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Caracterización de procesos

 Objetivo La caracterización de un proceso corresponde a la representación en forma esquemática y simple de un proceso, describiendo en forma general las actividades, entradas, salidas, indicadores de proceso, lista de la documentación detalladas sobre cómo hacer las actividades, método de seguimiento y control del proceso, recursos físicos y humanos empleados con el proceso, relación con las normas ISO9001, ISO14001 y OHSAS18001. Finalmente, la caracterización del proceso describe en forma breve la relación con otros procesos y las consignas de seguridad industrial.  Instrumento La caracterización de los procesos de la organización requiere el siguiente procedimiento: ACTIVIDAD DETALLE

Elabore el formato y defina claramente cada sección del diagrama de caracterización del proceso. Busque un esquema sencillo de documentar y fácil de aplicar en la cultura y contexto de la empresa.

Haga un procedimiento que explique cómo se debe definir un proceso, como se debe documentar, aprobar, divulgar, auditar y modificar en el futuro.

Entregue el formato y procedimiento a todos las personas que deben llevar a cabo la caracterización de un proceso. Asegure responsables, fecha y claridad sobre los contenidos que deben ser entregados.

hágalos aprobar y divúlguelos. Audite los procesos y asegure la disciplina de trabajo. Los procesos descritos en los documentos deben corresponder a las actividades que se llevan a cabo en la realidad. Nunca cambio el sentido de los documentos sin el consentimiento de los autores. esta es la única forma de poder llevar a cabo el cambio en los riesgos del personal y mitigar el impacto ambiental. Fomente que las personas mejoren los procesos y se hagan acciones preventivas. logrando que todo el personal reporte los cambios a los procesos y los mantenga al día. edítelos para asegurar unidad de presentación.ACTIVIDAD DETALLE Reciba los resultados. Al mismo tiempo busque las formas de lograr que el personal encuentre oportunidades de mejora como consecuencia de las auditorías. . Mantenga el sistema funcionando.

Es a nivel muy consolidado y sin detalles. Permite definir los recursos físicos que requiere el proceso. Control de cambios Control de distribución Objetivo Salidas Entradas Actividades Seguimiento y control Recursos humanos Recursos físicos .Cada caracterización debe tener como mínimo los requisitos de las normas ISO9001. Permite relacionar los procesos por una segunda Código de identificación llave de acceso y evita que dos nombres iguales sean confundidos. Descripción de los pasos del proceso que deben ser ejecutados para que las entradas se conviertan en las salidas. Permite saber la historia de los documentos del proceso cuantas veces y porqué han sido cambiados. periodicidad y método mediante el cual se hace seguimiento y control del proceso. Define las entradas requeridas por el proceso a describir. ISO14001 y la OHSAS18001 a saber: REQUISITO Nombre DETALLE Permite relacionar el nombre del proceso. Permite relacionar quienes son las personas que reciben copia del documento y asegura su control de distribución manual o electrónico. Se busca que sea escrito en forma igual al escrito en el diagrama de macro procesos. Permite definir los recursos humanos que intervienen el proceso y su nivel de competencia. Permite definir la autoridad.(2) Define la razón de ser del proceso Describe los productos o servicios que se prestan con ese proceso.

Permite definir los indicadores mediante los cuales va a ser monitoreado el proceso. . Índice de la Documentación (1) que Permite al lector indicar dónde puede consultar en detalla las actividades forma más detallada la manera de hacer las cosas. propias de la organización. normas internacionales. permite a los usuarios tener acceso de lectura al documento y avisa por correo electrónico cuando hay cambios. (2) Cuando los sistemas son manuales. sectoriales.REQUISITO DETALLE Permite definir en forma muy resumida las prácticas de medio ambiente y seguridad industrial que exige el proceso. Cuando el sistema es electrónico. En algunas organizaciones existe política o directrices sobre un proceso. instructivos de trabajo. para solo mencionar dos. nacionales. o protocolos de servicio. Prácticas de HSE Indicadores de proceso Permite relacionar los requisitos de la normas con Relaciones de el proceso para poder a los inspectores equivalencia con las certificadores demostrar la conformidad del normas ISO y OHSAS sistema integral Descripción de su Permite detallar otros procesos con los cuales el interrelación con otros proceso descrito tiene relación y los medios de proceso de la comunicación. organización. atender cambios de última hora. un proceso de servicio se reserva el derecho de admisión de los clientes. la lista facilita el control del cambio al saber quién debe recibir una copia del documento modificado. Notas: (1) La documentación puede estar constituida por procedimientos. descritas en el proceso. por ejemplo una Política de la alta maquinaria debe operar en condiciones normales dirección relacionada solamente al 70% de su capacidad para poder con el proceso.

Logo de la organización OHSAS18001: ISO9001: ISO14001: <<NOMBRE>> Fecha: OBJETIVO DEL ALCANCE DEL PROCESO PROCESO CORRELACIÓN CON OTROS PROCESOS PROCESO PROVEEDOR PROCESO CLIENTE DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES PRINCIPALES SALIDAS DIAGRAMA RECURSOS HUMANOS FÍSICOS TECNOLÓGICOS MEDICIÓN Y VERIFICACIÓN DEL PROCESO INDICADOR DE PROCESO: CONDICIONES SEGURAS DOCUMENTOS RELACIONADOS CONTROL DE DOCUMENTOS VERSIÓN FECHA ELABORADO META PROCESO: PRACTICAS AMBIENTALES REVISADO APROBADO MODIFICACIONES Para algunas organizaciones es necesario llevar a cabo proyectos con fechas definidas. Para ello se requiere crear los denominados programas de las normas ISO14001 y la norma OHSAS18001. Se sugiere emplear el siguiente formato para llevar a cabo este trabajo: . objetivos y recursos.

seguridad industrial y prevención que la empresa considere necesarios. Ejemplo aplicativo de proceso Una empresa operadora encargada de realizar la administración integral de yacimientos de petróleo llevó a cabo la documentación de sus caracterizaciones presentando la documentación con los formatos descritos a continuación. Actualización del programa de salud ocupacional de la organización.1 ISO14001:4.1 Versión: 1. fue hacer un esquema de procesos tan sencillo como fuera posible para facilitar a las personas la comprensión de sus actividades. Investigación de incidentes cuando se presenten incidentes de salud ocupacional o de medio ambiente .02 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN HSEQ OBJETIVO: Establecer. PROVEEDOR: Todos los Procesos ENTRADAS        Identificación de aspectos legales Identificación de peligros del proceso empleando el análisis de la ISO31000 Informe de epidemiología de la empresa Cambios legales Manejo de novedades Informe de Auditorías Plan de mejora del sistema de gestión integral ACTIVIDADES            Análisis de cumplimiento legal Análisis de peligros Análisis de la calidad de los controles Estudio de la epidemiología de la empresa para determinar los programas que debe continuar la entidad o los que debe abrir como nuevos. mantener y mejorar el sistema de gestión integral. “Lo primero que intenté. implementar.” Coordinadora HSEQ ISO9001:4. Actualización de la matriz de impacto ambiental significativo Actualización de documentos y registros Elaboración de programa anual de auditoría integral Seguimiento a las auditorías internas Seguimiento al cumplimiento de los programas de salud ocupacional.1 OHSAS18001:4.

Auditorías Realizadas Acciones correctivas y preventivas RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS      Oficina Internet Red interna de computadores Teléfono Impresora RECURSOS HUMANOS Coordinador HSEQ INDICADOR PROCESO Perfil HSEQ mensual en el cuadro de mando integral DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMIENTOS          SEGUIMIENTO Y CONTROL    Comité HSEQ Auditorías Revisiones por la dirección. quejas y reclamos Procedimiento de auditoría interna Procedimiento de manejo del no conforme Procedimiento de acciones correctivas y preventivas Procedimiento de atención de emergencias .SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN HSEQ    ISO9001:4. CLIENTE: Todos los Procesos SALIDAS       Documentos y Registros controlados Matriz de peligros actualizada.1 Versión: 1. Matriz de aspectos ambientales significativos actualizada Programa de salud ocupacional actualizado. externa y con partes interesadas Procedimiento de felicitaciones.02 Actualización del plan de vulnerabilidad y realizar los simulacros del plan de emergencia Seguimiento acciones correctivas y preventivas Reporte de eficacia del sistema de gerencia integral para la dirección.1 OHSAS18001:4.1 ISO14001:4. Procedimiento de identificación y cumplimiento de aspectos legales Procedimiento para identificación de riesgos y peligros Procedimiento de control de Documentos y Registros Procedimiento de comunicación interna.

com .1 ISO14001:4.SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN HSEQ    Procedimiento de investigación de incidentes Procedimiento de control de documentos Procedimiento de control de registros ISO9001:4.1 Versión: 1.1 OHSAS18001:4.jimenez.barrero@gmail. REVISÓ Y APROBÓ Martin Sánchez Cuellar Gerente General ELABORÓ Mónica Gómez Arias Coordinadora HSEQ TOMADO DE: HERNÁN JIMÉNEZ & ASOCIADOS Carrera12 #169 – 50 Interior 193 BOGOTÁ-COLOMBIA hernan.02 FORMATOS        Listado maestro de Documentos y Registros Normograma Reporte de no conformidades Estado de las acciones correctivas y preventivas Programa de Auditorías Internas Notas de campo de auditoria Informe a la dirección de auditoría.