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LA GESTION POR PROCESOS

En la actualidad surge un nuevo modelo que rompe con los paradigmas de la jerarqua como tal, conocido como modelo de gestin por procesos.

Este modelo es difcil de implementar en las diversas empresas debido a la concepcin tradicional que ha mantenido durante siglos. Las empresas continan arraigadas a esta convencin enmarcada en el mando, y en muchas ocasiones las personas que estn a la cabeza de la empresa no estn dispuestas a perder su poder para compartirlo con todo el personal. ste pensamiento a mi parecer se da principalmente en pases en proceso de desarrollo, donde no toman los cambios como una oportunidad hacia el progreso sino que lo ven como una amenaza, esta transicin es difcil de darse all debido al aspecto social y cultural principalmente.

Dentro de una organizacin es importante tomar en cuenta la gestin por procesos, ya que gracias a su implementacin se pueden obtener ptimos beneficios para la organizacin

Para trabajar con un sistema de gestin por procesos, es necesario definir en primer lugar, la visin de la organizacin: hacia dnde vamos, los objetivos y la misin: que hacemos; y a partir de la misma conduccin de la empresa, con su participacin e involucramiento, decidir cmo lo hacemos. Y una poltica ya que la gestin por procesos es una herramienta bsica para el mejoramiento de las organizaciones.

Los procesos son las materias primas

que las organizaciones deciden gestionar segn los

principios de la calidad, presenta elementos para definir la estructura de los organizaciones y desarrollar directrices para su orientacin hacia la gestin por procesos. Se tendr en cuenta La inspeccin del producto Inspeccin del proceso Central de procesos Ciclo PHVA Mejora de procesos

GESTION DE PROCESOS QUE ES UN PROCESO: un proceso es una secuencia repetitiva de actividades que una o varias personas desarrollan para hacer una salida a un destinario a partir de los recursos que utilizan.

El proceso tiene capacidad para transformar unas entradas en salidas, est constituido por actividades internas que logran un valor apreciado para nuestros clientes. Hay dos caractersticas esenciales que tiene todo proceso:

VARIABILIDAD DEL PROCESO: Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en la secuencia de las actividades realizadas que a su vez generan variabilidad en los resultados.

REPETIVIDAD DEL PROCESO COMO CLAVE PARA SU MEJORA: Los procesos se crean para dar un resultado, estas caractersticas permiten trabajar sobre el proceso y mejorarlo.

COMO SE DESCRIBE UN PROCESO Los elementos que nos ayudaran a permitir describir el proceso son: Salida del proceso Destinarios Los intervinientes del proceso Secuencia de actividades del proceso Recursos Indicadores

COMO SE MEJORA UN PROCESO

HACERLO OCURRIR TAL Y COMO QUEREMOS QUE OCURRA Para poder mejorar un proceso primero hay que: Definir la forma de ejecutar el proceso Ejecutar las actividades del proceso Comprobar que el proceso se ha desarrollado Garantizar

MEJORARLO UNA VEZ QUE LO HEMOS HECHO OCURRIR Para mejorar un proceso hay que aplicar el ciclo de mejora PHVA Planificar Hacer Verificar Actuar La utilizacin continua del PHVA nos brinda una solucin que realmente nos permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, mejorar la calidad, reduce los costos, mejora la

productividad, reduce los precios, aumenta la participacin de mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa .

PLANEAR Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin. 1. Identificar servicios 2. Identificar clientes 3. Identificar requerimientos de los clientes 4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones 5. Identificar los pasos claves del proceso 6. Identificar y seleccionar los parmetros de medicin 7. Determinar la capacidad del proceso 8. Identificar con quien compararse

En el

Hacer se hace la implementacin de lo definido en la planeacin, es decir, toda la

Organizacin se alinea de acuerdo a las definiciones, se conforman equipos de trabajo para que documenten los procesos con el enfoque de PHVA y con una metodologa definida.

En el Verificar, se aplica el subproceso de Revisiones de Gerencia y Auditoras internas de Calidad.

En el Actuar, se aplica el subproceso de Acciones correctivas, preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditoras, adicionalmente se aplica la metodologa para anlisis y solucin de problemas a aquellos subprocesos que necesitan un mejoramiento continuo para luego incorporarlos en los subprocesos y convertirlos nuevamente como parte del da a da.

La gestin por procesos es la generalizacin de la gestin de un proceso y se aplica a una organizacin en su conjunto. Los clientes vuelven a contar con la organizacin cuando lo que reciben cubre sus expectativas. Los pasos que hay que seguir para describir un macro proceso: Salida Destinario de salida Los proceso Recursos Indicadores

COMO SE GESTIONA POR PROCESOS Hay que describir la organizacin como una red de procesos proporcionados a la direccin de la organizacin como una herramienta til de gestin. La direccin gestiona a la organizacin: Estabilidad y desarrollo (misin y visin ) Definiendo su red de procesos en general y ms en concreto sus procesos clave y prioritarios. Establecimiento de mecanismo de medicin Establecimiento de planes de actuacin a largo, medio y corto plazo

La misin est integrada por los siguientes pasos: Quienes somos Cul es la razn de nuestra existencia Con que fin Para quien lo hacemos Como vamos a lograrlo

La visin es el conjunto de afirmaciones que describen nuestra organizacin y que es lo que desea ser en un futuro. Los procesos claves son aquellas secuencias de actividades que ocurren en la organizacin y que tiene un fuerte impacto sobre las expectativas del cliente de la organizacin o bien que consumen una parte importante de los recursos de la organizacin. Estn relacionadas con la misin y la visin. Los procesos prioritarios son aquellos procesos clave que o bien est funcionando mal y necesitan mejorar. La implantacin de la gestin por procesos se hace por medio de los siguientes pasos, que son: Liderazgo de la direccin Participacin de los empleados Formacin

La implantacin de la gestin por procesos se hace por medio de los siguientes seis pasos, que son:

Definir criterios de desempeo Identificar una muestra, Recoger informacin y definicin de los procesos Validar el modelo de procesos, y aplicar el modelo a los subsistemas de recursos humanos.

1. Definir criterios de desempeo: este primer paso consiste bsicamente en establecer los criterios de eficiencia superior en desempeo profesional de tarea en estudio. Los criterios generalmente recomendados a utilizar son aquellos que proporcionan informacin objetiva, es decir aquellos que se expresan en nmeros y que bsicamente se relacionan con la suma al valor del negocio, por ejemplo: las ventas, beneficios, patentes, publicaciones, etc.

2. Identificar una muestra: este paso consiste bsicamente en identificar los grupos que servirn de modelos para establecer los niveles de cada competencia. Aqu se identifican tres grupos: uno de desempeo superior, otro de desempeo promedio, y uno de desempeo mnimo o por debajo del promedio.

Es importante menciona que existen tres factores que influyen en la seleccin de personas para la muestra, las cuales se mencionan:

Los empleados con desempeo superior deben ser absolutamente los mejores, son aquellos que calificaron alto en todos o en la mayora de los criterios de desempeo.

Es necesario que haya un grupo de controlo de contraste de empleados con un desempeo totalmente aceptable (promedio), y

Las muestras deben ser suficientemente grandes para permitir el anlisis estadstico.

3. Recoger informacin: este paso consiste bsicamente en la aplicacin de algn mtodo de evaluacin. Ya que este paso implica profundizar previamente el conocimiento de cada cargo que incluya un anlisis descriptivo, adems de una visita al lugar concreto de trabajo y as poder realizar la entrevista ya que esta es el mtodo generalmente recomendable por su efectividad. La entrevista que se utiliza para este fin es la entrevista de eventos conductuales ya que es una tcnica diseada para este fin, porqu se centra en la identificacin de los conocimientos, habilidades, actitudes, y soluciones (caractersticas) requeridas para que el trabajo sea bien ejecutado.

Los pasos para conducir la entrevista y se logre el propsito son los siguientes.

Introduccin y explicacin: Presentacin del entrevistador y explicacin del propsito de la entrevista.

Responsabilidad del puesto: indagacin de la misin, tareas, responsabilidades, y funciones ms relevantes del entrevistado en su puesto;

Eventos conductuales: obtencin de la descripcin detallada de cinco o seis de los sucesos ms importantes que se han experimentado el entrevistado en su trabajo, y

Cierre y recapitulacin: agradecimiento por el tiempo y la colaboracin y despedida del entrevistado, recapitulacin de la informacin recabada durante la entrevista.

4. Anlisis de informacin y definicin de las competencias: este es el paso central de la intervencin y por lo tanto, es la que presenta una mayor complejidad. Este paso consiste bsicamente en identificar qu caractersticas o combinacin de caractersticas, poseen las personas de desempeo superior, que son las que permiten comportarse de tal manera. Este proceso es realizado por expertos y se basa en una tcnica denominada Anlisis Temtico

Es un mtodo que permite medir empricamente y comprobar estadsticamente la significacin de las diferencias que se detectan en las caractersticas demostradas por personas con actuacin superior y adecuada en un puesto de trabajo.

5. Validar el modelo de las competencias: para este antepenltimo paso existen diferentes maneras de validar este modelo. Siendo la ms habitual, la realizacin de una segunda entrevista de eventos conductuales con un nuevo grupo de personas con el fin de comprobar, si las competencias detectadas efectivamente se relacionan con una actuacin superior a la tarea.

6. Aplicar el modelo a los subsistemas de recursos humanos: este es el ltimo paso, por lo cual se procede al diseo o aplicacin del modelo final del sistema de competencias.

En este ltimo paso es importante tener en cuenta los siguientes aspectos para el personal al que se le va aplicar el sistema de competencias como lo son:

La seleccin Capacitacin y entrenamiento

Desarrollo Evaluacin de desempeo Planes de carrera y sucesin Remuneraciones