MANUAL DE MS PROJECT

INDICE
Contenido
MANUAL DE MS PROJECT .......................................................................................................... 1 UNIDAD 1 .......................................................................................................................................... 2 El Proceso De Planificacin De Proyectos................................................................................... 2 Diagrama De Gantt ....................................................................................................................... 3 La Administracin de Proyectos .................................................................................................. 4 Microsoft Project ........................................................................................................................... 4 Tringulo del Proyecto.................................................................................................................. 4 Base de Datos de Microsoft Project ............................................................................................. 5 Cmo programa Microsoft Project.............................................................................................. 7 Seguimiento y Cierre..................................................................................................................... 8 Definir un proyecto ....................................................................................................................... 9 Definir los objetivos del proyecto ................................................................................................. 9 Definir las suposiciones del proyecto ......................................................................................... 10 Definir las delimitaciones del proyecto...................................................................................... 11 Crear un plan de proyecto .......................................................................................................... 12 UNIDAD 2 Iniciando Microsoft Project 2003 ............................................................................... 13 Crear un proyecto nuevo ............................................................................................................ 13 Abrir una plantilla o un archivo existente ................................................................................ 15 Introducir informacin clave del proyecto ............................................................................... 16 Configurar el calendario del proyecto ....................................................................................... 17 Las estadsticas del proyecto ...................................................................................................... 18 Guardar un proyecto .................................................................................................................. 19 Abrir un proyecto existente ........................................................................................................ 20 Cerrar un proyecto ..................................................................................................................... 20 EJERCICIO GUIADO ........................................................................................................... 21

UNIDAD 1 El Proceso De Planificacin De Proyectos

Administracin de un proyecto con Microsoft Project 2003

La administracin de proyectos es simplemente la planificacin, organizacin y administracin de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con limitacin de tiempo y costos. Un plan puede ser tan simple como escribir en un bloc de notas una lista de tareas con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar de miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayora de los planes de proyectos comparten elementos comunes, incluyendo la divisin del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas y los seguimientos del progreso del trabajo.

Normalmente, la Administracin de proyectos est compuesta por tres fases: Planificacin del proyecto y creacin de una programacin: es la fase ms importante. Incluye la definicin de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignacin de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la informacin que se les proporciona cuando se planifica el proyecto. Adaptacin a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado una planificacin, y concluye cuando el proyecto est terminado. La administracin de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programacin para que refleje los cambios que se hayan producido a lo largo del desarrollo del proyecto. Comunicacin de la informacin del proyecto: en esta fase se comunica la informacin del proyecto a los clientes, al personal y a la administracin. Una de las ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que muestren la informacin deseada en un formato conveniente para el usuario

Modelos Tradicionales de Administracin de Proyectos

Mtodo De Ruta Crtica (MRC) El proceso de informatizacin de la administracin de proyectos se inici en los aos 50. DuPont Corporacin y Rmington Rand, en un esfuerzo por mejorar las tcnicas de programacin de proyectos, desarrollaron un sistema de programacin llamado Mtodo de Ruta Crtica: un modelo matemtico que calcula la duracin total de un proyecto basndose en la duracin de cada tarea en particular y en sus dependencias, y que identifica qu tareas son crticas. Este modelo es el mtodo de programacin utilizado fundamentalmente en el software para la administracin de proyectos actualmente, incluido Microsoft Project. Durante los aos 50, la Marina de EE.UU. desarroll el proyecto de los misiles Polaris, un sistema de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista principal del proyecto, cre el sistema de programacin PERT (Programme evaluation and review technique) que utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en da, un diagrama PERT (tambin llamado diagrama de red) hace referencia a la representacin grfica de las relaciones entre tareas. El mtodo del camino crtico, llamado tambin con la sigla PERT aplica principios de la teora de los grficos. Esta teora realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante grficos. Se denomina "grfico" a un conjunto de puntos llamados "nodos" y a un conjunto de arcos que vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estos grficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a las tareas, el mtodo busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor duracin. Este es denominado "camino crtico" e interesa conocerlo, pues condicionar la duracin total del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas en ese camino ("tareas crticas") deben ser las ms controladas y en caso de desear acelerarlo, habr que comenzar por ellas. Este mtodo es utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos que tienen un comienzo y una terminacin (es decir que no son continuos) y que presentan cierta complejidad en la interrelacin de las tareas que los forman. Diagrama De Gantt En un desarrollo independiente de sistemas de administracin de proyectos, Henry L. Gantt desarroll un modo de representar grficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. El grfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programacin: asignacin de recursos y determinacin de la secuencia y cronologa. A pesar de su sencillez constituye uno de los mtodos de programacin ms completos y, sin duda, el ms usado. El grfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, das, semanas, etc.); en la vertical, se ordenan los elementos que intervienen en la programacin: mquinas, hombres, tareas, rdenes de trabajo, etc... El grfico establece, de tal forma, una relacin cronolgica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el grfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y

trabajo realizado efectivamente en ese lapso. La inclusin simultnea de estos dos ltimos aspectos (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir controlar lo programado. Podr utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programacin as como hacer el seguimiento e imprimir informes. La Administracin de Proyectos La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.

Microsoft Project Microsoft Project es un programa o software para la gestin de proyectos. Esta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.

Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. Tringulo del Proyecto En Microsoft Project 2003 los tres factores que conforman cada proyecto son:

Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo. Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos.

Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto.

La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el proyecto.

Base de Datos de Microsoft Project Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa informacin para calcular y controlar la programacin, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creacin de un plan. Cuanta ms informacin se proporcione, ms preciso ser el plan.

Como si se tratara de una hoja de clculo, Microsoft Project muestra los resultados de los clculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la informacin esencial acerca de todas las tareas. Slo entonces se ver cundo finalizar el proyecto o las fechas en las que estn programadas las tareas.

Microsoft Project coloca la informacin que se introduce y la que calcula en campos que contienen tipos de informacin especficos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.

Ver los datos necesarios La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacin, pero en un momento dado slo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la informacin, se utilizan las herramientas siguientes:

Vistas, que presentan un subconjunto de informacin del proyecto en un formato fcil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra informacin bsica de tareas en columnas y un grfico de barras. Tablas, que definen las columnas mostradas. Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos especficos. Cada vista presenta una clase de informacin diferente. Las tablas y los filtros ajustan la informacin. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar

informacin, pero no la elimina. Seguir estando en la base de datos y seguir actualizndose.

Vistas, Son las combinacin de una o ms vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y examinar la informacin en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas: Los diagramas o los grficos representan la informacin grficamente. Las vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Grfico de recursos y Calendario son diagramas o grficos.

Las hojas representan la informacin en filas y columnas. Cada fila contiene informacin acerca de tareas o recursos especficos. Cada columna contiene un campo en el que se especifica informacin concreta sobre las tareas o los recursos. En Microsoft Project, las columnas se denominan normalmente campos.

Los formularios representan la informacin en un formato similar al de un formulario de papel. Los formularios muestran la informacin de una tarea o de un recurso individual.

Tablas Son el conjunto de columnas que muestra informacin especfica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja.

Filtros Especifican la informacin de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas crticas, slo se muestran las tareas crticas.

Cmo programa Microsoft Project Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones. Lo que es ms importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la frmula duracin = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:

Duracin es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea est realizada.

Trabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignacin.

Por ejemplo: Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 das * 8 horas). El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al da (3 pintores * 8 horas). El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 das * 8 horas * 3 pintores).

La duracin es 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas). La comprensin de esta frmula es importante para saber en qu forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programacin del proyecto.

Seguimiento y Cierre Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la informacin de programacin, se genera el plan. Se podr ver un modelo completo del proyecto, con su fecha de finalizacin y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son: Revisar el camino crtico para detectar posibles problemas. Un camino crtico es una serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea de un camino crtico, puede retrasarse la fecha de finalizacin del proyecto.

Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma peridica durante su ejecucin, se deber evaluar y ajustar el plan del proyecto considerando el mbito, los recursos y la programacin.

Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A cambio, mostrar el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan personalmente, o puede

hacerlo el equipo con Microsoft Project Server o mediante correo electrnico. Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisa para comprobar el efecto de los cambios. Est el proyecto por encima del presupuesto? Est programado que algn miembro del equipo trabaje horas extra? Va a finalizar tarde el proyecto?

Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejores prcticas. Definir un proyecto

Durante la fase de planificacin de proyectos que tienen una duracin significativa o requieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos, las suposiciones y las delimitaciones del proyecto. Definir los objetivos del proyecto

Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el xito del proyecto vendr determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Un objetivo de proyecto claro es especfico y mensurable. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crear resultados modernos". Los objetivos de un proyecto pueden incluir: Una lista de resultados del proyecto.

Fechas de cumplimiento especficas, tanto para la finalizacin del proyecto como para los hitos intermedios. Criterios de calidad especficos que deben cumplir los resultados. Lmites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.

Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantes del proyecto estn oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos en un programa diferente de

Microsoft Project, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a l de forma sencilla.

Definir las suposiciones del proyecto Durante la etapa de planificacin de un proyecto, probablemente surgirn muchas cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cundo estarn disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cunto tiempo llevar un nuevo proceso. Para comenzar la planificacin, se hacen conjeturas hipotticas y a continuacin, se utilizan esas estimaciones para crear la programacin. Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que:

Los participantes del proyecto puedan criticarlas y despus, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto.

Se pueda actualizar la programacin cuando se disponga de informacin adicional sobre esos factores.

Hay que tener en cuenta las siguientes reas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes:

Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas, son conscientes dichas personas de esta dependencia y estn de acuerdo con las fechas de entrega establecidas? Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto estn bajo otro cargo, a cargo de quin estn? Y, ha aprobado esa persona la utilizacin de estos recursos? Duraciones de las tareas: Estn fundamentadas las estimaciones de tareas en una informacin slida o en conjeturas? Costos del proyecto: Qu importancia tiene el costo en el proyecto? Quin debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario? Tiempo disponible: Si se est trabajando teniendo presente una fecha lmite conocida, se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad? Resultados: Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, estn de

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acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar?

Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo. El xito del proyecto depende en ltimo trmino de la identificacin de suposiciones y de la realizacin de planes alternativos de seguridad, as como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.

Definir las delimitaciones del proyecto Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones del administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones principales son:

Programacin, como una fecha de fin fija o una fecha lmite para un hito principal. Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, as como los costos asociados), como un presupuesto preestablecido. mbito, como un requisito de realizacin de tres modelos del producto.

Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, y tambin afecta a la calidad total. Por ejemplo, si decrece la duracin del proyecto (programacin), puede aumentar el nmero de trabajadores necesarios (recursos) y reducirse el nmero de caractersticas que pueden incluirse en el producto (mbito). El administrador del proyecto determina entonces si este ajuste es aceptable. Este concepto se denomina "delimitaciones triples de administracin del proyecto" o "tringulo del proyecto".

Durante el proceso de planificacin, se deben enumerar las delimitaciones del proyecto para asegurarse de que todos los participantes del proyecto las conocen y tienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las mismas.

Tambin es importante que los participantes se pongan de acuerdo sobre la forma en que se ha de responder a delimitaciones inesperadas que puedan surgir durante el proyecto. Por ejemplo, si los costos laborales resultan superiores a los previstos, los participantes pueden desear reducir el mbito del proyecto de ciertas maneras especficas predefinidas.

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Preparar un plan de administracin del mbito

Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, est en condiciones de preparar un plan de administracin del mbito. El mbito del proyecto es la combinacin de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo necesario para su ejecucin, y el plan de administracin del mbito establece un procedimiento para el tratamiento de los cambios que se efecten en el proyecto. El plan de administracin del mbito es til porque los equipos del proyecto deben ajustar a menudo sus objetivos durante el mismo, y todos los participantes del proyecto tienen que estar informados puntualmente de los cambios que se introduzcan. El plan de administracin del mbito puede incluir:

Una evaluacin de la probabilidad de que haya que cambiar el mbito, con qu frecuencia y en qu medida. Una descripcin de cmo se identificarn y clasificarn los cambios del mbito. Por ejemplo, en un proyecto de construccin, puede establecer que si el cliente solicita cambios del diseo con un costo inferior a $ 550.000, el capataz puede aprobarlos, pero si el costo es superior, el administrador del proyecto y el cliente deben evaluar de nuevo el mbito del proyecto en trminos de costo, recursos y otros factores.

Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del mbito (por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una orden de cambio del contrato).

Un plan de administracin del mbito bien preparado puede servir de base para confeccionar el plan de emergencia del proyecto. Crear un plan de proyecto Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, se puede comenzar a crear el plan. Primero se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, as como la duracin de cada tarea. A continuacin, se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Despus se asignan estos recursos a las tareas. Con esta informacin, Microsoft Project crea una programacin. Se puede comprobar la programacin y ajustarla segn sea necesario. Los primeros pasos en la creacin de una programacin consisten en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir informacin general del proyecto.

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UNIDAD 2 Iniciando Microsoft Project 2003

Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Para iniciar Microsoft Project siga estos pasos:

Seleccione en la barra de tareas de Windows el botn Inicio, Programas, Microsoft Project.

1. Haga clic sobre el botn Cerrar para salir de la ventana de Ayuda y mostrar la ventana de Project. Crear un proyecto nuevo

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Cuando inicie un nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificar la fecha de comienzo o de fin del mismo, pero no ambas. Se recomienda especificar nicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. Los proyectos se suelen programar de este modo. Al introducir informacin relativa al proyecto, como duraciones y dependencias de tareas, Microsoft Project programa el trabajo y calcula la fecha ms temprana de fin del proyecto. Si el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escriba slo la fecha de fin. La accin de programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a Microsoft Project programar desde una fecha concreta hacia atrs, terminando cada tarea lo ms tarde posible sin retrasar la fecha de fin. Haga clic en Nuevo.

En el cuadro de dilogo Informacin del proyecto, escriba o seleccione una fecha de comienzo o fecha de fin para el proyecto. Si desea programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en que desee comenzar el proyecto. Si desea programar a partir de la fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a partir de, haga clic en Fecha de fin del proyecto, luego en el cuadro Fecha de fin, escriba o seleccione la fecha de fin a partir de la cual desee programar el proyecto.

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Haga clic en Aceptar Haga clic en Guardar En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto y, a continuacin, haga clic en Guardar.

Sugerencia: Puede cambiar la informacin del proyecto en cualquier momento haciendo clic en Informacin del proyecto en el men Proyecto.

Abrir una plantilla o un archivo existente Un archivo nuevo permite empezar partiendo de cero, elegir las fechas de comienzo o de fin del proyecto, y agregar las tareas y recursos necesarios para el proyecto. Pero tambin se puede utilizar un archivo de proyecto existente que contenga informacin similar a la que necesita para el proyecto actual. Tambin se puede utilizar una plantilla para comenzar el proyecto. La utilizacin de una plantilla o de un archivo existente elimina la necesidad de volver a introducir informacin comn a la de proyectos similares.

Basar el proyecto nuevo en un archivo existente Haga clic en Abrir Localice y abra la carpeta que contenga el proyecto y a continuacin, haga clic en el proyecto Si no lo encuentra, realice una bsqueda Haga clic en Abrir

Basar el proyecto nuevo en una plantilla

Para abrir una plantilla desde Microsoft Project, en el men Archivo, haga clic en Nuevo y despus haga clic en la ficha que contenga la plantilla.

Haga clic en la plantilla que desee abrir y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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Sugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cualquier carpeta. Para abrir una plantilla guardada, en el men Archivo, haga clic en Abrir, seleccione la carpeta y el archivo de la plantilla y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Introducir informacin clave del proyecto

Cada proyecto se compone de un conjunto nico de elementos: las tareas que conlleva, las personas que las realizan y los objetivos del proyecto. Como ayuda para recordar y comunicar los detalles importantes, introduzca informacin sobre el proyecto y consltela cuando sea necesario. En el men Archivo, haga clic en Propiedades y a continuacin, en la ficha Resumen.

Escriba la informacin que desee acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo administrarn y que se encargarn del mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto. Haga clic en Aceptar.

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Sugerencia: Para buscar un comando de men que no aparece, haga clic en las flechas situadas al final del men. El men se expande para mostrar ms comandos. Tambin puede expandir un men haciendo doble clic en l.

Configurar el calendario del proyecto Puede cambiar el calendario del proyecto para que refleje los das y horas laborables de cada persona que participa en el proyecto. Los valores predeterminados del calendario son lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso para el almuerzo. Puede especificar los perodos no laborables, como fines de semana y tardes, as como das festivos excepcionales, como las vacaciones. En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral

1. Seleccione una fecha en el calendario. 2. Para cambiar un da de la semana en la totalidad del calendario, por ejemplo,
para que la jornada de los viernes finalice a las 4:00 p.m., haga clic en la abreviatura de ese da en la parte superior del calendario.

3. Para cambiar todos los das laborables, por ejemplo, para comenzar los das

laborables de martes a viernes a las 9:00 a.m., haga clic en la abreviatura correspondiente al primer da laborable de la semana y arrastre el ratn hasta la abreviatura correspondiente al ltimo da laborable de la semana.

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4. Haga clic en Perodo no laborable para indicar los das libres, o en Perodo
laborable no predet. Para cambiar las horas de trabajo.

5. Si en el paso anterior hizo clic en Perodo laborable no predet., escriba las horas

en las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que termine el trabajo en los cuadros Hasta.

6. Haga clic en Aceptar.

Las estadsticas del proyecto

Para obtener una visin general de la fecha de inicio y fin, duracin, costos y dems informacin del proyecto se accesan las estadsticas del mismo que proporciona Microsoft Project. En el men Proyecto, haga clic en Informacin del Proyecto

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En el cuadro de dilogo Informacin del Proyecto, Haga clic en Estadsticas Guardar un proyecto

1. Haga clic en Guardar 2. Si es la primera vez que guarda el archivo del proyecto, escriba un nombre en
el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

Nota: Si no ha establecido un plan previsto para el proyecto, cuando vaya a guardarlo el programa le preguntar si desea guardar una lnea de base.

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Abrir un proyecto existente

1. Haga clic en Abrir. 2. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el

3.

proyecto. En la lista de carpetas, abra la carpeta que contenga el proyecto que desea. Si no encuentra el proyecto en la lista de carpetas, realice una bsqueda. Haga doble clic en el proyecto que desea abrir.

Sugerencias: Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo que desea en el cuadro Tipo de archivo y, a continuacin, haga doble clic en el nombre del archivo en la lista de carpetas. Tambin puede escribir la extensin en el cuadro Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para encontrar los archivos de las plantillas de Microsoft Project). Para abrir un proyecto que haya utilizado recientemente, haga clic en el nombre del archivo en la parte inferior del men Archivo. Si la lista de archivos utilizados recientemente no aparece, haga clic en Opciones en el men Herramientas, seleccione la ficha General y marque la casilla de verificacin Archivos usados recientemente.

Cerrar un proyecto

1. En el men Archivo, haga clic en Cerrar.

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Nota: Si ha realizado cambios en un proyecto y no los ha guardado, el programa le preguntar si desea guardarlos.

EJERCICIO GUIADO
1) Imaginemos que el proyecto es el siguiente: Desarrollar nuevo merchandising con el objetivo de expandir el mercado objetivo. Desde un punto de vista macro, las tareas son tres: Diseo conceptual Desarrollo e impresin Distribucin

2) Condiciones iniciales * Ingrese a Project * Defina un nuevo proyecto (plantilla: proyecto en blanco) * Especifique la fecha de comienzo en Informacin del proyecto (Men proyecto) - En qu consiste el calendario estndar? - Qu implica el hecho de programar a partir de la fecha de fin del proyecto? - Cul es la utilidad de Fecha de hoy? 3) Definicin de tareas

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En la tabla de Entrada (Vista Diagrama de Gantt) ingrese las tareas:

- Por qu en duracin dice 1 da? ? - Para qu se utiliza la columna indicadores? 4) Vinculacin Las tareas se realizan consecutivamente (FC) Por qu?

Vinclelas con el botn Vincular Tareas NOTA: Para seleccionar varias filas consecutivas puede arrastrar el mouse o utilizar la tecla shift 5) Ingreso de los recursos En este caso los recursos slo son seres humanos. Escoja la Tabla de Entrada en la Vista Hoja de Recursos e ingrese lo siguiente:

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Cul es la diferencia entre trabajo y material? Qu significa tasa estndar? Qu significa costo por uso? Qu significa Prorrateo?

6) Asignacin de recursos a las tareas D clic en la primera tarea y presione el botn Asignar recursos. EDT = 1: 1 Diseador y 1 Tcnico EDT = 2: 1 Ayudante y 1 Diseador EDT = 3: 1 Tcnico y 1 Ayudante Presione Cerrar y obtendr el siguiente resultado:

7) Definicin de las duraciones Ingrese las siguientes duraciones en la tabla de entrada en la vista diagrama de Gantt: EDT = 1: 4 d; EDT = 2: 1 s; EDT = 3: 2 d 8) Guardar el proyecto Nombre: marketing.mpp; Sin Lnea de Base 9) Guardar la Lnea de Base El plan actual se convertir en la Lnea de Base:

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- D clic en Herramientas Seguimiento Guardar lnea de base - En qu consiste un programa y un presupuesto? 10) Estadsticas

Un Directivo sugiri que la duracin de la segunda tarea deba ser de 3 d. Despus de realizar el cambio, revise las Estadsticas (Men Proyecto) - Explique la informacin proporcionada - Active la Barra de Seguimiento (botn Estadsticas)

11) Guardar el Plan Provisional Guarde el Plan Provisional sugerido por el Directivo. Vaya a Herramientas Seguimiento Guardar lnea de base guardar plan provisional Copiar [comienzo/fin] actuales en [comienzo1/fin1] para el proyecto completo. Guarde los cambios y salga de Project. 12) Visualizar el plan provisional (extraoficial)

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Active el proyecto y verifique que la segunda tarea contina durando una semana. Sin embargo, el plan provisional est disponible: - Colquese en la columna Fin e inserte la columna Comienzo1 - Colquese en la columna Predecesoras e inserte la columna Fin1 - Verifique que estos dos nuevos campos no influyen en las Estadsticas.

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