MANAJEMEN OPERASIONAL PENJADWALAN JANGKA PENDEK

MODUL 9, 10

OLEH : Ali Mashar MM

PROGRAM KELAS KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA – 2008

Penjadwalan Jangka Pendek

PENJADWALAN JANGKA PENDEK

Penjadwalan berkaitan dengan pemilihan waktu operasi.dalam tahapan perencanaan agregat sibuat keputusan mengenai penggunaan fasilitas,persediaan,karyawan,dan kontraktor dari luar.Kemudian jadwal induk memecah rencana agregat dan mengembangkan jadwal output dan keseluruhan .Kemudian jadwal jangka pendek menerjemahkan keputusan kapasitas,perencanaan jangka menengah dan jaswal induk kedalam urutan pekerjaan dan penugasan karyawan,material,dan permesinan secara spesifik. Kepentingan strategis penjadwalan sangat jelas : 1. Dengan lebih membuat besar pernjadwalan ssetiap secara dolar efektif,berarti yang di perusahaan

2

menggunakan aset secara lebih efektif dan menciptakan kapasitas yang untuk tanamkan,yang selanjutnya,menghasilkan biaya yang lebih rendah.

2. Kapasitas tambahan dan fleksibilitas yang terkait ini menghasilkan
pengiriman yang lebih cepat dan karenanya memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik. 3. Penjadwalan yang baik merupakan keunggulan bersaing karena berperan dalam penyerahan yanng terikat.

PENJADWALAN MAJU DAN MUNDUR Penjadwalan mencakup penugasan batas waktu pada pekerjaan tertentu,simana terdapat banyak pekerjaan secara bersamaan bersaing untuk menggunakan sumber daya yang sama.Untuk membantu mengatasi berbagai

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

kesulitan dalam penjadwalan,maka teknik penjadwalan dapat digolongkan sebagai berikut :

1. Penjadwalan maju,memulai jadwal segera setelah persyaratan suatu
pekerjaan diketahui.Penjadwalan maju digunakan dalam nernagai organisasi seperti rumah sakit,klinik,rumagh makan mewah dan produsen perkakas mesin.Dalam fasilitas seperti ini pekerjaan dilakukan sesuai dengan pesanan pelanggan,dan biasanya diminta untuk dikirim sesegera mungkin.Penjadwalan maju pada umumnya dirancang untuk menghasilkan sebuah jadwal yang dapat dipenuhi selakipiun,hal ini berarti batas waktunya tidak dapat dipenuhi.Dalam banyak kejadian,penjadwalan maju menjadi penyebab tertumpuknya barang setengah jadi.

2

2. Penjadwalan mundur,dimulai dari batas waktu,dan menjadwalkan operasi
terakhir terlebih dahulu.Kemudian urutan pererjaan dijadwalkan satu demi satu,dalam susunan terbalik.Dengan mengurangi lead time untuk setiap item maka diperoleh waktu mulai.Bagaimanapun,sumberdaya yang diperlukan untuk memenuhi jadwal mungkin tidak ada.Penjadwalan mundur digunakan dalam banyak lingkungan manufaktur,seperti halnya lingkungan jasa yang menyajikan senuah perjemuan atau penjadwalan operasi pembedahan.Dalam praktik,sebuah kombinasi dari penmjadwalan maju dan penjadwalan mundur sering dugunakan untuk memenukan titik temu diantara apa yang dapat dipenuhi dan batas waktu pelanggan.

KRITERIA PENJADWALAN Teknik penjadwalan yang benar nergantung kepada volume,pesanan,sifat alami operasi dan kompleksitas pekerjaan keseluruhan,demikian pula lkepentingan yang ditempatkan pada setiap empat kriteria.keempat kriteria tersebut adalah :

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

1. Minimasi waktu penyelesaian,kriteia ini dievaluasi dengan menentukan waktu
penyelesaian rata-rata untuk setiap pekerjaan. 2. Maksimasi utilisasi.kriteria ini dievaluasi dengan menghitung persentase waktu digunakannya fasilitas. 3. Minimasi persediaan barang setegah jadi.Kriteria ini dievaluasi dengan menentukan jumlah pekerjaan rata – rata dalam sistem tersebut.Hubungan antara banyaknya pekerjaan dalam seistem dan persediaan WIP akan tinggi.Oleh karena itu,lebih sedikit pekerjaan dalam sistem,maka lebih rendah persediaan yang ada. 4. Minimasi waktu tunggu pelanggan.Kriteria ini di evaluasi dengan menentukan jumlah keterlambatan rata-rata. Keempat kriteria diatas digunakan penjadwalan difahami,mudah ini,tujuan untuk yang penjadwalan menevaluasi baik adalah harus san untuk kinerja.apalagi,pendekatan sederhana,jelas,mudah realistis.Denga pertimbangan

2

dilakukan,fleksibel,

mengoptimalkan penggunaan sumber daya sedemikian rupa sehingga tujuan produksi dapat dicapai.

PENJADWALAN PUSAT KERJA YANG TERFOKUS PADA PROSES. Fasilitas yang terfokus pada proses ( juga dikenal sebagai fasilitas jobshop)merupakan fasilitas dengan variasi yang tinggi dan volume rendah, yang biasanya didapati pada organisasi manufakture dan jasa.Sistem penjadwalan baik manual maupun otomatis , harus akurat dan relevan.Hal ini berarti bahwa sistem penjadwalan membutuhkan sebuah database produksi dengan fail perencanaan dan pengendalian.Terdapat 3 jenis fail peremcanaan(planning file),yaitu :Sebuah fail induk yang berisi informasi tentang setiap komponen yang dihasilkan atau dibeli oleh perusahaan.

1. Sebuah fail rute,yang menunjukkan aliran setiap
perusahaan

komponen dalam

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

2. Sebuah fail induk pusat kerja,yang berisi informasi tentang pusat kerja,seperti efisiensi dan kapasitas. Fail pengendalian (control file) menelusuri kemajuan yang sebenarnya debandingkan dengan perencanaan untuk setiap pesanan kerja.

PEMBEBANAN PEKERJAAN PADA PUSAT KERJA Pekerjaan berarti penugasan pekerjaan pada pusat kerja atau pusat pemrosesan.Para manajer operasi menugaskan pekerjaan pada pusat kerja sedemikian rupa sehingga biaya, waktu luang,atau waktu penyelesaian dijaga tetasp minimal.Pusat kerja mengambil dua bentuk,yang pertama berorientasi pada kapasitas , yang kedua berkaitan dengan penugasan pekerjaan tertentu bagi pusat – pusat kerja. Pengendalian Input Output Pengedalian input-output adalah sebuah teknik yang menjadikan karyawan operasi dapat mengelola aliran kerja. Jika pekerjaan tiiba lebih cepat dari pada yang sedang diproses,maka fasilitas dibebani secara berlebihan dan terjadi backlog. Pembebanan yang berlebihan menjadi peyebab penuhnya fasilitas, yang mengakibatkan adanya ketidak efesienan dan mutu.jika pekerjaan tiba lebih lambat dibandingkan pekerjaan sedang proses ,maka fasilitas kurang terbebani dan bisa jadi pusat kerja kekurangan pekerjaan .fasilitas yang kurang terbebani menghasilkan kapasitas yang kosong dan pemborosan sember daya. pilihan yang tersedia bagi karyawan bagian opreasi untik mengatur fasilitas aliran kerja mencakup hal-hal berikut:meningkatkan kinerja 1) meningkatkan kapasitas 2) meningkatkan atau mengurangi imput pada dasar kerja dengan cara: (a) mengalihkan pekerja dari atau kerpusat kerja lainmya, (b) meningkatkan atau mengurangi subkontrak,

2

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

(c) memproduksi lebih sedikit atau lebih banyak.

Diagram Gantt Diagram Gantt (Gantt chart) adalah diagram yang menunjukan perencanaan yang digunakan untuk menjadwalkan sumbe rdaya dan mengalokasikan waktu. Daigram Grantt ini mempunyai keterbatasan utama yaitu : diagaram Gantt pembebanan tidak memperhitungkan variabelitas produksi seperti gangguan mesin yang tidak diharapkan atau kesalahan manusia yang memerlukan pekerjaan ulang. Sebagai konsekuensinya,diagram Gantt harus diperbaharui secara berkala untuk memperhitungkan perkerjaan dan perkiraan waktu baru yang ditinjau kembali. Metode Penugasan Metode Penugasan (assignment method) adalah sebuah proses pemprograman linier khusus yang mencakup peoses pelimpahan tugas atau pekerjaan pada sumber daya yang ada seperti: 1) penugasan kerja pada mesin, 2) kontrak pada pemberi penawaran 3) karyawan dalam proyek 4) dan karyawan pemasaran pada wilayah tertentu . Tujuan yang paling sering adalah untuk meminimasi biaya total atau waktu yang paling diperlukan untuk melaksanakan tugas yang ada. Satu permasalahan yang penting adalah bahwa hanya terdapat satu pekerjaan atau pekrjaan yang ditugaskan untuk satu mesin atau proyek. Setiap masalah penugasan dapat menggunakan tabel. Angka dalam tabel adalah waktu atau biaya yang berkaitan dengan tugas tertentu.

2

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

TYPESTER PEKERJAAN R-34 S-66 T-50 A $11 $8 $9 B $14 $10 $12 C $16 $11 $7

Mettode Penugasan mencakup penambahan dan pengurangan angkaangka yang sesuai dengan tabel untuk menemukan biaya peluang yang masih lemah untuk setiap tugas . Terdapat empat langkah ditempuh :

2

1)

kurangi semua angka pada baris dengan angka terkecil yang dapat pada baris tersebut dan kemudian ,dari matrixyang dihasilkan , kurangi angka paling kecil dalam kolom tersebut . Langkah ini memiliki tujuan untuk mengngurangi angka dalam tabel sehinggga tampak serangkaian angka nol,yang berarti biaya peluang sama dengan nol.

2)

Gambar garis lurus horizontal dan vertical semanimal mungkin untuk mencoret semua angka nol dalam tabel. Jika jumlah garis sama dengan jumlah baris atau jumlah kolom yang dimiliki oleh tabel ,maka pebnugasanyang optimal telah ditemukan .

3)

Kurangi setiap angka yang tidak tercoret dalam tabel dengan angka terkecil dalam tabel .Tambahkan angka yang sama pada setiap angka yang ditutupi oleh dua garis.jangan mengubah angka yang hanya tercorot oleh satu garis.

4)

Penugasan optimal akan selalu berada pada nilai nol pada tabel. Salah satu cara yang systemmatis untuk membuat sebuah penugasan yang sah adalah memilih sebuah kolom atau baris yang berisi hanya satu angka nol. Penugasan dapat dilakukan pada kotak tersebut, dan kemudian dapat gambarkan garis melalui kolom dan baris tersebut. Penugasan telah dibuat dan dilanjutkan prosedur

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

hingga setiap orang atau mesin sudah ditugaskan pada suatu pekerjaan. Pengurutan Pekerjaan Dipusat Kerja Pengurutan (sequencing);adalah menentukan urutan pekerjaan yang harus dikerjakan pada setiap pusat kerja. Aturan Prioritas untuk Membagikan Pekerjaan Aturan prioritas (priority rule) adalah aturan yang digunakan untuk menentukan urutan pekerjaan dalam fasilitas terfokus pada proses. Seperti klinik ,percetakan , dan bengkel job shop. Aturan yang akan dibahas dalam hal ini ada beberapa prioritas.aturan prioritas yang paling populer adalah : *) FCFS (first come, first served): => yang pertama datang yang pertama dilayani. Pekerjaan pertama yang datang disebuah pusat kerja diproses terlebih dahulu. *) SPT (shortest processing time) : => waktu pemprosesan terpendek .pekerjaan yang memiliki waktu pemprosesan terpendek diselesaikan terlebih dahulu. *) EDD (earliest due date) : => batas waktu paling awal . pekerjaan dengan batas waktu yang paling awal dikerjakan terlebih dahulu. *) LPT ( longest processing time ) : => waktu pemprosesan terpanjang. pekerjaan yyang memilikiwaktu pemprosesan paling panjang diutamakan terlebih dahulu. , lebih besar biasasnya sangat

2

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

Tidak ada suatu urutan khusus dalam hal ini, pengalaman menunjukan hal berikut : 1) SPT biasanya merupakan teknik terbaik untuk meminimalisasi aliran pekerjaan dan memminimasi jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem. Keutamaannya adalah pekerjaan yang memilikiwaktu pemprosesam waktu yang paling panjang dapat secara terusmenerus tidak dikerjakan , karena pekerjaan yang memiliki waktu pemprosesan pendek selalu didahulukan 2) FCFS tidak menghasilkan kinerja yang baikpada hampirsemua krireria (tetapi juga tidak terlalu baik).

3) EDD meminimasi keterlambatan maksimal ,yang mungkin perlu untuk
pekerja yang memilikipenalti setelah tanggal tertentu.

2

Rasio Kritis Rasio kritis merupakan sebuah pengurutan yang merupakan sebuah angkan indeks yangdihitung dengan membagi waktu yang tersisa hingga batas waktu dengan waktu pekerjaan yang tersisa. Rumus rasio kritis adalah : waktu yangter sisa CR = ---------------------------------------hari kerja yang tersisa waktu pekerjaan yang tersisa batas waktu – tanggal sekarang ---------------------------=

Pada kebanyakan sistem penjadwalan produksi,aturan CR dapat membantu untuk melaksanakan hal berikut: 1) Menentukan status pekerjaan tertentu. 2) Menetapkan prioritas relative diantara pekerjaan dengan dasar kesamaan.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

3) Mendhubungkan persediaan dan pekerjaan pesanan dengan dasar kesamaan 4) Menyesuaikan prioritas dan memperbaiki jadwal secara otomatis atas adanya perubahan permintaan dan status kemajuan pekerjaan 5) Menelusurikemajuan pekerjaan secara dinamis

Mengurutkan Sejumlah N Pekerjaan pada Dua Mesin : Aturan Johnson Aturan Johnson (Johnson’rule) sebuah pendekatan yang meminimalisasi waktu pemprosesan untuk meegurutkan sekumoulan pekerjaan melalui dua pusat kerja selagi minimasi waktu luang total dalam pusat kerja . Aturan Johnson ini mencakup empat langkah : 1) Semua pekerjaan dimasukan dalam proses daftar , berikut waktu yang dibutuhkanpada mesin .

2

2) Pilih pekerjaan dengan waktu aktivitas terpendek . jika waktu
terpendek ada pada mesin pertama, maka pekerjaan tersebut dijadwalkan pertama kali. Jika waktu terpendek berada pada mesin kedua, maka jadwalkanpekerjaan tersebut terkhir. Jika terdapat waktu aktivitas seri maka dapat dipilih salah satunya. 3) Setelah bulan pekerjaan dijadwalkan , maka hilangkan pekerjaan tersebut dari daftar. 4) Terap kan langkah 2 dan 3 pada pekerjaan yangf tersisa , dan bekerja hingga ke tengah aturan jadwal.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

KETERBATASAN SISTEM PEMBAGIAN BERBASIS ATURAN Teknik penjadwalan yang baru saja dibahas adalah merupakan teknik berdasarkan pada aturan tertentu ,tetapi system berbasis aturan memiliki keterbatasan.Diantaranya adalah :

1) penjadwalan bersifat danamis; karena itu,aturan itu perlu
ditinjau kembali untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan yang terjadi dalam proses ,peralatan ,bauran produk , dan lainnya.

2) Aturan tidak melihat ke hulu atau hilir ;adanya sumberdaya
yang luang dan bottleneck pada departemen lain mungkin tidak dikenali.

2

3) Aturan tidak melihat yang lain diluar batas waktu .Sebagai
contoh ,dua pesanan mungkin memiliki batas waktu yang sama. Sebuah pesanan bertujuan untuk memberikan persediaan pada sebuah distributor dan pesanan yang lain merupakan pesanan khusus yang jika tidak terpenuhi akan berakibat pabrik pelanggan akan ditutup. Keduanya mungkin memiliki batas waktu yang sama ,tetapi secara jelas dapat terlihat bahwa pesanan khusus yang kedua lebih penting.

PENJADWALAN TERBATAS Penjadwalan terbatas (finitie scheduling); adalah penjadwalan jangka pendek terkomputerisasi yang dapat mengatasi kelemahan sistem berdasarkan aturan dengan cara menyajikan proses perhitungan yang iteraktif secara grafis bagi pemakai. secara grafis

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

TEORI KENDALA Teori kendala ( theory of constraint) ;adalah ilmu yang berkaitan dengan segala sesuatu yang membatasi kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Mengenali dan mengelola kendala dilakukan melalui proses lima langkah ,yang merupakan dasar teori kendala: LANGKAH 1 : Idebntifikasi kendala LANGKAH 2 : Buat rencana untuk mengatasi kendala yang telah diidentifikasi LANGKAGH 3 : Pusat perhatian pada sumber daya untuk menyelesaikan langkah 2 LANGKAH 4 : Kurangi efek kendala dengan cara mengurangi beban pekerjaan atau dengan tersebut. LANGKAH 5 : Setelah satu kendala dapat diatasi , kembali kelangkah 1 dan identifikasi kendala baru. mengembangkan kemampuan. Pastikan bahwa semua

2

kendala dikenali oleh semua yang memiliki dampak pada kendala

PUSAT KERJA BOTTLENECK Pusat kerja bottleneck adalah kendala yang membatasi out put produksi .Bottleneck memiliki kapasitas yang lebih sedikit dibandingkan dengan pusat kerja sebelum atau berikutnya. Untuk meningkatkan thoughput,kendala bottleneck harus dimaksimalkan oleh manajemen yang imajenatif, karyawan yang terlatih dengan baik, dan proses yang terawat dengan baik . tersedia beberapa teknik untuk menghadapi bottleneck . Termasuk diantaranya: 1) Terus meningkatkan kapasitas kendala. Hal ini mungkin membutuhkan penanaman modal atau lebih banyak orang dan membutuhkan banyak waktu berapa saat untuk diterapkan.

2) Memastikan bahwa karyawan yang dilatih ber silang dan karyawan yang
dilatih dengan baik dan tersedia untuk mengoperasikan dan memelihara pusat kerja yang menyebabkan terjadinya kendala.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

3) Membuat rute,prosedur pemprosesan , atau sub kontraktor alternative.

4) Memindahkan pemeriksaan dan pengujian pada sebuah lokasi, tepat
sebelum bottleck . Pendekatan ini memiliki kelebihan dalam menolak cacat potensial sebelum mereka masuk ke bottleck .

5) Menjadwalkan

through-put,

untuk

menyesuaikan

kapasitas

untuk

menyesuaikan kapasitas bottleneck. Hal ini dapat berarti menjadwalkan lebih sedikit pekerjaan dipusat kerja.

PRODUKSI BERULANG Pengunaan material bertingkat (level material use);pengunaan lot yang sering, bermutu tinggi, dan berukuran kecil yang berperan untuk produksi just in time (JIT)kelebiha penggunaan material secara singkat adalah : 1) Mengurangi tingkat persediaan, yang membebaskan modal untuk penggunaan yang lain.

2

2) Mempercepat troughput produksi (yaitu, lead time yang lebih pendek) .
3) Memperbaiki mutu komponen dan karenanya meningkatkan mutu produk. 4) Mengurangi kebutuhan luas lantai.

5) Meningkatkan kkomunikasi antar- karyawan karena menjadi semakin
berdekatan ( yang mengakibatkan terjadinya kerja sama kelompok dan esprit de corps ). 6) Melancarkan proses produksikarena lot yang besar tidak “menyembunyikan” permasalahan. Anggap sebuah produsen berulang menjalani batch bulanan yang berukuran besar . dengan menggunakan jadwal penggunaan material bertingkat , manajemen akan dapat siklus bulanan menjadi mingguan, harian, bahkan siklus perjam.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Penjadwalan Jangka Pendek

PENJADWALAN PADA SEKTOR JASA Menjadwalkan sistem jasa berbeda dengan sisten lainnya dalam berapa hal. Pertama, pada manufaktur ,pendekatan penjadwalan adalah pada material dan jasa ,adalah pada susunan pergawai. Kedua, sistem jasa jarang menyimpan persediaan . ketiga, jasa padat karya dan permintaan tenaga kerja sangat bervariasi. Rumah sakit,merupakan contoh dari fasilitas pelayanan mungkin menggunakan jadwal serumit yang ada pada job shop. Bank pelatihan bersilangan tenaga kerja menjadi pegawai di bagian pinjaman dan para menejer lainnya dapat menyediakan bantuan jangkan pendek pada kasir yang dibutuhkan .

2

PENJADWALAN KARYAWAN JASA DENGAN PENJADWALAN BERKALA Penjadwalan berkala (cyclical scheduling): penjadwalan berkala terdapat tujuh langkah, yaitu : 1) rencana sebuah jadwal yang adil bagi setiap orang yang di jadwalkan 2) tentukan berapa ship paling sedikit yang diinginkan yang harus ada setiap minggu 3) mulai jadwal untuk satu orang karyawan yang menjadwalkan hari libur disepanjang siklus perencanaan ( rata-rata 2 hari per minggu ) 4) tentukan hari libur untuk karyawanpertama tersebut dengan menggunakan langkah 2. 5) Ulangi setiap pola berikut untuk setiap karyawan yang lain ,tetapi berlakukan off-set satu minggu dari karyawan yang sebelumnya 6) Izinkan setiap karyawan untuk memiliki “slot” dan “garis” –nya sendiri sesuai dengan senioritas

7) Amanatkan bahwa semua perubahan dari jadwal yang telah ditentukan
,hanyalah di antara karyawan yang saling ingin bertukar jadwal.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN