Quality Guide 5

Gestin de proveedores
Una gua para explorar y aprender sobre la Administracin de la Calidad

Asi como el escalador asegura cada paso antes de proseguir la escalada, los Sistemas de Calidad aseguran los procesos para emprender la ruta del mejoramiento continuo.
Quality Guide Sistemas de Administracin de la calidad Faculta de ingeniera Ingeniera Industrial Corporacin Universitaria Lasallista Profesor Nelson de J. Lpez R. Ingeniero Qumico U N de Colombia Magister en Matemticas Aplicadas Universidad EAFIT Auditor Internacional en Sistemas de Aseguramiento de la calidad ISO9001 Primera edicin: Julio de 2009. Primera revisin: enero de 2010 Este material podr ser impreso o copiado para usos acadmicos en la Universidad con previo permiso del autor. Basado en Road Maps MIT

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Bienvenido a Quality Guide 5!

Esta gua presenta como implicar a los proveedores en el aseguramiento de la calidad, al considerarlos parte de la cadena de valor del negocio u organizacin. Se exploran los temas de seleccin, evaluacin, administracin y certificacin de proveedores, asi como las herramientas estadsticas que ayudan a gestionar esta relacion.

Tpicos cubiertos en esta gua

Administracin de la cadena de suministro Capitulo 12. Libro gua La cultura de calidad 1. Principio No. 11 Respete su red de socios y proveedores, desafiandolos y ayudndoles a mejorar referenciado en el texto: Las claves del xito de Toyota. Jeffrey K. Liker. Ed. Gestin 2000. Barcelona 2006. 2. Punto cuarto del mtodo Deming. Acabar con la prctica de adjudicar contratos de compra basndose exclusivamente en el precio. Libro: Como administrar con el mtodo Deming. 3. Visin empresarial No. 3. Trabajar estrechamento con los proveedores. Organizacin corona. 1989. Tcnicas de muestreo. Norma tcnica colombiana NTC-ISO 2859-1.

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Relaciones con los proveedores: una Revolucin

oy en da no solo se habla de la importancia de construir relaciones gana gana con el proveedor, sino de ampliar la cadena de suministro. Ya desde Deming se vislumbraba la importancia de esta ampliacin de la cadena, con su principio No. 4, que establece la necesidad de basarse no solo en el precio para seleccionar un proveedor, es mas, ste debe ser parte de la cadena de valor. Durante el anlisis de la cadena de valor para establecer actividades que agreguen o no agreguen valor, es clave contar con los proveedores para poder encontrar desperdicios que al ser eliminados, harn mas competitivo el producto en el mercado. Muchos desperdicios se encuentran en el proveedor y es necesario erradircarlos y compartir beneficios para lograr mejorar la rentabilidad de ambos negocios y/o poder ofrecer un mejor precio a los clientes. En la tabla 1, se comparan los enfoques tradicionales y estratgicos de la funcion de compras. Tabla 1. Puntos de vista tradicional vs estratgico en la funcin de compras. Aspecto Relacin con el proveedor Duracin de la relacin Aseguramiento de la calidad Base de proveedores Planes de compra del negocio Punto de vista tradicional De adversarios, competitiva, desconfiada De corto plazo Inspeccin en la recepcin Muchos proveedores administrados en conjunto Independencia de los planes de negocios de la organizacin usuaria final Precio Punto de vista estratgico Cooperativa, de asociacin, basada en la confianza De largo plazo, indefinida Sin necesidad de inspeccin entrante. Proveedores certificados Pocos proveedores. Cuidadosamente seleccionados y administrados Integrados con los planes de negocios y los planes de ventas y operaciones de la organizacin usuaria final. Con proyecciones de compra de 12 a 18 meses Costo total

Enfoque en las decisiones de compra

Quality Guide 5 Lase el principio 4 del mtodo Deming y analice las implicaciones de ste punto en la administracin de la funcin de compras en nuestro medio. Complemente lo visto hasta el momento con las sesiones 12.1 y 12.2 del libro gua. En que actividades de la funcin de compras, se involucra la funcin de calidad? Analice la tabla 12.2 del libro gua.

A continuacin exploraremos la relacin de la calidad con los tres (3) aspectos bsicos de la administracin de suministros: Especificaciones de los requerimientos, seleccin de proveedores y administracin de la cadena de suministros.

Especificaciones de los requerimientos de calidad para los proveedores

Los objetivos y requerimientos para los proveedores deben estar alineados con aquellos para cada eslabn de la cadena de suministro (recuerde el modelo QFD), particularmente el usuario final y la organizacin compradora. Estos objetivos y requerimientos incluyen los parmetros de calidad y los asuntos generales del negocio. La planeacin de la calidad comienza antes de firmar acuerdos o contratos, y debe reconocer dos asuntos: 1. El comprador trasmite al proveedor los requerimientos de uso del producto. 2. El comprador debe asegurarse de que el proveedor puede ofrecer el producto que cumpla con los requisitos solicitados.

Nota: el establecimiento de los requisitos del producto a comprar debe cobijar dos aspectos: Las especificaciones tcnicas del producto /materia prima / insumo y especificaciones del sistema de calidad del proveeor. En muchos casos, y es de carcter necesario, se establecen criterios para verificar la conformidad del bien comprado, en la siguiente tabla se pueden ver algunos ejemplos de ndices de calidad.

Quality Guide 5 Tabla 2. Criterios nmericos de muestreo. Indice de Significado calidad

Partes por millon ppm Nivel aceptable de calidad NAC (AQL: en ingles) Porcentaje de tolerancia de lote defectuoso (LTPD) Limite de calidad promedio saliente (AOQL) Capacidad de proceso (Cp) Nmero de defectos por milln aceptables Porcentaje de defectos que tienen una alta probabilidad de ser aceptados por el plan de muestreo

Valores tpicos
5-1000 0,01-10,0 -

Interpretacin errnea

Porcentaje de defectos que tienen una baja probabilidad de ser aceptados por el plan de muestreo

0,5-10,0

Peor porcentaje promedio de defectos sobre muchos lotes despues de que la inspeccin de muestra haya sido realizada y se rechazarn lotes al 100% inspeccionadas Capacidad de los procesos del proveedor para cumplir la especificacin del producto

0,1-10,0

>1,33

Todos los lotes aceptados estan al menos tan bien como el NAC; todos los lotes rechazados estan peor que el NAC. Todos los lotes que esten mejor que el LTPD se aceptarn; todos los lotes que estn peor que el LTPD se rechazaran Todos los lotes aceptados estn al menos igual de bien que el AOQL; todos los lotes rechazados estan peor que el AOQL. Todos los lotes cumplen al 100% la especificacin pactada.

Analice el ejemplo 12.1 del libro gua.

Definicin del sistema de calidad del proveedor

Depende el tipo de producto a suministrar, algunas empresas hacen requerimientos sobre la forma de producir y de asegurar los procesos y productos por parte del proveedor. En algunas ocasiones este asunto trae complicaciones en el proceso de negociacin, porque el proveedor puede sentir que estn tomando parte del control de su produccin. Este tipo de requerimientos es muy comn verlo en empresas del sector automotriz, donde usualmente se les exige certificacin QS9000; en empresas farmaceuticas y de alimentos dondes es exigencia estar certificados en BPM; en empresas que atienden sctores pblicos, donde se les exige certificaciones de calidad tipo ISO9001 para poder participar en licitaciones, entre otros ejemplos.

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Seleccin de proveedores.
La seleccin de proveedores debe basarse en la reputacin del proveedor, en las pruebas de calificaciones de sus diseos, en la encuesta de sus instalaciones de fabricacin, y en la informacin de bancos de datos y de otras fuentes sobre su calidad. Adicionalmente en Colombia, es necesario verificar que el proveedor no est registrado en la lista Clinton de los EEUU. La lista Clinton es una base de datos de proveedores de insumos/ materiales que estn relacionados con actividades de lavado de activos y/o trfico de estupefacientes. Normalmente estas bases de datos estn conectadas con el sistema financiero y logstico del pas y puede bloquear cualquier intento de exportacin y de crditos. Cuando los proveedores son pequeos o no tienen implementado un sistema de calidad, durante el proceso de seleccin, se realizan visitas a sus instalaciones para verificar las mnimas condiciones de seguridad, calidad y cumplimiento de las normas legales vigentes del pas; para ello es necesario formar auditores internos dentro de la empresa compradora, que logren evidenciar la conformidad de su sistema de produccin, con los requisitos establecidos en la empresa. Esta rigurosidad aplica para los productos crticos establecidos en la planificacin de la calidad, para los dems insumos de carcter genrico, el factor determinante es el desempeo financiero del proveedor y sus referencias empresariales.

Evaluacin de la capacidad del proveedor

Para evaluar la capacidad de cumplir los requisitos exigidos por el comprador, existen varias acciones: 1. Calificar el diseo del proveedor mediante evaluacin de muestras. 2. Evaluar su sistema de calidad o calificar su sistema de produccin. 3. Realizar encuesta de calidad. Para complementar este material, remtase al numeral 12.5 del libro gua.

Principio # 8. No base sus decisiones de compra solo en el precio, tenga en cuenta la capacidad del proveedor para cumplir las especificaciones y la opcin de trabajar en asocio para generar valor a la cadena de suministro.

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Administracin de la cadena de suministro

Planeacin de la calidad en la cadena de suministro En el manual de calidad de Juran, se sugieren los siguientes pasos para hacer esta planeacin:

Documentar la actividad histrica , actual y futura de adquisiciones de la org.

Identificar un artculo crtico

Para ese artculo monte un equipo interdisciplinario

Analice los componentes del costo total del artculo

Analizar la estructura, capacidades y tendencias de la industria del proveedor

Determine las necesidades del cliente, mediante datos.

Traduzca las necesidades del cliente en un proceso de abastecimiento efectivo

Aprobacin de la admn. para transferir la estrategia de abastecimiento a la operacin.

Figura 1. Pasos para planificar la calidad en conjunto con el proveedor

Esta planeacin tiene tres (3) posibles enfoques: Inspeccin, prevencin y asociacin. En que consiste cada una de ellas y cuales son las ventajas y desventajas de ellas?

La tendencia del futuro es la asociacin. Explore en equipo, como se logra esta asociacin mediante la planeacin econmica y tecnolgica de manera conjunta. Ver sesin 12.6 de libro gua.

Quality Guide 5 Control de la calidad en la cadena de suministro En Juran se establecen los siguientes pasos para obtener un control xitoso de la calidad en la cadena de suministro. Complementar con la sesin 12.7 del libro gua.

Crear un equipo interdisciplinario

Determinar la mtrica de desempeo

Determinar los estndares de desempeo

Descartar proveedores que no cumplan o desarrollarlos

Evaluar el desempeo de los proveedores

Figura 2. Pasos para control calidad con el proveedor

El detalle de las actividades de control calidad comprende los siguientes elementos: Evaluacin de las muestras inciales Informacin y cambios del diseo / producto Vigilancia de la calidad del proveedor Evaluacin del producto entregado ver tabla 12.5 libro gua. Esta evaluacin debe especificar como se maneja el producto no conforme.

Qu factores se deben tener en cuenta para establecer el mtodo de evaluacin del proveedor?

Quality Guide 5 Certificacin de proveedores No es comn tener proveedores certificados, porque ello implica un proceso conjunto entre las partes para desarrollar al proveedor, evaluarlo sistemticamente y finalmente certificarlo como proveedor confiable. Existen varios criterios para certificar proveedores, veamos algunos de ellos. Ningn rechazo de producto en al menos 10 lotes consecutivos. Ningn rechazo de producto durante el ltimo ao. Ningn rechazo de documentos, facturas durante los ltimos 6 meses Ningn incidente relacionado con la produccin durante los ultimos 6 meses. Aprobacin de una auditora de sistema de calidad en sitio. Sistema de calidad documentado y certificado. Proceso estable y en control. Calificacin de la calidad del proveedor. Existen multiples formas de medir o calificar a un proveedor. Las medidas mas comunes son: Rechazos de producto en un periodo de tiempo Volumen de las compras en $ Cumplimiento en las entregas Cumplimiento de las especificaciones Productos no conformes en un periodo de tiempo Nivel de servicio, entre otros Para complementar este anlisis remitase a la sesin 12.7 del libro gua. Qu otras medidas conoce en su experiencia?

Principio # 9. Haga de sus proveedores un eslabn mas de su cadena productiva.

Ahora lea el principio 11 del modelo de produccin Toyota y establezca con su equipo de trabajo como puede implementarse en las industrias de nuestro medio. Que relacin hay con el principio 4 de Deming?

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Herramientas estadsticas
Las herramientas estadsticas mas utilizadas en la relaciones con los proveedores son: Tcnicas de Muestreo Anlisis de pareto Cartas de precontrol y control Anlisis de capacidad de proceso Modo de falla y anlisis de efectos Diseo por 6 sigma. Repase estas herramientas vistas en sus cursos de estadstica. Ahora profundicemos en las tcnicas de muestreo. Para ello, remitase la norma NTCISO 2859-1. El procedimiento general para realizar inspecciones por muestreo es el siguiente:

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Terminando Quality Guide 5.

Investigue como es el proceso de seleccin, evaluacin y certificacin de proveedores de su universidad o de una empresa del medio. Presente una crtica al modelo encontrado con base en lo aprendido en esta gua.

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Conceptos claves Seleccin de proveedores con base en la capacidad para cumplir los requisitos Evaluacin de proveedores Certificacin de proveedores Requisitos de calidad del producto comprado Planificacin conjunta de la calidad del proveedor Asociacin con el proveedor Control calidad en las instalaciones del proveedor.

Problemas de la unidad 1. Investigue empresas que en nuestro medio realizan asociacin con sus proveedores. Que tipo de empresas son? Cuales son sus proveedores crticos? 2. Visite un laboratorio de la Universidad y establezca las caractersticas tcnicas de las materias primas que usan en uno de sus proceso. 3. Una empresa textilera de nuestro medio, esta en proceso de seleccin de un proveedor que le suministre hilo con resistencia media de 2 N y una tolerancia de 0.005 N. Dos proveedores se han presentado como candidatos aptos para suministrar el producto, enviaron 10 muestras de hilo para que fueran evaluados en los laboratorios de la empresa, ver datos. El precio del proveedor A es un 5% mas costoso que el proveedor B. A cual proveedor seleccionara con base en la capacidad de proceso para cumplir los requisitos y obtener un precio competitivo. Nota: el costo base del hilo es de $ 25.000/Carrete. Que proporcin de producto defectuoso se esperar de cada proveedor? Si las compras son de 30.000 carretes / mes, cuanto es el costo de la mala calidad, asumiendo que los carretes se desechan? Cual es el costo de negociacin mximo aceptable si se selecciona al proveedor A?

Quality Guide 5 A 2,00051 1,999 2,0019 1,99889 2,00043 1,99888 2,00066 2,00104 2,00133 2,00225 B 1,99745 1,99499 1,99677 2,00412 2,00578 2,00025 2,00026 1,99874 1,99959 1,99801 4. Establezca un plan de muestro para la recepcin de un contenedor de 2000 electrodomsticos provenientes de China y que se comercializaran en un hipermercado. Documente sus supuestos. 5. Durante un muestreo doble de un lote de 40.000 piezas, se encontraron en la primera muestra 8 defectuosos. Nivel de inspeccin: general II; Nivel aceptable de calidad: 1.0 Qu debe hacer? 6. Ejercicios del capitulo 12 del libro gua.

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