Universidad Autnoma de Baja California

Facultad de Contadura y Administracin Facultad de Ciencias Qumicas e Ingeniera Maestra en Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

Proyecto de investigacin:

Oportunidades de Mejora del Sistema Expediente Electrnico

Observado en la Unidad de Medicina Familiar #27 del IMSS Alumnos de la Maestra en Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin
Bajo la direccin de: Presentan:

Mtro. Jaime Antonio Rodrguez Gmez

Tijuana, Baja California, Mxico Noviembre 2011

1 Introduccin
El presente proyecto consiste en una propuesta de mejora de los procesos en el sistema de colaboracin mdica en la Unidad de Medicina Familiar No.27 (UMF), donde se analizaron una serie de procesos crticos para el ideal funcionamiento en coordinacin con algunos de los departamentos desde el de Medicina Preventiva hasta el departamento de Farmacia. El trabajo fue desarrollado por un grupo de alumnos estudiantes de la Maestra en Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (20112012) de la Universidad Autnoma de Baja California, siendo el lder de proyecto el Maestro Jaime Antonio Rodrguez Gmez, Director del Centro de Capacitacin y Calidad del I.M.S.S. Este anlisis fue detalladamente estudiado y visto de una manera prctica siendo auxiliado por personal que da a da utiliza dicho sistema, mismas personas que conocen a fondo las flaquezas y virtudes del programas permitindonos conocer ms a fondo ciertas problemticas que llevan a los retardos, tiempos de espera, etc. Como es de esperarse tras cada anlisis vienen por default ciertas oportunidades de mejora que si se han de implementar ser para evitar una problemtica ya acontecida en cada proceso. Entre los cambios propuestos se incluyen modificaciones al sistema actual, automatizacin de tareas, eliminacin de procesos redundantes, rediseo de procesos, optimizacin de tiempo, entre otros. Se pretende este documento que ser entregado sirva como documento auxiliar para la implementacin de mejora contnua dentro de la UMF, se presentarn osvervaciones tanto generales como especficas. Para una mejor representacin se ha decidido aadir algunas imgenes de las especificaciones tcnicas de las reas donde se ejecutan los procesos seleccionados como crticos.

ndice
1 Introduccin.............................................................................................................................. 2 ndice........................................................................................................................................... 3 2 Antecedentes............................................................................................................................ 5 3 Justificacin.............................................................................................................................. 5 4 Desarrollo................................................................................................................................. 6 4.1 Archivo............................................................................................................................... 6 4.1.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora..................................................................6 4.1.2 Propuestas de mejora:.................................................................................................9 4.2 Medicina Preventiva........................................................................................................... 9 4.2.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora................................................................10 4.2.2 Propuestas de mejora:...............................................................................................11 4.3 Asistente Mdico ............................................................................................................. 11 4.3.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora: ..............................................................11 4.3.1 Propuestas de mejora ...............................................................................................12 4.4 Expediente Electrnico ....................................................................................................12 4.4.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora ...............................................................12 4.4.2 Propuestas de mejora ...............................................................................................12 4.5 Receta.............................................................................................................................. 15 4.5.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora................................................................15 4.6 Envos.............................................................................................................................. 15 4.6.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora................................................................15 4.7 Autorizaciones.................................................................................................................. 15 3

4.7.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora................................................................15 4.8 Solicitud a farmacia.......................................................................................................... 15 4.8.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora................................................................15 4.9 Farmacia.......................................................................................................................... 16 4.9.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora................................................................16 4.10 Sugerencias generales...................................................................................................17 4.10.1 Observaciones generales de mejora........................................................................17 4.10.2 Oportunidad de mejora............................................................................................18 5 Conclusiones.......................................................................................................................... 19

2 Antecedentes
El expediente electrnico que se implement en la unidad familiar 27 del IMSS vino a sustituir el registro en papel de la atencin mdica de los pacientes y los asegurados, siguiendo los lineamientos de las polticas que el servicio pblico del Instituto Mexicano del Seguro Social establece, brindado mejoras de en reduccin de tiempo de atencin, reduccin de papelera, comunicacin entre reas, integracin y eliminacin de informacin redundante, entre otras mejoras que se estarn planteando en el desarrollo del documento. El sistema fue desarrollado por la UNAM los cuales son los que realizan las mejoras sugeridas y aprobadas por el comit tcnico que evala las sugerencias (Departamento de Innovacin y Desarrollo Tecnolgico). La adaptacin de este sistema ha sido tanto cultural como tcnica ya que se requiere de mucho esfuerzo tanto para los colaboradores de la UMF al tener un cambio de este grado, la ventaja con stas propuestas planteadas a continuacin es que el choque social ser casi nulo sin embargo el impacto social-laboral ser bastante notable.

3 Justificacin
Este proyecto ha sido realizado para cubrir una necesidad tecnolgica en ciertas reas de la UMF que podra ser implementada esta propuesta planteada por los estudiantes de la Maestra de Tecnologas de la Informacin de la UABC. Para cada departamento se tienen especificaciones y requerimientos distintos es por eso que se han creado grupos de colaboracin para agilizar el anlisis de procesos, de las observaciones al expediente electrnico en sus diferentes departamentos se han encontrado ciertas reas de oportunidad de tal manera que es totalmente factible y rentable implementar mejoras para apoyar el proceso de consulta del paciente, as como agilizar las operaciones del personal y aumentar la eficiencia.

4 Desarrollo
4.1 Archivo
4.1.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora
1 .La fecha de nacimiento que se muestra en el registro no es la correcta por default el sistema muestra una del ao 1900. 2. No est disponible un listado de consultorios slo por medios impresos (se tiene que ver un listado de los reportes que se imprima para ver consultorios saturados, para posteriormente elegir a cual le sea asignado, el sistema no asigna consultorios automticamente dependiendo del nmero de expedientes que tenga cada consultorio). Imagen 1:

3. Se tiene que copiar y pegar el nmero de seguro social en cada pantalla.

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4. No hay reportes personalizados de los doctores acerca de los pacientes, ya que no es posible seleccionar un reporte por paciente.

5. Se pierde conexin entre 4-6pm, se tiene que reiniciar el sistema (servidor local). 6. Algunos empleados tienen que darse de alta en el sistema del IMSS siendo que ya fueron dados de alta en su empresa, tiene que llevar su comprobante de domicilio, ir a archivo, de ah el registro es asignado a la clnica correspondiente en base a su domicilio. 7. Cuando un trabajador se cambia de clnica tiene que transferirse con su expediente en mano. 8. La jefa de archivo tiene que capturar manualmente un reporte de poblacin adscrita (cuantos se dan de alta cada mes, defunciones) de un reporte impreso que se obtiene del sistema en Mexicali.

9. Cuando una persona fornea no aparece en el sistema, pero s tiene derecho a recibir asistencia mdica, el registro se hace manual, si aparece en la base de datos de Monterrey, no se actualiza la base de datos de usuarios asistentes en la clnica 27

4.1.2 Propuestas de mejora:

1. Corregir fecha de nacimiento del nuevo registro. 2. Tener la eleccin de los consultorios y doctores, balancear las cargas de los pacientes por consultorio. Asignaciones por default al mejor balanceado. 3. El campo de 3 de seguro social ya sea llenado automticamente. 4. Mscaras de entrada. 5. Mejorar conexin del sistema/revisar prioridades, jerarqua. 6. Cdigo postal/domicilio como campo obligatorio en el registro para que se actualice. Automticamente y se asigne cada empleado a su clnica correspondiente. 7. La informacin que se capture y se distribuya electrnicamente a la nueva clnica y que un responsable de clnica libere el acceso (acepte), para posteriormente se genere un documento para el trabajador (comprobante) confirmando que su trmite ha sido concludo. 8. Utilizar medios electrnicos en lugar de documentos impresos, si Mexicali ya los tiene en archivos digitales mandarlos en formatos que puedan ser integrados a la clnica 27, Exportar la informacin en formato XML, ubicarla en algn servidor de almacenamiento comn e importarla de la misma manera en el sistema de Tijuana, lo cual es relativamente sencillo de implementar.

4.2 Medicina Preventiva

Generacin de Tarjeta de citas y distribucin a especialistas correspondientes.
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4.2.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora

1. No es posible agendar distintas citas de una sola vez

2. Cada cita se cancela una a la vez.

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3.

Papanicolaou llenado de papeleta, los resultados del estudio no se integra al expediente, se pasa manualmente el resultado. Cuando se llega a medicina preventiva o a su consultorio se captura manualmente.

4.2.2 Propuestas de mejora:

1. Agendar distintas citas de una sola vez. 2. Poder cancelar por lotes. 3. Integracin automtica del resultado de estudio.

4.3 Asistente Mdico

4.3.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora:
1. El sistema no permite agendar citas continuas a pacientes que lo ameriten como es el caso de los diabticos, hipertensos, etc. 2. El sistema no permite cancelar ni modificar las citas. 3. Se pierden datos ingresados de la sesin en el expediente electrnico al perder conexin con el servidor, o no se pueden ingresar en su defecto.

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4.3.1 Propuestas de mejora

1. Permitir al asistente agendar meses contnuos en las citas. 2. Permitir cancelar y modificar las citas. 3. Sincronizacin con la mquina local de pantalla en el sistema, archivo transitorio (Principio de Evernote, Dropbox).

4.4 Expediente Electrnico

4.4.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora
1. Servicios Auxiliares: En el droplist aparecen todas las especialidades aunque no se cuente con ellas .

4.4.2 Propuestas de mejora

1. Servicios Auxiliares: Si se quiere mandar al segundo nivel que solamente salgan las especialidades de cada clnica en vez de que salga todo el universo

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2. Para el pre-diagnstico que tuviera una opcin para ingresar otro campo de ingreso ya con el diagnstico final y agregar un campo memo 3. Un campo que si respete los campos y enters para claridad. Incluir puntos, comas y otros caracteres en donde se describe la receta para que cuando se imprima se entienda 4. Pestaa Receta: Poder recetar una pastilla y no 0.5 Ver disponibilidad de medicamento antes de llenar el formato o la receta 6. Seccin: receta individual; en medicamentos previos dar la opcin de mostrar los resultados por fecha o medicamento 5. Incluir un cono para visualizar diagnsticos anteriores ( ndice por fechas o por las medicinas recetadas; Resumen Clnico) Incluir pestaa de Antecedentes, ordenar los pacientes/recetas cronolgicamente
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7. Generacin de receta cuando sean controladas 8. Al momento de ordenar estudios especiales de laboratorio, rayos x, etc., que permita el sistema ordenar varios siendo que son necesarios sin tener que salirse de la pantalla, si se desea hacer ms de un estudio 9. Al momento de ordenar estudios todos son urgentes, el sistema debe de permitir, si no son urgentes simplemente no los permite 10. Seccin Solicitud de rayos x, agregar cuadro de comentarios(memo) y diagnstico

11. Seccin de control de embarazos: Agregar otros servicios como nutrilogo, dentista, preventiva, gineclogo 12. Incluir el lapso de tiempo en la agenda en la cual se atendi al paciente(para el control del jefe de consulta), duracin de la consulta 13. En general error en el sistema ST-2 para altas accidentes de trabajo 14. Incluir formato ST-7 en el sistema(no existe actualmente) 15. Bsquedas por # de seguro social en la seccin de Transferencia de autorizacin

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16. En incapacidades validar el documento de identidad antes de llenar todo el documento

4.5 Receta
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4.5.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora

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4.5.2 Propuestas de mejora

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4.6 Envos
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4.6.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora

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4.6.2 Propuestas de mejora

Texto

4.7 Autorizaciones
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4.7.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora

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4.7.2 Propuestas de mejora

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4.8 Solicitud a farmacia

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4.8.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora

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Texto

4.8.2 Propuestas de mejora

Texto

4.9 Farmacia
Las matriculas de los mdicos nuevos no aparecen en el sistema. Al escanear la receta no aparecen los nombres de los pacientes, aparecen Faltan espacio en disco duro, en los cierres del da solo 6 GB libres. No hay relacin entre las recetas ni los medicamentos recetados entre primer y

nmeros sin sentido o en su defecto el curp en el campo de nombre.

segundo nivel, se recetan dos veces los mismo medicamentos, el paciente recibe dos veces la cantidad una recetada en primer nivel y otra en segundo nivel. Se hizo la propuesta de que los medicamentos que son mas recetados por un Se coment que existe un conflicto en la red de la farmacia, se coment que paciente aparezcan en el sistema, para que ellos puedan detectar anomalas. tienen que prender una computadora primero, que no es el servidor y despus las dems para que funcione la red. No propios del sistema.

4.9.1 Puntos factibles de oportunidad de mejora

1. Las matriculas de los mdicos nuevos no aparecen en el sistema. 2. Al escanear la receta no aparecen los nombres de los pacientes, aparecen nmeros sin sentido o en su defecto el curp en el campo de nombre. 3. Faltan espacio en disco duro, en los cierres del da solo 6 GB libres. 4. No hay relacin entre las recetas ni los medicamentos recetados entre primer y segundo nivel, se recetan dos veces los mismo medicamentos, el paciente recibe dos veces la cantidad una recetada en primer nivel y otra en segundo nivel. 5. Se hizo la propuesta de que los medicamentos que ya no son recetados por un paciente aparezcan en el sistema, para que ellos puedan detectar anomalas.
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6. Se comento que existe un conflicto en la red de la farmacia, se comento que tienen que prender una computadora primero, que no es el servidor y despus las dems para que funcione la red.

4.9.2 Propuestas de mejora

1.-Que el sistema este actualizado cada que ingrese alguien a trabajar se registren los datos o estn asociados con el sistema que realiza los pagos. 2.-Asociar el nombre con el nmero de seguro social, la etiqueta que despliegue los datos completos 3.-Revisar la infraestructura que existe actualmente para diagnosticar alguna actualizacin en el hardware 4.-Dentro del sistema que se guarde el nmero del seguro social as como su historial, para cuando estn dentro de otro modulo pero con el mismo paciente se ve su historial. 5.-Historial de medicamento recetados por usuario, puede ser estadstica de los medicamentos ms usados y en que intervalo de tiempo. 6.-Revisar la infraestructura en el rea de farmacia.

4.10 Sugerencias generales 4.10.1 Observaciones generales de mejora.

1.- Existe una gran cantidad de transacciones que se hacen del lado del servidor, lo que provoca que en horas pico el volumen sea tanto que termine por romper tiempo de conexin para consultas en la base de datos, esto provoca demoras debido a que Sistemas tiene que reiniciar los servicios y empezar todo nuevamente. 2.- El volumen de operaciones diarias y la cantidad de transacciones que se realizan a la base de datos al parecer ya rebaso el lmite que se tiene con la infraestructura de red, los equipos activos y los equipos de almacenamiento.

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9. Existe una serie de problemas con los enlaces hacia los servidores de base de datos de Monterrey, esto debe revisarse, y determinar si es necesario implantar polticas de calidad sobre el servicio (Qos).

4.10.2 Oportunidad de mejora.

1.- Balancear la carga de trabajo en las operaciones que se realizan del lado cliente, eliminando as un poco la carga de las operaciones que se hacen del lado del servidor, esto mejorara el rendimiento de las conexiones y evitara cuellos de botella por consultas simples al servidor, como operaciones matemticas, renderizados parciales, ocultar y mostrar elementos o manejo del DOM, etc. 2.- Debe hacerse una revisin de la capa fsica de la red de cmputo, y si es necesario escalarla a un nivel superior, esto conllevara una serie actividades alternas tambin, como que los equipos terminales soporten las nuevas velocidades de conexin, y si los equipos activos no soportan estas velocidades cambiarlos. 3.- Hacer mediciones constantes del trfico en la red por medio de algn programa que permita determinar problemas potenciales que generan trfico, cuellos de botella, generacin excesiva de trfico, ips duplicadas, equipos activos mal configurados, etc. 4.- Debido a que en entorno de comunicacin de alta demanda a gran distancia pueden provocar fallos constantes en cualquiera de los nodos que lo enlazan es necesario implementar polticas de calidad sobre el servicio que permitan garantizar el trafico y eviten:

Paquetes sueltos Retardos Jitter Entrega de paquetes fuera de orden Errores

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5 Conclusiones
La mejora contnua es un proceso para alcanzar la excelencia, misma que es auxiliada por el apoyo de recursos tanto de personal como tcnico, este proyecto tuvo xito en las observaciones gracias a la colaboracin del personal de la UMF no.27. Actividades que han sido tan notorias como lgicas han sido plasmadas hasta las ms complejas como la sincronizacin de contactos para usuarios Online y Offline para evitar tiempos de espera o cadas del sistema a horas crticas. Con este proyecto se logr identificar algunos puntos de oportunidad de mejora en el sistema de informacin de medicina familiar, para que puedan ser propuestas ante el comit que solicita los cambios del sistema a la UNAM.

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