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CAPTULO

El reclutamiento de personal

De nicin y propsito, importancia, medios y fuentes del reclutamiento. Reclutamiento interno y externo. El subprograma de reclutamiento.

Una vez se han identi cado las necesidades de personal, junto con las funciones y requisitos que deben cumplir los aspirantes a desempear los cargos disponibles de la organizacin, se procede entonces a buscar en el mercado laboral las personas que renan las caractersticas requeridas. El reclutamiento de personal se basa en las funciones de anlisis y descripcin de cargos y previsin de la fuerza laboral, las cuales suministran informacin sobre la cantidad y calidad del personal requerido. La demanda de personal puede ser formulada con anticipacin o en el momento de surgir la vacante. El primer caso es el resultado de la funcin de previsin de personal. El otro caso puede deberse a la imprevisin o a la aparicin de hechos tales como muerte, accidente o retiro intempestivo de un trabajador.

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Jos D. Castillo Aponte

En cualquier evento, la necesidad de obtener los candidatos para llenar adecuadamente los cargos vacantes exige del administrador de personal un conocimiento detallado del mercado laboral, as como capacidad para comprender las funciones, requisitos y ambiente de los cargos, como tambin la misin, los objetivos, polticas y, en general, el clima de la organizacin. En pocos casos se recurre al departamento de personal con ms presin que cuando alguno de los directivos de la empresa tiene la necesidad de cubrir una vacante que le ha surgido sbitamente en su rea. Es entonces cuando el especialista de personal debe mostrar su habilidad para trabajar en condiciones de alta demanda que requiere ser atendida adecuada y oportunamente. Aun en mercados laborales de sobreoferta, la consecucin de los mejores trabajadores es una tarea difcil. En desarrollo de la funcin de reclutamiento se analizan las hojas de vida de los aspirantes y se veri can los antecedentes laborales, referencias y datos de educacin, para constatar que el aspirante cumple con los requisitos mnimos, establecidos como resultado del anlisis del cargo. De esta manera, el reclutamiento convierte los aspirantes a vincularse a la empresa en candidatos para ser considerados en el proceso de seleccin, el cual se realiza con personas que renen los requisitos mnimos del cargo correspondiente. En este captulo se identi ca la importancia de la funcin de reclutamiento, se analiza la informacin requerida para realizar una adecuada bsqueda de talento humano, se estudian las diferentes fuentes y medios para obtener postulantes; adems, se ofrecen guas para el diseo del subprograma de la funcin estudiada.

De nicin y propsito del reclutamiento


El reclutamiento de personal es el proceso de bsqueda y atraccin de los solicitantes de empleo que cumplen los requisitos establecidos para los cargos vacantes. El propsito de la funcin de reclutamiento es entregar oportunamente una can dad adecuada de candidatos para facilitar la seleccin. Esta es una de las formas concretas de ayuda que puede prestar la divisin de personal a los direc vos de la empresa.

Importancia del reclutamiento


Aun en condiciones de alto desempleo, como el que existe actualmente en algunos pases latinoamericanos, atraer la mejor gente del mercado laboral es
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un proceso que requiere esfuerzo, tiempo y dinero, especialmente cuando se trata de conseguir trabajadores especializados. De otra parte, si la empresa no mantiene un e ciente programa de reclutamiento, le puede signi car perjuicios en trminos de prolongadas vacantes, nombramientos provisionales y contrataciones apresuradas. La contratacin exitosa de un nuevo colaborador de la compaa depende en una buena medida de la cantidad y calidad de aspirantes que se obtengan oportunamente. La proporcin de candidatos convocados por cargo vacante depende de las caractersticas del puesto de trabajo que se va a ocupar, pero no debe ser ni muy pequea que no ofrezca su cientes alternativas de escogencia ni tan extensa que recargue innecesariamente los costos de reclutamiento y seleccin. T ambin se puede apreciar la importancia del reclutamiento si consideramos que la empresa experimenta su nico contacto con muchas personas a travs de esta funcin. La imagen institucional que puedan formarse dichas personas ser favorable o desfavorable como resultado del trato que reciban durante este perodo. Adems, las personas que se vinculan con la empresa obtienen su primera impresin como resultado de las actividades de reclutamiento. Es por lo tanto conveniente que los responsables de esta funcin generen desde el comienzo de la relacin individuo-empresa una buena impresin que perdure por mucho tiempo; lo que implica, adems del trato amable y considerado, acciones como la de avisar oportunamente a los aspirantes que no sern tenidos en cuenta para el proceso de seleccin.

Fuentes de reclutamiento
El mercado de trabajo consiste en una zona geogr ca en la cual las fuerzas de oferta (personas que buscan empleo) y de la demanda (empleadores que buscan gente para trabajar) reaccionan entre s. La fuente de reclutamiento es el sitio espec co del mercado laboral en donde la empresa encuentra las personas interesadas en vincularse laboralmente a ella. Para obtener el nmero requerido de candidatos idneos para un cargo vacante, el reclutador debe explorar las fuentes adecuadas de acuerdo con los recursos y polticas de la empresa, y con las condiciones de los aspirantes que busca. A continuacin se describirn las fuentes de reclutamiento ms utilizadas por diferentes organizaciones. El propio personal. Para cargos vacantes diferentes a los de obreros no cali cados, la empresa puede encontrar los candidatos capacitados entre sus propios trabajadores, que estn interesados en dichos puestos.
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El archivo de solicitudes. Es quizs la fuente ms utilizada, especialmente en aquellas empresas cuya buena imagen atrae a las personas que buscan ocupacin. Las solicitudes de estas personas, cuidadosamente archivadas, constituyen una valiosa fuente de reclutamiento, junto con las hojas de vida de los candidatos que hayan participado en anteriores procesos de seleccin sin haber sido contratados. Las organizaciones educativas. Las escuelas, institutos y universidades ofrecen la oportunidad de entrar en contacto con personas que han adquirido formacin tcnica y profesional, listas para ingresar al mercado laboral. Adems, algunas instituciones educativas promueven la organizacin de sus egresados para facilitar su vinculacin laboral. Las asociaciones profesionales. Constituyen una fuente de reclutamiento adecuado para personal tcnico y universitario. Existen asociaciones gremiales de ingenieros, administradores, economistas, contadores y tcnicos. Los sindicatos. Para algunas empresas, por razones convencionales, sus sindicatos constituyen una fuente de reclutamiento, especialmente de personal no cali cado. Las agencias de empleo. Su misin es suministrar candidatos que renan los requisitos mnimos establecidos por las empresas solicitantes. Pueden ser pblicas o privadas; su especialidad y costo van desde las agencias o ciales de empleo que suministran personal semicali cado sin costo alguno para la empresa ni para el aspirante, hasta las o cinas especializadas en reclutar y suministrar personal altamente cali cado, cuyos honorarios pueden representar sumas considerables para las organizaciones contratantes. Algunas entidades gremiales ofrecen este servicio a sus asociados, a costos moderados. Empresas de servicios temporales. Utilizadas frecuentemente cuando las organizaciones requieren personal temporal por razones de reemplazo de vacaciones, licencias, incapacidades, incrementos espordicos de produccin y ocasionalmente para tener la oportunidad de probar al trabajador en el desempeo de su cargo por un tiempo superior al perodo de prueba legal. Se diferencian de las agencias de empleo en que stas realizan una intermediacin sin adquirir ninguna relacin laboral con el trabajador, mientras que las rmas de servicios temporales son patronos de los trabajadores que suministran a sus clientes. En muchos casos la misma o cina suministra los dos servicios: el de reclutamiento y el de suministro de trabajadores temporales. La legislacin laboral colombiana (Ley 50 de 1990) prohbe la contratacin de trabajadores en condiciones inferiores a las establecidas por las empresas

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contratantes para el resto de su personal, as como cobrar a los trabajadores la intermediacin que realiza la agencia de empleo. Las organizaciones comunitarias. Estas instituciones pueden ser de tipo deportivo, cultural o religioso; constituyen una fuente de aspirantes vinculados con la comunidad de la cual hace parte la empresa. Los familiares y amigos de los trabajadores de la organizacin. Este grupo humano, junto con otras personas que mantienen nexos con la empresa, como los proveedores y clientes, constituyen una fuente de aspirantes a empleo que puede ser utilizada en forma gil y con able.

M edios de reclutamiento
Los medios de reclutamiento son los canales a travs de los cuales la empresa divulga en su mercado laboral la existencia de una oportunidad de empleo con el propsito de atraer los mejores aspirantes; son fundamentalmente vas de comunicacin entre la empresa y los aspirantes a empleo. Despus de identi car la fuente de aspirantes se impone entonces escoger el medio a travs del cual se convoca a estas personas. Dependiendo de la fuente se deber seleccionar la forma de atraer los aspirantes adecuados. Una fuente de reclutamiento puede ser buena pero si se escoge un medio inadecuado, el resultado ser de ciente. Los medios ms comunes de reclutamiento son: a. b. c. d. Comunicacin oral (personal o telefnica). Comunicacin escrita (carta, memorando o boletn). Anuncio radial. Aviso de prensa.

La comunicacin oral se emplea para promover el cargo vacante entre los trabajadores y dems personas que mantienen alguna vinculacin con la empresa. Cuando se utilizan otros medios, la comunicacin oral sirve para aclarar y complementar los datos del cargo ofrecido. La comunicacin escrita es preferible a la oral pues asegura mayor precisin sobre las condiciones de la convocatoria de aspirantes a vincularse a la empresa. Tanto la comunicacin oral como la escrita son econmicas y e cientes para llegar a la mayora de las fuentes. Pero si se quiere una mayor cobertura, se pueden
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utilizar los medios de comunicacin masiva tales como la radio y la prensa; estos medios son costosos y su utilizacin exige un mayor cuidado para evitar el costo adicional que representa el atender curiosos y aspirantes inadecuados. Antes de publicar un anuncio en un medio de comunicacin masiva, se deben considerar asuntos como: a. b. c. d. e. Segmento del mercado laboral al cual se desea hacer llegar el mensaje. El texto del anuncio. El medio en que se va a publicar. El nmero de veces que se publicar. Fechas de publicacin.

El anuncio a publicar en cualquiera de los medios debe contener el nombre del cargo, funciones, requisitos, bene cios que se ofrecen y la forma como puede ponerse en contacto con la empresa. Adems, es necesario elaborarlo con su ciente precaucin para evitar ambigedades y la inclusin de ofertas excesivas que conduzcan a engao de los buscadores de empleo, con lo cual se atenta contra la imagen de la empresa. Como puede observarse, la utilizacin de los medios masivos es muy exigente y debe hacerse nicamente como ltimo recurso, una vez se han manejado los otros medios de reclutamiento sin xito, por encontrarse el mercado laboral de la empresa muy disperso geogr camente.

Comparacin del reclutamiento interno con el externo


Hemos visto que el personal requerido por la organizacin puede estar ya trabajando en otros puestos de la misma empresa o estar fuera de ella. Cuando la empresa busca los candidatos para un cargo vacante dentro de su fuerza laboral, se dice que hace reclutamiento interno. Cuando recurre a otras fuentes diferentes a su propio personal, entonces est haciendo reclutamiento externo. Con alguna frecuencia las organizaciones enfrentan la situacin de escoger entre estos dos tipos de reclutamiento. Analizados comparativamente se encuentra que las ventajas del reclutamiento interno se convierten en desventajas del reclutamiento externo y viceversa. Veamos entonces las ventajas y desventajas del reclutamiento interno, comparado con el externo:

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Ventajas del reclutamiento Interno: a. Los candidatos son bien conocidos, facilitndose tanto el proceso de reclutamiento como el de seleccin. b. Los candidatos poseen ya un buen conocimiento de la empresa, disminuyendo de esta manera el perodo de induccin y el frecuente rechazo que encuentra la persona recin nombrada en un cargo. c. Ofrece a los trabajadores la posibilidad de ascenso dentro de la empresa, motivando de esta manera a sus colaboradores. d. Aprovecha las inversiones realizadas por la empresa en entrenamiento de su personal.

Desventajas del reclutamiento interno: a. Tiende a establecer la antigedad como el principal factor de ascenso, subvalorando as la capacidad y otros mritos laborales. b. Reduce la posibilidad de vincular en los cargos importantes a personal con nuevas ideas y experiencias diferentes, con lo cual se aumenta el riesgo de anquilosamiento de la institucin. c. Propicia un ambiente caracterizado por intrigas y excesiva competitividad entre los trabajadores. d. Produce el llamado efecto domin al generar sucesivas vacantes, pues el trabajador promocionado para llenar la posicin disponible necesita ser reemplazado en su cargo actual. Si este reemplazo se realiza con un trabajador de la compaa se produce un nuevo cargo disponible que debe llenarse de la misma manera, a menos que se decida apelar al reclutamiento externo o suprimir la ltima posicin que aparezca vacante. e. Exige una intensa coordinacin, especialmente cuando las personas promovidas pertenecen a diferentes reas de la empresa. f. Tiende a incrementar los costos laborales por la posibilidad que se presenta de contratar personas con sueldos inferiores a los que tienen los trabajadores reemplazados y cuyas condiciones salariales han ido mejorando por razones de su antigedad en la empresa.

En conclusin, ambos tipos de reclutamiento tienen sus ventajas y desventajas, pero no son excluyentes entre s. Esto quiere decir que las empresas pueden optar por un reclutamiento mixto, que incluya tanto fuentes internas como externas. De esta manera se incrementa la posibilidad de localizar los aspirantes ms cali cados, al mismo tiempo que se ofrecen oportunidades de desarrollo al personal ya vinculado a la empresa, con lo cual incrementa sus posibilidades de volverse autosu ciente en energa humana. Cuando se recurre al reclutamiento externo deben identi carse los conocimientos y habilidades que no se encuentran en la empresa para orientar las actividades de entrenamiento del personal.

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El subprograma de reclutamiento
A manera de gua, se presentan a continuacin los elementos del subprograma de la funcin de reclutamiento. Objetivos. La e cacia de un programa de reclutamiento se mide por el logro de resultados tales como: a) disminuir los costos unitarios de reclutamiento y b) atraer una cantidad adecuada de candidatos que renan las condiciones exigidas para llenar cada cargo o grupos de cargos vacantes, facilitando as una buena seleccin. Esta cantidad de reclutados vara dependiendo de las condiciones de la empresa y de la naturaleza de los cargos que se necesitan proveer. Sin embargo, no se considera posible hacer una verdadera eleccin sin disponer, por lo menos, de tres candidatos para cada vacante. Polticas. La obtencin de los objetivos del subprograma se facilita con la jacin de polticas que de nan asuntos tales como: a) grado de preferencia del reclutamiento interno sobre el extremo; b) condiciones generales de los candidatos (estado civil, edad; parentesco con los actuales trabajadores, etc.); c) preferencia de las fuentes y medios de reclutamientos a utilizar, dependiendo de la naturaleza de los cargos que se requieren llenar. Normas. Para asegurar el ordenamiento de esta funcin, es conveniente establecer reglas que jen asuntos como por ejemplo: a) el plazo mnimo con el cual los directivos de lnea deban colocar las requisiciones de personal; b) el medio a travs del cual el departamento de personal divulga en la empresa la existencia de una vacante y c) el nmero de candidatos que deban ser reclutados para cada grupo de cargos. Si se piensa aprovechar el reclutamiento de personal para mantener actualizado el manual de cargos es conveniente establecer una norma segn la cual los requisitos que deben reunir los aspirantes a empleo en la empresa se tomen de la descripcin del cargo correspondiente y no sean improvisados, al capricho del solicitante de candidatos. Para garantizar la prctica combinada de las dos opciones de reclutamiento, se puede establecer una norma segn la cual toda vacante generada por razn de la promocin de un trabajador se cubrir por medio de reclutamiento externo. Procedimiento de reclutamiento. Este procedimiento se inicia con la requisicin de personal y concluye cuando se obtienen las solicitudes de empleo de los aspirantes que renen los requisitos mnimos de los cargos vacantes. El procedimiento de reclutamiento se puede representar gr camente de la siguiente forma:

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Figura 6.1 El procedimiento de reclutamiento

La primera etapa se concreta con la elaboracin de la solicitud de personal por parte del responsable de la divisin en donde aparece la vacante. Esta solicitud debe contener por lo menos la siguiente informacin de utilidad para el departamento de personal: a. b. c. d. e. f. g. h. Nombre del cargo. Rango de salario del cargo. Nmero de personas a contratar. Objetivo bsico, funciones y requisitos del cargo. Fechas en que se necesita el trabajador. Nombre y rma del solicitante. Fecha de elaboracin de la solicitud. Aprobacin del jefe inmediato del solicitante.

Si la requisicin de personal es elaborada adecuadamente se facilita la consecucin de los candidatos, pues es admitido que si se tiene claro lo que se necesita, se facilitar su obtencin. Un ejemplo de un formato para la requisicin de personal se muestra en el anexo 6.1 ( nal del libro). El dorso de la solicitud de personal se puede utilizar para hacerle seguimiento al proceso, tal como lo muestra el anexo 6.2. Las dems etapas del procedimiento de reclutamiento son realizadas por el especialista de personal y por los aspirantes, e incluyen actividades tales como la identi cacin de las fuentes en donde se esperan reclutar los aspirantes, la
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escogencia de los medios ms adecuados para llegar al segmento del mercado laboral correspondiente, el diligenciamiento de la hoja de vida por parte de los aspirantes y, nalmente, la veri cacin de los requisitos y referencias. El procedimiento de reclutamiento concluye al entregarse un nmero adecuado de candidatos elegibles, lo cual implica que en su fase nal se deben revisar las hojas de vida y las respectivas certi caciones para veri car el cumplimiento de los requisitos mnimos exigidos. Para evitar prdida de tiempo y engao, es necesario asegurar la autenticidad de la informacin consignada en las hojas de vida, en especial las referencias y datos de educacin. Esta veri cacin puede ser realizada por un auxiliar del departamento de relaciones industriales, debidamente entrenado. Presupuesto del programa. Los costos previsibles de reclutamiento incluyen asuntos tales como los formularios de requisicin y solicitud de empleo, llamadas telefnicas, honorarios de servicios, anuncios de prensa, tiempo de los especialistas y auxiliares de personal. La estructura de costos depende de la naturaleza de los cargos que se requieran ocupar y de las polticas de la empresa.

Resumen
Hemos estudiado el reclutamiento de personal como el proceso de promocin de la institucin y de sus cargos vacantes, procurando atraer a los mejores aspirantes disponibles del mercado laboral y protegiendo la imagen de la empresa. Si el primer contacto entre la compaa y sus colaboradores se presenta dentro de un procedimiento desordenado y caracterizado por largas esperas, citas incumplidas, y tratos descomedidos, bien se puede esperar una predisposicin negativa en el comportamiento del futuro trabajador. El reclutamiento se basa en las previsiones de la planeacin de la fuerza laboral y tiene su origen en la requisicin de personal, la cual debe contener informacin sobre la cantidad y calidad de los trabajadores necesarios en un momento determinado. Al responder las ofertas de trabajo, los aspirantes envan sus hojas de vida; sin embargo, es conveniente que diligencien una solicitud de empleo, diseada por la empresa para recoger la informacin personal de los aspirantes relacionada exclusivamente con el trabajo. De esta manera se facilita el anlisis de dicha informacin, que es necesario hacer en las funciones de reclutamiento y seleccin (ver anexo 6.3). Esta funcin incluye actividades como el anlisis de los requisitos y ambiente del cargo, escogencia de las fuentes y medios de reclutamiento, veri cacin
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del cumplimiento de los requisitos exigidos y de las referencias presentadas. Esto ltimo se hace cada vez ms necesario para evitar el ingreso de personal inescrupuloso a la empresa. La funcin de reclutamiento es afectada por mltiples factores que deben ser conocidos por los administradores de personal. Algunas de estas variables estn dentro de la organizacin y otras en su ambiente externo. Entre los factores dependientes de la empresa estn: a) los objetivos, losofa, polticas y clima de la organizacin; b) las funciones, requisitos y ambiente de los cargos vacantes. Las condiciones del medio externo que deben ser tenidas en cuenta son el mercado laboral, condiciones de empleo, ritmo de la economa y leyes laborales. Las fuentes de reclutamiento son los segmentos espec cos del mercado laboral en donde se pueden encontrar los aspirantes a empleo. Los medios de reclutamiento son los canales utilizados para difundir las vacantes dentro de la poblacin particular que constituye la fuente de reclutamiento previamente identi cada. Cuando los aspirantes se encuentran entre los trabajadores ya vinculados a la empresa, sta puede llenar las vacantes mediante ascensos o traslados de su propio personal, en cuyo caso se habla de reclutamiento interno para diferenciarlo del reclutamiento externo que se presenta cuando la empresa busca sus prospectos en otras fuentes diferentes. Tanto el reclutamiento interno como el externo tienen ventajas y desventajas, razn por la cual las empresas estn estableciendo, cada vez ms frecuentemente, la poltica de reclutamiento combinado. De esta manera se exploran simultneamente fuentes internas y externas, dando prelacin a sus propios trabajadores, cuando se presenta igual posibilidad de acoplar exitosamente las cualidades del candidato con los requisitos del cargo, pero sin renunciar a la oportunidad de obtener personas con nuevas ideas y actitudes. La escogencia de fuentes y medios de reclutamiento depende de los requisitos de los cargos vacantes, del nmero de aspirantes necesarios para hacer la seleccin y de los recursos disponibles para obtener los candidatos. En los ltimos aos, las organizaciones se han venido apoyando en las rmas de empleo temporal para adquirir la fuerza laboral que requieren, no solamente para trabajos espordicos, sino tambin para observar y someter a prueba los trabajadores y poder decidir objetivamente sobre su contratacin de nitiva. Sin embargo, en algunos casos se abusa de estos servicios temporales para tratar de disminuir los costos laborales, evitando el pago de prestaciones extralegales, aun a riesgo de la desmoralizacin que puede experimentar el personal de las empresas que practican estas polticas.

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Es claro que el reclutamiento involucra una preseleccin con base en el anlisis de las hojas de vida o solicitudes de empleo; sin embargo, como se ve en el estudio de la funcin de seleccin, el estudio de las hojas de vida se volver a u lizar para evaluar los candidatos, bajo otros criterios.

Autoevaluacin 1. Cul es el propsito de la funcin de reclutamiento? 2. Qu di cultades puede generar el reclutamiento hecho en forma descuidada? 3. Analice comparativamente el reclutamiento interno y externo. 4. Compare las agencias de empleo con las empresas de servicios temporales como fuentes de reclutamiento. 5. Analice los avisos de prensa como medios de reclutamiento. 6. Proponga una poltica de reclutamiento para una empresa que sintetiza su losofa con el enunciado: somos gente y tecnologa en desarrollo. 7. Proponga un procedimiento de reclutamiento de personal supervisor para una empresa metalmecnica de tamao mediano. 8. Analice crticamente la forma en que se recluta el personal de una empresa que usted conozca. 9. Est usted de acuerdo con la siguiente a rmacin? Por qu? : La bsqueda de buenos trabajadores no es una labor difcil en condiciones de alto desempleo.

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