KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

1.0 PENGENALAN Keberkesanan dan kecekapan dalam menguruskan sesuatu jabatan adalah komponen penting untuk meningkatkan kualiti kerja dalam pentadbiran dan pengurusan sesebuah organisasi. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) telah diperkenalkan pada tahun 1991 melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8/1991. Kedua-dua dokumen ini dapat membantu dalam pengurusan dan dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti. Bagi kakitangan baru yang dilantik ke jawatan baru, lazimnya mereka akan menjalankan kerja yang diamanahkan kepada mereka berdasarkan pengetahuan dan pangalaman serta tunjuk ajar kakitangan yang lebih pengalaman tanpa arahan dan panduan yang jelas. Kesannya, kakitangan baru tidak mendapat input yang betul dan akan melaksanakan sesuatu tindakan yang kurang tepat dalam membuat sesuatu keputusan. Oleh itu, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja merupakan sumber tepat yang boleh dijadikan panduan semasa menjalankan tugasnya dengan cekap dan berkesan. 2.0 MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) 2.1 DEFINISI Manual Prosedur Kerja adalah satu dokumen rujukan yang menerangkan tentang sistem-sistem yang terdapat di dalam sesebuah organisasi. Ia juga mengandungi sequential bagi prosedur-prosedur kerja yang terperinci dan berperingkat atau menyiapkan sesuatu kerja. MPK mengandungi maklumat

menyeluruh mengenai sejarah dan rasional penubuhan sesuatu jabatan atau pejabat, fungsi. objektif, prosedur dan pegawai atau staf yang bertanggungjawab

1

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

untuk melaksanakan prosedur tersebut. Ia digunakan sebagai rujukan untuk peringkat Jabatan/ Pejabat. Setiap tugas mempunyai peraturan dan proses tertentu. Tugas-tugas yang dijalankan mesti mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan supaya tidak akan menimbulkan sebarang ketidakcekapan, kelewatan dan pembaziran masa. Oleh yang demikian, kewujudan MPK adalah supaya pegawai-pegawai yang baru khususnya dapat mengetahui fungsi keseluruhan dan serta peranan yang dikendalikan oleh jabatan tersebut. Selain itu, MPK juga memainkan peranan yang penting kepada pihak pengurusan kerana ianya membolehkan pembaikan sistem dan prosedur kerja. Pembaikan ini adalah melalui peningkatan kecekapan, produktiviti, kualiti dan keberkesanan jabatan secara keseluruhan. 2.2 FAEDAH MANUAL PROSEDUR KERJA Terdapat pelbagai faedah dalam melaksanakan MPK. Salah satu daripadanya adalah ia dapat memberi hala tuju yang jelas kepada Jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan jabatan tersebut. Selain itu ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti Jabatan. MPK juga merupakan dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah Jabatan/Pejabat . MPK dapat memberi gambaran secara grafik ke atas tindakan-tindakan dalam satu aktiviti atau prosedur dan setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul dan memperlihatkan peringkat permulaan dan peringkat selesai secara ringkas. Ini dapat memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing serta dijadikan asas kepada penilaian sesuatu juga tanggungjawab

2

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

keberkesanan Jabatan. MPK juga bertujuan untuk menetapkan keutamaan sesuatu jabatan untuk jangka panjang dan mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja dan mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas. 2.3 KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA

LATAR BELAKANG JABATAN / PEJABAT OBJEKTIF JABATAN / PEJABAT

SENARAI BORANGBORANG YANG DIGUNAKAN CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITIAKTIVITI UTAMA MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA JABATAN / PEJABAT

FUNGSI-FUNGSI PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI –FUNGSI UTAMA UTAMA JABATAN/PEJABAT

Merujuk kepada rajah peta minda di atas, Manual Prosedur Kerja mengandungi lapan perkara utama seperti berikut: (i) (ii) Latarbelakang Jabatan/Pejabat Objektif Jabatan/Pejabat

(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan (iv) Fungsi-fungsi utama (v) Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama (vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti utama (vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama (viii) Senarai borang-borang yang digunakan

3

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

3.0

FAIL MEJA (FM) 3.1 Definisi Merujuk kepada pekeliling PKPA Bil. 8/1991, Fail Meja (FM) merupakan satu

dokumen rujukan bagi peringkat individu yang menjelaskan peranan seseorang pegawai dalam jawatan yang disandangnya. FM adalah satu pekeliling panduan untuk setiap pegawai tentang setiap peranan dan tugas harian yang perlu diikuti. Apabila mereka jelas mengenai hala tuju pejabat/ jabatan dan peranan yang perlu dilaksanakan, tugas mereka dapat dijalankan dengan cekap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja. 3.2 Tujuan Fail Meja FM bertujuan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dalam jabatan serta sebagai panduan terperinci mengenai segala tugas individu dan sebagai panduan bagi setiap individu menjalankan tugas dengan cekap. Selain itu, FM bertujuan untuk menjelaskan segala peraturan dan undang-undang serta tanggungjawab individu dalam jabatan. FM merupakan latihan untuk pegawaipegawai yang baru dilantik atau yang ditukarkan. 3.3 Penyediaan Fail Meja Langkah-langkah bagi penyediaan FM adalah seperti berikut: 1) Sertakan objektif pejabat yang telah disediakan bagi MPK 2) Sediakan objektif Bahagian atau Unit 3) Tandakan kedudukan bahagian / unit di dalam carta organisasi 4) Sediakan carta organisasi bahagian / unit dan tandakan kedudukan pegawai di dalam bahagian / unit 5) Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja pegawai berkenaan 6) Senaraikan peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti utama

4

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

7) Senaraikan semua proses kerja 8) Senaraikan semua pegawai yang berkenaan yang memberi kelulusan 9) Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan 10)Sediakan carta aliran kerja 11) Sediakan senarai semak bagi tiap-tiap tugas 12)Rekodkan norma kerja yang ada 13)Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai 14)Sediakan format senarai tugas harian 15)Gunakan norma-norma kerja yang ada pada jadual norma kerja 3.4 Kandungan Fail Meja Fail meja mengandungi 14 perkara utama seperti yang ditunjukkan dalam rajah di bawah.

Senarai Tugas Harian Norma Kerja

Objektif Jabatan/Pejabat

Objektif Bahagian/Unit Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Senarai Borang-borang Yang Digunakan

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

FAIL MEJA
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

Senarai Tugas/Kuasa & Hubungan Peraturan-peraturan Pentadbiran

Senarai Undangundang/Peraturan Senarai Semak/ Check List Carta Aliran Kerja

Proses Kerja

5

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

4.0 PERBEZAAN ANTARA MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Secara umumnya, Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) mempunyai beberapa perbezaan antara satu sama lain. Jadual di bawah menunjukkan beberapa perbezaan yang ringkas antara kedua-duanya. Manual Prosedur Kerja ( MPK )  Dokumen rujukan peringkat jabatan.  Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan.  Satu MPK untuk satu jabatan.  Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan. Fail Kerja ( FK)  Dokumen rujukan peringkat individu atau jawatan.  Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu.  Satu FM bagi satu jawatan.  Mengandungi maklumat atau panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satusatu jawatan. Berdasarkan jadual di atas, perbezaan kedua-dua dokumen rujukan ini akan di jelaskan dengan lebih terperinci lagi. Perbezaan pertama ialah Manual Prosedur Kerja (MPK) merupakan dokumen bagi semua pegawai atau staf di peringkat jabatan. MPK ini berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan seperti sejarah, rasional penubuhan, objektif, fungsi, prosedur kerja, dan pegawai atau staf yang dipertanggungjawabkan melaksanakan prosedur tersebut. Ia merupakan rujukan dalam pembentukan struktur dan fungsi atau objektif jabatan atau pejabat dan membolehkannya berfungsi dengan cekap dan berkesan. Fail Meja (FM) pula merupakan dokumen rujukan rasmi bagi individu atau jawatan yang mengandungi senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam sesuatu jawatan. Ia berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam sesuatu jabatan.

6

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

MPK dan FM ialah dokumen rujukan pada peringkat yang berbeza. Namun begitu, setiap jabatan/pejabat perlu ada kedua-duanya. Setiap satu MPK adalah untuk satu jabatan sahaja, manakala FM adalah bagi satu jawatan. Hanya satu MPK bagi satu jabatan, sementara fokus utama FM adalah untuk individu. Dengan itu, setiap individu bagi setiap jabatan atau pejabat haruslah mempunyai FM yang tersendiri. Perbezaan yang seterusnya, MPK adalah dokumen yang mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti yang berasaskan fungsi, dan bidang tugas jabatan atau pejabat. Dengan maklumat ini, individu dalam jabatan atau

pejabat dapat mengetahui hala tuju yang perlu diikuti dan dipatuhi semasa menjalankan tugas. Dokumen ini juga menetapkan fungsi jabatan atau pejabat serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit. Ini membolehkan setiap individu mengetahui parameter masing-masing serta mengetahui tugas-tugas bahagian/unit individu lain dalam pejabat/jabatan. MPK juga menunjukkan Rantaian Perintah untuk membantu Ketua Jabatan memberi arahan, mengawal kerja, mempercepatkan proses membuat keputusan. FM pula mengandungi maklumat atau panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan berpandukan tugas, dan tanggungjawab individu. Ini merupakan panduan tentang kedudukan individu dalam pejabat/jabatan. FM dapat membantu meningkatkan

kecekapan dan kesempurnaan perjalanan tugas melalui garis panduan yang lengkap dan terperinci. Dokumen ini turut menyatakan senarai tugas kuasa dan hubungan kerja untuk membantu pegawai mengurus tanggungjawab mereka,

mengetahui had kuasa serta menjelaskan hubungan kerja antara staf. Biasanya, FM ini ditempatkan di atas meja para pegawai.

7

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

Selain itu, perbezaan yang lain adalah MPK mengandungi maklumat menyeluruh tentang aktiviti dalam jabatan yang digambarkan dalam bentuk carta. Setiap jabatan atau pejabat mempunyai carta organisasi yang tersendiri sebagai panduan dan rangka kerja bagi semua aktiviti jabatan. MPK didokumentasikan secara sistematik iaitu dengan mewujudkan beberapa unit atau seksyen atau bahagian untuk melaksanakan aktiviti. Contohnya, Bahagian Gaji hanya beroperasi untuk urusan-urusan yang berkaitan dengan gaji sahaja. FM pula mengandungi maklumat atau panduan dalam pengendalian tugas bagi sesuatu jawatan. Setiap jawatan dalam Perkhidmatan Awam dinyatakan senarai tugas, tanggungjawab dan bidang kuasa yang terperinci supaya pegawai dapat menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan. FM merupakan dokumen yang wajib disediakan bagi satu jawatan dan lebih memfokuskan kepada tugas individu. Tujuannya adalah untuk meningkatkan lagi tahap kecekapan penjawat awam dalam menjalankan tugas masing-masing. Manakala penyediaan MPK lebih khusus untuk penggunaan pejabat sahaja. MPK disediakan khas untuk meningkatkan lagi kecekapan dan keupayaan jabatan tersebut secara menyeluruh. Setiap individu bagi setiap jabatan dan pejabat mempunyai dan menyediakan FM. Perbezaan yang terakhir pula ialah segala proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dapat dikenalpasti dengan merujuk MPK. Tetapi FM memberikan panduan terperinci mengenai tugas harian setiap individu. Dengan adanya MPK dan FM diharapkan kedua-duanya dapat dijadikan rujukan utama pejabat dan jabatan untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan.

8

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

Di dalam FM disediakan panduan yang terperinci tentang tugas harian setiap individu. MPK pula lebih menerangkan secara menyeluruh tentang segala proses peraturan pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dalam jabatan.

5.0 KESIMPULAN Secara keseluruhannya, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja memainkan peranan penting bagi melancarkan perjalanan kerja sesebuah organisasi. Selain itu, dua perkara ini saling melengkapi antara satu sama lain. Tanpa Fail Meja sebagai tunjang kepada Manual Prosedur Kerja, sesuatu organisasi tidak akan seragam, sistematik dan cekap. Manual Prosedur Kerja lebih fokus kepada dokumen rujukan untuk pihak jabatan dimana ia menerangkan fungsi dan bidang tugas sesebuah jabatan manakala Fail Meja pula menerangkan tentang tugas dan tanggungjawab serta cara menjalankan tugas yang telah ditetapkan. Oleh itu, berikut merupakan rumusan kepentingan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja:  Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi.  Mewujudkan keseragaman dalam kaedah menjalankan kerja.  Menentukan peratuan jabatan/pejabat dipatuhi.  Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas.  Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru.  Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain.

9

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

 Menyenangkan

kajian

ke

atas

sistem

kerja

dan

membolehkan

penambahbaikan sistem dibuat.  Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja.  Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain. Justeru, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah amat penting bagi menghasilkan satu kerja yang berkualiti, berkesan dan cekap. Ia bertindak sebagai sumber rujukan dan garis panduan bagi sesebuah organisasi terutama bagi sumber tenaga baru.

10