Excel Lección 1 Instructivo 1 (p/Profesor)

Detalle Cant. Precio Total Nuestro propósito es hacer un presupuesto con Las celdas amarilla
Cemento 2 2 4 Detalle Cantidad Precio Total Luego de la explica
Arena 6 5 30 del material Cant.x Precio
Hierro 10 mm. 1 10 10 Ingreso de datos
En una celda A1 Podemos escribir un Texto Detalle
TOTAL GENERAL 44 En otra como B2 un Número 2
En la celda C2 una fórmula =B2*C2

Explicar los conceptos de:
Filas Columnas Celda Rango HOJAS y LIBROS
Formatos del cursor.
Edición de una celda con F2 o clic en la barra de edición
Cuadro de nombres o direcciones.
Ancho de columna y alto de celda, como lo cambiamos ?.
Formato de datos Izquierda. Centrado. Derecha
MENUES Y BOTONES
Formato de Números (Cant. Decimales)
Fórmulas:
Creación del algoritmo. Relación entre celdas
Diferencias entre VALOR y CONTENIDO . P.ej: el la
celda D6 el valor es 44 y el contenido es SUMA(D2:D5)
Copiado por arrastre con el mouse o con CTRL-C y CTRL-V
Suma y Autosuma . Criterio de Rango
Luego esta fórmula se 'estira' (cursor en +) hasta la celda D5
La fila 5 está vacía, pero si se ingresan datos en A 5 , B5 y C5 se calcula
Para Calcular el TOTAL GENERAL Selecccionar desde D2 hastas D5 y cl
En D6 aparece la fórmula =SUMA(D2:D5) que indica que la función de Ex
Al finalizar este presupuesto por no hacer caso al principio básico
UNA BUENA PLANILLA DE CALCULA COMIENZA DIAGRAMANDO
Nos damos cuenta que :
Falta una columna de descuento del 10% por cada material
Falta calcular el IVA que es el 21% del Total
Y calcular entonces el costo total con IVA
Se muestra la Hoja Profesor 2 al solo efecto que el alumno la tome como
lo realizado en su PC en la Hoja 1, es decir el alumno continua trabajand

BOTONES MAS USADOS

Botones de: Botón de copiar formato de

Alineación del texto una celda a otras
en la celda

Este botón sirve para centrar Botón para grabar el

agrupando en varias columnas libro o planilla.

Este botón disminuye Botón para realizar una

la cantidad de decimales vista previa antes de imprimir

Este botón aumenta

la cantidad de decimales Botón para activar la ayuda
sobre un tema. Haciendo clic
Este botón permite sobre él. Se lo arrastra
cambiar el color de la fuente
sobre el tema a pedir ayuda.
o letras de las celdas

Este botón permite

cambiar el color de relleno
de las celdas Este grupo de botones sirve como en Word
para elegir el tipo de letra.
Si usamos negrita N
Botón de deshacer Si usamos cursiva K
última operación Si se subraya S

Asistente de funciones Botón de corrección ortográfica

Botón de autosuma Botón para imprimir

19072040.xls Página 1
 Excel Lección 1 Instructivo 1 (p/Profesor)

Este tipo de botón que tiene la flecha

Botón para trazar líneas
significa que se despliega un nuevo cuadro
alrededor de las celdas para elegir otras opciones

19072040.xls Página 2
 Excel Lección 1 Instructivo 1 (p/Profesor)

das amarillas se deben calcular

de la explicación inicial los alumnos hacen el Presupuesto

Observar que el Texto se alinea a la IZQUIERDA)

En cambio el Número se alinea a la derecha
Las fórmulas van precedida con = y hacen referencia a
las celdas involucradas en el cálculo

C5 se calcula en D5 el precio del nuevo artículo

astas D5 y cliquear sobre el botón Autosuma
unción de Excel Suma los valores desde D2 a D5

cipio básico que aconseja:

GRAMANDOSE EN PAPEL

la tome como modelo para corregir

nua trabajando en la Hoja 1

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Excel Lección 1 Instructivo 1 (p/Profesor)

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 Excel Lección 1 Instructivo 2 (p/Profesor)

A B C D E F G H
1 Detalle Cant. Precio Descuento Total Escribir el la fila 7 el Descuento
2 Cemento 2.00 2.00 0.20 3.60 Formato de la celda B7 : cliquear el bo
3 Arena 6.00 5.00 0.50 27.00 o escribir directamente 10%
4 Hierro 10 mm. 1.00 10.00 1.00 9.00 En realidad un formato porcentaje mue
5 Esto se puede verificar cambiando el f
6 Total s/IVA 39.60 Escribir de igual manera la fila 8 : Iva
7 Descuento 10% Insertar la columna D para calcular el D
8 Iva 21% 8.32 Calcular el descuento en la columna D
9 Total c/IVA 47.92 Uso del signo $ para realizar una refer
10 La fórmula en D2 es =C2*B$7
11 Trabajo terminado De esta manera la fila 7 de B7 no cam
12 Diferencia entre referencia absoluta y
13 Copiar esta planilla a la Hoja 2 y hacer los pasos indicados en el Uso de signo $ en la fila, en la column
14
instructivo: Un paso mas Los alumnos proponen el ALGORITMO
15 Calcular en E8 el IVA o sea el 21% de E
16 Calcular en E9 el Total c/IVA o sea E6
17 Formato definitivo de las celdas (2 dec

18 Trazado de bordes, relleno y color de f

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 Excel Lección 1 Instructivo 2 (p/Profesor)

I J K L M N O P
a fila 71el Descuento
la celda
2 B7 : cliquear el botón % y luego escribir 10

irectamente
3 10% (Observar que ocurre si se escribe 10 y luego se da formato % a la celda)
un formato
4 porcentaje muestra p.ej. 10% pero el valor interno para el cálculo es 0.10
ede verificar
5 cambiando el formato % por formato Numérico (Formato - Celda - Numérico)
igual manera
6 la fila 8 : Iva y 21%
columna
7 D para calcular el Descuento

descuento
8 en la columna D con el valor de la celda B7
no $ para
9 realizar una referencia absoluta

en D2 10
es =C2*B$7 Se 'fija' la fila pues la copia es vertical (la columna no cambia)
nera la11fila 7 de B7 no cambia en las siguientes filas al ser copiada a D3, D4 ….
entre referencia
12 absoluta y relativa
no $ en13la fila, en la columna y en ambas.

os proponen
14 el ALGORITMO de cálculo de la columna Total. Uso de los paréntesis.
E8 el 15
IVA o sea el 21% de E6
E9 el Total
16 c/IVA o sea E6 + E8
finitivo17de las celdas (2 decimales).

bordes,
18 relleno y color de fuente

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 Un paso mas

Constructora del Litoral Fecha: 6/25/2009 Las celdas Incorporar un membrete en la celda A1
amarillas se deben Para la fecha en la celda E1 escribir en E1 =HOY() que es
Formato: Ajustar al calcular una función que devuelve la fecha de HOY en formato fecha
texto
Totales sin Importe Totales Seleccionar todas las filas y con Formato Filas Alto escribir
Detalle Cant. Precio Descuento IVA %IVA IVA con IVA en Alto de fila: 30
Seleccionar la fila de títulos y con el menú Formato Celdas
Cemento 2.00 2.00 0.20 3.60 10.50% 0.38 3.98 tildar Ajustar al Texto. Observar como se ajustan
Como los artículos tienen distintos % del Impuesto de IVA.
Arena 6.00 5.00 0.50 27.00 21.00% 5.67 32.67 Agregar F: % IVA G: Importe IVA y la H: Totales con IVA
Escribir los % de IVA y calcular G : Importe IVA.
Hierro 10 mm. 1.00 10.00 1.00 9.00 10.50% 0.95 9.95 Copiar la fórmula hasta la fila 8
0.00 0.00 0.00 0.00 Calcular en H los Totales con IVA. Copiar hasta fila 8
Estos 0 no se deben Ir a Herramientas - Opciones - Ver y destildar valores 0 para
ver 0.00 0.00 0.00 0.00 que no se vean los 0 de D E G y H
Descuento 10% Redondear Total General (46.59) a 10 ctvos o sea 46.60
Totales 39.60 6.99 46.59 Para eso usar la función =REDONDEAR(H10,1) en H11
Redondear a 1 decimal Esta función se verá en la Lección 2 pero se aprecia que
Total General 46.60 redondea a un decimal significativo
Escribir Pago , 30 y días . Calcular la fecha a 30 días en la
Pago a 30 días 7/25/2009 Recargo 5% 48.90 celda D12 sumando B12 a E1. Revisar el formato
Pago a 60 días 8/24/2009 Recargo 10% 53.80 Escribir en F12 5% y calcular en H12 el Total mas ese 5%
Nota: Usar función REDONDEAR a 1 decimal al calcular H12
Copiar fila 12 a fila 13 y cambiar a 60 días y al 10%
Formatos fecha: Si al escribir la fecha en E1 o calcular la Fecha de HOY + 30 días en D12 no aparece una fecha sino un número (34000)
Es porque esa celda tiene formato Número, con Formato - Celda - Fecha se cambia a formato Fecha dd/mm/aaaa

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 Comandos

Notación de las celdas en las fórmulas.

Las celdas se anotan con la convención Columna (letras) y Filas (Números)
El signo $ 'fija' la Columna (letra) si se antepone a la letra en el nombre de la celda.
El signo $ 'fija' la Fila (número) si se antepone al número en el nombre de la celda.
Excel permite usar los datos de otra hoja del mismo libro en una fórmula de esta forma si se usa un dato que está
celda A1 de la Hoja2 en una fórmula de la Hoja 1 esta celda aparecerá escrita en la fórmula como:
Hoja2!A1 (signo de admiración para indicar la hoja)
También se pueden usar datos de otro Libro (Planilla) creado anteriormente en fórmulas de una planilla que
estamos haciendo. En este caso el nombre de la/s celda tendrán como prefijo el nombre del archivo.
Por ejemplo si en un archivo tenemos los precios (archivo precio.xls) y usamos un dato del mismo p.ej: el precio
de un artículo que está en la celda B9. En nuestra planilla aparecerá en la fórmula el nombre de esa celda como:
[precio.xls]Hoja1!$B$9 (nombre del libro entre corchetes y la hoja de ese libro)

Los punteros. Arrastrar. Copiar . Estirar.

Ya hemos realizado algunas operaciones básicas en Excel.
Veamos aquí el comportamiento del puntero del mouse y sus funciones más comunes.
La cruz gruesa.
Aparece al seleccionar una celda, es el puntero por excelencia y estando visible al arrastrar el mouse produce
la selección de un rango.
La cruz con flechas o puntero 'agarrar' (Seleccionador de objetos Windows)
Es el puntero que simboliza 'agarrar' , aparece cuando el puntero toca alguno los bordes de la celda, excepto el
vértice inferior derecho.
Sirve para copiar o mover el contenido de celdas (o rangos) a otras celdas o rangos
Copiar el contenido de la celda.
Para ello seleccionamos la celda o rango y apoyamos el puntero en uno de sus bordes (aparece la ) y arrastramosl
mouse, podemos mover el dato de esa celda o rango a otra celdas.
Copiar el contenido de la celda.
Realizamos un proceso similar a Mover pero manteniendo pulsada la tecla CTRL y moviemdo el puntero del mouse
se copia la celda o rango.
Sin mouse con las flechas cursor se selecciona el rango, se pulsa Ctrl-C , ubicarse en la primera celda destino
y pulsar Ctrl-V.
Mover celdas
Es un proceso similar, pero se usa Cortar y Pegar en el menú contextual
O Ctrl.X y Ctrl.V con el teclado y teclas cursor.
Mover o copiar hojas.
Con el puntero de agarrar se pueden mover y acomodar hojas.
Para ello se selecciona la solapa con el nombre de la Hoja y se la arrastra a la posición deseada.
Si además se mantiene pulsado la tecla Ctrl la hoja se duplica.
Copiar el formato
Con las operaciones anteriores se copiaba el dato y su formato a la celda destino.
Pero si solamente queremos aplicar el formato de la celda A1 a la celda F1, se procede de la siguiente manera:
Seleccionamos la celda A1 y apoyamos el puntero en el borde para que aparezca la flecha.
Mantenemos pulsado el botón derecho del mouse y llevamos el puntero a F1.
Al soltar el botón aparece un menú contextual, que permite entre otras opciones Copiar sólo como formatos
así en F1 se mantiene el valor original pero ahora con el formato de la celda A1.
Copiar como valores.
Si en la celda C1 se tiene la fórmula A1+B1 cuyo resultado es 5 y se quiere copiar el valor 5 (no la fórmula) en la
celda D1 se 'agarra' la celda C1 y manteniendo pulsado el botón derecho se arrastra a D1, al soltar el botón, el menú
contextual permite elegir Copiar aquí sólo como valores, lo que permite copiar el valor 5 en D1 o sea el resultado
de C1 y no la fórmula (A1+B1) que se copiaría en forma relativa en D1 (B1+C1).
Estas operaciones también se pueden hacer copiando la celda (Ctrl-C) y con el menú Edición usar Pegado especial.
Nota: se deja al alumno la tarea de investigar la opción Pegado especial del menú Edición.

La cruz fina o puntero de 'estirar'.

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 Comandos

Esta forma del puntero del mouse aparece cuando situamos el puntero en la esquina inferior derecha de una celda
o de un rango de celdas. Sirve para 'estirar' el/los datos.
Copiado de un dato.
Si en A1 tenemos el valor 25.00 y lo estiramos hacia A2, A3 …, todas estas celdas toman el valor 25.00 (Copiado).
Copiado de una fórmula.
Ya vimos que si en C1 tenemos la fórmula C1+B1 y si estiramos hacia abajo tenemos en C2 la fórmula A2+B2
es decir se realiza una copia 'relativa inteligente' cambiándose los valores de las filas.
Si se estira la fórmula hacia la derecha se obtiene en D1 : B1+C1 cambiando el nombre de las columnas.
Recordemos que si queremos que no cambien los valores de filas o columnas debemos anteponer el símbolo $ en
donde corresponda o en ambas (fila y columna) para producir una copia 'absoluta'.
Generar series o secuencias.
Si en A1escribimos 0.0 y en B1 0.5 y seleccionamos las dos celdas (cruz gruesa), luego con el puntero en cruz fina
(punto inferior derecho de B1) 'estiramos' esta serie de dos valores; se obtiene la secuencia 0.0 0.5 1.0 1.5 2.0 …
Es decir se copia la secuencia de los 2 primeros términos. Esto sirve para generar serie de datos periódicos.
Ampliaremos este concepto en la lección Utilidades.

Personalización y Opciones de Excel

Excel como otras planillas de cálculo avanzadas tiene la opción de poder personalizar el ambiente de trabajo.
Personalizar
Con el menú Herramientas - Personalizar podemos :
Agregar o quitar barras de herramientas : con la opción Barra de herramientas:
Por ejemplo agregar a las siempre presentes ( Estándar y Formatos) la barra de Dibujo
Agregar o quitar botones en las barras de herramientas
Con la opción Comandos: se pueden agregar nuevos botones a las barras de herramientas.
Se selecciona el tipo de comando (botón) y se lo arrastra hacia la barra de herramientas

Otra manera:
Para ello en la ficha Comandos pulsar el botón Reorganizar comandos
Se elige donde se quiere agregar ese botón (en la barra de Herramientas o en la de Formato) y luego Agregar
se selecciona el botón del comando entre las categorías disponibles y se los ubica con Subir y Bajar en la posición
deseada, luego al Cerrar el botón queda disponible en nuestra barra.

Nota: en versiones anteriores de Excel, al mantener pulsada la tecla Ctrl se puede 'arrastrar' el botón hacia las barras.
Ejercitación

Agregar los comandos:

Con: Personalizar - Comandos
en las categorías correspondientes elegir y agregar estos comandos:
Insertar filas.
Insertar comentario
Autofiltro (está en la categorías Datos).

Opciones
Con Herramientas - Opciones se pueden elegir algunas formas de presentar la planilla y/o trabajar:
El directorio de trabajo
Podemos predefinir el directorio de trabajo y esto permite guardar rápidamente en esa carpeta nuestros trabajos:
sin necesidad de ir cambiando de carpetas hasta encontrar la deseada.
Para ello si vamos a guardar todos nuestros trabajos en la carpeta D:\COMELE\COMISIONx (x: 1 2 3 …)
Podemos elegir con:
Herramientas - Opciones - General y en la ficha que se presenta elegir las carpetas donde se guardan en el cuadro
Ubicación predeterminada de los archivos se escribe D:\COMELE\COMISIONx
Observar que también se puede elegir la fuente y tamaño por omisión (o default) con que se va a trabajar.
También es muy útil en esta ficha ampliar el número de Archivos usados recientemente a 9 (máximo)
Esto hace que al ir el menú Archivo se muestren más archivos usados recientemente que los últimos 4 que muestra

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 Comandos

en forma predefinida Excel.

Calcular
Otra opción interesante la encontramos en la ficha Calcular, en ella si elegimos Manual no calculará automáticamente
las celdas relacionadas mediante fórmulas, sino que será preciso pulsar F9 para que se realice el cálculo.
Esto es útil cuando al cargar datos que se usan para cálculos en muchas fórmulas de la planilla que se está usando
se observa un cierto retardo en la respuesta a los cambios y una dificultad en el tipeo de los mismos.
Entonces se pueden cargar todos los datos. revisarlos y luego al pulsar F9 se recalcula toda la planilla.
También se usa este modo si queremos ir viendo una secuencia de cambios en un proceso iterativo.
Esta situación (iterar hasta encontrar un valor buscado) es una técnica que se aplicará en varias materias.
En los ejemplos prácticos se verá una aplicación de esta técnica.

Ver
En esta ficha son interesantes las Opciones de ventana como:
Valores cero: (que oculta o muestra los valores nulos en las celdas)
Líneas de división: Oculta o muestra las líneas de división entre celdas.
Fórmulas: en las celdas con fórmulas muestra las fórmulas en vez de los valores resultantes, esto que permite
revisar las mismas sin tener que editar cada celda.
Guardar
Permite fijar un tiempo de resguardo automático y la carpeta donde se guardan esos cambios.
Es útil para evitar perder los cambios frente a cortes de energía u otros problemas.
Se recomienda al alumno ejercitar estos cambios en su equipo para practicar y mejorar su ambiente de trabajo.

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