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Sistema de Matricula y Evaluacin: SisISPPJAE

AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICA Y SOCIAL DEL PERU

ALUMNOS DE LA ESPECIALIDAD DE COMPUTACIN E INFORMTICA REALIZAN INVESTIGACIN Y ELABORAN SOFTWARE SISTEMA DE MATRCULA Y EVALUACIN DEL IESPPJOS ANTONIO ENCINAS TUMBES

Anteriormente la secretara acadmica del Instituto de Educacin Superior Jos Antonio Encinas- Tumbes, contaba con un mdulo de FoxPro, que procesaba la gran masa de informacin referente a la matrcula y evaluacin de los alumnos de las diferentes especialidades y por semestre, originndoles problemas al no contar oportunamente con la informacin solicitada, como certificados de estudios, boletas de notas, record de notas; retrasando sus gestiones tanto para sustentar la Tesis, como para la obtencin del Ttulo Profesional; que muchas veces se generaban reclamos por grupos de estudiantes a la Direccin General en tal sentido este grupo de investigacin opt por mejorar este proceso, elaborando un sistema de matrcula y evaluacin: SislESPPJAE, que se ha creado sobre la base del lenguaje de programacin Visual Basic 6.0 y contiene la informacin de la matrcula y evaluacin a partir del perodo 2005-1. Actualmente este programa ha dinamizado la entrega de la informacin solicita por los alumnos para proseguir con las gestiones para la sustentacin de sus tesis y obtencin del ttulo profesional en tiempo mnimo.

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SISTEMA DE MATRICULA Y EVALUACIN DEL ISPP JOS ANTONIO ENCINAS

SisISPPJAE
Anteriormente la Secretaria Acadmica del ISPP Jos Antonio Encinas Tumbes contaba con un modulo de FoxPro, que procesaba gran volumen de informacin referente a matricula y evaluacin de los estudiantes de las diferentes especialidades y semestres acadmicos, sin embargo el mencionado mdulo no cumpla con los requerimientos y caractersticas necesarias para el optimo manejo de la gran cantidad de datos existentes en el rea antes mencionada, lo cual limitaba el rpido manejo de la informacin y por lo tanto provocaba la demora en la entrega de los variados documentos requeridos por estudiantes, provocando problemas a los alumnos, generndose estos en reclamos. Debido a este problema el grupo de estudiantes de la especialidad de Computacin e Informtica seccin D, decidimos poner manos a la obra y remediar el problema que perjudicaba a la totalidad de los alumnos en cuanto a la recepcin oportuna de los documentos solicitados, como certificados de estudios, boletas de notas, record de notas, etc., es as como nace la idea de crear, a travs del proceso de investigacin y terminar con el informe para la obtencin del ttulo profesional de docente, creando un nuevo sistema de matrcula y evaluacin que sea implementado en el rea de Secretaria Acadmica, en beneficio de toda la institucin. los

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SISTEMA DE MATRICULA Y EVALUACIN DEL ISPP JOS ANTONIO ENCINAS

SisISPPJAE
El sistema de matrcula y evaluacin denominado SisISPPJAE, tiene como objetivo principal procesar oportunamente toda aquella informacin del ISPP Jos Antonio Encinas de Tumbes; en el rea de Secretaria Acadmica, que envuelve a su vez todos los datos consignados para la matricula de cada estudiante de la institucin, y de igual manera todas las notas obtenidas del proceso de evaluacin durante un periodo determinado. El sistema est creado sobre la base del lenguaje de programacin Visual Basic 6.0, y contiene la informacin de la matricula y evaluacin a partir del periodo 2005-I, es decir que contiene en su base de datos, la informacin de los alumnos que ingresaron a la institucin a partir del ao 2005, as como de aquellos alumnos que han retomado los estudios aquel ao y de aquellos que han ingresado por traslados externos.

MATRICULA Datos del alumnado Plan de Estudios Docentes

EVALUACIN Actas Notas

BOLETAS RECORD ACADEMICO FICHA DE MATRICULA

LA BASE DE DATOS
El sisISPPJAE posee una base de datos creadas en Access 2007, que contiene los siguientes datos:

Referente al alumno:
Datos personales o Nombres y Apellidos o Fecha de nacimiento o Edad o Direccin
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o Sexo

Datos acadmicos
Cdigo: Es asignado por la institucin al momento de ingreso, o traslado externo. Especialidad Seccin Ao de Ingreso

Alumnos CodAlumno 030-05 ApePat QUIROGA ApeMat FUENTES Nombres KARLA YESSENIA FNacimiento 01/01/2000 Sexo F Direccion A.V. Seccion A CodEspecialidad 01 AIngreso 2005 Edad 22

Referentes al plan de estudio


Cdigo y nombre de la especialidad: asignado por el grupo creador del sistema; as por ejemplo el cdigo de la Especialidad de Computacin e Informtica es 12 Cdigo y nombre de la Asignatura; asignado tambin por el grupo; por ejemplo: Comunicacin integral es COM Cdigo del semestre (1= Ciclo I); que unido al cdigo de la especialidad y la asignatura forman el nombre del rea que llevar una seccin en un determinado semestre; por ejemplo: La especialidad de Computacin e Informtica, en semestre II O II Ciclo (Cdigo 2) desarrollo la Asignatura de Lenguaje de Programacin (Cdigo LEP), entonces el nombre de la asignatura para ese semestre es 12LEP2.

Cdigo de la Especialidad Cdigo de la Asignatura Cdigo del semestre

12LEP2

Crditos; asignados por las normas de evaluacin, estn almacenados por cada rea o asignatura.
PlanEstudio AsigPlan 01COM1 CodEspecialidad 01 CodSemestre 01 CodAsignatura COM1 NomAsignatura COMUNICACIN INTEGRAL I Creditos 06

Referente a los Docentes:

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Cada docente desarrolla diferentes reas, en las distintas especialidades, por lo tanto una de las caractersticas de este sistema, es que antes de ingresar las notas obtenidas de la evaluacin, se debe asignar a cada docente un rea determinada siendo ste el responsable de las notas entregadas en secretaria para su respectivo llenado en la base de datos de nuestro sistema, si un rea no tiene un docente asignado no ser posible ingresar las notas de sta al sistema. Cdigo, asignado por el grupo que ha creado el sistema Apellidos y nombres Sexo.
CodProfesor P001 ApePat GARCIA Profesores ApeMat Nombres TRIPUL FELIPE ERNESTO Sexo M

Referente al proceso de matricula: Se tiene almacenado los siguientes datos: Cdigo de la especialidad Cdigo de alumno Cdigo de semestre Seccin Periodo 2005-I CodAlumno 129-05

Matricula
01

Semestre

Seccion

Referente a las Actas y Registros


Registro de los alumnos: Periodo de desarrollo y evaluacin, as por ejemplo periodo 2005-II Cdigo del alumno Semestre Seccin Asignatura; designada de acuerdo al Plan de Estudio segn la especialidad. Crditos, segn la asignatura
RegistroAlumnos Periodo 2009-II CodAlumno 031-05 Semestre 10 A Seccion AsigPlan 01IN10 Creditos 04

Registro de Notas:
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En esta seccin de la base de datos, en una tabla con el nombre AlumnosNotas se ha guardado la parte ms importante como son las notas de los alumnos, las cuales han sido obtenidas de las actas de evaluacin entregadas por cada docente responsable de sus respectivas reas, por especialidad, semestre y seccin. Tenemos: Periodo Cdigo del alumno Semestre Seccin Asignatura Nota Cdigo del docente responsable del rea Crditos Observaciones Fecha del acta.
AlumnosNotas Periodo 2002-II CodAlumno 016-00 Semestre 06 FechaNota 06/01/2003 Seccion B AsigPlan 09INV6 SemAsig 06 Nota 16 Creditos 02 CodProfesor P007 Observaciones

PROCESO DE MATRICULA MEDIANTE EL SISTEMA SisISPPJAAE


Ahora paso a paso explicaremos como utilizar el sistema, su manipulacin en bastante sencilla y todos pueden aprenderlo, ya no es necesario conocer un lenguaje de programacin para poder realizar los procesos de matrcula y evaluacin a travs del sistema. Empecemos entonces: Como iniciar el Sistema: Veamos el entorno.

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Mens Principales

Herramientas estndar

MENS PRINCIPALES
MANTENIMIENTO:
En este men encontramos los datos que almacena el sistema como son las reas, el plan de estudio, alumnos, profesores, etc. A continuacin veremos cada opcin:

I.

reas

Al hacer clic en esta opcin aparecer la siguiente ventana:

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reas

Principales botones

En esta ventana podemos observar los nombres de cada asignatura con su respectivo cdigo, el cual ha sido designado por el grupo de investigacin. Tambin podemos observar los principales botones que nos permiten ingresar nuevos datos, modificar o eliminar los existentes y tambin hacer una lista de todas las reas que existen en nuestra base de datos.

LOS BOTONES

Mediante este botn podemos ingresar nuevas reas, para hacerlo debemos seguir los siguientes pasos:
reas

1. Presionar el botn Ingresar. Aparecer la siguiente ventana:

2. Presionar el botn Nuevo. 3. Escribir un cdigo y la descripcin (Nombre) de la nueva asignatura, por ejemplo: Cdigo: EDF1 Descripcin: EDUCACIN FISICA I 4. Presionar el botn grabar, nuestra nueva asignatura debe aparecer en la ventana de las reas

reas

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reas

Con este botn podemos cambiar los datos de la asignatura, para hacerlo realizamos lo siguiente: 1. Seleccionar la asignatura que deseamos modificar, pero debemos tener en cuenta que solo podemos modificar la descripcin, el cdigo no puede ser modificado, es por eso que debemos tener cuidado cuando ingresamos nuestro cdigos de reas. 2. Presionamos el botn modificar, debe
reas

aparecer la siguiente ventana.

3. Cambiamos la descripcin 4. Presionamos guardar

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Con este botn eliminamos una asignatura, en caso de que nos hayamos equivocado por ejemplo. Para eliminar una asignatura debemos: 1. Seleccionar la asignatura que deseamos eliminar 2. Presionar el botn Eliminar, debe aparecer un mensaje como el siguiente:

3. Confirmar, presionando Si.

Este botn proporciona un listado de todas las reas que se encuentran almacenadas en la base de datos. Simplemente lo presionamos y aparecer una ventana con una lista denominada Reporte de reas. En esta ventana podemos revisar la lista completa e imprimir las pginas que deseamos.

II.

Plan de Estudios
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El plan de estudios es la designacin de las reas, con sus respectivos crditos y horas para cada especialidad de acuerdo al semestre y a la seccin, y vara por cada periodo y especialidad. Para ver los planes de estudio debemos: 1. Presionar la opcin Plan de Estudios del men Mantenimiento, aparecer la siguiente ventana:

2. Para ingresar un nuevo Plan de Estudios se hace ingresando cada asignatura de acuerdo a la especialidad y al semestre, lo hacemos de la siguiente manera: Presionar el Botn , debe aparecer esta ventana. Presionar el botn Nuevo Colocar los datos de la asignatura de acuerdo al Plan de estudios de la especialidad respectiva, debemos tener en cuenta que aqu no colocamos el cdigo, el programa lo crear por nosotros. Ingresamos o El cdigo de la especialidad y presionamos la tecla Enter y automticamente aparecer el nombre de la especialidad, por ejemplo: 01 EDUCACIN INICIAL o Es semestre, por ejemplo: III o El cdigo de la asignatura y presionamos la tecla Enter y de inmediato aparecer el nombre de la asignatura; ECO1 ECOSISTEMA I, por ejemplo. o Los crditos que tiene la asignatura

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Pensionamos Grabar y Salir para ver la nueva asignatura

3. Para modificar una asignatura en un plan de estudios Seleccionamos la asignatura del plan Presionamos Modificar , aparecer la siguiente ventana:

En esta ventana solo podemos modificar los crditos y el estado de la asignatura. o El Estado, indica si la asignatura de acuerdo al plan de estudio, ser llevada a cargo por alguna especialidad en un periodo respectivo. A = Alta, est siendo usada. B = Baja, no est siendo usada. Lugo de modificar estos datos, simplemente presionamos Grabar y Salir.

4. Para eliminar una asignatura dentro del Plan de estudio, lo nico de debemos hacer es seleccionar la asignatura y presionar Eliminar , y confirmar el mensaje que aparece presionado SI
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5. El botn de la ventana Plan de Estudios, se emplea para revisar los datos dentro del plan, debemos seleccionar la asignatura que deseamos revisar y presionar este botn, aparecer la siguiente ventana:

6. El botn Listar al igual que con la reas, tambin se emplea para realizar un reporte lista de todos los Planes de Estudios. Solo debemos presionarlos y tendremos una ventana donde podemos revisar toda una lista e imprimirla si as lo deseamos.

III.

ALUMNOS

En esta opcin ingresamos todos los datos personales y acadmicos de los alumnos que ingresan a la institucin a travs de las diferentes modalidades:
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Examen de Admisin Traslado externo Exoneracin: Primeros Puestos Exoneracin: Deportistas destacados Exoneracin: Centro de Preparacin ISP JAE

Para aprender a usar esta opcin, ingresemos los datos de un alumno siguiendo este procedimiento: 1. Vamos al men Mantenimiento. 2. Presionamos la opcin Alumnos, debe aparecer esta ventana

Aqu tenemos algunos de los datos de los alumnos, no todos son visibles pero todos estn almacenados en la base de datos del Sistema

3. Presionamos Ingresar; vamos a matricular al alumno con estos datos: Cdigo: 200-00 Nombre: Len Garca, Juliana Fecha de nacimiento: 01/07/1986 Direccin: Av. Tumbes Sexo: F Seccin: D Especialidad: 09 Ciencias Naturales Modalidad: 4 Examen de Admisin 4. Colocamos los datos en sus respectivas casillas; para el caso de la especialidad solo colocamos el cdigo de sta (09 en este caso) y presionamos Enter, aparecer el nombre; de igual para la modalidad slo debemos colocar el cdigo de la modalidad (4 en este caso) 5. Una vez llenos los datos, simplemente presionamos el botn Grabar.

IV.

PROFESORES

En esta opcin encontramos los datos de los docentes que trabajan en el pedaggico ya sea como nombrados o como contratados.
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Para conocer ms a fondo esta opcin vamos a grabar datos nuevos de un docente, hagamos lo siguiente: 1. Vamos al men Mantenimiento, presionar en la opcin Profesores, debe aparecer una ventana como sta:

2. Como ya hemos visto antes los Botones y sus funciones son las mismas, lo nico que cambia son las ventanas, y los datos que contienen. Vamos a ingresar los siguientes datos: a. CODIGO : P-070 ROJAS GOMEZ JORGE M (Masculino)

b. Apellido Paterno : c. Apellido Materno : d. Nombres e. Sexo : :

3. Presionamos el botn Ingresar, debe aparecer la siguiente ventana en la que colocaremos los datos antes propuestos.

4. Presionamos Grabar y luego Salir para regresar a la ventana principal de los Profesores.

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Para modificar los datos debemos seguir el mismo procedimiento que con las opciones y ventanas vistas anteriormente: 1. Seleccionamos el registro que contiene los datos que deseamos modificar, vamos a utilizar el registro que ingresamos anteriormente.

2. Presionamos Modificar, debe aparecer la siguiente ventana, en ella modificaremos los datos, por ejemplo supongamos que el apellido materno del profesor es MARTINEZ. Para hacer el cambio simplemente nos ubicamos en el recuadro del dato que modificaremos, en este caso en el cajn del apellido materno, y escribimos la nueva informacin.

3. Presionamos grabar y salir para regresar a la ventana inicial, donde podemos verificar los cambios realizados.
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Los botones de Eliminar y Consultar tienen las mismas funciones en todas las ventanas en las que aparecen, de manera que el procedimiento para utilizarlos es el mismo: 1. Seleccionar el registro que deseamos Consultar o Eliminar.

2. Presionamos el botn que deseamos utilizar, en el caso del botn Consultar aparecer una nueva ventana con los datos del registro seleccionado, pero no podemos modificar la informacin; y en cuanto al botn Eliminar aparecer un mensaje como ya hemos visto anteriormente, lo nico que debemos hacer es confirmar presionando Si y eliminar el registro.

En el caso del botn Listar, realiza una lista de todos los registro; que podemos revisar e imprimir pero no modificar. Hasta esta seccin del manual ya hemos revisado las formas de ingresar datos, modificarlos, hacer consultas y listados e incluso eliminar; ha sido explicada la forma de procedimiento para cada botn, que para todas las ventanas es el mismo. Ahora empezaremos una prctica a travs de la cual explicaremos el funcionamiento del Sistema.

V.

ASIGNAR PROFESORES

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Esta seccin del sistema se utiliza para designarle a cada docente una asignatura de acuerdo al periodo, semestre, seccin y especialidad. Veamos como se hace. 1. Vamos al men Mantenimiento, y seleccionamos la opcin Asignar Profesor, aparecer una ventana como esta: En esta ventana aparecen todos los docentes con sus respectivas reas

2. Presionamos Ingresar; aparecer la siguiente ventana donde presionaremos el botn Nuevo para ingresar los nuevos datos.

3. Colocamos los datos en el siguiente orden: a. Periodo: 2001-I b. Cdigo del docente, y presionamos enter debe aparecer el nombre del docente: P060 = Chanducas Zarate Alid. c. Semestre: III d. Seccin: B e. Especialidad: 09 = Ciencias Naturales. Podemos movernos entre los recuadros presionando la tecla Enter.
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4. Presionamos la tecla Asignar, aparecer una ventana con un mensaje que nos indica que debemos eliminar las reas que NO deseamos asignarle al docente; debemos presionar Aceptar en el mensaje.

5. Para eliminar cada asignatura debemos seleccionarla y luego presionar el botn Eliminar y por ltimo confirmar SI en el mensaje de eliminacin, de la manera que aparece en los grficos:

En este ejemplo, el profesor Chanducas Zarate, Alid; tendr a cargo l rea de COMUNICACIN INTEGRAL III

6. Despus
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de eliminar las reas que no asignaremos a un docente presionamos ASIGNAR GRABAR. Para verificar los datos en nuestra ventana inicial, presionamos SALIR.

,y

VI.

PERIODO

La base de datos del sistema tambin almacena las fechas de los periodos, en los cuales se llevan las actividades de enseanza aprendizaje; cada acta de notas contiene la fecha en la que termina un determinado semestre. El periodo es importante, puesto que se necesitan las fechas para la emisin de Rcords Acadmicos, Certificados de Estudios y dems. A continuacin veremos la ventana de los registros y fechas de los distintos periodos; para acceder a ella, debemos: 1. Ir al men Mantenimiento 2. Elegir la opcin PERIODO, aparecer la siguiente ventana: De igual forma que en las ventanas anteriores, podemos Ingresar nuevos registros (fechas), modificar los existentes, eliminar y listar la informacin que aparece en la ventana y que por lo tanto est almacenada en nuestra base de datos.

VII.

SEMESTRE

En esta seccin aparecen tanto el cdigo, nmero y descripcin de cada semestre, se ha creado esta ventana con el fin de contener los cdigos de los semestres que son utilizados en otras secciones del sistema, como por ejemplo cuando asignamos profesores, o matriculamos un alumno. Tambin aqu podemos ingresar nuevos datos, modificar, eliminar y listar la informacin guardada.

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VIII.

ESPECIALIDADES

Al igual que los periodos y semestres, tambin existe una seccin en la que est contenidas las descripciones de las especialidades, es decir el Cdigo y Descripcin de cada una, de manera que el usuario pueda revisar los cdigos que necesita para ingresar datos en otras secciones, matricula y evaluacin por ejemplo.

IX.

DETALLE DE NOTAS
Esta opcin sirve para detallar las notas cuando deseamos imprimir los certificados de estudios.

X.

MODALIDAD DE INGRESO

Esta opcin nos permitir establecer el modo de ingreso de cada estudiante, es muy necesaria para saber la procedencia del alumno. En este seccin tenemos los cdigos que debemos utilizar cuando ingresamos nuevos datos de un alumno. (Como lo hicimos anteriormente en la ventana Alumnos)

XI.

CIERRE DE PERIODO

En esta opcin permite mantener seguras las notas ingresadas ya sean notas ingresadas en las modalidades de
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regular, subsanacin, complementacin o convalidacin, y as evitar que existan modificaciones en los registros de notas que ya han sido almacenados.

MEN TRANSACCIONES
El men TRANSACCIONES contiene una serie de opciones orientadas a las operaciones principales del sistema que corresponden a matricula y evaluacin, es decir en que a travs de estas opciones podemos matricular a los alumnos segn las diferentes modalidades, ingresar notas y promediarlas. Veamos la estructura de este men

MODALIDADES DE MATRICULA
REGULAR: Esta modalidad se da cuando un alumno se matricula normalmente cada ciclo, dentro de esta modalidad existen dos formas: o Regular Completa: Se da cuando un alumno decide matricularse en todas las reas, por lo tanto aparece en todas las actas de evaluacin. o Regular No completa: Se da cuando el alumno decide matricularse solo en algunas reas y en otras no, por lo tanto aparece en algunas actas y en otras no. NO REGULAR: En esta modalidad de matricula se da en casos especiales, como por ejemplo cuando un alumno ha desaprobado, o se ha cambiado de especialidad; o por cuestiones del diseo curricular debe llevar ciertas reas. o SUBSANACIN: Cada vez que un alumno desaprueba una asignatura, debe recuperarla, para este caso el alumno debe matricularse nuevamente pero bajo a opcin de Subsanacin. o CONVALIDACIN: Se da cuando un alumno ha cambiado de especialidad y debe
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o COMPLEMENTACIN LICENCIAS: Esta opcin la utilizamos cuando un alumno ha pedido licencia durante un periodo determinado. Sus datos aparecen en las actas pero acompaadas de la letra L, indicador de que est de licencia en la asignatura.

Para el caso de las actas tambin existen las mismas modalidades ya mencionadas; es decir un alumno que ha sido matriculado en la modalidad REGULAR, debe de llenrseles sus notas en la opcin: INGRESO / PREACTAS/REGULAR. En el caso de aquellos que han recuperado reas, debe llenarse las notas en la opcin: INGRESO/PREACTAS/SUBSANACIN, lo mismo para la convalidacin y la complementacin. En el caso de las licencias, las notas son llenadas de manera REGULAR. A continuacin, vamos a matricular a un alumno en las diferentes modalidades.

MATRICULA REGULAR
En esta opcin matriculamos los alumnos que van llevar la carga completa o no completa de los cursos del ciclo o semestre. En el caso de la Matricula Regular Completa En el siguiente ejemplo la alumna Morales Tinoco ha ingresado a la especialidad de inicial, el cdigo que se a le ha generado a la alumna es 001-10 ahora vamos matricularla: 1. Vamos al men Transacciones, elegiremos la opcin Matricula, dentro de sta, la opcin Regular y por ltimo Carga Completa, debe aparecer una ventana como la que vemos a continuacin:

2. En esta ventana debemos presionar NUEVO, y empezaremos a llenar los datos del alumno:

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Periodo acadmico =2005-I Cdigo del alumno = 001-10, al presionar Enter en esta seccin automticamente aparecer el nombre y la seccin del alumno que estamos matriculando

Semestre que se desarrolla durante el periodo

Aparecer el cdigo y nombre de la especialidad a la que pertenece el alumno que estamos matriculando.

3. Una vez llenos los datos presionamos el botn REAS, nuestra ventana debe cambiar: La alumna Morales se ha matriculado de forma regular por eso le asignamos todas las reas. Luego vamos dar clic en el botn asignar y por ultimo en grabar para confirmar la matricula

Clic aqu

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En El Caso De Un Matricula No Completa En el caso de Jimnez Faras Juan es un Alumno del cuarto semestre de la especialidad de matemtica y debido a que trabaja, no tiene tiempo para llevar todas las reas y va a matricularse pero slo en estas reas: COMUNICACIN IV, MATEMTICAIV, PRCTICAIV E INVESTIGACINIV; en su caso lo haremos de la siguiente manera:

1. Vamos al men Transacciones, la opcin Matricula, de sta, la opcin Regular y por ltimo Carga No Completa.

Aparece la siguiente ventana:


Esta ventana es igual que aquella que apareci en el modo Carga Completa, pero con la diferencia que en esta opcin podemos eliminar reas, lo que no podemos hacer en la ventana anterior.

2. Presionamos Nuevo, para empezar a llenar los datos del alumno:


Periodo = 2006-II

Cdigo del alumno = 010-10

Semestre= IV

Cdigo de la especialidad =03, Matemtica

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3. Presionamos reas, debe aparecer una nueva ventana, en la que vamos a eliminar todas aquellas reas en las que el alumno no desea matricularse, y dejaremos aquellas que se desea desarrollar.

4. Empezaremos a eliminar las reas no deseadas, seleccionndolas primero y presionando Eliminar.

5. Una vez que tenemos las reas que el alumno desea desarrollar, presionaremos Asignar y Grabar para confirmar.

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Mediante los dos ejemplos mostrados nos hemos dado cuenta de que es muy sencillo matricular a los alumnos de forma carga completa y no completa MATRICULA NO REGULAR En esta opcin nos permite matricular a los alumnos que han desaprobado alguna rea durante un ciclo acadmico, a los que les falta completar las reas del ciclo y tambin par los que realizan un traslado de otras instituciones pedaggicas instituciones es decir una convalidacin. Veamos los casos siguientes: Ejemplo: La Alumna Morales dela especialidad de Inicial ha desaprobado el curso de sociedad II ella desea subsanarlo en verano del 2006. Subsanacin (recordemos que esta opcin solo funciona si el alumn@ a desaprobado una asignatura) 1. Vamos al men Transacciones, a la opcin Matricula, luego a No Regular y seleccionamos Subsanacin.

2. Debemos escribir los datos en la ventana que aparece, presionando NUEVO

3. La alumna Morales tiene una asignatura desaprobada, con tan solo escribir su cdigo se muestra sus datos sin opcin a modificar, luego presionamos REAS. Debe aparecer una nueva ventana y ella presionaremos ASIGNAR

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4. Por ltimo presionamos GRABAR

Ahora si la alumna morales esta matriculada en el curso de subsanacin de verano. Complementacin (solo para los alumnos que les no se matricularon en algunas reas). Ejemplo: en el caso del alumno Jimnez desea completar las reas que le faltan (CURRCULO TECNOLOGA Y GESTIN II, EDUCACIN RELIGIOSA IV, SOCIEDAD IV). Vamos al men transacciones, apuntamos a matricula, apuntamos no regular y luego seleccionamos complementacin. Digitar el Periodo y el Cdigo del alumno.

Clic en asignar y luego para Convalidacin (solo para los alumnos que vienen de otras instituciones pedaggicas). completar la matricula se da clic en Las convalidaciones se hacen por medio de una resolucin la cual se identifica por el cdigo y grabar. fecha de traslado. Realicemos una convalidacin. Ejemplo: Jimnez viene de una Institucin Pedaggica Particular Gran Chillimasa, en la cual a estudiado 3 ciclos acadmicos.
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Vamos al men Transacciones, a la opcin Matricula, luego la opcin No Regular seleccionamos convalidacin. Digitar el Periodo y el Cdigo del alumno en la ventana que aparece.

Seleccionar las reas que no se

MATRICULA POR LICENCIA Esta matricula es para reservar el ciclo acadmico que el alumno puede optar siempre y cuando est enfermo o por cuestiones de trabajo.

Tiene el mismo procedimiento de matricula Regular:


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1. Debemos colocar el perodo, el cdigo del alumno y el semestre. 2. Presionar reas. 3. Presionar Asignar y por ltimo presionar Grabar.

OPCIN INGRESO Esta opcin nos permite agregar notas ya sean de forma (regular, subsanacin, complementacin y convalidacin). Regular, subsanacin, complementacin: se ingresan las notas mediante una Pre-Acta y as tener la opcin de verificar los datos con exactitud por si cometa un error. Teniendo en cuenta que antes de ingresar las notas tenemos que matricular al alumno(a) y asignar el docente respectiva asignatura. Veamos el siguiente ejemplo: Seguir la siguiente ruta del siguiente grfico:

Es necesario ingresar: El periodo La seccin Y la Asignatura

Luego de haber escrito los datos, presionamos clic en reas y se mostrar la siguiente ventana.
En esta ventana aparece la lista de todos los alumno matriculados en esta asignatura, en este caso solo tenemos un alumno.

Clic en si y mostrara la opcin para ingresar nota.

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Para ingresar Nota:

Digitamos la correspondiente, presionamos

nota luego

Una vez colocadas todas las notas, presionamos el botn GRABAR. despues de terminar todo este procedimiento, debemos confirmar y colocar la fecha del acta (sea regular, se subsanacin, convalidacin o complementacin)cuyas notas hemos ingresado al sistema. Para hacerlo sigamos la ruta del grfico

Ingresamos la fecha del acta que hemos ingresado y confirmamos presionando SI del mensaje que aparecer

Luego mostrara la ventana que contiene las notas anteriormente, donde presionaremos GRABAR para almacenar las notas en la Base de Datos, o CANCELAR en caso de haber cometido algn error, para lo cual debemos volver a ingresar las notas desde la opcin de Ingreso/ Pre Actas

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CONVALIDACIN Para ingresar notas de la forma de Convalidacin primero debemos matricular al alumno desde la misma modalidad; es decir matricularlo por convalidacin, luego asignamos el docente correspondiente por cada asignatura veamos como se hace en el siguiente ejemplo:

Nos dirigimos hacia el men transicin, luego a

El periodo del ciclo que va a completar su convalidacin

El cdigo del rea y la especialidad

Aqu en esta ventana una vez matriculados, vamos al men transicin, luego ingreso, Pre Actas, y seleccionamos convalidacin. Y parecer la siguiente ventana

Aqu se ingresa el cdigo de la Resolucin que ha sido probada tu convalidacin. Por ejemplo: 082-2006 La fecha que ingresa SUPERIOR PEDAGOGICO PUBLICO JOS ANTONIO ENCINAS 32se INSTITUTO Clic en ingresar y podr es la de la Resolucin ingresar la nota

Sistema de Matricula y Evaluacin: SisISPPJAE

REPORTES Es la seccin del sistema que se encarga de emitir los documentos procesados en base a los datos ingresados por el usuario; desde aqu podemos imprimir fichas de matricula boletas de notas, record acadmicos y certificados de estudios. El men Reportes contiene las siguientes opciones:

Para hacerlo debemos tener en cuenta los cdigos de los periodos y de los alumnos, vamos emitir algunos documentos: FICHA DE MATRICULA: Cada vez que un alumno se matricula en un semestre, la Secretaria Acadmica le entrega una ficha que contiene las reas, con sus crditos y horas correspondientes. Para emitir una mediante el SisISPPJAE, debemos hacer lo siguiente: 1. Ir al men Reportes, a la opcin Ficha de Matricula, hacer clic sobre ella.

2. Debe aparecer una ventana como esta:

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En ella ingresaremos el cdigo del alumno (al presionar Enter debe aparecer el nombre del alumno correspondiente al cdigo colocado) y el periodo de matricula

3. Presionamos Ingresar, debe aparecer una ventana nueva:

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N de pgina y botones de desplazamiento

Imprimir

Zoom

Este tipo de ventana aparece para todos los reportes que realicemos, fichas de matricula, boletas de notas, rcords acadmicos, etc. 4. Para imprimir la ficha de matricula simplemente debemos presionar el botn de impresin

BOLETA DE NOTAS: Al finalizar todo periodo acadmico, la SECRETARIA ACADMICA, tiene el deber de entregar a todos los estudiantes, un reporte de todas sus notas obtenidas junto a su promedio ponderado. Mediante el SisISPPJAE, lo podemos hacer de la siguiente manera: 1. Ir al men REPORTES, a la opcin BOLETA DE NOTAS, debe aparecer esta ventana:

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2. Vamos a colocar los datos correspondientes

3. Aparecer la ventana de reportes desde la cual podemos imprimir el documento.

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RCORD ACADMICO Uno de los requisitos para que un alumno pueda sustentar su informe de investigacin o tesis, es presentar su Rcord Acadmico, emitido por Secretara. Existen dos tipos de Rcord, por matricula Regular o Profesionalizacin Para hacerlo desde este sistema debemos hacer lo siguiente: 1. Ir al men Reportes, y elegir la opcin que deseamos: Regular o Profesionalizacin, vamos a emitir un record de matricula Regular.

2. Debe aparecer la siguiente ventana ( para ambas formas es la misma) 3. Colocaremos los datos del alumno cuyo record queremos imprimir.

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MEN AYUDA Esta seccin contiene informacin acerca del sistema y su estructura:

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MENS DEL SISTEMA Contiene cada men vistos anteriormente con sus respectivas opciones.

Esta informacin no puede ser modificada

INGRESO DE USUARIOS. El sistema tiene una seccin de registro de usuarios, cuyas entradas o salidas quedan registradas en la base de datos. Existen restricciones para algunos de los usuarios; es decir no todos los usuarios pueden acceder a los mens por completo. Para registrar a cada usuario se ha creado esta opcin, en la que se puede crear una especie de cuenta con una contrasea.

Con este botn podemos ingresar nuevos usuarios


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MENS DE USUSARIOS: Es la seccin en la que se crean las restricciones para los usuarios, de manera que existan opciones a las que no puedan ingresar, es decir nos permitir crear una seguridad con los datos que se manejan, que son de suma importancia.

-1 significa SI 0 significa NO Quiere decir por ejemplo que el usuario Judith Mendoza tiene acceso a todos los mens, y a todas las opciones. Podr eliminar, agregar y modificar lavase de datos. Si entramos con otro usuario pues solo tendr acceso a unas cuantas opciones donde no se permitir modificar los datos de esta. Esto hace que los datos que manejamos sean ms seguros.

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