LISTA DE VERIFICARE NR. 1 OBIECTIVE GENERALE Obiectivul I.

ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII DE ACHIZIȚII PUBLICE
Nr. crt. 1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurilor specifice care reglementează activitatea de achiziţii publice 1.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a activităţilor aferente compartimentului de achiziţii publice a) existenta unui sistem de proceduri specifice pentru realizarea obiectivelor in domeniul achiziţiilor publice b) aprobarea procedurilor de către persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor e) oferirea unor exemple în acest sens f) cuprinderea modalităţilor de actualizare a procedurilor 1.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale activităţilor/operaţiilor 1.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie 1.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din procedura specifica şi evaluarea completitudinii preluării acestora Examinarea cunoaşterii procedurilor specifice de către responsabilii cu realizarea activităţilor Aprecierea calităţii procedurilor specifice: a) considera procedurile specifice corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Analiza resurselor umane ale Compartimentului Achiziţii Publice a) număr mare de posturi neocupate b) corelarea structurii profesionale a personalului cu necesităţile compartimentului de achiziţii publice c) cuprinderea în fişele posturilor a atribuţiile stabilite prin ROF şi actualizarea permanentă d) existenţa planurilor de pregătire profesională e) efectuarea sistematică a analizei îndeplinirii planurilor de pregătire profesională f) pregătirea profesională a salariaţilor este realizată conform atribuţiilor şi responsabilităţilor stabilite prin fişa postului g) pregătirea profesională a salariaţilor asigură atingerea obiectivelor organizaţiei h) existenţa unui sistem de indicatori de performanţă pentru evaluarea gradului de pregătire profesională Examinarea sistemului de gestionare a riscurilor -conducerea Registrului riscurilor a) existenţa unei politici unitare privind gestionarea riscurilor b) existenţa Registrului riscurilor la nivelul Compartimentul de Achiziţii Publice c) actualizarea sistematică a Registrului riscurilor d) existenţa unui sistem de evaluare a riscurilor e) desemnarea unui responsabil privind gestionarea riscurilor la nivelul Compartimentul de Achiziţii Publice DA NU OBS.

Interviu nr. 1.1.1.

1.2. 1.3. 1.4.

-

Interviu nr. 1.5.1. FIAP nr. 1.5.1.

1.5.

1.6

Interviu nr. 1.6.1.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT f) riscurile majore prezentate în Registrul riscurilor elaborat la nivelul Compartimentului de Achiziţii Publice se regăsesc în Registrul riscurilor elaborat la nivelul întregii entităţi publice Analiza sistemului de arhivare a documentelor

DA

NU

OBS.

1.7.

-

Data: 03.05.2013

Auditor intern, Moșteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Băloi Florin Cosmin

având în vedere că problema întocmirii şi formalizării procedurilor specifice va fi abordata la toate obiectivele misiunii de audit intern.Filiala Județeană Mehedinți a Asociației Comunelor din România Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznița Ocol INTERVIU NR. 5. adresat doamnei Misiunea de audit: Activitatea de achiziții publice Perioada auditată: 01. 3. crt. 1. 6. . 4. deşi s-ar impune.2012 Nr. 7.12. Moșteoru Andreea Mihaela DA X X NU Obs.05.1.2013 Notă: • • În această situaţie nu se va elabora FIAP. 2. Cadrul normativ X X X X X Intervievat. privind procedurile specifice care reglementează activitatea de achiziţii publice.1. 1.31.2012. Cadrul normativ Data: 03.01. Informațiile obținute în cadrul interviului vor fi luate în considera ție la redactarea Raportului de audit intern. Întrebare Pentru activitatea de achiziţii publice aveţi un sistem de proceduri? Există corespondenţă între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin fişele posturilor? Există stabilit prin procedură modul de soluţionare al abaterilor? Aveţi stabiliţi responsabili pentru procedurile de lucru? Procedurile sunt scrise şi formalizate? Sunteţi de acord cu importanţa elaborării procedurilor specifice în vederea îmbunătăţirii mediului de control? Mai aveţi ceva de adăugat referitor la acest subiect? Auditor intern.

2. Întrebare Aţi semnat fişa postului pentru acest an? Pregătirea profesională continuă este o activitate coordonată de dumneavostră la nivelul serviciului şi este cuprinsă în fişa postului? Aveţi aprobat un plan de pregătire profesională continuă? Procedaţi la efectuarea sistematică a analizei îndeplinirii planului? Există alte forme de pregătire profesională a salariaţilor? Există un sistem de verificare a cunoştinţelor dobândite ca urmare a cursurilor efectuate? Pregătirea profesională a salariaţilor este în concordanţă cu atribuţiile şi responsabilităţile stabilite prin fişa postului? Pregătirea profesională a salariaţilor asigură atingerea obiectivelor organizaţiei? Aveţi manuale. Moșteoru Andreea Mihaela Supervizor. 1. Băloi Florin Cosmin . 5.1. ghiduri practice referitoare la derularea activităţii de achiziţii publice? Există indicatori de performanţă pe baza cărora să se poată evalua gradul de pregătire profesională al salariaţilor coroborat cu nivelul de realizare a obiectivelor strategice ale entităţii? Mai aveţi ceva de adăugat? X X DA NU Obs.2012 -31.2013 Auditor intern.5.05. 4. 7. X Data: 03. crt. privind analiza resurselor umane ale Compartimentului Achiziţii Publice adresat doamnei Misiunea de audit: Activitatea de achiziții publice Perioada auditată: 01. 10. 6. 3.01. X X 11. X X X X Evaluările individuale anuale X X Ne îndeplinim sarcinile de serviciu 9. 8. 1.Filiala Județeană Mehedinți a Asociației Comunelor din România Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznița Ocol INTERVIU nr.12.2012 Nr.

01.6. 7. 6.2013 Auditor intern. informațiile primate în cadrul interviului vor fi utilizate și la elaborarea Raportului de audit intern.12. 946/2005 privind Codul controlului intern? Au fost identificate riscurile la nivelul Compartimentului Achiziţii Publice? Există un sistem de evaluare a riscurilor? Au fost prevăzute măsuri de răspuns în cazul apariţiei riscurilor? Există un sistem de monitorizare şi raportare periodică a riscurilor asociate activităţii Compartimentului Achiziţii Publice? Aveţi elaborat şi actualizat Registrul riscurilor? Este desemnat un responsabil cu gestionarea riscurilor la nivelul Compartimentului Achiziţii Publice? X X X DA NU Obs. Băloi Florin Cosmin Notă: Pe baza răspunsurilor la interviu și a documentelor transmise s-a hotărât ca pentru acest obiectiv să nu se elaboreze FIAP.2012 -31. Moșteoru Andreea Mihaela Supervizor. 4. Întrebare Există o politică de management al riscului? Există preocupări pentru managementul riscurilor în cadrul Compartimentului Achiziţii Publice? S-au organizat cursuri cu întreg personalul pentru activitatea de gestionare a riscurilor în conformitate cu metodologia de organizare a sistemului de control intern conform prevederilor OMFP nr.05. 3. 2.2012 Nr. De asemenea. 1. 1. . 9.1. crt.Filiala Județeană Mehedinți a Asociației Comunelor din România Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznița Ocol INTERVIU nr. X X X X 8. 5. X X Data: 03. privind sistemul de gestionare a riscurilor adresat doamnei Misiunea de audit: Activitatea de achiziții publice Perioada auditată: 01.

.

2.programul anti-virus să verifice staţia de lucru la pornire.1. 2.3.instalarea unui program anti-virus adecvat necesităţilor . Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale activităţilor/operaţiilor 2.3.1. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie 2.4.1. 2 OBIECTIVE GENERALE Obiectivul 2.1.LISTA DE VERIFICARE NR.1.5.1. crt. ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIȚIILOR PUBLICE Nr. - - La nivelul serviciului nu există personal cu specializare IT a) existenta unui sistem de proceduri specifice b) aprobarea procedurilor de către persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor e) oferirea unor exemple în acest sens f) cuprinderea modalităţilor de actualizare a procedurilor 2.2. - - 2. 2. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din procedura specifica şi evaluarea completitudinii preluării acestora Examinarea cunoaşterii procedurilor specifice de către responsabilii cu realizarea activităţilor Aprecierea calităţii procedurilor specifice: a) considera procedurile specifice corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Analiza creării bazei proprii de date şi responsabilizarea personalului implicat în utilizarea sistemului informatic al achiziţiilor publice a) existenţa bazei proprii de date b) actualizarea sistematică a bazei proprii de date c) elaborarea şi actualizarea sistematică a documentaţiei tehnice adecvate privind conectarea la Internet d) existenţa unui sistem de prevenire şi detectare a accesărilor neautorizate ale bazei proprii de date e) monitorizarea sistematică a funcţionalităţii programelor anti-virus: . ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurilor specifice privind organizarea sistemului informatic al achiziţiilor publice 2.2.4. - - 2. - - Observare directă .Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice organizării sistemului informatic al achiziţiilor publice DA NU OBS.

2013 Auditor intern.Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT .programul anti-virus să monitorizeze toate programele şi aplicaţiile active. crt. La nivelul entităţii La nivelul entităţii - 2. mesajele primite şi să verifice automat actualizările la intervale regulate (zilnic). DA NU OBS.05. Moșteoru Andreea Mihaela Supervizor. Băloi Florin Cosmin . Analiza sistemului de arhivare a documentelor Data: 07. f) alocarea unui singur nume de utilizator şi singure parole de acces la sistemul informatic al achiziţiilor publice g) urmărirea schimbării periodice a parolelor de acces la sistemul informatic al achiziţiilor publice h) examinarea siguranţei accesului la reţea şi a comunicării datelor în reţea i) existenţa unui responsabil cu activitatea de formare profesională j) existenţa programului privind pregătirea IT.6.

1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică a activităţilor aferente fundamentării şi întocmirii Programului de achiziţii publice: a) existenta procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente.1.2.5.LISTA DE VERIFICARE NR. crt. Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora Examinarea cunoaşterii proceduri specifice de către responsabilul cu realizarea activităţii Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilul acesteia: a) considera procedurile specifice corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Analiza fundamentării Programului anual al achiziţiilor publice a) existenţa adresei de solicitare a referatelor de necesitate compartimentelor funcţionale b) existenţa referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcţionale c) existenţa aprobărilor pe referatele de necesitate d) existenţa notelor de fundamentare la referatele utilizate la elaborarea Programului e) existenţa centralizatorului necesităţilor f) încadrarea necesarului în norme şi normative g) corelarea necesarului cu stocul existent în depozit h) corelarea cu contractele de achiziţie aflate în derulare DA NU OBS. 3. 3. 3.1.1.1. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie Modalitatea arhivării documentelor 3. PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIȚIILOR PUBLICE Nr. c) stabilirea modelului Programului anual al achiziţiilor publice şi precizarea modalităţilor de completare d) existenţa unui sistem de prioritizare al solicitărilor compartimentelor funcţionale e) cuprinderea modalităţilor de actualizare a Programului pe parcursul derulării achiziţiilor 3.1. - .5. 3. Lista de control nr.3.Existenta activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului 3. - - - TEST nr. 3 OBIECTIVE GENERALE Obiectivul 3.4. 3.5.2.3. - - 3. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind Programul anual de achiziţii publice 3.

1. ACTIVITATEA DE AUDIT i) respectarea conţinutului minim de informaţii al Programului anual al achiziţiilor publice .există prevăzută valoarea estimată fără TVA a fiecărei achiziţii ? . prestare servicii. Lista de control nr. Foaie de lucru nr.6. 3. Moșteoru Andreea Mihaela Supervizor. executare lucrări .Nr.7. 3.05.1.6. Băloi Florin Cosmin .există procedura de atribuire a fiecărui contract de achiziţie ? .este precizată suma totală estimată a Programului j) conformitatea definitivării Programului k) respectarea procedurilor privind actualizările pe parcursul derulării Programului Analiza alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziţii publice a) respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative.1. 3.6. fără TVA. X Observare directă 3. a fiecărui tip de achiziţie cuprinse in Program b) alegerea corecta a procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publica DA NU OBS. TEST nr. Analiza sistemului de arhivare a documentelor - - Data: 08. crt.2013 Auditor intern.cuprinde cele trei părţi: furnizare produse. 3.fiecare articol are prevăzut codul utilizat în CPV? .6.

- - Nu a fost cazul 4. g) constituirea pentru atribuirea fiecărui contract de achiziţie în parte a unei comisii de evaluare h) existenţa unui corp al membrilor de rezervă i) numirea în comisia de evaluare a experţilor externi j) comisia de evaluare elaborează raportul procedurii de atribuire care este semnat de toţi membri Analiza Documentaţiei de atribuire a) Conformitatea conţinutului Documentaţiei de atribuire: adresa la care se depune oferta data limită şi modalităţi pentru depunerea ofertei ora. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică a) existenţa procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv şi modalităţile de completare 4.5.Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului 4. - - 4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuţiilor cuprinse in fisele posturilor cu cele din procedura specifica si evaluarea completitudinii preluării acestora Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabilul cu realizarea activităţii Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilii acestora: a) considera procedura corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? c)există propuneri de perfecţionare a procedurii? Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare a) ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate.3. - - - Nu a fost cazul 4.1. d) membrii comisiilor sunt eligibili în ceea ce priveşte studiile şi experienţa în domeniu. 4. data şi locul deschiderii ofertelor cerinţe minime de calificare DA NU OBS. c) membrii comisiilor de evaluare sunt independenţi de participanţii la procedura. b) numărul membrilor comisiei este de cel puţin 3.1. 4. f) semnarea declaraţiilor se face înainte de deschiderea ofertelor.4.3.2. PREGĂTIREA APLICĂRII PROCEDURILOR DE ACHIZIȚII PUBLICE PROGRAMATE Nr. 4.LISTA DE VERIFICARE NR.1. crt.1. 4 OBIECTIVE GENERALE Obiectivul nr. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind pregătirea aplicării procedurilor de achiziţie publică programate 4. 4.1.6. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie 3. - - - . e) declaraţiile de confidenţialitate şi imparţialitate sunt semnate de toţi membrii comisiei.2.4.1.

criteriul aplicat pentru atribuirea contractului . ACTIVITATEA DE AUDIT .caietul de sarcini b) Documentaţia de atribuire cuprinde specificaţii în favoarea unui operator economic c) Documentaţia de atribuire restricţionează posibilitatea depunerii ofertelor de către toţi operatorii economici d) Autoritatea contractantă transmite în termen Documentaţia de atribuire către toţi ofertanţii solicitanţi în acest sens e) Preţul de vânzare al unui exemplar al Documentaţiei de atribuire nu depăşeşte costul multiplicării acestuia plus costul transmiterii.garanţia pentru participare (cuantum.05.garanţia de bună execuţie a contractului (cuantum. Moșteoru Andreea Mihaela Supervizor. crt.respectarea termenului de răspuns la solicitări . modul de constituire) . modul de constituire) . dacă este cazul f) Solicitarea de clarificări .oferirea de răspunsuri evazive sau care schimbă specificaţiile din documentaţie fără a acorda un termen corespunzător operatorilor pentru a se adapta la clarificări .transmiterea clarificărilor la Documentaţia de atribuire către toţi ofertanţii care au solicitat documentaţia iniţiala .Nr.existenţa înregistrării şi confirmării primirii oricărui document transmis Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA - NU OBS. Băloi Florin Cosmin . - - - - 4.2013 Auditor intern.7. perioada de valabilitate. Data: 08.

5.5. - - 5. ora si locul indicate in anunţul de participare c) calificarea ofertelor care au depus garanţia pentru participare d) calificarea ofertelor înregistrate ca persoane juridice sau înregistrate/atestate/apartenenţa din punct de vedere profesional e) calificarea ofertelor eligibile f) calificarea ofertelor cu capacitatea tehnică g) calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiară h) numărul ofertelor depuse este mai mare de 2 Analiza stabilirii ofertei câştigătoare a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinţele prevăzute în Documentaţia de atribuire b) conformitatea propunerii financiare cu cerinţele prevăzute în Documentaţia de atribuire c) existenţa clarificărilor necesare pentru evaluarea ofertelor d) existenţa corecţiilor aritmetice în textul ofertelor e) păstrarea criteriului pe baza căruia se atribuie contractul stabilit în Documentaţia de atribuire.1. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuţiilor din procedura specifică cu fişele posturilor Examinarea cunoaşterii procedurilor specifice de către responsabilul cu realizarea activităţii Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilul acesteia: a) considera procedura specifică corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? c)există propuneri de perfecţionare a procedurii? Analiza deschiderii si calificării ofertelor a) respectarea termenului si adresei de depunere al ofertelor b) deschiderea ofertelor la data.1.2. 5. - - - .6.3. - - Nu a fost cazul 5. crt. - Nu a fost cazul 5. 5.3. pe tot parcursul derulării procedurii f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor.LISTA DE VERIFICARE NR.1.1.4. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică 5.4. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică a) existenţa procedurilor specifice b) aprobarea procedurilor specifice de către persoanele competente c) existenţa modelelor aferente activităţilor şi precizarea modalităţilor de completare d) existenţa componentei de actualizare a procedurilor specifice 5.1.1. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului 5. în cazul aplicării criteriului "oferta cea mai avantajoasa din punct de DA NU OBS. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ Nr. 5.2.Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie 5. 5 LICITAȚIE DESCHISĂ Obiectivul nr.

crt. Băloi Florin Cosmin . Moșteoru Andreea Mihaela Supervizor.05.7.Nr. - - 5. Data: 08. a deciziei de anulare Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA NU OBS. ACTIVITATEA DE AUDIT vedere tehnico-economic" g) existenţa hotărârii comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicării procedurii de achiziţie publică h) existenţa comunicării. simultan. în scris.2013 Auditor intern. în cazul anulării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. a rezultatului aplicării procedurii respective către toţi ofertanţii i) existenţa.

tuturor candidaţilor selectaţi g) invitaţia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite şi candidaţilor neselectaţi h) la etapa a doua a procedurii participă şi candidaţi neînscrişi în prima etapă i) invitaţia de participare include informaţii privind modalitatea de procurare a Documentaţiei de atribuire Analiza stabilirii ofertei câştigătoare a) existenţa similitudinii între oferte şi cerinţele prevăzute în Documentaţia de atribuire DA NU OBS. concomitent. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie 6.2.5.1.4.2. 6.1. Modalitatea arhivării documentelor Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabilii cu realizarea activităţii Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilii acestora: a) consideră procedura specifică corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Analiza depunerii candidaturilor şi selecţia acestora a) candidaturile sunt depuse în termenul legal.1. - - 6.1. crt.6. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de licitaţie restrânsă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică 6.3.1. - - . 6. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ Nr. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului 6. corespunzător şi situaţiilor suplimentar prevăzute? b) sunt selectaţi un număr de candidaţi egal cu cel indicat în anunţul de participare (peste 5)? c) procedura se continuă cu un număr mai mic de 5 candidaţi? d) criteriile de selecţie aplicate sunt cele indicate în anunţul de participare? e) criteriile de selecţie aplicate sunt doar de natură tehnică şi economico-financiară f) invitaţia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite.4.LISTA DE VERIFICARE NR. 6 LICITAȚIE RESTRÂNSĂ Obiectivul nr. - - 6.1. - - Nu a fost cazul - - Nu a fost cazul 6. 6. 6.3.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică a) existenţa procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare şi precizarea modalităţilor de completare d) existenţa componentei de actualizare a procedurii specifice 6.

Nr. a rezultatului aplicării procedurii respective către toţi ofertanţii f) existenţa. a deciziei de anulare Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA - NU OBS.7. simultan. Moșteoru Andreea Mihaela Supervizor.2013 Auditor intern. pe tot parcursul derulării procedurii d) existenţa hotărârii Comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică e) existenţa comunicării. Data: 08. ACTIVITATEA DE AUDIT b) clarificările/completările solicitate creează avantaje unui ofertant? b) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor c) păstrarea criteriului pe baza căruia se atribuie contractul stabilit în anunţul de participare şi în Documentaţia de atribuire. în cazul anulării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. Băloi Florin Cosmin . - - - 6.05. în scris. crt.

1. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie 7.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică a) existenţa procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare şi precizarea modalităţilor de completare d) existenţa componentei de actualizare a procedurii specifice 7. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de dialog competitiv pentru atribuirea contractului de achiziţie publică 7. 7.1. 7 DIALOG COMPETITIV Obiectivul nr. 7. crt.6. Moșteoru Andreea Mihaela Supervizor.1.1. - Nu a fost cazul - 7.1. Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA NU OBS.2.3.4.1.4.LISTA DE VERIFICARE NR.3. 7. Modalitatea arhivării documentelor Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabilii cu realizarea activităţii Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilii acestora: a) consideră procedura specifică corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Analiza etapei de preselectare a concurenţilor a) asigurarea concurenţei la preselectare b) mai puţin de trei candidaturi preselectate c) conformitatea candidaturilor depuse d) informarea candidaţilor despre rezultatul preselecţiei 7. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului 7.2. - - 7. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ Nr.2013 Auditor intern. - - Data: 08.5. 7. Băloi Florin Cosmin .05.

Băloi Florin Cosmin . 8 NEGOCIEREA Obiectivul nr.1.3. condiţii avantajoase prin lichidarea de către acest operator afacerilor etc.LISTA DE VERIFICARE NR. - - - - - Nu a fost cazul 8.1.2013 Auditor intern. 8. - - - - - - - 8. ) d) negocieri cu concurenţii câştigătorii ai unui concurs de soluţii e) contractări în scopul cercetării ştiinţifice care nu urmăresc obţinerea de profit f) limitarea contractului la situaţia de extremă urgenţă g) existenţa notei justificative pentru utilizarea acestui tip de procedură de achiziţie publică Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA NU OBS. Modalitatea arhivării documentelor 8. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie 8.1.1.5.2.1. 8. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de negociere pentru atribuirea contractului de achiziţie publică 8.Verificarea gradului de acoperire prin procedurile specifice a activităţilor aferente iniţierii procedurii negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare: a) existenţa procedurilor specifice b) aprobarea procedurilor specifice de către persoanele competente c) existenţa modelelor aferente activităţilor şi precizarea modalităţilor de completare d) existenţa componentei de actualizare a procedurilor specifice 8.2.1. Moșteoru Andreea Mihaela Supervizor.4.6. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului 8.05. 8.3. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ Nr. Data: 08. crt.4. Compararea atribuţiilor din procedura specifică cu fişele posturilor Examinarea cunoaşterii proceduri specifice de către responsabilii cu realizarea activităţii Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura specifică corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Condiţii de aplicare a procedurii de achiziţie publică de negociere a) anularea procedurii iniţiale de licitaţie deschisă/licitaţie restrânsă/dialog competitiv b) păstrarea cerinţelor iniţiale prevăzute în Documentaţia de atribuire c) atribuirea unui contract unui anumit operator economic (furnizor iniţial şi sigur compatibil cu necesarul suplimentar contractului iniţial. 8.

1. 9. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie 9. invitaţiilor de participare şi altor operatori economici de la care există premisele obţinerii de ofertă Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA NU OBS.3. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică 9. - Nu a fost cazul 9. Băloi Florin Cosmin . - - - - - - - 9. 9. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabilul cu realizarea activităţii Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilii acestora: a) consideră procedura specifică corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Analiza conformităţii invitaţiilor de participare a) verificarea publicării invitaţiilor de participare în SEAP b) verificarea publicării în SEAP în corelaţie cu termenul de depunere a ofertelor c) verificarea respectării conţinutului minim de informaţii: .2. 9. Moșteoru Andreea Mihaela Supervizor.05. 9.CEREREA DE OFERTE Nr.1.data limită pentru depunerea ofertelor .adresa la care se transmit ofertele . - - Data: 08.criteriile minime de calificare . crt.4.1.6. - - 9.modalitatea de obţinere a Documentaţiei de atribuire d) asigurarea accesului direct şi nerestricţionat al operatorilor economici la Documentaţia de atribuire publicată în SEAP e) verificarea transmiterii.3.limba în care trebuie elaborate ofertele .1.2013 Auditor intern.Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului 9. în cazul anulării primei proceduri şi aplicarea unei proceduri noi.5.LISTA DE VERIFICARE NR. 9 Obiectivul nr.descrierea pe scurt a viitorului contract de achiziţie publică .4.2.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică a) existenţa procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv şi modalităţile de completare 9.

5.6.1. toate aceste discuţii sunt consemnate în procese-verbale h) juriul elaborează raportul de evaluare calitativă a proiectelor i) dacă da.10. 10.05. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de concurs de soluţii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică 10.LISTA DE VERIFICARE NR. 10. 10.2. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie 10. 10 CONCURS DE SOLUȚII Obiectivul nr.4. - Nu a fost cazul 10. 10.1. Băloi Florin Cosmin .2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului 10. Supervizor. acesta este semnat de toţi membri juriului j) este respectată conformitatea anunţului privind rezultatul concursului k) numărul concurenţilor selectaţi asigură o concurenţă reală? l) sunt respectate criteriilor de selecţie precizate în Documentaţia de concurs Analiza sistemului de arhivare a documentelor Data: 08.4. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ Nr. - - - 10.2013 Auditor intern.3.Verificarea gradului de acoperire prin procedurile specifice a activităţilor aferente derulării procedurii concurs de soluţii a) existenţa procedurile specifice b) aprobarea procedurilor specifice de către persoanele competente c) existenţa modelelor aferente activităţilor şi precizarea modalităţilor de completare d) existenţa componentei de actualizare a procedurilor specifice 10.1. crt. Moșteoru Andreea Mihaela DA NU OBS.3. Modalitatea arhivării documentelor Compararea atribuţiilor din procedura specifică cu fişele posturilor Examinarea cunoaşterii proceduri specifice de către responsabilii cu realizarea activităţii Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura specifică corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii specifice? Juriul de evaluare a) numărul membrilor comisiei este de cel puţin 3 b) membrii juriului de evaluare sunt independenţi de participanţii la procedura c) membrii juriului sunt eligibili în ceea ce priveşte studiile şi experienţa în domeniu d) proiectele îşi păstrează anonimatul până la formularea unei decizii/opinii e) proiectele sunt evaluate exclusiv pe baza criteriilor indicate în anunţul de concurs f) juriul solicită concurenților clarificarea unor aspect privind proiectul propus g) dacă da.1.1.1.

dacă este cazul. crt. 11.11.2.1.Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie 12. Nu a fost cazul - - - - . b) aprobarea procedurilor specifice de către persoanele competente. 11. Modalitatea arhivării documentelor Compararea atribuţiilor din procedura specifică cu fişele posturilor Examinarea cunoaşterii procedurilor specifice de către responsabilul cu realizarea activităţii Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilul acesteia: a) consideră procedura specifică corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii specifice? Analiza soluţionării contestaţiilor a) verificarea conformităţii contestaţiilor b) verificarea rezoluţiilor formulate de autoritatea contractantă c) verificarea comunicării rezoluţiilor tuturor participanţilor încă implicaţi în procedura de achiziţie publică d) analiza reprezentărilor în instanţă Analiza semnării contractului de achiziţie publică a) existenţa avizului favorabil din partea serviciului financiar-contabil pentru disponibilitatea fondurilor b) verificarea existenţei vizei de CFP c) verificarea existenţei avizului juridic d) examinarea existenţei vizei managementului general. k) examinarea datelor referitoare la asociere în cazul unei oferte depuse în comun de mai mulţi ofertanţi. 12.6.1.LISTA DE VERIFICARE NR. - - Nu a fost cazul - 11.3. 11.3.4.1. d) existenţa componentei de actualizare a procedurilor specifice. e) examinarea clauzelor referitoare la reclamaţii şi acţiuni în justiţie f) examinarea clauzelor referitoare la penalităţi pentru nefurnizarea bunurilor/neprestarea serviciilor/ neefectuarea lucrărilor la termenele stabilite g) examinarea clauzelor referitoare la penalităţi pentru neplata în termen a datoriilor către furnizori h) verificarea similitudinii datelor din Fişa de date a achiziţie/ Caietul de sarcini cu cele din Contractul de achiziţie publică i) verificarea similitudinii datelor din Propunerea financiară cu cele din Contractul de achiziţie publică j) examinarea clauzelor referitoare la subcontractanţi. ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ Nr.1.1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurilor specifice privind atribuirea contractului de achiziţie publică 12. - - 11. c) existenţa modelelor aferente activităţilor şi precizarea modalităţilor de completare. dacă este cazul. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului 12. 11 OBIECTIVE GENERALE FINALE Obiectivul nr.5. l) contractul se încheie cu oferta declarată câştigătoare DA NU OBS.2.4. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică a activităţii de atribuire a contractului de achiziţie publică a)existenta procedurilor specifice. 11.

05.Graficul de plăţi n) Informaţii/clauze privind modul de actualizare şi/sau revizuire a preturilor contractelor DA NU OBS. crt.2013 Auditor intern. - - - 11.Caietul de sarcini . cel puţin a următoarelor documente: .Propunerea tehnica şi propunerea financiara . Băloi Florin Cosmin .7. Moșteoru Andreea Mihaela Supervizor. ca parte integrantă a contractului.Graficul de îndeplinire a contractului . Analiza sistemului de arhivare a documentelor Data: 08. ACTIVITATEA DE AUDIT m) existenţa.Nr.

12.4.1.3.5.12. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurilor specifice privind derularea și administrarea contractelor de achiziții publice 12. 12 Obiectivul nr. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale activităţilor/operaţiilor 12.4.2. - - 12.2.1. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie 12.1.6. 12. 12. - - . DERULAREA ȘI ADMINISTRAREA CONTRACTELOR DE ACHIZIȚII PUBLICE Nr. 12. crt.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a) existenta unui sistem de proceduri specifice b) aprobarea procedurilor de către persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor e) oferirea unor exemple în acest sens f) cuprinderea modalităţilor de actualizare a procedurilor 12.3.1.Verificarea dosarului de urmărire a derulării contractului de achiziţie publică încheiat: a) verificarea existenţei devizului de lucrări si conformitatea lui cu condiţiile contractuale b) verificarea existentei situaţiilor de lucrări periodice înaintea fiecărei tranşe de plată c) existenţa adendum-urilor la contract şi conformitatea cu prevederile - - - Nu a fost cazul - Nu a fost cazul 12.1. Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din procedura specifica şi evaluarea completitudinii preluării acestora Examinarea cunoaşterii procedurilor specifice de către responsabilii cu realizarea activităţilor Aprecierea calităţii procedurilor specifice: a) considera procedurile specifice corespunzătoare ? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Analiza garanţiilor de bună execuţie a) examinarea existenţei clauzelor contractuale referitoare la garanţia de bună execuţie b) examinarea constituirii garanţiei de bună execuţie în termenele stabilite prin contract c) urmărirea constituirii garanţiei de bună execuţie în cuantumul stabilit prin contract d) verificarea posibilităţilor de a emite pretenţii asupra garanţiei de bună execuţie e) examinarea restituirii garanţiei de bună execuţie după finalizarea contractelor Analiza finalizării contractului 12.1.6. Modalitatea arhivarii documentelor DA NU OBS.LISTA DE VERIFICARE NR.

care să cuprindă cel puțin: Nota privind determinarea valorii estimative.6. rezoluțiile și. Data: 08.Nr. c) dosarul achiziţiei publice se păstrează un timp suficient de la data finalizării contractului d) dosarul achiziției publice este pus la dispoziția oricărei autorită ți publice interesate.3.6. ACTIVITATEA DE AUDIT contractuale d) verificarea existenţei certificatelor de calitate pentru bunuri şi materiale e) verificarea existenţei Proceselor-verbale de atestare a calităţii executării lucrărilor/prestării serviciilor. precum și hotărârile comisiilor de conciliere și. cuprins în opis. Certificarea şi verificarea facturilor: a) existenta si conformitatea articolelor din facturi cu cele din devize si condiţiile contractuale b) valoarea facturii este materializata si susţinuta de Procesul-verbal de recepţie c) existenţa şi conformitatea articolelor din facturi cu cele din eventualele acte adiţionale la contract d) verificarea sumelor din facturi cu sumele din ordinele de plată e) verificarea încadrării sumelor din facturi în plafoanele prevăzute în contract Analiza dosarelor achiziţiilor publice (constituire şi păstrare) a) verificarea existenţei dosarelor achiziţii lor publice b) existenţa numerotării. respective.2. hotărârile judecătore ști irevocabile Copia contractului de achiziție public Anunțul de atribuire a contractului de achiziție public f) dosarul achiziției publice este păstrat în locații/condiții corespunzătoare. Moșteoru Andreea Mihaela DA - NU - OBS. după caz. fără tva. după caz Documentația de atribuire. inclusive clarificările solicitate și răspunsurile aferente transmise de autoritatea contractantă Decizie de numire a comisiei de evaluare Procesul-verbal întocmit cu ocazia deschiderii ofertelor Hotărârea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziție public Contestațiile primite. - Nu a fost cazul - 12. - - - Supervizor.7.2013 Auditor intern. crt. Constatarea minusurilor şi plusurilor la recepţie: a) existenţa notelor de recepţie semnate de comisia de recepţie fără rezerve b) pentru note de recepţie cu rezerve. măsurile corrective adoptate de autoritatea contractantă și communicate. conform normativelor prevăzute în contract 12. verificarea Proceselor-verbale de soluţionare a minusurilor si/sau plusurilor constatate 12. spre consultare e) verificarea conținutului dosarului achiziției publice. a contractului de achiziție public Anunțul și/sau invitația de participare. Băloi Florin Cosmin . şnuruirii şi semnării procesului de predareprimire a dosarelor arhivate şi a opisului.05.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful