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Sistema Nacional de Contabilidad

Saneamiento contable - Ley 29608 y ltima prrroga para su cumplimiento: 20 y 31 de diciembre 2013
Marco Mayor Ravines(*)

ndice

Resumen Ejecutivo

1. Introduccin 2. Saneamiento contable en las entidades del Estado y prrroga del artculo 3 de la Ley N 29608 3. Prrroga anterior 4. Adopcin de polticas administrativas 5. Comit de saneamiento contable 6. Responsables 7. Procedimientos contables de saneamiento en el balance general 8. Cuentas por cobrar 9. Anlisis y depuracin de tems que representan 10. Cuentas por pagar 11. Caso Prctico N 01 12. Caso Prctico N 02

"(...) se ha legislado en la ley anual de presupuesto 2013 (29 - disposicin complementaria final) como fechas definitivas: 30 de junio del presente ejercicio, 20 de junio del presente ejercicio, registro en el modulo prevista los avances, y el 31 de diciembre de 2013 como fecha final de su registro en el estado de situacin financiera".
1. INTRODUCCIN para sustentar la depuracin y formarn parte de las actas del Comit de Saneamiento, para su aprobacin. El expediente de saneamiento contable elaborado por las reas involucradas tiene como finalidad resumir los antecedentes relacionados con el saneamiento contable, en lo concerniente a identificacin, detalle de la situacin, acciones efectuadas, recomendaciones y dems informacin til, para sustentar las actas de aprobacin. Las entidades pueden adecuar el expediente a su propio proceso de saneamiento contable. Deber contener, entre otros, los siguientes aspectos: Entidad: nombre de la entidad. Fecha: indica la fecha en la cual se efectuaron las diferentes acciones. Cdigo Contable: cdigo de la subcuenta de origen. Importe a depurar: corresponde al importe objeto de depuracin Detalle: descripcin de la razn o situacin por la cual el importe de la cuenta fue sometida al proceso de depuracin Reclasificado a: indica a que cuenta se reclasific el importe a depurar. En caso de no haberreclasificacin se consignar en el expediente. Razn social o nombre: consignar el nombre de las personas naturales o jurdicas y el importe a depurar.

Como es de conocimiento general el plazo fijado inicialmente, respecto a las acciones de saneamiento de la informacin contable en el sector pblico, se fij inicialmente que el contenido del Estado de Situacin Financiera a 31 de diciembre de 2010, deba regularizarse en fecha prevista al 31 de diciembre de 2011. Con la Ley Anual de Presupuesto Public 2012, se prorrog el plazo inicial de cumplimiento al 31 de diciembre de 2012, coincidiendo con la apertura de nuevas cuentas necesarias para su cumplimiento, al cierre del ejercicio 2012 la mayora de entidades aun no cumplieron con presentar la informacin regularizada; por tal razn, se ha legislado en la ley anual de presupuesto 2013 (29 - disposicin complementaria final) como fechas definitivas: 30 de junio del presente ejercicio, 20 de junio del presente ejercicio, registro en el modulo prevista los avances, y el 31 de diciembre de 2013 como fecha final de su registro en el estado de situacin financiera.
2. SANEAMIENTO CONTABLE EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO Y PRORROGA DE ARTICULO 3 DE LA LEY N 29608 Las acciones administrativas que se efecten para el saneamiento contable, debern contar con los estudios tcnicos necesarios

(*) Contador con Mster en Gestin a Finalite Recherche - Universit Montesquieu Bordeaux IV y con estudios de Gestin del Potencial Humano en ESAN. Es docente universitario en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, en la Escuela de Oficiales de la Fuerza Area del Per y en la Universidad Nacional Federico Villarreal. Es especialista en temas Contables del Sector Pblico y es coautor de diversos libros y revistas especializadas.

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2.1. Las entidades gubernamentales y empresas del Estado presentarn el avance de las acciones de Saneamiento de la Informacin Contable, hasta el primer semestre del ao 2012 a ms tardar el 31 de agosto de 2012 y los resultados finales al culminar dicho ao, a ms tardar el 31 de agosto de 2012 y los resultados finales al culminar dicho ao, a ms tardar el 31 de marzo de 2013. 2.2. La presentacin de las acciones de saneamiento contable a la Direccin General de Contabilidad Pblica y a la Comisin de Presupuesto y Cuenta General de la Repblica del Congreso de la Repblica, se efectuar mediante reportes impresos a nivel pliego, obtenidos del Mdulo de Saneamiento Contable, debidamente firmados por los funcionarios competentes, incluyendo la documentacin complementaria que corresponda. 2.3. Disponer que las entidades gubernamentales y empresas del Estado registren y enven las acciones de saneamiento contable en el aplicativo web MDULO DE SANEAMIENTO CONTABLE, DE ACUERDO A LO SEALADO EN EL COMUNICADO N 03-2012-EF/51.01. 4. ADOPCION DE POLITICAS ADMINISTRATIVAS Los titulares de las entidades pblicas de acuerdo a lo dispuesto por la ley N 29608 dispondrn que el personal de la entidad brinde al comit de Saneamiento las facilidades necesarias para el proceso de saneamiento de acuerdo a las siguientes acciones administrativas:

Acciones realizadas: resumen de las acciones que se hayan efectuado para determinar el estado real de las partidas, tales como circularizaciones, encuestas, inventarios, entrevistas, entre otros, debe tenerse en cuenta que se incluyen las acciones administrativas y jurdicas. Informe Tcnico: resumen del Informe Tcnico presentado por el Comit de Saneamiento y que se comunicar a la Oficina General de Asesora Jurdica o Procuradura Pblica, consignado en las actas del Comit de Saneamiento Contable, como resultado del estudio elaborado por dicho comit. Informe Jurdico: resumen del Informe Jurdico de la Oficina General de Asesora Jurdica o Procuradura Pblica, como resultado del Informe Tcnico presentado por el Comit de Saneamiento Contable. Observaciones: contiene aquellas situaciones que a consideracin del Comit de Saneamiento Contable deben ser informadas, como son las causas que impidieron el saneamiento contable de algunas partidas, facilidades en el desarrollo del proceso, acciones complementarias efectuadas, entre otras Para el registro de las operaciones relacionadas con el saneamiento contable, se ha aprobado sub cuentas contables y las cuentas q representan el importe de depuracin e incorporacin de bienes, derechos y obligaciones y su efecto en el patrimonio institucional como consecuencia de la aplicacin de la Ley N 29608. A travs de la a Resolucin Directorial N 14-2012-EF/51.01, en uso de las atribuciones conferidas por el artculo 42 de la Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico y el artculo 7 de la Ley N 28708. Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad;

Grfico Las entidades pblicas constituirn un Comit de Saneamiento Cada Unidad Ejecutora de Gasto e Inversin formar su Comit de Saneamiento Los Comits de las UE informarn al Comit de Saneamiento del Pliego para su revisin, centralizacin y presentacin al Titular del Pliego

Las entidades captadoras formarn el Comit considerando las reas de responsabilidad

El titular del Pliego es el responsable de las acciones de saneamiento

5. COMIT DE SANEAMIENTO CONTABLE El comit podr solicitar orientacin a los entes rectores y a cualquier otra entidad que considere necesario. Acta de reunin del Comit de Saneamiento Contable Anotar el resumen de lo tratado, acciones adoptadas y dems informacin pertinente.

Dejar constancia expresa que el procedimiento para la depuracin o incorporacin de los deberes y obligaciones que afecten el patrimonio de la entidad pblica se ajusta a la ley N 29608. El comit de Saneamiento Contable luego del estudio y evaluacin de la documentacin propondr al titular de la Entidad la depuracin o incorporacin de partidas contables mediante Acta elaborada por el Comit.

R.D. N 14-2012-EF/51.01 PUBLICADA EL 09 DE AGOSTO 2012

3. PRRROGA ANTERIOR SE RESUELVE: Artculo 1.- Prrroga de plazo de presentacin de la informacin contable. Prorrogar hasta el 31 de agosto de 2012 el plazo de presentacin de la informacin financiera y presupuestaria del primer semestre del ejercicio 2012, para todas las entidades gubernamentales usuarias del Sistema de Contabilidad Gubernamental. Artculo 2.- Presentacin del saneamiento de la informacin contable ejercicio 2012.

Grfico PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ANLISIS Y CONCILIACIN DE SALDOS Con las reas respectivas para verificar CUENTAS CONTABLES OBJETO DE SANEAMIENTO Sern las que resulten de la gestin administrativa mediante Acciones de anlisis, confirmacin, inspeccin, observacin u otros debidamente justificadas en las hojas de trabajo y sustentadas con documentos relacionados al saneamiento contable

conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro y detectar las diferencias y el origen de las mismas

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Acopio de informacin Bsqueda exhaustiva de evidencia documental interna y externa para sustentar la realidad de cada partida contable objeto de saneamiento. De encontrarse evidencia documental de respaldo para las partidas identificadas como objeto de saneamiento, se aplicarn procedimientos administrativos tendentes a su reconstruccin, sustitucin o reposicin. Utilizar mecanismos alternos de comprobacin, circularizacin para establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones. 6. RESPONSABLES De existir evidencia de responsabilidad administrativa o legal se comunicar a la Oficina General de Asesora Jurdica y/o OCI y/o Procuradura Pblica segn corresponda. En caso de no poder determinar la presuncin de responsables se remitir el expediente con todo lo actuado al Comit para su depuracin y registro en cuentas de orden. 7. PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE SANEAMIENTO EN EL BALANCE GENERAL Las diferencias provenientes de las conciliaciones de saldos por errores de registro o partidas no contabilizadas. No procede para estos casos la utilizacin de la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable - Ley N 29608. Ser objeto de aplicacin la NICSP 3. 8. CUENTAS POR COBRAR Sern objeto de saneamiento las cuentas que presenten la siguiente situacin: Los derechos de cobranza de las entidades que por convenio son administradas por otras entidades a las cuales se requerir la informacin necesaria para efectuar las acciones de saneamiento. Derechos existentes y cuya cobranza no es posible mediante el proceso coactivo. Derechos respecto de los cuales no e posible ejercer su cobro, por las causales establecidas en el Instructivo N 3, numeral 5.2 Determinacin del Castigo Directivo. Derechos por los cuales no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona natural o jurdica el importe por la no ejecucin de dichos derechos. 9. ANLISIS Y DEPURACIN DE TEMS QUE REPRESENTAN Derechos cuya realizacin no es posible mediante los procesos judiciales o coactivos. Derechos con la causal de extincin segn la normatividad legal y contable vigente. As aquellos que no se cuenta con la documentacin probatoria que los sustente.

4301.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608 Subcuentas que representan los importes de depuraciones o incorporaciones de bienes, derechos y obligaciones y su efecto en el patrimonio institucional. La contrapartida son las subcuentas que representan el tipo de bien, derecho u obligacin que se incorpore o retire. 11. CASO PRCTICO N 01 La empresa XYZ tiene un saldo de S/. 10,000.00 en la subcuenta 1202.09. Cuentas por Cobrar Diversas de Dudosa Recuperacin que corresponden S/. 6,000.00 a derechos que carecen de documentos de soporte idneos a travs de los cuales no se puede ejercer procedimientos de cobranza. REGISTRO CONTABLE
4201 RESULTADOS ACUMULADOS 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608 3401.0304 Cuentas por Cobrar diversas 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 6,000.00 1202.99 Cuentas por Cobrar de Dudosa Recuperacin 6,000.00

LOS SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR DE ORIGEN TRIBUTARIO SE SUJETAN A LO DISPUESTO EN EL CDIGO TRIBUTARIO

LUEGO DE REALIZADA LA DEPURACIN O EL INCREMENTO DE IMPORTES EN LOS SALDOS SE USAR COMO CONTRAPARTIDA LA CUENTA 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608, excepto en los casos de correccin de error, en que se aplicar la NICSP 03 Supervit o Dficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las polticas contables

BSQUEDA EXHAUSTIVA DE EVIDENCIA DOCUMENTAL INTERNA Y EXTERNA PARA ELABORAR EL EXPEDIENTE DE SANEAMIENTO

10. CUENTAS POR PAGAR Para su saneamiento se proceder a los siguientes procedimientos: Solicitar a los proveedores y acreedores la conformidad del respectivo saldo de las cuentas, as como la documentacin que acredite la conformidad de los bienes o servicios recibidos por la entidad y dems documentos, de ser pertinentes. Obligaciones por cifras menores a la UIT, cuyo acreedor no haya sido ubicado , solo requerir la opinin del Comit de Saneamiento para su Depuracin. Depuracin por cifras mayores a una UIT debern sustentarse con un informe de la oficina de Asesora Jurdica o Procuradura. Se remitir a la Comisin de Saneamiento para su posible depuracin, recomendando su registro en cuentas de orden. As mismo se requerir opinin de Asesora Jurdica o Procuradura Pblica para las deudas tributarias, previsional y laboral, en el caso de las acotaciones, autoliquidaciones y demandas por dichos conceptos.

Por el registro contable para el saneamiento del saldo de la subcuenta 1202.99 Cuentas por Cobrar de Dudosa Recuperacin en aplicacin de los dispositivos legales aprobados para este efecto.
1209 3401 ESTIMACIN DE CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA RESULTADOS ACUMULADOS XXXXX

1209.02 Cuentas por cobrar Diversas 3401.03 Efectos del Saneamiento Contable Ley N 29608 XXXXX 3401.0308 Estimaciones de Cuentas por Cobrar Diversas

Por el registro contable para el saneamiento del saldo de la subcuenta 1209.02 Cuentas por Cobrar Diversas. CUENTAS DE ORDEN
9111 9112 SANEAMIENTO DEL ACTIVO 6,000.00 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL ACTIVO 6,000.00

Por el Saneamiento de las cuentas del Activo producto del Saneamiento Contable

12. CASO PRCTICO N 02 La empresa XXXX tiene un saldo por S/. 25,300.00 en Cuentas por Pagar, sin embargo este saldo estar referido a deudas a proveedores y acreedores que no han sido ubicadas y son por montos menores a la UIT.

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CUENTAS POR PAGAR 25,300.00 3401.03 Efectos del Saneamiento contable Ley N 29608 3401.0331 Cuentas por Pagar Para registrar el importe de las obligaciones retiradas por efectos del saneamiento PASIVO 9113.01 Obligaciones por Pagar 9114 CONTROL DE SANEAMIENTO DEL PASIVO 25,300.00 25,300.00

REGISTRO CONTABLE
2303.01 Bienes y Servicios por Pagar 2303.0101 Bienes y Servicios por Pagar 2303.0101 Servicios 3401 RESULTADOS ACUMULADOS 25,300.00

CUENTAS DE ORDEN
9113 SANEAMIENTO DEL

9114.01 Control de las Obligaciones Para registrar el importe de las obligaciones pendientes por pagar de saneamiento

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