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Capa Notícias Editorial Artigos Colunas Leitura aos Pedaços Redação Sua Opinião Eventos Perfil de Líderes Variedades Quem Somos Fotos “O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NO MUNDO CORPORATIVO”
Ana C am ila Augusto Golze * Ana He le na R odrigue s Dahe r* C am ila Marque s* C arolina Gom e s Q ue iroz Guim arãe s* Fabiana Be ttio* Gie dre de Souza Massucato* Jacque line Diorio C osta* Janaina C re paldi de Souza* Luciana Am aral D ´O live ira* Maria Isabe l da Silva Góis* R ose Francisca da Silva* Sue ly R e gina Be ttio**

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SER SECRETÁRIA Ser Secretária Executiva não é apenas uma questão de opção, mas um verdadeiro desafio que somente as profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a profissão com eficiência e eficácia, no mundo corporativo que vivenciamos hoje. Quais são as atribuições da(o) secretária(o)? Qual a sua área de atuação? Existe curso superior para ser secretária(o)? são perguntas que nós, alunas do curso de Secretariado Executivo Bilíngüe, respondemos cotidianamente, tanto para pessoas de nosso convívio social, como também para profissionais de áreas correlacionadas a esta profissão. Descrever o perfil atual desta profissional é nosso maior objetivo, pois, assim estaremos divulgando aos empresários e demais interessados a capacitação de uma Secretária Executiva formada em nível superior com competência e aptidão para atuar no mercado de trabalho, pois, hoje, essa profissional além de assessorar, participa ativamente das organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais. A profissão de Secretária é regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e 9.261 de 11/01/96, possuindo também o C ódigo de Ética (cópia da Lei e do C ódigo de Ética podem ser acessadas no site www.fenassec.com.br). O curso de Secretariado é oferecido tanto em nível técnico, como superior.

direito e matemática comercial. para o desempenho das suas funções. O PERFIL SECRETARIAL ATUAL Muitas empresas. ? Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências. capacitados a adaptar-se frente a mudanças. além das técnicas secretariais. não têm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretária Executiva. administrativos e emocionais. ? C ompreender os campos da administração e recursos humanos. que é o grande desafio na atribuição da Secretária do novo milênio. Enfim. em níveis de assessoria. mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais. Neste momento. legislação social. gerência. economia geral. organizar e executar atividades secretariais específicas. o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado. dentre outras. A este. escrita. distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância. onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela mesma. Mercosul e outras. com visão holística da empresa. gestão. o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretário Executivo. liderança e outros. diretoria. organização de eventos e enquanto bilíngüe. Para a Secretária Executiva. Ela tem consciência que muitas vezes a sua postura irá refletir a realidade de toda uma organização. a visão da empresa como um todo também se faz necessária. contabilidade. ? Participar e discutir objetivos e metas da organização. ? Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros. atuar nas quatro habilidades (fala. C omo já é de conhecimento de muitos. formada academicamente em nível superior. uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução. ? Organizar eventos dentro de regras protocolares (C erimonial) e de etiqueta social. C abe a Secretária atuar como um “filtro” na diretoria de uma organização. fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma. bem como. as Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para Secretárias Executivas para atuarem como empreendedoras. comunicação. leitura e audio-compreensão) dos idiomas.Em atendimento às freqüentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios. cabe a decisão final apenas em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a organização. a satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objetivo. . AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS A Secretária Executiva utiliza. que conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas. liderança. técnicas redacionais e secretariais. comércio internacional. ? Atuar nas diversas organizações existentes. pois. que são de extrema importância no desempenho de suas funções. onde são capacitadas para: ? Planejar. como a Globalização. ferramentas de motivação. adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos decisórios da mesma. as atividades cotidianas das Secretárias Executivas requerem amplos conhecimentos técnicos. ? Assessorar direta ou indiretamente executivos. sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais. são mais aplicados em soluções de problemas.

tratar a todos com igualdade. proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente. A responsabilidade está sendo exigida a cada trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretária. a motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa. elogiar um bom trabalho realizado. para o desempenho das suas funções. várias horas em treinamento especializado no assunto. A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem feitos em parceria. além de. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO . e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. sua postura diante dos funcionários já é sempre positiva.A comunicação é um tributo essencial da atividade humana. raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação. reconhecidas). dedicam por livre e espontânea vontade. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que. objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário. econômicas. da gerência. A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. sem dúvida. assim.dentre outras. para a motivação das pessoas (elas se sentem lembradas. tanto pessoal. pelo executivo e a Secretária. sobremaneira. O líder compartilha. transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. permanecendo motivados. para atingir o novo status. permitindo. nada menos.A administração do tempo é nada mais. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas. Dela depende o entendimento social. sendo essa. pois. sem afetar sua qualidade de vida. para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive. insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária na administração do tempo próprio e na do executivo. algumas habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma Secretária: MOTIVAÇÃO .As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. familiar e profissional. a fim de que o trabalho seja desenvolvido.A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. COMUNICAÇÃO . É imprescindível estar sempre buscando o . A comunicação deve ser clara. A secretária pode atuar como agente motivador.A motivação é uma das técnicas gerenciais. Assim. independente das diferenças culturais. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas. mas não “manda”. lembrar detalhes pessoais como data de aniversário. quanto profissional. delega. por isso. contribui. que vem respondendo satisfatoriamente às organizações. uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que. a evolução profissional é dinamizada. para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado. um elo de ligações entre a alta hierarquia e demais clientes internos. RESPONSABILIDADE E DECISÕES . pois. que se planejar e organizar sua rotina diária. mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. que encontrem mais tempo para outras atividades. sociais. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. em constante harmonia. Apresentamos a seguir. da Secretária. LIDERANÇA . muito presente no dia-a-dia de uma Secretária. INFORMÁTICA – Além da sua contribuição estratégica. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto. O êxito da empresa.

onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele. para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas. dão ênfase ao relacionamento com os clientes. é necessário ingressar numa faculdade. A profissão segue os princípios da Administração: tomar decisão. a Secretária Executiva era considerada uma simples auxiliar de serviços para as empresas e empresários. Hoje. O PAPEL ATUAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA Já foi o tempo e há muito tempo atrás. Deixou de ser somente apoio. e que não somente atendam aos executivos. mas criado. principalmente com Secretárias Executivas de todas as partes do mundo. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou estudos. fala e traduz textos em vários idiomas e em algumas eventualidades. A Internet trouxe muitos avanços para a profissão. presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções. porém. como espanhol ou alemão. o mundo dos negócios. que transformou o inglês numa língua universal. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes. específicos para apresentações em reuniões internas e externas. devido à internacionalização dos mercados mundiais. já que possibilitou a comunicação com todos os segmentos organizacionais. se possível. essas profissionais buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo. porém. a Secretária Executiva foi buscar conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil. resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços. C om o avanço da tecnologia. aplicam funções gerenciais. pensamentos de sentimentos e aplicá-los. têm habilidade para a comunicação e para o trabalhar em equipe. O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com . separar fatos de opiniões. realizado e administrado pela profissional Secretária Executiva. as necessidades das organizações. este conceito se transformou a partir do momento que ela se tornou essencial para o desenvolvimento das entidades e empresas. O executivo começou a reconhecer e valorizar o papel da Secretária Executiva. que deixou de ser apenas desejável para ser imperativa. atitude empreendedora. por exemplo.apenas uma função. no momento da contratação. trabalhar em equipe. O mercado atualmente considera requisito básico. C onhecer e aprofundar-se no inglês há tempos deixou de ser um privilégio de poucos para cair nas graças de muitos. tem visão geral e holística da organização. Hoje. Aprender um novo idioma não é mais um diferencial de um universo restrito de pessoas. conheça um outro idioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês. IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS . Tornou-se uma profissional com postura aberta a mudanças. para se conseguir um bom emprego. conseguindo assim. cultivam as relações pessoais e habilidades com pessoas e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional. substitui o executivo. com perfil de assessora. acompanhando a evolução científica e tecnológica. hoje o idioma espanhol está dominando também.Num mundo em que tudo gira em torno da globalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um segundo idioma. acarretando numa troca de experiências e aprendizagem que contribuiu muito para as relações interpessoais. solucionar conflitos. A Secretária Executiva também desenvolve habilidades de comunicação escrita e oral. mais tempo para desenvolver outras atividades. que o candidato domine o inglês e. quando essa passou a preparar materiais diversificados e criativos. Exigir fluência no idioma é uma prática comum em diversas empresas. mas também estejam interadas das metas e resultados. mas uma necessidade básica para profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. atendendo assim.

C omo assessora e facilitadora.). gestor. coletar dados e elaborar relatórios. orientando a empresa. econômicas e sociais tais como. atender aos clientes internos e externos com eficácia. que academicamente está sendo preparada para estar apta a assessorar e articular a área administrativa das empresas. e gerenciar eficazmente a transmissão e difusão de informações. mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações. sua missão. A administração. aplicando as funções gerenciais. a profissional Secretária trabalha para a organização e não somente para o executivo. suas finalidades e a . esclarecendo que a profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas. banco de dados. em termos de idiomas e comunicação geral. Estas características estão diretamente relacionadas com as mudanças políticas. A Secretária Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizações. instrumentalizando. conhecer e aplicar elementos de psicologia. transformando ameaças em oportunidades. CONCLUSÃO A Secretária Executiva é uma profissional. correio eletrônico. A beleza pode ser importante. cargo considerado de alta confiança. a globalização. obter uma visão geral da cultura da empresa. sendo o agente executor mais próximo do centro de deliberação do processo decisório. e consultor. empreendedor. sua razão de ser e seus objetivos. C onhecer o negócio da empresa. falta de plano de carreira e de salários específicos para a profissional Secretária. processadores de textos. intranet. aumentando assim as vantagens competitivas. trabalhando com a cultura da organização. com idéias e práticas inovadoras. comunicadora e articuladora. usar amplamente a informática (planilha eletrônica. ou seja. tendo como atribuições: administrar eficazmente o tempo. Os pontos fortes da profissão são a expansão de limites com aumento de responsabilidades. o Bacharel em Secretariado passa a atuar de diversas formas e em variadas frentes de atividade como: assessor. gestora e assessora. planejamento e organização são conceitos que a Secretária Executiva deverá dominar em toda a sua extensão. exercendo funções gerenciais. segurança e qualidade SUPORTE SECRETARIAL Diante das profundas alterações por que vem passando o mercado de trabalho. etc. Internet.O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com relação à formação das Secretárias Executivas. utilizando seus conhecimentos para criar estratégias. manter atualizados os arquivos manuais e informatizados. com competitividade. aplicar as técnicas secretariais (arquivos. que exige cada vez mais um novo perfil deste profissional. resolver problemas inerentes ao seu trabalho. Os pontos fracos ainda são a grande variação de salários. no livro titulado “O Trabalho das Nações”. coordenar o trâmite de papéis. valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação. que vem conquistando um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas. que cita o Secretário como uma das prósperas profissões e a classifica entre o seletíssimo grupo de trabalhadores denominados “analítico-simbólico”. gerenciar tarefas operacionais. além de estar preparada para ser inovadora. follow-up. e a procura é por profissional com postura de gerente. com relativa estabilidade e bom salário. agenda e viagens). A Secretária do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. considerando o padrão brasileiro. compras e cotação com fornecedores. definindo a profissão como uma das mais proficientes e promissoras. empreendedora. melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços. seus produtos. criativa. como mostra a própria organização das Nações Unidas. muitas denominações para a profissão. vem sendo o elo entre a empresa e seus clientes internos e externos e como coordenadora de informações administra relacionamentos e conflito s. redigir textos profissionais especializados. mas deixou de ser fundamental para as empresas que buscam assegurar seu espaço no mundo dos negócios.

ANTONIO PIRES. Acessado em 23/09/2005.empresa. 2000.html. 3ª ed. Manual do Secretariado Executivo. suas finalidades e a administração.ufba. endereço http://www.br/guia/secretariado. WebMasters Programs Copyright 2005 © .. A profissão de Secretária é afetada diretamente com as mudanças e tendências do mercado por sua atuação nas organizações. Lei de Regulamentação. Acessado 18/09/2005. C ARVALHO. Obtido Internet. BIBLIOGRAFIA ALONSO.É permitida a reprodução dos textos desde que solicitada permissão . via em Suporte secretarial. seus produtos. MARIA ESTER C AMBRÉA. Editora D’ Livros.vestibular. é fundamental. A arte de assessorar executivos. Registro Profissional.fenassec. GRISSON. pois. É necessário também dominar outro idioma e saber tomar decisões.Todos os direitos reservados . participação e tomada de decisão. 207 p. Obtido via Internet. endereço www. DILLER.br. a Secretária Executiva tem que estar sempre atualizada e antenada ao que ocorre no mundo. sua missão. exigindo cada dia mais da Secretária para os resultados esperados. ou seja. dentre suas habilidades estão as funções de assessoria. Edições Pulsar.Os artigos assinados são de responsabilidade de seus autores . São Paulo. Para se atender a demanda. 2002.. Atualmente a Secretária está mais envolvida nos negócios da empresa e o executivo está delegando mais responsabilidades. ter amplos conhecimentos para sua atuação. SP. estar sempre aprendendo para assim.com.. 606 p.