La Misin de AECOC

Contribuir a hacer ms eficientes las relaciones entre las empresas de Produccin y Distribucin, aportando mayor valor al Consumidor a travs de la identificacin de oportunidades de mejora a lo largo de toda la cadena

Cundo cambiar el cdigo EAN?

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ndice
Cundo cambiar el cdigo EAN?

Introduccin Objetivos del documento Principios bsicos para la asignacin de cdigos Definicin de GTIN 1. Envase 1.1 1.2

Introduccin

Se estima que cada da 10.000 millones de productos se escanean en los puntos de venta. El uso del cdigo de barras como elemento identificativo de los artculos aporta mltiples ventajas al consumidor a la hora de realizar la compra de cualquier producto; al comerciante en el control de stocks, trazabilidad de artculos, localizacin en almacn, etc.; y al fabricante al poder comunicarse con sus clientes a travs de un lenguaje comn, el cdigo EAN. Para que el sistema funcione correctamente es necesario que el cdigo asignado a un producto sea nico a nivel mundial. ste es el denominado principio de no-ambigedad, que establece que cada variante de artculo debe tener un cdigo nico que lo identifique, siempre que la variacin sea evidente y significativa para cualquier interlocutor de la cadena de suministro.

Pequeas modificaciones en el diseo del envase Cambios en las dimensiones a) Cambios menores a un 20% b) Cambios mayores a un 20% Cambios en el idioma a) Un producto en idiomas distintos b) Adicin de un idioma Dispositivos antirrobo

1.3

1.4

Objetivos de este documento

2
2

2. Marca 2.1 2.2 2.3

Cambios en la esttica de la marca Cambio de nombre de marca Descripcin de artculo

Este documento tiene como finalidad aclarar dudas respecto a qu hacer cuando las caractersticas de un artculo comercial han variado, es decir, cundo hay que cambiar el cdigo o cundo mantenerlo. Esta gua explica de manera prctica los casos ms comunes y qu hacer en cada uno de ellos: por ejemplo, aspectos que tengan que ver con los envases, marcas, productos, promociones,etc. Para ello, se ha definido un juego de colores que nos indica si el cdigo ha de cambiar o no:

3
El cdigo del artculo debe cambiar. El cdigo debe permanecer igual Se recomienda al lector la lectura de las notas y explicaciones recogidas en cada ejemplo, que complementan a las ilustraciones grficas.

3. Producto 3.1 Cambios en la informacin del producto a) Cambios en la informacin del producto no declarados al consumidor b) Cambios en la informacin del producto declarados al consumidor 3.2 Cambios en el contenido a) Cambios en el peso neto declarado b) Cambios en el formato de las unidades contenidas

4. Promociones 4.1 Cambios en el contenido del producto 4.2 Cambios en el precio a) Artculos con cupn descuento b) Promociones en las que se fija el precio c) Reducciones de precio destacadas en el envase Artculos de regalo a) Regalo de un artculo con la compra de otro (2x1) b) Regalo de un artculo bandeado al que se compra c) Regalo de un artculo de pequeas dimensiones dentro del que se compra

Principios bsicos para la asignacin de cdigos

Los principios bsicos a tener en cuenta antes de leer la siguiente gua son tres: 1) El cdigo de un artculo comercial lo asigna el propietario de la marca con la que se comercializa. No tiene que ser obligatoriamente el fabricante o el distribuidor. 2) Unidades de consumo: Los productos cuyo destino sea el punto de venta al detalle siempre debern estar codificados y simbolizados mediante un EAN.UCC 13. 3) Agrupaciones que no pasan por el punto de venta: las agrupaciones de producto que no se destinan al punto de venta podrn identificarse mediante un cdigo EAN.UCC 13 distinto al de la unidad contenida o bien mediante un cdigo EAN.UCC 14, creado a partir del EAN.UCC 13 de las unidades contenidas (se recomienda lectura de la Gua de Iniciacin a la Codificacin, editada por AECOC).

4.3

5. Fabricante 5.1 Localizacin del fabricante 5.2 Anexo 1 2 Cambio de cdigo EAN en Frutas y Hortalizas Cambio de cdigo EAN en Pescados y Mariscos Diferentes fabricantes del mismo producto

Definicin de GTIN

El trmino GTIN responde a las siglas Global Trade Item Number o Nmero Mundial de Identificacin de Artculo Comercial. Un GTIN es el cdigo que identifica a un artculo de manera nica y universal, por lo tanto, cuando a un artculo se le asigna como cdigo un EAN.UCC 13 / EAN.UCC 8, etc., ste es su GTIN.

Si considera que su caso no est reflejado en el documento o tiene alguna duda pngase en contacto con el departamento de Identificacin Automtica de AECOC llamando al 93 252 39 00.

Cundo cambiar el cdigo EAN?

1. Envase
Cundo cambiar el cdigo EAN?

1.1 Pequeas modificaciones en el diseo del envase

1.2 Cambios en las dimensiones del envase

a) Cambios en las dimensiones menores a un 20%.

Unidad de consumo Cuando se realizan cambios puramente estticos, que no afectan al nombre de la marca, descripcin de producto, ni a ninguna dimensin logstica, se mantendr el mismo GTIN.

Unidad de consumo En el caso de que se realicen modificaciones de alguna de las dimensiones del envase (volumen, altura, anchura, etc.) menores al 20% y que no conlleven ninguna modificacin en el contenido del artculo se mantendr el mismo GTIN.

Mismo

Mismo

GTIN

GTIN

Nota: En el caso de que se quiera controlar la repercusin del cambio en las ventas de una manera eficiente, se recomienda cambiar el cdigo. Agrupacin Agrupacin

Mismo

Mismo

GTIN

GTIN

Nota: En caso de que los dos diseos convivan en el mercado y si se quiere tener diferenciados los artculos con el diseo antiguo de los nuevos, se recomienda cambiar el cdigo de la agrupacin. De esta forma se podr saber qu diseo se enva a cada cliente.

Nota: En ambos casos (unidad de consumo y agrupacin) la cifra del 20% es orientativa. Por lo tanto, se recomienda cambiar el cdigo en caso de que la modificacin, an siendo inferior a un 20%, suponga algn cambio logstico como un cambio de ubicacin en el almacn o el nmero de unidades contenidas por caja.
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1. Envase
Cundo cambiar el cdigo EAN?

1.3 Cambios de idioma

b) Cambios en las dimensiones mayores a un 20% a) Un producto en idiomas distintos

Unidad de consumo Cuando se realizan cambios en las dimensiones del envase (volumen, altura, anchura, etc.), aunque no se produzca ninguna modificacin en el contenido, se ha de cambiar el cdigo.

Unidad de consumo En el caso de que un mismo producto se distribuya con idiomas diferentes se cambiar el GTIN.

Nuevo

GTIN

Nuevo

GTIN
Nota: Al ser obligatorio cambiar el cdigo de la agrupacin (ver figura abajo), se podria utilizar el mismo cdigo a nivel de unidad de consumo. De esta forma, si se acaba el producto en un mercado donde se comercializa con un idioma se puede llevar el stock de otro mercado con otro idioma, sin producir una multiplicacin de cdigos en el punto de venta. Nota: Un cambio de las dimensiones de estas caractersticas produce variaciones en el tratamiento logstico del artculo, como la ubicacin en el lineal, por lo tanto, se considera un artculo diferente y se cambiar el cdigo. Agrupacin Ejemplo: un producto se vende en Francia y en Espaa con sus respectivos idiomas en la etiqueta. Si se quedan sin mercanca en Francia, utilizando el mismo cdigo en la unidad de consumo, se podran llevar los productos etiquetados en espaol sin producir una multiplicacin de cdigos en el punto de venta. Agrupacin

Nuevo

Nuevo

GTIN

SPIN

GTIN
ACH

ESP

INAC

Explicacin: Al modificar el cdigo de la unidad de consumo contenida, ha de cambiarse el cdigo de la agrupacin.

Explicacin: Se cambiar el cdigo de la caja para diferenciar a qu mercado internacional se enva cada artculo en el idioma correspondiente.

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1. Envase
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1.4 Dispositivos antirrobo

b) Adicin de un idioma

Unidad de consumo Cuando en el envase de un producto con varios idiomas se agrega otro adicional y se comercializa en varios mercados a la vez, se mantendr el mismo GTIN.

Unidad de consumo Cuando a un artculo se le aade un dispositivo antirobo en el envase, se mantendr el mismo GTIN.

Mismo

Mismo

GTIN

GTIN

Explicacin: En este caso el hecho de incluir dispositivo antirrobo no se considera un cambio relevante en el artculo, por lo tanto, no se debe cambiar el cdigo ya que esto supondra una introduccin de cdigos en el punto de venta para el mismo artculo.

Agrupacin

Agrupacin

Mismo

Nuevo

GTIN

GTIN

Lec h Milk e

Lec h Milk e Leit e

SEC U C H I RE P

SEC U C H I RE P

Explicacin: Se cambiar el cdigo de la agrupacin para tener diferenciados los artculos con dispositivo de los que no tienen. Teniendo en cuenta que no todos los establecimientos tienen equipamientos para utilizar estos dispositivos, es conveniente tener bien diferenciado el stock del producto con dispositivo del que no lo lleva.
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2. Marca
Cundo cambiar el cdigo EAN?

2. Marca
2.2 Cambio de nombre de marca

2.1 Cambios en la esttica de la marca

Unidad de consumo Cuando se realizan cambios en el color, la fuente de la letra, tamao del logotipo, etc. y que no suponen un cambio en el nombre de la marca ni del artculo ni en la forma del envase, se mantendr el mismo GTIN.

Unidad de consumo Cuando los cambios se realizan en el nombre del producto o en el de la marca produciendo una modificacin en la percepcin del consumidor sobre el artculo se deber cambiar el GTIN.

10

Mismo

Nuevo

GTIN

GTIN

11

Nota: En el caso de que se quiera controlar la repercusin del cambio en las ventas de una manera eficiente, se recomienda cambiar el cdigo. Agrupacin Agrupacin

Mismo

Nuevo

GTIN
CER BLA VEZA CKS

GTIN
CER BLA VEZA SS

Nota: En la agrupacin tambin se mantendr su mismo GTIN. No obstante, en caso de que los dos diseos convivan en el mercado, y si se quiere tener diferenciados los artculos con el diseo antiguo de los nuevos, se recomienda cambiar el cdigo de la agrupacin. De esta forma se podr saber qu diseo estamos enviando a cada cliente.

Explicacin: Al modificar el cdigo de la unidad de consumo contenida, se debe cambiar mtambin el cdigo de la agrupacin.

Cundo cambiar el cdigo EAN?

Cundo cambiar el cdigo EAN?

2. Marca
2.3 Descripcin de artculo

3. Producto
3.1 Cambios en la informacin
a) Cambios en la informacin del producto no declarados al consumidor

Unidad de consumo En el caso de que se realicen cambios en el nombre del producto o en la descripcin del artculo y que modifican el mensaje que se ofrece al consumidor se cambiar el GTIN.

Unidad de consumo Cuando se realicen cambios menores en la informacin de la etiqueta y que no implican ninguna modificacin en el mensaje que se le da al consumidor, ni en las caractersticas del producto como sabor, viscosidad, etc. se conservar el mismo GTIN

12

Mismo Nuevo

GTIN

13

GTIN

Agrupacin

Agrupacin

Nuevo

Mismo

GTIN
CER CHOEAL DE COL ATE

GTIN

CHOCO

CEREA

Explicacin: Al modificar el cdigo de la unidad de consumo contenida se debe cambiar el cdigo de la agrupacin.

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3. Producto
Cundo cambiar el cdigo EAN?

3.2 Cambios en el contenido

b) Cambios en la informacin del producto declarados al consumidor a) Cambios en el peso neto declarado

Unidad de consumo Cuando se realice una modificacin en el mensaje que se le da al consumidor sobre el artculo, debe cambiarse el cdigo.

Unidad de consumo Cuando se realiza un cambio en el peso neto declarado al consumidor, se cambiar el mismo GTIN.

14

Nuevo Nuevo

GTIN

15

GTIN

Agrupacin

Agrupacin

Nuevo

Nuevo

GTIN
HAR INA HAR AHO I N A S A L RA CON VAD O

GTIN

380

grs

350

grs

Explicacin: Al modificar el cdigo de la unidad de consumo contenida ha de cambiarse el cdigo de la agrupacin.

Explicacin: Al modificar el cdigo de la unidad de consumo contenida ha de cambiarse el cdigo de la agrupacin.

Cundo cambiar el cdigo EAN?

3. Producto
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4. Promociones
4.1 Cambios en el contenido del producto

b) Cambios en el formato de las unidades contenidas

Unidad de consumo Cuando se realiza un cambio en el modo en que las unidades estn agrupadas en un producto, aunque no se modifique el nmero total de unidades contenidas, se debe cambiar el cdigo.

Unidad de consumo Cuando se da el caso de que a un artculo se la ha aadido una bonificacin por motivos promocionales en el contenido, se cambiar el GTIN.

Nuevo

GTIN

16

Nuevo

GTIN

17

Agrupacin

Agrupacin

Nuevo

Nuevo

GTIN
3 Ta b 10 c l e t a s d e omp rimid os 5 Ta b 6 co l e t a s d e mpri mido s
LAT A CER VEZ A

GTIN
LAT A CER PRO V E Z A MOC IN

Explicacin: Al cambiar el cdigo de la unidad de consumo contenida se tiene que cambiar el cdigo de la agrupacin.

Explicacin: Al modificar el cdigo de la unidad de consumo contenida hay que cambiar tambin el cdigo de la agrupacin.
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4. Promociones
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4.2. Cambios en el precio

a) Artculos con cupn descuento o prueba de compra. b) Promociones en las que se fija el precio

Unidad de consumo Cuando un artculo contiene un cupn descuento o una prueba de compra dentro o en el envase, se mantendr el mismo GTIN.

Unidad de consumo Un artculo en el que normalmente el precio no figura en el envase se promociona ponindole el precio en el envase. En este caso se cambiar el cdigo que lo identifica.

CUPN
DESCUENTO

18

Mismo

Nuevo
Vlido hasta el 20/12/07

GTIN

GTIN

19

Agrupacin Caso 1: Con cupn sin fecha de vencimiento Caso 2: Con cupn con fecha de vencimiento

Explicacin: Si no se cambia el cdigo del artculo en promocin al escanearse en el punto de venta, el consumidor pagar el importe correspondiente al artculo sin estar en promocin. Agrupacin

Mismo

Nuevo

GTIN

GTIN

Vlid

o ha

sta e

l 20/

Nuevo
12/0 7

GTIN

Explicacin caso 1: Si el cupn no tiene fecha de vencimiento no es necesario tener localizados los stocks con cupn para retirarlos del lineal un da en concreto, por lo tanto no es obligatorio cambiar el cdigo. Caso 1 Nota: En caso de que la promocin se realice en un determinado nmero de establecimientos, mientras que en otros no, se recomienda cambiar el cdigo de la agrupacin para poder distinguir qu variante (con o sin cupn) estamos enviando a cada cliente.

Explicacin caso 2: Al tener fecha de vencimiento el cupn, se cambia el cdigo para tener diferenciados el stock con cupn de los que no, con el fin de retirarlos del mercado en la fecha de vencimiento.

1,25

Explicacin: Al modificar el cdigo de la unidad de consumo contenida se tiene que cambiar el cdigo de la agrupacin.
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4. Promociones
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4.3. Artculos de regalo

c) Reducciones de precio destacados en el envase a) Regalo de un 2 x 1 con la compra de otro

Unidad de consumo Cuando en las promociones se comunica la reduccin de precio explcitamente en el envase, se cambiar el GTIN.

Unidad de consumo En el caso de que el artculo que se regala no est retractilado al original y puede ser el mismo producto o uno diferente, cada uno de ellos mantendr su mismo GTIN.

20

Nuevo

Mismo

GTIN

GTIN

21

Explicacin: Si no se cambia el cdigo del artculo en promocin cuando se escanee en el punto de venta, el consumidor pagar el importe correspondiente al artculo sin dicha promocin. Agrupacin Lavavajillas sin promocin Lavavajillas con promocin Agrupacin

Nuevo

Mismo

GTIN

GTIN

+ econ 1 mico
Explicacin: Al modificar el cdigo de la unidad de consumo contenida, ha de cambiarse tambin el cdigo de la agrupacin.

CE R LQ A UID A

CE R LQ A UID A

Lleve 2 pague 1

Cundo cambiar el cdigo EAN?

4. Promociones
Cundo cambiar el cdigo EAN?

b) Regalo de un artculo retractilado al que se compra

c) Regalo de un artculo de pequeas dimensiones dentro del que se compra

Unidad de consumo El artculo de regalo va retractilado al original y puede ser el mismo producto u otro diferente. En funcin de las modificaciones sufridas en las dimensiones del artculo se modificar el cdigo o no.

Unidad de consumo Se mantendr el mismo cdigo siempre y cuando no se modifiquen las dimensiones del envase en ms de un 20%.

Modificaciones menores a un 20%

Modificaciones mayores a un 20%

Mismo

Nuevo

22

GTIN

GTIN
Mismo

23
GTIN

Agrupacin

Nota: En el caso de que se quiera controlar la repercusin del cambio en las ventas de una manera eficiente, se recomienda cambiar el cdigo.

Modificaciones menores a un 20%

Modificaciones mayores a un 20%

Agrupacin

Mismo

Nuevo

GTIN

GTIN
CER

Mismo

GTIN
La cifra del 20% en la modificacin de alguna de sus dimensiones es orientativa. Por lo tanto, se recomienda cambiar el cdigo en caso de que dicha modificacin, an siendo inferior a un 20%, suponga algn cambio logstico como un cambio de ubicacin en el almacn o en el lineal o la cantidad de unidades contenidas por caja. Nota: En caso de que la promocin se realice slo en un determinado nmero de establecimientos, se recomienda cambiar el cdigo de la agrupacin para poder distinguir cul es el producto en promocin y cul el que no y cul estamos enviando a cada cliente.

EALE

CER S

EALE

Al modificar el cdigo de la unidad de consumo contenida, ha de cambiarse tambin el cdigo de la agrupacin.

G 1 re g ar la RE p c a el
ole

AL

Nota: En caso de que la promocin se realice slo en un determinado nmero de establecimientos, se recomienda cambiar el cdigo de la agrupacin para poder distinguir qu variante (producto en promocin o no) estamos enviando a cada cliente.
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5. Fabricante
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5.1 Localizacin del fabricante

5.2 Diferentes fabricantes del mismo producto

Unidad de consumo En el caso de que un mismo artculo se produzca en diferentes lugares, se mantendr el mismo GTIN.

Unidad de consumo En el caso de un mismo artculo comercial, en el que parte del stock es fabricado por un proveedor y parte por otro, se recomienda mantener el mismo GTIN ya que para el consumidor es el mismo artculo. Proveedor A Proveedor B

24

Mismo

Mismo

GTIN

GTIN

25

Agrupacin

Agrupacin

Mismo

GTIN
AGU P ro A d en Gucida e ro na AGU P ro A d en J ucida aen CHA QUE
Mismo

TA

CHA

GTIN

QUE

TA

Explicacin: Para el consumidor es el mismo artculo, por lo tanto, se recomienda mantener el cdigo.
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Anexo
Cundo cambiar el cdigo EAN?

Anexo
2. Cambio de cdigo EAN en pescados y mariscos
A la hora de codificar pescados y mariscos hay que tener en cuenta una serie de atributos para asignar el cdigo. Estos productos llevarn el mismo cdigo EAN siempre que pertenezcan a la misma especie, zona, arte de pesca y presentacin, y con el mismo calibre y mtodo de produccin. Por lo tanto, el cdigo EAN debe cambiar SIEMPRE que cambie alguno de los siguientes atributos. a) Especie Nuevo Nuevo

1. Cambio de cdigo EAN en frutas y hortalizas

A la hora de codificar frutas y hortalizas hay que tener en cuenta una serie de atributos para asignar el cdigo. Estos productos llevarn el mismo cdigo EAN siempre que pertenezcan a la misma especie, variedad, calibre, categora y formato. Por lo tanto, el cdigo EAN debe cambiar SIEMPRE que cambie alguno de los siguientes atributos.

a) Especie

GTIN
b) Mtodo de produccin

GTIN

26

b) Variedad

Nuevo

GTIN
Nuevo

27

GTIN

c) Zona de captura

c) Calibre

Nuevo

GTIN
Nuevo d) Calibre Nuevo

GTIN

d) Categora e) Arte de pesca Nuevo

GTIN

GTIN

Nuevo

GTIN
e) Formato f) Modo de presentacin

Nuevo

GTIN

Nuevo

GTIN

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