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Unidad 3 3.

1 Diseo organizacional del negocio


La estructura organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organizacin, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos. Representa la percepcin que tiene los miembros de la organizacin acerca de la cantidad de reglas, procedimientos, trmites y otras limitaciones a que se ven enfrentados en el desarrollo de su trabajo. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas de trabajo. Existen seis elementos clave a los que necesitan enfocarse los gerentes cuando disean la estructura de su organizacin. stos son: especializacin del trabajo, Departamentalizacin, cadena de mando, tramo de control, centralizacin y descentralizacin y formalizacin.

Diseos Organizacionales Ms Utilizados:


*La estructura simple: Se caracteriza ms por lo que no es en lugar de lo que es. La estructura simple no es elaborada. Tiene un bajo grado de departamentalizacin, amplios tramos de control, la autoridad centralizada en una sola persona y poca formalizacin. La estructura simple es una organizacin plana; por lo general tiene slo dos o tres niveles verticales, un cuerpo de empleados y un individuo en quien est centralizada la autoridad para la toma de decisiones. *La estructura matricial o de matriz: Esencialmente la matriz combina dos formas de departamentalizacin: funcional y de producto. La fortaleza de la departamentalizacin funcional yace en poner juntos especialistas de la misma rama, lo que reduce al mnimo el nmero necesario de ellos, mientras que permite agrupar y compartir los recursos especializados a travs de los productos. La caracterstica estructural ms obvia es que rompe el concepto de la unidad de mando. Los empleados en la estructura matricial tienen dos jefes, sus gerentes funcionales y sus gerentes de producto. Por tanto, la estructura de matriz tiene una cadena de doble mando. *La departamentalizacin: La limitacin del nmero de subordinados a los que es posible supervisar directamente restringira el tamao de las empresas de no ser por el recurso de la departamentalizacin. La agrupacin de actividades y personas en departamentos permite que, al menos en teora, las organizaciones crezcan en un grado indeterminado. No obstante, los patrones bsicos para la agrupacin en departamentos difieren de los aplicables a la agrupacin de actividades. *Unidad estratgica de negocios (UEN): Son pequeas empresas en s mismas establecidas como unidades de una gran compaa para la promocin y manejo de cierto producto o lnea de productos como si se tratara de una actividad empresarial independiente. Una UEN debe cumplir por lo general criterios especficos.

3.1.1 Establecimiento de misin, visin, objetivos y valores de la organizacin


*Misin: Define el negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pblica de la empresa u organizacin.

*Visin: Define y describe la situacin futura que desea tener la empresa, el propsito de la visin es guiar, controlar y alentar a la organizacin en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organizacin. *Valores: Define el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestin de la organizacin. Constituyen la filosofa institucional y el soporte de la cultura organizacional. El objetivo bsico de la definicin de valores corporativos es el de tener un marco de referencia que inspire y regule la vida de la organizacin. *Objetivos: Son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde esta pretenda llegar. Para comprobar la validez de los objetivos estos deben ser: -Especfico -Medible -Alcanzable -Realista -Tiempo definido *Razones para establecer objetivos: -Permite enfocar esfuerzos hacia una misma direccin -Sirve de gua para la formulacin de estrategias -Sirve para la asignacin de recursos -Sirve de base para la realizacin de tareas y actividades

3.1.2 Organigrama estructural general de la empresa

Los organigramas son la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa u organizacin que refleja, en forma esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora. Ventajas: Al ser una representacin grfica, de un vistazo podemos ver cmo est compuesta la organizacin, los distintos niveles de jerarqua que existen en ella y las maneras en que se relacionan formalmente. Se puede aplicar a cualquier tipo de organizacin Permite establecer cierto orden dentro de la organizacin, sobre todos los relacionados con las lneas de mando. Desventajas: Cuando la organizacin es chica una persona realiza dos a cuatro funciones ella misma. Por otro lado una organizacin grande presenta diseos complejos. No indica cuanta autoridad tiene cada cargo Tipos de organigramas *Por su naturaleza: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman. Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin. Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. *Por su finalidad: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no especializadas.

Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin. *Por su mbito: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin

*Por su contenido: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general. De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas. *Por su presentacin o disposicin grfica: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo. Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente. Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base. De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

*Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, sea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad.

3.2 Descripcin de las funciones especficas de cada rea


La efectividad de la administracin depende la coordinacin balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realizacin de las actividades de las principales reas. Estn relacionadas directamente con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos: 1) Operaciones: Formula y desarrolla los mtodos ms adecuados para la elaboracin del producto al suministrar y coordinar la mano de obra, el equipo, las instalaciones, los materiales y las herramientas requeridas. Funciones: Ingeniera de producto, Ingeniera de planta, Ingeniera industrial, Fabricacin, Libro diario, Ingreso de datos, Consulta por pantalla, Plan de cuenta, Planeacin y control de la produccin, Abastecimientos, Control de acceso, Control de calidad 2) Mercadotecnia y ventas: Rene los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyndolo de tal forma que est a su disposicin en el momento oportuno, en la forma y cantidad correctas, en el lugar preciso y al precio adecuado. Funciones: Gestin de la Mercadotecnia, Investigacin de mercados, Planeacin y desarrollo de producto, Diseo de la Plaza o punto de venta, Precio, Promocin de ventas, Distribucin y Logstica, Ventas, Comunicacin 3) Finanzas: Obtencin de fondos y del suministro del capital necesario que se utiliza en el funcionamiento de la empresa. Funciones: Financiamiento, Planificacin financiera, Relaciones financieras, Tesorera, Obtencin de recursos, Inversiones, Contralora, Gestin de las relaciones con inversionistas 4) Contabilidad: Las funciones contables controlan la parte que tiene que ver con los inventarios, costos, registros, balances, estados financieros y las estadsticas empresariales. Funciones: Inventarios, Costos, Registros, Balances, Elaboracin de los Estados financieros, Estadsticas empresariales 5) Recursos Humanos: Conseguir y conservar un grupo humano de trabajo, cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa. Funciones: Contratacin y empleo, Capacitacin y desarrollo del personal, Sueldos y salarios acordes, Motivacin del personal, Relaciones laborales, Servicios y Prestaciones, Higiene y seguridad, Planeacin de recursos humanos, Instalaciones acorde a los objetivos de dicha empresa 6) Legal (Jurdica): Esta funcin bsica tiene como propsito principal proveer soporte legal (o jurdico) a la empresa como entidad y a sus operaciones. Funciones: Producir la normatividad interna de la empresa, Representar legalmente a la empresa en juzgados y tribunales; Controlar las normativas generales, junto con la direccin administrativa, para el buen funcionamiento de la empresa; Resolver los problemas internos y aplicar sanciones administrativas

correspondientes por faltas al interior de la empresa; Proveer soporte a las reas de la empresa que realicen contratos con proveedores, clientes y empleados 7) Servicios Post-Venta: Son los servicios de post-venta que agrupan las actividades destinadas a mantener y / o realzar el valor del producto o servicio. Funciones: Instalacin y Preparacin, Garantas, Suministro de Refacciones, Mantenimiento y Reajustes, Devoluciones, Atencin al cliente 8) Gestin Tecnolgica: Son los procesos relacionados con la gestin de la tecnologa utilizada por la empresa 9) Infraestructura: Son los procesos relacionados con la gestin y desarrollo de la infraestructura de la empresa: Transportacin, Bienes races, Plantas y Equipos. 10) Planeacin (Planificacin): Son los procesos relacionados con la planeacin del negocio. Esta funcin bsica est encargada de la direccin, la administracin, la organizacin, y la coordinacin de todos los servicios y sistemas de seguridad de la empresa. Su objetivo es velar por el bienestar y / o integridad de las personas que laboran en la organizacin, el patrimonio, y los negocios con que cuenta la misma. La seguridad empresarial se puede lograr mediante: 11) Recursos Humanos: Vigilancia mediante uno o ms guardias de seguridad. 12) Recursos Tecnolgicos: Alarmas, monitoreo por cmaras, detectores de metales, bandas con scanner, sistemas de registro de entradas y salidas. En una empresa hay 4 reas bsicas: Mercadeo: el objetivo bsico del gerente mercadeo es suplir las necesidades de los consumidores. El gerente de mercadeo debe tener. Tener venta de metas Penetracin en el mercado Crear produccin Debe saber tcnicas de ventas Realizar investigaciones de mercado entre otras Genera proyectos que involucran recursos Produccin: El objetivo es producir la mayor cantidad a menor costo o a mayor cantidad y en el tiempo oportuno. Demanda recursos, materia prima y genera proyectos Objetivo complementario del gerente general: El control de calidad en los procesos para ello debe tener herramienta de ingeniera, industrial, estadstica y mtodos de tiempo. Personal: Tiene como objetivo satisfacer las necesidades de los empleados de la empresa. Debe emplear herramientas de trabajo social y formas salariales Objetivo complementario del gerente general: - Capacitacin - Recreacin Financiera: El objetivo bsico financiero es maximizar el valor de la empresa No genera proyectos pero si canaliza la cantidad de proyectos que generan las otras reas Decisiones del administrador financiero

Decisin de inversin Decisin de financiacin Decisin de dividendos

HERRAMIENTAS DEL GERENTE FINANCIERO: Ing. Econmica Matemtica Financiera Anlisis de los estados Financieros

3.3 Identificacin de empleos directos indirectos a crearse


Objetivo: conocer dnde acudir para obtener informacin acerca de potenciales ofertas de empleo. Identificar los agentes de empleo, los organismos y/o entidades depositarios de las potenciales ofertas de empleo en los distintos sectores de nuestra Comunidad - en el sentido geogrfico de proximidad - es uno de los puntos de inicio de nuestra andadura en pos de empleo. Centros Oficiales Cmaras de Comercio. Disponen de bolsas de trabajo y bases de datos de empresas, por sectores, que pueden ser interesantes para los candidatos que busquen empleo. Consejo Superior de las Cmaras Oficiales de Comercio, Industria y Navegacin. www.camaras.org Tel: 91 590 69 00. Centro de informacin Administrativa (MAP). Resumen diario del boe: 9158614 43. Ofertas de Empleo Pblico: 9158614 04 (titulados superiores y diplomados). www.map.es CU. Centros de informacin para la Juventud. Hay uno en cada municipio. En algunos casos, ofrecen muy buena orientacin para la bsqueda de empleo. COlE. Centros de Orientacin e Informacin de Empleo de los rectorados de Universidades. Requisitos para prcticas: estar cursando los dos ltimos aos de carrera y haber aprobado el primer ciclo, o contar con el 50% de los crditos. Requisitos para entrar en la Bolsa de trabajo: que no hayan transcurrido ms de cuatro aos desde que finalizaste los estudios. ICEX. El Instituto de Comercio Exterior ofrece programas de becas para trabajar en el extranjero dirigidas a jvenes licenciados. Centros Privados Fundacin Universidad Empresa. Presentes en la mayora de las provincias espaolas, cuentan a menudo con servicios destinados a poner en contacto a demandantes y ofertantes. En estos centros se gestionan las becas del programa comunitario Leonardo para la realizacin de prcticas en la Unin Europea, as como otros programas, como el Citius, para la iniciacin profesional en la empresa de recin titulados sin experiencia Crculo de Progreso, informacin acadmica y laboral. Asociaciones Aiesec. Cuenta con 36 oficinas en 15 comunidades autnomas. Cada ao, 200 estudiantes realizan prcticas internacionales a travs de esta asociacin. Aiesec Espaa Colegios y asociaciones profesionales. Editan anuarios con empresas relacionadas con su actividad que pueden servir para saber dnde enviar el currculum vitae. Escuelas Tcnicas Superiores de ingenieros de Caminos, Canales y Puertos. Esta asociacin proporciona prcticas en empresas e instituciones extranjeras a estudiantes de carreras tcnicas y cientficas. www.iaeste.es IUVE. Promueve prcticas en empresas y organiza actividades dirigidas al acercamiento UniversidadEmpresa. San Bernardo, 114, 2. 28015 Madrid. Jnior Empresa. Forma asociaciones dedicadas a la prestacin de servicios para realizar prcticas durante los estudios. Trabajar en la UE Oficina de la Comisin de la Comunidad Europea. Paseo de la Castellana, 46.28046 Madrid.

EURES Red de Euro consejeros (54 en Espaa) que facilitan informacin para la bsqueda de empleo en los pases de la UE. Las ofertas estn a disposicin de los interesados en las Oficinas de Empleo del inem.

3.4. Definicin de la Estructura Legal

La estructura legal establece quin es el propietario, quines son los responsables legales, cmo se reparten las ganancias, cmo se pagarn los impuestos y cmo ser la disolucin del negocio. La decisin de cmo estructurar un negocio vara de un propietario a otro. Es muy recomendable consultar con un abogado, contable o asesor de negocios. La persona que le ayude deber estar familiarizada con su tipo de negocio, objetivos y su situacin financiera. Se debe elegir la estructura legal de su negocio basado en los siguientes factores: Sus necesidades de capital El tipo de negocio Cundo desea iniciarlo Su capacidad para financiarlo El nmero de personas que participan en l Las responsabilidades y riesgos que est dispuesto a asumir En nivel de control que desea tener Su situacin fiscal personal Los planes que tenga en cuanto a tomar dinero del negocio La vulnerabilidad de la empresa por demandas legales Su plan de negocio a largo plazo Hay cuatro estructuras legales principales: 1. Propietario nico / empresa individual (sole proprietorship): La mayora de los negocios comienzan como empresa individual, siendo sta la forma de negocio ms sencilla. Comenzar este tipo de empresa no requiere pasos legales especficos y su terminacin es sencilla. La contabilidad y la preparacin de impuestos es tambin la menos complicada. En relacin con los impuestos, como propietario nico, usted y su negocio son la misma entidad legal. No necesita pagarse salario a usted mismo, ya que sus beneficios sern su salario. Puede elegir entre tener un nombre comercial o no. 2. Sociedad (partnership): Es necesario crear una sociedad cuando dos o ms personas desean hacer negocios juntas. Las sociedades tienen la ventaja de que aportan los recursos y habilidades de dos o ms personas a la empresa. Un socio, por ejemplo, puede proporcionar la fuente de capital precisa para comenzar el negocio. Las sociedades deben presentar la declaracin fiscal federal, pero no pagan impuestos. Las ganancias o prdidas de cada socio se incluirn en las declaraciones fiscales de estos. Los socios asumen responsabilidad por todos los compromisos de la sociedad. La responsabilidad que asumen los socios depende del tipo de socio que sea: *Socios generales: Son los socios responsables de todas las prdidas del negocio ya que tienen control total en el aporte de decisiones gerenciales y en el manejo del negocio. *Socios limitados: Son socios que no son personalmente responsables de las prdidas del negocio ya que los socios tienen un lmite en el aporte de decisiones gerenciales. Las sociedades no son permanentes. Una sociedad dura siempre y cuando los socios generales se mantengan en la sociedad. Una vez que un socio general se muere o se va de la sociedad, la sociedad se disuelve. Aunque no es obligatorio, es muy aconsejable contar con un acuerdo por escrito sobre la asociacin y con un abogado para la redaccin de los detalles del mismo. Este acuerdo debera incluir las responsabilidades de cada individuo, la distribucin de prdidas o ganancias, cmo un socio puede abandonar la sociedad, qu ocurrira en casa de fallecimiento, incapacidad fsica o legal de algn socio.

3. Compaa de responsabilidad limitada (limited liability company, LLC): Una compaa de responsabilidad limitada es una organizacin no incorporada que tiene una estructura hbrida relativamente nueva y que en la actualidad es reconocida en la mayora de los estados. Los propietarios tienen responsabilidad limitada como en una corporacin, pero es tratada como una sociedad a la hora de pagar impuestos. 4. Corporacin (corporation): A los ojos de la ley y del pblico, una corporacin es considerada como una entidad distinta de sus propietarios. Las ventajas y desventajas de la corporacin son numerosas y complejas; afectan la duracin del negocio, formacin de capital, distribucin de ingresos y retenciones, proteccin sobre responsabilidad, transferencia de propietario, impuestos y costos legales. Los propietarios de una corporacin son sus accionistas, quienes eligen a los miembros del consejo de administracin para que supervisen las polticas y decisiones ms importantes de la compaa.

3.5. Rgimen Fiscal

Del latn rgimen, rgimen es el sistema poltico y social que rige una cierta regin y el conjunto de normas que regula una cosa o una actividad. El concepto tambin refiere a la formacin histrica de una poca (rgimen poltico). Fiscal, por su parte, es lo perteneciente o relativo al fisco. Este trmino (fisco) est vinculado al tesoro pblico o a los organismos pblicos que se dedican a la recaudacin de tributos e impuestos. El rgimen fiscal es el conjunto de las normas e instituciones que rigen la situacin tributaria de una persona fsica o jurdica. Se trata, por lo tanto, del conjunto de derechos y obligaciones que surgen del desarrollo de una determinada actividad econmica. El rgimen fiscal acta como gua a la hora de la liquidacin y el pago de los impuestos. En el momento de desarrollar una actividad econmica, las personas deben registrarse en alguna categora para cumplir con las obligaciones del fisco. Por lo general, suelen presentarse diversas opciones, es decir, diversos regmenes fiscales a los que puede someterse segn las caractersticas de su negocio. La legislacin tributaria de cada pas determina las condiciones de los regmenes fiscales. La cantidad de dinero a desembolsar, los vencimientos, las declaraciones y todo lo referente a los impuestos dependen de las normativas vigentes en los distintos territorios que, adems, pueden cambiar con el tiempo. Es posible cambiar de rgimen fiscal si la actividad econmica se desarrolla de manera diferente a la prevista y las obligaciones del marco ya no se ajustan a la realidad.

3.6 Dependencias u organismos competentes para registrar la apertura de una empresa


Trmites para abrir un negocio: Existen ciertos trmites que son requeridos por ley para que un negocio opere de manera formal. En Mxico tenemos 3 niveles de gobierno (federal, estatal y municipal) que piden por lo menos un trmite que deba hacer tu empresa. Ventajas de cumplir con los trmites para iniciar un negocio: *Se incrementa el nmero de clientes, porque el hecho de que su negocio cumpla con la ley, les da seguridad. *Se incrementan las oportunidades de crecimiento y de acaparar con mayor facilidad a los grandes clientes Principales trmites para abrir un negocio: El nmero de trmites que se tienen que cubrir para abrir un negocio va entre 8 y 9, esto dependiendo del tipo de negocio, del estado y a su vez de la localidad, adems del nmero de trmites especficamente establecidos para el registro de la propiedad y el cual va generalmente entre 6 y 7.

Entre estos trmites se encuentran: *Trmite federal *Trmite estatal

*Trmite municipal

3.7 Registro de marcas y patentes

Qu es una patente? Es un derecho exclusivo concedido a una invencin, que es el producto o proceso que ofrece un nueva solucin tcnica a un problema. Cmo acta una patente? Es un derecho exclusivo concedido a una invencin, que es el producto o proceso que ofrece un nueva solucin tcnica a un problema. Quin concede las patentes? El instituto mexicano de la propiedad industrial (IMPI) es el organismo pblico descentralizado que se encarga de la recepcin, estudio y otorgamiento de patentes en nuestro pas. Qu es una marca? Una marca es un ttulo que concede el derecho exclusivo a la utilizacin de un signo para la identificacin de un producto. Pueden ser marcas las palabras o combinaciones de palabras, imgenes, figuras, smbolos, grficos, letras, cifras, formas tridimensionales (envoltorios, envases, formas del producto o su representacin) Cmo actua una marca? Una marca ofrece proteccin al titular de la marca, garantizndole el derecho exclusivo a utilizarla para identificar bienes o servicios, o a autorizar a un tercero a utilizarla a cambio de un pago. El perodo de proteccin vara, pero una marca puede renovarse indefinidamente ms all del plazo lmite del pago de las tasas adicionales. Los tribunales hacen respetar la proteccin de las marcas y, en la mayora de los sistemas, tienen la potestad de sancionar la infraccin de las marcas. Cmo se registra una marca? En primer lugar, debe presentarse una solicitud de registro de una marca en la oficina de marcas nacional o regional apropiada. La solicitud debe contener una reproduccin clara del signo que desea inscribirse, incluyendo los colores, las formas o los rasgos tridimensionales. La solicitud debe contener asimismo una lista de los bienes o servicios a quienes se aplicar el signo. El signo debe satisfacer ciertas condiciones para poder ser protegido como marca registrada o cualquier otro tipo de marca.