386.manual Control Interno

MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRDITO POPULAR
Dr. Oswaldo Cabezas DGRV-QUITO
MATERIALES DE CAPACITACION Estos materiales de capacitacin constituyen un esfuerzo de la DGRV para aportar en la formacin del Recurso Humanos de las Cooperativas con el fin de mejorar constantemente la funcionalidad y operatividad de las instituciones en favor de los asociados.
Quito, 2006
www.dgrv-quito.org
MANUAL DE CONTROL INTERNO
El Manual de Control Interno fue elaborado por el Dr. Oswaldo Cabezas Paredes, Consultor DGRV y la supervisin del Dr. Luis Vaca Guevara, Coordinador Internacional DGRV en Mxico. El presente manual fue presentado a Jurgen Heins, y al Director del Proyecto Patmir Guerrero en mayo del 2005
Para el desarrollo del presente manual se tomaron las siguientes referencias: 1. Marco integrado de control interno para Latinoamrica; Asociacin Interamericana de Contabilidad AIC; Septiembre de 2004. 2. Manual de control interno para una entidad de microfinanzas. Chemonics Internacional Inc.; Supervisora Prodesarrollo; Noviembre de 2002 3. Manual de Control Interno para cooperativas de ahorro y crdito. Confederacin Alemana de Cooperativas DGRV. Octubre 2002
CONFEDERACION ALEMANA DE COOPERATIVAS DGRV
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INTRODUCCIN............................................................................................................ 4 Unidad temtica 1........................................................................................................... 5 Base Legal, Objetivos y Polticas ................................................................................... 5 1.1 Base Legal............................................................................................................ 6 1.2 Objetivos del Manual de Control Interno .............................................................. 7 1.3 mbito del Manual de Control Interno .................................................................. 7 1.4 Aprobacin y Actualizacin................................................................................... 8 1.5 Polticas Generales............................................................................................... 8 Unidad temtica 2......................................................................................................... 10 Sistema de Control Interno ........................................................................................... 10 2.1 Definicin ............................................................................................................ 11 2.2 El Control Interno como Sistema ........................................................................ 11 2.3 Seguridad razonable........................................................................................... 12 2.4 Responsabilidad conjunta................................................................................... 13 Unidad temtica 3......................................................................................................... 14 Responsabilidades Especficas .................................................................................... 14 3.1 Consejo de Administracin ................................................................................. 15 3.2 Consejo de vigilancia......................................................................................... 16 3.3 Gerente General ................................................................................................. 17 3.4 Comit de crdito................................................................................................ 18 Unidad temtica 4......................................................................................................... 20 Procedimientos de Control Interno ............................................................................... 20 4.1 Ambiente de Control y Tbajo .............................................................................. 21 4.2 Evaluacin de riesgos para lograr los objetivos ................................................. 32 4.3 Actividades de control para minimizar los riesgos.............................................. 47 4.4 Informacin y comunicacin para fomentar la transparencia ............................. 59 4.5 Supervisin interna continua y externa peridica ............................................... 69 Unidad temtica 5......................................................................................................... 72 Descripcin de los Manuales........................................................................................ 72 5.1 Manual de crdito ............................................................................................... 73 5.2 Manual de Contabilidad ...................................................................................... 74 5.3 Manual de Captacin.......................................................................................... 75 5.4 Manual de Administracin de Riesgos ............................................................... 76 5.5 Cdigo de tica .................................................................................................. 77 5.6 Manual de proteccin contra el lavado de dinero ............................................... 78 5.7 Manual de Tecnologa de Informacin ............................................................... 79
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IIn od nttr du uc ro cc cii n n INTRODUCCIN

El Autocontrol es un principio cooperativo de gran valor agregado para una CAC, puesto que permite el conocimiento profundo de la institucin y facilita de esta manera la gestin de la misma. El Sistema de Control Interno pone a prueba la esencia de este principio en las COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRDITO, puesto que, de su efectividad depende el cumplimento de los objetivos institucionales. Un manual de control interno que permita un autocontrol efectivo, es el resultado de un anlisis pertinente de la normativa, de las responsabilidades y atribuciones de los diferentes cargos administrativos; y de un correcto conocimiento de un enfoque de control efectivo. De esta manera, el control no se limitar nicamente a evaluar lo que ya se ha realizado en reas relacionadas con el dinero, si no que comprender una serie de procesos y actividades sistmicas orientadas a la previsin, monitoreo y gestin de la Cooperativa, de manera que se minimice el riesgo y se optimicen los resultados. Con el fin de que las CACs estn en capacidad de gestionar eficientemente el Sistema de Control Interno gestionar efectivamente dicho Autocontrol, se ha diseado el presente documento, mismo que permitir el conocimiento de todos los aspectos relevantes de Control Interno, partiendo desde las base legal que faculta e impulsa la existencia de un manual de control interno, hasta el descubrimiento de los elementos que deben considerarse en la gestin del mismo. Para ello, la primera unidad temtica trata sobre la base legal en la que se fundamenta el sistema de control interno, as como las funciones que, por ley, deben realizar los diferentes comits y reas de la cooperativa con relacin al sistema de control interno y al manual de control interno. La unidad temtica tambin, establece el objetivo y alcance del Manual del Control Interno y quienes son los responsables de su aprobacin, difusin, ejecucin y actualizacin. Finalmente se identifican las polticas generales que sustentan el sistema de control interno. Luego, la segunda unidad temtica trata el concepto del Sistema de Control Interno y lo analiza considerando para ello, los puntos principales de su definicin. La unidad temtica nmero 3 define las responsabilidades especficas para el control internos de los consejos, comits y cargos de una Cooperativa con base en las reglas de carcter prudencial para las entidades de ahorro y crdito popular con activos inferiores a 2'750,000 UDIS. Luego, la cuarta unidad temtica explica los componentes que constituyen el Sistema de Control Interno, as como los responsables de cada componente. De igual manera, explica los factores que se consideran dentro de cada componente, las polticas que se refieren a cada factor, su referencia y procedimiento. Finalmente la unidad temtica nmero 5 describe los manuales de operacin necesarios en la gestin de una CAC.
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UNIDAD TEMTICA 1
Base Legal, Objetivos y Polticas
1.1 Base legal 1.2 Objetivos del Manual de Control Interno 1.3 mbito del Manual de Control Interno 1.4 Aprobacin y Actualizacin 1.5 Polticas generales
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La presente Unidad Temtica trata sobre la base legal en la que se fundamenta el sistema de control interno, as como las funciones que, por ley, deben realizar los diferentes comits y reas de la cooperativa con relacin al sistema de control interno y al manual de control interno. La unidad temtica tambin, establece el objetivo y alcance del Manual del Control Interno y quienes son los responsables de su aprobacin, difusin, ejecucin y actualizacin. Finalmente se identifican las polticas generales que sustentan el sistema de control interno.
1.1 Base Legal
1 1..1 1B as se eL eg ga all Ba Le
Las reglas prudenciales definen como sistema de control interno, al conjunto de objetivos, polticas, procedimientos y registros que establezca la Entidad, con el propsito de:
1.1.1
Procurar mecanismos de operacin que permitan identificar, vigilar y evaluar los riesgos que puedan derivarse del desarrollo de las actividades del negocio;
1.1.2
Delimitar las diferentes funciones y responsabilidades del personal al interior de la Entidad;
1.1.3
Disear sistemas de informacin eficientes y completos, y
1.1.4
Coadyuvar a la observancia de las leyes y disposiciones aplicables.
Igualmente las reglas prudenciales establecen que el Manual de Control Interno deber contemplar el funcionamiento del sistema de control interno de la Entidad, estableciendo:
1.1.5
Los objetivos, las polticas y procedimientos de control interno;
1.1.6
La estructura organizacional, especificando a los responsables de llevar a cabo las diversas funciones en la Entidad;
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1.1.7
Los sistemas de informacin dentro de la Entidad, los cuales debern permitir que la informacin sobre el estado en que se encuentren los crditos y los depsitos sea completa y oportuna; dicha informacin deber estar disponible tanto para la Federacin respectiva, para la CNVB, como para el personal que se considere autorizado para acceder a dicha informacin, y
1.1.8
La descripcin de la normatividad interna de la Entidad, es decir, la descripcin de los manuales que existan y que se encuentren vigentes, as como su propsito.
1.2 Objetivos del Manual de Control Interno
1 1..2 ettiiv oll IIn no o 2O vo ntte os bjje sd er rn ell M an nu Ob ua all d de de eC Co on Ma nttr ro

1.2.1 Servir como gua de las prcticas y procedimientos cotidianos que aplicados sistemticamente permitan mantener un sistema de control interno efectivo.
1.2.2
Cumplir con lo establecido en las normas prudenciales, respecto al Programa General de Operacin, en el mbito de Control Interno.
1.2.3
Integrar en una visin conjunta la estructura organizacional, las polticas y procedimientos de los manuales de operacin, y la gestin de
directivos y personal de la Entidad en la accin de control.
1 1..3 mb oll IIn no biitto o 3 ntte od de er ell M rn an nu ua all d m de eC Co on Ma nttr ro

1.3 mbito del Manual de Control Interno
El manual de control interno se aplica en la ejecucin de las operaciones de intermediacin financiera (captacin de ahorros, colocacin de prstamos),
administracin general y finanzas de la Entidad.
Est diseado para entidades del Nivel I, tanto por las operaciones autorizadas como por la regulacin prudencial aplicable.
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1 1..4 pr ob cttu ro ba 4A ac ua cii alliiz n ny za ac cii n n Ap yA Ac

1.4 Aprobacin y Actualizacin
El manual ser aprobado por el Consejo de Administracin y actualizado al menos una vez por ao, hechos que debern constar por escrito en las actas de las sesiones respectivas.
1 1..5 alle 5P es s ollttiic ca as sG Po en ne er ra Ge

1.5 Polticas Generales
1.5.1 La Entidad reconoce explcitamente que todo su accionar se sujetar a lo que marca la Ley de Ahorro y Crdito Popular, Reglas y Normas Prudenciales.
1.5.2
El Consejo de Administracin se constituye en el eje fundamental del sistema de control interno, mediante la definicin de sus polticas bsicas y dentro de estas, aprobar los manuales de administracin y operacin en general.
1.5.3
Todos los directivos, ejecutivos, funcionarios y empleados de la entidad rendirn cuentas de su actuacin y del cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual.
1.5.4
La entidad destinar recursos para la difusin y capacitacin en el uso y aplicacin del manual, as como de sus actualizaciones.
1.5.5
Este manual se constituye en la base del sistema de control interno y por lo mismo harn parte de l los manuales de: crdito, captacin,
contabilidad, administracin de riesgos, tecnologas de informacin, orgnico funcional, lucha contra el lavado de dinero, cdigo de tica; y, en
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general, los instructivos que establezcan las polticas y procedimientos en cada caso.
1.5.6
La Gerencia de la entidad se encargar de disear un plan de trabajo y cronograma para la implementacin del manual, con identificacin de los responsables y los resultados esperados.
1.5.7
La Gerencia de la Entidad asume el liderazgo en la ejecucin del sistema de control interno, su seguimiento, retroalimentacin y evaluacin, de lo cual informar de manera constante y sistemtica al Consejo de Administracin.
1.5.8
El Consejo de Administracin es el encargado de realizar el seguimiento y evaluar la implantacin del sistema de control interno, en coordinacin con la gerencia y los comits que conforme para tal efecto.
1.5.9
El Consejo de Vigilancia es el encargado de supervisar el funcionamiento interno de la Entidad y el cumplimiento de sus estatutos, polticas, lineamientos y de las disposiciones aplicables.
1.5.10 La entidad reconoce cuatro niveles de vigilancia con respecto a la implantacin del sistema de control interno: auto evaluacin ejecutada por el personal de la organizacin, supervisin realizada por el Consejo de Vigilancia, supervisin in situ realizada por la Federacin respectiva, evaluacin ejecutada por parte de la Auditoria Externa o la CNBV.
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UNIDAD TEMTICA 2
Sistema de Control Interno
2.1 Definicin 2.2 El control interno como Sistema 2.3 Seguridad razonable 2.4 Responsabilidad conjunta
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La presente Unidad Temtica trata el concepto del Sistema de Control Interno y lo analiza considerando para ello, los puntos principales de su definicin.
2.1 Definicin
2 2..1 1D effiin niic cii n n De

De inicio es necesario definir al Control Interno:
El control interno se define como un proceso efectuado por el Consejo de Administracin, la Gerencia y el resto de personal de una Entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos
Dichos objetivos se enmarcan dentro de las siguientes categoras:
Eficacia y eficiencia en las operaciones
Confiabilidad de la informacin financiera y operativa
Proteccin de los activos de la entidad; y,
Cumplimiento de las disposiciones legales y normas aplicables
Estas categoras se complementan entre s, mediante una visin integradora orientada a facilitar la consecucin de los objetivos estratgicos de la Entidad.
2 2..2 oll iin no oc 2E co om ntte mo oS er Siis rn on stte nttr em ro ma a Ell c co

2.2 El Control Interno como Sistema
Es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes cuya dinmica facilita el cumplimiento de los objetivos estratgicos de la Entidad. El sistema de control interno se compone de:
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Insumos o entradas.- polticas, normas y procedimientos,
Proceso.- ejecucin de las operaciones de la entidad sobre la base de las polticas, normas y procedimientos establecidos,
Resultados.- solidez institucional, imagen frente al pblico, permanencia en el largo plazo.
Variables de observacin.- indicadores de gestin que permiten evaluar el impacto de los resultados en la entidad.
Retroalimentacin.- actitud hacia la mejora continua basada en comunicacin e indicadores.
Variables de accin.- decisiones y acciones correctivas tomadas en forma oportuna para optimizar los controles en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
2 2..3 az da zo 3S ad on dr na ab eg blle gu ur e riid Se ra

2.3 Seguridad razonable
El control interno debe aportar un grado de seguridad razonable a la Entidad, respecto del cumplimiento de las metas y objetivos institucionales; en ningn caso la seguridad ser total o absoluta.
El grado de solidez del control interno tiene un costo, el mismo que debe ser acorde a las actividades de la Entidad y su realidad.
El control interno tiene la capacidad de prevenir las opiniones y decisiones equivocadas o los acontecimientos externos que podran afectar el cumplimiento de las metas operativas.
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El enfoque moderno del control interno se fundamenta en los valores y en los principios de conducta tica de los funcionarios y de las Entidades.
2 2..4 un ntta 4R a es sp po on ns sa ab biilliid Re da ad dc co on njju

2.4 Responsabilidad conjunta
El control interno es ejecutado por los directivos, gerentes y empleados que laboran en las Entidades. El recurso humano constituye el elemento activo y dinmico ms importante para su funcionamiento. El diseo, la implantacin y el mantenimiento de los controles internos son ejecutados por todos los miembros de la Entidad, por tanto la responsabilidad general es compartida, considerando las responsabilidades especficas inherentes a cada persona.
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UNIDAD TEMTICA 3
Responsabilidades Especficas
3.1 Consejo de administracin 3.2 Consejo de vigilancia 3.3 Gerente General 3.4 Comit de crdito
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La presente unidad temtica define las responsabilidades especficas para el control internos de los consejos, comits y cargos de una Cooperativa con base en las reglas de carcter prudencial para las entidades de ahorro y crdito popular con activos inferiores a 2'750,000 UDIS.
3 3..1 od dm ac miin cii 1C eA niis n n on sttr ns se ra ejjo de Co Ad

3.1 Consejo de Administracin
El Consejo de Administracin tendr las atribuciones y obligaciones siguientes:
3.1.1
Ser el responsable de definir y disear los lineamientos de control interno para el manejo prudente de la Entidad, para lo cual deber aprobar y revisar al menos una vez al ao el manual de control interno y el manual de crdito de la Entidad.
3.1.2
Tratndose de la aprobacin del Cdigo de tica, podr delegar esta funcin en un Comit Tcnico integrado por el Gerente General y por personas especializadas internas o externas, que designe el Consejo. Por lo que respecta a los otros manuales de operacin de la Entidad, el Consejo de Administracin podr auxiliarse de dicho Comit Tcnico para la elaboracin de tales manuales, correspondiendo al propio Consejo de Administracin su aprobacin y, en su caso, modificaciones.
3.1.3
Respecto al manual de control interno, ser el responsable de aprobar la estructura orgnica de la Entidad y vigilar el cumplimiento de las medidas correctivas, que se deriven de los informes que emita el Consejo de Vigilancia.
3.1.4
En el manual de crdito deber establecer los lmites respecto al otorgamiento de crdito, as como el tipo de acreditados y de productos crediticios que ofrecer la Entidad.
3.1.5
Para efectos de la revisin peridica de los manuales, podr auxiliarse del Comit Tcnico, sin embargo la aprobacin de las modificaciones al
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Manual de Crdito y al de Control interno ser responsabilidad exclusiva del Consejo de Administracin.
3 3..2 od 2C ev on ns se giilla ejjo an nc de ciia Co a viig

3.2 Consejo de vigilancia
El Consejo de Vigilancia tendr las atribuciones y obligaciones siguientes:
3.2.1
Deber presentar informes al Consejo de Administracin, sobre el estado del sistema de control interno en general. Para lo anterior, habr de efectuar las pruebas que considere necesarias y en los citados informes debern especificarse, en su caso, las irregularidades que se detecten y las medidas preventivas recomendadas, as como aquellas que se hubieren adoptado para tales efectos.
3.2.2
Respecto a la operacin de crdito, deber asegurarse que se lleve a cabo la vigilancia de las operaciones crediticias y su apego a las medidas de control establecidas en el manual de crdito.
3.2.3
Asimismo, ser el responsable de establecer las funciones de contralora, directamente o a travs de las personas que considere apropiadas, las cuales implicarn el establecimiento y seguimiento diario de medidas necesarias para revisar que las actividades de la Entidad son consistentes con los objetivos de sta, as como para verificar el estricto apego a las leyes, reglamentos internos, manuales y dems disposiciones aplicables.
3.2.4
En caso de que las funciones de contralora sean efectuadas por personas diferentes a quienes formen parte del Consejo de Vigilancia, stas debern ser distintas a las personas que desempeen actividades relacionadas con las operaciones de crdito de la Entidad.
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3 3..3 en all ntte 3G eG er re en ne er ra Ge Ge

3.3 Gerente General
El Gerente General en relacin con el control interno tendr las responsabilidades siguientes:
3.3.1
La ejecucin diaria del sistema de control interno conforme lo establezca el Consejo de Administracin, dentro de la cual estar implementar medidas de accin en caso de contingencias que puedan afectar la operacin o los sistemas de informacin de la Entidad;
3.3.2
Disear los manuales que estarn sujetos a aprobacin del Consejo de Administracin, as como difundirlos al personal;
3.3.3
Vigilar conjuntamente con el Consejo de Vigilancia, que el sistema de control interno sea efectivo y funcional;
3.3.4
A solicitud del Consejo de Administracin de la Federacin respectiva o de la CNBV, el Gerente General deber ordenar que se lleve a cabo una evaluacin del estado que guarde el sistema de control interno en sus distintos aspectos. Lo anterior, sin perjuicio de las facultades que corresponden al Comit de Supervisin de la Federacin respectiva, y
3.3.5
Elaborar reportes mensuales para el Consejo de Administracin, los cuales debern mencionar:
3.3.5.1
La situacin actual de la cartera crediticia total;
3.3.5.2
El estado que guarda la cartera vencida y los resultados del proceso de recuperacin;
3.3.5.3
El apego a los lmites de crdito establecidos por el Consejo de Administracin, y
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3.3.5.4
Los acreditados ms importantes de la Entidad en cuanto al monto de sus crditos, as como los importes respectivos.
3.3.6
Informar sobre el cumplimiento de los objetivos estratgicos y metas establecidas por la Entidad, con la finalidad de garantizar el principio de negocio en marcha y el concepto de creacin de valor para la Entidad.
3 3..4 d diitto 4C o om miitt d de ec Co r cr

3.4 Comit de crdito
3.4.1 El Comit de Crdito ser la instancia responsable de la aprobacin de los crditos solicitados a la Entidad y para dicha aprobacin deber seguir los lineamientos que al efecto se establezcan en los manuales.
3.4.2
La Entidad que cumpla con los requerimientos de capitalizacin por riesgos de crdito correspondientes y en general con lo establecido en las Reglas Prudenciales, quedar relevada de la obligacin de contar con la aprobacin del Comit de Crdito, cuando el importe total de los crditos otorgados por dicha Entidad a la persona solicitante, incluyendo a sus dependientes econmicos, no sea mayor a 5,000 (cinco mil) UDIS, y siempre y cuando su manual de crdito prevea procesos de autorizaciones automticas.
3.4.3
Las Entidades podrn establecer en los manuales de crdito procesos de autorizaciones automticas de crditos que permitan otorgar el crdito correspondiente a cualquier solicitante, siempre y cuando se renan las condiciones que se indican a continuacin:
3.4.3.1
Documentacin mnima a ser entregada por tipo de crdito;
3.4.3.2
Identificacin del solicitante, as como finalidad para la cual se solicita el crdito o, en su caso, caractersticas de los depsitos que el solicitante mantenga en la Entidad;
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3.4.3.3
Monto mximo a otorgar segn el resultado de la informacin entregada, y
3.4.3.4
Tasas de inters en funcin del riesgo que represente el solicitante dado la informacin aportada.
3.4.3.5
Los funcionarios, consejeros o miembros del Comit de Crdito, no podrn participar en ninguna etapa del proceso crediticio, cuando el crdito en cuestin pueda representar conflictos de intereses para dichas personas.
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UNIDAD TEMTICA 4
Procedimientos de Control Interno
4.1 Ambiente de Control y Trabajo 4.2 Evaluacin de Riesgos para lograr los Objetivos 4.3 Actividades de control para minimizar los Riesgos 4.4 Informacin y Comunicacin para fomentar la transparencia 4.5 Supervisin Interna continua y Externa peridica
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La presente unidad temtica explica los componentes que constituyen el Sistema de Control Interno, as como los responsables de cada componente. De igual manera, explica los factores que se consideran dentro de cada componente, las polticas que se refieren a cada factor, su referencia y procedimiento.
En el Sistema de Control Interno se enmarcan cinco componentes: Ambiente de control y trabajo Evaluacin de riesgos para lograr los objetivos Actividades de control para minimizar los riesgos Informacin y comunicacin para fomentar la transparencia Supervisin interna continua y externa peridica
MONITO REO
N I AC M R FO IN
CIN Y INFORMA CI N COMU NICA
N AC I D TIVIDADES C E CON A TROL IC N U EVAL M UACI CO
. ACT OL R T N CO
DE RIES GO
L. EVA O SG RIE
AMBI ENTE DE
CONT ROL
OL TR N O EC D E NT E I B AM
4 4..1 mb oll y ab o biie ba 1A yT ajjo en Tr ntte ra ed eC on nttr Am ro de Co

4.1 Ambiente de Control y Tbajo
La responsabilidad de mantener un entorno de control eficaz, corresponde a todo el personal de la Entidad. No obstante, el modelo de actuacin que observen el Gerente de la Entidad y el Consejo de Administracin, son la base de un ambiente de control, que a su vez promueve la participacin activa de todo el personal y conduce a una cultura de control como una manera cotidiana de proceder en todos los niveles de la organizacin.
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De manera formal, el entorno de control y trabajo est definido en el estatuto de constitucin de la Entidad; su objeto social se constituye en la base de todos los dems componentes de control interno. el ahorro y crdito popular, facilitar a sus miembros el acceso al crdito, apoyar el financiamiento de micro, pequeas y medianas empresas; y, en general propiciar la solidaridad, la superacin econmica y social, y el bienestar de sus miembros y de las comunidades en que operen, sobre bases educativas, formativas y del esfuerzo individual y colectivo
El entorno de control y trabajo comprende la manera como se gerencia, dirige y supervisa el funcionamiento de la entidad, aportando valores, estructura, capacidad de los empleados, filosofa empresarial, el estilo de gestin de la gerencia, al igual que la orientacin del Consejo de Administracin.
Este componente incluye los siguientes factores:
4.1.1 4.1.2
Integridad y valores ticos Filosofa y estilo de gestin de la direccin
MONITO REO
N I AC RM FO IN
IN Y INFORMAC CIN COMUNICA
4.1.3 4.1.4
Estructura organizativa Administracin de Recursos Humanos
N ACTIV IDADE I S AC DE CONTRO C L I N U E VALU M ACI CO
. ACT OL TR CON
DE RIESG O
L. EVA O G S E RI
AMBIE NTE D E
4.1.5
Rendicin de cuentas y transparencia
CONT ROL
OL TR ON C DE TE I EN B AM
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4.1 AMBIENTE DE CONTROL Y TRABAJO 4.1.1 INTEGRIDAD Y VALORES TICOS POLTICAS ESPECIFICAS
La eficiencia de los controles internos deben supeditarse a los valores ticos y a la integridad de las personas que los disean, administran y supervisan Los valores ticos y de conducta se debern observar de manera obligatoria por todos los niveles de la Entidad
REFERENCIAS:
Cdigo de tica
PROCEDIMIENTOS:
4.1.1.1 El Gerente General constatar que el Cdigo de tica haya sido formalmente aprobado por el Consejo de Administracin
4.1.1.2 El Gerente General distribuir un Cdigo de tica a cada empleado de la Entidad, directivos e integrantes de comits
4.1.1.3 El Gerente General realizar una reunin de trabajo para analizar el contenido y alcance de los temas relevantes del cdigo de tica, particularmente cuando exista conflicto de inters
4.1.1.4 El Gerente General explicar con detalle las sanciones y amonestaciones en caso de contravenciones al cdigo de tica.
4.1.1.5 El Consejo de Administracin evitar cualquier indicio de conflicto de intereses por parte de personas que toman decisiones de aprobacin de prstamos, manejo de dinero y custodia de bienes, con respecto a las personas que tengan funciones especficas de control en esos mismos aspectos.
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4.1.1.6 El Gerente General solicitar al personal que le informe de una manera autnoma, lo casos en los que cada uno considera exista conflicto de inters y por lo tanto se abstenga de participar en tal decisin o accin que podra beneficiar directa o indirectamente a sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad y afinidad.
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4.1AMBIENTE DE CONTROL Y TRABAJO 4.1.2 FILOSOFA Y ESTILO DE GESTIN DE LA DIRECCIN POLTICAS ESPECIFICAS La entidad basar su accionar en una filosofa y estrategia con visin de largo plazo. Las estrategias de largo plazo, se viabilizarn a travs de planes operativos de corto plazo. El grado de independencia del Consejo de Administracin, la conformacin colegiada en los comits de gestin, la experiencia, la calidad profesional y la conducta tica de sus miembros, garantizarn un ambiente de control efectivo en la Entidad REFERENCIAS:
Plan Estratgico y planes operativos.
PROCEDIMIENTOS
4.1.2.1 El Gerente General se asegurar que el Plan Estratgico y planes operativos han sido aprobados por el Consejo de Administracin.
4.1.2.2 El Gerente General dar a conocer a todo el personal el contenido fundamental del plan estratgico y planes operativos.
4.1.2.3 El Gerente General entregar un documento a cada empleado que contenga: visin del futuro, misin, valores, objetivos, estrategias generales y metas de la Entidad.
4.1.2.4 El Consejo de Vigilancia verificar que todos los miembros del Consejo de Administracin y comits, conocen sus responsabilidades especficas, as como las facultades y obligaciones establecidas en la Ley de Ahorro y Crdito Popular y normas prudenciales.
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4.1 AMBIENTE DE CONTROL Y TRABAJO
4.1.3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA POLTICAS ESPECIFICAS
La Estructura Organizacional, debe estar orientada al cumplimiento de la Misin Institucional. La definicin de responsabilidades y funciones especificas permitir un trabajo coordinado donde cada persona conozca su aporte individual hacia los objetivos estratgicos de la Entidad Los empleados deben comprender cuales son sus responsabilidades de control y poseer las competencias requeridas para cada uno de sus cargos. La responsabilidad que asume un empleado de la Entidad estar relacionada con la autoridad asignada. Asumir autoridad promueve en el personal la aceptacin de responsabilidades adicionales y esto tiene un impacto positivo en el entorno de control de la Entidad.
REFERENCIAS:
Orgnico Estructural y Funcional.
PROCEDIMIENTOS
4.1.3.1 El Gerente General verificar que el Manual orgnico funcional haya sido formalmente aprobado por el Consejo de Administracin.
4.1.3.2 El Gerente General mantendr un archivo especfico de los cambios en la estructura orgnica que fuesen autorizados por el Consejo de Administracin.
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4.1.3.3 El Gerente General se asegurar que la descripcin de funciones ms actualizada ha sido entregada a cada empleado (con su firma de recepcin) y que se incluya un ejemplar en el expediente individual del personal.
4.1.3.4 El Gerente General verificar que todos los empleados tenga pleno conocimiento en cuanto a los niveles de autoridad, responsabilidad y toma de decisiones.
4.1.3.5 El Gerente General determinar las responsabilidades especficas que cada empleado tendr como parte del sistema de control interno.
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4.1 AMBIENTE DE CONTROL Y TRABAJO 4.1.4 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS POLTICAS ESPECIFICAS:
La Entidad reconoce que el talento humano es el recurso ms importante para el logro de los objetivos estratgicos. La entidad propicia el desarrollo individual y profesional de sus empleados, mediante distintas acciones de formacin y capitacin. La competencia profesional y evaluacin del desempeo individual de los empleados de la entidad contribuyen directamente para sustentar el ambiente de control y constituyen una garanta del cumplimiento de los objetivos estratgicos de la Entidad. La Entidad asignar las funciones observando una
adecuada segregacin de
responsabilidades, para evitar la incompatibilidad de funciones.
REFERENCIAS:
Manual de Funciones. Esquema de evaluacin del desempeo.
PROCEDIMIENTOS
4.1.4.1 El Consejo de Administracin definir con detalle los pasos para el proceso de reclutamiento y seleccin de personal, evitando toda forma de conflicto de inters.
4.1.4.2 El Gerente General verificar anualmente la situacin actual de cada empleado con respecto a los requisitos y competencias mnimas necesarias para desempear el puesto.
4.1.4.3 El Gerente General se asegurar de que se hayan cumplido todos los aspectos legales de contratacin con cada uno de los empleados de la Entidad.
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4.1.4.4 El Consejo de Vigilancia revisar mensualmente los expedientes individuales del personal y verificar que dichos expedientes estn completos, actualizados, archivados y bajo custodia del Gerente General.
4.1.4.5 El Gerente General definir los indicadores de desempeo que se esperan de cada empleado de acuerdo con el plan estratgico, plan operativo y presupuesto; y, los evaluar en forma mensual, identificando las reas de mejora.
4.1.4.6 El Gerente General evaluar mensualmente el avance en el cumplimiento de los objetivos individuales con respecto a las metas establecidas en el plan operativo anual y su presupuesto.
4.1.4.7 El Gerente General presentar al Consejo de Administracin (en el mes de diciembre del ao anterior), el programa anual de incentivos para el personal, con su respectivo presupuesto y lo aplicar en forma mensual
4.1.4.8 El Gerente General presentar al Consejo de Administracin (en el mes de diciembre del ao anterior), el programa anual de capacitacin para el personal, con su respectivo presupuesto y lo evaluar en forma mensual.
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4.1 AMBIENTE DE CONTROL Y TRABAJO
4.1.5 RENDICION DE CUENTAS Y TRANSPARENCIA POLTICAS ESPECIFICAS:
La Responsabilidad por la rendicin de cuentas y la transparencia es competencia de la Gerencia de la Entidad, no obstante, el Consejo de Administracin se constituye en el organismo responsable solidario y directo cuando aprueba resultados financieros y de gestin reportados por la Gerencia.
REFERENCIAS:
Presupuesto. Formato de cumplimiento de metas y objetivos.
PROCEDIMIENTOS
4.1.5.1 El Gerente General informar mensualmente al Consejo de Administracin, del seguimiento y aplicacin del sistema de control interno.
4.1.5.2 El Gerente General evaluar mensualmente el avance en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales establecidos en el plan operativo anual y su presupuesto.
4.1.5.3 El Consejo de Vigilancia presentar un informe mensual sobre el estado del sistema de control interno en general. Para lo anterior, habr de efectuar las pruebas que considere necesarias y en los citados informes debern especificarse, en su caso, las irregularidades que se detecten y las medidas preventivas recomendadas, as como aquellas que se hubieren adoptado para tales efectos.
4.1.5.4 El Comit de Crdito presentar un informe mensual al Consejo de Administracin que contenga:
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La situacin actual de la cartera crediticia total, El estado que guarda la cartera vencida y los resultados del proceso de recuperacin; El apego a los lmites de crdito establecidos por el Consejo de Administracin, y Los acreditados ms importantes de la Entidad en cuanto al monto de sus crditos, as como los importes respectivos.
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4 4..2 a llo ar ettiiv es sg og go gr Ev os ra sp allu pa ar va ua ra ac cii r llo os n nd er 2E so de riie vo ob os bjje s

4.2 Evaluacin de riesgos para lograr los objetivos
El Consejo de Administracin debe determinar el nivel de riesgo financiero que considera aceptable y preocuparse constantemente por mantenerlo entre los lmites preestablecidos.
Riesgo financiero es la posibilidad de que se produzca un hecho generador de prdidas que afecten en valor econmico de las Entidades. La administracin de riesgo consiste en identificar, medir, controlar (mitigar) y monitorear los riesgos inherentes al negocio, con el objeto de:
Definir el perfil de riesgo El grado de exposicin que la Entidad est dispuesta a asumir Los mecanismos de cobertura
En ltima instancia, proteger los recursos propios y de terceros debido a que la actividad de intermediacin financiera (captar ahorros y colocar prstamos), se caracteriza por utilizar recursos del pblico, asumir un conjunto de riesgos, evaluarlos, administrarlos y cumplir los objetivos institucionales con el menor riesgo posible.
Segn las reglas prudenciales, al Nivel I le corresponde prioritariamente administrar dos tipos de riesgos: Riesgo de crdito.- las posibles prdidas para la Entidad por la falta de pago de un acreditado. Es decir, la posibilidad de sufrir una prdida derivada del incumplimiento en las obligaciones contractuales de pago. Riesgo operativo.- las posibles prdidas para la Entidad por errores o fallas en el desarrollo de las actividades administrativas y operativas. Es decir, el riesgo de prdida ocasionado por fallas en los procesos de control interno.
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Riesgo de mercado.- Es la prdida potencial que enfrenta una entidad debido a movimientos inesperados y adversos en el nivel o volatilidad de los precios de mercado, especialmente tasa de inters.
4.2.1
Riesgos potenciales para la Entidad
MO MON NI TO IT O REO
N I AC M R FO IN
4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5
Riesgo de Crdito Riesgo Operativo Riesgo de Liquidez Riesgo de Mercado (tasa de inters).
N ACTIVID CI DE CO ADES A NTRO L IC UN VA M L ORAC O I C
. ACT OL TR CON
DE RIESG O
. VAL O SG E I R
AMBIE NTE D E
CONT ROL
OL TR ON C E ED NT E I B AM
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4.2 EVALUACIN DE RIESGOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS 4.2.1 RIESGOS POTENCIALES PARA LA ENTIDAD POLTICAS ESPECIFICAS
La entidad reconoce que su estilo de administracin ser basado en el enfoque de riesgos. La identificacin y el anlisis de los riesgos es un proceso interactivo, continuo y fundamental del control interno ejecutado por la Gerencia con el objeto de:
Estimar la importancia del riesgo Evaluar la probabilidad (frecuencia) que el riesgo se materialice o se produzca Establecer la forma como se gestionar el riesgo y las medidas que se adoptarn
La gestin de riesgos es un elemento fundamental para el manejo estratgico de la entidad y para la definicin de los procesos de decisin.
REFERENCIAS:
Manual de Administracin de Riesgos PROCEDIMIENTOS:
4.2.1.1 El Gerente General verificar que el Manual de administracin de Riesgos ha sido aprobado formalmente por el Consejo de Administracin.
4.2.1.2 El Consejo de Vigilancia evaluar que el sistema de administracin de riesgos sea funcional, dinmico y proactivo. La administracin del riesgo debe convertirse en parte de la cultura de la entidad.
4.2.1.3 El Consejo de Administracin debe definir claramente los objetivos de la administracin y su tolerancia al riesgo tomando en cuenta que:
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Los riesgos deben ser consistentes con la capacidad de la entidad para administrarlos de forma segura. La tolerancia al riesgo debe guardar concordancia con lo que sealen los objetivos estratgicos definidos en la Planificacin. Debe identificar, desarrollar y administrar estndares efectivos en trmino de costos. 4.2.1.4 El Gerente General deber proponer los lmites de riesgos que la entidad est dispuesta a asumir (tolerancia al riesgo), as como sus estrategias, polticas y procedimientos
4.2.1.5 El Consejo de Administracin verificar mensualmente los riesgos relevantes a un producto, servicio u operacin y evaluar la calidad en los controles ya existentes para administrar los riesgos dentro de los lmites establecidos.
4.2.1.6 El Gerente General definir una metodologa operativa para la medicin del riesgo de forma consistente y en funcin de su magnitud (potencial de prdida) y probabilidades (frecuencia de las prdidas)
4.2.1.7 El Consejo de Administracin realizar semanalmente el seguimiento del riesgo; es decir, la instrumentacin de los controles y sistemas adecuados para monitorear de manera efectiva y continua los niveles de riesgo asumidos por la entidad.
4.2.1.8 El Consejo de Vigilancia comprobar mensualmente que se han aplicado procedimientos para mitigar los riesgos asumidos y la efectividad de los controles: A nivel global En cada uno de los negocios Concentracin por sectores Debilidades estructurales inherentes al mercado objetivo Riesgo operativo de instrumentacin
4.2.1.9 El Gerente General informar mensualmente al Consejo de Administracin con respecto a la fijacin de niveles de riesgo aceptables (tolerancia):
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Por el mbito de la actividad Objetivos de rentabilidad Participacin por sector econmico Niveles de responsabilidad
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4.2 EVALUACIN DE RIESGOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS 4.2.2 RIESGO DE CREDITO POLTICAS ESPECIFICAS
Las Entidad implantar sistemas para la continua gestin de carteras de crdito segn sus caractersticas, productos y cobertura del mercado objetivo. La administracin de riesgo crediticio en la entidad incluir los procesos operativos, los flujos de informacin a los sistemas, la desagregacin de funciones, adecuados controles internos y completo cumplimiento con polticas, procedimientos, leyes y normas prudenciales
REFERENCIAS:
Manual de Administracin de Riesgos
PROCEDIMIENTOS:
4.2.2.1 El Consejo de Administracin comprobar que los lmites de crdito establecidos estn en relacin con la capacidad financiera de la entidad, tanto para deudores individuales como para grupos relacionados que constituyen riesgo comn (parentesco)
4.2.2.2 El Consejo de Vigilancia evaluar mensualmente que se cumple con los valores mximos por prestatario y procedimientos de renovacin y reestructuracin de los crditos.
4.2.2.3 El Consejo de Vigilancia revisar mensualmente si existe concentracin de crditos por prestatario, sectores econmicos, zona geogrfica.
4.2.2.4 El Consejo de Vigilancia evaluar mensualmente que se cumpla de manera estricta con las disposiciones de la Ley y reglas prudenciales para la concesin de crditos
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relacionados, particularmente cuando se trate de miembros del Consejo de administracin, Gerencia General y quienes tengan responsabilidades especficas de control en el proceso de la concesin de los prstamos
4.2.2.5 El Comit de crdito deber proponer: Lmites de Riesgo que la Entidad est dispuesta a asumir. En su caso, sector econmico y zona geogrfica en los que la Entidad podr celebrar operaciones. Lmites de Riesgo a cargo de una persona o grupo de personas que constituyan riesgo comn, de conformidad con las disposiciones aplicables. Monitoreo y control efectivo de la naturaleza, caractersticas, diversificacin y calidad del portafolio de crdito.
4.2.2.6 El Encargado del rea de crdito informar semanalmente a la gerencia sobre la concentracin de la Cartera Crediticia por tipo de operacin, calificacin, sector econmico, zona geogrfica y acreditado; as como la recuperacin de la cartera vencida.
4.2.2.7 El Gerente General revisar mensualmente los reportes de Riesgo de Crdito, tanto para uso interno (lmites de exposicin al riesgo por deudor, por zona geogrfica y sector econmico) como aquellos requeridos por la CNBV (Criterios Prudenciales de Diversificacin de Riesgos en las Operaciones).
4.2.2.8 El Consejo de vigilancia supervisar semanalmente que toda la actividad crediticia se ejecute son sujecin a los establecido en el Manual de Crdito y Cobranza de la entidad.
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4.2 EVALUACIN DE RIESGOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS
4.2.3 RIESGO OPERATIVO POLTICAS ESPECIFICAS
La Entidad reconoce que la administracin del riesgo operativo es la base de la gestin global y el alcance de sus objetivos estratgicos. La entidad ejecutar el monitoreo de las exposiciones del riesgo operativo en sus dos fases:
Preventiva.- la deteccin de riesgos operativos que se traducen en errores, fallas, ineficiencias o malversaciones, de tal forma que se implementen las medidas necesarias para evitar que se materialicen dichos riesgos; y,
Correctiva: una vez sucedido un evento operativo desfavorable, aplicar las medidas establecidas para corregir dicho evento y asegurar que no se repita
La Entidad aplicar acciones cotidianas para mitigar los factores de riesgo operativo relacionados con las personas, los procesos internos, la tecnologa y los eventos externos. La Entidad se preocupar por disponer de planes de contingencia para afrontar los riesgos operativos.
REFERENCIAS:
PROCEDIMIENTOS:
RIESGO OPERATIVO RELACIONADO CON LAS PERSONAS
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4.2.3.1 El Gerente General asegurar que las polticas hayan sido difundidas y comunicadas apropiadamente.
4.2.3.2 El Consejo de Administracin dispondr que en la contratacin del personal se cumpla con las normas de carcter laboral pertinentes.
4.2.3.3 El Consejo de Vigilancia supervisar si existen deficiencias en el cumplimiento de polticas, procedimientos y controles y propondr las acciones correctivas necesarias.
4.2.3.4 El Gerente General, dentro del programa anual de capacitacin, verificar que el personal cuenta con los conocimientos y habilidades para cumplir eficientemente con sus funciones, eliminando las deficiencias o errores en la ejecucin de operaciones.
4.2.3.5 El Gerente General delimitar el margen de actuacin de cada empleado, fuera del cual ser necesaria la autorizacin de un nivel superior, garantizndose un marco de supervisin eficiente. Esto incluye el control de firmas autorizadas, a travs del cual los funcionarios de la Entidad realizarn determinados movimientos econmicos, financieros y operativos.
4.2.3.6 El Gerente General le asignar a cada empleado una responsabilidad, de acuerdo a su posicin y funciones dentro de la Entidad, misma que se establece en su descripcin de puestos. La separacin de funciones entre aquellos que autorizan y aquellos que ejecutan las actividades de la Entidad, (especialmente las relacionadas con los aspectos financieros y de crdito) evita malversaciones o fraudes o cometer errores en forma repetitiva.
4.2.3.7 El Consejo de Vigilancia comprobar mensualmente que existe una adecuada segregacin de funciones al interior de la entidad.
4.2.3.8 El Gerente General contratar una fianza para el personal que tiene bajo su responsabilidad el registro y custodia de valores de la Entidad.
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RIESGO OPERATIVO RELACIONADO CON LOS PROCESOS INTERNOS
4.2.3.9 El Consejo de Administracin, cuando revise y apruebe los manuales de operacin, evidenciar que se han definido y documentado los procesos crticos, particularmente para colocacin de crditos, captacin de ahorros, sistemas
informticos y contabilidad.
4.2.3.10 El Gerente General certificar que se han identificado los procesos crticos y que han sido difundidos y comunicados a todo el personal de la entidad para de esta manera facilitar el monitoreo de actividades, la deteccin de oportunidades de mejora, la asignacin adecuada de responsabilidades, y la supervisin de actividades.
4.2.3.11 El Consejo de Vigilancia inspeccionar que se cumpla con la revisin y actualizacin permanente de los procesos crticos.
4.2.3.12 En cada sesin del Consejo de Administracin evitar la incursin en nuevas actividades y productos, sin considerar la estructura operativa existente y los riesgos inherentes
RIESGO OPERATIVO RELACIONADO CON LA TECNOLOGIA
4.2.3.13 El
Gerente
General
justificar que
los
recursos
humanos,
materiales,
tecnolgicos de la entidad son suficientes para el volumen de operaciones.
4.2.3.14 El Contador de la Entidad certificar mensualmente que no existen errores en la informacin contable atribuibles a sistemas automatizados.
4.2.3.15 El Gerente General garantizar que la entidad ha realizado una inversin en tecnologa (hardware, software) acorde con el tamao actual y proyeccin de crecimientote la entidad
4.2.3.16 El Gerente General verificar que no existen fallas al momento de capturar, procesar, almacenar y reportar informacin operativa y financiera
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4.2.3.17 El Consejo de Vigilancia supervisar peridicamente que el acceso a sistemas y aplicaciones tecnolgicas estar limitado al personal autorizado mediante el uso de claves o mediante el impedimento o bloqueo de acceso. De esta forma, se proteger la integridad de la informacin confidencial y se impedir su difusin y mal uso de datos financieros y del negocio. Cualquier cambio de autorizaciones, alta de nuevos usuarios o baja de los mismos quedar por escrito.
4.2.3.18 El Gerente General dispondr que se realicen respaldos de informacin del sistema (operativa y contable), los mismos que sern regulares (todos los das antes del cierre de caja). Cada da los respaldos de la fecha deben de copiarse en una pluma USB; cada semana, estos respaldos se deben de copiar en dos CDs regrabables; cada mes, se debe de cambiar de discos para los respaldos.
4.2.3.19 En cuanto al lugar de almacenamiento de los respaldos, el Gerente (o Cajero en caso de ausencia del Gerente) debe de llevarse consigo la pluma USB. Adems, uno de los discos generados debe de quedarse en la Entidad y el otro debe de ser guardo en el domicilio del Gerente. En caso de perdida de la informacin, sea por problema informtico, destruccin, robo de la oficina u otro es
responsabilidad del Gerente poder proporcionar toda la informacin operativa de la Entidad.
4.2.3.20 El Consejo de Vigilancia supervisar peridicamente que el sistema de informacin opera de manera continua y adecuada, as como la existencia de planes de contingencia en caso de cadas o daos en el sistema, o el mantenimiento de copias de respaldo de los archivos y programas en caso de prdida de la informacin, en condiciones que garanticen que la Entidad no sufrir trastornos graves.
RIESGO OPERATIVO RELACIONADO CON EVENTOS EXTERNOS
En concordancia con lo establecido en el Manual de lucha contra el lavado de dinero, el Consejo de Administracin observar el cumplimiento estricto de procedimientos para evitar cualquier indicio de lavado de activos u otras actividades ilcitas
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4.2.3.21 El Gerente General ser responsable por la cobertura de seguros contra posibles siniestros como: daos fsicos a la propiedad, daos a terceros (responsabilidad civil), robos y desastres (incendios, sismos, inundaciones, etc.). Esto incluye informar al personal para actuar en caso de atracos a las oficinas, as como lo que deben hacer despus del atraco, a quin debe informar, quin debe presentarse a la delegacin a levantar la denuncia, cmo debe informar, etc.
4.2.3.22 El Gerente General emitir memorandos para la apertura y cierre de las oficinas, quines sern los encargados de hacerlo, qu cuidados se deben tener al abrir y cerrar las oficinas, cuntas copias de llaves se mantendrn, quines y en qu casos podrn permanecer en las oficinas despus del horario de trabajo o los sbados y fines de semana, etc.
4.2.3.23 El Gerente General vigilar diariamente el manejo y operacin de cajas fuertes: que para su apertura deber contarse con la participacin de las personas designadas y que durante dicha operacin no se permitir el acceso a ninguna persona; que las combinaciones para la apertura de las cajas deber cambiarse peridicamente; que las combinaciones debern mantenerse debidamente aseguradas en la Gerencia General, los horarios para la apertura de las cajas fuertes, etc.
4.2.3.24 El Gerente General se avalar que la entidad actualiza sus procesos en funcin de cambios en la Ley y regalas prudenciales.
4.2.3.25 El Gerente General informar al Consejo de Administracin sobre posibles efectos de cambios en el mbito poltico que afecten directamente a la entidad.
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4.2.4 RIESGO DE LIQUIDEZ POLTICAS ESPECIFICAS
La entidad dar prioridad a la administracin de la liquidez de recursos en el corto plazo, de tal manera que genere un ambiente de solvencia frente a sus socios.
REFERENCIAS:
PROCEDIMIENTOS:
4.2.4.1 El Gerente General establecer diariamente la liquidez mnima que debe mantenerse en caja y en inversiones de alta liquidez, en concordancia con sus operaciones de ahorro a la vista y depsitos a plazo fijo plazo.
4.2.4.2 El Gerente General evaluar en forma diaria, semanal y mensual la brecha mnima entre los activos que generan liquidez y de los pasivos que generan obligacin de transferir liquidez.
4.2.4.3 El Gerente General informar semanalmente al Presidente del Consejo de Administracin la brecha de tasas de inters activas y pasivas; as como la suficiencia del margen financiero para cubrir los costos y gastos de la Entidad.
4.2.4.4 El Consejo de Administracin solicitar al Gerente General un plan de contingencia para enfrentar posibles situaciones de iliquidez, que incluya un anlisis de las fuentes de fondeo y los usos de recursos menores de 30 das.
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4.2.5 RIESGO DE MERCADO POLTICAS ESPECIFICAS
La entidad dirigir su gestin con una metodologa bsica de administracin del riesgo de mercado que facilite prever la prdida potencial que podra ocurrir a partir de movimientos adversos en el nivel o la volatilidad de los precios del mercado, especialmente tasas de inters. La Entidad se preocupar de hacer un seguimiento de las tasas de inters activas y pasivas, mediante estadsticas (series de tiempo) que reflejen su evolucin, lo cual permita medir y administrar eficientemente la exposicin del riesgo en el contexto de escenarios probables. La entidad monitorear la brecha o descalce entre los activos y pasivos sensibles a la tasa de inters.
REFERENCIAS:
Manual de Administracin de Riesgos Requerimiento de capitalizacin por riesgos.
PROCEDIMIENTOS:
4.2.5.1 El Consejo de Administracin determinar una estrategia de administracin del riesgo de tasa de inters mediante indicadores de seguimiento con respeto a:
Evaluacin de la evolucin del GAP (Gestin de Activos y Pasivos).
Anlisis de la estructura y diversificacin del portafolio de inversiones (instrumentos, plazos e instituciones).
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La verificacin del cumplimiento de las polticas generales de asignacin de cartera y las concentraciones por tipo de lnea segn los parmetros presupuestarios establecidos y aprobados anualmente. El control de fondos, calce de los plazos y brechas de tasa. La verificacin y comparacin de la evolucin del Indicador de Riesgo de Mercado.
4.2.5.2 La Gerencia General presentar una estrategia de control y medicin de los niveles de exposicin al riesgo de mercado, los cuales se ven afectados por: Factores internos: nivel y calidad de activos; capacidad de generacin de utilidades; Capacidad de liquidar inversiones; y, revisin y actualizacin de los planes de contingencia. Factores externos: medicin del efecto de los cambios en las condiciones del entorno que afecten las tasa de inters y como consecuencia el margen financiero; revisin, anlisis y proyeccin de las condiciones macroeconmicas; y, Evaluacin y monitoreo de las condiciones de negocio del mercado financiero (Plazos, tasas, concentracin de cartera por actividades)
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4 4..3 cttiiv oll p am miin es pa os sg viid ar niim sr go Ac ra os da miiz s ad de za es ar sd r llo ec riie on nttr ro de 3A co
Las actividades de control consisten en las polticas especficas y los procedimientos que tienden a asegurar que se cumplen las polticas generales y los objetivos estratgicos de la Entidad. Se reflejan en un conjunto de instrucciones emanadas de la Gerencia con el propsito de controlar los riesgos identificados.
4.3 Actividades de control para minimizar los riesgos

Se ejecutan en todas las reas operativas de la Entidad y consideran actividades como procesos de autorizacin, verificaciones, validacin de datos, comparaciones, conciliaciones, separacin de funciones, supervisin de procesos, evaluaciones, entre otras.

MONITO REO
N I AC RM FO IN
4.3.1
Eficiencia y eficacia en las operaciones
4.3.2
Confiabilidad de la informacin financiera y operativa
N ACTIV IDADE I S AC DE CONTRO L IC N U E V M ALUA CIN CO
. ACT OL TR CON
DE RIESG O
L. EVA O SG E I R
4.3.3
Proteccin de los activos de la entidad
AMBIE NTE D E
CONT ROL
OL TR ON C DE TE I EN B AM
4.3.4
Cumplimiento de las disposiciones legales y normas aplicables
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4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL
4.3.1 EFICACIA Y EFICIENCIA EN LAS OPERACIONES POLTICAS ESPECIFICAS
El Consejo de Administracin debe cumplir formalmente las facultades y obligaciones delegadas por la Asamblea General de Socios. El Gerente es el responsable de la aplicacin del Sistema de Control interno. El rea de crdito garantizar la calidad de la colocacin de crditos, a travs una adecuada evaluacin del riesgo crediticio y aplicacin de la ley y reglas prudenciales
REFERENCIAS
Calificacin de cartera de crdito.
PROCEDIMIENTOS
4.3.1.1 El Consejo de Vigilancia verificar que las reuniones del Consejo de Administracin sean peridicas, mnimo una vez cada mes, las resoluciones se registrarn en las actas respectivas, las mismas que sern archivadas para su ejecucin y seguimiento.
4.3.1.2 El Consejo de Vigilancia verificar que exista el nombramiento formal del Comit de Crdito (con su respectiva acta debidamente legalizada), estableciendo por escrito sus funciones y responsabilidades, en coherencia con en el manual de crdito de la entidad.
4.3.1.3 El Gerente General utilizar el plan operativo y presupuesto anual de ingresos y egresos, como una herramienta vlida de seguimiento y control de lo presupuestado con relacin a lo ejecutado, como mnimo en forma mensual.
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4.3.1.4 El Secretario del Consejo de Administracin levantar el acta de lo tratado en cada sesin, sus acuerdos y resoluciones.
4.3.1.5 El Presidente del Consejo de Administracin deber dar el seguimiento correspondiente a la ejecucin de los acuerdos y resoluciones, informando de ello en la prxima sesin del Consejo.
4.3.1.6 El Gerente General presentar en forma mensual al Consejo de Administracin un informe que permita evaluar la gestin de la entidad y tomar las acciones preventivas y correctivas y que incluya: estados financieros del mes actual y anterior con sus respectivos indicadores, informe de ejecucin presupuestaria, alcance de las metas y objetivos propuestos en el plan operativo, informe de administracin de cartera de crdito.
4.3.1.7 El Gerente General emitir las siguientes cartas responsivas: Al encargado (a) del resguardo y custodia de las garantas, pagars y otros documentos que respaldan los crditos, los cuales debern permanecer en bveda, o mnimamente bajo llave. Al encargado (a) de la custodia de contratos de depsitos a plazo fijo, los cuales debern permanecer en bveda, o mnimamente bajo llave Al encargado (a) del resguardo y custodia del efectivo, chequeras, claves bancarias y claves de obligaciones tributarias, los cuales debern permanecer en bveda, o mnimamente bajo llave. A cada uno de los empleados cmputo, muebles y otros.
que tengan bajo su resguardo equipos de
4.3.1.8 El Consejo de Vigilancia comprobar que existan polticas y procedimientos para los prstamos a los funcionarios y empleados de la entidad, y en general los crditos con personas relacionadas.
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4.3.1.9 El Gerente General ser responsable de difundir los manuales de operacin, a empleados y directivos de la Entidad que les permita cumplir eficientemente sus roles, funciones, obligaciones, responsabilidades y sanciones aplicables.
4.3.1.10 El Gerente General dispondr que todo servicio profesional que sea contratado por la Institucin, requerir un informe de las actividades realizadas, previo al pago.
4.3.1.11 El Oficial de Crdito ser responsable de que todos los expedientes de crdito cumplan con la informacin y documentacin mnima (identificacin del solicitante, otorgamiento y seguimiento, calificacin del crdito, garantas y reestructuracin en su caso), segn se establece en el Manual de Crdito y en la Regulacin prudencial.
4.3.1.12 El Oficial de Crdito se asegurar que todos los pagars cumplan con los siguientes requisitos como mnimo: Fecha de emisin Fecha de vencimiento. Importe del crdito otorgado en nmero y letra. Nombre y firma del acreditado. Nombre y firma del aval.
4.3.1.13 Las garantas de bienes muebles e inmuebles
que se reciben en el
otorgamiento de crditos, deben reunir los requisitos legales mnimos sealados en el Manual de Crdito.
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4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL 4.3.2 CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN FINANCIERA Y OPERATIVA POLTICAS ESPECIFICAS
La Entidad parte del principio fundamental que es una institucin cuya gestin se basa en la cantidad y calidad de la informacin financiera y operativa
REFERENCIAS
Manual de Crdito Manual de Captacin Manual de Contabilidad Manual de Lucha contra el Lavado de Dinero. Formato de documentos pendientes de firma
PROCEDIMIENTOS
4.3.2.1 El Contador de la entidad realizar mensualmente el inventario fsico de pagars y garantas: y, contratos de depsitos a plazo
4.3.2.2 El Contador conciliar
diariamente los saldos que arroja el sistema, con los
contratos de ahorro a plazo fijo.
4.3.2.3 El Gerente dispondr que se establezcan las medidas necesarias de prevencin, para determinar la naturaleza u origen de los recursos captados por la Entidad.
4.3.2.4 El Gerente General verificar mensualmente que no exista concentracin de activos (cartera de crditos) ni de pasivos (ahorros)
4.3.2.5 El Asesor de Cuenta se asegurar que en los productos de captaciones dirigidos a menores de edad, conste por escrito la actuacin de su tutor en trminos de la legislacin comn aplicable;
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4.3.2.6
El Contador verificar que los pagos que efecte la entidad por concepto de sueldos, asimilados a salarios, y honorarios profesionales debern contar con documentacin de respaldo debidamente firmada por parte del beneficiario, revisin de la Gerencia y la autorizacin de pago por parte del Presidente del Consejo de Administracin.
4.3.2.7
El Gerente General revisar y firmar las conciliaciones bancarias en forma mensual, inclusive si las cuentas bancarias no presentan movimientos y har el seguimiento respectivo.
4.3.2.8
El Gerente General verificar al menos una vez al mes que los sistemas automatizados de procesamiento y obtencin de informacin, funcionen en forma adecuada, y emitan la informacin requerida oportunamente, de acuerdo a los requerimientos de la entidad.
4.3.2.9
El Gerente General verificar que el sistema informtico permita procesar la informacin operativa (crdito, captacin, aportaciones sociales, comisiones por otros servicios) y genere informacin financiera confiable y oportuna con controles y accesos restringidos, que cumpla con todos los requerimientos regulatorios.
4.3.2.10 El Gerente General garantizar que el personal de la entidad est capacitado en la operacin del sistema y la emisin de reportes.
4.3.2.11 El Contador presentar mensualmente (a mas tardar el da 8 del mes) los Estados Financieros al Gerente para su verificacin. A su vez el Gerente entregar al Consejo de Administracin para su aprobacin, dejando evidencia en las actas de las sesiones del Consejo de Administracin.
4.3.2.12 El Gerente General realizar un monitoreo permanente de los indicadores financieros emitidos por la CNBV y que deben estar adjuntos a los Estados Financieros.
4.3.2.13 El
Gerente
General
revisar
mensualmente
que
se
constituyan
las
estimaciones preventivas para riesgos crediticios, que cubran de manera

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suficiente la cartera vencida y cumplan con lo establecido en la regulacin prudencial.
4.3.2.14 El Consejo de Administracin dispondr que los registros contables sean aprobados diariamente por el Gerente y que deje evidencia de la verificacin mediante su firma en los documentos contables.
4.3.2.15 El Consejo de Vigilancia revisar que todas las plizas contables de los gastos de operacin contengan: fecha de elaboracin, firmas de elaboracin, revisin y autorizacin; adems, deben contener la documentacin de respaldo
suficiente (cantidad) y competente (calidad); la pliza de cheque deber contar adems con la firma del beneficiario, y con los datos relativos al cheque emitido.
4.3.2.16 El Contador General controlar mensualmente los gastos por comprobar para que se realicen las respectivas liquidaciones de los fondos entregados, si al final del mes no se comprueban estos gastos, se emitir un reporte para la Gerencia, quien deber tomar las medidas necesarias para solucionar esta situacin, incluyendo el descuento directo de la nmina.
4.3.2.17 El Contador Conciliar diariamente las cuentas de caja contra el saldo que se refleja en contabilidad.
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4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL
4.3.3 PROTECCIN DE LOS ACTIVOS DE LA ENTIDAD POLTICAS ESPECIFICAS
La Entidad salvaguardar sus activos mediante procedimientos efectivos aplicados en forma cotidiana, sistemtica y oportuna. La seguridad de los bienes y recursos de la entidad estarn bajo responsabilidad de la Gerencia
REFERENCIAS
Formatos de arqueo de Caja Chica Formato de arqueo de Caja Bveda Reposicin de caja chica. Conciliaciones bancarias, Cdula de activos fijos, Libro de bveda.
PROCEDIMIENTOS
4.3.3.1 El Consejo de Administracin verificar las siguientes medidas de control necesarias para el adecuado manejo del efectivo y valores: Arqueos diarios de caja bveda, caja de operaciones y fondos fijos de caja, lo cual debe quedar documentado en su formato respectivo. Esta actividad deber realizarse obligatoriamente al cierre diario de las operaciones, y en caso de presentarse faltantes o excedentes, en primera instancia se investigar su
posible origen, y de no encontrarse, se le cargar al responsable de la custodia de la caja respectiva en caso de faltante y en caso de excedente se registrar en el rubro de acreedores diversos.
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Arqueos sorpresivos de caja de operaciones y fondos fijos de caja por parte del Gerente de la entidad. Arqueos sorpresivos de caja bveda, por parte del presidente del Consejo de Vigilancia.
4.3.3.2 El Gerente General solicitar la capacitacin del personal frente a posibles siniestros, como incendios, sismos, robos, etc. y proveerle de las herramientas necesarias (por ejemplo extinguidores, rtulos para rutas de evacuacin).
4.3.3.3 El Consejo de Vigilancia verificar que exista un expediente de activos fijos con las facturas originales de todas las adquisiciones de este tipo, el cual deber ser resguardado bajo llave, por el responsable de su custodia, que en este caso ser el Contador General.
4.3.3.4 El Consejo de Vigilancia verificar mensualmente que las adquisiciones en general estn respaldadas con un mnimo de 2 cotizaciones, a reserva de que solo exista un proveedor de ese bien o servicio en la zona, lo cual debe ser debidamente justificado.
4.3.3.5 El Gerente General contratar el mantenimiento de los bienes muebles, equipos de computacin e instalaciones, de tal manera que se garantice el mejor uso de los activos de la Entidad.
4.3.3.6 El Gerente General contratar una pliza de seguro que cubra posibles siniestros, robo o desastres que puedan ocurrir a los activos fijos (bienes muebles e inmuebles).
4.3.3.7 El Consejo de Vigilancia verificar que por lo menos una vez al ao se realice el inventario fsico de activos fijos, Este inventario deber constar mediante relacin escrita y firmada por quienes en el participen y con una identificacin fsica de su realizacin (etiquetas de inventario, de preferencia relacionadas con la codificacin del catalogo de cuentas).
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4.3.3.8 El Consejo de Vigilancia inspeccionar que los depsitos de dinero y/o valores se custodien en un lugar que cuente con las medidas adecuadas de seguridad fsica y limite el acceso nicamente al personal autorizado para ello.
4.3.3.9 El Gerente General dispondr que se adquieran las herramientas necesarias para detectar billetes falsos (plumones y detector).
4.3.3.10 El Consejo de Administracin autorizar la contratacin de seguros para los bienes y valores dentro de la Entidad y fianzas para todas aquellas personas que manejan y trasladan el efectivo y valores de la institucin.
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4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL 4.3.4 CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS APLICABLES POLTICAS ESPECIFICAS
La Entidad basar toda su gestin en el marco de la Ley de Ahorro y Crdito Popular y reglas prudenciales. La entidad rendir cuentas a sus socios sobre el cumplimiento Ley de Ahorro y Crdito Popular y reglas prudenciales.
REFERENCIAS
LACP, Reglas, Normas Prudenciales, estatutos y reglamentos internos.
PROCEDIMIENTOS
4.3.4.1 El Consejo de Vigilancia velar por el cumplimiento del marco legal vigente: LACP, Reglas, Normas Prudenciales manuales y reglamentos internos.
4.3.4.2 El Consejo de Vigilancia comprobar el cumplimiento con lo estipulado en los estatutos, por ejemplo: objeto social, requisitos de ingreso de socios, ejecucin de funciones de los consejos, etc.
4.3.4.3 El Gerente General verificar el cumplimiento con todas las obligaciones tributarias a cargo de la entidad (pagos provisionales de IVA e ISR, retencin y entero de impuestos a terceros, y dems que le sean aplicables). En caso de no cumplir en tiempo y forma con estas obligaciones el pago de accesorios (multas, recargos y actualizaciones) de los impuestos, se le cargar a la persona responsable del pago de los mismos. 4.3.4.4 El Consejo de Administracin dispondr que los gastos mayores a $1,000.00 (un mil pesos 00/100 m.n.), se efecten con cheque nominativo a favor del proveedor del servicio.
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4.3.4.5 El Gerente General dispondr que los gastos por montos menores a $1,000.00 (un mil pesos 00/100 m.n.), sean ejecutados por el fondo de Caja Chica, bajo
responsabilidad de la persona asignada para su custodia.
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4 4..4 ma a ffo ac 4 IIn cii om a me n en nffo ny ntta or ar rm r lla om mu un niic ca ac yc cii co n np pa ar ra ttr pa ar ra re en nc ciia a sp an ns
4.4 Informacin y comunicacin para fomentar la transparencia
Es necesario identificar, recoger y comunicar la informacin relevante en la forma y en el plazo que permita a cada empleado asumir sus responsabilidades. Los sistemas de informacin generan reportes, recogen informacin operacional (captaciones,
colocaciones,) financiera (estado financieros peridicos) y de cumplimiento (pago de impuestos y otras obligaciones), que posibilitan a la Gerencia el control de las operaciones y de la Entidad. Esto requiere de una comunicacin eficaz en un sentido amplio (formal e informal), que fluya informacin en varias direcciones al interior de la organizacin. La Gerencia debe transmitir un mensaje claro a todo el personal sobre la importancia de las responsabilidades de cada uno en materia de compartir informacin con fines de control. Los empleados deben comprender su papel dentro del marco integrado de control interno. Asimismo, es necesaria una comunicacin eficaz con terceros.

MO MON NI TO IT O REO
N I AC M R FO IN
4.4.1
Informacin operativa
IN Y INFORMAC CI N COMUNICA
N ACTIVID CI DE CO ADES NTRO CA L I UN EV M ALUA O CIN C
. ACT OL TR CON
4.4.2
Informacin Financiera
DE RIESG O
L. EVA O SG E I R
AMBIE NTE D E
4.4.3
Comunicacin interna y externa
CONT ROL
OL TR ON C E ED NT E I B AM
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4.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN PARA FOMENTAR LA TRANSPARENCIA
4.4.1 INFORMACIN OPERATIVA POLTICAS ESPECIFICAS
Los informes deben contener datos relevantes para posibilitar la gestin eficaz de la Gerencia y por tanto deben cumplir atributos de:
Cantidad suficiente para la toma de decisiones Informacin disponible en tiempo oportuno Datos actualizados y que corresponden a fechas recientes Los datos incluidos son correctos La informacin es obtenida fcilmente por las personas autorizadas
REFERENCIAS
Planes operativos. Presupuesto y Ejecucin presupuestal.
PROCEDIMIENTOS
4.4.1.1 Los encargados de promocin de productos y servicios de la entidad informarn semanalmente a la Gerencia sobre las metas cumplidas y las acciones prioritarias.
4.4.1.2 El Oficial de Crdito informar semanalmente a la Gerencia la situacin de la cartera de crditos en forma pormenorizada, colocacin (nmero de crditos colocados por Asesor de Cuenta diario y mensual, promedio por acreditado), saldo actual, concentracin de cartera, recuperacin, cartera vencida, cobranzas, morosidad.
4.4.1.3 La persona encargada de las captaciones de ahorros informar semanalmente a la
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Gerencia la situacin de los ahorros a la vista y depsitos a plazo fijo, montos por vencer, relacin de ahorros de disponibilidad inmediata y plazo fijo, concentracin de ahorros, saldo actual, prximos vencimientos, relacin de cada uno de los productos de ahorro frente al total.
4.4.1.4 La persona encargada de aperturar cuentas nuevas informar semanalmente a la Gerencia sobre el numero de nuevos, socios, el estado actual de sus aportaciones sociales, metas esperadas y logros.
4.4.1.5 El Gerente General revisar semanalmente la actualizacin permanente de:
Todos los expedientes de la Entidad, se resguardarn en el archivo general de la misma.
Todos los expedientes de los empleados de la Entidad, se resguardarn en un archivo especial de las mismas.
Todos los contratos de empleados, proveedores de servicios y acreditados se resguardarn en un archivo especial destinado para ese fin.
4.4.1.6 El Gerente General disear un sistema de informacin operativo eficaz, que contenga reportes relacionados con las actividades clave de la Entidad, para el seguimiento de actividades y sus resultados en los diferentes niveles
organizacionales. Esto implica contar con estadsticas sobre: estratificacin de los crditos por montos, colocacin en matriz y sucursales, relacin entre captaciones y colocaciones, crditos con personas relacionadas, entre otros.
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4.4.2 INFORMACIN FINANCIERA POLTICAS ESPECIFICAS
La informacin financiera cumplir con los requisitos de oportunidad y confiabilidad. Los Estados Financieros se utilizarn para conocer el diagnstico econmico y financiero de la Entidad y ser la base para realizar proyecciones en el corto plazo.
REFERENCIAS
Balance General. Estado de Resultados. Indicadores Financieros.
PROCEDIMIENTOS
ESTADOS FINANCIEROS
4.4.2.1 El Contador ser responsable por el registro diario de las operaciones de la entidad, su procesamiento, regularizaciones y obtencin de Estados Financieros.
4.4.2.2 El Contador garantizar que los Estados Financieros mensuales cumplirn con las reglas prudenciales que en esta materia expide la CNBV, gua contabilizadota y los principios de contabilidad de general aceptacin; incluye notas aclaratorias, anexos y un informe ejecutivo para la Gerencia
4.4.2.3 El Contador firmar los Estados Financieros mensuales y los entregar al Gerente General para su aprobacin, anexar el clculo e interpretacin de los indicadores financieros fundamentales para conocer la situacin econmica y financiera de la entidad
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4.4.2.4 El Contador de la Entidad certificar que cada transaccin contable cuente con la documentacin de respaldo suficiente (cantidad) y competente (calidad), la misma que estar bajo su custodia y archivo detallado. La documentacin de respaldo se mantendr en archivo activo por lo menos durante 5 aos.
4.4.2.5 El Contador de la Entidad verificar que los ingresos, gastos e inversiones se ejecutan sobre la base del presupuesto anual aprobado por el Consejo de Administracin
4.4.2.6 El Gerente general evidenciar diariamente que el Contador General ejecuta el control previo y concurrente de las transacciones de la Entidad.
ACTIVOS: CAJA Y BANCOS
4.4.2.7 El Consejo de Vigilancia supervisar mediante pruebas especificas de control para: Disponibilidades en caja, caja, bveda, caja operaciones, caja chica, mediante arqueos sorpresivos y verificacin de las actas de los arqueos diarios, seguros de valores y claves de acceso. Emisin de cheques nicamente cuando estn elaborados a nombre beneficiario, con firmas mancomunadas. Los cheques que se reciben en la caja de la Entidad deben ser endosados a nombre de la institucin. Arqueos de caja sorpresivos y conciliaciones bancarias mensuales
de un
INVERSIONES
4.4.2.8 El Contador informar al Gerente sobre el movimiento del flujo de caja y los excedentes de liquidez que pudieran destinarse a inversiones en valores
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4.4.2.9 El Consejo de Vigilancia constatar que las inversiones se canalizaron hacia instituciones que cuenten con la autorizacin del organismo correspondiente, los documentos que respaldan las inversiones estn a nombre la de la entidad y se encuentren bajo custodia en el Departamento contable.
CARTERA DE CRDITOS
4.4.2.10
El Consejo de Vigilancia constar semanalmente el control de pagars vigentes y cancelados, as como el inventario de pagars y de garantas.
4.4.2.11
El Consejo de Vigilancia verificar por muestreo que los expedientes de crdito integrado tal como lo establecen las reglas prudenciales.
4.4.2.12
El Consejo de Vigilancia verificar que la Estimacin preventiva para riesgos se ha ejecutado con sujecin a las normas prudenciales.
ACTIVOS FIJOS
4.4.2.13
El Consejo de Vigilancia verificar que las adquisiciones de activos fijos se realizaron con base al presupuesto, se cuentan con los documentos originales de tales compras y los bienes se encuentran actualizados en el inventario.
4.4.2.14
El Gerente General se asegurar que los activos fijos (bienes muebles e inmuebles), tienen su pliza de seguros debidamente actualizada. Para el caso de los inmuebles constatar que exista la Escritura pblica, debidamente inscritas ante el registro pblico de la propiedad.
4.4.2.15
El Contador de la Entidad presentar mensualmente el inventario de activos fijos, los mismos que deberan estar debidamente identificados (cdigos)
CAPTACION TRADICIONAL
4.4.2.16
El Consejo de Administracin dispondr a la Gerencia, mediante resolucin escrita d a conocer los cambios en tasas de inters.
64 de 79
4.4.2.17
El Gerente General verificar que se cumpla estrictamente con lo dispuesto en el manual de captaciones de la entidad.
4.4.2.18
El Consejo de Vigilancia constatar que la persona que registra y contabiliza los depsitos a plazo fijo es distinta de la persona que recibe el dinero.
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 4.4.2.19 Consejo Vigilancia comprobar mensualmente que las cuentas y documentos por pagar estn respaldadas y actualizadas; y, que se cancelan en los montos y plazos acordados.
4.4.2.20
El Gerente General revisar que el listado de proveedores contiene la informacin completa: nombre, domicilio, telfono, nombre del representante, productos y servicios que ofrece y polticas de crdito.
PATRIMONIO 4.4.2.21 El Consejo de Vigilancia estudiar mensualmente la evaluacin de cada una de las cuentas del Patrimonio y el cumplimiento de la ley y reglas prudenciales en cuanto a capital social, capital ganado, resultados y distribucin anual de excedentes. INGRESOS 4.4.2.22 El Contador evidenciar que todos los ingresos que reciba la Entidad cuenten con su pliza respectiva, en la cual elaboracin, revisin y autorizacin. se registrarn las firmas de control:
4.4.2.23
El Contador conciliar los intereses devengados de la cartera de crditos con los reportes operativos de cartera que emita el sistema
EGRESOS
4.4.2.24
El Gerente General dispondr que todo egreso se realice previa verificacin del saldo presupuestario de cada rubro.
65 de 79
4.4.2.25
El Contador verificar que los desembolsos para adquisicin de activos tengan la documentacin de respaldo: cotizaciones, cuadro comparativo, factura, titulo de propiedad de los bienes.
4.4.2.26
El Contador ejecutar el control previo de los gastos operativos, disponibilidad presupuestaria, disponibilidad bancaria, documentacin de de respaldo original, plizas de egresos debidamente firmadas.
PRESUPUESTO
4.4.2.27
El Gerente General evaluar mensualmente la ejecucin del plan operativo y presupuesto de la Entidad e informar al Consejo de Administracin las acciones adoptadas frente al cumplimiento de las metas establecidas
4.4.2.28
El
Contador
el
Gerente
General
de
manera
conjunta
analizarn
semanalmente el flujo de caja de la Entidad, con el propsito de mantener niveles de liquidez suficientes para el giro de las operaciones de la institucin.
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4.4.3 COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA POLTICAS ESPECIFICAS
La Entidad mantendr canales de comunicacin formal para evidenciar sus decisiones en materia de control de la gestin institucional. La Entidad evaluar permanentemente la opinin de sus socios respecto a la calidad y eficiencia e los servicios y la atencin del personal el momento de realizar las operaciones La Entidad reconoce que la comunicacin interna a todo nivel permite involucrar al personal en el logro de los objetivos y metas de la institucin. La entidad dar importancia a la comunicacin externa con sus socios con mensajes claros que faciliten una participacin activa en el desarrollo de la Entidad.
REFERENCIAS
Formato de encuesta de calidad de servicios. Memorandos, oficios, etc.
PROCEDIMIENTOS
4.4.1.7 El Gerente General revisar mensualmente que el conjunto de formatos y reportes que forman parte de los manuales de operacin sean un verdadero sistema de informacin para fines de control de la gestin institucional.
4.4.1.8 El Contador exigir que para los desembolsos de gastos se cumpla en estrictamente con los formatos internos aprobados.
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4.4.1.9 El Gerente General promover un estilo de comunicacin interna horizontal especialmente para informar la situacin institucional, las reas de mejora y el cumplimiento del cdigo de tica aprobado.
4.4.1.10 El Consejo de Administracin aprobar los mecanismos apropiados para mantener una comunicacin con los socios, que facilite su participacin en el desarrollo de la Entidad.
4.4.1.11 El Gerente General evidenciar en forma mensual que se han cumplido con los requerimientos de informacin por parte de la Federacin respectiva.
4.4.1.12 El Gerente General, difundir en forma mensual los resultados financieros de la Entidad, a travs de su publicacin, ya sea en las oficinas de la misma, o por algn medio de comunicacin.
68 de 79
4 4..5 viis na na ac ap d sii co diic on Su n nttiin er ca up n iin rii a pe er nu rv ntte ua ay er ye rn ex xtte pe er rn 5S

4.5 Supervisin interna continua y externa peridica
Consiste en evaluar si el control interno contina funcionando de manera adecuada o es necesario introducir cambios. El proceso de supervisin comprende la evaluacin sobre el diseo, funcionamiento y manera como se adoptan las medidas para actualizarlo o corregirlo.
La supervisin interna continua es una tarea del Consejo de Administracin, el Consejo de Vigilancia y la Gerencia. Tiene como propsito evaluar la eficacia del sistema de control interno. El proceso de autoevaluacin del control interno es un mecanismo que se sugiere aplicarlo para el seguimiento interno de la organizacin.
La supervisin externa peridica es ejecutada tanto por la Federacin respectiva en su tarea de supervisin in situ, como por la auditora externa por parte de auditores independientes y la CNBV.
Este componente tiene dos factores:
MONITO REO
N I AC RM FO IN
4.5.1
Supervisin interna continua
IN Y INFORMAC CIN COMU NICA
N ACTIV IDADE I S AC DE CONTRO L IC N U E VALU M ACI CO N
. ACT OL TR CON
DE RIES GO
L. EVA GO S E I R
4.5.2
Supervisin externa peridica
AMBIE NTE D E
CONT ROL
OL TR ON C DE TE IEN B AM
69 de 79
4.5 SUPERVISIN INTERNA CONTINUA Y EXTERNA PERIDICA 4.5.1 SUPERVISIN INTERNA CONTINUA POLTICAS ESPECIFICAS
La entidad destinar los recursos suficientes, de acuerdo con su tamao, para implantar acciones de supervisin interna continua. La entidad reconoce los siguientes momentos con respecto a la supervisin del sistema de control interno: auto evaluacin ejecutada por el personal de la organizacin, verificacin constante por parte del Gerente en base al manual de control interno supervisin realizada por el Consejo de Vigilancia.
REFERENCIAS
Informes del Consejo de Administracin Informes del Consejo de Vigilancia Informes de la Gerencia PROCEDIMIENTOS
4.5.1.1 El personal de la Entidad informar semanalmente al Gerente, con respeto a la aplicacin del sistema de control interno segn su mbito de actuacin.
4.5.1.2 El Gerente General reportar mensualmente al Consejo de Administracin sobre estado de avance de la implementacin del sistema de control interno.
4.5.1.3 El Consejo de Vigilancia elaborar un informe trimestral con avances mensuales, donde refleje las reas de mejora del sistema de control interno y los mecanismos para su aplicacin inmediata. 4.5.1.4 El Secretario del Consejo de Administracin sistematizar todos los cambios necesarios al Manual de Control interno y los actualizar al menos una vez por ao, con la respectiva aprobacin del mencionado Consejo.
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4.5 SUPERVISIN INTERNA CONTINUA Y EXTERNA PERIDICA
4.5.2 SUPERVISIN EXTERNA PERIODICA POLTICAS ESPECIFICAS La entidad rendir cuentas de su gestin a los organismos de supervisin externa debidamente facultados para tal propsito. La entidad elaborar un plan de trabajo para aplicar las recomendaciones sobre control interno que hayan sido emitidas por la Federacin o por Auditoras Externas. REFERENCIAS:
Informes de supervisin in-situ y extra situ Informe de auditores externos
PROCEDIMIENTOS:
4.5.2.1 El Gerente General dispondr que mensualmente se entregue toda la informacin requerida (en contenido y forma) por la Federacin para la supervisin extra situ.
4.5.2.2 El Gerente General dispondr que anualmente se entregue toda la informacin requerida por la Federacin para la supervisin in situ.
4.5.2.3 El Gerente General remitir el plan de actividades, cronograma y responsables de la aplicacin de las recomendaciones sobre control interno, que se enva a la Federacin par su visto bueno.
4.5.2.4 El Consejo de Administracin aprobar anualmente el presupuesto para la ejecucin de la Auditora Externa de la Entidad.
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Unidad Temtica 5
Descripcin de los Manuales
5.1 Manual de crdito 5.2 Manual de contabilidad 5.3 Manual de captacin 5.4 Manual de administracin de riesgos 5.5 Cdigo de tica 5.6 Manual de proteccin contra el lavado de dinero 5.7 Manual de tecnologa de informacin
72 de 79
La presente unidad temtica describe los manuales de operacin necesarios en la gestin de una CAC. Los manuales de operacin forman parte integrante del sistema de control interno y presentan con mayor detalle los procedimientos de control y flujos de informacin en cada mbito de accin de la Entidad.
5 5..1 d diitto 1M Ma o an nu ua all d de ec crr

5.1 Manual de crdito
5.1.1 Estipula la responsabilidad del Consejo de Administracin con respecto a la aprobacin y, en su caso las modificaciones del manual de crdito y que podr auxiliarse del Comit Tcnico.
5.1.2
Estipula que debe ser revisado y actualizado por lo menos una vez al ao por el Comit de Crdito en conjunto con el Gerente General y las modificaciones sern autorizadas por el Consejo de Administracin.
5.1.3
Integra las polticas y los procedimientos para cada una de las fases de la operacin crediticia, que son:
5.1.4
Promocin y otorgamiento de Crdito: Los mtodos de aprobacin y otorgamiento de crdito, incluyendo el procedimiento de autorizaciones automticas.
5.1.5
Integracin de Expedientes de Crdito: Las polticas y procedimientos para la integracin de un expediente nico por cada acreditado.
5.1.6
Evaluacin y Seguimiento: La metodologa para evaluar y dar seguimiento a cada uno de los crditos de su cartera, la cual deber ser definida por el Comit de Crdito.
5.1.7
Recuperacin de cartera crediticia: Los mecanismos a seguir, sin distincin alguna, respecto de los casos de cartera crediticia que presente problemas de recuperacin.
73 de 79
5.1.8
Contiene organigrama detallado del rea de crdito en donde se delimitan funciones y responsabilidades.
5.1.9
Establece estrategias, polticas y procedimientos de crdito, as como su implementacin.
5.1.10 Establece los lmites respecto al otorgamiento de crdito, as como el tipo de acreditados y de productos crediticios que ofrece la Entidad.
5.1.11 Contiene las polticas para establecer y pactar las tasas de inters de las operaciones de crdito.
5.1.12 Establece el tipo de productos crediticios que ofrece la Entidad, con sus respectivos plazos.
5.1.13 Determina las caractersticas, condiciones y requisitos para cada tipo de crdito que otorga la Entidad.
5.1.14 Determina las polticas de integracin, actualizacin y control de los expedientes de crdito
5 5..2 2M an nu ua all d de eC Ma on ntta ab biilliid da Co ad d

5.2 Manual de Contabilidad
5.2.1 Estipula la responsabilidad del Consejo de Administracin con respecto la aprobacin y, en su caso las modificaciones del manual.
5.2.2
Estipula que debe ser revisado y actualizado por lo menos una vez al ao y las modificaciones sern autorizadas por el Consejo de Administracin.
5.2.3
Estipula que el registro de las operaciones de la Entidad se realiza conforme a los criterios contables establecidos por la CNBV.
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5.2.4
Contiene las polticas y procedimientos para registrar contablemente las operaciones de la Entidad.
5.2.5
Contiene un organigrama del departamento de contabilidad que incluya funciones y responsabilidades.
5.2.6
El manual menciona la aplicacin de un sistema de contabilidad para el registro de sus operaciones.
5.2.7
Establece polticas para emitir mensualmente los Estados Financieros, los mismos que debern tener firmas de elaboracin (Contador) revisin (Gerente), los mismos que sern entregados al Consejo de Administracin para su aprobacin.
5.2.8
Estipula las polticas de conservacin, resguardo y en su caso microfilmacin o grabacin de los libros, registros y documentos en general relacionados con los actos de la Entidad, as como los estados financieros mensuales de acuerdo con las bases tcnicas establecidas por la CNBV.
5 5..3 an nu ua all d eC ap ptta de 3M ac Ca cii Ma n n

5.3 Manual de Captacin
5.3.2
5.3.3
El manual contempla el proceso completo de captacin desde que ingresan los recursos hasta su registro contable.
5.3.4
El manual establece las principales funciones y responsabilidades del rea de captacin.
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5.3.5
Establece las polticas generales de operacin y los mecanismos de control en los procedimientos operativos.
5.3.6
Define las polticas y procedimientos para determinar las tasas de inters que devenguen los Depsitos de Exigibilidad Inmediata y Depsitos a Plazo.
5.3.7
Establece de manera detallada las polticas de carcter general para montos y saldos mnimos para recibir y mantener en los diferentes productos que ofrece la Entidad.
5.3.8
Establece las medidas de seguridad para el almacenamiento, custodia y acceso a los certificados de depsito, constancias de deposito, documentos de deposito y/o contratos originales.
5 5..4 dm ac miin cii niis n Ma nd an sttr de nu eR ua ra Riie all d es de sg eA go os s 4M Ad

5.4 Manual de Administracin de Riesgos
5.4.1 El Consejo de Administracin es quien aprueba las polticas y procedimientos para la Administracin de Riesgos.
5.4.2
Establece que la Entidad deber revisar, por lo menos una vez al ao las polticas, procedimientos, objetivos y controles para la Administracin de Riesgos.
5.4.3
Establece los mecanismos de operacin que permitan identificar, vigilar y evaluar los riesgos que pueden derivarse del desarrollo de las actividades del negocio.
5.4.4
Establece los responsables de llevar a cabo la administracin de riesgos.
5.4.5
Establece el procedimiento para calcular los lmites de exposicin al riesgo de crdito.
76 de 79
5.4.6
Establece el procedimiento para calcular los lmites de exposicin al riesgo de mercado.
5.4.7
Establece los procedimientos y polticas para medir, controlar y vigilar las posibles perdidas para la Entidad por errores o fallas en desarrollo de las actividades administrativas y operativas del negocio.
5.4.8
El procedimiento para calcular los lmites del riesgo de crdito
5 .5 C ica digo d e 5.5 Cdigo de ttica

5.5 Cdigo de tica
5.5.2
5.5.3
Establece las reglas apropiadas y prudentes que gobiernan la conducta y el comportamiento adecuado de los consejeros, empleados y funcionarios, en su interaccin con los socios o clientes y al interior de la propia Entidad.
5.5.4
El manual guarda consistencia con la legislacin aplicable, incluyendo las diferentes regulaciones, y disposiciones reglamentarias conducentes.
5.5.5
Establece mecanismos que mantenga la confidencialidad de la informacin de los clientes.
5.5.6
Contiene mecanismos que mantenga la confidencialidad de la informacin institucional.
5.5.7
Tiene mecanismos de difusin para empleados, funcionarios, consejeros y socios.
77 de 79
5 5..6 otte ae o Ma an nu ua all d ell lla 6M ec de cc ep cii av va pr n ad ro nc do co od on nttrra de ed diin ne erro

5.6 Manual de proteccin contra el lavado de dinero
5.6.1 La Entidad cuenta con el manual de operacin para prevenir y detectar operaciones con recursos de probable procedencia ilcita.
5.6.2
El manual de la Entidad est realizado en base al modelo de manual de la CNBV.
5.6.3
El manual est autorizado y registrado en la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico
5.6.4
Establece que en la apertura de cuentas o celebracin de contratos, la entidad debe abrir un expediente para la adecuada identificacin y conocimiento de los clientes
5.6.5
Contiene identificacin y conocimiento del cliente, integracin de expediente, operaciones inusuales, operaciones relevantes, operaciones preocupantes, reserva y confidencialidad, capacitacin y difusin.
5.6.6
Define las operaciones inusuales, como aquellas que en base a los antecedentes de cada socio o cliente seas diferentes a las que comnmente realiza en monto, tiempo, complejidad y modalidad.
5.6.7
Define las operaciones relevantes aquellas que se realicen en instrumentos monetarios por un monto igual o superior al equivalente a diez mil dlares de los Estados Unidos de Amrica, en moneda nacional o en cualquiera potra de curso legal.
5.6.8
Define las operaciones preocupantes aquellas conductas u operaciones que asuma o realice un empleado, funcionario, comisario o miembro del consejo de administracin, consejo de vigilancia, comit de crdito de la Entidad, que por sus caractersticas pudiera estar vinculada con la realizacin de Operaciones inusuales
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5 5..7 ma 7M cii ac n an n nu ua all d eT Ma ec cn no ollo og de ga ad Te e IIn nffo de or rm

5.7 Manual de Tecnologa de Informacin
5.7.1 Estipula la responsabilidad del Consejo de Administracin con respecto la aprobacin y, en su caso las modificaciones del manual. 5.7.2 Establece las polticas, procedimientos y controles para lograr el
funcionamiento adecuado de los sistemas informticos el cual incluye. 5.7.3 Contiene las polticas de uso y mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de cmputo. 5.7.4 Estipula las polticas sobre el desarrollo de nuevos sistemas que permitan a la Entidad ser ms eficiente en su operacin. 5.7.5 Establece los procedimientos para documentar cada uno de los sistemas que la Sociedad utiliza, incluyendo rendimiento y fallas. 5.7.6 Contiene los mecanismos para establecer los cdigos de acceso para garantizar la integridad y la confiabilidad en la informacin generada por estos. 5.7.7 5.7.8 Los procedimientos y periodicidad de respaldo y recuperacin de informacin. Explica para cada rea la forma de usar los programas de cmputo relacionados con su actividad. 5.7.9 Establece polticas para la adquisicin de nuevos equipos y sistemas
5.7.10 El Consejo de Administracin autoriza las adquisiciones de nuevos equipos y/o programas de cmputo. 5.7.11 Contiene un plan de contingencia, en el que se incluye el procedimiento a seguir en caso de una falla en los sistemas. 5.7.12 Establece un plan de capacitacin para el adecuado uso de los sistemas que tiene implementados la Entidad.
79 de 79

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MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRDITO POPULAR

Dr. Oswaldo Cabezas DGRV-QUITO

MANUAL DE CONTROL INTERNO

CONFEDERACION ALEMANA DE COOPERATIVAS DGRV

MANUAL DE CONTROL INTERNO

CONFEDERACION ALEMANA DE COOPERATIVAS DGRV

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IIn od nttr du uc ro cc cii n n INTRODUCCIN

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Base Legal, Objetivos y Polticas

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1.1 Base Legal

Delimitar las diferentes funciones y responsabilidades del personal al interior de la Entidad;

Disear sistemas de informacin eficientes y completos, y

Coadyuvar a la observancia de las leyes y disposiciones aplicables.

Los objetivos, las polticas y procedimientos de control interno;

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1.2 Objetivos del Manual de Control Interno

1 1..2 ettiiv oll IIn no o 2O vo ntte os bjje sd er rn ell M an nu Ob ua all d de de eC Co on Ma nttr ro

directivos y personal de la Entidad en la accin de control.

1 1..3 mb oll IIn no biitto o 3 ntte od de er ell M rn an nu ua all d m de eC Co on Ma nttr ro

administracin general y finanzas de la Entidad.

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Sistema de Control Interno

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2 2..1 1D effiin niic cii n n De

Dichos objetivos se enmarcan dentro de las siguientes categoras:

Eficacia y eficiencia en las operaciones

Confiabilidad de la informacin financiera y operativa

Proteccin de los activos de la entidad; y,

Cumplimiento de las disposiciones legales y normas aplicables

2 2..2 oll iin no oc 2E co om ntte mo oS er Siis rn on stte nttr em ro ma a Ell c co

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Insumos o entradas.- polticas, normas y procedimientos,

Resultados.- solidez institucional, imagen frente al pblico, permanencia en el largo plazo.

Retroalimentacin.- actitud hacia la mejora continua basada en comunicacin e indicadores.

2 2..3 az da zo 3S ad on dr na ab eg blle gu ur e riid Se ra

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