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INFORMACIÓN BÁSICA, PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

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Índice: CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN ........................................................................ 5 1.0. Objetivos del módulo ........................................................................... 5 1.1. Los expositores no han cambiado mucho ................................................ 6 1.2. Resumen ......................................................................................... 12 CAPÍTULO 2. HISTORIA, IMPORTANCIA E INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE LAS FERIAS ..................................................................................................... 15 2.1. Breve introducción en la historia.......................................................... 15 2.2. La importancia de las ferias hoy .......................................................... 23 2.2.1. La importancia comercial .............................................................. 26 2.2.2. La importancia económica............................................................. 26 2.2.3. La importancia tecnológica ............................................................ 28 2.2.4. La importancia política.................................................................. 29 2.2.5. La importancia como medio de comunicación ................................... 30 2.3. Clasificación de las ferias.................................................................... 31 2.3.1. Clasificación según la tipología del visitante ..................................... 33 2.3.2. Clasificación según el ámbito geográfico.......................................... 35 2.3.3. Clasificación según la periodicidad .................................................. 36 2.3.4. Clasificación por sectores afines ..................................................... 38 2.4. Razones por las que participar en ferias profesionales............................. 39 2.4.1. Las ferias deben formar parte integrante de la estrategia global de las organizaciones y de las empresas............................................................ 41

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2.4.2. Tener en cuenta las necesidades y motivaciones de los visitantes ....... 45 2.4.3. Las ferias requieren planificación, tiempo e inversión ........................ 46 2.5. Resumen ......................................................................................... 47 CAPÍTULO 3. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS............................................. 51 3.1. La importancia de los objetivos ........................................................... 51 3.2. Establecer objetivos claros y concretos................................................. 55 3.3. Establecer los objetivos antes de confirmar la participación ..................... 58 3.4. Ser coherentes y cuantificar los objetivos ............................................. 59 3.5. Priorizar los objetivos......................................................................... 62 3.6. Resumen ......................................................................................... 65 CAPÍTULO 4. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN PRE-FERIA ............................. 67 4.1. Fijar objetivos medibles y planificar con antelación................................. 71 4.2. Coordinar la participación en la feria con otras actividades mediáticas....... 72 4.3. Diseñar un sistema eficaz para gestionar las consultas de los visitantes .... 72 4.5. Resumen ......................................................................................... 76 CAPÍTULO 5. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Y CONTROL DE COSTES ........... 78 5.1. Preparar unas primeras previsiones de inversión.................................... 78 5.2. Preparar un presupuesto detallado....................................................... 79 5.3. Aprovechar la publicidad gratuita......................................................... 86 5.4. Resumen ......................................................................................... 87 CAPÍTULO 6. ESCOGER, DISEÑAR Y CONSTRUIR EL STAND.............................. 88 6.1. El stand debe ATRAER la vista y la atención del visitante......................... 92

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6.2. El stand debe dar al visitante un MOTIVO para detenerse........................ 94 6.3. Examinar las opciones de stand disponibles .......................................... 97 6.4. Decidir el tamaño del stand y el diseño................................................. 99 6.5. Verificar el cumplimiento de las normativas feriales...............................100 6.6. Prever el tiempo suficiente para decorar el stand ..................................101 6.7. Breves consejos para un buen diseño del stand ....................................101 6.7.1. La forma debe adaptarse a la función y el diseño a la imagen............105 6.7.2. Cuidado con las barreras psicológicas ............................................105 6.7.3. El movimiento suscita interés y la altura incrementa la visibilidad ......107 6.7.4. Facilitar el acceso a los productos, equipos y mercancías expuestas ...107 6.7.5. Promover ventajas, ser breve en los mensajes................................108 6.8. Resumen ........................................................................................109

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CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN
1.0. Objetivos del módulo

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Ofrecer una visión histórica de las ferias, desde sus inicios hasta el presente, con el fin de que se conozca el importante papel que han jugado, y siguen jugando, como dinamizadoras del comercio tanto local como internacional, como difusoras de las novedades en productos y tecnologías de orígenes diversos y como promotoras del intercambio de conocimientos entre culturas diferentes.

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Facilitar la información básica sobre las ferias necesaria para poderlas utilizar eficientemente según las distintas necesidades de promoción que se tengan en cada momento.

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Concienciar sobre la importancia que tienen los objetivos, aprender a definirlos y a cuantificarlos antes de decidir la participación en las ferias.

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Aprender a planificar la organización necesaria antes de la feria junto con el plan de acciones de seguimiento de contactos y la necesaria elaboración del presupuesto teniendo en cuenta las necesidades del plan a desarrollar para poder alcanzar los objetivos previstos.

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Comprender la importancia que tiene saber elegir el tipo de stand, su diseño y decoración, resulta fundamental para lograr transmitir una adecuada imagen de la empresa o institución y para que ofrezca el ambiente y los elementos imprescindibles que permitan llevar a cabo con eficacia el trabajo de atención a los clientes habituales y de captación de nuevos contactos.

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1.1. Los expositores no han cambiado mucho A pesar de toda la nueva información disponible para ayudar a las empresas e instituciones a ser mejores expositores y a obtener mejores resultados de su participación en las ferias, en muchos casos siguen actuando como lo han hecho siempre y, sobre todo, se siguen quejando de que las ferias no les proporcionan una suficiente rentabilidad de acuerdo con el dinero que han invertido. Cada vez más ferias, tanto profesionales como de consumo, intentan formar a sus expositores sobre todos los aspectos a tener en cuenta para lograr una participación provechosa, pero los resultados no son todo lo positivos que sería de desear. Los expositores parecen tener la necesidad de quejarse sobre las ferias, pero es poco lo que hacen para resolver los motivos de sus quejas.

¿Por qué las empresas y las organizaciones adoptan esta actitud de queja y, al mismo tiempo, hacen muy poco para mejorar sus resultados?

Hay siete motivos por los que la mayoría de expositores no logran utilizar las ferias con la efectividad que debieran. 1. Las ferias son la herramienta de marketing más completa. En realidad, el marketing ferial engloba todas las herramientas de ventas y marketing disponibles. Desde el correo directo, el telemarketing, la publicidad comercial, el Internet, el correo electrónico, las distintas opciones publicitarias, la televisión, las relaciones públicas, las diversas fórmulas de promoción y literalmente una infinidad de herramientas de marketing, forman parte del arsenal de posibilidades que ofrece el marketing ferial.

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la mayoría de los expositores participan en todas las ferias de la misma forma y con la misma estrategia. rondas de negocios. hay que analizar el potencial de cada feria y luego desarrollar la mejor estrategia para lograr el mayor éxito posible en dicha feria. pocas veces utilizan todos los recursos que ofrecen las ferias. la época del año en que se celebra. Algunas empresas asisten a las ferias por motivos poco realistas. Todas las ferias son diferentes. Para lograr un verdadero éxito. 3. 2. oportunidades educativas. como resultado de ello. Aún así. expositores que participan. Todas las ferias poseen su personalidad única formada por factores tales como su ámbito geográfico de influencia. tipologías de los visitantes. La mayoría de las empresas e instituciones no dedican el tiempo necesario para estudiar las diferentes sinergias posibles y. la asistencia total de visitantes. etc. ¿Cuántas empresas basan su decisión de participar en una feria tomando en cuenta sólo la cantidad total de visitantes? Marketing ferial: Información básica.Una feria bien planificada consiste en tener en cuenta todas las posibilidades que esta ofrece y en desarrollar una estrategia que utilice todas las opciones posibles para alcanzar los objetivos que se persigan. planificación y organización 7 . el estado en que se encuentra el sector. la competencia.

Buscaban la calidad. un expositor cerró su stand por completo para poder atender adecuadamente a 50 visitantes invitados. La mayoría de las empresas e instituciones desconocen cómo medir el éxito de su participación en una feria. muchas empresas no comprenden que la medida real del potencial de una feria es una mezcla de muchas cosas y entre las cuales está. Desgraciadamente. automáticamente creen que de ese total ellos van a conseguir varios centenares de contactos incluso sin averiguar si esos visitantes son los que les interesan. o sea el rendimiento o rentabilidad del dinero invertido en las ferias. planificación y organización 8 .000 compradores. cualificar y hacer un seguimiento de todos esos centenares de visitantes? Es obvio que no. su mayor o menor capacidad de atraer a una gran cantidad de compradores cualificados y. Cuando se trata de cuantificar el ROI-Return on investment (Retorno de la Inversión). las ferias son la primera herramienta de marketing que se considera a la hora de hacer recortes. a cuantos de ellos será capaz de contactar la empresa expositora de forma realista. 4. ¿Realmente tienen un plan en mente o la capacidad de atender. por otra. Como resultado de ello.Algunas empresas cuando leen o les dicen que a la feria asistirán 10. Las ferias son una herramienta de marketing extraordinaria si se utiliza correctamente y de forma realista.000. 20. En cierta ocasión y aunque acudieron muchos miles de potenciales compradores a una determinada feria. no la cantidad. cuando hay que implantar políticas de reducción de gastos. Marketing ferial: Información básica. por un lado. la mayoría de las empresas y organizaciones no saben que hacer ni como hacerlo.000 o 50.

5. al que menos atención se le presta y al que menos se prepara para lograr los objetivos y el éxito que se pretende. Existe una gran diferencia entre la forma de llevar a cabo el trabajo normal de venta en las condiciones y situaciones habituales y la estrategia que se debe desarrollar en una feria para conseguir un buen contacto con un potencial cliente.A menos que los expositores aprendan a establecer unos objetivos concretos. A veces el personal que normalmente atiende los stands en las ferias ha recibido escasa información y preparación. El personal que atiende el stand en la feria es lo más importante. aunque es el factor más olvidado. planificación y organización 9 . antes de la feria. dediquen los recursos económicos y humanos mínimamente necesarios y establezcan un plan para lograrlos. En muchos casos el personal que atiende los stands no sabe para qué está ahí. mercado o país en el que se celebrará el evento. o quizá ninguna. medibles y alcanzables. qué tienen que hacer en cada momento y cuales son los objetivos de la participación de la empresa. no podrán cuantificar la rentabilidad de la inversión realizada en las ferias. Marketing ferial: Información básica. La mayoría del personal que está atendiendo los stands en las ferias nunca ha recibido formación sobre cómo entender esas diferencias y cómo trabajar en una feria. Demasiado a menudo los responsables de las empresas o de las organizaciones se limitan a realizar una reunión informativa general antes de la feria y muchas veces se limitan a informar sobre los nuevos productos o servicios que se presentarán o a proporcionar datos básicos sobre la feria.

el plan de actividades a desarrollar durante la feria. a cuál de los dos lados cree que se dedica normalmente la mayor parte del tiempo. Cuando tenga la ocasión. los servicios a contratar a la feria. ¿Cómo aprendió? Lo más probable es que aprendiera observando e imitando a otros expositores y como resultado de ello. los expositores tienden a parecerse y a actuar mas o menos del mismo modo. los obsequios para los clientes. Marketing ferial: Información básica. sin lugar a dudas. 7. por supuesto. Aún así. el seguimiento posterior de los contactos. etc. los productos a exponer. Las ferias son como un equipo informático formado por dos partes: el hardware y el software. Hay cosas o decisiones que a veces no tienen sentido ¿verdad?. ¿ud. Los expositores dedican la mayoría de su tiempo y dinero en el lado equivocado de la ecuación. Bajo la columna de hardware están factores importantes tales como el alquiler del espacio necesario. En la columna del software están las herramientas de promoción como por ejemplo el correo directo. el diseño y construcción del stand. ¿Cuál de los dos lados proporcionará el mayor retorno de la inversión? El lado del software. pida a un expositor que intente recordar su primera feria y luego hágale una pregunta tan sencilla como: ¿quién le enseñó lo que debía hacer y cómo? La abrumadora respuesta es – nadie. planificación y organización 10 . etc. el telemarketing. el personal que atenderá el stand de la feria. energía y dinero? Al lado del hardware. Nadie les ha enseñado.6.

marketing. versátiles y rentables herramientas de venta. Obtener el máximo provecho de la participación en una feria es un objetivo evidente. es decir.previas y posteriores a la feria – necesarias y dirigirlas hacia los objetivos previstos ‰ ‰ Decidir el diseño del stand en función de los objetivos Preparar los productos. sin embargo no todas las empresas o instituciones utilizan todos los recursos y posibilidades que ofrecen las ferias y tampoco elaboran y desarrollan las estrategias necesarias para lograr el mejor resultado posible. Marketing ferial: Información básica. comunicación y relaciones públicas de que disponen actualmente las empresas y las organizaciones. planificación y organización 11 . información y seleccionar el personal según cuales sean los objetivos ‰ Las Desarrollar de inmediato el plan de seguimiento posterior a la feria ferias constituyen una de las más poderosas.Para lograr el éxito. materiales y humanos en función de los objetivos que se pretenden conseguir ‰ Desarrollar las actividades de promoción . no se deben adecuar los objetivos a la feria elegida ‰ ‰ Orientar el plan de marketing hacia esos objetivos Prever y disponer de los recursos económicos. algunas de las condiciones mínimas y elementales previas a la participación en cualquier feria son: ‰ ‰ Establecer objetivos cuantitativos y cualitativos medibles y alcanzables Seleccionar la feria según los objetivos y no al revés. materiales.

más completa que existe ya que incluyen desde el correo directo. por lo tanto. la televisión. poseen su propia personalidad y tienen características diferenciales unas de otras como su ámbito geográfico de influencia. las relaciones públicas. y luego desarrollar la estrategia adecuada para utilizar todos los recursos que ofrecen con el fin de lograr el mayor éxito posible. la cantidad y cualidad de visitantes que reciben. Resumen Los aspectos más destacados de este capítulo pueden resumirse en los siguientes puntos: ‰ Las empresas e instituciones han cambiado poco en cuanto al aprovechamiento que hacen de las ferias a pesar de toda la información que se les ofrece para que mejoren sus actuaciones y obtengan así mejores resultados de su participación.2. ‰ Las ferias son la herramienta de marketing. de información y comunicación. las actividades que organiza. además porque reflejan el estado en que se encuentra el sector en ese momento. en muchos casos no obtienen el nivel de rentabilidad que podrían lograr de acuerdo con el dinero que han invertido. etc. las distintas opciones publicitarias. Marketing ferial: Información básica. ofrecen una distinta variedad de expositores participantes y también de oportunidades de formación/información y otras actividades complementarias que organizan cada una de ellas. etc. el correo electrónico.. etc. ‰ Es fundamental analizar las características de cada feria.1. las posibilidades de utilización. planificación y organización 12 . el Internet. de investigación y formación. promoción y marketing ‰ Todas las ferias son diferentes. y todas las demás fórmulas de existentes.. La mayoría siguen desconociendo las distintas formas de utilización de las ferias y. el telemarketing.

medibles y alcanzables. no se deben adecuar los objetivos a la feria elegida.‰ Muchas empresas no comprenden que la medida real del potencial de una feria es una mezcla por un lado de la mayor o menor capacidad que tiene la feria de organizar actividades de interés y utilidad. ‰ Para lograr el éxito. Seleccionar la feria según los objetivos y no al revés. nacional o internacional. en constituir el “escaparate” del sector y reflejar la imagen de su importancia local. Marketing ferial: Información básica. en servir de enlace y de centro de información para los medios de comunicación.previas y posteriores a la feria – necesarias y dirigirlas hacia los objetivos previstos. ‰ El personal que atiende el stand en la feria es lo más importante aunque se le suele prestar poca atención y preparación para lograr los objetivos y el éxito que se pretende llegando incluso. son condiciones para poder cuantificar la rentabilidad de la inversión realizada en las ferias. ♦ Prever y disponer de los recursos económicos. materiales y humanos acordes con los objetivos que se pretenden conseguir. es decir. en la habilidad de la empresa en saber aprovechar las oportunidades que se le ofrecen y en su propia capacidad para atraer a los visitantes que le interesan tanto en cantidad como en calidad. en algunos casos. dedicar los recursos económicos y humanos mínimamente necesarios y establecer un plan para lograrlos. a no saber qué tienen que hacer en cada momento y cuales son los objetivos de la participación de la empresa. las condiciones mínimas y elementales previas a la participación en cualquier feria son: ♦ ♦ Establecer objetivos cuantitativos y cualitativos medibles y alcanzables. ‰ Establecer unos objetivos concretos. ♦ Desarrollar las actividades de promoción . en su capacidad de atraer a una adecuada cantidad de compradores cualificados y. ♦ Decidir el diseño del stand en función de los objetivos. planificación y organización 13 . por otra.

materiales e información y seleccionar el personal de acuerdo con los objetivos que se persiguen. planificación y organización 14 . Marketing ferial: Información básica. ♦ Desarrollar de inmediato el plan de seguimiento posterior a la feria.♦ Preparar los productos.

IMPORTANCIA E INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE LAS FERIAS 2.CAPÍTULO 2. Con plata. Esta observación se ajusta a nuestra percepción colectiva de la tradición. Las referencias a las ferias en el Antiguo y el Nuevo Testamento se mezclan con alusiones al comercio.1. describe a la ciudad de Tiro como un importante centro de mercados y ferias. HISTORIA. las pruebas indican la existencia de actividades comerciales desde el año 500 a. pero no reconoce siglos de vínculos históricos con la zona oriental del Mediterráneo desde antes del nacimiento de Jesucristo. Breve introducción en la historia La historia de las ferias es confusa y la información que existe sobre sus inicios es incompleta. escrito supuestamente alrededor del 588 a. Sin embargo. estaño y plomo pagaban por tus mercancías”. hierro. C. Sin embargo.. a los mercados. al trueque. El relato de Ezequiel sobre la destrucción de la ciudad de Tiro. Cuándo y dónde se celebró la primera feria es algo que se desconoce. Marketing ferial: Información básica. según las Escrituras del libro de Ezequiel: "Tarsis comerciaba contigo a causa de la abundancia de tus riquezas. llegadas a los muelles coloniales de Boston y Halifax con la misión de servir a la agricultura y a la ganadería. planificación y organización 15 . C. Un observador ocasional podría concluir que las ferias y exposiciones norteamericanas procedían directamente de la Europa occidental del siglo XVIII. en la historia de la humanidad abundan las referencias a las ferias como parte de la vida y actividad social cotidiana. a las fiestas religiosas y días sagrados.. a los festivales.

fueron el modelo de como son en la actualidad. Durante los inicios de la era cristiana. propiciando el comercio de artículos entre los habitantes locales y. Roma y la Meca. La palabra latina “feria” con el significado de día sagrado parece ser la raíz lógica de nuestra palabra moderna feria. el culto se concentraba alrededor de los templos de las grandes ciudades como Nínive. finalmente. la venta propiamente dicha. Cada feria era un día en el que un gran número de personas se reunía para rendir culto. aunque ni Ezequiel ni otras referencias bíblicas lo explican con claridad. la iglesia participó de forma activa en la promoción de las ferias durante los días de fiesta y. Posiblemente. Los encuentros periódicos reunían a los productores de todo tipo de artículos con el propósito de efectuar trueques. Los mercaderes procedentes de países lejanos se reunían. como resultado. Se colocaban figuras religiosas en los campos para proteger a comerciantes y mercaderes. por lo que estos mercados primitivos adoptaron el aspecto de las ferias que. es razonable pensar que “feria” era el nombre dado al lugar en el que se llevaban a cabo los intercambios comerciales primitivos entre mercaderes extranjeros. intercambios y. En aquella época. La evolución que mezclaba religión y comercio prosiguió a lo largo del tiempo y se extendió hasta Europa occidental. A estas actividades mercantiles se añadieron otras y también entretenimientos. Marketing ferial: Información básica. Los campos situados junto a esos templos se reservaban para los comerciantes. También está claro que la actividad religiosa era compañera del comercio. Estas ciudades también eran consideradas como los grandes centros comerciales del mundo. Atenas. en cierto modo. las ferias se convirtieron en una fuente de ingresos para ella. planificación y organización 16 . las ferias benéficas de la iglesia actual poseen algunos rudimentos de aquellas ferias religiosas.Las ferias tuvieron un carácter comercial desde el principio.

Massachusetts. al convertirla en tejido. "Muchos granjeros. A finales del siglo XIX. Mientras tanto Elkanah Watson. la primera feria mundial. En el Alto Canadá. podría competir con la mejor lana importada de Inglaterra. un grupo de preeminentes ciudadanos de Nueva York organizó la primera feria internacional de América en la ciudad de Nueva York en 1853. la feria de Niágara sigue en funcionamiento hoy en día. Al igual que la feria de Windsor. un granjero y patriota de Nueva Inglaterra. ‰ Referencias históricas de las ferias ESTADOS UNIDOS Y CANADA En 1765. obtuvo el título de “Padre de las ferias agrícolas de Estados Unidos” al presentar por primera vez una pequeña exposición de ovejas bajo un viejo olmo en el pueblo de Pittsfield. patrocinada por la Sociedad Agrícola de Niágara (Niagara Agricultural Society).A pesar de que la tradición histórica del comercio se remonta al Antiguo Egipto y al Imperio Romano. se celebró una feria en 1792. se celebraron muchas pequeñas ferias a principios de 1700 en el Canadá francés bajo gobierno francés. Además. Creyó que la suave textura de la lana de las ovejas expuestas. sintieron curiosidad por esta primera y humilde exposición". la palabra “feria” en su sentido moderno empezó a utilizarse por primera vez durante la Edad Media. En la actualidad esa feria sigue aún en funcionamiento. en cada estado o provincia se celebraban una o más ferias o exposiciones agrícolas Marketing ferial: Información básica. Nueva Escocia (Estados Unidos). como se conocía Ontario antes de la Confederación. Fue en 1807. planificación y organización 17 . Escribió. se presentó la primera feria americana de la que se tiene conocimiento en Windsor. pasados menos de 300 años tras las andanzas de Colón en el Nuevo Mundo. Recogiendo el éxito de la Gran Exposición de 1851. cuando los comerciantes se encontraban con los productores locales en mercados y bazares. e incluso mujeres.

Marketing ferial: Información básica. planificación y organización 18 .REINO UNIDO La mayoría de las ferias celebradas en este país se remontan a las licencias y privilegios otorgados en la época medieval. como feria que se celebraría en noviembre. está claro que dichas licencias se concedieron a ferias que ya existían. abadía o aldea determinadas. la feria más notable celebrada en Inglaterra fue la primera feria mundial. militar y económica. Sin demasiados restos de historia que diseccionar. La feria de gansos de Nottingham ya existía cuando Eduardo I le concedió la licencia en 1284. La Gran Exposición fue concebida para simbolizar esta superioridad industrial. Entre 1199 y 1350 se concedieron más de quinientas licencias que otorgaban derechos para celebrar mercados o ferias. Con una extensión de más de 213.000 metros y un total de seis millones de visitantes. En el siglo XIII. el ímpetu inicial de la idea puede proceder de una reacción competitiva contra la Exposición Industrial francesa celebrada en 1844. Naturalmente. La concesión de licencias no señalaba necesariamente el derecho a celebrar una feria: era en efecto el control de los ingresos por parte de la Corona a cambio de que el control y la organización permanecieran en una población. todo lo relativo a este acontecimiento fue a gran escala. la creación de ferias por cédula real era una práctica generalizada. celebrada en el Palacio de Cristal de Londres en 1851. Gran Bretaña era sin duda el líder de la revolución industrial y se sentía muy segura en ese ideal. No obstante. En esa época. Durante los siglos XII y XIII la mayoría de las ferias inglesas habían recibido la licencia y estaban reorganizadas para estar en línea con sus homólogos continentales. La Corona aprovechaba cualquier ocasión para crear nuevas ferias y para llevar a las existentes bajo su jurisdicción. la Gran Exposición.

C. de Notre-Dame. A principios del siglo VII. a 9 km. cerca de París. a partir de la Edad Media.000 habitantes. sin sombra alguna de duda. en el llano entre Saint-Denis y París. ALEMANIA Dos puntos principales en Alemania: Leipzig y Frankfurt. la feria era inaugurada cada año por el Rector de la Universidad de París con gran ceremonia (en esa ocasión. la feria ponía en contacto a los compradores parisienses con comerciantes procedentes de toda Europa. y se cree que tiene sus orígenes en el siglo XI como feria de la cosecha. Marketing ferial: Información básica. y así conseguía la provisión necesaria para todos los colegios). cifra importante para la época. Dagoberto hizo reconstruir el oratorio y el priorato erigido por Santa Genoveva en el año 475. el mejor método de marketing conocido por el hombre.C. fundada por el rey Dagoberto en el año 629 d. Saint-Denis prosperó a partir de la Edad Media gracias al prestigio de la abadía: el rey Dagoberto le concedió el privilegio de celebrar ferias. En el mes de junio. la más célebre de las cuales era la de Lendit. La feria de otoño de Frankfurt se menciona por primera vez en el día de la Asunción del año 1150 d. usaba su derecho sobre todo pergamino puesto a la venta. los comerciantes acudieron a ella de toda Europa y también de Bizancio. y creó una feria que perduró hasta el siglo XII: la feria de Lendit. de 10. y el éxito de tal manifestación favoreció directamente el desarrollo de la ciudad. planificación y organización 19 . La Messe Frankfurt reivindica estar ubicada en la ciudad ferial más antigua del mundo. Situada en las puertas del norte de París. con una historia que se remonta al siglo XII.FRANCIA Francia lanza el desafío al resto del mundo con un excelente reto. En el año 710 esta feria ya atraía a más de 700 mercaderes para entablar. Ahí se vendían productos agrícolas y se fabricaban telas. La primera feria conocida en Francia en el sentido al que nos referimos fue la “Foire de Saint Denis”.

HOLANDA En los archivos de la ciudad de Utrecht hay una copia de un antiguo edicto que recoge que en el 1127 d. de modo que tan solo se permitía la exposición de productos de origen holandés. pero parece sensato pensar que el clero holandés QUE había experimentado alguna feria comercial en algún otro lugar. vislumbró el potencial de ingresos y actuó en consecuencia. planificación y organización 20 . después de eso. No hay constancia de cuántas se celebraron antes de aquel edicto. proclamó que a la ciudad de Utrecht se le había otorgado la organización de cuatro ferias al año. Sin embargo. Marketing ferial: Información básica. el progreso está bien documentado: fue reconocida por privilegio imperial en el 1240. nunca volvió atrás y en 1997 se celebró un festival para conmemorar el 500 aniversario del “Privilegio imperial a Leipzig para celebrar ferias comerciales”. En aquellos días proteccionistas.Desde entonces. Pronto Utrecht se convirtió en un mercado importante para la región. Según parece. se estableció la feria del libro en el 1480 y se convirtió en el centro de la impresión de libros de Europa y de Alemania a finales del siglo XV.C. La Messe Leipzig comparte con su hermana alemana el talento para registrar la historia. obispo de Utrecht. las fronteras eran sagradas.C. Un importante e innovador aspecto de la historia de Leipzig que debería destacarse es la puesta en marcha de las ferias de muestras (del alemán “Mustermesse”). Parece que se quedó a la zaga de Frankfurt. Estas ferias se desarrollaron en los siglos XVIII y XIX con la evolución de la fabricación originada por la revolución industrial. los expositores extranjeros se hubieran visto metidos en un lío si hubieran pretendido exponer allí. Godebald. ya que en 1497 d.. el Káiser Maximiliano I las puso en marcha al otorgar a Leipzig el privilegio de celebrar ferias comerciales.

Herodes construyó un espléndido lugar en Betania con el propósito expreso de intercambiar productos de toda la zona. fue una conocida población comercial durante el reinado del rey Herodes. Allí se llevaban productos de todos los rincones de la región y se volvían a vender. capítulo 27) por primera vez. que gobernó entre el 40 y el 4 d. Italia. se trataba de una zona cubierta rodeada por un enorme muro.200 metros cuadrados. planificación y organización 21 . En referencia a Tiro. Situada en una importante encrucijada comercial del distrito de Jerusalén. Con plata. los fenicios. “Tarsis comerciaba contigo a causa de la abundancia de tus riquezas. España e incluso Francia.C. la ciudad de Tiro. como Siria. Marketing ferial: Información básica. Las variedades de monedas indican la presencia de mercaderes procedentes de todos los puntos del Imperio Romano.C. 1440 Minutes of Success or Failure. hierro. estaba situado en el actual Líbano. estaño y plomo pagaban por tus mercancías”. Egipto. Según se dice.ORIENTE MEDIO De un libro en hebreo de Isaac Shelav titulado en inglés Exhibitions. Grecia. publicado en el 2002. Su contrincante más firme en Oriente Medio era la aldea de Betania. Las excavaciones arqueológicas han demostrado que la zona ferial de Betania era un lugar de actividad internacional. alrededor de la segunda mitad del siglo IX a. Desafortunadamente. Su mercado abarcaba todo el Mediterráneo y su hogar de partida. la Biblia es nuestra única prueba de la existencia de estas ferias y cabe la posibilidad de que la palabra tuviera un significado diferente del que entendemos en la actualidad. la palabra “comercio” se menciona en la Biblia (Ezequiel. aprendimos que la industria de las ferias en Oriente Medio empezó con aquellos famosos comerciantes y marineros. Con una extensión de 3.

el epicentro de la feria se concentraba en la actual Plaza del Pla. la Feria de Cocentaina posee una serie de privilegios. al que su sobrino Pedro III de Aragón le concedió el privilegio real de la feria en 1346. En la plaza. Desde entonces. el Ayuntamiento encargaba a un carpintero casetas por la plaza y sobre la pared del Palacio Condal. Aunque el lugar original de celebración es la Plaza de la Villa. en la provincia de Alicante. la vuelta de ella y su estancia en la feria. concede a su tío el privilegio real para celebrar la Feria. Su larga duración (del 29 de Septiembre al 14 de Octubre. España. Marketing ferial: Información básica. Famosa por la feria de Todos los Santos que fue creada en 1346 por privilegio real de Pedro III de Aragón a Roger de Lauria. Las paradas. planificación y organización 22 . se alquilaban cada año por los comerciantes. se modifican las fechas de celebración. trasladándose a Todos los Santos. cosa que asegura la mercancía de los compradores y vendedores durante el viaje de ida a la feria.ESPAÑA Cocentaina es la capital de la comarca El Comtat (El Condado). En 1743. El primer conde de Cocentaina fue el destacado almirante almogávar Roger de Lauria. En 1671. en 1291. El día 12 de mayo de 1346. aunque los feriantes se fueron dispersando por el centro de la villa. Es la segunda feria por antigüedad de España. a instancias del Arzobispo de Valencia. ofreciéndose los productos sobre el suelo o mesas de madera. para evitar la coincidencia con la fiesta de Todos los Santos. el rey Pedro III. la hace famosa ya que este tipo de actos no solían durar más de una semana. uno de ellos es la condición de ser franquicia. En aquel momento. en el Siglo XV. se solicitó la modificación de las fechas de celebración. Actualmente se celebra durante la semana de Todos los Santos (el 1 de Noviembre). se trasladó a la cercana plaza del Pla.

según queda recogido en una nota del Censo de Aranda del Archivo de la Real Académia de História. no lo es menos que en muchas ocasiones utilizamos sinónimos a los que no necesariamente le damos el mismo sentido en nuestros respectivos países. se volvió a las fechas antiguas. En 1778. para 1745. se produce una importante expansión de la feria. se abolieron los privilegios de la feria. 2. En 1755. planificación y organización 23 . representante de Cocentaina en el Consejo de Castilla en Madrid y encargado de la Feria. Si bien es cierto que la palabra feria podríamos considerar que es utilizada y entendida por la gran mayoría de personas en la comunidad de naciones hispano parlantes. En 1795.2. después de numerosos pleitos. y en 1768. se proclama como la feria más grande del Antiguo Reino de Valencia. Si desea conocer más detalles al respecto podrá descargarse el Anexo I del Módulo 1 en el Centro de Documentación de la plataforma. las fechas de celebración se cambiaron para el año siguiente. Marketing ferial: Información básica. la feria albergaba 370 paradas. remite un escrito en el que confirma las fechas tradicionales de la celebración y desde entonces se conoce a la feria como Feria de Todos los Santos. según documentos de este año. La importancia de las ferias hoy Antes de entrar a estudiar la importancia que siguen teniendo actualmente las ferias después de tantos siglos de existencia.Aunque el pueblo se opuso. no está de más ponernos de acuerdo en el significado de las distintas palabras que se utilizan para denominar a las ferias en los distintos países de habla castellana. pero se dictó una paulina en las que se exigía su restitución. José Ramón Alegre. con resultados malísimos. En 1747.

Perú. Puerto Rico y Uruguay. Marketing ferial: Información básica. según la Real Academia. Panamá. planificación y organización 24 . Ahora que ya estamos de acuerdo en el significado de las palabras.Salón Internacional del automóvil (Barcelona-España) Según la Real Academia de la Lengua Española uno de los significados de la palabra “salón” es (principalmente en España): “Instalación donde se exponen con fines comerciales los productos de una determinada industria”. también significa aula (del latín aula): “Sala donde se celebran las clases en los centros docentes” Si desea conocer más detalles al respecto podrá descargarse el Anexo II del Módulo 1 en el Centro de Documentación de la plataforma. Pero en México. podemos continuar con la importancia que tiene la actividad ferial resaltando el lugar que ocupa como uno de los sectores líderes a nivel mundial comparándolo con las otras ramas de los servicios.

“Sólo en Alemania.000 metros cuadrados. este año se van a organizar aproximadamente 150 certámenes internacionales.255 metros cuadrados de superficie de exposición.” “Francia celebró en el año 2004 unas 175 ferias.” Si desea conocer más detalles al respecto podrá descargarse el Anexo III del Módulo 1 en el Centro de Documentación de la plataforma. En la lista de estrategias de marketing para ganar nuevos clientes y promocionar ventas. en los que se espera recibir unos diez millones de visitantes y aproximadamente 175.041 m2). entre los cuales. con lo que se aseguran casi 250.000 millones de euros. los 27 más grandes se hallan en Europa. las ferias mantienen su lugar de importancia. planificación y organización 25 .” “Sólo en Alemania. de 600. Italia 150 y España 90.000 puestos de trabajo. el volumen de negocio generado anualmente es de unos 23. se está construyendo en Shangai. seguida por Milán (374.961 m2) y Francfort (324. donde en el año 2010 se celebrará la Exposición Universal Expo 2010. A la cabeza de éstos se encuentra la feria de Hannover.” “Existen cientos de recintos feriales en todo el mundo.000 expositores presentarán sus productos.Extracto del folleto “Viva la feria” publicado por AUMA. Marketing ferial: Información básica.” “El mayor recinto ferial del mundo. Asociación Alemana del Sector de Ferias y Exposiciones. con 495.

2. que por otro medio resulta casi imposible de lograr en especial si se trata de potenciales clientes extranjeros. Así pues.2. Una feria es un centro de contactos comerciales que permite.2. La importancia económica Una feria es un acontecimiento económico destinado a desarrollar las corrientes comerciales entre una oferta y una demanda estructuradas. una gran cantidad de encuentros entre proveedores y clientes actuales o potenciales compradores. de vender pero también de sondear a nuevos clientes sobre sus necesidades y expectativas. "Una herramienta para vender mejor": tal podría ser la definición dada por un responsable comercial. Las ferias están cada vez más presentes en las estrategias de marketing 2.2. planificación y organización 26 . ‰ ‰ Porque ofrecen la máxima concentración posible de clientes potenciales. en un tiempo bastante corto. las ferias son una herramienta promocional y comercial que las empresas deben integrar en las estrategias de marketing. Porque la relación entre los contactos comerciales realizados y el tiempo y esfuerzo invertido es inmejorable.1. naturalmente. La importancia comercial ¿Porqué las ferias son importantes desde un punto de vista comercial? ‰ Porque son el único sistema mediante el cual los clientes visitan a sus proveedores. Marketing ferial: Información básica. para tenerlas en cuenta y poder planificar futuras soluciones tecnológicas y estrategias comerciales. Permite a los expositores presentar sus nuevos productos con el objetivo.

de divulgación. Por ello. las empresas expositoras deben utilizar al máximo las posibilidades que ofrece este medio. ‰ Dinamizan la actividad industrial y comercial nacional como resultado de los negocios que se generan a partir de las ferias. haciendo uso de sus instrumentos de comunicación y publicidad. Las ferias se han convertido en una herramienta económica de importancia fundamental. Por su función de dinamizador industrial. Marketing ferial: Información básica. de promoción. planificación y organización 27 . ‰ Activan la economía local al incrementarse el consumo de bienes y servicios debido al aumento de la demanda como consecuencia de la presencia de participantes y visitantes de otras ciudades e incluso de otros países. de contactos y de cooperación empresarial. una feria se convierte en una herramienta económica de importancia fundamental.Esta herramienta constituye un medio para aumentar sus cuotas de mercado en el propio país como captarlas en los mercados internacionales.

un factor principal de promoción de la innovación. Para algunos expositores. 2. La importancia tecnológica Una feria es un "escaparate" y. etc. por ello. es decir. la aparición en el mercado de nuevas soluciones. planificación y organización 28 . Permite dar a conocer a los visitantes. Marketing ferial: Información básica. ¿porqué? La innovación es. de hecho. los medios de comunicación. el elemento motor que polarizará la atención de todos los segmentos del sector. Importancia tecnológica. empezar a forjarse una opinión para las decisiones y pedidos posteriores. los centros de I+D y por otros impulsores de la innovación tecnológica. pasando por los departamentos de marketing y comerciales. a menudo una feria es más una ocasión inmejorable para recoger opiniones. los técnicos.2. la distribución. desde las áreas gerenciales o directivas de las empresas productoras. los trabajos de investigación y desarrollo realizados por las empresas. de este modo.3. Por otra parte.. hasta llegar a los usuarios o consumidores finales.‰ Impulsan el comercio internacional al producirse operaciones de exportación e importación durante los certámenes internacionales. captar ideas y esbozar proyectos que para obtener ventas inmediatas. el hecho de presentar la oferta de productos o servicios de manera estructurada y organizada permite al visitante realizar comparaciones entre las tecnologías propuestas y. ‰ Promocionan la cooperación empresarial y las inversiones al facilitar los contactos y negociaciones entre empresas.

‰ Porque son un buen campo de pruebas de nuevos productos. regionales.2. Ningún expositor debería desdeñar este tipo de contactos. gubernamentales e internacionales. Pueden ser útiles. Marketing ferial: Información básica. La importancia política ‰ Son un punto de encuentro entre empresarios organismos y autoridades de locales. equipos y servicios. 2. ‰ Son el mejor observatorio de la Investigación y Desarrollo y de las novedades técnicas que se producen a nivel internacional. ‰ Sirven como plataforma para la colaboración técnica con terceros. planificación y organización 29 . Ofrecen oportunidades de información y formación técnica al alcance de todos. ‰ Ofrecen oportunidades de relaciones públicas entre empresas y de “lobby” con representantes gubernamentales ‰ Forman la “WEB” más completa e interactiva para dar a conocer la importancia de un sector a los poderes públicos. ‰ ‰ Son un aula donde se adquieren conocimientos sobre nuevas tecnologías.4.

5. pasando por el mundo científico o comercial. hasta estudiantes y profesores. que permite comunicar mensajes a todo tipo de visitantes. Estos mensajes pueden referirse a las estrategias y políticas en materia de calidad. un centro de documentación técnica.2. comercial y mercadológica. empresarios. de respeto al medio ambiente.2. de desarrollo empresarial o internacional Una feria es un extraordinario medio de comunicación global Algunos dicen que las ferias son un extraordinario “medio de comunicación global". desde políticos. planificación y organización 30 . industriales. de dinamismo comercial. formadores de opinión. que permite informar y comunicar mensajes a todos los visitantes. Marketing ferial: Información básica. hasta estudiantes y profesores. de imagen de marca. desde políticos. formadores de opinión. La importancia como medio de comunicación Una feria es un gran medio de comunicación con el cual los expositores consiguen transmitir sus mensajes a múltiples y numerosos destinatarios. Y además… ‰ Son un magnífico Foro de comunicación y repercusión mediática. Las ferias son un extraordinario centro de de información técnica. pasando por el mundo científico o comercial. de innovación. comercial y de marketing.

superficie cubierta b.‰ Constituyen un eficaz medio de comunicación sobre novedades. planificación y organización 31 . no comunicar antes. es posible que tanto los conceptos como sus descripciones o significados sean algo diferentes en nuestros respectivos países y bueno sería que se pudieran compartir entre todos los distintos conceptos existentes.3. etc. los de las ferias Ofrecen oportunidades de comunicación y publicidad gratuitas (notas de prensa de las ferias. superficie al aire libre. el diario de la feria. productos. superficie reservada a expositores extranjeros. c. Superficie El concepto de superficie de stands se subdivide en: a. ‰ Ofrecen una inmejorable oportunidad para contactar y utilizar a los medios de comunicación que acuden a las ferias. superficie reservada a expositores nacionales d. Sin embargo. ‰ ‰ Acceso a medios de comunicación adicionales.) Las ferias son un fantástico medio de comunicación oral y escrito. Clasificación de las ferias En primer lugar es importante que conozcamos los principales conceptos por los que se clasifican las ferias y cual es su significado según las Normas de la Unión de Ferias Internacionales (UFI) por las que se rigen las ferias que forman parte de esta organización. equipos y servicios dirigido a los profesionales. Marketing ferial: Información básica. durante y después de una feria es un gran error 2.

Marketing ferial: Información básica.e. Las invitaciones permanentes se cuentan una sola vez con independencia del número de visitas para las que han sido utilizadas. si fuera posible. Los expositores que ocupan un área de menos de 9 m2 se consideran indirectos. La superficie bruta total de la feria se obtiene de la suma de la superficie neta ocupada por los stands de los expositores y la superficie utilizada para los pasillos y servicios de la Feria. En el caso de participaciones agrupadas o colectivas los diferentes expositores se consideran directos si ocupan un área de al menos 9 m2. recibe una factura del organizador de la Feria y la paga directamente. ‰ Expositor indirecto (o empresa representada): es el expositor que no tiene stand propio. han de entregar en el control de entrada de la Feria una invitación numerada que permita su cuantificación y. paneles y grafismos que tienen relación globalmente con el tema de un Certamen ferial o a ciertos aspectos de éste que son independientes de los expositores. El número de estos visitantes se determina a partir del número de invitaciones o documentos similares debidamente cumplimentados. planificación y organización 32 . sino que presenta sus productos en el stand de un expositor directo. comparta con los demás su información) Visitantes Visitantes identificados: aunque su acceso al recinto sea gratuito o no. (si en su país no es así. Expositores ‰ Expositor directo: es el que ocupa un stand del que es titular su empresa. “Otras participaciones” a los stands. también su identificación.

Ferias profesionales (PR) Sus visitantes tienen mayoritariamente un perfil y un interés profesional. para incorporarlos a procesos de fabricación o para su uso en la actividad profesional que desarrollan ellos o sus empresas.es ). . Las ferias profesionales prohíben la venta al por menor de los productos expuestos. pero sin duda alguna en su país existen eventos que pueden incluirse en cada categoría de acuerdo con los distintos criterios de clasificación que se explican a continuación.Ciudad: Barcelona Marketing ferial: Información básica. planificación y organización 33 .Ciudad: Madrid ‰ ‰ Bienal Española de la Máquina-Herramienta .Ciudad: Bilbao Salón BTA . a.Barcelona Tecnología Alimentaria .Ciudad: Barcelona Feria Profesional del Regalo Promocional y Publicitario.1.3. ‰ ‰ Salón Internacional de la Construcción . bien para su posible adquisición y posterior venta. es decir se interesan por los productos o servicios ofrecidos por los expositores.afe.2. Clasificación según la tipología del visitante Los ejemplos que se ofrecen a continuación corresponden a ferias que se celebran en España (consultar en web http://www.

bricolaje. deportes.Ciudad: Cornellá de Llobregat Feria de los Anticuarios .. simultáneamente promocionan e incluso venden sus productos y novedades al público en general (ejemplo: informática de consumo.Ciudad: Aguadulce (Almería) Feria Puericultura Ropa de Niño. Feria mixta (MI) Sus visitantes son indistintamente profesionales o público en general. Ferias al público (PU) Sus visitantes tienen mayoritariamente un perfil consumidor.Ciudad: Sevilla Marketing ferial: Información básica. Suele tratarse de ferias en las que la mayor parte de expositores tratan de contactar con visitantes profesionales pero. planificación y organización 34 . En este caso. ocio.Ciudad: Bilbao c. ‰ ‰ Salón de la Infancia y la Juventud . Juguetes .) ‰ ‰ Feria de Muestras de la Provincia de Almería .b.. En muchos casos. bien durante todo el evento o durante la mayor parte del mismo. los productos expuestos pueden ser comprados por el consumidor visitante a la empresa o comerciante expositor. sin interés “profesional” por los productos o servicios ofrecidos por los expositores. gastronomía. los expositores suelen ser empresas o entidades que habitualmente dirigen sus negocios al público en general. turismo.

Ciudad: Sevilla Salón de la Ocasión .2.Ciudad: Sevilla Marketing ferial: Información básica. Juguetes .Ciudad: Madrid ‰ Hostelequip (Servicios Hostelería) . Las empresas expositoras suelen ser locales pero también en algunos casos participan directamente o mediante sus distribuidores empresas de carácter nacional.Ciudad: Torre-Pacheco (Murcia) Nacional Ferias generalmente de carácter profesional o mixto a la que acuden visitantes de todo el país.2. ‰ ‰ ‰ ‰ Feria de Muestras de la Provincia de Almería . planificación y organización 35 . ‰ Feria Profesional del Regalo Promocional y Publicitario . aunque en algunas ocasiones puede atraer a visitantes de otras localidades debido a su especialización o como complemento de la atracción turística de la población donde se celebra. En algunos casos además de empresas expositoras del país participan también un cierto número de origen extranjero.Ciudad: Cornellá de Llobregat (Barcelona) Feria Puericultura Ropa de Niño.Ciudad: Aguadulce (Almería) Salón de la Infancia y la Juventud .3. Clasificación según el ámbito geográfico Local Feria a la que acuden visitantes mayoritariamente de la ciudad en la que se celebra.

Barcelona Tecnología Alimentaria .3.Ciudad: Bilbao Salón BTA .Ciudad: Madrid ‰ Moda Barcelona-BCN Fashion Week . planificación y organización 36 . Generalmente los expositores también tienen procedencia tanto nacional como internacional.Ciudad: Barcelona Marketing ferial: Información básica.Ciudad: Barcelona Bienal Española de la Máquina-Herramienta .Ciudad: Barcelona 2. Bianual (celebración dos veces por año) ‰ Feria Profesional del Regalo Promocional y Publicitario . Clasificación según la periodicidad a. Internacional Ferias de carácter profesional cuyos visitantes proceden tanto del país donde se celebran como también de otros países. ‰ ‰ ‰ ‰ Salón Internacional de la Construcción .Ciudad: Barcelona Moda Barcelona-BCN Fashion Week .c.3.

Juguetes .Barcelona Tecnología Alimentaria . planificación y organización 37 . Bienal (celebración cada dos años) ‰ ‰ ‰ Salón Internacional de la Construcción .Ciudad: Cornellá de Llobregat (Barcelona) ‰ ‰ Feria de los Anticuarios .Ciudad: Aguadulce (Almería) ‰ Salón de la Infancia y la Juventud . Trienal (celebración cada tres años) ‰ Salón BTA .Ciudad: Barcelona Hostelequip (Servicios Hostelería) .Ciudad: Sevilla c.Ciudad: Bilbao d.Anual (celebración una vez por año) ‰ Feria de Muestras de la Provincia de Almería .Ciudad: Sevilla Bienal Española de la Maquina-Herramienta .Ciudad: Bilbao Feria Puericultura Ropa de Niño.Ciudad: Barcelona Marketing ferial: Información básica.

B.3. Cuatrienal (celebración cada cuatro años) ‰ Feria Mundial de Tecnología de la Bebida y Alimentos Ciudad: Munich (Alemania) Líquidos - 2. Ferias Sectoriales y Especializadas: B.org ). Calzado. Equipos y Materiales. Silvicultura. B. Alimentación. Bisutería Joyería. Puesto que pueden existir diferencias entre un país y otro. y Marketing ferial: Información básica. B. al elegir una feria en otro país es recomendable asegurarse de que la denominación del sector y los productos que se exponen corresponden a los propios. Ropa. Bebidas. Moda. Equipamiento Personal. Obras Públicas.3. Hortofloricultura. Hostelería y sus Equipos. Clasificación por sectores afines La agrupación de productos y la denominación de los sectores que se ofrecen a continuación corresponden a los que se utilizan en España (ver web http://www. Viticultura.4. Minería.ufinet. Apicultura.1. Ferias Generales: De Muestras y Multisectoriales B. planificación y organización 38 . Textil.4.es ) y siguen en cierto modo el modelo adoptado por la UFI-Unión de Ferias Internacionales (ver web http://www.e.2.afe. Accesorios y Complementos. Cuero. Sector Inmobiliario. Construcción. Agricultura. A. Ganadería. Piscinas. y sus Equipos.

Exposiciones Caninas. Mobiliario.4.B. Logística y sus Equipos. Juguetes. Organización Empresarial.9. B. Regalos y sus Equipos. Ferias Infantiles. Marketing ferial: Información básica. Juegos. ‰ Son el único sistema que permite al visitante utilizar los cinco sentidos para obtener toda la información que le interesa. las ferias siguen siendo el centro comercial por excelencia. por lo tanto podemos pensar que es importante utilizar las ferias porque: ‰ Después de tantos siglos de existencia.8. Automoción. B. Deportes. Libros. B.10. Seguros e Inventos. Medio Ambiente. Servicios Financieros. las ferias son el medio de promoción más completo y antiguo que existe. Oficina. Espectáculos. Artes Gráficas. Higiene y Cosmética. Formación. Salud. B. Información. Bricolaje. Razones por las que participar en ferias profesionales Como ya hemos mencionado al principio. Hobby. Imprenta y Papelería. Otras Ferias. Tráfico.6. Asesorías. Música. Seguridad y Prevención. Otros Sectores Comerciales e Industriales. Transporte. planificación y organización 39 . Ocio y Turismo. Sanidad. Tercera Edad y Navideñas. Comunicación y Nuevas Tecnologías. de Caballos y Taurinas. Ciencia y Tecnología. Servicios de Bodas y Celebraciones. Iluminación. B.7. Equipamiento para el Hogar. Franquicia.5. Animales de Compañía. 2. C.

las empresas todavía confían en el contacto personal para identificar las necesidades de sus clientes. planificación y organización 40 . la radio o la TV. ‰ A pesar de la aparición y utilización de nuevas tecnologías de la información y la comunicación. ‰ En la actualidad. Marketing ferial: Información básica. la necesidad de mantener contactos personales no sólo se mantiene sino que continúa creciendo. ofrecerles las soluciones más adecuadas y mantener su fidelidad.‰ En las ferias el comprador tiene un papel interactivo que no le ofrecen otros medios de promoción o comunicación como la prensa.

el correo directo. deberían ser un instrumento estratégico dentro de los planes globales de las empresas. como parte integrante del plan de comunicación de la empresa o institución. hacerlo así significaría renunciar a muchas de las diversas e importantes oportunidades que ofrecen y. la investigación del mercado y de la competencia. aprovechar la presencia de los medios de comunicación. Es importante tener en cuenta que las ferias son. planificación y organización 41 .. para desarrollar un importante trabajo de relaciones públicas. Es fundamental que las ferias se aprovechen también para reforzar o modificar la imagen de la empresa o de un producto. para llevar a cabo un estudio o investigación de mercado. Las ferias. las acciones de venta directa. limitar el nivel del RDI-Retorno de la Inversión realizada. etc. etc. en la que los objetivos a alcanzar incluyan el reforzamiento de la marca e imagen. etc. Es muy importante considerar a las ferias como uno de los instrumentos y actividades fundamentales de la estrategia global de las empresas y organizaciones.4. las actividades de I+D –Investigación y Desarrollo-. además de la promoción comercial y la venta. los planes de formación del personal. por lo tanto. el lanzamiento de nuevos productos o servicios.1.2. Las ferias jamás deberían utilizarse como una actividad aislada o al servicio exclusivo de un área o departamento de las organizaciones o empresas. las relaciones públicas. Las ferias deben formar parte integrante de la estrategia global de las organizaciones y de las empresas. al igual que la publicidad. Su utilización no debe limitarse sólo a promocionar las ventas o como una actividad exclusivamente de marketing. entre las cuales podemos mencionar las siguientes: Marketing ferial: Información básica.. por la variedad de posibilidades de utilización que ofrecen. ofrecen o puede ser utilizadas para alcanzar muy distintos objetivos y puede ser aconsejable participar en ellas por muy diversas razones.

etc. de acuerdos comerciales. ‰ Con un buen plan de investigación y aprovechando los contactos que se realicen. planificación y organización 42 . situación que es imposible de lograr mediante cualquier otro medio. Marketing ferial: Información básica. se puede obtener un valioso conocimiento de las tendencias del mercado nacional y también del internacional. ‰ Permiten desarrollar una amplia estrategia empresarial que incluye las relaciones públicas. ‰ Son el único sistema mediante el cual los clientes visitan a los proveedores. ‰ Ofrecen la máxima concentración posible de clientes potenciales. el reforzamiento de la imagen de empresa y/o marca. ‰ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ Otras razones por las cuales puede ser interesante participar en ferias: Iniciar o acelerar el proceso para lograr ventas y exportaciones Observar que hace la competencia Captar nuevos clientes y conocer las necesidades de los actuales Buscar agentes y representantes Presentar nuevos productos Relacionarse con personajes de la política. ‰ En las ferias se presentan interesantes oportunidades para realizar posibles alianzas empresariales y llegar a acuerdos de cooperación tecnológica. de inversiones.‰ Las ferias son un escaparate de novedades técnicas por lo tanto vale la pena aprovechar la oportunidad de observar y ser observado. lo cual ofrece una atmósfera de trabajo muy distinta a la habitual o incluso ventajosa para el personal de ventas. de colaboración industrial. ‰ Las ferias ofrecen muchas oportunidades para llevar a cabo una importante estrategia comercial: introducirse en nuevos mercados nacionales o internacionales. de la ciencia y tecnología Aprovechar posibilidades de comunicación y publicidad gratuita.

etc.Para rentabilizar la inversión y extraer el máximo provecho de nuestra participación en las ferias. Muchos de ellos son prescriptores o “influenciadores” a quienes de otro modo podría ser imposible identificar. medios de comunicación. Ellos han tomado la decisión consciente de asistir y se han reservado un tiempo valioso para hacerlo. los compradores pueden degustar. es imprescindible conocer exactamente como funcionan. En una feria. sus características y qué oportunidades o beneficios pueden ofrecernos: Las ferias son altamente selectivas. Destacaremos algunas de las características beneficiosas de las ferias: El comprador acude a visitarnos Los visitantes de las ferias son receptores muy proactivos de los mensajes que se les haga llegar. Ventas y promoción en 3D Nada supera el impacto de una demostración en vivo. tocar y probar su producto. ver como funciona su equipo o maquinaria por sí mismos.) Marketing ferial: Información básica. las ferias permiten concentrar de formar precisa y rentable los esfuerzos de promoción. Contacto cara a cara Cara a cara y en el marco de una feria es la forma más persuasiva de iniciar y consolidar relaciones con clientes y al mismo tiempo contactar además con otros importantes interlocutores (instituciones. competencia. con sus objetivos cuidadosamente enfocados y las audiencias o visitantes muy seleccionados. planificación y organización 43 . así como las demás estrategias empresariales que se haya decidido desarrollar. venta y marketing. proveedores.

el poder de persuasión de la venta cara a cara y los beneficios de una atmósfera que predispone a la relación y comunicación personal. Lo que es inusual es su combinación en una única y altamente flexible herramienta promocional. Las características beneficiosas mencionadas no son exclusivas de las ferias. ya sea individual o conjuntamente. planificación y organización 44 . de transmitir mensajes a los medios de comunicación. puede conseguirse más en cuatro días en una feria que lo que de otro modo se conseguiría en meses. de generar contactos de venta. la selectividad del correo directo. mientras que el vendedor no se siente intimidado por visitar al comprador en su terreno.Visita del Príncipe Andrés (Reino Unido) a un stand de la Gran Bretaña en la feria Alimentaria 2004 de Barcelona (España) Entorno de ventas neutral En las ferias el comprador no se siente sometido a una gran presión para comprar. de conocer tendencias. contactar con posibles socios o desarrollar una labor de relaciones públicas con personalidades. de la empresa o marca. Marketing ferial: Información básica. Las ferias combinan el alcance masivo de la publicidad. Independientemente de si se está intentando reforzar la imagen de la organización. para crear un entorno extraordinario en el que se pueden perseguir un amplio abanico de objetivos. Penetración rápida en el mercado Participando en ferias se puede llegar a una gran proporción del mercado tanto nacional como internacional en un corto espacio de tiempo. de modificar las percepciones del mercado.

esto es. esto es. Para encontrarse con proveedores actuales y potenciales nuevos suministradores c.4. ‰ Establecer contactos con colegas y otras personas vinculadas al sector Marketing ferial: Información básica. responsables de I+D y de producción. alguien a quien perciben como más entendido que un representante de ventas o comercial ‰ Discutir sus necesidades en un entorno neutral. planificación y organización 45 . y que les permite: ‰ Hablar con un experto. ‰ Examinar los productos por sí mismos y cuestionar las afirmaciones de los fabricantes ‰ ‰ Realizar comparaciones marca con marca.2. etc. Para localizar productos nuevos especialmente b. Para mantenerse al día de las nuevas tecnologías y los avances del sector También valoran el papel que las ferias les ofrecen desempeñar. otros directivos. Los compradores visitan las ferias por tres motivos clave: a. sin sentirse obligados a realizar una compra. Tener en cuenta las necesidades y motivaciones de los visitantes La comprensión de las necesidades y las motivaciones de los visitantes que acuden a las ferias le permitirá mejorar drásticamente las posibilidades de hacer negocios con ellos.2. de forma rápida y sencilla Conocer a las personas que están detrás de los productos. directores de ventas.

los pedidos llegarán en las semanas y meses posteriores a la feria pero para que ello pueda ser así se debe estar preparado para perseguir sin descanso a los contactos iniciados durante la feria y seguirles la pista de forma continuada. pero es muy poco frecuente que los expositores cierren un trato durante el evento. el esfuerzo y los recursos necesarios para garantizar el éxito. para la mayoría de las empresas. Si vamos a invertir una suma de dinero considerable en un stand o en un pabellón colectivo. ¿Exponer o Visitar? That is the question Marketing ferial: Información básica. de modo que sea posible rastrear el mayor número de ventas posible hasta su origen. tiempo e inversión La tendencia a subestimar la importancia del trabajo de planificación y preparación requerido para asistir con éxito a una feria constituye una de las principales razones de los pobres resultados y del fracaso de algunas participaciones en ferias. Las ferias generan millones de dólares o euros de negocio cada año.Seamos realistas en cuanto a las expectativas. excepto si las negociaciones estaban ya muy avanzadas y simplemente se ha aprovechado el marco de la feria para formalizar el acuerdo. debemos estar dispuestos a invertir también el tiempo. Las ferias requieren planificación. Pero también puede representar la diferencia entre unos buenos resultados en la feria y unos resultados realmente excepcionales. planificación y organización 46 .3.4. 2. Sin embargo. La planificación y el seguimiento eficaces pueden representar la diferencia entre una mala y una buena experiencia expositora.

etc. seguramente es mejor que las empresas PARTICIPEN CON STAND PROPIO. quizá será aconsejable que las empresas VISITEN LA FERIA primero y dejar la decisión de participar para mas adelante si consideramos que la feria puede atender nuestras necesidades y ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos.‰ Si la feria se celebra en un país o mercado cuyas posibilidades desconocemos. 2. nunca se deben adaptar los objetivos a las características de la feria. Resumen Los aspectos más destacados de este capítulo pueden resumirse en los siguientes puntos: ‰ La importancia de las ferias: ♦ Desde un punto de vista comercial 9 Porque son el único sistema mediante el cual los clientes visitan a sus proveedores. la feria y se tiene capacidad económica y suficientes recursos humanos y logísticos para ello. no hay pabellón o participación oficial del país. 9 Porque ofrecen la máxima concentración posible de clientes potenciales. Marketing ferial: Información básica. región o país donde se celebra la feria. en este caso quizá sea recomendable que las empresas PARTICIPEN EN EL PABELLON. planificación y organización 47 . ‰ Si se conoce el mercado. es un evento del que no tenemos demasiadas referencias.. de una Cámara de Comercio o de una Asociación sectorial reconocida.5. el Gobierno de su país o el organismo de promoción de exportaciones. ‰ Si disponemos de alguna información del mercado. Cámara de Comercio o Asociación sectorial organizan un pabellón oficial colectivo. La elección de la feria Se debe elegir la feria que ofrezca las mejores posibilidades de alcanzar los diversos objetivos que interesen a nuestra organización o empresa.

♦ Desde un punto de vista tecnológico 9 Porque son un campo de pruebas de nuevos productos. 9 Son un aula donde se adquieren conocimientos sobre nuevas tecnologías. regionales. 9 Ofrecen oportunidades de comunicación y publicidad gratuitas (notas de prensa de las ferias. planificación y organización 48 .) Marketing ferial: Información básica.♦ Desde un punto de vista económico 9 Activan la economía local al incrementarse el consumo de bienes y servicios debido al aumento de la demanda como consecuencia de la presencia de participantes y visitantes de otras ciudades e incluso de otros países. 9 Forman el “escaparate” más completo para dar a importancia de un sector a los poderes públicos. 9 Son un buen observatorio sobre las novedades técnicas que se producen a nivel internacional. 9 Impulsan el comercio internacional al producirse operaciones de exportación e importación durante los certámenes internacionales. ♦ Desde un punto de vista político 9 Son un lugar de encuentro entre empresarios y autoridades de organismos locales. 9 Ofrecen una inmejorable oportunidad para contactar y utilizar a los conocer la medios de comunicación que acuden a las ferias. productos y equipos. ♦ Como medio de comunicación 9 Son un eficaz medio de comunicación sobre novedades. equipos y servicios. gubernamentales e internacionales. etc. 9 Dinamizan la actividad industrial y comercial nacional como resultado de los negocios que se generan a partir de las ferias. el diario de la feria.

sus visitantes tienen mayoritariamente un perfil y un interés profesional 9 ferias abiertas al público.Las ferias son un fantástico medio de comunicación oral y escrito. celebración cada dos años Trienal. celebración cada cuatro años por sectores afines 9 9 Ferias Generales de Muestras y Multisectoriales Ferias Sectoriales y Especializadas Marketing ferial: Información básica. durante y después de una feria es un gran error. sus visitantes son indistintamente profesionales o público en general ♦ según el ámbito geográfico 9 feria local es aquella a la que acuden visitantes mayoritariamente de la ciudad en la que se celebra 9 ferias nacionales. sus visitantes tienen mayoritariamente un perfil consumidor 9 feria mixta. ‰ Clasificación de las ferias ♦ según la tipología del visitante 9 ferias profesionales. celebración una vez por año Bienal. no comunicar antes. planificación y organización 49 . son aquellas a las que acuden visitantes de todo el país 9 ferias internacionales son aquellas cuyos visitantes proceden tanto del país donde se celebran de otros países ♦ según la periodicidad 9 9 9 9 ♦ Anual. generalmente de carácter profesional o mixto. celebración cada tres años Cuatrienal.

Marketing ferial: Información básica. el contacto cara a cara es la forma más persuasiva de iniciar y consolidar relaciones con clientes. aprovechar la presencia de los medios de comunicación. La planificación y el seguimiento eficaces pueden representar la diferencia entre una mala y una buena experiencia expositora y también pueden marcar la diferencia entre unos buenos resultados en la feria y unos resultados excepcionales. el poder de persuasión de la venta cara a cara y los beneficios de una atmósfera que predispone a la relación y comunicación personal. Además..‰ Las ferias deberían ser consideradas como uno de los instrumentos fundamentales de la estrategia de las empresas. para crear un entorno extraordinario en el que se pueden perseguir un amplio abanico de objetivos. Nada supera el impacto de una demostración en vivo y los compradores pueden degustar. en la que los objetivos a alcanzar incluyan el reforzamiento de la marca e imagen. la investigación del mercado y de la competencia. el lanzamiento de nuevos productos o servicios. tocar y probar su producto. ver como funciona su equipo o maquinaria por sí mismos. ‰ Las ferias combinan el alcance masivo de la publicidad. etc. el esfuerzo y los recursos necesarios para garantizar el éxito. además de la promoción comercial y la venta. ‰ Los compradores visitan las ferias por tres motivos clave: ♦ ♦ Para localizar productos nuevos especialmente Para encontrarse con proveedores actuales y potenciales nuevos suministradores ♦ Para mantenerse al día de las nuevas tecnologías y los avances del sector ‰ Además de dinero se debe estar dispuesto a invertir también el tiempo. ya sea individual o conjuntamente. ‰ En las ferias el comprador acude a visitarnos y son receptivos de los mensajes que se les haga llegar. la selectividad del correo directo. planificación y organización 50 .

confirma su actual multiplicidad de utilizaciones y posibilidades. si hace años la venta "inmediata" de productos o servicios estaba a la cabeza de las preocupaciones de los expositores. Las razones de este estado de cosas residen principalmente en los propios cambios producidos en las necesidades y exigencias de los consumidores finales. La importancia de los objetivos Con el paso de los años. los objetivos de los expositores han evolucionado. Un sondeo realizado entre los expositores de diversas ferias confirma una nueva jerarquía de objetivos entre los expositores: establecer nuevos contactos (sobre todo las PYMES) reunirse con los clientes habituales y mantener el contacto desarrollar y cuidar la imagen de marca o de empresa presentar nuevos productos e innovaciones contactar con visitantes extranjeros activar las redes y equipos de venta formalizar pedidos durante la feria 86% 80% 80% 73% 38% 18% 11% Esta variación de las prioridades trasladadas a las ferias. en la mayor diversidad y origen de los clientes y también en las estrategias de las propias empresas.CAPÍTULO 3. ya que proporcionan la orientación necesaria para planificar y desarrollar todos los aspectos necesarios para una buena participación. hoy en día el orden de prioridades y la variedad de objetivos se ha transformado completamente. En efecto. en la internacionalización de los mercados y de la competencia. Los objetivos constituyen el punto de partida de absolutamente todas las ferias. planificación y organización 51 . Marketing ferial: Información básica.1. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS 3.

técnicos. qué promociones vinculadas a la feria deberíamos realizar y cuánto dinero necesitaremos invertir. qué deberíamos exponer. etc. cuál debería ser el espacio necesario y también la imagen y distribución de espacios interiores del stand.). ¿Por qué es importante decidir los objetivos? Porque: ‰ ‰ ‰ Los objetivos condicionan el espacio y la decoración Los objetivos condicionan la campaña de promoción Los objetivos condicionan la clase y cantidad de personal necesario para el stand ‰ ‰ ‰ Los objetivos condicionan el presupuesto Los objetivos condicionan los planes pre-durante y post feria Los objetivos condicionan la medición de los resultados y el RDI. planificación y organización . qué cantidad de personal debería trabajar en él y de que clase (comerciales de venta nacional o de exportación. qué tipo de presencia se debería tener.Determinan en qué feria deberíamos participar.Rendimiento de la Inversión Los objetivos lo condicionan todo Al decidir los objetivos: ‰ Debemos valorar la importancia y variedad de cada uno de los objetivos posibles ‰ Debemos considerar todos los objetivos generales posibles 52 Marketing ferial: Información básica. directivos.

Por lo tanto. planificación y organización 53 .‰ ‰ Debemos elegir de entre todos los objetivos generales los más importantes Entre los objetivos generales debemos definir los objetivos específicos para cada caso ‰ ‰ ‰ Debemos establezca valores medibles para los objetivos específicos Debemos asegurarnos de que los objetivos sean alcanzables Debemos establecer los objetivos antes de confirmar la participación en una feria Si. es necesario tener muy presente que absolutamente todos los objetivos que podamos marcarnos están vinculados a personas. la comprensión de las necesidades y las motivaciones de los visitantes a cada tipo de feria permitirán comprobar si los objetivos que nos hemos fijado se corresponden con los de los visitantes y si es así las posibilidades de lograr unos buenos resultados aumentarán notablemente. Aunque pueda parecer una obviedad. como hemos venido repitiendo. al fijar nuestros objetivos debemos pensar en las personas que pueden estar vinculadas a cada uno de ellos y en las necesidades que pueden tener al venir a la feria. es fundamental tener claros cuales son los objetivos al decidir participar en las ferias. Marketing ferial: Información básica.

. Que los técnicos van a las ferias a conocer los avances tecnológicos que se están produciendo.Ejemplo de las obviedades citadas son: Que los periodistas acuden a las ferias en búsqueda de NOTICIAS y novedades sobre el sector. etc. departamentos o áreas que pueden tener objetivos diferentes o quizá similares pero quizá más amplios o globales. el tipo de visitante que acude a ella y por lo tanto de sus necesidades. de investigación o de producción tienen sus propios objetivos y los altos directivos también tienen sus objetivos concretos. es cuando debemos decidir si nuestros objetivos podrán ser alcanzados en la feria elegida. También es muy importante tener presente que dentro de cada organización o empresa hay personas. Que los altos directivos asisten tanto para conocer que movimientos se están produciendo en el ámbito empresarial como para relacionarse con otros destacados directivos. por ejemplo los departamentos técnicos. planificación y organización 54 . sobre los productos. sobre las empresas. Que los compradores visitan las ferias buscando nuevos productos y nuevos proveedores Una vez tengamos clara la relación existente entre el tipo de feria de que se trate. Marketing ferial: Información básica.

Marketing ferial: Información básica. planificación y organización 55 . Establecer objetivos claros y concretos Las ferias son apropiadas para un amplio espectro de objetivos específicos.Hay que pensar en todo ello cuando vayamos a fijar los objetivos de la participación en las ferias. 3.2. no sólo entre los visitantes de la feria sino también en la prensa especializada. equipos o servicios. ‰ Lanzar un nuevo producto o servicio En una feria se puede lograr rápidamente una amplia presencia en el mercado para un nuevo producto o servicio. Las consultas recibidas durante una feria son uno de los contactos de ventas más prometedores que se pueden conseguir. puesto que las ferias constituyen una fuente de noticias muy importante y a la que prestan una gran atención los medios de comunicación. y poseen una excelente tasa de conversión (contacto inicial-venta final) si son objeto de un rápido y adecuado seguimiento tras la feria. que permiten llegar a grandes números de compradores en sólo unos pocos días y maximizar el impacto de venta mediante la exposición y la demostración de los productos. de entre los cuales los más habituales son: ‰ Generar contactos de ventas Las ferias constituyen un instrumento de promoción de ventas altamente eficiente.

de mantenernos en contacto con muchos de ellos en poco tiempo. en un entorno neutral en el que estudiar las necesidades y preocupaciones de los clientes y un lugar ideal para agradecerles su apoyo continuado. ‰ Penetrar en un nuevo mercado Participar en una feria es una de las formas más rápidas y rentables de explorar y penetrar en un nuevo mercado.Los stands que presentan nuevos productos. Proporcionan una oportunidad única de presentar los clientes al equipo comercial. Seguramente si estamos empezando en ese mercado tendremos que trabajar más duramente que las empresas que ya están establecidas en el para atraer la atención de los compradores. a los técnicos y a directivos de la empresa. pero las recompensas de ese esfuerzo incluyen lograr una valiosa base de datos de contactos con un buen grado de perspectivas de venta y una eficaz y selectiva publicidad dirigida a los compradores objetivo. tal vez durante un almuerzo o recepción especial para clientes. Marketing ferial: Información básica. ya que la inmensa mayoría de los cuales acude a las ferias “para ver qué hay de nuevo”. en cuanto a tiempo y coste. tecnologías innovadoras. planificación y organización 56 . presentaciones revolucionarias o servicios novedosos son una gran atracción para los visitantes y para los medios de comunicación. ‰ Fortalecer la lealtad de los clientes Mantener contactos y conversaciones regularmente con los clientes demuestra que nos interesamos por ellos y las ferias constituyen un medio extremadamente rentable. que de otro modo podríamos necesitar meses o incluso años para conseguir.

etc. sobre nichos de mercado o la aparición de nuevos oportunidades y necesidades. y para sondear reacciones a nuevos productos y aplicaciones.. ‰ Desarrollar las relaciones con los medios Las ferias ofrecen una oportunidad única para conocer y relacionarse con los medios de comunicación en general y con la prensa especializada en cada sector y así intentar generar la cobertura mediática de nuestro nuevos productos o servicios y/o noticias de la empresa o institución. con un feedback instantáneo.‰ Posicionar/reposicionar una marca de la empresa Las ferias pueden utilizarse para establecer rápidamente una nueva identidad o para modificar percepciones del mercado acerca de una organización o empresa y sus capacidades. así como para probar prototipos de productos. debemos asegurarnos de destacar este hecho en el catálogo de la feria y en el stand. que materiales utilizan. planificación y organización 57 . Marketing ferial: Información básica. ‰ Obtener información sobre la competencia Las ferias constituyen un lugar excelente para observar a los competidores. observar con que tipo de compradores se relacionan. que promociones realizan. Asimismo. ‰ Realizar estudios de mercado Al reunir a una completa muestra representativa de un mercado. Si se está buscando nuevos representantes. de líder en un mercado determinado o de organización orientada al servicio al cliente. etc. las ferias proporcionan fácil acceso a ese mercado para investigar sobre nuevos posibles clientes. sobre tendencias de consumo o tecnológicas. una atención cuidadosa del diseño del stand y la actuación del personal pueden hacer mucho para potenciar nuestra imagen de empresa innovadora. evaluar sus productos y estrategias de marketing. ‰ Contratar a nuevos agentes o distribuidores Los agentes y distribuidores usan las ferias profesionales para encontrar nuevas empresas a las que representar.

catálogo de ediciones anteriores ‰ ‰ Desde cuando se celebra. rondas de negocio etc.3. planificación y organización 58 . por lo tanto es imprescindible conocer a fondo sus características. cual es su periodicidad. organiza ‰ Medios de comunicación propios y cuales la visitan: especializados-generalesnacionales-extranjeros Marketing ferial: Información básica. “pequeñas”. Cifras y origen de los visitantes. de prescriptores y de otros personajes. por ejemplo: ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ Si es de carácter general o está especializada en el sector que nos interesa. nacionales o de internacionales. nacional o internacional. Establecer los objetivos antes de confirmar la participación Es necesario investigar las ferias para comprobar cuales atienden mejor nuestras distintas necesidades antes de decidir la participación. posible itinerancia Que actividades. congresos. etc. cantidad de expositores y su origen geográfico. regional. Su importancia e influencia a nivel local.‰ La Desarrollo de relaciones públicas presencia de de autoridades locales. su tipología. Recuerde que la eficacia y utilidad de las ferias depende también y mucho de cómo se las utilice. ofrece la oportunidad de desarrollar una importante labor de relaciones públicas que puede resultar altamente útil para la organización o empresa. medianas”. personalidades destacadas. 3. conferencias. actos. Su dimensión en m2. etc.. Principales empresas participantes en los niveles “grandes”. organizaciones. representantes de de investigadores.

. 3.‰ ‰ Promoción que realiza. deberíamos cuantificarlos en la medida de lo posible. de comunicación. etc. las relaciones públicas. visitan la feria o participan en conferencias ‰ Que actividades organizan que faciliten oportunidades de exportación Con la información que se haya obtenido. planificación y organización 59 .4. Una vez establecidos los objetivos tanto generales como específicos. el correo directo. la publicidad. en lugar de actuar aisladamente. deberían estar coordinados con otras actividades de ventas y de marketing para asegurar su máximo efecto e interiorización en la memoria de los distintos receptores. donde. la venta personal y las actividades de la feria trabajarán para reforzarse recíprocamente. De este modo. Los mensajes o estrategias de ventas. a quien. Marketing ferial: Información básica. Ser coherentes y cuantificar los objetivos Los objetivos que se fijen para la participación en la feria deben ser coherentes con las políticas y objetivos más amplios de la organización o empresa. ya podemos seleccionar las ferias que mejor se adapten a nuestros objetivos y no a la inversa. con que medios y soportes Que autoridades y personalidades inauguran. Aunque parezca increíble hay empresas que asisten a certámenes feriales que no están orientados a las audiencias que ellas necesitan en las cantidades que hacen falta o que no organizan las actividades imprescindibles para que puedan rentabilizar su presencia.

si uno de los objetivos es generar contactos de ventas. nos quedarán unas 6 horas diarias para atender a visitantes en nuestro stand.. ruedas de prensa (que objetivos se persiguen) ‰ Buscar socios comerciales o tecnológicos. tendencias. donde… ‰ Investigar nuevos mercados. Un cálculo práctico muy fácil de realizar consiste en estimar el total de tiempo útil del que dispondremos durante la feria para atender a los visitantes. distribuir notas de prensa (diciendo que. considerando el tiempo y el personal del que disponemos. Supongamos que la feria dura 5 días. para asistir a alguna conferencia. planificación y organización 60 .OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDIBLES ‰ Cuantos contactos nuevos se desean... qué queremos saber. cuantas notas). Marketing ferial: Información básica. de que características y orígenes ‰ Aprovechar la presencia de medios de comunicación. supongamos que el certamen está abierto 8 horas diarias y supongamos también que dedicamos un total de 2 horas diarias para comer. para visitar la feria. necesitamos establecer una meta numérica basada en el universo total de clientes potenciales (número de visitantes de la feria potencialmente interesados en nuestro producto o servicio) y en el número de ellos con los que debería ser físicamente posible reunirnos. cuáles. para que. para qué… Por ejemplo.. competencia.

humanos. mientras que cuando estos son realistas. por las 6 horas diarias disponibles para entrevistas y por los 60 minutos que tiene cada hora. planificación y organización 61 . Si consideramos el promedio de duración de una entrevista de interés medio en 20 minutos resultará que podremos celebrar un máximo de 90 entrevistas durante toda la feria por cada persona que atiende el stand y si suponemos que estas son 3 personas. ya que ello obligará a invertir mucho más dinero que el RDI-Retorno de la Inversión que nos será posible alcanzar. constituyen un verdadero estímulo para seguir esforzándose.Si multiplicamos los 5 días que dura la feria. Ello claro está si la afluencia de visitantes al stand fuera continua durante todo el día y cada día de la feria. tendremos un total de 1. No hay nada más desmoralizador para el personal que debe atender un stand que plantearle objetivos absolutamente imposibles de alcanzar. el resultado será que el máximo posible de entrevistas que se podrán celebrar en el stand durante toda la feria es de 270. y que las 3 personas que lo atienden no pararan ni un segundo para respirar entre cada entrevista. No pretendamos alcanzar objetivos ambiciosos si no disponemos de los recursos económicos.800 minutos para entrevistas durante toda la feria. posteriormente. deberíamos fijar un número de entrevistas y de ruedas de prensa con medios de comunicación. controlar el número de menciones y artículos en los que se cita a la empresa y sus productos. seleccionados según la tipología de sus lectores. Debemos asegurarnos que los objetivos sean alcanzables No hay que dejarse llevar por el entusiasmo a la hora de fijar los objetivos. Si la comunicación es otro de los objetivos. cuando se alcanzan. de dossiers y notas de prensa a elaborar y distribuir entre los citados medios. Marketing ferial: Información básica. técnicos y logísticos necesarios. y.

‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ Vender nuestros productos o servicios en la feria Lograr contactos cualificados para su seguimiento después de la feria Introducir nuevos productos. la participación carecerá de focalización y los esfuerzos estarán demasiado repartidos. para tener claro hacia dónde deberían dirigirse los mayores esfuerzos e inversiones. A continuación hemos preparado una lista orientativa de objetivos. se deben clasificar por orden de prioridad. cada uno de nosotros puede hacer su propia lista.5. planificación y organización 62 . y después seleccionar los cuatro o cinco prioritarios o aquellos que realmente consideremos que se pueden alcanzar. No se debe intentar hacer demasiadas cosas o los recursos quedarán excesivamente distribuidos. servicios o equipos en el mercado Realizar demostraciones de nuevas prestaciones de nuestros productos o servicios Ofrecer la oportunidad de que los clientes contacten con los expertos y técnicos de la empresa u organización Ofrecer a los altos ejecutivos de la empresa la ocasión de conocer a los clientes Introducirnos en nuevos mercados Comprender los procesos que preceden a la decisión de compra de los potenciales clientes Conocer las comparaciones que los compradores hacen entre nosotros y nuestra competencia Obtener información sobre la competencia nacional e internacional Encontrar soluciones para las necesidades y problemas de nuestros clientes Saber la opinión de los clientes actuales o potenciales sobre los nuevos productos o sobre los ya existentes Realizar un estudio del mercado Marketing ferial: Información básica. Priorizar los objetivos Si se tiene más de un objetivo.3.

. depurar y completar la base de datos de clientes Contactar con una gran cantidad de potenciales clientes en poco tiempo y con un costo relativamente bajo Presentar nuevos productos. representantes. etc. sobre las ventajas de los nuevos productos Reforzar la imagen y posición actual de la empresa en el mercado o lanzar una nueva imagen o marca Aumentar. productos. etc. distribuidores. planificación y organización 63 . distribuidores. Informar y formar a los representantes. etc.‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ Contactar con posibles detallistas. servicios. importadores o representantes Aprovechar para asistir o participar en los seminarios. nuevas tecnologías Reposicionar o cambiar la percepción de la empresa o institución en el mercado Facilitar a los nuevos empleados el conocimiento sobre el sector Conocer las nuevas tendencias del sector en el que estamos Relacionarnos con otros colegas y profesionales y compartir opiniones Contactar con compradores internacionales Apoyar a los agentes. agentes. rondas de negocios. nuevos servicios. importadores. importadores. congresos. de la feria Influenciar en las opiniones de los clientes Marketing ferial: Información básica. con representantes o distribuidores Apoyar las políticas y proyectos corporativos Presentar un nuevo plan de promoción. Reforzar los planes y estrategias de marketing Celebrar reuniones o convenciones de ventas. agentes. equipos o iniciativas a los medios de comunicación Conocer las quejas y recomendaciones de clientes en relación a nuestros servicios. etc.

pero también son una forma muy visible de publicitar deficiencias. de franquicias Encontrar nuevas posibilidades de implantación en otros mercados y países Comprobar la efectividad de las campañas de marketing y promoción Agasajar a clientes importantes Uno de los secretos del éxito reside en la concentración de los esfuerzos y en evitar la dispersión de las inversiones. Marketing ferial: Información básica. Debemos asegurarnos de que la organización o la empresa cuentan con los recursos necesarios para atender el volumen de contactos y consultas previsto. es preciso comunicar los objetivos a todo el personal que intervendrá en la feria y al resto de la empresa.‰ ‰ ‰ ‰ ‰ Desarrollar relaciones de carácter y valor estratégico Descubrir nuevas oportunidades de negocio. a fin de que todo el mundo cierre filas y comparta un propósito común. de cesión o adquisición de tecnologías. Una vez establecidos. planificación y organización 64 . No debemos fijar objetivos que no se puedan lograr Seleccionar los objetivos es una cosa alcanzarlos es otra muy distinta. Las ferias son un instrumento muy eficiente para generar negocio. No debemos dejarnos persuadir por la fecha de celebración de un evento o feria para lanzar un nuevo producto o servicio antes de que todo esté realmente listo para hacerlo. de joint venture.

Resumen Los aspectos más destacados de este capítulo pueden resumirse en los siguientes puntos: ‰ Los objetivos determinan en qué feria deberíamos participar. directivos.6. ‰ Ejemplos más habituales de objetivos específicos: ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ Generar contactos de ventas Lanzar un nuevo producto o servicio Penetrar en un nuevo mercado Fortalecer la lealtad de los clientes Posicionar/reposicionar una marca de la empresa Realizar estudios de mercado Desarrollar las relaciones con los medios Contratar a nuevos agentes o distribuidores Obtener información sobre la competencia Desarrollo de relaciones públicas Marketing ferial: Información básica. qué cantidad de personal debería trabajar en él y de que clase (comerciales de venta nacional o de exportación. planificación y organización 65 .3.). ‰ Es fundamental tener claros cuales son los objetivos al decidir participar en las ferias. qué tipo de presencia se debería tener. qué promociones vinculadas a la feria deberíamos realizar y cuánto dinero necesitaremos invertir. la comprensión de las necesidades y las motivaciones de los visitantes a cada tipo de feria permitirán comprobar si los objetivos que nos hemos fijado se corresponden con los de los visitantes y si es así las posibilidades de lograr unos buenos resultados aumentarán notablemente. técnicos. etc. qué deberíamos exponer. cuál debería ser el espacio necesario y también la imagen y distribución de espacios interiores del stand.

planificación y organización 66 . ya que ello nos obligaría a invertir mucho más dinero que el Retorno de la Inversión que nos será posible alcanzar. No pretendamos alcanzar objetivos demasiado ambiciosos si no disponemos de los recursos económicos. si uno de los objetivos que pretendemos alcanzar es generar contactos de ventas. es importante que en la medida de lo posible los cuantifiquemos. Marketing ferial: Información básica. humanos. considerando el tiempo y el personal del que disponemos. Es decir.‰ Es necesario investigar las ferias para comprobar cuales atienden mejor nuestras necesidades antes de decidir la participación y no debemos olvidar que su eficacia y utilidad depende mucho de cómo las utilicemos. tanto generales como específicos. es necesario establecer una cifra de contactos a lograr basada en la cantidad total de clientes potenciales (número de visitantes de la feria potencialmente interesados en nuestro producto o servicio) y en el número de ellos con los que honestamente creamos que es posible reunirnos. técnicos y logísticos necesarios para alcanzarlos. ‰ Cuando hayamos decidido los objetivos. ‰ Debemos asegurarnos de que los objetivos sean alcanzables y no dejarnos llevar por el entusiasmo a la hora de fijarlos.

etc. publicidad. Marketing ferial: Información básica. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN PRE-FERIA La mayoría de los especialistas en materia de ferias están de acuerdo: participar es invertir. la política comercial que deberá adoptar y los objetivos que aspirará a alcanzar. según las circunstancias. esto implica para el responsable de la decisión de participar en las ferias. planificación y organización 67 . la necesidad de conocer perfectamente la estrategia de su compañía.) ‰ un ambiente desmotivador para el personal. Pero la participación en una feria es un desafío para todo el personal de la empresa. ‰ una mayor libertad de acción de los competidores. No participar en ciertos eventos feriales conocidos puede tener importantes consecuencias. de reestructuración. de recursos humanos disponibles. importantes consecuencias Esta forma de comunicación que representan las ferias es un medio privilegiado para establecer contactos con los profesionales. para compensar y recuperar el tiempo perdido (mailing. Así pues. ‰ unos gastos. del mismo modo que para cualquier otro tipo de inversión importante. Puede suceder que una empresa no pueda estar presente en algunas ferias profesionales por motivos financieros. Las posibles consecuencias de no participar pueden repercutir en: ‰ un perjuicio para la imagen de la empresa o una posible pérdida de confianza de los clientes y proveedores. etc.CAPÍTULO 4. No participar en una determinada feria puede tener. a veces considerables.

‰ informar al conjunto del personal . stand de información. Marketing ferial: Información básica. equipos o servicios a exponer. ♦ ♦ lista de responsabilidades: "quién hace qué" inventario de necesidades de material gráfico. deberá ponerse en marcha toda una organización en el seno de la empresa (si no existe ya) para encargarse del conjunto de tareas que se derivarán de la decisión.motivarlo. ‰ formar el equipo base de trabajo. documentación.‰ una gran dificultad para reintegrarse a la feria en futuras ediciones (riesgo de encontrarse con listas de espera o de tener una peor ubicación). de información y de sistemas audiovisuales.. y de los proveedores internos y externos ‰ concretar el espacio necesario y el tipo de stand: ♦ ♦ ♦ stand de prestigio o imagen. ‰ fijar los objetivos de la participación. planificación y organización 68 . etc. ‰ poner a punto la organización práctica: ♦ lista detallada de departamentos. áreas o servicios de apoyo necesarios. ‰ elegir los productos. A partir del momento en que una empresa decide participar en una feria profesional. Las principales etapas a desarrollar son las siguientes: ‰ nombrar un responsable para la feria. stand de exposición y venta.

etc.) de la feria que se ofrecen en su “carpeta de servicios”.). viajes. ‰ contactar con los responsables o departamentos en las organizaciones feriales encargados de la promoción. Así pues. comunicación. de la prensa. servicios eléctricos. El trabajo de equipo que se derivará de ello debe ser una manera de estimular las sinergias y las motivaciones imprescindibles para asegurarse el éxito. para estudiar como aprovechar sus actuaciones y sincronizar los calendarios. para conseguir el éxito resulta indispensable una organización perfecta y una movilización total de los equipos humanos. Cumplir las fechas de solicitud que indican. sobre todo en una feria internacional. etc. ‰ preparar los planes de promoción. de publicidad.‰ preparar un presupuesto detallado teniendo en cuenta todos los gastos. de jornadas. ‰ efectuar el seguimiento global del plan organizativo y de cada una de la acciones previstas. los aspectos financieros y los promocionales. etc. planificación y organización 69 . Los elementos que intervienen en la toma de decisiones que se han mencionado se complementan unos con otros e incluso pueden superponerse y el resultado de esta fase previa será un proyecto global que servirá de base estratégica para las Marketing ferial: Información básica. ‰ rellenar la hoja o contrato de inscripción del organizador (reserva de espacio). de visitantes. Movilizar y estimular al personal Participar en una feria. es un excelente medio para crear un proyecto de empresa que movilice e integre al máximo los distintos niveles de la estructura humana de la empresa. invitaciones. ‰ analizar las diferentes acciones a proponer para que todo en el stand esté listo el día de la inauguración. tanto los directos (de la feria) como los indirectos (promoción. y el calendario de realización. ‰ solicitar los servicios y materiales necesarios (mobiliario. etc. la logística.

planificación y organización de la participación en las ferias. desde la planificación pre-feria. Nombrar un coordinador de la feria.diferentes etapas de preparación.) que pueden no ser complicadas pero sí pesadas. Es conveniente nombrar a una persona como responsable global del proyecto. lo cual facilitará el trabajo de todos los departamentos o servicios de la empresa durante las fases de ejecución. Una buena secretaria puede realizar un perfecto seguimiento de todas las etapas del proyecto. las actividades de promoción. programar reuniones. retrasos o errores. En todos los casos tiene que haber un solo responsable. En el caso de las PYMES. visión global de la empresa o institución y de sus objetivos tanto generales como específicos para que pueda desarrollar con éxito el proyecto hasta su conclusión. Esta fórmula es tanto más fácil de poner en práctica cuanto más modesto sea el stand previsto. amplios conocimientos. dispersión de responsabilidades y. Marketing ferial: Información básica. hasta el seguimiento después de la feria. Es posible delegar gran parte del trabajo que hemos estado mencionando. Preparar la participación en una feria comporta numerosas tareas estratégicas. ya que eso implica el riesgo de indecisiones. nada de comisiones. por ello. la gestión del stand. etc. la elaboración del presupuesto. estar al corriente de todo y gestionar el conjunto de documentos e informaciones relativas a la participación de la empresa. de grupos de estudio ni de comités. planificación y organización 70 . ponerse en contacto con los proveedores y los diferentes departamentos de la empresa. pero es esencial contar con un responsable que tenga autoridad. la mejor solución consiste en confiar la responsabilidad de la participación al adjunto del director o a un responsable comercial que tenga las cualidades necesarias en materia de organización. pero también una gran cantidad de pequeñas tareas materiales (hacer pedidos. que normalmente no disponen de unos efectivos suficientes como para dedicar a una persona de manera exclusiva.

Marketing ferial: Información básica. reforzar o cambiar la imagen de la empresa y/o de la marca.1. conocer las necesidades de los clientes. observar las tendencias del mercado nacional e internacional. Por lo tanto. 4. cada uno de los responsables de una acción. planificación y organización 71 . en el número de empleados en el stand y el número total de horas de apertura al público.Debe de crearse una estructura operativa de tipo jerárquico (si se dispone de personal suficiente). Hay muchas oportunidades de publicidad y comunicación disponibles en las ferias (consultar siempre a los organizadores de la feria) y algunas de las más importantes hacen necesario preparar comunicados y dossiers de prensa para enviarlos a los medios de comunicación y al departamento de prensa de la feria. lanzar un nuevo producto. debemos basar nuestro objetivo en la audiencia potencial que podríamos lograr. si se trata de generar contactos de ventas. Por ejemplo. etc). incrementar las ventas de exportación. servicio o tarea debe cumplir con el calendario previsto e informar de ello o de las incidencias al nivel superior de la estructura y así sucesivamente hasta llegar al responsable o coordinador de la participación. buscar agentes. introducirse en nuevos mercados nacionales y/o internacionales. generar nuevos contactos de ventas. promover posibles ventas y productos. ej. Fijar objetivos medibles y planificar con antelación Ahora ya deberíamos haber sido capaces de establecer los objetivos generales de la participación en la feria (p. observar a la competencia. Es importante fijar y concretar los objetivos con antelación y planificar todas las actividades necesarias para alcanzarlos para así poder aprovechar todas las oportunidades de publicidad y comunicación que ofrecen las ferias. ha llegado el momento de fijar objetivos alcanzables contra los cuales poder medir los resultados.

introduzca en ella mensajes diciendo “visítenos en la feria YYY en el stand XXX”. Si la institución o empresa está desarrollando una campaña de publicidad. por ejemplo: Marketing ferial: Información básica.2. Diseñar un sistema eficaz para gestionar las consultas de los visitantes La forma en que gestionemos la información que se obtenga de los visitantes al stand determinará la rapidez y la eficacia con la que se podrán atender las consultas y realizar el seguimiento posterior de los contactos. y en cualquier soporte de publicidad y comunicación que utilice su empresa. para que el seguimiento post feria sea más productivo. Coordinar la participación en la feria con otras actividades mediáticas Maximice el presupuesto promocional coordinando el plan de promoción y comunicación de participación en las ferias con las otras campañas y actividades mediáticas de la empresa o institución.También es prioritario que la empresa u organización sea incluida en la guía del visitante. Si se desea obtener información valiosa sobre los visitantes al stand. haga que se incluyan invitaciones en todos los envíos de correo que se realicen desde todas las áreas o departamentos de la organización o empresa. planificación y organización 72 . 4. la cual será imprescindible para que el personal de ventas pueda hacer un seguimiento post feria. En la “ficha de contacto” se deben incluir las preguntas o datos más importantes en relación a la información que se desea obtener del visitante. en la web de la feria y para lograrlo es imprescindible entregar la información que solicitan los organizadores feriales dentro del plazo señalado. en el catálogo o directorio de expositores.3. se debe crear una ficha de recogida de datos que incluya los campos de información necesarios y una estructura que permita un fácil manejo posterior. En caso de publicar boletines informativos o newsletters para clientes destaque en ellos la participación en la feria. en todos los envíos de correo electrónico y en los faxes que envíen los empleados y directivos. 4. menciónelo también en la página web.

de presentaciones. Para conseguir una buena rentabilidad de la inversión en una feria. de hecho se cuentan entre los más prometedores que se pueden lograr. La información y los contactos que se hayan obtenido son como la fruta fresca: es estupenda y valiosa hoy. Marketing ferial: Información básica. La gente se mueve. de suministro y compra. pero pierde valor con cada día que pasa. Es necesario preparar un plan de acción antes del certamen y asegurarse de asignar a la tarea el tiempo y el personal suficientes. Después se trata de hacer un seguimiento rápido y eficiente de dichos contactos si deseamos alcanzar el máximo rendimiento y su conversión en clientes y por lo tanto en ventas. el primer paso consiste en conservar los contactos después de la feria. un responsable de decisiones finales y si no quién lo es? ‰ Cuales son sus necesidades de servicios. planificación y organización 73 . Los contactos obtenidos durante la feria son muy valiosos e importantes si se verifican y califican correctamente. equipo o servicio similar de la competencia? ¿Cuál es su opinión al respecto? Su opinión sobre la empresa. de envases o embalaje. de apoyos promocionales y publicitarios. de soluciones técnicas.‰ ‰ ‰ ¿Están usando actualmente un producto. En el Centro de Documentación podrá descargarse el Anexo IV del Módulo 1 donde encontrará un ejemplo de ficha de contacto. la marca. de productos o equipos. los productos/servicios/equipos ¿Cuál es su papel en el proceso de compra? ¿Es esta persona alguien con influencia.

Llámeles. seguro que nos enteraremos de todas ellas y podremos Marketing ferial: Información básica. planificación y organización 74 . de ventas. etc. el área de seminarios y congresos o de actividades paralelas. Usted captó su atención durante la feria. Las oportunidades de publicidad. úselos! Los departamentos de visitantes. Lo que hoy les interesa puede desvanecerse mañana a la luz de nuevos problemas y retos. de promoción y de comunicación se generan desde antes de la feria pasando por el día de la inauguración y hasta después de clausurarse el certamen. Envíeles algo. de modo que si nos mantenemos en contacto con los organizadores aprovecharlas. de prensa. Envíeles un correo electrónico. de marketing. de relaciones públicas. el departamento técnico. Y hágalo dentro de los 10 días posteriores a la clausura de la feria. Permanezca en contacto. en definitiva todas las áreas de la organización pueden y deben ser sus mejores aliados.Cambia de trabajo. Hable con los organizadores Los organizadores pueden ofrecer consejos sobre todos los aspectos de su participación. colaboradores y consejeros.. desde el diseño del stand hasta la promoción eficaz. No deje que este impulso se malogre.

le servirá para no cometer errores que puedan acarrearle un disgusto por no respetar los plazos o las normas establecidos. información complementaria sobre el evento y sobre las opciones de participación y de publicidad e impresos para las oportunas solicitudes. mobiliario y elementos auxiliares y de adorno. oportunidades) y. Marketing ferial: Información básica. comunicaciones. desde luego. sin olvidar ninguno: eléctricos. en vez de comenzar ya estresado. planificación y organización 75 . un catálogo de servicios. inconvenientes diversos de última hora y una probable alta dosis de stress. señalética. ‰ El día de antes Todos los expertos (y el sentido común) aconsejan tener montado el stand 24 horas antes de la inauguración de la feria. ‰ Los servicios Para evitar problemas. fotografía / grabación en video. Esta atención puede ayudarle a aprovechar ventajas (descuentos. equipos informáticos y audiovisuales. etc.‰ La guía del expositor Preste la máxima atención a la guía del expositor (o equivalente) que incluye información sobre los procedimientos de contratación y sobre las fechas para su cumplimiento. moquetas. Esta anticipación permite reaccionar a tiempo ante imprevistos. da la oportunidad de celebrar una última reunión de puesta a punto y hace posible que el equipo descanse antes de enfrentar los duros días de la feria. junto con un reglamento ferial. los ofrecidos por la empresa organizadora del salón u otros que requerirá el buen funcionamiento y conservación del stand y de sus contenidos. limpieza. seguridad. determine y contrate lo antes posible todos los servicios. Así mismo. lea con cuidado las reglas de transporte y de instalación y respételas.

en el catálogo o directorio de expositores. hasta el seguimiento después de la feria. en la web de la feria. ‰ Debemos optimizar el presupuesto de promoción de la feria coordinando el plan de información y comunicación con las otras campañas y actividades mediáticas de la empresa o institución. los objetivos generales y específicos que se persiguen al participar en la feria y la función o trabajo que cada persona deberá realizar para alcanzar dichos objetivos.5. imprescindible para que el personal de ventas pueda hacer un seguimiento post feria. Resumen Los aspectos más destacados de este capítulo pueden resumirse en los siguientes puntos: ‰ Es conveniente nombrar a una persona como responsable global del proyecto. se recomienda crear una ficha de recogida de datos que Marketing ferial: Información básica. ‰ La información que obtengamos de los visitantes al stand y como sean tratados los datos es fundamental para lograr la máxima rapidez y la eficacia en la respuesta y atención a las consultas recibidas durante la feria y. es muy importante. por lo tanto debemos entregar la información que solicitan los organizadores feriales dentro del plazo que nos indiquen. la gestión del stand.4. la elaboración del presupuesto. en el seguimiento posterior de los contactos. Ser incluidos en la guía del visitante. etc. ‰ Es importante fijar y concretar los objetivos con antelación y planificar todas las actividades necesarias para alcanzarlos para así poder aprovechar todas las oportunidades de publicidad y comunicación que ofrecen las ferias. detalladamente sobre los productos. Para registrar y poder tratar después la información que nos interesa sobre los visitantes. por lo tanto. desde la planificación pre-feria. planificación y organización 76 . servicios o equipos que serán expuestos en el stand. las actividades de promoción. ‰ Las personas que trabajarán en el stand deberán ser informados.

en ventas. La información y los contactos que se obtienen durante la feria son como la fruta fresca: es estupenda y valiosa hoy. pero pierde valor con cada día que pasa. Marketing ferial: Información básica. ‰ Para lograr una buena rentabilidad de la inversión en una feria es imprescindible conservar los contactos después de la feria y hacer su seguimiento rápida y eficientemente si deseamos alcanzar el máximo rendimiento y su conversión en clientes y.incluya los campos de información necesarios y una estructura que permita un fácil manejo posterior. por lo tanto. planificación y organización 77 .

Que un responsable de alto rango establezca un presupuesto coherente con los objetivos. planificación y organización 78 . sino poner también en la ecuación la valoración de departamentos como marketing. relaciones públicas. es la única manera de evitar que los costes se disparen sin control. Para calcular el coste. Preparar unas primeras previsiones de inversión El presupuesto es una parte imprescindible del plan ferial. compras. lo óptimo es fijarlo en función de los objetivos (del coste estimado de los recursos necesarios para alcanzarlos) y del retorno que se espera de la inversión. dependiendo de la feria y del país donde se celebra. del costo total de participación para una empresa de tamaño pequeño. Si el presupuesto no está predeterminado. tenga en cuenta que en general. considerando absolutamente todos los materiales y personal necesarios. pero debemos incluir en el cálculo provisional que se deberá invertir al menos seis veces mas en equipamiento. también a alto nivel debe analizarse el por qué para corregir lo oportuno para las próximas campañas. y promoción y publicidad. en detrimento de la eficiencia. etc. e.CAPÍTULO 5. Un stand modular con paredes y mostrador puede costarnos menos de lo que tendríamos que pagar por una página de publicidad en algunos medios de comunicación. stand. servicios feriales. personal. el costo de alquiler del espacio representa casi un 15% aproximadamente. conviene no considerar únicamente el aspecto financiero. si al final se desborda. Para realizar una primera aproximación provisional del presupuesto. viajes. Para valorar el retorno. manutención y promoción.1. se deben contar no sólo los gastos de alquiler de espacio. los costes de personal y colaboradores. Marketing ferial: Información básica. incluso. sino también los de viajes y estadías. e investigación y desarrollo. y unas reglas de flexibilidad para que sea respetado al menos en lo fundamental. relaciones públicas. expansión. En todo caso. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Y CONTROL DE COSTES 5. aunque muchas empresas no los incluyen por considerarlos indirectos.

Optimice el presupuesto y si es posible distribuya algunos de los costes de participación en ferias tomando en cuenta las necesidades para todo el año. materiales o equipos necesarios para su participación puede evitar gastos extra o por el contrario si se hace tarde es posible que no se pueda disponer de ellos.600 dólares. vale la pena considerar la posible compra de un sistema de stand modular ya que se podrá adaptar a distintas dimensiones.Por lo tanto. Sin embargo. por ejemplo: Marketing ferial: Información básica. determinar las acciones esenciales necesarias para alcanzarlos y estimar los costes implicados. Esto nos proporcionará un presupuesto mínimo sobre el que basarnos. formas y características de espacios y ubicaciones. en el supuesto caso de que se tenga prevista la participación en varias ferias. se debe tener en cuenta que los costes varían enormemente en función de los objetivos que deseemos alcanzar y del tipo de presencia que se desee tener. simplemente hay que multiplicar ese coste por 6. 5. Preparar un presupuesto detallado Considerar los objetivos. supongamos 20 m2 por 120 dólares (incluidos los derechos de inscripción). y pueden ser reutilizados parcial o íntegramente para ajustarse a diferentes necesidades.5 y se obtendrá una estimación de la inversión mínima total a realizar. si sabemos cual es el precio de alquiler del espacio y los m2 que se necesitarán. planificación y organización 79 . Si participa en suficientes ferias como para que resulte rentable. es decir unos 15. Asegúrese de prever todas las partidas de gasto probables. Solicite con antelación a los organizadores de la feria los servicios.2.

planificación y organización 80 . Email. fax. teléfono Marketing telefónico Marketing ferial: Información básica.PRINCIPALES CONCEPTOS Conceptos STAND Ejemplo Espacio Construcción stand Mobiliario stand Instalaciones eléctricas stand Jardinería Transporte equipos Catering stand materiales- PERSONAL PROPIO Ejemplo: Viajes Alojamiento PERSONAL EXTERNO Ejemplo: Traductores COMUNICACIÓN PROMOCIONAL Ejemplo: Correo.

planificación y organización 81 . los objetivos condicionan la campaña de promoción. por lo tanto. Pases-Invitaciones para clientes ♦ PUBLICIDAD Ejemplo: 9 9 Inserción obligatoria catálogo Revistas técnicas nacionales-internacionales ♦ ATENCIÓN CLIENTES Ejemplo: 9 Comidas de trabajo ♦ VARIOS Ejemplo: 9 Asistencia a jornadas-seminarios Sea coherente al preparar el presupuesto y al hacerlo tenga siempre presente los objetivos de su participación ya que ellos condicionan el espacio y la decoración. los objetivos condicionan el presupuesto. los objetivos condicionan la clase y cantidad de personal necesario para el stand y. Sea precavido y añada un 10% a todos los costes previstos. condicionan los planes predurante-post feria. Marketing ferial: Información básica.♦ MATERIAL PROMOCIÓN-VENTA Ejemplo: 9 9 Folletos-catálogos. etc.

transportes. a la comunicación con la prensa. en el peor de los casos. no de “stand en la feria”. costos más elevados. a asegurar una atención eficiente a los visitantes. el tener que aceptar un tipo diferente de mueble o de material o. incurren en un recargo en el precio de alquiler. los pedidos o los cambios a última hora en la solicitud de materiales.Piense en términos de “objetivos de la participación”. Sin embargo. para convertir los contactos en ventas. equipos o mobiliario necesarios para el stand. no basta con un stand bien diseñado para asegurar el éxito en la feria. A menudo. Marketing ferial: Información básica.. Un gran número de expositores se gasta desde un 30 hasta un 50 por ciento o más de su presupuesto en el diseño del stand. a fórmulas y estrategias para atraer a los compradores al stand. mantenga un control permanente y una comparación con respecto a lo presupuestado. etc. envío de muestras o de información. si ya no están disponibles el verse obligado a recurrir a proveedores externos a la feria con los consiguientes problemas de autorizaciones para acceder al recinto. Conceptos Presupuesto Coste Real Desviación Devuelva a los organizadores feriales todos los impresos y solicitudes de servicios dentro del plazo estipulado. Deben dedicarse suficientes fondos a la promoción. recogida al finalizar la feria. planificación y organización 82 . Anote los motivos del exceso de gasto para ayudarle a planificar con mayor eficiencia y a presupuestar con mayor eficacia la próxima vez. Nunca pierda de vista el gasto. a las actividades post feria tales como telemarketing. etc. servicios.

Además. así. Sin embargo. poder proporcionar casi en segundos una información aproximada pero suficiente y basada en conceptos claros y concretos. ‰ El presupuesto de una feria en 30 segundos Obviamente. Marketing ferial: Información básica. planificación y organización 83 . Supongamos que su Director General le acaba de preguntar cual será la inversión necesaria para una feria que inicialmente no estaba prevista en los planes de promoción y quiere una respuesta inmediata. no devolver a tiempo los impresos para la inclusión en el catálogo o directorio de expositores puede significar la no aparición en el mismo lo que equivale a “no existir” en la feria y si alguien les busca pensará que no están presentes. ¿Cómo obtener dicha información en unos minutos sin volverse loco consultado documentos y archivos o pidiendo socorro al Oráculo de Delfos? A continuación se ofrecen algunas fórmulas para estar preparado y poder salir del paso en el supuesto caso de que la situación mencionada se presente y. preparar un presupuesto para participar en una feria no es algo que se pueda o se deba realizar en 30 segundos si dicha participación se ha decidido como resultado de todo un proceso de estudio. investigación y consulta como el que hemos estado describiendo hasta ahora. pueden presentarse situaciones excepcionales en las que sea imprescindible tener una idea aunque sea solo orientativa de que niveles de inversión estamos hablando.

es decir unos 15. 2. planificación y organización 84 .Antecedentes Si ud. tenga en cuenta que en general. investiga cuanto invirtió el pasado año en una determinada feria. simplemente multiplique ese coste por 6. simplemente agregando el IPC podrá tener una idea aproximada de la inversión que deberá realizar. Por lo tanto. dependiendo de la feria y del país donde se celebra. Esta fórmula presupone que ud. Como es lógico siempre y cuando todos los aspectos de su próxima participación sean iguales. naturalmente el presupuesto total será un poco inferior.. cuidado al utilizar esta fórmula ya que podría llevarse alguna sorpresa desagradable.. supongamos 20 m2 por 120 Euros (incluidos los derechos de inscripción). ¿Aun no sabe el costo de alquiler de espacio? Como orientación le diremos que en España el precio por m2 varía entre un mínimo de 60 Euros y un máximo de 175. si ud. Marketing ferial: Información básica.5 y obtendrá una estimación de la inversión mínima total a realizar. y el promedio que hemos calculado se acerca a los 106 Euros por m2 de espacio abierto a una calle y sin incluir posibles derechos de inscripción. considerando absolutamente todos los materiales y personal necesarios. Con una sencilla investigación utilizando internet podrá averiguar los precios promedio aproximados en distintos países. el costo de alquiler del espacio representa casi un 15% aproximadamente.1. sabe cual es el precio de alquiler del espacio y los m2 que necesitarán. Sin embargo.600 Euros. del costo total de participación para una empresa de tamaño pequeño. incluye el costo de alquiler del stand en el presupuesto total de la feria pero si el stand es de su propiedad.El costo del espacio como multiplicador Para realizar una primera aproximación provisional del presupuesto.

supongamos que ud.Es conveniente analizar todos los detalles económicos de la feria anterior para detectar en que partidas se excedió del presupuesto o calculó en exceso. Añada todos los costos relacionados con cada feria (incluida si procede la amortización del stand si es de propiedad) y. Seguidamente calcule su audiencia potencial de visitantes y multiplíquelo por el costo promedio por visitante obtenido en el cálculo anterior para así obtener un presupuesto general aproximado. de promedio.600 Euros por los 20 m2 ocupados y verá que su costo por m2 de exposición es de 780 Euros. Marketing ferial: Información básica. sin incluir los gastos de viaje ni de comidas o manutención de las personas que atendieron el stand y divida la cifra por el número total de visitantes que fueron atendidos por el personal del stand. su empresa invierte por m2 de espacio alquilado. 3. invirtió un total de 15. Si no lo hace podría volver a cometer los mismos errores. así cuando tenga que preparar un primer presupuesto provisional para una nueva feria tendrá una base de partida. planificación y organización 85 .Costo por m2 Investigar los costos de anteriores ferias también le servirá para comprobar cuanto... 4.. entonces divida ese costo resultante por el total de m2 alquilados en las ferias consideradas y obtendrá el costo promedio por m2. entonces divida los 15. Por ejemplo. Súmelos y divida el resultado por el total de ferias y obtendrá el costo promedio por m2. Esto es lo que debe hacer: Calcule el costo promedio por visitante en base al costo directo del presupuesto de anteriores participaciones en una feria.Costo por contacto También se puede determinar el presupuesto de una feria en base al dinero que se está dispuesto a invertir para conseguir cada visitante a su stand. Calcule los costos por m2 en cada una de las ferias en las que ha participado.600 Euros en una determinada feria y que su stand en dicha feria medía 5 por 4 m.

o en las revistas relacionadas con nuestro sector. artículos o incluso tan sólo la mención del nombre de la empresa o institución y de los productos. promoción. Tómese su tiempo preparando el mejor dossier.3. es uno de los mejores apoyos promocionales a la participación en la feria que podemos conseguir tanto antes como durante y después de la feria. Marketing ferial: Información básica. diario. etc. Calculando su costo por contacto en varias ferias en las que haya participado. la preparación de un presupuesto detallado será imprescindible para saber y controlar la inversión a realizar en cada una de las partidas del presupuesto 5. guías para el visitantes. menciones. las fórmulas propuestas sólo le darán una idea global e inicial de la probable inversión a realizar siempre y cuando se mantengan sin cambios todos los aspectos fundamentales de su participación (espacio. notas y comunicados de prensa que pueda elaborar. pida ayuda a un profesional si hace falta y envíelo con tiempo al Departamento de Prensa de la feria y a la prensa especializada. planificación y organización 86 . etc.Por ejemplo. dossiers de prensa. etc. servicios o marcas.. supongamos que su audiencia potencial es de 200 visitantes. logotipos. gratuitamente. tendrá una referencia bastante aceptable para realizar un cálculo inicial.). listas de empresas expositoras en la página web. notas de prensa. Naturalmente. podrá establecer su propio promedio de costo en vez de utilizar las aproximaciones que ofrecen algunos estudios y así la próxima vez que deba preparar un presupuesto provisional para una feria y teniendo en cuenta su audiencia potencial en la misma. Investigue si los organizadores editan un diario de la feria. etc. catálogo de novedades. multiplicando 200 por el costo promedio por visitante obtendrá el presupuesto global estimado necesario para la feria. newsletter.. Aprovechar la publicidad gratuita La publicación de noticias. entrevistas. decoración. y aproveche la oportunidad de que incluyan en ellos artículos. Posteriormente. en los medios de comunicación propios de la feria como boletines. Y es gratis.

se deben dedicar suficientes fondos a la promoción. Marketing ferial: Información básica. El 85-80% restante de la inversión corresponde a la construcción y decoración del stand. No basta con invertir en un stand bien diseñado para asegurar el éxito en la feria. Sin embargo. materiales informativos y documentación. dependiendo de la feria y del país donde se celebra. a fórmulas para atraer a los compradores. podemos basarnos en que normalmente. es uno de los mejores apoyos promocionales a la participación en la feria que podemos conseguir tanto antes como durante y después de la feria. personal necesario. planificación y organización 87 . debemos tener en cuenta que los costes varían enormemente en función de los objetivos que deseemos alcanzar y del tipo de presencia que queramos tener. el costo de alquiler del espacio representa mas o menos un 15-20% aproximadamente del costo total de participación para una empresa de tamaño pequeño.. promoción. ‰ Pedir con tiempo a los organizadores de la feria los servicios. a las actividades de seguimiento post feria. etc. artículos o incluso tan sólo de la mención del nombre de la empresa o institución y de los productos. a la comunicación con la prensa. en los medios de comunicación propios de la feria como boletines. a asegurar una buena atención a los visitantes. notas de prensa. ‰ Aprovechemos la publicación gratuita de noticias. o en las revistas relacionadas con nuestro sector. transportes y viajes. dossiers de prensa. Preparar un presupuesto detallado teniendo en cuenta los objetivos que se desee alcanzar es una de las tareas fundamentales que hay que realizar tan pronto como sea posible. servicios o marcas. materiales o equipos necesarios para poder participar adecuadamente en la feria puede evitarnos gastos extra o por el contrario si los solicitamos tarde o fuera de plazo es posible que no podamos disponer de ellos. etc.4. diario. Resumen Los aspectos más destacados de este capítulo pueden resumirse en los siguientes puntos: ‰ Para tener una idea global de lo que puede ser un presupuesto aproximado. etc. newsletter. Y es gratis.5.

Marketing ferial: Información básica. una encuesta sobre ferias de consumo dio como resultado un máximo de 3. ESCOGER. RÓTULOS. planificación y organización 88 . EXPOSITORES. Eso tan solo es válido para ferias comerciales y profesionales. De hecho. VITRINAS ▼ CONTACTOS COMERCIALES ▼ ZONAS DE TRABAJO.6 horas a recorrer la feria. no es aplicable a ferias de consumo.5 horas de estancia de media por visitante. el visitante medio dedica actualmente un total de 9.CAPÍTULO 6.6 horas. COLORES Póngase en el lugar del visitante. donde se supone que el visitante medio dedica mucho menos de 9. Según un estudio sobre tendencias en las ferias. ÁREAS DE DESCANSO ▼ COMPONENTES ESTÉTICOS ▼ PROMOCIÓN PUBLICITARIA ▼ CARTELERÍA. FOTOGRAFÍA ▼ IMAGEN CORPORATIVA ▼ LOGOS. Tiene un tiempo muy limitado y escaso para visitar la feria. DISEÑAR Y CONSTRUIR EL STAND EL MIX DEL DISEÑO DEL STAND ▼ COMPONENTES FUNCIONALES ▼ EXPOSICIÓN DE PRODUCTOS ▼ MOSTRADORES.

pongámonos del lado de la percepción del visitante y aceptemos que una reunión de calidad debe tener una duración promedio de 15 a 20 minutos. inversión de tiempo cero entre un encuentro y otro). para evitar discusiones. Como expositor. podrá mantener un máximo de 38 reuniones de calidad. toma un folleto. como consecuencia. Si ese visitante pasa 9. Existe una gran diferencia entre lo que dicen algunos expositores y lo que piensan la mayoría de visitantes. ¿Quién tiene razón? Posiblemente se trata de una diferencia en las expectativas de cada uno. Por el contrario. lo más probable es que cada encuentro dure bastante más de 3 minutos. Algunos expositores dicen que solo necesitan 3 minutos para mantener un “encuentro o reunión de calidad”. planificación y organización 89 . ¡Ahí está! Marketing ferial: Información básica. según las encuestas a los visitantes. una muestra o un obsequio y se aleja rápidamente. Si como expositores presuponemos que la reunión va a durar solo tres minutos.6 horas en la feria y es 100% eficiente (en otras palabras. nuestro principal objetivo debería ser maximizar el número de encuentros o reuniones de calidad que podamos mantener y como ya hemos señalado. De hecho. el visitante puede que subconscientemente piense "Deme un motivo para quedarme y le dedicaré el tiempo necesario". Seamos realistas. tienen la posibilidad de obtener un buen resultado fruto de ese encuentro. Por “tiempo de calidad” nos referimos a esas conversaciones entre un visitante profesional y un expositor en las que ambos intercambian información de interés y. esa será nuestra actitud y nuestro comportamiento la reflejará. su percepción de la duración media de una reunión de calidad está entre los 15 y 20 minutos.¿A cuántos expositores puede el visitante medio dedicar “tiempo de calidad”? No se trata de los casos en los que un visitante entra en el stand. De modo que.

lectura de los programas de la feria. Esta lista de 19 expositores la prepara el visitante sobre la base de la información. ¿Por qué es importante el diseño del stand? Marketing ferial: Información básica. asistencia a demostraciones en vivo. Esa lista puede representar casi la mitad del total de expositores a los que visitará durante la feria. Lo cual significa que ya ha seleccionado a 19 del total de 38 expositores que podrá visitar durante todo el tiempo que esté en la feria. está la lista de expositores que ya tiene en su agenda antes incluso de llegar a la feria. llamadas telefónicas. planificación y organización 90 . comunicaciones y documentación que tiene y/o ha venido recibiendo de esas empresas antes de la feria. es dudoso que el visitante medio alcance mas que un 60% de eficiencia en cuanto a la utilización de su tiempo. En primer lugar.. Lo que significa que el visitante va a escoger las otras 19 compañías cuando visite a los 233 expositores restantes (252-19=233). con un 15% de los expositores. El visitante elegirá dónde detenerse y a quién visitar sobre la base de un par de cosas.Suponiendo un promedio de 252 expositores por feria. Entre las pausas para comer y descansos. etc. ese visitante tan solo podrá reunirse con 38 empresas. Y ese es el problema. es decir. 19 de 38.

decidirá si dará a un expositor en concreto parte de su precioso tiempo. Debemos presuponer que nuestra empresa o institución no aparece en la lista de todos los visitantes que acudirán a la feria. Tendrá que caminar por toda la feria.Póngase en el lugar del visitante. dedicando unos escasos segundos de atención a cada expositor. El principal propósito del stand es hacer que el visitante se PARE. lo que hacemos y sobre los beneficios o ventajas que ofrecemos al visitante comprador. El stand es el primer elemento visual en dar una imagen de quiénes somos. Esto es posible siguiendo unas cuantas recomendaciones. mirando de lado a lado. ¿Será usted ese expositor? Si comparamos el diseño del stand con la guinda de un delicioso pastel podemos decir que la guinda no hace el pastel. debemos considerar el stand como el Captador de atención. Y. Sabiendo esto. Marketing ferial: Información básica. pero lo hace destacar y le da un aspecto visual que invita a comérselo a quien asistirá a la feria. planificación y organización 91 . en esos pocos segundos.

¿Por al lado de cuántas vallas publicitarias ha pasado y cuántas de ellas le han llamado su atención? Marketing ferial: Información básica. Colóquese al final de un pasillo de la feria. Piense en su stand como una valla o cartel publicitario en el lateral de una carretera. Normalmente. Si el visitante “no ve” primero el stand no podrá tomar la decisión de si vale la pena parar o no. planificación y organización 92 . Antes de poder leer el mensaje de la valla publicitaria.6. tiene que fijarse en ella. Mire hacia el pasillo y compruebe cuántos expositores llaman verdaderamente su atención. los visitantes "Caminan por la feria y se trabajan la feria".1. la mayoría de los expositores tienden a mezclarse entre la multitud de stands. De hecho. Lo que significa que pasan una vez por cada pasillo y toman nota de los expositores que llaman su atención. ¿Sabe qué? Esa primera vuelta por la feria elimina a la gran mayoría de expositores simplemente porque no hicieron nada para sobresalir de entre la multitud. No demasiados. El stand debe ATRAER la vista y la atención del visitante Esto puede parecer una tarea fácil. pero el hecho es que muchos expositores se olvidan de ello. Eso es un gran error.

Recuerde. organizaciones. Recuerde . Usted piensa que todo esto es obvio. porque. servicios y productos que creemos que todo el mundo entiende nuestros mensajes. No se trata de que todo el mundo se detenga. Marketing ferial: Información básica. Nunca debemos asumir que los demás ENTIENDEN nuestros mensajes. Usted sabe lo que vende. nuestro objetivo es maximizar el número de encuentros de calidad durante la feria. El problema es que todos estamos tan metidos dentro de nuestras empresas.Usted sabe lo que hace. no es así. Esta es una queja común entre los visitantes.Nuestro cliente potencial tiene que ENTENDER el mensaje inmediatamente. en la mayoría de los casos. planificación y organización 93 . tan solo que lo hagan los que nos interesan. pero es sorprendente ver la frecuencia con la que a veces es difícil imaginar lo que vende un determinado expositor. Usted sabe lo que fabrica o produce. Sus mensajes puede que digan lo que ofrece.

Si pretendemos que Marketing ferial: Información básica. ¿Qué es lo que nos hace mejores respecto a la competencia presente en la feria? ¿Por qué la gente debe hacer negocios con nosotros? ¿Cuál es la ventaja diferencial que ofrecemos al comprador comparada con la de otros expositores? Cuando un visitante observa nuestro stand debe entender INMEDIATAMENTE quién somos y qué es lo que hacemos .2. planificación y organización 94 . El stand debe dar al visitante un MOTIVO para detenerse.6.en tan solo unos segundos.

En otras palabras. sostuvo que el único propósito del marketing es "persuadir al cliente potencial para que actúe". CREEN haber tenido un gran éxito en la feria. Hay muchos más expositores en los que poner su atención. Se les suele ver en un stand de 3x3m. Si su stand está lleno. caen en una de las siguientes trampas: ‰ La primera trampa es la trampa del tráfico. Y la única forma de ganar dinero con un gasto es recortarlo o eliminarlo. Se trata de la empresa que ve las ferias como una partida en su presupuesto. Es por ese motivo que el diseño del stand es tan importante ya que va mucho más allá de construir un stand bonito..se lo imagine. fundador de la agencia de publicidad Ogilvy & Mather. Marketing ferial: Información básica. Es cuando un expositor diseña su stand y sus promociones para atraer a tantas personas como sea posible. Recuerde. el stand debe ATRAER en primer lugar la atención del visitante. planificación y organización 95 . Desgraciadamente. También debe indicarle QUIÉNES SOMOS y QUÉ es lo que hacemos. muchos expositores no reconocen este importante hecho y normalmente. con una mesa. ‰ La segunda trampa es la trampa de los gastos. debe PERSUADIRLE para que se pare y hable con usted. Son un gasto... Muchos expositores pequeños o que participan por primera vez caen en esta trampa. un par de sillas y con pocas informaciones. Pasará de largo. Debe darle un MOTIVO para querer compartir su valioso tiempo con nosotros. David Ogilvy. simplemente no se tomará la molestia de hacerlo. Esas empresas reducen al mínimo su participación.

De hecho. Eso no es sobresalir. Piense en la participación de su organización en la última feria y hágase estas preguntas: ¿Atrajo visualmente su stand a las personas con el perfil que le interesa? ¿Dio su stand la imagen que usted desea que el mercado tenga de su empresa o institución? ¿Por qué es importante el diseño del stand? Una feria puede ser una de las herramientas de marketing más poderosas que utilice su empresa o institución... tal vez miles. ‰ ‰ Que función debe desempeñar respecto a la imagen de la empresa o de sus productos. planificación y organización 96 . Es seguir el rebaño. Pero primero tienen que encontrarle.. Se puede exponer en ferias en las que cientos. Marketing ferial: Información básica. El stand es también una herramienta de comunicación y por lo tanto hay factores muy importantes a tener en cuenta como por ejemplo. Usted está ahí para crear y mantener relaciones a largo plazo con los clientes o contactos de interés. Que información y mensaje debe proporcionar. de sus clientes o contactos potenciales le están buscando. la mayoría de los expositores (especialmente los más pequeños) se observan los unos a los otros para conseguir ideas de diseño.‰ Una tercera trampa es la trampa del “yo también”. Pocos expositores desean arriesgarse en términos de imagen. Una feria es una representación tridimensional de la empresa o institución que participa en ella.

Tener en cuenta que necesidades e intereses tiene el visitante y hacer evidente que se han atendido. materiales. moqueta (alfombra) y letrero con el nombre de la empresa. Cómo integrar su logo. accesos estrechos. plataformas. las proyecciones. Destacar su papel como punto de reunión. en la estructura y decoración.3. la información. etc. Se pueden alquilar independientemente todos los demás accesorios. para quienes cuentan con un presupuesto y/o unos recursos económicos limitados y para quienes buscan controlar los costes. Tener en cuenta como debe ser la iluminación para crear el ambiente adecuado Que tipo de mobiliario ofrecerá mayor confort al visitante Evitar barreras psicológicas. Marketing ferial: Información básica. Hacer patente su objetivo principal como área de exposición. compuesto por paredes laterales y posteriores. equipos o servicios necesarios para el stand en la medida en que le sean necesarios. para que destaquen 6.‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ Evidenciar su posible utilización para actividades de formación o demostración. los gráficos. planificación y organización 97 . Estudiar que tipo de estructura/decoración/colores transmiten mejor su imagen y mensaje. Examinar las opciones de stand disponibles Stand básico: un Stand básico es un sistema modular ofrecido por los organizadores. El Stand básico es un concepto ideal para quienes exponen por primera vez.

mobiliario. lo cual adquisición distribuyan en varios eventos. iluminación e instalación eléctrica por un precio cerrado. Son caros. permite un stand de calidad por mucho menos de lo que costaría uno de diseño construido a medida. Puede ser montado los de y desmontado de los se rápidamente. cada vez gozan de mayor aceptación las soluciones “mitad y mitad”: interiores modulares reutilizables en exteriores construidos a medida Marketing ferial: Información básica. Sistema de stand modular: disponible en un creciente abanico de estilos. planificación y organización 98 . permite que reduciendo los costes costes montadores in situ. formas y materiales. Diseñado a medida y construido ex profeso: para empresas que desean destacar su imagen corporativa o marca de producto.Muchos organizadores ofrecen “stands llave en mano” que incluyen espacio. puesto que rara vez pueden ser reutilizados. Constituyen una excelente ayuda para la elaboración del presupuesto y el control de costes y pueden ahorrar mucho tiempo y esfuerzo administrativo. y es reutilizable. Por este motivo. stand modular.

Prepare por escrito un informe o briefing para el diseño del stand. etc. la cantidad de espacio libre necesaria para los visitantes (teniendo en cuenta el número de contactos que se pretende conseguir). Decidir el tamaño del stand y el diseño El tamaño del stand debe venir determinado por los objetivos: esto es.6. reduciendo las probabilidades de costosos cambios más adelante ‰ proporcionan al diseñador/constructor directrices claras sobre las que trabajar ‰ facilitan una referencia respecto a la cual se puede evaluar el diseño.mostrador de recepción. Marketing ferial: Información básica. almacén. por supuesto. Las instrucciones para el diseño del stand son importantes por tres motivos: ‰ obligan a pensar detenidamente en los requisitos que debe cumplir el stand antes de comprometer dinero alguno.4. . zona para demostraciones.y. por el tipo y la cantidad de objetos a exponer. por su presupuesto. área de recepción para invitados importantes. los servicios que debe incluir . planificación y organización 99 .

requisitos de servicios. la limpieza del stand. Marketing ferial: Información básica. recurra a proveedores acreditados. la carga. requisitos gráficos e instalaciones del stand. Llame a los organizadores de la feria para solicitar una lista de proveedores. e incluir información sobre las reglas y normativas de diseño. controle siempre el progreso del montaje y esté presente durante el proceso de construcción. Si es posible hable con clientes de esas empresas. fechas críticas y presupuesto. instalaciones. etc. capacidad económica y decisión pasan por participar utilizando un stand diseñado especialmente para su empresa u organización. objetos a exponer. deben ser contratadas al organizador de la feria por medio de los impresos facilitados en el manual de expositor.El informe debería detallar sus objetivos. en general y en su sector.. la retirada de basuras. La electricidad. pida referencias y asegúrese de que son capaces de trabajar dentro del calendario y del presupuesto. Una vez designado el diseñador/constructor. planificación y organización 100 . A fin de proteger su inversión y asegurar unos buenos niveles de servicio y mano de obra.5. las conexiones telefónicas. materiales de construcción. elabore una breve lista de proveedores y pida a dos o tres que le propongan ideas. Acuerde un calendario de trabajo. etc. Confirme el presupuesto y obtenga un desglose detallado de los costes. Verificar el cumplimiento de las normativas feriales Todos los stands de la feria deben cumplir ciertas normas relativas a la altura. hable con el departamento técnico del organizador para asegurarse un suministro suficiente. 6. Si sus objetivos. establezca por escrito los aspectos exactos de los que éste es responsable. ya que de lo contrario podría no disponer de ellos a tiempo. las cuales están detalladas en su manual de expositor. Insista en ver una carpeta de trabajos realizados por cada empresa. no tan sólo el último día. En caso de duda acerca de sus necesidades. Los impresos para solicitar los servicios deben ser devueltos dentro del plazo estipulado. Los proyectos de stands de diseño deben ser presentados a los organizadores para su aprobación. el agua.

Es donde los vendedores atienden a sus clientes actuales y.6.7. se le solicitará que deje el espacio ocupado y/o el stand alquilado tal como los encontró o a pagar por la limpieza o reparación de cualquier desperfecto que se haya producido. fotografías. Breves consejos para un buen diseño del stand Muchos stands se juzgan por cuánto les ha gustado a sus propietarios y no por cómo han funcionado a la hora de atraer. Marketing ferial: Información básica. atraerán a nuevos clientes potenciales con los que podrán negociar. de si sus pósters. retener y darse a conocer a los visitantes a la feria. por que no será así. con algo de suerte. Asegúrese de que el stand propuesto por su diseñador puede ser construido en el tiempo disponible para ello. los expositores que alquilen un stand modular deberían inspeccionar cuidadosamente su stand antes de hacerse cargo de él. Por este motivo. y los expositores que alquilen sólo el espacio deberían retirar cualquier cosa de su ubicación. planificación y organización 101 . la vitrina o para instalar el equipo de video. Prever el tiempo suficiente para decorar el stand La feria se iniciará independientemente de si su stand está listo o no. hasta el último resto de cinta para moqueta (alfombra en algunos países). 6. Al concluir la feria.6. paneles. No lo deje para el último minuto presuponiendo que todo quedará bien. Un stand es una herramienta de ventas. Los expositores que utilicen un stand básico no deberían subestimar la cantidad de tiempo necesario para colocar en su sitio el mobiliario. letreros y mercancías están bien colocados o de si sus máquinas y equipos funcionan adecuadamente. el mostrador. el display. Proporciona a los vendedores un lugar donde realizar negocios en las ferias y exposiciones.

Un stand es una herramienta. nuevas aplicaciones de un producto o equipo. Comunica. ‰ ¿Por qué los visitantes vienen a la feria? ¿Cuál puede ser el motivo por el que visitarán su stand? ¿Quieren aprender. soluciones para sus necesidades? ‰ ¿Qué quieren hacer cuando vienen a visitarle? ¿Quieren sentarse y hablar? ¿Quieren ver cómo funciona el producto? ‰ ‰ ¿Qué desean saber? ¿Cómo desea interactuar con los visitantes? Una vez haya conseguido sus objetivos. comunica quién es el vendedor. Vende. Tiene funciones. participar en la demostración de un producto. Marketing ferial: Información básica. qué hace y qué ofrece. hablar. los stands están diseñados para respaldar al personal a atender las necesidades del visitante y a comunicar como pueden satisfacerlas. planificación y organización 102 . También tiene que ser funcionalmente flexible. Actúa. productos promocionales y una buena ubicación son aspectos importantes de la participación en una feria pero uno de los ingredientes decisivos es poseer un stand atractivo con el que los visitantes pueda asociarlo.Un stand es en como tanto una en valla cuanto publicitaria. conocer novedades técnicas. Atrae. ya que las necesidades de los visitantes son muchas y variadas. Presenta nuevos productos o posiciona a una empresa en un nuevo segmento de mercado. ¿qué desea hacer con ellos en su stand? Contar con personal bien formado. Finalmente. Da cabida a demostraciones de productos y presentaciones en directo. Al pensar en el diseño o decoración del stand hay que tener en cuenta las necesidades de sus posibles visitantes. asistir a una presentación en directo.

Al sentarse con el decorador o constructor de su stand, tenga en cuenta los siguientes factores a la hora de buscar un diseño que atraiga a su audiencia:

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¿Qué función debe cumplir su stand? ¿Qué estructura necesita para transmitir sus mensajes? ¿Cómo se utilizará la iluminación para crear ambiente? ¿Qué tratamiento del logotipo se asumirá para crear la imagen que desea? ¿Existe algún motivo que pueda asimilarse en el diseño del stand? ¿Existen normas de seguridad? dos plantas, tarima, demostraciones de productos...

‰ ‰

¿Qué colores comunicarán visualmente sus mensajes? ¿Qué tipo de mobiliario es el adecuado para satisfacer sus necesidades cuando le visiten?

‰ ‰

¿Cómo va a utilizar el stand como vehículo de venta? ¿Crearán sus gráficos un impacto para atraer, mantener y comunicar sus mensajes?

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People buy from people
Ever wonder what your best salespeople could do if they met a new qualified prospect every few seconds? Ever try to get thousands of buyers to invest a day to visit you so you could sell to them?

Ever been to an exhibition?

Si tiene en cuenta en primer lugar al visitante y a usted en último lugar, el diseño de su stand funcionará como la herramienta que usted necesita.

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6.7.1. La forma debe adaptarse a la función y el diseño a la imagen Antes de empezar a considerar el aspecto que tendrá el stand, debe tener claro lo que quiere que éste HAGA para usted. ¿Qué va a exponer? ¿Va a instalar un expositor estático? ¿Cuántos visitantes espera atraer? ¿Y cómo desea atenderles?. ¿Necesitará un mostrador de recepción, un área de demostración, un área de descanso, una oficina? ¿Cuánto espacio de almacenamiento necesitará? El diseño o “adorno” de su stand dice mucho acerca de su empresa. Considere detenidamente cuál es la imagen que desea proyectar. ¿Desea aparecer amistoso y orientado al cliente, prestigioso? Informe a su diseñador en consecuencia. Los expositores que utilicen stands modulares deberían prestar especial atención al grafismo y a la decoración. Los displays confeccionados apresuradamente a última hora con materiales baratos no hacen ningún favor a la imagen de una empresa como organización profesional. Los stands son mucho más efectivos si se cuenta con un tema unificador que englobe todos los aspectos de su participación y transmiten un mensaje claro acerca de su empresa o institución y sus productos o servicios. Cuanto más se repita el tema en el stand, en la publicidad asociada a la feria y en el catálogo, tanto más probable será que su mensaje sea recordado. 6.7.2. Cuidado con las barreras psicológicas En principio cuanto más abierto sea un stand, tanto más probable es que la gente entre en él. Dejar el centro del stand abierto y libre puede incrementar el flujo de visitantes hasta en un 25%. Las tarimas, plataformas o desniveles pueden actuar como una barrera psicológica y por eso algunos expositores las evitan.

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Algunas empresas utilizan la misma moqueta (alfombra) que recubre los pasillos. Sin embargo. existen teorías que avalan el establecimiento de sistemas y estrategias para lograr dirigir disimuladamente al visitante hasta el lugar del stand que a Ud. planificación y organización 106 . distribuciones de espacio. le interese. otras realizan estudios sobre los elementos. que predisponen a entrar en un stand. siempre y cuando el mensaje y lo que se expone sea de su interés. para que sus visitantes entren en su stand sin darse cuenta. La libertad de movimientos es fundamental para un buen diseño del stand. Si trata de controlar con demasiada rigidez el tráfico alrededor de su stand. etc. Marketing ferial: Información básica. gastará todas sus energías dirigiendo a los visitantes en lugar de haciendo negocios con ellos.

Marketing ferial: Información básica. fotografías. planificación y organización 107 . El movimiento suscita interés y la altura incrementa la visibilidad Un objeto expuesto que tenga movimiento tiene muchas más probabilidades de atraer la mirada y atención de los visitantes que uno estático y proporciona una excusa eficaz para entablar conversación con quienes pasan por delante.7. en algunos recintos. al haber galerías algunos visitantes le verán desde arriba. así que utilice cualquier recurso de diseño para atraer su atención. mediante el uso de luz. 6. equipos y mercancías expuestas Cuando sea posible. utilice gráficos. para dejarlo bien claro. Por ejemplo. los visitantes aprenderán mucho más sobre sus productos examinándolos de primera mano y probándolos personalmente. Si de su stand no se deriva inmediatamente de forma obvia qué es lo que puede ofrecer. sino en exposición abierta. etc. Facilitar el acceso a los productos.6. Los stands también llaman la atención desde la distancia. Para ello utilizan la altura y esta no tiene por qué ser cara. En los casos en los que la seguridad no suponga un problema.4. Si su producto o servicio no es susceptible de demostración. Recuerde también que.7. paneles. No presuponga que todo el mundo sabe a qué se dedica con sólo ver el nombre de su empresa u organización. busque otras formas de crear movimiento. no se deben situar los objetos expuestos fuera del alcance o en vitrinas de cristal.3. Una simple columna o pilar con el nombre de su empresa puede ser extremadamente eficaz (consulte las normas del organizador sobre este tema). presentaciones audiovisuales o rótulos giratorios y pedestales expositores.

5. identifíquelo consecuentemente en el stand para que todo el mundo lo vea. silenciosos. use frases y párrafos cortos y emplee un tipo de letra clara y bien espaciada. Los visitantes asimilar.Las fotografías constituyen un idioma universal y poseen un gran atractivo visual. Una de las principales razones por las que los visitantes asisten a las ferias es para “ver qué hay de nuevo”. planificación y organización 108 . Si está exponiendo un producto o servicio novedoso. naturalmente asumiendo que se utilicen buenas imágenes. No sepulte las ventajas en una larga lista de características. 6. ser breve en los mensajes Los objetos expuestos deben ser presentados como soluciones a necesidades y problemas específicos. Una de las quejas más habituales de los diseñadores de stands se refiere a la escasa calidad del material trabajar. con opte mucha por los fotográfico que se les facilita para información en las ferias y hay un límite a la cantidad que pueden Cuando mensajes llamativos. duraderos o económicos del mercado. Marketing ferial: Información básica. ¡Si es nuevo.7. Si sus productos son los más rápidos. El texto en mayúsculas y minúsculas es mucho más fácil de leer que los caracteres de imprenta. se ven bombardeados sea posible. Promover ventajas. dígalo! La palabra “nuevo” es uno de los conceptos más poderosos en la publicidad. Si utiliza textos largos. cerciórese de que los textos sean fácilmente legibles y que estén situados al nivel de los ojos o más arriba en el stand. dígalo.

organizaciones. Resumen Los aspectos más destacados de este capítulo pueden resumirse en los siguientes puntos: ‰ Si comparamos el diseño del stand con la guinda de un delicioso pastel podemos decir que la guinda no hace el pastel. planificación y organización 109 . Por eso es importante que el diseño de nuestro stand transmita nuestros mensajes en tal forma que cuando un visitante lobserve nuestro stand entienda INMEDIATAMENTE quién somos y qué es lo que hacemos. por lo tanto hay factores muy importantes a tener en cuenta como por ejemplo… ♦ función que debe desempeñar respecto a la imagen de la empresa u organización. ‰ Debemos recordar que solo nosotros sabemos lo que hacemos.6. ♦ tener en cuenta como debe ser la iluminación para crear el ambiente adecuado ♦ que tipo de mobiliario ofrecerá mayor confort al visitante Marketing ferial: Información básica. fabricamos. estudiar que tipo de estructura/decoración/colores transmiten mejor la imagen y mensaje de nuestra empresa u organización. lo que hacemos y sobre los beneficios o ventajas que ofrecemos al visitante comprador. servicios y productos que creemos que todo el mundo entiende nuestros mensajes. ‰ El stand es el primer elemento visual que da una imagen de quiénes somos.8. pero lo hace destacar y le da un aspecto visual que invita a comérselo a quien asistirá a la feria. Si el visitante “no ve” primero el stand no podrá tomar la decisión de si vale la pena parar o no. producimos o vendemos y aunque nos parezca que todo eso resulta obvio para los demás el problema es que estamos tan metidos en nuestras empresas. ♦ ♦ qué información y mensaje debe proporcionar. ‰ El stand es una herramienta de comunicación.

Atrae. Siempre que sea posible debemos utilizar mensajes llamativos con textos fácilmente legibles y que estén situados al nivel de los ojos o más arriba. de productos y obsequios promocionales y de una buena ubicación son aspectos importantes de la participación en una feria pero uno de los ingredientes decisivos es tener un stand atractivo con el que el visitante nos pueda relacionar. Si es imprescindible utilizar textos largos. cómo integrar su logo. El texto en mayúsculas y minúsculas es mucho más fácil de leer que los caracteres de imprenta. Si estamos exponiendo un producto o servicio novedoso. Un stand es una herramienta. a la cantidad de espacio libre necesaria para atender a los visitantes (teniendo en cuenta el número de contactos que se pretende conseguir). Una de las principales razones por las que los visitantes asisten a las ferias es para “ver qué hay de nuevo”. en la estructura y decoración. a los servicios de que debe disponer .y. Presenta nuevos productos o posiciona a una empresa o institución en un nuevo segmento de mercado. Vende. También tiene que ser funcionalmente flexible. Comunica. debemos destacarlo en el stand para que todo el mundo lo vea. Hace posibles las demostraciones de productos y las presentaciones en directo. Actúa. en base a las disponibilidades económicas y de presupuesto. por supuesto. planificación y organización 110 . almacén.♦ ♦ evitar barreras psicológicas. los gráficos. ‰ La palabra “nuevo” es uno de los conceptos más poderosos en la publicidad. Marketing ferial: Información básica. área de recepción para invitados importantes. ‰ Disponer de personal bien formado. etc. Tiene funciones. plataformas. accesos estrechos. ya que las necesidades de los visitantes son muchas y variadas.mostrador de recepción. etc. en base al tipo y cantidad de objetos a exponer. las proyecciones. zona para demostraciones. háganse frases y párrafos cortos y con un tipo de letra clara y bien espaciada. la información. para que destaquen ‰ El tamaño del stand debe decidirse en función de los objetivos: es decir. .