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Documentacin Bsica para el Trabajo Social. Ficha, Informe e Historia Social. La Ficha Social.

La ficha social es un instrumento profesional bsico de sistematizacin de la infrmacin, obtenida por los Trabajadores Sociales en la relacin que establecen con los usuarios en los procesos de ayuda. No incluye toda la informacin del cas, sino aqulla susceptible de sistematizacin. El resto de informacin producida por el proceso de intervencin profesional quedar recogida en la historia social y en otros documentos de registro que configuran el expediente de la persona o familia demandante de atencin en los Servicios Sociales. La ficha social es un soporte documental de aplicacin general en el sentido de que contiene todos aqullos datos comunes a cualquier usuario de los servicios sociales: COTS. Es el soporte documental del trabajo social, en el que se registra la informacin sistematizable de la historia social (Cdigo Deotolgico art.3.2) Es la parte comn sistematizable y cuantificable de la historia social La ficha social se divide en dos partes: Datos confidenciales de identificacin personal a la que slo tiene acceso el centro que trata la demanda. Parte destinada a formar parte del Banco de datos.

Los datos includos en la ficha social posibilitan la realizacin de estudios e investigaciones que aportan informacin suficiente para establecer comparaciones sobre el tipo de demandas presentadas en los servicios sociales, sobre los recursos utilizados y sobre las caractersticas de las personas que las realizan. La ficha social incluye aspectos como: Datos del usuario Datos sociodemogrficos Datos de vivienda Datos de intervencin socia

El contenido de la ficha social coincide con el de la historia solo que en la ficha se extraen solamente los datos sistematizables. Tiene un formato uniforme con respuestas codificadas.

Es una gua de obtencin y registro de informacin que puede ser considedrada una base de datos. De una misma ficha social se pueden extraer diferentes informes sociales, en funcin de las necesidades Objetivos generales de la ficha social: Tener un conocimiento de la demanda Unificar el lenguaje para el estudio y anlisis de la realidad por los diferentes Trabajadores Sociales. Perfil del las personas atendidas (Tipo de demandas, de necesidades, datos de la poblacin a nivel sociodemogrfico que ms necesidades presentan)

Obejetivos Especficos de la ficha social: 1. Sistematizacin de la problemtica atendida en los distintos servicios 2. Sistematizacin de la carencia de recursos detectada 3. Deteccin de los problemas individuales y colectivos desde criterios homogneos 4. Garantizar una infomacin correcta 5. Establecer una correcta coordinacin de organismos, instituciones o entidades, tanto pblicas, prestadores de recursos y servicios sociales 6. Prevenir desigualdades en las prestaciones de recursos y ServiciosSociales. 7. Realizar un correcto seguimiento de los problemas planteados en los servicios hasta la solucin de los mismos 8. Racionalizar la aplicacinde recursos y servicios 9. Facilitar el conocmiento de las dificultades o necesidades del usuario.

Segn Caballero y Fernndez (2002), por su poder de gestin de la informacin, las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) se presentan como una herramienta bsica en Servicios Sociales. As, para que la informacin que se recoge en cualquier ficha social pueda tener una utildad posterior. es necesaria su informatizacin y el diseo de una aplicacin informtica que permita: sistematizar la informacin obtenida en la relacin con los usuarios, sistematizar las demandas presentadas y los procesos de evaluacin-diagnstico e intervencin social. Con ello posible-

mente se modifica y mejora la gestin de los Servicios Sociales. Como se indica en la publicacin del Consejo General de Colegios Oficiales de Dipfomados en Trabajo Social y Asistentes Sociales: Dos documentos bsicos en Trabajo Social. Estudio de la aplicacin del Informe y ficha social ( 1985), en Espaa han existido varios intentos de informatizar la actividad de los Servicios Sociales, con el fin de generar bases de datos homologadas y tiles en los procesos de investigacin y de planificacin. As, desde esta aspiracin nace el SIUSS (Sistema de Informacin de Usuarios de Servicios Sociales), como resultado del esfuerzo conjunto del colectivo de profesionales del Trabajo Social. de otros profesionales implicados en los Servicios Sociales y de la colaboracin entre corporaciones locales, CC AA y Administracin central. Actualmente el SIUSS es el sistema de informacin ms utilizado en los Servicios Sociales Comunitarios en el mbito estatal. Su origen es la ficha social. utilizada por el trabajador o trabajadora social de los Centros de Servicios Sociales y de las Unidades de Trabajo Socia\. Surge como soporte documental bsico de los Servicios Sociales Comunitarios y permite la utilizacin de un gran volumen de datos, adems de facilitar los procesos de gestin y poner a disposicin de los profesionales una explotacin de los mismos. El soporte de este sistema lo constituye una aplicacin informtica basada en la ficha social de titularidad del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales. que a travs de convenios especficos se cede para su explotacin a favor de las Administraciones autonmicas y locales conforme al siguiente rgimen: Sometimiento a la legislacin de Funcin Estadstica Pblica y de

Proteccin de Datos de Carcter Personal y en concreto a las rdenes ministeriales sobre creacin y modificacin de ficheros automatizados de carcter personal. Los datos especialmente protegidos, como los referidos al orden tnico, la salud la vida sexual, la ideologa, religin y creencias, slo podrn ser recabados mediante consentimiento previo y por escrito del usuario, tanto en su como en su tratamiento posterior. - Como medida de proteccin y seguridad el acceso a los ficheros automatizados slo podr ser posible a travs de las claves de usuario y contrasea que se establezcan, que en todo caso sern secretas, personales e intransferibles. Como se seala en SIUSS V3. Manual de la aplicacin informtica (2006): El incansable afn de los profesionales de Servicios Sociales de todos los mbitos: Local, Autonmico y Estatal por mejorar y ampliar el SlUSS ha producido desde su nacimiento la aparicin de versiones renovadas, siempre basadas en la primera versin, pero con sustanciales avances y aportaciones novedosas que facilitan por una parte el trabajo de los profesionales y acortan, por otra, los tiempos de cumplimentacin, adems de abordar la gestin a travs del SIUSS de las prestaciones que los Centros de Servicios Sociales ofertan a los usuarios del Sistema (Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, 2006: 11-12). La versin de tercera generacin intenta mejorar la recogida y registro de informacin, as como las posibilidades de explotacin estadstica o las garantas respecto a la proteccin de los datos. Los objetivos especficos del SlUSS son:

A corto plazo: Agilizar la gestin.

Facilitar el almacenamiento de los datos.

Identificar el problema.

Recoger necesidades y recursos. A medio Deteccin de necesidades.

Reorganizacin de los recursos.

Evaluacin y planificacin. A largo plazo: o o e Planificacin, coordinacin, impulso y evaluacin de SS.SS. Ordenacin del crecimiento de los recursos sociales. Conocimiento de la evolucin de las necesidades sociales y adecua-

cin de los recursos. Pero, adems, desde el SIUSS se pretende una utilidad inmediata en el nivel de UTS: l. Permitiendo una agilizacin de la gestin y el almacenamiento de

gran cantidad de datos de sus usuarios. 2. Hacer que el propio trabajador/a social pueda realizar la explotacin estadstica de sus datos, lo que le posibilita y facilita un mejor conocimiento de los problemas de su zona y la elaboracin de sus infor-

mes sociales. 3. Conocer el perfil socio-demogrfico de la poblacin que accede a los servicios sociales. 4. Detectar los problemas individuales y colectivos desde criterios homogneos de anlisis y valoracin. 5. Posibilitar la realizacin de un correcto seguimiento de los problemas planteados hasta la solucin de los mismos (Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, 2006: I La ficha social est compuesta por cuatro partes: Datos personales, datos socio-familiares, datos del hbitat y datos de intervencin social (demanda, valoracin, recurso idneo y recurso aplicado). Mediante la aplicacin, los diferentes estamentos participantes de la misma disponen de una importantsima fuente de informacin, por cuanto el SIUSS, l. Facilita la recogida de informacin por parte de los profesionales.

2. Posibilita la obtencin de estadsticas que permiten conocer la realidad sobre la que se trabaja en los cuatro niveles de instalacin: UTS, CSS, CC.AA. y Ministerio. 3. Faculta para planificar los Servicios Sociales a partir de las necesidades detectadas con los datos obtenidos a travs de las estadsticas. 4. Permite conocer puntualmente los cambios de necesidades que se van produciendo en la zona correspondiente (Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, 2006: 13-14). El Sistema de Informacin de Usuarios de Servicios Sociales se estructura en cuatro niveles: Unidad de Trabajo Social (UTS).

- Centro de Servicios Sociales (CSS). Comunidad Autnoma (CA). Ministerio (MTAS). configuracin del Sistema se realiza de forma descendente para la instalacin, ya que es el Ministerio el que instala en la CA, sta la que lo lleva a cabo en los Centros y stos los que la realizan en las UTS. En cuanto al transporte de datos, se efecta de forma ascendente: los datos obtenidos en la UTS se trasladan al CSS, de ste a la CA y de sta al Ministerio, siempre conservando la confidencialidad de los datos personales de los usuarios, que solamente sern conocidos por la persona o personas gestoras en el nivel de UTS. De estos cuatro niveles, slo el correspondiente a la UTS tiene entre sus funciones la toma de datos, dependiendo todos los dems de ste para obtener las explotaciones correspondientes. Por otro lado, los niveles superiores a la UTS sern los que garanticen, mediante el mantenimiento de la aplicacin, la homogeneizacin de las tablas de codificacin y buen funcionamiento del sistema (Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, 2006: 15). Una vez instalado el programa en las Comunidades Autnomas, Centros de Servicios Sociales y UTS, y recibidos los volcados de datos de todo el territorio, se podrn obtener, mediante tratamiento de los mismos y explotaciones estadsticas correspondientes, los siguientes resultados: Perfil de los usuarios de Servicios Sociales.

Perfil de usuarios de cada una de las prestaciones bsicas.

Informacin sobre demandas y evolucin temporal.

Informacin sobre intervenciones profesionales y recursos aplicados.

Con toda la informacin obtenida, se podr realizar: - Estudios de necesidades y recursos. Reordenacin de los recursos sociales. Evaluacin del sistema. Desarrollo y promocin de los Servicios Sociales. Existen diferentes modelos de ficha social, como el sugerido por el ConGeneral de Trabajadores Sociales o la propuesta SIUSS y otras fichas elaboradas por diversas instituciones. Entre las propuestas presentadas mencionamos la indicada por uno de los autores de este texto, Hernndez (2003: 555-588). La ficha recoge, adems del nmero de expediente y la fecha de realizacin y de las posteriores actualizaciones, los siguientes aspectos: l. Fuentes y tcnicas de obtencin de informacin. 2. Datos de identificacin de la persona de referencia. 3. Datos de la unidad de convivencia. 4. Situacin de salud de la unidad de convivencia. 5. Situacin socio-econmica y laboral. 6. Situacin formativa y cultural. 7. Dinmica familiar o del ncleo de convivencia. 8. Estilo educativo y pautas de crianza. 9. Relaciones sociales, participacin e implicacin social. 10. Ocio y tiempo libre.

11. Datos de la zona de residencia y vivienda. 2. Historia social. 13. Recursos, necesidades y problemtica de la unidad de convivencia. 14. Diagnstico y pronstico preliminar. 15. Opciones viables de coordinacin de recursos. 16. Vas posibles de intervencin y posibles recursos a aplicar. 17. Posibilidades de cooperacin o compromiso con la unidad de convivencia. 18. Posibilidades de evaluacin (mecanismos posibles de seguimiento, temporalizacin estimada ... ). 19. Otros datos de inters y observaciones. 20. Anotaciones de informes realizados con los datos de esta ficha.

Para el Trabajo Social, para sus profesionales, para las instituciones donde desarrollan su actividad, para los usuarios de los Servicios Sociales y para el desarrollo del bienestar social en nuestro pas, ste es un tema de gran relevancia. Como se ha ido indicando a lo largo del apartado, contar con una ficha homognea en los Servicios Sociales permite cosas, pero sin duda la ms relevante es que ayuda a una mejor comprensin de la realidad social, aportando informacin y datos que justifiquen la toma de decisiones y posibiliten actuar. Conocer las necesidades que presentan las personas y sus potencialidades para hacerles frente. de una forma real, veraz y cientfica, ayudar a los ciudadanos, a las comunidades y a los profesionales a actuar partiendo de objetivos adaptados a la realidad social cambiante, Aun entendiendo que los datos y la informacin estadstica es muy rele-

vante, ser preciso no perder de vista que en los Servicios Sociales se trabacon personas y cada una de ellas presenta una historia socioambiental que compartir con el profesional del Trabajo Social en la medida que ste demuestre su profesionalidad y capacidad de ayuda, y en la medida en que las instituciones cuenten con credibilidad, disposicin y recursos que permitan a los profesionales realizar su labor con dignidad y respetando la dignidad de los usuarios. Por ltimo, indicar que a 10 largo del apartado se han enumerado una serie de finalidades que presenta la utilizacin de la ficha social, as como su informatizacin. As, se ha hecho referencia a que la utilizacin de la ficha permite un mejor y mayor conocimiento de la demanda y de las respuestas profesionales e institucionales a la misma. El reto actual en relacin a este instrumento ha de ser el que entre sus objetivos la capacidad de valorar la calidad de las acciones de respuesta, y para ello ser preciso introducir en la misma los elementos que lo permitan. 4. El informe sodal El Diccionario de la Real Academia Espaola (1992) define el informe como noticia o instruccin que se da de un negocio o suceso, o bien acerca de una persona. Se refiere tambin a la accin y efecto de informar o dictaminan>. Desde la perspectiva profesional, el informe social es el dictamen tcnico que sirve de instrumento documental que elabora y firma con carcter exclusivo el diplomado en trabajo social/asistente social. Su contenido se deriva del estudio, a travs de la observacin y de la entrevista, donde queda reflejada en sntesis la situacin objeto, valoracin, un dictamen tcnico y una propuesta de intervencin profesional (Consejo General de

Colegios Oficiales de Diplomados en Trabajo Social y Asistentes Sociales, 1999: 8).