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MANUAL DEL EXAMEN A LA INFORMACIN PRESUPUESTARIA

ndice I.

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Introduccin ............................................................................................................................... 4 1. Antecedentes .......................................................................................................................... 4 2. Objetivos ................................................................................................................................. 4

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D ib oc id um a su en C re to on p p tra rod rot lo uc eg ra c id o i G n po en to r er tal el al o de de pa re la rci ch R al o d ep si e b n a au lic ut to a or r iz ac i n


4. Organizacin y Uso ................................................................................................................ 5 II. Planeamiento.............................................................................................................................. 6 1. Determinacin del Objetivo de Examen a la informacin presupuestaria .............................. 6 2. Comprensin de la entidad o rea a examinar ...................................................................... 6 3. Estrategia y formulacin del plan y programa ...................................................................... 16 4. Identificacin de criterios del Examen a la Informacin Presupuestaria .............................. 16 5. Procedimientos del examen a la informacin presupuestaria ............................................. 17 5.1 Procedimientos de Ingresos ......................................................................................... 17 5.2 Procedimientos de Gastos ............................................................................................ 17 6. Memorndum de programacin y planificacin .................................................................... 18 6.1 Antecedentes del Examen a la Informacin Presupuestaria ........................................ 18 6.2 Antecedentes de la Entidad y Rgimen Presupuestario .............................................. 18 6.3 Objetivo General ........................................................................................................... 18 6.4 Alcance del Examen a la Informacin Presupuestaria ................................................. 19 6.5 Normatividad aplicable - Criterios del examen ............................................................. 20 6.6 Programa del Examen a la Informacin Presupuestaria ............................................. 20 6.7 Recursos de Personal y Expertos................................................................................. 20 6.8 Presupuesto de tiempo ................................................................................................. 21 III. Ejecucin .................................................................................................................................. 22 1. Evaluacin de Control Interno .............................................................................................. 22 2. Programa del Examen a la Informacin Presupuestaria ...................................................... 30 3. Obtencin y valoracin de evidencia .................................................................................... 38 3.1 Declaraciones de funcionarios ...................................................................................... 38 3.2 Confirmaciones ............................................................................................................. 38 3.3 Inspecciones fsicas ...................................................................................................... 39 3.4 Revisin documentara ................................................................................................. 39 3.5 Pruebas Sustantivas ..................................................................................................... 39 3.5.1 Pruebas sustantivas por Ingresos ....................................................................... 39 3.5.2 Pruebas sustantivas por Gastos .......................................................................... 40 3.5.3 Registro y documentacin de trabajo .................................................................. 40 3.5.4 Desarrollo y Comunicacin de hallazgos del examen ......................................... 41 1

3. Alcance ................................................................................................................................... 5

IV. Informes .................................................................................................................................... 47 1. Generalidades ...................................................................................................................... 47 2. Formato y Contenido de los Informes del Examen a la Informacin Presupuestaria .......... 47 2.1 Informe Corto ................................................................................................................ 47 2.1.1 Dictamen del Examen a la Informacin Presupuestaria ...................................... 48 2.1.2 Estado de ejecucin de presupuesto de Ingresos y Gastos ............................... 51

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2.2 Informe largo ................................................................................................................. 53 2.2.1 Sntesis gerencial ................................................................................................. 54 2.2.2 Introduccin al informe ......................................................................................... 58 2.2.3 Observacin ......................................................................................................... 58 2.2.4 Conclusiones ....................................................................................................... 59 2.2.5 Recomendaciones ............................................................................................... 59 2.2.6 Anexos ................................................................................................................. 59 3. Aprobacin del Borrador del Informe del Examen a la informacin Presupuestaria ........... 59 4. Comunicacin del Informe final del examen a la informacin presupuestaria ..................... 60 V. Control de Calidad ................................................................................................................... 61 1. Autoridad .............................................................................................................................. 61 2. Definicin .............................................................................................................................. 61 3. Tipos de Control de Calidad ................................................................................................. 62 3.1 Control de calidad interno ............................................................................................. 62 3.2 Control de calidad externo ............................................................................................ 62 4. Elementos de un Sistema de Control de Calidad ................................................................. 62 4.1 Responsabilidad del liderazgo de la calidad ................................................................ 62 4.2 Requerimientos ticos pertinentes................................................................................ 62 4.3 Asignacin de los equipos de examen a la informacin presupuestaria ..................... 63 4.4 Realizacin del examen a la informacin presupuestaria ............................................ 64 4.5 Supervisin ................................................................................................................... 66 5. Documentacin del Sistema de Control de Calidad ............................................................. 66 6. Beneficios de contar con un adecuado Sistema de Control de Calidad .............................. 67 6.1 Documentacin de polticas de control de calidad ....................................................... 67 6.2 Herramienta de marketing persuasivo .......................................................................... 67 6.3 Seguridad razonable sobre el producto del examen .................................................... 67 6.4 Previsin de problemas potenciales ............................................................................. 67 6.5 Herramienta de adiestramiento efectivo ....................................................................... 67 VI. Supervisin, seguimiento e implantacin de recomendaciones ........................................ 68 1. Recomendaciones ................................................................................................................ 68 2. Supervisin, seguimiento e implantacin de recomendaciones .......................................... 68 2

2.1.3 Notas al estado de ejecucin de presupuesto de Ingresos y Gastos ................. 53

3. Seguimiento de recomendaciones ....................................................................................... 69 VII. Glosario .................................................................................................................................... 71

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I.

Introduccin 1. Antecedentes El Examen a la Informacin Presupuestaria, constituye en s un examen de rendicin de cuentas, que se ubica en el proceso de la auditora a la Cuenta General de la Repblica que est explcita en la Constitucin Poltica del Per, cuyo Artculo 81 establece que corresponde a la Contralora General de la Repblica, preparar el Informe de Auditora de la Cuenta General de la Repblica.

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Dicho informe acompaado de la Cuenta General de la Repblica elaborada por la Direccin General de Contabilidad Pblica se remite al Ministro de Economa y Finanzas y a la Comisin Revisora de la Cuenta General de la Repblica del Congreso. En el marco de los Artculos 81 y 82 de la Constitucin Poltica del Per, la Contralora General de la Repblica emiti las Directivas N 001-94-CG/PC y N 002-94-CG/PC, correspondientes a "Disposiciones sobre auditora a la informacin financiera e informacin presupuestaria elaborada por las entidades del Sector Pblico Nacional para la formulacin de la Cuenta General de la Repblica" y "Disposiciones sobre el control de legalidad de la informacin presupuestaria elaborada por las entidades del Sector Pblico Nacional", respectivamente. Las normas sealadas en el prrafo anterior, requieren ser actualizadas, considerando la aplicacin de un nuevo sistema de informacin financiera y presupuestaria, as como de la normativa en el mbito financiero, presupuestario y de Prudencia y Transparencia Fiscal, que permita la adecuada fiscalizacin del uso de los recursos pblicos y la emisin del dictamen sobre la razonabilidad de los estados Presupuestarios presentados por las entidades sujetas al mbito del Sistema Nacional de Control. En tal sentido, a travs del presente Manual del Examen a la Informacin Presupuestaria para la Cuenta General de la Repblica, se orienta la aplicacin de los procedimientos mnimos para fiscalizar y evaluar la rendicin de cuentas de las entidades pblicas bajo el mbito del Sistema Nacional de Control, que permitan a la Contralora General de la Repblica, la evaluacin y supervisin metdica de la auditora anual, as como su integracin y consolidacin para efectos de la Auditora a la Cuenta General de la Repblica. Objetivos 2. El objetivo del presente Manual es establecer los criterios mnimos del examen a la informacin presupuestaria que se presenta para la Cuenta General de la Repblica, que permitan alcanzar los fines de la misma, asegurando el flujo de informacin indispensable que permita a la Contralora General de la Repblica supervisar el cumplimiento de la legalidad de la ejecucin presupuestaria prevista en el Artculo 82 de la Constitucin Poltica del Per. Determinar si la informacin presupuestaria es confiable y muestra razonablemente la situacin de los ingresos y gastos presupuestarios en concordancia a las disposiciones que regulan el sistema presupuestario. Establecer los procedimientos y resultados a obtener con el examen a la informacin presupuestaria. Permitir la emisin de un dictamen a la informacin presupuestaria emitida por la entidad, al 31 de diciembre del ejercicio examinado. 4

3. Alcance Auditora Interna, las Sociedades de Auditora designadas por la Contralora General de la Repblica y las unidades orgnicas de lnea de la Contralora General de la Repblica, deben cumplir las normas y los procedimientos mnimos del examen a la informacin presupuestaria que contempla la presente Gua, destacando que ello no limita ni restringe la aplicacin de procedimientos adicionales que a juicio del auditor y la naturaleza operativa de la entidad examinada, as lo exijan.

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4. Organizacin y Uso El Manual del Examen a la Informacin Presupuestaria presentada para la Cuenta General de la Repblica est organizada en captulos y numerales a fin de asegurar su adecuada aplicacin, con tal finalidad incluye esquemas y/o modelos de: Memorndum de Planeamiento, Cuestionarios de Control Interno y Programas del Examen a la Informacin Presupuestaria, referidas entre otros, al Cumplimiento de la Normatividad, Papeles de trabajo, Anlisis Comparativo de la Informacin Financiera y Presupuestaria, Dictamen e Informe del Examen a la Informacin Presupuestaria. Los modelos y esquemas sealados en el prrafo anterior, constituyen una gua bsica orientadora para el auditor, el cual utilizando su criterio profesional puede perfeccionar la misma segn las caractersticas presupuestarias, organizacionales o legales de la entidad auditada, dentro de los parmetros de las normas y directivas emitidas por la Contralora General de la Repblica. Durante el desarrollo del Examen a la Informacin Presupuestaria, el auditor encontrar procedimientos que se debern realizar para probar la razonabilidad de ciertas partidas de los Estados Presupuestales, los cuales pueden haber sido realizados en su debido momento en la Auditora Financiera, por lo que est permitido validar dichas partidas del estado presupuestal con los procedimientos de la Auditora Financiera. Cuando se realicen pruebas de detalles, la muestra seleccionada deber ser la misma que la muestra seleccionada en la Auditora Financiera y validada a su vez a travs del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP). De esta manera se minimizan inconvenientes, tales como duplicidad en las solicitudes de informacin y ejecucin de pruebas de auditora. El presente Manual se actualizar peridicamente por la Contralora General de la Repblica, de acuerdo a los cambios normativos que se presenten para la Gestin de las Instituciones Pblicas. 5

II.

Planeamiento Las normas emitidas por la Contralora General de la Repblica, regulan el Examen a la Informacin Presupuestaria, que deben efectuar la Auditora Interna del Sector Pblico, as como las Sociedades de auditora independientes designadas y contratadas para tal fin. 1. Determinacin del Objetivo de Examen a la informacin presupuestaria La planificacin es la primera fase del proceso del Examen a la Informacin Presupuestaria y de su concepcin depender la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificacin debe considerar alternativas y seleccionar los mtodos ms apropiados para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe recaer en los miembros ms experimentados del grupo. Siendo el objetivo proveer seguridad razonable que la entidad cumple con las disposiciones establecidas en las leyes y regulaciones aplicables.

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2. Comprensin de la entidad o rea a examinar La comprensin de la entidad o rea a examinar constituye la tarea inicial del equipo del examen a la informacin presupuestaria designado para llevar el Examen a la Informacin Presupuestaria e implica la obtencin de la informacin bsica para adquirir un apropiado entendimiento de los aspectos a ser auditados. Durante la fase de planeamiento el auditor debe obtener una comprensin total del proceso de formulacin del presupuesto. Esta informacin puede obtenerse del archivo permanente de la entidad actualizado ya sea en forma impresa, digital u otro medio electrnico, que contenga la informacin relevante sobre la entidad u rgano sujeto del examen a la informacin presupuestaria, informes de auditora interna y/o externa y, en el caso de una denuncia escrita, de las personas que la plantearon. Adicionalmente, sobre la base de las entrevistas con la administracin de la entidad y revisin de documentos presupuestarios, el auditor debe comprender: El proceso en la entidad para elaborar el presupuesto. Las responsabilidades de los funcionarios que estn involucrados en la solicitud de calendarios de compromisos y autorizaciones de giro. Mecanismos de integracin de la formulacin del presupuesto en el sistema de ejecucin del presupuesto. La relacin existente entre la informacin proveniente del proceso de formulacin del presupuesto y su ejecucin. Podra ser necesario dentro de la fase de planeamiento, de acuerdo con las circunstancias y la complejidad de los asuntos a examinar, incluir una etapa de investigacin preliminar y obtencin de informacin en la propia entidad para completar la preparacin del plan del Examen a la Informacin Presupuestaria. La informacin recaudada servir de sustento al Informe del Examen a la Informacin Presupuestaria. Para tal efecto se deber obtener: Base legal de la entidad. Estructura orgnica y lneas de autoridad y responsabilidad en la entidad o rea a examinar. Rol dentro de la actividad gubernamental. 6

Aspectos externos e internos que influyeron en los puntos a examinar. Directivas presupuestarias aplicables. Obtener informacin presupuestaria a travs del Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF. Presupuesto autorizado del ejercicio a revisar. Presupuesto del ejercicio anterior.

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Para documentar la comprensin de la entidad a examinar el auditor deber considerar el Formato 1 Recorrido del ciclo presupuestal y el Formato 2 Revisin de las pruebas de controles del Ciclo Presupuestal. 7

Formato 1 Recorrido del ciclo presupuestal


Los asuntos en corchetes [ ] indican informacin a ser insertada. Los asuntos en parntesis ( ) sugieren redaccin alternativa. (Ejemplo de un Modelo de recorrido del ciclo presupuestal)

CICLO PRESUPUESTAL DE LA ENTIDAD

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[Realizar una breve descripcin de la Entidad] [Mencionar todas las leyes y resoluciones por las que est normada la entidad] Fuente: [Nombre del rea encargada del presupuesto y sus funciones] El rea de [rea encargada del presupuesto] es la encargada de dirigir, supervisar, interrelacionar, elaborar, hacer seguimiento, y controlar el presupuesto. La divisin de presupuesto est a cargo del [Nombre de las personas encargas], estas personas son quienes se encargan del manejo de la gestin presupuestal. Etapa de Programacin, Formulacin y Aprobacin Presupuestaria Generalmente en el mes de [indicar mes] se inicia la etapa de elaboracin del presupuesto del prximo ao, con la directiva [Indicar la Directiva] del Ministerio de Economa y Finanzas, en adelante MEF. Luego de recibida la directiva, el rea de [rea encargada del presupuesto] enva un requerimiento a cada rea para que elaboren su presupuesto, el cual adjunta una programacin con dos fechas: Primera fecha: reunin de trabajo entre el equipo de [rea encargada del presupuesto] y los coordinadores de presupuesto de cada rea. Segunda fecha: se realiza una presentacin del presupuesto elaborado y los parmetros utilizados en el que participan los jefes de cada rea, los coordinadores de presupuesto de las reas y el titular de la entidad. Durante esa reunin se pueden realizar ajustes/modificaciones al plan inicial. Para efectos del presupuesto 20XX, ste deber ser entregado para aprobacin al [Mencionar a los principales funcionarios de la Entidad] el [indicar la fecha de presentacin] para su posterior remisin al MEF en el mes de Octubre. La elaboracin del presupuesto se inicia en cada rea cuando de acuerdo con los objetivos determinados en el Plan Operativo para el ejercicio, cada uno procede a proyectar sus ingresos, gastos, inversiones y estructura de Financiamiento. Con la finalidad de formular el Presupuesto Total de la Entidad para el ao, los Centros de Responsabilidad Presupuestal, utilizarn el mdulo del Sistema de Presupuesto en [Indicar el Sistema], donde disearn el conjunto de Actividades (de operacin, inversin, financiamiento, servicio de deuda, entre otros) a realizar durante el ejercicio, conjuntamente con las posiciones financieras necesarias. Las personas con acceso al Sistema Integral de Administracin Financiera, en adelante SIAF, son los coordinadores de presupuesto de cada rea, el resto slo tienen opcin de visualizar. 8

La Gerencia de Administracin y Finanzas se encargar de consolidar la informacin y elaborar el Proyecto de Presupuesto de la Entidad, considerando la informacin presentada por cada uno de los Centros de Responsabilidad Presupuestal, la informacin econmico financiera y las directivas emitidas por MEF. De acuerdo a las actividades que se realizan en la Entidad, se han identificado los siguientes Presupuestos:

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[Describir las partidas que componen los ingresos] b. Presupuesto de Egresos [Describir las partidas que componen los gastos] Despus de la ltima reunin, el rea de [rea encargada del presupuesto] enva a las reas que correspondan, las correcciones que deben realizarse al presupuesto inicialmente presentado para que procedan a realizarlas. Luego el [rea encargada del presupuesto] verifican que las correcciones se hayan efectuado, sino se vuelve a comunicar para que se corrija. Objetivo 1: Establecer los lineamientos y criterios metodolgicos que permitan una adecuada asignacin de recursos, mediante los procesos de Programacin y Formulacin Presupuestal, garantizando que el presupuesto anual tenga afinidad con las funciones de la Entidad, las normas y las disposiciones legales vigentes. Actividad 1: [Describir aqu el tipo de Actividad que realiza la entidad para el cumplimiento de este objetivo]. El Proyecto de Presupuesto Anual es revisado por el [Indicar a los implicados en la revisin del presupuesto]; y sometidos a la aprobacin del [Indicar a los implicados en la aprobacin del presupuesto], para su aprobacin y posterior remisin a MEF. MEF despus de la revisin y ajustes que estime pertinentes, aprueba el presupuesto, una vez de ser recibidos por la empresa se efectan los ajustes necesarios y se presenta al Directorio para su ratificacin y posterior envo a MEF. Objetivo 2: El presupuesto anual es aprobado por los rganos autorizados. Actividad 2: [Describir aqu el tipo de Actividad que realiza la entidad para el cumplimiento de este objetivo]. Cabe indicar que en la quincena de diciembre MEF enva el presupuesto aprobado, el que incluye algunas modificaciones al presupuesto inicial enviado por la Entidad, y sta ltima hace modificaciones al desagregado en el presupuesto de algunas reas y se enva al directorio para su aprobacin y final envo al MEF. Los reportes que se presentan como parte del presupuesto anual son los siguientes: A. Reportes para MEF y Otras Entidades de Control [Indicar los reportes enviados por la Entidad al MEF] 9

a. Presupuesto de Ingresos

2. Reportes para Contadura Pblica de la Nacin (CPN) [Indicar los reportes enviados por la Entidad CPN] Etapa de Ejecucin Presupuestal La etapa de ejecucin es controlada por cada rea y supervisada por el rea de [rea encargada del presupuesto] y se debe procurar:

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Realizar la ejecucin presupuestal en un marco de austeridad. Realizar la ejecucin de ingresos y egresos bajo los principios de Percibido y Devengado, respectivamente. Dar prioridad al gasto productivo respecto del administrativo. Realizar una efectiva optimizacin de costos, sin perjuicio de la calidad de los bienes y servicios que se presten. Las adquisiciones y contrataciones de bienes, suministros, servicios, consultoras y obras, sern regidas de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, su reglamento y modificatorias. Gastos en asesoras, consultoras y auditoras, se ejecutarn en un marco de austeridad y racionalidad, teniendo en cuenta lo normado por la directiva del MEF vigente. [Indicar otras condiciones para la ejecucin del presupuesto] Las ejecuciones presupuestales realizadas peridicamente por las diferentes reas, son incluidas en el SIAF, segn corresponda: Ingresos: [Indicar a qu tipos de ingreso corresponde]. Egresos: operacin, proyectos de inversin y gastos no ligados a proyectos. Endeudamiento: [Indicar los tipos de endeudamiento que tiene la entidad] Otros Egresos: [Indicar los tipos de egresos que tiene la entidad] Las reas de Responsabilidad son las siguientes: [Indicar las reas de responsabilidades] 10

Formato 2

Revisin de la prueba de controles del Ciclo Presupuestal

Los asuntos en corchetes [ ] indican informacin a ser insertada. Los asuntos en parntesis ( ) sugieren redaccin alternativa. (Ejemplo de un Modelo de recorrido del ciclo presupuestal) [Nombre de la Entidad] [Fecha de revisin]

Actividad del ciclo

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Objetivo de control Actividad de Control Objetivo 2: El presupuesto anual es aprobado por los rganos autorizados. Objetivo 3: Lograr que el programa presupuestal se cumpla en los montos y perodos establecidos por cada rea de responsabilidad; considerando las normas y disposiciones vigentes. Objetivo 4. Facilitar el manejo presupuestal interno de los diferentes centros de responsabilidad Presupuestal que comprende la organizacin, sin que ello signifique, modificar los montos aprobados por los rganos autorizados.

Prueba de Implementacin de Controles

Ejemplos

Etapa de Programacin, Formulacin y Aprobacin Presupuestaria

(Solicitar sustento Objetivo 1: Establecer los lineamientos y criterios metodolgicos que permitan una [Indicar la actividad de control implementada por la documentario y/o electrnico adecuada asignacin de recursos, mediante los procesos de Programacin y Formulacin Entidad para cumplir con el Objetivo antes necesario, para validar la Presupuestal, garantizando que el presupuesto anual tenga afinidad con las funciones de mencioando] actividad de Control mencionada). (Solicitar sustento [Indicar la actividad de control implementada por la documentario y/o electrnico Entidad para cumplir con el Objetivo antes necesario, para validar la mencioando] actividad de Control mencionada). (Solicitar sustento [Indicar la actividad de control implementada por la documentario y/o electrnico Entidad para cumplir con el Objetivo antes necesario, para validar la mencioando] actividad de Control mencionada). (Solicitar sustento [Indicar la actividad de control implementada por la documentario y/o electrnico Entidad para cumplir con el Objetivo antes necesario, para validar la mencioando] actividad de Control mencionada).

Ejemplo 1

Ejemplo 1

Ejemplo 2

Etapa de Ejecucin Presupuestal

Ejemplo 3

(Solicitar sustento [Indicar la actividad de control implementada por la documentario y/o electrnico Objetivo 5:Las modificaciones al presupuesto son aprobadas por los rganos autorizados. Entidad para cumplir con el Objetivo antes necesario, para validar la mencioando] actividad de Control mencionada).

Ejemplo 4

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Formato 2 Ejemplo 1 [Nombre de la Entidad] [Fecha de revisin]

Objetivos de control:

Periodo de la Prueba Actividad de Control probada:

Prueba de diseo del control:

Prueba de la implementacin del control: Periodicidad del control

La entidad comunic a las reas respectivas?

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Objetivo 2: El presupuesto anual es aprobado por los rganos autorizados. Enero a Diciembre de 20XX Actividad 2: El presupuesto anual es aprobado por el Directorio y/o titular del pliego antes de ser enviado al MEF. Solicitamos nos proporcionen, el presupuesto, circulares, y documentos relacionados con la aprobacin del presupuesto 20XX. El resultado de la evaluacin se muestra en el siguiente cuadro: Anual - Muestra = 1 Se sugirieron modificaciones como resultado de las reuniones? Antes de ser enviado el presupuesto inicial al MEF Se realiz el envo del Se cuenta con aprobacin de fue aprobado por el presupuesto inicial al la MEF? Directorio y/o Titular del MEF? Pliego de la Compaa? Se realiz el envo final del presupuesto en base al aprobado por MEF? Antes de ser enviado el presupuesto modificado al MEF fue aprobado por el Directorio de la Compaa?

Objetivo 1: Establecer los lineamientos y criterios metodolgicos que permitan una adecuada asignacin de recursos, mediante los procesos de Programacin y Formulacin Presupuestal, garantizando que el presupuesto anual tenga afinidad con las funciones de

Actividad 1: Los Gerentes y Jefes de cada rea, son los responsables de la presentacin oportuna y completa de sus respectivos requerimientos para el Proyecto de Presupuesto de la Entidad. La Administracin se encargar de consolidar la informacin y elab

El da [poner fecha] a las 10 am, se tuvo una reunin con el Sr. [Indicar nombre] - [Indicar el rea] quien seal que cada rea elabora su presupuesto de acuerdo con los objetivos determinados en el Plan Operativo para el ejercicio, cada uno las reas p

El presupuesto enviado inclua todos los reportes correspondientes?

Resultado

Conclusin

Efectivo o no Efectivo?

Conclusin Despus de realizar los procedimientos indicados se puede concluir que diseado y operando eficazmente.

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Formato 2 Ejemplo 2 [Nombre de la Entidad] [Fecha de revisin] Objetivos de control:

Periodo de la Prueba Actividad de Control probada:

Prueba de diseo del control:

Prueba de la implementacin del control: Periodicidad del control

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Objetivo 6: Los informes de evaluacin y ejecucin presupuestaria son enviados peridicamente a organismos del Estado. Enero a Diciembre de 20XX Actividad 6: Peridicamente se remite a los organismos que dispone la Ley, los informes de evaluacin presupuestaria. Informe al MEF - Mensual: [Indicar nmero de muestras] Informe a la Administracin - [Indicar nmero de muestras] Replicas a informe de la Administracin - [Indicar nmero de muestras] Fue enviado al MEF (u otra entidad regulatoria)? Reporte Enviado a las Gerencias Administrativas?

Objetivo 3: Lograr que el programa presupuestal se cumpla en los montos y perodos establecidos por cada rea de responsabilidad; considerando las normas y disposiciones vigentes.

Actividad 3: Los Gerentes administrativos de cada rea, son los responsables del control de la ejecucin presupuestal, preparan reportes y anlisis de desviaciones.

El da [Indicar fecha], se tuvo una reuni con [Indicar nombres] y comentaron que la ejecucin del presupuesto es controlada por cada rea y supervisada por el rea de [Mencionar rea encargada del presupuesto] y deben procurar realizarlo en un cargo de a

Se solicit los informes de seguimiento presupuestal que son enviados al MEF con periodicidad mensual y trimestral. Asimismo, solicitamos los informes de seguimiento presupuestal interno que es enviado a la Administracin y las replicas que se realizan t

Muestra seleccionada 1

Recibi explicaciones las desviaciones presupuestales informadas a las Gerencias?

Inclua la evaluacin presupuestal?

Resultado Efectivo o no Efectivo? Efectivo o no Efectivo?

Informe de Gestin Financiera y Presupuestaria al mes de noviembre 20XX Informe de Gestin Financiera y 2 Presupuestaria al mes de Enero 20XX

Mensual Mensual

Conclusin Despus de realizar los procedimientos indicados se puede concluir que diseado y operando eficazmente.

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Formato 2 Ejemplo 3 [Nombre de la Entidad] [Fecha de revisin]

Objetivos de control: Periodo de la Prueba Actividad de Control probada: Prueba de diseo del control:

Prueba de la implementacin del control: Periodicidad del control

Muestra seleccionada

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Se solicit que nos proporcionen un "Movimiento presupuestal Interno" realizado en el ao. El resultado de la evaluacin se muestra en el siguiente cuadro: (Determinacin de peridiocidad segn la gua de auditora financiera) Fecha Gerencia Administrativa solicitante Importe solicitado rea de Origen rea de Destino Contaba con justificacin?

Objetivo 4. Facilitar el manejo presupuestal interno de los diferentes centros de responsabilidad Presupuestal que comprende la organizacin, sin que ello signifique, modificar los montos aprobados por los rganos autorizados. Enero a Diciembre de 20XX Actividad 4: Los Gerentes administrativos de cada rea, son los responsables de los Movimientos Presupuestales Internos para ello se completa el formato "Movimiento Presupuestal Interno" en el cual se justifica el movimiento. El da [Indicar fecha], se tuvo una reunin con [Indicar nombres] encargados de la gestin presupuestal quienes comentaron el "Movimiento Presupuestal Interno" se realizan con el fin de cubrir actividades necesarias para el normal desarrollo de la Entidad

Cuenta con las firmas correspondientes en seal de aprobacin y conformidad?

Resultado

1 2

Efectivo o no Efectivo? Efectivo o no Efectivo?

Conclusin Despus de realizar los procedimientos indicados se puede concluir que diseado y operando eficazmente.

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Formato 2 Ejemplo 4 [Nombre de la Entidad] [Fecha de revisin] Objetivos de control: Periodo de la Prueba Actividad de Control probada: Prueba de diseo del control:

Prueba de la implementacin del control:

Modificacin seleccionada

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Objetivo 5:Las modificaciones al presupuesto son aprobadas por los rganos autorizados. Enero a Diciembre de 20XX Fecha de aprobacin Antes de ser enviado el proyecto de modificacin del presupuesto al MEF fue aprobado por [Indicar a la persona responsable] de la Entidad? Se cuenta con aprobacin al MEF?

Actividad 5: Las modificaciones al presupuesto son aprobadas por [Indicar las personas autorizadas para la aprobacin] antes de ser enviado al MEF.

El da [Indicar fecha], se tuvo una reunin con [Indicar nombres] encargados de la gestin presupuestal quienes informaron que las reprogramaciones y modificaciones presupuestarias se efectuarn de acuerdo con lo normado en la Directiva que al respecto em

Se solicit la documentacin sustentatoria relacionada con la modificacin [Indicar nmero y/o fecha de la modificacin]. El resultado de la evaluacin se muestra en el siguiente cuadro:

Se realiz el envo final Se envi el Informe de de la modificacin del Modificacin? presupuesto al MEF?

Resultado

Efectivo o no Efectivo?

Conclusin Despus de realizar los procedimientos indicados se puede concluir que diseado y operando eficazmente.

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3. Estrategia y formulacin del plan y programa del examen a la informacin presupuestaria El planeamiento del examen a la informacin presupuestaria requiere de una evaluacin certera de la probabilidad de que existan errores de importancia en el Examen a la Informacin Presupuestaria, por lo que se hace necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas significativos.

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Al desarrollar la estrategia del examen a la informacin presupuestaria, se considerar la materialidad a dos niveles: a nivel general, con relacin a los estados financieros en conjunto, a la que se denomina materialidad preliminar (MP); y, a nivel de cuentas o grupos de cuentas individuales, determinando error tolerable (ET). El equipo encargado debe tener presente que los programas del examen a la informacin presupuestaria en determinadas circunstancias, pueden ser modificados durante la fase de ejecucin del examen, por situaciones tales como que un control en el cual se apoya para reducir el alcance de las pruebas, result apropiado slo durante una parte del perodo o, un posible hallazgo del examen a la informacin presupuestaria que no resulta de significacin frente a otros, detectados durante la bsqueda de evidencias. La formulacin de un programa del Examen a la Informacin Presupuestaria involucra: Establecer objetivos del examen a la informacin presupuestaria y los criterios consiguientes, de ser necesario. Especificar la evidencia a ser obtenida. Definir los procedimientos para obtener y probar la evidencia. Ajustar los requerimientos de personal y otros recursos para el examen. 4. Identificacin de criterios del Examen a la Informacin Presupuestaria Los criterios del Examen a la Informacin Presupuestaria tienen relacin con la normatividad vigente y dems disposiciones de carcter reglamentario aplicables a la entidad a auditar. Los criterios deben ser los siguientes: Verificar que las funciones de Planeamiento, Programacin y Presupuesto de los recursos financieros asignados y aprobados por el Ministerio de Economa y Finanzas, se hayan realizado de acuerdo a las disposiciones legales y normativas aplicables en la materia. Evaluar que hayan realizado y establecido directrices, metas, objetivos concretos y realizables, siendo congruentes con los criterios y lineamientos de poltica econmica, disposiciones y normas establecidas para regular los procesos de programacin presupuestal para el ejercicio correspondiente, as como los programas de corto y mediano plazos sectoriales, regionales y especiales. Verificar si existen lineamientos especficos adicionales que establezcan las Entidades Competentes, las mismas que debern ser congruentes con los emitidos por la Contralora General de la Repblica, y dems normas que se dicten. 16

La identificacin de dicho marco debe llevarse a cabo, con el fin de definir las implicancias legales que se derivan de las situaciones o actos que sern materia del examen, debindose solicitar el apoyo del rea legal correspondiente. 5. Procedimientos del examen a la informacin presupuestaria Con la finalidad de determinar la utilizacin adecuada de los recursos presupuestarios asignados, se ejecutarn los siguientes procedimientos del examen a la informacin presupuestaria por los rubros correspondientes: 5.1 Procedimientos de Ingresos

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Determinar que los lmites presupuestarios se enmarquen en las disposiciones legales vigentes. Analizar informacin complementarias. adicional respecto a unidades administrativas Describir los Sistemas de informacin disponibles. Verificar la adecuada aplicacin presupuestaria de los ingresos. Verificar el control peridico que se mantiene a la determinacin y recaudacin de los ingresos institucionales por tem presupuestario. Determinar el nivel de coordinacin interdepartamental, flujo de informacin, sistemas de registro, reportes gerenciales y administrativos. Determinar los procedimientos de recaudacin implementados. Determinar los cuellos de botella en el flujo de informacin interdepartamental, para su proceso. 5.2 Procedimientos de Gastos Analizar el sistema de programacin implementado por la institucin, considerando: o Sistemas de recopilacin de informacin, tipos de formularios utilizados, cuadro de necesidades institucionales, documentos justificativos empleados. o Proyeccin de gastos con respecto a los requerimientos reales institucionales. o Ajuste al lmite presupuestario. o Vinculacin con el plan operativo anual y planificacin estratgica institucional. o Efectividad de la programacin anual de caja. o Optimizacin. o Requerimientos de recursos por parte de las distintas unidades administrativas. Realizar controles a la ejecucin presupuestaria: 17

o Programacin de la ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos. o Establecimiento de lmites mximos de gasto, analizar su interrelacin con la programacin anual de caja y de los proyectos de inversin. o Adecuada aplicacin presupuestaria. o Adecuado establecimiento de compromisos: por los procesos de contratacin pblica, adquisiciones, arrendamientos, remuneraciones, viticos, etc.

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Pago de las obligaciones legalmente exigibles. Adecuada documentacin de sustento. Sistemas de financiamiento: determinacin de fuentes de financiamiento y asignacin peridica. Procedimientos de autorizacin y niveles de responsabilidad. 6. Memorndum de programacin y planificacin El planeamiento se elaborar considerando las disposiciones que para tal efecto se contemplan en las Normas directivas emitidas por la Contralora General de la Repblica, debiendo permitir la obtencin de una estrategia para orientar los esfuerzos del examen. Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora el memorndum de programacin, el cual es el documento soporte de las principales decisiones adoptadas, con respecto a los objetivos, alcance y metodologa a utilizar en la ejecucin del Examen a la Informacin Presupuestaria. El memorndum de programacin deber contener como mnimo en su estructura los siguientes elementos: 6.1 Antecedentes del Examen a la Informacin Presupuestaria El memorndum deber comenzar haciendo referencia que el Examen a la Informacin Presupuestaria ha sido hecha en base a la ltima directiva aprobada por la Contralora General de la Repblica. 6.2 Antecedentes de la Entidad y Rgimen Presupuestario El rubro de antecedentes de la entidad o asuntos que sern examinados, se describe en resumen aquellos elementos que denotaran la existencia de situaciones problemticas. 6.3 Objetivo General Se refiere a lo que desea lograrse, como consecuencia de la ejecucin del examen. El entendimiento de los objetivos del examen por parte del equipo de examen, es esencial para que ste tenga xito. 18

En caso de duda, es conveniente que el auditor recurra a otros niveles de decisin para obtener una apropiada explicacin sobre lo que desea lograrse. El auditor debe identificar las caractersticas especficas del asunto o actividad por examinar y las particularidades del ambiente en que ocurrieron los hechos. La identificacin del perodo a examinar y la profundidad del trabajo a ejecutar son factores importantes para establecer el alcance del examen, en funcin al asunto por evaluar.

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1. Estudiar y evaluar la estructura de control interno del rea de Presupuesto, como parte del examen practicada al Marco y Ejecucin Presupuestaria, con el objeto de formarse una opinin sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo del examen para definir la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas del examen. 2. Evaluar el marco presupuestario a fin de determinar la consistencia y legalidad del presupuesto aprobado. 3. Determinar si la ejecucin del Presupuesto Institucional se ha sujetado a la normativa presupuestaria, mediante el anlisis del comportamiento de los ingresos y gastos. 4. Determinar si las modificaciones presupuestarias se han efectuado de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. 5. Verificar si la evaluacin presupuestaria, determina el grado de eficacia, eficiencia y desempeo en la ejecucin del presupuesto institucional. 6. Determinar si la entidad ha cumplido con remitir a los organismos pertinentes la informacin presupuestaria correspondiente. 7. Determinar el grado de implementacin de las recomendaciones planteadas en los informes del examen emitidos por la Contralora General de la Repblica, Auditora Interna y las Sociedades de Auditora designadas. 6.4 Alcance del Examen a la Informacin Presupuestaria La identificacin del perodo a examinar y la profundidad del trabajo a ejecutar son factores importantes para establecer el alcance del examen, en funcin al asunto por evaluar. El perodo a examinar corresponde al periodo del 1 de enero hasta el 31 de diciembre, y comprende el anlisis de la informacin generada en la entidad, correspondiente a los procesos de programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, control y evaluacin presupuestaria, as como la aplicacin de las normas correspondientes a dicho mbito u otras relacionadas a limitaciones y/o restricciones en la fase de la ejecucin del gasto pblico, evaluando la confiabilidad de la informacin generada por la entidad. 19

Adems el auditor deber considerar los siguientes objetivos especficos:

6.5 Normatividad aplicable - Criterios del examen Dentro de este marco normativo, el alcance del examen comprender la informacin presupuestaria requerida a las entidades por la Direccin General de Contabilidad Pblica, para la formulacin de la Cuenta General de la Repblica en cada ejercicio. Para identificar los controles presupuestarios y para disear procedimientos del examen relacionados con las restricciones presupuestarias establecidas por ley, el auditor debe considerar para el perodo materia del examen la siguiente informacin:

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Legislacin autoritativa (Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley No. 28411, Ley anual de presupuesto para el Sector Pblico - niveles de autorizacin para adquisicin de bienes y servicios, normas de austeridad y disposiciones relativas a la aprobacin del Presupuesto Institucional mediante resolucin emitida por el Titular del Pliego Presupuestario). Legislacin presupuestaria especfica aplicable a la entidad (concerniente a: asignaciones presupuestales, exoneraciones de procesos en licitacin, transferencias de programas presupuestales entre pliegos y crditos suplementarios). Normatividad emitida por la Direccin General del Presupuesto Pblico y la Direccin General de Contabilidad Pblica, relativa a formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin y presentacin de informacin. Normatividad propia de la entidad para la ejecucin del presupuesto, en cuanto los montos que se sujetan las licitaciones pblicas, concursos pblicos de precios, concurso pblico de mritos y adjudicaciones directas para la adquisicin de bienes o prestacin de servicios, ejecucin de obras y contratacin de servicios no personales. La naturaleza y el alcance de la informacin a ser reportada o revelada en los estados presupuestales. 6.6 Programa del Examen a la Informacin Presupuestaria El programa describe los pasos a seguir durante la fase de ejecucin del Examen a la Informacin, a fin de dar cumplimiento a los objetivos programados, y al mismo tiempo proporcionar una base apropiada para la asignacin de tareas al equipo del examen responsable. Los Procedimientos del Examen Especial y Cuestionarios de Control Interno tienen carcter de indicativos, por lo cual son flexibles y susceptibles de modificarse a criterio del auditor responsable del examen. 6.7 Recursos de Personal y Expertos Se deber detallar la participacin del personal para la ejecucin del Examen a la Informacin Presupuestaria. 20

6.8 Presupuesto de tiempo Se deber detallar el presupuesto del total de horas incurridas en la Examen a la Informacin Presupuestaria, considerando las horas por cada persona en las diferentes etapas de la Examen a la Informacin Presupuestaria.

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III.

Ejecucin Con el desarrollo de los programas del examen a la informacin presupuestaria se inicia la fase ejecucin del Examen a la Informacin Presupuestaria, cuyo propsito es obtener la evidencia suficiente, competente y relevante, en relacin a los asuntos o hechos evaluados. Para mayor entendimiento de los trminos descritos en el presente manual ver el captulo VII Glosario. A continuacin las partes en la ejecucin del examen a la informacin presupuestaria: 1. Evaluacin de Control Interno

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Para documentar la evaluacin del Control Interno, considerar el siguiente Formato 03 Cuestionario de Control Interno: 22

Formato 03 Cuestionario de Control Interno Pregunta Ambiente de Control 1. El rea de Presupuesto cuenta con los siguientes instrumentos de gestin?: a) Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) b) Manual de Organizacin y Funciones (MOF) c) Plan Operativo Institucional d) Organigramas, debidamente aprobados e) Manual de Procedimientos o directivas internas que permita la sistematizacin de sus labores. SI NO N/A

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2. Se encuentran actualizados dichos instrumentos de Gestin? 3. Al personal se le ha asignado por escrito sus funciones y tiene experiencia y/o capacitacin en materia presupuestal? 4. Respecto a las Normas sobre Gestin presupuestal: a) Ha sido puesta en conocimiento del personal? b) Se mantiene un archivo actualizado de las mismas? c) Han sido materia de discusin sobre su implementacin interna? 5. El personal del rea de Presupuesto ha recibido capacitacin sobre la aplicacin del SIAF? 6. Las actividades del rea de Presupuesto o la que hace sus veces en la entidad: a) Son supervisadas adecuadamente? b) La instancia que ejerce la supervisin es aceptable? 7. La comunicacin del rea de Presupuesto es: a) Directa con el titular del pliego? b) A travs de la Jefatura inmediata superior? c) Es fluida la comunicacin con todas las reas? d) Es fluida con los rganos de Direccin? e) Es fluida con el Jefe de Planificacin? 8. Se han establecido procedimientos de evaluacin peridica de la ejecucin del presupuesto y avance de metas? 9. Las evaluaciones se realizan con una periodicidad adecuada (semanal, quincenal, mensual, bimensual) que permita a la Alta Direccin la toma de decisiones sobre dichos informes? 10. Existe en uso otro sistema de informacin? 11. El rea responsable del registro de operaciones del proceso presupuestario ha adoptado medidas de seguridad para evitar el manejo no autorizado de datos? 12. Toda la informacin que se procesa cuenta con aprobacin previa, 23

por parte del funcionario autorizado para ello? 13. Se ha establecido por escrito el nivel del funcionario que autoriza y suscribe la informacin que se emite? 14. Existen procedimientos de verificacin de la informacin que ingresa al sistema?

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16. Se han establecido procedimientos de comparacin entre los resultados financieros y presupuestarios de ingresos y gastos realizados en el ejercicio? 17. Existe capacidad de remitir dicha informacin va redes informticas: a) A otras dependencias de la institucin? b) A otras instituciones rectoras del sector pblico? Problemtica Presupuestaria 18. La entidad afronta problemas de carcter presupuestario? 19. Las metas trazadas para el ejercicio presupuestario se cumplieron adecuadamente? 20. De no haberse cumplido las metas se han analizado oportunamente las razones de ello? 21. Se ha informado de ello a la Alta Direccin? 22. Se han dispuesto las medidas correctivas para ello? Programacin Presupuestaria 23. El Titular de la entidad ha establecido los objetivos institucionales? 24. La asignacin presupuestaria de la fuente de Recursos Ordinarios, efectuada por el Ministerio de Economa y Finanzas, armoniza con los objetivos y metas institucionales? 25. Las estimaciones de ingresos y egresos distintas a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios han sido efectuadas de acuerdo a los lineamientos establecidos en las Directivas anuales de programacin y formulacin presupuestaria? 26. Se ha elaborado el Plan Estratgico Multianual de la entidad? 27. Se han considerado los lineamientos del Sector al que pertenece la entidad? 28. El Plan Estratgico Multianual de la entidad, establece claramente sus objetivos? Estos se han analizado? 24

15. Los reportes son validados por la Jefatura del rea que registra la informacin de la ejecucin presupuestaria?

Formulacin Presupuestaria 29. Se han determinado los objetivos y metas presupuestarias en funcin a los Planes Institucionales, Planes Operativos, Planes Estratgicos y del Sector? 30. Se han priorizado las metas comprendidas dentro del gasto social?

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32. Se han considerado la ejecucin de inversiones, teniendo en cuenta las prioridades establecidas? 33. La estructura funcional programtica de la Institucin est orientada al cumplimiento de los objetivos institucionales? 34. La formulacin del Presupuesto est orientada al mejoramiento o reduccin de costos dentro de los criterios de competitividad y rentabilidad? 35. La estructura funcional programtica ha sido formulada de acuerdo al clasificador funcional programtico vigente? 36. La estructura funcional programtica identifica las actividades y proyectos que puedan ser medidos cuantitativamente y cualitativamente a travs de sus componentes y metas? 37. La estructura funcional programtica posibilita la elaboracin de indicadores que midan el avance de la gestin presupuestaria del pliego? 38. Se ha establecido la Cadena de Gastos as como sus fuentes de financiamiento? 39. Las previsiones de gastos estn sujetas a los criterios establecidos para asignar recursos a los Grupos Genricos de Gastos: Personal, Obligaciones Sociales y Previsionales, Bienes y Servicios, Inversiones, Gastos por Contrapartida Servicios de la Deuda y otros Gastos de Capital? 40. Los ingresos establecidos por dispositivo legal expreso han sido destinados para los fines que fueron creados? Aprobacin Presupuestaria 41. El Presupuesto Institucional aprobado est basado en el Reporte Oficial remitido por la Direccin General de Presupuesto Pblico o a la programacin de ingresos y egresos, formulada por la entidad, segn sea el caso? 42. El Presupuesto Institucional ha sido aprobado dentro del plazo establecido mediante Resolucin, contando, de ser el caso, con el Acuerdo respectivo? 25

31. Se han priorizado las metas comprendidas dentro de la mejora del desarrollo y gestin de la entidad?

43. Las Resoluciones de aprobacin del Presupuesto Institucional han sido remitidas a los organismos pertinentes, dentro de los plazos establecidos? Ejecucin Presupuestaria 44. Se ha efectuado la programacin de ingresos y gastos por cada fuente de financiamiento? 45. La programacin de ingresos y gastos est registrada en SIAF?

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46. Se ha elaborado el cronograma de ejecucin fsica de las metas presupuestarias? 47. En la ejecucin del presupuesto se han tenido en cuenta las normas de austeridad establecidas en la normativa vigente? 48. Se han otorgado incremento de remuneraciones? Mediante que dispositivo legal han sido aprobados? 49. Se han obtenido recursos provenientes de donaciones o de operaciones oficiales de crdito? Se emiti la Resolucin de aceptacin? Se remiti a la Contralora General la informacin respectiva, dentro de los plazos establecidos? 50. Se ha remitido la programacin trimestral de gastos oportunamente a los organismos competentes? 51. La Direccin General de Presupuesto Pblico ha aprobado los calendarios de compromisos por cada fuente de financiamiento dentro de los plazos establecidos? 52. Se han solicitado ampliaciones al calendario de compromisos? 53. El rea de Presupuesto informa peridicamente a la Alta Direccin de la entidad, el avance experimentado en la ejecucin de las metas presupuestarias, que sirva como instrumento de apoyo para la toma de decisiones? 54. El rea de Presupuesto informa peridicamente a cada dependencia, sobre el avance de su presupuesto, que permita efectuar los ajustes necesarios? 55. La adquisicin de bienes y servicios se han ejecutado de acuerdo a los montos establecidos para Licitacin Pblica, Concurso Pblico, Adjudicacin Directa y/o Adjudicacin Directa de menor Cuanta? 56. Los gastos en bienes y servicios se estn realizando sobre la base del Plan Anual de Adquisiciones? 57. Los gastos de personal, se realizan sobre la base del Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) y Presupuesto Analtico de Personal (PAP) y escala remunerativa vigente? 58. En cuanto a la ejecucin de estudios y obras, se realizan sobre la 26

base de valorizaciones, adelantos y otros, que prevea ejecutar en el perodo? 59. Se han realizado Pago por Extras? 60. Se han efectuado por concepto de bonificaciones productividad u otros?

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62. Las transferencias cumplen las normas vigentes al respecto? Modificaciones Presupuestarias 63. Se han delegado funciones para la aprobacin de modificaciones presupuestarias a nivel funcional programtico? 64. Han sido incorporados los saldos de Balance al Presupuesto institucional del ejercicio? 65. Se han efectuado modificaciones presupuestarias: a) En el Nivel Institucional? b) En el Nivel Funcional Programtico? Se cuenta con la debida aprobacin? 66. Las Resoluciones de aprobacin de modificaciones presupuestarias a nivel Institucional han sido remitidas a las instancias pertinentes? 67. Las Resoluciones de aprobacin de modificaciones presupuestarias a nivel funcional programtico Han sido remitidas a la Direccin General del Presupuesto Pblico? 68. Las modificaciones presupuestarias han considerado las medidas de austeridad y/o limitaciones establecidas en la Ley Anual de Presupuesto o disposiciones vigentes? 69. Se ha realizado transferencias presupuestarias a las partidas de remuneraciones? 70. Se cont con la autorizacin correspondiente del rgano Rector para ello? 71. Se han efectuado modificaciones presupuestarias entre actividades y proyectos, contando con la opinin favorable correspondiente? 72. Se ha formalizado el Cierre y Conciliacin presupuestaria del ao fiscal? 73. La informacin para el Cierre Presupuestario de la entidad, se ha presentado conforme a la normatividad emitida al respecto? 74. Dicha informacin se present en los plazos sealados en dichas normas? 27

61. Se han realizado transferencias al CAFAE de la entidad? Con que periodicidad?

75. El rea de Presupuesto, cuenta con copia de los formatos de Cierre y acta de Conciliacin Presupuestal? Control Presupuestario 76. El rea de Presupuesto verifica que la ejecucin de ingresos y egresos guarde relacin con los Calendarios de Compromisos mensuales autorizados? 77. El rea de Presupuesto verifica el cumplimiento de metas respecto a la ejecucin presupuestaria?

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78. La informacin relativa al proceso presupuestario de ingresos y egresos, registrada en el software Proceso Presupuestario, es remitida a la Direccin General de Presupuesto Pblico dentro de los plazos establecidos en la normativa vigente? 79. Se han remitido, oportunamente, a la Contralora General de la Repblica, la informacin referente a licitaciones y concursos pblicos, incluyendo los procesos declarados desiertos y exoneraciones? 80. Se ha remitido trimestralmente a la D.G.P.P. el nmero de plazas ocupadas por el personal nombrado y contratado, pensionistas y del personal contratado por locacin de servicios a cargo de la Entidad? Evaluacin Presupuestaria 81. Se ha elaborado la Evaluacin Presupuestaria Institucional: a) Semestral b) Anual 82. En la elaboracin de la evaluacin presupuestaria se han desarrollado las siguientes etapas: a) 1 Etapa: Anlisis y explicacin de la Gestin Presupuestaria en trminos de Eficacia, Eficiencia y Desempeo. b) 2 Etapa: Identificacin de los problemas presentados c) 3 Etapa: Determinacin de medidas correctivas y sugerencias 83. En la etapa de anlisis de la gestin presupuestaria del presupuesto institucional de apertura y el presupuesto institucional modificado han sido comparados con la ejecucin de ingresos y egresos a nivel de fuente de financiamiento, especfica de ingreso, categora de gasto y grupo genrico de gasto, asimismo con los calendarios de compromiso? 84. Se ha determinado el grado de cumplimiento de metas presupuestarias respecto al logro de los objetivos institucionales? 85. En el anlisis de la gestin presupuestaria se han empleado los indicadores de eficacia, eficiencia, desempeo y de administracin? 86. En la etapa de identificacin de los problemas presentados se determinaron las causas que motivaron las desviaciones en el 28

cumplimiento de los objetivos y metas como resultado de la aplicacin de los indicadores presupuestarios segn los parmetros establecidos? 87. La etapa de determinacin de medidas correctivas y sugerencias contienen las soluciones tcnicas pertinentes y/o correctivos necesarios para superar las deficiencias observadas en el perodo evaluado? 88. El informe final de evaluacin Semestral y/o Anual consta de las cinco (5) partes establecidas?

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89. Los informes de evaluacin se han presentado en los plazos establecidos a las instancias pertinentes? a) Trimestral b) Semestral c) Anual 29

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2. Programa del Examen a la Informacin Presupuestaria Para tener una gua de la documentacin preparada por el auditor del programa del Examen a la Informacin Presupuestaria, considerar el siguiente Formato 04 Programa del examen a la informacin presupuestaria: : 30

Si del resultado de la evaluacin de los mecanismos de control interno, el equipo de trabajo considera que se debe reajustar la muestra del examen, el objetivo, el alcance as como la aplicacin de las pruebas sustantivas y de control, lo someter a consideracin del supervisor de la auditora y el titular de la entidad, quienes podrn incorporar nuevas actividades o sustituir las programadas, de acuerdo con los resultados de dicha evaluacin que le han sido presentados. Igualmente podrn reajustar los lapsos establecidos para el trabajo de campo, de ser el caso.

Formato 04 Programa del examen a la informacin presupuestaria

Procedimientos OBJETIVO N 1: Estudiar y evaluar la estructura de control interno del rea de Presupuesto, como parte del examen practicada al Marco y Ejecucin Presupuestaria, con el objeto de formarse una opinin sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de examen para definir la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas del examen a la informacin presupuestaria. 1.

Hecho por

Fecha

REF P/T

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Aplique el Cuestionario de Control Interno, validando las respuestas afirmativas, e incluyendo las causas de las negativas, a efectos de determinar las debilidades de control interno. 2. Evale el ambiente de control considerando los siguientes elementos: 2.1 Estructura organizacional. 2.2 Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad. 2.3 Mtodos de control sobre el cumplimiento de leyes y reglamentos. 2.4 Mtodos de control para el monitoreo y seguimiento de las operaciones. 3. Obtenga un entendimiento del sistema de informacin y registro por cada una de las fases del proceso presupuestario. 4. Solicite y/o elabore flujogramas a nivel panormico por cada una de las fases del proceso presupuestario, y registre el entendimiento de los procedimientos de control teniendo en cuenta los siguiente aspectos: 4.1 Apropiada autorizacin de operaciones y autoridades. 4.2 Segregacin de funciones, que asignen a diferentes empleados, las responsabilidades de autorizar las operaciones y/o registrarlas. 4.3 Diseo y uso de documentos y registros apropiados. 4.4 Dispositivos de seguridad apropiados en cuanto al acceso y utilizacin de los registros. 5. Efecte una verificacin selectiva del entendimiento de cada una de las fases del proceso presupuestario e identifique los controles que se realizan por cada una de las fases seleccionando los controles clave. 6. Prepare un programa por cada uno de los controles identificados. 7. Efecte pruebas para verificar que los controles funcionan, y elabore un registro de las debilidades de control. 8. Evale la organizacin, operaciones, procedimientos, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de procesamiento de datos, 31

aplicados en el proceso presupuestario. 9. Obtenga un entendimiento del ambiente SIC (Sistema de informacin computarizada) mediante indagacin, observacin e inspeccin de documentos. 10. Obtenga un entendimiento de los controles generales del SIC, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 10.1 Prevencin de cambios no autorizados a los programas. 10.2 Acceso de slo el personal autorizado. 10.3 Datos que se procesan y/o modifican solamente por medio de programas apropiados. 10.4 Los programas nuevos y que se hayan modificado se actualizan, se prueban y se documentan.

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11. Elabore una cdula que muestre las observaciones a ser incluidas en el Memorndum de Control Interno. 12. Establezca los aspectos de importancia a considerarse en el presente examen a la informacin presupuestaria. 13. En base a los aspectos que se sealan en el desarrollo de los procedimientos 10 y 11, efecte conclusiones sobre el nivel del riesgo de control respecto a las operaciones de cada etapa del proceso presupuestario. 14. Si el resultado de la evaluacin del riesgo arrojara que es bajo o moderado, se proceder a efectuar una evaluacin ampliada de los procedimientos de control, incrementando para ello, las pruebas de cumplimiento, en caso contrario se proceder a incrementar el alcance de las pruebas sustantivas por cada una de las fases del proceso presupuestario. OBJETIVO N 2: Evaluar el marco presupuestario a fin de determinar su consistencia y legalidad del presupuesto aprobado. 15. Obtenga los siguientes documentos: Plan Operativo Institucional, Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) acompaado de la resolucin y formularios de aprobacin y exposicin de motivos, y el Presupuesto Institucional Modificado (PIM). 16. Solicite los formatos de cierre y conciliacin del Presupuesto: C-1 (Ejecucin de Ingresos a nivel pliego), C-2 (Recaudacin de Ingresos slo para el caso de SUNAT y ADUANAS), C-3 (Presupuesto Institucional Modificado por grupo genrico de gasto), y C-4 (Ejecucin de gastos por Fuente de Financiamiento) a las entidades del Gobierno Central e Instancias Descentralizadas; los formatos Ev-2 (Evaluacin Financiera del Ingreso) y Ev- 4 (Evaluacin Financiera del Gasto) a los Gobiernos Locales y en el caso de entidades sujetas al mbito del FONAFE, solicite la evaluacin presupuestaria al IV trimestre. 17. Solicit los siguientes reportes: 32

Ejecucin Institucional de Ingresos Ejecucin Institucional de Gasto por Fuente de Financiamiento Evaluacin Institucional

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19. Compare el Marco Legal del Presupuesto con la informacin incluida en los formatos de cierre y conciliacin presupuestaria y/o evaluacin presupuestaria y determine, de ser el caso, las diferencias existentes. 20. Verifique que en la formulacin presupuestal no se haya incorporado la partida Saldos del Balance. 21. Evale si los recursos asignados cubren los gastos necesarios para la operatividad de la entidad auditada, de acuerdo a las prioridades establecidas por el Titular de la misma. 22. Verifique que las entidades consideradas como Instancias Descentralizadas coordinaron los lineamientos sectoriales con el Sector Correspondiente, para tal efecto obtenga las evidencias documentarias correspondientes que demuestren las mismas. OBJETIVO N 3: Determinar si la ejecucin del Presupuesto Institucional se ha sujetado a la normativa presupuestaria, mediante el anlisis del comportamiento de los ingresos y gastos. 23. Solicite la programacin de ingresos y gastos semestral y/o anual, y verifique que se consigne los recursos mensualizados para el cumplimiento de las metas programadas a nivel de actividad y proyecto. 24. Establezca si la Oficina de Presupuesto verificar o quien haga sus veces el cumplimiento de metas respeto a su programacin y a la ejecucin presupuestaria del gasto. 25. Verifique si en la programacin y ejecucin de ingresos y egresos, por cada fuente de financiamiento, se han tenido en cuenta las limitaciones sealadas en los dispositivos legales vigentes para el perodo en evaluacin. 26. Verifique si la ejecucin presupuestaria guarda relacin con los Calendarios de Compromisos autorizados a nivel de fuente de financiamiento, categora del gasto y grupo genrico de gasto. 27. En el caso que la entidad haya obtenido recursos provenientes de Operaciones de Crdito Interno, Donaciones o Transferencias, verifique que la ejecucin de gastos se subordine a los correspondientes convenios u contratos. 33

18. Con la informacin obtenida elabore la cdula del Marco Legal del Presupuesto por Fuente de Financiamiento, partidas de Ingreso, Categora de Gasto y Grupo Genrico de Gasto.

28. Verifique si el rea de Presupuesto cumpli con efectuar el proceso de cierre y conciliacin presupuestal, conforme a las directivas emitidas para tal efecto. 29. Con la documentacin sustentatoria de los gastos, verifique que la naturaleza de los mismos, est en relacin directa con los Grupos Genricos contenidos en el Clasificador de Gastos. 30. Realizar comparacin y anlisis de la informacin presupuestaria y financiera emitida por la entidad, en aspectos que reflejen el flujo de ingresos y gastos durante el ejercicio, tales como: Ingresos del ejercicio Vs. Captacin Gastos de Personal Vs. Planilla Gastos de Inversiones y Otros Gastos de Capital Vs. Variacin Patrimonial Detecte las diferencias y determine la explicacin a las mismas. 31. Verifique la correcta afectacin y aplicacin de los siguientes gastos: a) Gastos Variables y Ocasionales b) Viticos y asignaciones c) Alimentos de personas d) Subvenciones Sociales e) Subvenciones Econmicas f) Gastos de Ejercicios anteriores g) Rgimen de Ejecucin Especial

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32. Respecto a las metas comprendidas como gastos de inversin, verifique que este rubro considere los gastos orientados a obtener un activo tangible, que incremente sustancialmente la oferta de bienes y servicios que presta la entidad. 33. Igualmente establezca si los gastos de inversin estn orientados a atender las prioridades tales como Obras en Ejecucin, que estn previstas continuar en el ao fiscal auditado u obras que por ser pequeas se prev su culminacin en el ao fiscal auditado. 34. Verifique que los documentos sustentatorios evidencien la pertinencia del pago, y que los mismos hayan sido adecuadamente registrados. 35. Solicite al contador de la entidad la informacin presupuestaria remitida peridicamente a la Direccin General a la Contabilidad Pblica de la Nacin y verifique: a) Oportunidad de la informacin remitida b) Compare los resultados con la informacin remitida al MEF o FONAFE. c) Evale las posibles observaciones emitida por los entes rectores a la misma En caso de no haberse dado cumplimiento, evale los motivos y acciones realizadas para superar dicha deficiencia. 36. Efecte un anlisis para determinar si los compromisos efectuados para gastos de personal, activo y cesante; corresponden exclusivamente a los servidores y funcionarios registrados en planilla. 34

37. Verifique si la entidad registra en el SIAF todos los ingresos y gastos efectuados por las diversas fuentes de financiamiento. 38. Verifique si se actualizan los ingresos en su fase de recaudacin. 39. Verifique si los registros del SIAF son de orden correlativo y si se registran todas las fuentes de financiamiento. 40. Verifique si la ejecucin de los compromisos informados al MEF, coinciden con la ejecucin del gasto del mes registrado en el SIAF.

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41. Verifique si el rea de Presupuesto cumpli con efectuar el proceso de cierre y conciliacin presupuestal, conforme a las directivas emitidas para tal efecto. OBJETIVO N 4: Determinar si las modificaciones presupuestarias se han efectuado de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. 42. Solicite los dispositivos que sustentan las modificaciones presupuestarias efectuadas tanto a nivel institucional como funcional programtico y verifique su legalidad y si contienen la documentacin sustentatoria correspondiente. 43. Verifique de la informacin anterior, si se efectuaron observando las limitaciones establecidas en la Ley Anual de Presupuesto o disposiciones vigentes. 44. Solicite los siguientes reportes: Presupuesto Inicial y sus modificaciones Anexo de Resolucin de modificaciones presupuestarias 45. Elabore la cdula de modificaciones presupuestarias a nivel de fuentes de financiamiento, categora del gasto y grupo genrico de gasto y verifique si dichas modificaciones se encuentran consideradas en el PIM. OBJETIVO N 5: Verificar si la evaluacin presupuestaria, determina el grado de eficacia, eficiencia y desempeo en la ejecucin del presupuesto institucional. 46. Solicite el Informe Final de la Evaluacin Institucional Anual y verifique que contenga el esquema sealado en la Directiva correspondiente, aplicando los siguientes procedimientos para las entidades del Gobierno Central e Instancias Descentralizadas. 47. Solicite el reporte de Evaluacin Institucional de Ingresos a nivel de genrica y verifique si la ejecucin presupuestaria de ingresos a nivel de pliego y subgenrica de ingresos, se han comparado con los ingresos estimados en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y el modificado (PIM), mediante la aplicacin del Indicador de Eficacia y si se ha efectuado la explicacin de los ratios resultantes. 35

48. Solicite el reporte Evaluacin Institucional Financiera y verifique si en la ejecucin presupuestaria de los egresos se han relacionado los compromisos efectuados respecto del monto de los egresos previstos en el PIA, as como con el PIM a nivel de actividad, proyecto, categora del gasto y grupo genrico de gasto que sustenta el indicador de eficacia de los gastos.

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50. Verificar si el Indicador de Eficiencia muestra el grado de optimizacin de los recursos asignados a cada meta presupuestaria, teniendo en cuenta los egresos previstos del PIA, as como los contemplados por el PIM, pudiendo solicitar para el caso, el reporte Evaluacin Institucional sobre Ejecucin por metas presupuestarias. 51. Verifique si se ha elaborado el cuadro de trabajo para establecer el Indicador de Desempeo que relaciona el nivel de prioridad de los programas con los objetivos institucionales, el nivel de cumplimiento de las metas presupuestarias y el nivel de ejecucin presupuestaria respecto a la asignacin de recursos autorizados segn lo que establece la Directiva anual aprobada. 52. Verifique si la entidad ha aplicado los Indicadores de Administracin y otros, segn lo sealado en la Directiva anual aprobada. 53. Verifique si la entidad ha aplicado las medidas correctivas y sugerencias sealadas en el Informe Final de la Evaluacin Institucional, en base a los resultados de las etapas Anlisis y explicacin de la gestin presupuestaria en trminos de eficacia, eficiencia y desempeo y Identificacin de los problemas presentados. 54. Para el caso de los Gobiernos Locales solicite el Informe Final de la Evaluacin Institucional Semestral y Anual y verifique que contenga las partes sealadas en la Directiva anual aprobada y constate lo sealado ejecutando los siguientes procedimientos. 55. Verifique si en la etapa de Anlisis y Explicacin de la Gestin Presupuestaria en trminos de Eficacia y Eficiencia se ha comparado el PIA y PIM con la ejecucin presupuestaria de los ingresos, egresos y metas presupuestarias utilizando los indicadores presupuestarios correspondientes. 56. Verifique si en la etapa de Identificacin de problemas presentados durante el proceso de anlisis y explicacin de la Gestin Presupuestaria se ha efectuado en trminos de Eficacia y Eficiencia a nivel de Actividad, Proyecto y Pliego, segn corresponda. 57. Verifique si las soluciones tcnicas para superar las deficiencias 36

49. Verifique si en la determinacin de las metas obtenidas, se ha aplicado el indicador de eficacia que relacionan las metas presupuestarias obtenidas con las metas presupuestarias de apertura y modificadas a nivel de actividad y proyecto respeto al PIA y al PIM, para lo cual podr solicitar el reporte Evaluacin Institucional Fsica, del Software del Proceso Presupuestario.

observadas en la etapa de Determinacin de Medidas Correctivas y Sugerencias se han aplicado considerando el grado de realismo de las metas presupuestarias y de los gastos estimados para el cumplimiento de metas. 58. Para el caso de las Empresas y Entidades del Estado verifique si han cumplido con remitir trimestralmente Estado de Ganancias y Prdidas, Presupuesto de Egresos, Flujo de Caja y el resumen ejecutivo de relevantes al FONAFE. FONAFE, el Balance, Ingresos y los hechos

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59. Verifique si el monto ejecutado de las Empresas y Entidades del Estado excede lo presupuestado; y si la institucin ha cumplido con sustentar dicha diferencia mediante un informe ejecutivo. 60. Evale los resultados obtenidos en el Plan Operativo y si stos reflejan los resultados presupuestarios. OBJETIVO N 6: Determinar si la entidad ha cumplido con remitir a los organismos pertinentes la informacin presupuestaria correspondiente. 61. Verifique si la entidad ha cumplido con remitir en los plazos establecidos la informacin presupuestaria (PIA, ejecucin presupuestaria, modificaciones presupuestarias, evaluaciones y otros) a los organismos pertinentes. OBJETIVO N 7: Determinar el grado de implementacin de las recomendaciones planteadas en los informes de auditora emitidos por la Contralora General de la Repblica, Auditoras Internas y/o las Sociedades de Auditoria designadas. 62. Obtenga los informes de seguimiento de medidas correctivas elaborados por los rganos del Sistema Nacional de Control, que estuvieran relacionados con el rea de Presupuesto. 63. Verifique si las medidas adoptadas por la entidad, han sido suficientes para implementar las recomendaciones contenidas en los informes de Contralora General. 64. En relacin a las recomendaciones no implementadas o en proceso de implementacin, determine las causas que no han permitido a la entidad implementarlas totalmente. 65. Si como resultado de lo anterior, se encontrara que la situacin reportada por el rgano de Auditora Interna, no refleja la posicin encontrada, solicite a dicho rgano las explicaciones del caso. 66. Consigne en una cdula de trabajo, la situacin recomendaciones encontradas a la fecha del examen. de las 37

3. Obtencin y valoracin de evidencia El alcance de tales procedimientos debe estar basado en los resultados del planeamiento y las decisiones en torno a la suficiencia, competencia y pertinencia de la evidencia requerida para sustentar el informe. Entre los procedimientos del examen a la informacin presupuestaria ms utilizados en los exmenes especiales figuran: 3.1 Declaraciones de funcionarios

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Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de la entidad, en el curso de investigaciones o entrevistas, debe ser siempre por escrito y firmadas por el autor de las mismas. Debe considerarse la expresin libre de los declarantes, a quienes debe permitrseles la revisin del borrador del texto de su declaracin. Las declaraciones deben siempre corroborar los resultados de otros procedimientos aplicados por los auditores en relacin al asunto evaluado. 3.2 Confirmaciones Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la informacin obtenida de la entidad, a travs de aquella obtenida de la contraparte externa de la transaccin ocurrida. A continuacin se presentan algunos ejemplos sobre el tema: En cuentas por cobrar solicitar confirmaciones de Cliente. En cuentas por pagar solicitar confirmaciones de los Proveedores. En bancos solicitar confirmaciones de la entidad bancaria. En los bienes o valores en custodia solicitar confirmacin de la entidad examinada. Por las donaciones recibidas solicitar confirmacin del donante. Por las donaciones concedidas solicitar confirmacin del donatario. Por los saldos presupuestarios solicitar confirmacin de la Direccin General del Presupuesto Pblico. Por la propiedad del inmueble solicitar confirmacin de los Registros pblicos. Al requerir la confirmacin, el auditor debe adoptar las precauciones necesarias para asegurarse que la respuesta sea remitida directamente a su persona. En caso de no recibir respuesta a la solicitud de confirmacin, deber remitirse un segundo requerimiento y, de no obtenerse respuesta, debe aplicar procedimientos alternativos para asegurarse de la validez de la informacin proporcionada por la entidad. Si los procedimientos alternativos no confirman la informacin en evaluacin, el auditor debe considerar al mismo como punto especial de atencin y ahondar su investigacin hasta quedar satisfecho del mismo y definir su inclusin en el informe. 38

3.3 Inspecciones fsicas La inspeccin fsica es empleada por el auditor para cerciorarse mediante percepcin sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia de un activo o bien en poder de una entidad. El arqueo de efectivo y/o valores y el inventario de bienes en almacn y/o de activo fijo, constituyen la aplicacin prctica de esta tcnica. 3.4 Revisin documentara

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La revisin documentara es, probablemente, el procedimiento ms utilizado en un Examen a la Informacin Presupuestaria. Partiendo de la premisa que cada paso, fase o etapa de una transaccin debe dejar siempre una huella documental -bien sea por la emisin de un documento o por anotaciones en el mismo (VB, afectaciones a cuentas, pases a otros departamentos, informes, etc.), es posible reconstruir una transaccin en base a la documentacin disponible y llegar a conclusiones sobre faltantes documentarios, de autorizaciones, procedimientos omitidos y/o falta de oportunidad de los mismos, transgresiones a la normatividad vigente y otros. La revisin documentara constituye un complemento adecuado para de la inspeccin fsica, pues sta ltima aporta evidencia en torno a la existencia fsica de los bienes, lo cual no puede ser proporcionado a travs del primer procedimiento. Los procedimientos descritos y otros que considere necesario llevar a cabo el auditor, deben permitirle establecer conclusiones en relacin a los objetivos del examen. A continuacin, el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio acordado para cada objetivo, teniendo en consideracin: La necesidad de confirmar o modificar las premisas establecidas durante la fase planeamiento. El desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos del examen a la informacin presupuestaria. El sustento apropiado del trabajo llevado a cabo y de las observaciones y conclusiones formuladas. 3.5 Pruebas Sustantivas Se deber considerar correspondientes: las siguientes pruebas sustantivas para los rubros 3.5.1 Pruebas sustantivas por Ingresos Analizar los criterios (consolidada). considerados en la proyeccin de ingresos Verificar los justificativos para la proyeccin de ingresos por cada componente. 39

Analizar la fluctuacin de los ingresos, as como el proceso de determinacin. Verificar los procedimientos de estimacin empleados. Analizar los informes peridicos emitidos, respecto al comportamiento de los ingresos.

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Establecer niveles de desfase y medidas correctivas implementadas en los procesos de recaudaciones. inmediatas 3.5.2 Pruebas sustantivas por Gastos Adecuada aplicacin presupuestaria. Anlisis de auxiliares presupuestarios en lo que respecta a la aplicacin presupuestaria, compromiso, obligacin y pago. Anlisis de ajustes. 3.5.3 Registro y documentacin de trabajo El auditor deber preparar la documentacin del examen a la informacin presupuestaria en forma suficiente, est deber contener: La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos del examen a la informacin presupuestaria realizados, en este punto el auditor debe sustentar: La identificacin especfica de las caractersticas de los temas o asuntos probados. Quienes realizaron el examen a la informacin presupuestaria y la fecha en que fue terminado. Quienes revisaron el examen a la informacin presupuestaria realizado, la fecha y el alcance de la revisin. Los resultados de los procedimientos del examen a la informacin presupuestaria realizados, y la evidencia del examen obtenido. Los asuntos importantes surgidos del examen a la informacin presupuestaria, las conclusiones alcanzadas al respecto, y la importancia de los juicios profesionales hechos para lograr dichas conclusiones. El auditor deber documentar los asuntos importantes tratados con la entidad, con los miembros que gobiernan la entidad, y otros, incluyendo la naturaleza de los asuntos importantes discutidos, cundo y con quin se han llevado a cabo las discusiones. Si el auditor identifica informacin inconsistente, al trmino del examen a la informacin presupuestaria, relacionada con las conclusiones respecto de asuntos importantes, deber documentar cmo se manejo la inconsistencia. 40

Por otro lado, todos los documentos recopilados y preparados durante el examen debern ser organizados en los archivos corrientes y permanentes respectivos a fin de facilitar su acceso a la informacin contenida en dichos documentos. Dichos archivos deben estar divididos en secciones basadas en agrupamientos lgicos. Es importante, al finalizar un examen a la informacin presupuestaria, contar con una documentacin resumen cuyo contenido puede ser el siguiente: Estados presupuestarios e informe de auditora. Contratos o acuerdos especficos importantes. Resumen de temas significativos.

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Comunicacin de resultados parciales. Informe de control interno. Memorndums importantes. Ajustes efectuados y no efectuados. Cambios o modificacin a la planificacin. Plan especfico del examen. Reportes de supervisin. 3.5.4 Desarrollo y Comunicacin de hallazgos del examen Se denomina hallazgo del examen al resultado de la comparacin realizado entre un criterio y la situacin actual encontrada durante el examen. Es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de los recursos en la entidad bajo examen y, que por su naturaleza merecen ser comunicados en el informe. Los hallazgos del examen estn relacionados con asuntos significativos e incluyen informacin (evidencia) suficiente, competente y pertinente, que emerge de la evaluacin practicada en la entidad bajo examen. Generalmente, los hallazgos corresponden a cualquier situacin deficiente que se determina como consecuencia de la aplicacin de procedimientos del examen a la informacin presupuestaria. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto. Los resultados de las evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben ser documentados apropiadamente, confirmando que: Los procedimientos satisfactoriamente. programados han sido llevados a cabo 41

Los cambios a la programacin inicial estn plenamente identificados y autorizados. Estn plenamente identificadas las causas y los efectos de las condiciones observadas. Tratndose de hallazgos negativos, el auditor debe desarrollar recomendaciones, sealando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en cuenta su anlisis de las causas y efectos en las condiciones identificadas. A este respecto, debe tener en cuenta: La factibilidad y costo de adoptar la recomendacin (relacin beneficio).

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costo Cursos alternativos de accin. Efectos positivos y negativos que podran resultar de la implementacin de la recomendacin. De acuerdo a las normas y directivas emitidas por la Contralora General de la Repblica, se debe preparar la matriz de hallazgos del examen a la informacin presupuestaria, ver siguiente Formato 05 Matriz de Hallazgos: 42

Titulo del informe ("Tipo de Proceso" a "Nombre de la entidad", Periodo de "Fecha" a "Fecha"

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DIA MES AO Fin DIA MES Sujeta a la Ley n. 29622 que ampla facultades de la Contralora General de la Republica para sancionar en materia de AO responsabilidad administrativa funcional: SI NO

Formato 05 Matriz de hallazgos

Orden de Servicio:

Fecha de elaboracin de la Matriz: RESPONSABILIDAD PROYECTADA

Entidad (antes del 6 de abril de 2011)

Fecha de A partir del 6 de abril de 2011: ocurrencia de los De realizacin Inmediata: hechos Inicio: DIA MES AO observados:

n
ADMINISTRATIVA CGR Entidad

Infraccion muy grave

Ingraccion Grave

Ingraccion Leve

ELEMENTOS Y EVIDENCIA DE LA PROPUESTA DE HALLAZGO

FUNCIONARIO(S) INVOLUCRADO(S) (Segn NAGU 3.60)

CONDICION / CRITERIO / EFECTO / CAUSA (Segn NAGU 3.60 y MAGU Seccin 560730)

EVIDENCIA (Segn NAGU


3.40)

PERIODO DE GESTIN Desde Hasta

Nombre y Cargo

Condicin:

Criterio:

Efecto:

Causa (cuando haya podido se determinada a la fecha de elaboracin de la Matriz. NAGU 3.60):

Nombre y Apellidos / Cdigo Auditor Integrante

Nombre y Apellidos / Cdigo Auditor Encargado

Nombre y Apellidos / Cdigo Especialista 1

Nombre y Apellidos / Cdigo Especialista 2

Notas de Supervisor:

Documento Aprobado:

SI

NO

Fecha:

a)

b)

Nombre y Apellidos / Cdigo Supervisor

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PENAL
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CIVIL

Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con los funcionarios y empleados de la entidad tendente a dilucidar las condiciones negativas determinadas, antes de concluir esta fase el auditor debe comunicar los hallazgos por escrito, guardando las formalidades necesarias para otorgar el derecho de ejercer su legtima defensa a los funcionarios y empleados comprendidos en las observaciones, incluyendo an a aquellos que ya no laboran en la entidad.

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Para documentar la revisin analtica de la Ejecucin Presupuestal el auditor deber considerar el Formato 06 Ejecucin Presupuestal del balance general y estados de ganancias y prdidas. 44

Para comunicar las hallazgos debe evaluarse apropiadamente su materialidad y sealarse un plazo perentorio a los funcionarios o empleados de la entidad involucrados en las observaciones para la recepcin de descargos documentados, de conformidad con las normas establecidas para tal efecto. Los descargos presentados deben ser debidamente evaluados, ponindose nfasis en los juicios formulados y en la documentacin alcanzada no vista durante el examen. La no presentacin de descargos debe revelarse en la parte pertinente del informe.

FORMATO 06 Ejecucin presupuestal del Balance General Los asuntos en corchetes [ ] indican informacin a ser insertada. Los asuntos en parntesis ( ) sugieren redaccin alternativa. (Ejemplo de un Modelo de recorrido del ciclo presupuestal) [Nombre de la Entidad] [Fecha de revisin] Trabajo realizado:

1.- Solicitar al [Indicar el responsable del presupuesto] la Ejecucin del Presupuesto al 31.12.XX de [Nombre de la Entidad] 2.- Se verifica las principales variaciones en el Balance General presupuestado que se han producido entre lo ejecutado y lo presupuestado a diciembre 20XX. 3. Realizar la explicacin correspondiente. Rubro Presupuesto Anual [Fecha de Revisin] [A] Presupuesto al Mes de Diciembre [1] Ejecucin al Mes de Diciembre [2]

ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Efectivo y Equivalente de Efectivo Cuentas por Cobrar Comerciales (Neto) Otras Cuentas por Cobrar (Neto) Existencias (Neto) Gastos Diferidos TOTAL ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE Inversiones Financieras Otras Cuentas por Cobrar Inmuebles, Maquinaria y Equipo (Neto) Activos Intangibles (Neto) Activo por Impto. A la Renta y Participaciones Diferidos TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE TOTAL ACTIVO Cuentas de Orden PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO CORRIENTE Obligaciones Financieras Cuentas por Pagar Comerciales Impuesto a la Renta y Participaciones Corrientes Otras Cuentas por Pagar Provisiones TOTAL PASIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE Obligaciones Financieras Otras Cuentas por Pagar Provisiones TOTAL PASIVO NO CORRIENTE TOTAL PASIVO PATRIMONIO NETO Capital Capital Adicional Reservas Legales Resultados Acumulados TOTAL PATRIMONIO NETO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO Cuentas de Orden Letras [A] [B] [C] [D] [E]

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Variacin entre lo ejecutado y presupuestado a dic 09 Porcentaje de Ejecutado a S/.0 % dic 09 [1] - [2] [1] / [2] [B] 38,454 79,454 54,079 9,723 3,737 185,447 38,454 79,454 54,079 9,723 3,737 185,447 35,046 102,783 55,968 15,559 2,696 212,052 3,408 -23,329 -1,889 -5,836 1,041 -26,605 8,294 23,752 208 58 32,312 5,707 8.9% -29.4% -3.5% -60.0% 27.9% -14.3% 0.0% 42.1% 1.3% 1.6% 2.6% 1.8% 0.3% 91.1% 129.4% 103.5% 160.0% 72.1% 114.3% 30 19,712 1,772,960 13,140 2,258 1,808,100 1,993,547 30 19,712 1,772,960 13,140 2,258 1,808,100 1,993,547 30 11,418 1,749,208 12,932 2,200 1,775,788 1,987,840 442,936,274 100.0% 57.9% 98.7% 98.4% 97.4% 98.2% 99.7% 70,042 123,930 59,900 20,181 50,182 324,235 70,042 123,930 59,900 20,181 50,182 324,235 347,868 108,535 86,082 12,754 73,635 628,874 -277,826 15,395 -26,182 7,427 -23,453 -304,639 -396.7% 12.4% -43.7% 36.8% -46.7% -94.0% 99.5% 1.5% -13.8% 35.4% -1.3% 0.0% 1.2% 0.0% 6.5% 2.4% 0.3% 496.7% 87.6% 143.7% 63.2% 146.7% 194.0% 291,838 473,832 53,842 819,512 1,143,747 306,041 -10,053 241,033 312,779 849,800 1,993,547 291,838 473,832 53,842 819,512 1,143,747 306,041 -10,053 241,033 312,779 849,800 1,993,547 1,553 466,560 61,293 529,406 1,158,280 290,285 7,272 -7,451 290,106 -14,533 -116 20,356 20,240 5,707 0.5% 98.5% 113.8% 64.6% 101.3% 100.0% 98.8% 100.0% 93.5% 97.6% 99.7% 306,041 -9,937 241,033 292,423 829,560 1,987,840 Cargo Firma Fecha

n
Eficacia (1.00) 1.09 0.71 0.97 0.40 1.28 0.86 1.00 1.42 1.01 1.02 1.03 1.02 1.00 [C] [D] [E] -2.97 1.12 0.56 1.37 0.53 0.06 1.99 1.02 0.86 1.35 0.99 1.00 1.01 1.00 1.07 1.02 1.00 [F] [F] [G] [H]

Cotejado con presupuesto anual 20XX de [Nombre de la Entidad]. Es conforme. Cotejado con el Informe de Gestin Financiera y Presupuestaria de [Nombre de la Entidad] al mes de diciembre del 20XX. Es conforme. El saldo de cuentas por cobrar se incrementa respecto a lo prespuestado debido a un desfase en la cobranza de ventas [Indicar el bien o servicio si aplicara] Observamos que las existencias muestran una ejecucin del 160% mayor a lo presupuestado, ello debido a que la entidad tiene registrado como existencias por recibir trabajo en curso relacionados a Activos fijos por S/.5,168 relacionados al sistema de reeml El activo S/.5,707 es menor a los proyectado en 0.3%, debido bsicamente al mayor saldo en cuentas por cobrar comerciales del Activo corriente (por desfase en las cobranzas de ventas del periodo) y el menor saldo en IME (por desfase en las inversiones es

[F] [G] [H]

Las obligaciones financieras no se encuentran clasificadas adecuadamente, lo que genera distorcion el presupuesto.[Indicar la clasificacin correcta que sustente el porqu de la variacin y referenciar papel de trabajo dnde se valid esta explicacin]. El pasivo es S/.1,158 es mayor en 1.3% debido principalmente a mayores provisiones e Impuesto a la Renta y Participaciones corrientes resultantes del ejercicio. [Referenciar papel de trabajo dnde se valid esta explicacin]. El Patrimonio S/.20,240 es menor en 2,4% por menor resultado neto (utilidad) del ejercicio.

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Preparador Jefe de equipo Supervisor

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FORMATO 06

[Nombre de la Entidad] [Fecha de revisin]

Trabajo realizado: 1.- Solicitar al [Indicar el responsable del presupuesto] la Ejecucin del Presupuesto al 31.12.XX de [Nombre de la Entidad] 2.- Se verific las variaciones en el Estado de Ganancias y Perdidas presupuestado que se han producido entre lo ejecutado y lo presupuestado a diciembre 20XX. Se realiz la explicacin correspondiente. 3. Establecer las principales variaciones y comentar al respecto. Rubro Presupuesto Anual 20X9 [A] Presupuesto al Mes de Diciembre [1] Ejecucin al Mes de Diciembre [2] Variacin entre lo ejecutado y S/.0 % [1] - [2]

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[B] 1,072,748 135,322 1,208,070 -711,988 -711,988 496,082 -19,140 -32,990 19,839 -37,099 426,692 99,277 -88,075 1,072,748 135,322 1,208,070 -711,988 -711,988 496,082 -19,140 -32,990 19,839 -37,099 426,692 99,277 -88,075 1,066,213 144,105 1,210,318 -715,088 -715,088 495,230 -17,507 -29,093 21,506 -46,448 423,688 119,126 -89,957 6,535 -8,783 -2,248 3,100 3,100 852 -1,633 -3,897 0.6% -6.5% -0.2% -0.4%

Ejecucin presupuestal del estado de ganancias y prdidas

Porcentaje de Ejecutado a Dic. X9 [1] / [2]

n
Eficacia (1.00) 99.4% 106.5% 100.2% 100.4% 100.4% 99.8% 91.5% 88.2% 108.4% 125.2% 99.3% 120.0% 102.1%

INGRESOS OPERACIONALES Ventas Netas (Ingresos Operacionales) Otros Ingresos Operacionales TOTAL INGRESOS BRUTOS Costo de Ventas (Operacionales) Otros Costos Operacionales TOTAL COSTOS OPERACIONALES UTILIDAD BRUTA Gastos de Ventas Gastos de Administracin Ganancia (Prdida) por Venta de Activos Otros Ingresos Otros Gastos UTILIDAD OPERATIVA Ingresos Financieros Gastos Financieros Participacin en los Result. de Partes Relacionad.Por Metod. Participacin Ganancias (Prdida) por Instrumentos Financieros Derivados RESULTADO ANTES DE PARTICIPAC.Y DEL IMPTO.RENTA Participaciones de los Trabajadores Impuesto a la Renta UTILIDAD (PERDIDA) NETA DE ACTIVIDADES CONTINUAS Ingresos (Gasto) Neto de Operaciones en Discontinuacin UTILIDAD (PERDIDA) NETA DEL EJERCICIO Depreciacin: Amortizacin: Letras [A] [B] [C] [D] [E] [F] [G]

100.6% 93.5% 99.8% 99.6% [C] 99.6% 100.2% 108.5% 111.8% 91.6% 74.8% 100.7% 80.0% 97.9% [D] [D] [E] [F] [F]

-0.4% 0.2% 8.5% 11.8%

-1,667 9,349 3,004 -19,849 1,882

-8.4% -25.2% 0.7% -20.0% -2.1%

437,894 -21,894 -124,799 291,201 291,201 115,461 2,757

437,894 -21,894 -124,799 291,201 291,201 115,461 2,757

452,857 -26,986 -153,823 272,048 272,048 116,299 3,562

-14,963 5,092 29,024 19,153 19,153 -838 -805

-3.4% -23.3% -23.3% 6.6% 6.6% -0.7% -29.2%

103.4% 120.0% 102.1% 93.4% 93.4% 123.3% 123.3%

96.6% 76.7% 76.7% 106.6% 106.6% [G] 99.3% 70.8%

Cotejado con presupuesto anual 20XX de [Nombre de la Entidad]. Es conforme. Cotejado con el Informe de Gestin Financiera y Presupuestaria de [Nombre de la Entidad] al mes de diciembre del 20XX. Es conforme. El costo de ventas presenta una mayor ejecucin en 0.4% de lo presupuestado, principalmente por mayor compra de de bienes y servicios [Indicar aqu que tipo de bienes y servicios se han adquirido que justifique la mayor ejecucin y referenciar con el pape Los otros Ingresos (gastos), muestran un valor neto menor que lo proyectado, debido bsicamente a mayor ejecucin en Otros Egresos, por mayores contingencias. [Referenciar papel de trabajo dnde se valid esta explicacin]. La Utilidad operativa de S/.424 fue menor en 0.7% respecto a lo presupuestado, debido bsicamente al menor resultado neto en otros ingresos (gastos). [Referenciar papel de trabajo dnde se valid esta explicacin]. Los otros ingresos (gastos) financieros, registran un mayor resultado neto a lo programado, bsicamente por mayores ingresos financieros en diferencia en cambio (por obligaciones en moneda extranjera). [Referenciar papel de trabajo dnde se valid esta ex La utilidad neta del ejerccio fue menor en 6.6%, explicada principalmente por el mayor resultante en participaciones e impuesto a la renta anual a presupuestada. [Referenciar papel de trabajo dnde se valid esta explicacin] Cargo Firma Fecha

Pr

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Preparador Jefe de equipo Supervisor

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IV. Informes 1. Generalidades El informe representa el producto final del trabajo del auditor y en l se presentan sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas en juicios fundamentados como consecuencia del anlisis de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin. En esta fase el auditor comunica a los funcionarios de la entidad objeto del examen, los resultados obtenidos presentados como deficiencias significativas y las recomendaciones para promover mejoras en la ejecucin de las operaciones, a fin que la administracin adopte medidas correctivas y evite su ocurrencia en el futuro. La estructura del Informe del Examen a la Informacin Presupuestaria es la siguiente:

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2. Caractersticas del Informe El informe debe cumplir con los siguientes atributos: Preciso: Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redaccin debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. Conciso: La redaccin debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condicin (situacin detectada); asimismo, se debe incluir el criterio del examen a la informacin presupuestaria, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situacin detectada. Objetivo: Todos los hallazgos deben reflejar una situacin real, manejada con criterios tcnicos, analticos e imparciales. Soportado: Las afirmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar respaldadas con evidencia vlida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Debe cumplir los trminos de elaboracin, consolidacin, entrega, comunicacin y publicidad. 3. Formato y Contenido de los Informes El formato y contenido de un informe del Examen a la Informacin Presupuestaria deber ser el siguiente: 3.1 Informe Corto Es el documento formulado por el auditor para comunicar los resultados, cuando se practica un examen a la informacin presupuestaria en la cual los hallazgos no sean relevantes ni se desprendan responsabilidades, este informe contendr: Dictamen Profesional sobre los estados financieros e informacin financiera complementaria, los estados financieros, las notas a los estados financieros, el detalle de la informacin financiera complementaria. Los resultados del examen a la informacin presupuestaria que se han tramitado como un informe breve o corto, producen los mismos efectos legales, administrativos y financieros que los que se tramitan y comunican en los informes largos o extensos. 47

La estructura del Informe corto es la siguiente: I. Dictamen de los auditores independientes II. Informacin del presupuesto al 31 de diciembre de 20XX Estado de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos (Formato EP-1) Estado de Fuentes y Uso de Fondos (Formato EP-2)

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Presupuesto Institucional de Ingresos (Formato PP-1) Presupuesto Institucional de Gastos (Formato PP-2) Clasificacin Funcional del Gasto (Formato EP-3) Clasificacin Geogrfica del Gasto (Formato EP-4) Notas a los Estados de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos (*) Estos modelos son los establecidos por la Direccin General de la Contabilidad Pblica del Ministerio de Economa y Finanzas. 3.1.1 Dictamen del Examen a la Informacin Presupuestaria El dictamen del auditor deber estar compuesto bsicamente por lo siguiente: Ttulo: Siempre que la Contralora General de la Repblica, Auditora Interna o la Sociedad de Auditora emita un informe debe incluirse el ttulo Dictamen de auditores independientes, con lo cual se trata de enfatizar la independencia de la Contralora con las instituciones auditadas, traducida no solo en apariencia sino en hechos. Destinatario: El informe del auditor debe estar dirigido al titular de la entidad, miembros del Directorio de la empresa, segn los casos, cuyos estados financieros han sido materia de examen. Prrafo introductorio con la identificacin del estado de ejecucin del presupuesto de ingresos y gastos, y la expresin de la responsabilidad de la administracin de la entidad y de la responsabilidad del auditor. Prrafo de alcance, que describe la naturaleza del examen, con referencia a las normas de auditora generalmente aceptadas, descripcin del trabajo realizado por el auditor. Prrafo de opinin que contiene la expresin de la opinin del auditor sobre el estado de ejecucin del presupuesto de ingresos y gastos. Lugar y fecha del dictamen. Firma e identificacin del auditor. Al expresar la opinin sobre la presentacin razonable, el auditor debe considerar el efecto de cualquier hecho o transaccin importante que haya ocurrido despus de la fecha de emisin de los Estados de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos, pero antes de la terminacin del examen. Normalmente el informe del 48

examen a la informacin presupuestaria lleva la fecha en que se concluy el trabajo de campo. La fecha de emisin del informe es colocada en la parte superior derecha de la hoja que contiene el informe, an cuando tambin se puede colocar en la parte inferior izquierda. Ver Formato 07 Modelo de dictamen del Examen a la Informacin Presupuestaria para la cuenta General de la Repblica. Para ver modelos de dictamen adicionales no contemplados en esta gua, se puede tomar como referencia los modelos del Pronunciamiento N3 El dictamen del auditor independiente del Colegio de Contadores Pblicos de Lima y la NIA 700 Y 705.

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Formato 07 Modelo de dictamen del Examen a la Informacin Presupuestaria para la cuenta General de la Repblica Al Titular de la Entidad:

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Nuestro examen fue realizado en cumplimiento a lo dispuesto por la Directiva N...... 2013-CG del .........., aprobada con Resolucin de Contralora N .......-2013-CG del...... y se efectu de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas en Per y normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora General de la Repblica. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos nuestro trabajo con la finalidad de obtener una seguridad razonable acerca de si los estados presupuestarios estn libres de errores significativos. Esto incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que respalda los importes y las revelaciones en el estado de ejecucin del presupuesto de ingresos y gastos. Tambin comprende la evaluacin del cumplimiento de la normativa emitida al respecto por el Ministerio de Economa y Finanzas. Consideramos nuestro examen que hemos efectuado constituye una base razonable para nuestra opinin. En nuestra opinin, el estado de ejecucin del presupuesto de ingresos y gastos antes mencionado presenta razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la informacin presupuestal de [Nombre de la Entidad] por el ao terminado el [Indicar el ao que se examina], de conformidad con las normas legales vigentes y aplicables. [Ciudad], Per [Fecha del dictamen] Refrendado por: [Firma] ___________________ [Nombre del CPC] [Matrcula del CPC] 50

Hemos examinado el estado de ejecucin del presupuesto de ingresos y gastos de [Nombre de la Entidad], que comprende los anexos emitidos en el marco de la ejecucin presupuestaria y las notas explicativas por el terminado el [indicar el ao que se examina]. La preparacin de dicho estado de ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos es responsabilidad de la Gerencia de [Nombre de la Entidad]. Nuestra responsabilidad es emitir una opinin sobre el estado presupuestario del [Nombre de la Entidad].

3.1.2 Estado de ejecucin de presupuesto de Ingresos y Gastos En esta parte del informe se colocar el Estado de ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos validado por la sociedad auditora requerimientos exigidos por la Contralora General de la Repblica. Para efectos de reporte el auditor deber emitir el siguiente reporte adicional al estado de ejecucin de presupuesto de Ingresos y Gastos, ver el siguiente Formato 08 Resultado del Examen al Examen a la Informacin Presupuestaria.

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Formato 08 Resultado del Examen al Examen a la Informacin Presupuestaria NOMBRE DE LA ENTIDAD: MBITO PRESUPUESTARIO:............................. PRESUPUESTARIO:....................... CDIGO

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DE LOS RESULTADOS PRESUPUESTARIOS OBTENIDOS:
REF. P/T Cdigo Conceptos INGRESOS CORRIENTES Impuestos y Contribuciones Obligatorias Contribuciones Sociales Venta de Bienes y Serv. Y Derechos Administrativos Otros Ingresos INGRESOS DE CAPITAL Venta de Activos No Financieros Venta de Activos Financieros TRANSFERENCIAS Donaciones y Transferencias Otros Ingresos FINANCIAMIENTO Endeudamiento Saldo de Balance TOTAL INGRESOS GASTOS CORRIENTES Personal y Obligaciones Soc. Pensiones y Otras prestaciones Sociales Bienes y Servicios Donaciones y Transferencias Otros Ingresos GASTOS DE CAPITAL Donaciones y Transferencias Otros Gastos Adquisin de Activos No Financieros Adquisin de Activos Financieros SERVICIO DE LA DEUDA Servicio de la Deuda Pblica TOTAL GASTOS RESULTADOS PRESUPUESTARIOS PIA : PRESUPUESTO DE APERTURA PIM : PRESUPUESTO MODIFICADO

PIA PIM EJECUCIN CON REPARO

52

3.1.3 Notas al estado de ejecucin de presupuesto de Ingresos y Gastos En esta parte del informe se colocar las notas al Estado de ejecucin de Presupuesto para facilitar su interpretacin. Las Notas pueden presentarse en forma narrativa, y compiladas de acuerdo a la descripcin establecida para cada nota. Las Notas deben ser claramente referenciadas en los rubros o conceptos a los cuales estn vinculados. 3.2 Informe largo

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Es el documento que prepara el auditor al finalizar el examen para comunicar los resultados, en l constan: el Dictamen Profesional sobre los estados financieros e informacin financiera complementaria, los estados financieros, las notas a los estados financieros, el detalle de la informacin financiera complementaria, los resultados del examen, que incluye: la Carta de Control Interno, el Captulo de Control Interno, que se organizar en condiciones reportables y no reportables y los comentarios se los estructurar en orden de cuentas, ciclos, procesos o sistemas, dependiendo del enfoque del examen, adems se agregarn los criterios y las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensin completa del mismo. La estructura del Informe largo es la siguiente: Sntesis Gerencial I. Introduccin 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Origen del examen Naturaleza y objetivos del examen Alcance del examen Antecedentes y base legal de la entidad Comunicacin de hallazgos Memorndum de control interno Otros aspectos de importancia (dentro de este punto considerar los aspectos siguientes COMENTARIOS A NIVEL DE GENRICA DEL GASTO (Comentarios generales sobre los ingresos y gastos realizados, detallando los de mayor importancia relativa) INGRESOS Ingresos Corrientes Ingresos no Corrientes GASTOS CORRIENTES 1) Personal y Obligaciones Sociales 2) Obligaciones Previsionales 3) Bienes y Servicios 4) Otros gastos Corrientes 53

GASTOS DE CAPITAL 1) Inversiones 2) Gastos de Capital 3) Otros Gastos de Capital II. Observaciones III. Conclusiones IV. Recomendaciones V. Anexos

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3.2.1 Sntesis gerencial La sntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe del examen a la informacin presupuestario sea de mayor utilidad para los usuarios del informe. En su contenido la sntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos ms importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretacin. Ver Formato 09 Sntesis Gerencial. 54

Formato 09 Sntesis Gerencial Al Accionista y a los Directores de [Nombre de la Entidad] o Titular de [Nombre de la Entidad] El presente documento contiene el resumen ejecutivo de los resultados del examen efectuado en [Nombre de la Entidad], por el ao terminado el 31 de diciembre de 20X1.

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Naturaleza, objetivos y alcance del examen De conformidad con lo dispuesto por la Resolucin de Contralora [Indicar nmero de la resolucin] Contrato de Locacin de Servicios Profesionales de Auditora Externa, [Indicar nombre de la Entidad], del [Indicar fecha] y las Bases del Concurso Pblico de Mritos [Indicar nmero], que forman parte del con aprobacin de la Contralora General de la Repblica, contrat los servicios profesionales de Auditora Externa de [Nombre del Auditor] para llevar a cabo un Examen a la Informacin del presupuesto preparada para la Cuenta General de la Repblica por el [Nombre de la Entidad] (en adelante La Entidad) correspondiente al ejercicio comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 20X1. Dicho examen ha sido efectuado con base en las disposiciones legales emitidas por la aplicable. Contralora General de la Repblica y la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica en lo que le sea Objetivo del Examen a la Informacin Presupuestaria El objetivo general del examen consisti en emitir opinin sobre la razonabilidad de la informacin del diciembre de 20X1 para la formulacin de la Cuenta General de la Repblica. Resultado del Examen a la Informacin Presupuestaria presupuesto preparada por el [Nombre de la Entidad], correspondiente al ao terminado el 31 de Como resultado del examen sobre el cumplimiento de la Resolucin de Contralora General de la Repblica N [Indicar nmero de resolucin] [Indicar nombre de la resolucin, por ejemplo: Disposiciones para la Auditora a la Informacin Financiera y al Examen Especial a la Informacin Presupuestaria, preparada para la Cuenta General de la Repblica por las Entid ades del Sector Pblico], no hemos determinado observaciones que ameriten ser incluidas en el presente informe, excepto por: [Por ejemplo, la menor ejecucin de gastos corrientes en 8% del monto presupuestado, menor ejecucin de ingresos y gastos por transferencias en 16% y 18%, respectivamente, del monto presupuestado y la menor ejecucin de gastos de capital en 42% del monto presupuestado para el ao terminado el 31 de diciembre de 20X1]. 55

Formato 09 (Continuacin) Marco Legal de la Informacin Presupuestaria Los estados presupuestarios se preparan y presentan de acuerdo con la Directiva N [Indicar nmero de directiva] referida a la [Indicar nombre de directiva, por ejemplo: Preparacin y presentacin de informacin financiera, presupuestaria, complementaria y de metas de inversin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica por las Empresas y Entidades del Estado], aprobada por

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Comentarios a la Ejecucin Presupuestal Ingresos corrientes (Tomar en cuenta los siguientes ejemplos como comentarios a la Ejecucin Presupuestal) La ejecucin de los ingresos corrientes por S/.198,000 en el ao 20X1 super en 11% lo incluido en el tercer presupuesto modificado (existen tres modificaciones) que alcanzaba a S/.178,000. La mayor ejecucin presupuestal se debe principalmente a los mayores ingresos financieros que superaron en 13% lo presupuestado. Gastos corrientes La ejecucin de los gastos corrientes por S/.46,000 en el ao 20X1 fue el 82% de lo incluido en el tercer presupuesto modificado que alcanzaba a S/.57,000. La menor ejecucin presupuestal se debi consultoras. principalmente a la menor ejecucin en gastos de personal, servicios de publicidad y servicios de Gastos de capital La ejecucin de los gastos de capital por S/.497,000 en el ao 20X1 fue inferior en 62% con respecto a lo presupuestado que ascenda a S/.1,318,000. La menor ejecucin presupuestaria se debi principalmente a la postergacin de la adquisicin de algunos software y renovaciones de licencias que la Oficina de Tecnologa de la Informacin ha reprogramado para el siguiente ao. Ingresos y gastos por transferencias La ejecucin de los Ingresos por transferencias por S/.242,000 en el ao 20X1 fue inferior en 36% con respecto a lo presupuestado que ascenda a S/.376,000. Asimismo, la ejecucin de los gastos por transferencias por S/.234,300 en el ao 20X1 fue inferior en 38% con respecto a lo presupuestado que ascenda a S/.376,600. La menor ejecucin de ingresos y gastos de transferencias se debi principalmente a que [Explicar a qu se debi]. 56

Resolucin Directoral N [Indicar nmero de resolucin de directoral] del 16 de diciembre de 20X1.

Formato 09 (Continuacin) Firmas Hemos efectuado el control de calidad del informe previo a su aprobacin. Este informe es firmado por el supervisor y el jefe de equipo responsables de la auditora. Este informe ha sido preparado solamente para informacin y uso del Directorio de [Nombre de la

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Contralora General de la Repblica, y no debe ser referido a ninguna otra persona o entidad, ni estados financieros [Nombre de la Entidad] emitido el 19 de febrero de 20X2. Lima, Per, utilizado con distinto propsito. Asimismo, debe ser ledo conjuntamente con el dictamen sobre los 19 de febrero de 20X2 Refrendado por: [Indicar nombre del Supervisor] Supervisor [Indicar nombre del Jefe de Equipo] Jefe de Equipo Contador Pblico Colegiado Contador Pblico Colegiado Certificado Matrcula [Indicar nmero de matrcula] [Indicar nmero de matrcula] 57

Entidad] o Titular de [Nombre de la Entidad], la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y la

3.2.2 Introduccin al informe La introduccin del informe proporciona al usuario de ste datos importantes relativos a la entidad bajo examen, los que brindan una base apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje que comunica dicho documento. En su contenido se incluyen: Origen del examen

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Alcance del Examen a la Informacin Presupuestaria Antecedentes y base legal de la entidad Comunicacin de hallazgos Memorndum de Control Interno Otros aspectos de importancia 3.2.3 Observacin La conclusin es el juicio del auditor basado en la observacin formulado como resultado del examen practicado. En caso necesario, la conclusin debe precisar la naturaleza de la responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores pblicos en el ejercicio de sus funciones. Cuando la responsabilidad identificada sea de carcter penal, el auditor debe revelar los hechos detectados en trminos de presuncin de indicios razonables de comisin de delito; debiendo obtener el asesoramiento legal que corresponda. Las observaciones estn constituidas por las deficiencias o incumplimientos a la normativa legal y otras normas reglamentarias identificadas durante el examen que, en determinados casos requerirn la adopcin de correctivos por parte de los funcionarios de la entidad y, en otros, generarn responsabilidades especficas que se derivan de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin. El informe de examen a la informacin presupuestaria debe reflejar solamente los comentarios sobre observaciones significativas, debiendo los asuntos de menor importancia ser comunicados por el auditor mediante un memorndum para que la entidad adopte las medidas que considere pertinente. Debe ponerse especial cuidado en la presentacin de la relacin de funcionarios comprendidos en las observaciones, a fin de evitar errores en la identificacin de las responsabilidades que les compete por su gestin. El informe de examen a la informacin presupuestaria debe incluir los comentarios y aclaraciones por escrito presentados por los funcionarios de la entidad comprendidos en las observaciones. Esta informacin debe ser evaluada por el auditor e incluida en forma breve en el informe, sin dejar de reflejar el sentido de los comentarios o aclaraciones. Tambin debe incluirse la opinin del auditor que resulte de la evaluacin de tales argumentos. 58

Naturaleza y Objetivos del Examen a la Informacin Presupuestaria

3.2.4 Conclusiones Las conclusiones del examen en su conjunto, debern considerar que todo el trabajo planificado haya sido completado, el alcance del examen planificado ha sido revaluado y modificado si las circunstancias as lo exigiere, las conclusiones referidas a los componentes individuales estn debidamente respaldadas, el estado de ejecucin presupuestaria est presentado de acuerdo a la normatividad vigente y refleja apropiadamente los efectos de cualquier hecho significativo posterior y cumplen con los requerimientos exigidos por la Contralora General de la Repblica.

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3.2.5 Recomendaciones Las recomendaciones se refieren a las acciones correctivas sugeridas por el auditor con el fin de corregir la deficiencia identificada. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer la adopcin de correctivos y encaminadas a superar la causa del problema detectado. 3.2.6 Anexos Los anexos quedan a juicio del auditor si los considera significativo y de inters para la Contralora General de la Repblica. 3. Aprobacin del Borrador del Informe del Examen a la informacin Presupuestaria La forma de garantizar que un informe del examen sea imparcial, objetivo y completo, es que este sea revisado y comentado previamente por los funcionarios responsables de la entidad auditada. Un criterio apropiado en torno a este asunto establece que debe remitirse el borrador del Informe a la entidad auditada, luego de que este documento haya pasado internamente por los mecanismos de control de calidad correspondientes, para que sea conocido y entendido su contenido. Este procedimiento permite que los comentarios y aclaraciones sean efectuados en funcin a la totalidad de la informacin que soporta las observaciones del examen. Los informes por escrito constituyen la forma establecida por el Sistema Nacional de Control y su rgano rector, la Contralora General de la Repblica, para comunicar los resultados del examen practicado a los funcionarios responsables de la entidad examinada. Esto permite: Poner en conocimiento de los funcionarios gubernamentales los resultados de cada examen. Reducir el riesgo que los resultados puedan ser interpretados errneamente. Facilitar las acciones de seguimiento orientadas a establecer si la entidad ha adoptado las acciones correctivas pertinentes. Conforme a lo prescrito en la NAGU 4.10 los auditores deben comunicar por escrito los resultados del examen realizado a los funcionarios responsables de la entidad. Una vez culminada la fase de ejecucin, el nivel gerencial correspondiente de la Contralora General de la Repblica o el titular de Auditora Interna, segn los casos, remitirn el borrador del informe para requerir comentarios o aclaraciones de la entidad, con miras a incluirlos, previa evaluacin, en el informe correspondiente. El borrador de Informe no debe estar firmado por los auditores responsables del trabajo. 59

Este documento debe llevar en la parte visible de cada una de sus pginas un sello o impresin equivalente con la identificacin: "BORRADOR DEL INFORME". El borrador del informe del examen, redactado por el Jefe del equipo del examen y revisado por el supervisor asignado debe ser sometido a consideracin del nivel gerencial correspondiente para su aprobacin y posterior envo a la entidad auditada. 4. Comunicacin del Informe final del examen a la informacin presupuestaria Concluido el procesamiento del informe, este es elevado sucesivamente al nivel gerencial correspondiente y al Despacho del Contralor General para su aprobacin final y remisin a los funcionarios de la entidad auditada responsables de adoptar acciones correctivas, respecto a sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, a las dems personas autorizadas para recibir los informes.

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De acuerdo a las polticas la Contralora General de la Repblica sobre distribucin de informes, se podr remitir copia de ellos a otros funcionarios de la entidad auditada que estn en capacidad de adoptar acciones correctivas, as como tambin ponerlos a disposicin del pblico Las Auditora Internas que lleven a cabo los exmenes en las entidades a la que pertenecen, deben remitir los informes resultantes a la autoridad de mayor jerarqua institucional, y simultneamente a la Contralora General de la Repblica. En el caso de informes elaborados por Sociedades de Auditora Independiente designadas por la Contralora General de la Repblica para auditar entidades del Estado, su remisin se realizar directamente a la entidad contratante y simultneamente al Sistema Nacional de Control. 60

V.

Control de Calidad 1. Autoridad La Contralora General de la Repblica, las Auditoras Internas conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditora designadas, deben establecer y mantener un adecuado sistema interno de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable de que el Examen a la Informacin Presupuestaria se ejecuta en concordancia con los objetivos, polticas, normas y procedimientos correspondientes.

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El sistema de control de calidad debe ser integral y diseado apropiadamente, de acuerdo con la estructura organizacional del auditor, sus polticas y la naturaleza de sus prcticas. La revisin de control de calidad debe generar un Informe con los resultados obtenidos y las recomendaciones para promover mejoras en los mtodos y procedimientos que se utilizan para llevar a cabo el Examen a la Informacin Presupuestaria. 2. Definicin La revisin del control de calidad de un compromiso del Examen a la Informacin Presupuestaria, es un proceso diseado para proporcionar una evaluacin objetiva, durante o antes de la fecha del informe, sobre los criterios ms importantes realizados por el equipo del compromiso, y las conclusiones a las que han llegado para la formulacin del Informe. Un sistema de control de calidad consiste en un conjunto de polticas y procedimientos diseados para proporcionar seguridad razonable de que: El auditor cumpla con las normas profesionales y los requerimientos legales y regulatorios pertinentes. Los informes emitidos por el auditor, son apropiados en la circunstancia. Los exmenes se realizan de acuerdo con los objetivos, polticas, normas y otras disposiciones emitidas por la Contralora General de la Repblica. Se lleva a cabo una capacitacin y supervisin documentada. Un sistema interno de control de calidad comprende el establecimiento de polticas y procedimientos relacionados con: Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos tcnicos normativos bsicos para la ejecucin del Examen a la Informacin Presupuestaria, seleccin, capacitacin y entrenamiento de los auditores; y cualidades personales. Controles durante el desarrollo del examen, relativos a la supervisin sobre el trabajo delegado en personal idneo; direccin sobre el trabajo, con instrucciones adecuadas; e inspeccin respecto al grado de aplicacin de los procedimientos diseados para mantener la calidad de los trabajos del examen. Controles despus de culminada el examen, relativos al establecimiento de polticas y procedimientos para confirmar que los procedimientos de control de calidad han funcionado en forma satisfactoria y aseguran la calidad de los informes. 61

3. Tipos de Control de Calidad 3.1 Control de calidad interno Est relacionado con las funciones de revisin realizadas por profesionales independientes de las unidades operativas a cargo de la ejecucin del examen. Las revisiones internas de control de calidad deben efectuarse sobre la metodologa diseada e incluida en el correspondiente manual del Examen a la Informacin Presupuestaria. Las funciones de control de calidad pueden ser realizadas por:

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Unidad con funciones de control de calidad. Unidad operativa independiente. Las Auditoras Internas de las entidades como parte de las funciones de auditora. 3.2 Control de calidad externo Est referido a la revisin aplicada por profesionales experimentados en funciones del Examen a la Informacin Presupuestaria e independiente de la Contralora General de la Repblica o Auditora Interna. El plan y programa de revisin de calidad debe estar orientado a determinar si la Contralora General de la Repblica ha implementado un sistema de control de calidad y si este, opera con eficiencia como para proporcionar seguridad razonable que las polticas, normas y procedimientos de auditora aplicables se vienen cumpliendo. Una revisin externa de control de calidad debe ser llevada a cabo por profesionales que cuenten con capacitacin y poseen conocimientos profundos y actualizados del Examen a la Informacin Presupuestaria, en relacin con el trabajo que van a realizar. Los procedimientos de revisin de control de calidad deben elaborarse, de conformidad con las caractersticas, dimensin y naturaleza del tipo de trabajo que realiza la respectiva organizacin auditora. 4. Elementos de un Sistema de Control de Calidad El auditor deber establecer y mantener un sistema de control de calidad que est direccionada a los siguientes elementos: 4.1 Responsabilidad del liderazgo de la calidad El auditor deber establecer polticas y procedimientos diseados para promover una cultura interna para reconocer que la calidad es esencial en la realizacin de los compromisos. Dichas polticas y procedimientos, deber requerir de un funcionario ejecutivo (o su equivalente) del auditor o, si fuera pertinente, de la junta de administracin de supervisores (o su equivalente), para que asuma la responsabilidad final del sistema de control de calidad. El supervisor del examen a la informacin presupuestaria asume la responsabilidad sobre la calidad total de cada examen a la informacin presupuestaria que le asignen como supervisor. 4.2 Requerimientos ticos pertinentes Durante todo el examen a la informacin presupuestaria, el supervisor del examen a la informacin presupuestaria deber mantenerse alerta, observando y haciendo preguntas 62

cuando sea necesario, sobre indicios de incumplimiento de los requerimientos ticos pertinentes por parte de los miembros del equipo de examen a la informacin presupuestaria. Si el supervisor del examen a la informacin presupuestaria toma conocimiento a travs del sistema de control de calidad, o de otra manera, sobre indicios de que los miembros del equipo del examen a la informacin presupuestaria no han cumplido con los requerimientos ticos, el supervisor del examen a la informacin presupuestaria, en consulta con otros miembros del auditor, determinar la accin correspondiente. Los documentos del Sistema de Control de Calidad deben cumplir con los siguientes requerimientos ticos: Integridad

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Objetividad Competencia profesional y debido cuidado Confidencialidad Comportamiento profesional El supervisor del examen a la informacin presupuestaria deber formarse una conclusin sobre el cumplimiento de los requerimientos de independencia que se aplican al examen a la informacin presupuestaria. Al hacer esto, el supervisor del examen a la informacin presupuestaria deber: Obtener informacin pertinente del auditor, para identificar y evaluar circunstancias y relaciones que constituyan amenazas a la independencia de auditor. Evaluar la informacin sobre violaciones identificadas, si las hubiere, a las polticas y procedimientos de independencia a un examen a la informacin presupuestaria, y Tomar acciones apropiadas para eliminar tales amenazas o reducirlas a un nivel aceptable mediante la aplicacin de salvaguardas, o, si lo consideran oportuno, retirarse del examen a la informacin presupuestaria, cuando fue posible retirarse bajo el marco de las leyes y regulaciones aplicables. El supervisor del compromiso deber informar oportunamente a la firma de cualquier incapacidad para resolver el asunto para tomar las medidas del caso. Asimismo, el auditor deber al menos una vez al ao, obtener confirmaciones escritas del cumplimiento con sus polticas y procedimientos sobre independencia de todo el personal de la firma que se requiere sea independiente. 4.3 Asignacin de los equipos de examen a la informacin presupuestaria El Auditor deber establecer una seguridad razonable de que el personal encargado de realizar el trabajo cuente con las competencias, capacidades de trabajo de acuerdo a las normas profesionales aplicables y los requerimientos legales y regulatorios, as como compromisos con los principios ticos. Se tendr en cuenta para la asignacin de los equipos del examen a la informacin presupuestaria, lo siguiente: 63

Comunicar a la administracin del cliente la identidad y la funcin del supervisor del compromiso. Asignar la responsabilidad claramente definida al supervisor del compromiso. El supervisor del examen a la informacin presupuestaria deber cerciorarse que el equipo de examen a la informacin presupuestaria, y cualquier experto en auditora que no forme parte del equipo del examen a la informacin presupuestaria, tengan colectivamente las competencias y capacidades, para: Ejecutar el examen a la informacin presupuestaria de conformidad con las normas profesionales y los requerimientos legales y regulatorios aplicables, y Permitir que el informe del examen que se emitir, sea apropiado en las circunstancias.

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4.4 Realizacin del examen a la informacin presupuestaria Se deber brindar una seguridad razonable de que los compromisos del Examen a la Informacin Presupuestaria sean realizados de acuerdo con las normas profesionales y requerimientos legales regulatorios aplicables, as como que se emitan informes que sean apropiados. El Auditor deber establecer polticas y procedimientos para proporcionar una seguridad razonable de que se llevarn a cabo las consultas apropiadas sobre temas complejos, y a su vez estn disponibles los recursos para permitir llevar a cabo la consulta, y esto se encuentre debidamente documentado. Los documentos del Sistema de Control de Calidad debern exigir, para los compromisos apropiados, una revisin de control de calidad que proporcione una evaluacin objetiva de los criterios ms importantes realizados por el equipo del compromiso, y las conclusiones hechas en la preparacin del informe. Adicionalmente se deber establecer la oportunidad y alcance de la revisin. El Auditor deber establecer polticas y procedimientos para la designacin de los revisores los cuales debern de contar con calificaciones tcnicas requeridas para desempear la funcin incluyendo la experiencia, en la medida que pueda ser consultado sobre el control de calidad del compromiso, sin que pueda comprometer la objetividad. Los documentos entregados por el auditor debern contar con las siguientes caractersticas: Confidencialidad Custodia Segura Integridad Accesibilidad Recuperabilidad de la documentacin 64

El personal que realiza el trabajo deber informar los resultados y las recomendaciones del examen al supervisor responsable. El supervisor del examen a la informacin presupuestaria deber asumir la responsabilidad por: La direccin, supervisin y ejecucin del examen a la informacin presupuestaria, el cumplimiento de las normas profesionales y los requerimientos legales y regulatorios aplicables, y El informe del examen sea adecuado en las circunstancias.

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El supervisor de examen a la informacin presupuestaria deber asumir la responsabilidad de realizar revisiones de acuerdo con las polticas y procedimientos de revisin de la firma. Hasta la fecha del informe del examen inclusive, el supervisor del examen a la informacin presupuestaria, deber obtener seguridad a travs de revisiones de la documentacin del examen y discusin con el equipo del compromiso, de que se ha obtenido evidencia del examen suficiente y apropiado, para sustentar las conclusiones alcanzadas y emitir el informe del examen a la informacin presupuestaria. El supervisor del examen a la informacin presupuestaria deber: Asumir responsabilidad por las consultas que efecte el equipo del examen a la informacin presupuestaria , sobre asuntos complejos o contenciosos; Estar convencido de que los miembros del equipo del examen a la informacin presupuestaria han actuado consultas apropiadas, durante el curso del examen a la informacin presupuestaria, tanto dentro del equipo del examen a la informacin presupuestaria, como entre el equipo del examen a la informacin presupuestaria y otros de nivel apropiado, dentro o fuera del auditor; Estar convencido de la naturaleza y el alcance de las conclusiones resultantes de las consultas, son aceptables para la parte consultada, y Determinar si las conclusiones resultantes de las consultas han sido implantadas. El revisor de control de calidad del examen a la informacin presupuestaria, deber efectuar una evaluacin objetiva de los criterios importantes usados por el equipo del examen a la informacin presupuestaria y de las conclusiones alcanzadas en la formulacin del informe del examen a la informacin presupuestaria. Esta evaluacin deber involucrar: Discusin con el supervisor del examen a la informacin presupuestaria de los principales temas; Revisin de los estados financieros y del informe propuesto por el auditor; Revisin de la documentacin del examen seleccionado, relacionado con los criterios importantes y las conclusiones alcanzadas por el equipo del examen a la informacin presupuestaria, y Evaluacin de las conclusiones alcanzadas para la formulacin del informe del examen, y considerar si la propuesta del informe de examen es apropiada. 65

Si surgen diferencias de opinin entre el equipo de compromiso y la parte consultada o, si ocurriera, entre el supervisor del examen a la informacin presupuestaria y el revisor de control de calidad del examen a la informacin presupuestaria, el equipo del examen a la informacin presupuestaria deber aplicar las polticas y procedimientos del auditor, para abordar y resolver tales diferencias de opinin. 4.5 Supervisin

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5. Documentacin del Sistema de Control de Calidad Se deber dejar evidencia de cada elemento del Sistema de Control de Calidad, por lo que la documentacin deber ser retenida por el auditor por un periodo de tiempo definido, para que permita realizar procedimientos de supervisin de evaluacin del cumplimiento del sistema de control de calidad. La informacin que deber estar documentada es la siguiente: Definicin del responsable del Sistema de Control de calidad. Requerimientos de Independencia, incluyendo infracciones y criterios. Responsabilidades profesionales y legales con el cliente. Compromiso de los supervisor de la firma respecto al trabajo. Criterios para la evaluacin de las auditorias. Responsabilidades de la supervisin y revisin del compromiso. Estos documentos pueden ser tan breves como un cuestionario corto o tan extenso como un manual. En l deben establecerse polticas y procedimientos importantes para el personal del examen a la informacin presupuestaria; aspectos que constituyen el punto de partida para una evaluacin efectiva del control de calidad. Los materiales que se utilizan para evaluar su funcionamiento y los documentos sobre el trabajo realizado, proporcionan evidencia sobre la conformidad del sistema de control de calidad. El auditor deber incluir en la documentacin del examen a la informacin presupuestaria: Los problemas encontrados respecto al cumplimiento de los requerimientos ticos correspondientes, y cmo fueron resueltos. Las conclusiones sobre el cumplimiento de los requerimientos de independencia aplicables al examen a la informacin presupuestaria y las discusiones pertinentes de la firma que respaldan dichas conclusiones. Las conclusiones sobre la aceptacin y continuacin de las relaciones con los clientes y trabajos del examen a la informacin presupuestaria. La naturaleza y el alcance de las conclusiones resultantes de las consultas realizadas durante el curso del examen a la informacin presupuestaria. 66

El auditor deber establecer un proceso de supervisin diseado para proporcionar seguridad razonable de que las polticas y procedimientos relacionados con el sistema de control de calidad son pertinentes, adecuados y funcionan eficientemente.

El revisor de control de calidad del compromiso, deber documentar el trabajo a la informacin presupuestaria, sobre: Si se ha realizado la revisin de control calidad del examen a la informacin presupuestaria, de acuerdo con las polticas y procedimientos requeridos por la firma; El revisor de control de calidad del examen a la informacin presupuestaria ha culminado su revisin antes de la fecha del informe de auditora, y

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6. Beneficios de contar con un adecuado Sistema de Control de Calidad Adems de mantener el ejercicio del examen a la informacin presupuestaria, un buen sistema de control de calidad ofrece los siguientes beneficios: 6.1 Documentacin de polticas de control de calidad Cuando las polticas y procedimientos de control de calidad se formalizan, stas se llevan en cuestionarios, manuales, formatos, listas de verificacin y documentacin de papeles de trabajo. Este proceso permite una efectiva comunicacin con el personal del examen, as como tambin promueve el intercambio de ideas. 6.2 Herramienta de marketing persuasivo La participacin en las actividades relacionadas con Control de Calidad puede acrecentar la imagen y credibilidad del auditor ante el pblico. 6.3 Seguridad razonable sobre el producto del examen Se esperara una revisin externa como una confirmacin que su trabajo satisface las normas profesionales. Si, en cambio, su trabajo tiene deficiencias, debera aprovechar esta oportunidad para identificarlas y corregirlas. 6.4 Previsin de problemas potenciales Si el revisor del control de calidad observa situaciones problemticas de consideracin, stos debern ser atendidos antes que no se tenga oportunidad para corregirlos. 6.5 Herramienta de adiestramiento efectivo La lectura y utilizacin de los materiales de control de calidad da al personal auditor adiestramiento sobre su trabajo. Adems, puede encontrarse que la revisin de calidad ayuda eficazmente a crear mejores controles en los programas de entrenamiento de sus auditores. 67

El revisor no tiene conocimiento de ningn asunto no resuelto, que podra causar que el revisor considere que los principales criterios usados por el equipo del examen a la informacin presupuestaria y las conclusiones a las que se llegaron, no eran apropiados.

VI. Supervisin, seguimiento e implantacin de recomendaciones 1. Recomendaciones Las recomendaciones constituyen las medidas sugeridas al titular de la entidad examinada, orientadas a promover la superacin de las observaciones o hallazgos emergentes de la evaluacin de los estados financieros. Sern dirigidas los funcionarios pblicos que tengan competencia para disponer su aplicacin. Las recomendaciones en seguimiento deben ser comentadas al titular de la entidad y al responsable del rea auditada, antes de quedar plasmado en el informe del examen a la informacin presupuestaria. El informe debe contener recomendaciones constructivas que, fundamentadas en los hallazgos y conclusiones correspondientes, propicien la adopcin de correctivos que posibiliten mejorar significativamente la gestin y/o el desempeo de los funcionarios y servidores pblicos, con nfasis en el logro de los objetivos, metas y programas de la entidad auditada dentro de parmetros de economa, eficiencia y eficacia.

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Las recomendaciones deben estar encaminadas a superar las causas de los problemas observados, se referirn a acciones especficas y estarn dirigidas a quienes corresponde emprender esas acciones. Adems, es necesario que las medidas que se recomienden sean factibles de implantar y que su costo corresponda a los beneficios esperados. Las recomendaciones debern contener la descripcin de cursos de accin para optimizar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, sectoriales y nacionales. Al formular las recomendaciones se enfatizar en precisar las medidas necesarias para la accin correctiva, aplicando criterios de oportunidad, de acuerdo a la naturaleza de las observaciones. Se incluirn recomendaciones, para que se cumplan las leyes y reglamentos aplicables y se mejoren los controles internos cuando sean significativos los casos de incumplimiento y las deficiencias de control observadas. Tambin se debern incluir en ese rubro las recomendaciones significativas determinados exmenes a la informacin presupuestaria anteriores que no se hayan corregido y estn relacionadas con los objetivos del examen. 2. Supervisin, seguimiento e implantacin de recomendaciones El propsito fundamental del examen a la informacin presupuestaria consiste en contribuir a que las acciones correctivas y de mejora se lleven a cabo; por lo tanto, una vez establecidas las recomendaciones y observaciones, el auditor deber llevar un control de supervisin, seguimiento e implantacin de las medidas adoptadas, a fin de que se verifique su cumplimiento en los trminos y fechas establecidos. A travs de las auditoras de seguimiento, se verifica que con las acciones adoptadas se subsanen las anomalas y se evite su recurrencia. Con el fin de que el auditor pueda orientar sus seguimientos se recomienda: a) Comprometer al titular del rea auditada con la atencin de las recomendaciones. b) Promover que el rea auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones. 68

c) Establecer medidas correctivas con importes a recuperar y que de no subsanarse en los trminos y fechas acordadas puedan derivar en el financiamiento de responsabilidades civiles, penales o administrativas. d) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicacin de las recomendaciones. e) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicacin de las recomendaciones, con el objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias. f) Establecer sugerencias de tipo preventivo con la finalidad de evitar la recurrencia de las observaciones detectadas por la instancia fiscalizadora.

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Cuando a juicio del auditor no se hayan tomado las medidas sugeridas en asuntos que sean importantes para el logro de los objetivos o de la eficiencia en las operaciones de las reas auditadas, har constar este hecho en los informes que presente posteriormente a las autoridades competentes. Asimismo, se analizar la razonabilidad de las causas por las que no se cumplieron las recomendaciones formuladas. Se debern reprogramarse de comn acuerdo con el responsable del rea auditada, las fechas compromiso para implantar las recomendaciones, en los casos en que stas no se hayan adoptado o bien se atendieron parcialmente. Se deber documentar el seguimiento que manifiesta el avance en la atencin de irregularidades. Esto constata que las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones implantadas por el rea revisada, hayan sido aplicadas y permitieron la solucin de la problemtica o, en su caso, el avance en su solucin. Debiendo contener, adems de la identificacin del examen a la informacin presupuestaria, los siguientes datos: La recomendacin a la cual se da seguimiento. Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la problemtica planteada. El juicio u opinin del auditor para considerar solventada o no la irregularidad. En caso de no estar solventada la observacin, el replanteamiento que propone el auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventarla. La fecha compromiso en la que el rea auditada considera resolver las irregularidades. Nombre del titular del rea auditada y su firma. 3. Seguimiento de recomendaciones Considerar el siguiente formato para la supervisin, seguimiento e implementacin de recomendaciones: 69

Formato 10 Seguimiento de recomendaciones


Acciones planteadas por la entidad para su solucin. Fecha en la que se planea subsanar la observacin y/o recomendacin Nombre y Cargo del Responsable de la Entidad a cargo de estas acciones. Con su respectiva firma Considera el auditor que las observaciones y recomendaciones fueron subsanadas? Por qu? Replanteamient o que propone el auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventarla Fecha compromiso en la que el rea auditada considera resolver irregularidades. Nombre y Cargo del Responsable de la Entidad a cargo de estas acciones. Con su respectiva firma

Observacin y/o recomendaciones

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VII. Glosario Actividad Categora presupuestaria bsica que rene acciones que concurren en la operatividad y mantenimiento de los servicios pblicos o administrativos existentes. Representa la produccin de los bienes y servicios que la entidad pblica lleva a cabo de acuerdo con sus competencias, dentro de los procesos y tecnologas vigentes. Es permanente y continua en el tiempo. Responde a objetivos que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a travs de sus Componentes y Metas.

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Ao Fiscal Perodo en que se ejecuta el Presupuesto del Sector Pblico y que coincide con el ao calendario, es decir, se inicia el primero de enero y finaliza el treinta y uno de diciembre. Anulacin Presupuestaria Supresin total o parcial de los crditos presupuestarios de Actividades o Proyectos. Categora presupuestaria Comprende los elementos relacionados a la metodologa del presupuesto por programas denominados Programa, Subprograma, Actividad y Proyecto. Control presupuestario Seguimiento realizado por la Direccin General del Presupuesto Pblico de los niveles de ejecucin de egresos respecto a los crditos presupuestarios autorizados por la Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico y sus modificatorias. Ejecucin presupuestaria Etapa del proceso presupuestario en la que se perciben los ingresos y se atienden las obligaciones de gasto de conformidad con los crditos presupuestarios autorizados en los presupuestos. Ejercicio presupuestario Comprende el ao fiscal y el periodo de regularizacin. Estructura funcional programtica Muestra las lneas de accin que la entidad pblica desarrollar durante el ao fiscal para lograr los Objetivos Institucionales propuestos, a travs del cumplimiento de las Metas contempladas en el Presupuesto Institucional. Se compone de las categoras presupuestarias seleccionadas tcnicamente, de manera que permitan visualizar los propsitos por lograr durante el ao. Comprende las siguientes categoras: Funcin: Corresponde al nivel mximo de agregacin de las acciones del Estado, para el cumplimiento de los deberes primordiales constitucionalmente establecidos. La seleccin de las Funciones a las que sirve el accionar de una entidad pblica se fundamenta en su Misin y Propsitos Institucionales. Programa Funcional: Desagregado de la Funcin que sistematiza la actuacin estatal. A travs del Programa se expresan las polticas institucionales sobre las que se 71

determinan las lneas de accin que la entidad pblica desarrolla durante el ao fiscal. Comprende acciones interdependientes con la finalidad de alcanzar Objetivos Generales de acuerdo con los propsitos de la entidad pblica. Los Programas recogen los lineamientos de carcter sectorial e institucional, los que se establecen en funcin a los objetivos de poltica general del Gobierno. Los Programas deben servir de enlace entre el planeamiento estratgico y los respectivos presupuestos, debiendo mostrar la dimensin presupuestaria de los Objetivos Generales por alcanzar por la entidad pblica para el ao fiscal.

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Subprograma Funcional: Categora Presupuestaria que refleja acciones orientadas a alcanzar Objetivos Parciales. Es el desagregado del Programa. Su seleccin obedece a la especializacin que requiera la consecucin de los Objetivos Generales a que responde cada Programa determinado. El Subprograma muestra la gestin presupuestaria del Pliego a nivel de Objetivos Parciales. Evaluacin presupuestaria Fase del proceso presupuestario en la que se realiza la medicin de los resultados obtenidos y el anlisis de las variaciones fsicas y financieras observadas, con relacin a lo aprobado en los Presupuestos del Sector Pblico. Formulacin presupuestaria Fase del proceso presupuestario en la cual las entidades pblicas definen la Estructura Funcional Programtica de su Presupuesto Institucional consistente con los Objetivos Institucionales; seleccionan las Metas Presupuestarias propuestas durante la fase de programacin; y consignan las cadenas de gasto, los montos para comprometer gastos (crditos presupuestarios) y las respectivas fuentes de financiamiento. Gasto pblico Conjunto de erogaciones que se realizan en el mbito del Sector Pblico. Gestin presupuestaria Capacidad de las entidades pblicas para lograr sus Objetivos Institucionales, mediante el cumplimiento de las Metas Presupuestarias establecidas para un determinado ao fiscal, aplicando los criterios de eficiencia, eficacia y desempeo. Ingreso Pblico Expresin monetaria de los valores recibidos, causados o producidos por concepto de ingresos corrientes, venta de bienes y servicios, transferencias y otros, en el desarrollo de la actividad financiera, econmica y social de la entidad pblica. Inversin Pblica Toda erogacin de recursos de origen pblico destinada a crear, incrementar, mejorar o reponer las existencias de capital fsico de dominio pblico, con el objeto de ampliar la capacidad del pas para la prestacin de servicios y produccin de bienes. Meta presupuestaria o meta Expresin concreta y cuantificable que caracteriza el producto o productos finales de las Actividades y Proyectos establecidos para el ao fiscal. Se compone de cuatro elementos: 72

a. b. c. d.

Finalidad (objeto preciso de la Meta). Unidad de medida (magnitud que se utiliza para su medicin). Cantidad (nmero de unidades de medida que se espera alcanzar). Ubicacin geogrfica (mbito distrital donde se ha previsto la Meta).

La Meta Presupuestaria - dependiendo del objeto de anlisis- puede mostrar las siguientes variantes:

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Modificaciones presupuestarias Constituyen cambios en los crditos presupuestarios, tanto en su cuanta como en el nivel Institucional (crditos suplementarios y transferencias de partidas) y, en su caso, a nivel funcional programtico (habilitaciones y anulaciones). Las modificaciones presupuestarias pueden afectar la estructura funcional-programtica a consecuencia de la supresin o incorporacin de nuevas metas presupuestarias. Pliego presupuestario Toda entidad pblica que recibe un crdito presupuestario en la Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico. Presupuesto del sector pblico Constituidos por la Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico aprobada por el Congreso de la Repblica; los presupuestos de los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales aprobados en el marco de su autonoma constitucional; el presupuesto consolidado de las empresas sujetas al Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado (FONAFE); y el presupuesto de la seguridad social de salud (ESSALUD). Asimismo, comprende el presupuesto consolidado de las empresas municipales y los organismos pblicos descentralizados de los Gobiernos Regionales y Locales. Programacin presupuestaria de entidades Fase del proceso presupuestario en la cual las entidades pblicas determinan la escala de prioridades de los Objetivos Institucionales del ao fiscal; determinan la demanda global de gasto y las Metas Presupuestarias compatibles con sus Objetivos Institucionales y funciones; desarrollan los procesos para la estimacin de los fondos pblicos con el objeto de determinar el monto de la asignacin presupuestaria; y definen la estructura del financiamiento de la demanda global de gasto en funcin de la estimacin de los fondos pblicos. Proyecto Conjunto de intervenciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un producto final (Metas Presupuestarias), que concurre a la expansin de la accin del Gobierno. Representa la creacin, ampliacin, mejora, modernizacin y/o recuperacin de la capacidad de produccin de bienes y servicios, implicando la variacin sustancial o el 73

a. Meta Presupuestaria de Apertura: Meta Presupuestaria considerada en el Presupuesto Institucional de Apertura. b. Meta Presupuestaria Modificada: Meta Presupuestaria cuya determinacin es considerada durante un ao fiscal. Se incluye en este concepto a las Metas Presupuestarias de Apertura y las nuevas Metas que se agreguen durante el ao fiscal. c. Meta Presupuestaria Obtenida: Estado situacional de la Meta Presupuestaria en un momento dado.

cambio de procesos y/o tecnologa utilizada por la entidad pblica. Luego de su culminacin, generalmente se integra o da origen a una Actividad. Recursos pblicos Recursos del Estado inherentes a su accin y atributos que sirven para financiar los gastos de los presupuestos anuales y se clasifican a nivel de fuentes de financiamiento. Servicio de deuda

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Monto de obligaciones por concepto del capital o principal de un prstamo que se encuentra pendiente de pago, as como de los intereses, comisiones y otros derivados de la utilizacin del prstamo, que se debe cancelar peridicamente segn lo acordado en el respectivo Contrato de Prstamo. Transferencias de partidas Modificacin presupuestaria que puede efectuarse en el Nivel Institucional, es decir, constituye traslados de crditos presupuestarios entre Pliegos. Transferencias financieras entre Pliegos Presupuestarios Traspasos de fondos pblicos sin contraprestacin, para la ejecucin de Actividades y Proyectos de los Presupuestos Institucionales respectivos de los Pliegos de destino. Unidad ejecutora Constituye el nivel descentralizado u operativo en las entidades pblicas. Una Unidad Ejecutora cuenta con un nivel de desconcentracin administrativa que: Determina y recauda ingresos; contrae compromisos, devenga gastos y ordena pagos con arreglo a la legislacin aplicable; registra la informacin generada por las acciones y operaciones realizadas; informa sobre el avance y/o cumplimiento de metas; recibe y ejecuta desembolsos de operaciones de endeudamiento; y/o se encarga de emitir y/o colocar obligaciones de deuda. 74

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