 R$ 360,00 R$ 88,89

R$ 301,00

R$ 92,88

R$ 22,93

R$ 23,33

R$ 7,20

R$ 1,78

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Valores a serem provisionados em 31/12/2005 Com base nos dados anteriores, teremos os seguintes valores a serem provisionados em 31/12/2005: Saldo no Utilizado Valor da proviso devido at constituda 31/12/2005 em R$ 31/12/2004 R$ 9.215,56 1.000,00 2.377,61 184,31 737,24 12.514,72 258,00 20,00 80,00 1.358,00

Contas

Valor a ser provisionado em 31/12/2005 R$

Proviso para Frias INSS sobre a Proviso: - Contribuio previdenciria e terceiros - Seguro de Acidente do Trabalho FGTS sobre a Proviso para o 13 Salrio Total

8.215,56 2.119,61 164,31 657,24 11.156,72

Obs.: Estamos considerando que, em 31/12/2005, a empresa apenas complemente o saldo das contas de proviso (o mais usual, em face da sua praticidade.) No entanto, poderamos ter adotado o critrio da reverso, em 31/12/2005, do saldo no utilizado da proviso constituda em 31/12/2004.

Aps apurar as importncias relativas s frias (inclusive adicional de 1/3) e aos encargos sociais incidentes, vamos exemplificar a contabilizao mediante complementao da proviso anterior, constituda em 31/12/2004. Lanamento n 1 Complemento da proviso para frias. 31/12/2005 D Despesas Administrativas Frias C Proviso para Frias
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R$ 8.215,56 R$ 8.215,56

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4.2. Contabilizao das frias e encargos em 31/12/2005

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Complementao do valor das frias e adicional constitucional de 1/3 devidos. Lanamento n 2 Complemento dos encargos previdencirios (contribuio ao INSS, Terceiros e Seguro de Acidente do Trabalho) incidente sobre as frias. 31/12/2005 D Despesas Administrativas INSS R$ 2.283,92 C INSS sobre Proviso de Frias R$ 2.283,92 Complementao da proviso para a contribuio ao INSS, Terceiros e Seguro de Acidentes do Trabalho, incidente sobre frias e adicional constitucional de 1/3 devidos. Lanamento n 3 Complemento do FGTS. 31/12/2005 D Despesas Administrativas FGTS C FGTS sobre Proviso para Frias Complementao da proviso para o FGTS incidente sobre as frias e adicional constitucional de 1/3 devidos.

R$ 657,24 R$ 657,24

4.2.1. Reverso da proviso em face de perda do direito s frias

Lanamento n 4 Reverso da proviso para frias. 12/01/2006 D Proviso para Frias C Recuperao de Despesas Administrativas Frias
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R$ 360,00 R$ 360,00

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Suponhamos que o empregado Fernando Torres, contratado em 30/03/2005, pea demisso em 12/01/2006. Nessa hiptese, por no haver completado 12 meses de servio, no lhes sero devidas as frias proporcionais, e o valor provisionado, bem como os encargos sociais correspondentes, devero ser revertidos, o que originar os seguintes lanamentos:

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Reverso do valor provisionado em 31/12/2005, relativamente s frias e ao adicional constitucional de 1/3 do empregado Fernando Torres, por pedido de demisso, antes de completados 12 meses de servio. Lanamento n 5 Reverso das contribuies previdencirias. 12/01/2006 D INSS sobre Proviso para Frias R$ 100,08 C Recuperao de Despesas Administrativas INSS R$ 100,08 Reverso da proviso para a contribuio ao INSS, Terceiros e Seguro de Acidentes do Trabalho, incidente sobre as frias e adicional constitucional de 1/3 do empregado Fernando Torres, por pedido de demisso, antes de completados 12 meses de servio. Lanamento n 6 Reverso do FGTS provisionado. 12/01/06 D FGTS sobre Proviso para Frias C Recuperao de Despesas Administrativas FGTS Reverso da proviso para o FGTS incidente sobre as frias e adicional constitucional de 1/3 do empregado Fernando Torres, por pedido de demisso, antes de completados 12 meses de servio.

R$ 28,80 R$ 28,80

No ano seguinte (no nosso exemplo, em 2006), as importncias pagas a ttulo de frias sero debitadas proviso, at o valor provisionado. O mesmo tratamento dever ser dado aos encargos sociais incidentes sobre as frias pagas, cujo nus cabe empresa. Esses valores sero registrados nas respectivas contas a pagar mediante dbito s contas de proviso.

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4.3. Contabilizao do pagamento das frias

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Sntese
Nesta aula, estudamos, com exemplos simples, a elaborao da folha de pagamento, clculo de encargos sociais, pagamento de salrios, recolhimento dos encargos sociais, proviso de frias e 13o salrio, acompanhados da contabilizao de todos os eventos. Na prxima aula, veremos exerccios resolvidos e a resolver sobre as operaes financeiras e operaes com pessoal. No perca!

Referncias
IUDCIBUS, Srgio de; MARION, Jos Carlos. Contabilidade Comercial. 4.ed. So Paulo: Atlas, 2000. JACINTHO, Roque. Contabilidade Comercial. 2. ed. So Paulo: tica, 1987. MARION, Jos Carlos. Contabilidade Empresaria. 10.ed. So Paulo: Atlas, 2003.

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