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Apresentação
Nós costumamos passar a maior parte do nosso tempo, e de nossas vidas, no trabalho. Dessa forma é essencial buscar sempre ganhar um tempinho nas atividades profissionais, nas quais podemos trazer grandes resultados com pequenas mudanças. Nessa, mais que em qualquer outra área da vida, você conseguirá ganhar horas preciosas ao planejar e organizar suas tarefas rotineiras. Por isso, meu primeiro ebook será com dicas práticas para otimizar seu tempo no trabalho. Nas próximas páginas vou mostrar como aumentar sua eficiência em ações rotineiras como reuniões, leitura de emails, delegação, uso da agenda e da lista de tarefas. Críticas e sugestões são muito benvindas e podem ser feitas para o meu email, contato@brunoblankenburg.com, ou no meu blog, queromaistempo.wordpress.com. Sua participação será fundamental para acrescentarmos ainda mais experiências e dicas para que os leitores possam ser ainda mais produtivos. Boa Leitura!

Bruno Blankenburg
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Como tornar as reuniões mais eficazes
A reunião é uma das ações com maior rendimento, ou seja, o tempo investido em seu planejamento e organização rende minutos preciosos, que ainda são multiplicados pelo número de participantes. No entanto, a falta de planejamento faz com que muitos a vejam como inúteis ou improdutivas. Abaixo seguem algumas dicas para aumentar a eficiência das suas reuniões. Como coordenador Convide apenas as pessoas necessárias: quanto mais pessoas estiverem presentes, menos eficiente será a A pauta é uma das principais ferramenreunião, por isso pense bem quem tas de uma reunião eficaz irá convidar. Porém, se tiver que deixar algum funcionário de fora, explique para ele as razões e o mantenha informado sobre o que foi conversado. Dessa forma ele não se sentirá excluído.

Envie antecipadamente uma pauta para a reunião. Mesmo

em reuniões externas, com clientes e fornecedores, faça uma pauta com os temas a serem tratados. Isso trará muito mais clareza e objetividade para o encontro. A pauta deve ser elaborada da seguinte forma:

• Colaborativa: Pergunte aos participantes quais temas gostariam de • Resumida: Além de colocar os tópicos por ordem de importância, escreva um pequeno resumo (4-5 linhas), isso vai lhe render minutos preciosos durante a reunião. • Clara: Informe, ainda, a natureza de cada assunto, para evitar malentendidos. Os temas podem ser: • Informativos: você quer repassar a sua equipe informações diversas, internas ou externas, ou colher informações sobre o trabalho da equipe. Nesses assuntos não cabe discutir opiniões muito menos buscar um consenso.
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ter. Combine com eles o que será conversado.

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• De Debate: sua intenção é conhecer a opinião da equipe

• Pontual: para garantir a objetividade é essencial ter

sobre determinado tema, para que você, sozinho, tome a decisão, com a autoridade que lhe cabe. • Deliberativos: nesses assuntos você quer que a equipe, em conjunto, tome alguma decisão, buscando um consenso entre os participantes.

pulso firme para controlar os prazos. No início a equipe
pode reclamar, mas com o tempo ela perceberá os benefícios da pontualidade. Abaixo seguem algumas orientações: • Tempo máximo por tema = 20minutos: depois desse tempo não vale muito a pena insistir no tema durante a reunião. Se era informativo, indica que os dados ainda não estão claros para serem repassados, se era de debate, mostra que o tema é muito polêmico e se for deliberativo, revela dificuldades em ter o consenso. Passado os vinte minutos, interrompa a conversa e deixe o assunto para ser tratado em outro momento, talvez de outra forma. Se for algo urgente, retome no final da reunião, isso ajudará a acalmar os ânimos e a surgir novas ideias.

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• Tempo máximo por reunião = 1h30: Após 90 minutos os

integrantes começam a pensar no trabalho a ser feito, nos problemas domésticos, no cliente que ficaram de retornar, enfim, em tudo, menos na reunião. Por isso é mais eficaz interromper a reunião e deixar os pontos restantes (se a pauta for bem feita, eles serão de menos importância) para outro momento. Se for necessário continuar por mais tempo, faça um intervalo de 5-15 minutos para que cada um possa resolver suas questões. Experimente e você verá que o tempo investido nessa pausa renderá mais objetividade e, ao final, a reunião durará menos.

Retome os assuntos tratados ao final da reunião e lembre aos participantes de cada tema que foi informado, discutido e decidido. Isso ajuda a reduzir a sensação, muitas vezes errada, de inutilidade da reunião que as pessoas sentem. Aproveite para agradecer a presença de cada um e reconhecer o esforço.
Como participante você também pode ajudar a aumentar a produtividade de uma reunião

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Depois da reunião, envie uma memória, que é um documento informal (não é uma ata!), apenas para lembrar o que foi conversado sobre os principais pontos. Isso ajudará a ganhar muito tempo nas reuniões futuras, além de reduzir a sensação de ineficácia do encontro. Como participante: Quem participa pode ajudar muito na eficácia de uma reunião. Primeiro, leia com atenção a pauta enviada e colete informações sobre os pontos a serem debatidos e

decididos. Se não há uma pauta, busque informalmente saber dos

principais assuntos a serem tratados e se prepare para eles.

Mantenha o foco e fale apenas para contribuir ao assunto tratado no momento. Aguarde chegar o ponto que lhe é de maior interesse. Ajude o coordenador a manter o foco, pois garantir a objetividade e pontualidade não é tarefa fácil, nem deve ser feita apenas por uma pessoa. Apóie ele a seguir a ordem da reunião e respeitar os prazos. Busque reduzir discussões infrutíferas. Algumas vezes o debate numa reunião pode chegar num bate-boca que não traz resultado nenhum. Nesses momentos é importante lembrar aos participantes esses três pontos:

• Foco no futuro: o objetivo é sempre melhorar as ações futuras. se estamos procurando as causas dos fracassos do passado, é apenas para evitar repetir os mesmos erros e não para culpar os responsáveis

• A falha está nas ações e não nas pessoas: quando algo falha, o erro está
na ação que não foi feita de forma adequada, ainda que o responsável tenha se esforçado ao máximo. Então devemos repensar a ação para fazê-la de forma mais eficaz. Lembre-se é muito mais fácil mudar uma ação do que uma pessoa. Então o objetivo é descobrir o que deu errado na tarefa para corrigi-la e aprimorá-la constantemente. sável direto, o sucesso ou fracasso de qualquer tarefa é de responsabilidade de toda a equipe, mesmo que indiretamente. Então todos devem ajudar a melhorar a ação.

• A responsabilidade é da equipe: ainda que a ação tenha um respon-

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Como ler emails de forma eficaz
Para aumentar sua produtividade na leitura de emails é essencial que separe
um ou mais períodos do dia para essa tarefa. Busque realmente se blindar para ter o máximo de foco nessa ação, que é uma das mais importantes em nossa vida profissional. Veja o próximo item: “Reduza as interrupções”.

Separe um horário para começar e terminar. Por exemplo, eu costumo ler emails entre 9h e 9h20 e entre 14h e 14h15. Fora desses períodos deixe o programa de emails fechado. Adapte horários e duração a seu ritmo de trabalho. Afinal, quem atende diretamente clientes não poderia mesmo ficar muito tempo sem checar as mensagens eletrônicas! Se você seguir os demais passos conseguirá, pelo menos, ler as mensagens importantes e urgentes. Não há uma regularidade padrão, nem limite de tempo para leitura de emails, por isso você deve aplicar e experimentar o que melhor se encaixa na sua rotina.

Antes de começar a ler os emails, priorize as mensagens. Com

base no remetente e no assunto da mensagem é possível determinar se ela é importante (ajuda-lhe a alcançar seus objetivos), circunstancial (não está relacionada a seus objetivos) ou urgente (importante ou circunstancial que passou do prazo). Somente então leia primeiro as urgentes, então as importantes e depois as circunstanciais.
Apesar de ser uma das principais ferramentas, poucos profissionais conhecem bem os programas de emails que utilizam.

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Por exemplo, emails de uma tia minha vão direto pro lixo. Isso mesmo! Se eu vejo que é dela, vai para lixeira. Só não coloco no anti-spam porque daria maior discussão na família. Já os emails de um cliente A já está configurada para ir diretamente à caixa de emails importantes, pois quando ele me envia uma mensagem é porque a situação é relevante. Quando vejo um email da minha sócia, olho no assunto. Se for algo que estou tratando no momento, coloco na caixa de “importante”, se não, vai para a “circunstancial”. Tenha um prazo definido para leitura de emails. Sugere-se de 20 a 30 minutos por vez. Depois desse tempo interrompa a leitura e passe para outras ações. Se você priorizou bem, apenas terá emails circunstanciais que podem sem transtorno serem lidos mais tarde. Depois de baixar, ler e responder, chegou a hora de arquivar a mensagem na pastinha mais adequada. Isso ajuda você a encontrar o email facilmente. Outro motivo é deixar a caixa de entrada livre. Dessa forma, o programa de email funcionade forma mais rápido, seja para abrir mensagens ou anexos. Podem ser apenas alguns segundos, mas que somados aos longo do dia certamente fazem a diferença.

invista um tempinho conhecendo melhor seu programa de emails. Não importa se usa Outlook, ThunUma última dica: derbird, Gmail, Hotmail ou qualquer outro aplicativo. Cada um desses programas tem diversos recursos que podem lhe ajudar a ganhar tempo ao lidar com emails. Filtros, etiquetas, aplicativos, combinação com a agenda ou com outros programas podem trazer mais eficiência para o seu cotidiano. Então invista seu tempo conhecendo e aprendendo a usar seus recursos.

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Reduza as interrupções!
As pessoas nos interrompem, geralmente, porque precisam resolver algo que considerammais importante do que estamos fazendo no momento. Por isso, a principal forma de reduzir as interrupções é mostrar que sua ação atual é importante. Veja algumas formas de se fazer isso:

• Explique, de forma sucinta, o que está

fazendo: em uma frase simples, diga estou fazendo isto, por causa disso, pode- Reduzir interrupções nos ajuda a ter rei conversar com você em XX minutos mais foco e produtividade. (de forma precisa). Por exemplo: “Paula, estou terminando um orçamento para um cliente, posso te atender em 15 minutos?”. Ou então: “João, estou preparando um relatório, a gente pode se falar às 14h?”. É importante que o prazo seja preciso e realista, se não a pessoa voltará constantemente a lhe interromper.

• Sinalize

que está fazendo uma tarefa que exige concentração: combine com seus colegas um sinal para mostrar que
não quer ser interrompido. Por exemplo, um postit colado no monitor, um livro específico sobre a mesa, uma plaquinha, etc. Aquelas réguas de humor também podem ser úteis nesse momento. O importante é que esse sinal seja combinado por todos e que seja usado com consciência, sem exagero.

• Estipule um horário para atendimento: combine com sua equipe horários

para atender seus colaboradores. Por exemplo, de 10h a 12h e de 15h a 17h. Assim eles vão saber que poderão ser atendidos nesses horários e não vão lhe interromper fora deles.

Apesar de ser óbvio, sempre vale a pena lembrar: trate os outros sempre com educação e simpatia. O estresse, a pressão para respeitar os horários e prazos devem nos estimular a ter foco nas nossas ações. Não podem ser desculpas para maltratar ninguém. Cito sempre a abordagem dos bons professores. Ao olhar um trabalho de um aluno, nunca dizem “Está tudo errado! Você é burro, incompetente, etc...”. Eles dizem, com toda tranquilidade, “Seu trabalho está bom, mas precisa mudar isso, isso, isso e aquilo”.
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Aprenda a delegar com eficácia
Transferir uma tarefa para outra pessoa pode ser uma boa forma de ganhar tempo. Entretanto, se não for feita corretamente pode gerar retra balho e perda de minutos preciosos. Abaixo seguem algumas dicas para delegar com mais eficiência:

• Reconhecimento e recompensa: todo ser humano faz qual-

quer coisa a espera de um reconhecimento e/ou recompensa. Por isso, ao delegar uma tarefa, reconheça o esforço

do funcionário ao executá-la. Elogie, mostre a ele a importância do trabalho que está sendo feito. Qualquer pequeno reconhecimento (verdadeiro!) já gera uma grande empatia no funcionário e ele ficará mais satisfeito em participar ou se engajar. Quando possível, recompense também pelo trabalho. Não precisa ser necessariamente em
Conheça as habilidades e competências de cada membro de sua equipe para delegar com mais eficiência.

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dinheiro. Você pode dar um bombom, um brinde, liberar para sair mais cedo, enfim, qualquer coisa que seja vantajoso para seu colaborador. Mas lembre-se de associar a remuneração à ação feita. Por exemplo: “Paulo, seu trabalho foi tão bem feito que vou te dar uma barra de chocolate”.

• Dividir a tarefa em ações menores: se você não sabe o que delegar,

pegue suas ações regulares e as divida em sub-tarefas, menos complexas. Assim você vai identificar ações que poderão facilmente ser delegadas. Priorizar emails, atender pessoas, escrever memórias das reuniões, preparar documentos são exemplos de ações simples, mas necessárias no nosso dia-a-dia e que podem ser delegadas. • Identifique as competências da equipe: cada funcionário tem seus talentos próprios. Seja a habilidade de resumir, de encontrar informações, de escrever relatórios, ter raciocínio rápido, enfim, conhecer bem as habilidades de cada membro da sua equipe vai lhe ajudar a delegar as tarefas para as pessoas certas.

• Ensine os procedimentos, mas tenho o foco nos objetivos: ao delegar

uma tarefa, mostre como ela deve ser feita. Mostre passo a passo como ela deve ser realizada. No entanto, cobre o resultado. Não fique vigiando se está sendo feito como ensinou, mas sim se os resultados parciais e finais estão de acordo com o objetivo da tarefa. ação seja feita, dê autonomia para que o seu funcionário possa melhorar o processo, desde que ele assuma a responsabilidade sobre o resultado final. O importante é atingir o objetivo, a forma como a ação é feita fica em segundo plano e deve ser a mais eficiente possível.

• Dê autonomia e responsabilidade: após ensinar como deseja que a

• Monitore!: delegar não é passar a “batata-quente”

para o outro, é contar com o apoio de alguém para fazer uma atividade cuja responsabilidade continua sendo sua. Por isso é essencial monitorar a sua execução, seja para dar reconhecimento/recompensa, seja para garantir que os objetivos da ação serão atingidos.

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3 Dicas para impulsionar sua agenda
Apesar de ser uma ferramenta essencial para aumentar nossa produtividade, muitos profissionais têm dificuldades em utilizar todo o potencial de uma boa agenda. Aqui vou compartilhar três dicas para você ganhar tempo com essa poderosa técnica.

É de extrema importância que a agenda seja prática e esteja sempre acessível.

A agenda é uma ferramenta poderosa que ajuda você a controlar suas tarefas ao invés de ser controlado por elas.

Por isso essa é minha primeira dica. Nao importa se é o formato é físico, como o bom velho caderno, ou digital (celular, tablet ou computador). O essencial é que esteja sempre acessível, tanto para conferir os compromissos quanto para registrar novos agendamentos. Existem diversas técnicas e aplicativos, então pesquise a que melhor se adapta a sua realidade, experimente, adeque e logo perceberá como a agenda vai lhe ajudar a ser mais eficaz e produtivo. Outra dica é a simplicidade. O sistema mais eficaz de agendamento é o mais simples e que faça sentido para você. Evite ter diversas agendas ou usar aplicativos complexos. Muitas vezes um caderno traz resultado melhores do que um super programa de planejamento. Lembre-se sempre da primeira dica: praticidade! Por fim, é preciso ter o hábito de ler e atualizar sua agenda. Defina alguns momentos do dia, de acordo com sua realidade, para checar os compromissos. Estabeleça um processo de leitura e atualização. Por exemplo: primeiro vou checar meus compromissos para os próximos dias, então vou atualizar datas e horário, depois irei acrescentar novos agendamentos e por fim vou dar uma olhada nas próximas semanas. Definir processos não é nada complexo, mas ajuda muito a automatizar as ações, facilitando torná-las um hábito. Quando você menos perceber já estará com a agenda aberta e checando os compromissos. E você? Qual a sua técnica para agendar compromissos? Como faz para registrar e não perder reuniões importantes? Envie um email para contato@brunoblankenburg.com para deixar seu comentário e a forma como utiliza a agenda.
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Usando uma lista de tarefas
Desde que comecei a trabalhar profissionalmente com gestão do tempo, encontrei duas formas de usar uma lista de tarefa de forma eficaz. A primeira é mais útil para quem tem problemas de priorizar suas tarefas e acaba fazendo o que não era importante e deixando o importante para depois. A outra serve para aqueles com dificuldade de terminar suas ações nos prazos certos.

Ao definir a ferramenta utilizada para fazer sua lista de tarefa, prefira a que for mais facilmente acessada

Se você conseguir cumprir sua lista conforme planejado, você é um ser muito abençoado por Deus e deve aproveitar essa sorte para jogar na loteria. Em mais de oito anos que uso uma lista de tarefas e oriento pessoas nas suas ações cotidianas nunca vi um caso desses, pois geral mente surgem novas tarefas ao longo do dia, que alteram a ordem de execução da lista. Então qual a vantagem de se fazer uma lista de tarefas? Com

a definição de importância de cada ação e sua ordem de execução, fica muito mais fácil definir o que será feito agora e o que será deixado para amanhã. Dessa forma você não adia ações importantes
em detrimento de ações menos relevantes, reduzindo consideravelmente suas horas-extras. Em qualquer um dos casos, a melhor ferramenta para uma lista de tarefas é um editor de planilhas, seja de forma direta ou por meio de um aplicativo. Lista por prioridade Primeiro liste todas as tarefas a serem executadas noS próximoS diaS. Assim mesmo, com ‘s’ maiúsculo para você não cair na tentação de escrever apenas o que deve ser feito hoje (o que é um prazo muito limitado e isso gera ansiedade e angústia) e nem a programação semanal (que deve sofrer várias modificações, podendo ser ineficaz).
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Depois de listar as tarefas, defina categorias para diferenciar as ações. Como exemplo, usarei características básicas, como urgência, importância e facilidade, porém você pode (e deve!) adaptá-las para a sua realidade. Para cada categoria, darei uma nota, conforme abaixo:

Perceba que valorizei o que é importante, pois está ligado aos objetivos pessoais e corporativos, o que é fácil, porque nos motiva a executar as outras tarefas, e as ações com prazo estourado. Essa última não precisa explicar, tem que ser feito já! No final você soma tudo e começa pela ação de maior nota. Em caso de empate, priorize as urgentes, depois as importantes e depois as mais fáceis. Parece complicado, mas é como dirigir um carro. No começo a gente apanha bastante, mas depois de algum treino fica quase automatizado. Abaixo segue uma tabela como exemplo de uma lista de tarefas por prioridade:

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Lista por prazo Essa lista é bem simples. Você precisa de três colunas, uma para colocar o prazo para concluir a ação, outra para descrever a ação e uma terceira para colocar a ordem de execução. Uma dica importante nesse caso é dividir ações complexas em ações menores, que podem ser feitas em até uma hora. Para facilitar a identificação dessas sub-tarefas, sugiro identificá-las com uma sigla que remeta a ação principal, como “RM” para “relatório mensal” ou “CF” para “controle financeiro”. Pela manhã você atualiza a lista de tarefas e define uma ordem de execu ção.

Ao longo do dia você atualiza a tabela com as novas responsabilidades que vão surgir. Use e abuse das ferramentas
de classificação por ordem numérica e dos filtros. Você também pode incluir uma coluna para o “Responsável” e acompanhar as ações dos outros profissionais de sua equipe. Abaixo você poderá ver uma lista-modelo, onde “RE” indica as ações relacionadas à reunião de Equipe e “RM” ao relatório mensal.

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Até Breve!
Espero que este ebook tenha lhe ajudado a ser mais produtivo nas suas atividades profissionais. Gostaria que me escrevesse um email (contato@brunoblankenburg.com) com suas observações sobre as dicas que compartilhei aqui. Gosto sempre de lembrar que as mudanças eficazes são aquelas feitas lentamente. Por isso sugiro escolher uma das técnicas deste ebook para que aplique e adapte a sua rotina. Quando ela se tornar um hábito e estiver bem inserida no seu cotidiano, pegue outra e assim por diante. Dessa forma você conseguirá, cada vez mais, ter uma maior produtividade nas suas tarefas profissionais. Boa sorte!

Bruno Blankenburg

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