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MANUAL FUNCIONAL Y ORGANIZACIONAL

Manual Funcional y Operativo

Tabla de contenido
INTRODUCCIN .............................................................................................................. 5 Organigrama ....................................................................................................................... 6 HECHOS RELEVANTES .................................................................................................. 7 Propsito del negocio...................................................................................................... 7 Servicios.......................................................................................................................... 7 Producto .......................................................................................................................... 7 Estructura ........................................................................................................................ 8 Misin ............................................................................................................................. 8 Visin .............................................................................................................................. 8 Valores ............................................................................................................................ 8 Cultura............................................................................................................................. 9 RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y NOMBRAMIENTO DEL PERSONAL ............ 10 Aspectos conceptuales .................................................................................................. 10 Definicin ................................................................................................................. 10 El sistema de seleccin de personal .......................................................................... 10 Disposiciones generales del reclutamiento y seleccin ................................................ 11 Fuentes del Reclutamiento ............................................................................................ 13 Fuentes Internas: ....................................................................................................... 13 Fuentes Externas...................................................................................................... 14 Invitacin a candidatos a entrevista .......................................................................... 15 Realizacin de la entrevista ...................................................................................... 15 Invitacin elegible a examen .................................................................................... 16 Realizacin de examen psicomtrico y/o de conocimientos..................................... 16 Evaluacin del estado fsico...................................................................................... 17 Evaluacin del resultado de los exmenes ................................................................ 17

Manual Funcional y Operativo Reporte final.............................................................................................................. 17 Descripcin y Anlisis de Puestos .................................................................................... 18 Gerente General ............................................................................................................ 18 Recursos humanos ........................................................................................................ 19 JEFE FINANCIERO ..................................................................................................... 20 CONTADOR ................................................................................................................ 21 AUXILIAR DEL CONTADOR: .................................................................................. 22 JEFE DE PERSONAL .................................................................................................. 23 SNIOR MANAGER ................................................................................................... 24 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO............................................................. 25 LIMPIEZA (conserje) ................................................................................................... 27 JEFE DE MARKETING............................................................................................... 28 MERCADOLOG ....................................................................................................... 29 Evaluacin del desempeo ................................................................................................ 30 Induccin................................................................................................................... 30 Declaracin de lealtad ................................................................................................... 31 Designacin de beneficiarios .................................................................................... 31 Parentesco ................................................................................................................. 32 Induccin................................................................................................................... 32 Recontratacin .............................................................................................................. 33 Carn de Identificacin ................................................................................................. 33 Salarios y Beneficios......................................................................................................... 34 Planes de prestaciones sociales. ........................................................................................ 39 Calidad de vida en el trabajo. ............................................................................................ 42 Relaciones Laborales ........................................................................................................ 43

Manual Funcional y Operativo Capacitacin y desarrollo del personal ............................................................................. 45 DESARROLLO ORGANIZACIONAL. .......................................................................... 46 Metodologa para desarrollar el trabajo: ....................................................................... 47 Conocimiento de la Entidad y de sus Ciclos de operacin. ...................................... 47 Evaluacin del Entorno de Control. .......................................................................... 47 Revisin Analtica de Operaciones. .......................................................................... 48 Etapa de planeacin del trabajo. ............................................................................... 48 Evaluacin de resultados y emisin de informes. ..................................................... 49 Control de calidad del trabajo. .................................................................................. 49 SERVICIO AL CLIENTE: ........................................................................................... 49 Auditora Financiera: ................................................................................................ 49 Auditora de gestin: ................................................................................................. 49 Auditora de Cumplimiento: ..................................................................................... 49 Auditoria de Control Interno:.................................................................................... 49 Auditoria de Sistemas: .............................................................................................. 49 Auditoria de Impuestos: ............................................................................................ 49 tica y responsabilidad social ........................................................................................... 50 tica: ............................................................................................................................. 50 Cdigo de tica ............................................................................................................. 50 Promesa de tica en PSA .............................................................................................. 50 Responsabilidad social ...................................................................................................... 51 Nuestros Principios en RSE .......................................................................................... 51 SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS DE PSA ...................... 52 El registro manual de la informacin necesaria para originar una transaccin. ........... 53

Manual Funcional y Operativo Proceso simplificado que facilita las ejecuciones repetitivas sin alta probabilidad de error. .......................................................................................................................................... 53 Almacenamiento de documentos de entrada, proceso y salida en registro de archivo o similares. ................................................................................................................................... 53 Revisin de procesos por personas, generalmente supervisores, para .......................... 54 La divisin de tareas entre los empleados..................................................................... 54 Divisin del trabajo ....................................................................................................... 55 Seguridad en el Personal ............................................................................................... 55 Seguridad Fsica .............................................................................................................. 55 Bibliografa ....................................................................................................................... 57 ANEXOS .......................................................................................................................... 58 Requisicin de Personal ................................................................................................ 58 RH-RE-001 ................................................................................................................... 58 Reporte de Entrevista .................................................................................................... 59 RH-RE-002 ................................................................................................................... 59 Solicitud de Requerimiento de Personal ....................................................................... 61 RH-RE-003 ................................................................................................................... 61

Manual Funcional y Operativo

INTRODUCCIN

PSA es una firma costarricense de servicios profesionales en auditoria. Estamos orientados hacia la excelencia empresarial, la formacin, la promocin e impulso de nuestro capital humano y a crear un reconocimiento como la firma de servicios profesionales en auditoria que da el mejor servicio a sus clientes. PSA es la organizacin nacional Professional Searchers auditors que cuenta con ms de 200 profesionales en todo el territorio de Costa Rica. Somos una empresa nueva con tendencias innovadoras e integridad basada no solo en valores de cultura sino tambin en valores cristianos, que se ven demostrados en cada uno de nuestros servicios profesionales. Contamos con un fuerte y slido soporte de capitales nacionales a travs del cual hacemos que nuestros clientes se beneficien directamente de los mejores servicios de auditoria con capacidad de desarrollo en todo el pas. De esta manera, la calidad de nuestro servicio garantiza una atencin integral adaptada a las necesidades de nuestros clientes. Asesoramos a nuestros clientes sobre cmo llevar a cabo una prctica de negocio responsable y rentable, manteniendo un equilibrio social, medioambiental y financiero. En PSA somos conscientes de los cambios organizativos, y el movimiento que se realiza en las distintas leyes que afectan al ejercicio lucrativo de las empresas. Estos cambios siempre hacen que PSA se redefina adaptndose al modo en que las organizaciones realizan sus negocios.

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Organigrama
Junta General Socios

Gerente General

Recursos Humanos

Gerente Financiero

Jefe de Personal

Depto. Mantenimiento

Jefe de Marketing

Jefe de Informatica

Contador

Senior Manager

limpieza

Asistentes

Redes y sistemas

Auxiliares

Seniors

Reparaciones

Mantenimiento de equipo

Asitentes

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HECHOS RELEVANTES
Propsito del negocio Nuestro objetivo es responder a los retos de negocios complejos que enfrentan nuestros clientes. Adoptamos un enfoque nacional que abarca disciplinas profesionales, sectores industriales y nacionales. Resolviendo problemas contables y fiscales de nuestros clientes, emitiendo certificaciones de confiabilidad que ayudan a nuestros clientes a demostrar a terceros su buen manejo del negocio y su cumplimiento de responsabilidades con el pas en general. Servicios El objetivo de nuestra empresa auditora consiste en apoyar a los miembros de nuestro catlogo de clientes en el desempeo de sus actividades. Para ello nuestros servicios compuesto por auditores profesionales les proporciona; anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas.

Producto Los fines de servicio que ofrecemos en nuestras auditorias son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. Descubrir errores y fraudes. Prevenir los errores y fraudes. Exmenes de aspectos fiscales y legales. Examen para compra de una empresa (cesin patrimonial). Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

Manual Funcional y Operativo Estructura PSA es una cooperativa de Costa Rica que est conformada con capitales nacionales, que funciona de manera lucrativa, ya que de sus ganancias netas se reparten dividendo dentro de los accionistas de la organizacin.

Misin Ser la firma lder del mercado de servicios de auditoria costarricense, a travs de una oferta de servicios de alto valor, y por su capacidad de desarrollo del mejor equipo humano conformado por profesionales de punto con valores cristianos. Visin Ser el estndar de excelencia en servicios de auditoria en todo el territorio nacional costarricense. Valores Nuestros valores crean un sentido de identidad comn dentro de la organizacin de PSA, estos valores definen lo que representamos y cmo hacemos las cosas.

Nuestros valores nos ayudan a trabajar juntos en la forma ms eficaz y satisfactoria. Ellos nos acercan como una organizacin en todo el territorio costarricense.

Liderazgo En todos los niveles de nuestros servicios actuamos con el ejemplo, demostrando a nuestros clientes que pueden esperar de nuestra firma auditora. En todo aspecto de nuestros servicios implementamos nuestros valores cristianos, siendo un valor agregado en la integridad de cada uno de nuestros colaboradores.

Trabajo en Grupo Traemos lo mejor de s y crear relaciones de trabajo slidas y exitosas.

Respeto

Manual Funcional y Operativo Respetamos a las personas por lo que son y por sus conocimientos, habilidades y experiencia como individuos y miembros del equipo. No pretendemos nunca discriminar a nadie.

Bsqueda de la verdad Al desafiar suposiciones y perseguir los hechos, fortalecemos nuestra reputacin de confianza que es respalda por nuestros valores cristianos como profesionales adventistas.

Honestidad Compartimos informacin, anlisis y asesoramiento con frecuencia y de manera constructiva y gestin de situaciones difciles con valenta y franqueza. Estamos comprometidos con nuestras comunidades

Integridad Nos esforzamos constantemente por mantener los ms altos estndares profesionales, ofrecer consejos y rigurosamente mantener nuestra independencia como debe de realizarse en servicios de este rubro.

Cultura Nuestra cultura se extiende ms all de las buenas prcticas empresariales, introduciendo nuestro conocimiento de valores e integridad cristiana que cada uno de los profesionales que laboran en PSA poseen.

Nuestros empleados se benefician de este enfoque con visin de futuro. Un elemento crtico de la visin global de PSA es ser reconocidos como "empleadores de eleccin '- para reclutar, retener y desarrollar a los mejores profesionales.

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RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y NOMBRAMIENTO DEL PERSONAL


Aspectos conceptuales Definicin La seleccin de personal se define como una: Actividad estructurada y planificada que permite atraer, evaluar e identificar, con carcter predictivo, las caractersticas personales de un conjunto de sujetos candidatos- que les diferencian de otros y les hacen ms idneos, ms aptos o ms cercanos a un conjunto de caractersticas determinadas de antemano como requisitos crticos para el desempeo eficaz y eficiente de una cierta tarea (Ansorena, 1996:19) El sistema de seleccin de personal El sistema de seleccin de personal se realiza en tres etapas Reclutamiento Es una actividad de divulgacin orientada a identificar y atraer a la organizacin a un grupo de candidatos, en suficiente nmero, con lo debidos requisitos y estimularlos para que solicite nmero, con los debidos requisitos y estimularlos para que soliciten empleo, de los cuales ms tarde se seleccionar a alguno para llenar la plaza vacante. Puede ser interno o externo. Seleccin Es una actividad de clasificacin donde se escoge aquellos que tengan mayor probabilidad de adaptarse al puesto ofrecido para satisfacer las necesidades de la organizacin y del perfil. Para ello, se aplican diferentes herramientas o predictores para la evaluacin de los candidatos. Induccin Actividad que realiza el jefe inmediato del nuevo empleado y, debe ser planeada con anticipacin. Es clave, ya que le informa a la persona recin nombrada, de las polticas que regulan su relacin futura con la organizacin.

Manual Funcional y Operativo Disposiciones generales del reclutamiento y seleccin PSA, busca reclutar el mejor recurso humano disponible en el mbito nacional o internacional, para satisfacer los requerimientos de cada uno de los puestos. El reclutamiento del personal se regir por los siguientes principios: a. Se dar prioridad a profesionales activos que cumplan con el perfil para el cargo y con alto rendimiento. b. No se har discriminacin alguna por gnero, origen tnico, credo religioso o poltico, nacionalidad y edad. c. El rea de Recursos Humanos tendr la responsabilidad de velar para que se cumplan todas las normas y procedimientos relativos al reclutamiento y seleccin de personal, tanto las contenidas en el presente reglamento como las contenidas en manuales u otras comunicaciones oficiales. d. El reclutamiento de personal se har sobre la base ms amplia posible, en trminos de brindar la oportunidad de participar al mayor nmero de candidatos. Factores tales como competencia, experiencia, grado acadmico y conocimiento de la regin y de mandato del PSA sern determinantes en la seleccin final. e. Las posiciones disponibles sern ampliamente divulgadas a travs de peridicos, revistas, redes, as como en la comunidad del PSA, segn lo amerite la plaza vacante. f. Los anuncios destacarn que el PSA incentiva la participacin de candidatos de gnero femenino y de minoras a todos sus llamados a posiciones disponibles. g. Los candidatos debern enviar al rea de Recursos Humanos una carta de solicitud de aplicacin para la plaza vacante, documentacin de soporte y la Hoja de Vida. h. Para el anlisis de los candidatos, se nombrar un Comit de Evaluacin, con el propsito de fortalecer una seleccin objetiva y con criterios mltiples. i. En aquellos casos en que el Comit de Evaluacin no seleccione al menos dos candidatos que llenen los requisitos indispensables establecidos para la

posicin vacante en el PSA, el proceso de seleccin se declarar desierto y se proceder a re-abrirlo o bien realizar una bsqueda dirigida.

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Procedimiento, reas involucradas y responsabilidades

A continuacin se detalla el procedimiento a seguir en el proceso de reclutamiento y seleccin del personal del PSA, as como las reas involucradas y sus responsabilidades.

a. La unidad administrativa respectiva solicita por escrito la apertura del concurso, para lo cual deber indicar el nombre del cargo que se desea llenar, causal de la plaza vacante, descripcin de tareas en el formulario oficial, requisitos, condiciones de trabajo, cuenta de presupuesto y duracin del nombramiento. b. El rea de Recursos Humanos, antes de publicar cualquier plaza vacante, debe analizar el nivel adecuado del puesto, revisar la base de datos de oferentes, identificar si dentro del Centro existe un candidato(a) adecuado(a) para el cargo y sugerir a la jefatura inmediata del puesto considerar los candidatos(as) potenciales. c. El rea de Recursos Humanos o la instancia autorizada, elaborar el anuncio del puesto vacante y la difusin a travs de los medios seleccionados. El aviso deber contener la siguiente informacin: nombre del cargo, resumen del puesto, deberes y responsabilidades, requisitos, sede de trabajo, perodo de la contratacin y referencia para la recepcin de ofertas, as como la fecha lmite de recepcin de ofertas. d. El rea de Recursos Humanos o la instancia autorizada recibir y analizar las diferentes ofertas. El comit de evaluacin debe realizar una valoracin lo ms objetiva posible, siguiendo los formatos establecidos. Como

resultado de dicha evaluacin se escoge una terna la cual es entrevistada por dicho comit. e. El rea de Recursos Humanos o la instancia autorizada realizar las consultas para obtener referencias de los candidatos postulados a un cargo vacante. f. El comit evaluador, luego de practicar las entrevistas de seleccin a los finalistas, formulara una recomendacin al supervisor inmediato del puesto, de acuerdo con los resultados de las evaluaciones practicadas.

Manual Funcional y Operativo g. El rea de Recursos Humanos inmediatamente realizar los trmites de contratacin e induccin para el nuevo empleado. Asimismo, enviar

las comunicaciones de agradecimiento por la participacin a oferentes no seleccionados. Todo el trmite anterior se realizar en un perodo mximo de treinta das posteriores a la fecha de finalizacin del proceso de seleccin.

Fuentes del Reclutamiento Las fuentes de reclutamiento de aspirantes para la contratacin de las vacantes pueden ser internas y externas: Fuentes Internas: Se refiere a la toma de decisin en relacin a la ocupacin de un puesto vacante. En el mismo, se buscan entre los aspirantes, aquellos con las capacidades y conocimientos esenciales, convirtindose en candidatos a ser contratados/ascendidos. Si los aspirantes son colaboradores del PSA podr facilitarse algunos pasos en el proceso de seleccin, ya que estos colaboradores poseen un rcord de trabajo dentro de la institucin. Promociones: Para concursar como candidatos (tas) a una promocin de personal, es necesario que la o el colaborador haya colaborado con la PSA por un periodo de tiempo igual o mayor a seis meses. Los candidatos internos interesados en concursar por un puesto vacante, debern informar a su jefe inmediato acerca de su inters por participar en la seleccin, lo anterior con la finalidad de que tenga conocimiento del tiempo que dispondr para realizar los exmenes. Recepcin y anlisis de currculum El departamento de Recursos Humanos recibe y revisa el currculum de los colaboradores interesados en el puesto. Para el efecto de lo anterior, se proceder de la manera siguiente:

Manual Funcional y Operativo La solicitud deber presentarse ante la Jefatura del rea de Trabajo donde el colaborador presta sus servicios o directamente al departamento de Recursos Humanos, dentro del plazo establecido en la convocatoria correspondiente. Cuando se presente ante la Jefatura del rea de Trabajo, la documentacin deber ser remitida al da siguiente al departamento de Recursos Humanos. El departamento de Recursos Humanos dispondr de un plazo de siete (7) das hbiles a partir de la recepcin de la documentacin, para su revisin y al octavo da solicitar el examen del rea de trabajo que corresponda, o en su defecto emitir el acuerdo correspondiente si fuera un ascenso automtico. Fuentes Externas a. Convocatoria Externa De no existir candidatos de la PSA, y agotado ese procedimiento, se convocar en forma escrita a nivel externo de la PSA. Se deber comunicar la convocatoria por escrito fuera de la institucin, utilizando los medios ms efectivos, quedando a discrecin y criterio del responsable de Recursos Humanos, elegir las fuentes de reclutamiento ms eficientes. Fuentes de reclutamiento externas: Reclutamiento en universidades Presentacin espontanea Consultoras Bolsas de trabajo Contratos y/o recomendaciones Asociaciones

b. Entrevista preliminar Se har una entrevista preliminar con finalidad de corroborar los datos obtenidos en la solicitud, tener contacto virtual con el candidato y hacer un registro observacional de las conductas de ste. Durante su desarrollo se proporcionar al candidato informacin con respecto a la vacante, condiciones de trabajo, sueldos, etc.

Manual Funcional y Operativo Si en la requisicin se piden algunos documentos como ttulo profesional, carta de recomendacin, cdula de identificacin, licencia de conducir, antecedentes penales y policiacos, etc. sta es la fase identificada para reconocer si el candidato cuenta con ellos. c. Anlisis de currculum Se analizar el currculum restante con base en los requerimientos del perfil buscado. En esta etapa, se ir separando todos aquellas que cumplan con los requisitos del perfil solicitado y se compararn con los perfiles entre s. Ser clasificada el currculum que cumpla con un mnimo de ochenta por ciento (80%) de los requisitos solicitados por el rea de trabajo solicitante en cuanto a: Experiencia en el rea Experiencia en el puesto Formacin acadmica Sexo Edad Conocimientos especficos

d. Seleccin de candidatos En la actividad inicial del proceso de seleccin externa, su objetivo ser hacer una rpida evaluacin y seleccin de expedientes de los aspirantes a convertirse en posibles candidatos a ocupar un puesto vacante en la PSA.

Invitacin a candidatos a entrevista Se invitar a entrevista a los candidatos elegibles, notificndoles el da, hora, fecha y quin le entrevistar, si no se pudiera concretar la entrevista, se deber analizar si es conveniente, una posible fecha, siempre y cuando atrase el proceso.

Realizacin de la entrevista

Manual Funcional y Operativo Se entrevistar a los candidatos con base en las especificaciones del puesto. La entrevista ser planificada, y tendr una estructura que permita llevar una secuencia estandarizada en todas las entrevistas, de esta manera, ser ms fcil establecer comparaciones posteriores entre candidatos. La preparacin de la entrevista deber incluir: El estudio del currculum vitae El estudio de la solicitud de empleo y otros datos El estudio de los requisitos de empleado

Las preguntas, se agruparn en reas para un mejor manejo del entrevistador: Datos personales Experiencia en el trabajo Educacin Capacitacin Intereses Motivaciones Uso de tiempo libre Familia

Invitacin elegible a examen Se invitar a los elegibles a realizar los exmenes correspondientes de los candidatos, notificndoles el da, hora y fecha, si no se pudiera concretizar las evaluaciones, se debe analizar si se puede realizar una reprogramacin de los mismos.

Realizacin de examen psicomtrico y/o de conocimientos Los exmenes psicomtricos y/o de conocimientos se aplicarn segn los siguientes criterios:

Manual Funcional y Operativo El examen psicomtrico ser aplicado a todos los puestos, en los casos de Directores y Gerentes queda a consideracin de su superior jerrquico. De acuerdo a tipo de funcin del puesto a cubrir o a peticin del rea correspondiente, se aplicar examen de conocimiento para asegurar el correcto desempeo. El o los candidatos, se sometern a los exmenes de conocimiento solicitados, elaborados y proporcionados por el rea solicitante. El caso de aplicarse exmenes de conocimientos, para ingresar a la institucin, se deber obtener sesenta (60) puntos sobre cien (100), como puntuacin mnima. El puesto se otorgar a quien obtenga mayor calificacin. Evaluacin del estado fsico Como requisito indispensable de ingreso el candidato deber presentar certificado de salud expedido por cualquier institucin de salud pblica.

Evaluacin del resultado de los exmenes Se analizarn los resultados de los exmenes conforme las especificaciones del puesto y se seleccionarn los candidatos elegibles.

Reporte final Finalizado el proceso de reclutamiento, las evaluaciones y las entrevistas, se llegar a la etapa final, la eleccin del candidato para el puesto vacante. El reporte deber incluir: Datos generales del candidato, puesto al que aplica y fecha de seleccin.

El responsable de los procesos de reclutamiento y seleccin, presentar a la Gerencia o Direccin solicitante, un reporte resumen con los puntajes obtenidos de los tres candidatos que se adecuen al perfil del cargo vacante.

Manual Funcional y Operativo El Gerente o Director, conforme al informe y resumen, entrevistar a los candidatos de la terna, para luego tomar la decisin final.

Descripcin y Anlisis de Puestos


Gerente General Funcin principal El Gerente General deber dirigir y liderar todas las acciones, decisiones y cambios generados internamente bajo las polticas y objetivos del sistema para lograr el xito del mismo. Responsabilidades Definir objetivos sociales y ambientales Disear polticas estratgicas con empresas asociadas Estudiar diferentes alternativas de inversin y su modo de financiacin Mantener relaciones con entidades financieras Liderar el equipo humano a su cargo Evaluar productividad de la organizacin

Personal a su cargo Jefe de Operaciones Jefe de Personal Jefe Financiero

Requisitos Ttulo en Administracin en empresas, Contador General. Conocimientos necesarios Administracin estratgica Auditoria Manejo de Recursos Humanos Utilitarios

Edad Promedio: 38 aos

Manual Funcional y Operativo Experiencia: 4 aos Actitudes y Habilidades Iniciativa Liderazgo Buena comunicacin Oral y escrita Honestidad Creatividad Innovador Puntual

Recursos humanos Funcin principal El departamento de recursos humanos se le delega que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organizacin. Pero lo ms frecuente es llamar as a la funcin o gestin que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organizacin. Estas tareas las puede desempear una persona o departamento en concreto junto a los directivos de la organizacin. Responsabilidades Planificacin de plantilla. Descripcin de los puestos. Definicin del perfil profesional. Seleccin del personal. Formacin del personal. Insercin del nuevo personal. Tramitacin de despidos.

Requisitos Lic. Relaciones Laborales, Administracin con enfoque a Recursos Humanos, Contador Pblico o afn.

Manual Funcional y Operativo Edad promedio: 25 a 35 aos. Experiencia Laborar: Mnimo 3 aos de experiencia en el puesto a nivel Jefatura (Con personal a su cargo). Actitudes y habilidades: Facilidad de palabra actitud de servicio disponibilidad de horario proactiva Dinmica Acostumbrada a trabajar bajo presin.

JEFE FINANCIERO Funcin principal El Jefe Financiero deber dirigir las actividades de carcter financiero, contable y de mercadeo de la empresa; definiendo los diferentes procesos financieros y contables, planificando las alternativas financieras y de mercadeo, supervisando la contabilidad y el flujo de caja. Responsabilidades Elaborar estudios financieros de diversos tipos: control de gastos, anlisis de inversiones. Supervisar y controlar los anlisis financieros, contabilidad general y de costos. Desarrollar planes de mercadeo con una frecuencia tal que mantenga vigente y activo el sistema de reciclaje Administrar los recursos financieros para alcanzar los objetivos compaa. Elaborar e interpretar los balances y cuentas de resultados informados al Directivo de la empresa. Personal a su cargo Contador de la

Manual Funcional y Operativo Encargado de Publicidad y Marketing

Requisitos Ttulo de C.P.A., Ingeniero Comercial, Economa, Ingeniero Industrial Conocimientos necesarios Conocimientos de contabilidad financiera y de costos, de Utilitarios mercadeo

Edad Promedio: 32 aos Experiencia: 4 aos Actitudes y Habilidades Liderazgo Buena comunicacin oral y escrita Honesto Responsable

CONTADOR Funcin principal El contador deber asistir en la gestin contable y financiera de la empresa, realizando la parte operativa de este sistema para lograr eficientemente los objetivos del departamento. Responsabilidades Realizar los asientos contables del libro diario y mayor Calcular retenciones Girar cheques para entidades pblicas Realizar el rol de pagos Realizar conciliaciones bancarias Manejo de cartera

Manual Funcional y Operativo Personal a su cargo: Auxiliar Perfil del Ocupante Conocimientos necesarios Contabilidad de costos y financiera Edad Promedio: 26 aos Experiencia: 2aos Actitudes y Habilidades Honestidad Buenas relaciones personales Discreta

AUXILIAR DEL CONTADOR: Funcin Principal Los auxiliares contables que por lo general son estudiantes de contabilidad o de contadura, pueden tener algunas responsabilidades relacionadas con las actividades que desarrollan. Responsabilidades Realizar los asientos contables del libro diario y mayor Calcular retenciones Girar cheques para entidades pblicas Realizar el rol de pagos Realizar conciliaciones bancarias Manejo de cartera

Perfil del Ocupante Conocimientos necesarios Contabilidad de costos y financiera

Manual Funcional y Operativo Edad Promedio: 20 aos en adelante Experiencia: 1 aos en adelante Actitudes y Habilidades Honestidad Buenas relaciones personales Discreta

JEFE DE PERSONAL Funcin principal Implantar y desarrollar las polticas de recursos humanos de la compaa en su centro de actividad o rea funcional, aplicando las estrategias de la Direccin de Recursos Humanos referentes a seleccin, retribucin, administracin y capacitacin de personal. Responsabilidades Planificar y realizar el reclutamiento, seleccin y capacitacin Implantar y supervisar la correcta aplicacin de los diferentes Recursos Humanos: planes de carrera, valoracin de puestos, anlisis de del personal. sistemas de los

apreciacin del desempeo,

capacidades, etc. seguros sociales,

Realizar la gestin administrativa de personal: nminas, contratos, etc.

Implantar y hacer cumplir las normas laborales y aquellas propias de la empresa. Mantener relaciones con los Sindicatos y negociar con ellos los personal que les competen. aspectos del

Personal a su cargo: Snior Manager Asistente

Requisitos Conocimientos necesarios

Manual Funcional y Operativo Manejo de personal Sistemas de salarios e incentivos Leyes laborales Utilitarios

Edad Promedio: 38 aos Experiencia: 4 aos Actitudes y Habilidades Buenas relaciones interpersonales Discreto Buena comunicacin oral y escrita Paciente Honesto

SNIOR MANAGER Funcin Principal El departamento de Snior Manager se encarga directamente de la gestin de las operaciones del da a da (y rentabilidad) de una empresa. Posiciones que son comnmente considerados como parte de ese equipo. Responsabilidades Encargado de asesorar a los Seniors (Auditores) que son socios de la empresa, as de velar por la correcta imagen pblica de la empresa y velar por que sus compaeros estn al da en sus capacitaciones y dems actividades curriculares. Funciones Definir las metas a alcanzar dentro de los objetivos y polticas previamente acordadas con la alta gerencia de la empresa y con su staff.

Manual Funcional y Operativo Establecer los procedimientos para encarar el mantenimiento y para la recopilacin, procesamiento, divulgacin de datos y formulacin de los informes correspondientes; Analizar los datos e informes y formular recomendaciones y/o modificaciones a los programas y "modus operandi" establecidos; Definir los programas de entrenamiento y capacitacin del personal;

Requisitos Conocimientos necesarios Manejo de personal Sistemas de salarios e incentivos Leyes laborales Utilitarios

Edad Promedio: 38 aos Experiencia: 4 aos Actitudes y Habilidades Buenas relaciones interpersonales Discreto Buena comunicacin oral y escrita Paciente Honesto

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Funcin Principal El Departamento de Mantenimiento se encarga de proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera la empresa en materia de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones y maquinaria, as como la contratacin de la obra externa necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones fsicas.

Manual Funcional y Operativo Responsabilidades Cumplimiento de los objetivos de este sistema de la empresa. Esto implica, entre otras funciones: Establecer procedimientos para la evaluacin de la eficiencia del plan de mantenimiento; Establecer presupuesto y costos de mantenimiento; Establecer un registro y anlisis de fallas de los equipos e instalaciones y desarrollar y/o ajustar procedimientos para su control o eliminacin efectivas; Actualizar el Manual de Gestin de Mantenimiento; Definir y administrarlos recursos fsicos y humanos para cumplir satisfactoriamente con los objetivos y metas fijadas; Representar a este sistema frente a la Gerencia General y/o su staff gerencial, a los dems departamentos de la empresa y a las autoridades nacionales con competencia en las temticas. Personal a su cargo: Limpieza

Requisitos Conocimientos necesarios Manejo de personal Utilitarios Conocimiento en maquinaria interna

Edad Promedio: 20 Aos. Experiencia: conocimiento en el rea Actitudes y Habilidades Buenas relaciones interpersonales Iniciativa

Manual Funcional y Operativo Buena comunicacin Paciente

LIMPIEZA (conserje) Funciones principales Este departamento se encarga de realizar cualquier tipo de imperfecto en la empresa. Es por eso que es necesario que el encargado sepa muchas cosa ya se de construccin y reparacin, no se sabe a qu horas la empresa tenga o reciba algn dao. Responsabilidades Velar porque toda la empresa este en buen estado ya sea por dentro y por fuera Fijar horarios para visitar oficinas y ver desperfecto Repara algn dao en las instalaciones de la empresa Mantener en orden todo junto con la encargada de limpieza

Personal a su cargo Personal de Limpieza Requisitos Conocimientos necesarios. Relaciones intrapersonales Iniciativa Observacin Disciplina Disposicin Puntualidad.

Edad Promedio: 18 aos y mas Experiencia: conocimiento en el rea

Manual Funcional y Operativo Actitudes y Habilidades Buenas relaciones interpersonales Iniciativa Respetuoso Delicadeza para hacer las cosas Honestidad

JEFE DE MARKETING Funcin principal El encargado de Publicidad y Marketing deber desarrollar un programa de marketing tal que mantenga vigente y activo el sistema de reciclaje tanto a corto como a largo plazo. La planificacin de programas de difusin y campaas de concientizacin que capten el inters general para que el sistema tenga una respuesta favorable del pblico, ajustndose con el presupuesto asignado. Responsabilidades Desarrollar ideas innovadoras de sistemas de difusin y el inters del pblico en general. Investigar e identificar empresarios claves que deseen de reciclaje. Representar y vender la idea del programa resaltando las ventajas competitivas que adoptaran las compaas en caso de Cumplir el presupuesto asignado. Asesorar a los asociados sobre los productos reciclados. asociarse. asociarse al sistema campaas que capten

Personal a su cargo: Tcnicos y camargrafos, personal de marketing Requisitos Conocimientos necesarios Tcnicas de mercadeo

Manual Funcional y Operativo Servicio al cliente

Edad Promedio: 26 aos Experiencia: 2 aos Actitudes y Habilidades Innovador Creativo Buenas relaciones interpersonales Buena comunicacin oral y escrita Honesto

MERCADOLOG Funciones principales Las funciones principales del mercadolog es bastante amplio, sus funciones son de gran importancia para que una empresa tenga xito, teniendo en cuenta que maneja un factor externo decisivo para la vida de una organizacin pues dependiendo de las decisiones de este, esta puede triunfar o por el contrario llegar a la quiebra y ese factor es el cliente. Responsabilidades El mercadlogo realiza diversas funciones, y aunque muy sencillas parezcan son de gran importancia; las funciones van desde elegir un color o un estilo de letra a una campaa publicitaria hasta capacidad de idear buenas estrategias que hagan que un producto se posicione en el mercado u ofrecer productos o servicios con un valor agregado. Personal a su cargo: Ninguno Requisitos Conocimientos necesarios Tcnicas de mercadeo Servicio al cliente

Edad Promedio: 24 a 25aos

Manual Funcional y Operativo Experiencia: 1 aos Actitudes y Habilidades Innovador Creativo Buena comunicacin oral y escrita Honesto Imaginacin Conocimiento amplio en el rea.

Evaluacin del desempeo


Se evaluar el desempeo del nuevo trabajador, antes de finalizar el periodo de prueba. Este es el trmino en el cual, la PSA por una parte o trabajador por la otra, podrn rescindir la relacin laboral sin responsabilidad para su parte, este trmino tiene una duracin de sesenta (60) das calendario contando a partir de la fecha del que marca el contrato de toma de posesin.

Este periodo de prueba ser evaluado por la Gerencia o Direccin solicitante, y en seguida deber informar por escrito antes de que finalice el periodo de prueba al departamento de Recursos Humanos para que se plantee la confirmacin del nombramiento o cancelacin de la relacin laboral del trabajador.

Induccin El personal de nuevo ingreso deber acudir al Curso de Induccin, sin excepcin alguna, en las fechas programadas por la Jefatura de Capacitacin para tal fin. Los nuevos empleados recibirn una induccin en el puesto para el cual fueron contratados, la cual estar coordinada por la Jefatura de rea donde prestar servicios el empleado.

Manual Funcional y Operativo Los procesos de induccin anteriores se efectuarn dentro del primer mes de trabajo. Las excepciones a la norma que contempla este manual sern autorizadas por el Director General.

Declaracin de lealtad De previo al inicio del desempeo de sus labores todo nuevo colaborador deber firmar la siguiente declaracin de lealtad:
Me comprometo solemnemente a ejercer con lealtad, discrecin y conciencia las obligaciones que me corresponden como miembro del personal al servicio del PSA, y a regular mi conducta con dignidad y de conformidad con la naturaleza, propsito e intereses del Centro.

El colaborador que por cualquier motivo no acepte la firma de la anterior declaracin, dejar sin vigencia inmediata su nombramiento con el PSA.

Designacin de beneficiarios a) Todo profesional al aceptar el nombramiento, deber completar la designacin legal del beneficiario (os) a quien el Centro pagar los beneficios del Plan de Seguro Colectivo que brinda el PSA a su personal, as como cualquier saldo a su favor que se adeude, en caso de defuncin. b) Cuando los beneficiarios indicados en la declaracin, no sobrevivan al profesioinal o su designacin hubiera sido revocada, sin haberse efectuado una nueva designacin, las sumas a favor del profesional sern pagadas, en caso de muerte, a sus herederos legales. c) Ser responsabilidad de cada funcionario comunicar directamente al rea de Recursos Humanos, cualquier cambio de beneficiario(s). Esta informacin tendr carcter confidencial.

Manual Funcional y Operativo Parentesco a) Atendiendo aspectos de competencia, calidad, disponibilidad de puestos, acciones afirmativas para gnero y minoras, as como facilidades para familias, se podrn nombrar profesionales emparentados hasta un primer grado de consanguinidad y primer grado de afinidad. No obstante, en ningn caso los profesionales emparentados en los grados mencionados anteriormente podrn trabajar bajo la supervisin inmediata del otro, o bien dentro de la misma Unidad o Proyecto, para evitar conflictos de cualquier naturaleza que afecten el normal desenvolvimiento institucional, el respeto y el correcto desempeo de sus tareas. b) Si dos profesionales contraen matrimonio, en ningn caso uno de los cnyuges podr trabajar bajo la supervisin inmediata del otro, ni en la misma Unidad o Proyecto. c) El cnyuge del Director General, del Sub-Director General, del Director de Administracin y Finanzas, Directores de Departamento, Jefe de Recursos Humanos, de los Asistentes y Asesores de la Direccin General, slo podrn ser contratados con autorizacin previa de la Junta Directiva. En estos casos, el funcionario no deber en ningn caso depender en trminos jerrquicos directamente de su cnyuge o laborar en la misma Unidad o Proyecto. Induccin

a) A todo profesional de primer ingreso, el rea de Recursos Humanos le proporcionar un perodo de orientacin con el fin de familiarizarlo con la estrategia, normas, polticas, personal, estructura y funcionamiento de la empresa. b) Los nuevos profesionales recibirn una induccin en el puesto para el cual fueron contratados, la cual estar coordinada por la Jefatura del departamento donde prestar servicios el funcionario. c) Los procesos de induccin anteriores se efectuarn dentro del primer mes de trabajo.

Manual Funcional y Operativo Recontratacin a) Los ex colaboradores podrn ser recontratados en cualquier oportunidad por el PSA, siempre y cuando la calidad de su desempeo as lo reflejen en las evaluaciones y referencias de las labores realizadas en el perodo de contratacin anterior.

b) Los beneficios de un nombramiento anterior, no sern acumulables al nuevo perodo que inicia el colaborador, salvo en el caso de lo indicado en el punto siguiente.

c) El nmero de aos trabajados durante un nombramiento anterior, se tomar en cuenta solo para efectos de reconocimiento por aos de servicio, en lo que compete a bonificacin, pines y certificados.

Carn de Identificacin El PSA emitir un carn de identificacin que debern portar todos los miembros del personal y como mnimo contendr la siguiente informacin: nombre, departamento, fecha de terminacin del contrato, firma del profesional, firma del emisor. Tambin contendr la fotografa y el logotipo oficial del Centro. Las regulaciones de este carn oficial, ser regido por el Manual de Lnea Grfica del Centro. Dicho carn deber ser entregado al finalizar servicios con el Centro.

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Salarios y Beneficios
Articulo 1 Sistema de Remuneracin El Director General, en coordinacin con el rea de Recursos Humanos fijar los sueldos, aumentos generales y otros beneficios del personal, de acuerdo con los estudios tcnicos y la (s) asignacin (es) presupuestaria (s) de la empresa PSA. Articulo 2 Remuneracin del Personal El sistema de remuneraciones para el personal incluir el salario y un grupo de beneficios acorde con las circunstancias individuales, los deberes y responsabilidades de los puestos. Para optar por tales beneficios el personal deber cumplir con los requisitos establecidos y sern concedidos nicamente por el perodo en que el personal califique para ello y sern recomendados por jefe inmediato y el rea de Recursos Humanos, buscando la debida equidad interna y externa. Los sueldos y beneficios del personal se basarn en las leyes de cada pas donde prestan sus servicios y en todos los casos se deber respetar los salarios mnimos previstos en la legislacin local. La empresa PSA Centro podr brindar al funcionario facilidades para el cumplimiento de sus tareas, las cuales no se considerarn como parte del salario, sino sern consideradas como instrumentos para apoyar el ejercicio de las funciones. Artculo 3 Escala salarial para el personal nacional

El personal contar con una escala salarial diferente para cada una de las sedes de trabajo, las cuales sern fijadas y actualizadas por el rea de Recursos Humanos en la Sede Central, cuando as se determine procedente, sometindolas previamente a la autorizacin del Director General.

Artculo 4 Variaciones en las remuneraciones del personal Los salarios del personal, podrn tener ajustes dentro de las siguientes condiciones:

Manual Funcional y Operativo a. Encuestas de mercado: Estudios comparativos sobre salarios por trabajo comparable. Este estudio podr realizarse una vez al ao para determinar los salarios del mercado para trabajo comparable. Estos estudios podrn ser realizados por un profesional del rea de Recursos Humanos, o bien por una firma externa especializada; sin embargo, siempre ste trabajo deber contar con la orientacin del rea de Recursos Humanos de la Sede Central del CATIE. Se tomar en cuenta la paridad con un promedio de las organizaciones comparadas hasta el percentil 75. Los resultados de dichos estudios, as como la propuesta de incremento, indicando la disponibilidad presupuestaria, debern ser presentados previamente a revisin de la Jefatura del rea de Recursos Humanos, quien dar la autorizacin correspondiente, en caso de variaciones en los salarios del personal.

b. Cambios en los ndices oficiales de costo de vida: En los casos en que el ndice oficial por costo de vida en un pas, se incremente en un porcentaje del 3% o ms, y si las provisiones presupuestarias del Centro le permiten, el personal nacional podr recibir un aumento general de salarios anual o en fracciones, segn sea requerido. Para hacer efectiva esta solicitud el Representante de la Oficina Tcnica deber enviar la propuesta de aumento con la identificacin de fondos, a la Jefatura del rea de Recursos Humanos. Adems, debe adjuntar los decretos, leyes y disposiciones gubernamentales que sustentan dicha solicitud.

Artculo 5 Reclasificaciones de personal El personal podr optar por una revisin de su clasificacin y salario que le han sido asignados en el Centro, cumpliendo con las siguientes condiciones: i. Que el puesto haya tenido cambios importantes en los deberes y responsabilidades. ii. iii. Tener al menos 12 meses de laborar en forma continua en el mismo puesto. Haber obtenido en las ltimas dos evaluaciones de su desempeo una calificacin sobresaliente.

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iv. v. vi.

Reunir todos los requisitos exigidos para el puesto que se le desea reclasificar. Contar con disponibilidad presupuestaria para financiar el incremento salarial. Haber transcurrido como mnimo 12 meses desde su ltima revisin y ajuste de la clasificacin y salario del funcionario.

Lo indicado en los inciso (ii) y (vi) anteriores, no aplican cuando la variacin en los salarios obedece a un cambio radical en el puesto que inicialmente se asign.

Artculo 6 Beneficios del personal El personal, tendr los beneficios que exige la legislacin laboral en cada pas, as como cualquier otro beneficio que establezca la empresa PSA, especificndolo en su contrato de trabajo. En ningn caso se considerar las facilidades que brinda el Centro para el ejercicio normal de sus tareas forman parte integral de la remuneracin del personal, a menos que as haya sido reconocido expresamente. Artculo 7 Plan Colectivo de Seguros a) La Empresa PSA brindar a su personal cobertura dentro del plan de seguro social del pas, conforme con las regulaciones laborales locales. Asimismo, la empresa PSA otorgar a su personal un seguro de vida el cual es pagado en su totalidad por la empresa.

b) Cualquier seguro privado que el funcionario desee tomar a travs de un convenio entre la empresa y la compaa aseguradora, o que el funcionario haya negociado por su parte, correr en un 100% por cuenta del funcionario.

Artculo 8 Capacitacin a) La Empresa PSA suministrar o facilitar a su personal capacitacin apropiada, cuando lo estime necesario para el mejoramiento del desempeo, para ampliar su capacidad y propiciar su desarrollo tcnico profesional.

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b) El rea de Recursos Humanos y la empresa PSA, en coordinacin con los jefes inmediatos, tendr a su cargo el desarrollo de las actividades de formacin del personal y propondr ante las autoridades correspondientes los planes de formacin, recursos necesarios, perodos de la capacitacin y presupuesto necesario para la asignacin presupuestaria correspondiente. c) Asimismo, por iniciativa de los funcionarios, podrn solicitar al jefe inmediato y al rea de Recursos Humanos, la autorizacin para recibir capacitacin corta o bien formacin profesional. d) Los estudios o cursos de capacitacin debern tener relacin directa con el trabajo que el funcionario realiza en la empresa, conforme con su descripcin de funciones o bien que sea un asunto de inters y prioritario para el Centro. e) Se definen cursos cortos de capacitacin, aquellos cuya duracin es menor a 60 horas. Estos cursos podrn ser financiados total o parcialmente por la empresa, siempre y cuando exista disponibilidad presupuestaria para tal fin y se cumpla con los requisitos anteriores. f) Se definen cursos largos o formacin profesional, aquella instruccin que sea superior a 60 horas. Igualmente, estos cursos podrn ser financiados total o parcialmente por la empresa, siempre y cuando exista disponibilidad presupuestaria para tal fin y se cumpla con los siguientes requisitos: i. Tener un contrato por tiempo indefinido; o bien por tiempo definido por un perodo no menor a un ao. ii. Aceptar laborar para la empresa PSA por un perodo igual al que le fue facilitada la capacitacin, luego de finalizada la misma. iii. Firmar un contrato de estudio, en el cual se detallan las obligaciones de cada parte con base en el plan de capacitacin. iv. Aprobar todas las materias que matricul en cada perodo, salvo casos debidamente justificados, a saber: enfermedades, problemas familiares, situaciones laborales y otros de

Manual Funcional y Operativo naturaleza similar. Al final de cada perodo, mximo un mes de finalizado el curso, debe presentar certificaciones de notas de aprovechamiento de las materias cursadas. g) Para postular a cualquier apoyo institucional para estudios, el funcionario deber presentar su solicitud al supervisor inmediato, describiendo la naturaleza de la capacitacin, el perodo requerido, el nombre y direccin de la entidad capacitadora y los requisitos econmicos. Adems, debe adjuntar la documentacin necesaria que asegure haber sido aceptado para matricularse en la capacitacin. h) La empresa PSA dar preferencia en el apoyo para capacitacin al personal que haya demostrado buen aprovechamiento en sus estudios, as como a aquellos que han obtenido resultados satisfactorios en su evaluacin de desempeo. i) Una vez que el supervisor inmediato haya aprobado la solicitud, la enviar al rea de Recursos Humanos donde despus de analizarla y de considerarlo procedente aprobar la misma. Durante el perodo en que el funcionario est recibiendo la ayuda econmica tendr la obligacin de presentar una constancia de los cursos aprobados o cualquier otra documentacin que se le solicite. El anterior, es un requisito obligatorio para continuar la capacitacin vigente o futura. j) La empresa PSA podr suspender los beneficios de la capacitacin, por falta de cumplimiento de los deberes y responsabilidades indicados en el contrato de estudios. k) Los estudios en el exterior, podrn ser autorizados previa valoracin del jefe inmediato, Director del Departamento y el rea de Recursos Humanos, y debern cumplirse los siguientes requisitos: i. Haber brindado servicios a la empresa PSA en forma ejemplar por un perodo mnimo de tres aos continuos. ii. Tener relacin directa con las labores que desempea el funcionario en la empresa o bien que sea de carcter prioritario para la empresa. iii. Demostrar durante la capacitacin una conducta ejemplar, asistir con regularidad a los cursos y aprobar las materias que le exija el plan de estudios.

Manual Funcional y Operativo iv. Presentar al finalizar el curso o perodo de formacin, la certificacin de notas obtenidas. v. Terminar los estudios en el plazo sealado en el contrato correspondiente. vi. Trabajar para la Institucin durante un perodo y medio igual al perodo disfrutado, siempre y cuando la plaza que ocupa o una nueva est a disposicin del funcionario. vii. Comunicar dentro de los primeros 5 das de haber iniciado la capacitacin, su direccin en el exterior, as como cualquier cambio de sta para cualquier notificacin. l) Un funcionario podr aplicar para recibir capacitacin en el exterior con goce de salario, con un porcentaje variable del 25% hasta el 100% del salario, siempre que exista la disponibilidad presupuestaria para tal fin. m) En caso de renuncia o despido sin responsabilidad patronal, el funcionario deber reintegrar a la empresa PSA el valor total pagado, por las actividades de capacitacin financiadas total o parcialmente por el Centro en el exterior. Si esto ocurre antes de haber cumplido con lo establecido en el inciso k, numeral vi.

Planes de prestaciones sociales.

Las prestaciones sociales son beneficios legales que el empleador debe pagar a sus trabajadores adicionalmente al salario ordinario, para atender necesidades o cubrir riesgos originados durante el desarrollo de su actividad laboral. Artculo 1 Vacaciones anuales del personal a) Las vacaciones anuales del personal se concedern a razn de 20 das hbiles para todo el personal, salvo que la legislacin laboral nacional establezca condiciones ms favorables para el funcionario, en cuyo caso los perodos de vacaciones se regularn por lo establecido en dicha legislacin.

Manual Funcional y Operativo b) Las vacaciones no usadas podrn acumularse hasta por un mximo de 20 das hbiles. c) El pago por vacaciones no usadas, se har nicamente en el caso de que el funcionario se desvincule de la empresa y de acuerdo con lo establecido al respecto en las leyes laborales del pas. d) La liquidacin del pago de vacaciones deber hacerse con base en el procedimiento de clculo establecido en las leyes laborales del pas. Artculo 2 Concesin de vacaciones a) El personal que desee disfrutar de sus vacaciones podr hacerlo previa notificacin y autorizacin escrita del supervisor inmediato, mediante la boleta de salida, la cual deber ser tramitada previo disfrute ante la jefatura inmediata y la administracin de las Oficinas Tcnicas Nacionales en los pases o el rea de Recursos Humanos en la Sede Central, segn corresponda. b) Los das feriados obligatorios se darn con goce de salario como lo estipula la ley. Articulo 3 Licencia por muerte de familiares a) Se otorgar una licencia con goce de salario por un perodo de cinco das hbiles, por muerte de familiares, a saber: padre, madre, cnyuge, hijos, hijas, hermanos y hermanas. Si requiriera tiempo adicional, se descontar de las vacaciones regulares del funcionario. b) En caso que las leyes laborales nacionales concedieran un lapso ms extenso para el personal nacional se otorgar este ltimo. Articulo 4 Licencia por matrimonio a) Se otorgar una licencia con goce de salario por un perodo de cinco das hbiles por matrimonio.

Manual Funcional y Operativo Si el funcionario requiriera de tiempo adicional se descontar de sus vacaciones regulares. b) En caso de que las leyes laborales nacionales concedieran un lapso ms extenso para el personal nacional se otorgar este ltimo. Artculo 5 Licencia por maternidad a) Las funcionarias disfrutarn del perodo que brinda la legislacin de cada pas por concepto de licencia por maternidad. No obstante lo anterior, en caso que no se establezca normativa para este propsito, se establecer un perodo de 12 semanas con goce de salario a partir de la fecha definida para su retiro por licencia o luego de dar a luz. b) Para hacer efectivo este beneficio las funcionarias debern presentar al rea de Recursos Humanos en la Sede Central, la boleta de salida con el respectivo certificado mdico indicando el perodo de la licencia. Artculo 6 Licencia por paternidad a) Los funcionarios del sexo masculino gozarn de licencia por paternidad de tres das hbiles con goce de sueldo, a partir de la fecha en que su hijo/a nazca. b) Para hacer efectivo este beneficio deber presentar el formulario boleta de salida correspondiente, indicando en el mismo la fecha de salida y regreso. Los das adicionales que se desee disfrutar el funcionario sern descontados del saldo de vacaciones disponible. Artculo 7 Licencia por enfermedad a) Los miembros del personal que no pudieran desempear su trabajo o presentarse a ste a causa de enfermedad, accidente o medidas de orden pblico, tomadas por la prevencin de la salud de la poblacin, tendrn derecho a una licencia segn lo establecido en la legislacin laboral del pas en el cual desempea sus tareas o segn sea decretado por el gobierno.

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b) Los funcionarios tendrn la responsabilidad de informar a sus supervisores, antes de las 10 a.m. del da que inicia la licencia, su ausencia al trabajo debido a enfermedad, lesin o cualquier otro motivo conforme lo indicado en el punto anterior. A menos que por causa grave esto no sea posible. c) Los funcionarios podrn ausentarse por enfermedad por el perodo que el profesional mdico indique; sin embargo, toda licencia por enfermedad deber estar respaldada por el correspondiente certificado mdico oficial, el cual deber presentarse al inicio de la misma. Este documento se acompaa al formulario de boleta de salida, el cual debe ser firmado por el funcionario y supervisor inmediato. Tan pronto se cumpla el trmite anterior se deber enviar al rea de Recursos Humanos, la boleta indicada para el correspondiente registro. La falta de presentacin oportuna del comprobante en cuestin, impedir el pago de la incapacidad y la ausencia se tendr como injustificada para efectos de la aplicacin del rgimen disciplinario.

Calidad de vida en el trabajo.

Articulo 8 a) Medio ambiente en la organizacin

Salario y prestaciones adecuadas a la realidad que demanda la economa en su momento.

Oportunidades de superacin.

b) Medio ambiente fsico


Confortable. Seguro. Funcional Equipo de trabajo adecuado, suficiente y en buen estado.

Manual Funcional y Operativo c) Oportunidades Inmediatas para Desarrollar las Capacidades Humanas: Se incluye en esta categora la autonoma, el uso de mltiples habilidades ms que la aplicacin repetitiva de una sola, retroalimentacin acerca de los resultados de una actividad como una base de autorregulacin. d) Oportunidades de Crecimiento Continuo y Seguridad: Este proceso abarca asignacin de trabajo y propsitos educacionales para expandir las capacidades del trabajador, oportunidades de ascenso, y seguridad en el empleo. e) Integracin Social en el Trabajo de la Organizacin: Esto significa liberarse de prejuicios; igualdad; movilidad; apertura interpersonal; apoyo constante a los equipos de trabajo. f) Balancear entre Trabajo y Vida: Esto significa que los requerimientos de trabajo, incluyendo programas-presupuesto, asuntos urgentes, y viajes, no se tomen del tiempo de ocio o del tiempo familiar como algo cotidiano, y que las oportunidades de ascenso no requieran frecuentemente de cambios geogrficos.

Relaciones Laborales

Artculo 1. Sobre actividades sociales empresariales Todo colaborador tiene derecho a participar de todas las actividades sociales, comunales que la empresa realice y gozar del mismo trato, no se podr privar de ningn evento a ningn colaborador salvo en recomendacin dada por parte de un psiclogo o especialista del rea. Artculo 2. Sobre los sindicatos Todo colaborador derecho a ser participe activo de cualquier sindicato empresarial, regional o nacional, si el pas o regin donde vive lo permite, en caso de no ser permitidos los sindicatos, este artculo se regir con respecto a la ley del pas o regin pertinente. Artculo 3. Sobre los recursos empresariales Ningn colaborador tiene derecho a usar recursos empresariales para su propio beneficio, siendo as responsable cada colaborador de los recursos asignados a su trabajo, en caso de tener necesidades mayores, deber contactar con su superior y hacer los arreglos necesarios.

Manual Funcional y Operativo Artculo 4. Sobre los paros laborales No se permitir ningn tipo de paro laboral con pago, si hay alguna protesta se recomienda al colaborador, procesarla por los canales de la empresa establecidos, o hacer una queja con sus superiores, pero la empresa no tolerara los paros laborales. Artculo 5. Sobre atencin al cliente y comportamiento fuera de la empresa Todo colaborador deber representar la empresa lo mejor posible, ser amable en sus puestos de trabajo y hacer sus trabajos honesta y honradamente, los valores, visiones y misiones de la empresa debern ser igualmente valorados por los colaboradores. Artculo 6. Sobre los beneficios empresariales Todo colaborador tiene derecho a todos los beneficios y derechos, que la empresa provee, sin excepciones, no se podr privar a ningn colaborador de bonos o derechos ganados por el mismo. Artculo 7. Sobre los conflictos laborales En caso de conflicto laboral los empleados responsables sern sancionados por tres das sin derecho a remuneracin, de ser este acto repetido tres veces en un periodo menor a tres meses, el colaborador ser atendido por un psiclogo dado por la empresa, de no mejorar el comportamiento, la empresa, no tendr otra alternativa y tendr que despedir al colaborador asignndole los beneficios y derechos establecidos por la ley. Artculo 8. No se podr despedir a ningn colaborador, sin una razn justificada y aprobada por la junta general, para poder despedir a un empleado, se le deber de dar por lo menos una oportunidad de enmendar sus malos actos o mala conducta, y el despido deber de ser anunciado propiamente al empleado solamente con un mes de anticipacin.

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Capacitacin y desarrollo del personal


Artculo 1. Capacitaciones obligatorias que el personal deber atender. Todo colaborador de la Empresa, no importa su rea, deber de haber asistido a una capacitacin sobre: Atencin al cliente. Situaciones de emergencia. Primeros auxilios. Estos debern ser cursados durante el primer ao laboral, pueden ser cursados con los planes propuestos por la empresa, o tomados en su propio tiempo. Artculo 2. Capacitaciones Bsicas La Empresa impartir una capacitacin trimestral, sobre atencin al cliente, situaciones de emergencia y primeros auxilios, tomando todos los costos, los colaboradores que participen de ellos, obtendrn los diplomas correspondientes, cualquier colaborador que no pueda asistir a estos puede tomarlos por su propia cuenta y la empresa cubrir un cincuenta por ciento de los costos (50%). Artculo 3. Capitaciones de los departamentos Todos los departamentos pueden tener sus propios requisitos en cuanto a capacitaciones y nivelacin, pero para que un plan de certificacin sea aprobado, deber de presentar los siguientes requisitos: Datos generales del ente capacitador. Nombre, direccin, registro ante el IMSS y RFC, etc. Propsito de la capacitacin. Puestos de trabajo que involucra. Nmero de trabajadores que sern capacitados.

Manual Funcional y Operativo Cronograma de actividades y tiempo necesario. Prioridades de atencin. Materiales y recursos a utilizar. Mtodo de evaluacin. Presupuesto de costos. Artculo 4. Sobre personal del rea de auditorias Todo empleado de la seccin Senior (Auditores) deber hacer una certificacin ISACA, CISA o ITIL, esto para todo empleado que tenga tres o ms aos de laborar, los gastos y costos sern financiados por la empresa, para aquellos colaboradores con tres o ms aos de laborar, una negociacin ser posible para aquellos con menor tiempo. Artculo 5. Sobre personal que labore con equipo de cmputo. Todo el personal que labore con equipo de cmputo deber contar al tener un ao de laborar con la empresa, al menos con la certificacin IC3 que es muy reconocida a nivel mundial, los costos sern financiados a un cincuenta por ciento por la empresa y se trabajara directo con CERTIPORT para hacer los planes de capacitacin anuales.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL.
Nuestra firma auditora ofrece un servicio nacional como internacional en: Auditoria Externa Revisora Fiscal Asesora de impuestos Asesora financiera, administrativa y legal

La firma cuenta con _______ personas profesionales en la oficina principal en donde nos pueden contactar. Contamos con 1 sucursal en el pas. Sede principal: Alajuela, Costa Rica.

Manual Funcional y Operativo Sucursales: ___________________________________ El staff se divide en las siguientes categoras: Socios Asociados Gerentes Supervisores

Dentro de la empresa se realizan capacitaciones continuas con las que los colaboradores se actualizan en todas las reas para poder brindar un mejor servicio a los clientes. Metodologa para desarrollar el trabajo: Conocimiento de la Entidad y de sus Ciclos de operacin. La primera actividad de nuestro trabajo de auditora est encaminada a lograr un profundo conocimiento de la entidad y de sus diversas operaciones, su interrelacin entre las diferentes cuentas de los estados financieros. Profundizarnos sobre la estructura organizacional, las polticas, los procedimientos, el objeto social, las normas legales que la aplican, la naturaleza de todas las operaciones, costos de produccin y comercializacin, de ingresos y egresos, deudores, acreedores, cuentas de orden, el rea geogrfica de influencia, las particularidades de los principales componentes de sus fuentes de financiamiento, el flujo de la informacin hacia contabilidad y de sta a la Direccin para la toma de decisiones, y otras materias conexas, fundamentales para entender toda la actividad y las cifras de sus estados financieros. Esta comprensin del negocio junto con el entendimiento de la organizacin interna, los estatus y dems aspectos legales que le son inherentes, nos permitirn planear adecuadamente el trabajo. Evaluacin del Entorno de Control. Analizamos en esta fase, la actitud tanto de la Direccin como de los dems empleados hacia el establecimiento de adecuados controles en todos los procesos de la compaa, como: segregacin de funciones, niveles de autorizacin, revisin permanente de informacin financiera, cubrimientos de garantas contra contingencias sobre los derechos de la entidad, etc.

Manual Funcional y Operativo La fortaleza o debilidad de este ambiente, nos permitir determinar hasta dnde debern abarcar nuestras pruebas. Revisin Analtica de Operaciones. En el proceso de la auditoria, una de las tcnicas que complementa el conocimiento del auditor sobre la organizacin que evala es la revisin analtica de operaciones. Su objetivo principal es allegar elementos de juicio sobre el comportamiento del desarrollo operacional y detectar las reas que ameritan mayor nfasis. Etapa de planeacin del trabajo. Una vez cumplidas las etapas anteriores, procedemos a disear la planeacin detallada para el trabajo. Identificando tanto sus riesgos como sus fortalezas, elaboramos los programas de trabajo a la medida que incluyen el enfoque, el alcance y la oportunidad de las pruebas a ser desarrolladas en cada una de las unidades de negocio, previa aprobacin del gerente y socio a cargo del trabajo. Evaluacin y Comprobacin del control interno y cumplimiento de normas. Con la evaluacin y prueba del control interno (financiero, administrativo y operativo), se inicia la ejecucin de las pruebas planeadas. Esta evaluacin nos permite comprobar, si los mecanismos de control, tanto manuales como sistematizados, que han sido aprobados por la administracin, operan tal como fueron diseados para respaldar el proceso de autorizacin del manejo de operaciones y recursos, su correcta valuacin y clasificacin contable, a travs de una conveniente segregacin de funciones. Pruebas de cumplimiento por ciclos de operaciones y procedimientos sustantivos. Las pruebas de cumplimiento estn encaminadas a comprobar lo adecuado de los procedimientos internos para la validez de las operaciones y para verificar el cumplimiento que la empresa est dando a todas las normas legales y estatuarlas que la regulen, as como a las polticas y procedimientos establecidos para alcanzar sus metas y sus objetivos.

Manual Funcional y Operativo Evaluacin de resultados y emisin de informes. Una vez se han desarrollado las fases de ejecucin de la auditora, mencionadas anteriormente, se efecta la evaluacin de los resultados de las pruebas, con base en las cuales nuestra firma auditora procede a emitir los informes respectivos. Control de calidad del trabajo. Nuestra firma est encaminada en alcanzar un eficiente grado de control y supervisin en los trabajos que desarrolla. Por esta razn, ejercemos un adecuado control de calidad a travs de todas las fases de ejercicio garantizado que se cumplen estrictamente y en forma eficiente todos los asuntos del compromiso a medida que se realiza y se avanza en el trabajo. SERVICIO AL CLIENTE: Auditora Financiera: Determinar, si los estados financieros se presentan de acuerdo con los principios de contabilidad. Auditora de gestin: Evaluar el grado de eficiencia y eficacia para manejar los recursos disponibles y si se logran los objetivos previos por los administradores y Accionistas. Auditora de Cumplimiento: Determinar su se est cumpliendo con las disposiciones legales y estatuarias y si se realizan en forma normal y adecuada las operaciones de la Entidad. Auditoria de Control Interno: Evaluar el sistema de control interno para conceptuar sobre lo adecuado del mismo y si garantiza en forma ptima el cumplimiento de las normas legales y delos objetivos de la compaa. Auditoria de Sistemas: Evaluar el entorno general de control sobre los sistemas computarizados, utilizados por la entidad para el manejo de la informacin. Auditoria de Impuestos: Evaluar el cumplimiento de la normatividad tributaria.

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tica y responsabilidad social


tica: La conducta tica de todos los profesionales que laboran en PSA se espera que sea intachable, ya que este es un de los objetivos prioritarios de la organizacin. Nuestro comportamiento tico, nuestra conducta ntegra, honesta, independiente y sobre todo basada en valores cristianos adventistas constituye sin duda el mejor camino para marcar la diferencia en el mercado de servicios profesionales de auditoria. As mismo PSA contara con un comit de tica que velara constantemente por el desarrollo y cumplimiento del cdigo de conducta tica, y que tiene potestad total en la resolucin de conflictos o situaciones de incertidumbre relacionadas con la tica que se presenten en la Firma. Cdigo de tica Nuestro cdigo de tica est dividido y regido por cinco categoras que cubren el alcance de nuestras actividades laborales profesionales y estos son: Trabajar con clientes y otros. Actuar con integridad profesional. Mantener nuestra objetividad e independencia. Respetar el capital intelectual. Un comportamiento basado en valores cristianas adventistas en todas las circunstancia. Promesa de tica en PSA Cuando un nuevo colaborador es incorporado a nuestra empresa tenemos la costumbre de realizar una reunin de iniciacin donde los nuevo colaboradores se comprometen bajo juramento a actuar de acuerdo a las 5 categoras bsicas de nuestro cdigo de tica, Con estas costumbres protegemos y mejoramos la reputacin de PSA, y jugar un papel clave en la construccin de un mundo de trabajo mejor para nuestro pueblo, para nuestros clientes y para nuestras comunidades.

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Responsabilidad social
Para nuestra firma el compromiso tico y los valores empresariales como la transparencia, la integridad y el respeto son los pilares fundamentales bajo los cuales nos relacionamos y conducimos nuestro negocio, construyendo una empresa responsable y sustentable en el largo plazo. Nuestra Responsabilidad Social Empresarial (RSE) surge en primera instancia del reconocimiento que nuestro que hacer empresarial La actividad de las empresas hoy en da generan impactos positivos y negativos con quienes se relacionan ya sean los colaboradores, proveedores, clientes, autoridades, comunidades y el ambiente. Concebimos la RSE como una estrategia de negocio En la cual procuramos, reducir y/o compensar aquellos impactos negativos que son propios de las caractersticas de nuestro negocio, a la vez que aumentar y fortalecer aquellos impactos positivos que generamos en diferentes mbitos de nuestro negocio. Como empresa basada en valores cristianos adventistas estamos comprometidos a apoyar a las organizaciones sin fines de lucro como ADRA para la ayuda de mejorar la comunidad, la sociedad y el mundo. Nuestros Principios en RSE El accionar de PSA en materia de Responsabilidad Social Empresarial se rige por los siguientes principios fundamentales: a) Excelencia: Se busca fortalecer las relaciones con los grupos de inters a modo de generar un compromiso en la mejora continua del desarrollo del negocio. b) Honestidad e integridad: PSA acta con honestidad e integridad, en todas las relaciones profesionales y de negocio, siendo veraces y dignos de confianza respecto de los servicios que lleva a cabo. c) Rendicin de cuentas: PSA rinde cuentas sobre su desempeo, en los diversos mbitos de RSE y frente a sus grupos de inters

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SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS DE PSA


PSA cuenta con un sistema de informacin para lograr una efectiva administracin y control financiero, la planeacin y el proceso de diseo y los requerimientos de control interno debern cambiar o necesariamente se modificarn con los cambios de la tecnologa de informacin. PSA lleva a cabo una revisin y consideracin de nuestra organizacin con el fin de precisar:

Prdidas y deficiencias. Mejores mtodos. Mejores formas de control. Operaciones ms eficientes. Mejor uso de los recursos fsicos y humanos.

La auditora administrativa debe llevarse a cabo como parte de la auditora del rea de informtica. El departamento de informtica se deber evaluar de acuerdo con: Objetivos, metas, planes, polticas y procedimientos. Organizacin. Estructura orgnica. Funciones y niveles de autoridad y responsabilidad. Adems, es importante tener en cuenta los siguientes factores: Elemento humano. Organizacin (manual de organizacin). Integracin. Direccin. Supervisin. Comunicacin y coordinacin. Delegacin. Recursos materiales.

Manual Funcional y Operativo Estos sern algunos procesos que integraremos para obtener nuestros objetivos.

El registro manual de la informacin necesaria para originar una transaccin.

PSA almacena las aplicaciones computarizadas no se producen documentos impresos cuando la informacin es accesada. Por ejemplo, un cambio hecho a las tarifas de nmina puede ser accesado a un archivo maestro de nminas computarizado a travs de la red interna, sin dejar registro.

Proceso simplificado que facilita las ejecuciones repetitivas sin alta probabilidad de error.

PSA considera que las aplicaciones computarizadas y el proceso, puede ser extremadamente complejo debido a la velocidad y exactitud del computador. Por ejemplo, Nuestra compaa puede utilizar su computadora para calcular la efectividad de cientos de posibles horarios o cdulas de produccin a fin de seleccionar el ms adecuado, mientras que en los mtodos manuales esto sera casi imposible.

Almacenamiento de documentos de entrada, proceso y salida en registro de archivo o similares.

Para PSA la informacin es necesaria, puede localizarse y recobrarse manualmente del rea de almacenamiento fsico conocido como archivos. En nuestras aplicaciones computarizadas, los archivos estn en medios magnticos. Utilizamos programas

Manual Funcional y Operativo extractivos para recobrar la informacin de tales medios, los cuales son normalmente muy rpidos y exactos, por ejemplo, en el caso de bases de datos.

Revisin de procesos por personas, generalmente supervisores, para La divisin de tareas entre los empleados.

PSA en las aplicaciones computarizadas y la distribucin de deberes, implica no slo la divisin de tareas entre los empleados, sino tambin la divisin de tareas entre los pasos del proceso automatizado. Por ejemplo, los programas computarizados pueden procesar diferentes partes de una transaccin en diversos lugares, y en ocasiones se requiere que tengan sistemas de seguridad de acceso a nivel sistema, dato o programa, como en el caso de los sistemas bancarios.

A) B) -

Evaluacin del proceso de datos y de los equipos de cmputo que comprende: Controles de los datos fuente y manejo de cifras de control. Control de operacin. Control de salida. Control de asignacin de trabajo. Control de medios de almacenamiento masivos. Control de otros elementos de cmputo. Control de medios de comunicacin. Orden en el centro de cmputo. Seguridad: Seguridad fsica y lgica. Confidencialidad. Respaldos. Seguridad del personal. Seguros. Seguridad en la utilizacin de los equipos. Plan de contingencia y procedimiento de respaldo para casos de desastre. Restauracin de equipo y de sistemas.

Manual Funcional y Operativo Divisin del trabajo

PSA toma las siguientes precauciones:

El personal que prepara la informacin no debe tener acceso a la operacin Los analistas y programadores no deben tener acceso al rea de operacin y viceversa Los operadores no deben tener acceso inrrestringido a las libreras ni a los lugares donde se tengan los archivos almacenados, es importante separar las funciones de librera y de operacin Los operadores no deben ser los nicos que tengan el control sobre los trabajos procesados y no deben hacer correcciones a los errores detectados.

Seguridad en el Personal

PSA cuenta con un centro de Cmputo que depende en gran medida de la integridad, estabilidad y lealtad del personal, por lo que al momento de tomarlo para el trabajo se realizan exmenes psicolgicos, mdicos y tener muy en cuenta sus antecedentes laborales.

PSA hace rotar al personal para disminuir la posibilidad de fraude. Esto debe hacerse aunque implique un alto costo. Hay que mantener motivado al personal pues la motivacin trae aparejado la lealtad del personal hacia la organizacin, disminuyendo la posibilidad de fraude.

Seguridad Fsica

Manual Funcional y Operativo PSA tiene como objetivos establecer polticas, procedimientos y prcticas para evitar las interrupciones prolongadas del servicio de procesamiento de datos, informacin debido a contingencias como incendio, inundacin, huelas, disturbios, sabotajes, etc. Y continuar en un medio de emergencia hasta que sea restaurado el servicio completo.

Manual Funcional y Operativo

Bibliografa
Chiavenato, Idalberto. ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS. Octava Edicin, 2007. Mc-Graw Hill. Mxico. Mondy, R. Wayne. ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS. Decimoprimera edicin, 2010. Prentice Hall. Mxico. Werther, William B., y Davis Keith. ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS. Sexta edicin, 2008. Mc-Graw Hill. Mxico.

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ANEXOS
Requisicin de Personal RH-RE-001

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Reporte de Entrevista RH-RE-002

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Manual Funcional y Operativo Solicitud de Requerimiento de Personal RH-RE-003 Logo Nombre de Puesto Clase de Puesto Cargo Especialidad Ubicacin de la Vacante (Depto o rea) Motivo de la Vacante Describa brevemente las funciones principales del puesto Requerimientos preferibles que no aparezcan en el manual de puestos Conocimiento Tcnicos Idiomas Habilidades o Destrezas Nombre del jefe inmediato del puesto y cargo que ocupa Firma Fecha N Fecha