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MBA Gestão de Projetos

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Excelência em Educação e Tecnologia

MBA Gestão de Projetos Estrutura do PMBOK
• • • • Seções e Capítulos Grupos de Processos e Processos Áreas de Conhecimento e Processos Alguns números:

– – – – –

3 Seções 12 Capítulos 5 Grupos de Processos 9 Áreas de Conhecimento 44 Processos na Third Edition (39 na versão 2000)

Natureza Multidimensional !
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MBA Gestão de Projetos Princípios Básicos Estrutura do PMBOK® Guide
• Seção I: A Estrutura do Gerenciamento de Projetos

– Capítulo 1, Introdução – Capítulo 2, Ciclo de Vida e Organização do Projeto
• Seção II: A Norma de Gerenciamento de Projetos de um Projeto

– Capítulo 3, Processos de Gerenciamento de Projetos de um Projeto
• Seção III: As Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos

– – – – – – – – –

Capítulo 4, Gerenciamento de Integração de Projeto Capítulo 5, Gerenciamento do Escopo do Projeto Capítulo 6, Gerenciamento de Tempo do Projeto Capítulo 7, Gerenciamento de Custos do Projeto Capítulo 8, Gerenciamento da Qualidade do Projeto Capítulo 9, Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto Capítulo 10, Gerenciamento das Comunicações do Projeto Capítulo 11, Gerenciamento de Riscos do Projeto Capítulo 12, Gerenciamento de Aquisições do Projeto
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Gerenciamento de Projetos

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Retrato - Projeto Típico
• • • • • • • • • Imposição de prazo Limitação de equipe/Recursos Acúmulo de funções Atrasos Mais atrasos Trabalho noturno / fim de semana Grande ocorrência de defeitos Pânico e incertezas Glória dos não-participantes

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Estatísticas em 2000
• 28% dos projetos entregues no prazo, orçamento e no escopo

• 16% em 1995
• 23% dos projetos falharam ou foram cancelados

• 31% em 1995
• 45% de estouro médio de orçamento

• 189% em 1995
• • 49% dos projetos considerados “desafiadores”

• 53% em 1995
Fonte: Standish Group – The Caos Report 2000 - Rick Freedman (2001)
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MBA Gestão de Projetos Definição de Gerenciamento de Projetos
• É a aplicação de Conhecimentos, Habilidades e Técnicas nas atividades do projeto para atingir os requisitos do projeto; • Gerenciar o projeto envolve – Identificar os requisitos; – Estabelecer objetivos claros e atingíveis; – Balancear as demandas em conflito de: Escopo, Tempo e Custo (tripla restrição) , qualidade; – Ajustar as abordagens e planos para as diferentes expectativas e preocupações das partes envolvidas.

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Características do Gerenciamento de Projetos
• Otimiza a alocação de recursos; • Facilita e documenta as estimativas para os próximos projetos (lições aprendidas); • Melhora o controle gerencial do trabalho; • Diminui as surpresas durante a execução do trabalho; • Melhora o atendimento às expectativas dos clientes.

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Exercício - Responder:
Questão Crucial …

Por que os projetos falham?

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Algumas Respostas…
• Por que os projetos falham?

– – – – – – – – – –

Má definição por parte do cliente. Definição de requisitos instável. Falta de controle de mudanças. Erro no design da solução. Estimativas imprecisas de recursos e/ou tempo. Recursos insuficientes ou inadequados. Solicitações não razoáveis do cliente. Pressões e/ou falta de apoio da alta administração. Falta de planejamento. ...
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CAUSAS DE FRACASSO
• • • • • • • • • • Metas e Objetivos mal definidos Escopo flutuante e sem controle de impacto Riscos não avaliados Sem dono, ou com muitos... Planejamento pobre – pressão para começar Gerente ignora o patrocinador e envolvidos Esquece de “ver” o projeto reativo x pró-ativo Falta de estratégia e cultura em projetos na organização Falta de estrutura, ferramentas e processos Equipe despreparada
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Problemas em Projetos
• Cinco dos mais citados problemas de projetos: – – – – – Constantes mudanças de escopo Projetos nunca terminam Projetos “furam” os orçamentos Os clientes ficam insatisfeitos Muito retrabalho

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Problemas em Projetos
Problemas que afetam os projetos … 1. INADEQUAÇÃO dos RECURSOS … …………………… 2. PRAZOS PARA TÉRMINO “IRREAIS” …….………… 3. METAS / DIRECIONAMENTOS …………………...……. OBSCUROS ou CONFUSOS 1. FALTA de COMPROMETIMENTO ……………………… de MEMBROS DA EQUIPE 1. INSUFICIÊNCIA NO PLANEJAMENTO ………………. 2. FALHAS NA COMUNICAÇÃO …………………………… 3. MUDANÇAS NOS OBJETIVOS E RECURSOS …..…. 4. CONFLITOS INTER-DEPARTAMENTAIS ou ………. INTER-FUNCIONAIS 69% 67% 63% 59% 56% 54% 42% 35%

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OUTRAS DORES/SINTOMAS
• • • Manual interno de “Desculpas”. O que exatamente vai ser feito neste projeto? Não foi isto que eu pedi: – Falta muita coisa – Não precisava ter feito isto tudo Alguém pode me dizer quanto gastei? – E quanto falta gastar? – E quando termina, de verdade? – Com algum nível aceitável de segurança? A gente sempre repete este erro... Equipe frustrada porque não “realiza”

• •

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MBA Gestão de Projetos Elementos de um Projeto

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MBA Gestão de Projetos Ciclo de Vida do Projeto - Definição
• Projeto dividido em fases conectando o início ao final do projeto

• Modelos de Ciclo de Vida para diferentes tipos de projetos • Passagem de bastão, transferência, mudança de tecnologia • Marcos de revisão técnica e aprovações • Aceita sobreposição de fases: Fast Tracking • Não há a melhor forma – normalmente definidos nas políticas das organizações • Cada Indústria pode ter uma prática comum
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Ciclo de Vida de Projetos • Características – Os níveis de custos – e de pessoal são baixos – no início, atingem o valor – máximo durante as fases – intermediárias e caem – rapidamente conforme o – projeto é finalizado.
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MBA Gestão de Projetos Ciclo de Vida do Projeto - Características
tempo

Custos, Alocação

Custos Acumulados

Custo de Alteração

Influência, Risco, Incertezas
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Exemplos de Ciclo de Vida
Concepção Planejam Execução Encerramento

Iniciação

Planejamento

Análise Requis.

Concep. Técnica

Programação

Testes Unitários

Testes Integração

Implantação

Contratação

Projeto

Preparo Terreno

Fundações

Estrutura

Cobertura

Acabamento

Habite-se

Análise Mercado

AnteProjeto

Proj. Estrutural

Proj. Sistemas

Desenv. Protótipos

Processo Validação

Projeto Detalhado

Liberação Produção

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MBA Gestão de Projetos Custo de Ciclo de Vida - Life Cycle Costing
CICLO DE VIDA DO PROJETO

Concepção

Planejam

Execução

Encerramento

Operação

CICLO DE VIDA DO PRODUTO
• • Custo de Ciclo de Vida está associado com o todo, não só o projeto Visa lembrar das associações entre o Custo do Projeto e o Custo da Operação.

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MBA Gestão de Projetos Processos do Projeto
Processo: Processo: (1) (1) série série de de ações ações que que geram geram um um produto. produto. (2) (2) conjunto conjunto de de ações ações e e atividades atividades interrelaciona-das interrelaciona-das realizadas realizadas para para atingir atingir um um conjunto conjunto pré-definido pré-definido de de resultados resultados. . • Processos do Projeto:

– Processos de Gerenciamento do Projeto – Processos voltados ao Produto do Projeto

Processo Entradas
Atividades Tarefas Controles ----------------------------Recursos Ferramentas
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Saídas

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MBA Gestão de Projetos Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos
Processos de Iniciação Processos de Planejamento

Processos de Execução Processos de Controle Processos de Encerramento

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MBA Gestão de Projetos Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos
• • Iniciação: – Autorização do projeto ou fase. Planejamento: – Definição e refinamento dos objetivos e seleção das melhores alternativas para alcançar os objetivos traçados. Execução: – Coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano. Controle: – Monitoramento do andamento do projeto identificando variações e ações corretivas necessárias, para assegurar que os objetivos sejam atingidos. Encerramento: – Formalizar a aceitação do projeto ou fase, e encerrá-lo de forma organizada.

• •

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MBA Gestão de Projetos Interações entre Fases
FASE DE ESPECIFICAÇÃO FASE DE IMPLEMENTAÇÃO

Iniciação Planejamento

Iniciação Planejamento

Próxima Fase
Execução

Execução Controle Controle Encerramento

Fase Anterior

Encerramento

Ex.: “Rolling Wave Project Planning”
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MBA Gestão de Projetos Ciclo de Vida de Projetos
• Os cinco grupos de Processos, também fazem parte do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos que se sobrepõe às outras disciplinas de gerenciamento (áreas de especialização comuns).

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MBA Gestão de Projetos Sobreposição
Processos de Execução Processos de Planejamento Processos de Iniciação Processos de Controle Processos de Encerramento

tempo

• Sobreposição dos grupos de processos dentro de uma fase (ou do projeto)

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As Áreas de Conhecimento do Gerenciamento de Projetos

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MBA Gestão de Projetos A Tripla Restrição

ESCOPO

TEMPO
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CUSTO

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MBA Gestão de Projetos As Áreas de Conhecimento
RH Custo Tempo

Comunicação Contratação e Aquisição Qualidade Escopo Riscos
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MBA Gestão de Projetos Exercício – Áreas de Conhecimento

Que Áreas de Conhecimento são aplicadas hoje no seu dia-a-dia?

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Gerenciamento de Integração

Descreve os processos necessários para assegurar que os vários elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Gerenciamento de Integração – Parte 1 4.1 – Desenvolvimento do Project Charter 4.2 – Desenvolvimento Da Declaração de Escopo Preliminar 4.3 – Elaboração do Plano do Projeto

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Gerenciamento de Escopo
Descreve Descreve os os processos processos necessários necessários para para assegurar assegurar que que o o projeto projeto inclua inclua todas todas as as atividades atividades necessárias, necessárias, e e somente somente as as atividades atividades necessárias, necessárias, para para que que seja seja finalizado finalizado com com sucesso. sucesso. O O gerenciamento gerenciamento implica implica definir definir e e controlar controlar o o que que será será incluído incluído ou ou não não no no projeto projeto Gerenciamento Gerenciamento de de Escopo Escopo 5.1 5.1 - Planejamento Planejamento do do Escopo Escopo 5.2 5.2 - Definição Definição do do Escopo Escopo 5.3 5.3 - Criação Criação da da WBS WBS 5.4 5.4 - Verificação Verificação do do Escopo Escopo 5.5 5.5 - Controle Controle do do escopo escopo

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Gerenciamento de Tempo
Descreve Descreve os os processos processos necessários necessários para para assegurar assegurar a a conclusão conclusão do do projeto projeto dentro dentro do do prazo prazo previsto. previsto.

Gerenciamento Gerenciamento do do Tempo Tempo 6.1 6.1 – – Definição Definição das das Atividades Atividades 6.2 6.2 – – Sequenciamento Sequenciamento das das Atividades Atividades 6.3 6.3 – – Estimativa Estimativa de de Recursos Recursos das das Atividades Atividades 6.4 6.4 – – Estimativa Estimativa de de Duração Duração das das Atividades Atividades 6.5 6.5 – – Desenvolvimento Desenvolvimento do do Cronograma Cronograma 6.6 6.6 – – Controle Controle do do Cronograma Cronograma

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MBA Gestão de Projetos Gerenciamento de Custos
Descreve Descreve os os processos processos necessários necessários para para assegurar assegurar que que o o projeto projeto seja seja completado completado dentro dentro do do orçamento orçamento previsto. previsto.

Gerenciamento Gerenciamento de de Custos Custos 7.1 7.1 – – Estimativas Estimativas de de Custos Custos 7.2 7.2 – – Orçamento Orçamento dos dos Custos Custos 7.3 7.3 – – Controle Controle dos dos Custos Custos

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MBA Gestão de Projetos Gerenciamento de Qualidade
Descreve Descreve os os processos processos necessários necessários para para assegurar assegurar que que o o projeto projeto satisfaça satisfaça as as necessidade necessidade para para as as quais quais foi foi criado. criado.

Gerenciamento Gerenciamento da da Qualidade Qualidade 8.1 8.1 – – Planejamento Planejamento da da Qualidade Qualidade 8.2 8.2 – – Garantia Garantia da da Qualidade Qualidade 8.3 8.3 – – Controle Controle da da Qualidade Qualidade

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Gerenciamento de Recursos Humanos
Descreve Descreve os os processos processos necessários necessários para para que que se se empregue empregue de de forma forma mais mais eficaz eficaz o o pessoal pessoal envolvido envolvido no no projeto projeto Gerenciamento Gerenciamento de de Recursos Recursos Humanos Humanos 9.1 9.1 – – Planejamento Planejamento dos dos Recursos Recursos Humanos Humanos 9.2 9.2 – – Aquisição Aquisição do do Time Time do do Projeto Projeto 9.3 9.3 – – Desenvolvimento Desenvolvimento da da Equipe Equipe 9.4 9.4 – – Gerenciar Gerenciar o o Time Time do do Projeto Projeto

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Gerenciamento das Comunicações
Descreve Descreve os os processos processos necessários necessários para para assegurar assegurar a a geração, geração, coleta, coleta, divulgação, divulgação, armazenamento, armazenamento, e e disposição disposição final final apropriada apropriada e e oportuna oportuna das das informações informações do do projeto. projeto.

Gerenciamento Gerenciamento das das Comunicações Comunicações 10.1 10.1 – – Planejamento Planejamento das das Comunicações Comunicações 10.2 10.2 – – Distribuição Distribuição das das Informações Informações 10.3 10.3 – – Relatórios Relatórios de de Desempenho Desempenho 10.4 10.4 – – Gestão Gestão dos dos Stakeholders Stakeholders

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MBA Gestão de Projetos Gerenciamento de Riscos
Descreve Descreve os os processos processos relacionados relacionados a a identificação, identificação, análise análise e e respostas respostas a a riscos riscos do do projeto. projeto.

Gerenciamento Gerenciamento de de Risco Risco 11.1 11.1 – – Planejamento Planejamento do do Gerenciamento Gerenciamento de de Risco Risco 11.2 11.2 – – Identificação Identificação dos dos Riscos Riscos 11.3 11.3 – – Analise Analise Qualitativa Qualitativa dos dos Riscos Riscos 11.4 11.4 – – Analise Analise Quantitativa Quantitativa dos dos Riscos Riscos 11.5 11.5 – – Planejamento Planejamento de de Respostas Respostas aos aos Riscos Riscos 11.6 11.6 – – Controle Controle e e Monitoramento Monitoramento dos dos Riscos Riscos

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MBA Gestão de Projetos Gerenciamento de Aquisições
Descreve Descreve os os processos processos para para aquisição aquisição de de bens bens e e serviços serviços fora fora da da organização organização executora executora do do projeto. projeto.

Gerenciamento Gerenciamento de de Aquisições Aquisições 12.1 12.1 – – Planejamento Planejamento das das Aquisições Aquisições 12.2 12.2 – – Planejamento Planejamento das das Contratações Contratações 12.3 12.3 – – Solicitação Solicitação de de Propostas Propostas 12.4 12.4 – – Seleção Seleção de de Fornecedores Fornecedores 12.5 12.5 – – Administração Administração dos dos Contratos Contratos 12.6 12.6 – – Encerramento Encerramento dos dos Contratos Contratos

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MBA Gestão de Projetos Gerenciamento de Integração
Descreve Descreve os os processos processos necessários necessários para para assegurar assegurar que que os os vários vários elementos elementos do do projeto projeto sejam sejam adequadamente adequadamente coordenados. coordenados.

Gerenciamento Gerenciamento de de Integração Integração – – Parte Parte 2 2 4.4 4.4 – – Dirigir Dirigir e e Gerenciar Gerenciar a a Execução Execução do do Projeto Projeto 4.5 4.5 – – Monitorar Monitorar e e Controlar Controlar o o Trabalho Trabalho do do Projeto Projeto 4.6 4.6 – – Controle Controle Integrado Integrado de de Mudanças Mudanças 4.7 4.7 – – Encerramento Encerramento do do Projeto Projeto

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Grupo de Processos Área de Conhecimento 4. Gerenciamento de Integração do Projeto

Iniciação 4.1 Desenvolvimento do Project Charter 4.2 Desenvolvimento da Declaração Preliminar do Escopo

Planejamento 4.3 Elaboração do plano do projeto

Execução

4.4 Dirigir e gerenciar a execução do projeto

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4.5 Monitorar e controlar o trabalho do projeto 4.6 Controle integrado de mudanças 5.4 Verificação de escopo 5.5 Controle do escopo 6.6 Controle do cronograma

Controle

Encerramento

4.7 Encerramento do projeto

5. Gerenciamento do Escopo do Projeto

5.1 Planejamento do escopo 5.2 Definição do escopo 5.3 Criação da WBS

Mapa de Processos

6. Gerenciamento de Tempo do Projeto

6.1 Definição das atividades 6.2 Sequenciamento das atividades 6.3 Estimativa dos recursos das atividades 6.4 Estimativa de duração das atividades 6.5 Elaboração do cronograma 7.1 Estimativa dos custos 7.2 Orçamento de custos 8.1 Planejamento da qualidade 8.2 Garantia da qualidade

7. Gerenciamento de Custo do Projeto 8. Gerenciamento da Qualidade do Projeto 9. Gerenciamento de Rec. Humanos do Proj. 10. Gerenciamento das Comunicações do Proj.

7.3 Controle de custos

8.3 Controle da qualidade 9.4 Gerenciar o time do projeto 10.3 Rel. de desempenho 10.4 Gestão dos Stakeholders 11.6 Monitoramento e controle de riscos

9.1 Planejamento dos recursos humanos

9.2 Aquisição do time do projeto 9.3 Desenvolvimento da equipe 10.2 Distribuição de informações

10.1 Planejamento das comunicações

11. Gerenciamento de Riscos do Projeto

11.1 Planejamento do ger. dos riscos 11.2 Identificação dos riscos 11.3 Análise quantitativa de riscos 11.4 Análise quantitativa de riscos 11.5 Planejamento de respostas a riscos 12.1 Planejamento das aquisições SENAI – Londrina/PR 12.2 Planejamento das contratações 12.3 Solicitação de Propostas Excelência 12.4 Seleção de fornecedores

12. Gerenciamento das Aquisições do Projeto

12.5 Administração do 12.6 Encerram. em Educação e Tecnologia Contrato do contrato

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Iniciação

Project Charter

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MBA Gestão de Projetos Project Charter
• É o documento inicial do projetos. Deverá servir de diretriz para o desenvolvimento dos trabalhos. • Autoriza formalmente a iniciação do Projeto, como uma espécie de “Contrato”; • Reconhece e comunica o escopo aprovado aos envolvidos; • Fornece o Empowerment ao Gerente de Projetos; • Pode ser emitido por envolvido externo, ou pelo Gerente Sênior.

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MBA Gestão de Projetos Exemplos de Itens do Project Charter
• • • • • • • • • • • • • • • Nome do Projeto; Gerente do Projeto; Descrição; Justificativa; Objetivos e Metas; Expectativas; Principais Produtos e Serviços; Escopo Preliminar; Premissas; Restrições; Ordem de grandeza de Investimento e Prazo; Planilha de custos; Principais Riscos; Principais Envolvidos (Stakeholders); Aprovação Documento.
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MBA Gestão de Projetos Nome e Descrição do Projeto
• O nome é a espécie de marca do projeto, onde com poucas palavras pode-se identificá-lo; • A descrição do projeto deve ser apresentando de forma resumida, contextualizando o ambiente do projeto de forma a facilitar a compreensão do todo;

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MBA Gestão de Projetos Exemplos de Descrição
• Nome do Projeto: BelleVille Descrição: Projeto para construção do edifício BelleVille em terreno situado a Avenida Helmut Falgater; • Nome Projeto: Release 5.07 Descrição: Projeto para liberação da Release 5.07 do produto Datasul EMS;

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MBA Gestão de Projetos Justificativa do Projeto
• Conhecido também como Necessidade do Negócio; • É a razão de ser do Projeto; • Demonstra as necessidades ou demandas que impulsionam a criação de um novo projeto; • Normalmente acontecem como resultado de uma dentre seis necessidades ou demandas: – – – – – – Demanda do mercado; Necessidade empresarial; Solicitação de cliente (interno ou externo); Avanço tecnológico; Exigência Legal; Necessidade social.
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MBA Gestão de Projetos Exemplos de Justificativas
• No planejamento estratégico visualizamos a necessidade de aumentarmos em 30% o market share de nossa empresa no sul do país estabelecendo uma base para futuras expansões para outros países do Mercosul. Com a crescente evolução da Tecnologia da Informação (e-mail, Chat, vídeoconferência, etc.), associada às telecomunicações (Internet, telefonia celular, etc.), vem diminuindo, ano a ano, o volume de documentos transportados pelos Correios. Para que a empresa acompanhe e se valha dessa evolução tecnológica, é necessário buscar alternativas de serviços aos seus clientes. Dessa forma, o serviço de “Correspondência Eletrônica” se posiciona como estratégico para a empresa, tendo sido aprovado pelo Conselho de Administração.

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MBA Gestão de Projetos Expectativas do Projeto
• É a representação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto; • Normalmente é definido por verbos de ação; • Parâmetros numéricos de tempo, custo e performance podem estar descritos na expectativa. Importante: Conhecer o planejamento estratégico da organização para identificar necessidades intrínsecas que podem impactar direta ou indiretamente o cumprimento das expectativas do projeto

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MBA Gestão de Projetos Exemplos de Expectativas
• Montar em Porto Alegre, uma filial da empresa com toda a infraestrutura da matriz, dentro do prazo máximo de 18 meses e um custo total de US$350.000; • O projeto deve prover uma solução que permita o recebimento de documentos (contas, cartas, fatura, telegramas, propagandas, etc) dos cliente em meio magnético (e-mail, site dos Correios na Internet ou EDI – Electronic Data Interchange) para que estes sejam transmitidos eletronicamente com maior rapidez e segurança, reduzindo o custo para os clientes;

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MBA Gestão de Projetos Principais Produtos e Serviços
• São as entregas do Projeto; • Também conhecido como PBS (Product Breakdown Structure); • É um agrupamento de componentes do projeto orientados a resultados práticos, que organiza e define o escopo total do projeto; • Podem ser descritos na forma de árvore para demonstrar hierarquia ou precedência; • Imprescindível à fase de planejamento para a definição da WBS (Work Breakdown Structure) – exemplo:

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MBA Gestão de Projetos Exemplo Principais Produtos
1.0 Correspondência Eletrônica nos Correios S.A. 1.1 Estudo de Viabilidade 1.2 Plano Projeto 1.2.1 Plano Sumário Projeto 1.2.2 Plano Projeto 1.2.3 Plano Riscos 1.3 Solução Implementada 1.4 Solução Implantada 1.5 Encerramento 1.5.1 Relatório Lições Aprendidas 1.5.2 Apresentação Resultados Diretoria

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MBA Gestão de Projetos Premissas para o Projeto
• São suposições que, para os propósitos do planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos; • Afetam todos os aspectos do planejamento; • Devem ser validadas junto aos envolvidos e documentadas para que fique claro que sem comprovação destas, as expectativas do projeto podem não ser alcançadas;

Continua…
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MBA Gestão de Projetos Cont. Premissas para o Projeto
Importante: Cada premissa identificada pode gerar um ou mais riscos para o projeto, devendo ser avaliados os riscos e impactos caso esta não seja cumprida. Por exemplo, se uma premissa é que o recurso “A” estará disponível para participar do projeto no período “X”, deve-se avaliar o risco da não disponibilidade deste recurso exatamente no período necessário ao projeto, prevendo formas de mitigar a ocorrência deste risco.

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Exemplos de Premissas
• Será disponibilizado pessoal full time da área de marketing, logística e distribuição para desenvolvimento do projeto; • Somente os documentos identificados no primeiro momento de levantamento serão disponibilizados para envio eletrônico; • Nos próximos seis meses será regulamentada a correspondência eletrônica dos Correios, passando a ter validade jurídica.

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Restrições para o Projeto
• São os fatores que vão limitar as opções da equipe de gerenciamento de projetos; • Fazem com que sejam descartadas soluções para o projeto que estejam fora desses limites; • Obriga a equipe e o gerente do projeto a usar criatividade para alcançar as expectativas; • Podem ser referentes a recursos, orçamento, cronograma ou datas, qualidade, escopo, tecnologia e diretrizes estratégicas da organização;

Continua…
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Cont. Restrições para o Projeto
• As restrições muitas vezes podem gerar dilemas dos quais o gerente do projeto deverá saber como lidar, negociando com o patrocinador do projeto durante a fase de iniciação, as ações corretivas. Por exemplo: Existe uma restrição de qualidade para o projeto, é possível que outras restrições como tempo ou orçamento devam compensar esta restrição, para que não sejam conflitantes

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MBA Gestão de Projetos Exemplos de Restrições
• Tecnologia: a tecnologia utilizada deve ser de ponta, garantindo a integridade, autenticidade e segurança das correspondências; Recursos: não serão contratados recursos humanos externos a organização; Orçamentárias: o custo máximo do projeto não poderá exceder R$ 4.000.000,00; Prazo: a inauguração da obra está marcada para 07/08/2008; O projeto deve estar implantado até 31/12/2007; Outras: retorno financeiro em até 5 anos;
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• •

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Ordem de grandeza de Investimento e Prazo
• Define o orçamento total previsto para o projeto; • Este valor deverá servir como base para a fase planejamento do projeto, mas não é forte o suficiente para ser considerado uma restrição; • Serve como um comprometimento dos patrocinadores de que os recursos financeiros destinados ao projeto sejam mantidos até sua conclusão; • Local onde o patrocinador do projeto indica a expectativa de início e fim do projeto para ser utilizado como base no planejamento;

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MBA Gestão de Projetos Variações dos Orçamentos
Tipo de Estimativa Fase do projeto em que é realizada Iniciação Margem de erro normalmente admissível -25% a +75%

Order of Magnitude

Budgetary

Início do Planejamento Fim do Planejamento

-10% a +25%

Definitive

-5% a +10%

Fonte. PMP Exam Prep – Mulcahy, Rita.
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MBA Gestão de Projetos Stakeholders do Projeto (Envolvidos – Partes Interessadas)
• Os envolvidos ou Stakeholders, são pessoas físicas ou jurídicas que tem interesse no resultado do projeto; • Exercem influência ou são influenciados pelo projeto; • Têm algo a ganhar ou perder, com o resultado do projeto; • Podem ser internos ou externos a organização.

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MBA Gestão de Projetos Classificação dos Envolvidos no Projeto
• Externos: – São passíveis de se envolver se tudo não correr bem, do ponto de vista deles; – São afetados pelo projeto à medida que este se desdobra, ou pelos resultados finais do projeto; – Podem influenciar o andamento de um projeto; – Algumas dessas influências externas podem não ser gerenciáveis pela equipe designada para o projeto. Nesses casos, é necessário apoio de alguma outra parte da organização; – Exemplos: ambientalistas, líderes comunitários, grupos sociais, a mídia e órgãos públicos.
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Cont. Envolvidos no Projeto
Importante: Na fase de planejamento do projeto, no Plano de Gerenciamento de Stakeholders, os envolvidos identificados no Project Charter deverão ser analisados de forma a levantar as informações relevantes sobre cada um deles e as estratégias para gerenciar suas expectativas no projeto.

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MBA Gestão de Projetos

Aprovação Project Charter
• Consiste na assinatura do documento pelo seguintes stakeholders: – Patrocinador do Projeto: quem “assina o cheque”; – Gerente de Projeto: caracterizando formalmente a nomeação do Gerente do Projeto; – Responsável pelo Gerente de Projetos (PMO, Gerência Sênior, etc.). – Outros stakeholders-chave, desde que viável.

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Construindo o Project Charter
• Montar o Project Charter do projeto!

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Participantes do Mundo de Projetos Perfil do Gerente de Projetos

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MBA Gestão de Projetos Os principais “papéis” do projeto
GERÊNCIA SENIOR PATROCINADOR

TIME DO PROJETO GERENTE DO PROJETO GERÊNCIA FUNCIONAL

ENVOLVIDOS
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MBA Gestão de Projetos Quem é Quem?
Sponsor

PM
PM Team

Project Team Stakeholders

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MBA Gestão de Projetos Stakeholders
• • • Envolvidos (partes interessadas) Os stakeholders devem ser envolvidos no planejamento e gerenciamento do projeto de uma forma bastante abrangente; NECESSIDADES: – Devem receber informações durante todo o projeto; – Devem ter seus conhecimentos e habilidades identificados; – Devem ser notificados de mudanças no plano do projeto; DEVEM SER ENVOLVIDOS NO: – Desenvolvimento do plano do projeto; – Aprovação das mudanças do projeto; – Comitê de controle de mudanças; – Verificação do escopo; – Identificação das restrições; – Gerenciamento de riscos;
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MBA Gestão de Projetos Patrocinador do Projeto
• É a pessoa que provê os recursos financeiros para o projeto; – CUIDADO: Em muitas situações o cliente acumula, além de seu papel, também o de patrocinador. ATIVIDADES: – Junto com o cliente, o patrocinador é quem aceita formalmente o produto do projeto (aceite formal) durante os processos de verificação do escopo e fechamento administrativo; – Junto com o cliente e com os outros “envolvidos”, o patrocinador deve estabelecer os eventos chaves, os marcos do projeto e os prazos das entregas obrigatórias; – Junto com o cliente, o patrocinador identifica alguns riscos que devem ser considerados.
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MBA Gestão de Projetos Gerência Sênior
• Gerente Sênior =Management – É alguém acima do Gerente do Projeto; – CUIDADO: Em muitas situações “Gerência Sênior” pode incluir: o Patrocinador, o Gerente Funcional e qualquer um acima do Gerente de Projeto na hierarquia da organização. RESPONSABILIDADES: – Ajudar a organizar o trabalho nos projetos apropriados; – Prover tempo para a equipe do projeto planejar; – Determinar a prioridade entre os componentes de tripla restrição; – Ajudar a definir prioridades entre os projetos; – Participar do Project Charter (Sumário do Projeto); – Identificar diversos riscos; – Proteger o projeto de influências externas; – Ajudar a avaliar decisões críticas; – Determinar relatórios necessários para a Gerência acompanhar o projeto; – Aprovar o plano final do projeto durante a fase de planejamento; – Resolver conflitos que se estendem além do controle do gerente de projetos.
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MBA Gestão de Projetos Time do Projeto
• • • Equipe de Trabalho. Se envolvem no planejamento, na execução e controle projeto. ATIVIDADES: – Tomar algumas decisões de baixo impacto referentes ao projeto; – Trabalhar na criação da EAP (WBS); – Ajudar a identificar restrições e premissas; – Participar da identificação e gerência dos “envolvidos”; – Participar das reuniões do projeto; – Criar o sistema de controle de mudanças; – Identificar interdependências; – Elaborar e revisar os relatórios de andamento do projeto; – Determinar e medir ações corretivas; – Definir o conceito de qualidade do projeto e como este será alcançado.
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MBA Gestão de Projetos Key Stakeholders Principais Envolvidos
• • • • • • • Gerente do Projeto – PM (Project Manager) Cliente/usuário (Customer/User) Organização realizadora (Performing Organization) Equipe do Projeto (Team Members) Patrocinador (Sponsor) Influenciadores (Influencer) – Organiz. Cliente Muitos outros: internos, externos, donos e fundadores, fornecedores e contratadas (sellers & contractors), familiares, agências governamentais, agências de notícias, ONG’s, lobistas, sociedade, etc. Dica: “se a pessoa se vê como envolvido, certamente o é”

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MBA Gestão de Projetos Gerente Funcional
• O envolvimento do gerente funcional depende da forma de estruturação da empresa. – Estrutura Matricial: A responsabilidade de direcionar o trabalho dos indivíduos é dividida entre o Gerente Funcional e o Gerente do Projeto. – Estrutura Projetizada: O GP direciona todo o trabalho. – Estrutura Funcional: O maior envolvimento é do Gerente Funcional, sendo que o GP tem apenas um pequeno envolvimento no direcionamento dos trabalhos. As atividades do Gerente Funcional dependem muito da estrutura da organização; ATIVIDADES: – Envolvidos em decisões “go, no-go” – Aprovar o cronograma final durante o seu desenvolvimento; – Aprovar o plano final do projeto durante o seu desenvolvimento; – Prover melhorias na utilização de sua equipe; – Deixar o GP ciente de outros projetos que possam impactar o projeto;
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MBA Gestão de Projetos Gerente do Projeto
• • • • • • É o responsável por gerenciar o projeto A autoridade do GP pode variar de acordo com a organização; Deve ser alocado ao projeto o mais cedo possível; Deve ter habilidade para lidar com conflitos ou escopos fora da realidade entre outras requisições; É a pessoa capaz de integrar os componentes do projeto de forma coesa e que estava de acordo com as necessidades do cliente; Deve ser pró-ativo;

“O GP é o responsável último pelo sucesso do projeto”
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MBA Gestão de Projetos
Responsabilidades do Gerente do Projeto
• • • • • • • • • • • • Produzir e entregar o produto final dentro dos prazos, custos e performance exigidos; Atingir os objetivos contratuais com lucro; Adquirir ou alocar os recursos adequados em quantidade e qualidade para a necessidade do projeto; Contratar e motivar os integrantes do time; Lidar com obstáculos e possibilidades de fracasso, usando precisão e energia; Gerir estrategicamente os riscos do projeto; Desenvolver os canais de comunicação efetivos; Desenvolver mecanismos de negociação com todas as partes envolvidas, internas e externas ao projeto para garantir o cumprimento do plano do projeto. É responsável pelo projeto mas não necessariamente pelos recursos; Não precisa ter expertise técnico; Auxilia a equipe e os stakeholders durante a execução do projeto; Mantém controle sobre o projeto através do acompanhamento e medição da performance e tomando ações corretivas.
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MBA Gestão de Projetos Gerenciando Expectativas

Empresa (Performing
Organization)

Cliente

Equipe

– – – – –

Diretoria Operações Marketing Financeiro RH

– – – – – –

Usuários Produção Engenharia Manutenção Financeiro Compras

– – – – – – –

Especialidade Tipo Trabalho Carga Horas Família Outras Ativ. Carreira

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MBA Gestão de Projetos O Poder do Gerente de Projeto
• Poder é a habilidade de uma pessoa influenciar o comportamento de outra. Pode ser: – Especialista: A pessoa que está sendo influenciada pelo mesmo assim o faz por considerar que seu interlocutor possui habilidades. ▲ – Recompensa: A pessoa que exerce o poder tem como oferecer algum tipo de premiação. ▲ – Referência: As pessoas que estão sendo influenciadas possuem uma forte identificação com ela. – Formal (Legitimo): Baseado na posição. – Penalidade: Poder coercitivo. Capacidade de aplicar punição.▼
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Áreas de Especialidade Habilidades e Competências em Gerenciamento de Projetos

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MBA Gestão de Projetos O Corpo do Conhecimento
Project Management Body of Knowledge PMBOK Guide

• Ciclo de Vida • 5 Grupos de Processos • 9 Áreas de Conhecimento

Areas of Expertise needed by the Project Management Team Soft Skils Human Relations Skills Application Area Knowledge, Standards & Regulation

General Management Knowledge & Skills

Understanding the Project Environment

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MBA Gestão de Projetos A Área de Especialidade
• • • • • • • Departamentos Funcionais: ex. produção, jurídico, logística, RH Elementos Técnicos: ex. desenv. sw, eng. civil, química, saneamento Especialização Administrativa: desenvolvimento de novos produtos, contratos com governo Setor da Indústria: Automotiva, Química, Financeira Padrões (“Standards”): definidas por organizações reconhecidas (ex. ISO, PMI) Regulamentação (“Regulation”): imposta pelo Governo Application Area Extensions – Adições e não substituições – Patrocinada por SGI, Chapter, College ou organizações externas – Submetidas a aprovação do PMI – Em andamento: Construção, Governo, Automotivo
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MBA Gestão de Projetos Ambiente do Projeto
• Entendendo o Ambiente do Projeto – Ambiente Social: • Aspectos: Econômicos, Demográficos, Educacionais, Éticos, Étnicos, Religiosos, características pessoais. • Cultura organizacional – Ambiente Político: • Leis internacionais, nacionais, regionais e locais • Costumes e clima político – Ambiente Físico: • Ecologia local • Geografia física – Ambiente Técnico: • ferramentas, ambiente operacional, backup, guarda de documentação, segurança, etc.

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MBA Gestão de Projetos Habilidades e Conhecimento Gerencial
• Engloba as atividades de administração de uma empresa • Disciplinas: – Contabilidade e finanças – Compras e contratações – Vendas e marketing – Contratos e leis comerciais – Produção e distribuição – Logística e cadeia de fornecimento (Supply Chain) – Planejamento estratégico, tático e operacional – Estruturas organizacionais, comportamento organizacional, administração de pessoal, compensações, benefícios, plano de carreira – Práticas de Saúde e Segurança
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MBA Gestão de Projetos Soft Skills
• Capacidade de administrar os relacionamentos interpessoais, incluindo: – Comunicação efetiva: troca de informação – Influenciar a organização: “conseguir que as coisas saiam” – Liderança: desenvolver uma visão e uma estratégia e alinhar as pessoas a atingi-la – Motivação: “energizar” as pessoas para atingir alto níveis de produtividade e sobrepor barreiras – Negociação e gerenciamento de conflitos: dialogar com as partes para chegar a um termo ou conseguir um acordo – Resolução de Problemas: a combinação entre “Definição do Problema” e “Tomada de Decisão”
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MBA Gestão de Projetos Gestão de Competências
O que caracteriza a competência é a integração e a coordenação de um conjunto de habilidades, conhecimento e atitudes que na sua manifestação produzem uma atuação diferenciada.

"Competência não é sinônimo de conhecimento. Competente é quem agrega valor com o conhecimento e as habilidades que possui e disponibiliza resultados para o fim de uma instituição." (adaptado) César Souza Talentos & Competitividade - Editora Qualitymark SENAI – Londrina/PR Excelência em Educação e Tecnologia

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MUITO OBRIGADO

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