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EL

PRESUPUESTO

DE

COMPRAS

MARCO

TERICO.

Es el departamento de compras el encargado de la programacin en la correcta y oportuna adquisicin de materiales necesarios para la produccin. Para ello debe prever situaciones de crisis en las que el abastecimiento de materiales no sea entorpecido, a travs de medidas de seguridad, como los contratos de abastecimiento y los volmenes y plazos de entrega establecidos en ellos, protegiendo la inversin de una falla en el suministro, o bien de un alza violenta en los precios. Bsicamente, la planificacin de las compras debe considerar: 1. las facilidades de almacenamiento. 2. costos y seguros de almacenaje, descuentos por pronto pago y al mayor. 3. disponibilidad de capital de trabajo. 4. intereses de capital inmovilizado. 5. perecibilidad de los materiales. Para desarrollar el presupuesto de compras, el Gerente de Compras debe considerar los siguientes aspectos: A. Apegarse a las polticas de la administracin en lo referente a los niveles de inventario de materiales y partes. B. Determinar el nmero de unidades y las fechas en que han de adquirirse los distintos tipos de materiales y partes. C. Estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que vayan a comprarse. Para lo anterior debe mantenerse un INVENTARIO MNIMO DE MATERIALES que, objetivamente, orientar la programacin de las compras. El precio al que habr de referirse ser el de factura, incluyendo todos los gastos acarreados en su colocacin en el Departamento de Produccin. Toda esta planificacin le proporciona a la empresa un elemento de control, fijando responsabilidades de envergadura. Con este procedimiento podrn detectarse a tiempo posibles fallas, evitando el abarrotamiento y/o escasez de insumos y posibles demoras en la produccin. En la seleccin de insumos, la Gerencia de Compras se proyectar hacia la mejor calidad al ms bajo precio. De igual modo, el establecimiento de los niveles mnimos y mximos de inventario de materiales permite un ptimo control y se convierte en la mejor referencia de planificacin de compra. Las desviaciones no sern atendidas por la Gerencia de Compras sino por los ejecutivos pertinentes, responsables de la toma de decisiones macro, dentro de la empresa. Si, repentinamente, bajan los precios, esto no significa que debe comprarse, inmediatamente, materiales en cantidad superior; es preciso evaluar otros gastos incurridos, es decir, una evaluacin panormica de las condiciones de compra. Ante fluctuaciones de la demanda, lo ms aconsejable es recurrir a la experiencia o a la historia organizaciones, que resulta ms confiable que lo aparentemente deducible a partir de los cambios del ambiente. Luego del anlisis de tendencia de ventas y/o precios, habr de considerarse cmo afecta en estos los indicadores del mercado y de la economa mediante procesos estadsticos. Ahora bien, los niveles de inventarios son controlados mediante el establecimiento de criterios mnimos y mximos que permitirn determinar las compras mnimas y mximas y establecer as un nivel medio de compras oscilante, segn variaciones. Se basa en volumen de materiales requeridos ms el nivel de inventario preestablecido, menos el inventario inicial:

Pc= Pc: Mr: If: Ii:

Mr + Presupuesto Material requerido Inventario final Inventario inicial

If de para de de la

Ii compras produccin. materiales. materiales.

El presupuesto de compras debe arrojar los siguientes datos: a. Las cantidades de cada clase de materiales que han de comprarse en cada perodo. b. Fecha en que ha de comprarse. c. Estimacin de los costos de las compras de materiales. De la Gerencia de Compras depende de la disponibilidad, por parte de la planta, de los insumos necesarios para la produccin. Esta planificacin no deber ser estricta y rigurosa al momento de su aplicacin: debe conservarse cierta elasticidad, proporcionada por los niveles de inventario, entre el presupuesto de compra y el presupuesto de materiales, que permita afrontar las variaciones y los imprevistos, sin generar una crisis muy alta. Los extremos que determinan el nivel de compras son: si los requerimientos de insumos son constantes, en un nivel de inventario indicar que las compras debern ser exactamente proporcionales a las exigencias de la planta. De lo contrario, para mantener las compras a un nivel constante, es necesario que los niveles de inventarios respondan ante las exigencias de materia prima que realice la planta. Es preciso atender, ahora, el problema de la valuacin. Considerando la evaluacin panormica pertinente, el Gerente de Compras ser quien fije los precios, usando las mismas tcticas que el Gerente de Ventas al presupuestarlas. El costo de los materiales ser, en definitiva, el precio de factura, menos algn descuento y rebaja, ms gastos implcitos en su colocacin en la planta. Para los materiales de precios muy fluctuantes, se recurre a mtodos de valuacin de inventarios como PEPS (FIFO), UPES (LIFO), y promedios como armnico, mvil, etc.. Luego, pasamos a analizar el pedido ms econmico: atendiendo a todos los factores que inciden en el manejo de materiales es, razonablemente, conveniente adquirir slo lo necesario para mantener el inventario mnimo requerido como medida; ms, ha de ser lo suficientemente mnimo como para aminorar a un costo irrisorio, su mantenimiento. Para ello debemos considerar los siguientes indicadores: INDICADORES PARA LA DETERMINACIN DE COSTOS DE INVENTARIOS. El La volumen frecuencia de anual de los los pedidos mismos.

Lo ptimo es buscar un punto de equilibrio entre ellos, para lo cual se ha creado la frmula que sigue: P= K N C P= valor de cada pedido

K N C

= = # = de

constante pedidos colocados en el consumos real

ao

as pues, logramos el equilibrio en la planeacin de las compras de materiales, bin sea reduciendo el monto total de pedidos a efectuarse en el ao o el # de pedidos. Ambas inciden sobre los costos; para verlo consideramos: 1. El costo de manejo de pedidos: estudio de licitaciones, elaboracin, colocacin, seguimiento y recepcin del pedido, etc., expresados en Bs. por pedido. 2. Intereses: del capital inmovilizado, porcentaje por gastos de mantenimiento, por concepto de rotura, prdidas, seguros, etc., expresados en tanto por uno, es decir, la de todos los porcentajes entre 100, indicando, en funcin de esto, lo que paga cada bolvar de cada pedido. Este nuevo equilibrio relaciona el costo de manejo y el costo de financiamiento de los pedidos y se halla: Qu es el Presupuesto de Compras? Implica determinar el nmero de unidades que se debe adquirir para hacer frente al consumo, de manera que haya una produccin normal y para tener una cantidad razonable como inventario, de manera que no implique mayores costos por almacenaje ni riesgos por prdida o deterioro. En las empresas manufactureras seran muchos los elementos que se incluiran en el concepto de compras pues como es bien sabido se adquieren materiales que van a ser empleados directamente en los productos, materiales indirectos, suministros de fbrica y repuestos. Aqu se habla de compra de aquellas materias primas que van a quedar incorporadas propiamente en el producto y cuyo costo es identificable con el mismo. Si hay variacin de precios, se debe contemplar esta posibilidad y presentarla en el presupuesto. 9.1) Presupuesto de compra de materiales: Un presupuesto de compras especfica tanto las unidades a comprar como el valor presupuestado de cada materia prima y las fechas de entrega requerida. Su importancia es fundamental porque sirve: Para determinar los Stock de materias primas que se deben tener en un perodo. Para determinar las necesidades de efectivo. Para tener una visin ms clara sobre las fluctuaciones de precio de las materias primas en el mercado y para prever las fechas de adquisicin en las pocas de menor costo. El jefe de compras al elaborar el presupuesto de compras debe: Formular polticas con respecto a niveles de inventario, determinar las cantidades de materias primas a comprar, estimar el costo por unidad de cada materia prima.