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MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE INMOBILIARIA MILENIA S.A.

(Aprobado en Sesin de Directorio del 08.08.2007)

INDICE

PRESENTACION Base Legal .. ESTRUCTURA ORGANICA . I. II. III. ALTA DIRECCION Gerencia General .. ORGANO DE APOYO Subgerencia de Administracin y Finanzas .. ORGANO FUNCIONAL Subgerencia de Operaciones ..

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PRESENTACION

Inmobiliaria Milenia S.A., con el propsito de presentar las funciones generales establecidas en su Reglamento de Organizacin y Funciones, ha elaborado el Manual de Organizacin y Funciones. En este Manual se ha tomado en cuenta la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como los requerimientos de los cargos considerados en el Cuadro Analtico de Personal. En el Manual de Organizacin y Funciones, que es un instrumento normativo de la gestin administrativa, se precisan en total concordancia con la estructura orgnica y funciones, la descripcin de los cargos que la integran, las lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin. Mediante este Manual de Organizacin y Funciones cada funcionario y trabajador de Inmobiliaria Milenia S.A., deber conocer sus funciones y su ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, con el fin de participar, de manera integral, en el logro de los principales objetivos de la Empresa. Base Legal Estatutos de INMISA, determina facultades del Directorio y de la Gerencia General Ley N 26887, Ley General de Sociedades D.S. N 074-95-PCM, Decreto que deroga la Ley N 26507, estableciendo que la aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones, el Manual de Organizacin y Funciones y el Cuadro de Asignacin de Personal, ser de responsabilidad exclusiva de cada entidad del sector Pblico. Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, aprueba las Normas de Control Interno y dispone que la Direccin deba establecer un ambiente de control interno mediante una adecuada estructura organizacional, administracin de recursos humanos, competencia profesional y asignacin de autoridad y responsabilidad.

Acuerdo de Directorio N 002-2004/008-FONAFE y normas modificatorias, Directiva aplicable a los Directores de las Empresas en las que FONAFE participa como accionista, en la cual se establece el procedimiento de designacin, renuncia y revocacin de Directores as como los derechos, obligaciones, prohibiciones y responsabilidades de los Directores. Cdigo de Buen Gobierno Corporativo de Inmobiliaria Milenia S.A. aprobado en Sesin de Directorio de fecha 06.07.2006, en el cual se hace referencia a la delimitacin de funciones y responsabilidades del Directorio y de la Gerencia General. Cdigo Marco de Control Interno de las Empresas del Estado aprobado en Acuerdo de Directorio N 001-2006/028-FONAFE de fecha 11.11.2006, en el cual se hace referencia a las Normas de Control Interno y dispone que la Direccin debe establecer un ambiente de control interno, en concordancia con la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG. COMISION NACIONAL SUPERVISORA DE EMPRESAS Y VALORES CONASEV, organismo supervisor

ESTRUCTURA ORGANICA

De acuerdo al Reglamento de Organizacin y Funciones Inmobiliaria Milenia S.A., cuenta con la siguiente Estructura Orgnica: ALTA DIRECCION Directorio Gerencia General

ORGANO DE APOYO Subgerencia de Administracin y Finanzas

ORGANO FUNCIONAL Subgerencia de Operaciones

I.- ALTA DIRECCION


GERENCIA GENERAL
1. OBJETIVO La Gerencia General es la unidad orgnica dependiente del Directorio, responsable de la administracin y gestin de la Empresa, de desarrollar las actividades que logren de manera eficiente, los objetivos y metas Institucionales. Para el desarrollo de sus actividades cuenta con el asesoramiento legal externo correspondiente. 2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS Para el desarrollo de sus actividades, la Gerencia General requiere: Gerente General Secretaria Gerente General: 2.1 Objetivo El Gerente General tiene responsabilidad directa en la direccin, coordinacin, control y evaluacin del funcionamiento y actividades de la Empresa, en concordancia con las polticas, planes y estrategias aprobadas; garantiza que los procedimientos y polticas se lleven a cabo dentro del marco de la ley, y que se obtengan los objetivos propuestos, sobre la base de una organizacin y administracin eficientes; y asesora al Directorio en la buena marcha de la Empresa. Asimismo, ejerce la representacin legal de la Empresa. Desarrolla las siguientes funciones: 2.2 Funciones Generales a) Formular y presentar al Directorio para su aprobacin el plan anual de la Empresa que incluye las estrategias de planeamiento, objetivos, polticas, metas, programas y presupuestos referidos a las actividades institucionales. Asesorar al Directorio en cuestiones tcnicas proporcionndole la informacin necesaria. Dirigir las medidas correctivas que fueran necesarias para el logro de los objetivos, planes, programas, metas y presupuestos establecidos. Asegurar que el desarrollo de programas y planes que dirijan las actividades y el uso de los recursos, se lleven a cabo conforme la estrategia, polticas, procedimientos y normas establecidas. 6

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Hacer cumplir de manera eficiente los acuerdos y resoluciones que adopte la Junta General de Accionistas y el Directorio. Dirigir las actividades que permitan adoptar nuevos enfoques para INMISA. Evaluar los criterios y procedimientos de selectividad en la calidad de clientes, a fin de garantizar una mejor rentabilidad lucrativa dentro de los planes diseados. Plantear al Directorio el nombramiento, promocin y traslado de los funcionarios, as como sus remuneraciones. Ejercer como secretario de las Juntas Generales de Accionistas y del Directorio. Llevar a la aprobacin del Directorio asuntos que conlleven salir de los lmites de su autoridad, de acuerdo con lo dispuesto en los Estatutos. Inspeccionar directamente o por medio de los funcionarios responsables el sistema de contabilidad adecuado y el buen desarrollo financiero de conformidad con el presupuesto anual de la Empresa, informando mensualmente al Directorio. Aprobar los Estados Financieros, Estados de Resultados e informacin complementaria, con la percepcin respecto de los objetivos de la Empresa, antes que sean sometidos a consideracin del Directorio. Disponer la colocacin de los excedentes financieros, as como la realizacin de las inversiones de conformidad con los acuerdos tomados por el Comit de Inversiones de la Empresa y en concordancia con el Decreto Supremo No.040-2001-EF y la Resolucin Ministerial No.087-2001EF-10. Plantear al Directorio propuestas de cambio en cuanto a la Estructura Orgnica determinada en el ROF y en el MOF de la Empresa. Proponer al Directorio planteamientos necesarios para que se cumplan los objetivos esperados y proyectados en el plan anual de la Empresa, enmarcados de conformidad con las normas establecidas. Planificar, supervisar el desarrollo de proyectos estratgicos modernos que faciliten la mejora de la Empresa. Revisar y evaluar peridicamente las operaciones que se llevan a cabo en la Empresa. Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y personas, con las facultades generales del mandato y especiales de los artculos noveno y dcimo del cdigo de procedimientos civiles. Transigir las cuestiones litigiosas hasta por el monto autorizado, dando cuenta al Directorio. Orientar las acciones que permitan atender las recomendaciones de auditora interna y externa.

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Supervisar la poltica laboral y las normas generales para su correcta aplicacin. Proponer al Directorio la conformacin de los Comits Especiales que sean necesarios para las contrataciones y adquisiciones que requiera INMISA. Aprobar la adquisicin y contratacin de los bienes y servicios necesarios para la ejecucin de las actividades y operaciones de INMISA. Asimismo, el Gerente General es responsable por la evaluacin y aprobacin de los Expedientes de Contratacin y de aprobar los plazos y procedimientos de las contrataciones y adquisiciones que le presente la Subgerencia de Administracin y Finanzas de todos los procesos de seleccin as como aprobar bases cuyo valor referencial sea menor a 4 UIT. La Gerencia General es la mxima autoridad administrativa y es el rgano competente facultado para suscribir, prorrogar y resolver los contratos originales y/o complementarios con el postor ganador del proceso de seleccin en concordancia con la normatividad vigente, poner en conocimiento del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE actos que puedan constituir infraccin administrativa y remitir el expediente de contratacin de un proceso de seleccin a solicitud del Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado por interposicin de recurso de apelacin. Cumplir las dems funciones tcnicas que el Directorio le asigne.

Funciones Especficas a) b) Establecer con los Funcionarios bajo su responsabilidad las actividades que aseguren una tarea ordenada y de coordinacin constante. Ejercer atribuciones, cuando lo estime conveniente, que le corresponden especficamente a otros funcionarios bajo su responsabilidad, en forma particular o simultneamente con ellos. Supervisar y evaluar peridicamente al personal directamente a su cargo. Disponer proyectos de capacitacin para el personal, orientados a su desarrollo tcnico. Firmar la correspondencia de acuerdo con la magnitud del tema y la jerarqua de su cargo. Firmar cheques en forma mancomunada con los funcionarios autorizados. Autorizar el pago de horas extras y/o trabajos extraordinarios.

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Aprobar el rol de vacaciones anuales del personal a su cargo y las modificaciones necesarias. Aprobar la contratacin de servicios de terceros, cuando sea necesario, para la ejecucin de las actividades y operaciones de INMISA. Informar permanentemente al Directorio de las actividades que por su ndole o importancia requieren de su conocimiento. Sugerir y admitir la compra de activos fijos para la Gerencia General. Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y personas, dentro de las facultades conferidas por sta. Comunicar a la CONASEV y cuando corresponda a la Bolsa de Valores de Lima, los hechos de importancia, as como la informacin calificada de reservada y otras comunicaciones. Cumplir las dems funciones administrativas que le asigne el Directorio.

Relaciones de Responsabilidad y de Autoridad Es directamente responsable ante el Directorio. Para el cumplimiento de sus responsabilidades, el Gerente General es apoyado por los rganos de Apoyo y Funcional de INMISA, as como asesores legales externos.

2.5

Relacin de Coordinacin Funcional Dentro de las relaciones de coordinacin internas y sin perjuicio de la directa dependencia, determinada en la estructura orgnica, mantiene contina concordancia y respuesta de funcin con los diferentes rganos de la Empresa. Respecto a coordinacin con el exterior, mantiene relacin con los diferentes rganos como: FONAFE, Ministerio de Economa y Finanzas, Contralora General de la Repblica, Contadura Pblica de la Nacin, Comisin Nacional Supervisora de Empresas y Valores, Bolsa de Valores de Lima; y otros Organismos pblicos y privados.

Secretaria: 2.1 Objetivo Realiza labores especficas de apoyo al Directorio y a la Gerencia General, y en general a todas las Subgerencias de la Empresa; as como, otras tareas asignadas por la Gerencia General.

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Funciones Generales a) b) c) d) e) f) Apoyar en las labores de su cargo a la Alta Direccin de la Empresa. Atender a los miembros del Directorio en el transcurso de sus sesiones. Archivar, registrar y controlar las Actas del Directorio, y otros documentos importantes. Recepcionar, registrar y distribuir toda la documentacin que ingresa a la Empresa (Cartas, Informes, Facturas, Recibos, etc.). Tramitar y procesar los expedientes que fluyen de la Gerencia General; controlar y distribuir el despacho de la correspondencia a travs del Servicio Local. Atender la central telefnica, efectuar y atender las comunicaciones e informar a nivel interno y al pblico sobre las gestiones que se vienen realizando en el rea de su competencia. Centralizar los requerimientos de suministros diversos: tiles de oficina, aseo y limpieza y suministros para equipos de oficina y velar por mantener un stock adecuado. Gestiona la compra, control y distribucin de los mismos. Controlar y supervisar los servicios de limpieza en la sede de la Empresa. Controlar el Registro de Asistencia. Controlar y archivar las Normas Legales. Tramitar las publicaciones de los avisos en los Diarios. Archivar, controlar y registrar las plizas de seguros por los bienes de la Empresa. Tramitar el pago de las facturas y recibos por honorarios. Registrar y controlar el Fondo de Caja Chica de conformidad con las normas y procedimientos establecidos. Apoyar en las labores de su cargo a todas las Subgerencias de la Empresa. Y cualquier otra labor que le asigne o encomiende la Gerencia General.

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Relaciones de Responsabilidad y Coordinacin Funcional Depende y reporta directamente al Presidente del Directorio y al Gerente General. Coordina con los otros rganos lo relacionado a sus funciones y labor de apoyo.

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II.- ORGANO DE APOYO


Subgerencia de Administracin y Finanzas
1. OBJETIVO Es el rgano encargado de administrar los recursos administrativos y financieros de la Empresa; est a cargo de la Subgerencia de Administrativa y Financiera, la cual ejerce direccin funcional sobre la aplicacin de los procesos conexos a los sistemas administrativos financieros en todas las Subgerencias de la Empresa. Coordina actividades con el FONAFE. 2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS Para el desarrollo de sus actividades, la Subgerencia de Administracin y Finanzas requiere: Subgerente de Administracin y Finanzas Asistente de Administracin y Finanzas Asistente Tcnico SUBGERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 2.1 Objetivo El Subgerente de Administracin y Finanzas es el encargado de planificar, establecer, normar, conducir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la aplicacin de los procesos tcnicos de los sistemas administrativos financieros de la Empresa; as como, del personal, contabilidad y tesorera. De igual forma es la encargada de la correcta ejecucin y registro de las operaciones tcnicas, administrativas, contables, econmicas y financieras. Asimismo, es la encargada de preparar informacin econmica financiera requerida por instituciones como: FONAFE, CONASEV, BVL, CAVALI ICLV, Contadura Pblica de la Nacin y otros organismos reguladores. 2.2 Funciones Generales a) b) Proponer las estrategias, planes y metas relacionados con los recursos humanos y financieros, presentndolos ante la Gerencia General. Elaborar el presupuesto anual a ser presentado por la Gerencia General al Directorio, disponer las acciones y planeamientos necesarios para su correcta ejecucin;

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deber establecer los mecanismos de control y evaluacin del mismo. c) Supervisar la emisin de los Estados Financieros mensuales los mismos que deben contener informacin, confiable, veraz y oportuna; en concordancia con las Normas Tributarias y Contables vigentes; presentarlos a la Alta Direccin para su aprobacin y velar por que se remitan a los organismos que los requieren oportunamente. Dirigir, coordinar y controlar las transacciones administrativas y financieras de la Empresa, velando por la correcta aplicacin de los gastos e inversiones de conformidad con el presupuesto. Controlar continuamente el manejo de las Cuentas Bancarias de la Empresa con las entidades del Sistema Financiero Nacional, proponiendo a la Gerencia General los cambios necesarios que contribuyan al logro de los objetivos establecidos en el presupuesto anual. Formular y proponer a la Gerencia General los lineamientos de poltica para el adecuado funcionamiento de los Sistemas Administrativo y Contable. Evaluar peridicamente que las actividades relacionadas con la Administracin de los recursos humanos y financieros de la Empresa, se efecten de acuerdo con los objetivos, planes, estrategias y presupuestos establecidos aprobados por la Alta Direccin, informando sobre su cumplimiento a la Gerencia General. Preparacin oportuna de cuadros e informes sobre gestin administrativa, econmica y financiera para el Directorio y a los organismos reguladores competentes: CONASEV, FONAFE, Bolsa de Valores, Contadura y MEF. Supervisar la emisin de los registros oficiales y principales de la Empresa, as como los registros auxiliares de los que se valga la organizacin para exponer su situacin econmica financiera y los medios de control de los mismos. Cautelar el patrimonio de la Empresa, disponiendo y supervisando peridicamente la ejecucin de los inventarios fsicos. Dirigir las acciones necesarias para controlar las actividades de seguridad del personal, equipos e instalaciones de la Empresa. Adquirir y contratar, en las mejores condiciones para la Empresa, los bienes y servicios que sean necesarios para la buena marcha de INMISA. Formular y proponer el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Empresa, sobre la base de los requerimientos de la Gerencia General, Subgerencia de Administracin y Finanzas y Subgerencia de Operaciones; as como otorgar la conformidad a los bienes y/o servicios requeridos por su Subgerencia. Asimismo, deber definir conjuntamente con el rea usuaria las

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caractersticas tcnicas de los bienes y/o servicios a adquirir o contratar respectivamente as como determinar el valor referencial de los procesos de seleccin establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Empresa teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal a fin de remitir el expediente de contratacin de los procesos de seleccin conteniendo las caractersticas tcnicas, valor referencial y disponibilidad presupuestal para evaluacin y aprobacin de la Gerencia General. Velar porque los bienes y servicios que requieren la Gerencia General y Subgerencias de la Empresa, sean utilizados de manera ptima y racional, buscando el mejor desarrollo de sus funciones. Establecer y conducir el programa de comunicacin interna y apoyar las acciones tendientes a conservar y/o proyectar la imagen de la Empresa ante la opinin pblica cuando sea necesario. Establecer las medidas correctivas e impartir las instrucciones para su aplicacin, cuando se observen desviaciones y/o incumplimiento en lo planificado. Formular, emitir o modificar, normas y procedimientos, de conformidad con las normas de control vigentes, de modo que se logre una eficiente y eficaz administracin de los recursos y patrimonio de la Empresa. Administrar las plizas de seguro contratadas por la Empresa. Coordinar actividades con el FONAFE, la Contadura Pblica de la Nacin y otros Organismos reguladores de la Empresa. Supervisar y dirigir la administracin del archivo central de la Empresa. Supervisar la vigencia de las Cartas Fianza y Plizas de Seguros reportadas por la Subgerencia de Operaciones. Supervisar la implantacin de los sistemas de informtica y comunicacin, de tal manera que satisfaga las necesidades institucionales en forma integral, teniendo como base la eficiencia y productividad operativa. Supervisar la elaboracin del Plan Informtico Institucional de desarrollo de los sistemas de informacin. Supervisar que el Asesor de Informtica establezca procedimientos para dotar de seguridad y proteccin a la informacin institucional, velando por su integridad y el mantenimiento permanente de la reserva de la informacin, sin perjuicio de su utilizacin integrada y compartida entre las Subgerencias, segn sus necesidades. Cautelar y verificar el uso adecuado de los equipos en las distintas Subgerencias de la Empresa; e informar a la Gerencia General, de cualquier eventualidad producida. Supervisar la implantacin de niveles de seguridad y acceso a Internet.

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z)

Establecer la aplicacin de normas y procedimientos de entrega, cambio, devolucin, reposicin, verificacin y responsabilidad por los equipos de cmputo asignados a los distintos usuarios de la Empresa aa) Evaluar y comunicar de los equipos en desuso, obsoletos y/o siniestrados para su baja. bb) Las dems funciones que le sean asignadas por la Alta Direccin. 2.3 Funciones especficas: a) Establecer canales de apoyo y comunicacin con funcionarios de otras Subgerencias de la Empresa, y personal a su cargo, con el fin de ejecutar acciones que incrementen la eficiencia y el rendimiento en el desarrollo de sus actividades. Supervisar que el personal a su cargo cumpla con las polticas y normas establecidas. Ordenar la emisin de rdenes de compra y de servicio as como la preparacin de contratos solicitando previamente al proveedor la documentacin requerida para la firma del contrato a fin de remitirlo para aprobacin y firma de la Gerencia General, para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios necesarios para la Empresa. Firmar la correspondencia cuyo contenido est de acuerdo con la importancia del asunto y la jerarqua de su cargo. Suscribir en forma conjunta con otros funcionarios autorizados, documentos que tengan que ver directamente con la actividad funcional que desarrolla de acuerdo a las directivas emanadas de la Gerencia General, en concordancia con los poderes y facultades que le otorga la Empresa. Suscribir documentos que no sean de su competencia, por razones de causa mayor, informar a la Gerencia General para su conocimiento. Efectuar las dems funciones administrativas que le asigne la Alta Direccin.

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Relaciones de Responsabilidad y de Coordinacin Funcional Es directamente responsable ante la Gerencia General. Coordina internamente con la Alta Direccin y otros rganos de la Empresa, para tratar y resolver asuntos propios de su funcin. Asimismo, coordina con el Contador que presta servicios de asesoramiento contable y tributario con la Empresa, as como el asesor de Informtica. Externamente coordina con los organismos rectores administrativos como: FONAFE, Ministerio de Economa y

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Finanzas, Contralora General de la Repblica, Contadura Pblica de la Nacin, CONASEV y la Bolsa de Valores de Lima; con el fin de proporcionar la informacin necesaria. Asimismo coordina con ESSALUD, AFP's, SUNAT, en lo concerniente a pago de aportes, tributos y otros. Tambin debe coordinar con Compaas de Seguros, en la gestin de las plizas que fueran necesarias para la Empresa. Otras coordinaciones las realiza con Proveedores y Clientes de la Empresa, en temas contractuales. Asistente de Administracin y Finanzas 2.1 Objetivo Su principal objetivo es la previsin, gestin, control y evaluacin del flujo de entrada y salida de fondos. Adicionalmente a sus labores de Tesorera, tambin tiene a su cargo funciones administrativas. Elabora el proyecto del Presupuesto de INMISA en coordinacin y bajo la supervisin de la Subgerencia de Administracin y Finanzas. 2.2 Funciones Generales y Especficas a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Elaborar el proyecto del presupuesto anual de la Empresa para aprobacin de la Alta Direccin, presentacin a organismos reguladores Informar a la Subgerencia sobre control de ejecucin presupuestal mensual: anlisis desviaciones, ajustes. Elaborar el Flujo de Caja mensual y lo presenta para aprobacin a la Subgerencia. Controlar y reportar la ejecucin del Flujo de Caja, al Subgerente. Emitir y reportar a la Subgerencia y a los organismos competentes la posicin de saldos bancarios en forma adecuada y oportuna. Coordinar actividades a ejecutar o plasmar a travs de informes con organismos pblicos Apoyar a la Subgerencia de Administracin y Finanzas respecto al clculo de impuestos en coordinacin con el Contador de la Empresa. Controlar y coordinar la emisin del reporte de ingresos originado en la Subgerencia de Operaciones. Coordinar con la Subgerencia de Operaciones y reportar a la Subgerencia de Administracin y Finanzas, respecto a cobranzas morosas. Elaborar y registrar en el sistema contable la planilla de sueldos de INMISA y la somete a la aprobacin de la Subgerencia de Administracin y Finanzas, efectuando los pagos respectivos al personal.

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Coordinar con las entidades financieras todo lo relacionado con el movimiento de su Subgerencia. Verificar saldos de Caja-bancos, Clientes, etc. Cruza informacin y registro con entidades financieras. Controlar las entregas a rendir cuenta, reportando la situacin de las mismas a la Subgerencia de Administracin y Finanzas. Preparar los Informes a Contadura Pblica de la Nacin, FONAFE, MEF y para otros Organismos reguladores, respecto a resultados de su Subgerencia, previamente supervisados por la Subgerencia de Administracin y Finanzas. Coordinar con la Empresa que brinda servicios de mantenimiento de los equipos de cmputo. Comunicar al Subgerente la situacin del Sistema Informtico de la Empresa. Efectuar las dems tareas que le asigne la Subgerencia de Administracin y Finanzas.

Relacin de Responsabilidad y Coordinacin Funcional Depende de la Subgerencia de Administracin y Finanzas. Coordina con los otros rganos de la Empresa, para el mejor cumplimiento de sus funciones. Asimismo, coordina con el Contador que presta sus servicios de asesoramiento contable y tributario a la Empresa, as como con el Asesor de Informtica.

Asistente Tcnico 2.1 Objetivo Su principal objetivo es la el control de la salida de fondos. Adicionalmente debe apoyar al Contador en las labores de cierre contable. Debe llevar el control de las anotaciones en cuenta de los accionistas y el pago de sus dividendos. 2.2 Funciones Generales y Especficas a) b) Emitir cheques, solicitar aprobacin y firmas para la entrega de cheques a terceros. Controlar y anular los cheques vencidos en cartera. Recepcionar recaudaciones, disponer los depsitos y los documentos sustentatorios, ingresndolos al Sistema Contable computarizado para la emisin del Registro de Ventas, reportndolos a Contabilidad. Efectuar anlisis de las cuentas que se requieran para informar al Directorio e instituciones pblicas y privadas.

c)

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d)

Apoyar en la preparacin de informacin econmica financiera a la CONASEV, BVL y CAVALI. Apoyar al Contador en las actividades de cierre de los Estados Financieros de periodicidad mensual y anual. Determinar la depreciacin de los activos fijos de la Empresa. Mantener actualizada la impresin de los libros de contabilidad. Llevar el control del pago de dividendos a los accionistas minoritarios y al FONAFE. Llevar el control de las acciones emitidas en anotaciones en cuenta con CAVALI. Otras que designe la Subgerencia de Administracin y Finanzas.

e) f) g) h) i) j) 2.3

Relacin de Responsabilidad y Coordinacin Funcional Depende de la Subgerencia de Administracin y Finanzas. Coordina con los otros rganos de la Empresa, para el mejor cumplimiento de sus funciones. Asimismo, coordina con el Contador que presta sus servicios de asesoramiento contable y tributario a la Empresa.

III.- ORGANO FUNCIONAL


Subgerencia de Operaciones
1. Objetivo Es el rgano encargado de planificar, programar y ejecutar las estrategias necesarias para el logro de los objetivos propios del giro de INMISA y propuestos por la Alta Direccin. Est a cargo del Subgerente de Operaciones, el cual vela por el mantenimiento y seguridad de los Inmuebles pertenecientes a los Activos Inmobiliarios de la Empresa, con el fin de generar mayor rentabilidad; ejecutando inversiones y contrataciones, de as requerirlo, para el logro de sus metas. 2. Estructura Orgnica de Cargos Para el desarrollo de sus actividades, el rgano de Operaciones requiere: Subgerente de Operaciones. Asistente de Operaciones Asistente Tcnico.

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SUBGERENTE DE OPERACIONES 2.1 Objetivo Desarrollar conceptos, ideas, dirigir y controlar el rol de actividades vinculadas con la administracin, rentabilidad, perfeccionamiento, arrendamiento, mantenimiento y seguridad de las propiedades Inmobiliarias de la Empresa. 2.2 Funciones Generales a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Plantear al Gerente y dirigir las polticas, planes y metas en relacin a la administracin, arrendamiento, mantenimiento y seguridad de los bienes inmuebles de la Empresa. Dirigir y controlar la implementacin de las polticas, planes, metas y presupuestos establecidos para el rea, as como la aplicacin de las directivas formuladas por la Alta Direccin. Aplicar medidas correctivas sobre desviaciones de los planes, logro de metas y cumplimiento de polticas, establecidas por la Gerencia General. Administrar la cartera de clientes, disponiendo y controlando la facturacin y la situacin de cobranza, reportando a la Subgerencia de Administracin y Finanzas. Elaborar estudios relacionados con la rentabilidad de los bienes inmuebles de la Empresa. recomendando, si fuera el caso, el cambio de uso o la venta de alguno de ellos. Proponer reglamentos, contratos y normas para la adecuada administracin de las propiedades inmobiliarias. Elaborar y mantener actualizadas las polticas para la suscripcin, rescisin o modificacin de los contratos de arrendamiento. Coordinar y efectuar el seguimiento con el asesor legal externo sobre la ejecucin de la cobranza de inquilinos morosos. Verificar y controlar la oportuna renovacin de los contratos. Custodiar las Cartas Fianza, controlar e informar el vencimiento, as como controlar e informar sobre la vigencia de los seguros, que garantizan los contratos de arrendamiento suscritos con los clientes. El informe se efectuar va reporte mensual a la Gerencia General. Formular conjuntamente con su personal de apoyo el presupuesto anual de adquisicin de materiales y servicios de terceros para el mantenimiento de los bienes inmuebles. Promover el arrendamiento de locales desocupados a travs de diversos medios.

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Hacer seguimiento de la evolucin de los precios de alquiler de inmuebles o locales similares a los de la Empresa, crear un banco de datos. Velar por la conservacin de los bienes inmuebles de la Empresa proponiendo programas de mantenimiento. Aprobar los requerimientos de mantenimiento, servicio de terceros y compras para las propiedades inmobiliarias de la Empresa, en concordancia con los dispositivos legales vigentes, normas y procedimientos establecidos. Supervisar la ejecucin del presupuesto de mantenimiento de los bienes inmuebles. Proponer al Gerente General con la debida sustentacin la anulacin de los recibos incobrables. Disponer la elaboracin de informes y/o cuadros estadsticos en relacin a la administracin, arrendamiento, mantenimiento y seguridad de los bienes inmuebles. Informar permanentemente al Gerente General sobre los aspectos tcnicos y administrativos de la Subgerencia a su cargo. Evaluar peridicamente la recuperacin de los gastos de mantenimiento mediante los inquilinos. Informar mensualmente a la Subgerencia de Administracin y Finanzas sobre los arriendos atrasados con antigedad de ms de tres meses para que se dispongan las provisiones que establecen las normas. Efectuar las dems funciones tcnicas que asigne el Gerente General y coordinar con l, los asuntos que sobrepasen el lmite de su autoridad.

n) o)

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2.3

Funciones especficas: a) b) Suscribir toda la documentacin en lo concerniente a la seguridad y mantenimiento de los inmuebles de propiedad de INMISA. Solicitar los servicios de terceros, contemplados en el presupuesto, para servicios de mantenimiento, seguros, y otros que sean necesarios para los Inmuebles de la Empresa, supervisando su correcto cumplimiento a fin de otorgar la conformidad a los bienes y/o servicios requeridos por su Subgerencia. Elaborar y proponer directivas o normas legales relacionadas con actos de disposicin, adquisicin y recuperacin de los inmuebles propiedad de INMISA. Informar al Gerente General sobre el cumplimiento, y sus probables desviaciones, de las acciones programadas. Todas las otras funciones que designe la Alta Direccin y que sean de su competencia.

c) d) e)

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2.4

Relaciones de Responsabilidad y Coordinacin Funcional Depende jerrquicamente y es responsable ante la Gerencia General. Coordina internamente con la Gerencia General y las dems Subgerencias de la Empresa, en lo concerniente a la disposicin, adquisicin, seguridad y mantenimiento de los inmuebles propiedad de INMISA. Coordina externamente con los proveedores, usuarios y potenciales clientes de los inmuebles de INMISA, en lo relacionado al buen uso y mantenimiento de los mismos.

Asistente de Operaciones 2.1 Objetivo Desarrollar labores relacionadas con la cartera de clientes, tales como generacin de estadsticas sobre ingresos, egresos y rendimientos de cada inmueble. Desarrollar otras tareas diversas en apoyo del funcionario responsable de la Subgerencia, que incluyen labores administrativas de recepcin, ingreso y seguimiento de documentos ingresados a la Subgerencia de Operaciones. 2.2 Funciones Generales y Especficas a) b) c) d) e) Recepcionar, ordenar y controlar diariamente el ingreso y salida de correspondencia y trmites de gestin de la Subgerencia de Operaciones. Elaborar informes o reportes estadsticos mensuales sobre el resultado de las actividades desarrolladas en la Subgerencia de Operaciones. Llevar el orden correlativo de los contratos de alquiler de los inmuebles de la Empresa. Controlar la situacin del cliente respecto al cumplimiento de sus contratos: pago de alquileres, mantenimiento u otros conceptos. Efectuar el clculo del prorrateo de los gastos de mantenimiento para la cobranza respectiva a los inquilinos de los inmuebles, presentndolo a la Subgerencia de Operaciones para su aprobacin. Llevar el control de la cuenta corriente de cada inquilino, informando en el caso de producirse morosidad. Elaborar mensualmente cuadro de ingresos de los inmuebles arrendados y cuadro de gastos detallados por cada inmueble Emisin y anulacin de los siguientes documentos: avisos de cobranza, facturas, notas de crdito, notas de dbito, entre otras, por arrendamiento de los inmuebles de INMISA. 20

f) g) h)

i)

Entrega informacin para el presupuesto anual, respecto a las proyecciones por servicios de terceros para el mantenimiento de los inmuebles.

j) k) l) m)

n) o)

Verificar y revisar el clculo de los reportes de ventas que remiten los principales inquilinos para su facturacin respectiva Emitir el reporte de cobranzas para su correspondiente registro en la Subgerencia de Administracin y Finanzas. Actualizar la base de datos en el sistema de INMISA Participar en la formulacin de objetivos, polticas, planes, metas y presupuestos relacionados con la administracin, evaluacin y control de las propiedades inmobiliarias de la Empresa. Ingresar diariamente gastos en el Mdulo del Registro de Compras (facturas, boletas, recibos por servicios, entre otros). Efectuar las dems tareas que le asigne la Subgerencia de Operaciones.

2.3 Relacin de Responsabilidad y Coordinacin Funcional Es responsable ante la Subgerencia de Operaciones. Asistente Tcnico 2.1 Objetivo Realizar gestiones administrativas ante entidades pblicas y privadas. Inspeccionar los inmuebles de propiedad de la Empresa para observar e informar sobre su estado, requerimientos de mantenimiento y problemas en general que afecten a los mismos; as como, verificar los servicios bsicos. Realizar las gestiones necesarias ante las empresas contratantes, tambin efectuar labores diversas referidas a la administracin de las propiedades inmuebles. 2.2 Funciones Generales y Especficas a) Realizar trmites ante distintos organismos pblicos y privados como: municipalidades, ministerios, SUNAT, Registros Pblicos, notaras, entre otros; en tareas relacionadas a la administracin de los inmuebles. Redactar y preparar toda la documentacin pertinente, relacionada a los trmites administrativos. Realizar funciones de procuradura, sobre los expedientes en trmite ante entidades pblicas y privadas, en representacin de INMISA, a fin de recepcionar, tramitar 21

b) c)

documentacin, revisar actuados, efectuar seguimientos, y cualquier otra gestin concerniente a la salvaguarda de los intereses de INMISA.

d) e)

f)

g) h) i) j) k) l) m)

n) o) p) q)

Realizar la inspeccin directa de los inmuebles en forma peridica utilizando los adecuados canales de comunicacin e informando a la Subgerencia de Operaciones. Supervisar el cumplimiento de las labores de las empresas de seguridad y vigilancia privada, guardianes y empresa de limpieza, contratados para los distintos inmuebles, recepcionando las ocurrencias derivadas de sus funciones. Atender los requerimientos de mantenimiento y/o problemas en general que afecten a los inmuebles, coordinando previamente con el Subgerente de Operaciones, atendiendo la prioridad requerida, y disponiendo de inmediato las acciones correctivas en casos de emergencia. Inspeccionar los trabajos de mantenimiento contratados, dar la conformidad de obra, y tramitar las facturas de los proveedores. Control y seguimiento de los servicios bsicos de los inmuebles: energa elctrica, agua potable, telfono, bomba de agua, ascensores, limpieza, seguridad, entre otros. Mostrar los diversos inmuebles desocupados a los interesados en su alquiler, proporcionndoles la informacin de los requisitos para su arrendamiento. Absolver y/o canalizar las consultas y/o reclamos de los inquilinos en las visitas de inspeccin a los inmuebles. Coordinar la entrega y/o recepcin mediante levantamiento de actas de los inmuebles arrendados, adjuntando el inventario detallado del estado del predio. Administrar el archivo de las declaraciones juradas de autoavalo de los inmuebles de la Empresa. Elaborar y actualizar las declaraciones juradas de autoavalo de los inmuebles en general, control y revisin de las categoras de edificacin, clculo del impuesto al valor del Patrimonio Predial y el pago de los mismos. Gestionar ante las entidades pblicas correspondientes la inscripcin y/o el descargo de los inmuebles por transferencia de dominio: compra venta, entre otros. Interponer denuncia policial sobre mudanza clandestina de los inquilinos con juicio, por robo de bienes de la Empresa, etc. Apoyar en los lanzamientos judiciales de los inquilinos morosos. Representar a INMISA en calidad de depositario judicial de bienes embargados a los inquilinos por deudas de arrendamiento.

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r) s)

Informar en forma permanente al Subgerente de Operaciones de las ocurrencias de los inmuebles propiedad de INMISA. Las otras funciones que le asigne la Subgerencia de Operaciones, de acuerdo a las necesidades de la Empresa.

2.3 Relacin de Responsabilidad y Coordinacin Funcional Es responsable ante la Subgerencia de Operaciones.

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