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INSTITUCIN EDUCATIVA LICEO QUINDO PRDIDA POR HURTO BIENES DE CONSUMO

ELABORACIN Elaborado por:

REVISIN Revisado por:

APROBACIN Aprobado por:

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

Csar Augusto Londoo Cargo: Coordinador

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

PROCEDIMIENTO

Cdigo: P-GAD.IE-39

Prdida por Hurto Bienes de Consumo


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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 5 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 6 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 7 7. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................... 9 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 9 9. ANEXOS ........................................................................................................... 9

PROCEDIMIENTO

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Prdida por Hurto Bienes de Consumo


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1. OBJETO Establecer las acciones a realizar respecto del hurto de bienes de consumo para lograr su recuperacin para reducir la afectacin patrimonial de los bienes de la Institucin Educativa 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificacin de los bienes hurtados junto con los hechos, realiza las gestiones de informacin y denuncia ante las entidades competentes y termina con su recuperacin o baja de acuerdo con los resultados de la gestin.

3. DEFINICIONES 3.1 SEGURO: Contratacin que realiza el Instituto con un tercero, para que este reponga o repare los bienes muebles e inmuebles que sufran algn dao a bienes muebles e inmuebles que sufran algn dao a consecuencia de un siniestro. 3.2 BIENES MUEBLES: Son aquellas cosas que se pueden transportar de un lugar a otro por s o por interpuesta persona 3.3 REPOSICIN: La reposicin tendr lugar en los casos de prdida, deterioro o hurto de los bienes muebles. 3.4 BAJA DE BIENES: Es un proceso soportado legalmente en un acto administrativo mediante el cual se retiran tanto de las carteras como del soporte contable, los bienes devolutivos o activos fijos que han sido objeto de destruccin total o parcial, prdida, deterioro, hurto u obsolescencia.

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3.5 INVESTIGACIN: Cuando el patrimonio del Tecnolgico de Antioquia resulte mermado por la prdida, hurto o deterioro anormal de uno o varios bienes asignados a algn funcionario bajo la modalidad de cartera personal o institucional, se deber informar a la Secretara General para que inicie la correspondiente investigacin disciplinaria, o d traslado a las Oficinas competentes para cada caso. 3.6 DESCARGA DE BIENES: Una vez se presente la prdida, hurto o deterioro anormal de un bien que haga parte de cualquier cartera, deber informarse de tal acontecimiento a la Oficina de Bienes e Inventarios para que se surta la diligencia de baja respectiva y se realicen los correspondientes trmites de seguros. 3.7 RECUPERACION: Es la restitucin fsica de bienes que han salido del patrimonio de la entidad y que han sido descargados del inventario y de la contabilidad. En el evento de la recuperacin de bienes, estos deben ingresar inmediatamente al Almacn por medio del comprobante de entrada detallando las caractersticas y especificaciones de los elementos. 3.8 REPOSICIN: Es el proceso administrativo por el cual se reemplazan los bienes faltantes o los que han sufrido daos, por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros elementos iguales o de similares caractersticas. De igual manera se produce reposicin cuando el proveedor reemplaza el elemento inicial por otro en cumplimiento de la garanta otorgada en la venta. La entrada de bienes por reposicin, debe soportarse con los siguientes documentos: Acta de baja del elemento faltante. Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes o la compaa aseguradora, ofreciendo los bienes que va a reponer y detalle de estos. - Aceptacin por parte del responsable de Almacn e inventarios, de la viabilidad de la reposicin del bien. -

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Acta o Concepto tcnico de reposicin, que certifique que los bienes ofrecidos renen las mismas caractersticas de los bienes faltantes. - Informe de la Rectora donde se indican las causas que originan la reposicin del elemento por garanta de venta, cuando se trate de equipos de cmputo y de sistemas; en caso de elementos diferentes, el informe debe proceder del responsable de su custodia y uso. 3.9 INDEMNIZACIN POR SINIESTRO Es el proceso administrativo por el cual se ingresan bienes a la entidad como consecuencia de la indemnizacin que en cumplimiento de contratos de seguros, cancele la compaa aseguradora con la cual el Fondo de Previsin Social del Congreso de la Repblica tenga suscrito pliza de seguro para amparar sus bienes, o la de un tercero que haya afectado un bien de la entidad. 3.10 BAJA POR EXONERACIN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Cuando, como resultado del proceso de responsabilidad disciplinaria o fiscal, se declare exonerado fiscalmente al investigado, se debe tramitar la baja por el valor de la exoneracin, afectando la correspondiente de Responsabilidades Fiscales Si dentro del proceso se efecta el pago del bien, se producir la baja descargando el respectivo valor de la misma cuenta.

4. NORMATIVIDAD Ley 80 de 1993: Ley de Contratacin Decreto 855 de 1994. Decreto 4117 de 2006, modificatorio de los artculos 14, 15 y 17 del Decreto 855 de 1994, sobre venta de bienes y avalu y enajenacin de inmuebles. Resoluciones orgnicas y reglamentarias sobre inventario, registro, responsabilidad y control de los bienes de la Nacin, expedidas por la Contralora General de la Repblica. Normas expedidas por la Contadura General de la Nacin

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5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Secretara de Educacin, Alcalda, Compaa de Seguros, Entes de Control. CLIENTE: Comunidad Educativa, Secretara de Educacin, Compaa de Seguros, Alcalda.

5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Causar un detrimento patrimonial a la Institucin Educativa por prdida y/o hurto de bienes muebles

5.3.2 Puntos de control Comunicaciones a la compaa aseguradora y Entes de Control para lograr la recuperacin de los bienes y/o indemnizacin de parte del seguro. - Reposicin de los bienes y/o bajas del inventario general de los bienes no recuperados y afectacin contable -

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6. CONTENIDO
No. 1 DESCRIPCIN Determinar la situacin presentada por hurto o prdida de bienes devolutivos de la Institucin Educativa, identificando el bien, las caractersticas, cantidad, asignacin por delegacin, dependencia y descripcin de los hechos Hacer la identificacin en el inventario general y por delegacin Presentar la respectiva denuncia de los hechos registrados ante la Entidad competente Comunicar a la Secretara de Educacin Departamental para efectos de trmite ante la compaa aseguradora del siniestro ocurrido con los documentos soportes requeridos Enviar comunicacin del siniestro a la Oficina de Asuntos Disciplinarios de la Gobernacin y a la Contralora General del Quindo para el proceso de investigacin disciplinario y fiscal Gestionar ante la compaa aseguradora los trmites requeridos para el reconocimiento del siniestro, adjuntando los documentos que se soliciten durante el proceso como cotizaciones. Atender los requerimientos y citaciones de los entes de control respecto del siniestro Recibir comunicacin de la compaa aseguradora del reconocimiento y pago del siniestro Reclamar el cheque Ingreso al presupuesto, contabilidad y al banco del cheque recibido del siniestro reconocido Realizar el trmite de compra de los elementos hurtados e indemnizados bajo el procedimiento de compras y contratacin PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO Directivos Docentes y Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Rector Denuncia Rector Comunicaciones 1 da 1 da

Identificacin del hurto o prdida

1 da

2 3

Inventario

10 minutos

Rector Comunicaciones 1 da

Rector Gestin Permane nte Rector

Citaciones atendidas Comunicaciones recibidas Cheque recibido Consignacin, registro presupuestal Contratos

Permane nte 1 da

Rector

9 10

Rector Auxiliar Administrativo y Contador Rector y Auxiliar Administrativo

2 horas 2 horas

11

5 das

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Pgina 8 de 9 12 Efectuar el proceso de ingreso al inventario por reposicin de los bienes adquiridos bajo la indemnizacin Actualizar el inventario por delegacin Comunicar y remitir copia de los soportes que se derivaron de la reposicin de los equipos a la Compaa Aseguradora Remitir a los Entes de Control copia de las comunicaciones y acciones adelantadas por la recuperacin por indemnizacin de los equipos Archivo de gestin

Inventario actualizado Inventarios actualizados Comunicaciones

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Rector y Auxiliar administrativo

2 horas 2 das 1 da

13 14

15

Comunicaciones

Rector Auxiliar Administrativo

1 da Permane nte

16

Archivo

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN
Cdigo N.A. Nombre Denuncia

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN
Recoleccin Rector y Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Indizacin Clasificacin Alfabtico

ACCESO
Personal Autorizado Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

CONSERVACIN
Tiempo de Retencin 5 aos

DISPOSICIN FINAL
Mtodo Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin

N.A.

Requerimiento

N.A.

Requerimiento

Carpeta/Den uncia/Prdid a bien hurto Carpeta/Req uerimiento/E ntes de Control Auxiliar Carpeta/Req Administrativo uerimiento/C ompaa Aseguradora

Alfabtico

5 aos

Alfabtico

Auxiliar Administrativo

5 aos

Seleccin y eliminacin

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Inventario General y por Delegacin

9. ANEXOS 9.1 Cotizaciones 9.3 Actas de Baja