qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf


ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw Records Management 


Alphabetical Order  Systems 
  24.07.2009    Mario Rieger   



zxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh

Alphabetical Order 
Commonly Agreed Standard: Letter‐by‐ Letter‐Order 
Items are grouped together according to the way they  are spelt and put in the order of the alphabet of the  language of the index user. All items beginning with the  same letter, whether uppercase or lowercase, are grouped  together. Where multiple items begin with the same letter,  items are ordered according to the next letter, and so on.  

The result is a letter‐by‐letter‐order shown in a short  example below. Users of these indexes are literate and  therefore familiar with the order of the letters in their  alphabet. They can therefore quickly find a specific item in a  long list. 


Letter­by­Letter Order  American  American English 



Americanese   Americanism 

Mario Rieger

Digitally signed by Mario Rieger DN: cn=Mario Rieger, o, ou, email=mario_rieger@w eb.de, c=US Reason: I am the author of this document Date: 2009.07.24 10:22:21 +02'00'

American language  


Alternative: Word‐by‐Word‐Order 
But there are alternatives. One is the word‐by‐word‐ order. Spaces in items are treated as a letter which precedes  all others. Word‐by‐word order is better at grouping  together items of similar meanings and so is well suited to  subject indexes. 

The result in comparison to the letter‐by‐letter‐order is  shown below! 

Letter­by­Letter Order  American  American English  Americanese   Americanism  American language  

Word­by­Word Order  American  American English  American language  Americanese  Americanism 




Suggestion: Names‐Order by Initials 
For lists of names, sort by Surname/Family Name and  then by Initials of Forename, regardless of whether they are  spelt out. This makes it easier to find a person as there will  be a single position in the index for them, regardless of  whether their name is spelt out. Where it is certain that J.A.  and John Alfred are the same person they will both appear  under the same entry, but where it is not known it is helpful  to sort them together. 

Letter by Letter  Smith, J.A.   Smith, James Owen   Smith, J.O.   Smith, Jo Alice   Smith, John Alfred  

Word order by  initials  Smith, J.A.   Smith, Jo Alice   Smith, John Alfred   Smith, J.O.   Smith, James Owen  



Sign up to vote on this title
UsefulNot useful