TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS

Unidad Didáctica Nº 7

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS

Unidad Didáctica Nº 7 Actos protocolarios más habituales

Formación Sin Barreras

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TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 I Inauguraciones II Primer acto de un edificio: el acto de la primera piedra III Acto de entrega de premios IV Acto de firma de convenios V Protocolo a seguir en las visitas a las instituciones oficiales VI Acto de visita a las obras VII Bibliografía Recomendada Formación Sin Barreras Pág. 2/16 .

vino español. si procede. Despedida de las autoridades y de los invitados. Algunas veces. cortésmente. en autoridades y representantes públicos y con lo que el anfitrión consigue realzar más su acto. No siempre inauguración se refiere a la apertura de una instalación tras un proceso de obra.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 En esta unidad veremos la organización y el protocolo de los actos más habituales que suelen desarrollar las entidades. y en algunos casos de otros representantes de instituciones colaboradoras. Firma en el libro de honor. Se desarrolla este acto cuando la entidad anfitriona quiere dar a conocer y proyectar al exterior el servicio que van a prestar. la presidencia del acto suele recaer. lo habitual en las inauguraciones es seguir este cronograma protocolario: • • • • • • • • Llegada y recepción de invitados Llegada y recepción de la autoridad o autoridades invitadas Llegada y recepción de la autoridad o invitado de honor que va a presidir el acto Saludo a la corporación o grupo anfitrión. con una posible entrega de algún tipo de obsequio de recuerdo • • • • Ante la asistencia de un alto número de invitados. Normalmente. De ahí. 3/16 . el acto que prepara una institución para presentar públicamente una nueva instalación. la importancia que normalmente adquieren los medios de comunicación como difusores del acto. se procede al corte de cinta (aunque cada vez con menos frecuencia) Descubrimiento de placa conmemorativa por la autoridad que va a presidir el acto Breve recorrido por las instalaciones Acto institucional en el que están presentes los discursos por parte del anfitrión y la autoridad que preside. I Inauguraciones Las inauguraciones son los actos más habituales que se organizan en las instituciones públicas y entidades privadas. según los casos y la hora en la que se desarrolle el acto Almuerzo o cena (esto último cada vez con menos frecuencia). Pasos en su preparación Normalmente. la organización podrá plantearse el recorrido de diferentes maneras: Formación Sin Barreras Pág. Se entiende por inauguración. cóctel. por parte de la autoridad invitada o invitado de honor Aperitivo. sino al inicio de un nuevo servicio al público.

deberán recibir a los invitados en el punto de acceso previsto del lugar que se va a proceder a inaugurar. será el propio anfitrión quien la reciba directamente..). el número de personas invitadas.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 - Formando grupos atendidos por un responsable de la entidad anfitriona que durante el recorrido explicará las características de la nueva obra o servicio. ello dependerá de múltiples factores como el entorno. patrocinadores. Si ésta es una alta autoridad estatal. Trasladando a los invitados al espacio donde se desarrollará el acto institucional y proyectando un vídeo relativo a las características técnicas de lo que se inaugura. de este modo.. No a todos los actos los invitados acuden con vehículo propio y no en todos es necesario su uso. maquetas. aunque también.. o bien se incorpora un acto para ocupar ese espacio de tiempo para el grupo principal mientras el resto de invitados terminan de ver las instalaciones. el anfitrión y los miembros más representativos de la entidad anfitriona. Si se opta por utilizar un mismo recorrido para todos los invitados al acto. la organización anfitriona deberá enseñar o recorrer una parte representativa de la actividad y no todas las instalaciones. resulta casi obligado dar unas explicaciones técnicas relativas a la instalación o espacio que se va a proceder a inaugurar por parte de los técnicos correspondientes (el arquitecto. fotos. El anfitrión o los miembros más representativos de la institución anfitriona... en el caso en el que la organización prevea la necesidad del uso del vehículo se advertirá en la invitación que se envíe a los invitados o se les hará llegar una credencial para que los invitados puedan aparcar en el espacio reservado a tal efecto acompañada de un mapa explicativo del lugar. Sin embargo. planos.. Llegada y recepción de invitados Un aspecto relevante a tener en cuenta en lo tocante a la llegada de invitados se refiere al aparcamiento de los vehículos utilizados por los invitados para llegar al edificio. 4/16 . El primer grupo será el formado por la autoridad o invitado de honor que presidirá el acto y el anfitrión. o bien éste deberá reducirse para aquellos invitados “no principales”. en primer lugar serán las autoridades por orden riguroso las que den la bienvenida oficial y. quienes estarán acompañados por los principales invitados al acto. Creando recorridos alternativos para evitar que el acto se extiende demasiado tiempo si se va dando paso sucesivamente a distintos grupos por el mismo recorrido. y después se realizará un saludo informal con el resto de las autoridades para proceder seguidamente a realizar el saludo pertinente a los miembros de la institución anfitriona.. invitados generales. deberán esperar la llegada de la autoridad o invitado de honor que presida el acto. en tanto el grupo principal recorre la instalación. las autoridades principales que acudan al acto serán recibidas por el anfitrión principal y una vez saludadas éstas. atendiendo a su vez a los invitados... Formación Sin Barreras Pág. al inicio del recorrido o al inicio del acto institucional. Los recibimientos son objeto de una gradación de rangos debido a los diversos rangos de las personas invitadas (autoridades. y en lo tocante a las explicaciones técnicas. Al finalizar el acto. el jefe de servicio. Si la autoridad que preside no tiene una especial relevancia.). se ofrecerá a los invitados la posibilidad de recorrer la instalación. - - En este sentido. a continuación. vídeos. Estas explicaciones se suelen acompañar de paneles. espacio o instalación donde se va a desarrollar el acto. en las inauguraciones. De cualquier forma. o cualquier otro elemento que permita una mejor comprensión del asunto. debido a que el acto tiene lugar en un espacio accesible por medios de transporte público.

por expreso deseo de la institución anfitriona. el acto institucional puede desarrollarse de pie o sentado. Formación Sin Barreras Pág. quienes marquen lo más oportuno al respecto. El resto de autoridades invitadas y miembros de la entidad anfitriona se ubicarán en un segundo plano. teniendo en cuenta la hora de conclusión. quedando esta ceremonia relegada a las creencias personales de la entidad anfitriona. Sin embargo y aunque en la actualidad. Igualmente. Este acto institucional suele concluir con un vino de honor. 5/16 . Esta placa se ubicará en un lugar visible.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 Acto de descubrimiento de placa En los actos de inauguraciones suele ser usual que la autoridad o invitado de honor que preside el acto descubra una placa conmemorativa como señal de la celebración del acto. a otras personalidades o autoridades ligadas a la nueva instalación o servicio. estará cubierta por una tela. inmediatamente antes que la autoridad que preside. si se tratase de una inauguración promovida por una institución o autoridad del Estado o por una institución o autoridad de una Comunidad Autónoma. suele ser habitual que el espacio situado frente a la autoridad o invitado de honor que va a proceder al descubrimiento de placa se reserve como pool de prensa para los medios de comunicación gráficos. este sub-acto tiende a celebrarse tras los saludos de bienvenida a los invitados. Dentro del programa del acto. Normalmente. existiendo la posibilidad de ofrecer la palabra. como un pequeño concierto a cargo de un coro o de un cuarteto. podría concluir con la interpretación de los himnos oficiales. la aconfesionalidad del Estado español no hace necesario el uso de la bendición religiosa. en algunos territorios los edificios o espacios que se inauguran son previamente bendecidos por la autoridad religiosa local. pero no suele ser lo más habitual. Suele ser habitual que en primer lugar. los asesores de protocolo del invitado de honor o de la autoridad que va a presidir el acto deben de tenerlo presente. Acto institucional: intervenciones de la presidencia del acto Se denomina acto institucional a aquella parte del programa en el que se procede a los discursos por parte del anfitrión. el protocolo exige que la persona de menor rango abra el acto y que el de mayor rango intervenga el penúltimo. Será el propio anfitrión o la duración del acto. entre las intervenciones de ambos. y permanecerá a su lado mientras se desarrolla este acto. Puede ocurrir que el acto institucional se cierre con algún tipo de actividad cultural. El ceremonial que se usa es cómo sigue: la persona anfitriona invitará a la autoridad que preside el acto cediéndole el puesto más próximo a los tiradores que se utilizarán para realizar el descubrimiento de la placa. hable el anfitrión y cierre las intervenciones la autoridad o invitado de honor que presida el acto. Dependiendo del lugar o espacio donde se celebre la inauguración. de gran relevancia en el espacio inaugurado y hasta el momento en el que se proceda a su descubrimiento. El uso de la bendición religiosa Tradicionalmente y por la arraigada cultura católica existente en España. el nombre y/o cargo de la persona que procede a la inauguración y la fecha en la que se realiza. En dicha placa se reflejarán los datos del acto. de la persona o autoridad invitada a presidir el acto y de otras personas vinculadas con el acto desarrollado. es decir. Si por parte del grupo anfitrión hablase más de una persona.

El momento más idóneo para hacer entrega del obsequio a la autoridad que preside el acto es el de la firma en el Libro de Honor si lo hubiera o finalizado el acto institucional de forma privada. A este respecto. habrá que tener previsto una carpa o espacio cubierto frente a la posibilidad del mal tiempo. La entrega del regalo como obsequio por la asistencia al acto El regalo tiene una finalidad particularmente publicitaria y recordatoria del acto al que se ha asistido. sin embargo. autoridades autonómicas.. d) acto inaugural o acto institucional de presentación de instalaciones con breves discursos de la presidencia (si se opta por el acto de bendición. en este tipo de actos como son las inauguraciones. la urbanización de una nueva calle se inaugura descubriendo la placa que da nombre a la calle. la elección de qué se regala suele ser primordial porque el regalo dice mucho del acto.. En estos autobuses. ya que su finalidad es meramente representativa y concluirá en el lugar donde se vaya a celebrar el aperitivo o cóctel. Si el acto se desarrolla al aire libre.). la organización del acto deberá prever la vuelta de los invitados al lugar donde hayan dejado sus coches. habrá que dar aviso a la autoridad eclesiástica correspondiente). el acto de inauguración es posterior al inicio de su funcionamiento por lo que un aspecto a tener en cuenta es que el personal trabajador de la empresa deberá estar preparado para responder a posibles preguntas de los invitados. La duración del recorrido será breve. autoridades. El regalo suele ser común a todos los invitados que asisten al acto. Las inauguraciones de edificios o instalaciones empresariales El de la inauguración de edificios o instalaciones empresariales es uno de los actos más peculiares en el sector empresarial. que asistan al acto.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 El acto de inauguración de carreteras y calles El programa protocolario a seguir es similar al desarrollado con anterioridad. los servicios de protocolo de la entidad empresarial o su departamento de protocolo deberán funcionar conforme a los datos que el gabinete de la Presidencia estime oportunos relativos a fecha de celebración.. De este modo. sin embargo... se procederá a cortar una cinta y se invitará a los invitados al acto a que suban en autobuses para recorrer el tramo más representativo procurando hacer alguna parada en obras que por sus características sean de interés especial para un conocimiento más puntual de las obras. En el caso de una carretera. a los invitados les acompañará un experto que irá explicando los detalles más relevantes de la obra.. 6/16 . ya que de este modo se evita el que los invitados tengan que cargar con el regalo durante todo el transcurso del acto. El acto seguirá el mismo programa protocolario que el expuesto con anterioridad en los apartados precedentes: a) recepción de invitados y autoridades. invitados (autoridades estatales. el momento más propicio para hacer entrega del obsequio es en la despedida. habrá que tener en cuenta otros factores relevantes. De este modo. Normalmente. tendentes a potenciar la imagen social de la empresa.. b) saludo a la junta directiva c) descubrimiento de placa.. A la hora de confeccionar este acto. f) acto de firma Formación Sin Barreras Pág. de la institución anfitriona y del o los anfitriones. Normalmente. filosofía del acto. autoridades locales. llegando a ser una carga más que algo agradable. suele ser habitual que a los invitados de honor o a la autoridad invitada para presidir el acto se les obsequie con un regalo más especial debido a su especial condición. e) visita del espacio a inaugurar.

carpa o al aire libre.. cultural. Formación Sin Barreras Pág. y por el segundo se hace realidad dicha construcción. aperitivo o cóctel h) Despedida. g) vino de honor. acto de adjudicación del contrato ante diversas constructoras. Cronograma del acto Básicamente.. por el alcance social que se pretende mostrar. ya que por el primero se pretende hacer una llamada a la sociedad del inicio de una construcción que procurará un beneficio social a la zona (bien económico. vendrá marcado por el estado del tiempo) f) Colocación. El departamento de protocolo deberá tener en cuenta la asistencia de los medios de comunicación.. el acto de colocación de la primera piedra viene determinado por las siguientes acciones: a) Llegada y recepción a los invitados generales b) Llegada y recepción a las autoridades c) Llegada y recepción a la autoridad o invitado de honor que presidirá el acto d) Un técnico cualificado encargado de la obra (por ejemplo. 7/16 .. de la primera piedra g) Vino de honor. sanitario. además del acto de la primera piedra. la parte de explicación técnica de las obras es prácticamente una de las más significativas. visita a las obras por las autoridades del sector o por los patrocinadores para ver el estado y ritmo de la construcción. el arquitecto) expondrá los las características del edificio o instalación que se va a construir e) Acto institucional en el que el anfitrión y las autoridades invitadas expondrán protocolariamente sus discursos (el lugar en el que se desarrolle. dentro de este acto. propiamente dicha. a) para que la primera piedra no dificulte el desarrollo normal de las obras. cóctel. De entre todo este cúmulo de actos. almuerzo. Normalmente. de relevancia especial Una misma obra. puede ser objeto de múltiples actos: la presentación del anteproyecto y del proyecto ante los patrocinadores. II Primer acto de un edificio: el acto de la primera piedra Se trata de un acto simbólico que se convoca con ocasión del inicio formal de una obra que es considerada.. (es costumbre en el ámbito empresarial que la comida o vino de honor se desarrolle en el mismo espacio donde se ha procedido al acto de inauguración).). acto que marque el inicio de la actividad o producción. y b) para que ese espacio donde se ha colocado la primera piedra pueda ser un elemento histórico y significativo de la génesis del edificio. siendo el espacio usual un solar). h) despedida a las autoridades o invitados de honor asistentes y a los invitados generales. el acto de inauguración del edificio por parte de una autoridad representativa. primero a las autoridades invitadas y después a los invitados generales Debido al estado de las obras (en la mayoría de los casos el acto de colocación de la primera piedra es anterior a cualquier tipo de intervención constructiva por parte de los operarios. por su repercusión en beneficio de la sociedad en general o para la institución promotora en particular. el espacio que se busca para ubicar la primera piedra suele estar relativamente alejado de la construcción del edificio por varios motivos. el de la primera piedra y el de la inauguración suelen ser los más significativos.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 de Libro de Honor de la entidad empresarial por la autoridad o invitado de honor que esta presidiendo el acto de la inauguración. diseñando los espacios que deberán ocupar para poder tener un seguimiento oportuno del acto.

En qué consiste este “maquillar” la zona.Petición de permiso a la autoridad o invitado de honor que preside el acto para iniciar la colocación de la piedra Formación Sin Barreras Pág. el acto de colocación de primera piedra se realiza siguiendo el siguiente esquema protocolario: . d) Sobre una mesa auxiliar se puede colocar una maqueta del futuro edificio con diversos planos del mismo. acordonando la zona. etc. Esta mesa con las maquetas puede instalarse en el interior de una carpa debido a las inclemencias del tiempo. colocando decoración floral. f) Medios materiales para el desarrollo del acto como megafonía. banderas.. c) Un tubo o una caja de metal que puede ser de hierro.. El ceremonial acostumbrado Tradicionalmente. 8/16 .Llegada y recepción de invitados .. serán necesarios una cubeta con agua bendita. adornos. periódicos del día y una copia del acta. Asimismo. e) Tarima donde ubicar a las autoridades o invitados de honor que presidirán el acto. por lo que la organización y su departamento de protocolo deberán “maquillar” la zona. un mortero para cubrir la piedra y una pequeña grúa para hacer descender la piedra a su ubicación.Reunión de las autoridades en un punto donde se colocarán por orden de precedencia. necesarios para el desarrollo del acto a) Una mesa cubierta por un mantel blanco donde se procederá a la firma del acta. cobre o plata donde se introducirán monedas de curso legal. * En caso de procederse a la bendición de la primera piedra. un hisopo y un habitáculo o lugar donde el sacerdote pueda cambiarse para la ceremonia religiosa.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 Aspectos protocolarios de carácter técnico a tener en cuenta El acto de la colocación de la primera piedra es un acto que se desarrolla al aire libre y normalmente en un solar o descampado donde no hay construcción alguna. alfombras. prácticamente se basa en dos aspectos: a) Marcar el perímetro de lo que será la futura construcción b) Acondicionar y decorar el espacio donde se va a desarrollar el acto. La presidencia será de pie . protocolo de la organización deberá de tener en cuenta los siguientes elementos. Pues bien. enfrente del obispo o sacerdote encargado de la bendición religiosa. b) Un recipiente con cemento y paleta. Este tubo o caja se ubicará en un hueco junto con la primera piedra.

. si son uno o dos. Presentación general del acto 2.. Medallas.. el anfitrión hará entrega de la paleta a la primera autoridad o invitado de honor para que efectúe la primera paletada que cubrirá el hueco donde se ha introducido el tubo de metal. o se colocarán a la derecha Formación Sin Barreras Pág.. Sin embargo. el aparejador y el encargado de la obra . b) imposición de la condecoración por la autoridad que preside. De menor a mayor rango. lo normal es que ya se conozca el fallo del jurado. de las circunstancias que concurran.Explicaciones técnicas del arquitecto o personal técnico responsable de la obra sobre la maqueta y planos . c) palabras del premiado y palabras de la autoridad). Dependiendo del número de los premiados éstos se sentarán en la presidencia.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 . éste puede desarrollarse en un restaurante. el acta. de Hijos Predilecto y Adoptivo.Firma del acta que refleja la realización del acto . A continuación. variará en cada momento. Se cierra el acto con un discurso realizado por un representante de la institución promotora del premio El acto de entrega de premios puede desarrollarse: A) Dentro de un acto institucional En este caso. 9/16 .Colocación del tubo de metal en el interior de la piedra. a derecha e izquierda de la persona que preside. periódicos del día. Comentarios sobre el premiado realizado desde la presidencia del acto o por un speaker 3. el contratista. Entrega del premio por parte del anfitrión. Lectura del acta de concesión del premio realizada desde la presidencia del acto o por un speaker desde un atril 4.. etc.Paletadas simbólicas de las autoridades o invitados más relevantes del acto. Igualmente. aperitivo.. En sus aspectos protocolarios. el guión general y común es el siguiente: 1.Vino de honor. aunque dependiendo del tipo de entrega. autoridad o invitado de honor que presida el acto 5. debajo de una carpa. las autoridades presentes se acercarán a la urna para dejar las monedas de curso legal.. que se desarrollan sentados. III Acto de entrega de Premios Se trata de un acto muy habitual en el conjunto de las instituciones tanto públicas como privadas que poco a poco se ha ido extendiendo a toda la sociedad (las entregas de títulos o condecoraciones oficiales siguen un protocolo muy parecido: a) lectura del acuerdo.. Palabras de agradecimiento del premiado 6. del arquitecto de la obra y del presidente o director de la futura institución. .. del número de premiados. Una vez que el arquitecto ordena el descenso de la piedra. por lo que este ceremonial también suele ser usado para actos de condecoración.Discursos de las autoridades y cargos más vinculados al proyecto y a la institución . seguirán en el protocolo de las paletadas el arquitecto. el ceremonial para la entrega de un premio o galardón es similar en todos los casos.

debido a su número. después de tomar Formación Sin Barreras Pág. Sin embargo. que cada premio tenga su jurado. existen ciertos premios que se conceden dentro de la celebración de una comida. a la izquierda de la presidencia. los presidentes de cada jurado que ha fallado un premio. B) Dentro de una comida Lo normal. No hace falta señalar que cualquier motivo floral colocado sobre la mesa presidencial sería poco estético y ocultaría las caras de las personas que ocupan la presidencia. Cuando los premiados son varios y se les coloca protocolariamente en el margen derecho de la presidencia. siendo el premiado más importante el más cercano a la mesa presidencial. la norma al respecto establece que la entrega se realice al finalizar la comida. En esta situación. es necesario el uso de una mesa auxiliar donde se ubicará un auxiliar o responsable de protocolo para apoyar los galardones y entregárselos en su momento a la persona de la presidencia que va a efectuar la entrega. las comidas sirven para que el jurado se reúna y falle el premio a favor del candidato correspondiente. 10/16 . es que en referencia a premios. lo más habitual es ubicar enfrente al jurado. Puede ocurrir que los premios que se conceden en un mismo acto sean diferentes y por lo tanto. enfrente de ellos se coloca el jurado: banderas Mesa auxiliar Mesa Presidencial atril Premiados Jurado Los premios se entregan desde la mesa presidencial. Veamos en el dibujo un ejemplo de ubicación de varios premiados que. únicamente se sentarían en los asientos correspondientes al jurado. Si este fuera el caso. sin embargo. no es conveniente sentarlos en la mesa presidencial y como.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 de la presidencia en asientos habilitados para ellos en orden.

dos o más partes suscriben un acuerdo o compromiso.. éste tomará asiento en la misma mesa. o que se le ceda la presidencia. según convenga. Aunque no es algo general. lo más aconsejable es habilitar una mesa especial. Breve alocución. Aperitivo. Los premiados se sentarán en la mesa siguiendo un orden protocolario que la organización señale (orden de concesión. Si el galardonado fuera acompañado de su consorte. Acto propio de la firma de los documentos con o sin intercambio de carpetas. 5. para que todos los invitados aplaudan su llegada. Si las partes firmantes son muchas.. la norma establece que se siente en la mesa presidencial junto al jurado del premio.Si la organización optase por sentarlos en distintas mesas con sus familiares y amigos. 2. criterios de edad. ya que normalmente la firma suele tener una repercusión social en el aspecto económico. puede convocarse una rueda de prensa protagonizada por las partes firmantes.. en las tarjetas de invitación se mencione su nombre. 11/16 . En el caso en el que los premiados sean varios. se designará un portavoz 4.. y que su entrada al comedor sea la última. es que el acto de firma de convenio se realice públicamente con presencia de medios de comunicación para hacer partícipe a la sociedad o a un sector amplio de la misma lo que se ha suscrito.). Lo normal. cerrando el acto a continuación de las palabras de agradecimiento de los premiados. En argot protocolario se entiende como acto de firma de convenio. el presidente del jurado o el máximo representante de la entidad patrocinadora del premio se acercaría al atril para hacer entrega del premio. con firma pública o privada. al acto por el que. al lado de la mesa presidencial se colocaría un atril desde donde el speaker leería la concesión de los premios. a la derecha de la autoridad que preside o del anfitrión. cultural. que seguirá el orden marcado de intervención coincidente con el orden protocolario que se ha seguido para sentarse en la mesa. y todos ellos del mismo rango. Si hubiera varios premios. su orden de entrega vendrá definido por importancia del premio. y por lo tanto su protocolo. El programa protocolario básico de una firma de convenio sigue el siguiente esquema: 1. no se establecería protocolo de mesas al respecto. En cuanto a los detalles protocolarios que se deberían tener con los premiados cabe señalar que. Lectura del acta o texto que se va a proceder a firmar por parte de un alto representante o directivo de la institución anfitriona o persona designada al efecto por las partes. Las autoridades invitadas. Si el premiado fuera únicamente uno. situada frente a la presidencia (constituyendo la mesa 2).. por parte de las partes firmantes. vino de honor o lunch. el acto de firma de convenios se ha convertido en un acto muy recurrido. De este modo. laboral.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 el café. siendo el último en entregar el más importante. IV Acto de firma de convenios Debido a la enorme expansión que está teniendo en la actualidad el mundo empresarial. 3. Formación Sin Barreras Pág.

con el intercambio posterior de las mismas. En primer lugar la persona que procederá a dar lectura del documento que se va a firmar se ubicará en un atril.. folio tras folio. en la que al finalizar el acto no se procede al intercambio de carpetas entre las partes firmantes.. Las partes firmantes.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Existen básicamente dos fórmulas de firma de convenios: A) Convenio simple Unidad Didáctica Nº 7 Se denomina firma de convenio simple a la firma pública de tantos ejemplares como firmantes haya. B) Convenio múltiple Se denomina firma de convenio múltiple a la firma pública de un único ejemplar. ofrezca las plumas que han utilizado las partes firmantes como regalo que sirva para recordar el evento. los auxiliares de protocolo cerrarán la carpeta y se la intercambiarán con el siguiente ayudante. los firmantes dejarán la pluma en la mesa. el departamento de protocolo se encargará de ubicar las carpetas cerradas que contendrán los documentos que las partes deben de firmar. En este caso. Sobre la mesa donde se va a proceder a la firma del documento. Al concluir la firma. el nombre de las personas que van a proceder a la firma. * Lo más habitual es que el anfitrión o autoridad que ha presidido el acto. el acto se celebraría de pie y los firmantes acudirían a la mesa de firmas en el momento preciso de la firma del convenio). de forma pública. se levantarán y se darán la mano entre sí como señal de acuerdo de lo firmado. los ayudantes o auxiliares de protocolo designados se colocarán detrás de cada persona firmante ayudándole a pasar los folios y señalándole donde debe firmar. o por criterios de antigüedad en el cargo. Al finalizar la firma del primer ejemplar. preferiblemente sin ningún adorno. Así hasta que todas las carpetas estén firmadas por todas las partes. llevándose cada parte firmante un ejemplar del convenio firmado por todos. dependiendo de donde se celebre el acto de firma del convenio. Posteriormente. edad. A su lado se colocarán las plumas con las que se firmarán los documentos. donde los firmantes se sitúan mirando al público. 12/16 . Lo tradicional es firmar al margen izquierdo de cada hoja a excepción de la última que estará señala por escrito donde debe firmar esa persona. El normal escenario donde se procede a la firma es una habitación o espacio con una mesa presidencial. Se usa este sistema cuando las partes firmantes son más de cuatro. mirando al público. mencionando. Formación Sin Barreras Pág. El acto de firma de convenio simple suele realizarse cuando el número de los firmantes no supera las cuatro personas. en un acto de firma de convenio que es simbólico. o bien se sitúa de pie en un lugar destacado de la sala. sólo firman un único documento (el resto de los documentos los firman de forma privada). al acabar la lectura del texto. El protocolo de asiento de los firmantes variará por factores de cesión de presidencia en beneficio del invitado de fuera.. o en beneficio de una alta autoridad estatal invitada (ésta o bien se sienta en la mesa presidencial ocupando el puesto central de la misma. Una vez concluida la firma. se procede al intercambio de carpetas y simbólico apretón de manos....

suele ser - Formación Sin Barreras Pág. y de forma mixta ubicar a los acompañantes. el speaker o persona que ha leído el acta va llamando a cada una de las partes. V Protocolo a seguir en las visitas a las instituciones oficiales Estas visitas pueden ser de dos tipos: 1.I. el auxiliar de protocolo recogerá la carpeta y todas las partes se levantarán y se saludarán entre sí. saludo a la máxima autoridad Si la visita es de un grupo representativo de una entidad pública o privada. que firmará sobre una mesa que se habrá habilitado donde se encuentra el documento a firmar y una pluma. Los firmantes se sientan protocolariamente en una mesa y un auxiliar de protocolo va pasando de uno a uno el documento a firmar. El orden de llamada a firmar es de menor a mayor rango. Esta ordenación y colocación de las comitivas en la sala donde se realiza el acto de firma de convenio dependerá del número de partes firmantes que concurran al mismo.N. Visita o recorrido por las zonas o instalaciones más representativas de la institución y. la organización dará a cada parte firmante una copia firmada del documento. si bien. su cargo. a la entrada del edificio. así será el rango de la persona que recibe. Visitas de carácter oficial a la institución Este tipo de visitas tiene el siguiente programa protocolario: Recibimiento de las personas. las respectivas delegaciones que acompañan se colocarán detrás de la mesa donde se procederá a la firma. En vez de firmar todas las partes a la vez. La secretaría particular de la persona visitada dará a conocer al puesto de control y acceso al edificio el nombre de la persona que visita. que está encabezado por algún miembro rango elevado dentro de ésta. Se empieza por el de la derecha que preside y en sentido circular se sigue hasta acabar por el de la izquierda de quien preside. lo normal será habilitar las primeras filas del público. Si el edificio visitado tuviera estrictos controles de seguridad. se avisará al visitante de la necesidad de dar a conocer su D. en su caso. Acto de bienvenida. Si las partes firmantes son dos. ésta podrá situarse al lado de la persona que procederá a firmar Si las partes firmantes son varias. se puede optar entre dos ceremoniales: 1. Al finalizar.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 El protocolo que sigue para este tipo de firma es similar que para la firma del convenio simple. 2. colocándose cada una próxima al lado donde se ubicará la persona que les representará en la firma. La última parte en firmar será la persona que preside la mesa. Otro de los aspectos a tener en cuenta en los actos de firma de convenios es el de la ordenación y colocación de las comitivas o personas que acompañan a cada parte firmante. Dependiendo del rango de la persona que visita. 13/16 . durante el cual pueden explicarse los aspectos funcionales de la institución. Si en vez de ser una delegación la compañía es una persona. y la hora a la que llegará. para que todo esté previsto y no se produzcan retenciones a su entrada por motivos de seguridad. Finalizado el acto.

- - VI Acto de visita a las obras Suele ser habitual que la autoridad institucional que promueve las obras o colabora en su construcción u otras autoridades del sector realicen una visita a las obras. el departamento de comunicación de la entidad estará informado de la existencia de esta visita. En este sentido. será el jefe de gabinete o su secretario quien se encargará de recibir. y debido al rango del visitante. para que sus medios gráficos recojan el momento indicado. En este tipo de actos. si requiere de las formalidades y educación debida en todo momento. debido a que su acción. En estas visitas. exigen muy poco protocolo. Acto de despedida con las mismas formalidades que a la llegada. al igual que sucede para las visitas generales. aunque en calidad de cualificado representante de una entidad. se les puede hacer entrega de un pequeño obsequio que recuerde su paso por la institución visitada. puede que se realicen fotografías oficiales que rememoren la visita realizada. Visitas Generales: las efectuadas por personas sin cargo público alguno. la esencia de la reunión se fundamenta en causas meramente laborales y no simbólicas. o bien como recuerdo o bien por su utilidad periodística como información de interés para un medio de comunicación. De ahí se estriba que sea de gran importancia la estrategia de comunicación que se confeccione. así Formación Sin Barreras Pág. Visitas de trabajo Este tipo de visitas. Privadas: las efectuadas por cualquier persona o cargo público a título propio. se puede ofrecer a los visitantes un refresco o pequeño aperitivo. al igual que en todos aquellos de gran trascendencia y repercusión social. empresa o colectividad. ya que en caso contrario se entenderá como visita privada. por categoría. y la persona visitada esperará la llegada del visitante en su despacho. Si el rango del visitante es inferior al de la persona visitada. 14/16 . Igualmente. Acto seguido. el rango del visitante marca el rango del tipo de recibimiento. cualquiera que sea la Administración a la que estén adscritos y siempre que su contexto esté en relación con sus competencias. especialmente.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 habitual que se le ofrezca el libro de firmas a los visitantes para que quede constancia de su presencia. En este sentido. cobran una significativa importancia los medios de comunicación. y como parte final de la visita. Dentro de este tipo de visitas de trabajo se distinguen a su vez varios tipos de visitas: Visitas oficiales: las realizadas por algún cargo público. suelen afectar a altos funcionarios de la Administración o de las entidades privadas y que tienen por finalidad el tratamiento de temas de gestión o tratamiento de asuntos de carácter laboral. En este sentido. se entiende por visitas de trabajo aquellos tipos de visita que. cuando lo que se está construyendo tiene una importante trascendencia en y para la sociedad. 2. - En este tipo de visitas. su espera al edificio se realizará en la puerta principal de acceso.

a la autoridad que visita las obras. En ambos tipos de visita. a su llegada se le rendirá un recibimiento oficial a cargo de las autoridades pertinentes (así. se puede añadir al programa un acto de descubrimiento de placa por parte de la autoridad visitante. y puesto que la visita se realiza a un espacio o infraestructura que está en construcción. por el técnico correspondiente d) Visita y recorrido por las zonas más representativas de las obras. si la autoridad que visita las obras que patrocina fuera un Presidente de Comunidad Autónoma. el recibimiento debido se lo tendrían que ofrecer el Alcalde del municipio donde se están desarrollando las obras y el consejero del ramo. gafas protectoras. del personal técnico encargado del diseño y construcción de la obra c) Explicaciones dirigidas primero. pudiendo también estar presentes en este recibimiento el delegado del gobierno. En este sentido. Así.. Formación Sin Barreras Pág. 2. así. en muchos casos.. antes de iniciar la visita a las obras.. Cómo se ha comentado al inicio de este apartado. De este modo. se deberán tomar todas las medidas cautelares y de seguridad propias de los trabajadores que están realizando las obras. la visita puede ser realizada: 1. Únicamente se alteran algunas partes como es el recibimiento. guantes. a pie o con ayuda de vehículos e) Encuentro con los medios de comunicación (informal en la propia obra o en la carpa o local donde pueda ofrecerse un lunch o similar). 15/16 . f) Vino de honor o aperitivo al que estarían invitados los responsables que participan en la obra.) b) Presentación. Si la visita la realizase una autoridad oficial. por el político responsable de la obra. será la autoridad de mayor rango que promueve las obras quien recibirá a la autoridad que visita las obras. medios de comunicación y otros posibles invitados. el Presidente de la Asamblea. o incluso un mono de trabajo. será necesario. Por una autoridad ajena a la obra El programa protocolario que se confecciona cuando una autoridad ajena a la obra realiza una visita a las mismas es similar al descrito en el apartado anterior para las visita de una autoridad que promueve una obra.. se dispondrá de un habitáculo donde las autoridades y personas que acompañan a la autoridad puedan cambiarse de ropa o ponerse los elementos protectores necesarios. y segundo.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 como que el gabinete de protocolo tenga que tener muy en cuenta los puntos de foto del acto. Igualmente. así como el tratamiento dado a los periodistas asistentes. los tipos de actos de visita a las obras dependerá de quien realice la visita.. ya que en este caso. Por la autoridad que promueve la obra El programa protocolario sería el siguiente: a) La autoridad que asiste a visitar las obras será recibida por el cargo inmediatamente inferior. uno de los aspectos que el departamento de protocolo deberá tener en cuenta es el que se refiere a la indumentaria y seguridad de las autoridades y personas que visiten las obras. el uso de un casco.

Ed. El Ateneo -. Madrid. Síntesis. 1998 -. Planeta. 1995 . 1995 -.. Las banderas históricas del Ejército español. Ariel.Calera. Madrid. La decoración de la mesa. Ana María. 1993 . Recibir en casa. Francisco.2000 -. Ed. 1994 . La etiqueta en la mesa. Ed. Manual de Protocolo.Manzano Lahoz. Francisco. De Vecchi. Cómo ser un buen anfitrión. 16/16 . Temas de Hoy. 1997 .. Felio. María Rosa. Nobel. Planeta. Manual de cortesía y convivencia.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº 7 Bibliografía Recomendada . El País Aguilar. Nobel. A. Saber convivir.Díaz-Plaja. El protocolo en los negocios. Salvat. Ed. Planeta. 1998 -Vilarrubias.Gourlat. La documentación del protocolo. Fernando. 1997 . El protocolo en casa. 1994 Formación Sin Barreras Pág.Marchesi. Ed.Smith. José Antonio.Solé. Tratado de Protocolo del Estado e Internacional. Ed. 1997 . Ed.. Ed. 1996 . Honores y Protocolo. Montse. Ed. Ed. 1998 . Saber ser. C. Temas de Hoy. Ministerio de Defensa. Nobel . El libro del saber estar.De Urbina. Bayer. 1993 . 1995 -. Antonio. Susi.López Pérez. Ed.Marín Calahorro. 1994 . El protocolo hoy.Nieto y Mallo.López. Camilo. Ed. Barcelona. Folio. Ed. El protocolo y la Empresa. Ed. Consultor de los Ayuntamientos. Ed. Ed. El arte de invitar. Fundamentos del protocolo en la comunicación institucional. Ed.

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