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Acta de Constitucin del Proyecto

Su Vajilla S.A. Proyecto Cristalera

Acta de Constitucin del Proyecto


Preparado por: Juan Prez Versin: 1.0 Cliente/Usuario Final: Contacto en el cliente: Juan Prez Tipo de Proyecto(S/M/L): Firma: Fecha: 14/04/09

Personal y Gerencia de Gerencia Su Vajilla Firma: Unidad de Negocio: Operativa Tctica - Gerencial Project Manager: Emilio Borr Firma: Project Sponsor: Juan Prez Firma:

Su Vajilla S.A. Proyecto Cristalera

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO rev 1.5 07/04/2009

Tabla de Contenidos
Seccin 1 Visin general del proyecto...........................................................................................1
1.1Declaracin del problema.................................................................................................................1 1.2Descripcin del proyecto...................................................................................................................1 1.3Justificacin del Proyecto.................................................................................................................1 1.4Metas y objetivos...............................................................................................................................1 1.5 Alcance del proyecto........................................................................................................................2 1.5Factores crticos de xito...................................................................................................................5 1.6Supuestos...........................................................................................................................................5 1.7 Restricciones.....................................................................................................................................5 1.8 Hitos principales del proyecto.........................................................................................................6

Seccin 2 Organizacin del proyecto.............................................................................................7


2.1Estructura del Proyecto....................................................................................................................7 la estructura del proyecto se presenta en forma de organigrama......................................................7 ................................................................................................................................................................. 8 2.2 Autoridad de supervisin del proyecto ..........................................................................................8 2.3 Interesados principales....................................................................................................................8 2.4 Instalaciones y Recursos del Proyecto............................................................................................9

Seccin 3 Historial de las revisiones............................................................................................10

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Seccin 1 Visin general del proyecto


1.1 Declaracin del problema
La empresa Su Vajilla actualmente administra el alquiler de vajilla y la relacin con los proveedores y clientes de forma manual. Debido al crecimiento alcanzado en los ltimos tiempos el volumen de informacin a manejar se elev dando como resultado una ralentizacin en los procesos operativos diarios.

1.2 Descripcin del proyecto


El propsito principal del proyecto consistir en informatizar automatizar la gestin tanto operativa como gerencial comercial de la empresa, en virtud de esto se realizar un software de gestin de alquiler de vajilla y relaciones con clientes y proveedores de acuerdo a laos reglas de negocio vigentes y los requerimientos expresamente solicitados. MuyMuy inespecfico. Se realizar la entrega de un software de gestin de alquiler de vajilla y relaciones con clientes y proveedores. El producto del proyecto es un software , no la entrega de un software.

1.3 Justificacin del Proyecto


Como en todo proyecto, lo que motiva este emprendimiento, es el cambio. El mismo se ve impulsado por la evolucin de la empresa, la creciente necesidad de formalizacin de la administracin y un mejor control del accionar diario. Se define como solucin a estos tpicos el establecimiento de un producto de decide por tales motivos, realizar un software que informatizar los procesos existentes en la organizacin, brindando apoyo tanto al sector operativo como gerencial,encargado de la administracin central, en lo que hace a control y manejo de procesos los softwares no manejan procesos, los procesos estn en la organizacin.. aA la vez esto traer una disminucin de horas hombre y costo de administracin de la informacin, as como tambin una mejora en los tiempos de atencin a clientes y proveedores.

1.4 Metas y objetivos


El Proyecto tendr como meta el construir un producto de alta calidad orientado a para automatizar los procesos de administracin de alquiler de vajilla y relaciones con proveedores y clientes. Sern objetivos a alcanzar: Reduccin de los tiempos de operacin en un 50% respecto a los tiempos actuales. Reduccin de horas/hombre de trabajo. Almacenamiento Procesamiento de la informacin con fines estadsticos y de reportes para los distintos niveles de la organizacin.n, dando lugar a nuevos informes y tratamiento de la informacin, optimizando su uso. Generacin de reportes para los distintos niveles de la organizacin.

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Articulacin de las reservas desde el modulo local y de reservas con la pgin la pgina web de Su Vajilla. Gestin de proveedores y registro histrico de pedidos realizados Mejora del manejo de artculos en stock. Control sobre las piezas rotas y solicitudes que no pudieron ser satisfechas.

Recordar que desde las metas y objetivos del proyecto se desagregan luego los diferentes entregables, por eso sera conveniente mencionar aqu proveedores, gestin del stock de la vajilla, de reposicin de piezas rotas, de pedidos de piezas inexistentes.

1.5 Alcance del proyecto


El proyecto incluye Mdulo de Reservas. (escritorio y web) Mdulo de reposicin de vajilla. Mdulo de Alquileres. Registro de vajilla solicitada inexistente o no comercializada. Mdulo de cobranzas a clientes, cobranzas a quines? Gestin de la devolucin del seguro por piezas rotas. Mdulo de informes y estadsticas. Mdulo de ayuda y configuracin. Mdulo de Gestin de Clientes Mdulo de Gestin de Proveedores Mdulo de Gestin de Stock

El proyecto no incluye Manejo de personal y registro de sus horas. Entrenamiento y capacitacin de los usuarios finales. Logstica de traslado y entrega.

Muy buena la definicin de lo que no incluye!

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Entregable

Criterio/s de aceptacin Deber recolectar las peticiones de reserva realizadas va web. Tambin deber ser capaz de registrar dichos pedidos junto con los recibidos por mostrador. Este trabajo implicar el impacto en el stock de artculos disponibles. Se prev que tambin pueda informar las reservas vigentes y el historial de reservas. Se deber poder emitir pedidos de reposicin en funcin a un stock determinado y un lmite mnimo que podr ser establecido..(esto es un supuesto, releer de la teora que son los activos de los procesos de la organizacin ) Este modulo tendr que respetar la estructura del formulario de pedidos actual. Este mdulo deber poder registrar e informar todos los alquileres junto a su informacin asociada., (esto es un supuesto, releer de la teora que son los activos de los procesos de la organizacin )para ello podrn tomarse como modelo los formularios de solicitud utilizados en la actualidad. Registro e informacin sobre de las piezas solicitadas que no existen en stock o no se comercializan. Cantidad de solicitudes por tem. Registro e informacin sobre de los pagos hechos y deudas a cobrar con la devolucin de los artculos alquilados. Administracin de la devolucin o no, en funcin de las roturas ocasionadas a las piezas. Registro de las piezas rotas y del cliente involucrado. Informacin actual e histrica sobre las roturas ocasionadas.

Mdulo de Reservas. (escritorio y web)

Mdulo de reposicin de vajilla

Mdulo de alquileres

Registro de vajilla solicitada inexistente o no comercializada

Mdulo de cobranzas a clientes

Gestin de la devolucin del seguro por piezas rotas.

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Entregable

Criterio/s de aceptacin Indicadores Predefinidos: Indicador de cantidad de solicitudes de alquiler. Indicador de cantidad de prdidas de vajilla. Indicador de tiempos de respuesta promedio en mostrador. Indicador de clientes ms fieles. Indicador de productos ms alquilados. Indicador de solicitudes de alquiler que no pudieron ser satisfechas. Indicador de retenciones de seguro. Indicador de stock. Comparativas entre diferentes perodos de tiempo para todos los indicadores. Indicadores giles: Se deber poder contar con toda la informacin recopilada en el negocio y herramientas para combinar dicha informacin de manera de obtener informes e indicadores adicionales basados en los temas seleccionados.Por ejemplo un criterio de aceptacin de este mdulo , puede ser que sea posible construir un informe de gestin a partir de necesidades puntuales de la Gerencia y no que estn ya todos los informes preestablecidos de manera tal que si surge algn otro formato se debe pedir una actualizacin del software. Mdulo de ayuda conteniendo informacin necesaria para la correcta utilizacin del sistema. Informacin de customizacin de ambiente para correcto funcionamiento del sistema (hardware, software, etc.). Deber encargarse de administrar la informacin referente a los clientes y ser capaz de registrar con que frecuencia realizan alquileres. Deber registrar e encargarse de administrar toda la informarcin los datos de referente a los proveedores e informary registrar el historial de pedidos realizados a los proveedores. Deber mantener registro de la cantidad de piezas en stock, adems deber controlarinformar el stock de piezas rotas.

Mdulo de informes y estadsticas

Mdulo de ayuda y configuracin

Mdulo de Gestin de Clientes

Mdulo de Gestin de Proveedores

Mdulo de Gestin de Stock

Mi criterio es definir los criterios de aceptacin de manera similar a lo escrito en Gestin de proveedores.

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Dependencias y Links con otros proyectos El mdulo de reservas del nuevo sistema estar en estrecha relacin con la web de Su Vajilla. Dado que podr accederse va web a realizar las reservas y estas reservas debern ser tomadas por el mdulo para el consecuente tratamiento de la misma.

1.5 Factores crticos de xito


Mejorar tiempos de respuesta en la administracin comercial. Reduccin de costos de administracin. Automatizacin de los procesos operativos y gerenciales. Correcto funcionamiento de la pgina web de Su Vajilla en conjunto con el mdulo de reservas.

1.6 Supuestos
La pgina web de Su Vajilla cuenta con una interfaz de comunicacin con el modulo de reservas a incorporar. Representacin de Su Vajilla para asesoramiento adicional respecto a know how de negocio y clarificacin de requerimientos. Todos los mdulos que formarn parte del software entregado debern respetar las estructuras de formularios actuales, en lo que hace a nuevas funcionalidades las estructuras propuestas sern validadas en tiempo y forma por Su Vajilla.

Agregar la existencia de formularios que siguen vigentes.

1.7 Restricciones
De Costos Se cuenta con un presupuesto de $100.000 (pesos cien mil) De Tiempos El proyecto no debe extenderse ms de seis meses. De Calidad Su vajilla no trabaja actualmente bajo normas ISO-IRAM, ni posee certificaciones de calidad o procesos que haya que respetar. Otras No Aplica.

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1.8 Hitos principales del proyecto


Hito Entrega del Acta de Constitucin de Proyecto Entrega de la WBS Entrega del diccionario WBS Entrega del Documento de Alcance Fecha 14/04/09 21/04/09 21/04/09 21/04/09

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Seccin 2 Organizacin del proyecto


2.1 Estructura del Proyecto la estructura del proyecto se presenta en forma de organigrama.
Sponsor: Juan Perez PM: Emilio Borr StakeHolders: Gustavo Szulc Carlos Garca
TEAM MEMBER Grupo de Trabajo: Guillermo Mantegna TEAM MEMBER Esteban Socas TEAM MEMBER Matias Cestoni TEAM MEMBER Ivan Muzzupappa TEAM MEMBER Martin Camizzaro PROJECT MANAGER Emilio Borr STAKEHOLDER Carlos Garca SPONSOR Juan Perez STAKEHOLDER Gustavo Szulc

Guillermo Mantenga Esteban Socas Selman Matas Cestoni Ivan Muzzupappa Martn Camizzaro

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2.2 Autoridad de supervisin del proyecto


Project Manager: Emilio Borr. El PM cuenta con la mxima autoridad y responsabilidad en este proyecto, la misma se encuentra en estrecha relacin con la estructura organizacional adoptada, la misma es de tipo proyectizada. Nivel de Autoridad: Alto, definir en base al tipo de organizacin (proyectizada, funcional, matricial)

2.3 Interesados principales


Nombre Puesto/Rol Principal Inters en el Proyecto Mejora de las operaciones diarias en cuanto a tiempos y calidad de atencin. Mejora en la calidad de atencin. Maximizacin de las ganancias. Mejora de la operativa diaria. Administracin central y estadstica de los datos de la empresa. Otras Responsabilidade s

Juan Perez

Encargado del rea Operativa

Gustavo Szulc

Socio Gerente

Carlos Garca

Socio Gerente

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2.4 Instalaciones y Recursos del Proyecto

Recursos requeridos

Responsabilidades

Ambiente de desarrollo: 5 Equipos con windows xp y entorno de Gerencia: Aprobacin de presupuesto. Contratacin de proveedores de desarrollo Eclipse. Base hardware y software. de datos Oracle 10g en servidor de desarrollo dedicado. Lugar fsico de trabajo: 5 Puestos de trabajo con cercana fsica. Gerencia: Acondicionamiento del lugar de trabajo. Contratacin de la mano de obra dedicada a tal fin.

Repositorio centralizado de artefactos y cdigo Equipo de Trabajo de desarrollo: Instalacin y configuracin del fuente. (tipo SVN o repositorio. CVS)

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Seccin 3 Historial de las revisiones


Versi n Fecha Revisado por Descripcin/Estado

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