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Versin 1.

0 Caracas, Noviembre 2007

Gua Rpida para Empleadores SISTEMA FAOV EN LNE@ v.2.0.

Versin 2.0. Caracas, Junio 2009

GUA RPIDA PARA EMPLEADORES

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TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3.

PROCEDIMIENTO RECAUDACIN DE APORTES ........................................................... 3 ACCESO AL SISTEMA......................................................................................................... 4 ACTUALIZACIN DE DATOS PARA LA AFILIACIN ....................................................... 7

3.1.
4.

ACCESO A LOS MDULOS DEL SISTEMA ................................................ 11

MDULOS DEL SISTEMA ................................................................................................. 13

4.1. ACTUALIZAR EMPLEADOR ............................................................................. 13 4.2. COMPROBANTE DE AFILIACIN..................................................................... 14 4.3. AFILIAR NMINA............................................................................................... 16 4.4. CARGAR NMINA ............................................................................................. 21 4.5. PLANILLA DE PAGO ......................................................................................... 29 4.6. ESTADO DE CUENTA........................................................................................ 32
5. ANEXO: ESTRUCTURA DE ARCHIVO (.txt) PARA LA CARGA DE LA NMINA ......... 35

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1. PROCEDIMIENTO RECAUDACIN DE APORTES

EMPLEADOR

EMPLEADOR

SISTEMA

1 1 AFILIA AFILIA EMPRESA EMPRESA AL AL SISTEMA SISTEMA FAOV FAOV EN EN LNEA LNEA DESDE DESDE EL EL PORTAL PORTAL BANAVIH BANAVIH

2 2 CARGA CARGA LA LA NOMINA NOMINA MENSUAL MENSUAL DE DE FORMA FORMAMANUAL MANUAL O O POR POR CARGA CARGA POR POR ARCHIVO ARCHIVO

3 3 SISTEMA SISTEMA PROCESA PROCESA INFORMACIN INFORMACIN GENERA GENERAPLANILLA PLANILLA DE DE PAGO PAGO Y Y ESTADO ESTADO DE DE CUENTA CUENTA

4 4 REALIZA REALIZA EL EL PAGO PAGO DE DE LA LA PLANILLA PLANILLA ANTE ANTE EL EL OPERADOR OPERADOR FINANCIERO FINANCIERO (OPF) (OPF)

OPF/EMPLEADOR

ESTADO DE CUENTA

5 5 EL EL OPF OPF PROCESA PROCESA PAGO PAGO Y Y ENVA ENVA ARCHIVO ARCHIVO DE DE TRANSFERENCIA TRANSFERENCIA DE DE APORTES APORTES AL AL BANAVIH BANAVIH
OPERADOR FINANCIERO

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2. ACCESO AL SISTEMA
Deben ingresar al portal del Banavih a travs de la siguiente direccin: www.banavih.gob.ve accediendo al enlace FAOV en Lnea como lo muestra la imagen.

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Donde, se desplegar la siguiente pantalla:

Para realizar la Afiliacin de la Empresa al Sistema seleccione con el cursor la opcin Registrese y pulse sobre la misma:

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Seguidamente el sistema muestra la siguiente pantalla, donde debe indicar el RIF (Registro Informacin Fiscal) y la Fecha de Constitucin de la Empresa, haciendo uso del calendario del Sistema:

Colocar en el recuadro el cdigo de seguridad que muestra la imagen

Presione aqu para ver calendario

Presione Buscar

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3. ACTUALIZACIN DE DATOS PARA LA AFILIACIN


Complete todos los datos exigidos en el Formulario de Afiliacin, de acuerdo al siguiente orden: Datos del Empleador Domicilio Fiscal Representante Legal Realiza o realizar sus aportes al FAOV con nminas separadas?

DATOS DEL EMPLEADOR, DOMICILIO FISCAL Y REPRESENTANTE LEGAL:

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Presione el botn Buscar Cdula, para que el Sistema muestre los datos del Representante Legal:

Realiza o realizar sus aportes al FAOV con nminas separadas? La Empresa debe seleccionar la forma como enterara los aportes del FAOV escogiendo entre las dos opciones que ofrece el Sistema Varias Nminas o Una Sola Nmina: Ejemplo: maneja nminas por sucursales, por agencias, por tipos, o las unifica en una sola nmina.

Si selecciona varias nminas el sistema arroja el siguiente mensaje:

Al terminar con la carga de los datos solicitados en el Formulario de Afiliacin, ingrese al Mdulo Afiliar Nmina, para incluir la informacin de las nminas por medio de las cuales enteraran los aportes al FAOV.

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Si selecciona una sola nmina, y es por primera vez que se est afiliando al Sistema, se debe completar la siguiente informacin:

Presione el botn Guardar y Seguir formulario de afiliacin.

para continuar completando el

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Crear Nuevo Contacto: ingrese la informacin referente a la persona (usuario), que ser la encargada de manejar el sistema, y en consecuencia tendr acceso directo al mismo: El sistema indica automticamente el Usuario, y el Empleador o Persona encargada deber ingresar su clave y confirmarla para tener acceso posteriormente al Sistema. La clave debe tener una longitud entre seis (6) u (8) dgitos.

Usuario

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El sistema arroja el mensaje que la afiliacin fue exitosa, presione la opcin HOME para ingresar a la aplicacin con el usuario asignado por el Sistema y la clave ingresada por el Empleador, de esta manera se podr comenzar a utilizar los mdulos del Sistema:

Presione para ingresar al Sistema

3.1. ACCESO A LOS MDULOS DEL SISTEMA Para ingresar a los Mdulos de la aplicacin, coloque el cdigo de usuario asignado por el Sistema y la clave que introdujo en el formulario de afiliacin:

Usuario asignado por el Sistema Clave asignada por el Empleador

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El Sistema consta de seis (6) Mdulos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Actualizar Empleador Comprobante de Afiliacin Afiliar Nmina Cargar Nmina Planilla de Pago Estado de Cuenta

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4. MDULOS DEL SISTEMA


4.1. ACTUALIZAR EMPLEADOR: En est opcin puede actualizar los datos de la Empresa (si lo amerita) y guardar la informacin como se muestra a continuacin:

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4.2. COMPROBANTE DE AFILIACIN En este mdulo el Empleador tendr acceso a visualizar e imprimir el Comprobante de Afiliacin al Sistema FAOV una vez terminado el proceso de afiliacin al Sistema FAOV en Lnea v.2.0. Se selecciona el mdulo Comprobante de Afiliacin:

El sistema muestra la siguiente informacin donde se podr visualizar el documento en PDF del comprobante de afiliacin haciendo click en al botn Abrir:

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COMPROBANTE DE AFILIACIN emitido por el Sistema:

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4.3. AFILIAR NMINA: Ingresando a este mdulo el Empleador podr crear el o los nombres (ttulos) que identificaran las nminas con las que aportar al FAOV.

4.3.1. Afiliacin de Otras de Nminas: Presionar el botn Ingresar para agregar la(s) nmina(s) que administrara:

Complete la informacin solicitada por el Sistema para incluir la nueva nmina: Si selecciona la opcin Ya realizaba aportes ante un Operador Financiero? Ingrese los datos solicitados para esta opcin:

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Si la direccin de la Nmina asignada no es la misma que la de la Empresa, seleccione la opcin NO e ingrese los datos correspondientes:

Una vez que se completa la informacin, presione el botn Guardar y Seguir, el Sistema muestra la pantalla con el Listado de las Nminas Afiliadas a fin de realizar la carga de la nmina mensual.

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IMPORTANTE: En este mdulo NO se deben registrar los datos de identificacin de los Empleados de la empresa, solo se debe indicar los nombres o ttulos descriptivos, con los que se identificaran las Nminas , para enterar aportes al FAOV, ejemplo: Nmina de Directivos, Nmina de Obreros, Nmina de Empleados, Sucursales etc, El proceso de identificacin y afiliacin de las nminas, se realiza una sola vez al momento de la afiliacin. NO debe repetirse el proceso mensualmente.

4.3.2. Crear Usuario: Si el Empleador desea crear un usuario adicional quien ser el encargado de administrar en la aplicacin la nmina asociada. podr hacerlo seleccionando la opcin Crear Usuario:

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Coloque el Nmero de Cdula de Identidad, y presione el botn Buscar Cdula, para que el Sistema muestre los datos del usuario que se desea incluir, complete los datos exigidos por la aplicacin, y guarde la informacin presionando el botn Guardar y Seguir. La clave a ingresar debe tener como mnimo seis (6) dgitos y mximo ocho (8) dgitos.

Usuario

El sistema muestra mensaje donde indica la creacin exitosa del usuario:

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El nuevo usuario solo tendr acceso a tres (3) mdulos del Sistema:

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Mdulos que podr visualizar el usuario creado

4.4. CARGAR NMINA: Seleccione el Nmero de Afiliacin de Nmina al cual se le asignara mensualmente la carga de nmina, hacer click sobre el nmero asignado por la aplicacin:

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El Sistema muestra la siguiente pantalla: Presione el botn Nueva Nmina, para realizar la carga de la nmina mensual.

Presione aqu

Se identifica el Tipo de Carga de Nmina con la que se trabajar y se presiona el botn Continuar: Carga Manual (hasta 50 aportantes) Carga por Archivo

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Carga Manual: Seleccione el Tipo de Carga de Nmina Manual, haga click en ingresar a fin de cargar los datos de cada uno de los Empleados (Aportantes) que estarn en la nmina, por la opcin Carga Manual el Empleador solo podr realizar la carga de cincuenta (50) aportantes, en el caso de que posea ms de la cantidad estipulada para este tipo de carga deben realizarlo por la opcin Carga por Archivo:

Coloque el Nmero de Cdula del Empleado (Aportante), que se va a incluir en la nmina y presione el botn Buscar Cdula, complete los datos solicitados y haga click en Guardar y Seguir:

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El Sistema muestra la Lista de los Aportantes registrados de forma manual. En el caso que desee realizar la carga por archivo presione el botn:

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Carga de Nmina por Archivo: Seleccione el archivo .txt (ver estructura de archivo en el Anexo) y presione el botn Examinar posteriormente se presione el botn Subir para que el sistema realice la validacin del archivo.

El Sistema muestra la pantalla con el nombre del archivo que se desea cargar, presione el botn validar para que la aplicacin lo procese:

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Si el archivo se valid correctamente, presione el botn procesar, para que el sistema tome el tiempo para guardar la informacin:

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En el caso que el archivo presente errores, el sistema muestra un mensaje El archivo no fue procesado satisfactoriamente, presione en el link Ver detalles de los errores, verifique y corrija los errores en el archivo .txt, procese nuevamente la carga hasta completar el proceso.

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Para corregir los errores, haga click en botn Volver para realizar la carga nuevamente en el Sistema: En el caso que el archivo presente errores:

Presione el botn Volver, para realizar las correcciones en el archivo. Se presiona Modificar Nmina para realizar las correcciones necesarias: Es importante destacar que se puede realizar modificaciones al archivo de nmina y a la nmina manual todas las veces que sean necesarias antes de Generar la Planilla de Pago definitiva.

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4.5. PLANILLA DE PAGO: Seleccione Mdulo Planilla de Pago e ingrese a travs del Nmero de Afiliacin de la Nmina que se desea visualizar, para generar la Planilla a cancelar.

Haga click en Visualizar Planilla para verificar la informacin que fue cargada y procesada por el Sistema:

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Si no se va a realizar ninguna otra modificacin a la nmina, presione el botn Generar Planilla a fin de imprimir la Planilla de Pago definitiva con la que se realizar la cancelacin en el Operador Financiero, el sistema muestra el siguiente mensaje de confirmacin:

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Seleccione Imprimir Planilla para realizar la cancelacin ante Financiero de su preferencia.

el Operador

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4.6. ESTADO DE CUENTA: Este mdulo reflejar el historial de los pagos realizados y pagos pendientes por parte de los Empleadores con sus Aportes al FAOV. Se ingresa al mdulo Estado de Cuenta y el Sistema muestra el Estado de Cuenta en vista preliminar antes de ser generado. Para generarlo se presiona el botn Generar Estado de Cuenta as como se muestra en la imagen:

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Inmediatamente la aplicacin muestra la siguiente pantalla donde da la opcin a Imprimir el Estado de Cuenta:

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Al seleccionar abrir con el Sistema emite el documento del Estado de Cuenta en PDF a fin de que se pueda realizar la impresin correspondiente:

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5. ANEXO: ESTRUCTURA DE ARCHIVO (.txt) PARA LA CARGA DE LA NMINA


El archivo de la nmina mensual deber cumplir las siguientes condiciones: 1. El archivo contentivo de la informacin extensin .txt. de los aportantes deber tener la

2. El nombre del archivo estar estructurado de la siguiente manera: la letra N, Nmero de Cuenta Nmina (20 dgitos), Mes de la Nmina (en formato MM), Ao de la Nmina (en formato AAAA). Ejemplo: N03210951248430000001062009.txt 3. Los datos de la estructura de la nmina debern estar separados por una coma (,). 4. De no existir fecha de egreso se debe colocar la coma al final del ltimo campo, a fin de que el sistema considere este campo para su validacin.

Ejemplo: V,13828268,JOSE,VICENTE,LAGARDERA,RODRIGUEZ,383894,23102002,

5. S el trabajador posee un solo nombre o un solo apellido, se deber dejar un espacio en blanco en el campo correspondiente. Ejemplo: V,13828268,JOSE, ,LAGARDERA, ,383894,23102002,

6. La fecha de egreso del trabajador, no deber ser menor a la fecha de ingreso.

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El Diseo de la Estructura del Archivo de Nmina (.txt), deber respetar el orden y tamao mximo de caracteres de cada uno de los campos:

CAMPO Tipo de Identificacin Cdula de Identidad Primer Nombre Segundo Nombre Primer Apellido Segundo Apellido

TIPO Caracter

LONGITUD 1 Variable hasta 10 caracteres Variable hasta 25 caracteres Variable hasta 25 caracteres Variable hasta 25 caracteres Variable hasta 25 caracteres

DESCRIPCIN V= Venezolano E= Extranjero Solo valores numricos, no estn permitidos los puntos (.) ni las comas (,) Ejemplo: 11589639 Primer nombre del Trabajador Segundo nombre del Trabajador. Primer apellido del Trabajador Segundo apellido del Trabajador.
En Bolvares (BsF.) sin separador de miles y sin separador de decimales los dos ltimos dgitos correspondern a los decimales. En el caso de que no posea decimales se deben completar los dgitos con dos (2) ceros. Ejemplo: 2.158 representar como: 215800 Ejemplo:859,23representar como 85923

OBLIGATORIO SI

Numrico

SI

Caracter Caracter Caracter Caracter

SI NO SI NO

Salario Integral

Numrico

11 dgitos

SI

Fecha de Ingreso Fecha de Egreso

Fecha

Fecha

Formato: DDMMAAAA (sin separador) Ejemplo: 01012007 Formato: DDMMAAAA (sin separador) Ejemplo: 05062008

SI

SI

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MODELO DE UN ARCHIVO DE NMINA .txt:

NOMBRE DEL ARCHIVO: N03210951248430000002062009.txt