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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

INVESTIGACION CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA

ALUMNA: PEÑALOZA ALDAZ SANDRA VIVIANA MATERIA: INFORMATICA II DOCENTE: ING: CARLOS EBLA SEMESTRE: TERCERO “I”

RIOBAMBA, 22 DE OCTUBRE DEL 2013

INDICE
INTRODUCCIO....................................................................................................................I OBJETIVOS…………………………………………………..…………...………………II CAPITULO I “CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA”…………….…………..………………1 DEFINICION…………………………………………….....………......…..……………...1 1.2 PROPIEDADES…………………………………………….……........……………….1 1.3 QUE PERMITEN UTILIZAR LOS CAMPOS CALCULADOS..........................2 1.4. QUE ES UNA TABLA………………………………………………...............………2 1.5. PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO……………………………...........……….3 2 TIPOS DE DATOS………………………………………………………...............…….3 2.1 DEFINIR EXPLÍCITAMENTE EL TIPO DE DATOS.............................................4 3 FORMULARIOS...............................................................................................................4 3.1 DEFINICION..................................................................................................................4 3.2 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO...................5 3.3 FORMULARIO DIVIDIDO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO DIVIDIDO.............................................................................................................................5 3.4 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA VARIOS ELEMENTOS......6 3.5 FORMULARIO MEDIANTE EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS..............6 3.6 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO EN BLANCO................................................................................................................................7 4CONSULTAS......................................................................................................................7 4.1 DEFINICION..................................................................................................................7 4.2 QUE CONSTITUYE.......................................................................................................8 4.3 GENERAR UNA NUEVA CONSULTA.......................................................................8

4.4 ADICIONAR CAMPOS A LA CONSULTA.............................................................10 4.5 GRABAR E IMPRIMIR CONSULTAS.....................................................................10 5 MACROS..........................................................................................................................11 5.1 DEFINICION................................................................................................................11 5.2 CREACIÓN DE UNA MACRO..................................................................................11 5.3 MACROS PARA MOSTRAR TABLAS, FORMULARIOS E INFORMES..........12 5.4 MACROS PARA CONVALIDAR DATOS................................................................12 6 INFORMES......................................................................................................................13 6.1 DEFINICION................................................................................................................13 6.2 ELEGIR UNA HERRAMIENTA DE INFORME.....................................................14 6.2.1INFORMES COMPATIBLES CON WEB..............................................................14 6.2.2 INFORMES DE CLIENTE.......................................................................................14 6.3 CREAR UN INFORME...............................................................................................15 CONCLUSIONES...............................................................................................................16

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INTRODUCCION

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Las columnas se denominan también campos y son los elementos de información de los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en función de los campos que desea registrar para una materia en concreto. Es importante aprender agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos y mediante una plantilla de campos. También agregar un campo de otra tabla a la tabla con la que está trabajando y a definir tipos de datos de un campo.

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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL

Aclarar el funcionamiento en todos los aspectos de las tablas relacionales.

Comprender como estructurar un número elevado de datos.

OBJETIVOS ESPECÌFICOS

Entender el funcionamiento y estructura para saber cómo aprovechar todas las capacidades de las tablas en la creación de programas informáticos de cualquier nivel.

Aprender la utilización de las tablas y de Microsoft Access.

Planificar desde la "base y tabla " como desarrollar una aplicación informática.

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CAPITULO I
“CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA” 1.1 DEFINICION Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función. La mayoría de las veces estará representada por un cuadro de texto y una etiqueta asociada. Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los títulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente será el contenido de un campo del origen de datos. 1.2 PROPIEDADES La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Título La propiedad que le indica a Access qué valor tiene que aparecer en el cuadro de texto es la propiedad Origen del control Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario escriba un valor en el control, estará modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del registro activo. Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego utilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se convertirá en independiente .Para presentar campos calculados, en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresión que permitirá a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual. 1.3 QUE PERMITEN UTILIZAR LOS CAMPOS CALCULADOS Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseño de la consulta, información que no proviene de un campo, sino de una operación con valores de otros campos.1

Vamos a verlo mejor con un ejemplo, en una tabla "producto".

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http://es.scribd.com/doc/55395614/Campos-Calculados-en-Access-2007

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1.4 QUE ES UNA TABLA Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en particular, como los empleados o productos. Una tabla está compuesta por registros y campos. Cada registro contiene datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro se denomina normalmente fila o instancia. Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico , un campo se denomina normalmente columna o atributo. Un registro se compone de valores de campo, como ejemplo

Un registro Un campo Un valor de campo Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un asunto diferente. Cada tabla puede contener a su vez muchos campos de distintos tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.2

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http://office.microsoft.com/es-es/access-help/introduccion-a-las-tablas-HA010341584.aspx

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1.5 PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO Las tablas y los campos tienen propiedades que se pueden establecer para controlar sus características o su comportamiento.

Tabla abierta en la vista Diseño Propiedades de tabla Propiedades del campo En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o el comportamiento de la tabla en su totalidad. Las propiedades de tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para especificar el modo en el que se muestra la tabla de forma predeterminada. Una propiedad de campo se aplica a un campo de la tabla concreto y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en la vista Hoja de datos. Además, puede establecer cualquier propiedad de campo en la vista Diseño con el panel Propiedades del campo. 2 TIPOS DE DATOS El tipo de datos de un campo indica la clase de datos almacenados en el campo, como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos.

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http://office.microsoft.com/es-es/access-help/introduccion-a-las-tablas-HA010341584.aspx

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Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero se diferencia de las demás propiedades de campo por lo siguiente: El tipo de datos de un campo se establece en la cuadrícula de diseño de la tabla y no en el panel Propiedades del campo. El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo. El tipo de datos de un campo se debe establecer al crear el campo. Si se desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office Access, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio. 2.1 DEFINIR EXPLÍCITAMENTE EL TIPO DE DATOS Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto. 1. En el grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

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Haga clic en el tipo de datos que desee.

3 FORMULARIOS 3.1 DEFINICION Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan.4

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http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

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Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.
3.2 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.
Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos.
3.3 FORMULARIO DIVIDIDO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO DIVIDIDO

Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

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Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario.

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http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

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Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido 1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos. 2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos.
3.4 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA VARIOS ELEMENTOS

Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos. 1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que queden los datos. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño. Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles.6
3.5 FORMULARIO MEDIANTE EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas.

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http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

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Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información sobre la creación de relaciones, vea los vínculos en la sección Vea también de este artículo. 1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios.
2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios. 3.6 FORMULARIO MEDIANTE LA HERRAMIENTA FORMULARIO EN BLANCO

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos. 1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos. 2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos.7 4 CONSULTAS 4.1 DEFINICION Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla.

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http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

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Serán estudiados tres tipos de consultas:
  

De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De acción: altera el contenido de registros en una única operación

4.2 QUE CONSTITUYE Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:
      

Elegir campos específicos de tablas específicas. Seleccionar informaciones vía criterios. Mostrar las informaciones en varios órdenes. Obtener datos de varias tablas simultáneamente. Calcular totales. Crear formularios e informes. Crear otras consultas y gráficos.

4.3 GENERAR UNA NUEVA CONSULTA. La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc. Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de tablas.8

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http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/consultas.htm

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TABLA DE CONSULTA.

La ventana Consulta Selección posee dos áreas, el área de las tablas envueltas en la consulta y el área de la consulta propiamente dicha. En esta última área el montaje de la consulta es hecho a través del esquema QBE (Query By Example). En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del área superior de la ventana para el área inferior. En la planilla QBE cada columna contiene informaciones al respecto del campo incluido en la consulta.

Ventana Consulta. Muestra la estructura de la consulta que fue denominada "Ingenieros de la Empresa". 9

Al accionar la ejecución de la consulta aparece el resultado presentado en la figura. Esta figura muestra que el resultado es presentado en una hoja de datos que, en principio, puede ser también usada para alterar y excluir registros.

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4.4 ADICIONAR CAMPOS A LA CONSULTA. Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar varios campos picando y apretando simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, dar clic para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo: en el área inferior. También es posible adicionar un campo seleccionándolo desde el Campo en el área inferior. Basta abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando el punto de inserción está posicionado en el área del Campo y elegir entre los campos listados. Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario inicialmente seleccionar todos los campos. Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta arrastrar un campo seleccionado, en la parte superior, para el campo que quedará a la derecha del campo insertado. Para reordenar campos en la planilla QBE basta seleccionar y arrastrar para otra posición. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar DEL. Para remover todos los campos de la planilla use la opción Borrar cuadrícula del menú Edición. 4.5 GRABAR E IMPRIMIR CONSULTAS. Para grabar la consulta, use las opciones Guardar y Guardar como o Exportar del menú Archivo. Para imprimir la consulta debemos estar en la hoja de datos y accionar Vista preliminar para ver el layout de la hoja a ser impresa. La opción Imprimir del menú Archivo realiza la impresión permitiendo eventualmente imprimir apenas los registros seleccionados en la hoja de datos. Para eso, basta elegir la opción Registro Seleccionados como Intervalo de Impresión.10

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5 MACROS 5.1 DEFINICION Una macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algún evento que ocurre en el sistema. Por ejemplo, podemos accionar una rutina cuando una exclusión de registro estuviera para ser efectiva y esta rutina puede exigir confirmación por el usuario. El Access provee una serie de acciones que serán ejemplificadas en este texto. 5.2 CREACIÓN DE UNA MACRO. Para crear una macro se selecciona Macros en la ventana Base de Datos y se acciona el botón Nueva. Para alterar una macro se utiliza el botón Diseño y para ejecutar una macro (en general para testear) se utiliza el botón Ejecutar. La ventana para el montaje de una macro está detallada en la figura .

Ventana de proyecto de Macro.11

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http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/macros.htm

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5.3 MACROS PARA MOSTRAR TABLAS, FORMULARIOS E INFORMES. A partir de la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS fue desarrollado anteriormente un formulario de columna simple. Esa misma tabla dio origen a un formulario en formato tabular presentado adelante y que será utilizado para mostrar algunos recursos implementables a través de macros. La construcción de ese formulario puede ser hecha a través de un asistente y no será detallado aquí. La figura muestra el formulario en uso presentando los datos de la tabla en la forma de columnas. Al frente del formulario aparece la ventana con la tabla PADRÓN DEPARTAMENTOS accionada a través del botón deptos del formulario. DE

5.4 MACROS PARA CONVALIDAR DATOS. El formulario desarrollado exige que el usuario digite la sigla del departamento. Si el no recuerda ese código, puede inspeccionar la tabla correspondiente accionando el botón de encabezado. Para garantizar que esto ocurra podemos crear una macro asociada al cuadro de texto de la sigla y que será activado inmediatamente antes de ocurrir la actualización. La macro debe verificar si el valor digitado consta en el padrón correspondiente. Si no consta debe emitir un mensaje de aviso y cancelar la actualización. 12

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Para verificar si la información consta de los otros padrones utilizamos la función interna Se debe especificar tres argumentos tipo texto en la llamada de esta función: El nombre del campo de donde será obtenido el valor que ella va a retornar El nombre de la tabla donde la búsqueda es hecha. La condición que debe ser testada y que posiblemente es hecha sobre otro campo de la tabla. 6 INFORMES 6.1 DEFINICION Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.13

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http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/informes.htm

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6.2 ELEGIR UNA HERRAMIENTA DE INFORME Las herramientas de informes se encuentra en la ficha Crear de la cinta de opciones, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describe brevemente la función de cada una de estas herramientas:
6.2.1Informes compatibles con web

Los informes creados mediante estas herramientas son compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access y se representarán en un explorador. Tenga en cuenta que los objetos compatibles con web se indican por medio del globo en el icono del objeto. Imagen Herramienta Descripción del botón Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación. Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel de tareas Lista de campos. Access crea una consulta de en origen de registros cuando se arrastran los campos de la Lista de campos al informe.

Informe

Informe blanco

6.2.2 Informes de cliente

Los informes que se crean mediante estas herramientas no son compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access. La adición de informes de cliente a una base de datos web no impedirá que se publique la base de datos, pero los informes de cliente no estarán disponibles en el explorador. Sin embargo, se puede usar un informe de cliente cuando se abre la base de datos en Access. Imagen Herramienta del botón Descripción

Informe

Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.14

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Diseño informe

de

Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar solo los campos y controles deseados.

Informe blanco

Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel de tareas Lista de campos. Al arrastrar campos de la Lista en de campos al informe, Access crea una consulta incrustada y la almacena en la propiedad Origen de registros del informe.

Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación, así como opciones Asistente para de diseño. El asistente crea un informe en función de las informes selecciones realizadas. Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiquetas personalizadas o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar. El asistente crea una etiqueta en función de las selecciones realizadas.

Etiquetas

6.3 CREAR UN INFORME

1. Haga clic en el botón de la herramienta que desea usar. Si aparece un asistente, siga los pasos en él y haga clic en Finalizar en la última página. 2. Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado:
  

Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado. Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación. Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.15

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CONCLUSIONES

Al concluir esta investigación he llegado a conocer que es gran importancia conocer los cálculos realizados en las tablas. Nos facilita nuestro trabajo al momento de realizar las diferentes recopilaciones de datos.

Nos fortalece nuestro conocimiento. Logramos obtener nuevos conocimientos, inconvenientes en el transcurso del tiempo. para luego no tener

BIBLIOGRAFIA
http://es.scribd.com/doc/55395614/Campos-Calculados-en-Access-2007 http://office.microsoft.com/es-es/access-help/introduccion-a-las-tablas-HA010341584.aspx http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/informes.htm http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/macros.htm http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

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