Curso en lnea Elementos de un Balance General

Objetivo General del curso: Que los capacitandos al finalizar el curso estn familiarizados con los elementos que contiene un Balance General para poder hacer uso de l.

Los Beneficios que obtendrn los alumnos con este curso es que se les facilitar entender los tecnicismos utilizados por los Contadores, Administradores y Financieros al entablar una conversacin con cualquiera de ellos y/o al consultar informacin Financiera.

Introduccin:

La comunicacin en nuestros das es una herramienta necesaria para estar a la vanguardia y no quedarnos rezagados pese a contar con mucha experiencia en el desempeo de nuestros trabajos. Aunque gracias a la tecnologa contamos con poderosas herramientas como el internet que nos dan acceso remoto a la informacin de manera rpida, muchos de nosotros nos encontramos con una barrera que limita nuestra comprensin y por ende nuestro proceso de aprendizaje en aquello que es lo que deseamos consultar, esta barrera que nos limita es el encontrarnos con que la informacin est llena de tecnicismos muchos de ellos incomprensibles para nosotros como resultado de nuestra inexperiencia al enfrentar nuevas materias. Para poder consultar esa informacin y entenderla a fin de que nos sea de utilidad, es necesario que nos la expliquen en trminos habituales y menos complejos, es por ello que creamos este curso, para que cualquier persona pueda entender algunos de los tecnicismos bsicos del rea Administrativa y con ello, comprender lo que consulte dentro de un Balance General.

Tema I. El Activo

Objetivo Particular: Al finalizar el tema, el capacitando estar familiarizado con el concepto de activo para poder comprender un Balance General.

Qu es un Activo? Tecnicismo utilizado en el medio Administrativo para hacer referencia a los bienes y derechos que una persona posee o tiene derecho. Esto quiere decir que en el medio Administrativo (comercial, financiero y burstil) cuando alguien te pregunte sobre los activos que posees, te est preguntando sobre tus bienes o posesiones, entendindose como posesin algo que tienes o que te pertenece, por ejemplo: un celular, ropa, zapatos, perfume, un cepillo de dientes, una crema, dinero, tarjeta de crdito, un auto, etc.

HERRAMIEN TAS DE TRABAJO O PARA LA ESCUELA

LO QUE YO POSEO SON

ARTICULOS PERSONALES DE VESTIDO Y ARREGLO PERSONAL
ARTICULOS DE COMUNICACIN Y ESPARCIMIENTO

Puedes dialogar con diferentes personas para que veas cules son tus activos y cules son los de ellos.

En el medio Administrativo (comercial, financiero o burstil) se denomina persona a cualquier ente con capacidad de producir ya sea de forma individual, a la que se denomina persona fsica o de manera conjunta, que es lo que nosotros conocemos como empresa y se le denomina persona moral, por ello en la explicacin de lo que es una activo se hizo referencia a una persona.

Pero la definicin dice derechos qu es eso? Los derechos se refieren a prstamos que hayamos hecho y que nos deban de pagar o devolver o crditos que hayamos otorgado y que tambin nos tengan que pagar o que nosotros podamos reclamar bajo el marco de la ley. Y cmo qu puedo reclamar? Cheques recibidos a nuestro favor, letras de cambio, boletas de empeo, vales de gasolina, despensa, pagares (Boucher de una venta), etc. Letras de qu? Letras de cambio, es un documento que te da un vendedor cuando te vende algo que sale defectuoso, para no tener que devolverte tu dinero, te hace un documento en donde l se compromete a entregarte la misma mercanca en perfecto estado y en ocasiones hasta se compromete a compensarte por el error, este documento legal se llama letra de cambio y si posees uno es un derecho que tienes a exigir.

Por sus caractersticas, los activos se Clasifican en tres grupos dentro del Balance General, estos son: Activo Circulante, Activo Fijo y Activo Diferido.

1.1. Activo Circulante:

Los Activos Circulantes derivan su nombre de que no se mantienen estticos, esto es, que permanecen en movimiento.

Un ejemplo muy claro de ellos es el dinero, apenas nos llega y nos lo gastamos, compramos cosas, pagamos nuestras deudas, quizs damos algo a cuenta de algn crdito, pero la cantidad recibida deja de ser la misma, de un momento a otro nos llega ms dinero, o nos llegan ms gastos y por ello no se mantiene esttica esta cantidad.

Existen varias cuentas que pertenecen al Activo Circulante dentro de un Balance General. La Primera se llama Caja. En los comercios las cajas sirven para recibir el pago de las mercancas que adquirimos. En estas cajas, principalmente se adquieren mercancas o servicios a contado riguroso (con dinero en efectivo) pero tambin podemos pagar con tarjetas de crdito y en los comercios que ofrecen servicios ms caros no se manejan ventas en efectivo, nicamente aceptan pagos con cheque.

Generalmente las empresas y comercios manejan un fondo de dinero pequeo para gastos de ltimo momento, algunos de ellos lo llaman revolvente porque generalmente lo reponen al final del da, esta cuenta se llama Caja Chica y sirve para pagar gastos de los cuales no nos dan factura, como ejemplo de estos gastos tenemos las propinas, los pasajes de los mensajeros, la limpieza de la oficina, las pequeas compras de papelera, insumos de limpieza, insumos de cafetera o botiqun, por ello es la segunda cuenta del activo circulante. Segn nuestra Ley todo movimiento financiero de cualquier persona debe de hacerse con Cheque Nominativo, esto es que todo el dinero que recibamos (pagos hacia nosotros) y todo el dinero que paguemos (pagos de compras o servicios que nosotros hagamos) deben de hacerse con cheque a nombre del beneficiario, la nica excepcin es girar cheques para la caja chica, todo esto es para que haya transparencia en todas las actividades Administrativas de una persona y todo pueda ser rastreable, por ello la persona debe de contar con una o ms cuentas de Banco y es la tercer cuenta de un Balance General que aparece en el Activo Circulante.

Derivado de la economa de nuestro pas se idearon las ventas a crdito, que son una forma de financiar a una persona vendindole algo que necesita a plazos o pagos, estas ventas a crdito se registran en el Balance General dentro del Activo Circulante bajo el nombre de Clientes y es por ello que son la cuarta cuenta, ya que es importante saber cunto nos deben para poder recuperar nuestro dinero ya que como vimos anteriormente son derechos que bajo el marco de la Ley nos pertenecen.

Otro de los componentes del Activo Circulante y que en muchas ocasiones representan el valor ms alto de una persona es el Almacn, en el registramos toda la mercanca que tenemos, es Activo Circulante porque todos los das metemos y sacamos mercancas. Los Grandes comercios tienen muchsima mercanca en exhibicin y en bodega, las fbricas tienen diferentes almacenes pueden tener de materias primas, almacn de material en proceso y almacn de productos terminados, almacn de herramientas, etc.

Otra cuenta que aparece en el Balance General dentro del Activo Circulante es Cuentas por Cobrar, en l se registran los crditos por prstamos efectuados al personal de base, tales como prstamo por la adquisicin del uniforme de la empresa, prstamos personales y anticipos de nmina, tambin en esta cuenta se registran cosas que se le deban de descontar a los empleados de base por descomposicin o abuso como el uso del telfono para fines personales o la reposicin del equipo daado. As mismo en la cuenta de Activo Circulante pueden aparecer o no las siguientes cuentas, todo depende de si se necesitan o no: Deudores Diversos: Gente a la que le prestamos dinero y que no trabaja con nosotros ni su deuda es una compra. Funcionarios y Empleados: Socios a los que se les prest dinero y que si no pagan pueden ser anticipos de utilidades. Prstamos al personal de Confianza.

1.2. Activo Fijo:

Los Activos Fijos derivan su nombre de que se mantienen estticos, esto es, que permanecen por mucho tiempo con nosotros, o por lo menos eso es lo que se espera de ellos, que sean tiles el mayor tiempo posible ya que de ellos dependen nuestras actividades.

Hace mucho tiempo, cuando haba mucho dinero y no se tena que pagar impuestos por los activos, las personas solan comprar Terrenos y Edificios, as es que estas dos eran las primeras dos cuentas del Activo Fijo que aparecan en un Balance General, en otros pases es comn encontrar estas cuentas, en nuestro pas y en la actualidad no. La gente prefiere rentar un terreno que pagar el 2% del valor de uno o de un Edificio como impuestos.

Por su naturaleza el Activo Fijo se divide en Mobiliario y Equipo de Oficina, Maquinaria y Equipo, Equipo de Transporte, Equipo de Cmputo, Equipo de Reparto, etc. Mobiliario y Equipo de Oficina: En esta cuenta se registran todos los objetos de una oficina tales como Escritorios, sillas, cafeteras, ventiladores, credenzas, sillones, plantas, macetas, adornos, sumadoras, cajas registradoras, mquinas de escribir, trituradoras de papel, copiadoras, cuadros, cortinas, persianas, tapetes, alfombras, portagarrafones, libreros, repizas, conmutador, telfonos, radios, celulares, rotafolios, pizarrones, retroproyectores, archiveros, aire acondicionado, calentadores, ceniceros, extinguidores, caones, tapetes, refrigeradores, cajas fuerte, engargoladoras, guillotinas, etc.

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Al momento de la compra se les debe de asignar un nmero de inventario y se debe de llevar una bitcora de las depreciaciones (prdida de valor por el transcurso del tiempo y el uso del activo) y en su caso un registro de su vida til ya que se calcula que el equipo de oficina tiene una vida til de 10 aos.

Maquinaria y Equipo: En esta cuenta se registran la Maquinaria para elaborar nuestros productos y las herramientas o mesas y material de trabajo para su fabricacin tales como restiradores, lmparas, cuchillos, reglas, escuadras, hornos, plantas de luz, generadores de energa, bombas de agua, tanques de gas, etc.

Al momento de la compra se les debe de asignar un nmero de inventario y se debe de llevar una bitcora de las depreciaciones (prdida de valor por el transcurso del tiempo y el uso del activo) y en su caso un registro de su vida til ya que se calcula que la maquinaria y equipo tiene una vida til de 15 aos.

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Equipo de Transporte: En esta cuenta se registran las unidades para uso de los vendedores, los mensajeros, los tcnicos y los ejecutivos nicamente. Se debe de llevar una bitcora de la gasolina, las afinaciones y las reparaciones que se le hagan a cada uno de estos vehculos, as mismo de pago de tenencias y verificaciones.

Al momento de la compra se les debe de asignar un nmero de inventario y se debe de llevar una bitcora de las depreciaciones (prdida de valor por el transcurso del tiempo y el uso del activo) y en su caso un registro de su vida til ya que se calcula que el equipo de transporte tiene una vida til de 5 aos.

Equipo de Cmputo: En esta cuenta se registran todas y cada una de los equipos de cmputo y sus accesorios, tales como PCs, Lap Tops, Ipods, Tablets, Scanners, Impresoras, Multifuncionales, etc. Al momento de la compra se les debe de asignar un nmero de inventario y se debe de llevar una bitcora de las depreciaciones (prdida de valor por el transcurso del tiempo y el uso del activo) y en su caso un registro de su vida til y mantenimiento, ya que se calcula que el equipo de cmputo tiene una vida til de 3.5 aos.
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1.3. Activo Diferido:

Los Activos Diferidos derivan su nombre de que su valor se difiere, estos es que conforme a como se utilizan pierden su valor. Como ejemplo muy claro tenemos las plizas de seguros de los automviles, nos cuestan x cantidad y nos cubren un ao, pasados 2 meses, solo nos quedan 10 meses de proteccin, pasados 6 meses, slo 6 meses y as, hasta que se termina el ao y tenemos que contratar un nuevo seguro. En este caso, si nosotros hubiramos cancelado el seguro a los 2 meses, podramos haber pedido la devolucin del pago de los otros 10 meses a la aseguradora, porque ya no lo bamos a utilizar.

A diferencia de los Activos Fijos, los Activos Diferidos se Amortizan, esto es que pierden valor con el uso y transcurso del tiempo. Como ejemplo de Cuentas del Balance General que se registran en el Activo Diferido tenemos: Depsitos en Garanta: Son cantidades de dinero que nos pertenecen, pero que depositamos a otro para garantizar que vamos a cumplir en tiempo y forma con un convenio, ya sea de pago, de compra o de trabajo (servicios), en caso de no cumplir con lo estipulado dentro del mismo, el tercero puede cobrarlo y en caso de que nosotros lo cumplamos, nos lo devuelven y lo recuperamos. El ejemplo ms comn de este tipo de activos son los Depsitos por la Renta de un Local o una oficina y las Hipotecas.

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Papelera: Generalmente cuando se compra un importante lote de papelera como es material publicitario, hojas membretadas, folders, blocks de notas, facturas, remisiones, notas de entrada de almacn, de salida de almacn, formatos de vigilancia, tarjetas de presentacin, volantes, lpices, plumas y todo tipo de artculos de oficina que lleven o no la imagen coorporativa se considera que son un Activo Diferido, y que pierden valor conforme se van agotando.

Seguros y Fianzas: Ya vimos un ejemplo de porqu los seguros son parte del Activo Diferido, y en algunos casos representan una importante suma, ya que hay personas que aseguran todos los activos que les son posibles, esto es todos sus activos fijos y todo el contenido del Almacn, as mismo contratan seguros de Responsabilidad Civil, por alguna contingencia que ocurra dentro de sus instalaciones como origen de sus operaciones y tuvieran que responder por los daos a terceros.

Rentas pagadas por Anticipado: Esta se utiliza cuando la persona anticipa dinero a cuenta de futuros pagos de Renta ya sea de locales o de oficinas.

Una de las caractersticas ms importantes de los activos y que no debemos de olvidar y que por ello se llaman activos, es la caracterstica de que los podemos vender y recuperar nuestra inversin en cualquier momento, pertenezcan al activo que pertenezcan.

Crditos: Apuntes del Curso de Contabilidad General con Paquete Contable de la Profa. Amparo Themsel Riveros C.E.C.A.T.I. 152 Imgenes tomadas de Internet

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