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3. Alcance ................................................................................................................................... 5
IV. Informes .................................................................................................................................... 47 1. Generalidades ...................................................................................................................... 47 2. Formato y Contenido de los Informes del Examen a la Informacin Presupuestaria .......... 47 2.1 Informe Corto ................................................................................................................ 47 2.1.1 Dictamen del Examen a la Informacin Presupuestaria ...................................... 48 2.1.2 Estado de ejecucin de presupuesto de Ingresos y Gastos ............................... 51
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I.
Introduccin 1. Antecedentes El Examen a la Informacin Presupuestaria, constituye en s un examen de rendicin de cuentas, que se ubica en el proceso de la auditora a la Cuenta General de la Repblica que est explcita en la Constitucin Poltica del Per, cuyo Artculo 81 establece que corresponde a la Contralora General de la Repblica, preparar el Informe de Auditora de la Cuenta General de la Repblica.
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3. Alcance Auditora Interna, las Sociedades de Auditora designadas por la Contralora General de la Repblica y las unidades orgnicas de lnea de la Contralora General de la Repblica, deben cumplir las normas y los procedimientos mnimos del examen a la informacin presupuestaria que contempla la presente Gua, destacando que ello no limita ni restringe la aplicacin de procedimientos adicionales que a juicio del auditor y la naturaleza operativa de la entidad examinada, as lo exijan.
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II.
Planeamiento Las normas emitidas por la Contralora General de la Repblica, regulan el Examen a la Informacin Presupuestaria, que deben efectuar la Auditora Interna del Sector Pblico, as como las Sociedades de auditora independientes designadas y contratadas para tal fin. 1. Determinacin del Objetivo de Examen a la informacin presupuestaria La planificacin es la primera fase del proceso del Examen a la Informacin Presupuestaria y de su concepcin depender la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificacin debe considerar alternativas y seleccionar los mtodos ms apropiados para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe recaer en los miembros ms experimentados del grupo. Siendo el objetivo proveer seguridad razonable que la entidad cumple con las disposiciones establecidas en las leyes y regulaciones aplicables.
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Aspectos externos e internos que influyeron en los puntos a examinar. Directivas presupuestarias aplicables. Obtener informacin presupuestaria a travs del Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF. Presupuesto autorizado del ejercicio a revisar. Presupuesto del ejercicio anterior.
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La Gerencia de Administracin y Finanzas se encargar de consolidar la informacin y elaborar el Proyecto de Presupuesto de la Entidad, considerando la informacin presentada por cada uno de los Centros de Responsabilidad Presupuestal, la informacin econmico financiera y las directivas emitidas por MEF. De acuerdo a las actividades que se realizan en la Entidad, se han identificado los siguientes Presupuestos:
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a. Presupuesto de Ingresos
2. Reportes para Contadura Pblica de la Nacin (CPN) [Indicar los reportes enviados por la Entidad CPN] Etapa de Ejecucin Presupuestal La etapa de ejecucin es controlada por cada rea y supervisada por el rea de [rea encargada del presupuesto] y se debe procurar:
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Formato 2
Los asuntos en corchetes [ ] indican informacin a ser insertada. Los asuntos en parntesis ( ) sugieren redaccin alternativa. (Ejemplo de un Modelo de recorrido del ciclo presupuestal) [Nombre de la Entidad] [Fecha de revisin]
Ejemplos
(Solicitar sustento Objetivo 1: Establecer los lineamientos y criterios metodolgicos que permitan una [Indicar la actividad de control implementada por la documentario y/o electrnico adecuada asignacin de recursos, mediante los procesos de Programacin y Formulacin Entidad para cumplir con el Objetivo antes necesario, para validar la Presupuestal, garantizando que el presupuesto anual tenga afinidad con las funciones de mencioando] actividad de Control mencionada). (Solicitar sustento [Indicar la actividad de control implementada por la documentario y/o electrnico Entidad para cumplir con el Objetivo antes necesario, para validar la mencioando] actividad de Control mencionada). (Solicitar sustento [Indicar la actividad de control implementada por la documentario y/o electrnico Entidad para cumplir con el Objetivo antes necesario, para validar la mencioando] actividad de Control mencionada). (Solicitar sustento [Indicar la actividad de control implementada por la documentario y/o electrnico Entidad para cumplir con el Objetivo antes necesario, para validar la mencioando] actividad de Control mencionada).
Ejemplo 1
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Ejemplo 3
(Solicitar sustento [Indicar la actividad de control implementada por la documentario y/o electrnico Objetivo 5:Las modificaciones al presupuesto son aprobadas por los rganos autorizados. Entidad para cumplir con el Objetivo antes necesario, para validar la mencioando] actividad de Control mencionada).
Ejemplo 4
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Objetivos de control:
Objetivo 1: Establecer los lineamientos y criterios metodolgicos que permitan una adecuada asignacin de recursos, mediante los procesos de Programacin y Formulacin Presupuestal, garantizando que el presupuesto anual tenga afinidad con las funciones de
Actividad 1: Los Gerentes y Jefes de cada rea, son los responsables de la presentacin oportuna y completa de sus respectivos requerimientos para el Proyecto de Presupuesto de la Entidad. La Administracin se encargar de consolidar la informacin y elab
El da [poner fecha] a las 10 am, se tuvo una reunin con el Sr. [Indicar nombre] - [Indicar el rea] quien seal que cada rea elabora su presupuesto de acuerdo con los objetivos determinados en el Plan Operativo para el ejercicio, cada uno las reas p
Resultado
Conclusin
Efectivo o no Efectivo?
Conclusin Despus de realizar los procedimientos indicados se puede concluir que diseado y operando eficazmente.
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Objetivo 3: Lograr que el programa presupuestal se cumpla en los montos y perodos establecidos por cada rea de responsabilidad; considerando las normas y disposiciones vigentes.
Actividad 3: Los Gerentes administrativos de cada rea, son los responsables del control de la ejecucin presupuestal, preparan reportes y anlisis de desviaciones.
El da [Indicar fecha], se tuvo una reuni con [Indicar nombres] y comentaron que la ejecucin del presupuesto es controlada por cada rea y supervisada por el rea de [Mencionar rea encargada del presupuesto] y deben procurar realizarlo en un cargo de a
Se solicit los informes de seguimiento presupuestal que son enviados al MEF con periodicidad mensual y trimestral. Asimismo, solicitamos los informes de seguimiento presupuestal interno que es enviado a la Administracin y las replicas que se realizan t
Muestra seleccionada 1
Informe de Gestin Financiera y Presupuestaria al mes de noviembre 20XX Informe de Gestin Financiera y 2 Presupuestaria al mes de Enero 20XX
Mensual Mensual
Conclusin Despus de realizar los procedimientos indicados se puede concluir que diseado y operando eficazmente.
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Objetivos de control: Periodo de la Prueba Actividad de Control probada: Prueba de diseo del control:
Muestra seleccionada
Objetivo 4. Facilitar el manejo presupuestal interno de los diferentes centros de responsabilidad Presupuestal que comprende la organizacin, sin que ello signifique, modificar los montos aprobados por los rganos autorizados. Enero a Diciembre de 20XX Actividad 4: Los Gerentes administrativos de cada rea, son los responsables de los Movimientos Presupuestales Internos para ello se completa el formato "Movimiento Presupuestal Interno" en el cual se justifica el movimiento. El da [Indicar fecha], se tuvo una reunin con [Indicar nombres] encargados de la gestin presupuestal quienes comentaron el "Movimiento Presupuestal Interno" se realizan con el fin de cubrir actividades necesarias para el normal desarrollo de la Entidad
Resultado
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Conclusin Despus de realizar los procedimientos indicados se puede concluir que diseado y operando eficazmente.
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Formato 2 Ejemplo 4 [Nombre de la Entidad] [Fecha de revisin] Objetivos de control: Periodo de la Prueba Actividad de Control probada: Prueba de diseo del control:
Modificacin seleccionada
Actividad 5: Las modificaciones al presupuesto son aprobadas por [Indicar las personas autorizadas para la aprobacin] antes de ser enviado al MEF.
El da [Indicar fecha], se tuvo una reunin con [Indicar nombres] encargados de la gestin presupuestal quienes informaron que las reprogramaciones y modificaciones presupuestarias se efectuarn de acuerdo con lo normado en la Directiva que al respecto em
Se solicit la documentacin sustentatoria relacionada con la modificacin [Indicar nmero y/o fecha de la modificacin]. El resultado de la evaluacin se muestra en el siguiente cuadro:
Se realiz el envo final Se envi el Informe de de la modificacin del Modificacin? presupuesto al MEF?
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Efectivo o no Efectivo?
Conclusin Despus de realizar los procedimientos indicados se puede concluir que diseado y operando eficazmente.
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3. Estrategia y formulacin del plan y programa del examen a la informacin presupuestaria El planeamiento del examen a la informacin presupuestaria requiere de una evaluacin certera de la probabilidad de que existan errores de importancia en el Examen a la Informacin Presupuestaria, por lo que se hace necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas significativos.
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La identificacin de dicho marco debe llevarse a cabo, con el fin de definir las implicancias legales que se derivan de las situaciones o actos que sern materia del examen, debindose solicitar el apoyo del rea legal correspondiente. 5. Procedimientos del examen a la informacin presupuestaria Con la finalidad de determinar la utilizacin adecuada de los recursos presupuestarios asignados, se ejecutarn los siguientes procedimientos del examen a la informacin presupuestaria por los rubros correspondientes: 5.1 Procedimientos de Ingresos
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o Programacin de la ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos. o Establecimiento de lmites mximos de gasto, analizar su interrelacin con la programacin anual de caja y de los proyectos de inversin. o Adecuada aplicacin presupuestaria. o Adecuado establecimiento de compromisos: por los procesos de contratacin pblica, adquisiciones, arrendamientos, remuneraciones, viticos, etc.
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En caso de duda, es conveniente que el auditor recurra a otros niveles de decisin para obtener una apropiada explicacin sobre lo que desea lograrse. El auditor debe identificar las caractersticas especficas del asunto o actividad por examinar y las particularidades del ambiente en que ocurrieron los hechos. La identificacin del perodo a examinar y la profundidad del trabajo a ejecutar son factores importantes para establecer el alcance del examen, en funcin al asunto por evaluar.
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6.5 Normatividad aplicable - Criterios del examen Dentro de este marco normativo, el alcance del examen comprender la informacin presupuestaria requerida a las entidades por la Direccin General de Contabilidad Pblica, para la formulacin de la Cuenta General de la Repblica en cada ejercicio. Para identificar los controles presupuestarios y para disear procedimientos del examen relacionados con las restricciones presupuestarias establecidas por ley, el auditor debe considerar para el perodo materia del examen la siguiente informacin:
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6.8 Presupuesto de tiempo Se deber detallar el presupuesto del total de horas incurridas en la Examen a la Informacin Presupuestaria, considerando las horas por cada persona en las diferentes etapas de la Examen a la Informacin Presupuestaria.
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III.
Ejecucin Con el desarrollo de los programas del examen a la informacin presupuestaria se inicia la fase ejecucin del Examen a la Informacin Presupuestaria, cuyo propsito es obtener la evidencia suficiente, competente y relevante, en relacin a los asuntos o hechos evaluados. Para mayor entendimiento de los trminos descritos en el presente manual ver el captulo VII Glosario. A continuacin las partes en la ejecucin del examen a la informacin presupuestaria: 1. Evaluacin de Control Interno
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Formato 03 Cuestionario de Control Interno Pregunta Ambiente de Control 1. El rea de Presupuesto cuenta con los siguientes instrumentos de gestin?: a) Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) b) Manual de Organizacin y Funciones (MOF) c) Plan Operativo Institucional d) Organigramas, debidamente aprobados e) Manual de Procedimientos o directivas internas que permita la sistematizacin de sus labores. SI NO N/A
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por parte del funcionario autorizado para ello? 13. Se ha establecido por escrito el nivel del funcionario que autoriza y suscribe la informacin que se emite? 14. Existen procedimientos de verificacin de la informacin que ingresa al sistema?
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15. Los reportes son validados por la Jefatura del rea que registra la informacin de la ejecucin presupuestaria?
Formulacin Presupuestaria 29. Se han determinado los objetivos y metas presupuestarias en funcin a los Planes Institucionales, Planes Operativos, Planes Estratgicos y del Sector? 30. Se han priorizado las metas comprendidas dentro del gasto social?
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31. Se han priorizado las metas comprendidas dentro de la mejora del desarrollo y gestin de la entidad?
43. Las Resoluciones de aprobacin del Presupuesto Institucional han sido remitidas a los organismos pertinentes, dentro de los plazos establecidos? Ejecucin Presupuestaria 44. Se ha efectuado la programacin de ingresos y gastos por cada fuente de financiamiento? 45. La programacin de ingresos y gastos est registrada en SIAF?
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base de valorizaciones, adelantos y otros, que prevea ejecutar en el perodo? 59. Se han realizado Pago por Extras? 60. Se han efectuado por concepto de bonificaciones productividad u otros?
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75. El rea de Presupuesto, cuenta con copia de los formatos de Cierre y acta de Conciliacin Presupuestal? Control Presupuestario 76. El rea de Presupuesto verifica que la ejecucin de ingresos y egresos guarde relacin con los Calendarios de Compromisos mensuales autorizados? 77. El rea de Presupuesto verifica el cumplimiento de metas respecto a la ejecucin presupuestaria?
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cumplimiento de los objetivos y metas como resultado de la aplicacin de los indicadores presupuestarios segn los parmetros establecidos? 87. La etapa de determinacin de medidas correctivas y sugerencias contienen las soluciones tcnicas pertinentes y/o correctivos necesarios para superar las deficiencias observadas en el perodo evaluado? 88. El informe final de evaluacin Semestral y/o Anual consta de las cinco (5) partes establecidas?
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Si del resultado de la evaluacin de los mecanismos de control interno, el equipo de trabajo considera que se debe reajustar la muestra del examen, el objetivo, el alcance as como la aplicacin de las pruebas sustantivas y de control, lo someter a consideracin del supervisor de la auditora y el titular de la entidad, quienes podrn incorporar nuevas actividades o sustituir las programadas, de acuerdo con los resultados de dicha evaluacin que le han sido presentados. Igualmente podrn reajustar los lapsos establecidos para el trabajo de campo, de ser el caso.
Procedimientos OBJETIVO N 1: Estudiar y evaluar la estructura de control interno del rea de Presupuesto, como parte del examen practicada al Marco y Ejecucin Presupuestaria, con el objeto de formarse una opinin sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de examen para definir la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas del examen a la informacin presupuestaria. 1.
Hecho por
Fecha
REF P/T
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aplicados en el proceso presupuestario. 9. Obtenga un entendimiento del ambiente SIC (Sistema de informacin computarizada) mediante indagacin, observacin e inspeccin de documentos. 10. Obtenga un entendimiento de los controles generales del SIC, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 10.1 Prevencin de cambios no autorizados a los programas. 10.2 Acceso de slo el personal autorizado. 10.3 Datos que se procesan y/o modifican solamente por medio de programas apropiados. 10.4 Los programas nuevos y que se hayan modificado se actualizan, se prueban y se documentan.
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Ejecucin Institucional de Ingresos Ejecucin Institucional de Gasto por Fuente de Financiamiento Evaluacin Institucional
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18. Con la informacin obtenida elabore la cdula del Marco Legal del Presupuesto por Fuente de Financiamiento, partidas de Ingreso, Categora de Gasto y Grupo Genrico de Gasto.
28. Verifique si el rea de Presupuesto cumpli con efectuar el proceso de cierre y conciliacin presupuestal, conforme a las directivas emitidas para tal efecto. 29. Con la documentacin sustentatoria de los gastos, verifique que la naturaleza de los mismos, est en relacin directa con los Grupos Genricos contenidos en el Clasificador de Gastos. 30. Realizar comparacin y anlisis de la informacin presupuestaria y financiera emitida por la entidad, en aspectos que reflejen el flujo de ingresos y gastos durante el ejercicio, tales como: Ingresos del ejercicio Vs. Captacin Gastos de Personal Vs. Planilla Gastos de Inversiones y Otros Gastos de Capital Vs. Variacin Patrimonial Detecte las diferencias y determine la explicacin a las mismas. 31. Verifique la correcta afectacin y aplicacin de los siguientes gastos: a) Gastos Variables y Ocasionales b) Viticos y asignaciones c) Alimentos de personas d) Subvenciones Sociales e) Subvenciones Econmicas f) Gastos de Ejercicios anteriores g) Rgimen de Ejecucin Especial
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37. Verifique si la entidad registra en el SIAF todos los ingresos y gastos efectuados por las diversas fuentes de financiamiento. 38. Verifique si se actualizan los ingresos en su fase de recaudacin. 39. Verifique si los registros del SIAF son de orden correlativo y si se registran todas las fuentes de financiamiento. 40. Verifique si la ejecucin de los compromisos informados al MEF, coinciden con la ejecucin del gasto del mes registrado en el SIAF.
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48. Solicite el reporte Evaluacin Institucional Financiera y verifique si en la ejecucin presupuestaria de los egresos se han relacionado los compromisos efectuados respecto del monto de los egresos previstos en el PIA, as como con el PIM a nivel de actividad, proyecto, categora del gasto y grupo genrico de gasto que sustenta el indicador de eficacia de los gastos.
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49. Verifique si en la determinacin de las metas obtenidas, se ha aplicado el indicador de eficacia que relacionan las metas presupuestarias obtenidas con las metas presupuestarias de apertura y modificadas a nivel de actividad y proyecto respeto al PIA y al PIM, para lo cual podr solicitar el reporte Evaluacin Institucional Fsica, del Software del Proceso Presupuestario.
observadas en la etapa de Determinacin de Medidas Correctivas y Sugerencias se han aplicado considerando el grado de realismo de las metas presupuestarias y de los gastos estimados para el cumplimiento de metas. 58. Para el caso de las Empresas y Entidades del Estado verifique si han cumplido con remitir trimestralmente Estado de Ganancias y Prdidas, Presupuesto de Egresos, Flujo de Caja y el resumen ejecutivo de relevantes al FONAFE. FONAFE, el Balance, Ingresos y los hechos
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3. Obtencin y valoracin de evidencia El alcance de tales procedimientos debe estar basado en los resultados del planeamiento y las decisiones en torno a la suficiencia, competencia y pertinencia de la evidencia requerida para sustentar el informe. Entre los procedimientos del examen a la informacin presupuestaria ms utilizados en los exmenes especiales figuran: 3.1 Declaraciones de funcionarios
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3.3 Inspecciones fsicas La inspeccin fsica es empleada por el auditor para cerciorarse mediante percepcin sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia de un activo o bien en poder de una entidad. El arqueo de efectivo y/o valores y el inventario de bienes en almacn y/o de activo fijo, constituyen la aplicacin prctica de esta tcnica. 3.4 Revisin documentara
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Analizar la fluctuacin de los ingresos, as como el proceso de determinacin. Verificar los procedimientos de estimacin empleados. Analizar los informes peridicos emitidos, respecto al comportamiento de los ingresos.
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Por otro lado, todos los documentos recopilados y preparados durante el examen debern ser organizados en los archivos corrientes y permanentes respectivos a fin de facilitar su acceso a la informacin contenida en dichos documentos. Dichos archivos deben estar divididos en secciones basadas en agrupamientos lgicos. Es importante, al finalizar un examen a la informacin presupuestaria, contar con una documentacin resumen cuyo contenido puede ser el siguiente: Estados presupuestarios e informe de auditora. Contratos o acuerdos especficos importantes. Resumen de temas significativos.
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Los cambios a la programacin inicial estn plenamente identificados y autorizados. Estn plenamente identificadas las causas y los efectos de las condiciones observadas. Tratndose de hallazgos negativos, el auditor debe desarrollar recomendaciones, sealando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en cuenta su anlisis de las causas y efectos en las condiciones identificadas. A este respecto, debe tener en cuenta: La factibilidad y costo de adoptar la recomendacin (relacin beneficio).
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Titulo del informe ("Tipo de Proceso" a "Nombre de la entidad", Periodo de "Fecha" a "Fecha"
Orden de Servicio:
Fecha de A partir del 6 de abril de 2011: ocurrencia de los De realizacin Inmediata: hechos Inicio: DIA MES AO observados:
n
ADMINISTRATIVA CGR Entidad
Ingraccion Grave
Ingraccion Leve
CONDICION / CRITERIO / EFECTO / CAUSA (Segn NAGU 3.60 y MAGU Seccin 560730)
Nombre y Cargo
Condicin:
Criterio:
Efecto:
Causa (cuando haya podido se determinada a la fecha de elaboracin de la Matriz. NAGU 3.60):
Notas de Supervisor:
Documento Aprobado:
SI
NO
Fecha:
a)
b)
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CIVIL
Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con los funcionarios y empleados de la entidad tendente a dilucidar las condiciones negativas determinadas, antes de concluir esta fase el auditor debe comunicar los hallazgos por escrito, guardando las formalidades necesarias para otorgar el derecho de ejercer su legtima defensa a los funcionarios y empleados comprendidos en las observaciones, incluyendo an a aquellos que ya no laboran en la entidad.
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Para comunicar las hallazgos debe evaluarse apropiadamente su materialidad y sealarse un plazo perentorio a los funcionarios o empleados de la entidad involucrados en las observaciones para la recepcin de descargos documentados, de conformidad con las normas establecidas para tal efecto. Los descargos presentados deben ser debidamente evaluados, ponindose nfasis en los juicios formulados y en la documentacin alcanzada no vista durante el examen. La no presentacin de descargos debe revelarse en la parte pertinente del informe.
FORMATO 06 Ejecucin presupuestal del Balance General Los asuntos en corchetes [ ] indican informacin a ser insertada. Los asuntos en parntesis ( ) sugieren redaccin alternativa. (Ejemplo de un Modelo de recorrido del ciclo presupuestal) [Nombre de la Entidad] [Fecha de revisin] Trabajo realizado:
1.- Solicitar al [Indicar el responsable del presupuesto] la Ejecucin del Presupuesto al 31.12.XX de [Nombre de la Entidad] 2.- Se verifica las principales variaciones en el Balance General presupuestado que se han producido entre lo ejecutado y lo presupuestado a diciembre 20XX. 3. Realizar la explicacin correspondiente. Rubro Presupuesto Anual [Fecha de Revisin] [A] Presupuesto al Mes de Diciembre [1] Ejecucin al Mes de Diciembre [2]
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Efectivo y Equivalente de Efectivo Cuentas por Cobrar Comerciales (Neto) Otras Cuentas por Cobrar (Neto) Existencias (Neto) Gastos Diferidos TOTAL ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE Inversiones Financieras Otras Cuentas por Cobrar Inmuebles, Maquinaria y Equipo (Neto) Activos Intangibles (Neto) Activo por Impto. A la Renta y Participaciones Diferidos TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE TOTAL ACTIVO Cuentas de Orden PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO CORRIENTE Obligaciones Financieras Cuentas por Pagar Comerciales Impuesto a la Renta y Participaciones Corrientes Otras Cuentas por Pagar Provisiones TOTAL PASIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE Obligaciones Financieras Otras Cuentas por Pagar Provisiones TOTAL PASIVO NO CORRIENTE TOTAL PASIVO PATRIMONIO NETO Capital Capital Adicional Reservas Legales Resultados Acumulados TOTAL PATRIMONIO NETO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO Cuentas de Orden Letras [A] [B] [C] [D] [E]
n
Eficacia (1.00) 1.09 0.71 0.97 0.40 1.28 0.86 1.00 1.42 1.01 1.02 1.03 1.02 1.00 [C] [D] [E] -2.97 1.12 0.56 1.37 0.53 0.06 1.99 1.02 0.86 1.35 0.99 1.00 1.01 1.00 1.07 1.02 1.00 [F] [F] [G] [H]
Cotejado con presupuesto anual 20XX de [Nombre de la Entidad]. Es conforme. Cotejado con el Informe de Gestin Financiera y Presupuestaria de [Nombre de la Entidad] al mes de diciembre del 20XX. Es conforme. El saldo de cuentas por cobrar se incrementa respecto a lo prespuestado debido a un desfase en la cobranza de ventas [Indicar el bien o servicio si aplicara] Observamos que las existencias muestran una ejecucin del 160% mayor a lo presupuestado, ello debido a que la entidad tiene registrado como existencias por recibir trabajo en curso relacionados a Activos fijos por S/.5,168 relacionados al sistema de reeml El activo S/.5,707 es menor a los proyectado en 0.3%, debido bsicamente al mayor saldo en cuentas por cobrar comerciales del Activo corriente (por desfase en las cobranzas de ventas del periodo) y el menor saldo en IME (por desfase en las inversiones es
Las obligaciones financieras no se encuentran clasificadas adecuadamente, lo que genera distorcion el presupuesto.[Indicar la clasificacin correcta que sustente el porqu de la variacin y referenciar papel de trabajo dnde se valid esta explicacin]. El pasivo es S/.1,158 es mayor en 1.3% debido principalmente a mayores provisiones e Impuesto a la Renta y Participaciones corrientes resultantes del ejercicio. [Referenciar papel de trabajo dnde se valid esta explicacin]. El Patrimonio S/.20,240 es menor en 2,4% por menor resultado neto (utilidad) del ejercicio.
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FORMATO 06
Trabajo realizado: 1.- Solicitar al [Indicar el responsable del presupuesto] la Ejecucin del Presupuesto al 31.12.XX de [Nombre de la Entidad] 2.- Se verific las variaciones en el Estado de Ganancias y Perdidas presupuestado que se han producido entre lo ejecutado y lo presupuestado a diciembre 20XX. Se realiz la explicacin correspondiente. 3. Establecer las principales variaciones y comentar al respecto. Rubro Presupuesto Anual 20X9 [A] Presupuesto al Mes de Diciembre [1] Ejecucin al Mes de Diciembre [2] Variacin entre lo ejecutado y S/.0 % [1] - [2]
n
Eficacia (1.00) 99.4% 106.5% 100.2% 100.4% 100.4% 99.8% 91.5% 88.2% 108.4% 125.2% 99.3% 120.0% 102.1%
INGRESOS OPERACIONALES Ventas Netas (Ingresos Operacionales) Otros Ingresos Operacionales TOTAL INGRESOS BRUTOS Costo de Ventas (Operacionales) Otros Costos Operacionales TOTAL COSTOS OPERACIONALES UTILIDAD BRUTA Gastos de Ventas Gastos de Administracin Ganancia (Prdida) por Venta de Activos Otros Ingresos Otros Gastos UTILIDAD OPERATIVA Ingresos Financieros Gastos Financieros Participacin en los Result. de Partes Relacionad.Por Metod. Participacin Ganancias (Prdida) por Instrumentos Financieros Derivados RESULTADO ANTES DE PARTICIPAC.Y DEL IMPTO.RENTA Participaciones de los Trabajadores Impuesto a la Renta UTILIDAD (PERDIDA) NETA DE ACTIVIDADES CONTINUAS Ingresos (Gasto) Neto de Operaciones en Discontinuacin UTILIDAD (PERDIDA) NETA DEL EJERCICIO Depreciacin: Amortizacin: Letras [A] [B] [C] [D] [E] [F] [G]
100.6% 93.5% 99.8% 99.6% [C] 99.6% 100.2% 108.5% 111.8% 91.6% 74.8% 100.7% 80.0% 97.9% [D] [D] [E] [F] [F]
Cotejado con presupuesto anual 20XX de [Nombre de la Entidad]. Es conforme. Cotejado con el Informe de Gestin Financiera y Presupuestaria de [Nombre de la Entidad] al mes de diciembre del 20XX. Es conforme. El costo de ventas presenta una mayor ejecucin en 0.4% de lo presupuestado, principalmente por mayor compra de de bienes y servicios [Indicar aqu que tipo de bienes y servicios se han adquirido que justifique la mayor ejecucin y referenciar con el pape Los otros Ingresos (gastos), muestran un valor neto menor que lo proyectado, debido bsicamente a mayor ejecucin en Otros Egresos, por mayores contingencias. [Referenciar papel de trabajo dnde se valid esta explicacin]. La Utilidad operativa de S/.424 fue menor en 0.7% respecto a lo presupuestado, debido bsicamente al menor resultado neto en otros ingresos (gastos). [Referenciar papel de trabajo dnde se valid esta explicacin]. Los otros ingresos (gastos) financieros, registran un mayor resultado neto a lo programado, bsicamente por mayores ingresos financieros en diferencia en cambio (por obligaciones en moneda extranjera). [Referenciar papel de trabajo dnde se valid esta ex La utilidad neta del ejerccio fue menor en 6.6%, explicada principalmente por el mayor resultante en participaciones e impuesto a la renta anual a presupuestada. [Referenciar papel de trabajo dnde se valid esta explicacin] Cargo Firma Fecha
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IV. Informes 1. Generalidades El informe representa el producto final del trabajo del auditor y en l se presentan sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas en juicios fundamentados como consecuencia del anlisis de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin. En esta fase el auditor comunica a los funcionarios de la entidad objeto del examen, los resultados obtenidos presentados como deficiencias significativas y las recomendaciones para promover mejoras en la ejecucin de las operaciones, a fin que la administracin adopte medidas correctivas y evite su ocurrencia en el futuro. La estructura del Informe del Examen a la Informacin Presupuestaria es la siguiente:
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La estructura del Informe corto es la siguiente: I. Dictamen de los auditores independientes II. Informacin del presupuesto al 31 de diciembre de 20XX Estado de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos (Formato EP-1) Estado de Fuentes y Uso de Fondos (Formato EP-2)
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examen a la informacin presupuestaria lleva la fecha en que se concluy el trabajo de campo. La fecha de emisin del informe es colocada en la parte superior derecha de la hoja que contiene el informe, an cuando tambin se puede colocar en la parte inferior izquierda. Ver Formato 07 Modelo de dictamen del Examen a la Informacin Presupuestaria para la cuenta General de la Repblica. Para ver modelos de dictamen adicionales no contemplados en esta gua, se puede tomar como referencia los modelos del Pronunciamiento N3 El dictamen del auditor independiente del Colegio de Contadores Pblicos de Lima y la NIA 700 Y 705.
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Formato 07 Modelo de dictamen del Examen a la Informacin Presupuestaria para la cuenta General de la Repblica Al Titular de la Entidad:
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Hemos examinado el estado de ejecucin del presupuesto de ingresos y gastos de [Nombre de la Entidad], que comprende los anexos emitidos en el marco de la ejecucin presupuestaria y las notas explicativas por el terminado el [indicar el ao que se examina]. La preparacin de dicho estado de ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos es responsabilidad de la Gerencia de [Nombre de la Entidad]. Nuestra responsabilidad es emitir una opinin sobre el estado presupuestario del [Nombre de la Entidad].
3.1.2 Estado de ejecucin de presupuesto de Ingresos y Gastos En esta parte del informe se colocar el Estado de ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos validado por la sociedad auditora requerimientos exigidos por la Contralora General de la Repblica. Para efectos de reporte el auditor deber emitir el siguiente reporte adicional al estado de ejecucin de presupuesto de Ingresos y Gastos, ver el siguiente Formato 08 Resultado del Examen al Examen a la Informacin Presupuestaria.
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Formato 08 Resultado del Examen al Examen a la Informacin Presupuestaria NOMBRE DE LA ENTIDAD: MBITO PRESUPUESTARIO:............................. PRESUPUESTARIO:....................... CDIGO
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3.1.3 Notas al estado de ejecucin de presupuesto de Ingresos y Gastos En esta parte del informe se colocar las notas al Estado de ejecucin de Presupuesto para facilitar su interpretacin. Las Notas pueden presentarse en forma narrativa, y compiladas de acuerdo a la descripcin establecida para cada nota. Las Notas deben ser claramente referenciadas en los rubros o conceptos a los cuales estn vinculados. 3.2 Informe largo
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GASTOS DE CAPITAL 1) Inversiones 2) Gastos de Capital 3) Otros Gastos de Capital II. Observaciones III. Conclusiones IV. Recomendaciones V. Anexos
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Formato 09 Sntesis Gerencial Al Accionista y a los Directores de [Nombre de la Entidad] o Titular de [Nombre de la Entidad] El presente documento contiene el resumen ejecutivo de los resultados del examen efectuado en [Nombre de la Entidad], por el ao terminado el 31 de diciembre de 20X1.
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Formato 09 (Continuacin) Marco Legal de la Informacin Presupuestaria Los estados presupuestarios se preparan y presentan de acuerdo con la Directiva N [Indicar nmero de directiva] referida a la [Indicar nombre de directiva, por ejemplo: Preparacin y presentacin de informacin financiera, presupuestaria, complementaria y de metas de inversin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica por las Empresas y Entidades del Estado], aprobada por
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Formato 09 (Continuacin) Firmas Hemos efectuado el control de calidad del informe previo a su aprobacin. Este informe es firmado por el supervisor y el jefe de equipo responsables de la auditora. Este informe ha sido preparado solamente para informacin y uso del Directorio de [Nombre de la
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3.2.2 Introduccin al informe La introduccin del informe proporciona al usuario de ste datos importantes relativos a la entidad bajo examen, los que brindan una base apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje que comunica dicho documento. En su contenido se incluyen: Origen del examen
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3.2.4 Conclusiones Las conclusiones del examen en su conjunto, debern considerar que todo el trabajo planificado haya sido completado, el alcance del examen planificado ha sido revaluado y modificado si las circunstancias as lo exigiere, las conclusiones referidas a los componentes individuales estn debidamente respaldadas, el estado de ejecucin presupuestaria est presentado de acuerdo a la normatividad vigente y refleja apropiadamente los efectos de cualquier hecho significativo posterior y cumplen con los requerimientos exigidos por la Contralora General de la Repblica.
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Este documento debe llevar en la parte visible de cada una de sus pginas un sello o impresin equivalente con la identificacin: "BORRADOR DEL INFORME". El borrador del informe del examen, redactado por el Jefe del equipo del examen y revisado por el supervisor asignado debe ser sometido a consideracin del nivel gerencial correspondiente para su aprobacin y posterior envo a la entidad auditada. 4. Comunicacin del Informe final del examen a la informacin presupuestaria Concluido el procesamiento del informe, este es elevado sucesivamente al nivel gerencial correspondiente y al Despacho del Contralor General para su aprobacin final y remisin a los funcionarios de la entidad auditada responsables de adoptar acciones correctivas, respecto a sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, a las dems personas autorizadas para recibir los informes.
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V.
Control de Calidad 1. Autoridad La Contralora General de la Repblica, las Auditoras Internas conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditora designadas, deben establecer y mantener un adecuado sistema interno de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable de que el Examen a la Informacin Presupuestaria se ejecuta en concordancia con los objetivos, polticas, normas y procedimientos correspondientes.
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3. Tipos de Control de Calidad 3.1 Control de calidad interno Est relacionado con las funciones de revisin realizadas por profesionales independientes de las unidades operativas a cargo de la ejecucin del examen. Las revisiones internas de control de calidad deben efectuarse sobre la metodologa diseada e incluida en el correspondiente manual del Examen a la Informacin Presupuestaria. Las funciones de control de calidad pueden ser realizadas por:
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cuando sea necesario, sobre indicios de incumplimiento de los requerimientos ticos pertinentes por parte de los miembros del equipo de examen a la informacin presupuestaria. Si el supervisor del examen a la informacin presupuestaria toma conocimiento a travs del sistema de control de calidad, o de otra manera, sobre indicios de que los miembros del equipo del examen a la informacin presupuestaria no han cumplido con los requerimientos ticos, el supervisor del examen a la informacin presupuestaria, en consulta con otros miembros del auditor, determinar la accin correspondiente. Los documentos del Sistema de Control de Calidad deben cumplir con los siguientes requerimientos ticos: Integridad
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Comunicar a la administracin del cliente la identidad y la funcin del supervisor del compromiso. Asignar la responsabilidad claramente definida al supervisor del compromiso. El supervisor del examen a la informacin presupuestaria deber cerciorarse que el equipo de examen a la informacin presupuestaria, y cualquier experto en auditora que no forme parte del equipo del examen a la informacin presupuestaria, tengan colectivamente las competencias y capacidades, para: Ejecutar el examen a la informacin presupuestaria de conformidad con las normas profesionales y los requerimientos legales y regulatorios aplicables, y Permitir que el informe del examen que se emitir, sea apropiado en las circunstancias.
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El personal que realiza el trabajo deber informar los resultados y las recomendaciones del examen al supervisor responsable. El supervisor del examen a la informacin presupuestaria deber asumir la responsabilidad por: La direccin, supervisin y ejecucin del examen a la informacin presupuestaria, el cumplimiento de las normas profesionales y los requerimientos legales y regulatorios aplicables, y El informe del examen sea adecuado en las circunstancias.
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Si surgen diferencias de opinin entre el equipo de compromiso y la parte consultada o, si ocurriera, entre el supervisor del examen a la informacin presupuestaria y el revisor de control de calidad del examen a la informacin presupuestaria, el equipo del examen a la informacin presupuestaria deber aplicar las polticas y procedimientos del auditor, para abordar y resolver tales diferencias de opinin. 4.5 Supervisin
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El auditor deber establecer un proceso de supervisin diseado para proporcionar seguridad razonable de que las polticas y procedimientos relacionados con el sistema de control de calidad son pertinentes, adecuados y funcionan eficientemente.
El revisor de control de calidad del compromiso, deber documentar el trabajo a la informacin presupuestaria, sobre: Si se ha realizado la revisin de control calidad del examen a la informacin presupuestaria, de acuerdo con las polticas y procedimientos requeridos por la firma; El revisor de control de calidad del examen a la informacin presupuestaria ha culminado su revisin antes de la fecha del informe de auditora, y
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El revisor no tiene conocimiento de ningn asunto no resuelto, que podra causar que el revisor considere que los principales criterios usados por el equipo del examen a la informacin presupuestaria y las conclusiones a las que se llegaron, no eran apropiados.
VI. Supervisin, seguimiento e implantacin de recomendaciones 1. Recomendaciones Las recomendaciones constituyen las medidas sugeridas al titular de la entidad examinada, orientadas a promover la superacin de las observaciones o hallazgos emergentes de la evaluacin de los estados financieros. Sern dirigidas los funcionarios pblicos que tengan competencia para disponer su aplicacin. Las recomendaciones en seguimiento deben ser comentadas al titular de la entidad y al responsable del rea auditada, antes de quedar plasmado en el informe del examen a la informacin presupuestaria. El informe debe contener recomendaciones constructivas que, fundamentadas en los hallazgos y conclusiones correspondientes, propicien la adopcin de correctivos que posibiliten mejorar significativamente la gestin y/o el desempeo de los funcionarios y servidores pblicos, con nfasis en el logro de los objetivos, metas y programas de la entidad auditada dentro de parmetros de economa, eficiencia y eficacia.
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c) Establecer medidas correctivas con importes a recuperar y que de no subsanarse en los trminos y fechas acordadas puedan derivar en el financiamiento de responsabilidades civiles, penales o administrativas. d) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicacin de las recomendaciones. e) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicacin de las recomendaciones, con el objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias. f) Establecer sugerencias de tipo preventivo con la finalidad de evitar la recurrencia de las observaciones detectadas por la instancia fiscalizadora.
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VII. Glosario Actividad Categora presupuestaria bsica que rene acciones que concurren en la operatividad y mantenimiento de los servicios pblicos o administrativos existentes. Representa la produccin de los bienes y servicios que la entidad pblica lleva a cabo de acuerdo con sus competencias, dentro de los procesos y tecnologas vigentes. Es permanente y continua en el tiempo. Responde a objetivos que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a travs de sus Componentes y Metas.
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determinan las lneas de accin que la entidad pblica desarrolla durante el ao fiscal. Comprende acciones interdependientes con la finalidad de alcanzar Objetivos Generales de acuerdo con los propsitos de la entidad pblica. Los Programas recogen los lineamientos de carcter sectorial e institucional, los que se establecen en funcin a los objetivos de poltica general del Gobierno. Los Programas deben servir de enlace entre el planeamiento estratgico y los respectivos presupuestos, debiendo mostrar la dimensin presupuestaria de los Objetivos Generales por alcanzar por la entidad pblica para el ao fiscal.
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Finalidad (objeto preciso de la Meta). Unidad de medida (magnitud que se utiliza para su medicin). Cantidad (nmero de unidades de medida que se espera alcanzar). Ubicacin geogrfica (mbito distrital donde se ha previsto la Meta).
La Meta Presupuestaria - dependiendo del objeto de anlisis- puede mostrar las siguientes variantes:
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a. Meta Presupuestaria de Apertura: Meta Presupuestaria considerada en el Presupuesto Institucional de Apertura. b. Meta Presupuestaria Modificada: Meta Presupuestaria cuya determinacin es considerada durante un ao fiscal. Se incluye en este concepto a las Metas Presupuestarias de Apertura y las nuevas Metas que se agreguen durante el ao fiscal. c. Meta Presupuestaria Obtenida: Estado situacional de la Meta Presupuestaria en un momento dado.
cambio de procesos y/o tecnologa utilizada por la entidad pblica. Luego de su culminacin, generalmente se integra o da origen a una Actividad. Recursos pblicos Recursos del Estado inherentes a su accin y atributos que sirven para financiar los gastos de los presupuestos anuales y se clasifican a nivel de fuentes de financiamiento. Servicio de deuda
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