Preparacin para examen de certificacin PMP

SESIN 7: Gestin de las Comunicaciones

Docente: Ing. Eduardo Bazo Safra, PMP eduardobazo@yahoo.com / Cel: 943-078398

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Las comunicaciones han sido identificadas como una de las ms importantes razones para el xito o el fracaso de un proyecto.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Los gerentes de proyecto emplean la mayor parte de su tiempo en comunicaciones (internas con su equipo y externas con involucrados)

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

La transparencia de las comunicaciones mejora las relaciones, crea confianza mutua, conduce al trabajo en equipo y a un alto desempeo.

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Impacto Total del Mensaje* =

Palabras ( 7%) + Tonos de voz (38%) + Gestos (55%)
* Albert Mehrabian, psiclogo norteamericano.

CANALES DE COMUNICACIN

La cantidad de canales de comunicacin (N) en el proyecto, dependen del nmero de personas y/o sectores involucrados (n) en los diversos procesos de comunicacin:

N = n (n-1) / 2
Son canales potenciales que sirven como indicador de la complejidad de las comuniciaciones
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ESCUCHA ACTIVA

Es una tcnica de comunicacin que requiere que el oyente retroalimente al orador, para confirmar lo que ha odo y adems para confirmar la comprensin de ambas partes.

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ESCUCHA ACTIVA

SOURCE: smithdonovan.com

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Procesos de la Gestin de las Comunicaciones

1. Planificar la gestin de las comunicaciones

Grupo de Procesos
Planificacin

2.
3.

Gestionar las comunicaciones

Controlar las comunicaciones

Ejecucin
Monitoreo y control

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PROCESO # 1: PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Consiste en definir la forma de manejar las comunicaciones, basado en las

necesidades de los interesados y en los activos de la organizacin.

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PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Un mal plan de comunicaciones puede generar retraso en entrega de

informacin importante, comunicacin de informacin sensible a quien no

corresponde, falta de comunicacin de

informacin, etc.
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HERRAMIENTAS Y TCNICAS: PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

1.- Anlisis de requisitos de comunicacin 2.- Tecnologas de las comunicaciones

3.- Modelos de comunicacin 4.- Mtodos de comunicacin

5.- Reuniones

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1.- ANLISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACIN

Determina las necesidades de informacin de los

stakeholders.

El nmero de canales potenciales de comunicacin

deben seguir la siguiente formula: n(n-1)/2 ,en donde n

representa el nmero de stakeholders identificados.

Se debe planificar y determinar quien se comunicar con

quien.
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EJERCICIOS
En un proyecto existen 2 involucrados, calcular el

nmero de posibles canales de comunicacin.

En un proyecto existen 10 involucrados, calcular el

nmero de posibles canales de comunicacin.

En un proyecto existen 100 involucrados, calcular el

nmero de posibles canales de comunicacin.

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2.- TECNOLOGAS DE LAS COMUNICACIONES

Las tecnologas pueden ser muy variables: desde simples documentos escritos hasta material en lnea; o desde conversaciones

breves hasta reuniones prolongadas.

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3.- MODELOS DE COMUNICACIN Muestran como la informacin es enviada y recibida entre dos partes

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MODELOS DE COMUNICACIN

El que enva la respuesta es responsable de transmitir el mensaje, asegurarse que la comunicacin haya sido clara y completa, y confirmar que la comunicacin haya sido correctamente entendida.

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MODELOS DE COMUNICACIN

El que recibe la respuesta es responsable de asegurarse que la informacin recibida est completa, que se ha entendido correctamente y que se ha respondido de acuerdo a las necesidades.

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MODELOS DE COMUNICACIN

Existen muchos desafos cuando se trabaja con equipos de diferentes pases, cualquier ruido introducido al mensaje puede hacer que se introduzcan errores en la comunciacin.

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4.- MTODOS DE COMUNICACIN

Pueden ser clasificados en: COMUNICACIN Communication): INTERACTIVA (Interactive

COMUNICACIN DE TIPO PUSH / EMPUJAR (Push Communication): COMUNICACIN Communication): TIPO PULL / JALAR (Pull

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COMUNICACIN INTERACTIVA

COMUNICACIN INTERACTIVA (Interactive Communication): todas las partes participan generando retroalimentacin de cada mensaje. (reuniones, llamadas telefnicas, video conferencias, etc.)

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COMUNICACIN DE TIPO PUSH / EMPUJAR

COMUNICACIN DE TIPO PUSH / EMPUJAR (Push Communication): informacin enviada a ciertos recipientes que la solicitan y tiene que recibirla (Cartas, memos, faxes, e-mails, comunicados de prensa, etc.)

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COMUNICACIN TIPO PULL / JALAR

COMUNICACIN TIPO PULL / JALAR (Pull Communication): Se usa para comunicar mucha informacin o comunicar a audiencias demasiado extensas (e-learning, sharepoints, intranet, portales, etc.)

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5.- REUNIONES La gestin de comunicaciones requiere discusiones entre los miembros del proyecto.

Las reuniones formales tienen: -Tiempo pre-establecido, lugar y agenda. - Los temas son compartidos con anterioridad. - Al final de la reunin el acta se enva a los interesados. - Pueden ser diarias, semanales, especiales, etc.

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REUNIONES

miteshasher.blogspot.com

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SALIDAS: PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

1.- Plan de gestin de comunicaciones 2.- Actualizacin de documentos del proyecto

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2.- PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES (1 de 2)

Requerimientos de comunicacin de los interesados

Informacin a ser comunicada (lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle).

Razn de la distribucin de informacin, plazo y frecuencia de comunicacin. Responsables de comunicar.

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2.- PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES (2 de 2)

Responsables de autorizar la comunicacin

confidencial. Personas o grupos que recibirn la informacin.

Mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin. Glosario de terminologa comn.

Restricciones de comunicacin por temas

legales, regulatorios o polticas organizacionales.
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Procesos de la Gestin de las Comunicaciones

1. Planificar la gestin de las comunicaciones

Grupo de Procesos
Planificacin

2.
3.

Gestionar las comunicaciones

Controlar las comunicaciones

Ejecucin
Monitoreo y control

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PROCESO # 2: GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

Es el proceso de crear, recolectar, distribuir,

archivar y finalmente poner a disposicin de

los interesados la informacin relevante segn lo planeado.

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HERRAMIENTAS Y TCNICAS: GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

1.- Tecnologas de las comunicaciones.

2.- Modelos de comunicacin.

3.- Mtodos de comunicacin 4.- Sistemas de gestin de la informacin. 5.- Reportes de desempeo.

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1.- TECNOLOGAS DE LAS COMUNICACIONES

Se refiere a las tecnologas que se usarn en las comunicaciones.

Para cada proyecto en particular se debe

decidir qu tecnologa ser la ms apropiada.

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2.- MODELOS DE COMUNICACIN

Debe identificarse el modelo de comunicacin ms

apropiado al proyecto y que las barreras (ruido)

puedan ser identificadas y manejadas.

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3.- MTODOS DE COMUNICACIN

Debe identificarse el mtodo apropiado al proyecto y al tipo de informacin.

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4.- SISTEMAS DE GESTIN DE LA INFORMACIN La informacin del proyecto puede ser manejada y

distribuida con diferentes tcnicas:

Copias duras de documentos: Cartas, reportes,

memorandums, etc.
Gestin electrnica de documentos: E-mails, telfono, video conferencias, sitios web, etc.

Herramientas electrnicas de gestin de proyectos:

Softwares especializados, portales, etc.
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5.- REPORTES DE DESEMPEO

Anlisis del desempeo pasado. Estimaciones del desempeo futuro. Estatus actual de los riesgos.

Resumen de cambios. Trabajo terminado en el periodo.

Trabajo a ser terminado en el siguiente periodo.

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SALIDAS: GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

1.- Comunicaciones del proyecto. 2.- Actualizacin del plan de gestin de las

comunicaciones. 3.- Actualizacin de los documentos del proyecto.

4.- Actualizacin de los activos de los procesos de la organizacin.

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Procesos de la Gestin de las Comunicaciones

1. Planificar la gestin de las comunicaciones

Grupo de Procesos
Planificacin

2.
3.

Gestionar las comunicaciones

Controlar las comunicaciones

Ejecucin
Monitoreo y control

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PROCESO # 3: CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

Monitorear y controlar las comunicaciones para asegurarse que se estn cumpliendo las

necesidades interesados.

de

comunicacin

de

los

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Preste atencin al Entorno del Proyecto

A veces las seales pueden ser obvias.

HERRAMIENTAS Y TCNICAS: CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

1.- Sistemas de gestin de la informacin 2.- Juicio de expertos

3.- Reuniones

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SALIDAS: CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

1.- Informacin del desempeo del proyecto

2.- Solicitudes de cambio. 3.- Actualizacin del Plan de Direccin del

Proyecto. 4.- Actualizacin a los documentos del

proyecto. 5.- Actualizacin de los activos de los

procesos de la organizacin.
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1.- INFORMACIN DEL DESEMPEO

Organiza y resume la informacin

recopilada y presentan los resultados de los anlisis comparados con la lnea base.

Es importante considerar el nivel de informacin presentado a cada

involucrado tal como se planific en el plan

de comunicaciones.
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INFORMACIN DEL DESEMPEO

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