Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku

Ekonomski fakultet u Osijeku
Preddiplomski studij: Poslovna informatika





Završni rad
Upravljanje dokumentima pomoću sustava
Microsoft SharePoint Online 2013





Mentor: Student:
Prof.dr.sc. Marijana Zekić-Sušac Tomislav Stanković
IZV 35330



Osijek, rujan 2013.
1. SAŽETAK........................................................................................................................................... 6
2. UVOD ................................................................................................................................................ 7
3. UVOD U SUSTAVE ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA ............................................................ 8
3.1. DEFINICIJA, POVIJEST I VRSTA DOKUMENATA ............................................................................................................... 8
3.2. ŠTO JE SUSTAV ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA? ............................................................................................... 9
3.2.1. Prednosti korištenja ............................................................................................................................... 11
3.2.2. Nedostaci i problemi korištenja DMS-a .......................................................................................... 12
3.3. KOMPONENTE SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA .............................................................................. 13
3.3.1. Metapodatci .............................................................................................................................................. 13
3.3.2. Integracija ................................................................................................................................................. 13
3.3.3. Skeniranje .................................................................................................................................................. 14
3.3.4. Indeksiranje ............................................................................................................................................... 14
3.3.5. Skladištenje ............................................................................................................................................... 15
3.3.6. Dohvat ........................................................................................................................................................ 15
3.3.7. Distribucija ................................................................................................................................................ 15
3.3.8. Sigurnost .................................................................................................................................................... 15
3.3.9. Upravljanje tijekovima rada ............................................................................................................... 16
3.3.10. Zajednički rad na dokumentima ....................................................................................................... 16
3.3.11. Verzije ......................................................................................................................................................... 17
3.3.12. Pretraživanje ............................................................................................................................................ 17
3.3.13. Objavljivanje ............................................................................................................................................. 17
3.3.14. Umnožavanje ........................................................................................................................................... 17
4. MICROSOFT SHAREPOINT 2013 KAO PLATFORMA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA . 18
4.1. ŠTO JE MICROSOFT SHAREPOINT? ...................................................................................................................... 18
4.2. STRUKTURA SUSTAVA SHAREPOINT ONLINE 2013........................................................................................... 21
4.2.1. Sučelje web mjesta ........................................................................................................................................ 23
4.3. TIMSKA WEB-MJESTA (TEAM SITE) KAO PODLOGA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA ................................... 29
4.3.1. Web mjesta za timove (Team Site) ................................................................................................... 29
4.4. UVOD U SKUPOVE DOKUMENATA ........................................................................................................................ 31
4.5. BIBLIOTEKA DOKUMENATA (DOCUMENT LIBRARY) ............................................................................................ 34
4.5.1. Što je biblioteka dokumenata? .......................................................................................................... 34
4.5.2. Postavljanje dokumenata u biblioteku dokumenata ................................................................. 35
4.5.3. Organizacija biblioteke dokumenata .............................................................................................. 38
4.5.4. Upravljanje dokumentima unutar biblioteke dokumenata ..................................................... 43
4.5.5. Pretraživanje dokumenata unutar biblioteke dokumenata .................................................... 49
4.6. CENTAR ZA DOKUMENTE (DOCUMENT CENTER) ............................................................................................... 50
4.6.1. Što je centar za dokumente? .............................................................................................................. 51
4.6.2. Upravljanje dokumentima unutar centra za dokumente......................................................... 53
4.6.3. Rad sa zadacima ..................................................................................................................................... 55
4.6.4. Uređivanje i prilagodba sučelja centra za dokumente .............................................................. 57
4.7. CENTAR ZA ZAPISE (RECORDS CENTER) .............................................................................................................. 60
4.7.1. Što je centar za zapise? ........................................................................................................................ 61
4.7.2. Podešavanje centra za zapise ............................................................................................................ 63
4.8. OFFICE WEB APPS APLIKACIJE .............................................................................................................................. 70
4.8.1. Praktičan rad s Office Web Apps aplikacijama............................................................................ 72
5. PREDNOSTI I NEDOSTACI ........................................................................................................... 76
6. ZAKLJUČAK .................................................................................................................................... 77
7. LITERATURA .................................................................................................................................. 79





Tablica slika

Slika 1: Prikaz komponenti DMS-a [1] ...................................................................................................... 13
Slika 2: Primjer upravljanja tijekovima rada [16] ................................................................................... 16
Slika 3: SharePoint 2013 funkcionalnosti [7] .......................................................................................... 18
Slika 4: Team Site osnovno sučelje ............................................................................................................ 23
Slika 5: Predlošci sučelja web mjesta [12] ................................................................................................ 23
Slika 6: My Site izbornik ................................................................................................................................. 24
Slika 7: Korisnički izbornik ............................................................................................................................. 25
Slika 8: Izbornik postavki................................................................................................................................ 26
Slika 9: Alatna traka .......................................................................................................................................... 27
Slika 10: Društveni alati .................................................................................................................................. 28
Slika 11: Web mjesta za timove ................................................................................................................... 29
Slika 12: Sučelje timskog web mjesta........................................................................................................ 30
Slika 13: Odabir vrste sadržaja ..................................................................................................................... 31
Slika 14: Aktiviranje opcije za skupove dokumenata .......................................................................... 32
Slika 15: Stvaranje skupa dokumenata ..................................................................................................... 32
Slika 16: Novi skup dokumenata................................................................................................................. 33
Slika 17: Novo stvoreni skup dokumenata .............................................................................................. 33
Slika 18: Primjer biblioteke datoteka ......................................................................................................... 34
Slika 19: Dodavanje pojedinačnih dokumenata .................................................................................... 36
Slika 20: Overwrite existing files .................................................................................................................. 37
Slika 21: Dodavanje više dokumenata istovremeno ............................................................................ 37
Slika 22: Uzlazno sortiranje ........................................................................................................................... 38
Slika 23: Promjena trenutnog prikaza ....................................................................................................... 39
Slika 24: Uređivanje trenutnog prikaza ..................................................................................................... 40
Slika 25: Opcije za promjenu izgleda biblioteke dokumenata [8] .................................................. 40
Slika 26: Dodavanje novog stupca ............................................................................................................. 41
Slika 27: Stvaranje novog prikaza ............................................................................................................... 42
Slika 28: Nije odabran dokument ............................................................................................................... 43
Slika 29: Odabran je dokument ................................................................................................................... 43
Slika 30: Mapa dokumenata ......................................................................................................................... 43
Slika 31: Odabir opcije za uređivanje svojstava dokumenta ............................................................ 44
Slika 32: Rad na svojstvima dokumenta ................................................................................................... 44
Slika 33: Check Out & Check In ................................................................................................................... 45
Slika 34: Čuvanje zadnje verzije dokumenta .......................................................................................... 46
Slika 35: Postavljanje upozorenja ............................................................................................................... 47
Slika 36: Postavljanje upozorenja ............................................................................................................... 48
Slika 37: Primjer pretraživanja pojma CRM ............................................................................................. 49
Slika 38: Primjer rezultata pretraživanja ................................................................................................... 49
Slika 39: Stvaranje centra za dokumente ................................................................................................. 50
Slika 40: Uređivanje poveznice na centar za dokumente .................................................................. 50
Slika 41: Stvaranje centra za dokumente ................................................................................................. 51
Slika 42: Centar za dokumente .................................................................................................................... 52
Slika 43: Poveznica prema centru za dokumente ................................................................................. 52
Slika 44: Prikaz dokumenata u centru za dokumente ......................................................................... 53
Slika 45: Brzi pregled sadržaja dokumenta ............................................................................................. 54
Slika 46: Početni prikaz prostora za upravljanje zadacima ............................................................... 55
Slika 47: Zadavanje zadatka .......................................................................................................................... 55
Slika 48: Lista zadataka ................................................................................................................................... 56
Slika 49: Upravljanje zadacima ..................................................................................................................... 56
Slika 50: Uređivanje centra za dokumente .............................................................................................. 57
Slika 51: Dodavanje web dijelova ............................................................................................................... 57
Slika 52: Centar za dokumente s prilagođenim sučeljem .................................................................. 58
Slika 53: Web part kolekcija .......................................................................................................................... 59
Slika 54: Stvaranje centra za zapise............................................................................................................ 60
Slika 55: Centar za zapise ............................................................................................................................... 61
Slika 56: Načini upravljanja zapisima [21] ................................................................................................ 62
Slika 57: Podešavanje centra za zapise ..................................................................................................... 63
Slika 58: Aktivacija novih mogućnosti centra za zapise ..................................................................... 63
Slika 59: Poruka koja daje na znanje da je potrebna dodatna konfiguracija ............................. 64
Slika 60: Određivanje vrste zapisa .............................................................................................................. 65
Slika 61: Moguće kategorije centra za zapise ........................................................................................ 66
Slika 62: Records Library ................................................................................................................................ 67
Slika 63: Records Library u obliku poveznice ......................................................................................... 67
Slika 64: Stvaranje pravila za bolju organizaciju sadržaja .................................................................. 68
Slika 65: Dodavanje dokumenta koje zadovoljava pravilo ................................................................ 69
Slika 66: Poruka o promjeni lokacije dokumenta ................................................................................. 69
Slika 67: Sadržaj Office Web Apps paketa............................................................................................... 70
Slika 68: Instalacija uredkog paketa Microsoft Office 2013 .............................................................. 71
Slika 69: Stvaranje novog dokumenta ...................................................................................................... 72
Slika 70: Upisivanje imena novog dokumenta ....................................................................................... 72
Slika 71: Nekoliko osoba istovremeno uređuje dokument ............................................................... 73
Slika 72: Otvaranje postojećeeg dokumenta.......................................................................................... 74
Slika 73: Alatna traka ....................................................................................................................................... 74
Slika 74: Office Web Apps na djelu ............................................................................................................ 75
6


1. SAŽETAK

Predmet rada
Rad se bavi temom upravljanja dokumentima pomoću sustava Microsoft SharePoint
Online 2013. Na početku će biti govora općenito o sustavima za upravljanje dokumentima,
vrstama dokumenata, a kasnije konkretnije o samom sustavu SharePoint Online 2013 kao
sustavu za upravljanje dokumentima.
Svrha rada
Omogućiti osnovni pregled funkcionalnosti te pozitivne i negativne strane korištenja
sustava za upravljanje dokumentima, kako općenito tako i samog sustava SharePoint
Online 2013, kako bi se pravovremeno pripremili za novo doba uredskog poslovanja. Dati
teorijski i praktični okvir za daljnje proučavanje sustava za upravljanje dokumentima,
posebno sustava SharePoint Online 2013.
Cilj rada
 Analizirati sustave za upravljanje dokumentima te prikazati praktične načine
korištenja sustava za upravljanje dokumentima na primjeru sustava SharePoint
Online 2013.
 Istražiti ulogu i važnost sustava za upravljanje dokumentima u današnjem
poslovanju.
 Dobiti osnovna saznanja o sastavnim dijelovima sustava SharePoint Online
2013.
 Procijeniti pozitivne i negativne strane takvog načina upravljanja
dokumentima.


7

2. UVOD

U prijašnjem načinu poslovanja, prije intenzivne upotrebe računala, evidentirali bi se
svi dokumenti koji prolaze kroz organizaciju te je bilo potrebno voditi nekoliko vrsta
zapisnika, glavnih i pomoćnih knjiga, dostavnih knjiga, registara, arhiva, fascikala i
rokovnika što je zahtijevalo poprilične resurse po pitanju ljudi i vremena potrebnih za
kvalitetno upravljanje tolikom količinom dokumenata. Pristupanje povjerljivim
dokumentima trajalo je dugo i prolazilo kroz nekoliko faza koje bi se ponavljale i prilikom
vraćanja dokumenta u arhivu. Jednom uništen dokument često bi otišao u nepovrat, a
vođenje dodatne arhive kopija zahtijevalo je dodatne resurse. Sve to bi u konačnici dovelo
do tromosti organizacije jer bi se odluke sporo donosile. Takav je način upravljanja
dokumentima u današnje vrijeme sveopće informatizacije postao neučinkovit [15].
Za kvalitetno upravljanje organizacijom i poslovanjem više nije dovoljna sama
činjenica da postoje dokumenti, fizički i elektronički, nego u jednadžbu ulazi i brzina
pristupa informacijama iz njih, njihovo međusobno dijeljenje i dr. Uz eksponencijalni rast
količine informacija organizacijama postaje sve teže dobiti pravu informaciju u pravo
vrijeme jer su iste pohranjene na različitim medijima, u različitim oblicima i na različitim
mjestima [4]. Razlozi eksponencijalnog rasta količine informacija su rasprostranjenost i
dostupnost Interneta, jeftini mediji za pohranu digitalnog sadržaja i sve bolja mrežna
povezanost [14]. Automatizacija procesa upravljanja dokumentima nešto je bez čega je
današnje poslovanje nezamislivo.
Sama činjenica da jednom unešeni dokument u digitalnu arhivu ondje ostaje
zauvijek, da se može podijeliti s bilo kojom osobom iz organizacije kroz nekoliko sekundi,
da je moguće pratiti kronološke izmjene na pojedinom dokumentu te po potrebi vratiti
neku od prijašnjih verzija, da se baze podataka, elaborata i izračuna ažuriraju automatski
dovoljna je da olakša svakoj organizaciji fokusiranje na osnovnu poslovnu djelatnost.


8

3. UVOD U SUSTAVE ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

3.1. Definicija, povijest i vrsta dokumenata
Prema [18] kroz povijest, tradicionalni medij za dokumente bio je papir. Sadržaj se
ispisivao tintom, ručno ili pisaćim strojem, a kasnije pomoću osobnog računala.
Dokument predstavlja skup podataka u dvodimenzionalnoj formi na jednom ili više
listova, a služi za evidenciju podatka o nekom području, predmetu, događaju ili transakciji.
Dokumenti također imaju svoj životni ciklus. Nastaju, uređuju se, razmjenjuju,
reproduciraju i uništavaju. Da bi sve to moglo pratiti dokument mora imati jedinstveni
identifikacijski ključ.
Vrste dokumenata:
 Formulari.
 Pisma ili dopisi.
 Nacrti.
 Knjige i časopisi.
 Evidencije.

Tipovi dokumenata:
 Poslovni dokumenti: Knjigovodstveni, pravni, informatički, trgovački.
 Privatni dokumenti: Osobna iskaznica, putovnica, vozačka dozvola, radna
knjižica, životopis.





9

3.2. Što je sustav za upravljanje dokumentima?
Računalni sustav ili skup računalnih programa za praćenje i pohranu elektroničkih
dokumenata. Ima mogućnost praćenja svih verzija dokumenata od njihovog nastajanja do
posljednje verzije neovisno o tome tko je, kada i koliko mijenjao pojedini dokument.
Pojam se često preklapa s CMS-om tj sustavom za upravljanje sadržajem. Također se
promatra i kao dio ECM (enterprise content management) rješenja [20].
Kako navodi Princeton University [3], povijest DMS-a seže u ne tako davnu 1980.
godinu kada je nekoliko tvrtki počelo s razvojem sustava za upravljanje papirnatim
dokumentima. Takvi sustavi, osim što su se bavili papirnatim dokumentima također su
uključivali slike, grafike i dr.
Kako je vrijeme prolazilo pojavljivalo se sve više programera koji su radili na razvoju
sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima tj. dokumentima koji su stvoreni
pomoću računala te bili spremljeni na tvrdom disku (HDD - Hard disk drive).
U to je vrijeme problem stvaralo više različitih vrsta datoteka uz istovremenu
ograničenost tadašnjih sustava za upravljanje dokumentima da manipuliraju takvim
vrstama datoteka. S vremenom su sustavi evoluirali do točke kada su mogli upravljati bilo
kojom vrstom datoteka. Tada je i porasla potražnja za takvim sustavima.
Zavod za Informatiku u Osijeku [2] navodi da se Sustavom za upravljanje
dokumentima (DMS – Document Management System) nazivaju sustavi koji vode određene
procese nad dokumentima u svrhu njihovog organiziranja. Osnovni dio digitalnog
upravljanja dokumentima je konverzija papirnatih dokumenata u elektroničke. Nakon
digitalizacije svaki dokument je dostupan na računalu a posredstvom računalne mreže i
sustava za upravljanje dokumentima i svim ostalim korisnicima. Veliki broj organizacija u
svijetu svakodnevno koriste sustave za upravljanje dokumentacijom umjesto papirnatih
arhiva.




10


Razlozi za takav način rada su višestruki:

 Sprječavanje gubitaka podataka (izradom elektroničkih arhiva).
 Smanjenje potreba za fizičkim prostorom.
 Olakšavanje upravljanja dokumentima.
 Brzo pronalaženje dokumenata.
 Centralna administracija dokumenata.

Dokumenti koji ulaze u DMS se skeniraju (u pravilu dokumenti koji nastaju izvan
matične organizacije) ili se učitavaju kao elektronski dokumenti (dokumenti nastali i
dostupni u elektroničkom obliku). Sustav ih sprema na disk ili sustav diskova pri čemu
korisnik označava/tagira dokument. Označavanje/tagiranje je opisivanje dokumenta
pojmovima prema kojima će ti dokumenti kasnije biti pretraživi. Za pristup dokumentima
koristi se hijerarhijska struktura organizacije dokumenata ili tražilica koja je ugrađena u
sustav. Koji dokumenti mogu biti pročitani i koje akcije se mogu vršiti nad njima ovisi o
pravima koje je korisniku ili grupi korisnika dodijelio DMS administrator. Sveukupni DMS
sastoji se od pet osnovnih elemenata:

 Skeniranje: Napredak na polju tehnologije skeniranja omogućuje brzo,
jednostavno i jeftino skeniranje dokumenata u papirnom obliku.
 Pohrana: Sustav za pohranu sadrži dokumente u elektroničkom obliku te
dodatnim sigurnosnim mehanizmima osigurava dokumente od gubitka.
 Indeksiranje: Omogućava dobar opis dokumenata i brz i jednostavan budući
pristup/pretraživanje.
 Dohvat: Sustav vodi evidenciju o rasporedu datoteka na mediju i omogućuje
brz dohvat pomoću indeksa.
 Pristup: Dokumenti su dostupni onima koji ih trebaju a pristup je ograničen
na autorizirane korisnike.

11

3.2.1. Prednosti korištenja
Na web stranici src.hr navedene su osnovne prednosti korištenja DMS-a u
poslovanju [13].
Visok stupanj učinkovitosti i produktivnosti:
 Veća brzina distribucije i pristupa dokumentima.
 Preglednost poslovanja.
 Koncentracija i dostupnost intelektualnom kapitalu tvrtke.
 Centralizacija arhive, dostupnost, sigurnost i nadzor.
 Olakšan rad sa strankama/klijentima i donošenje odluka.
 Bolja raspodjela posla - veća učinkovitost poslovanja.
 Veća konkurentnost.
 Veće zadovoljstvo korisnika.

Niži troškovi poslovanja:
 Ušteda vremena - nema dugotrajnih postupaka sređivanja, odlaganja i traženja
papira.
 Kraće vrijeme odaziva.
 Smanjena količina papira u prometu.
 Manje prostora potrebnog za arhivu.
 Manje kopiranja dokumenata.

Prvi hrvatski časopis za informatiku infoTrend odgovara na pitanje – Zašto digitalno
arhiviranje i upravljanje dokumentima te što postižemo uvođenjem takvih sustava [22]?
 Zato jer se na obradu dokumenata troši i 2/3 radnog vremena.
 Jer se 40 posto od tog vremena gubi na traženje informacije.
 Jer se svaki dokument u prosjeku kopira u pet primjeraka.
 Troškovi optičkih medija za pohranu jeftiniji su od papira.
 Ubrzava se protok informacija, a isključuje njihov gubitak i potreba kopiranja.
 Skraćuje se vrijeme obrade.
12

 Uvid u obradu i stanje dokumenta je trenutačno.
 Brz pristup informacijama koje dokumenti sadrže.
 I konačno, vrijeme trajanja pojedinog poslovnog procesa se nakon uvođenja
sustava za upravljanje dokumentima skraćuje i do 70 posto.

3.2.2. Nedostaci i problemi korištenja DMS-a
Najveći problem prilikom korištenja DMS-a može se vidjeti u pogledu digitalne
zaštite dokumenata.
Na seminaru ''Digitalizacija i nove knjižnične usluge'' došlo se do nekih zaključaka
što se ovog dijela tiče te su u nastavku ukratko nabrojani još neki od nedostataka
korištenja DMS-a [10]:
 U usporedbi s papirom i mikrofilmom, digitalni formati imaju vrlo kratak
životni vijek i nisu ''okom čitljivi''.
 Digitalizacija je skupa jer su visoki troškovi radne snage.
 Troškovi i rukovanje dokumentima rastu ovisno o njihovom stanju, vrijednosti
ili kompleksnosti dokumenata i predviđenog korištenja.











13

3.3. Komponente sustava za upravljanje dokumentima
Sustavi za upravljanje dokumentima sadržavaju nekoliko komponenti [3] kao što su
mogućnost spremanja, unosa metapodataka, sigurnost podataka, indeksiranje,
pretraživanje i dr., o čemu će biti riječi u nastavku.

Slika 1: Prikaz komponenti DMS-a [1]

3.3.1. Metapodatci
Koriste se za identifikaciju dokumenata za što kao osnovu koriste datum i vrijeme
nastanka pojedinog dokumenta te autora istog dokumenta. Pojedini sustavi imaju
mogućnost prepoznavanja teksta na skeniranim dokumentima te na taj način dodatno
olakšavaju lociranje dokumenta pomoću ključnih riječi (Keywords) [6].

3.3.2. Integracija
Mnogi od sustava za upravljanje dokumentima pružaju integraciju s drugim
aplikacijama kako bi korisnicima olakšali pristup dokumentima te podacima i
informacijama unutar njih. Na taj se način također olakšava i manipulacija s dokumentima
tj. vršenje izmjena na njima te povrat istih u digitalno spremište dokumenata kao novih
verzija uz zadržavanje prijašnjih. Takva je integracija obično dostupna kada je u pitanju
softver za suradnju tj. kolaboraciju.
14

3.3.3. Skeniranje
Pod skeniranjem se podrazumijeva prihvaćanje i obrada papirnatih dokumenata i
slika iz skenera ili višefunkcionalnih uređaja kao što su pisač-skener-kopirka. Pri tome je
često korišten softver za optičko prepoznavanje znakova bilo da je već ugrađen u
postojeći hardver ili korišten kao zasebni softver kako bi skenirani sadržaj pretvorio u
strojno čitljiv tekst.

Prema infoTrendu, Danas se automatizirani OCR unos podataka uspješno koristi za
tri tipa dokumenata [9]:
 Strukturirani dokumenti: Uvijek jednaki obrazac, s jednakim podacima
raspoređenim na uvijek jednaki način. Klasična bankovna uplatnica je primjer
strukturiranog obrasca.
 Polu-strukturirani dokumenti: Na svakom dokumentu potrebno je očitati
gotovo jednake podatke, ali su oni na svakom dokumentu različito
raspoređeni. Tipičan primjer polustrukturiranih dokumenata su ulazni računi:
uvijek se očitava podatke kao „jedinična cijena”, „broj komada”, „naziv
dobavljača” i slično, ali su ti podaci na svakom ulaznom računu raspoređeni
drugačije.
 Ne-strukturirani dokumenti: Očitavaju se sasvim različiti dokumenti, a s njih
je potrebno očitati različite podatke. Tipičan primjer obrade nestrukturiranih
dokumenata je očitavanje ulazne pošte.

3.3.4. Indeksiranje
Indeksiranje [5] služi za jednostavnije praćenje elektroničkih dokumenata.
Indeksiranje može služiti za jednostavno praćenje dokumenata, ali također i za složenije
praćenje dokumenata koje pruža i razvrstavanje dokumenata prema metapodacima ili čak
kroz indeks riječi koje su izvučene iz dokumenata. Indeksiranje postoji uglavnom za
jednostavniji dohvat dokumenata. Od kritične važnosti za brz pristup dokumentima je
stvaranje topologije indeksa.

15

3.3.5. Skladištenje
Pohrana dokumenata osim što uključuje prostor za čuvanje elektroničkih
dokumenata uključuje i upravljanje tim istim dokumentima, podatke o lokaciji
dokumenata, mogućnost migracije iz jednog medija u drugi medij za pohranu i
mogućnost uništavanja dokumenata.

3.3.6. Dohvat
Dohvat podrazumijeva povlačenje elektroničkih dokumenata iz prostora za
skladištenje tj. pohranu dokumenata. Iako se dohvat određenog dokumenta čini kao
jednostavan proces to ipak može biti poprilično složeno kada su u pitanju elektronički
dokumenti. Korisnik može dohvatiti pojedini dokument na osnovu specifičnih značajki
nekog dokumenta dok se isto tako koristi i indeks dokumenata kako bi im se brže moglo
pristupiti na osnovu poznate lokacije nekog specifičnog dokumenta.

3.3.7. Distribucija
Jednom objavljeni dokument mora biti u obliku koji se ne može lako mijenjati kako
bi se omogućila sigurna distribucija. Primjer može biti odvjetnička praksa u kojoj se
originalni dokument sprema u arhivu te se isti ne koristi za potrebe distribucije nego se za
istu koriste kopije.

3.3.8. Sigurnost
Sigurnost dokumenata od ključne je važnosti u programima za upravljanje
dokumentima. Stupanj sigurnosti ovisi također i o okolini u kojoj se dokumenti koriste.
Kako kaže FileBound, efektivno upravljanje sigurnosti dokumenata onemogućava
neautoriziran pristup istima [19].

16

3.3.9. Upravljanje tijekovima rada
To je složen proces kojega unutar sebe ne sadržavaju svi sustavi za upravljanje
dokumentima. Postoje različite vrste tijekova rada ovisno o okruženju u kojemu se koriste.
Ručni tijek rada zahtjeva od korisnika da samostalno odluči koji će dokument nekome
poslati, dok je automatski tijek rada unaprijed određen od strane administratora gdje su
ponuđene opcije kome je i koje dokumente moguće poslati.

Slika 2: Primjer upravljanja tijekovima rada [16]

3.3.10. Zajednički rad na dokumentima
Svojstven je EDMS-u (Enterprise Document Management System) te bi u svojem
osnovnom obliku trebao omogućavati pristup dokumentima samo ovlaštenim korisnicima
dok bi istovremeno drugim korisnicima pristup bio onemogućen. Ovlašteni korisnici
istovremeno mogu pregledavati i uređivati dokumente.
17

3.3.11. Verzije
Određivanje verzije je proces pri kojemu se dokumenti označavaju prilikom
stvaranja, uređivanja ili brisanja kako bi se znalo kada je i tko napravio neku radnju te kako
bi se zadnja radnja ili bilo koja prethodna mogla poništiti. Određivanje verzija je korisno
kako bi se uvijek znalo što se s kojim dokumentom i kada radilo te tko je napravio
određene izmjene.

3.3.12. Pretraživanje
Dokumenti ne vrijede ništa ako ih po potrebi nije moguće pronaći na jednostavan i
brz način. Moguće ih je pretraživati pomoću specifičnih atributa ili pomoću sadržaja
dokumenata koji je skeniran tj. indeksiran.

3.3.13. Objavljivanje
Objavljivanje dokumenata uključuje postupak lektoriranja, pregled, odobrenje za
objavu, tiskanje i dr. Bez tih faza može se vrlo lako dogoditi objava netočnih dokumenata
što može dovesti do krive poslovne odluke ili uznemiriti korisnika. Objavljeni bi dokument
trebao biti u obliku koji nije moguće lako mijenjati bez posebnih znanja ili alata, ali da ga
je istovremeno moguće čitati i prenositi.

3.3.14. Umnožavanje
Umnožavanje tj. reprodukcija je ključna prilikom implementacije sustava za
upravljanje dokumentima jer nije problem unijeti dokumente u sustav, ali je problem ako
ih nije moguće umnožavati za druge svrhe.




18

4. MICROSOFT SHAREPOINT 2013 KAO PLATFORMA ZA
UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA
4.1. Što je Microsoft SharePoint?
SharePoint je naziv za skup proizvoda/tehnologija u sustavu Microsoft SharePoint o
čijim će sastavnim dijelovima biti više riječi u nastavku. SharePoint nije program, on je
platforma. Dijelom se smatra sustavom za upravljanje sadržajem i dokumentima dok je
zapravo puno više od toga te zamišljen kao središnja aplikacijska platforma koja
zadovoljava širok raspon potreba privatnih i poslovnih korisnika. Također nudi mogućnost
upravljanja putem Web preglednika pri čemu korisniku nisu potrebna nikakva tehnička
znanja o Web programiranju kako bi uspješno iskoristio sve mogućnosti koje SharePoint
kao takav nudi. Intranet, ekstranet portali, web stranice, upravljanje sadržajem i
dokumentima, prostor za suradnju, društveni alati, napredno pretraživanje i poslovna
inteligencija samo su neke od središnjih funkcionalnosti sustava SharePoint. Od ostalih
važnijih značajki tu je integracija procesa i sustava, automatizacija tijeka rada i pružanje
osnovne infrastrukture za third-party rješenja kao što su Enterprise resource planning (ERP),
Customer relationship management (CRM) i dr.

Slika 3: SharePoint 2013 funkcionalnosti [7]

19

SharePoint je više od samog sustava za upravljanje dokumentima što je moguće
vidjeti u slici iznad. Ipak, svakoj od funkcionalnosti je cilj maksimalna produktivnost. U
nastavku su sve funkcionalnosti ukratko pojašnjene:
 Web mjesta (Sites): Cjelovito rješenje za poslovna web mjesta. Sadržava sve
alate koje bi potencijalni korisnik mogao koristiti za stvaranje bilo kakvog web
mjesta. Osnovne funkcionalnosti koje su odmah dostupne pružaju trenutnu
vrijednost jer korisnik ne mora imati nikakva tehnička znanja kako bi pustio u
rad svoje web mjesto. U samo nekoliko klikova moguće je jednostavno
dodavanje i uklanjanje dijelova web mjesta. Ovu je funkcionalnost moguće
implementirati na lokaciji ili hostati u oblaku.
 Platforma za suradnju (Communities): Sadržava alate potrebne za razmjenu
ideja, pronalaženje suradnika i stručnih resursa te stvaranje društvenog
sadržaja. S poznatim alatima, koje je jednostavno koristiti, moguće je stvoriti
wikije, blogove, sažetke vijesti, timske web stranice, osobne profile i dr. Osim
stvaranja opipljivog sadržaja pomaže u stvaranju veza te razmjeni ideja i
znanja.
 Poslovna rješenja (Composites): Sadržava sve elemente potrebne za
sastavljanje, povezivanje i konfiguriranje poslovnih rješenja za suradnju.
Korisniku se nudi mnogo sastavnih blokova, od kalendara i zadataka do
grafikona i poslovnih podataka, koji su namijenjeni brzom stvaranju rješenja za
suradnju izravno u web pregledniku. Također je omogućen rad s podacima iz
drugih sustava kao da se oni nalaze u sustavu SharePoint. SharePoint
Composites olakšava centralizaciju poslovnih rješenja te njihovo upravljanje.
 Sadržaj (Content): Objedinjuje tradicionalno upravljanje sadržajem, društveno
računalstvo i pretraživanje. Omogućuje preciznije i učinkovitije upravljanje
sadržajem te je usko povezan sa sustavom Microsoft Office što znači da nudi
poznato korisničko sučelje. Također pojednostavljuje označavanje i klasifikaciju
sadržaja te tako korisnicima olakšava pronalaženje, razmjenu i korištenje
informacija. Obrađuje različite vrste informacija neovisno o tome radi li se o
dokumentima, web stranicama ili društvenom sadržaju i moguće je dosljedno
upravljati verzijama, prijavljivati zapise, primjenjivati rasporede zadržavanja,
20

postavljati pravne zapreke i pokretati revizijska izvješća. Omogućuje korištenje
višefaznih pravilnika za definiranje vremena čuvanja sadržaja. Na taj način
moguće je upravljati vremenom kada je sadržaj potrebno arhivirati ili proglasiti
isteklim. Ti pravilnici omogućuju učinkovito odlaganje sadržaja umjesto da se
isti čuva neograničeno dugo. Nevažan sadržaj se može premjestiti izvan
indeksa pretraživanja kako bi rezultati pretraživanja sadržavali isključivo
relevantan sadržaj koji je tada moguće pronaći u kraćem roku te na taj način
povećati produktivnost.
 Poslovna inteligencija (Insights): Omogućuje svim korisnicima pristup
poslovnim informacijama koje su im potrebne za donošenje boljih poslovnih
odluka. U te poslovne odluke korisnici mogu biti sigurni jer su donesene
posredstvom cjelovitog skupa robusnih alata koji omogućuju pristup pravim
informacijama u pravo vrijeme, njihovu analizu i jednostavno zajedničko
korištenje. SharePoint Online 2013 je ključna komponenta Microsoftove
platforme za poslovnu inteligenciju koja donosi nekoliko prednosti kao što su
povezivanje korisnika zbog suradnje, smanjenje troškova pomoću objedinjene
infrastrukture te brzi odgovor na poslovne potrebe.
 Tražilica (Search): Omogućuje pronalaženje potrebnih podataka koji su
korisnicima potrebni za obavljanje posla bilo da se radi o pretraživanju
intraneta, traženju osoba kako bi se brže i jednostavnije povezali te
razmjenjivali ideje ili nečemu trećem. Interaktivno i vizualno okruženje za
pretraživanje pomoći će u nastojanju da se mnoštvo podataka dovede u red
pri čemu su najviše od koristi sužavanje rezultata pretraživanja na temelju
metapodataka, prikaz minijatura i pretpregledi te rangiranje relevantnosti
prema broju klikova. Okruženje za pretraživanje je moguće dodatno prilagoditi
tj. dodati vlastiti vokabular, namjestiti stupanj relevantnosti i koristiti specifične
podatke za svaku osobu kako bi korisnik mogao biti siguran da će dobiti
očekivane rezultate.


21

4.2. Struktura sustava SharePoint Online 2013
Osnova na kojoj se zasnivaju svi dijelovi za organizaciju sadržaja i resursa zove se
Sites. Temelj je svih funkcionalnosti koje zajedno pružaju mogućnost za međusobnu
suradnju korisnika te upravljanje sadržajem, resursima i dokumentima. Takva web mjesta
dalje mogu sadržavati posebno prilagođene popise, biblioteke, stranice, tijekove rada, web
dijelove i aplikacije.
U ranijim verzijama sustava SharePoint popisi (list) i biblioteke (library) bili su
sastavni dio sustava kao takvog dok su u verziji 2013 one u obliku aplikacija te su u
osnovnim mjestima (Sites) ponuđene tek osnovne funkcionalnosti popisa i biblioteka.
Međutim, namjena im je i dalje ostala ista.
 Popisi (lists): Nudi široku paletu gotovih popisa kao i mogućnost stvaranja
prilagođenih popisa.
 Biblioteke (libraries): Koriste se za upravljanje sadržajima i dokumentima.
Dostupne su različite vrste biblioteka kako bi zadovoljili potrebe za
jednostavnim upravljanjem različite vrste dokumenata.
Uz popise i biblioteke SharePoint Online 2013 nudi još i aplikacije (apps), upravljanje
radnim tokovima (workflows) i web dijelove (web parts).
 Tijekovi rada (workflow): Koriste se za uključivanje ljudi i informacija u
poslovne procese.
 Web dijelovi (web parts): To su komponente koje mogu dodati nove ili
obogatiti postojeće funkcionalnost web mjesta. Moguće je izabrati između
postojećih web dijelova ili stvoriti vlastite.
 Aplikacije (apps): Jednako kao i web dijelovi, aplikacije pružaju dodatne
funkcionalnosti. Ipak, nisu strogo vezane uz SharePoint i mogu imati drugačiju
arhitekturu, moguće ih je kupovati poput mobilnih aplikacija i nije nužno da
budu postavljene na istoj lokaciji kao i SharePoint.



22

Dalje, potrebno je razlikovati web mjesta (Sites) od kolekcije web mjesta (Site
Collections). Web mjesta su temelj za pohranu i organizaciju sadržaja, resursa i
dokumenata te su organizirana unutar zbirki web mjesta. Zbirke web mjesta stvaraju se
kako bi se unutar njih mogla stvoriti i koristiti srodna web mjesta koja onda služe za
pohranu dokumenata i njihovo upravljanje. Također zbirka web mjesta definira postavke
sigurnosti, raspored navigacije, politiku i način upravljanja dokumentima za sva web
mjesta unutar pojedine zbirke.
Web mjesta čine jezgru SharePoint Online 2013 okruženja. Nekoliko je različitih vrsta
web mjesta, točnije njih četiri, dostupno unutar sustava SharePoint Online 2013 od kojih
svaka ima svoje specifične značajke i funkcionalnosti.
 Collaboration: Predlošci web mjesta ove vrste (Team Site, Blog, Project Site,
Community Site) namijenjeni su stvaranju takvih web mjesta koja će
omogućiti različite načine za međusobnu suradnju korisnika sustava
SharePoint Online 2013.
 Enterprise: Predlošci web mjesta ove vrste (Basic Search Center, Document
Center, Records Center, Business Intelligence Center, Enterprise Search Center,
Visio Process Repository) namijenjeni su stvaranju takvih web mjesta koja će
omogućiti što jednostavnije upravljanje poslovnim sadržajima, dijeljenje
podataka te njihovo upravljanje.
 Publishing: Predlošci web mjesta ove vrste (Publishing Site, Publishing Site
with Workflow, Enterprise Wiki) namijenjeni su stvaranju takvih web mjesta
koja će olakšati objavu i upravljanje sadržajem.
 Custom: Uključuje sve predloške web mjesta koje je stvorio administrator
sustava SharePoint Online 2013 za specifične potrebe.

23

4.2.1. Sučelje web mjesta
Sva web mjesta unutar sustava SharePoint Online 2013 imaju jednako sučelje i
strukturu. Sadržavaju nekoliko elemenata koji su potrebni za uspješno upravljanje tim web
mjestima i njihovim sadržajem te za navigaciju. Sučelje se može prilagoditi specifičnim
potrebama.

Slika 4: Team Site osnovno sučelje

Što se zadanih pozicija elemenata na web mjestima tiče moguće je birati između njih
osam što se i vidi na sljedećoj slici.

Slika 5: Predlošci sučelja web mjesta [12]
24

My Site izbornik
Ovaj se izbornik nalazi na gornjoj desnoj strani na svim stranicama svih web mjesta.
Ove konkretne opcije su dostupne za SharePoint Online 2013 u sklopu sustava Office 365.

Slika 6: My Site izbornik

 Outlook: Pristup programu za primanje i slanje e-pošte putem web
preglednika.
 Calendar: Pristup kalendaru kakav se nalazi u Outlooku putem web
preglednika.
 People: Pristup kontaktima.
 Newsfeed: Pregled sažetaka sadržaja, nešto poput ''zida'' na Facebooku.
 SkyDrive: Pristup prostoru za pohranu sadržaja ''u oblaku''.
 Sites: Pristup web mjestima koje trenutno prijavljeni korisnik koristi.
 Admin: Pristup administrativnim alatima. Vidi isključivo administrator.












25

Korisnički izbornik
Također se nalazi u gornjem desnom kutu odmah pored My Site izbornika.
Omogućava pristup korisničkim podacima tj. profilu kojega je moguće uređivati, a osim
toga nudi mogućnost odjave (Sign Out) iz sustava.

Slika 7: Korisnički izbornik

Opcije sa slike iznad pojavljuju se prilikom klika na korisničko ime.
 About Me: Uređivanje osnovnih informacija poput imena i prezimena,
kratkog opisa, umetanje slike, kontakt informacija i detalja o projektima,
obrazovanju, znanjima, vještinama i dr.
 Sign Out: Jednostavna odjava iz sustava. Vraća na početnu stranicu za prijavu
na Microsoft portal putem kojega se pristupa sustavu SharePoint Online 2013.

Izbornik postavki (Settings Menu)
Ovaj izbornik omogućuje korisnicima, ovisno o dozvolama koje su dobili od strane
administratora, da uređuju web mjesta i upravljaju sadržajem i dokumentima.
Mogućnosti koje nudi su:
 Shared With: Prikazuje popis korisnika koji imaju pristup trenutnom web
mjestu.
 Edit page: Prikazuje trenutnu stranicu u okviru za uređivanje.
 Add a page: Omogućuje stvaranje nove SharePoint stranice.
 Add an app: Prikazuje stranicu s popisom aplikacija koje je moguće dodati i
koristiti. Nalaze se tu popisi, biblioteke i ostale aplikacije.
 Site Contents: Prikazuje stranicu s popisom svih sastavnih dijelova neke
konkretne stranice. Npr. prikazat će popis svih dodanih aplikacija.
26

 Chagne the look: Prikazuje popis od desetak gotovih izgleda sučelja između
kojih je moguće izabrati novi izgled sučelja za trenutne stranice. Razlike među
ponuđenim sučeljima vide se u različitim shemama boja.
 Site Settings: Prikazuje stranicu s mnoštvom opcija pomoću kojih je moguće
upravljati korisnicima i dozvolama, izgledom sučelja, načinom na koji će
funkcionirati pretraživanje, administracijom stranice i dr.
 Getting Started: Vraća na početnu stranicu.
 Office 365 Settings: Ova je opcija vidljiva isključivo kada je SharePoint Online
2013 zakupljen u sklopu sustava Microsoft Office 365, a omogućuje upravljanje
pretplatom.


Slika 8: Izbornik postavki


27

Alatna traka (Ribbon)
Prikazuje alate za upravljanje nekom stranicom te sadržajem stranice odnosno
dokumentima unutar nje. Popis dostupnih alata može ovisiti o vrsti stranice na kojoj se
korisnik trenutno nalazi tj. koju pokušava uređivati.

Slika 9: Alatna traka

 Edit: Uređivanje stranice.
 Check Out: Ovom se opcijom sprječava mogućnost uređivanja stranice od
strane drugog korisnika za vrijeme dok ju trenutni korisnik uređuje.
 Edit Properties: Uređivanje postavki stranice.
 Rename Page: Promjena imena stranice.
 Page History: Prikaz povijesti stranice tj. kada je, tko i što uređivao.
 Page Permissions: Uređivanje dozvola.
 Delete Page: Brisanje stranice.
 E-mail a Link: Slanje linka na stranicu.
 Alert Me: Stvaranje i upravljanje upozorenjima koja se mogu namjestiti da npr.
šalju e-mail korisniku kada netko uredi stranicu.
 Popularity Trends: Pokreće Microsoft Excel u kojemu prikazuje brojčanu
statistiku korištenja SharePoint stranica te iste prikazuje i pomoću dijagrama.
 Make Hompage: Postavlja trenutnu stranicu kao početnu.
 Incoming Links: Prikazuje koje stranice upućuju/linkaju na trenutnu stranicu.
 Library Setting: Omogućuje uređivanje osnovnih i naprednih postavki
stranice.
 View All Pages: Prikazuje popis svih stranica od kojih se sastoji trenutna
stranica.
 Tags & Notes: Dodavanje bilješki o stranici te ubacivanje tagova.
28

Društveni alati i alati za upravljanje (Social & Management Tools)
Prikazuje popis društvenih mogućnosti za trenutnu stranicu i opciju za uređivanje
stranice koja je ranije već pojašnjena.

Slika 10: Društveni alati

 Share: Prikazuje opcije među kojima je moguće izabrati korisnike koji će dobiti
pristup stranici te ju moći uređivati.
 Follow: Klikom na ovu opciju trenutna se stranica dodaje na početnu stranicu
u listu praćenih stranica.
 Sync: Omogućuje sinkronizaciju sadržaja između sustava SharePoint Online
2013 i lokalnog računala.
 Fokus na sadržaj: Kvadratić na krajnjoj desnoj strani izbornika omogućuje
skrivanje navigacije i omogućuje fokusiranje isključivo na sadržaj.








29

4.3. Timska web-mjesta (Team Site) kao podloga za
upravljanje dokumentima
Administrator sustava SharePoint Online 2013 omogućiti će timovima stvaranje
njihovih timskih web mjesta. Ona se stvaraju na razini ispod korijenskih web mjesta npr.
http://tomislavstankovicsharepoint.com/novotimskowebmjesto.

4.3.1. Web mjesta za timove (Team Site)
Te su intranet stranice prvenstveno namijenjene za jednostavniju međusobnu
suradnju među članovima tima. Sve ono što će biti pojašnjeno u nastavku moguće je
pronaći i koristiti unutar web mjesta za timove. U kontekstu upravljanja dokumentima web
mjesta za timove mogu se koristiti prilikom rada na nekom većem projektu koji će se onda
unutar tih web mjesta širiti na više grupa koje je moguće međusobno povezati te olakšati
rad s dokumentima.

Slika 11: Web mjesta za timove
Kao što je na gornjoj slici vidljivo, prilikom prve posjete sustavu SharePoint moguće
je odmah raditi s web mjestima za timove koje su dio intraneta te javnim web mjestima
koje su dio ekstraneta. Naravno, pomoću opcije new site mogu se stvoriti brojna web
mjesta za timove.
30


Slika 12: Sučelje timskog web mjesta
Web mjesta za timove sastoje se od nekoliko komponenti:
 Home: Početna stranica timskih web mjesta.
 Notebook: Pokreće OneNote web aplikaciju.
 Documents: Otvara stranicu za upravljanje dokumentima.
 Recent: Nakon stvaranja novih stranica, biblioteka dokumenata i dr. prikazuje
njihovu listu kako bi im se jednostavnije pristupilo.
 Site Content & Share: Prikazuje od čega se timska web mjesta sastoje.
 Share your site: Omogućuje ubacivanje članova tima koji će koristiti ta web
mjesta.
 Working on a deadline: Omogućuje stvaranje liste sa zadacima i kalendar.
 Add lists, libraries and other apps: Omogućuje dodavanje novih komponenti
koje će biti sastavni dio timskih web mjesta.
 What's you style: Nudi gotove predloške pomoću koji je moguće kroz
nekoliko klikova promijeniti izgled kompletnog sučelja web mjesta.
 Your site. Your brand.: Omogućuje dodavanje naziva timskih web mjesta,
opisa te ubacivanje tj. brendiranje.
 Keep email in context: Povezivanje elektroničke pošte s timskim web
mjestima kako bi sve bilo na jednom mjestu.
 Page: Uređivanje izgleda sučelja web mjesta, rad s dozvolama, uređivanje
postavki web mjesta i sl.

31

4.4. Uvod u skupove dokumenata
Skup dokumenata [17] grupa je povezanih dokumenata koje je moguće stvoriti u
jednom koraku, a zatim njima upravljati kao jednim entitetom. To je vrsta sadržaja
(Content Type) unutar biblioteke dokumenata (Document Library) pomoću koje je moguće
upravljati većim brojem sličnog sadržaja i dokumenta. To je posebno korisno prilikom
rada na projektima gdje se stvara skup više povezanih dokumenata s kojima je tada
jednostavnije upravljati jer su na jednom mjestu. Skup dokumenata može podsjećati na
mapu (folder), ali za razliku od nje ima neke funkcionalne razlike što bi značilo sljedeće:
 Moguće je navesti vrste sadržaja koje skup dokumenata smije sadržavati (npr.
slike, audio ili video datoteke i dr.).

Slika 13: Odabir vrste sadržaja
 Moguće je navesti sve zajedničke metapodatke koje korisnik želi sinkronizirati
na svim skupovima dokumenata.
 Moguće je prilagoditi stranicu dobrodošlice tj. početnu stranicu skupa
dokumenata koja se prikazuje u svakoj instanci poslovnog proizvoda.
Kako bi sve ovo bilo moguće potrebno je za početak aktivirati skupove dokumenata
u postavkama.
32


Slika 14: Aktiviranje opcije za skupove dokumenata

Nakon toga se navodi koje vrste sadržaja skup dokumenata smije sadržavati što je
prikazano na slici 13.
Kada je to završeno u gornjem izborniku dobije se opcija za stvaranje skupa
dokumenata.

Slika 15: Stvaranje skupa dokumenata

Tek je tada moguće stvoriti novi skup dokumenata prilikom kojega se upisuje
njegovo ime kao i opis dok je ostale postavke moguće uređivati naknadno.
33


Slika 16: Novi skup dokumenata

Primjer stranice dobrodošlice tj. početne stranice vidljiv je u nastavku. Tu je stranicu
moguće prilagoditi specifičnim potrebama osoba koje će kreirani skup dokumenata
koristiti.


Slika 17: Novo stvoreni skup dokumenata

34

4.5. Biblioteka dokumenata (Document Library)
Imati jedinstveno mjesto za prikupljanje dokumenata može biti izrazito važno
pogotovo u slučaju organizacije s više timova koji međusobno rade s velikom količinom
podataka. Upravljanje dokumentima u sustavu SharePoint Online 2013 omogućuje
stvaranje biblioteka dokumenata, dijeljenje dokumenata i slika, stvaranje skupova
dokumenata i još puno toga što će timovima pomoći da budu produktivniji.

4.5.1. Što je biblioteka dokumenata?
Prilikom prvog posjeta posjeta web mjestu za timove (SharePoint Team Site) vidi se
osnovna stranica koja je automatski stvorena prilikom instalacije sustava. Ona kao takva
možda neće zadovoljavati sve potrebe pa je potrebno kreirati biblioteku
dokumenata/datoteka kako bi se imalo gdje spremati dokumente kojima je onda moguće
upravljati i dijeliti s članovima tima.

Slika 18: Primjer biblioteke datoteka
Prilikom planiranja biblioteke dokumenata potrebno je razmisliti o tome kakve će
vrste datoteka članovi tima koristiti. Vrste datoteka vjerojatno ovise o tipu projekta na
kojemu se radi. Npr. Ako članovi tima pripremaju marketing kampanju biti će im potrebne
vrste dokumenata kao što su:
 Skup bilješki o projektu.
35

 Raspored dostave promotivnih materijala.
 Slike proizvoda.
 Tekstualni izvještaji.
 Proračunska tablica za planiranje budžeta.
Naravno, postoji puno više vrsta dokumenata i moguće je da će članovi tima trebati
njih još nekoliko, ali ovo je samo jedan od primjera kako konkretno koristiti biblioteku
dokumenata. Ovisno o veličini projekta valja razmisliti i o stvaranju nekoliko biblioteka
dokumenata.
Jedna od najkorisnijih prednosti biblioteke dokumenata je mogućnost da se broj
verzija nekog dokumenta svede na samo jednu verziju. Recimo da je jedan član tima
napisao izvještaj i postavio ga u biblioteku dokumenata, drugi član može taj isti dokument
urediti dok treći može unutar istog dokumenta dopisati svoj komentar tj. svaki član tima
može dati svoj doprinos unutar istog dokumenta bez potrebe da se više verzija istog
dokumenta, kojega je uređivalo više članova tima, pojavljuje unutar biblioteke
dokumenata i na taj način otežava pronalaženje zadnje i potpune verzije nekog
dokumenta. To je vidljivo na slici 18 gdje je prikazana biblioteka dokumenata koje je
stvorio korisnik Tomislav Stanković dok je jedan od članova tima naziva Ime Prezime
uredio dokument Tekstualni izvještaji bez da je morao praviti još jednu verziju dokumenta.

4.5.2. Postavljanje dokumenata u biblioteku dokumenata
Kako bi biblioteka dokumenata imala svoju svrhu njoj je potrebno dodati
dokumente. To je moguće učiniti dodavanjem pojedinačnih dokumenata ili istovremenim
dodavanjem više dokumenata. Vrlo je vjerojatno da će neka organizacija prilikom prvog
dodavanja dokumenata u biblioteku dokumenata to učiniti na način da ih sve doda
odjednom, a kasnije dokument po dokument kako budu dolazili.
Dodavanje pojedinačnog dokumenta moguće je učiniti na tri načina:
1. File – Upload document – Add a document.
2. New document – Upload existing file.
36

3. Povlačenjem dokumenta na radnu površinu SharePointa tj. direktno u
biblioteku dokumenata.

Slika 19: Dodavanje pojedinačnih dokumenata

Prilikom dodavanja novog dokumenta, kao što je vidljivo na slici 19, automatski je
postavljena opcija Overwrite existing files što znači da će svaka već ranije postavljena
datoteka, a koja ima isto ime kao i ona koja se trenutno dodaje biti zamijenjena tom
novom verzijom.
37


Slika 20: Overwrite existing files

Dodavanje više dokumenata istovremeno moguće je učiniti putem povlačenja
dokumenata na radnu površinu sustava SharePoint Online 2013 tj. direktno u biblioteku
dokumenata. U sljedećem primjeru vidljivo je kako su tri slike povučene iz mape unutar
operativnog sustava Windows 8 u prozor gdje je otvoren SharePoint Online 2013 tj.
biblioteka dokumenata unutar njega.

Slika 21: Dodavanje više dokumenata istovremeno

38

4.5.3. Organizacija biblioteke dokumenata
Pravilna organizacija dokumenata pomoći će članovima tima da pronađu dokumente
koje trebaju i kada ih budu trebali. Pravilnoj organizaciji može pomoći i standardizirana
metoda za nazive dokumenata. Primjer toga može biti da svaki član tima koji stvori neki
dokument u njegov naziv stavi svoje inicijale ili dogovoriti s članovima tima da se u naziv
svakog dokumenta stavi kratica poslovne jedinice ili grupe kako bi se dokumenti
međusobno jednostavnije razlikovali.
Međutim, postoji još jedna mogućnost koja može olakšati organizaciju dokumenata,
a to je da isti budu složeni ovisno o njihovom sadržaju pa će tako tekstualni dokumenti
biti u jednoj grupi dok će tablični dokumenti biti u drugoj i sl.
Koji god način da je izabran za organizaciju biblioteke dokumenata važno je da ona
zadovoljava potrebe određenog projekta tj. članova tima koji na istome rade.
Redoslijed datoteka u biblioteci dokumenata
Standardni stupci unutar biblioteke dokumenata su tip dokumenta (Type), naziv
dokumenta (Name), izmjene (Modified) i izmijenjeno od (Modified By). Datoteke je moguće
sortirati na način da se klikne na naziv nekog od ta četiri stupca gdje su onda ponuđene
opcije sortiranja uzlazno i silazno.
Na primjer, da bi se dokumenti sortirali abecedno od A do Z potrebno je izmijeniti
stupac Naziv (Name).

Slika 22: Uzlazno sortiranje

39

Promjena trenutnog prikaza
Biblioteka dokumenata može se prilagoditi specifičnim potrebama što znači da je
moguće uklanjati nepotrebne stupce, dodavati nove, mijenjati njihov raspored i još dosta
toga o čemu će biti riječi u nastavku.

Slika 23: Promjena trenutnog prikaza

Prikaz dokumenata u biblioteci dokumenata moguće je promijeniti kroz nekoliko
klikova mišem i bez potrebe za ikakvim programiranjem. Nakon klika na Modify View
pojavljuje se mnoštvo opcija, među kojima su:
 Odabir stupaca koji će se vidjeti u biblioteci dokumenata.
 Povećanje ili smanjenje broja vidljivih stupaca.
 Odabir stupca prema kojemu će informacije biti raspoređene.
 Filtriranje stavki prikazanih u biblioteci dokumenata prema vlastitim kriterijima.
 Dodavanje gumba koji članovima tima omogućuje samostalno uređivanje
biblioteke dokumenata.
 Prikaz okvira za odabir pored dokumenata tako da članovi tima mogu
istovremeno odabrati više dokumenata.
 Određivanje maksimalnog broja prikazanih dokumenata po stupcu.
 Opcionalni odabir prikaza dokumenata po mapama.
 Odabir načina na koji e biblioteka dokumenata prikazati kada joj se pristupa
putem mobilnog uređaja.
 Grupiranje sličnih datoteka.
 Postavljanje ograničenja broja stavki koje se mogu prikazati u biblioteci
dokumenata.
 Promijena izgleda sučelja između šest ponuđenih opcija tj. stilova.
40


Slika 24: Uređivanje trenutnog prikaza

Unutar tih postavki, osim onoga na slici iznad, nalaze se još neke kategorije, a među
njima dvije najvažnije zovu se Sort koja nudi postavke pomoću kojih je moguće odrediti da
se dokumenti prikazuju na način na koji to za određeni tim ima najviše smisla i Filter za
odabiranje stavki koje će se pojaviti na popisu biblioteka dokumenata.


Slika 25: Opcije za promjenu izgleda biblioteke dokumenata [8]
41

Dodavanje novog stupca u biblioteku dokumenata
Osnovni raspored biblioteke dokumenata može biti dovoljan za neke od timova,
međutim za one koji žele i trebaju više postoji opcija za dodavanje novog stupca u
biblioteku dokumenata.
Kada se pojavi dijaloški okvir za dodavanje novog stupca potrebno je upisati njegov
naziv te izabrati neku od ponuđenih opcija koja najbolje odgovara vrsti stupca koja je timu
potrebna. Standardna opcija Single line of text može biti sasvim dovoljna, međutim
moguće je ubaciti i slike članova tima bilo da se šalju s računala korisnika ili povlače s
nekog linka.
Od ostaloga, moguće je ubaciti opis stupca, ograničiti broj znakova koji mogu
odjednom biti uneseni u stupac i dr.

Slika 26: Dodavanje novog stupca

42

Stvaranje novog prikaza za biblioteku dokumenata
Iako je dostupno nekoliko opcija za promjenu izgleda sučelja treba spomenuti i
mogućnost stvaranja dodatno prilagođenog sučelja, iako ga vjerojatno većina timova neće
trebati. Postoji mnoštvo opcija pomoću kojih se informacije u cjelokupnoj biblioteci
dokumenata mogu prezentirati. Sve zbog toga kako bi svaki tim mogao prilagoditi
biblioteku dokumenata svojim specifičnim potrebama.
Prikaz koji se stvori na ovaj način nije uvjetovan time da se mora birati ili stvaranje
novog prikaza ili promjena izgleda sučelja nego se može koristiti istovremeno s
promjenom sučelja. Npr. prilikom promjene sučelje iz standardnog u Shaded (slika 25)
moguće je stvoriti novi prikaz na način da to novo sučelje sada izgleda još i kao tablica
(Datasheet view) što je i vidljivo na slici ispod.

Slika 27: Stvaranje novog prikaza
Kada je stvoren novi prikaz njegov se naziv, kojemu je moguće dati proizvoljno ime,
prikazuje pored All Documents. U ovom slučaju naziv novog prikaza je Datasheet View.
Tako se na jednostavan način moguće prebacivati između ranije određenog izgleda sučelja
i novo stvorenog.
Na slici iznad plavo su označena polja za stvaranje novog prikaza, dok se padajući
izbornik ispod Current View također može koristiti za prebacivanje između ranije
određenog izgleda sučelja i novo stvorenog.
43

4.5.4. Upravljanje dokumentima unutar biblioteke dokumenata
Nakon dodavanja dokumenata u biblioteku dokumenata moguće su brojne radnje, a
među njima su: dodavanje novih dokumenata, uređivanje postojećih dokumenata,
zadržavanje dokumenata, preuzimanje dokumenata na lokalno računalo, dodavanje
obavijesti koja stiže na e-mail prilikom uređivanja nekog dokumenta i dr.

Slika 28: Nije odabran dokument
Alati za upravljanje dokumentima dostupni su nakon što se odabere jedan ili više
dokumenata kao što je vidljivo na sljedećoj slici.

Slika 29: Odabran je dokument
Stvaranje mape dokumenata
Iako je moguće odrediti broj dokumenata koji će se prikazivati u biblioteci
dokumenata vjerojatno je da će postati gotovo nemoguće kvalitetno njima upravljati kada
njihov broj prijeđe npr. 50. Na isti način kako se mape koriste na osobnim računalima tako
ih je moguće koristiti i unutar sustava SharePoint Online 2013.

Slika 30: Mapa dokumenata
44

Uređivanje svojstava dokumenata
Svojstva dokumenata lako je zamijeniti za uređivanje dokumenata, međutim svaka
radnja ima svoje mjesto u alatnoj traci.

Slika 31: Odabir opcije za uređivanje svojstava dokumenta

Nakon klika na Edit Properties pojavljuje se sljedeći prozor sa samo nekoliko
mogućih radnji kao što su promjena imena dokumenta, dodavanje novog imena i brisanje
dokumenta.

Slika 32: Rad na svojstvima dokumenta
45

Označavanje/zadržavanje dokumenata
Zadržavanje dokumenata je opcija koja članovima tima omogućuje da uvijek rade na
zadnjoj verziji nekog dokumenta tj. sprječavaju mogućnost da više članova tima
istovremeno uređuje neki dokument. Pomoću ove opcije jedan član tima može označiti
dokument kako bi ostali članovi tima znali da on tada radi na njemu. Nakon što je taj član
završio s uređivanjem dokumenta to će biti vidljivo ostalim članovima tima koji onda
mogu nastaviti s uređivanjem ili samo pregledati novo uređeni dokument.

Slika 33: Check Out & Check In
Iz gornje slike je vidljivo da su zadržani dokumenti označeni drugačijom ikonom tj.
na standardnoj ikoni koja označava vrstu dokumenta nalazi se u donjem desnom kutu i
zeleni kvadratić.
46


Slika 34: Čuvanje zadnje verzije dokumenta

Kada je član tima završio s uređivanjem dokumenta može kliknuti na Check In kako
bi potvrdio učinjene promjene i eventualno napisao komentar za ostale članove tima kako
bi isti jednostavnije razlikovali različite verzije nekog dokumenta.

47

Postavljanje upozorenja
Prilikom grupnog rada s dokumentima potrebno je znati kada je i tko napravio
promjene na nekom od dokumenata jer bi se inače svakodnevno gubilo vrijeme na
pregledavanje dokumenata u potrazi za novim verzijama što nije produktivno.
Postavljanje upozorenja je posebno korisno kada član tima očekuje promjene na nekom
važnom dokumentu da ne mora uzaludno osvježavati listu nadajući se da će baš u tom
trenutku vidjeti da je sporni dokument uređen.

Slika 35: Postavljanje upozorenja

Kod postavljanja upozorenja dostupne su sljedeće opcije:
 Izbor članova tima kojima će se slati upozorenja.
 Odabir metode slanja upozorenja e-mailom ili SMS-om.
 Odabir vrste upozorenja: slanje upozorenja prilikom svake promjene, slanje
upozorenja kada netko uredi dokument, slanje upozorenja kada netko uredi
dokument koji je postavio član tima koji postavlja upozorenje i slanje
upozorenja kada netko uredi dokument koji je posljednji uredio član tima koji
postavlja upozorenje.
 Odabir vremena slanja upozorenja: u trenutku kada je dokument uređen,
slanje dnevnih upozorenja sa popisom svih uređenih dokumenata, slanje
tjednih upozorenja s popisom svih uređenih dokumenata.

48


Slika 36: Postavljanje upozorenja



49

4.5.5. Pretraživanje dokumenata unutar biblioteke dokumenata
Na svakoj stranici unutar sustava SharePoint Online 2013, pa tako i unutar biblioteke
dokumenata postoji polje za pretragu. Pomoću njega je moguće pretraživati sav sadržaj,
osobe, razgovore i stranice kao što je vidljivo na sljedećoj slici.

Slika 37: Primjer pretraživanja pojma CRM

U ovom se konkretnom primjeru pojam CRM nalazi unutar jednog Excel dokumenta
te je vidljivo iz sljedeće slike da je rezultate pretraživanja moguće sortirati po vrsti
dokumenata, autoru te vremenu stvaranja ili uređivanja.

Slika 38: Primjer rezultata pretraživanja
50

4.6. Centar za dokumente (Document Center)
Centar za dokumente ne nudi se automatski u sklopu sustava SharePoint Online
2013 nego ga je potrebno ručno stvoriti. Od posebne je koristi za velike organizacije koje
imaju potrebu za skladištenjem velike količine dokumenata na dugi rok.

Slika 39: Stvaranje centra za dokumente
Klikom na new subsite prikazuje se prozor u kojemu je potrebno odabrati da se
upravo centar za dokumente želi stvoriti te upisati naziv centra, opis, poveznicu i dr.
Na slici iznad pod brojevima 2 i 3 nalaze se poveznice na centar za dokumente,
nakon što je isti stvoren, kako bi mu se na što jednostavniji način moglo pristupiti.

Slika 40: Uređivanje poveznice na centar za dokumente

Poveznicu na centar za dokumente moguće je ukloniti ili joj promijeniti naziv.
51

4.6.1. Što je centar za dokumente?
Centar za dokumente namijenjen je spremanju velikih količina dokumenata tj.
primarno služi kao prostor za pohranu dokumenata. Uređivanje dokumenata ovdje nije
toliko bitno, kao što je to slučaj kod web mjesta za timove (Team Site), jer centar za
dokumente služi kao arhiva dokumenata, baza znanja i dr. Upravo zbog toga centar za
dokumente dolazi s mnoštvom mogućnosti kao što su Web Parts koji pojednostavljuju
upravljanje velikom količinom dokumenata.


Slika 41: Stvaranje centra za dokumente


52

Kako centar za dokumente nije standardno dostupan unutar sustava SharePoint
Online 2013 potrebno ga je ručno dodati kao novu stranicu. Tada on izgleda kao na slici u
nastavku.

Slika 42: Centar za dokumente

Kasnije pristupanje centru za dokumente olakšano je na način da se link prema
njemu prikazuje u sklopu početnog web mjesta.

Slika 43: Poveznica prema centru za dokumente

Kao što je ranije već spomenuto, centar za dokumente moguće je dodatno
prilagoditi za prihvat velikih količina dokumenata o čemu će više riječi biti u nastavku.




53

4.6.2. Upravljanje dokumentima unutar centra za dokumente
Postavljanje dokumenata moguće je učiniti pojedinačno ili više dokumenata
odjednom, kao što je prikazano u slučaju biblioteke dokumenata pa to ovdje nije
potrebno posebno naglašavati ili dokumentirati.
Uglavnom, dokumenti se nakon postavljanja spremaju pod poveznicu Documents te
se automatski ne prikazuju na glavnoj stranici centra za dokumente. To se može
promijeniti jednostavnim uređivanjem stranice što će biti prikazano u nastavku.

Slika 44: Prikaz dokumenata u centru za dokumente

Klikom na izbornik pored naziva dokumenta moguće je vidjeti sadržaj dokumenta i
popis mogućih radnji koje je moguće poduzeti za konkretni dokumenti, to su redom:
 Pregled i uređivanje postavki.
 Pregled i uređivanje unutar web preglednika (npr. Internet Explorer).
 Zadržavanje dokumenta za potrebe uređivanja.
 Objava verzije po izboru i pregled svih verzija nekog dokumenta.
 Stvaranje tijeka rada za neki dokument.
 Preuzimanje kopije dokumenta.
 Brisanje dokumenta i dr.
54


Slika 45: Brzi pregled sadržaja dokumenta


55

4.6.3. Rad sa zadacima
Pod poveznicom Tasks krije se prostor za stvaranje liste zadataka koje je potrebno
izvršiti.

Slika 46: Početni prikaz prostora za upravljanje zadacima
Klikom na new task otvara se prozor za zadavanje zadatka u kojemu je moguće
odrediti osnovne postavke konkretnog zadatka. Pod poveznicom Show More moguće je
odrediti postotak izvršenja, napisati opširniji opis, odrediti stupanj prioriteta (Low, High,
Normal) te status zadatka (Not Started, In Progress, Completed, Deffered, Waiting on
someone else).

Slika 47: Zadavanje zadatka
56

Nakon što su zadaci zadani moguće je vidjeti listu s osnovnim informacijama poput
naziva zadatka, vremena do kada treba biti izvršen te osobe kojoj je dodijeljen.

Slika 48: Lista zadataka
Upravljanje zadacima moguće je putem dodatnog izbornika kao što je prikazano na
sljedećoj slici.

Slika 49: Upravljanje zadacima
57

4.6.4. Uređivanje i prilagodba sučelja centra za dokumente
Prilagodba sučelja važna je kako bi se olakšalo upravljanje dokumentima, zadacima i
općenito radnom okolinom unutar centra za dokumente te kako bi se na taj način
povećala produktivnost.

Slika 50: Uređivanje centra za dokumente

Klikom miša na Page – Edit Page pojaviti će se nova polja koja se zovu Web Part i
koja omogućuju jednostavno dodavanje prilagođenih formi.
Iz sljedeće slike vidljivo je da je odabran Web Part s lijeve strane te će ondje biti
dodan prostor za bilješke naziva Note Board. Na isti je način moguće dodati nove forme
iznad, ispod i pored središnjeg polja.

Slika 51: Dodavanje web dijelova
58

Centar za dokumente može, ali ne mora, biti samostalna jedinica sa svojim pravilima.
S te strane moguće je ručno dodavati dokumente ili pak stvoriti tijek zadataka koji će
dokumente iz svih ostalih lokacija automatski kopirati u centar za dokumente.

Slika 52: Centar za dokumente s prilagođenim sučeljem

Nekoliko je kategorija web dijelova (Web Part) koje je moguće dodati:
 Apps: Prikaz popisa dokumenata i zadataka.
 Blogs: Prikaz arhive blog postova, obavijesti o novim blog postovima i prikaz
osnovnih alata za uređivanje bloga.
 Business Data: Prikaz podatka o statusu dokumenata.
 Community: Prikaz podataka o zajednici, polja za pristup istoj, opisa
trenutnog statusa člana koji pregledava centar za dokumente, prikaz osnovnih
alata za upravljanje zajednicom te prikaz popisa članova.
 Content Rollup: Prikaz RSS-a, prikaz relevantnih dokumenata trenutnom
korisniku, prikaz informacija o projektu, prikaz općih kategorija, prikaz linkova
na stranice po izboru i dr.
 Document Sets: Prikaz dokumenata i njihovih postavki.
 Filters: Filtriranje po listama, datumima, korisnicima i sl.
 Forms: Prikaz jednostavnih kontrola za druge web dijelove.
59

 Media and Content: Prikaz slika, videa i ostalog medijskog sadržaja.
 Search: Prikaz polja za pretragu, rezultata pretraživanja i sl.
 Social Collaboration: Prikaz članova tima tj. korisnika, kontakt informacija,
prikaz tagova i dr.

Slika 53: Web part kolekcija














60

4.7. Centar za zapise (Records Center)
Centar za zapise stvara se na isti način kao i centar za dokumente kao što je vidljivo
iz sljedeće slike s tom razlikom da je umjesto Document Center potrebno odabrati Records
Center. Pošto može postojati onoliko vrsta zapisa koliko to prilikom planiranja odluči
vodstvo organizacije centar za zapise omogućit će stvaranje različitih vrsta biblioteka
zapisa. Više o tome u nastavku.

Slika 54: Stvaranje centra za zapise
Što je zapis?
Prije razrade teme potrebno je definirati pojam zapisa. Zapis je elektronički
dokument koji služi kao dokaz izvršenja neke radnje i kao takav se treba čuvati određeni
period vremena.
61

4.7.1. Što je centar za zapise?
Centar za zapise je takva vrsta forme unutar sustava SharePoint Online 2013 koja će
omogućiti vođenja evidencije izvršenja aktivnosti.
Upravljanje zapisima je proces u kojemu tvrtka treba definirati koje će vrste
informacija klasificirati kao zapise. To mogu biti dokumenti, e-pošta ili neka treća vrsta
informacija koja služi kao dokaz izvršenja neke aktivnosti ili transakcije.

Slika 55: Centar za zapise

Upravljanje zapisima obuhvaća [21]:
 Odluku o tome kako rukovati aktivnim dokumentima koji će jednom postati
zapisi te o lokaciji za njihovo pohranjivanje kada postanu zapisi.
 Odluku o tome koliko će se pojedini zapis čuvati kako bi zadovoljio pravne,
poslovne i regulatorne zakone.
 Istraživanje i provođenje tehničkih rješenja koja će ispuniti potrebne zahtjeve
kada je u pitanju upravljanje zapisima.
 Izvršavanje zadataka koji se tiču upravljanja zapisima i koji su povezani s
vanjskim faktorima poput sudskih tužbi i sl.

62

Dva su osnovna načina upravljanja zapisima:
 U posebnoj arhivi (records archive).
 Zajedno s ostalim, aktivnim, dokumentima (in-place records).

Koji će od ova dva načina biti u konačnici izabran ovisi od organizacije do
organizacije. U sljedećoj tablici navedeni su razlozi zašto koristiti records archive tj. in-place
records.


Slika 56: Načini upravljanja zapisima [21]

63

4.7.2. Podešavanje centra za zapise
Da bi se iskoristio puni potencijal upravljanja zapisima potrebno je podesiti nekoliko
opcija koje će omogućiti poštivanje svih pravila kvalitetnog upravljanja zapisima.


Slika 57: Podešavanje centra za zapise

Ranije sam spomenuo dva način upravljanja zapisima records archive i in-place
records no kako bi oba način bila podržana i ispravno funkcionirala potrebno ih je ručno
aktivirati na razini kolekcije web mjesta (Site Collections).

Slika 58: Aktivacija novih mogućnosti centra za zapise




64

Tek će nakon aktivacije poruka, uokvirena plavim okvirom, koja se pojavljuje u
prozoru za upravljanje, nestati.

Slika 59: Poruka koja daje na znanje da je potrebna dodatna konfiguracija

Dalje, potrebna su još četiri koraka kako bi centar za zapise u potpunosti bio
spreman za prihvat zapisa.
 Create content type: Definirati vrstu zapisa.
 Create records libraries: Definirati vrstu biblioteke, stranice, popisa,...
 Create content organizer rules: Definirati način na koji će sadržaj biti
organiziran. Stvaranje pravila koja će prikladne dokumente automatski slati u
za njih namijenjene biblioteke.
 Design the Site Welcome Page: Urediti glavnu stranicu centra za zapise.



65

Definiranje vrste zapisa
Ove se opcije koriste za definiranje i uređivanje vrsta zapisa koji će se koristiti.
Ovisno o potrebama moguće je odabrati cijelu kategoriju dozvoljenih zapisa ili neku
konkretnu vrstu iz neke kategorije zapisa.
Kategorije zapisa su:
 Business Intelligence.
 Community Content Types.
 Digital Asset Content Types.
 Display Template Content Types.
 Document Content Types.
 Document Set Content Types.
 Folder Content Types.
 Group Work Content Types.
 List Content Types.
 Special Content Types.


Slika 60: Određivanje vrste zapisa


66

Definiranje vrste biblioteke, stranice, popisa,…
Stvaranje prikladne forme za prihvat određene vrste sadržaja. Izbor je moguć između
sljedećih kategorija:
 Libraries.
 Communications.
 Tracking.
 Custom Lists.
 Pages and Sites.


Slika 61: Moguće kategorije centra za zapise

Za potrebe ovog rada izabran je Records Library iz kategorije biblioteka kako bi se
unutar njega mogli spremati važni poslovni podaci.
Od mogućih postavki odabrano je da se prilikom svakog uređivanja dokumenta
stvori njegova nova verzija te da će se unutar te biblioteke nalaziti isključivo Microsoft
Word vrsta dokumenata.

67


Slika 62: Records Library

Tada se nova biblioteka pojavljuje u obliku poveznice u izborniku s lijeve strane.

Slika 63: Records Library u obliku poveznice



68

Stvaranje pravila za organizaciju sadržaja
Kvalitetna organizacija sadržaja pomoći će boljoj produktivnosti i ne treba se
zanemarivati. Upravo će ova kategorija učiniti najviše kada je u pitanju organizacija
sadržaja u sklopu centra za zapise.
Stvaranje pravila stvoriti će osnovu za automatsko sortiranje sadržaja.

Slika 64: Stvaranje pravila za bolju organizaciju sadržaja

69

U ovom je konkretnom primjeru stvoreno sljedeće pravilo: svaki dokument koji
isključivo u završetku svojeg naziva ima vrijednost ''[TS]'' biti će automatski poslan u Drop
Off biblioteku. Pravilo se tada prikazuje na listi stvorenih pravila ispod Content Organizer
Rules kao na slici 55.
Prilikom postavljanja dokumenta prikazuje se poruka da će sporni dokument, koji
zadovoljava pravilo, biti automatski prebačen u prikladnu biblioteku ili mapu.

Slika 65: Dodavanje dokumenta koje zadovoljava pravilo

Nakon klika na OK slijedi još jedna potvrda o promjeni lokacije dokumenta.

Slika 66: Poruka o promjeni lokacije dokumenta

70

4.8. Office Web Apps aplikacije
Jednostavno rečeno Office Web Apps je Microsoft Office uredski paket u oblaku.
Proširuje mogućnosti upravljanja dokumentima sustava SharePoint Online 2013 i nudi
fleksibilnost jer dokumenti su uvijek dostupni bez obzira na lokaciju korisnika i bez
potrebe za ručnim kopiranjem između različitih uređaja.
Sve što je potrebno za koristiti Office Web Apps je veza s Internetom i web
preglednik npr. Internet Explorer. To je posebno korisno u kontekstu sustava SharePoint
Online 2013 kada korisnici vođeni različitim obavezama i putovanjima nemaju vremena
razmišljati o tome jesu li sve potrebne dokumente kopirali na novu lokaciju ili o
kompatibilnosti uredskog paketa Microsoft Office, instalaciji nadogradnji i sl.

Slika 67: Sadržaj Office Web Apps paketa



71

Ipak, kako bi se postiglo najbolje od oba svijeta unutar sustava Office 365, kojega je
SharePoint Online 2013 dio, nudi se instalacija uredskog paketa Microsoft Office 2013 na
lokalna računala za svakodnevne potrebe na poslovim računalima.

Slika 68: Instalacija uredkog paketa Microsoft Office 2013
Instalacijski paket sadržava:
 Microsoft Word.
 Microsoft Excel.
 Microsoft PowerPoint.
 Microsoft OneNote.
 Microsoft Access.
 Microsoft Publisher.
 Microsoft Outlook.
 Microsoft Lync.
 Microsoft InfoPath.
72

4.8.1. Praktičan rad s Office Web Apps aplikacijama
Dva su načina kako početi raditi s nekim dokumentom unutar web preglednika. Prvi
je da se stvori novi dokument na kojemu se može nastaviti raditi u web pregledniku ili ga
otvoriti u standardnom programu Microsoft Office.

Slika 69: Stvaranje novog dokumenta

Nakon klika na Excel workbook otvara se prozor u kojemu je potrebno navesti naziv
dokumenta.

Slika 70: Upisivanje imena novog dokumenta

73

Tada se sučelje novog dokumenta pojavljuje unutar web preglednika te je vidljivo u
donjem desnom kutu da ga istovremeno uređuju tri osobe od kojih su dvije registrirane u
sustavu dok je treća osoba nepoznata. To znači da je moguće poslati link na dokument i
korisniku koji nije dio sustava SharePoint Online 2013 s mogućnošću da isti samo
pregledadokument ili da ga i uređuje.

Slika 71: Nekoliko osoba istovremeno uređuje dokument








74


Drugi način je da se jednostavno bilo koji dokument unutar sustava SharePoint
Online 2013 otvori u web pregledniku.

Slika 72: Otvaranje postojećeeg dokumenta

Nakon čega se isti prikazuje u svima dobro poznatom sučelju jednakom onom iz
standardnog Microsoft Office uredskog paketa.

Slika 73: Alatna traka
75


Slika 74: Office Web Apps na djelu




76

5. PREDNOSTI I NEDOSTACI
Iako su prednosti i nedostaci (ili bolje rečeno rizici) subjektivna kategorija u nastavku
ću navesti neke do kojih sam došao pri sastavljanja ovog rada.
Prednosti:
 Jednostavna integracija s Microsoft, klijentskim i serverskim, operativnim i
ostalim sustavima kao što je Microsoft Office.
 Štedi vrijeme koje je inače potrebno za održavanje sustava, instalaciju
nadogradnji, dodavanje novih servera, njihovo podešavanje i dr.
 Mogućnost izbora između mjesečnog i godišnjeg licenciranja.
 Predvidljivi troškovi tj. plaćanje ovisno o iskorištenosti resursa (plaćanje licenci
po broju korisnika koji stvarno koriste sustav umjesto plaćanja licenci za
maksimalno mogući broj korisnika za slučaj da ih kasnije bude više).
 Skalabilnost (brza prilagodba potrebnih resursa).

Nedostaci:
 Pitanje sigurnosti podataka jer se isti nalaze na udaljenoj lokaciji. Iako se
Microsoft trudi ponuditi najveću razinu sigurnosti ipak ostaje pitanje sigurnosti
veze između organizacije i pružatelja usluge.
 Zadovoljava potrebe do određene razine [11] nakon koje je potrebno koristiti
on-premise ili hibridno (cloud + on-premise) rješeje.
 Nemogućnost kontrole nad cjelokupnim serverom/serverima na
kojemu/kojima se nalazi SharePoint Online 2013 sustav.
77

6. ZAKLJUČAK
Na kraju ovog Završnog rada postavlja se pitanje ''Koristiti SharePoint Online 2013
kao sustav za upravljanje dokumentima ili ne?''. Odgovor na to pitanje ovisi o
očekivanjima kako menadžmenta neke organizacije tako i samih korisnika. Prema tome,
ovaj Završni rad je koristan upravo njima kako bi jednostavnije došli do odgovora na ranije
postavljeno pitanje.
Za početak, SharePoint Online 2013 je puno više od samog sustava za
upravljanje dokumentima jer nudi funkcionalnosti koje daleko premašuju puko
upravljanje dokumentima i najveća njegova snaga je upravo u tim funkcionalnostima
koje se međusobno isprepliću. Gledajući s tog aspekta potpuno je pogrešno promatrati
SharePoint Online 2013 isključivo kroz jednu od njegovih brojnih funkcionalnosti.
Sama činjenica da neka organizacija koristi sustav SharePoint Online 2013 kao sustav
za upravljanje dokumentima neće pomoći poslovanju te organizacije bez temeljite
pripreme i planiranja i nemoguće je očekivati rješenje tipa ''ključ u ruke'' koje isključuje
potrebu za bilo kakvim modifikacijama i prilagodbama sustava.
Kada se radi s nekoliko desetaka tisuća dokumenata vrlo lako može doći do kaosa u
kojemu bi SharePoint Online 2013 postao samo još jedno spremište dokumenata. Jedan
od lošijih scenarija je onaj u kojemu SharePoint Online 2013 postane platforma za
upravljanje dokumentima po principu ''arhivirati sve za svakoga'' umjesto da se selektivno
i kontinuirano upravlja verzijama aktivnih dokumenata.
Zato je prije implementacije potrebno odlučiti koja rješenja organizacija treba i
koje izazove njima želi riješiti. Konkretno, to bi značilo ne implementirati sve
funkcionalnosti sustava SharePoint Online 2013 odjednom, posebno ako organizacija u
tom trenutku treba možda samo jedan njegov dio jer se u suprotnom, kada se
implementiraju sve funkcionalnosti odjednom događa da korisnici budu pod dojmom
velike količine opcija pri čemu se produžuje njihov proces prilagodbe i stvaraju zastoji u
procesu upravljanja dokumentima.
Da bi se proces prilagodbe korisnika skratio i da bi se postigla veća razina
produktivnosti potrebno je prilikom implementacije iskoristiti svu dostupnu
78

dokumentaciju. Npr. prilikom stvaranja biblioteke dokumenata potrebno je znati koji će ju
odjel koristiti pa tako biblioteka dokumenata odjela financija neće biti jednaka kao
biblioteka dokumenata odjela informatičke podrške. Svaki odjel treba imati sučelje
prilagođeno specifičnim potrebama, unaprijed definirane načine upravljanja dokumentima,
unaprijed određene predloške za stvaranje novih dokumenata i dr.
Kako bi se izvuklo najbolje od sustava SharePoint Online 2013 potrebni su sposobni
administratori koji će razlikovati i najsitnije detalje među pojedinim predlošcima za prikaz
i upravljanje dokumentima kao i detalje ostalih funkcionalnosti. Razumijevanje SharePoint
Online 2013 okruženja ključno je za uspješnu implementaciju. Znanje za korištenje sustava
SharePoint Online 2013 nije potrebno samo administratorima nego i korisnicima. To se
najbolje može vidjeti na primjeru korištenja funkcionalnosti vezane uz kolaboraciju pri
čemu jedan od korisnika pokrene neku raspravu i to je sve što bude pokrenuto pa kada
netko od ostalih korisnika posjeti taj dio sustava velika je vjerojatnost da se više neće
vratiti kada vidi da je sve prazno jer zapravo neće shvaćati koju korist iz te funkcionalnosti
može dobiti. Prethodni primjer možda nije strogo vezan uz upravljanje dokumentima, ali
ga je najjednostavnije za shvatiti.
Tek kada se sve prethodno uzme u obzir moguće je zaokružiti čitavu priču oko
korištenja sustava SharePoint Online 2013 kao sustava za upravljanje dokumentima.
Prednosti nabrojane u prethodnom poglavlju tada dolaze do izražaja i daju odgovor na
pitanje postavljeno na prethodoj stranici.




79

7. LITERATURA
[1] Document Management,
http://www.konsort.com/home/solutions/Document_Management (2013.)
[2] DMS – Document Management System, http://programi.zio.hr/dms.aspx (2013.)
[3] Document management system,
http://www.princeton.edu/~achaney/tmve/wiki100k/docs/Document_management_s
ystem.html (2013.)
[4] Horvat I.: Sustavi za upravljanje sadržajem (2013.)
[5] Indeksiranje dokumenata, http://www.definiraj.com/1305/indeksiranje-dokumenta/
(2013.)
[6] Keywords, http://www.techterms.com/definition/keywords (2013.)
[7] Microsoft Doubles SharePoint Advertising efforts and they do a good job,
http://absolute-sharepoint.com/2013/07/microsoft-doubles-sharepoint-advertising-
efforts-and-they-do-a-good-job-2.html (2013.)
[8] Murray K.: Microsoft Office 365, Connect and collaborate virtually anywhere,
anytime, str. 127. (2011.)
[9] OCR unos podataka,
http://arhiva.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=66&KatID=58&ClanakID=716 (2013.)
[10] Pehar, F., Ivanović Dragija, M., Golub, K., Badurina B.,: Digitalizacija i nove knjižnične
usluge, www.szi.hr/seminar2002/prezentacije/slagRadionicaDigitalizacija2.ppt (2013.)
[11] SharePoint Online: software boundaries and limits, http://office.microsoft.com/en-
001/office365-sharepoint-online-enterprise-help/sharepoint-online-software-
boundaries-and-limits-HA102694293.aspx, (2013.)
[12] Smith Tony: SharePoint 2013 User's Guide, 4th Edition, str. 103., 375.-392. (2013.)
[13] Sustavi za upravljanje dokumentacijom - eDMS ¤ prednosti,
http://www.src.hr/Rjesenja/Sustavi-za-upravljanje-dokumentacijom-
eDMS/prednosti.aspx (2013.)
[14] Škoda P.: FPGA platforma u primjenama za rudarenje podataka, IRB, Zagreb,
http://www.fer.unizg.hr/_download/repository/pskoda,KDI.pdf (2013.)
[15] Ujević I.: Sustav za upravljanje dokumentima, Diplomski rad, Fakultet elektrotehnike i
računarstva, Zagreb (2003.)
[16] Uvod u tijekove rada, http://office.microsoft.com/hr-hr/sharepoint-server-
help/uvod-u-tijekove-rada-HA010154424.aspx (2013.)
[17] Uvod u skupove dokumenata, http://office.microsoft.com/hr-hr/sharepoint-server-
help/uvod-u-skupove-dokumenata-HA101782466.aspx#_Toc252534953 (2013.)
[18] Vidović, A., Mihanović, V.,: Informatizacija poslovanja, Tema: Upravljanje
dokumentima, http://www.oss.unist.hr/~iruzic/IP/UpravljanjeDokumentima.pdf
(2013.)
[19] What is Document Security?, http://www.filebound.com.au/what-is-document-
security/ (2013.)
80

[20] What is Enterprise Content Management (ECM)?, http://www.aiim.org/What-is-ECM-
Enterprise-Content-Management (2013.)
[21] Wheller C., Shadravan D., Resing T., Coventry P.: Microsoft SharePoint 2013
InsideOut, str. 440., 448.
[22] Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima?,
http://arhiva.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=54&KatID=5&ClanakID=599 (2013.)