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Cdigo Documento Versin Fecha Aprobacin

1.0
Documento Aprobatorio
INS-001-2011-OPP RGG N 1112-2011-SATP 21 Junio de 2011

















INSTRUCTIVO QUE NORMA ESTRUCTURA DE
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS



Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Estadstica
























Tipo: INSTRUCTIVO Cdigo: INS-001-2011-OPP
Versin: 1.0

Titulo:
ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Fecha Vigencia: 01-08-2011

Documento Aprobatorio: Pagina:
RGG N 1112-2011-SATP

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IDENTIFICACION DE FIRMAS DE VALIDACION


N de Versin:
Elaborado por
:
Hitler Armando Urbina Carnero
Cargo
:
Jefe Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Estadstica
Fecha
:
31 de Mayo de 2011
Firma y sello:
Revisado por
:
Ing. Oscar Mercado Alza
Cargo
:
Gerente de Administracin
Fecha
:
08 de Junio de 2011
Firma y sello:
Revisado por
:
Abog. Claudia Ramos Gallardo
Cargo
:
Jefe de Oficina de Asesora Legal
Fecha
:
17 de Junio de 2011
Firma y sello:
Aprobado por
:
Abog. Oscar Martin Tuesta Edwards
Cargo
:
Gerente General
Fecha
:
21 de Junio de 2011
Firma y sello:






























Tipo: INSTRUCTIVO Cdigo: INS-001-2011-OPP
Versin: 1.0

Titulo:
ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Fecha Vigencia: 01-08-2011

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INDICE


Pgina


I. OBJETIVO 3
II. FINALIDAD 3
III. ALCANCE 3
IV. GLOSARIO DE TERMINOS 3
V. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 4
5.1 Caso 1: Resoluciones de Gerencia General 4
5.2 Caso 2: OFICIOS 6
5.3 Caso 3: MEMORANDO, INFORME Y MEMORANDO CIRCULAR 8
5.4 El documento posee ms de una pgina 12































Tipo: INSTRUCTIVO Cdigo: INS-001-2011-OPP
Versin: 1.0

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ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Fecha Vigencia: 01-08-2011

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Formulado por: Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Estadstica

I. OBJETIVO
Normar el esquema del contenido y el procedimiento para la elaboracin de documentos de uso
administrativo que se expidan en el Servicio de Administracin Tributaria de Piura - SATP.

II. FINALIDAD
Armonizar criterios y adoptar una estructura uniforme en la elaboracin de documentos de uso
administrativo fin de lograr su estandarizacin.

III. ALCANCE
El presente instructivo se aplica a todo el personal del SATP que elabora documentos de uso
administrativo.

IV. GLOSARIO DE TERMINOS

Resolucin de Gerencia General
Constituye el instrumento legal de mayor jerarqua institucional, que permite oficializar las decisiones que
asume el Gerente General, en el ejercicio de sus funciones, cuyo uso y aplicacin estn definidos por el
marco legal vigente.

Oficio
Es una comunicacin escrita de estructura muy similar a la de una carta, pero la diferencia radica en que
son de naturaleza oficial.

Memorando
Comunicacin escrita que describe en forma breve recordatorios, utilizan para destacar lo que merece ser
tenido en cuenta, recapitulan hechos o razones importantes, o bien para dar indicaciones.

Informe
Comunicacin escrita, en la cual se reporta acerca de un trabajo encomendado, algn asunto de inters
para quien lo recibe.

Memorando Circular
Son comunicaciones escritas colectivas, no personales sino ms bien con destinatarios mltiples, a
quienes al interesarles por igual, se les comunica simultneamente sobre un mismo asunto, se provee
instrucciones, se comparte rdenes o comunica noticias; es una difusin general con respecto algn
hecho que es de cumplimiento o conocimiento general.

rganos
Son las unidades de organizacin que conforman la estructura orgnica del SATP.

V. DISPOSICIONES ESPECFICAS
Los documentos administrativos son muy variados, por ello existen varios tipos, entre ellos tenemos las
resoluciones, oficios, memorandos, informes y circulares. Estos documentos poseen un esquema ms
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rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiados. Su contenido suele ser formal, oficial
y/o confidencial. La estructura que deben seguir dichos documentos se detalla a continuacin:

5.1 Caso 1: RESOLUCIONES DE GERENCIA GENERAL
a) Fuente del Oficio
Tipo de fuente : Arial Black/Arial
Estilo : Normal/Regular
Tamao encabezado del Formato : De 14 (Arial Black en negrita)
Numeracin correlativa : De 12 (Arial Black en negrita)
Fecha : De 10 a 11 (Arial)
Parte Expositiva : De 10 a 11 (Arial)
Parte Considerativa : De 10 a 11 (Arial)
Parte Resolutiva : De 10 a 11 (Arial)

b) Encabezado del Formato. La resolucin debe redactarse en hoja con membrete de la
Institucin. Debe colocarse en la parte superior, al centro en maysculas la frase Resolucin
de Gerencia General.

c) Numeracin Correlativa. En el margen derecho, debajo del encabezado del formato debe
redactarse la numeracin correlativa de la resolucin.

Ejemplo:
RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL
N XXXX N XXXX N XXXX N XXXX- -- -YY YY YY YY- -- -ZZZZ ZZZZ ZZZZ ZZZZ- -- -GG GG GG GG- -- -SATP SATP SATP SATP

Nmero: (XXXX)
Es el nmero correlativo que corresponde a la resolucin que se est elaborando, este nmero
es nico para cada rgano, no se debe generar por ningn motivo ms de un documento para
un mismo rgano con el mismo nmero.

rgano: (YY)
Es el cdigo del rgano al cual se vincula lo resuelto en la resolucin. Cuando se excepte en
la numeracin correlativa se entender que es de cumplimiento o conocimiento para toda la
Institucin.

rgano de Control Institucional : (CI)
Oficina de Asesora Legal : (AL)
Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Estadstica : (PP)
Gerencia de Administracin : (AD)
Gerencia de Operaciones : (OP)
Oficina de Imagen Institucional : (IM)

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Ao curso: (ZZZZ)
Es el ao en el cual se elabora el documento.

Siglas de la Gerencia General y del Servicio de Administracin Tributaria de Piura: GG-SATP.

Ejemplo 1: Resolucin con disposiciones en temas presupuestales
RESOLUCION DE G RESOLUCION DE G RESOLUCION DE G RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL ERENCIA GENERAL ERENCIA GENERAL ERENCIA GENERAL
N N N N 0001 0001 0001 0001- -- -PP PP PP PP- -- -2011 2011 2011 2011- -- -GG GG GG GG- -- -SATP SATP SATP SATP

Ejemplo 2: Resolucin con disposiciones en temas administrativos
RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL
N N N N 0001 0001 0001 0001- -- -AD AD AD AD- -- -2011 2011 2011 2011- -- -GG GG GG GG- -- -SATP SATP SATP SATP

d) Fecha. En el margen derecho debajo de la numeracin correlativa debe redactarse la fecha de
emisin, es decir la fecha en que se firma la Resolucin de Gerencia General. Se coloca la
ciudad de origen, seguido de la fecha descrita en forma Numrica (da y ao) y literal (mes) o
mediante la utilizacin de fechador.

Ejemplo:
Piura, 31 de mayo de 2011

d) Parte Expositiva. Se inicia con el trmino: Vistos, consignndose el o los documentos que
sustentan el acto resolutivo y el documento emitido por la Oficina de Asesora Legal, la
denominacin de los rganos que han generado los documentos y de ser el caso el nmero
de expediente.

Ejemplo:
OFICIO N 023-2011-GG/SATP

e) Parte Considerativa. Se inicia con el termino: Considerando, detallndose los fundamentos
que sustentan la Resolucin, desde el punto de vista tcnico y legal; debiendo citarse
dispositivos legales de acuerdo al tema o documento a aprobarse, lo cual debe hacerse con
precisin, detalle y exactitud, incluyendo el nombre del dispositivo, el articulo, inciso o numeral,
u otro relacionado al tema en aprobacin. Al final despus de los considerandos sustentatorios,
de ser el caso, puede incluirse la formula: Que, de acuerdo a los documentos de vistos y con
la opinin favorable de la Oficina de Asesora Legal(establecer la necesidad y finalidad de la
propuesta).

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f) Parte Resolutiva. Se inicia con la frase: Se resuelve, expresando con claridad el objeto de la
Resolucin y se redacta con artculos numerados correlativos en arbigo. De tener un solo
artculo se puede usar la expresin Articulo nico. A su vez, deben utilizarse verbos en
infinitivo en cada articulo; por lo general el primero indica algo especifico (Aprobar, Designar,
Declarar, etc.), y el segundo o siguientes establecen responsabilidades (Disponer, Encargar,
etc.). La parte resolutiva, concluye haciendo uso de los trminos Regstrese y Comunquese
o Regstrese, Comunquese y Publquese segn corresponda.

g) Visaciones. Debe consignarse los sellos de visto bueno y las rubricas de los funcionarios
correspondientes; as como el Jefe de la Oficina de Asesora Legal. Los vistos van de abajo
hacia arriba en el flanco izquierdo del proyecto de Resolucin, en el orden siguiente: rgano
de Gestin proponente y otros que emitan opinin tcnica, Oficina de Asesora Legal y
Gerencia General. La visacin y sello de visto bueno incluye tambin cada una de las hojas de
los documentos o anexos que se aprueban con la Resolucin, si fuera el caso, a excepcin de
la ltima hoja de la Resolucin en la que no deber consignarse el sello de visto bueno de la
Gerencia General.

h) Rubrica del Gerente General. En la firma y sello del Gerente General va impreso el nombre y
apellidos completos del Titular, centrada en la parte inferior a la parte resolutiva.


5.2 Caso 2: OFICIOS
a) Fuente del Oficio
Tipo de fuente : Arial
Estilo : Normal/Regular
Parte superior del oficio : De 7 a 8 (en negrita)
Fecha : De 10 a 11
Tamao ttulo : 12 (en negrita subrayado)
Tamao encabezado y cuerpo : De 10 a 11
N de pgina : De 8 a 9

b) Parte superior del oficio. Debe colocarse la conmemoracin anual, segn lo sealado
oficialmente por el Estado Peruano.

Ejemplo:
Ao de la Consolidacin Democrtica

c) Fecha. Se coloca la ciudad de origen, seguido de la fecha descrita en forma Numrica (da y
ao) y literal (mes).

Ejemplo:
Piura, 31 de mayo de 2011

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d) Titulo del Oficio. Debe alinearse a la izquierda del documento.

Ejemplo:
OFICIO N 023-2011-GG/SATP

e) Encabezamiento del oficio. Abarca la parte superior del oficio.

Ejemplo:

Seor Doctor

JUAN MARTIN PEREZ PEREZA

Director General
Direccin General de Tributacin
Ministerio de Economa y Finanzas
Presente.-

Asunto
Referencia


:
:


Solicita informacin sobre ARBITRIOS
Oficio N 012-2010-GRPF/MPP

i) Cuerpo del oficio. Debe transmitir la finalidad del oficio. El autor se dirige al destinatario
siempre con usted o ustedes.

1. Vocativo
El tratamiento debe ser de respeto por el destinatario.

Ejemplo:
De mi consideracin:
Distinguido(s) seor(es) o distinguida seora:
Estimado seor o seora o estimado doctor o doctora:

2. Introduccin
En la introduccin se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o
indicar el motivo para el escrito.

3. Ncleo
Desarrolla la idea principal del documento. Es importante redactar el ncleo con
objetividad y claridad.

j) Cierre del oficio. Constituye el final del oficio, se suele tratar al destinatario con cortesa.
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Ejemplo

Agradezco anticipadamente su gentil colaboracin y hago propicia la ocasin para
expresarle los sentimientos de mi consideracin y estima personal.


Atentamente,


k) Documentos anexos. De enviarse anexos al documento, es decir documentos como
informes tcnicos, tablas, resmenes, estadsticas, proyectos de convenios, etc., que son parte
del documento a remitirse, stos deben tener el nombre y logo institucional, ser visados en
todas sus pginas por quien elabora el documento, as como enumerar cada pgina.


5.3 Caso 3: MEMORANDOS, INFORMES Y MEMORANDOS CIRCULAR

a) Fuente de los Documentos
Tipo de fuente : Arial
Estilo : Normal/Regular
Ttulos de los documentos : 11 (en negrita subrayado)
Encabezado y cuerpo de los documentos : De 10
N de pgina : De 8
Siglas y copias : De 7 a 8

b) Ttulos de los Documentos. Para nominar el documento a elaborarse, debe seguirse el
siguiente orden:

TIPO DE DOCUMENTO N XXXX-YYYY-ZZZ-AAA-BB/SATP

Tipo de documento
Indicar si es oficio, memorando, informe o circular.

Nmero: (XXXX)
Es el nmero correlativo que corresponde al tipo de documento que se est elaborando, este
nmero es nico, no se debe generar por ningn motivo ms de un documento con el mismo
nmero.

Ao curso: (YYYY)
Es el ao en el cual se elabora el documento.

rea emisora: (ZZZ)
rgano o Unidad orgnica que emite el documento (ZZZ).

rea de la cual depende: (AAA)
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De corresponder, se debe indicar el rgano o Unidad orgnica a la cual pertenece

Gerencia de la cual depende: (BB)
Gerencia a la que pertenece el rgano o Unidad orgnica.

Sigla del Servicio de Administracin Tributaria de Piura: SATP.

Ejemplo de informe emitido por la Divisin de Imagen Institucional:
INFORME N 0001-2011-DII-GG/SATP

Ejemplo de informe emitido por Unidad de Mercado:
INFORME N 0001-2011-UM-DC-GG/SATP

Para el caso de informes emitidos por el personal que no sea responsable de un rgano o
unidad orgnica, deber aadirse despus del ao curso, las siglas o acrnimos del primer
nombre y apellidos del emisor del documento (mximo 03 letras), y se excluir del titulo el rea
emisora (ZZZ).

Ejemplo de informe emitido por asistente de Divisin de Imagen Institucional: Juan Manuel
Prez Prez (JPP):
INFORME N 0001-2011-JPP-DII-GG/SATP

En el caso de informes, cuando ste sea elaborado por un servidor a ttulo personal debe llevar
ttulo del documento, nmero correlativo del documento, ao en curso y las siglas de quien lo
elabora (no debiendo colocar la unidad orgnica y/o funcional, ni SATP).

Ejemplo:
INFORME N 0001-2011-JPP

Siglas/Acrnimos del rgano o Unidad Orgnica (Mnimo 2, Mximo 3 letras):
GG : Gerencia General
GA : Gerencia de Administracin
GO : Gerencia de Operaciones
OAL : Oficina de Asesora Legal
OCI : rgano de Control Institucional
OPP : Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Estadstica
DI : Departamento de Informtica
DCO : Divisin de Contabilidad
DC : Divisin de Cobranzas
DII : Divisin de Imagen Institucional
DRD : Divisin de Reclamos y Devoluciones
DEC : Divisin de Ejecucin Coactiva
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DAT : Divisin de Actualizacin Tributaria
DD : Divisin de Desarrollo
UR : Unidad de Registro
UF : Unidad de Fiscalizacin
UPE : Unidad de Programas Especiales
URE : Unidad de Recaudos
UMT : Unidad de Multas Administrativas y de Trnsito
UCE : Unidad de Cobranzas Especiales y Fraccionamiento
UPR : Unidad de Programacin
UOM : Unidad de Organizacin y Mtodos
UO : Unidad de Orientacin
UL : Unidad de Logstica
UP : Unidad de Personal
UAG : Unidad de Archivo General
UT : Unidad de Tesorera
UM : Unidad de Mercados

c) Encabezamiento de los Documentos. Despus del ttulo sigue el encabezamiento el cual
abarca la parte superior del documento.

Contiene el destinatario, referencia y lugar y fecha. En general se indica tambin el asunto del
documento, para que el destinatario sepa directamente de qu se trata y sigue el siguiente
orden:


A

:

Colocar en negrita las iniciales del grado acadmico obtenido
(Abog., Lic., Dr., Ing., etc.)y nombres y apellidos del funcionario
a quien se dirige el documento, en la lnea siguiente colocar el
cargo y en la siguiente el rgano de Lnea a la que pertenece.

ASUNTO : Debe resumir el contenido del documento En ningn caso debe
colocarse: El que se indica.

REFERENCIA : Nominacin(es) de(los) documento(s) que est(n) relacionados
con el asunto del documento, su uso es opcional, dependiendo
de la existencia de antecedentes que deban ser usados como
referencia.
De ser ms de uno deber listarse en orden de ocurrencia,
para posteriormente ser llamados en el cuerpo del documento.
Cuando los documentos mencionados en la referencia no
obren en los antecedentes, necesariamente deben adjuntarse
copia de los mismos, salvo cuando se trate de dispositivos
legales. Las fotocopias deben ser legibles y completas, caso
contrario es argumento para la no recepcin.

BASE LEGAL : De corresponder

FECHA : Fecha de emisin del documento



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Ejemplo:

A

:

Dr. Juan Prez Rodrguez
Director General
Oficina General de Investigacin y Desarrollo

ASUNTO : Presupuesto de Investigaciones 2006

REFERENCIA : Memorando N 001-2010-DG-ODI/SATP
Registro N 0000125-06

FECHA : Lima, 24 de Agosto de 2010


d) Cuerpo de los documentos. Debe transmitir la finalidad del documento, de acuerdo a la
estructura correspondiente del tipo de documento.
Las condiciones que se deben tener en cuenta al momento de redactar son:

Orden
Precisin
Claridad
Concisin
Sntesis
Ilacin
Cortesa
Pulcritud

e) Cierre de los documentos
Firmas
Debe ser firmado slo por el funcionario que remite la documentacin, o por aquel funcionario
de igual o menor nivel en quien se le haya delegado en forma expresa tal facultad.
Si el documento administrativo es firmado en nombre del remitente, la firma va precedida por la
abreviacin P.A (por autorizacin), indicando que la persona que firma el documento tiene la
autorizacin de la persona responsable.
Adems, debe usarse slo el sello que corresponde al funcionario que remite la documentacin.

Copias
Al igual que en las nominaciones, debe utilizarse las siglas respectivas para cada rea a la
cual se remita una copia, en orden jerrquico, siendo la ltima la que va al archivo del rea
remitente.

Ejemplo:
C.c. GG, OGT, Archivo OPP

Siglas
Al final de las documentaciones deben ir las siglas maysculas del nombre y apellidos de los
funcionarios y servidores que intervienen en la elaboracin de las mismas, en orden jerrquico
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Fecha Vigencia: 01-08-2011

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con su respectiva rbrica, debiendo ir en minscula nicamente cuando la intervencin slo se
limita al tipeo.

Ejemplo: (Las siglas en maysculas indican al funcionario responsable, las minsculas indican
al servidor que tipe el documento.
HUC/kmg

5.3 El documento posee ms de una pgina
En cada pgina a partir de la segunda debe consignarse en Arial 10 con alineacin al margen
superior derecho, el nmero correspondiente al documento.

Ejemplo:
Pgina N 2 del Memorando N. 122-2010-DEENOT-CNSP/SATP
































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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS


TEM VERSIN FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLES
1

1.0 02-06-2011 Elaboracin inicial del documento Oficina de Planeamiento,
Presupuesto y Estadstica