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INSTITUCIN EDUCATIVA LICEO QUINDO

PRESUPUESTO ANUAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS


ELABORACIN Elaborado por: REVISIN Revisado por: APROBACIN Aprobado por:

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

Csar Augusto Londoo Cargo: Coordinador

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

PROCEDIMIENTO

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ELABORACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS

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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD .............................................................................................. 5 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 6 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 8 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 10 9. ANEXOS ......................................................................................................... 10

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ELABORACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS 1. OBJETO

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Este procedimiento tiene por objeto optimizar en los establecimientos educativos los mecanismos de gestin y ejecucin presupuestal de recursos,que permitan recaudar, distribuir, ejecutar y controlar de manera gil y eficiente los recursos asignados a cada establecimiento educativo y a sus diferentes sedes, para la adecuada administracin de los ingresos y para atender gastos de funcionamiento e inversin distintos a los de personal.

2. ALCANCE Este procedimiento parte de la verificacin y/o creacin del Fondo de Servicios Educativos, contina con la revisin de las normas relacionadas con presupuesto y ejecucin de recursos pblicos; se complementa con la definicin de los recursos y la determinacin de los gastos y termina con el seguimiento y presentacin de informes

3. DEFINICIONES 3.1 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES: El SGP es un conjunto de recursos que la nacin transfiere a las entidades territoriales para financiar los servicios sociales a su cargo, por mandato de los artculos 356 y 357 de la constitucin Poltica y reglamentado en el acato legislativo 01 de 22001 y la ley 715 de 2.001, conforme al artculo 89 los recursos SGP para educacin se debern incorporar a los presupuestos del Departamento.

3.2TRANSFERENCIAS DE RECURSOS PBLICOS; Son los recursos financieros que las entidades pblicas de cualquier orden y sin contraprestacin alguna giran directamente al establecimiento educativo a travs del Fondo de Servicios Educativos. Estos recursos en ningn caso financian la planta de personal de establecimiento o la generacin de plantas paralelas, dado que de conformidad con la Ley 715 de 2001, la entidad territorial certificada asume directamente el costo de la planta con los recursos de prestacin de servicios del Sistema General de Participaciones. Igualmente es la responsable de su distribucin y administracin.

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ELABORACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS 3.3 TRANSFERENCIAS DEPARTAMENTALES:

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Provenientes del Sistema General de Participaciones o de otras fuentes de recursos para apoyar el funcionamiento del establecimiento y su mejoramiento continuo. 3.4 TRANSFERENCIAS MUNICIPALES: Son los recursos que las Alcaldas transfieren a las Instituciones Educativas para que sean ejecutados directamente desde la Institucin, los cuales pueden ser propios o recursos de calidad del SGP: 3.5 TRANSFERENCIAS DE LA NACIN: Corresponden a los recursos de GRATUIDAD o de proyectos especficos que transfiere la Nacin a las Instituciones Educativas para su ejecucin. 3.6 SISTEMA PRESUPUESTAL: El Sistema Presupuestal es un conjunto de instrumentos que permiten programar las fuentes y alternativas de financiacin de la inversin pblica priorizando los recursos para el cumplimiento de la funcin bsica del Estado frente al mejoramiento de la calidad de vida de sus pobladores, en especial de la poblacin de menores recursos, de manera articulada con los programas de Gobierno y el Plan Nacional de Desarrollo.

3.7 PLAN FINANCIERO: Instrumento de planificacin y gestin financiera con base en operaciones efectivas que contempla, ingresos, gastos, dficit y su financiacin. A nivel nacional es una herramienta de poltica macroeconmica y a nivel regional de programacin presupuestal que define metas mximas de pagos, base para el Plan Operativo Anual de Inversiones y del Programa Anual de Caja. 3.8 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES: Seala los proyectos de inversin clasificados por sectores, rganos y programas, teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo y el Plan Plurianual de Inversiones e identificando las fuentes de financiacin.

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ELABORACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS 3.9 PLAN ANUAL DE CAJA: (Flujo de caja):

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Es el instrumento que permite la programacin mensual de los recaudos de ingresos que hacen parte del presupuesto y de los pagos correspondientes a los gastos del presupuesto. Adicionalmente, facilita la programacin de disponibilidad de recursos en tesorera para efectuar oportunamente los pagos. Esta herramienta reviste una importancia especial teniendo en cuenta que de conformidad con el Decreto 4791 de 2008, las transferencias o giros que las Entidades Territoriales realicen al Fondo no pueden ser comprometidas hasta tanto se reciban efectivamente en el establecimiento educativo. 3.10 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES Son las modificaciones por adicin o reduccin que se realiza al presupuesto dentro de una vigencia. 4. NORMATIVIDAD La base legal para el manejo financiero a nivel nacional es el Estatuto Orgnico de Presupuesto General de la Nacin, a nivel territorial el Estatuto Territorial de la Entidad Territorial certificada en educacin, con base en su organizacin y reglamentacin, la estructura presupuestal, las definiciones y conceptos utilizados se fundamentan en la siguiente reglamentacin: Decreto 568 de 1996 (se reglamentan las Leyes 38/1989, 179/1994 y 225/2005 - Orgnicas del Presupuesto) Decreto 111 de 1996 (Estatuto Orgnico del Presupuesto) y reglamentacin territorial existente Ley 715 de 2001 (se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias para organizar la prestacin del servicio) Ley 819 de 2003 (se dictan disposiciones en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal) Leyes Anuales de Presupuesto para cada vigencia fiscal Decreto No.2789 de 2004 (reglamenta el Sistema Integrado de Informacin Financiera -SIIF - Nacin) Plan Nacional de Desarrollo vigente (Ley 1151/2007 Plan de Desarrollo 2006 - 2010) Plan Regional de Desarrollo

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Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 (Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80/1993 y se dictan disposiciones generales sobre contratacin) Ley 1176 de 2007 (Desarrollan los artculos 356 y 357 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones - Distribucin sectorial) Decreto 1101 de 2007 (Inembargabilidad de recursos) Decreto 028 de 2008 (Define estrategia de monitoreo, seguimiento y control integral al gasto que se realice con el SGP) Decreto 2911 de 2008 (reglamenta parcialmente el Decreto 028/2008 en relacin con las actividades de control integral y se dictan otras disposiciones) Decreto 4791 de 2008 (se reglamentan parcialmente los artculos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715/2001 en relacin con el Fondo de Servicios Educativos de los establecimientos educativos estatales) GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL - MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL 12 En estricto debern aplicarse todas aquellas normas nuevas, que modifiquen o deroguen las anteriormente descritas o las regionales que apliquen para el manejo de recursos pblicos.

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE

5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Tesoro Nacional, Instituciones Financieras, reas de Contabilidad y Presupuesto. Informacin del Sistema Financiero Integrado PCT, Ministerio de Educacin Nacional, Alcaldas, Secretara de Educacin, Comunidad Educativa, Entidades Pblicas y Privadas, Sector Productivo. CLIENTE: Comunidad Educativa, Secretara de Educacin, Alcaldas, Ministerio de Educacin, rganos de control, entes descentralizados del nivel departamental y municipal, entidades territoriales y entidades financieras.

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5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Incluir en el presupuesto anual del fondo de servicios educativos ingresos operacionales cuyas transferencias al momento de ser ejecutadas no correspondan con lo presupuestado al inicio de la vigencia fiscal Presupuestar gastos que no guarden estricta relacin con el Proyecto Educativo Institucional de acuerdo a las destinaciones especficas y usos permitidos en la normatividad vigente Percibir ingresos o presupuestar gastos adicionales no previstos en el fondo de servicios educativos sin que previamente se realice el respectivo ajuste presupuestal

5.3.2 Puntos de Control Incorporar como insumo inicial para la elaboracin del presupuesto de ingresos por gratuidad del fondo anual de servicios educativos la informacin de proyeccin de matrcula consolidada en el SIMAT y realizar un anlisis estadstico comparativo del comportamiento de las vigencias anteriores. Organizar el presupuesto de gastos de manera que pueda apoyar efectivamente el funcionamiento y mejoramiento de la institucin en beneficio de la comunidad educativa y de conformidad con la normatividad vigente Realizar adiciones presupuestales a todo nuevo ingreso que se perciba y/o efectuar traslados presupuestales dentro de un mismo grupo previa aprobacin del Consejo Directivo

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ELABORACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS 6. CONTENIDO No. DESCRIPCIN

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PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO

1 Recibir previamente la autorizacin de la Secretaria de Educacin Resolucin Departamental sobre la creacin del Departament fondo de servicios educativos al 2 Elaborar y aprobar el Fondo de Servicios Educativos para cada institucin Acuerdo del Consejo Directivo

Rector

1 da

Consejo Directivo

1 da

Adoptar la creacin y el Resolucin funcionamiento del fondo de servicios de Rectora educativos

Rector

1 da

8 9

Revisin de la normatividad vigente y en especial el decreto 4791 de 2009 sobre fondos de servicios educativos, reglamento del FOSE de la SED, Directivas Ministeriales y Decretos de Rector y Auxiliar Gratuidad Normas Administrativo Definicin de ingresos por GRATUIDAD determinada por el MEN en cada vigencia con respecto a la matricula proyectada, trasferencia del Registro de Municipio por recursos de calidad y ingresos Rector y Auxiliar otros por venta de servicios proyectados Administrativo Armonizar la propuesta de egresos con los Planes Estratgicos definidos por al Planes Directivos y Institucin a Mediano y largo plazo, as Estratgicos Auxiliar como el PEI armonizados Administrativo Revisin delos Planes de Mejoramiento Plan de Directivos y y Proyectos transversales y diagnstico necesidades Auxiliar de necesidades revisadas Administrativo Obtencin de la proyeccin de recursos de la Alcalda recursos propios y SGP Rector y Auxiliar Calidad Documento Administrativo Elaboracin de la proyeccin de Directivos y ingresos por GRATUIDAD Documento Auxiliar

2 das

2 das

2 das

2 das

1 da 2 das

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Administrativo Proyeccin de los ingresos y de su 10 respectivo flujo de caja Proyeccin de los gastos de 11 Funcionamiento Rector y Auxiliar Administrativo Rector y Auxiliar Administrativo Directivos y Auxiliar Administrativo Directivos y Auxiliar Administrativo Rector y Auxiliar Administrativo 2 das 2 das 2 das

Documento Documento

Proyeccin de Gastos por proyectos de 12 inversin Documento

2 das 13 Proyeccin del Flujo de Caja de Gastos Documento Elaboracin del Proyecto de 5 das 14 Presupuesto Documento Presupuesto Presentacin del Proyecto de analizado, 1 da 15 Presupuesto ante el Consejo Directivo revisado Rector Presupuesto 1 da 16 Discusin y ajustes al proyecto ajustado Consejo Directivo Presupuesto 1 da 17 Aprobacin del Presupuesto aprobado Consejo Directivo Consejo Directivo Elaboracin del Acuerdo de y Auxiliar 1 da 18 Presupuesto Anual Acuerdo Administrativo Presupuesto Rector y Auxiliar 11 19 Ejecucin del Presupuesto Ejecutado Administrativo meses Presupuesto Semestra Seguimiento y anlisis a la ejecucin con Rector y Auxiliar l 20 del presupuesto seguimiento Administrativo Consejo Directivo y Presentacin de informes de ejecucin Comunidad 5 das del Presupuesto al Consejo Directivo y Educativa 21 comunidad Educativa informada Rector Acto Liquidacin del Presupuesto de la Administrativ Rector y Auxiliar 1 da 22 vigencia o Administrativo Presupuesto Rector y Auxiliar 1 da 23 Adicin del recurso del Balance Adicionado Administrativo Auxiliar Permane 24 Archivo de Gestin Archivo Administrativo nte

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ELABORACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS 7. REGISTROS DE CALIDAD


IDENTIFICACIN Cdigo
N.A.

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ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN Recoleccin Indizacin


CarpetaReglamentosManejo fondo de servicios educativos CarpetaReglamentosManejo fondo de servicios educativos CarpetaResolucionesRectorales

ACCESO Personal Autorizado


Auxiliar Administrativo Rector

CONSERVACIN Tiempo de Retencin


20 aos

DISPOSICIN FINAL Mtodo


Conservacin total

Nombre

Clasificacin
Cronolgico

Resolucin Auxiliar departamental Administrativo de creacin del FOSE

N.A.

Acuerdo del consejo Directivo adopcin del FOSE Resolucin Rectoral Adopcin del FOSE Plan operativo anual de inversiones Plan anual de caja

Auxiliar administrativo

Cronolgico

Auxiliar Administrativo Rector

20 aos

Conservacin total

N.A.

Auxiliar Administrativo

Cronolgico y Consecutivo

Auxiliar Administrativo

20 aos

Conservacin total

N.A.

Auxiliar Administrativo

N.A.

CarpetaPresupuesto-Plan operativo anual de inversiones Auxiliar Carpeta-CuantasAdministrativo Plan anual de caja

Cronolgico

Auxiliar Administrativo

3 aos

Seleccin y eliminacin

Cronolgica y consecutivo

Auxiliar administrativa Rector Contador Auxiliar Administrativo

10 aos

Seleccin y eliminacin

N.A.

Acuerdo Consejo directivo Presupuesto vigencia fiscal siguiente Acuerdo del consejo Directivo para adiciones y/o traslados

Auxiliar Carpeta-AcuerdosAdministrativo Consejo Directivo

Cronolgico y consecutivo

20 aos

Conservacin total

N.A.

Auxiliar Carpeta-AcuerdosAdministrativo Consejo Directivo

Cronolgico y consecutivo

Auxiliar Administrativo

2 aos

Archivo de Gestin

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Resolucin 147 del 4 de Febrero de 2011 por medio de la cual se reglamenta la creacin de los fondos de servicios educativos para las instituciones educativas del departamento del Quindo Directivas Ministeriales

9. ANEXOS N.A.