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COMBINAR CORRESPONDENCIA
Una de las herramientas ms prcticas de los procesadores de texto (Word, WordPerfect, Amipro, etc.) es la que permite realizar rpidamente mltiples copias de un documento, cuando determinados datos han de cambiar de una copia a otra. Por ejemplo: supn que en la oficina te han pasado el borrador de una circular anunciando una oferta especial dirigida a todos aquellos clientes de la empresa que realizan ms de 10 pedidos al ao. Tu trabajo consiste en hacer llegar dicha circular a todos esos clientes. Consultas la base de datos de clientes de la empresa y encuentras que 100 clientes cumplen esa condicin. Qu hars?; escribir cien cartas distintas?; escribir una y copiarla 99 veces en otros tantos documentos, habiendo de cambiar a mano nombres, direcciones, etc.? No es necesario. Si dispones de una lista con todos los datos de los clientes, bastar escribir la carta una sola vez y combinar la carta modelo con los datos de la lista. Si no tienes esa lista, la puedes crear sin salir de Word. Resultado: con slo dos documentos (la carta y la lista) podemos imprimir cuantas copias queramos de la carta en cuestin. Para conseguirlo, debers acudir, en Word, a la opcin Herramientas, Combinar correspondencia.
6. En el tercer paso, para seleccionar los destinatarios, elige Utilizar una lista existente y ve a Examinar
7. En el cuadro de dilogo que aparece, busca en la carpeta el archivo Datos TP11 - Procesador de Texto.doc y haz doble clic sobre l.
8. Presiona Aceptar y el programa vuelve al documento. 9. Cierra el panel de tareas y sita el cursor debajo de la lnea horizontal del encabezado de la carta, donde debe aparecer el primer dato del primer cliente. A continuacin selecciona la opcin Insertar campos combinado. Reemplaza cada una de las palabras en color rojo por el campo correspondiente.
TRABAJO PRCTICO 11 - PROCESADOR DE TEXTO 10. Una vez insertados todos los campos, selecciona la opcin Vista previa de resultados del men Correspondencia y vers como los datos introducidos como campos se convierten en los datos del primer cliente.
11. Para ver los de los dems en el men Correspondencia pulsa el botn que contiene una flecha hacia la derecha. Pulsando ese botn repetidamente, pasaremos de una copia a otra de la carta.
12. Para obtener un documento nuevo con tantas copias de la carta como destinatarios, en el men Correspondencia selecciona la opcin Finalizar y combinar, Editar documentos individuales.
13. Aparecer en pantalla el nuevo documento, con tantas copias de la carta como destinatarios (cada copia en una pgina distinta). Una vez realizada esta ltima operacin, se podra imprimir este documento y ya tendramos listas todas las copias de la carta. 14. Guarda los cambios realizados en el nuevo documento creado con el nombre TP11 Clientes + Apellido Alumno.
2. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, haz clic en la opcin Filtrar. Luego, pulsa sobre la flecha del apartado Campo y selecciona Fecha_caja, a continuacin pulsa sobre la flecha del apartado Comparacin y selecciona Menor que. Y en el apartado Comparado con... escribe 01-05-10, como se muestra a continuacin:
3. Finalmente, pulsa Aceptar y para obtener un documento nuevo con tantas copias de la carta como destinatarios cuya caja se encuentra vencida, en el men Correspondencia selecciona la opcin Finalizar y combinar, Editar documentos individuales 4. Guarda el nuevo documento con el nombre TP11 Cajas Vencidas + Apellido Alumno.
A modo de prctica, crea adems, a partir del documento TP11 + Apellido Alumno, los siguientes documentos combinados: TP11 El Chalten + Apellido Alumno: incluir a todos los clientes de El Chalten, ordenados por fecha del contrato (de ms antigua a ms reciente). TP11 Ro Gallegos + Apellido Alumno: incluir a los clientes de Ro Galegos, cuyo nmero de caja sea superior a 4000, ordenados alfabticamente por el apellido.
Ten en cuenta que para realizar un filtro de datos debes quitar cualquier filtro que hayas colocado previamente. Para esto haz click en el botn Editar lista de destinatarios del men Correspondencia. Aparecen los destinatarios de combinar correspondencia. Si existe algn filtro establecido previamente hay que seleccionar la opcin Filtrar, presionar el botn Borrar Todo y Aceptar, de modo que aparezcan todos los clientes.