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Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin I. U.

T Antonio Jos de Sucre Extensin Maracay

Anlisis de Sistemas

Nombres y apellidos: Juan Luis Freitas Alexander Viera Carrera: Informtica

Qu es un archivo? Es un conjunto de bits almacenado en un dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripcin de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informticos se les llama as porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los

archivos informticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente datos en un sistema informtico virtual. Lo que concierne al sistema operativo, un archivo es, en la mayora de los casos, simplemente un flujo unidimensional de bits, que es tratado por el sistema operativo como una nica unidad lgica. Un archivo de datos informtico normalmente tiene un tamao, que generalmente se expresa en bytes; en todos los sistemas operativos modernos, el tamao puede ser cualquier nmero entero no negativo de bytes hasta un mximo dependiente del sistema. Depende del software que se ejecuta en la computadora el interpretar esta estructura bsica como por ejemplo un programa, un texto o una imagen, basndose en su nombre y contenido. Los tipos especiales de archivos, como los nodos de dispositivo que representan simblicamente partes del hardware, no consisten en un flujo de bits y no tienen tamao de archivo. Los datos de un archivo informtico normalmente consisten en paquetes ms pequeos de datos (a menudo llamados registros o lneas) que son individualmente diferentes pero que comparten algn rasgo en comn. Por ejemplo, un archivo de nminas puede contener datos sobre todos los empleados de una empresa y los detalles de su nmina; cada registro del archivo de nminas se refiere nicamente a un empleado, y todos los registros tienen la caracterstica comn de estar relacionados con las nminas -esto es muy similar a colocar todos los datos sobre nminas en un archivador concreto en una oficina que no tenga ninguna computadora.

Un archivo de texto puede contener lneas de texto, correspondientes a lneas impresas en una hoja de papel. La manera en que se agrupan los datos en un archivo depende completamente de la persona que disee el archivo. Esto ha conducido a una pltora de estructuras de archivo ms o menos estandarizadas para todos los propsitos imaginables, desde los ms simples a los ms complejos. La mayora de los archivos informticos son usados por programas de computadora. Estos programas crean, modifican y borran archivos para su propio uso bajo demanda. Los programadores que crean los programas deciden qu archivos necesitan, cmo se van a usar, y (a menudo) sus nombres.

Organizacin de archivos En los sistemas informticos modernos, los archivos siempre tienen nombres. Los archivos se ubican en directorios. El nombre de un archivo debe ser nico en ese directorio. En otras palabras, no puede haber dos archivos con el mismo nombre en el mismo directorio. El nombre de un archivo y la ruta al directorio del archivo lo identifica de manera unvoca entre todos los dems archivos del sistema informtico no puede haber dos archivos con el mismo nombre y ruta-. El aspecto del nombre depende del tipo de sistema informtico que se use. Las primeras computadoras slo permitan unas pocas letras o dgitos en el nombre de un archivo, pero las computadoras modernas permiten nombres largos que contengan casi cualquier combinacin de letras unicode y dgitos unicode, haciendo ms fcil entender el propsito de un archivo de un vistazo. Algunos sistemas informticos permiten nombres de archivo que contengan espacios; otros no. La distincin entre maysculas y minsculas en los nombres de archivo est determinada por los sistemas de archivos. Los sistemas de archivos Unix distinguen normalmente entre maysculas y minsculas, y permiten a las aplicaciones a nivel de usuario

crear archivos cuyos nombres difieran solamente en si los caracteres estn en maysculas o minsculas. Microsoft Windows reconoce varios sistemas de archivos, cada uno con diferentes polticas en cuanto a la distincin entre maysculas y minsculas. El popular antiguo sistema de archivos FAT puede tener varios archivos cuyos nombres difieran nicamente en las maysculas y minsculas si el usuario utiliza un editor de discos para editar los nombres de archivo en las entradas. Las aplicaciones de usuario, sin embargo, normalmente no permitirn al usuario crear varios archivos con el mismo nombre pero con diferentes letras en maysculas y minsculas. La mayora de las computadoras organizan los archivos en jerarquas llamadas carpetas, directorios o catlogos. (El concepto es el mismo independientemente de la terminologa usada.) Cada carpeta puede contener un nmero arbitrario de archivos, y tambin puede contener otras carpetas. Las otras carpetas pueden contener todava ms archivos y carpetas, y as sucesivamente, construyndose un estructura en rbol en la que una carpeta raz (el nombre vara de una computadora a otra) puede contener cualquier nmero de niveles de otras carpetas y archivos. A las carpetas se les puede dar nombre exactamente igual que a los archivos (excepto para la carpeta raz, que a menudo no tiene nombre). El uso de carpetas hace ms fcil organizar los archivos de una manera lgica. Cuando una computadora permite el uso de carpetas, cada archivo y carpeta no slo tiene un nombre propio, sino tambin una ruta, que identifica la carpeta o carpetas en las que reside un archivo o carpeta. En la ruta, se emplea algn tipo de carcter especial -como una barra- para separar los nombres de los archivos y carpetas. Por ejemplo, en la ilustracin mostrada en este artculo, un la archivo

ruta /Payroll/Salaries/Managers identifica

unvocamente

llamado Managers que est en una carpeta llamada Salaries que a su vez est contenida en una carpeta llamada Payroll. En este ejemplo, los

nombres de las carpetas y archivos estn separados por barras; la superior o carpeta raz no tiene nombre, y por ello la ruta comienza con una barra (si la carpeta raz tuviera nombre, precedera a esta primera barra).

Representacin de archivos Nombre y extensin: Cada archivo es individual y es identificable por un nombre y una extensin opcional que suele identificar su formato. El formato suele servir para identificar el contenido del archivo. Los nombres de archivos originalmente tenan un lmite de ocho caracteres ms tres caracteres de extensin, actualmente permiten muchos ms caracteres dependiendo del sistema de archivos. * Datos sobre el archivo: Adems para cada fichero, segn el sistema de archivos que se utilice, se guarda la fecha de creacin, modificacin y de ltimo acceso. Tambin poseen propiedades como oculto, de sistema, de solo lectura, etc. * Tamao: Los archivos tienen tambin un tamao que se mide en bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes y depende de la cantidad de caracteres que contienen. * Ubicacin: Todo archivo pertenece a un directorio o subdirectorio. La ruta de acceso a un archivo suele comenzar con la unidad lgica que lo contiene y los sucesivos subdirectorios hasta llegar al directorio contenedor, por ejemplo: "C:/Archivos de programa/Microsoft/archivo.txt". Los archivos pueden separarse en dos grandes grupos, ejecutables y no ejecutables. Ver tipos de archivos.

Tipos de Archivo En el mbito de la informtica se define como archivo a un conjunto de datos organizados que, una vez almacenados, se pueden utilizar a travs de las distintas aplicaciones. Existen distintas clasificaciones de archivos, algunas de ellas son las siguientes: De acuerdo a sus elementos se encuentran: Archivos de entrada: estos archivos estn compuestos por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada. Archivos de salida: estos archivos contienen aquella informacin que se la visualiza desde la computadora. Archivos de situacin: estos archivos contienen informacin que es actualizada constantemente. Archivos constantes: estos archivos estn conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variacin. Archivos histricos: est compuesto por datos que varan en el tiempo y con informacin de los archivos actualizados. Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en comn algn campo. Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algn programa y se borran una vez que finaliza la ejecucin, son auxiliares. De acuerdo a los datos que almacenan se encuentran: ASCII: en este tipo de archivo los datos son almacenados a travs de un simple texto. Esto permite intercambiar a los datos que contienen as como tambin para crear archivos que el propio usuario pueda modificar.

Binario: esta clase de archivos, en cambio, almacena informacin en un lenguaje al que slo la propia computadora comprende, por ejemplo colores, sonidos, imgenes u rdenes. Estos archivos son de menor peso que los anteriores. De acuerdo al mecanismo que se utiliza para acceder a los archivos se encuentran los siguientes: Archivos directos: en estos cada registro puede leerse y escribirse directamente. Esto se logra con la expresin de su direccin en el fichero. Archivos secuenciales: en estos archivos los registros se organizan de manera secuencial de manera tal que para leer uno, se deben haber ledo los anteriores.

Descripcin de Archivo: La palabra archivo, del latn archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.: Local en el que se custodian documentos pblicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no slo oficial sino tambin semipblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guas, etc., donde se colocan). La misma Administracin reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histrico Espaol. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institucin cuya funcin primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las tcnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines anteriormente mencionados. Tambin se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misin consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

Archivar significa guardar de forma ordenada documentos tiles, hacindolo de un modo lgico y eficaz que permita su posterior localizacin de la forma ms rpida posible cuando sea necesario. Un archivo o fichero informtico es un conjunto de bits almacenado en un dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripcin de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informticos se les llama as porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente datos en un sistema informtico virtual.

Manejo de Archivos: En los sistemas informticos modernos, los archivos siempre tienen nombres. Los archivos se ubican en directorios. El nombre de un archivo debe ser nico en ese directorio. En otras palabras, no puede haber dos archivos con el mismo nombre en el mismo directorio. El nombre de un archivo y la ruta al directorio del archivo lo identifica de manera unvoca entre todos los dems archivos del sistema informtico no puede haber dos archivos con el mismo nombre y ruta-. El aspecto del nombre depende del tipo de sistema informtico que se use. Las primeras computadoras slo permitan unas pocas letras o dgitos en el nombre de un archivo, pero las computadoras modernas permiten nombres largos que contengan casi cualquier combinacin de letras unicode y dgitos unicode, haciendo ms fcil entender el propsito de un archivo de un vistazo. Algunos sistemas informticos permiten nombres de archivo que contengan espacios; otros no. La distincin entre maysculas y

minsculas en los nombres de archivo est determinada por los sistemas de archivos. Los sistemas de archivos Unix distinguen normalmente entre maysculas y minsculas, y permiten a las aplicaciones a nivel de usuario crear archivos cuyos nombres difieran solamente en si los caracteres estn en maysculas o minsculas. Microsoft Windows reconoce varios sistemas de archivos, cada uno con diferentes polticas en cuanto a la distincin entre maysculas y minsculas. El popular antiguo sistema de archivos FAT puede tener varios archivos cuyos nombres difieran nicamente en las maysculas y minsculas si el usuario utiliza un editor de discos para editar los nombres de archivo en las entradas de directorio. Las aplicaciones de usuario, sin embargo, normalmente no permitirn al usuario crear varios archivos con el mismo nombre pero con diferentes letras en maysculas y minsculas. La mayora de las computadoras organizan los archivos en jerarquas llamadas carpetas, directorios o catlogos. (El concepto es el mismo independientemente de la terminologa usada.) Cada carpeta puede contener un nmero arbitrario de archivos, y tambin puede contener otras carpetas. Las otras carpetas pueden contener todava ms archivos y carpetas, y as sucesivamente, construyndose un estructura en rbol en la que una carpeta raz (el nombre vara de una computadora a otra) puede contener cualquier nmero de niveles de otras carpetas y archivos. A las carpetas se les puede dar nombre exactamente igual que a los archivos (excepto para la carpeta raz, que a menudo no tiene nombre). El uso de carpetas hace ms fcil organizar los archivos de una manera lgica. Cuando una computadora permite el uso de carpetas, cada archivo y carpeta no slo tiene un nombre propio, sino tambin una ruta, que identifica la carpeta o carpetas en las que reside un archivo o carpeta. En la ruta, se emplea algn tipo de carcter especial -como una barra- para separar los nombres de los archivos y carpetas. Por ejemplo, en la ilustracin mostrada en este artculo, la ruta /Payroll/Salaries/Managers

identifica unvocamente un archivo llamado Managers que est en una carpeta llamada Salaries que a su vez est contenida en una carpeta llamada Payroll. En este ejemplo, los nombres de las carpetas y archivos estn separados por barras; la superior o carpeta raz no tiene nombre, y por ello la ruta comienza con una barra (si la carpeta raz tuviera nombre, precedera a esta primera barra). Muchos (pero no todos) sistemas informticos usan extensiones en los nombres de archivo para ayudar a identificar qu contienen. En computadoras Windows, las extensiones consisten en un punto al final del nombre del archivo, seguido de unas pocas letras para identificar el tipo de archivo. Una extensin .txt identifica un archivo de texto; la extensin .doc identifica cualquier tipo de documento o documentacin,

comnmente en el formato de archivo de Microsoft Office Word; etc. Incluso cuando se utilizan extensiones en un sistema informtico, el grado con el que un sistema informtico los reconoce y trata puede variar; en algunos sistemas son obligatorios, mientras que en otros sistemas se ignoran completamente si estn presentes.

Registro de Archivos: En trminos fsicos, la mayora de los archivos informticos se almacenan en discos duros (discos magnticos que giran dentro de una computadora que pueden registrar informacin indefinidamente). Los discos duros permiten acceso casi instantneo a los archivos

informticos. Hace unos aos solan usarse cintas magnticas para realizar copias de seguridad. Tambin se usaban otros medios de almacenamiento como discos compactos grabables, unidades Zip, etctera. No obstante en la actualidad han cobrado mucho auge las memorias flash, dispositivos con mucha capacidad de almacenamiento que tienen la

ventaja de ser pequeos y porttiles; suelen usarse para guardar archivos en dispositivos pequeos como telfonos mviles o reproductores de audio porttiles.

Aplicaciones de un Archivo: Un archivo puede ser usado de cualquier manera, todo depende de la creatividad de la persona que lo est manejando. Los programadores que crean los programas deciden qu archivos necesitan, cmo se van a usar, y (a menudo) sus nombres.

Clasificacin de Archivos segn su Contenido: Archivos dispositivos. Archivos testimoniales. Archivos informativos o noticiosos. Archivos sustantivos o caractersticos... Archivos comunes o facilitativos.

Procesamiento de la Informacin: Por procesamiento de datos se entienden habitualmente las tcnicas elctricas, electrnicas o mecnicas usadas para manipular datos para el empleo humano o de mquinas.

Proceso de Organizacin: Un proceso clsico de organizacin es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se

espere de un proceso de organizacin es disponer de una estructura organizativa a travs de la cual los individuos cooperan sistemticamente para el logro de objetivos comunes.

Sus niveles: Institucional Establecimiento de la Visin y elaboracin de Estrategias. Intermedio Transformacin de las estrategias en programas de accin. Interaccin entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lgica (nivel operacional) Operacional Ejecucin cotidiana y eficiente de las tareas de la organizacin. Para realizar un proceso de organizacin su estructura debe ser de un carcter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinacin y control de los miembros de la organizacin. Adems deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de organizacin participan los sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos, procedimientos y mecanismos de resolucin de conflictos. Se basa en el establecimiento de mtricas para evaluacin de resultados. A su vez identifica los criterios de asignacin de recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de negocios de la organizacin, en todos sus niveles. Falta el proceso de organizacin de oficina.

Bibliografa: http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_(inform%C3%A1tica) http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_archivos http://clasificaciondelosarchivos.blogspot.com/2010/08/clasificacion-delos-documentos-de.html http://html.rincondelvago.com/documento-registro-y-archivo_concepto-ydescripcion.html http://www.vicentgimenez.net/curs/descrip.htm http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20110609.pdf http://es.wikipedia.org/wiki/Extensi%C3%B3n_de_archivo http://www.hispazone.com/Guia/91/Los-archivos-tipos-extensiones-yprogramas-para-su-uso.html