06/08/2013

Programa de Formación Exportadora BIENES

Participación en ferias y eventos internacionales Luis Alberto Buitrago
luis.alberto.buitrago@hotmail.com

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06/08/2013

"Cada uno cuenta la feria según le va en ella".

Dicho popular

CONTENIDO
• • • • ¿Qué son las ferias internacionales? Tipología de las ferias ¿Por qué participar en ferias comerciales? Plan de Participación Ferial – Programa Ferial – Pre-feria – Durante la feria – Post-Feria • Conclusiones • Misiones Comerciales • Ruedas de Negocios

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CONTENIDO
• • • • ¿Qué son las ferias internacionales? Tipología de las ferias ¿Por qué participar en ferias comerciales? Plan de Participación Ferial – Programa Ferial – Pre-feria – Durante la feria – Post-Feria • Conclusiones • Misiones Comerciales • Ruedas de Negocios

¿ QUE SON LAS FERIAS?
• Son eventos comerciales donde existe interacción entre compradores y expositores • Su objetivo es comercializar los productos y servicios y facilitar las transacciones comerciales

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CONTENIDO • ¿Qué son las ferias internacionales? • Tipología de las ferias • ¿Por qué participar en ferias comerciales? • Plan de Participación Ferial – Programa Ferial – Pre-feria – Durante la feria – Post-Feria • Conclusiones • Misiones Comerciales • Ruedas de Negocios 4 .06/08/2013 ¿ QUÉ SON LAS FERIAS? Las ferias son un medio privilegiado que permite combinar elementos como: PROMOCION PUBLICIDAD INVESTIGACION DE MERCADOS RELACIONES PUBLICAS Las FERIAS son especialmente útiles para las empresas que no poseen una extensa red de oficinas de representación.

06/08/2013 TIPOLOGIA DE LAS FERIAS Se dividen en 2 grupos generalmente: • Exhibición de los productos – Multisectoriales o generales – Sectoriales/Especializadas – Exposiciones para consumidores (Show Room) • Cobertura del mercado – Locales – Regionales – Nacionales – Internacionales – Mundiales (megaferias) Autos Turismo Editoriales 5 .

06/08/2013 TIPOLOGIA DE LAS FERIAS Grandes ferias internacionales Sobre-oferta de bienes Mas competidores Muchos expositores Menor número de visitantes Preselección de visitas Pequeñas ferias nacionales y regionales Baja oferta de bienes Menos competidores Menor numero de expositores Varias visitas por stand Mas tiempo de visitas CONTENIDO • • • • ¿Qué son las ferias internacionales? Tipología de las ferias ¿Por qué participar en ferias comerciales? Plan de Participación Ferial – Programa Ferial – Pre-feria – Durante la feria – Post-Feria • Conclusiones • Misiones Comerciales • Ruedas de Negocios 6 .

exponer las ventajas • Brinda un conocimiento del nivel de precios • Retroalimentación inmediata • • • • Establece contactos con personas difíciles de contactar Análisis de la competencia Los compradores desean escuchar al expositor Fortalece la imagen de marca de manera económica y eficiente • Establece los mercados reales o potenciales para el producto • Comprueba el grado de satisfacción y las exigencias del mercado 7 .06/08/2013 BENEFICIOS • Da la oportunidad de reunir y presentar sus productos a un gran número de compradores • El vendedor se encuentra con clientes potenciales • Permite hacer demostraciones del producto.

• Definir cuánto tiempo y dinero invertirá. • Emplear el tiempo necesario para la presentación. • Establecer en cuáles y qué tipo de ferias desea participar. 8 .06/08/2013 • Tener claridad sobre los problemas de comercialización • Establecer costos de una buena presentación • Establecer contactos directos • Difundir información de la empresa y los productos • Obtener información estratégica en el corto plazo • Conocer tendencias actuales • Intercambiar opiniones con otros empresarios ASPECTOS A DEFINIR • Que la participación en la feria compense los gastos realizados.

planificación. Elaborar un presupuesto 9 . Buscar información de los países en los cuales se realizará la actividad 3. desarrollo y control de las diferentes acciones desarrolladas para la participación en un evento comercial.FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA El programa ferial se basa en el análisis. PLAN DE PARTICIPACION FERIAL PROGRAMA FERIAL PRE . Fijar objetivos de participación claros 4.06/08/2013 PLAN DE PARTICIPACION FERIAL PROGRAMA FERIAL PRE .FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA • PASOS 1. Este programa de ser seguido a cabalidad permitirá a las empresas alcanzar los objetivos marcados así como la evaluación de los resultados obtenidos. Decidir si la participación en una feria va a ser adecuada para la promoción del producto 2. Seleccionar la feria mas adecuada para alcanzar estos objetivos 5.

Organizar la participación en la feria. duración. personal. 7. . etc. que producto se mostrará. diseño Publicidad y relaciones públicas para el evento y el producto Hacer un seguimiento pos-ferial para revisar el producto y no perder a clientes potenciales PLAN DE PARTICIPACION FERIAL PROGRAMA FERIAL PRE .FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA 6. 10 . fechas. Definir todos los aspectos del stand. 9.Proexport Colombia . 8. ubicación. Comunidad Económica Europea.Guía del Expositor.FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA La preparación pre-ferial representa el 70% de la logística de participación Fuente.06/08/2013 PLAN DE PARTICIPACION FERIAL PROGRAMA FERIAL PRE .

06/08/2013 PRE-FERIA PRE-FERIA 11 .

Guía del Expositor. DEFINIR OBJETIVOS DE PARTICIPACION Claros Limitados (tiempo) Medibles Realistas La preparación pre-ferial representa el 70% de la logística de participación Fuente. . TIPOS OBJETIVOS • COMUNICACIÓN • PRECIOS Y CONDICIONES • DISTRIBUCIÓN • PRODUCTO O SERVICIO 12 .Proexport Colombia .06/08/2013 PROGRAMA FERIAL PRE . Comunidad Económica Europea.FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA PASO 1.

Criterios de selección . DEFINIR PARTICIPAR DÓNDE .Análisis Cualitativo FUENTES DE INFORMACION • • • • • • • • • • • Internet Organizadores de ferias Directorios de ferias Revistas especializadas Gremios y asociaciones Cámaras de Comercio Nacionales Cámaras de Comercio Binacionales Asociaciones de la Industria Ferial Embajadas y consulados Organizaciones Promotoras de Comercio Exterior Fuentes de información sectoriales 13 .¿Está mi público objetivo en la feria? -Análisis Cuantitativo .06/08/2013 PROGRAMA FERIAL PRE .Fuentes de Información -¿Cómo seleccionar la feria correcta? .FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA PASO 2.

Visitar la feria previa a su participación El criterio para participar en una determinada feria depende de la estrategia de cada empresa y del tipo de productos que se quiera exportar. tenga en cuenta… Ver la pagina web Analizar catálogos de la última feria Solicitar información sobre la feria a través de revistas y/o prensa especializada Contactarse con expositores anteriores Recabar información de los mercados de influencia en la feria Realizar una apreciación objetiva de la posición de nuestros productos frente a la competencia Analizar las posibilidades de la empresa en cuanto a producción. etc. personal. presupuesto. distribución. 14 .06/08/2013 CÓMO SELECCIONAR LA FERIA CORRECTA Para evaluar y optar por una determinada feria.

Imprevistos PASO 3.Eventos especiales .Desplazamiento y estadía del personal .Limpieza. sin omitir algunos ítems que deben ser tenidos en cuenta: .Envío y retorno de los productos .Seguros . . DEFINIR EL PRESUPUESTO DEL EVENTO Es necesario diseñar un presupuesto que contemple todos los gastos a realizar.FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA PASO 3.Agasajo a los potenciales clientes .Transporte .Publicidad .Alquiler del espacio y stand .06/08/2013 PROGRAMA FERIAL PRE .Tarjetas de invitación .Servicios feriales de habla hispana .Contratación de personal .Proexport Colombia .Construcción y decoración del stand .Servicios feriales de habla hispana 15 .Proexport Colombia . . mantenimiento y vigilancia . DEFINIR EL PRESUPUESTO DEL EVENTO Fuente.despacho aduanero en ambos países Fuente.Instalación y consumo de servicios .Embalaje .

PROGRAMA MARKETING PRE-FERIA Haga saber al publico que usted estará presente en la feria Promocione su participación Fuente.Guía del Expositor.FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA PASO 4.Proexport Colombia . . 16 . Comunidad Económica Europea. EL STAND El stand constituye el principal factor de atracción de visitantes por lo que es aconsejable diseñar un stand atractivo y de gran impacto visual para atraer posibles clientes PROGRAMA FERIAL PRE .06/08/2013 PROGRAMA FERIAL PRE .FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA PASO 5.

Coordinación con la entidad organizadora del evento 2. catálogos y material promocional (misión. referencias. productos) • Tarjetas de presentación en el idioma propio y en el del país que se visita • Diseño atractivo del stand • Enviar o preparar para entregar en la feria las muestras sin valor comercial • Crear estrategias para atraer la atención del público • Elaborar listas de precios en pesos colombianos y en (dólares). Material promocional • Folletos. visión. Diseño de mecanismo de seguimiento a los contactos establecidos 5. Capacitación y entrenamiento del personal que representará la empresa 4. brochures. perfil. Análisis del mercado y de los clientes potenciales 2.06/08/2013 MARKETING PRE FERIA 5 Aspectos fundamentales: 1. Preparación de materiales a distribuir incluyendo las muestras de productos y definición de políticas especiales 3. trayectoria. 17 . así como la lista de precios con los diferentes INCOTERMS.

Capacitación del personal • Integrar con anticipación al equipo de trabajo • Profesionales que cumplan con los siguientes requisitos: – Dinamismo – Conocimientos en mercadeo y/o comercio exterior – Conocimiento de las características del producto.06/08/2013 Promoción pre-feria • • • • • • • • Estrategia WEB Correo directo Telemercadeo Citas Avisos Comunicados de prensa Publicidad cooperativa Catálogo de la feria 3. ventajas y desventajas – Manejo de precios – Hable el idioma del país a visitar – Conocimiento canales de distribución y transporte – Cuente con un alto poder de decisión – Conozca toda la información de la empresa 18 .

fax.06/08/2013 Seguimiento de contactos • • • • • Tomar datos de contacto. DEFINIR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Actividad Fecha de iniciación y terminación de la actividad Descripción de acciones Responsable 19 . correos electrónicos Establecer formas de recopilación y seguimiento de contactos Evaluar las reacciones de los clientes después del evento Invitar a los contactos a conocer la empresa Enviar información de nuevos productos que pueda tener la empresa • PASO 6. teléfonos.

QUE HACER Y QUE NO HACER DURANTE LA FERIA ¿Qué hacer? Tener identificados sus productos Distribuir su material promocional a quien usted considere necesario Ser activo y tener iniciativa Tener una presentación preestablecida de su empresa Cuidar su apariencia Conocer la competencia 20 .Proparaguay PROGRAMA FERIAL PRE .Proexport Colombia . .FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA Las actividades previstas durante la realización de la feria pueden ser consideradas como un 10% de las actividades a realizar Fuente.06/08/2013 PROGRAMA FERIAL PRE .FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA PASO 1.

06/08/2013 Conocer en profundidad las necesidades de sus clientes potenciales Excelente presentación de los productos a ser degustados. Ser claros en sus ingredientes. seminarios. desfiles. Vaya rápidamente a los hechos y personalice el contacto con su visitante Ser educado y cortes El director del stand debe en lo posible participar en los eventos paralelos (rueda de negocios. inauguraciones) Registro de los contactos logrados. El éxito de una participación no se mide en la cantidad de contactos sino en la calidad de los mismos En horarios flexibles. realizar visitar a otros stands 21 . congresos.

06/08/2013 ¿Qué no hacer? • • • • • • Leer o comer en el stand Ignorar al visitante Repartir masivamente folletos Formar grupos Ser demasiado agresivo Dejar problemas o inquietudes sin resolver • Utilizar palabras chocantes. grotescas o sarcásticas • Hacer criticas destructivas • Discusiones que no finalicen en una conclusión positiva • Utilizar argumentos repetidos • Limitarse a entablar contactos con las personas que ingresan al stand • Permanecer sentado 22 .

06/08/2013 PROMOCION • Promoción en la feria – Catálogo de la feria – Sala de prensa – Seminarios y talleres de expositores – Exhibiciones especiales de nuevos productos – Carteleras y vallas publicitarias – Hospitalidad en el stand – Salones VIP de expositores y visitantes – Patrocinio eventos PASOS PARA EL EXITO PROGRAMA FERIAL PRE . Manual de participación en ferias .ProMendoza 23 .FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA Qué espera el visitante: Catálogo gratis Promotoras competentes Intérpretes profesionales Degustaciones Regalos promocionales Fuente.

06/08/2013 „ETIQUETA“ ¡Hay que aprender todo lo posible sobre la historia. las tradiciones y sobre todo la cultura comercial del país o lugar que piensa conquistar ! OTROS ASPECTOS CLAVE: El Vestido El uso de Catálogos y Folletos Las Demostraciones El Espacio personal Los Obsequios El Seguimiento 06/08/2013 24 .

06/08/2013 EL TIEMPO • Algunos expositores llegan a último minuto y luego riñen tratando de organizar su stand a tiempo • Llegue a tiempo y ahórrese las angustias. no puede empezar el evento cansado y exhausto! La aproximación adecuada ¿ En que le puedo servir? No gracias. ¡Usted necesita toda su energía mental para trabajar en la exposición. Llegando en el último minuto se agrega la angustia de trabajar en un ambiente desconocido. estoy mirando solamente 25 .

Este tipo de preguntas llevaran a las personas a pensar y hablar sobre sus actividades y así puede usted analizar el mejor modo de ofrecer su producto a dicha persona. entablando una conversación más informal. mucho. gracias. Hasta ahora.06/08/2013 Veamos otras posibilidades… ¿Cómo esta usted hoy? ¿Está disfrutando de la feria? Muy bien. ¿DÓNDE ENCONTRAR CLIENTES POTENCIALES DURANTE LA FERIA? ¿”Bromista” o Cliente ? 06/08/2013 26 .

Proparaguay 27 . Asocolflores . Como participar con éxito en ferias internacionales.FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA PASO 2.06/08/2013 CÓMO HACER EXITOSAS LAS PARTICIPACIONES EN FERIAS ¿Cómo Calificar? A utoridad C apacidad C iclo I dentidad O peratividad N ecesidad 06/08/2013 PROGRAMA FERIAL PRE . REGISTRAR LA INFORMACION OBTENIDA No es suficiente la simple recolección de tarjetas de visita Diseñe una ficha que le permita medir los objetivos de participación de los visitantes La ficha debe ser practica y que le facilite la labor de seguimiento Las actividades previstas durante la realización de la feria pueden ser consideradas como un 10% de las actividades a realizar Fuente.

Proexport Colombia . aunque representen el 20% de toda la organización. Comunidad Económica Europea.Guía del Expositor.06/08/2013 EVALUACION Y SEGUIMIENTO PROGRAMA FERIAL PRE . Fuente. .FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA Son muy importantes las gestiones y seguimiento que se realizan después de la feria. 28 .

06/08/2013 CÓMO HACER EXITOSAS LAS PARTICIPACIONES EN FERIAS SEGUIMIENTO POS-FERIAL Reglas básicas: ¡Planear un sistema efectivo de seguimiento! ¡Hacer seguimiento inmediato! 06/08/2013 CÓMO HACER EXITOSAS LAS PARTICIPACIONES EN FERIAS ACTIVIDADES POS-FERIA Carta de agradecimiento a clientes y prospectos Pronto envío de documentos y muestras Charlas en la propia empresa Llamadas telefónicas de seguimiento Procesar solicitudes Informar al equipo de ventas. representantes y agentes 06/08/2013 29 . las oficinas de ventas.

Proparaguay CONCLUSIONES !Los resultados.06/08/2013 PLAN DE PARTICIPACION FERIAL PROGRAMA FERIAL PRE .Proexport Colombia . COMPRADORES NETOS = Total visitantes . en gran parte. dependen de usted! 06/08/2013 30 . contactos calificados COSTOS POR VENTAS REALIZADAS = Costos de participación ferial / No. . ventas concluidas RENDIMIENTO (ROI) = Volumen de ventas concluidas / costos del programa ferial Fuente.FERIA DURANTE LA FERIA POST FERIA INDICADORES DE RESULTADOS SUGERIDOS.No compradores COSTOS POR CONTACTO CALIFICADO = Costos de participación ferial / No.

06/08/2013 Muchas gracias! 31 .

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