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TRABAJO PRCTICO 11 - PROCESADOR DE TEXTO

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Una de las herramientas ms prcticas de los procesadores de texto (Word, WordPerfect, Amipro, etc.) es la que permite realizar rpidamente mltiples copias de un documento, cuando determinados datos han de cambiar de una copia a otra. Por ejemplo: supn que en la oficina te han pasado el borrador de una circular anunciando una oferta especial dirigida a todos aquellos clientes de la empresa que realizan ms de 10 pedidos al ao. Tu trabajo consiste en hacer llegar dicha circular a todos esos clientes. Consultas la base de datos de clientes de la empresa y encuentras que 100 clientes cumplen esa condicin. Qu hars?; escribir cien cartas distintas?; escribir una y copiarla 99 veces en otros tantos documentos, habiendo de cambiar a mano nombres, direcciones, etc.? No es necesario. Si dispones de una lista con todos los datos de los clientes, bastar escribir la carta una sola vez y combinar la carta modelo con los datos de la lista. Si no tienes esa lista, la puedes crear sin salir de Word. Resultado: con slo dos documentos (la carta y la lista) podemos imprimir cuantas copias queramos de la carta en cuestin. Para conseguirlo, debers acudir, en Word, a la opcin Herramientas, Combinar correspondencia.

ACTIVIDAD A REALIZAR Y PROCEDIMIENTO:


Como anexo al trabajo prctico, en el archivo Modelo TP11 - Procesador de Texto.pdf aparece la carta que hemos de enviar a los clientes de un Banco. Adems en el archivo Datos TP11 - Procesador de Texto.doc se incluye una tabla con los datos de todos los clientes que tienen contratado el alquiler de cajas de seguridad en dicho Banco. Los dos archivos se encuentran en la carpeta especificada para este fin. Sigue los siguientes pasos: 1. Abre el documento Modelo TP11 - Procesador de Texto.pdf. 2. Crea un nuevo documento y gurdalo utilizando la siguiente notacin: TP11 + Apellido Alumno. En este documento, crea una carta como la de archivo Modelo TP11 - Procesador de Texto.pdf. Ten en cuenta que la imagen puede ser cualquier otra que te parezca adecuada y el nombre del Banco se ha escrito con un objeto WordArt. 3. Una vez acabada la carta y sin salir del documento, selecciona del men Correspondencia la opcin Iniciar combinacin de correspondencia, Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia 4. Aparece un cuadro de dilogo en el que se reflejan los pasos de la operacin. En el primer paso selecciona Cartas y pulsa siguiente:

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5. En el segundo paso selecciona Utilizar el documento actual y pulsa siguiente.

6. En el tercer paso, para seleccionar los destinatarios, elige Utilizar una lista existente y ve a Examinar

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7. En el cuadro de dilogo que aparece, busca en la carpeta el archivo Datos TP11 - Procesador de Texto.doc y haz doble clic sobre l.

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8. Presiona Aceptar y el programa vuelve al documento. 9. Cierra el panel de tareas y sita el cursor debajo de la lnea horizontal del encabezado de la carta, donde debe aparecer el primer dato del primer cliente. A continuacin selecciona la opcin Insertar campos combinado. Reemplaza cada una de las palabras en color rojo por el campo correspondiente.

TRABAJO PRCTICO 11 - PROCESADOR DE TEXTO 10. Una vez insertados todos los campos, selecciona la opcin Vista previa de resultados del men Correspondencia y vers como los datos introducidos como campos se convierten en los datos del primer cliente.

11. Para ver los de los dems en el men Correspondencia pulsa el botn que contiene una flecha hacia la derecha. Pulsando ese botn repetidamente, pasaremos de una copia a otra de la carta.

12. Para obtener un documento nuevo con tantas copias de la carta como destinatarios, en el men Correspondencia selecciona la opcin Finalizar y combinar, Editar documentos individuales.

13. Aparecer en pantalla el nuevo documento, con tantas copias de la carta como destinatarios (cada copia en una pgina distinta). Una vez realizada esta ltima operacin, se podra imprimir este documento y ya tendramos listas todas las copias de la carta. 14. Guarda los cambios realizados en el nuevo documento creado con el nombre TP11 Clientes + Apellido Alumno.

Cmo seleccionar algunos clientes


Lo que hemos hecho en este ejemplo, hasta ahora, es preparar una carta para enviarla a todos aquellos clientes del Banco que tienen contratada una caja de seguridad. Pero lo normal es que no les haya vencido el contrato a todos ellos. Si partimos de la base de que el contrato se suscribe, por ejemplo, por un ao, habr que buscar alguna forma de incluir en la carta slo a aquellos clientes que contrataron la caja antes de Mayo de 2010. Para ello sigue los siguientes pasos: 1. Con el documento TP11 + Apellido Alumno abierto, haz una clic sobre el botn Editar lista de destinatarios del men Correspondencia. Aparece una pantalla como la siguiente:

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2. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, haz clic en la opcin Filtrar. Luego, pulsa sobre la flecha del apartado Campo y selecciona Fecha_caja, a continuacin pulsa sobre la flecha del apartado Comparacin y selecciona Menor que. Y en el apartado Comparado con... escribe 01-05-10, como se muestra a continuacin:

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3. Finalmente, pulsa Aceptar y para obtener un documento nuevo con tantas copias de la carta como destinatarios cuya caja se encuentra vencida, en el men Correspondencia selecciona la opcin Finalizar y combinar, Editar documentos individuales 4. Guarda el nuevo documento con el nombre TP11 Cajas Vencidas + Apellido Alumno.

A modo de prctica, crea adems, a partir del documento TP11 + Apellido Alumno, los siguientes documentos combinados: TP11 El Chalten + Apellido Alumno: incluir a todos los clientes de El Chalten, ordenados por fecha del contrato (de ms antigua a ms reciente). TP11 Ro Gallegos + Apellido Alumno: incluir a los clientes de Ro Galegos, cuyo nmero de caja sea superior a 4000, ordenados alfabticamente por el apellido.

Ten en cuenta que para realizar un filtro de datos debes quitar cualquier filtro que hayas colocado previamente. Para esto haz click en el botn Editar lista de destinatarios del men Correspondencia. Aparecen los destinatarios de combinar correspondencia. Si existe algn filtro establecido previamente hay que seleccionar la opcin Filtrar, presionar el botn Borrar Todo y Aceptar, de modo que aparezcan todos los clientes.

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