QU ES EL CONTROL INTERNO?

El Control Interno se entiende como el sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos. Cules son los elementos del control interno? La planeacin. La informacin. La revisin, evaluacin o verificacin (auditora interna).

Para qu sirve el control interno? Sirve para garantizar que cada uno de los procesos, polticas, metas y actividades se cumplan de acuerdo a lo preestablecido, dando el mximo de rendimiento en cumplimiento de su misin. Cules son los principios del control interno? Principios en relacin con la funcin pblica administrativa: Legalidad: Garantizar que la funcin administrativa se desarrolle en un marco legal, acatando normas, disciplinas, rdenes y directrices del estado. Igualdad: Ejercer una administracin pblica en igualdad de condiciones de acuerdo a la norma y a la ley. Moralidad: Se dirige a ejercer una administracin pulcra y transparente, combatiendo la corrupcin, la deshonestidad y el despilfarro. Eficacia: Velar porque todas las actividades estn dirigidas a los logros de los objetivos y al cabal cumplimiento de la misin. Eficiencia: Garantizar que todas las actividades de la entidad, produzcan los mayores logros y que sus recursos den el mximo rendimiento y aprovechamiento. Economa: Est orientado a la austeridad y mesura del gasto, garantizando unos resultados lucrativos desde el punto de vista costo - beneficio en lo econmico social. Celeridad: El control interno debe ser dinmico y gil con el propsito de obtener resultados ptimos y oportunos. Imparcialidad: El sistema de control interno debe garantizar mecanismos de comportamientos justos e imparciales, y evitar las discriminaciones que generen desigualdad. Publicidad: Todas las actuaciones de la Administracin, as como sus resultados deben ser de conocimiento pblico. Este principio deber garantizar el conocimiento pleno, oportuno, preciso y veraz de todos los actos administrativos.

Responsabilidad: Los administradores pblicos deben responder con diligencia y cuidado por el desarrollo de sus funciones y tambin por sus omisiones y actuaciones irresponsables que comprometan los bienes pblicos. Valoracin de costos ambientales: Mantener y preservar prioritaria y fundamentalmente la integridad del ecosistema y la conservacin del ambiente sano. Quines ejercen el control interno? El control interno lo ejerce cada uno de los componentes de un ente o entidad. Quines son responsables del control interno? El representante legal. Corresponde a la mxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misin de la entidad. Funcionarios de la organizacin. La responsabilidad de cada uno de los jefes es innegable, pero tambin cada uno de los empleados desde el gerente hasta el ms elemental integrante de la entidad, debe ejercer un control en cada una de sus funciones y actuaciones. La oficina de control interno o auditora interna. Recae sobre esta unidad la verificacin, evaluacin, examen y anlisis crtico de todo el sistema integral de control interno; as mismo tiene la responsabilidad de proponer al representante legal las recomendaciones, correctivos, ajustes y mejoramientos pertinentes. Mtodos para documentar el conocimiento del control interno Existen los siguientes mtodos para la documentar el conocimiento del Control Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados en forma combinada para una mejor efectividad. MTODO DESCRIPTIVO Consiste en la narracin de los procedimientos relacionados con el control interno, los cuales pueden dividirse por actividades que pueden ser por departamentos, empleados y cargos o por registros contables. Una descripcin adecuada de un sistema de contabilidad y de los procesos de control relacionados incluye por lo menos cuatro caractersticas: Origen de cada documento y registro en el sistema. Cmo se efecta el procesamiento. Disposicin de cada documento y registro en el sistema. Indicacin de los procedimientos de control pertinentes a la evaluacin de los riesgos de control.

MTODO GRFICO Consiste en la preparacin de diagramas de flujo de los procedimientos ejecutados en cada uno de los departamentos involucrados en una operacin. Un diagrama de flujo de control interno consiste en una representacin simblica y por medio de flujo secuencial de los documentos de la entidad auditada. El diagrama de flujo debe representar todas las operaciones, movimientos, demoras y procedimientos de archivo concernientes al

proceso descrito. Este mtodo debe incluir las mismas cuatro caractersticas del mtodo grfico enunciadas anteriormente. MTODO DE CUESTIONARIOS Bsicamente consiste en un listado de preguntas a travs de las cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de las reas en las cuales el auditor dividi los rubros a examinar. Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos donde pueden existir deficiencias para as formular la pregunta clave que permita la evaluacin del sistema en vigencia en la empresa. Generalmente el cuestionario se disea para que las respuestas negativas indiquen una deficiencia de control interno. Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicables a cualquier empresa, pero la mayora deben ser especficas para cada organizacin en particular y se deben relacionar con su objeto social. El Control Interno tiene como objetivos la efectividad y eficiencia de las operaciones, la suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de la normatividad. La evaluacin adecuada del Control Interno es para el Auditor un ahorro de tiempo y de labor durante el examen de los estados financieros. El sistema de Control Interno permite al Auditor, efectuar una ponderacin de la importancia relativa y riesgo probable de las partidas a evaluar, sin que tenga la necesidad de efectuar una revisin total. En otras palabras gracias a l, el Auditor se dirige a los aspectos y actividades que ms lo requieran e influyan sobre las cifras que presentan los estados financieros. Para que el sistema de Control Interno cuente con un alto grado de confiabilidad, debe estar en vigilancia permanente, para que pueda revisarse y actualizarse permanentemente. El Control Interno es una responsabilidad de la Administracin de la Empresa auditada y el papel del Auditor frente al mismo, es el de su evaluacin y la formulacin de sugerencias.

CUESTIONARIOS REALIZAR PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

INTRODUCCION El objetivo de formular estos programas guas de procedimientos bsicos de auditora financiera deben ser realizados de acuerdo con las condiciones particulares de cada empresa y segn las circunstancias,

es el de indicar los pasos de las pruebas de cumplimiento, cuya extensin y alcance depende de la confianza en el sistema de control interno. CUESTIONARIOS
Estos programas permiten realizar el trabajo de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas, para evaluar el Control Interno y para:

1. 2. 3. 4.

Establecer un plan a seguir con el mnimo de dificultades. Facilitar a los asistentes su labor y promover su eficiencia y desarrollo profesional. Determinar la extensin de los procedimientos aplicables en las circunstancias. Indicar a los supervisores y encargados, las pruebas realizadas y las no aplicables o pendientes de efectuar. 5. Servir de gua para la planeacin de futuras auditoras. 6. Ayudar a controlar el trabajo, desarrollo y a establecer responsabilidades. 7. Facilitar la supervisin del trabajo efectuado por los asistentes.

Los programas han sido diseados para cada rea de los estados financieros, fijando los objetivos de las pruebas de cumplimiento de cada rea en particular, para de esta manera comprender mejor los fines que se persiguen, el alcance de las pruebas de cumplimiento para realizar las pruebas sustantivas.

Los cuestionarios diseados para facilitar la revisin y la evaluacin del control interno, que no son parte integral de los programas guas, relacionados con los procedimientos de auditora, no pretenden abarcar todas las situaciones posibles y por lo tanto, cuando las caractersticas particulares de una empresa, no se contemplen en dichos cuestionarios, debern ampliarse o modificarse, de acuerdo con las circunstancias, puesto su objetivo no es el de sustituir, eliminar o desplazar el criterio del auditor pblico independiente, sino el de constitur una gua que ayude a conclur la investigacin conforme a las normas de auditora generalmente aceptadas.

APNDICE
INFORMACION GENERAL
A ) INTRODUCCION
Las preguntas que figuran en el cuestionario para la revisin y evaluacin del control interno, se enumeran en el mismo orden de los procedimientos de auditora aplicables segn las circunstancias.

B) OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Determinar:

1. La forma como estn cumpliendo los directivos y funcionarios sus obligaciones administrativas y las responsablidades asignadas. 2. Las conexiones que pueden existir entre los funcionarios y empleados con otras empresas con las cuales se negocian. 3. Las polticas de contratacin de funcionarios y empleados y las incompatibilidades establecidas. 4. Si los funcionarios y empleados que manejan fondos, valores y almacn estn respaldados con plizas de manejo y cumplimiento y si el monto de tales seguros y garantas tienen adecuada cobertura. 5. Si los activos de la empresa estn adecuadamente protegidos con plizas de seguros que cubran los riesgos que estn sujetos tales bienes. 6. Si se obtiene el mayor beneficio por la empresa en cuanto a cobertura de los seguros y el costo de las primas que se pagan.

C) PROGRAMAS
1. Revise y evale la solidez o debilidades del control interno y con base en dicha evaluacin: a) Realice las pruebas de cumplimiento y determine la extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora aplicables de acuerdo con las circunstancias. b) Prepare un memorndum con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

Empresa: ______________________________________________________________ Perido que cubre la auditora: _____________________________________________

INFORMACION GENERAL

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

1. GENERALIDADES: 01. Tiene la empresa un organigrama o esquema de organizacin? 02. Las funciones del personal directivo y funcionarios principales de administracin estn delimitadas por los estatutos?. 03. Los deberes del contador general estn separados de los de las personas encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc.?. 04. estn bajo la vigilancia y supervisin de los jefes de contabilidad los empleados de este departamento y los libros y registros contables en toda oficina o dependencia de la empresa?. 05. Tiene la empresa un manual de procedimientos contables?. 06. Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados y aprobados por departamentos e individuos distintos de aquellos que han intervenido en su preparacin?. 07. Estn debidamente aprobados los asientos de diario por un funcionario o empleado responsable?. 08. Utiliza la empresa para efectos de control: Informes que comparen los presupuestos con los gastos realizados?. Costos estndar?. 09. Los funcionarios y empleados que tienen atribuciones para revisar aprobaciones previas, estn provistos de: Modelos de las firmas de las personas autorizadas para tal efecto?. Instrucciones sobre la clase de operaciones que pueden ser aprobados previamente, limite y monto de las mismas?. 10. Tiene la empresa un departamento de auditora interna que opere en forma autnoma?. 11. Si lo tiene a quien rinde los informes?. 12. Hemos revisado los programas de auditora interna para determinar si son aprobados para llenar su cometido?. 13. contiene el informe de auditora interna: Conclusiones sobre la revisin?. Salvedades a las cuentas, cuando sean necesarias?.

 Sugerencias sobre las mejoras en los mtodos de control interno?. 14. Con respecto a los informes de auditora interna: Son revisados por funcionarios superiores?. Se toman las medidas necesarias para corregir las diferencias?. 15. Toman como regularidad sus vocaciones los cajeros, almacenistas y dems empleados en puesto de confianza y sus deberes son asumidos por otros empleados: 16. Con referencia a las conexiones de los funcionarios y los empleados: Carecen stos de conexiones con otras organizaciones mercantiles con las cuales la empresa negocia?. En caso contrario, menciones cules empleados y con que empresas tienen conexiones?. Existe un procedimiento que prohibe emplear dos o ms funcionarios que desempeen labores principalmente de contabilidad y caja, que tengan algn grado de parentesco o consanguinidad?. 17. Los funcionarios que manejen fondo o valores estn respaldados con plizas de seguros de manejo y cumplimiento u otra clase de garanta?. 18. Parece adecuado el monto de tales seguros o garantas?. 19. Existe un empleado competente encargado de todo lo relacionado con seguros?.

Seccin discutida con (nombre y puesto) ........................................................................... Seccin preparada por: ............................................................................. Fecha:...............

CAJA Y BANCOS

INTRODUCCION Estos cuestionarios son una gua de las pruebas de cumplimiento, cuya extensin o alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las preguntas que figuran en el cuestionario para la Revisin y Evaluacin del Control Interno, se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditora aplicables y que deben llevarse a cabo segn las circunstancias

B. OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Determinar s:

1. El efectivo en caja se maneja sobre la base de fondo fijo con un individuo responsable del mismo y esta separado de otros fondos.

2. La responsabilidad de los fondos fijos de caja, est separada de las funciones de ingreso y egresos y de las cuentas por cobrar.

3. Los fondos fijos que se maneja en cuentas bancarias, se controlan en igual forma que las dems cuentas bancarias.

4. Existen lmites para los desembolsos, cheques girados contra los fondos de caja y para cualquier otro desembolso extraordinario, tales como anticipo de sueldos y salarios, gastos de viaje, etc.

5. Los desembolsos estn amparados por comprobantes aprobados previamente, prenumerados, y con la debida identificacin fiscal del beneficiario.

6. la evidencia se verificara y se cancela cuando se giran los cheques.

7. La auditoria interna u otra persona independiente, practica arqueos sorpresivos y frecuentes a los fondos de caja.

C. PROGRAMA

Revise y evale la solidez y/o debilidades del control interno y con base en dicha

evaluacin:

1. Realice las pruebas de cumplimiento y determine la extensin y oportunidad de los procedimientos de

auditora aplicables de acuerdo con las circunstancias.

2. Prepare un memorndum con el resultado con el resultado del trabajo. Las conclusiones alcanzadas y los
comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

Empresa: ______________________________________________________________ Perido que cubre la auditora: _____________________________________________

CAJA Y BANCOS
CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

1. GENERALIDADES: 01. Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de contabilidad, cuentas por cobrar, etc. distintos de los libros de caja?. 02. La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que giran sobre ellas son debidamente autorizadas?. 03. Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas para firmar cheques no pueden delegar tal autorizacin en otros funcionarios?. 04. Se avisa inmediatamente a los bancos cuando una persona autorizada para firmar cheques deja el empleo de la empresa?. 05. Si esta situacin no se ha presentado, ha previsto la empresa algn procedimiento para notificar a los bancos cuando sea necesario?. 06. Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa, estn registradas en cuenta de control en el mayor general o auxiliar?. 07. Los traspasos de una cuenta bancaria a otra estn bajo control contable en forma tal que, tanto cargos como abonos queden registrados en una cuenta de control?. 08. Mantiene la empresa un control de los cheques posfechados?.

2. RECONCILIACION DE SALDOS BANCARIOS 01. Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa?. 02. Las reconciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por empleados que no preparen o firmen cheques o manejen dineros de la empresa?.

03. Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados, se entregan directamente en sobre cerrado al empleado que prepara las reconciliaciones?. 04. Los procedimientos para efectuar las reconciliaciones contemplan todos los pasos esenciales que aseguren una efectiva reconciliacin, particularmente en cuanto a: Comparacin del nmero y valor de los cheques contra el libro de salidas de caja?. Revisin de endosos en los bancos o de los volantes de los cheques?. Comparacin con los saldos del mayor general?. 05. Un empleo sin ingerencia en los ingresos o egresos de caja revisa todas las reconciliaciones y hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales.

3. COMPARACION POSTERIOR DE LA RECONCILIACION: 01. Las notas y avisos con dbitos o crditos no aceptados por el banco, son recibidos por un empleado distinto al cajero?. Se recibe el dinero?. Se expiden los cheques?.

4. REVISION DE CHEQUES 01. La existencia de chequeras en blanco estn controladas en forma tal que evite que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso indebido de ellas?. 02. La firma o contrafirma de cheque en blanco est prohibido?. 03. En caso contrario, los empleados responsables se cercioran por medio de inspecciones posteriores de los cheques o informacin comprobatoria de que tales cheques han sido usados correctamente?. 04. La prctica de girar cheques al portador est prohibida?. 05. En caso contrario, los empleados responsables se aseguran de que tales cheques hayan sido cobrados para reembolsar el fondo de caja menor o utilizados con otros fines apropiados?. 06. Si los cheques son numerados consecutivamente, son mutilados aquellos daados o anulados a fin de evitar su uso, y son archivados con el propsito de controlar su secuencia numrica?. 07. Si se usa una mquina especial para firmar cheques: Cundo las placas no estn en uso, se mantienen bajo custodia de las personas cuya firma aparezca grabada en ellas?. Despus de usados, se toma siempre una lectura de la mquina por la persona cuya firma se utiliza o por su delegado y se asegura que todos los cheques firmados son los autorizados?.

5. CONSIGNACIONES BANCARIAS 01. Se preparan duplicados de las consignaciones y stos son sellados por el banco y archivados cronolgicamente?. 02. En caso afirmativo, se comparan tales duplicados con el libro de entradas de caja, al menos en forma selectiva, por alguien diferente del cajero?. 03. se comparan tales duplicados contra los recibos de caja para asegurarse de que los ingresos son depositados en las mismas especies en que fueron recibidos?.

6. EFECTIVO EN CAJA: 01. Los fondos de caja menor se mantienen bajo una base de fondo fijo?.

02. Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero general u otro empleado que maneja remesas de clientes u otra clase de dineros?. 03. La responsabilidad principal de cada fondo est limitada a una sola persona?. 04. Los fondos de caja menor se limitan a sumas razonables segn las necesidades del negocio?. 05. Los pagos de caja menor no tienen un lmite mximo? 06. Si ello es as, cul es el lmite? 07. Los comprobantes de caja menor son preparados en forma tal que no permitan alteraciones, por ejemplo: La cantidad se escribe en letras y nmeros?. Son preparados con tinta?. 08. Los comprobantes de caja menor tienen la firma del beneficiario?. 09. Los cheques de reembolsos de caja menor se giran a favor del encargado del fondo?. 10. Los anticipos a empleados, que se hacen del fondo de caja menor, son autorizados por un empleado responsable que no tenga a su cargo funciones de caja?. 11. Estos anticipos se hacen nicamente con el propsito de atender negocios normales de la empresa?. 12. Al solicitar el reembolso de fondos para caja menor, se presentan los comprobantes de los gastos a fin que sean inspeccionados por quien firma el cheque?. 13. Los comprobantes que justifican los desembolsos son perforados o anulados con la leyenda PAGADO bajo la supervisin directa de quien firma el cheque, a fin de prevenir que tales comprobantes sean utilizados de nuevo para solicitar un pago ficticio?. 14. Tales cancelaciones se hacen sobre una parte del comprobante que no pueda ser desprendida?. 15. Se llevan a cabo arqueos peridicos del fondo de caja menor, bien sea por el departamento de auditora interna o por otras persona independiente de las labores de caja?. 16. Si el fondo fijo se halla total o parcialmente depositado en una cuenta bancaria, se ha solicitado el banco no aceptar cheques para depositar en dicha cuenta, excepto aquellos expedidos por la empresa para reembolsar el valor de los gastos efectuados?. 17. Fue hecho el arqueo por sorpresa?. En caso negativo, se considera hacer uno nuevo sorpresivo?. 18. la empresa ha impartido instrucciones a los bancos para que no cambien en efectivo ningn cheque girado a favor de la misma?.

Seccin discutida con (nombre y puesto) ........................................................................... Seccin preparada por: ............................................................................. Fecha:...............

CUENTAS POR COBRAR,

VENTAS Y COBRANZAS

A. INTRODUCCION Estos cuestionarios son una gua de las pruebas de cumplimiento, cuya extensin o alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las preguntas que figuran en el cuestionario para la Revisin y Evaluacin del Control Interno, se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditora aplicables y que deben llevarse a cabo segn las circunstancias

B. OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 1. DETERMINAR 1. Si pueden efectuarse despachos sin ser facturados 2. Si pueden facturarse ventas sin ser registradas 3. Si pueden despacharse mercancas a clientes que representan un mal riesgo de crdito 4. Si pueden ocurrir errores en la facturacin 5. Si las cuentas por cobrar pueden ser acreditadas en forma indebida 6. Si es posible el jineteo o "lapping" de fondos provenientes de las cobranzas, cubriendo los importes
sustrados con fondos cobrados a otras cuentas posteriormente.

7. Si pueden recibirse cobros sin ser depositados 8. Si las cuentas vencidas pueden pasar inadvertidas 9. Si los cobros por ventas en efectivo pueden ser malversados 10. Si los cobros por conceptos diversos pueden hacerse sin que se registren y depositen 11. Si es posible facturar despachos sin registrar el costo de la venta.

C. PROGRAMA
Revise y evale la solidez y/o debilidades del control interno y con base en dicha evaluacin: 1. Realice las pruebas de cumplimiento y determinar la existencia y oportunidad de los procedimientos de auditora aplicables de acuerdo con las circunstancias. 2. Prepare un memorndum con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez.

Empresa: ______________________________________________________________ Perido que cubre la auditora: _____________________________________________

CUENTAS POR COBRAS, VENTAS Y COBRANZAS

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

1. DESPACHOS: 01. Las funciones del departamento de despacho son independientes de las de: a. Recibo? b. Contabilidad? c. Facturacin? d. Cobranza? 02. Los pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento de crdito antes de su aceptacin, o por otras personas que no tengan intervencin alguna en: a. Despachos? b. Facturacin? c. manejo de cuentas de clientes? 03. Se efectan los despachos nicamente con base en rdenes debidamente aprobadas?. 04. Despus del envo de los artculos, una copia de la orden de despachos es enviada directamente al departamento de facturacin?. 05. Todas las rdenes de despacho son controladas numricamente por el departamento de contabilidad?.

2. FACTURACION 01. Las funciones del departamento de facturacin son independientes de: a. Despachos? b. Contabilidad? c. Cobranzas? 02. El departamento de facturacin enva copias de las facturas directamente al departamento de cuentas por cobrar? 03. Se hacen resmenes de las facturas y los totales se pasan al departamento de contabilidad, independientemente de los departamentos de cuentas por cobrar y caja?. 04. Las facturas de venta son controladas numricamente por el departamento de contabilidad?. 05. Se comparan las facturas contra las rdenes de despacho, para cerciorarse de que todos los artculos enviados hayan sido facturados?. 06. Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en: a. Cantidades? b. Precios? c. Clculos?

07. las ventas COD (pago contra entrega) o con tarjeta de crdito, se controlan en forma similar a las ventas a crdito registrndolas en una cuenta de control, manejada por personal independiente de la funcin de cobro?. 08. En caso negativo existen procedimientos que aseguren: a. El cobro contra entrega de la mercanca? b. Qu el producto de todas estas ventas ingrese oportunamente a la compaa?.

3. CREDITOS 01. Las personas autorizadas para aprobar notas de crdito son independientes del: a. Departamento de ventas? b. Departamento de cuentas por cobrar? c. Cajero? 02. Las notas de crdito por devoluciones y rebajas son aprobadas por un empleado que no tenga ingerencia en el recibo y contabilizacin de pagos de clientes, o de cualquier otro ingreso de la compaa?. Si tiene otras funciones, explquelas. 03. Las devoluciones de las mercancas llegan todas al departamento de recibo (bodega) y las notas de crdito respectivas estn respaldadas por informes de dicho departamento?. 04. El departamento de contabilidad controla numricamente o en otra forma todas las notas de crdito y se cerciora que estn debidamente respaldadas?. 05. El departamento de crdito, o un empleado responsable que no maneja ninguna clase de fondos de la compaa, aprueba los descuentos tomados por clientes, que no hayan sido previamente autorizados?. 06. La cancelacin de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario responsable?. 07. Se continan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante haber sido canceladas?.

4. OTRAS CUENTAS POR COBRAR 01. Se informar al departamento de contabilidad acerca de los reclamos por daos en transporte, prdidas aseguradas, etc., tan pronto se conocen?. 02. Si los residuos de produccin son importantes, se separan y controlan tan pronto ocurren?. 03. Todos los despachos de desperdicios y sobrantes de materiales estn bajo control del departamento de embarque?. Si es as, este departamento notifica directamente a la contabilidad?. 04. El departamento de contabilidad controla que los ingresos provenientes de las cuentas arriba indicadas, sean debidamente registradas?. 05. los anticipos y prstamos a empleados son autorizados por un funcionario responsable?. 06. Los saldos a cargo de empleados son revisados peridicamente? 07. Los ajustes o cancelaciones de otras cuentas por cobrar son aprobadas por un empleado diferente del que efecta la: a. Autorizacin? b. Negociacin? c. Cobranzas? 08. El sistema Provee un mtodo adecuado para registrar en los libros anticipadamente el producto peridico de los alquileres, regalas, intereses y otros ingresos varios?.

5. REGISTROS 01. El departamento de cuentas por cobrar funciona independientemente de los Departamentos de:

02. 03. 04. 05. 06.

07.

08. 09.

10.

11.

a. Despacho? b. Facturacin? c. Cobranzas? Las cantidades que se registren en la cuenta de control, son suministradas por alguien diferente de quien maneja las cuentas por cobrar?. Todos los asientos en las cuentas individuales del cliente son registrados nicamente con base en copias de las facturas de ventas, recibos de caja y otros documentos debidamente autorizados?. Se preparan regularmente balances de prueba de las cuentas por cobrar y el encargado conserva los papeles de trabajo?. Dichos balances son reconciliados con la cuenta de control en el mayor general, por un empleado distinto de encargado de las cuentas por cobrar?. Un empleado distinto de encargado del registro de las cuentas por cobrar revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las cuentas individuales para determinar que las partidas relacionadas estn respaldadas por cuentas en el registro auxiliar?. Se prepara peridicamente un anlisis por edades de las cuentas por cobrar y este anlisis es revisado por un empleado que: a. No toma parte en el recibo de fondos de la compaa?. b. No participa en la aprobacin o concesin de crditos?. Se enva peridicamente extractos de cuenta a los clientes? En caso afirmativo, existen procedimientos para prevenir que antes de su introduccin en el correo se produzcan alteraciones o intercepcin por parte de personas que tengan acceso a las remesas o pagos de clientes?. Las respuestas de los clientes referentes a diferencias de cualquier orden, son recibidas directamente o investigadas por alguien distinto de: a. El encargado de cuentas por cobrar? b. El cajero? Se confirman peridicamente los saldos de clientes por parte de: a. El Departamento de auditora interno de la compaa? b. Alguien independiente del encargado de cuentas por cobrar y del cajero?

6. COBRANZAS 4. Las funciones del cajero son independientes de as funciones de: a. Embarque? b. Facturacin? c. Registro de los auxiliares de cuentas por cobrar? 5. Los registros de caja son recibidos directamente por el cajero antes de que pasen por: a. El encargado de cuentas por cobrar? b. Alguien responsable, por las funciones de tenedura de libros de facturacin? 6. El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que se reciben en su departamento, hasta su depsito en el banco?. 7. En caso de que entregue los cheques al encargado de cuentas por cobrar, el cajero prepara una lista?. 8. Se coloca en los cheques provenientes de remesas o pagos, un endoso restrictivo tan pronto como son recibidos?. UNICAMENTE PARA CONSIGNAR EN LA CUENTA DE LA EMPRESA. 9. Los cheques y el efectivo recibidos se depositan intactos y el mismo da o el siguiente da hbil?.

10. En caso de ventas al contado o pago de documentos que deben ser devueltos al cliente, la cinta de la registradora, las boletas de ventas, recibos de mostrador y cualesquiera otras informaciones similares, son preparadas y revisadas por un empleado independiente de quien recibe el efectivo?. 11. Si las cobranzas son hechas en una agencia o sucursal, se depositan los ingresos en una cuenta bancaria sujeta a retiros nicamente por la oficina principal?.

7. DOCUMENTOS POR COBRAR: 01. La aceptacin y prrroga de letras, pagares y cheques post-fechados a favor de la compaa son aprobados por el jefe o gerente de crdito u otro funcionario autorizado?. 02. Se lleva un registro de documentos por cobrar?. 03. Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son comprobados peridicamente por medio de un examen independiente de los pagars, letras y cheques respectivos. 04. El total de los saldos pendientes en el registro, se compra contra la respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia los documentos?. 05. Los pagars o letras descontadas son registrados en el mayor por medio de una cuenta especial que permita ejercer control contable sobre ellos?. 06. Preguntas adicionales.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N 2 1.- CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS MAS IMPORTANTES EN LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DEL RUBRO CAJA Y BANCOS?

Es importe para el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de empleo y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener informacin segura, salvaguardar el efectivo en Caja y Bancos, as como fomentar la eficiencia de operaciones y adiciones de la poltica administrativa de cualquier empresa. y adems

Es primordial en las empresas, por la seguridad que presta para el buen desarrollo de las tareas diarias ,

y para la auditoria se convierte en algo necesario, para decidir hacia donde deber dirigirse los mayores esfuerzo y conocer la realidad del control interno de caja y bancos. Y mediante la evaluacin se podr:

- Determinar si los ingresos obtenidos en efectivo y/o con cheques, han sido registrados en los libros de contabilidad, y si se han depositado ntegramente y de manera oportuna en cuentas corrientes bancarias de la empresa. - Determinar si los ingresos y gastos han sido registrados en el periodo que corresponden y si estn registrados correctamente en los libros auxiliares y principales de contabilidad. Con Determinar documentos si los egresos y registrados si contablemente al estn giro del sustentados negocio.

fehacientemente

corresponden

- De esta manera evitaremos o estaremos previniendo los fraudes de caja y bancos De esta manera estaremos promoviendo la eficiencia del

Personal de caja y bancos. 2.- ELABORE UN CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA EL SISTEMA DE CAJA Y BANCO 19. Los fondos de caja menor se mantienen bajo una base de fondo fijo?. 20. Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero general u otro empleado que maneja remesas de clientes u otra clase de dineros?. 21. La responsabilidad principal de cada fondo est limitada a una sola persona?. 22. Los fondos de caja menor se limitan a sumas razonables segn las necesidades del negocio?. 23. Los pagos de caja menor no tienen un lmite mximo? 24. Si ello es as, cul es el lmite? 25. Los comprobantes de caja menor son preparados en forma tal que no permitan alteraciones, por ejemplo: La cantidad se escribe en letras y nmeros?. Son preparados con tinta?.

26. Los comprobantes de caja menor tienen la firma del beneficiario?. 27. Los cheques de reembolsos de caja menor se giran a favor del encargado del fondo?.

28. Los anticipos a empleados, que se hacen del fondo de caja menor, son autorizados por un empleado responsable que no tenga a su cargo funciones de caja?. 29. Estos anticipos se hacen nicamente con el propsito de atender negocios normales de la empresa?. 30. Al solicitar el reembolso de fondos para caja menor, se presentan los comprobantes de los gastos a fin que sean inspeccionados por quien firma el cheque?. 31. Los comprobantes que justifican los desembolsos son perforados o anulados con la leyenda PAGADO bajo la supervisin directa de quien firma el cheque, a fin de prevenir que tales comprobantes sean utilizados de nuevo para solicitar un pago ficticio?. 32. Tales cancelaciones se hacen sobre una parte del comprobante que no pueda ser desprendida?. 33. Se llevan a cabo arqueos peridicos del fondo de caja menor, bien sea por el departamento de auditora interna o por otras persona independiente de las labores de caja?. 34. Si el fondo fijo se halla total o parcialmente depositado en una cuenta bancaria, se ha solicitado el banco no aceptar cheques para depositar en dicha cuenta, excepto aquellos expedidos por la empresa para reembolsar el valor de los gastos efectuados?. 35. Fue hecho el arqueo por sorpresa?. En caso negativo, se considera hacer uno nuevo sorpresivo?. 36. la empresa ha impartido instrucciones a los bancos para que no cambien en efectivo ningn cheque girado a favor de la misma?. 37. Se preparan duplicados de las consignaciones y stos son sellados por el banco y archivados cronolgicamente?. 38. En caso afirmativo, se comparan tales duplicados con el libro de entradas de caja, al menos en forma selectiva, por alguien diferente del cajero?. 39. se comparan tales duplicados contra los recibos de caja para asegurarse de que los ingresos son depositados en las mismas especies en que fueron recibidos?.