HG 012 English for Communication 4.

ExternalReading 2, How to run corporate meetings
and planning meetings.

แปลโดย Medzye Fah Drezoziar (สาขา AD)
Running meetings

planning and running effective meetings for business,
corporate, sales, managing, mediation, strategic planning
and team-building.

การวางแผนและการทำางานทีม
่ ีประสิทธิภาพสำาหรับการ

ประชุมทางธุรกิจ, องค์กร, การขาย, การจัดการการไกล่เกลีย

การวางแผนเชิงกลยุทธ์และการสร้างทีมงาน

Meetings are vital for management communication. Properly
run meetings save time, increase motivation, productivity,
and solve problems. Meetings create new ideas and
initiatives. Meetings diffuse conflict in a way that emails
and memos cannot. Meetings are effective because the
written word only carries 7% of the true meaning and
feeling. Meetings are better than telephone conferences
because only 38% of the meaning and feeling is carried in
the way that things are said. The other 55% of the
meaning and feeling is carried in facial expression and

การประชุมระดมสมองจะมีประสิทธิภาพอย่างมากสำาหรับการ สร้างทีมงาน. (Statistics from research by Dr.non-verbal signals. การตัดสินใจ และการแก้ ปั ญหา .Albert Mehrabian) Brainstorming meetings are immensely powerful for teambuilding. That's why meetings are so useful. decision-making and problem-solving.Albert Mehrabian) การประชุมมีความสำาคัญสำาหรับการสือ ่ สารการจัดการ การ ประชุมมีประสิทธิภาพประหยัดเวลา. เพิม ่ แรงจูงใจ. ความคิดสร้างสรรค์. ในการผลิต และการแก้ปัญหา การประชุมสร้างความคิดใหม่และความคิด ริเริม ่ การประชุมกระจายความขัดแย้งในลักษณะทีอ ่ ีเมลและ การบันทึกช่วยจำาไม่ได้ การประชุมทีม ่ ีประสิทธิภาพเพราะมีการ เขียนแค่ 7% ของความหมายทีแ ่ ท้จริงและความรู้สึก การ ประชุมจะดีกว่าการประชุมทางโทรศัพท์เพราะเพียง 38% ของ ความหมายและความรู้สึกจะดำาเนินการในลักษณะสิง่ ทีจ ่ ะกล่าว 55% ของความหมายและความรู้สึกจะดำาเนินการในการ แสดงออกทางสีหน้าและสัญญาณทีไ่ ม่ใช่คำาพูด นัน ่ เป็ นเหตุผลที ่ การประชุมจะมีประโยชน์มาก (สถิติจากการวิจัยโดย Dr. creativity.

and are worse than having no meetings at all. สัง่ และทำาการตัดสินใจทัง้ หมดซึง่ ไม่ได้เป็ นรูปแบบการ ผลิตโดยเฉพาะอย่างยิง่ ในการเป็ นผู้นำา holding meetings is an increasingly expensive activity.Meetings which involve people and encourage participation and responsibility are more constructive than meetings in which the leader tells. due to mobile working and . ทรัพยากร. เงิน. and the fact that people are rarely now based in the same location. which is not a particularly productive style of leadership. Badly run meetings waste time. และทีเ่ ลวร้ายยิง่ กว่าทีไ่ ม่มีการประชุมทัง้ หมด The need to run effective meetings is more intense than ever in modern times. hence the need to run meetings well. money. resources. instructs and makes all the decisions. การประชุมทีเ่ กีย ่ วข้องกับผู้คนและสนับสนุนให้มีส่วนร่วม และ ความรับผิดชอบมีมากกว่าเกีย ่ วกับการสร้างการประชุมทีผ ่ ู้นำา บอก. ถือการประชุมเป็ นกิจกรรมทีม ่ ีราคาแพงมาก จึงจำาเป็ นต้องเรียก ใช้การประชุมทีด ่ ี ทำางานไม่ดีเสียเวลาประชุม. given ever-increasing pressures on people's time.

โทรศัพท์ และการประชุมทางวิดีโอ.progressively 'globalised' teams and organisational structures. เทคโนโลยีใหม่ให้ทางเลือกหลายอย่างเพือ ่ การประชุมแบบตัว ต่อตัว-การประชุมรอบโต๊ะ. Explore other options such as telephone conferencing and video conferencing before deciding that a physical meeting is required. มือถือยิง่ ๆ ขึน ้ ไป-บนเว็บ Accordingly. increasingly mobile and web-based. . such as phone and video-conferencing. ได้รับแรงกดดันเพิม ่ มากขึน ้ ในเวลาของ ผู้คน และความจริงทีว ่ ่าผู้คนในปั จจุบันนีไ้ ม่ได้อยู่ในสถานที ่ เดียวกันเนือ ่ งจากการทำางานแบบเคลือ ่ นทีแ ่ ละความก้าวหน้า ของ 'โลกาภิวัตน์และทีมขององค์กร โครงสร้าง New technology provides several alternatives to the conventional face-to-face meetings around a table. จำาเป็ นทีจ ่ ะต้องเรียกการประชุมทีม ่ ีประสิทธิภาพมากกว่าความ รุนแรงในยุคปั จจุบัน. and decide what sort of meeting is appropriate for the situation. choose meeting methods that are appropriate for the situation.

and can actually be very unfair to staff if the matter significantly affects their personal futures or wellbeing. Understand that meaning and feeling can be lost or confused when people are not physically sitting in the same room as each other.ดังนัน ้ การเลือกวิธีการประชุมทีม ่ ีความเหมาะสมกับสถานการณ์ สำารวจตัวเลือกอืน ่ ๆ เช่นการประชุมทางโทรศัพท์และการ ประชุมทางวิดีโอก่อนทีจ ่ ะตัดสินใจว่าการประชุมทางกายภาพที ่ จำาเป็ นและตัดสินใจประเภทของการประชุมคือความเหมาะสม กับสถานการณ์ Physical face-to-face meetings are the most effective type of meetings for meetings for conveying feelings and meanings. การประชุมแบบตัวต่อตัว-กายภาพเป็ นชนิดทีม ่ ีประสิทธิภาพ สูงสุดของการประชุมสำาหรับการประชุมสำาหรับความรู้สึกและ ความหมายสือ ่ จึงไม่เหมาะสมหรือเป็ นธรรมทีจ ่ ะระงับการ ประชุม (ทางโทรศัพท์หรือการประชุมทางวิดีโอ-) เสมือนจริง . Trying to save time and money by holding virtual meeting for serious matters is often a false economy for the organisation. Therefore it is not sensible or fair to hold a virtual (phone or video-conferencing) meeting about a very serious matter.

แผนการใช้วาระการประชุมเป็ นเครือ ่ งมือในการวางแผน 2.เกีย ่ วกับเรือ ่ งทีร ่ ้ายแรงมาก เข้าใจว่าความหมายและความรู้สึก ทีส ่ ามารถสูญหายหรือเกิดความสับสนเมือ ่ ผู้คนไม่ได้นง ั่ อยู่ใน ห้องเดียว การพยายามทีจ ่ ะประหยัดเวลาและเงินโดยถือเสมือน การประชุมสำาหรับเรือ ่ งทีร ่ ้ายแรงมักจะเป็ นเศรษฐกิจทีผ ่ ิดพลาด สำาหรับองค์กร และทีจ ่ ริงได้มากทีไ่ ม่เป็ นธรรมให้กับเจ้าหน้าที ่ หากไม่มีสัณญาณทีส ่ ่งผลกระทบต่อบุคคลในอนาคต หรือความ สุขสบาย Meetings-basic rules here is a solid basic structure for most types of meetings. follow up agreed actions and responsibilities 1. เรียกใช้การควบคุมการประชุมให้-ตกลงกระทำาและความรับ ผิดชอบผลทีจ ่ ะทราบ . agree outcomes. plan-use the agenda as a planning tool 2. circulate the meeting agenda in advance 3. write and circulate notes-especially actions and accountabilities 5. run the meeting-keep control. take note 4. นีค ่ ือโครงสร้างพืน ้ ฐานทีม ่ น ั่ คงสำาหรับประเภทของการประชุม 1. หมุนเวียนวาระการประชุมล่วงหน้า 3. actions and responsibilities.

and for lots of purposes such as: การประชุมมาในรูปรูปทรงและขนาด. ติดตามการดำาเนินการตกลงกันและ ความรับผิดชอบ Meetings come in all shapes and sizes. และสำาหรับจำานวน วัตถุประสงค์เช่น:  giving information  discussion (leading to an objective)  generating ideas  planning  consulting and getting feedback  finding solutions/solving problems  making decisions  การให้ข้อมูล  การสนทนา (ทีน ่ ำาไปสู่วัตถุประสงค์)  สร้างความคิด  การวางแผน . เขียนและบันทึกหมุนเวียนโดยเฉพาะอย่างยิง่ การกระทำา และรับผิดชอบ 5.4.

Urgent matters generally do not warrant a lot of discussion. อะไรคือจุดมุ่งหมายของการประชุมหรือวัตถุประสงค์ มี วัตถุประสงค์ทช ี ่ ัดเจน. or purposes?Always have a clear purpose. ให้คำาปรึกษาและการรับความคิดเห็น  การหาวิธีการแก้ไข / แก้ปัญหา  การตัดสินใจ Meeting priorities What is the meeting's purpose. otherwise don't have a meeting. มิฉะนัน ้ ไม่ต้องประชุม ตัดสินใจปั ญหา เพือ ่ รวมไว้ในการประชุมและจัดลำาดับความสำาคัญญาติของพวก เขา: ความสำาคัญและความเร่งด่วน เรือ ่ งทีส ่ ำาคัญไม่จำาเป็ นต้อง ได้รับการแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว เรือ ่ งเร่งด่วนโดยทัว ่ ไปจะไม่รับ ประกันจำานวนของการสนทนา เรือ ่ งทีม ่ ีทง ั ้ เร่งด่วนและมีความ สำาคัญเป็ นลำาดับความสำาคัญอย่างจริงจังอย่างชัดเจนว่าต้อง ระมัดระวังการวางแผนและการจัดการ . Decide the issues for inclusion in the meeting and their relative priority: importance and urgency. Important matters do not necessarily need to be resolved quickly. Matters that are both urgent and important are clearly serious priorities that need careful planning and management.

what is the purpose) for each issue.Meeting outcomes Decide the type of outcome (i. and put this on the agenda alongside the heading. This is important as people need to know what is expected of them. Typical types of outcomes are: ประเภทของการตัดสินใจ (คือสิง่ ทีเ่ ป็ นวัตถุประสงค์) สำาหรับ แต่ละประเด็นและวางนีใ้ นวาระการประชุมร่วมกับส่วนหัว ซึง่ เป็ นสิง่ สำาคัญทีผ ่ ู้คนจำาเป็ นต้องรู้สง ิ ่ ทีค ่ วามคาดหวังของพวกเขา และแต่ละรายการจะมีประสิทธิผลมากขึน ้ โดยมีวัตถุประสงค์ที ่ ชัดเจนเริม ่ แรก ประเภททัว ่ ไปของผลลัพธ์คือ:  Decision  Discussion  Information  Generating ideas  Getting feedback  Finding solutions  การตัดสินใจ  การสนทนา .. and each item will be more productive with a clear aim at the outset.e.

วิธีแก้ปัญหา Meeting sequence Ensure any urgent issues are placed up the agenda.หากคุณจะพลาดสิง่ ใดๆ คุณสามารถ พลาดสิง่ เหล่านัน ้ ได้ง่าย และมากขึน ้ Try to achieve a varied mix through the running order. พยายามทีจ ่ ะบรรลุการผสมผสานทีห ่ ลากหลายผ่านการใช้คำาสัง่ ถ้าเป็ นไปได้หลีกเลีย ่ งการวางรายการทีข ่ ัดแย้งทีแ ่ ตกต่างกัน อย่างหนักในวาระทีจ ่ ะสร้างการเปลีย ่ นแปลงในการดำาเนินการ และความรุนแรง . ตรวจสอบให้แน่ใจของปั ญหาใดๆ ในวาระเร่งด่วน รายการที ่ ไม่ใช่วาระเรือ ่ งเร่งด่วน.if possible avoid putting heavy controversial items togethervary the agenda to create changes in pace and intensity. Nonurgent items place down the agenda-if you are going to miss any you can more easily afford to miss these. ข้อมูล  สร้างความคิด  รับข้อเสนอแนะ  ค้นหาทางออก.

debating or doing other active things. whether speaking. instead after lunch get people participating and involved. Keep the timing realisticusually things take longer than you think. their concentration begins to .Also be mindful of the lull that generally affects people after lunch. Unless people are participating and fully involved. พิจารณาเวลาทีจ ่ ำาเป็ นสำาหรับรายการต่างๆ จัดสรรช่วงเวลาที ่ เป็ นไปได้สำาหรับแต่ละรายการ เก็บช่วงเวลาทีเ่ ป็ นไปได้-มักจะ นำาใช้เวลานานกว่าทีค ่ ุณคิด Put plenty of breaks into long meetings. มีสติในการขับกล่อมทีม ่ ีผลกระทบต่อผู้คนโดยทัว ่ ไปเช่นกัน หลัง อาหารกลางวันจึงพยายามทีจ ่ ะหลีกเลีย ่ งการตัง้ เวลาของ รายการทีน ่ ่าเบือ ่ ทีส ่ ุดของวาระการประชุมในเวลานี ้. presenting. so try to avoid scheduling the most boring item of the agenda at this time. Allocate a realistic time slot for each item. แทนผู้คน ทีไ่ ด้รับหลังจากทานอาหารกลางวันทีเ่ ข้าร่วมโครงการและมี ส่วนร่วม ไม่ว่าจะพูดนำาเสนอการโต้วาทีหรือทำาสิง่ อืน ่ ๆ ทีใ่ ช้ งาน Meeting timing (of agenda items) Consider the time required for the various items.

and your understanding of their.drop after just 45 minutes. มันมักจะเห็นได้ชัดใครทีค ่ วรเข้าร่วม แต่บางครัง้ ก็ไม่ได้เป็ น การพิจารณาผู้แทนการเชิญจากหน่วยงานอืน ่ ๆ เพือ ่ การประชุม หน่วยงานของคุณเอง มันจะช่วยให้ความเข้าใจในปั ญหาของ คุณและความเข้าใจพวกเขา . It will help their understanding of your issues. but sometimes it isn't. แบ่งช่วงหยุดพักในการประชุมทีย ่ าวนาน เว้นแต่คนทีม ่ ีส่วนร่วม และมีส่วนร่วมอย่างเต็มที ่ ความเข้มข้นของพวกเขาเริม ่ ทีจ ่ ะลด ลงหลังจากเพียง 45 นาที แบ่งไม่ได้ทง ั ้ หมดต้องการ 20 นาที สำาหรับกาแฟและบุหรี ่ ห้านาทีทุๆ 45-50 นาทีสำาหรับการ หายใจอย่างรวดเร็วเพือ ่ อากาศบริสุทธิ ์ และยืดขาจะช่วยในการ เอาใจใส่ของผู้คน Meeting attendees It's often obvious who should attend. Consider inviting representatives from other departments to your own department meetings. Five minutes every 45-50 minutes for a quick breath of fresh air and leg-stretch will help keep people attentive. Breaks don't all need to be 20 minutes for coffee and cigarettes.

แรงจูงใจและความไว้วางใจ If you must have the boss at your meeting.Avoid and resist senior managers and directors attending your meetings unless you can be sure that their presence will be positive. Senior people are often quick to criticise and pressurise without knowing the facts. motivation and trust. หลีกเลีย ่ งและต่อต้านผู้บริหารระดับสูงและกรรมการทีเ่ ข้าร่วม การประชุมของคุณจนกว่าคุณจะสามารถมัน ่ ใจได้ว่าการปรากฏ ตัวของพวกเขาจะเป็ นบวกและไม่เป็ นการข่มขู่อย่างแน่นอน คน อาวุโสมักจะมีความรวดเร็วในการวิพากษ์วจ ิ ารณ์ และกดดัน โดยไม่ทราบข้อเท็จจริงซึง่ สามารถสร้างความเสียหายกับความ สัมพันธ์ในทีม. tell your boss what you are trying to achieve at the meeting and howthis gives you more chance in controlling possible interference. morale. ถ้าคุณจำาเป็ นต้องมีเจ้านายในทีป ่ ระชุมของคุณ บอกเจ้านายของ คุณสิง่ ทีค ่ ุณกำาลังพยายามทีจ ่ ะบรรลุในทีป ่ ระชุมและวิธีการนีจ ้ ะ ช่วยให้คุณมีโอกาสในการควบคุมสัญญาณรบกวนทีเ่ ป็ นไปได้ มากขึน ้ . which can damage team relationships. and certainly not intimidating. กำาลังใจ.

. but ultimately you will often need to be firm. i.e. rather than initially asking for suggestions.Meeting date Ensure the date you choose causes minimum disruption for all concerned. Generally try to consult to get agreement of best meeting dates for everyone. For meetings that repeat on a regular basis the easiest way to set dates is to agree them in advance at the first meeting when everyone can commit there and then. ตรวจสอบให้แน่ใจวันทีค ่ ุณเลือกทำาให้เกิดการหยุดชะงักขัน ้ ตำ่า สำาหรับทุกคนทีเ่ กีย ่ วข้อง สำาหรับการประชุมทีจ ่ ะทำาซำา ้ อย่างสมำ่าเสมอวิธีทง ี ่ ่ายทีส ่ ุดทีจ ่ ะ กำาหนดวันทีจ ่ ะยอมรับพวกเขาล่วงหน้าในทีป ่ ระชุมครัง้ แรกเมือ ่ ทุกคนสามารถกระทำา โดยทัว ่ ไปพยายามทีจ ่ ะให้คำาปรึกษาเพือ ่ ให้ได้ข้อตกลงทีด ่ ีทส ี ่ ุดของวันประชุมสำาหรับทุกคน แต่ท้ายทีส ่ ุด คุณมักจะต้องมี บริษัท ใช้ 'วิธีการความเฉือ ่ ย' คือขอแนะนำาวัน ทีแ ่ ละเสนอแนะทางเลือกทีม ่ ากกว่าในขัน ้ แรก ขอคำาแนะนำาซึง่ ไม่คอ ่ ยประสบความสำาเร็จในข้อตกลงฉบับย่อ Meeting time . suggest a date and invite alternative suggestions. Use the 'inertia method'. which rarely achieves a quick agreement.

big important meetings held off-site at unfamiliar venues very definitely require a lot of careful planning of the venue layout and facilities. On the other hand. เวลาเริม ่ ต้นและสิน ้ สุดขึน ้ อยู่กับประเภท และระยะเวลาการ ประชุม และผู้ทว ี ่ ่างสำาหรับการเข้าร่วมการประชุม แต่โดยทัว ่ ไป พยายามทีจ ่ ะเริม ่ ต้นหรือสิน ้ สุด ในวันหยุดทำาการ Meeting venue Many meetings are relatively informal. or finish at the end of the working day. Plan the venue according to the situation. but generally try to start early.Time to start and finish depend on the type and duration of the meeting and the attendees availability. การประชุมทีค ่ ่อนข้างเป็ นทางการจัดขึน ้ ในห้องประชุม บน เว็บไซต์ และไม่รับประกันการวางแผนทีก ่ ว้างขวางของสถานที ่ ดังกล่าว ในขณะทีก ่ ารประชุมใหญ่ทส ี ่ ำาคัญทีจ ่ ัดขึน ้ นอกสถานที ่ ในสถานทีท ่ ไี ่ ม่คุ้นเคยมากแน่นอนต้องระมัดระวังอย่างมากใน การวางแผนการจัดสถานทีแ ่ ละสิง่ อำานวยความสะดวก วางแผน การจัดงานให้เป็ นไปตามความสะดวกและโอกาศ . held in meeting rooms 'on-site' and do not warrant extensive planning of the venue as such.leave nothing to chance.

สุดท้ายดูพนักงาน เจ้าหน้าที ่ คุณต้องการเขาอยู่เคียงข้างคุณ ส่วนใหญ่ผู้ใช้ทางธุรกิจโรงแรมและการปฏิบัติต่อพนักงานการ ประชุมเหยียดหยัน-พวกเขาแสดงความเคารพและชืน ่ ชมบางคน และพวกเขาจะได้เป็ นมากกว่าประโยชน์ . ทัง้ หมดของพวกเขาสามารถทีจ ่ ะผิดพบาดคุณต้องตรวจสอบ และยืนยัน จองสถานทีก ่ ารจัดงานอีกครัง้ ไม่กว ี ่ ันก่อนการ ประชุม Finally.you need them on your side.when you book the venue and then again a few days before the meeting.show them some respect and appreciation and they will be more than helpful. คุณต้องมัน ่ ใจว่าทุกอย่างถูกต้องทัง้ อุปกรณ์ทเี ่ กีย ่ วข้องและ บริการ All of them can and will go wrong unless you check and confirm. look after the venue's staff. Most business users treat hotel and conference staff disdainfully.You must ensure that everything is right-all relevant equipment and services.