BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1

Definisi Proses Bisnis Proses adalah suatu tindakan yang terstruktur. Proses juga dapat diartikan

suatu rangkaian kerja yang memiliki awal dan akhir, dengan masukan (input) dan keluaran (output) yang terdefinisi secara jelas (Davenport, 1993). Proses bisnis adalah gabungan dari aktivitas yang terdiri dari satu atau lebih input dan membentuk output yang memberi nilai kepada pelanggan. Harrington mendefinisikan proses bisnis sebagai berikut: “Business process. All service processes and processes that support production processes (e.g.,order process, engineering change process, payroll process, manufacturing process design). A business process consists og group of logically related tasks that use the resources of the organization to provide defined results in support of the organization’s objectives.”(Harrington,1991). Pemahaman konsep proses bisnis secara mendalam diperlukan agar dapat memahami karakteristik dari proses bisnis itu sendiri. Harrington menyatakan bahwa: “That can be interpreted to mean that the more we understand business processes, the more we can improve them. To do that, we must clearly understand several characteristics of business processes: Flow. The methods for transforming input into output, Effectiveness. How well customer expectations are met. Efficiecy. How well 9

10

resources are used to produce an output, (d) Cycle time. The time taken for the transformation from input to final output, (e) Cost. The expense og the entire process.”(Harrington,1991).

2.2

Lean Service Lean merupakan upaya untuk menghilang waste (pemborosan) secara

berkesinambungan dan meningkatkan nilai tambah pada (value added) pada produk (barang / jasa) untuk memberikan nilai pada pelanggan (customer value). Pendekatan lean bertujuan untuk meningkatkan customer value melalui peningkatan rasio antara nilai tambah terhadap waste (the value-to-waste ratio) secara terus-menerus (Gasperz, 2007). Walaupun terlahir dari industri manufaktur, konsep Lean dapat juga diterapkan dalam bidang-bidang berbasis pelayanan. Lean dalam pelayanan mempunyai konsep yang sama yaitu perbaikan yang berkesinambungan dan menghilangkan aktivitas non value added dimana selanjutnya konsep ini disebut Lean Service. Gasperz (2007) menyatakan Lean service memiliki lima prinsip dasar yaitu: 1. Spesifikasi secara tepat nilai produk yang diinginkan oleh pelanggan. 2. Mengidentifikasi value stream untuk setiap proses jasa. 3. Mengeliminasi semua pemborosan yang terdapat dalam aliran proses jasa (moment of truth) agar nilai mengalir tanpa hambatan.

11

4. Menetapkan sistem anti kesalahan (mistake-proof system) setiap proses jasa untuk menghindari pemborosan dan penundaan. 5. Mengupayakan keunggulan untuk mencapai kesempurnaan (zero-waste) melalui perbaikan secara berkesinambungan (continuous improvement). Lean merupakan suatu filosofi yang berlandaskan pada minimasi penggunaan sumber daya dalam berbagai aktivitas perusahaan. Aktivitas dalam suatu perusahaan/organisasi dibedakan dalam 3 jenis yaitu: 1. Value Adding Activity. Aktivitas yang dapat mentransformasikan raw material atau informasi menjadi kebutuhan konsumen. Aktivitas ini dapat memberikan nilai lebih pada produk / jasa dari sudut pandang konsumen. 2. Non Value Adding Activity. Aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah pada produk/jasa dan tidak dibutuhkan oleh perusahaan. Aktivitas ini disebut dengan waste yang harus dihilangkan oleh perusahaan. 3. Necessary Non Value Adding Activity. Aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah pada produk/jasa namun dibutuhkan untuk memperlancar proses dalam perusahaan. Dalam jangka panjang aktivitas Necessary Non Value Adding dapat dihilangkan atau direduksi.

2. Delay. dan yang terburuk adalah image perusahaan di mata masyarakat. Waste yang terjadi dalam bidang pelayanan akhirnya akan menyebabkan pudarnya loyalitas. waste pada industri jasa juga dapat menghambat operasional dan merugikan perusahaan. Waste tidak memberikan nilai tambah pada proses transformasi input menjadi input atau output (Gasperz. yaitu: 1. hilangnya rasa kepercayaan pelanggan. 2007). Seperti halnya industri manufaktur. rasio antara ketiga tipe aktivitas terhadap total nilai aliran waktu dalam perusahaan menurut Hines dan Taylor (2000) meliputi 5% aktivitas yang memberikan nilai tambah.3 Waste Waste atau pemborosan merupakan aktivitas yang membutuhkan waktu. 60% aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah yang perlu untuk dihilangkan (waste). 35% aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah namun dibutuhkan perusahaan untuk kelancaran proses. sumber daya. Penundaan atau delay dapat berbentuk waktu tunggu yang harus dialami pelanggan dalam proses antrian untuk mendapatkan layanan. Berikut ini adalah pemborosan yang sering terjadi pada industri jasa. produk. Untuk itu dilakukan perbaikan berkesinambungan untuk menghilangkan pemborosan yang terjadi dalam industri jasa. dan space namun tidak memberikan kontribusi terhadap kepuasan pelanggan.12 Dalam lingkungan bisnis. . berkurangnya profit.

Mengantri beberapa kali. menjawab banyak kuisioner. . Sangat banyak perusahaan yang gagal dalam mempertimbangkan kepentingan dan kondisi mental pelanggan dan hanya kenyamanan internalnya. Dimana dalam mendapatkan pelayanan pelanggan melakukan antrian berkali-kali sehingga stress pelanggan meningkat. menyalin informasi yang sama.13 informasi. atau apapun yang tidak tiba atau selesai dalam waktu yang dijanjikan. yang pada akhirnya akan menyebabkan stress yang bertumpuk. Duplication. Unnecessary Movement. minimnya tingkat ergonomi dalam ketika interaksi antara pelanggan dan petugas layanan sedang berlangsung. 2. Duplikasi sering menjelma sebagai pemborosan yang menjengkelkan dan kegiatan yang membuang waktu yang dapat membuat pelangga kecewa. baik dari sisi pelanggan maupun perusahaan. kerugian dan pemborosan waktu. 3. Pemborosan waktu yang dialami pelanggan mungkin tidak akan merugikan perusahaan sampai pelanggan tersebut beralih kepada competitor yang dapat menangani delay dengan baik. Harus mengisi data yang sama berulang-ulang. pengiriman. kurangnya fasilitas one-stop service.

Sebuah perusahaan harus mengetahui seberapa jelas pelanggan menangkap informasi dan instruksi yang diberikan. 6. Ketidaklancaran komunikasi berakibat pada klarifikasiklarifikasi yang sebetulnya tidak diperlukan. Incorrect Inventory. pemborosan waktu untuk mencari lokasi dan dapat menyebabkan duplikasi-duplikasi yang tidak perlu. Unclear Communication. terlebih lagi apabila yang mereka inginkan tidak diterima.14 4. kebingungan akan produk atau jasa yang ditawarkan. Error. . 5. Sehingga perusahaan sering melakukan rencana ulang hanya karena produk atau jasa yang diperlukan tidak tersedia. Dimana produk atau jasa yang diberikan merupakan produk yang tidak layak ataupun jasa yang tidak professional. Pelanggan akan kecewa apabila tidak dapat menerima sesuatu sebaik yang mereka ingin. Komunikasi merupakan hal yang terpenting dalam pemberian jasa kepada pelanggan. Dimana pelanggan saat mendapatkan suatu jasa menginginkan instruksi dan informasi yang jelas untuk mendapatkan jasa yang diinginkan. Inventaris yang tidak tepat dimaksudkan saat layanan jasa diinginkan akan tetapi jasa tersebut tidak tersedia.

2007) Penerapan lean pada industri perbankan harus melakukan hal berikut (Maria. 2. rasionalisasi keputusan untuk persetujuan. karena pada dasarnya proses industri financial merupakan proses yang berulang. ING Direct. Lost Oppurtunity. desain pelayanan dalam modules. Citibank. dan ketidaksopanan. ketidakramahan. danl lain-lain. mengabaikan pelanggan.15 7. dan standarisasi proses pelayanan. 2011) yaitu: 1. Industri perbankan dan asuransi telah menerapkan dengan baik teknikteknik Lean. Segala hal tersebut dapat menyebabkan hilangnya kesempatan untuk mempertahankan pelanggan dan mendapatkan pelanggan yang baru. (Gaspersz. Penghematan uang dan waktu dapat dihemat secara signifikan melalui diferensiasi proses-proses. Kegagalan membangun tenggang rasa dan hubungan yang saling memahami secara mendalam dengan pelanggan. simplifikasi proses pelayanan. Fokus peningkatan bank sebaiknya mengacu kepada nasabah (customer) dengan mengikuti prinsip-prinsip Lean Service. Secara eksplisit memetakan value stream untuk memahami secara tepat apa yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas dan proses bagi .4 Lean Banking Lean Banking telah diterapkan oleh Bank of America.

2. Value stream mapping digunakan untuk menggambarkan dan menganalisa status saat ini untuk aliran produk dan merancang . Secara teratur menerapkan kaizen (perbaikan terus-menerus untuk meningkatkan efektivitas suatu kegiatan dalam memberikan nilai tambah pada produk/jasa dan menghilangkan waste) untuk memeriksa dan mengoptimalkan proses.16 pelanggan. 2. lokal. sumber daya. Melakukan pengolahan kertas kerja seperti jalur perakitan. Value stream mapping merupakan suatu gambaran visual dari produk/jasa seperti informasi aktivitas value-added dan non-value-added dalam menghasilkan produk/jasa tersebut. menjaga perubahan kecil.5 Value Stream Value stream digambarkan sebagai seluruh aktivitas dan informasi yang memberikan nilai tambah dan tidak memberikan nilai tambah pada produk/jasa untuk semua proses bisnis seperti konsep desain untuk menghasilkan dan memproduksi raw material menjadi produk yang diminta pelanggan. Peta tersebut akan digunakan untuk terus menghilangkan praktek pemborosan yang terjadi. Keluar dari kesalahan konsep bahwa “transaksi bukan merupakan produk” dan desain. Value stream mapping dapat digunakan untuk mengidentifikasi pemborosan terjadi dalam arus nilai. berkelanjutan dan praktis 4. perakitan dan penyampaian transaksi 3.

Untuk melakukan perbaikan yang berkesinambungan. Ada dua jenis value stream mapping yaitu current state map dan future state map. jika mereka memiliki beberapa rasa . perlu dilakukan pemetaan proses yang terjadi saat ini (AS IS) untuk menemukan perbaikan yang dapat dilakukan 2. perbaikan leadtime. harus terdiri dari beragam spesifikasi. Kelompok yang dipilih untuk sebuah brainstorming atau pengumpulan ideide.6 Brainstroming Metode kreatif yang paling dikenal luas adalah brainstorming. Brainstorming merupakan sebuah metode yang digunakan untuk membangkitkan sejumlah besar ide-ide yang kebanyakan dari ide-ide tersebut akan dibuang. Brainstorming ini biasanya terbentuk dari sebuah kelompok yang terdiri dari 4-8 orang.17 status mendatang yang difokuskan pada reduksi waste. tetapi mungkin ada beberapa ide yang telah dikenali sebagai suatu kemajuan yang berharga dan akan dipilih. Current state map merupakan konfigurasi aliran nilai produk saat ini dan menggunakan icon khusus untuk mengidentifikasi pemborosan dan area yang potensial untuk ditingkatkan/diperbaiki. Anggota kelompok bukan hanya harus ahli atau dikenali oleh pimpinannya dalam suatu permasalahan. Sedangkan future state map bertindak sebagai blueprint pada perubahan lean untuk status yang diinginkan. dan peningkatan workflow. tetapi harus mencakup berbagai keahlian meskipun mereka orang awam.

Kelompok brainstorming tidak bersifat hirarki walaupun seseorang dibutuhkan untuk mengambil kepemimpinan organisasi. 5. Misalanya. tenang. Brainstorming bertujuan untuk menstimulasikan sekelompok orang untuk menghasilkan sejumlah bear gagasan dengan cepat. Usahakan semua gagasan dinyatakan secara singkat dan jelas. 7. Orang terlibat langsung dan tidak homogen mengeani persoalan atauran. Tugas utama yang penting adalah untuk memformulasikan pernyataan masalah yang digunakan sebagai poin awal. dan bebas. jika masalah terlalu menyimpang maka ide-ide dari rapat itu dapat dibatasi. Suasana dalam brainstorming harus rileks. Peranan seorang pemimpin pada suatu kelompok brainstorming adalah untuk memastikan formasi metode itu diikuti dantidak hanya sekedar dibicarakan di meja diskusi. atau mungkin bila masalah yang dihadapi samar-samar maka dapat digunakan untuk menyamakan ide yang samar tersebut dan mungkin merupakan hal yang tidak praktis. Tidak dibenarkan memberikan kritik terhadap setiap gagasan. Kegiatan sebaiknya berlangsung dalam waktu tidak lebih dari 30 menit. Gagasan yang kelihatan “aneh” tetap diterima. 2. 6.18 kejiwaan yang dekat terhadap suatu permasalahan meraka dapat ikut sebagai kelompok brainstorming. diharapkan menghasilkan sebanyak-banyaknya jumlah . 4. yaitu: 1. Kelompok haruslah bersifat non-hierarkial dan terdiri dari 4 – 8 orang. 3. Kelompok gagasan.

yaitu: 1. 4.19 Kegiatan yang dilakukan selama brainstorming. 6. yakni: 1. Kuantitas diutamakan . Masing-masing anggota diberi waktu tenang beberapa menit untuk menggali gagasan. Antar anggota kelompok saling bertukar kartu satu sama lain. 2. Membentuk kelompok dan menetapkan pimpinan.1 Teknik Brainstorming Konsep brainstorming pertama kali diperkenalkan oleh Osborn di tahun 1957 dalam bukunya yang berjudul Applied Imagination. Konsep awalnya berupa proses dimana setiap orang yang terlibat dalam proses brainstorming dikumpulkan dalam suatu ruangan dan mereka dapat melemparkan ide dengan 4 aturan. Mengumpulkan kartu-kartu dan setelah periode tertentu dilakukan evaluasi.6. Setiap anggota diminta menuliskan gagasan yang ada pada kartu-kartu tersendiri. Pemimpin kelompok melontarkan pernyatan masalah awal. 8. Melakukan istirahat sejenak untuk mencari gagasan-gagasan baru mengacu pada gagasan rekannya kemudian dituliskan dalam kartu yang baru. 5. 2. 2. 3. Menginformasikan aturan-aturan dalam brainstorming. Tidak boleh mengkritisi. 7.

Ajukan ide apapun yang muncul dalam pikiran.1 sebagai berikut: Tabel 1. dapat dilihat pada table 1.20 3. Kombinasikan dan kembangkan ide yang telah disarankan. seliar apapun Kemudian bermunculan berbagai teknik brainstorming dan terdapat 3 di antaranya yang mendominasi berbagai literatur riset. 4.1 Perbandingan Teknik Brainstroming .

Sentral dari brainstorming adalah konsep menunda keputusan. Gagasan dipilih setelah sekian banyak gagasan dilontarkan. Teknik brainstorming adalah teknik untuk menghasilkan gagasan yang mencoba mengatasi segala hambatan dan kritik. Ketentuan dasar dari brainstorming adalah sebagai berikut: 1. Tunda keputusan. Kegiatan ini mendorong munculnya banyak gagasan. liar.1. dan berani dengan harapan bahwa gagasan tersebut dapat menghasilkan gagasan yang kreatif. Brainstorming juga dapat digunakan secara individual. menghasilkan ide paling sedikit dibanding teknik lain namun verbal brainstorming lebih dikenal di dunia korporat. Munculkan sebanyak mungkin gagasan. Jangan pula melakukan evaluasi terhadap gagasan tersebut. Brainstorming sering digunakan dalam diskusi kelompok untuk memecahkan masalah bersama.21 Banyak perdebatan yang terjadi seputar memilih teknik mana yang paling baik di antara ketiga teknik yang telah dijelaskan pada Tabel 1. Gunakan gagasan yang aneh dan lucu untuk merangsang gagasan-gagasan lain yang lebih baik. . termasuk gagasan yang nyeleneh. Jangan melakukan kritik terhadap setiap gagasan yang muncul. 2. Munculkan gagasan sebanyak-banyaknya. Secara garis besar dapat disimpulkan bahwa Verbal brainstorming merupakan teknik yang paling tidak efektif dalam menghasilkan ide.

kemudahan (maintability). Kaouru Ishikawa pada tahun 1953. pengetahuan.7.22 2. dan lingkungan. kelancaran supply oversupply.3 Bahan Baku Masalah yang terkait dengan bahan baku ialah keseuaian spesifikasi. Secara umum diagram ini melihat paling sedikit lima sumebr cacat pada proses atau produk yaitu faktor manusia.7. dan kerjasama. skrap dihasilkan. .7 Fishbone Diagram (Diagram Tulang Ikan) Diagram sebab akibat sering disebut juga dengan diagram tulang ikan (Fishbone Diagram) pertama kali diperkenalkan oleh Prof. kecukupan jumlah unit dan kapasitas. bahan baku. dan kreativitas. 2. Diagram sebab akibat adalah suatu diagram yang menunjukkan hubungan antara sebab akibat.1 Manusia Masalah-masalah yang berkaitan dengan sumber daya manusia antara lain kecukupan jumlah maupun mutu seperti keterampilan. komunikasi.2 Mesin dan Peralatan Masalah-masalah yang terkait dengan mesin dan peralatan sehubungan dengan tercapainya produktivitas ialah kesesuaian spesifiaksi mesin. 2. disiplin. 2. dan lain-lain. usia pakai (akurasi).7. mesin/ peralatan. kemudahan dioperasikan (operationalibility). kemampuan. kecukupan jumlah. sefty factor. dan lain-lain. sikap. ergonomi. metode.

metode pengumpulan data. peraturan kerja. kelembaban.4 Metode Masalah yang terkait dengan metode kerja ialah prinsip dan prosedur kerja. dan lainlain. kebisingan.1 Contoh Fishbone Diagram (Sinulingga. Mesin dan Peralatan Maintainability Manusia Keterampilan Kreativitas Usia Alat Spesifikasi Pengetahuan Peraturan Kerja Peralatan & Evaluasi Sistem & Prosedure Kerja Temperatur Skill Spesifikasi Over Supply Psikologi Lingk.7. psikologi lingkungan kerja. 2.5 Lingkungan Masalah yang terkait dengan lingkungan kerja adalah kenyaman ruang kerja (temperatur.23 2. penerangan. Kerja Metode Evaluasi Kelancaran Lingkungan Metode Bahan-Bahan Gambar 2. dan lain-lain). peralatan pengukuran kerja. 2010) .6. prosedur evaluasi.

Process Failure Mode and Effect Analysis (PFMEA) merupakan teknik analisis yang digunakan untuk mereduksi kegagalan melalui: .24 2. Design Failure Mode and Effect Analysis (DFMEA) mendukung proses desain untuk mereduksi kegagalan dengan: a) Mengevaluasi tujuan kebutuhan dan alternatf desain.8 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) merupakan kelompok aktivitas yang sistematik didesain untuk: 1. Mengenali dan mengevaluasi kegagalan potensial suatu produk atau proses dan akibatnya. d) Menyediakan informasi tambahan untuk membantu merencanakan pengujian desain yang efisien dan program pengembangan produk. 2. b) Membantu desain awal unutk proses produksi dan perakitan. e) Mengembangkan daftar ranking (peringkat) moda kegagalan potensial dan akibatnya terhadap pelanggan kemudian menetapkan sistem prioritas untuk peningkatan dan pengembangan pengujian desain. c) Meningkatkan probabilitas moda kegagalan potensial dan pengaruhnya terhadap sistem dan desain dan mempertimbangkan operasi produk dalam desain dan pengembangan produk. Mengidentifikasi aktivitas yang dapat dihilangkan atau direduksi yang memberikan peluang kegagalan potensial.

1. untuk menetapkan sistem prioritas pertimbangan tidakan yang tepat. Nilai yang digunakan untuk menggambarkan tingkat keseriusan suatu kegagalan berdasarkan kriteria pada Tabel 2. Metodologi analisis dan efek kegagalan dalam FMEA meliputi tahapantahapan dibawah ini yaitu: 1. 1 Kriteria Nilai Severity . 2. b) Menilai pengaruh (efek) pelanggan potensial terhadap kegagalan c) Identifikasi penyebab proses manufaktur dan asembi potensial dan identifikasi variabel proses untuk difokuskan pada reduksi kejadian atau kondisi deteksi kegagalan. Failure Mode Kegagalan adalah ketidakmampuan suatu sistem (produk / proses) untuk menjalankan fungsi yang dikandungnya sebagaimana mestinya. e) Membuktikan hasil proses manufaktur atau perakitan. d) Mengembangkan daftar ranking (peringkat) moda kegagalan potensial.25 a) Identifikasi produk potensil yang dihubungkan dengan moda kegagalan proses. Tabel 2. Moda kegagalan adalah kejadian yang menyebabkan terjadinya kegagalan fungsi. Effect (Severity) Severity merupakan tingkat keseriusan yang terjadi akibat suatu moda kegagalan.

Causes (Occurrence) Occurrence adalah ukuran seberapa sering penyebab potensial terjadi.26 Severity Effect Rating Tanpa efek Minor 2 1 Tanpa efek pada performansi sistem atau pada proses berikutnya Nasabah tidak terpengaruh. Efek yang sangat ringan pada performansi produk dan proses kredit. Efek yang tinggi pada performansi produk dan proses kredit Tabel 2.3 Kriteria Nilai Occurrence Probability of Occurrence Criteria . Kriteria nilai yang digunakan untuk menggambarkan frekuensi penyebab kegagalan dapat dilihat pada Tabel 2. Efek yang sedang pada performansi produk dan proses kredit Tinggi 4 Nasabah tidak puas dan membuat pelaporan tertulis. Sedang 3 Nasabah tidak puas. 2 Kriteria Nilai Severity (Lanjutan) Severity Effect Rating Berbahaya tanda ada peringatan 5 Kegagalan akan terjadi tanpa ada pemberitahuan dan kegagalan mempengaruhi nama baik perusahaan Kriteria (Customer Effect) Kriteria (Customer Effect) 3. Tabel 2.2.

27 failure Hampir tidak ada Rendah Sedang Tinggi Sangat tinggi Rating 1 2 3 4 5 Sesuai SLA 1-15 paket berkas dalam waktu 1 bulan 16-30 paket berkas dalam waktu 1 bulan 31-50 paket berkas dalam waktu 1 bulan >50 paket berkas dalam waktu 1 bulan 4. 4 Kriteria Nilai Detection Detection Hampir tidak pasti Detection Rating 5 Criteria Sistem kendali tidak dapat mendeteksi moda kegagalan sama sekali atau bahkan tidak memiliki alat deteksi. Kriteria nilai yang digunakan untuk menggambarkan frekuensi penyebab kegagalan dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Controls (Detection) Detection merupakan tingkat ketelitian alat deteksi (pengendalian) yang digunakan. Sistem kendali memiliki kemampuan yang rendah untuk Rendah 3 mendeteksi penyebab kegagalan dan moda kegagalan berikutnya.3. . Sistem kendali memiliki kemampuan yang sedikit untuk Sedikit 4 mendeteksi penyebab kegagalan dan moda kegagalan berikutnya.

dan detection. Setiap proses operasi terlebih dahulu di pecah kedalam elemen-elemen proses. RPN merupakan hasil perkalian severity. ( ) 2.9 Waktu Standar Pengukuran waktu kerja dilakukan dengan tujuan untuk menemukan waktu standar penyelesaian setiap proses untuk memproduksi barang atau jasa. Risk Priority Number (RPN) Risk Priority Number merupakan angka yang menyatakan skala prioritas.28 Sistem kendali memiliki kemampuan yang tinggi untuk Tinggi 2 mendeteksi penyebab kegagalan dan moda kegagalan berikutnya. Sistem kendali hampir dipastikan dapat mendeteksi moda Hampir pasti 1 kegagalan. 5. Secara sistematis waktu standar dapat didefinisikan sebagai berikut: ( ) . occurrence. Waktu standar diperoleh dari waktu normal ditambah dengan besarnya waktu kelonggaran (allowance).

: Waktu rata-rata hasil pengukuran elemen ke-i 2. Banyak pendapat yang menyatakan . Sedangkan makna kata efisien adalah melakukan sesuatu dengan tepat (do the thing right). dan penggunaan fasilitas pemerosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi. Empat poin yang disebutkan pada akhir kalimat merupakan ciri-ciri SOP yang baik dan bermanfaat bagi organisasi yaitu (Rudi.10 Standard Operating Procedure Standard Operating Precedure (SOP) merupakan pedoman yang berisi prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan. : Waktu normal (normal time). konsisten. atau tindakan. dan sistematis (Rudi. langkah. telah berjalan secara efektif (dan efisien). 2002): 1. Efektif (dan Efisien) Makna kata efektif adalah sesuai atau melakukan sesuatu tepat (do the right thing). RFi Ti : Rating factor untuk elemen ke-i.2002).29 ∑( Keterangan: ST NT A : Waktu standar (standard time). ) ( ) : Waktu kelonggaran diperoleh dari faktor kelonggaran dikali dengan waktu normal.

Standar Standar erat kaitannya dengan konsisten. Namun pendapat ini belum pasti benar karena efisiensi sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi. 3. Konsisten Dalam penerapannya. Sistematis Sistematis dapat diartikan tersusun secara rapi.30 apabila telah mencapai efektifitas. Konsisten dalam SOP dapat diartikan sebagai penerapan secara standar dan sama untuk semua prosedur yang sama dan semua bagian yang organisasi yang harus menerapkan prosedur tersebut. sedangkan standar mengarah pada isi prosedur tersebut. Sistematika dalam SOP dibagi menjadi 2 yaitu sistematika tampilan dan penjelasan. teratur. Prosedur kegiatan formal yang standar harus dapat dimengerti dan pemahaman yang sama oleh semua orang. 2. SOP harus diterapkan secara konsisten baik untuk hal yang sama dalam tempat yang sama maupun tempat yang berbeda. Kedua sistematika harus dipenuhi agar SOP dapat dipahami secara benar dan mudah. 4. maka secara otomatis efisiensi tercapai. yang merupakan syarat mutlak dari sebuah pedoman yang efektif. Konsisten mengarah pada pelaksanaan suatu prosedur. . Karena jika melakukan hal yang tepat maka sudah dilakukan dengan tepat.

f. e. Kebutuhan prosedur operasional standar dari suatu organisasi tidak sama dengan organisasi lainnya. SOP harus disusun agar dapat memenuhi kebutuhan user secara spesifik. g. meskipun perbedaannya sangat kecil. Unsur-unsur SOP bermanfaat untuk menjadi rujukan penyusunan dan kontrol pelaksanaan penyusunan SOP. Tujuh kriteria manual tersebut yaitu (Rudi.9. Khas/ spesifik (Specific) Lengkap prosedur (Complete) Jelas dan mudah dipahami (Understandable) Layak-terap (Applicable) Layak-control (Controllable) Layak-audit (Auditable) Layak-ubah (Changeable) 2. d.31 Sebagai suatu manual prosedur. Unsur-unsur SOP meliputi (Rudi. Unsur-unsur tersebut dapat berubah sesuai dengan kebutuhan organisasi. 2002): a. Oleh karena itu SOP harus disusun agar dapat memenuhi tujuh criteria (The Seven Criterias of Manual) yang menyebabkan SOP suatu organisasi berbeda dengan organisasi lainnya. c. 2002): 1) Tujuan .1 Unsur-unsur SOP Efektifitas SOP sangat bergantung pada unsur-unsur yang membangunnya. b.

32 Setiap SOP harus memiliki tujuan karena pengambilan keputusan atau tindakan dilakukan berdasarkan tujuannya. 5) Formulir . 2) Kebijakan SOP harus dilengkapi dengan pernyataan kebijakan-kebijakan yang terkait. Misalnya pada prosedur produksi tercangkup kebijaksanaan tentang jumlah dan kualitas bahan baku. jenis mesin yang digunakan. dll 3) Petunjuk operasional Petunjuk operasional bukanlah sebuah narasi dari prosedur operasional melainkan suatu prosedur bagaimana cara pengguna membaca pedoman atau panduan prosedur operasional secara benar. jumlah dan kualitas bahan pendukung. yang mendukung pelaksanaan prosedur secara efektif dan efisien. Tujuan penyusunan SOP harus dinyatakan dengan jelas agar dapat menjadi dasar atau landasan dalam setiap prosedur dan langkah-langkah kegiatan yang terdapat dalam SOP tersebut. jumlah jam produksi. pelaksanaan dan penanggung jawab. 4) Pihak yang terlibat Pihak yang terlibat digunakan sebagai panduan penyusunan mengenai orang atau fungsi apa saja yang terlibat dalam pelaksanaan suatu prosedur.

Proses dapat terdiri dari satu atau lebih sub proses. maka kegiatan dalam sistem bisa dilakukan dengan asumsi bahwa kualitas data telah memenuhi syarat. . yang merupakan keluaran dari sebuah sistem. 8) Laporan Laporan merupakan rangkaian dari sistem. 7) Proses Proses adalah tahapan lanjutan setelah tahapan masukan dalam sistem. atau dokumen. Setelah formulir sebagai media masukan disiapkan. blanko. Proses merupakan kegiatan yang berfungsi mengubah masukan menjadi keluaran. Isi yang terdapat dalam laporan merupakan hasil pengolahan atau pemerosesan dan dapat digunakan sebagai sumber pengambilan keputusan. 9) Validasi Validasi bertujuan untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan kegiatan yang dilakukan telah valid.33 Formulir merupakan bentuk standar dari dokumen-dokumen kosong atau blanko yang digunakan dalam menjalankan tertentu dalam SOP sebagai media yang menghubungkan keputusan dan pelaksanaan kegiatan antara pihak-pihak terlibat. 6) Masukan Tahapan masukan meliputi aktivitas pengisian formulir.

Penyusunan baru dapat digunakan pada dua kondisi yaitu: a. Sedagnkan dlaam menentukan teknik yang akan digunakan. terdapat beberapa metode dan teknik-teknik yang dapat digunakan.2 Metode dan Teknik Penyusunan SOP Dalam penyusunan dan pengembangan Standard Operating Prosedure. organisasi harus mempertimbangkan kemudah pengguna dalam memahami SOP secara tepat. artinya baru dijalankan setelah SOP bersangkutan selesai dibuat . sebelumnya belum ada di dalam organisasi. dan mengimplementasikan SOP.34 10) Kontrol Suatu organisasi harus melengkapi prosedurnya dengan kontrol memadai seperti mekanisme audit dan pengecekan (counter-check) secara berkala. menyusun. 2. Penyusunan Baru Penyusunan baru merupakan pilihan metode yang digunakan untuk membuat procedure operasional standar yang baru. Prosedur operasional standar belum ada dalam organisasi. Unsur-unsur tersebut merupakan acuan dalam melakukan observasi.9. Metode penyusunan dan pengembangan Standard Operating Procedure meliputi (Rudi. 2002): 1. Pemilihan metode yang akan digunakan tergantung dari kebutuhan masing-masing organisasi.

Teknik-teknik yang dapat digunakanuntuk penyusunan dan pengembangan SOP anatara lain (Rudi. namun belum ada SOP tertulis yang disajikan secara sistematis.35 b. Pengembangan Keseluruhan Pengembangan keseluruhan merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap selutuh ini dari buku pedoman SOP. Pengembangan Berkala Pengembangan berkala merupakan perbaikan SOP yang dilakukan secara rutin dan sudah terjadwal. beberapa organisasi dapat dikombinasikan teknik-teknik penyusunan SOP. Untuk memudahkan pengguna dalam memahami Standard Operating Prosedure dengan tepat. 2. Pengembangan Sebagian Pengembangan sebahagian merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap satu atau lebih SOP dari buku pedoman SOP. Prosedur operasional standar telah ada dalam perusahaan. 3. . 4.2002): 1) Teknik Naratif Teknik naratif adalah teknik yang menggunakan kekuatan nasrasi dan penjelasn dengan kalimat untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan operasional maupun administrasi.

.36 2) Teknik Bagan Arus Teknik bagan arus merupakan teknik yang menggunakan symbol-simbol yang khas untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan. 4) Teknik Campuran Teknik campuran merupakan gabungan dari teknik naratif. 3) Teknik Tabular Teknik tabular biasanya digunakan untuk melakukan analisis kegiatan dalam penyusunan SOP. bagan arus dan tebular. Menguraikan pekerjaan kedalam langkah dasar. dokumen. media penyimpanan. tanda penghubung. Membuat suatu urutan dari langkah-langkah pekerjaan a. b. keputusan. Setiap symbol mempresentasikan makna tertentu dari kegiatan. Selain itu. dan sebagainya. Kombinasi ketiga teknik penyusunan SOP ini digunakan untuk tujuan menyajikan SOP yang dapat dipahami oleh semua yang telibat dan berkepentingan. teknik dapat digunakan untuk pengaturan jadwal kegiatan berulang. Langkah-langkah yang sebaiknya diterapkan dalam penyusunan Standard Operating Prosedure yaitu: 1. Mencatat masing-masing langkah dalam setiap pekerjaan secara berurutan. laporan.

Menyertakan infomasi atau referensi yang tepat. Yang harus dilakukan antara lain: . dilakukan pencatatan bahaya potensial yang dapat diduga secara masuk akal. 3. d. bukan bagaimana ini dilakukan. Alat pelindung diri Jenis peralatan perlindungan pribadi digunakan untuk meminimasi resiko pada operator yang melakukan pekerjaan sesuai dengan SOP. Kontrol yang direkomendasikan dalam SOP a. dilakukan pencatatan control hazard yang paling layak untuk meminimasi resiko operator dalam menyelesaikan pekerjaannya. Sebagai panduan dalam bekerja. Termasuk apa yang seharusnya dilakukan dan tidak dilakukan oleh operator untuk mengurangi tingkat resiko. Untuk masing-masing langkah pekerjaan. c. diidentifikasi dan dicatat bagaimana langkah-langkah pekerjaan dilakukan. 4. 2. b. Mendeskripsikan apa yang harus dilakukan. 5.37 c. Potensial Hazard Untuk masing-masing langkah pekerjaan. Masing-masing potensi bahaya. Melaksanakan Tugas sesuai SOP Menguji prosedur dengan melakukan pekerjaan sesuai dengan SOP yang telah disusun.

Peningkatan Strategic Lean job Balanced Scorecard. Judul Variabel Metode Alina Lean Management Waste. c.4.4 Review Penelitian Terdahulu Penulis Vaduva Maria (2011). Prayogi dan Moses Pelayanan Nasabah objectives. kepuasan konsumen. Memeriksa pekerjaan upstream dan downstream yang mungkin mempunyai dampak. tools dan Pembiayaan (Studi Kasus: PT. .38 a. Menginspeksi pekerjaan kembali. Syariah House of Quality (HOQ). Desrianto A. in Banking. Secara kontinu mengembangkan metode kerja. L. Bank Jatim Surabaya). d. Tabel 2. Singgih. Services. Pada Proses description. employee Lean Management and knowledge empowerment.11 Review Penelitian Sebelumnya Beberapa penelitian terdahulu yang digunakan sebagai pertimbangan dalam penelitian ini dapat dilihat pada Tabel 2. b. Mengembangkan semua potensi bahaya pada masing-masing langkah. 2.

Eka. Perancangan Standarisasi Proses dengan MTTR (Mean Time Lean Peta to Recovery) Six Sigma. Peta DMAIC. Proses. Service Metode Lean Six Sigma. .39 Purwani. (2012).

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful