You are on page 1of 27

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA

Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 1 de 27

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA

SERVICIO NACIONAL DE LA MUJER

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 2 de 27

CONTENIDOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES MODO OPERATIVO REGISTROS REFERENCIAS INDICADORES DE DESEMPEO ANEXOS

Nota: El presente documento es de exclusiva propiedad del Servicio Nacional de la Mujer. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros sin la expresa autorizacin de la Alta Direccin.

La versin vigente de este documento es la publicada en la Intranet de SERNAM. Las copias no autorizadas en formato papel o digital son documentos no controlados.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 3 de 27

1. OBJETIVO Establecer normas que regulen la recepcin, almacenamiento y distribucin de los artculos o bienes de consumos adquiridos por el Servicio Nacional de la Mujer de acuerdo a la legislacin vigente de tal manera que facilite el eficiente uso de los recursos humanos, materiales y financieros. Proporcionar normas e instrucciones referentes a los diferentes procesos que intervienen en la administracin de bodega. Sealar procedimientos especficos respecto a la recepcin, distribucin de los artculos adquiridos por el Servicio. Lograr un adecuado control y la debida observacin de las normas legales y de probidad vigentes. almacenamiento y

2. ALCANCE Se aplicar en el proceso de entrega de materiales de oficina, aseo e insumos computacionales, desde la Bodega a las dependencias Centrales de la Institucin.

Para las Direcciones Regionales, el presente Manual no es aplicable en lo referido a la aplicacin informtica, salvo en las Regiones que est plenamente en funcionamiento la aplicacin Informtica de Existencias.

Las disposiciones aqu descritas son de obligatorio cumplimiento por parte de las/los funcionarias/os del Sernam. El desconocimiento de las mismas no exime de ninguna responsabilidad.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 4 de 27

3. RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de Bodega Direccin Nacional

La Bodega del Nivel Central est a cargo de un/a Funcionario/a de la Unidad de Administracin Interna, la cual depende directamente de la Jefa/e de la Unidad, y dicha Jefatura depende de la Jefatura del Depto. de Administracin y Finanzas.

Controlar y revisar los artculos y/ materiales que ingresan a bodega.

Es responsable de verificar que las existencias de bodega, correspondan fsicamente con los documentos que la respalda.

Ingresar los artculos y/ materiales recepcionados, controlando que, stos coincidan con la documentacin (precio, caractersticas y calidad).

Mantener actualizada la nomina de materiales de oficina y el formulario de solicitud, para las distintas Unidades, reas y Departamentos del Nivel Central, para mantener el normal funcionamiento del Servicio.

Es responsable de mantener el orden correlativo de los ingresos de materiales y el orden de los distintos despachos de materiales (vales de consumo).

Mantener el resguardo necesario en la custodia de los artculos y/ materiales almacenados en la bodega.

Verificar que las existencias fsicas de los materiales en bodega correspondan a los saldos registrados en la aplicacin informtica.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 5 de 27

Elaborar el proceso de salida de materiales (vales de consumo), mediante la aplicacin informtica, ante cualquier requerimiento o solicitud de materiales, realizado por las distintas Unidades, reas y/o Deptos. del Nivel Central.

3.2

Auxiliar de Bodega Direccin Nacional Recibir el documento el original (Factura o Gua de despacho) de los productos que sean recepcionados, segn adquisicin (Orden de compra) Debe ubicar los bienes y/o materiales recibidos en el lugar correspondiente de bodega. Almacenar y ordenar la mercadera de acuerdo a la fecha de vencimiento. Realizar en conjunto con el/la encargado/a de bodega los inventarios peridicos y el anual. Deber informar inmediatamente al/ encargado/a de bodega cuando exista faltante de mercadera o que no corresponda a lo comprado por el Servicio. Debe preparar y hacer entrega de los materiales solicitados por la Unidades Deptos. del Servicio. Elaborar vales de consumo, mediante aplicacin informtica, ante cualquier requerimiento o solicitud de materiales, realizado por las distintas Unidades y/o Deptos. del Nivel Central. Mantener en correcto orden y distribucin los materiales al interior de la Bodega.

La Bodega estar subdividida fsicamente en Secciones para el almacenamiento de los artculos de Oficina, Aseo e Insumos Computacionales. Para llevar las existencias de los distintos artculos, se codificaran segn sus caractersticas en un programa computacional, el cual llevara el registro de los artculos ingresados

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 6 de 27

(adquiridos) y la entrega de ellos, mediante solicitudes desde las distintas Unidades y Departamentos del Nivel Central. Se registrarn todos los movimientos de los artculos en la aplicacin computacional, como las entradas, salidas, reingresos de artculos por no corresponder a lo solicitado.

3.2.1 Cuidados necesarios en orden y limpieza de Bodega Ser de responsabilidad del/la auxiliar de bodega lo siguiente: Se deber mantener los pasillos siempre despejados, es decir, ningn obstculo deber encontrarse en los pasillos. Los objetos pequeos deben ser depositados en recipientes que, adems de facilitar el apilamiento, simplifiquen el manejo de los objetos. Debe asegurarse la no existencia de cables o alambres en los pisos de los pasillos. Prestar atencin en las reas marcadas en las cuales se sealan los equipos contra incendio, salidas de emergencia o de acceso a los paneles de control elctricos. Mantener limpio y ordenado el puesto de trabajo asignado. Obedecer y cumplir las seales y afiches de seguridad dispuesta en el edificio, como normas bsicas de seguridad. Cumplirlas y hacerlas cumplir. Mantener ordenadas las herramientas en los lugares destinados para ellas, utilizar para ello soportes o estantes asignados para las mencionadas herramientas

En el caso de las Direcciones Regionales, estas responsabilidades quedaran asignadas al/a (los/las) Funcionario/a (os/as) designados por la Directora Regional.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 7 de 27

4. DEFINICIONES Para lograr una mayor comprensin de los mbitos o tpicos que se desarrollarn en el presente instrumento, se considera indispensable sealar en primera instancia, que se entender por los siguientes conceptos:

Bienes y servicios de consumo Portal Mercadopublico.cl

Son todos aquellos bienes de consumo y servicios no personales, necesarios para el cumplimiento de las funciones y actividades del Servicio.

Plataforma de Licitaciones de Chilecompra, en la cual se transan todos los bienes y servicios de las entidades pblicas. Documento emitido por el Portal Mercadopublico.cl, el cual registra la adquisicin de un artculo, material, insumo Orden de Compra servicio, junto con las caractersticas y valores correspondientes. Son todos aquellos materiales de uso o consumo corriente, tales como materiales de oficina, tiles de aseo, menaje Materiales de uso o consumo para casinos y oficinas, insumos computacionales, materiales y repuestos y accesorios para el mantenimiento y reparaciones, para la dotacin del Servicio. Bienes muebles de uso Son aquellos que no se extinguen por el simple empleo de ellos, siendo segn su naturaleza de una duracin prolongada. Ejemplo: Mesa, escritorio, silla, etc. Son los que se extinguen o destruyen por su uso natural, y pueden sustituirse por otros de la misma especie y calidad. Ejemplo: Telfonos, corchetera, perforadora, calculadora, etc. Son todos aquellos que se extinguen o destruyen, como por ejemplo papel, lpiz, tinta, goma, etc. Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales, se despachan y reciben materiales. Colocar ordenadamente un objeto sobre otro.

Bienes muebles de consumo o fungibles

Bienes de Uso Bodega Apilar

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 8 de 27

Ingreso de materiales

Documento emitido por la Aplicacin informtica para dar registro de todos los ingreso de materiales, artculos e insumos que son ingresados a Bodega. Documento emitido por la Aplicacin informtica, para efectos de registrar la salida de los materiales desde la Bodega.

Vale de Consumo Embalaje

Empaque o cubierta que protege una mercanca o material. Mover, trasladar, transportar o empacar mercancas con las Manipular manos o con ayuda mecnica. La Bodega permite almacenar todos los artculos de oficina, materiales de aseo e insumos computaciones (toners y/o Clasificacin de materiales de tintas (cartridge)), que sern utilizados en un perodo oficina segn su determinado, debindose cumplir los requisitos de almacenamiento almacenamiento, segn las caractersticas propias de cada uno de ellos, para asegurar su calidad, y por ende, su eficacia.

5. MODO OPERATIVO

El procedimiento operativo de la Bodega, es posterior a la adquisicin de un articulo, material insumo, por lo tanto, corresponde a las etapas de Recepcin - Almacenamiento Distribucin (entrega).

5.1

RECEPCIN DE BIENES DE CONSUMO O MERCADERA

Una vez emitida la Orden de Compra al proveedor, el Encargado de Bodega deriva una copia de esta al Auxiliar de Bodega, quien recepciona los materiales o bienes chequeando previamente que estos cumplan con las especificaciones sealadas en la Orden de Compra.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 9 de 27

La etapa de recepcin da como resultado el inicio de pago de la factura respectiva, por lo que es sumamente importante que la recepcin de los artculos y/o materiales correspondan a lo efectivamente adquirido (orden de compra licitacin)

Si se detecta alguna diferencia, se debe registrar en la misma factura o gua de despacho, se debe regularizar la situacin con el proveedor a la brevedad. En caso de presentarse el hecho antes descrito, ser de responsabilidad del/la encargado/a de bodega gestionar la solucin, adems de informar de esta situacin a la Jefatura de la Unidad de Administracin Interna. Cada factura o gua de despacho (documento original y copia) deber ser firmada luego de la recepcin conforme, ingresando los datos de la recepcin, los cuales sern:

Nombre Rut Fecha de Recepcin Recinto

Posteriormente el documento ser enviado a la Oficina de Partes para su ingreso correspondiente (mximo 24 horas), posteriormente la factura es enviada al Encargado de Bodega, el cual realizar el ingreso de los materiales a la Aplicacin Informtica (Existencias) en un mximo de 2 das hbiles.

En el caso que el Encargado de Bodega no se encuentre, el ingreso lo realizar el/la Jefe/a de la Unidad de Administracin Interna o el funcionario que l/ella designe.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 10 de 27

Luego de ser recepcionados los artculos, se proceder a instalarlos en los sitios asignados, cumpliendo las normas de almacenamiento descritas en el punto N 2.

Al ser ingresados los artculos a la aplicacin informtica, esta cantidad es automticamente sumada al saldo existente. Para el caso en el cual se recepcionan artculos de bienes muebles, que debern ser inventariados, el/la encargado/a de bodega deber inmediatamente entregar los

antecedentes respectivos (recepcin detallada y copia de la factura, etc.) al encargado de Activo Fijo del Nivel Central, para que realice el procedimiento de inventario (registro, ingreso y asignacin del bien), para mayor detalle remtase al PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN Y PROCESO INVENTARIAL DE BIENES ACTIVO FIJO. En las Direcciones Regionales, aplicar el mismo modo operativo descrito anteriormente.

5.2

ALMACENAMIENTO

Una vez que se cumpli con la fase de recepcin, el proceso siguiente es el de almacenamiento de los artculos en la bodega. El proceso de almacenamiento refleja de manera tangible las compras que efecta el Servicio, es decir, representa los recursos financieros que invirti el Estado.

Para mantener un adecuado almacenamiento de los artculos materiales, se debe tener presente las siguientes indicaciones: Cada artculo deber tener su espacio asignado en las estanteras segn su clasificacin (cdigo) el cual debe mantenerse siempre claramente rotulado con su identificacin completa (nombre y cdigo).

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 11 de 27

Al almacenar las cajas, la etiqueta o rtulo de identificacin debe quedar visible, hacia adelante.

Siempre dejar en primera fila o ms prximo para el despacho aquellos artculos que tienen vencimiento ms cercano.

Al almacenar se debern tomar las precauciones para evitar cadas de cajas, sobre todo en el caso de tintas, toners o cartridge.

No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones sobresalgan de las estanteras, y en caso de que esto ocurra (lo cual se debe evitar) se debe sealizar convenientemente.

Se debe cubrir y proteger el material cuando ste lo requiera.

Respetar la capacidad de carga de las estanteras, entrepisos y equipos de transporte.

Para recoger materiales, no se debe trepar por las estanteras, se debe utilizar las escaleras adecuadas.

Al almacenar materiales, se debe comprobar la estabilidad de los mismos.

Se debe evitar apilar materiales, que puedan causar algn riesgo de accidente. Para bajar un bulto de una pila, no ubicarse delante de ella, sino a un costado. Las filas de cajas deben ser ubicadas a nivel. Cuando se apile un cierto nmero de cajas, deben ubicarse de modo que coincidan los cuatro ngulos de una caja con los

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 12 de 27

de la inferior. Si es posible, conviene disponerlas de tal modo que cada caja repose sobre la cuarta parte de la situada debajo. Si las cajas son de cartn deben ser aplicada en plataformas para protegerlas de la humedad y evitar el derrumbe. Utilizar, siempre que se pueda, medios mecnicos para el movimiento de materiales. Los artculos que estn con fecha de vencimiento cumplido o que hayan quedado obsoletos, se debern dejar en un lugar especial mientras se efecta el procedimiento de baja o eliminacin.

La eliminacin de los artculos debe efectuarse con el mismo procedimiento que se realiza cuando se da la baja un bien mueble, es decir, se solicitar autorizacin a la mxima autoridad, detallando las caractersticas de los materiales, posteriormente se formalizar el procedimiento de eliminacin, mediante Resolucin exenta.

Una vez tramitada totalmente la resolucin, se realizar la eliminacin de los materiales, mediante un Vale de Consumo, detallando en su seccin Observaciones el motivo de la salida de bodega de los materiales. Este vale ser firmado por el/la Jefe/a de la Unidad de Administracin Interna, el Encargado y el Auxiliar de la Bodega del Nivel Central. Se adjuntar al vale de consumo copia del Resolucin tramitada, posteriormente, el vale de consumo ser incorporado al archivo de salida de materiales.

Cada Direccin Regional, deber mantener las condiciones de resguardo de los materiales de oficina adquiridos, cumpliendo las mismas indicaciones detalladas anteriormente.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 13 de 27

5.3 DISTRIBUCIN Y DESPACHO Despus de haber efectuado el procedimiento de almacenamiento, corresponde iniciar el proceso de distribucin de los bienes o insumos ubicados en bodega. Cabe sealar adems, que es indispensable llevar al registro de existencia o stock actualizado de manera mensual entre la informacin de la aplicacin informtica y las existencias fsicas, de tal manera, que antes de empezar a preparar el proceso de compra, se conozca con exactitud los diferentes saldos reales de cada uno de los artculos que se encuentran en la bodega del Servicio. Desde el punto de vista del control, esta fase permite adems efectuar un anlisis estadstico y presupuestario del consumo de los artculos por parte de cada una de las Unidades y Deptos.

5.3.1 DISTRIBUCIN Y DESPACHO Cada Unidad o Departamento, dentro de los 10 primeros das de cada mes, enviar su "solicitud de materiales", en donde deber especificar los artculos y cantidades necesarias. En relacin a las cantidades de materiales entregadas versus cantidades solicitadas, se deber realizar un anlisis de materiales entregados con vales de consumo anteriores, para no permitir una sobre demanda innecesaria de materiales y a la vez mantener un stock en bodega que permita responder a otras solicitudes. La salida de los distintos artculos y/o materiales, quedara reflejado en el Sistema computacional, en el cual quedara registrado el funcionario y la Unidad o departamento solicitante.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 14 de 27

Posterior a la solicitud de los artculos, el/la encargado/a y/o el/la auxiliar de bodega, tendrn un mximo de 3 das hbiles para la entrega de los materiales.

En relacin a las cantidades entregadas y las cuales se vern reflejas en el Vale de Consumo firmado por el solicitante, aceptando conforme las cantidades de materiales entregadas.

5.3.2 SALIDAS EXTRAORDINARIAS En el caso de una solicitud extraordinaria de materiales, esta quedara registrada con el envo de solicitud correspondiente, en donde especificara la cantidad y razn de solicitud. La entrega se realizar, junto con el registro de salida del artculo, en el sistema computacional "Vale de Consumo".

5.3.3 ENTREGA DIARIA/SEMANAL DE ARTCULOS DE ASEO PARA SERVICIOS HIGINICOS Todos los das hbiles de la semana, a primera hora del da, el/la funcionario/a encargado/a de abastecer los servicios higinicos del Nivel Central, proceder a completar la hoja de "pedido de artculos de aseo" con las cantidades necesarias para dar abastecimiento a los servicios. Esta hoja ser entregada al/la encargado/a y/o auxiliar de bodega, con las cantidades solicitadas, fecha y firma. Al completar la semana laboral, el Encargado o el Auxiliar de Bodega, recopilaran las hojas de pedido de artculos de aseo y elaborar el registro de salida de los materiales solicitados, "Vale de Consumo", mediante sistema computacional.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 15 de 27

En las Direcciones Regionales, la solicitud de materiales deber ser registrada mediante correo electrnico, el cual deber detallar la descripcin y la cantidad del o los materiales solicitados.

Las salidas de materiales, sern registradas en el libro electrnico (Excel), el cual mantiene el control en las entradas y salidas de materiales existentes en la Bodega Regional.

La entrega de los materiales solicitados no deber exceder de las 48 horas hbiles.

5.4

EVALUACIN, REVISIN Y CONTROL DE PROCESOS

El Encargado de Bodega trimestralmente realiza un monitoreo de los stock de materiales en Bodega y en base a ello define los materiales e insumos que sern incluidos en las compras programadas. Esta informacin la remite al/a Jefe/a del Departamento de Administracin y Finanzas para que gestione la autorizacin para ejecutar la compra, la que se concreta mediante la aplicacin del Manual de procedimiento de Adquisiciones del Servicio.

Se realizar una instancia de validacin y control de la informacin ingresada al sistema computacional anualmente, reflejando los ingresos realizados, versus las ordenes de compras emitidas, con lo que permitir mantener un control exacto de materiales efectivamente adquiridos, con las cantidades y descripciones de materiales ingresados al sistema.

Cabe sealar, que en el mes de diciembre de cada ao la bodega cerrar sus puertas por un da hbil, con la finalidad de realizar el inventario general de todos los bienes de consumo o artculos para establecer los saldos finales y reales con que cuenta el

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 16 de 27

Servicio. Este proceso ser de responsabilidad del/la encargado/a de bodega y visado por la Jefatura de Administracin Interna. En Encargado junto con el Auxiliar de Bodega, en el mes de Noviembre de cada ao, realizan un control de los materiales que presentan obsolescencia y/o deterioro, para solicitar a la Jefatura DAF, la autorizacin de eliminacin del Inventario de Bodega, cuando corresponda. El cumplimiento de los procedimientos descritos, sern verificados por la Unidad de Auditora Interna del Servicio, el cual se efectuar en el marco de la programacin anual de auditora y la supervisin permanente, la realizar la Jefatura de la Unidad de Administracin Interna.

En las Direcciones Regionales, el/la encargado/a de Bodega, deber cumplir y desarrollar los mismos procesos de control y revisin, los cuales debern ser informados a la Directora Regional.

La Unidad de Auditora Interna verificar el cumplimiento de las normas establecidas en el presente manual.

6. REGISTROS

Aplicacin Informtica (Existencias) Ingreso de Materiales Solicitud de Materiales Nomina de cdigos de Materiales

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 17 de 27

Vale de Consumo

7. REFERENCIAS Ley N19.175, Orgnica Constitucional Sobre Gobierno y Administracin Regional. Ley N18.834, Sobre Estatuto Administrativo. Ley N19.653, Sobre Probidad Administrativa Aplicable de los rganos de la Administracin del Estado. Ley N19.886, Sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacin de Servicio Oficio N60.820 de 2005, de la Contralora General de la Republica, que establece Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nacin.

8.

INDICADORES DE DESEMPEO

90 % de requerimientos de materiales de oficina requeridos por los Deptos y Unidades son provistos en un plazo no superior a 3 das hbiles desde su recepcin en la Unidad, respecto del total de requerimientos recibidos durante el perodo.

9. ANEXOS

A. Diagramas de Flujo 1. Ingreso y recepcin de materiales a Bodega Nivel Central 2. Entrega de materiales a Bodega Nivel Central 3. Entrega de artculos de Aseo para dependencias del Nivel Central

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 18 de 27

1. Ingreso y recepcin de materiales a Bodega Nivel Central

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 19 de 27

2. Entrega de materiales a Bodega Nivel Central

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 20 de 27

3. Entrega de artculos de Aseo para dependencias del Nivel Central

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA


Fecha: 13 de Diciembre de 2011

PP-UAI-05
Versin: 01

Pgina 21 de 27

B. Control de Cmbios
N Versin que modifica Fecha Aprobacin versin que modifica tem Modificado

Descripcin del cambio

ANEXO C - PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA INSTRUCCIONES PARA EL INGRESO DE MATERIALES ARTICULOS A SISTEMA INFORMATICO

1 Ingreso a la Aplicacin

2 Ingresar a opcin Ingresos a Bodega

3 Ingresar a Opcin Otros Ingresos

4 Dar click en Botn

5 En la siguiente ventana, se deber completar las siguientes opciones, que identifican el artculo material adquirido.

Folio: La aplicacin de manera automtica registra el nmero correlativo del ingreso. Bodega: Bodega virtual a la cual es incorporada el material articulo. Concepto Ingreso: Corresponde a la identificacin del tipo de ingreso (por ejemplo Donacin, u Orden de compra) N de factura: N de la factura con que fue recibido los materiales. (en caso de recepcionar los artculos con Gua de despacho, dejar en blanco esta opcin, e identificar en la seccin Observaciones el numero de la Gua de despacho) Proveedor: Identificacin de la base de datos del proveedor a cual fueron adquiridos los artculos. Observacin: Seccin disponible para identificar la orden de compra con la cual fueron adquiridos el los materiales.

6 Posteriormente, se finaliza el proceso de ingreso presionando la Opcin , luego en la ventana de resumen de ingresos se presiona el botn PROCESAR para ingresar al recuento de la aplicacin informtica la cantidad de materiales adquiridos.

7 Ingreso terminado.

ANEXO D - PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE EXISTENCIAS EN BODEGA INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE SALIDAS DE MATERIALES ARTICULOS EN EL SISTEMA INFORMATICO (VALES DE CONSUMO)

1 Ingreso a la Aplicacin

2 Ingresar a opcin Salidas de Bodega

3 Ingresar a Opcin Vales de Consumo

4 Dar click en Botn

5 En la siguiente ventana, se deber completar las siguientes opciones, que identifican la solicitud del los materiales, enviada (va correo electrnico o libro de correspondencia).por la Unidades, reas Departamentos
Folio Gua Consumo: La aplicacin de manera automtica registra el nmero correlativo del documento de salida de materiales (vale de consumo). rea Solicitante: Unidad, rea Departamento que solicita materiales. Instit. Solicitante: Por defecto de debe dejar la opcin N 1 SERNAM. Solicitante: Identificacin del/la funcionario/a que solicita los materiales. Concepto: Tipo de solicitud (Urgente, mensual, semanal, etc.)

6 Posteriormente, se finaliza el proceso de salida de materiales (vale de consumo) presionando la Opcin , luego en la ventana de resumen de vales de consumo se presiona el botn PROCESAR para ingresar al recuento de la aplicacin informtica, la cantidad de materiales que salen de bodega.

7 Proceso terminado.