UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS OCUPACIONALES

NORMAS GENERALES DE SEGURIDAD E HIGIENE PARA LA OFICINA

2012

.....................................................................................................11 SEGURIDAD PARA EMERGENCIAS ........................................................................................... 11 ORDEN Y LIMPIEZA .... 1 ASPECTOS ERGONÓMICOS CON COMPUTADORES PORTÁTILES ................................... 1 ASPECTOS ERGONÓMICOS EN LA OFICINA .......TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 17 Grupo de Trabajo Programa Riesgos Versión 03-enero 2012 ......................................................................... 12 ASPECTOS DE BIENESTAR .............................................. 10 ASPECTOS AMBIENTALES ........................................................12 ASPECTOS GENERALES DE SEGURIDAD ................................

la desmotivación en el trabajo y otros problemas de naturaleza psicosocial) y finalmente. el amoblamiento (sillas y mesas de trabajo. la organización de las tareas (situaciones de trabajo que pueden conducir al estrés. Coloque los implementos de trabajo que utiliza con mayor frecuencia. Siéntese correctamente. el diseño de las instalaciones (local. Si tiene que subir la silla de manera que no puede apoyar bien los pies en el suelo. de manera que la altura de las rodillas se pueda cambiar. iluminación y acondicionamiento acústico).INTRODUCCIÓN Cuando se trata de intervenir los aspectos relacionados con la higiene y seguridad de los lugares de trabajo en oficinas. equipos. la formación e información de los trabajadores.). Mantenga los pies sobre una superficie de apoyo (reposapiés) si se requiere. de manera que las cosas que realmente necesita puedan estar siempre a mano. ASPECTOS ERGONÓMICOS EN LA OFICINA El puesto de trabajo debe contar con una dimensión suficiente y estar acondicionado de manera que permita los movimientos y favorezca los cambios de postura. Los escritorios actualmente suelen tener una altura estándar. no un depósito de desperdicios ni la mesa del comedor. sino que es aquella en que usted se sienta más cómodo con respecto a su entorno de trabajo. Es conveniente dejar libre el perímetro de la mesa para aprovechar bien la superficie de trabajo y permitir la movilidad en el mismo. • • Postura • Recuerde que la postura correcta no depende de medidas específicas. ventilación. Recuerde que el escritorio es un mueble de trabajo. solicite un reposapiés. Suba o baje la altura de la silla hasta que considere adecuada la altura de la mesa. debemos considerar en la gestión de los riesgos existentes. pero no sobra tener en cuenta el tipo de silla a utilizar para mejorar el acoplamiento de la persona que lo utilizará. Por lo tanto tenga en cuenta lo siguiente: • • • Organice su superficie de trabajo para que pueda disponer de una manera cómoda su equipo y otros elementos de trabajo. apoyándose en el respaldo de la silla y manteniendo la espalda recta y el estómago sumido. Manténgalo despejado y limpio. Aspecto que es especialmente importante en tareas que representan un alto grado de autonomía en la organización del propio puesto de trabajo. al fácil alcance de las manos. 1 Grupo de Trabajo Programa Riesgos • Versión 03-enero 2012 . etc.

• • Mantenga los codos cercanos a su cuerpo cuando esté digitando. evitando giros del cuello (ángulo de giro inferior a 35º). de pié). Grupo de Trabajo Programa Riesgos 2 Versión 03-enero 2012 . La distancia mínima entre los ojos y la pantalla debe ser de aproximadamente 50 cm. Monitor (Pantalla del computador) • Ubíquelo de tal manera que sea posible sentarse de frente a la pantalla. • Retrase la pantalla todo lo que pueda. Alterne las posturas frecuentemente (sentado.

ajuste el ángulo de la misma o coloque un realce que le dé la altura requerida. es posible que quede demasiado alto.NO SI • • Una vez ajustada la altura de la mesa. Si el monitor está encima de la CPU. Quite la CPU y apoye el monitor directamente en la mesa. Si considera que la pantalla está demasiado baja. compruebe que el borde superior de la pantalla queda a la altura de sus ojos o algo por debajo. Grupo de Trabajo Programa Riesgos 3 Versión 03-enero 2012 .

Ajuste los controles de brillo y contraste de acuerdo con su necesidad (ubicación del puesto. sin destellos. Evite doblar las muñecas cada vez que oprima las teclas. centelleos o cualquier otra forma de inestabilidad. • • Teclado • Mantenga las manos en una posición natural y relajada cuando utilice el teclado. incremente el tamaño de los caracteres y cambie el tipo de fuente si es necesario. Los expertos consideran que caracteres negros sobre fondo blanco son la configuración más adecuada. La imagen debe ser estable. Grupo de Trabajo Programa Riesgos 4 Versión 03-enero 2012 . ubique la pantalla evitando los reflejos de lámparas y ventanas. problemas visuales).NO SI • Encuentre el equilibrio ideal que debe tener su visión con respecto a la iluminación del ambiente y el monitor. ajuste los colores de la pantalla para que los caracteres sean legibles.

La superficie deberá ser opaca – mate para evitar los reflejos. Los zurdos deben colocar el ratón a la izquierda y cambiar la configuración de las teclas en el menú de configuración. El teclado debe ser inclinable e independiente de la pantalla. En estos casos. buscando que este quede al mismo nivel de los codos conservando una postura sentado adecuada. Suelte el señalador (botón izquierdo o derecho del ratón) mientras no lo tenga en uso. debe disponerse de almohadillas que eleven el punto de apoyo de las muñecas y antebrazos. • Grupo de Trabajo Programa Riesgos 5 Versión 03-enero 2012 . Entre el teclado y el borde de la mesa debe quedar un espacio de al menos 10 cm. Los símbolos de las teclas deberán resaltar suficientemente y ser legibles desde la posición normal de trabajo. • • • • Ratón • • El ratón debe tener una forma que permita su utilización cómoda tanto por personas diestras como zurdas. Como norma general. la parte central del teclado (fila de la A) debe estar a menos de 3 cm de altura sobre la mesa. El teclado no debe ser demasiado alto. impidiendo el cansancio y las molestias en los brazos. para apoyar las muñecas. Coloque el ratón al mismo nivel del teclado. Esta recomendación se cumple en casi todos los teclados de mesa. Ubique el teclado frente al monitor y frente a usted. pero no en portátiles. Coloque el teclado de forma que no esté justo en el borde de la mesa. Mantenga los dedos relajados.• • • Oprima las teclas con el esfuerzo que realmente necesita.

• • Grupo de Trabajo Programa Riesgos 6 Versión 03-enero 2012 . Los documentos deben ser en papel de acabado mate fácil de leer. en el mismo plano vertical.. si es posible. Coloque el atril porta documentos a la misma distancia visual que la pantalla y.. Porta documentos • Utilice en lo posible un atril porta documentos cuando sea necesario trabajar de manera habitual con documentos impresos (transcribir.) ello permite reducir los esfuerzos de acomodación visual y los movimientos de giro de cabeza.NO SI • Movilice el ratón colocando ligeramente la muñeca sobre el plano de apoyo. leer.

siendo recomendables las de 180x60 cm. • Debajo de la mesa debe quedar un espacio holgado para las piernas y para permitir movimientos. Si se utilizan monitores de gran tamaño (rayos catódicos). Deben evitarse los cajones y otros obstáculos que restrinjan su movimiento debajo de la mesa o que puedan ser fuente de golpes. 7 Versión 03-enero 2012 Grupo de Trabajo Programa Riesgos . de ancho por 60 cm de profundidad. de los documentos y demás materiales de trabajo.NO SI El escritorio • • Deberá permitir la colocación flexible de la pantalla. este deberá colocarse como se ilustra en la imagen. Este espacio libre mínimo debajo del tablero debe ser de 70 cm de ancho y con una altura libre de al menos 65 cm. del teclado. Las medidas mínimas de una mesa serán de 160 cm.

Acerque su silla a la mesa y ajuste la altura del asiento hasta que los brazos le queden a una altura cómoda para trabajar sobre la mesa (la mesa debe quedar aproximadamente a la altura de los codos ó un poco más alta). hasta 75 cm). evitando cantos agudos y cualquier tipo de saliente. Los cajones se deben deslizar suavemente sin realizar esfuerzos importantes. Para ello. Es imprescindible que existan topes de apertura.• • • Las recomendaciones para la altura de la mesa debe ser aproximada a la altura del codo cuando se está sentado (72 cm. Los bordes de la mesa no deben ser cortantes. • Grupo de Trabajo Programa Riesgos 8 Versión 03-enero 2012 . NO • SI Silla • Utilice una silla de altura ajustable a la altura recomendada. con el fin de minimizar los efectos molestos de los reflejos de la luz. de manera que el cajón no salga del todo al abrirlo. Ajústela en una posición que le permita apoyar sus pies completamente sobre el piso o el reposapiés. Utilice una superficie de trabajo de aspecto mate. El vidrio sobre la superficie de trabajo incrementa el brillo por reflejos de luces y por ello genera fatiga visual. deben disponer de guías con rodamientos.

• Si no puede apoyar los pies firmemente en el suelo. NO • • • • SI Grupo de Trabajo Programa Riesgos 9 Versión 03-enero 2012 . las sillas deben poseer al menos 5 brazos de apoyo al suelo y la base de apoyo deberá tener un diámetro superior a 50 cm. El borde delantero debe ser suavemente curvado para evitar compresiones debajo de los muslos y rodillas. o nota presión del borde delantero del asiento sobre las corvas o los muslos. La silla de trabajo deberá ser estable. Para garantizar su estabilidad. con esquinas redondeadas y sin aristas ni cantos duros. sino la altura cómoda con respecto al plano de la mesa. proporcionando al usuario libertad de movimientos y procurándole una postura confortable. El asiento debe ser de forma más ó menos cuadrangular. La profundidad óptima del asiento será aquella que permite usar el respaldo sin que se note una presión excesiva debajo de las rodillas. Es necesario que las sillas tengan posibilidad de giro para permitir la movilidad y el acceso a los elementos de trabajo. solicite un reposapiés. en ningún caso ajuste la altura de la silla teniendo en cuenta el suelo.

• • • ASPECTOS ERGONÓMICOS CON COMPUTADORES PORTÁTILES • Cuando se encuentre en la casa u oficina. La altura del respaldo debe llegar como mínimo hasta la parte media de la espalda (debajo de los omóplatos). deténgase y pásese al asiento del pasajero. De ser necesario. que son más cómodos. Solicite asesoría al Programa de Prevención de Riesgos Ocupacionales antes de adquirir nuevas sillas. Mantenga la cabeza en una posición cómoda. conecte a su computador portátil un teclado y un ratón convencionales. utilice un maletín o algún objeto rígido y delgado que le sirva de soporte. Un monitor de PC también podría mejorar las condiciones. • Si tiene que poner el computador sobre sus piernas para trabajar. Solicite mantenimiento preventivo y correctivo de su silla. • Nunca conduzca mientras trabaja en un portátil. Los elementos de regulación (palancas) deben ser simples en cuanto a su manejo y accesibles mientras se está sentado en la silla. Es imprescindible que el usuario disponga de información sobre la forma de regular su propia silla de trabajo. con el fin de evitar posturas incomodas por dificultades en la utilización de ella. NO SI • Ponga la pantalla en una posición que le permita evitar reflejos o destellos incómodos. Lo ideal es que para mirar su equipo la incline en un ángulo máximo de 15 grados. 10 Grupo de Trabajo Programa Riesgos • Versión 03-enero 2012 . con el objeto de verificar que su compra cumpla los parámetros ergonómicos de una silla.• Es necesario que las sillas de trabajo dispongan de un adecuado apoyo lumbar.

Para ello es necesario que existan entradas o ventanas que permitan la circulación del aire. la ventilación natural. Encima de la mesa sólo deben estar los documentos con los que esté trabajando en cada momento. lámparas) evitando la formación de reflejos en las pantallas y superficies de trabajo. Cuando se requiera mejorar el ambiente térmico interior utilice sistemas de tipo mecánico como ventiladores o equipos de acondicionamiento de aire. • • • • Ventilación • Utilice. utilice cuantas almohadas y cojines tenga a la mano para mantener una posición derecha y cómoda. • Solicite mantenimiento preventivo y/o correctivo al sistema de ventilación utilizado. distribuya el peso del equipo uniformemente. Emplee colores claros para las paredes y techos cuando se requieran mayores niveles de iluminación. que ingresa a través de ventanales. Combine la luz natural con la luz artificial para mejorar las condiciones de iluminación en el puesto de trabajo. el mobiliario y demás elementos de oficina. • Mantenga aseado y ordenado su sitio de trabajo. ventanas. no lo cargue siempre en la misma mano. No es recomendable usar un computador portátil en la cama. Para guardar papeles debe usar las estanterías. Altérnelas.• • • Si está en un hotel donde el escritorio y la silla no son lo suficientemente cómodos. ORDEN Y LIMPIEZA Del puesto de trabajo • Evite que se acumulen demasiados papeles sobre la mesa. estos permiten un mejor ambiente lumínico sin aumentar el número de lámparas. pero si es indispensable hacerlo. ya que le restarán espacio para trabajar con comodidad. para asegurar una buena calidad del aire en el lugar de trabajo. Las fuentes de luz deben colocarse de manera que eviten los deslumbramientos y los reflejos molestos en la pantalla. los cuales deben permanecer limpios y libres de obstáculos. utilice las almohadas o toallas enrolladas para ajustar la altura o apoyar la zona lumbar de la espalda. Invierta unos minutos en ordenar su mesa antes de acabar la jornada de trabajo. Regule el ingreso excesivo de luz mediante persianas o black-out Ubique entrada de las fuentes de luz natural y artificial (puertas. ASPECTOS AMBIENTALES Iluminación • Utilice al máximo la luz natural. armarios o archivadores. Si usa un maletín de colgar. en lo posible. 11 Versión 03-enero 2012 Grupo de Trabajo Programa Riesgos . Cuando tenga que transportar su portátil.

lámparas. en las capacitaciones sobre primeros auxilios y manejo de extintores. Limpie el teclado: Invierta su posición y sacúdalo suavemente o límpielo con un cepillo seco. etc. No coma o beba en las áreas de oficina y en especial junto a los computadores pues cualquier residuo puede obstaculizar las teclas y hacer más difícil el digitado. sea cauteloso. gabinetes contra incendios y aprenda a operarlos. Informe oportunamente la presencia de objetos extraños a la entrada o cerca de su oficina. • Limpie la pantalla de su computador con un paño húmedo (la pantalla tiende a acumular polvo debido a su carga electrostática. • • • SEGURIDAD PARA EMERGENCIAS • • • • Participe activamente en los planes de emergencia de su dependencia. Solicite al centro de instrumentación el mantenimiento de los equipos cuando este se requiera. no realice por su cuenta reparaciones. Realice periódicamente una revisión de su área con el fin de evaluar la existencia de materiales inservibles o en desuso.• • Recicle todo el material reutilizable que se genere en su área. Utilice los recipientes adecuados y debidamente señalizados para esta labor. • • De la computadora • Realice periódicamente una limpieza de la misma. seleccione la documentación de archivo pasivo. Solicite en forma periódica al Departamento de Sostenimiento la designación de cuadrillas de aseo para que realicen labor intensiva en paredes. conforme a la programación de Administración Documental. la documentación importante que debe guardarse mediante métodos digitales o microfilmados y envíela para garantizar la recuperación y seguridad de la misma. por ello la frecuencia de limpieza debe ser diaria). puertas. ASPECTOS GENERALES DE SEGURIDAD Grupo de Trabajo Programa Riesgos 12 Versión 03-enero 2012 . Identifique las rutas de evacuación para salir por ellas en caso de presentarse una emergencia y manténgalas libres de obstáculos. techos. Conozca la ubicación de los extintores. Anualmente revise la documentación de su dependencia. Consulte los procesos y tablas de retención documental en el portal universitario. Proceda a su reintegro y evite cúmulos de papel y polvo en su área. ventanales. Comunique a su jefe inmediato si detecta algún peligro o riesgos en las diferentes labores que desempeña y/o en el área de trabajo. Para realizar la limpieza y mantenimiento debe tenerse apagado y desconectado el equipo.

NO SI • Utilice ayudas mecánicas (escalerilla) cuando requiera colocar o retirar elementos que estén a una altura superior a la de los hombros. para hombres y 15 Kg para mujeres). siempre que tenga que realizar actividades extra horarias en el interior de la oficina. a un compañero de trabajo o a un familiar. ubicándose frente al objeto que desea levantar. Informe a vigilancia. plataformas…). Evite quedarse solo. observe el estado de los pisos (resbaladizos. Grupo de Trabajo Programa Riesgos 13 Versión 03-enero 2012 . comuníquelo al Departamento de sostenimiento (extensión 5959). desnivelados. Desplácese con precaución cuando transporte objetos pesados.• • • Cumpla con las normas de seguridad de cada equipo o elemento de trabajo. archivadores o muebles a una altura superior a la de los hombros máxime si carece de ayudas mecánicas (escalerillas. flexionando las rodillas y manteniendo la espalda recta. Procure levantarse y adopte la postura adecuada y segura que se describió anteriormente. Absténgase de ubicar elementos decorativos en especial de vidrio sobre estanterías. Archivadores y Armarios • No coloque materiales u objetos encima de armarios. No levante objetos desde el piso estando sentado (el límite es hasta 5 Kg). Agarre firmemente el objeto utilizando ambas manos. con huecos) y si detecta algún peligro. con los pies ligeramente separados uno delante del otro. Solicite ayuda cuando requiera levantar pesos desde el piso que superen los límites permisibles (25 Kg. luego acérquela al cuerpo y levante efectuando la mayor fuerza con las piernas. Manejo de cargas y Levantamiento de objetos • • • • Adopte una posición de seguridad cuando requiera levantar objetos. anaqueles o borde de los escritorios. Incline levemente la cabeza.

escritorio.• Coloque los objetos de mayor peso en las gavetas o anaqueles inferiores y no sobrecargue estos NO SI • Verifique que los armarios. Evite abrir más de una gaveta al mismo tiempo. Mantenga las gavetas del archivador. vitrinas y anaqueles se encuentren debidamente asegurados (piso. mesa o armarios cerradas para evitar golpearse contra ellas al salir rápidamente. archivadores. pared) o estabilizados y balanceados de acuerdo con el tipo de mueble. NO • • Grupo de Trabajo Programa Riesgos 14 Versión 03-enero 2012 .

• • Utensilios de oficina • • No guarde elementos cortantes o punzantes (cuchillas y chinches ) en lugares o recipientes inadecuados(con los clips o en el portalápiz) Recuerde que los lápices muy puntiagudos no deben llevarse en los bolsillos es peligroso. Cerciórese de que las instalaciones y conexiones se encuentran en buen estado. protegidas o aseguradas. Tenga presente dejar desconectados los equipos eléctricos de la oficina cuando ésta va a permanecer cerrada por un periodo largo. En caso de tormentas eléctricas no utilice el teléfono y proceda a desconectar los equipos eléctricos pues las descargas generadas pueden afectarlo a usted y a los equipos. para evitar accidentes y tropiezos con el cableado. Por ningún motivo deben tenerse en las áreas de oficinas cafeteras. electrodos. ventiladores etc. no realice conexiones eléctricas provisionales. debidamente canalizadas. parrillas. NO SI • • Informe al personal encargado de cualquier avería o condición peligrosa que se presente en maquinas o equipos. y puede herirse fácilmente.Equipos e instalaciones eléctricas • • • Absténgase de usar equipos eléctricos defectuosos o con arreglos improvisados. sumadoras. planchas de calentamiento para el cabello o similares. 15 Versión 03-enero 2012 Grupo de Trabajo Programa Riesgos . computadoras. Mantenga las conexiones eléctricas de equipos. máquinas de escribir.

No deje elementos llamativos o de valor sobre escritorios o a la vista. Cerciórese de no dejar las llaves pegadas en la cerradura de las puertas o gavetas al salir o ausentarse de su puesto de trabajo. Si las carpetas legajadas son de muy frecuente uso. especialmente al asegurarlos. Cuando se quede solo en su sitio de trabajo debe asegurarse de que las puertas estén bien cerradas. Identifique plenamente al vigilante de turno en su bloque. billeteras. informe de forma inmediata al Departamento de Vigilancia para ejercer mayor control sobre el espacio y en forma simultanea al Departamento de Sostenimiento para que se emprendan las acciones correctivas. con el fin de disminuir el factor sorpresa. 16 Versión 03-enero 2012 • • • • • Grupo de Trabajo Programa Riesgos . si por cualquier motivo nota alguna falla en los cerramientos. Mantenga la papelería ordenada. de este modo la posibilidad de cortes es menor. joyas. celulares o cualquier bien de valor. proteja el área con cinta o cartulina pegada en la zona. NO SI • Tenga cuidado al manipular las resmas de papel. es decir conserve un perfil discreto. No retire ganchos de cosedora sin utilizar un instrumento adecuado (uñas saca ganchos) Mantenga las tijeras en su estuche para evitar punzarse con ellas • • Contra Robos • Al salir de su oficina o sitio de trabajo verifique de que las puertas y ventanas queden bien cerradas. Por ningún motivo deje en lugares visibles: facturas. pues los bordes de las hojas son filosos y pueden cortarlo. pues pueden producir cortadas.• Tenga cuidado al manipular ganchos legajadores. Memorice número telefónico de la oficina de vigilancia para que reporte inmediatamente cualquier condición anormal.

• En caso de alguna situación anormal. Forme frente o redes de seguridad con los compañeros (vecinos) a su oficina para que se permita el apoyo en caso de emergencia. nunca asuma usted el riesgo. Si desea escuchar música utilice audífonos para evitar conflictos con sus compañeros y minimizar los aspectos de ruido ambiental y fatiga. es usual que estén realizando un estudio de vulnerabilidad de su espacio. irritados o acuosos. conozca de ellos sus nombres y teléfonos. siempre notifíquelo y espere a que personal experto lo resuelva. Ante situaciones como estas reporte en forma inmediata al Departamento de Vigilancia (219 52 21). Alterne el tipo de actividades realizadas durante la jornada con el fin de evitar la monotonía y la fatiga. tensión o fatiga ocular. sensibilidad incrementada a la luz y dolores de cabeza. • • • • ASPECTOS DE BIENESTAR • • • • • • No fume en los lugares de trabajo. Participen en los planes de emergencia de los bloques. por lo tanto no debe permitirse el ingreso a las oficinas y/o aulas a los vendedores u oferentes de servicios. ojos resecos. No permita el ingreso a las oficinas de personas extrañas. cuello. comparta con ellos novedades que puedan parecer extrañas. Grupo de Trabajo Programa Riesgos 17 Versión 03-enero 2012 . Realice pausas activas con el fin de relajar los músculos y evitar el estrés. Se debe recordar que están prohibidas las ventas ambulantes al interior de la Universidad. Mantenga actualizada la información de sus compañeros. Hable en voz baja con el fin de no perturbar la tranquilidad y la concentración en el lugar de trabajo. Informe en forma inmediata cualquier acto sospechoso No haga entrega de elementos de oficina a personal desconocido o sin la confirmación de la autorización respectiva. Esté atento a síntomas como miopía temporal (incapacidad para enfocar objetos durante unos minutos u horas después de usar el computador). visión borrosa. Identifique el personal de su área y establezca procedimientos de seguridad tendientes a evitar robos. estos grupos de apoyo mutuo favorecen la autoprotección. o espalda. Una visita anual a donde el especialista de los ojos le ayudará a saber qué tanto está afectando su visión.