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El sistema de control de ventas

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SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS


1.- Introduccin.- El sistema de ventas comprende la estructura, las polticas, el plan de
organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos de la empresa dirigidos a asegurar
la maximizacin de los ingresos.

Es innecesario resaltar la influencia que las ventas tienen en la cuenta de resultados del
hotel, por tanto indicar solamente que la importancia de una buena implantacin del siste-
ma es fundamental para conseguir los objetivos econmicos de la empresa.

Desde la perspectiva de esta asignatura no se entra en cuestiones tales como estrategias o
polticas de ventas, sino que se limita a estudiar la implantacin adecuada del sistema ad-
ministrativo ms eficaz para la consecucin de la informacin requerida por la direccin
para la toma de decisiones, estableciendo igualmente los controles necesarios para asegu-
rarse de que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con los planes diseados.


2.- Objetivos de control.-

Objetivos administrativos u operativos.

Procedimientos.- Asegurar que se cumplen los procedimientos establecidos.

Maximizacin de las ventas.- Asegurar que se cumplen todas polticas establecidas al obje-
to de conseguir el mayor volumen de ventas (ocupacin rotacin, precios) y con los mejo-
res mrgenes.

Control de las ocupaciones previstas.- Asegurar que el sistema de reservas cumple con los
requisitos establecidos, maximizando ocupaciones sin entrar en problemas de sobreventa.

Control de las ocupaciones diarias.- Asegurar que todas las habitaciones vendidas estn
facturadas y a los precios correctos.

Control de ventas en los puntos de venta.- Asegurar que la rotacin es la adecuada y los
artculos despachados son debidamente facturados.

Control de habitaciones fuera de servicio, comisiones, descuentos, etc., asegurndose de
que son los adecuados.




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Objetivos contables o financieros

Procedimientos.- Asegurar que los procedimientos contables estn operando de forma
efectiva.

Registro de operaciones.- Asegurar que todas las operaciones estn debidamente registra-
das en documentos contables, libros auxiliares, pases a diario, etc. y por los valores correc-
tos.

Imputacin de las cuentas.- Asegurar igualmente que los cargos y abonos contables se im-
putan en las cuentas correctas.

Autorizaciones.- Los descuentos, gratuidades, etc. han de ser realizados por personas debi-
damente autorizadas y en la medida correcta.

Fuentes fiables.- Los asientos en las cuentas de mayor han de realizarse sobre la base de
fuentes fiables, sujetas a controles rutinarios y peridicos y de acuerdo con los criterios
establecidos por la direccin.


3.- Descripcin del sistema administrativo.- Con las limitaciones que anteriormente se
han indicado, se describe a continuacin el proceso administrativo de gestin de ventas. Ha
de tenerse en cuenta que en el hotel prcticamente el 95% de las mismas las generan los
departamentos de alojamiento y alimentacin y bebidas, por lo que se profundiza ms en
estas dos reas. Se hace igualmente una breve descripcin de los procedimientos en depar-
tamentos menores, tales como telfono y lavandera de clientes.


3.1.- Departamento de alojamiento.-

3.1.1.- Contratacin.- Aunque el inters de estos apuntes se centra fundamentalmente en
los aspectos administrativos, es necesario hacer una breve referencia previa a las diferentes
formas de contratacin (al igual que se har con las reservas).

En general la mera contratacin de las camas con los tour operadores o agencias de viajes
no se considera acto mercantil que genere contabilizacin alguna, ya que en la mayora de
los casos estos contratos lo que implican es un mero compromiso por parte del hotel de
poner a disposicin de dichos agentes un determinado nmero de camas, que slo suponen
obligacin de pago por parte del tour operador o agente de viajes cuando la cama es efecti-
vamente utilizada por ellos. Este es el denominado contrato de cupo, que es el ms utiliza-
do en la hostelera vacacional. En estos casos la contabilizacin propiamente dicha co-
mienza (en documentos auxiliares) cuando el cliente se registra en el hotel.

Existen igualmente contratos que implican compromiso por ambas partes, especialmente el
denominado contrato de garanta. En este caso el tour operador garantiza un determinado
uso de las camas, expresado generalmente en porcentaje de ocupacin sobre el cupo dispo-
nible. Aunque este contrato s supone un compromiso formal, no suele reflejarse en la con-
tabilidad del hotel; podra hacerse en todo caso como un compromiso de futuro, pero en lo
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que a contabilizacin de ventas se refiere stas no comienzan a registrarse hasta que el
cliente se inscribe formalmente en el hotel.

Al hotel llega adems otro tipo de clientes, los llamados directos o de paso. Este grupo
es muy importante en hoteles de ciudad y mucho menos en hoteles vacacionales. Las con-
diciones obviamente no estn pactadas a priori y se suele aplicar una tarifa diferente de la
de tour operadores o agencias, cambiante en funcin de la temporada.

La direccin, en funcin de la localizacin del hotel y su estructura de servicios, establece
los objetivos de venta para cada perodo a considerar. El yield management (aplicado a
ventas) es la filosofa empresarial que tiende a conseguir los mayores rendimientos en la
combinacin de los diferentes tipos de clientela, combinando ocupaciones y precios, que
en alojamiento son los dos componentes que integran las ventas. El director de marketing o
de contratacin ser el responsable de poner en prctica la poltica ms apropiada decidida
por la direccin.

3.1.2.- Las reservas.- Al igual que el captulo anterior, las reservas no generan movimien-
tos contables; en todo caso sus registros se consideran extracontables, an cuando son im-
prescindibles en la organizacin.

El departamento de reservas tiene por finalidad asegurar la mxima ocupacin futura del
hotel y al mejor precio.

Desde un punto de vista operativo el adecuado control de las reservas viene tremendamen-
te facilitado por el uso de programas adecuados, sin dejar de reconocer su elevada comple-
jidad, ya que debe tener en cuenta diferentes tipos de habitaciones, diferentes ocupaciones,
diferentes condiciones de servicio, si las habitaciones estn o no dentro del cupo, perodos
de release, etc. Teniendo en cuenta todo ello el departamento debe estar preparado para
dar informacin suficiente en relacin con las ocupaciones previstas en el hotel para todos
y cada uno de los prximos das, generalmente meses, aceptando o rechazando en conse-
cuencia peticiones de reserva.

3.1.3.- La entrada del cliente.- El departamento de reservas enva listado a Recepcin
(que es el departamento encargado de recibir al cliente) de los clientes que tienen prevista
su llegada en el da. En caso de clientes sin reserva es Recepcin quien decide alojarlo en
funcin de las circunstancias, particularmente disponibilidad. En el caso de sistemas com-
puterizados (hoy lo ms habitual) Recepcin tiene disponible en ordenador la informacin
de las llegadas previstas, generalmente con un nmero asignado a cada cliente, con lo que
se limita a confirmar su llegada, quedando automticamente registrados todos los datos.

Una vez confirmada la disponibilidad Recepcin da los siguientes pasos:

1.- Tarjeta de cliente y n de habitacin.- Asigna habitacin (nunca lo hace el departamento
de Reservas, que en todo caso indica preferencias del cliente) y cumplimenta la tarjeta de
cliente (anexo n. 1). Esta tarjeta tiene una doble finalidad: especialmente en hoteles de
ciudad supone un contrato entre el hotel y el cliente. En ella se indican las condiciones
bsicas de prestacin del servicio, especialmente fecha de entrada, fecha de salida, servicio
a prestar y precio, as como el nombre del cliente y n. de habitacin. Dado que el cliente la
firma y una copia se queda en recepcin supone una confirmacin por parte del mismo de
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las condiciones pactadas. En hoteles vacacionales y con clientela de tour operador esta
funcin queda minorada, debido a que los servicios estn previamente pactados y especifi-
cados en el bono.

La segunda funcin de la tarjeta es que sirve de identificacin del cliente cuando utiliza los
servicios del hotel, sirvindole igualmente de tarjeta de crdito cuando efecta consumo de
servicios.

2.- Room rack.- El recepcionista anota en el mismo la ocupacin de la habitacin. El
room rack, o estado de control de habitaciones, es un panel en el que figuran todas las
habitaciones del hotel y una ficha o slip (anexo n. 2) con los datos bsicos del cliente
que indica si dicha habitacin est ocupada (y en qu condiciones) o no. Existen diferentes
fichas de color para determinar si la habitacin est preparada, o est limpindose o blo-
queada, de modo que con todo ello, y de forma visual sencilla, el recepcionista tiene una
informacin inmediata del estado de las habitaciones.

3.- Libro registro de entradas de clientes.- Inmediatamente el recepcionista registra al
cliente en el libro de entradas (anexo n. 3). En el mismo se registran los movimientos de
entradas y salidas diarias de viajeros. En el sistema propuesto se utiliza igualmente para
dejar constancia de una serie de anotaciones que suponen controles adicionales muy impor-
tantes:

- N. de habitaciones ocupadas. Se obtiene mediante la adicin y sustraccin de entradas
y salidas respectivamente en relacin con la ocupacin del da anterior.

- N. de personas alojadas. Igual que en el caso anterior.

- Produccin o venta por concepto de habitaciones ocupadas. Igual procedimiento que en
los casos anteriores.

- Produccin o venta en concepto de pensiones. Por el mismo procedimiento.

Este control adicional registrado en el libro de entradas es particularmente til en hoteles
de ciudad, donde el movimiento de entradas y salidas sin servicios contratados por agen-
cias es muy importante.

4.- Registro en Mano Corriente.- A continuacin se introducen los datos de la habitacin
en la mano corriente o diario de produccin (anexo n. 4). Este documento, una vez visa-
do por el departamento de intervencin o control pasa a ser documento contable, en base al
cual se contabiliza la produccin o venta de cada departamento. Es por tanto un documento
resumen de vital importancia que debe recoger, sin excepcin, todas las ventas que se rea-
lizan en el hotel, de modo que ninguna de ellas puede realizarse sin que quede registrada
en este documento.

5.- Factura.- Como ltimo paso la recepcin abre factura al cliente (anexo n. 5). General-
mente se abren dos facturas, una para los servicios cubiertos por la agencia o tour operador
y otra para los servicios no cubiertos, o factura de extras.

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La mayor parte de los programas actuales de front office realizan automticamente las
anotaciones indicadas anteriormente, adems de otras posibles, como registro permanente
de clientes (crdex), pases automticos a contabilidad, confeccin de toda clase de estads-
ticas y listados, etc.

En todo caso los documentos sealados son imprescindibles y se debe confrontar que entre
ellos existe concordancia de datos. Esta es una funcin auxiliar del control fundamental,
que en ningn caso debe obviarse. As:

- El Room rack, el libro de entradas y el diario de produccin (mano corriente) deben
coincidir en cuanto al nmero de habitaciones ocupadas y personas registradas.

- Estos mismos documentos deben coincidir en dichos datos con el parte de gobernanta,
a su vez confeccionado con los partes que cada camarera completa al limpiar cada
habitacin del hotel. La informacin aportada por la camarera en su parte diario es fun-
damental, ya que bsicamente es la nica persona que por obligacin entra en cada
habitacin ocupada. La gobernanta del hotel (responsable del departamento de limpie-
za) efecta controles con la recepcin al menos dos veces al da al objeto de contrastar
sus datos con los del room rack de la recepcin.

- El libro de entradas, el diario de produccin y los cargos en facturas deben coincidir
diariamente en cuanto a importes cargados por habitacin y pensin.

3.1.4.- Registro de las acciones de venta y su contabilizacin.-

1.- Registro en el diario de produccin.- A medida que el cliente durante su estancia va
consumiendo productos o servicios se van cargando, a travs de las correspondientes factu-
ras, en el diario de produccin, que una vez cerrado al final del da indica las ventas totales
por cada departamento.

2.- Cargo en factura.- La recepcin pasa a la factura del cliente todos los cargos del da que
han sido registrados en la mano corriente, de modo que dicha factura queda permanente-
mente actualizada. Si el sistema est computerizado el paso ha sido automtico desde los
puntos de venta.

3.- Intervencin.- El departamento responsable del control administrativo comprueba que
todos los registros realizados en la mano corriente (ahora referidos a las ventas de aloja-
miento) son correctos. Utiliza para ello tcnicas de cuadre (especificadas en el apartado
3.1.3) y chequeos. Con su visto bueno valida el documento para ser registrado contable-
mente.

4.- Pase a libros auxiliares.- El diario de produccin hace igualmente la funcin de libro
auxiliar de clientes alojados, indicando saldos por cada habitacin, y a travs de los datos
registrados en el mismo se completan los libros auxiliares de clientes, cuentas por cobrar
y movimientos de caja.

5.- Contabilizacin.- Se contabilizan las ventas con abono a la cuenta de Ventas de aloja-
miento y cargo a la cuenta de clientes, en una cuenta puente denominada clientes aloja-
dos.
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3.1.5.- La salida del cliente.- Los pasos a dar por la recepcin son los siguientes:

1.- Cierre de factura.- Antes de finalizarla se consulta con los departamentos de venta
abiertos en ese momento por si hubiera algn cargo pendiente de llegar a recepcin. En
caso de que el sistema de facturacin est debidamente computerizado esto no es necesa-
rio, ya que los terminales punto de venta deben estar conectados con la recepcin y el pase
a factura es automtico.

2.- Cobro de factura.- O en su caso pase a crdito, siempre que el cliente tenga concedido
tal crdito o sus servicios estn amparados por un bono de agencia. En este ltimo caso hay
que cobrar la factura de extras o servicios no cubiertos.

3.- Mano corriente.- Pasar el cobro o crdito al diario de produccin y dar salida a la habi-
tacin y personas.

4.- Libro de entradas y salidas.- Registrar la salida, anotando la habitacin, n. de personas,
importe habitacin e importe pensin.

5.- Room Rack.- Reflejar en el mismo la nueva situacin de la habitacin.

Intervencin y Contabilizacin.- El departamento de control comprueba que los registros
anotados en mano corriente son correctos y les da el visto bueno para su contabilizacin. El
departamento de contabilidad procede a cancelar la cuenta puente clientes alojados, abo-
nando los importes a la misma y cargando a Caja (en caso de pago al contado) o a Clien-
tes, cuentas por cobrar. El saldo de la cuenta de clientes alojados debe coincidir diaria-
mente con el saldo que figura en recepcin en el diario de produccin.

Archivo de documentos.- Las facturas permanecen en Recepcin hasta la salida del cliente.
En caso de pago al contado el cliente se queda con el original y la copia se enva a Admi-
nistracin con la documentacin del da, para su control y archivo. Los originales de los
vales de cargo en factura se entregan al cliente o se destruyen; las copias fueron enviadas a
Administracin en su da con las liquidaciones de facturistas, donde quedan archivadas.

En caso de crdito el cliente se lleva una copia de la factura para informacin. El original
lo firma y junto con el bono de agencia o documento que avale el crdito se enva a Admi-
nistracin, donde el departamento de Cuentas por cobrar continuar la gestin.

La mano corriente es enviada diariamente a Administracin para su control y archivo como
soporte contable.

3.1.6.- El informe del yield.- Consiste en un informe a la Direccin que refleja diariamen-
te la produccin realizada en el departamento de alojamiento en trminos comparativos con
la produccin establecida como ideal para cada perodo. As refleja finalmente un porcen-
taje de ventas realizado en relacin con el establecido.

El yield se diferencia del informe tpico sobre el porcentaje de ocupacin del hotel, en que
aqul tiene en cuenta dos factores, ocupacin y precios, mientras que ste ltimo slo tiene
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en cuenta la ocupacin, de modo que el primero da una informacin ms significativa a la
direccin.

El informe requiere adems un exhaustivo control de la ocupacin y sus caractersticas por
parte de la intervencin, ya que debe valorar cada unidad monetaria dejada de vender, ya
sea por falta de ocupacin o por descuentos. Como anexo n. 6 se presenta un supuesto de
este informe fcil de interpretar. Es particularmente til en hoteles de ciudad donde el con-
trol de la ocupacin debe ser ms amplio.

3.1.7.- Estadsticas.- Las estadsticas ms trabajadas en la industria en relacin con aloja-
miento son:

Porcentaje de ocupacin de habitaciones.- Refleja la relacin entre habitaciones ocupadas y
habitaciones disponibles. Es sin duda el ratio de operacin ms utilizado en la industria.

Porcentaje de ocupacin en personas.- Igual al anterior, pero referido al nmero de perso-
nas alojadas en relacin con las posibles. Es menos utilizado que el anterior, pero igual-
mente prctico.

Ratio de doble ocupacin.- Tambin expresado en trminos de nmero de personas aloja-
das por habitacin ocupada. Relacin entre personas y habitaciones ocupadas.

Yield.- Expresado en el apartado 3.1.6.

Precio medio por habitacin ocupada.- Relacin entre importe total de ventas netas de alo-
jamiento y nmero de habitaciones ocupadas.

Porcentajes de ocupacin de cupos.- Refleja el nivel de utilizacin del cupo concedido a
cada tour operador o agencia. Relacin entre habitaciones ocupadas efectivamente y cupo
concedido. Es muy significativo al final de la temporada para la negociacin de nuevos
contratos con tour operadores.

3.2.- Alimentacin y Bebidas.- Tal como se ha indicado, la produccin de este departa-
mento junto con el de alojamiento supone ms del 95% de la facturacin total del hotel. El
peso especfico en dicha facturacin de este departamento es mayor en los hoteles vacacio-
nales, en los que casi toda la clientela se aloja en rgimen de media pensin o pensin
completa. En trminos de control presenta una mayor complejidad que el departamento de
alojamiento, especialmente en lo referido al consumo de materias primas, ya que una bue-
na parte de ellas est sometida a un proceso de transformacin durante la elaboracin de
los platos, lo que se estudiar en el captulo de costes de venta.

En lo referido a control de ventas es conveniente distinguir entre los tres tipos de puntos de
venta ms importantes


3.2.1.- Restaurante a la carta.-

Es el restaurante de ms calidad del hotel. En l no se sirven los mens de media pensin o
pensin completa. El sistema propuesto de control de ventas es el siguiente:
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1.- Comanda.- Es el documento que recoge la transaccin mercantil entre el cliente y el
establecimiento (anexo n. 7). Cuando un cliente solicita algn producto de la carta queda
reflejado en esta comanda o nota de pedido.

La comanda es tomada por el matre (a veces por el camarero) en tres copias:

El original es presentado por el camarero al facturista, quien lo sella para certificar que los
platos especificados se estn facturando. Una vez sellado el original se presenta en cocina
al objeto de que este departamento elabore y entregue los platos al camarero para su servi-
cio. Bajo ningn concepto se pueden despachar artculos de la cocina sin que exista la co-
rrespondiente comanda sellada.

La primera copia queda en poder del facturista, a la vista de la cual (y las posibles siguien-
tes comandas de la mesa) elabora la factura.

La segunda copia queda en poder del camarero para as tener en todo momento control de
lo solicitado por el cliente.

2.- Factura.- A la finalizacin del servicio a la mesa el camarero solicita la factura elabora-
da basndose en las diferentes comandas. La factura se hace por duplicado.

3.- Cobro o crdito.- El cliente abona la factura o la firma para que le sea cargada en su
cuenta. En caso de abono se le entrega la factura original. El facturista unir a la copia de
la factura todas la primera copia de las comandas que estaban en su poder. En caso de cr-
dito se le pide firme el original de la misma, que se devuelve al facturista, quien le une las
comandas correspondientes.

4.- Liquidacin del facturista.- A la finalizacin del servicio el facturista elabora un estado
resumen de las ventas realizadas o liquidacin del turno (anexo n. 8). En dicho estado re-
sumen refleja las ventas realizadas por cada concepto (comidas, bebidas o varios) y cmo
han sido cobradas (contados, crditos o cuenta casa), debiendo coincidir ambos importes
totales. De esta liquidacin que se hace por duplicado es entregada una copia en recepcin
y otra en Administracin para su control.

5.- Liquidacin con recepcin, registro de la produccin y cargos en cuenta del cliente.-
Recepcin, a la vista de la liquidacin del facturista y las facturas aceptadas por el cliente a
crdito procede a registrar en mano corriente estos hechos. Si el sistema est mecanizado
esto se ha producido automticamente desde el punto de venta, tanto el registro de la pro-
duccin en la mano corriente como el pase a la factura del cliente.

6.- Intervencin.- El departamento de control recibe del facturista una copia de la liquida-
cin junto con las facturas, a las que se han unido las comandas correspondientes. Control
comprueba que las facturas han sido correctamente confeccionadas en cuanto a cantidades
y precios, as como a totales, contrasta las comandas unidas a la factura con las recibidas
de cocina y da el visto bueno a la liquidacin. Enva a recepcin las facturas firmadas por
el cliente para que sean archivadas por este departamento hasta el momento del pago final
de la factura.

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7.- Pase a libros auxiliares y 8.- Contabilizacin.- Una vez visados por intervencin los
documentos anteriores, especialmente la mano corriente, esta es contabilizada siguiendo lo
indicado en el apartado 3.1.4., secciones 4 y 5. Las ventas se abonan a las cuentas de Ven-
tas restaurante carta: comidas, bebidas y varios.

9.- Archivo de documentacin.- El original de las comandas lo recibi Administracin de
Cocina para su control y posteriormente se destruye. La primera copia la recibi junto con
las facturas (copias u originales) del facturista, quedando archivadas en el departamento
junto con las liquidaciones. El camarero destruy su copia.

La factura original se entreg al cliente en caso de pago, si no firmada se envi a Recep-
cin para cargo en cuenta, cuyo departamento al final de la estancia del cliente se la entre-
ga al mismo o se destruye. Las copias son archivadas en Administracin junto con la liqui-
dacin del facturista.

3.2.2.- Restaurante men.- En este tipo de restaurante es en el que se sirve a los clientes
que tienen contratado el rgimen de pensin alimenticia. Con independencia de cul sea el
tipo de servicio (en mesa o buffet) el procedimiento administrativo es similar al restaurante
a la carta con las siguientes salvedades:

1.- Relacin de clientes y tipo de servicio.- El matre dispone de una relacin de todos los
clientes que tienen contratado el servicio de pensin alimenticia. Esta relacin le viene
dada diariamente por Recepcin y si el sistema est mecanizado puede acceder adems a
dicha informacin a travs del punto de venta situado en el restaurante.

2.- Utilizacin del servicio por parte del cliente.- Cuando el cliente utiliza el servicio en el
restaurante debe identificarse con su tarjeta. El Matre anota en una hoja de control que el
servicio le ha sido prestado, de este modo sabe por ejemplo que no puede volver a disponer
del servicio de cena si ya ha hecho uso del almuerzo y est en media pensin.

3.- Comanda.- Si el servicio se realiza en la mesa, o parte del mismo (segundos platos o
postres) la comanda se toma al objeto de controlar los productos salidos de la cocina. No
tiene efectos en cuanto a la facturacin, ya que los servicios han sido cargados en factura
independientemente de si los utiliza o no. Sin embargo s tienen pleno valor a efectos de
facturacin las comandas relativas a servicios no cubiertos (servicios extras) tales como
aguas, vinos, licores, etc. En algunos establecimientos se pide al cliente que firma la co-
manda de los platos principales y se archiva al objeto de demostrar que el servicio ha sido
realizado.

Si todo el servicio es de buffet la comanda slo se toma para los servicios extras.

En todo caso el proceso administrativo contable es a partir de aqu igual al indicado para el
restaurante a la carta.

3.2.3.- Bares.- El control de ventas en bares es ms delicado que en los restaurantes, debi-
do tanto a la posible inclinacin a la utilizacin de la materia prima por parte de los em-
pleados, como al hecho de que es ms difcil mantener la divisin de funciones, ya que en
muchos casos en los bares de los hoteles slo hay una persona por turno. Adems no se
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despachan botellas completas en algunos casos, sino que son slo porciones, a veces de
difcil control.

El control en el bar se establecer en consecuencia en funcin de la estructura y organiza-
cin del mismo: Si disponemos de facturista o no, si los camareros de mesa pagan a los
que despachan desde la barra y si hay una persona especfica para esta funcin, si hay un
solo empleado, etc.

Como no se pueden contemplar en estos apuntes todas las situaciones posibles se indican
las ms comunes:

1.- Si hay facturista lo ideal es que los camareros comanden por duplicado una copia
para el camarero y otra para el facturista, quien procede a confeccionar factura o ticket. En
este caso el proceso administrativo continua igual que el expuesto para los restaurantes.

2.- Si no hay facturista y adems hay un solo empleado en el bar (algo muy corriente en el
cctel bar del hotel) es difcil establecer controles de venta. En este caso hay que poner
mucho ms acento en la confianza de la persona encargada. Para minimizar las posibles
faltas de facturacin se suele pasar parte de la responsabilidad del control al cliente, me-
diante carteles indicadores de que exija siempre el ticket. Cuando la venta es a crdito esto
siempre ocurre, porque debe ser firmado, pero no a veces con ventas al contado.

Es importante exigir al camarero que emita factura desde el mismo momento del pedido y
una copia la deje en la mesa del cliente. De este modo es comprobable por cualquier inter-
ventor que nada se ha servido sin que se haya facturado.

En todo caso si existiera la prctica fraudulenta de no registrar ventas por parte del em-
pleado, los costes de venta de los balances mensuales, consecuencia de la realizacin del
inventario, lo detectaran, como se ver en el captulo de costes de venta.

Existen por otra parte aparatos dispensadores en el mercado que, adems de porcionar los
servicios de forma exacta, disponen de contadores, con lo que se puede controlar el nmero
de raciones o servicios despachados.

En todo caso desde el punto de vista administrativo contable, el encargado del bar debe
realizar una liquidacin a final de turno similar a la realizada por el facturista de restauran-
te, siguiendo el mismo procedimiento de entrega, intervencin y contabilizacin indicado
en aquel caso.

3.2.4.- Estadsticas.- Al igual que en alojamiento, el proceso de informacin finaliza con
la elaboracin de estadsticas e informes especficos. Las ms comunes son las siguientes:

Platos vendidos en unidades por periodo.- Informa los platos vendidos en los puntos de
venta. Se utiliza tanto en trminos absolutos como relativos, especialmente esta ltima,
expresada en porcentaje de ventas sobre el total.

Ventas generadas por plato.- Igual al anterior pero expresado en pesetas totales vendidas,
tanto en trminos absolutos como relativos.

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Platos no vendidos.- Informacin de los platos que no han tenido movimiento desde la fe-
cha requerida.

N. de cubiertos vendidos.- Tambin se puede expresar en porcentaje de rotacin o utiliza-
cin del restaurante.

Cubiertos pagados y no servidos.- Se emplea para conocer el nivel de utilizacin de los
servicios de pensin alimenticia contratados.

Precio medio del cubierto o servicio.- Nos da a conocer el gasto medio por cliente servido
en el punto de venta a que se refiere.

Ventas por cliente alojado.- Indica el gasto medio por cliente alojado (no servido) en cada
punto de venta. Es un ratio muy manejado en la industria.

3.3.- Proceso administrativo de ventas en otros departamentos.- Dentro del grupo de
los llamados departamentos menores de operacin, puede haber un gran nmero de ellos
que generan ventas. Los ms habituales son telfonos, lavandera de clientes, cambio de
divisa y mquinas de ventas varias.

En general, y dependiendo del hotel, los ingresos generados por alquileres de tienda de
peridicos, peluquera, rent a car, etc. son producto de un contrato de arrendamiento de
local o de negocio, por lo que no se tratan como un departamento propio del hotel desde el
punto de vista administrativo.

3.3.1.- Telfonos.- Hoy da todos los hoteles disponen de centralitas que gestionan de ma-
nera automtica el cargo al cliente por las llamadas efectuadas y que a su vez estn conec-
tadas con el ordenador de recepcin, que carga directamente en factura del cliente y en
mano corriente.

Si no fuera as el proceso consistira en efectuar un justificante de cargo cada vez que el
cliente utiliza los servicios de telfono. Este justificante se lleva a un documento resumen o
liquidacin de telfonos al final de cada da y se procede a continuacin como si de una
liquidacin de facturista se tratara.


3.3.2.- Lavandera de clientes.- En las habitaciones de clientes existen bolsas para deposi-
tar la ropa sucia que retira la camarera junto con un impreso que el cliente rellena indican-
do el nmero de piezas a lavar. Este impreso que va firmado por el cliente sirve como nota
de cargo (recurdese que no puede existir ninguna transaccin que no tenga reflejo en un
documento).

Al final del da se procede a resumir las notas de cargo en una liquidacin o documento
resumen y a continuacin se procede administrativamente como si de una liquidacin de
facturista se tratase.

3.3.3.- Cambio de divisas.- Este servicio supone una autorizacin previa del banco de
Espaa, por lo que se encuentra muy regulado.

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En general es necesario realizar comprobantes de cada cambio efectuado, identificando a
quien cambia. En dicho documento se especifican las condiciones de cambio, tipo de divi-
sa, etc.

Estos documentos son reflejados al final del da en un documento resumen, que a efectos
contables tienen el mismo tratamiento que cualquier liquidacin de facturista, una vez que
las divisas han sido cambiadas en el banco y se refleja el beneficio obtenido, que es lo ni-
co que se lleva a libros contables, quedando como soporte la liquidacin diario y el cambio
del banco.

3.3.4.- Estadsticas.- De todos los departamentos anteriores se obtienen igualmente esta-
dsticas que ayudan a interpretar el nivel de utilizacin de los servicios.

Bsicamente las ms utilizadas son las referidas a ventas por cliente alojado.


4.- Gestin de cuentas por cobrar.- En administracin existe una persona responsable de
gestionar cobros pendientes de clientes y agencias, independientemente de que para deter-
minados casos utilice el apoyo de la recepcin o la propia direccin del complejo. Los pa-
sos a dar son los siguientes:

1.- Recepcin de documentacin.- El departamento de Recepcin enva diariamente a Ad-
ministracin toda la documentacin del da. Entre dicha documentacin estn las facturas
salidas a crdito unidas al bono que avala el mismo. Bajo ningn concepto pueden quedar
en Recepcin facturas salidas a crdito y no ser enviadas a Administracin el mismo da de
la salida del cliente.

2.- Pase a libros auxiliares.- El responsable de cuentas por cobrar lleva el libro de clientes,
anotando en el mismo los cargos de las facturas salidas a crdito y los abonos cuando se
produce el cobro, llevando una cuenta por cliente o agencia, de modo que la misma tiene
permanentemente actualizado los saldos con especificacin clara del nmero de la factura.
Es importante que los saldos se identifiquen con facturas especficas pendientes de cobro,
por lo que en el momento del cobro deben ser identificadas las facturas pagadas.

3.- Envo al cobro.- Generalmente se hace por correo o mediante entrega directa a la agen-
cia o tour operador. Es conveniente controlar que se envan todas las facturas mediante la
tcnica de cuadre con las facturas salidas a crdito del da. Se enva original de factura y
bono, dejando copia debidamente archivada en facturas pendientes de cobro.

4.- Cobro.- Al llegar el cheque o transferencia se pasa al libro auxiliar de clientes identifi-
cando la facturas o facturas a las que corresponde el pago. En caso de diferencias se identi-
fica igualmente a qu facturas corresponden se hace la anotacin correspondiente y se so-
mete a aprobacin, corrigindose la facturacin o pidiendo a la agencia el pago de las dife-
rencias.

5.- Archivo.- Las facturas pagadas pasan a archivo definitivo como soporte contable.

En algunos hoteles vacacionales existe la prctica de realizar facturacin proforma. Esto
es posible cuando las condiciones de pago establecidas con el tour operador lo permiten, y
El sistema de control de ventas
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CV - 13
con ello se puede conseguir adelantar el cobro tantos das como la duracin media de la
estancia.

Consiste en cerrar una factura provisional, proforma, desde el momento de la entrada del
cliente. Esto es posible porque est contratada a priori la duracin de la estancia y los ser-
vicios a prestar.

Es imprescindible en estos casos prestar atencin especial a que la factura real cerrada a
final de la estancia del cliente coincida con la proforma. En caso de que haya habido algu-
na discrepancia (por salida anticipada del cliente, cambio de hotel u otra razn) hay que
modificar la factura proforma y hacer un nuevo envo al tour operador con la correccin.

Supone un doble control pero a veces (dependiendo de los tour operadores con que se tra-
baje) compensa el esfuerzo.


5.- Tcnicas de control.-

5.1.- De prevencin.-

Autorizacin de las transacciones.-

- Relacin de personas autorizadas a realizar descuentos e invitaciones a clientes.

- Relacin de personas autorizadas a actualizar o registrar datos en los libros auxiliares.

Validacin de datos previa al procesamiento.-

- Cotejar n. de habitaciones ocupadas y personas alojadas entre mano corriente y libros
de entradas y salidas.

- Cotejar cargos de habitacin y pensin entre los mismos documentos.

- Cotejar cargos en facturas de restaurante, contrastando comandas de facturista y depar-
tamentos que despachan la comida o bebida.

- Comprobar que los cargos en mano corriente son correctos y que stos se han pasado
correctamente a la factura del cliente.

Verificacin de datos.-

- Dejar evidencia de las comprobaciones realizadas en facturas.

- Verificar peridicamente las normas establecidas.
Segregacin de funciones y responsabilidades.-

- Aceptacin de reservas y asignacin de habitaciones.

- Realizacin de cargos en factura y mano corriente y realizacin de la auditora del da.
Control de gestin y presupuestos en la industria hotelera
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CV - 14

- Toma de comandas y confeccin de facturas.

- Cuentas por cobrar y movimiento de efectivo o cheques.

Normas y procedimientos claramente definidos y comunicados.-

- Fijacin de tarifas y condiciones de descuento o comisiones.

- Especificacin clara de procedimientos de operacin con delimitacin de responsabili-
dades.

5.2.- De deteccin o descubrimiento.-

- Utilizacin de documentacin prenumerada en comandas y facturas.

- Arqueos peridicos en los puntos de venta y en recepcin.

- Utilizacin de dispensadores con sistemas de conteo.

Archivos.-

- Archivo de justificantes en recepcin que avalan los cargos en factura.

- Archivo de facturas pendientes de cobro.

Comparaciones y anlisis de variaciones anormales.-

- Saldos entre perodos.

- Estudio de saldos de clientes alojados.

- Datos reales con presupuestos.

- Estudio de antigedad de saldos pendientes de cobro.

Conciliaciones y anlisis de las partidas de conciliacin.-

- Libro mayor con libros auxiliares. (Saldo en mano corriente y auxiliar de clientes)

- Bancos (cobros).

Confirmaciones y anlisis de discrepancias.-

- Clientes y Bancos.

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