You are on page 1of 92

Solucin avanzada de su gestin contable.

Comodn

Manual del Usuario

Todo el material aqu contenido est sujeto a las clusulas de proteccin y reserva de los Derechos de autor, que consagra la ley 23 de 1982 y 44 de 1993. Derechos reservados: Cualquier utilizacin no autorizada por MECOsoft S.A. como compendiar, mutilar, transformar, reproducir, distribuir, vender y elaborar copias del presente programa, acarrear graves sanciones civiles y penales contempladas en las leyes. No se puede copiar o distribuir a ttulo gratuito u oneroso, ningn aparte de este manual, a menos que se tenga autorizacin por escrito de MECOsoft S.A.

BOGOTA Carrera 17 N 93A - 02/06 Of. 302 Edificio Abedul Boureau


Telfonos: (571) 601 9600 622 5263 622 5280 610 7232 Fax: (571) 622 5285

MEDELLIN Carrera 44 N 10 Sur 49

E-MAIL
producto@mecosoft.com.co servicio@mecosoft.com.co ventas@mecosoft.com.co

Telfonos: (574) 321 1077 325 0020 622 5270 622 5291 623 6503 (574) 321 1399 622 5241 Fax:

http://www.mecosoft.com.co

LINEA DE ATENCIN AL CLIENTE 01 800 09 46677

Tabla de contenido
INTRODUCCION Instalando el COMODIN

Informacin Tcnica, 7 Requerimientos en equipos, 7 Instalando el programa, 7 Actualizando el programa, 14 Registrando el programa, 15 Instalando una compaa, 16

Inicializando la Informacin Bsica


El Manejo de Pantallas - Generalidades, 18 Definicin de los archivos Bsicos, 23 Informes, 32

Utilizando el COMODIN
Captura de Movimiento, 33 Consulta de Movimiento, 37 Presupuestos, 38 Ayudas en Lnea, 41

Realizando algunos procesos en COMODIN


Actualizacin, 42 Asientos Automticos, 43 Ajustes por Inflacin, 43 Monedas, 45 Depreciacin, 46 Amortizacin, 48 Cierre de Ingresos y Egresos, 49 Cierre de Cuentas de Balance, 50

Pasos para realizar el cierre anual, 51 Medio Magntico, 51 Cierre perodo, 54 Reabrir Perodo, 54 Depurar Histricos, 55 Reemplazo de Cdigos Tributarios, 56 Correccin identificadores, 56 Consolidacin, 56 Conciliacin Bancaria, 57 Transferencias, 59

Utilidades y Aplicaciones Externas


Copia de Soporte, 61 Restauracin de Informacin, 63 Mdulo Administrativo (Usuarios), 64 Cambio de clave, 70 Cambio fecha proceso, 71 Cambio de Perodo, 71 Importacin/Exportacin de Datos, 72 Consultas Dinmicas, 75 Tablas Dinmicas en Excel, 81 Website de Mecosoft, 81 Correo, 82 Conversin de Datos, 83 Utilidades Conversin Bases Datos, 86 Utilidad para Detectar Inconsistencias, 91

INTRODUCCION
Posee usted en este momento una de las herramientas que mayor utilidad pueden brindar en la operacin normal del programa de COMODIN. Dentro de la metodologa, el esfuerzo del usuario por enriquecer su aprendizaje es fundamental. Por tal motivo, el estudio y consulta continua de este manual proporcionar los elementos didcticos necesarios para su total xito. COMODIN es un programa de computador orientado al manejo de la informacin contable, tributaria y administrativa en forma fcil y confiable. Est diseado para las empresas de cualquier sector econmico que utilizan el computador como herramienta diaria de trabajo, brindando la posibilidad de manejar un gran volumen de informacin.

BENEFICIOS

El Plan de Cuentas se adapta a su empresa y cumple con la legislacin colombiana (P.U.C. Plan nico de Cuentas). Mantiene varios perodos contables abiertos. Simplifica los procesos de cierre contable de fin de ao, reduciendo tiempo y errores. Reporta los resultados de Ganancias y Prdidas al nivel de detalle deseado. Recibe informacin de todos los programas de Mecosoft. Base de datos relacional. Mltiples compaas y su consolidacin. Disminuye el tiempo de elaboracin de las conciliaciones bancarias. Permite manejo de meses abiertos, obteniendo saldos al da. Posibilita la definicin del presupuesto de acuerdo a sus necesidades y al nivel de detalle deseado. Genera informes financieros tales como: Flujo de Efectivo, Cambios en la Situacin Financiera y Cambios en el Patrimonio. Administra equivalencias de moneda y/o pactos de unidades. Conserva movimientos de perodos anteriores. Grandes Contribuyentes. Identificacin de terceros, bases de retencin, cdigos tributarios, impresin formularios de la DIAN.

REQUISITOS TRIBUTARIOS

Maneja la retencin en la fuente y sus bases (relaciones mensuales y anuales). Control del IVA (relaciones bimensuales y anuales). Anexos para declaracin de renta. Expide certificados de retencin para terceros. 5

Libros registrados ante la cmara de comercio.

AJUSTES INTEGRALES POR INFLACION


ACTIVOS FIJOS

Realiza automticamente el clculo de los ajustes integrales por inflacin en forma mensual o anual, generando los respectivos informes. Presenta informes con o sin ajustes por inflacin. Administra los activos fijos, asignando cdigos alfanumricos con su informacin general. Genera ajustes y asientos de depreciacin en forma automtica, entrega los informes generados y otros informes de control. Guarda acumulados de los diferentes activos fijos codificados. Genera informes sobre la depreciacin peridica y acumulada. Maneja diferidos, asignando cdigos con su informacin general. Genera ajustes y asientos de amortizacin en forma automtica, entrega informes de los asientos de amortizacin peridica y acumulada. Guarda informacin de saldos y acumulados de los distintos diferidos. Permite imprimir informes de auxiliar de diferidos e informacin bsica para control.

DIFERIDOS

INFORMES
El Comodn tiene ms de 200 informes predefinidos y permite un sinnmero de variaciones para que el usuario obtenga la informacin que necesite. Algunos de los principales informes son los siguientes:

Administrativos Contables

Estado de Resultados. Balance General. Ejecucin Presupuestal.

Libros Oficiales Financieros


Balance de prueba. Libro Auxiliar.

Libro Diario. Libro Mayor y Balance.

Estado de Flujo de Efectivo. Estado de Cambio en la Situacin Financiera. Estado de Cambio en el Patrimonio. 6

Instalando el Programa
Informacin Tcnica

El programa de Comodn est desarrollado en Visual Basic 6.0 y los informes en Crystal Report 8.0.
Requerimientos en Equipos

El programa de Comodn debe disponer de las siguientes especificaciones: Procesador Pentium de 500 Mhz o superior. Windows 98 / NT / 2000 / XP Professional / 2003, Novell Netware 5.0 en adelante Internet Explorer 5.0 o superior instalado. Mnimo 128 Mb. de memoria RAM. Mnimo de espacio en disco: Antes de la instalacin: 500 Mb. Despus de la instalacin: 150 Mb. El espacio en disco, tambin depende de la informacin que se maneje en los mecoproductos, ya que a mayor informacin, es necesario ms espacio en disco. Mouse. Unidad de CD ROM. Monitor a color, recomendado SVGA resolucin mnimo 800 x 600.

Instalando el Programa

Antes de instalar el Comodn, se debe sacar copia de soporte de los datos de los diferentes mecoproductos que hayan instalados en cada uno de los equipos en el cual se va a instalar el programa. Cuando se haya revisado las especificaciones del equipo, se procede con la instalacin del programa, siguiendo los siguientes pasos: 1. Insertar el CD en la unidad de CD. 2. Elegir desde el botn Inicio, la opcin "Ejecutar". 3. Escribir D:\SETUP u otra letra segn sea la unidad de CD. Aparece la pantalla inicial de instalacin del Comodn. Para continuar, dar clic en el botn <Next>.

4. Aparece la pantalla donde muestra los trminos del contrato y pregunta si acepta o no el contrato:

5. Seleccionar si se desea o no instalar el Acceso a Datos.

Si es la primera vez que se va a instalar la aplicacin es necesario instalar los componentes de acceso a datos, si es una actualizacin de versin en el equipo, no es necesario instalar los componentes de acceso a datos, por lo tanto se responde que NO y la instalacin se realizar rpidamente. Si se responde afirmativamente comienza a instalar los componentes. Si se responde negativamente aparece la pantalla informativa donde muestra los componentes a instalar en el respectivo orden.

6. A continuacin, aparece la pantalla donde sugiere el directorio en el cual se instalarn todos los archivos ejecutables de cada uno de los mdulos del programa:

Este directorio puede cambiarse con el botn <Browse>, teniendo en cuenta lo siguiente: Si la instalacin es monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro. Si el disco duro tiene varias particiones, se puede elegir cualquiera de ellas, siempre y cuando tenga la capacidad disponible requerida. Por ejemplo si se tiene una unidad D:\ y se desea instalar el Comodn en esa particin del disco.

Si el directorio elegido no existe, al dar clic en <OK>, aparece un mensaje indicando que el directorio no existe y si se desea crearlo se debe elegir Si 9

Clic

Si la instalacin es multiusuario:

En redes Novell: La instalacin se realiza desde una estacin de trabajo, teniendo en cuenta las
mismas consideraciones de la instalacin monousuario, es decir, el directorio para instalar los programas debe estar en el disco duro de la estacin de trabajo (En el servidor no es necesario este directorio). En redes Microsoft (NT/98/2000/XP Prof./2003): Tanto en el servidor como en las estaciones de trabajo, se deben tener en cuenta las mismas consideraciones que en la instalacin monousuario. Por medio de este botn se elige la unidad de red y la ruta del servidor

7. Luego se elige el directorio en el que sern instalados los datos compartidos (Se sugiere el directorio Mecosoft\Mecodata, pero se puede elegir otro).
Si se tiene instalado el programa de Nmina, Prisma 2000 o Tesorero esta ruta debe ser la misma en la que estn instalados.
IMPORTANTE:

Si la instalacin es Monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro, tal


como se hizo con el directorio de los programas ejecutables, adems, si el disco duro tiene varias particiones se puede realizar en otra particin diferente a la donde se instalaron los programas. Por ejemplo: Elegir instalar los programas en la unidad D:\ y los datos compartidos en la unidad C:\

Si la instalacin es Multiusuario:

En redes Novell: La ruta debe ser la del servidor. En redes Microsoft (NT/98/2000/XP Prof./2003): Si la instalacin se est haciendo en el servidor,
el directorio de los datos compartidos, debe ser en el disco duro del servidor. Si la instalacin es desde una estacin, la ruta es la del servidor. Por ejemplo: Si la ruta de servidor es la letra F, este

directorio debe ser F:\Mecosoft\Mecodata

10

8. A continuacin se elige el tipo de instalacin, Completa o Personalizada (Se elige cuando se va a realizar actualizacin de versin).

Si se elige instalacin Completa, contina con el paso 9. Si se elige la instalacin Personalizada muestra la siguiente pantalla donde permite elegir los componentes a instalar: Si la instalacin es multiusuario y es desde una estacin de trabajo, debe desmarcarse esta opcin. Si es instalacin monousuario o es en el servidor, debe marcarse.

11

9. Luego se elige el grupo de programas en el que se adicionar el grupo en la barra de tareas del men Inicio\Programas y de donde se va a invocar (Se sugiere el grupo "SIC Mecosoft", pero se puede elegir otro). Para continuar con la instalacin del programa, dar clic en el botn <Next>.

10.Para continuar, muestra si se ha recolectado la informacin necesaria para la instalacin. Para continuar con la instalacin del programa, dar clic en el botn <Next>:

11.Luego de recolectada toda la informacin, comienza la instalacin del programa

12

12. Luego pregunta si se desea instalar el Quick Time 3.0 (Necesario para poder visualizar el Video de Comodn).

13. A continuacin, el programa pregunta si se desea instalar el Acrobat Reader (Necesario para poder visualizar el manual del usuario). Adems, el archivo del manual se va a encontrar en el directorio donde se instale el programa.

14. Por ltimo, cuando aparezca la ventana indicando si se desea ejecutar el Comodn Sic, elija la opcin y/o haga clic en "Finish" para terminar con el proceso de instalacin.

15. Retire el CD y gurdelo en un lugar seguro.

13

Actualizando el programa

Antes de actualizar se recomienda sacar copia de soporte de los mdulos instalados. Para realizar la actualizacin del Comodn, se siguen los mismos pasos que en la instalacin, pero en el paso 8, se elige como tipo de instalacin Personalizada:

Al elegir la instalacin Personalizada muestra la siguiente pantalla:

Si se ubica en Bases Datos, muestra las bases de datos a actualizar:

14

<Datos Usuario>: Si se

activa, afecta los datos de usuarios y las compaas instaladas, por lo tanto, nicamente se debe elegir cuando se instala por primera vez el programa. Siempre se debe activar, ya que actualiza las tablas modelos de usuarios y de datos de la compaa (Son las que se guardan en el directorio original). A continuacin se sigue con los dems pasos que se explican en la instalacin del programa. La actualizacin se debe realizar en el mismo directorio donde se instal el programa inicialmente.
Registrando el programa

<BD Modelos>:

Para poder hacer uso de la funcionalidad del programa es necesario registrarse como usuario del programa en MECOsoft S.A. 1. Enviar la tarjeta de registro completamente diligenciada y firmada al fax (4) 321 13 99, ya que dicha tarjeta es una constancia de la propiedad del programa. 2. Llamar a MECOsoft S.A. al telfono (4) 325 00 20, y solicitar comunicacin con la persona encargada de registrar los programas. Es necesario que en el momento de llamar a registrarse se est al frente del computador o cerca de l. 1. Una vez se comunique con la persona encargada de registro, el usuario debe ingresar al programa. Aparece una pantalla donde se ingresa el serial y al presionar la tecla <Tab>; el programa muestra una sea que es solicitada por la persona encargada de registrar los programas y as poder asignar el registro. Muestra la siguiente pantalla: Cuando el programa es en arriendo, en este campo se ingresa el nmero de meses por los que fue arrendado.

El serial es nico para el usuario y es asignado por Mecosoft con el programa

Luego de ingresar la Contrasea, se da clic en el botn Aceptar y as el programa quedar registrado.

15

Instalando una Compaa

La instalacin de la compaa se realiza por la opcin Mdulo Administrativo (Usuarios) en el ambiente Utilidades o por fuera del programa desde el Mdulo Administrativo (Ruta: Inicio\Programas\Sic Mecosoft\Aplicaciones Externas\Mdulo Administrativo). Se ingresa toda la informacin referente a la compaa a instalar:

Al dar clic en el botn Crear Ca., aparece la pantalla general de Compaas:

Estos campos permiten configurar la periodicidad (lapso de tiempo en das) en el cual se desea realizar automticamente la compactacin de la Base de datos y de acuerdo a la periodicidad ingresada, el programa calcula la fecha en la que se realizar la prxima compactacin.

16

Al habilitar por primera vez el mdulo de Comodn o al dar clic en el botn Ver/Editar que aparece al frente de Comodn, aparece la siguiente pantalla: En esta tabla se definen los rangos de cuenta, es decir por que dgito o dgitos comienzan. En esta compaa los dgitos iniciales es uno solo, porque en el campo Niveles Plan de Cuentas se defini el primer dgito de uno X. Segn el primer nivel del Plan de Cuentas, se definen los rangos

Corregir Documentos de Otros Mdulos Control de fechas

Si se activa este campo, los documentos que vienen de otros mdulos se puedan modificar. Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del perodo actual. Si no se activa se puede capturar movimiento de cualquier fecha del ao.

Permitir Comprobantes Descuadrados

Si se activa este campo, el programa permitir grabar movimiento, as los campos Dbito y Crdito, del comprobante en la captura de movimiento, sean diferentes.

Acarrear Encabezado en Captura de Movimiento Lmite mximo captura estndar

Este identificador se utiliza para que en la captura cada vez que se vaya a ingresar un nuevo documento, sugiere el comprobante anterior y as evitar digitar nuevamente la parte del encabezado. En este campo se ingresa el nmero mximo de registros que tendra un documento en la captura de movimiento para que al realizar una consulta y/o correccin, el programa muestre una pantalla adicional, es decir, a partir de cuantos registros muestre la otra pantalla. Cuando se consulta un documento, el programa verifica cuantos registros lo componen; si el nmero de registros es mayor o igual al que se defini en este campo, el programa muestra una pantalla adicional con todos los registros que conforman dicho documento, por el botn de Editar se corrige y se debe grabar el cambio por cada registro modificado. Cuando se termina de corregir todos los registros del documento a modificar, se debe grabar por medio del siguiente

Niveles Plan de Cuentas

botn

para guardar los cambios de todo el documento.

En este campo se define el nmero de dgitos que contiene cada uno de los niveles que tendr el cdigo contable de la contabilidad a manejar.

17

Antes de poder obtener todos los beneficios del COMODIN, es necesario recolectar toda la informacin de los archivos bsicos y las diferentes caractersticas por las cuales se va a regir la informacin de la compaa.
El manejo de pantallas - Generalidades

Inicializando la Informacin Bsica

Pantalla Inicial
El programa presenta una pantalla inicial de acceso donde se ingresa:

Nombre de Usuario: Corresponde a la identificacin de la persona que va a ingresar al sistema,

el cual le habilitar un determinado nmero de opciones antes definidas por el administrador del programa. El administrador del programa puede crear otros nuevos usuarios y les puede restringir el acceso a algunas opciones, este proceso se realiza por la opcin Administracin de usuarios en el men Utilidades. Despus de instalar el programa, el usuario que crea por defecto es el usuario Supervisor, el cual tiene derecho sobre todas las opciones del programa. Contrasea: Es una clave secreta para que cada usuario ingrese al sistema y as evitar la suplantacin de usuarios en funciones especficas. Esta clave es secreta y por lo tanto no es visualizada en el momento de su digitacin.

Fecha Actual: Corresponde a la fecha del da en el cual se va a trabajar. Siempre se sugiere la

Despus de instalar el programa, la contrasea que crea por defecto es presionar la tecla Enter ().

fecha del sistema. Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa. Fecha Contable: Corresponde a la fecha en la cual se va a ingresar el movimiento. Esta fecha es posible modificarla manualmente o seleccionando la fecha en el calendario que aparece a la derecha del campo. Esta fecha se sugiere en las capturas, pero se puede modificar en stas. Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa. Al lado derecho aparece el siguiente botn: Al dar clic en este botn, aparece un calendario donde se elige el ao, el mes y el da: 18

El calendario tambin est disponible en los campos Fecha de los mantenimientos y los informes

Luego de ingresar el usuario, la contrasea y las fechas, se elige la compaa con la que se va a trabajar:

A continuacin muestra una pantalla con los perodos (Abiertos y/o cerrados) y se debe elegir el perodo al cual se va a ingresar: Si se activa este campo, solo muestra los perodos abiertos.

En la pantalla principal y en los mantenimientos, aparecen una serie de botones en la parte superior de la pantalla, que permiten agilizar el trabajo con el mdulo de Comodn. Ellos se encuentran distribuidos guardando los siguientes estndares:

Pantalla Principal:
En la pantalla principal del Comodn aparecen los siguientes botones: Permite ingresar al mantenimiento de Plan de Cuentas. Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Bsicos/Plan de Cuentas. Permite ingresar al mantenimiento de Terceros. Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Bsicos/Terceros. 19

Permite ingresar al mantenimiento de Perodos. Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Bsicos/Perodos. Permite ingresar al mantenimiento de Plantillas Informes. Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Bsicos/Plantillas Informes. Permite ingresar a la Captura de Movimiento. Tambin se ingresa por la ruta Captura/Movimiento. Permite ingresar al proceso de Correccin de Identificadores. Tambin se ingresa por la ruta Procesos/Correccin Identificadores. Permite ingresar al proceso de Actualizacin. Tambin se ingresa por la ruta Procesos/Actualizacin. Por medio de este botn, es posible realizar el proceso de cierre del perodo. Tambin se ingresa por la ruta Procesos/Cierres. Permite el cambio de la fecha contable. Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/Cambio fecha proceso. Por este botn es posible abrir una compaa luego de ingresar al programa o cambiarse de compaa luego de haber ingresado a otra. Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Abrir Compaa. Este botn permite realizar Copia de soporte. Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/Copia soporte. Por medio de este botn es posible realizar Restauracin de informacin. Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/Restauracin de informacin. Permite ingresar al WebSite de MECOsoft. Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/WebSite de MECOsoft. 20

Por medio de este botn, se activa la Calculadora. Este botn permite visualizar las ayudas en lnea, estas ayudas tambin se activan al presionar la tecla F1 estando posicionado en cada una de las opciones o campos.

Pantalla de Mantenimientos:
En las pantallas de mantenimientos aparecen una serie de botones que permiten realizar la captura y/o actualizacin de la informacin (Adicin, Correccin, Retiro, Consulta, etc) y se encuentran distribuidos guardando los siguientes estndares: Permite adicionar un nuevo registro. Este botn se utiliza para corregir o editar el registro que aparece en pantalla. Este botn se utiliza para retirar o eliminar de la tabla, el registro que aparece en pantalla. Permite consultar un registro determinado. Para que aparezcan todos los registros, se da clic en el botn de consulta donde muestra la pestaa de Propiedades y se eligen los campos que se desean visualizar. La seleccin de los campos en Propiedades slo es necesario hacerla la primera vez que se ingresa al Al posicionarse mantenimiento o en alguno de cada vez que se los registros, quiera modificar. se visualiza la informacin en la parte superior. 21

Por ltimo dar clic en el botn de Grabar, para que aparezcan todos los registros en el grid, como muestra en la pantalla siguiente.

Al activar este botn (Acarreo) y luego presionar el botn de Adicin, los datos del registro adicionado anteriormente permanecen en la pantalla, excepto los campos claves (Por ejemplo: el Cdigo), permitiendo dejar intacta la informacin que no vara y modificar nicamente los campos que as lo requieran, agilizando el proceso de digitacin. Si se ha adicionado un registro o se han realizado modificaciones, es necesario indicarle al programa que los datos son correctos, para eso se utiliza este botn. En el caso de no querer guardar las modificaciones o el registro que se est digitando, se puede cancelar presionando este botn, teniendo en cuenta que slo se puede cancelar las modificaciones no grabadas con el botn anterior. Sirve para cerrar la ventana o salir del mantenimiento y regresar a la pantalla principal. Adems de los botones, el programa permite realizar, por medio de la combinacin de teclas, la misma tarea de los botones; dichas combinaciones son las siguientes: CTRL-A: Adiciona un nuevo registro. CTRL-M: Permite editar o corregir el registro activo. CTRL-E: Retira el registro activo. CTRL-B: Permite buscar o consultar un registro. CTRL-R: Permite acarrear el registro anterior para adicionar uno nuevo sin tener volver a digitar alguna informacin. CTRL-G: Graba o salva el registro activo. CTRL-S: Cancela las modificaciones hechas o la adicin del registro activo. CTRL-F: Permite salir del mantenimiento activo. En los mantenimientos, captura, procesos y en algunos informes, cuando es necesario elegir un registro de algn archivo, el programa presenta al lado del campo el siguiente botn: Al dar clic en este botn aparece la siguiente pantalla: Si se desea se puede volver a elegir los registros a visualizar

Esta pantalla tiene los siguientes tres botones: 22

Filtrar: Trae los registros que cumplan la condicin indicada:

Todos: Trae todos los registros del archivo Primeros N: Trae los primeros n registros indicados
En este caso trae los primeros 50 registros del archivo.
Definicin de los archivos bsicos

Implica que la empresa asigne a cada uno de los archivos que conforman el men Bsicos (Perodos, Cdigos tributarios, Centros de costos, Plan de cuentas, Comprobantes, Terceros, Monedas, Plantillas informes, Activos fijos y Diferidos) un cdigo que lo identifique y todos los datos necesarios que solicite el programa. La creacin de los archivos bsicos no es mas que la digitacin de la informacin bsica, recolectada previamente para los archivos que se van a utilizar en el COMODIN. Durante la creacin de los archivos bsicos no se suministran saldos iniciales, ni acumulados de ningn tipo, porque esta informacin es ingresada utilizando el men Captura. Los archivos bsicos se crean en el siguiente orden, pero si la empresa no va a utilizar alguna informacin, se puede continuar con la definicin del archivo que le sigue as: 1. Crear los perodos que se manejen (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Perodos). En este campo se ingresa el porcentaje de Paag de dicho perodo. Estos valores son necesarios para poder realizar los asientos automticos cada perodo o al final del ao. De la exactitud de este dato depende la veracidad de los Ajustes por Inflacin, ya que estos resultan de la multiplicacin del saldo anterior de la cuenta por este porcentaje.

23

Al realizar el proceso de cierre de perodo, este campo cambia a estado Cerrado y si se realiza el proceso de Reabrir perodo, cambia a estado Abierto.

2. Ingresar los cdigos tributarios que fueron asignados por la DIAN, en caso que vayan a manejar (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Cdigos Tributarios). Los Cdigos Tributarios se crean con el objeto de que en el momento de imprimir los Anexos, sean la gua para buscar las Cuentas del Plan de Cuentas cuyo Cdigo Tributario sea igual al definido en esta tabla. 3. Crear un centro de costos o los que se tengan en la empresa (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Centro de Costos).

Se visualizan todos los centros de costos en forma de rbol, permitiendo apreciar todos los centros de costos y los subcentros de costos.

Cuando no se van a manejar centros de costos se crea el centro de costos 000 Sin centro de Costos.

Cuando se captura movimiento, se debe hacer con los centros de costos de ltimo nivel y en los informes, al elegir un centro de costos trae la informacin de todos los subcentros de costos que pertenezcan a dicho centro de costos. 24

4. Crear las cuentas que van a conformar el Plan de Cuentas de la empresa (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Plan de Cuentas). Esta identificacin de la Cuenta es utilizada por el Programa para agrupar las Cuentas que corresponden a un mismo Cdigo Tributario, con el objeto de generar los Anexos para Declaracin de Renta. Las Cuentas que no tienen Cdigo Tributario no son incluidas en los Anexos. Este cdigo lo define la DIAN con base en el formulario de la declaracin de renta. La longitud del cdigo de la cuenta de cada uno de los niveles es de acuerdo a cmo se hayan definido en la instalacin de la compaa en el campo Niveles Plan de Cuentas. En este caso hay 5 niveles: El primer nivel es de 1 dgito, el segundo de 1 dgito ms y los otros 3 son de 2 dgitos ms cada uno. Por ejemplo:
1 ACTIVOS 11 DISPONIBLE 1110 BANCOS 111005 BANCOS MONEDA NACIONAL 11100501 BANCOLOMBIA CTA 123456

Tercero

Este campo se utiliza para identificar si la Cuenta requiera o no, de relacin de Pagos a Terceros y/o relacin de Bases de lo retenido. Se elige una de las siguientes alternativas: Nada: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, NO SERA NECESARIO digitar el Nit o Cdigo del Tercero relacionado con el asiento. Tercero y Base: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, ser necesario digitar el Cdigo o Nit del Tercero asociado con dicha Cuenta, adems el valor de la Base sobre la cual se retuvo. Tercero: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, es necesario digitar el Nit o Cdigo del Tercero asociado con dicho asiento.

Porcentaje Base

Si en el campo "Tercero", se elige "Tercero y Base", en este campo se ingresa el porcentaje a retener sobre la base ingresada en la captura de movimiento.

Centro de Costos

Indica si la cuenta es manejada o no por Centro de Costos. 25

Para tal efecto presenta tres (3) alternativas: Nada: Indica que la cuenta no es manejada por Centro de Costos. Con Centro: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por Movimiento y permite mantener saldos de la cuenta discriminados por centro de costos. Con Distribucin: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por porcentaje, ingresado en el grid inferior, donde se indican los Centros de costos y el Porcentaje para cada centro de costos. Cada que se digita un asiento a esta cuenta, el programa automticamente distribuye a cada centro de costos el valor o porcentaje que le corresponde segn lo indicado en el campo Porcentaje.

Maneja Moneda Extranjera

Este campo se utiliza para identificar si dicha cuenta se maneja o no en otras monedas.

Discriminacin en Saldos por Documentos

Indica si la cuenta maneja saldos por cada documento referencia. Cuando se maneje documento, es importante que se maneje Tercero. Adems, la cuenta que maneja saldos por documentos, al sacar un informe que muestre saldos por documentos, solo salen las cuentas que estn marcadas con este identificador.

Maneja Conciliacin Bancaria Descripcin Sugerida

Este campo se utiliza para identificar si dicha cuenta es de banco o no y que va a ser utilizada en la conciliacin bancaria. En este campo se elige lo que se desea que aparezca en el campo "Descripcin" de la captura de movimiento al digitar un asiento con dicha cuenta entre las siguientes: Ninguna Cuenta: Nombre de la cuenta Comprobante: Nombre del comprobante Tercero: Nombre del tercero Centro Costos: Nombre del centro de costos Activo Fijo: Nombre del activo fijo Diferido: Nombre del diferido Descripcin registro anterior Tercero y Documento: Nombre del tercero y nmero de documento Si la cuenta es base para ajustes por inflacin, se debe indicar la cuenta que reflejar el valor del ajuste y la cuenta de correccin monetaria relacionada con la cuenta matriculada Si la cuenta maneja Activos fijos, las cuentas que se discriminan aqu van a sufrir depreciacin automtica cuando se realice el proceso. Si la cuenta maneja Diferidos, es posible matricular las cuentas de amortizacin y Gasto o Ingreso Amortizacin 26

Las cuentas de Activos, Depreciacin, Ajuste Activo y Ajuste Depreciacin debe tener marcado el manejo de Activos Fijos. Las cuentas de Diferidos, Amortizacin, Ajuste Diferidos y Ajuste Amortizacin debe tener marcado el manejo de Diferidos. Los saldos pueden ser consultados a cualquier nivel de las cuentas (Auxiliar, Mayor, etc). Se pueden consultar saldos Histricos, Ajustados o Totales. Si las cuentas manejan centros de costos, pueden consultarse los saldos de cada centro de costos y dentro de cada centro de costos consultar los saldos de cada tercero, para esto solo basta con ir desplegando la informacin en cada perodo. 5. Matricular los comprobantes a utilizar en la captura de movimiento. (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Comprobantes). Los comprobantes es una forma de agrupar las transacciones del mismo tipo. Estos campos son utilizados para la conciliacin e indican cmo se va a interpretar el movimiento Dbito (Consignacin, Nota Crdito, Ninguna) o Crdito (Cheque, Nota Dbito, Ninguna) con dicho comprobante en la conciliacin. 6. Matricular los departamentos (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Ubicacin \ Departamento).

27

7. Matricular los municipios (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Ubicacin \ Municipio).

8. Matricular los terceros. (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Terceros). Los campos Cdigo Ciudad y Cdigo Departamento, son necesarios para la generacin de medios magnticos. Estos cdigos se matriculan desde Archivo\Bsicos\Ubicacin, aunque el programa trae unos predefinidos. Estas clases pueden ser: Nit expedido por la DIAN C.C. o T.I. Cdula de Extranjera C.C. o T.I. del tutor o representante para los menores extranjeros. Al crear cualquier tercero el programa calcula y sugiere el dgito de verificacin del identificador uno, siempre y cuando el tercero tenga clase Nit expedido por la DIAN y su rgimen tributario sea diferente de Ninguno, as: a) Si no se digita el dgito de verificacin el programa sugiere el dgito segn el clculo realizado, se puede grabar el tercero con o sin el respectivo dgito de verificacin.

28

b) Si se digita el dgito de verificacin pero este es incorrecto, el programa segn el clculo realizado sugiere el dgito correcto, se puede grabar el tercero con o sin el correcto dgito de verificacin.

7. Definir las monedas a utilizar, en caso que se maneje moneda extranjera en la empresa (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Monedas). En este mantenimiento se matriculan las diferentes monedas con que se va a trabajar. En la captura de los documentos, si este maneja moneda extranjera, se elige la moneda a utilizar.

29

Cuando no se va a manejar Moneda Extranjera se crea la moneda 000 Sin moneda. La tasa de cambio es el valor en pesos de la moneda.

8. Definir las plantillas a utilizar en los informes (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Plantillas Informes). Por medio de estas plantillas se configura la presentacin de los informes. Adems, permite agrupar los saldos de las cuentas para poder guardar los informes segn las necesidades de la empresa. Los informes que se pueden configurar en estas plantillas son los siguientes: Estado de Resultados, Balance General, Comparativos, Estado de Cambios en el Patrimonio, Flujo de Efectivo y Estado de Cambios en la Situacin Financiera.

Al posicionarse en cada tem es posible definir los rangos de cuentas para dicho tem.

Permite insertar una nueva fila despus de la indicada. Permite borrar una fila indicada. Permite definir la frmula. Al dar clic aparece una pantalla donde muestra el nmero de la fila donde se est posicionado y es posible definir la filas anteriores a calcular 30

9. Definir y matricular los activos que posee la empresa. (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Activos Fijos).

Fecha Inicio: En este campo se indica

la fecha de inicio de la depreciacin del activo. Nmero Perodos: Vida til del activo, debe digitarse el nmero de perodos establecido para su depreciacin. Tipo Depreciacin: En este campo se indica si la depreciacin se realiza teniendo en cuenta los das, si es mensual o anual.

El campo Id Responsable no puede estar vaco.

10.Matricular los diferentes diferidos (Ruta: Archivo \ Bsicos \ Diferidos).

Fecha Inicio: Corresponde a la

fecha en la cual se inicia la amortizacin. Nmero Perodos: Almacena el nmero de perodos de la amortizacin. Tipo Amortizacin: Permite determinar la periodicidad de la amortizacin. En este campo se indica como se realiza el proceso de amortizacin; si se amortiza teniendo en cuenta los das, si es mensual o anual. La amortizacin diaria es til en caso de que el plazo no se pueda determinar exactamente en meses o aos, por ejemplo: 25 das, 40 das, etc. Esta amortizacin debe ser en das corrientes, no asumir por ejemplo, el mes de 30 das, sino con los das corrientes.

31

Informes

En el COMODIN, adems de los informes bsicos, se pueden obtener los siguientes:


Informes Adicionales

Movimiento Cuadre Control de consecutivos Numerar libros oficiales Saldos Saldos documentos Saldos activos fijos Saldos diferidos
Informes Contables

Comprobantes de diarios Comprobantes de diarios Legis 40-14 Auxiliares Libro auxiliar Auxiliar activos Auxiliar diferidos Auxiliar otras monedas Balance de prueba Libro mayor Caja diario Cuenta y razn Libro inventarios y balances Ajustes por inflacin Movimiento correccin monetaria Estado correccin monetaria
Informes Administrativos

Comparativos Estado de resultados Balance general


Informes Tributarios

Movimiento bases gravadas Bases gravadas acumuladas Anexos Certificados


Informes Financieros

Flujo de efectivo Estado de cambios en la situacin financiera Estado de cambios en el patrimonio

32

Antes de empezar a ingresar los asientos contables, se debe verificar que todos los archivos bsicos para realizar un asiento, estn ya creados.
Captura de Movimiento

Utilizando el Comodn

Esta opcin se utiliza para digitar todo el movimiento contable del mes que se encuentra respaldado por documentos. Una vez codificados debidamente los documentos fuentes, se debe proceder a digitarlos utilizando esta opcin. La digitacin del movimiento puede realizarse diaria, semanal o peridicamente, de acuerdo con el volumen y organizacin de la empresa. Antes de comenzar a digitar los asientos contables, se debe tener definidos los siguientes archivos: Perodos Centros de Costos Plan de Cuentas Comprobantes Terceros Monedas Activos fijos (Opcional) Diferidos (Opcional)

Estos botones permiten asignarles un determinado color a los totales Dbito y Crdito. Los datos a ingresar en la captura son los siguientes:

Comprobante:

Encabezado

En este campo se elige el nmero del comprobante el cual debe encontrarse matriculado en el archivo de comprobantes. Nmero: Se debe especificar el nmero del documento que se utiliza como fuente para la digitacin de los asientos (Por ejemplo; nmero de la factura, orden de pago, recibo de caja, etc.). Incluye el prefijo. Fecha: En este campo se elige la fecha del documento. Es importante tener claro que esta fecha debe ser la fecha que trae el documento original y no confundirla con la fecha en la que se est digitando el movimiento. Cuenta: En este campo se elige la cuenta contable que se afecta con el asiento que se est digitando. 33

Nat: En este campo se indica la naturaleza del asiento. El programa lo trae automticamente,

dependiendo de lo indicado en el mantenimiento de comprobantes en el campo Tipo, pero se puede cambiar. Se elige entre los siguientes: 1-Normal: Se utiliza para todo movimiento, el programa busca si es Crdito o Dbito y lo muestra en el informe Auxiliar como Dbito Normal o Crdito Normal. 2-Ajuste: Se utiliza para las cuentas que son resultado de ajustes al costo. 3-Depreciacin: Se utiliza para asientos de depreciacin. 4-Ajuste Depreciacin: Se utiliza para los ajustes de la depreciacin acumulada. 5-Amortizacin: Se utiliza para los asientos de amortizacin de diferidos. 6-Ajuste Amortizacin: Se utiliza para el ajuste de la amortizacin acumulada. Los asientos con naturaleza de la 2 a la 6, el programa los genera automticamente cuando se hacen asientos automticos. Si se realizan los asientos de ajustes, depreciacin y amortizacin manualmente, se debe definir bien el tipo de comprobante en el mantenimiento de comprobantes. Dbito: En este campo se digita el valor dbito del asiento. Si el asiento no tiene un valor Dbito (sino Crdito), basta con desplazarse al campo de valor crdito. Crdito: En este campo se digita el valor crdito del asiento. Prefijo: En este campo se ingresa el prefijo del documento que respalda el asiento digitado. Nmero: En este campo se ingresa el nmero del documento que respalda el asiento digitado. Id Encabezado Movimiento: Si la Cuenta a la cual se est haciendo el asiento est identificada en el campo Tercero con Tercero y Base o Tercero en el Plan de Cuentas, es decir, es una Cuenta que necesita identificar el Tercero y/o la Base de Retencin, el Programa pregunta por el Identificador (Cdigo o Nit/Cdula) del tercero relacionado con el asiento. Sucursal: Este campo corresponde a la sucursal del tercero. Centro Costos: Si la cuenta est marcada con identificador de centro de costos "Con centro" o sea que la cuenta es manejada con Centro de Costos a travs de movimiento, el programa solicita el Centro de Costos a que pertenece y que deber haberse definido previamente. El programa sugiere el nombre del centro de costos asociado al cdigo digitado. Descripcin: Para el detalle del asiento contable. Es en este campo donde se puede digitar libremente la informacin que se desee y es responsabilidad de quien est digitando, el que la informacin suministrada muestre claramente las razones y el tipo de asiento contable efectuado. Adems, el programa trae por defecto lo indicado en la cuenta contable en el campo "Descripcin Sugerida". Fecha: Contiene la fecha en la que se est digitando el movimiento.

Cuenta: Este campo es informativo y corresponde al nombre de la cuenta contable que se afecta

Detalle

con el asiento que se est digitando. Es un dato informativo de mucha importancia, ya que relaciona los Cdigos con los Nombres de las Cuentas. Este nombre lo trae del plan de cuentas. Comprobante: Corresponde al total de las columnas Dbito y Crdito del comprobante que se est digitando. Este total se calcula permanentemente. Tercero: Este campo es informativo y corresponde al tercero del asiento en el que se est posicionado. 34

Centros Costos: Este campo es informativo y corresponde al centro de costos del asiento en el

que se est posicionado. Moneda: Si la cuenta tiene marcado el identificador de "Maneja Moneda Extranjera" en el Plan de Cuentas, el programa pregunta por el cdigo de la unidad que debe haberse definido previamente. El programa sugiere el nombre de la moneda asociado al cdigo de la moneda. Activo: Si la cuenta tiene marcado "Maneja Activos Fijos", al momento de hacer el asiento se debe indicar el cdigo de dicho activo. El programa sugiere el nombre del activo asociado al cdigo digitado. Diferido: Si la cuenta tiene marcado "Maneja Diferidos", al momento de hacer el asiento se debe indicar el cdigo de dicho diferido. El programa sugiere el nombre del diferido asociado al cdigo digitado. Perodo: Corresponde al total de Dbitos y Crditos acumulados en el movimiento contable del perodo.

Aspectos a tener en cuenta en la Captura de Movimiento


La Tecla F4 se utiliza para consultar los archivos maestros desde la captura: Cuenta, Nit, Centro de Costos, Moneda, Activos, Diferidos. En el mantenimiento de compaas, en la pestaa Configuraciones existe un identificador de Acarrear encabezado en Captura de Movimiento y se utiliza para que en la captura cada vez que se vaya a ingresar un nuevo documento, sugiere el comprobante anterior y as evitar digitar nuevamente la parte del encabezado. Cuando se ingresa a la captura de movimiento, al presionar consultar y digitar el comprobante y el documento, el programa valida en el mantenimiento de la compaa si el documento tiene un nmero igual o mayor de registros a los matriculados en la instalacin. Si es as, se presenta una nueva pantalla con el documento. Para corregir algn dato, se debe presionar el botn de editar. Luego de hacer la correccin se da grabar a cada uno de los tem corregidos. Finalmente cuando el documento est listo, se selecciona el nuevo icono para grabarlo. 35

Las cuentas que manejan Documento Referencia, es posible consultarlo con la tecla F4, al estar posicionado en este campo y dar clic en la tecla F4, trae todos los documentos pendientes del tercero al que se le est realizando el asiento y muestra la fecha, el nmero del documento y el valor. Clic en la tecla F4

Es posible crear los archivos maestros desde la captura: Al digitar un asiento y cuando no existe la Cuenta, el Tercero, Centro de Costos, Activo, Diferido o Moneda, el programa permite crearlo sin necesidad de salirse de la pantalla de captura. Es posible retirar rangos de registros por: - Documento Actual - Rango por: Comprobante, Rango y/o Item.

La pantalla de captura de movimiento se puede ampliar de tamao. La descripcin de cada tem lo sugiere dependiendo de cmo se defini en el mantenimiento del Plan de Cuentas en el campo Descripcin Sugerida.

36

Consulta de Movimiento

Por medio de esta opcin es posible consultar el movimiento por los siguientes campos: En esta ventana se eligen los campos que se desean visualizar en la parte inferior o en el informe de Excel.

Ao Identificador dos del Naturaleza Perodo Tercero Nmero Documento Fecha Comprobante Comentario Cuenta Activo Nmero Documento Centro Costos Diferido Referencia Identificador uno del Origen Tercero Moneda Adems de los campos anteriores, es posible visualizar los siguientes campos: tem Valor Valor Base Valor Moneda En esta pantalla se puede visualizar todas las opciones o solo las primeras por medio del siguiente botn: al dar clic se oculta o se muestran las opciones.

Luego de visualizar la consulta y dar clic en este botn, el programa lleva dicha consulta a Excel.

La consulta desde Excel, se visualiza de la siguiente forma: 37

Presupuestos

Se pueden tener varios presupuestos, segn las necesidades de la compaa., con periodicidades definidas por el usuario y agrupando los datos de una forma flexible sin necesidad que sea del mismo orden que plantea el Plan de Cuentas. Para definir los presupuestos primero se crea la plantilla de presupuesto y se definen los intervalos o periodicidades con los cuales se van a presupuestar, es decir, los valores ingresados van a pasar en el perodo de la periodicidad indicados. Permite indicar si el presupuesto es global o es por centro de costos. Si no se activa, el programa asigna el centro de costos 000 para indicar que no maneja centros de costos..

Periodicidad: Rango de perodos, puede ser meses, bimestres, trimestres, semestres, etc. El
usuario debe controlar que los perodos inicial y final, no se crucen ni se repitan. Por ejemplo: Si se define como trimestre 1 los perodos del 01 al 03, el trimestre 02 debe comenzar en el siguiente al perodo final del anterior, en este caso el 04.

38

Al dar clic en el botn de Grabar presenta la siguiente pantalla:

y posicionarse en la pestaa Informacin Presupuestal,

GRUPOS: Se definen
las partidas a presupuestar a nivel general. Ej: Nmina, Ingresos, etc.

RANGOS: Forman el

detalle por el que est constituido cada grupo. Ej: 510506 Salarios, 520527 Aux. Transporte.

VALORES: Se ingresa
el valor presupuestado para cada rango con o sin centro de costos.

Por medio de este botn se generan los grupos y rangos para presupuestos que pueden ser predefinidos o creados automticamente a partir del Plan de Cuentas. Ejemplo: Un grupo puede ser Ingresos. Otro grupo puede ser Egresos y dentro de stos crear rangos.

Segn el nivel del Plan de Cuentas, se digita el nivel del rango de cuentas a seleccionar. Hay que revisar que ningn rango est contenido en otro. Al dar clic en este botn, el programa pregunta lo siguiente: Este proceso genera los centros de costos para cada cuenta que lo maneje, la cuenta que no maneje centro de costos, se le asigna el centro de costos 000 (Sin centro de costos)

39

Se ingresan los valores presupuestados para cada centro de costos por cada periodicidad.

Al dar clic en este botn, muestra la siguiente pantalla: Se puede elegir entre ingresar los valores en porcentaje o en valor

Por porcentaje, le incrementa a los saldos acumulados, el porcentaje asignado. Ao del cual va a traer los saldos

Se ingresa el el porcentaje o el valor; positivo para indicar Aumento o negativo para indicar Disminucin, del saldo

Por valor, le asigna a todos los centros de costos, el valor digitado.

40

Ayudas en Lnea

Cuando se presiona la tecla de funcin F1, el programa presenta una ayuda en lnea, con una breve explicacin del campo en el que se est posicionado. La tecla [F1] puede utilizarse desde cualquier men, opcin o campo, porque el programa identifica el punto en que se est y provee la informacin para realizar esa actividad. Inmediatamente se presiona, aparece en la pantalla un texto con la informacin necesaria para ingresar datos, segn la opcin o men que se tenga seleccionado en ese momento. Otra forma de visualizar las ayudas en lnea es por medio del botn de ayuda que se encuentra en la barra principal. Adems, existen dos opciones en el men Ayuda que tambin sirven para visualizar la ayuda en Lnea; ellas son ndice y Contenido.

ndice:
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Display> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva. Presenta la siguiente pantalla:

Contenido:
Por medio de esta opcin se visualiza toda la ayuda en lnea, donde se muestra cada uno de los mens, opciones y campos que conforman el programa. Presenta la siguiente pantalla:

41

Realizando algunos procesos en Comodn


Actualizacin
Por medio de esta opcin se actualizan los saldos de todos los perodos abiertos a nivel de cuenta, terceros, centro de costos, etc. Lo que hace este proceso es recorrer todos los registros del movimiento de los perodos abiertos y actualizar los archivos correspondientes. Si en el mantenimiento de compaas se activ el campo Actualizacin en lnea, la actualizacin se hace automticamente con solo digitar el movimiento, pero es recomendable realizar este proceso. Antes de realizar el proceso, el programa presenta una pantalla donde muestra los perodos a actualizar y durante el proceso de actualizacin, el programa va mostrando lo que se est realizando:

El proceso de Actualizacin permite compactar la base de datos antes y despus de realizar el proceso:

42

Asientos Automticos

El men de Asientos Automticos presenta las siguientes opciones: Ajustes por Inflacin Monedas Depreciacin Amortizacin Cierre de Ingresos y Egresos Cierre de Cuentas de Balance

Ajustes por Inflacin


Por medio de esta opcin se generan los asientos de ajustes por inflacin. Para poder realizar estos asientos se debe tener en cuenta lo siguiente: En el Plan de Cuentas, matricular la cuenta de ajuste y la cuenta de correccin monetaria e indicar si la cuenta es ajustable. La cuenta de ajuste se debe ajustar contra ella misma.

Se elige la misma cuenta. Adems, la cuenta de Correccin Monetaria debe estar matriculada.

Matricular un comprobante para los ajustes:

43

Matricular el centro de costos:

El Centro de costos debe ser de ltimo nivel.

Ingresar al proceso de Asientos Automticos de Ajustes por Inflacin. Esta opcin presenta la siguiente pantalla: Cuando es agrupado por cuenta, coge todo el valor de la cuenta y lleva el valor del ajuste a un centro de costos (el que se indique en esta pantalla), siempre y cuando la cuenta maneje centro de costos, lo mismo con tercero. Se genera un registro con el valor del ajuste por cada cuenta, centro de costos y tercero. Si se elige esta alternativa, el programa no pide ni centro de costos, ni tercero.

Antes de realizar este proceso se debe ingresar la siguiente informacin: El Ao y el Perodo en el cual se va a hacer el clculo y sobre el que van a quedar los asientos. Elegir si el proceso se va a hacer mes a mes (Mensual) o de todo el ao (Anual). Elegir si Agrupar por Cuenta (Realiza un asiento por todo el total de la cuenta) o Discriminar por Cuenta, Centro Costos, Tercero (Realiza un asiento por el saldo de cada tercero que est dentro de un centro de costos y de una cuenta especfica, con el fin de tener saldos ajustados a nivel de terceros y de centro de costos. 44

Si se elige discriminar por Cuenta, Centro de costos o Tercero, pregunta si se desea llevar al movimiento de activos fijos el Identificador del responsable o el Identificador del proveedor. Asignar el comprobante, el documento, la fecha, descripcin, centro de costos y tercero con los cuales va a quedar el registro de movimiento. Para revisar el resultado del proceso realizado, se puede sacar un informe de movimiento del comprobante que se indic.
Este proceso se debe hacer una sola vez en el perodo y cuando se est seguro que no se va a mover ningn valor de cuentas ajustables en el perodo anterior.

Monedas
Este proceso genera movimiento, calculando el valor de los ingresos o gastos generados por la fluctuacin de la moneda. Lo que hace es valorizar las unidades de otra moneda a la tasa de cambio actual y compararla con el valor en pesos que se tiene matriculado desde la ltima vez que se realiz el proceso; esto para cada documento que se haya realizado en otra moneda y as generar un ingreso o un gasto de acuerdo a la diferencia obtenida. Para poder realizar estos asientos se debe tener en cuenta lo siguiente: En el Plan de Cuentas, matricular las cuentas de ingreso y egreso con manejo en otra moneda y debe manejar terceros.

Para el ejemplo estas seran las cuentas: Cuenta de Ingreso Cuenta de Egreso

En la captura de movimiento, al ingresar la transaccin (Compra o Venta), se debe ingresar el nmero de unidades de la transaccin y el valor en pesos de dichas unidades. Adems, se debe ingresar el tercero, el cdigo de la moneda y el nmero del documento referencia.

45

Ingresar al proceso de Asientos Automticos de Monedas. Esta opcin presenta la siguiente pantalla: Se ingresa el valor actual de la moneda.

Si la cuenta maneja centro de costos, se le asigna uno; de lo contrario no es necesario ingresarlo.

Depreciacin
Esta opcin es la encargada de generar en forma automtica los asientos de depreciacin, teniendo como base los saldos de cada uno de los activos ms el valor de los ajustes por inflacin generados. Antes de realizar los asientos automticos de depreciacin recuerde: 1. En el Plan de Cuentas, tener las cuentas marcadas con manejo de activos y asignarle la cuenta de depreciacin y la cuenta de gasto:

2. En el mantenimiento de Activos Fijos, los datos ms importantes para este proceso es el Nmero de perodos (Das, Meses, Aos) y la Fecha de Inicio de Depreciacin:

46

3. Realizar los asientos automticos de ajustes por inflacin, porque la depreciacin se calcula con el valor del activo ajustado. (Ver la explicacin de Ajustes por inflacin en este captulo, pg. 43). Si se trabaja en batch, se debe tener el movimiento actualizado. Luego de realizar los pasos anteriores, se ingresa al proceso de Depreciacin donde se presenta la siguiente pantalla: Se genera movimiento calculando el valor de la depreciacin de los activos fijos.

El clculo para hallar la depreciacin del mes es la siguiente:

[ ( Saldo Anterior de Activo + Dbito Activo Crditos Activo + Saldo Anterior de los ajustes del Activo + Dbito Ajuste Activo Crditos Ajuste Activo + Saldo Anterior Depreciacin + Dbito Depreciacin Crditos Depreciacin + Saldo Anterior del Ajuste de Depreciacin + Dbito Ajuste Depreciacin Crdito Ajuste Depreciacin ) / ( Plazo pendiente por Depreciar )] x [ Plazo a depreciar en ese perodo ]
Con el valor resultante genera un asiento de naturaleza Crdito de depreciacin para cada activo y el contrasiento con la cuenta de gasto con naturaleza Dbito normal. 4. Por ltimo, para revisar el resultado del proceso realizado, se puede sacar un informe de movimiento del comprobante que se indic.
Este proceso se debe hacer una sola vez en el perodo.

47

Amortizacin
Haciendo uso de esta opcin, es posible generar los asientos automticos de amortizacin, a todos los diferidos matriculados en el archivo. Antes de realizar los asientos automticos de amortizacin recuerde: 1. En el Plan de Cuentas, matricular la cuenta con manejo de diferido y asignarle la cuenta de Amortizacin y la cuenta de gasto o ingreso

2. En el mantenimiento de diferidos, lo ms importante es la fecha de inicio, el tipo de Amortizacin (Diaria, Mensual, Anual) y el plazo (se ingresa segn el tipo de amortizacin: Das, Meses, Aos)

3. Realizar los asientos mensuales de ajustes por inflacin, porque la amortizacin se calcula sobre el valor del diferido ajustado (Ver la explicacin de Ajustes por inflacin en este captulo, pg. 43). Luego de realizar los pasos anteriores, se ingresa al proceso de Amortizacin donde se presenta la siguiente pantalla: 48

Se genera movimiento, calculando el valor de la amortizacin de los

El clculo para hallar la amortizacin del mes es la siguiente:

[ ( Saldo Anterior de Diferido + Dbito Diferido Crditos Diferido + Saldo Anterior de los ajustes del Diferido + Dbito Ajuste Diferido Crditos Ajuste Diferido + Saldo Anterior Amortizacin + Dbito Amortizacin Crditos Amortizacin + Saldo Anterior del Ajuste de Amortizacin + Dbito Ajuste Amortizacin Crdito Ajuste Amortizacin ) / ( Plazo pendiente por Amortizar )] x [ Plazo a Amortizar en ese perodo ]
Amortizacin diaria sera: Fecha Inicio: Enero 16/2001 Valor diferido: 2.000.000 Valor amortizado: 0 Tipo amortizacin: Diaria Plazo: 365 Fecha fin perodo a amortizar: Enero 31/2001 Valor Amortizacin = (2.000.000 / 365 ) * 16 = 87.671 Fecha amortizacin: Febrero 28/2001 Valor diferido: 2.000.000 Saldo anterior amortizacin: 87.671 Valor amortizacin del mes = [(2.000.000 87.671) / (365 16)] x 28 = 153.425
Este proceso se debe hacer una sola vez en el perodo.

Cierre de Ingresos y Egresos


Al ejecutar esta opcin el programa genera automticamente todos los contrasientos a las cuentas de resultado (Ingresos, Egresos, etc.) para cerrarlas contra la cuenta de Utilidades, con el fin de comenzar un nuevo ejercicio contable.

49

El programa lo que hace es coger las cuentas de ingresos y egresos que estn matriculadas en la instalacin de la compaa y realiza los asientos de naturaleza contraria para que los saldos de stas queden en cero. Este proceso es uno de los que se realizan al final del ao; usualmente se realiza en un perodo destinado para el cierre anual. Al ingresar a esta opcin aparece la siguiente pantalla:

Antes de realizar este proceso se debe ingresar la siguiente informacin: El Ao a cerrar El Perodo en el cual van a quedar los asientos. Asignar el comprobante, el nmero del documento, fecha, la cuenta, tercero, centro de costos y detalle con los cuales van a quedar los asientos. El contrasiento de estos asientos se realiza contra la cuenta especificada que normalmente es la de utilidad del ejercicio.

Cierre de Cuentas de Balance


Al ejecutar esta opcin el programa genera un movimiento para trasladar saldos discriminados por tercero y centros de costos a otra cuenta, pero a un solo tercero y centro de costos. Este proceso normalmente sera utilizado para cerrar, por ejemplo, las cuentas de Iva y Retencin al finalizar el ao.

50

Las cuentas que estn dentro del rango Cuenta inicial y Cuenta final y la cuenta de contrasiento, no pueden tener Identificador de discriminacin por documento, de moneda, de activo, ni de diferido. Adems, deben estar matriculadas dentro del grupo de Activos, Pasivo y Patrimonio.

El programa genera un asiento dentro del comprobante por cada tercero y centro de costos que estn dentro del rango de cuentas con la naturaleza contraria al saldo que tenga en el momento y genera un contrasiento con el mismo valor y con los datos pedidos en pantalla (Centro de costos y Tercero).

Pasos para realizar el cierre anual


Cuando se tenga toda la informacin de todo el ao y se desea cerrar dicho ao, se debe realizar las siguientes actividades: 1. Crear un perodo para dicho objetivo. Por ejemplo: Si se tienen perodos por cada mes del ao, se crea el perodo 13. 2. Realizar el proceso de asientos automticos de Cierre de Ingresos y Egresos. 3. Realizar el proceso de asientos automticos de cierre de cuentas de balance (IVA, Retenciones). 4. Digitacin de asientos para cierre de inventarios (Cuando este sea peridico). Los informes y los anexos tributarios se pueden sacar en cualquier momento, incluso despus de realizar el cierre.

Medio Magntico

Esta opcin permite almacenar en medio magntico toda la informacin tributaria, en el formato y especificaciones tcnicas requeridas en la resolucin nmero 08973 de octubre 28 de 2003, por la cual se establece la informacin del artculo 631 del Estatuto Tributario que deben presentar las personas naturales, personas jurdicas y dems entidades que no alcanzan los topes de ingresos o patrimonio previsto en el pargrafo 2 del artculo 631 del Estatuto Tributario, con el fin de efectuar los estudios y cruces de la informacin necesarios para el debido control de los tributos. El COMODIN genera dicha informacin en hoja electrnica de Excel de Office 95 versin original para Windows 95 como mnimo (Extensin XLS). El nombre del archivo que se genera es imp631.xls. Esta informacin tambin es generada en archivo plano.

51

El archivo generado no incluye ttulos en las columnas y trae tantas hojas como tipos de registros existan, dentro de un libro, de la siguiente manera:
Nombre Hoja Hoja 1 Hoja 2 Registro Tipo 1 Tipo 2 Contenido Datos del informante y de control Informacin de los literales a, e, f, h, i, k del artculo 631 del estatuto tributario

El formato de la hoja electrnica deber ser el Modelo Normal, compuesto por la siguiente informacin:
Formato Nmero Fuente Alineacin Bordes Diseo Proteccin Zoom Configuracin Sin decimales Arial 10 General, inferior Sin bordes Ninguno Sin bloqueo, Desactivada 100%

Al ingresar a esta opcin, se debe matricular la siguiente informacin:

Por medio de este botn se genera el archivo IMP631.XLS

Cdigo: Se ingresa el cdigo establecido por la DIAN para la matrcula de la informacin de

medio magntico. Subcdigo: Identifica el concepto informado, segn lo establezca la resolucin mediante la cual se solicite la informacin para el ao gravable respectivo. Tope: Valor a partir del cual se tiene en cuenta la informacin. Valores inferiores al tope Estas opciones es para configurar la forma en que se calcularn los valores asociados al Nit 222222222. No registra valores inferiores: Los valores inferiores al tope no aparecern, solo se mostrar los saldos superiores y tendrn su correspondiente Nit. Ej Cdigo 75, SubCdigo 03 (Parafiscales al SENA). 52

Todos los saldos mayores al tope, van con su correspondiente Nit en el mismo Concepto. Y los menores al tope, van con el Nit 222222222 y la descripcin seleccionada en el campo "Nombre a Mostrar", en el mismo concepto. Ej Cdigo 90, SubCdigo 01 (Provisiones de Cartera ). Solo para valores inferiores: Significa que todos los saldos menores al tope dentro de dicho concepto van con el Nit 222222222 y el nombre seleccionado en el campo Nombre a Mostrar y habilita la pestaa Cuentas Adicionales. Ej Cdigo 75, SubCdigo 16 (Dems costos y deducciones o Cuantas Menores). Nombre a Mostrar: Solo se habilita con las opciones En el mismo cdigo y subcdigo y Solo para valores inferiores se usa para escribir la razn social asociada al Nit 222222222 (cuantas menores, ingresos sin identificar o de menor cuanta entre otras). Identificadores: Ninguno: Se utiliza para los Cdigos Subcdigos que no que no requieren descripcin o tercer valor informado en el medio magntico. Requiere Tercer Valor: Se utiliza para los Cdigos Subcdigos que requiere el tercer valor informado. En este campo va un nmero de NIT sin dgito de verificacin que debe ser digitado en el comentario del tercero.. Requiere Descripcin: Se usa para los Cdigos Subcdigos que requieren comentarios en el medio magntico, como por ejemplo el nmero de la cuenta del banco. Clculo del segundo valor informado Para las cuentas de Activos, por ejemplo, el segundo valor informado es el saldo de la Depreciacin. O para las cuentas de Retencin, el segundo valor informado es la base de la cual se calcula el valor de la Retencin. Calculado usando el rango de cuentas asignado: Significa que tomar el saldo de las cuentas matriculadas en la pestaa de Informacin Segundo Valor. Por ejemplo los cdigos subcdigos de Activos tomar el saldo de la Depreciacin que es la que se matricula en el Segundo Valor a informar. Calculado usando la base del primer valor informado: Significa que tomar los saldos de la base que tenga las cuentas que se hayan matriculado en la pestaa de Informacin Primer Valor. Esta opcin se usara por ejemplo para las cuentas de Retenciones. Informacin Primer Valor Se ingresan los rangos de las cuentas que formarn parte de la columna de Primer Valor del medio magntico. Cuenta Inicial: En este campo se ingresa el nmero de la cuenta inicial del primer valor correspondiente del cdigo y subcdigo anteriores. Cuenta Final: En este campo se ingresa el nmero de la cuenta final del primer valor correspondiente del cdigo y subcdigo anteriores. Informacin Segundo Valor Se ingresan los rangos de las cuentas que formarn parte de la columna de Segundo Valor del medio magntico. Cuenta Inicial: En este campo se ingresa el nmero de la cuenta inicial del segundo valor correspondiente del cdigo y subcdigo anteriores. Cuenta Final: En este campo se ingresa el nmero de la cuenta final del segundo valor correspondiente del cdigo y subcdigo anteriores. 53

En el mismo cdigo y subcdigo:

Cuentas Adicionales Esta pestaa solo se activa cuando se selecciona la opcin Solo para valores inferiores, ya que aqu se matricularn los rangos de las cuentas de los otros conceptos cuyo saldo de los terceros es menor al tope, para ser informados en el tercero 222222222. Esta opcin se usa por ejemplo para el Cdigo 75, Subcdigo 16. Cuenta Inicial: En este campo se ingresa el nmero de la cuenta inicial correspondiente del cdigo y subcdigo anteriores. Cuenta Final: En este campo se ingresa el nmero de la cuenta final correspondiente del cdigo y subcdigo anteriores.
Cierre Perodo

Al realizar el proceso cierre de perodo, el programa le cambia el estado al perodo; de "Abierto" a estado "Cerrado", pero si es necesario, se puede reabrir dicho perodo por medio del proceso "Reabrir Perodo". El proceso de cierre de perodo se realiza hasta el perodo que se est indicando, es decir, se cierran los perodos anteriores que estn abiertos, hasta el indicado.

Reabrir Perodo

Por medio de esta opcin se cambia el estado de un perodo cerrado a "Abierto". Para reabrir un perodo ya cerrado, se realiza desde el perodo indicado hasta llegar al ltimo perodo que se encuentre cerrado. Por ejemplo: Se tiene los siguientes perodos y con los siguientes estados: Perodo 01: Estado "Cerrado" Perodo 02: Estado "Cerrado" Perodo 03: Estado "Cerrado" Perodo 04: Estado "Abierto" Perodo 05: Estado "Abierto" Y se necesita reabrir el perodo 02. Al indicar que se desea reabrir el perodo 02, el programa reabre los perodos 02 y 03. Presenta la siguiente pantalla:

54

Depurar Histricos

El objetivo de esta utilidad es reducir el tamao de la base de datos a travs de la eliminacin de registros histricos, con el fin de hacer ms eficientes los procesos. Presenta los Mens "Eliminar" y "Recuperar":

Eliminar:
Aqu se abre una caja de dilogo en donde solicita el rango de fechas que se desea depurar. Adems, da la opcin de almacenar esta informacin en otra base de datos que se llamar MecodbHistorico.mdb. Lo que se realiza aqu es llevar la informacin de las tablas histricas de la compaa a esta nueva base de datos.

Al dar aceptar el programa le confirmar si desea eliminar la informacin histrica de ese rango de fechas. La nueva base de datos queda guardada dentro del directorio de la compaa en la que se depur la informacin. Es necesario destacar la importancia que tienen los archivos histricos en una compaa. Con ellos pueden medir y estimar resultados comparando valores de aos anteriores, por esto no es conveniente que el proceso elimine definitivamente los registros perdiendo informacin que puede ser valiosa.

Recuperar:
El proceso de Recuperar, es posible realizarlo siempre y cuando se haya marcado la opcin de Almacenar en Base de Datos Histrico cuando se hizo la eliminacin. Se abre la caja de dilogo en donde solicita la fecha inicial y final a recuperar. Esta informacin la trae de la base de datos MecodbHistorico.mdb y la lleva a las tablas histricas del mdulo que se ejecut. La informacin recuperada es borrada de la base de datos MecodbHistorico.mdb

Al dar aceptar el programa le confirmar si desea eliminar la informacin histrica de ese rango de fechas. 55

La eliminacin, se hace a travs de los perodos. Es necesario tener en cuenta que para eliminar estos perodos deben estar cerrados y siempre debe quedar como mnimo el ltimo periodo cerrado. Ejemplo: Se tiene perodos de Enero de 2003 a Septiembre de 2004. Los periodos cerrados son Enero de 2003 a Agosto de 2004. En la depuracin de histricos se incluira los periodos de Enero de 2003 a Julio de 2004, quedando como nico perodo cerrado Agosto de 2004 ya que este contiene los saldos anteriores.
Reemplazo de Cdigos Tributarios

Por medio de esta opcin es posible reemplazarle el cdigo tributario o asignarle uno, en caso que no tenga, a una cuenta o un rango de cuentas. Presenta la siguiente pantalla:

Correccin identificadores

Por medio de esta opcin es posible cambiar ya sea el Identificador uno o el Identificador dos a un tercero. Presenta la siguiente pantalla: Si el identificador a corregir es el Identificador Uno y el identificador destino o corregido ya existe, se consolida la informacin de los dos terceros.

Consolidacin

Por medio de esta opcin es posible consolidar dos a ms compaas del programa. Toda la informacin de las empresas consolidadas quedar consignada en una compaa identificada con nmero de compaa asignado para este proceso y el usuario podr asignar el nombre que desee. Antes de realizar este proceso, es necesario crear la compaa en donde sern unificados los datos, es decir, la compaa consolidada. Al ingresar a esta opcin aparece una pantalla donde se visualizan las diferentes compaas instaladas y es posible seleccionar las que se deseen. Adems, debajo de dicha lista, se elige la compaa creada para la consolidacin:

56

En la compaa destino se borra toda la informacin que tenga y queda la informacin consolidada de las compaas seleccionadas.

Conciliacin Bancaria

Esta opcin permite conciliar (comparar) el movimiento de cada banco con el extracto enviado por el banco. El programa guarda la conciliacin mes tras mes, por el manejo de meses abiertos, se guarda la conciliacin de cada uno de los meses que se encuentren abiertos. Antes de realizar la conciliacin se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. En el Plan de Cuentas hay que marcar las cuentas de banco con identificador de conciliacin bancaria:

Se debe crear una cuenta auxiliar para cada banco y dicha cuenta estar marcada con identificador de Conciliacin bancaria. 2. En los comprobantes, indicar en los campos para conciliacin: Movimiento dbito: Consignacin, Nota Crdito, Ninguna Movimiento crdito: Cheque, Nota Dbito, Ninguna Lo asignado en los anteriores campos, indica cmo se va a interpretar el movimiento con dicho comprobante en la conciliacin.

57

El proceso de conciliacin se realiza de la siguiente manera: 1. Se ingresa el ao y el nmero de perodo a conciliar 2. Se debe seleccionar la cuenta bancaria a conciliar. 3. Se elige el tipo de conciliacin:

inferior el extracto para ser conformado con los registros del movimiento de la parte superior. Se elige del movimiento los que estn en el extracto. Al dar clic en el Botn Conciliar o en la pestaa Proceso de Consolidacin, muestra la siguiente pantalla:

Manual: Muestra una pantalla con el movimiento del banco en la parte superior y en la parte

58

Este botn se utiliza para adicionar saldos iniciales para la conciliacin. Al dar clic en este botn aparece la siguiente pantalla:

Este botn se utiliza para adicionar extracto, es decir, los registros que estn en el extracto, pero que no fueron digitados en el movimiento, por ejemplo las notas bancarias. A medida que se digita el extracto, el programa va haciendo el cruce. Al dar clic en este botn aparece la siguiente pantalla:

Medio Magntico: Se importa el extracto automticamente del medio magntico que tenga
el banco y que se encuentre habilitado para dicho banco.
El programa guarda las conciliaciones de todos los meses que estn abiertos. Si se modifica en un perodo determinado, va a afectar los dems perodos. En la captura de movimiento, si la cuenta tiene Identificador de Conciliacin Bancaria, el programa valida que el comprobante tenga marcado el tipo de conciliacin Dbito o Crdito segn el caso y en caso que sea cheque, exige que se ingrese el Nmero del Documento Referencia (Nmero del cheque). Para consignaciones, Notas Dbito y Notas Crdito bancarias, no es necesario ingresar el Nmero de Documento Referencia.
Transferencias

Por medio de esta opcin es posible Exportar o Importar la informacin de los archivos de Comodn Hacia o Desde otra compaa o Hacia o Desde un archivo plano y as evitar la redigitacin de la informacin. Los archivos que se pueden Exportar o Importar son los siguientes: Plan de Cuentas, Perodos, Centros de costos, Cdigos tributarios, Comprobantes, Terceros, Monedas, Activos fijos, Diferidos y Movimiento.

59

Si se activa este campo, se habilitan los campos de la parte inferior de la pantalla

Cuando se elige exportar o importar movimiento, se debe definir lo siguiente: El perodo inicial y final a exportar o importar El ao inicial y final a exportar o importar El comprobante inicial o final La fecha inicial y final El documento inicial y final

60

Utilidades y Aplicaciones Externas


Copia de Soporte

Mediante esta opcin se protege toda la informacin recolectada, realizando copia de ella en disquetes o en el disco duro y evitando su prdida. Al ingresar a esta opcin se presenta la siguiente pantalla:

Esta opcin se utiliza para generar una Copia (backup), de la informacin que se encuentra en la compaa y almacenarla en uno o ms disquetes (dependiendo de la cantidad de informacin) o si desea en un determinado directorio del disco duro. El programa sugiere como nombre archivo para la copia de soporte COPIAS.OUT.

Copia de soporte en disquetes:

Para realizar la copia en disquete, en la instalacin de la compaa en el campo <Unidad copia soporte> se ingresa la unidad de disco (Por ejemplo: A:\), es preciso que los disquetes a utilizar hayan sido previamente formateados. Se deben utilizar disquetes diferentes para cada empresa y cada perodo. Al dar clic en <Aceptar> en la pantalla anterior, aparece la siguiente pantalla:

El nombre de archivo que sugiere el programa para la copia de soporte es COPIAS.OUT

Si el volumen de informacin excede la capacidad del disquete, el Programa pide disquetes adicionales hasta completar la copia. Se debe tener cuidado en rotular los disquetes con el nmero correcto, es decir, secuencialmente a medida que el programa los solicita.

Al terminar de realizar la copia de soporte, el programa muestra una ventana indicando la terminacin del proceso de copia de soporte: 61

Los disquetes que contienen las Copias de Soporte deben marcarse adecuadamente, colocando el Nombre de la Compaa, Perodo, Nmero del disquete y la fecha en la cual se realiz la Copia. Adems, se deben almacenar, preferiblemente en un lugar diferente al sitio de trabajo, pero de fcil acceso cuando sea necesario utilizarlos.

Copia de soporte en el disco duro:


Es posible hacer copia de soporte de los datos en el disco duro con solo indicar el directorio en el cual se desea guardar la informacin. Estando ubicado en el men Archivo, opcin Mantenimiento de Compaas, es posible digitar en el campo Unidad Copia Soporte (Campo obligatorio en dicho mantenimiento) la ruta del disco duro donde se desea almacenar la informacin. Los pasos a seguir para sacar la copia de soporte en disco duro se detallan a continuacin: 1. Ingresar por Archivo, opcin Mantenimiento de Compaas y en el campo <Unidad copia soporte> digitar la ruta. Por ejemplo si el directorio donde se harn las copias se llama BACKUP, se debe digitar: C:\BACKUP 2. Seleccionar la opcin Copia soporte, en el ambiente Utilidades. 3. El programa muestra una ventana donde se elige el directorio donde quedar la copia de soporte

4. El programa guarda la base de datos de la compaa.

5. Por ltimo, el programa muestra un mensaje indicando si la copia de soporte se realiz exitosamente.

62

La importancia del proceso de copia de soporte radica en que si se realiza con frecuencia, se puede evitar prdida de informacin y de trabajo cuando ocurran fallas en el Programa por suspensin de energa, daos en el disco duro, ejecucin errnea o inoportuna de procesos, etc. Las Copias de Soporte deben obtenerse peridicamente, cada vez que se ingrese un volumen considerable de informacin al Programa, adems deben obtenerse siempre antes de realizar cualquiera de los procesos de Cierre, para disponer posteriormente, si es necesario, de toda la informacin del Programa.
Restauracin de Informacin

Esta opcin permite traer o restaurar de la copia de soporte, los datos a la misma empresa o en otra. Para acceder a esta aplicacin, dentro del programa, se ingresa por Utilidades\Restauracin de Informacin. Realiza el proceso inverso al de Copia de Soporte, es decir utiliza la informacin que previamente se ha copiado en el disco duro o en los disquetes de Copias de Soporte, para transferirla al lugar donde residen los datos originales (reemplazndolos en el Programa). Si la copia se realiz en disquetes, requiere de los disquetes en los cuales se realiz el proceso de Copias de Soporte (obtenidos en la opcin Copias de Soporte). No funcionar si las Copias fueron generadas por medio de comandos de otro Programa. Esta opcin se utiliza por varias posibles razones: Errores en el disco duro que deterioran la informacin que reside all. Realizacin de algn proceso de Cierre en un momento inadecuado o inoportuno. Necesidad de "devolverse" a un perodo ya cerrado. Antes de realizar este proceso se debe tener cuidado en estar ubicado en el perodo que se desea restaurar y en la compaa correcta, para evitar as, dao en la informacin de otros perodos o de otras compaas. Al ingresar a esta opcin se presenta una pantalla donde se elige la restauracin a realizar as:

Base de datos integrada: Si se elige esta opcin, el programa restaura todos los archivos del
Sic.

Slo Archivos de Comodn: Si se elige la opcin Todos los Datos, el programa restaura los

archivos propios de Comodn. Si se elige Solo Movimiento, el programa restaura el movimiento del perodo correspondiente a la copia de soporte. 63

Luego de elegir el tipo de restauracin aparece una ventana donde se puede cambiar la unidad de copia de soporte y/o buscar el directorio donde se encuentra la copia de soporte.

Luego de elegir la ruta donde se encuentra la copia de soporte, si se elige restaurar desde disquete pide que se inserte el disquete de la copia de soporte. Si se elige una ruta en el disco duro comienza a restaurar la informacin:

Por ltimo, el programa muestra un mensaje indicando si la Restauracin se realiz exitosamente.

Modulo Administrativo (Usuarios)

Este programa permite definir los usuarios y grupos de usuarios que tendrn acceso al programa. Adems, posibilita la creacin de compaas y la asignacin de derechos sobre compaas, opciones y creacin de usuarios de acuerdo con las necesidades de la empresa. Para ingresar a este programa existen dos (2) formas: Por el men Utilidades, opcin Mdulo Administrativo (Usuarios) o desde el men Inicio / Programas / SIC MECOsoft / Aplicaciones externas / Mdulo Administrativo. Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:

64

Luego de ingresar el usuario y la contrasea se presenta una pantalla con los siguientes mens: Archivo Ayuda

Archivo
Est compuesto por las siguientes opciones: Usuarios Grupos Permisos Mantenimiento de Compaas Salir

Usuarios
Los usuarios son los entes a los cules se le ha definido un nombre, una clave y unos derechos sobre el programa. Regularmente se asocia a cada persona que tiene acceso al programa con un usuario, pero podra darse el caso de que una persona tuviera varios usuarios o que un grupo de personas tuviera un solo usuario; todo depende de las necesidades de la empresa. Al activar esta opcin, aparece la siguiente opcin: Al ingresar a esta opcin aparecen los usuarios existentes y es posible adicionar ms. Los campos que aparecen son los siguientes: Usuario: En este campo se ingresa un identificador para el usuario. Contrasea: En este campo se ingresa la clave secreta que tendr dicho usuario. Nombre: En este campo se ingresa el nombre del usuario. Grupo: En este campo es posible elegir a qu grupo va a pertenecer dicho usuario y se elige entre los existentes. Para adicionar un nuevo usuario, se ubica en la fila siguiente al ltimo usuario y se digita el nuevo usuario a ingresar.

65

Grupos
Esta es una categora de usuario que permite definir derechos y niveles de permisos a un grupo sin tener que hacerlo individualmente, cuando el nmero de usuarios es grande. Un ejemplo de esto es cuando se tiene por usuarios un grupo de digitadores, para no crear usuario por persona se crea un grupo llamado "Digitadores" con sus respectivos derechos de acceso sobre las opciones del programa. Al ingresar a esta opcin se visualizan los grupos existentes y es posible adicionar ms. Los campos que aparecen son los siguientes: Grupo: En este campo se ingresa un identificador para el grupo. Nombre: En este campo se ingresa el nombre del grupo. Para adicionar un nuevo grupo, se ubica en la fila siguiente al ltimo grupo y se digita el nuevo grupo a ingresar.

El grupo SUPERVISOR el programa lo trae por defecto y no es posible retirarlo ni modificarlo.

Permisos
Al ingresar a esta opcin aparece una pantalla donde es posible elegir el grupo al que se le van a asignar los permisos.

Adems, en esta pantalla es posible elegir para qu programa se desea adicionar el usuario entre los siguientes: Pedidos Facturacin Cartera Inventarios Compras Tesorero Nmina 66

Comodn Shop Transferencias de Nmina Transferencias de Facturacin Transferencias de Cartera Transferencias de Inventarios Transferencias de Compras De acuerdo al programa elegido para adicionar dicho usuario, al presionar el botn <Permisos>, muestra otra pantalla con los mens y opciones de dicho programa.

Es importante aclarar que cuando se trata de conceder derechos sobre las opciones que son mantenimientos, se pueden dar permisos sobre las alternativas, es decir, se puede dar derecho por la alternativa Adicionar, Eliminar y/o Corregir. Tambin se debe elegir si se desea que el usuario tenga acceso a esta opcin o si no tendr ningn acceso. Luego, en la parte inferior de la pantalla aparecen dos (2) Listas: Una donde sern pasados los campos restringidos para dicho grupo (Campos Restringidos) y otro donde aparecen cada uno de los campos que conforman dicha opcin (Campos Permitidos). Es posible pasar campo por campo o todos de una vez.

En todas las opciones del programa permite el acceso sobre todos los campos, pero se puede restringir dicho acceso a los campos que se deseen. Cuando se elige una opcin que no es mantenimiento sino un proceso o un informe, con solo dar clic en dicha opcin queda habilitada o no dicha opcin:

67

Las opciones que aparecen chuleadas tienen permiso a ingresar a dicha opcin. Las opciones que no estn chuleadas no tienen permiso para ingresar.

Mantenimiento Compaas
Por medio de esta opcin se ingresa toda la informacin referente a la compaa a instalar: Al dar clic en el botn Crear Ca., aparece la pantalla general de Compaas:

Al habilitar por primera vez el mdulo de Comodn o al dar clic en el botn Ver/Editar que aparece al frente de Comodn, aparece la siguiente pantalla: En esta tabla se definen los rangos de cuenta, es decir por que dgito o dgitos comienzan. En esta compaa los dgitos iniciales es uno solo, porque en el campo Niveles Plan de Cuentas se defini el primer dgito de uno X. Segn el primer nivel del Plan de Cuentas, se definen los rangos

68

Corregir Documentos de Otros Mdulos


Si se activa este campo, los documentos que vienen de otros mdulos se puedan modificar.

Control de fechas

Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del perodo actual. Si no se activa se puede capturar movimiento de cualquier fecha del ao.

Permitir Comprobantes Descuadrados

Si se activa este campo, el programa permitir grabar movimiento, as los campos Dbito y Crdito, del comprobante en la captura de movimiento, sean diferentes.

Acarrear Encabezado en Captura de Movimiento Lmite mximo captura estndar

Este identificador se utiliza para que en la captura cada vez que se vaya a ingresar un nuevo documento, sugiere el comprobante anterior y as evitar digitar nuevamente la parte del encabezado. En este campo se ingresa el nmero mximo de registros que tendra un documento en la captura de movimiento para que al realizar una consulta y/o correccin, el programa muestre una pantalla adicional, es decir, a partir de cuantos registros muestre la otra pantalla. Cuando se consulta un documento, el programa verifica cuantos registros lo componen; si el nmero de registros es mayor o igual al que se defini en este campo, el programa muestra una pantalla adicional con todos los registros que conforman dicho documento, por el botn de Editar se corrige y se debe grabar el cambio por cada registro modificado. Cuando se termina de corregir todos los registros del documento a modificar, se debe grabar por medio del siguiente

Niveles Plan de Cuentas


Salir

botn

para guardar los cambios de todo el documento.

En este campo se define el nmero de dgitos que contiene cada uno de los niveles que tendr el cdigo contable de la contabilidad a manejar. Al seleccionar esta opcin inmediatamente sale del mdulo de usuarios.

Ayuda
Presenta las siguientes opciones: Indice Contenido Acerca de..

Indice
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

69

Contenido
Al ingresar, muestra la ayuda en lnea donde se encuentra la explicacin de cada una de las opciones que componen este mdulo. Presenta la siguiente pantalla:

Acerca de..
En esta opcin se visualiza la versin del mdulo de Usuarios.

Cambio de Clave

Permite modificar la clave personal del usuario activo. El programa pide la clave anterior y la nueva clave, reconfirmando dicha clave. Muestra la siguiente pantalla: 70

Esta clave es la que se pide al ingresar al programa en el campo Contrasea

Cambio Fecha Proceso

Por medio de esta opcin es posible cambiar la fecha en el cual se est trabajando (Mes, Da y Ao), sin necesidad de reiniciar la ejecucin del programa. Para hacer el cambio, basta con elegir en el calendario el mes, el ao y el da en el que se va a trabajar. Inmediatamente el programa la toma como nueva fecha de trabajo.

Si no se elige el da, el programa no tomar la fecha que se desea cambiar.


Cambio de Perodo

Por medio de esta opcin es posible cambiarse de perodo, sin necesidad de reiniciar la ejecucin del programa. Para hacer el cambio, basta con elegir en la pantalla que se muestra, el perodo en el que se va a trabajar. Inmediatamente el programa la toma como nuevo perodo de trabajo.

71

Importacin / Exportacin de Datos

Para acceder a esta aplicacin, se puede hacer de dos (2) formas: Dentro del programa se ingresa por Utilidades \ Importar / Exportar Archivos o por fuera del programa por Inicio \ Programas \ SIC MECOsoft \ Aplicaciones externas \ Importacin Exportacin de datos. Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:

Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto Supervisor) y la contrasea (Por defecto Enter), se debe elegir la aplicacin desde el cual se va a realizar la importacin o la exportacin de los datos:

Luego de elegir la aplicacin se ingresa al programa y est compuesto por las siguientes opciones: Archivo Ayuda

Archivo
Est compuesto por las siguientes opciones: Abrir Compaa 72

Importar / Exportar archivos Salir

Abrir Compaa
Por medio de esta opcin es posible cambiarse de compaa luego de haber ingresado a otra. El programa visualiza todas las empresas que se encuentran instaladas para que el usuario elija la que se quiere abrir.

Importar / Exportar Archivo


La funcionalidad de este programa radica en que permite integrar al programa, informacin externa generada por otros programas o por COMODIN, siempre y cuando el archivo a importar tenga las mismas caractersticas a la estructura de los archivos que maneja el programa. Tambin permite enviar toda la informacin de alguno de los archivos del programa para ser utilizada en otras aplicaciones que manejen la misma estructura del archivo que genera COMODIN. El programa presenta una lista de todas las tablas que conforman la base de datos. Se debe seleccionar el archivo a importar o exportar, segn sea el caso. Seleccionar el tipo de transferencia (Importar / Exportar). Se elige el formato desde el cual o hacia el cual van los datos. Las clases de formatos son: Excel, Paradox, Foxpro, SQL Server, Texto.

pantalla:

Excel, Paradox, Foxpro, Texto: Si se elige alguno de estos formatos presenta la siguiente

Si se desea transferir informacin de una compaa a otra y el archivo ya existe, el programa pregunta si se desea sobreescribir el archivo.
IMPORTANTE:

73

Para cada uno de los formatos genera (si es para exportar) o busca (si es para importar) el archivo con sus respectivas extensiones: Excel (Extensin .XLS), Paradox (Extensin .DB), Foxpro (Extensin .DBF), Texto (Extensin .TXT) - SQL Server: Permite llevar las tablas a otro tipo de base de datos.

Salir
Al elegir esta opcin, inmediatamente sale del programa.

Ayuda
Presenta las siguientes opciones: Indice Contenido Acerca de..

Indice
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

74

Contenido
Al ingresar, muestra la ayuda en lnea donde se encuentra la explicacin de cada una de las opciones que componen este mdulo. Presenta la siguiente pantalla:

Acerca de..
En esta opcin se visualiza la versin del mdulo de Usuarios.

Consultas Dinmicas

Para acceder a esta aplicacin, se puede hacer de dos (2) formas: Dentro del programa se ingresa por Utilidades \ Consultas dinmicas o por fuera del programa por Inicio \ Programas \ SIC MECOsoft \ Aplicaciones externas \ Consultas dinmicas. Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:

Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto Supervisor) y la contrasea (Por defecto Enter), se debe elegir la aplicacin desde el cual se va a realizar las consultas:

75

Luego de elegir la aplicacin se ingresa al programa y est compuesto por las siguientes opciones: Archivo Ayuda

Archivo
Est compuesto por las siguientes opciones: Abrir Compaa Consultas Salir

Abrir Compaa
Por medio de esta opcin es posible cambiarse de compaa luego de haber ingresado a otra. Antes de elegir la compaa, el programa permite elegir el mdulo donde se va a realizar la consulta:

Luego de elegir el mdulo, se visualiza todas las empresas que se encuentran instaladas para que el usuario elija la que se quiere abrir.

Consultas
Esta opcin permite generar informes especficos, "extractados" de uno o varios archivos del programa, de acuerdo a los campos y delimitaciones que realice el usuario. Antes de realizar una consulta de alguno de los archivos del programa, es requisito indispensable tener bien definido y diseado el contenido de este, es decir, saber de antemano qu informe se 76

desea, de qu archivo se va a tomar la informacin, qu campos contiene y cules registros incluye. Este men est compuesto por las siguientes opciones: Crear Consulta Abrir Consulta

Crear Consulta
Al iniciar una nueva consulta, el programa presenta en pantalla los archivos sobre los cuales es posible realizar alguna consulta y es posible seleccionar uno o varios de ellos.
Es posible recorrer la lista, utilizando las teclas de desplazamiento del cursor. Teniendo en cuenta la funcionalidad de Windows, para seleccionar uno a uno los archivos, se da clic con el mouse y la tecla <Ctrl> y si son varios archivos seguidos (rango): clic con el mouse en el primer archivo y la tecla <Shift> y clic con el mouse en el ltimo campo.

Los pasos a seguir son: Seleccionar los archivos a incluir en el informe.

Al dar clic en el botn Siguiente, aparece la lista de campos que se van a utilizar en la consulta.

Seleccionar los campos a incluir en el informe.


Para seleccionar los campos, se puede hacer de la misma forma que en la pantalla anterior.

Para continuar se debe construir el criterio de seleccin o filtro para los datos del informe as:

Seleccionar de la lista, el campo del archivo por el cual se condicionar el informe. 77

Elegir un operador matemtico ( Igual, Diferente, Menor, Mayor, Menor o igual, Mayor o igual). Digitar la expresin (Lmite de la condicin) o elegir otro campo de las tablas elegidas anteriormente y con el cual se va a evaluar la condicin. Dar clic en el botn <Adicionar Criterio> para que suba al cuadro superior. Si se desea adicionar otra condicin se hace lo mismo que en los cuatro (4) pasos anteriores y se relaciona por medio de los operadores lgicos <Y> <O>.

Para eliminar un criterio se presiona el botn <Limpiar>. Luego se debe indicar el criterio de ordenamiento, es decir, por cul de los campos que aparecen, se va a organizar el informe.

Se puede guardar en Excel o Ascii, indicando la ruta en donde quedar grabado el archivo.

Si se elige el botn <Detalles>, muestra las caractersticas de la consulta:

Adems, permite guardar el formato de la consulta, para futuras consultas.

78

El programa asigna al informe el nombre de <Consulta>. Cuando se guarda la consulta en Excel y luego se guardan otras ms con el mismo nombre, el programa lo que hace es adicionar otra hoja a dicho archivo sin eliminar la anterior y as sucesivamente.
IMPORTANTE:

Abrir Consulta
Si se elige Abrir una consulta existente, el programa permite buscar el archivo con el cual fue guardada la consulta con extensin .SQL:

Si se abre el archivo, muestra la pantalla que permite guardar la consulta en formato Excel o Ascii:

Salir
Al elegir esta opcin, inmediatamente sale del programa.

Ayuda
Presenta las siguientes opciones: Indice Contenido Acerca de.. 79

Indice
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

Contenido
Al ingresar, muestra la ayuda en lnea donde se encuentra la explicacin de cada una de las opciones que componen este mdulo. Presenta la siguiente pantalla:

Acerca de..
En esta opcin se visualiza la versin del mdulo de Usuarios.

80

Tablas Dinmicas en Excel

Esta opcin permite generar consultas dinmicas en Excel para las cuentas que manejan Activos fijos, diferidos, discriminacin de Saldos por documentos; adems de la informacin de los movimientos contables y de todas las cuentas. El usuario puede configurar la consulta de acuerdo a la informacin de Ao, Perodos, Cuenta contable, Centro de Costos, Terceros, Saldos. Al ingresar a esta opcin aparece la siguiente pantalla:

Al dar aceptar, genera la hoja en Excel donde se configura la informacin que se va a generar.
Website de Mecosoft

Por medio de esta opcin es posible ingresar a la pgina web de Mecosoft S.A., siempre y cuando se tenga conexin a Internet, de lo contrario no se podr acceder a dicha pgina.

81

Correo

Por medio de esta opcin es posible acceder al correo interno. Aparece todo lo que se tenga en la bandeja de entrada del correo interno de la empresa

En esta pantalla aparecen unos botones que sirven como herramientas para el manejo del correo y son los siguientes: Trae todos los mensajes que se tengan en la bandeja de entrada del correo. Permite componer un nuevo mensaje. Al dar clic en este botn aparece la ventana para enviar un nuevo mensaje:

Permite traer los mensajes entrantes. Graba el archivo adjunto al mensaje de correo que se est visualizando. Borra el mensaje que se tenga activo. Permite salirse de la opcin.

82

Conversin de Datos

El programa de Conversin permite restaurar y convertir los datos de la versin de COMODIN 8.0 y convertirlas para trabajar en COMODIN SIC. Para acceder a esta aplicacin, se ingresa por Inicio / Programas / SIC MECOsoft / Comodn Sic / Conversin Datos 8.0-10.0. Para garantizar la correcta conversin de los datos de Comodn 8.0 a Comodn 10.0 siga los siguientes pasos: 1. Crear la compaa (Ver explicacin en la pgina 15 de este manual, Instalando una Compaa)

2. Realizar la conversin

Para llevar a cabo la restauracin y conversin de los datos, el programa presenta una pantalla inicial:

Al dar clic en el botn <Siguiente> aparece una segunda pantalla donde se elige la ruta donde se encuentran los datos de Comodn 8.0 o se puede elegir la unidad de disquete, en caso que la conversin sea desde una copia de soporte:

Al dar clic en el botn <Siguiente> aparece una tercera pantalla en la que se elige la compaa en Comodn Sic donde van a quedar los datos convertidos:

83

Al dar clic en el botn <Siguiente> aparece una cuarta pantalla donde se indica: El campo de Comodn 8.0 que ser asignado en el Identificador Principal de Comodn Sic. Elegir si la conversin ser de todos los archivos que se convierten o slo del movimiento. Indicar el ao del ltimo mes cerrado.

En Comodn 8.0 se maneja Identificador 1 e Identificador 2 para los terceros, En el Comodn Sic se maneja Identificador uno e Identificador dos y en la instalacin de la compaa se define el identificador principal en el campo Identificador Cdula/Nit. El campo que se elija en la pantalla de conversin (Nit/Cdula o Alterno) va a corresponder a este identificador en el COMODIN SIC. Por ltimo, al dar clic en el botn <Terminar> comienza la conversin de los datos. Una vez se realice el proceso, se debe ingresar al COMODIN SIC en cada una de las compaas restauradas, revisar los datos restaurados en la empresa y sacar copia de soporte en la nueva versin.
Por ejemplo:

Copias de soporte de la versin de Comodn 8.0

Las copias de soporte sacadas en la versin de COMODIN 8.0 son el respaldo de la informacin de las compaas que sern trabajadas en el COMODIN SIC. Si en algn momento se requiere informacin de la versin de Comodn 8.0, la nica forma de restaurar esta informacin es teniendo las copias de soporte y restaurndolas por medio del programa de Conversin de datos. 84

Las copias de soporte sacadas en la versin de Comodn 8.0 deben conservarse debidamente marcadas y en un lugar seguro. Deben existir copias de soporte para cada una de las compaas que se estn trabajando y cada uno de los meses.

Para Tener en cuenta.


Solo se convierten datos de Comodn versin 8.0 Slo se realiza conversin de saldos y movimiento, no se convierten histricos, en caso de querer tener histricos se debe recurrir a las copias de soporte, convirtiendo el primer mes completa (Saldos) y solo movimiento de los siguientes meses. Cuando se realiza conversin desde la ruta de datos comodn, no desde disquetes, se debe realizar conversin completa. Con este solo paso el proceso trae saldos y los movimientos de todos los meses abiertos. En caso de querer restaurar movimiento de meses ya cerrados, debe realizarse como se explica en el numeral anterior. Es recomendable realizar el proceso de Integridad de Datos siguiendo la ruta: Utilidades/Integridad de Datos en comodn 8.0.

Si durante el proceso de conversin el sistema encuentra alguna inconsistencia, se genera un archivo informando dichas inconsistencia, con sus posibles causas. Por Ejemplo: Advertencia: 515 Descripcin :No fue posible convertir la tabla CTCODTRI probablemente no existe. Tabla :Cdigos Tributarios. En este caso posiblemente no se haban creado cdigos tributarios en comodn 8.0, por eso la tabla no existe. Analice cada una de las inconsistencias y determine si pueden acarrearle algn problema futuro. Es necesario realizar el proceso de Actualizacin en Comodn 8.0 (Ruta: Contabilidad \ Movimiento \ Actualizacin \ De Mes Actual.

85

Durante este el proceso de Conversin es recomendable que ningn otro usuario est trabajando en las aplicaciones.

Utilidades Conversin Base Datos

Esta utilidad se utiliza para realizar mantenimiento a las bases de datos del programa, tanto la base de datos de la compaa, como la base de datos de usuarios. Para acceder a esta aplicacin, se ingresa por Inicio / Programas / SIC MECOsoft / Aplicaciones externas / Utilidades Conversin Base Datos. Al ingresar a este programa se solicita una informacin de acceso:

Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto Supervisor) y la contrasea (Por defecto Enter), se ingresa al programa:

Est compuesto por las siguientes opciones: Archivo Herramientas Utilidades Ayuda 86

Archivo
Est compuesto por las siguientes opciones: Convertir Compaa Salir

Convertir Compaa
Por medio de esta opcin se convierte la base de datos que actualmente tiene el programa por la nueva versin de base de datos. Al ingresar a esta opcin, el programa permite elegir la compaa de la cual se va a convertir la base de datos o elegir todas las compaas. Muestra la versin de base de datos que tiene actualmente la compaa elegida y la nueva versin de base de datos y con la cual quedar la compaa luego de realizado el proceso. Este proceso se debe realizar para mantener actualizada la base de datos con las nuevas versiones y as evitar errores con datos. Por ejemplo: Cuando se realiza actualizacin de versin.

Salir
Al elegir esta opcin, inmediatamente sale del programa.

Herramientas
Est compuesto por las siguientes opciones: Compactar Base de Datos Actualizacin Base de Datos Usuarios Eliminar Registro

Compactar Base de Datos


A medida que se van adicionando y/o borrando registros en las aplicaciones, la base de datos va creciendo. Para optimizar la distribucin de la informacin dentro de la base de datos, es conveniente ejecutar esta opcin, especialmente luego de haber eliminado varios registros en alguno de los mantenimientos o luego de realizar los cierres. El programa compacta la base de datos y al compactarla, se elimina cualquier espacio vaco no utilizado. Al ingresar a esta opcin, aparece una pantalla donde se selecciona la base de datos a compactar entre las siguientes: 87

Se elige de cual compaa es la base datos o se puede elegir compactar las bases de datos de todas las compaas instaladas (MecoDB.mdb). Informes: En caso que se quiera compactar la base de datos de los informes (Informes.mdb). Usuarios: En caso que se quiera compactar la base de datos de Usuarios (Usuarios.mdb).

Datos de Aplicaciones:

Actualizacin Base de Datos Usuarios


Por medio de esta opcin se convierte la base de datos que actualmente tiene el programa de Usuarios por la nueva versin de base de datos. Al ingresar a esta opcin, muestra la versin de base de datos que tiene actualmente el programa Usuarios y la nueva versin de base de datos y con la cual quedar el programa luego de realizado el proceso. Este proceso se debe realizar para mantener actualizada la base de datos con las nuevas versiones y as evitar errores de acceso. Por ejemplo: Cuando se realiza actualizacin de versin.

Eliminar Registro
Por medio de esta opcin se borra el registro del programa. Para realizar este proceso, es necesario ingresar una contrasea, elegir la aplicacin a la que se le va a borrar el registro (Comodn, Nmina, Shop, Tesorero, Facturacin, Cartera, Inventarios, Pedidos y Compras) y la versin del programa.
Esta opcin es diseada para ser manejada por asesores de MECOsoft S.A., debido a que se debe tener precaucin, ya que se puede borrar el registro de una aplicacin errneamente.
IMPORTANTE:

Utilidades

En este men aparecen varias utilidades para la correccin de datos. Est compuesto por las siguientes opciones: Construir Niveles Plan de Cuentas Verificar Histricos Duplicados Reconstruir Auxiliar Cartera 88

Reconstruir Saldos Clientes Cambio de Estado Movimiento Llevar terceros a Contabilidad

Construir Niveles Plan de Cuentas


Esta utilidad debe ejecutarse cuando se vaya a comenzar a trabajar con Comodn 10 y los niveles del Plan de cuentas no estn definidos correctamente, esto puede ocurrir debido a que en Prisma se podan crear cuentas sin haber definido los niveles anteriores. Ejemplo: En prisma se cre la cuenta 130505, pero no existen los niveles anteriores 1305, 13 y 1 En este caso es necesario correr la utilidad.

Verificar Histricos Duplicados


La ejecucin de esta utilidad valida documentos duplicados en todos los mdulos.

Reconstruir Auxiliar Cartera


Esta utilidad toma el movimiento de Recibos y Notas y lo lleva al Auxiliar Cartera.

Reconstruir Saldos de Clientes:


Esta utilidad permite calcular el saldo anterior de los clientes. Para correr las anteriores utilidades slo basta con seleccionar la compaa en la cual se va a realizar el respectivo proceso.

Cambio de Estado Movimiento


Esta utilidad coloca los estados seleccionados a los documentos que se encuentren en el rango de fechas seleccionado y cuyo estado sea diferente de anulado. Seleccin de los diferentes tipos de movimiento: Ventas, Devolucin en ventas, Compras, Devolucin en compras, recibos y notas, otras entras y otras salidas, ajustes al inventario.

Seleccin del nuevo estado que se va a cambiar en los documentos, este nuevo estado puede ser: Mes Siguiente o Digitado. 89

Llevar terceros a Contabilidad


Esta utilidad lleva los terceros de los mdulos instalados a Contabilidad y de una misma compaa. Por ejemplo de Prisma (clientes, proveedores, vendedores), Tesorero (acreedores), Nmina (empleados). Para realizar esta utilidad slo se debe seleccionar la compaa en la cual se va a realizar el proceso:

El proceso se realiza dentro de una misma compaa. Cuando se corre la utilidad, se coloca como clase Nit expedido por la DIAN a todos los terceros existentes, los terceros que tengan clase diferente, deben ser modificados.

Ayuda
Est compuesto por las siguientes opciones: ndice Contenido Acerca de...

ndice
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

Contenido
Por medio de esta opcin se visualiza toda la ayuda en lnea, donde se muestra cada uno de los mens y opciones que conforman el programa.

90

Acerca de...
En esta opcin se visualiza la versin del programa.
Utilidad para Detectar Inconsistencias

Esta utilidad permite generar un informe con toda la informacin de inconsistencias que se generan cuando se transfiere de los otros mdulos al programa de Comodn y as poder corregirlas. Para acceder a esta utilidad, se ingresa por Inicio \ Programas \ Sic MECOsoft \Aplicaciones Externas \ Utilidad para detectar inconsistencias. Esta utilidad tiene el men de Informes que esta compuesto por las siguientes opciones: Visualizar Configuracin Salir Estas opciones tambin se encuentran en la barra de iconos:

Visualizar
Por medio de esta opcin se genera el informe, donde muestra todas las inconsistencias que se presentaron al momento de realizar la transferencia, para luego poder entrar a corregirlas en Comodn.

Configuracin
En esta opcin aparece una pantalla donde se eligen los criterios que se tendrn en cuenta para la elaboracin del informe de inconsistencias, dichos criterios son:

91

Centros de costos en cero y la cuenta requiere centros de costos Cuentas sin cdigo de activo Terceros con ID1 sucursal o ID2 diferentes Cuentas que no son de ltimo nivel Terceros en 00000000000 sabiendo que la cuenta requiere de tercero y tambin cuentas con terceros sabiendo que la cuenta no lo requiere Validar que los maestros tengan la informacin necesaria. Validar las cuentas que no tienen cdigo de diferido y que lo requiere. Revisar que no se presenten errores en la naturaleza del movimiento. Cdigo de la moneda extranjera que no la tiene y que lo requiere. Validar el documento referencia cuando ste es necesario, en el caso que la cuenta maneje discriminacin de saldos por documentos. Validar si la fecha pertenece al periodo o si se tiene activado el control de fechas o no. Si la cuenta maneja tercero y base, validar que tenga matriculada una base.

Adems, luego de realizar la conversin de comodn 8.0 al 10, valida que las cuentas que necesitan tercero, centros de costos, cdigo de activo, diferido, cdigo de moneda extranjera, documento referencia; si lo lleven, evitando as, que el programa pase movimiento y saldos sin estos requerimientos.

92