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Gestión de documentos de Word

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Recuperación de versiones de archivos de Office Control de cambios en documentos Comentarios de documentos Comparar y combinar documentos

Recuperación de versiones de archivos de Office Si la opción Autorrecuperación está activada. Recuperar libros no guardados en Excel o Recuperar presentaciones no guardadas en PowerPoint. 4. 2. Gestión de documentos de Word 2 . haga clic en el archivo etiquetado (cuando se cerró sin guardar). Haga clic en Archivo > Información. 4. podrá guardar automáticamente versiones del archivo mientras trabaja con él. haga clic en Comparar en vez de Restaurar.1. Si se guardó el archivo 1. Haga clic en Archivo > Información > Administrar versiones > Recuperar documentos sin guardaren Word. 3. Para ello. haga clic en Restaurar para sobrescribir cualquier versión guardada anteriormente. Si no se guardó el archivo 1. En la barra amarilla situada en la parte superior del archivo. El modo de recuperación depende de cuándo se haya guardado. Abra el archivo en el que estaba trabajando. Word también se puede comparar las versiones. En Versiones.

En la barra amarilla situada en la parte superior del archivo. puede realizar cambios en un documento sin marcar quién ha realizado el cambio. en el grupo Proteger. puede ver todos los cambios que ha realizado en un documento. a continuación. Cuando la función Control de cambios está activada. puede ser necesario desactivar la protección del documento. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir. Control de cambios en documentos Puede personalizar la barra de estado para agregar un indicador que muestre si el control de cambios está activado o desactivado. haga clic en Guardar como para guardar el archivo. haga clic en Proteger documento y. Activar el control de cambios En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar. Si el comando Control de cambios no está disponible. haga clic en la imagen Control de cambios.2. Haga clic en el indicador Control de cambios en la barra de estado para activar o desactivar el control de cambios. haga clic en Suspender la protección en la parte inferior del panel de tareas Proteger documento (puede que sea necesario conocer la contraseña del documento). Cuando se desactiva dicha función. haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la barra de estado y haga clic en Control de cambios. 3. En la ficha Revisar. 2. Para agregar un indicador de control de cambios a la barra de estado. Desactivar el control de cambios Gestión de documentos de Word 3 .

Haga clic en el indicador Control de cambios en la barra de estado para activar o desactivar el control de cambios. Gestión de documentos de Word 4 . INSERTAR UN COMENTARIO Se puede escribir comentarios. En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar. haga clic con el botón secundario en la barra de estado y haga clic en Control de cambios. haga clic en Mostrar marcas en la ficha Revisar del grupo Seguimiento. se puede insertar comentarios de voz o comentarios manuscritos. Para saber si siguen quedando comentarios en el documento. En la ficha Revisar. Para agregar un indicador de control de cambios a la barra de estado. Al desactivar la función Control de cambios no se quitan los cambios que ya tenían su correspondiente marca de revisión.Si se desactiva el control de cambios. Si no desea que los comentarios aparezcan en el documento durante la revisión. También puede ocultar los comentarios para que no estén visibles. haga clic en Nuevo comentario. use los comandos Aceptar y Rechazar que aparecen en el grupo Cambios de la ficha Revisar. Seleccione el texto o el elemento sobre el que desee hacer un comentario o haga clic al final del texto. En los equipos de tipo Tablet PC. debe quitar los comentarios del documento eliminándolos. Para quitar las marcas de revisión. 2. el documento se puede revisar sin marcar los cambios. haga clic en la imagen Control de cambios. 3. en el grupo Comentarios. Para escribir un comentario 1. Comentarios de documentos Puede insertar comentarios en los globos que aparecen en los márgenes del documento.

a continuación. Para responder a un comentario. Para eliminar rápidamente todos los comentarios de un documento. haga clic en Eliminar comentario. haga clic con el botón secundario del mouse en el comentario y. en el grupo Comentarios. en el grupo Seguimiento. a continuación. en el grupo Comentarios. y. 4. En el grupo Comentarios. Escriba la respuesta en el nuevo globo de comentarios. Para desactivar las casillas de verificación de todos los revisores. haga clic en un comentario del documento. haga clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar y. 3.3. ELIMINAR UN COMENTARIO  Para eliminar rápidamente un solo comentario. Vuelva a hacer clic en la flecha que aparece junto a Mostrar marcas. En la ficha Revisar. haga clic en el comando Nuevo comentario. Escriba el texto del comentario en el globo de comentarios o en el Panel de revisiones. incluidos los comentarios de todo el documento.  ELIMINAR COMENTARIOS DE UN REVISOR ESPECÍFICO 1. haga clic en Eliminar todos los comentarios Este procedimiento elimina todos los comentarios del revisor que ha seleccionado. a continuación. 2. En la ficha Revisar. elija Revisores y. a continuación. Gestión de documentos de Word 5 . haga clic en el nombre del revisor cuyos comentarios desea eliminar. elija Revisores y haga clic en Todos los revisores. haga clic en la flecha junto a Mostrar marcas. a continuación. haga clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar mostrados. haga clic en su globo y. haga clic en Eliminar todos los comentarios del documento.

NOTAS  El nombre y las iniciales que escriba se utilizarán en todos los programas de Microsoft Office. en el grupo Seguimiento. cambie el nombre o las iniciales que desee utilizar en sus comentarios. 1. a continuación. haga clic en Cambiar nombre de usuario.  AGREGAR O CAMBIAR EL NOMBRE UTILIZADO EN LOS COMENTARIOS 1. Realice los cambios que desee. en el grupo Seguimiento. Escriba la respuesta en el nuevo globo de comentarios. En Personalizar la copia de Microsoft Office . En la ficha Revisar. haga clic en Mostrar marcas en el grupo Seguimiento de la ficha Revisar. haga clic en la flecha que aparece junto a Panel de revisiones y. a continuación. CAMBIAR UN COMENTARIO Si los comentarios no están visibles en la pantalla. haga clic en la flecha que aparece junto a Panel de revisiones y. a continuación. a continuación. Haga clic dentro del globo del comentario que desea modificar. haga clic en Panel de revisiones. puede cambiar el comentario en el Panel de revisiones. haga clic en la flecha junto a Control de cambios y.También puede revisar y eliminar comentarios utilizando el Panel de revisiones. en Panel de revisiones horizontal. NOTAS  Si los globos están ocultos o si sólo se muestra parte del comentario. Para mostrar el Panel de revisiones. Para llevar el Panel de revisiones a la parte inferior de la pantalla. en el grupo Comentarios. Cualquier cambio que realice en la configuración afectará a otros programas de Office. Para mostrar u ocultar el Panel de revisiones. Para hacer que el panel de revisiones se extienda horizontalmente por la parte inferior de la pantalla. Gestión de documentos de Word 6 . 2. haga clic en Panel de revisiones horizontal. haga clic en su globo y. haga clic en el comando Nuevo comentario. Para responder a un comentario. haga clic en Panel de revisiones en el grupo Seguimiento. 2.

COMBINAR DOCUMENTOS El comando Combinar documentos combina los cambios realizados en varias copias del mismo documento. Comparar y combinar documentos COMPARAR DOCUMENTOS El comando Comparar documentos marca todas las diferencias entre dos documentos. Único texto en el documento abierto (texto que no aparece en el otro documento) se marca como texto insertado o nuevo. haga clic en Resaltar cambios y. 4. Texto único en el archivo seleccionado para comparar con el documento abierto se marca como texto eliminado. Para comparar documentos. 4. únicamente los comentarios efectuados después de dicho cambio se verán afectados. a continuación. 3. Haga clic en Abrir. siga estos pasos: 1. En el cuadro de diálogo "Seleccionar archivo para comparar con documento". Para combinar los cambios marcados. seleccione control de cambios y haga clic en comparar documentos. Abra uno de los documentos que contengan marcas de revisión. siga estos pasos: 1. con la configuración actual de control de cambios. Nota: Para realizar un seguimiento de los cambios de cada copia del documento. Cuando realice un cambio en el nombre o en las iniciales que desea utilizar para sus propios comentarios. Gestión de documentos de Word 7 . seleccione control de cambios en el menú Herramientas. Los comentarios que ya se encuentran en el documento antes de modificar el nombre o las iniciales no se actualizarán. Inicie Word y abra uno de los documentos para la comparación (normalmente el documento actual o más reciente). En el menú Herramientas. haga clic para activar la casilla de verificación "Controlar los cambios al modificar". 2. Nota: no debe haber los cambios realizados en cualquiera de los documentos al inicio del proceso. puede combinar todos los cambios realizados en un documento para la edición final. seleccione el archivo que se va a comparar con el archivo actual. Cuando se edita cada copia del documento.

En el menú Herramientas. COMBINAR COMENTARIOS Y CAMBIOS DE VARIOS DOCUMENTOS EN UN DOCUMENTO Si envía un documento a varios revisores para que lo revisen y cada uno de ellos devuelve el documento. En este momento puede comparar estos documentos mediante el comando Comparar documentos o marcar todas las diferencias entre las copias como cambios realizados. En Documento original. seleccione un documento que contenga cambios para combinar y haga clic en Abrir.2. Nota: Si hay alguna diferencia en los documentos que no se han marcado como cambios realizados (cambios) la combinación se detiene en ese punto y Word muestra el mensaje: Los documentos combinados contienen cambios no marcados. 3. para completar con éxito la combinación. 1. haga clic en Buscar original . Repita los pasos 2 y 3 hasta que haya cambios combinados de todas las copias de documentos. 4. 2. Haga clic en Combinar revisiones de varios autores. busque el documento que contiene los cambios realizados por uno de los revisores. Word combina sólo hasta el primer cambio no marcado y lo resalta (selecciona). puede combinar los documentos de dos en dos hasta que se hayan incorporado todos los cambios de todos los revisores en un único documento. Gestión de documentos de Word 8 . haga clic en combinar documentos. Si hace clic en Cancelar. Word no agrega material nuevo que no está marcado como texto insertado. En el cuadro de diálogo "Seleccionar archivo para combinar en documento actual". 3. haga clic en el nombre del documento en el que desea combinar los cambios de distintos orígenes. haga clic en Comparar. En Documento revisado. cancela la combinación en Word. ¿Desea combinar hasta el primer cambio no marcado? Si hace clic en Aceptar. En el grupo Comparar de la ficha Revisar. Si no aparece el documento en la lista. Todos los cambios realizados están ahora en el documento abierto.

aparecerá toda la palabra gatos como cambiada en el documento y no sólo los caracteres. 8. Word almacena sólo un conjunto de cambios de formato a la vez. 9. Para cambiar qué documentos aparecen en la pantalla cuando haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Más. Microsoft Office Word muestra los cambios efectuados en palabras completas. Repita los pasos 1 a 8. Por ejemplo. En Mostrar cambios en.5. seleccione las opciones que desee para realizar la comparación en los documentos. En Mostrar cambios. puede desactivar la casilla de verificación Formato en el cuadro de diálogo Comparar y combinar documentos. Gestión de documentos de Word 9 . al combinar varios documentos. 7. De manera predeterminada. puede que se le pida que decida si desea mantener el formato del documento original o utilizar el formato del documento modificado. Haga clic en Aceptar. Si no necesita controlar los cambios de formato. si cambia la palabra gato por gatos. en el grupo Comparar. Word combinará todos los cambios en el documento original. Por tanto. haga clic en Ocultar documentos de origen o en Mostrar documentos de origen. haga clic en Documento original.