1 TCNICAS UTILIZADAS EN LA SISTEMATIZACIN 1.

SISTEMATIZACIN

La sistematizacin, anlisis de sistemas o investigacin administrativa es el examen sistemtico y el anlisis de una o ms organizaciones relacionadas entre s, de sus funciones, sistemas y procedimientos. La investigacin administrativa se hace con la finalidad de descubrir problemas, determinar las causas que los provocan y proponer soluciones. 2. ETAPAS O FASES DE LA SISTEMATIZACIN

Para alcanzar lo que el investigador se propone, todo esfuerzo de me oramiento administrativo, deber iniciarse con una cuidadosa preparacin del curso de accin que se habr de seguir y que comprende las fases siguientes!

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2 2.1 FASE DE PLANEACIN

La planeacin es el proceso intelectual y la disposicin mental para efectuar tareas de una manera organizada, pensar antes de hacerlas y actuar a la luz de los hechos antes que de la con etura. $l traba o de sistemas implica necesariamente sentar las bases de las acciones futuras, su m1todo de accin, los recursos involucrados, etc. de manera que puedan anticiparse con alguna certeza los resultados que se van a obtener. &mplica! a2 .efinir el problema! $l primer paso en la planificacin es definir la naturaleza del problema, detectando las principales fallas a resolver. )on sntomas de fallas! 3 3 3 3 3 b2 4etrasos en el traba o, &ncremento exagerado de personal, Personal inconforme, +astos excesivos, 5raudes, etc.

.efinicin del ob etivo del estudio! La definicin del ob etivo del estudio tendr que convenirse con la autoridad encargada de la unidad afectada. *ales ob etivos pueden ser! 3 3 3 3 )implificacin de un trmite, 4educcin de costos, #uevos procedimientos, )ustitucin de equipos.

c2

&nvestigacin preliminar 6o de reconocimiento2! .efinido el ob etivo del estudio, es conveniente llevar a cabo un reconocimiento previo que ponga en contacto con la realidad que se va a estudiar y se pueda tener una idea de la magnitud de la tarea a realizar, el tipo de conocimientos t1cnicos o habilidades que se requerirn para resolver el problema, para poder estimar el tiempo y los recursos humanos y materiales que sean necesarios. $sta ayuda a determinar la comple idad de la

3 investigacin, soluciones alternativas, sus posibles costos y las t1cnicas ms recomendables para realizarlo. 2.1.1 El plan de trabaj .efinido el problema, el ob etivo del estudio y efectuada la investigacin, debe formularse un plan de traba o para llevar a cabo el estudio. $l plan de traba o es un documento en el que se precisa la naturaleza del problema y el propsito del plan, as como las acciones, recursos, el tiempo y el costo que requerir llevarlo a cabo. a2 %ontenido del plan de traba o! )e deber especificar con claridad P"4" 789, es decir la razn, el ob etivo, que va a solucionar: 789 es lo que se va a hacer y P04 789, .'#.$, %'-0 y %8,#.0, 78&9#$) lo harn y %8,#*0 costar hacerlo. Para la presentacin, e ecucin y control del plan es muy recomendable hacerlo por escrito, acompa;ado de representaciones grficas 6las que se explican ms adelante2. $ste documento deber contener como mnimo los apartados o secciones siguientes! a.<2 Los antecedentes y la ustificacin del estudio, a.=2 $l propsito u ob etivo del mismo y los resultados que se esperan obtener, a.>2 )u alcance, a.?2 Las acciones o fases necesarias para lograr el ob etivo, precisando! 3 3 3 Las reas de investigacin que se cubrirn 6sistemas, procedimientos, funciones, puestos, etc.2, )u localizacin fsica, Los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones slidas y efectivas.

a.@2 Los recursos humanos, tecnolgicos, materiales y financieros que sean necesarios para llevar a cabo el estudio, a.A2 .uracin aproximada del traba o, a.B2 %ostos aproximados tanto global como por cada parte del estudio, a.C2 La autorizacin obtenida para realizar el estudio con la debida identificacin de quienes sern los responsables del mismo en cada una de sus fases.

4 2.1.2 !epre"enta#$%n &r'($#a del plan) Para tener una visualizacin grfica del plan general y de los programas especficos de la investigacin, es recomendable la utilizacin de diagramas de barras, tambi1n conocidas como de +antt y los diagramas de red o de flechas, utilizados en las t1cnicas %P-DP$4*, las cuales se tratan a continuacin. a2 +rfica de +antt La programacin de las actividades de un proceso puede representarse grficamente en forma de diagrama de barras. Eaciendo as posible determinar claramente la distribucin en el tiempo de los recursos necesarios para realizar el proyecto. $s una t1cnica de planificacin tradicional, por su simplicidad es fcil de elaborar. $s Ftil para planificar y tambi1n para evaluar el grado de avance de un proyecto. Pasos para su elaboracin! <. )e determinan las principales actividades en que se divide el proyecto, =. )e estima el tiempo de duracin de cada actividad, >. )e establece un orden de e ecucin de las actividades, es decir prioridades, ?. )e listan las actividades verticalmente en la primera columna del diagrama, siguiendo la secuencia previamente determinada, @. )e representa cada actividad por medio de una barra horizontal, cuya longitud, a determinada escala, ser la duracin de las mismas. (enta as! 3 3 3 -uestra el avance actual del programa y su comparacin con el propuesto, -uestra el tiempo de algFn retraso, )e puede prever tiempo para mantenimiento o actividades imprevistas.

.esventa as! 3 3 3 #o determina necesariamente el me or programa, #o muestra explcitamente la relacin entre actividades, #o muestra las actividades crticas que determinan la duracin de un proyecto.

5 b2 4edes %P-DP$4* Las t1cnicas de programacin por redes no surgen de la nada, ni en forma espontnea: ellas, al igual que otras metodologas logran su desarrollo como una aplicacin del conocimiento cientfico a problemas cuya solucin no parece satisfactoria o no existe. 8na red es una metodologa que proporciona un modelo de las tareas necesarias para llevar a cabo los ob etivos del proyecto. P$4*, una de las t1cnicas de diagramacin por redes, fue formulado por la 0ficina de Proyectos $spaciales del .epartamento de -arina de los $stados 8nidos de "m1rica y su nombre est formado por las siglas de la expresin inglesa equivalente a $valuacin de Programas y *1cnicas de 4evisin 6Program $valuation and 4evieG *echnique2. )e utiliz para planear y controlar el dise;o y desarrollo del proyecto del misil Polaris. %P-, otra t1cnica de diagramacin por red que surgi al mismo tiempo que la anterior, se le conoce como %P-, que son las siglas de -1todo de %amino 64uta2 %rtica, 6en ingl1s es %ritical Path -ethod2. $sta t1cnica fue creada por los a;os <H@B3@H con el propsito de planificar, programar y controlar los traba os que requera la reparacin de una gran planta qumica de la compa;a norteamericana .u Pont de #emours. $stas dos t1cnicas tienen diferencias menores entre s y que las hace complementarias, de modo que es comFn referirse a ellas como una sola, ya sea como %P-DP$4* o como P$4*D%P-. %onceptos bsicos! P40I$%*0! $s un con unto de acciones que es necesario realizar para alcanzar un ob etivo bien definido. $stas acciones deben e ecutarse dentro de un marco de tiempo y de recursos preestablecidos. "%*&(&.".! La seria de acciones para complementar un proyecto pueden especificarse como un con unto de actividades separadas. 8na actividad es una unidad de traba o del proyecto que abarca todas las acciones necesarias para llevar a cabo una tarea especfica y que consume tiempo. "unque esta unidad de traba o normalmente emplea recursos, lo caracterstico de la actividad es el tiempo que consume. Por e emplo, pintar una pared es una actividad que consume tiempo y recursos: de ar secar la pintura es tambi1n una actividad, pero esta slo consume tiempo. %ada actividad se representa grficamente por medio de una flecha, en la que la cola indica el comienzo y la punta el final de la misma. "ctividad &nicio final

6 Para la elaboracin del diagrama existen dos clases de actividades! real y ficticia. "%*&(&.". 4$"L! $s una parte del proyecto que se desarrolla entre dos eventos sucesivos. )e representa por una flecha continua. Para su realizacin se necesita el consumo de tiempo y recursos.

"%*&(&.". 5&%*&%&"! $s slo una relacin de secuencia obligada que se da entre dos eventos. %ada actividad ficticia se representa por una flecha punteada 6o de trazo discontinuo2 donde la cola indica el requisito previo que debe estar cumplido y la punta indica el evento que necesita que ese requisito este cumplido. 333333333333333J $($#*0! *ambi1n se le conoce como KsucesoL, KnodoL o KnudoL. 8n evento tiene lugar en un instante determinado en el tiempo en que se han completado todos los requisitos para que una actividad comience o para que una actividad termina. #o consumen recursos ni tiempo. +rficamente se representa con un peque;o crculo que se utiliza para unir o encadenar las flechas. 4$.! $s un modelo de un proyecto en su con unto. )e va te iendo al unir las flechas y eventos en determinada secuencia hasta completar el proyecto. 4eglas para elaborar la red! 3 3 3 3 *oda red empieza en un evento y termina en un evento, %ada flecha representa un rengln del traba o 6actividad2, 8n evento se encuentra en el punto de partida o terminacin de una actividad, $ntre dos eventos slo puede haber una actividad. )i en la prctica hay dos actividades que se deban desarrollar paralelamente entre dos eventos, ser necesario introducir un evento adicional que se unir al evento de la otra actividad, mediante una actividad ficticia, *oda actividad depende de las que le preceden y no puede iniciarse sino hasta que todas ellas hayan quedado terminadas, %ongruente con la regla anterior, en la red no pueden existir circuitos cerrados,

3 3

7 3 3 3 La direccin de la red es la que indican las puntas de las flechas a partir del evento inicial, hasta el evento final, *oda actividad debe tener una sola identificacin, Los eventos debern numerarse, a ustndose a ciertas reglas! 3 3 7ue los nFmeros de los eventos sean secuenciales, 7ue el nFmero de la cola de una flecha sea menor que el de la punta de la misma.

Para numerar los eventos se aconse a partir de la parte superior y siguiendo hacia aba o en sentido vertical, movi1ndose de izquierda a derecha, en lugar de hacerlo horizontalmente como acostumbramos. Pasos iniciales para construir la red! <. .efinicin del ob etivo! $l primer paso para poder planificar, es definir con claridad el ob etivo que se persigue. Por lo tanto esa definicin debe comprender una descripcin detallada de todo lo que interesa obtener, de tal manera que quien asume la responsabilidad para alcanzarlo, sepa cules son los requisitos por los cuales se va a evaluar su accin, y quien va a recibir el producto sepa qu1 es lo que se le va a entregar. Por e emplo, si lo que se requiere es una nueva planta de produccin, el ob etivo consistir en construir una planta de cierto tipo y capacidad, debiendo quedar lista para traba ar a determinada fecha. =. Lista de actividades! 8na vez que el ob etivo ha sido claramente definido, procede establecer cules con las actividades necesarias para alcanzarlo. )e detallarn en una lista. Luego se determinarn las relaciones esenciales entre ellas, recomendndose hacer un ordenamiento general de las mismas. >. 4elaciones lgicas! La especificacin de la relacin lgica entre las actividades es uno de los pasos iniciales en la construccin de la red, una vez que han sido definidas las actividades y eventos. *ales interrelaciones permiten identificar aquellas

8 actividades que son crticas para el logro de los ob etivos y permiten analizar cul sera el efecto de las demoras que pudieran ocurrir en ciertas actividades por insuficiencia de los recursos asignados. ?. $stimacin de los tiempos! 8na vez que se han especificado las actividades, eventos y relaciones lgicas, es necesario estimar el tiempo que cada actividad requiere en su e ecucin. Para el caso se coloca sobre la flecha que identifica a cada una, un nFmero que representa ese tiempo, medido en horas, das, semanas, etc. $l tiempo podr ser estimado en base a! 3 La experiencia del responsable de la e ecucin de cada actividad, 3 4egistros que existan sobre actividades similares, 3 $stimaciones que pueda hacer el programador con base a experiencias en proyectos similares. %onceptualizacin de la ruta crtica! *ambi1n se le denomina K%amino crticoL, K*rayectoria crticaL y es la cadena de actividades cuya realizacin consume ms tiempo, desde el inicio hasta el final. $s la secuencia de actividades que determina la duracin total del proyecto. " las actividades de esta ruta se les llama actividades crticas y el retraso de cualquiera de ellas provoca el retraso de todo el proyecto. 8n diagrama puede tener ms de un camino crtico. -argen, holgura o tiempo flotante! Las actividades que no son del camino crtico cuentan con mayor tiempo para su terminacin. )us tiempos de inicio y final, limitados por los tiempos de los eventos, pueden ser alterados sin afectar la duracin del proyecto: las actividades no crticas KflotanL dentro del tiempo que se dispone para su terminacin. " estos tiempos se les conoce como holguras o tiempos flotantes. 2.* FASE DE IN+ESTI,ACIN

.ebe entenderse que, dentro de una organizacin, los sistemas no actFan aislados. $llos resultan de la estructura y el propsito de la organizacin y, en menor grado, reciben influencia de la personalidad de la direccin y del personal. $l analista debe comprender la empresa en su verdadera perspectiva para lo cual se auxilia de las t1cnicas siguientes! observacin, inspeccin 6investigacin documental2, entrevista y cuestionario.

9 2.*.1 La b"er-a#$%n La observacin en t1rminos muy simples es! hacerse presente en donde se realizan los procesos. La capacidad de observar una operacin y sacar conclusiones Ftiles de la misma resulta una habilidad innata difcil de desarrollar en aquellas personas que no la poseen. Pareciera ser como si aquellos que poseen dicha cualidad, estuviesen dotados de un sexto sentido. $n realidad, mucho depende del poder de concentracin. $l analista se forma ideas subconscientes sobre el medio ambiente durante sus visitas a las reas de operacin y pocas inesperadas observaciones adquieren representatividad para la etapa de anlisis, pero algunas resultan determinantes. 2.*.2 La $n"pe##$%n $l analista debe buscar antecedentes dentro de la historia de la organizacin. &nvestigando los principales momentos en la evolucin de la empresa, determinando el tipo de decisiones gerenciales que se tomaron, las polticas generales, las relaciones internas y externas. Para una investigacin de este tipo, existen numerosas fuentes de informacin, como son las siguientes! a2 b2 c2 d2 e2 f2 &nformes anuales 6memoria, estados financieros2, -anuales, reglamentos, leyes, etc., %irculares, catlogos o documentos comerciales, 4ese;as de las inversiones, 4ecortes de publicaciones, y %orrespondencia.

$l conocimiento de estos antecedentes permite a un observador analista determinar la divisin estructural que realmente existe en cada lugar. Le ayudar a establecer hasta que punto se encuentra ante un sistema planeado y, en qu1 medida algunas funciones son herencias de estructuras anteriores. "simismo, determinar la relacin de los ob etivos de cada funcin principal con las polticas que se aplican en la situacin actual. %omo parte de las actividades de recoleccin de hechos, el analista necesitar detallar la estructura departamental del sector en el que est traba ando. )i existe un organigrama de la empresa, se debe aprender el mismo para poder apreciar la estructura organizativa. $n el caso que no lo haya, deber confeccionar uno 1l mismo.

10 2.*.*. La entre-$"ta $s la comunicacin verbal entre por lo menos dos personas, una de las cuales es la entrevistadora y la otra la entrevistada. %onsiste en comunicarse con la parte humana del sistema para obtener la informacin necesaria, relativa a las actividades que desarrolle dentro del mismo. La entrevista ayuda a llenar en forma concreta, lagunas de informacin surgidas en la inspeccin. $sto es cuando se trata de una entrevista dirigida, puesto que la espontnea se lleva a cabo de una manera informal, conforme a la situacin y circunstancias en que se efectFe. La dirigida tiene un ob etivo definido y ayuda en el desarrollo de la comprensin del sistema ba o examen. %on los empleados! %on ella se pretende lograr explicaciones verbales del empleado sobre las operaciones en que interviene, cmo, dnde, cundo y para qu1 las e ecuta. $sta informacin es bsica, ya que nadie me or que el empleado conoce los detalles de su traba o. Las explicaciones pueden recogerse en una ho a de traba o y al irse llenando 1sta, se van recolectando las formas empleadas. *ambi1n se van haciendo las anotaciones necesarias para completar oportunamente la relacin del libreto. %on efes superiores inmediatos! )irve para completar los datos que se omitan en las explicaciones de los empleados, para definir discrepancias que puedan surgir de informes contradictorios entre dos o ms empleados, para llenar lagunas que aparezcan en la descripcin de los procedimientos y para aclarar dudas del investigador. Pasos para realizar una entrevista!

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11 <. .efinicin de ob etivos $l entrevistador debe fi arse ob etivos claros para la celebracin de la entrevista, debe saber exactamente qu1 desea obtener. =. Preparar la entrevista .efinidos los ob etivos y habiendo comprobado que no existen otros medios ms Ftiles para el caso 6archivo, registros, etc.2, a2 Preparar una gua breve, b2 $scoger un lugar adecuado, c2 )eleccionar las personas o los grupos de personas a entrevistar 6en base a puestos tipo2, d2 )olicitar la entrevista, informando el ob etivo de la misma. >. .esarrollo de la entrevista a2 %onfirmar el ob etivo de la entrevista, b2 $stablecer una adecuada identificacin creando el clima propicio, c2 Preguntar con lengua e sencillo, d2 Permitir una sola pregunta en cada ocasin, e2 "notar los datos ms importantes y la informacin colateral imprevista sin ocultarlos, f2 $scuchar con inter1s y atencin, sin dar la sensacin de tener prisa, h2 %uando se alarga, hacerla amena con an1cdotas o algFn otro medio, i2 *omar en cuenta los detalles! seriedad, nerviosismo, gestos, etc., 2 Procurar entrevistar y no ser entrevistado, O2 *omar en cuenta las interrupciones durante la entrevista para observacin directa, l2 Eacer una sntesis de la entrevista y comentarla con el entrevistado.

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$valuacin a2 &nmediatamente debe hacerse un resumen de resultados de la entrevista, incluyendo opiniones personales, b2 .eben distinguirse los hechos reales de las interpretaciones, c2 *ratar de comprobar las respuestas, d2 *abular las respuesta y opiniones recogidas, tratando de obtener conclusiones o resultados: en ellos deben tomarse en cuenta! claridad, brevedad e importancia relativa de los datos,

Peligros de la entrevista! La entrevista puede perder su valor cuando el entrevistador! 3 3 3 3 3 3 3 3 3 %ritica, $xpresa sus opiniones, )ugiere cambios, .a conse os y recomendaciones, )oluciona problemas personales, #o da la impresin de confiabilidad, %ae en argumentaciones, #o respeta la personalidad o las costumbres del entrevistado ni su traba o, Eace preguntas embarazosas yDo capciosas.

$l entrevistador debe respetar a todos sin importar el puesto de la persona de la organizacin. Por otra parte deben tenerse en cuenta los aspectos siguientes! )emntica! Las palabras tienen un significado diferente para personas .istintas, "mbientales! Lugar y momento adecuados.

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2.*.. El #/e"t$ nar$ %onsiste en la formulacin de preguntas por escrito para obtener respuestas tambi1n por escrito, sobre determinado tema. Los cuestionarios una vez dise;ados y aprobados, se pueden usar para entrevistas personales, por tel1fono y por correo. La utilizacin de cuestionarios en la investigacin de sistemas debe mane arse con mucho cuidado, de hecho slo debe considerarse en casos muy necesarios como los que se comentan adelante. $n la mayor parte de los casos no se recomienda por lo siguiente! a2 b2 Las personas pueden oponerse a responder cuestionarios largos, tediosos y que le hacen perder el tiempo, $s difcil dise;ar cuestionarios que garanticen la obtencin, en forma certera, de la informacin requerida. $n tal virtud, muchas de las respuestas recibidas son inadecuadas. $sto da lugar a la aplicacin de la t1cnica de la entrevista. $s relativamente lento.

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$l uso del cuestionario es recomendable cuando se necesita obtener poca informacin de gran cantidad de personas o cuando se est haciendo un estudio de todas las actividades de una unidad de la organizacin. .entro de las venta as est que en los casos en que prev1 la remisin anticipada de cuestionarios a una entrevista es que la persona que responde tiene tiempo para buscar la informacin necesaria, logrando de esta manera ahorrar su tiempo y el del analista, durante la reunin. $l cuestionario de recoleccin de hechos es un documento de tipo provisorio: pero se debe asegurar que est1 confeccionado de acuerdo con los principios del buen dise;o de formas. Las preguntas no deben dar lugar a varias interpretaciones, ni a deformacin en las respuestas. .ebe incluir instrucciones sencillas para minimizar los problemas de su llenado, malos entendidos y lograr cooperacin. )e considera conveniente fi ar un t1rmino razonable dentro del cual el cuestionario debe ser devuelto.

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2..

FASE DE AN0LISIS 1 DISE2O

Las t1cnicas de anlisis sirven para concentrar la informacin recopilada en la fase de investigacin para facilitar su examen. 8na vez analizada la informacin con las mismas t1cnicas se procede a dise;ar las propuestas de distribucin de traba o, de espacio o procedimientos. " continuacin examinaremos cuatro t1cnicas bsicas, las cuales no son excluyentes ni las Fnicas. 2...1 ,r'($#a de d$"tr$b/#$%n de trabaj $s un cuadro grfico de doble entrada, multicolumnar, donde se registran actividades gen1ricas y especficas, los nombres de las personas, el cargo que ocupan y las horas asignadas a cada actividad que sirve para analizar la distribucin de cargas de traba o, determinar tiempos, duplicaciones innecesarias y homogeneidades relevantes. La utilizacin de esta t1cnica se aconse a para unidades, dependencias o grupos de traba o y requiere efectuar los pasos siguientes! <. 4egistro de las tareas individuales, =. "grupamiento de las tareas en actividades, >. $laboracin del cuadro de distribucin del traba o, ?. "nlisis del cuadro de distribucin del traba o, y @. .esarrollo de la distribucin del traba o me orada. <. 4egistro de las tareas individuales! %onsiste en la catalogacin de las tareas que cada empleado desarrolla, con la indicacin de su tiempo de realizacin y del volumen de traba o e ecutado. "l hacer el registro se debe evitar registrar pasos. Lo recomendable es realizar un detalle de actividades. $n con unto, la relacin debe estudiarse con un sentido analtico, pero partiendo de su concepcin sint1tica. )ucede muchas veces que en sus primeras experiencias el analista obtiene una descripcin bastante pormenorizada. $sto se deriva de la falta de conocimiento del analista sobre el traba o en investigacin y a que cuando pide a cada empleado un detalle de su traba o, 1ste trata de pormenorizarlo para darle una importancia excesiva a la vez que lo esquematiza comple o.

15 Para llevar a cabo este paso, se atendern dos etapas, as! a2 8na preliminar en la cual se relacionarn los elementos del traba o as como fueron indicados u observados, sin hacer una distincin entre tareas y pasos: y b2 8na definitiva, la cual resulta de una elaboracin posterior a la preliminar y en la cual ser indicados los reagrupamientos definidos y clasificados como tareas.

Para la medicin del tiempo requerido para la realizacin de una tarea, no se tiene un patrn normativo, pudi1ndose tomar como base la semana, da, mes, etc. %on el fin de simplificar la depuracin del tiempo empleado, es conveniente limitar el perodo a una semana. )e debe tener presente que algunos procesos tienen como caracterstica en su realizacin, su periodicidad de e ecucin que puede ser mensual, bimestral, etc., en este caso es necesario incluir las tareas que lo constituyen haciendo la separacin y referencia de la base de tiempo que utilizan 6mes, bimestre, etc.2. =. "grupamiento de las tareas en actividades! $n una fase preliminar para la elaboracin del cuadro de distribucin del traba o, conlleva el reconocimiento de complementaridad y similitud entre tareas y su agrupamiento en actividades que definan las finalidades funcionales de un sector. Luego, es posible elaborar el cuadro de distribucin del traba o de acuerdo a un criterio con m1todo sint1tico y tras la percepcin ms clara que se obtiene del agrupamiento de tareas, de la unidad o dependencia en anlisis. >. $laboracin del cuadro de distribucin del traba o! 8n cuadro de distribucin del traba o consiste en la indicacin de las tareas desarrolladas por los empleados 6individualmente2 y el registro del tiempo utilizado 6con relacin a un perodo base establecido2: as como el agrupamiento de los tiempos parciales en tiempos totales, de las actividades en estudio. )lo as se obtiene y se dispone de los elementos esenciales para realizar el anlisis de la distribucin del traba o. $sos elementos son! 3 3 3 4egistro de las actividades y tareas desarrolladas en la unidad en examen, .istribucin de las actividades y tareas entre los empleados, y *iempos de e ecucin parcial y total por tipo de actividad, por funcionario y por unidad de traba o 6dependencia2.

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"nlisis del cuadro de distribucin del traba o! $l anlisis del cuadro presenta la primera posibilidad de crtica del traba o desarrollado en un sector. .icho anlisis debe de prever un uicio sobre el grado de eficiencia organizativa y orientar sobre las actividades y los procedimientos que presenten como interesantes para su estudio. $n tal sentido, las actividades que requieren mayor nFmero de horas de traba o y las que presentan numerosos defectos pueden representar el punto de partida para principiar un estudio. .esde ah se puede detectar cul es la importancia del anlisis de la distribucin de traba o en relacin con la simplificacin del traba o o estudio de m1todos que deben desarrollarse en forma posterior. $s muy importante definir o determinar los puntos de inicio y fin de cada proceso que se pretende analizar. $ste esclarecimiento de la llamada Kzona de inter1sL debe obtenerse mediante el anlisis del cuadro de distribucin del traba o. $l anlisis de la distribucin del traba o puede efectuarse de acuerdo con los puntos de vista siguientes! a2 *iempo 3 %onsumido por las actividades, 3 $quilibrio entre el tiempo y la importancia del traba o, y 3 $liminacin de tiempos muertos. 3 $quilibrio entre la capacidad profesional de los empleados y las tareas a su cargo, y 3 #ecesidad de entrenamiento.

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%apacidad profesional

c2 d2

(olumen de traba o 3 $quilibrio en la asignacin a los empleados. Posibilidades preliminares de simplificacin.

$l anlisis puede desarrollarse haciendo uso de la serie de preguntas siguientes! a2 $n relacin al tiempo! P%ules son las actividades y tareas que consumen ms tiempoQ P)on 1stas las que realmente deben tomar ms tiempoQ

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P$l tiempo consumido en unas y otras, es compatible con su respectiva importanciaQ P$xisten relaciones formales e informales con el elevado consumo de tiempoQ P)e les da la necesaria prioridad de e ecucin a las tareas ms urgentesQ b2 )obre capacidad! P)e aprovechan en buena forma las habilidades y la formacin t1cnica de cada empleadoQ PEay personal de nivel superior e erciendo traba os que puedan ser realizados por personal de nivel inferiorQ PEay indicios de que los empleados necesitan de entrenamiento especialQ PLos empleados saben traba ar con las mquinas y otros instrumentos con que cuenta en su escritorioQ PEay empleados e ecutando tareas que no se relacionan entre sQ P.ara alguna venta a el agrupar tareas con caractersticas operativas seme antesQ P$xisten tareas dispersas o muy concentradasQ c2 $n relacin con el volumen! P$xisten empleados con excesiva carga de traba o y otros con excesivo descansoQ PEay acumulacin de traba o 6urgente o no2Q P$xisten traba os que se procesan en etapasQ d2 4especto de las posibilidades de simplificacin! P)on necesarias todas las tareas e ecutadasQ P$xiste duplicidad de traba oQ

18 P$xiste algFn traba o manual que pueda ser venta osa su sustitucin por proceso mecnico o electrnico o viceversaQ P)e puede reducir el traba o de llenado de formulariosQ PLos materiales de consumo estn guardados en lugar accesibleQ P$s posible modificar la ubicacin de mesas y archivos con el fin de acortar y facilitar el flu o de documentosQ $s importante hacer notar que la relacin de las tareas y de las actividades representa la base para e ecucin del esquema de un proceso. -ediante tal esquema se pueden evidenciar eventuales errores de e ecucin del traba o e identificar por tales modificaciones en el proceso. )u etapa siguiente a la descrita se representa por el anlisis de la secuencia de los pasos, mediante el diagrama de flu o del traba o y de los documentos o del diagrama de recorrido, los cuales revisaremos ms adelante. Para la construccin de la secuencia se deber proceder previamente a la subdivisin de las tareas en pasos. 2...2 ,r'($#a d$a&ra3a de re# rr$d

8n diagrama del proceso de recorrido es la representacin grfica del orden de todas las operaciones, traslados, inspecciones, demoras y archivos que tienen lugar en un proceso o procedimiento. &ncluyendo el tiempo requerido y la distancia recorrida. 8tiliza los cinco smbolos de las K")-$L 6"merican )ociety of -echanical $ngineers 3 )ociedad "mericana de &ngenieros -ecnicos2. )e puede diagramar desde el punto de vista del ob eto manipulado o desde el punto de vista del hombre que lo e ecuta. $l propsito de la grfica es analtico, por lo que debe servir de ayuda para descubrir y minimizar deficiencias. Las acciones se clasifican en cinco para las cuales utiliza igual nFmero de smbolos de la K")-$L, siendo los siguientes! 0peracin, *raslado o *ransporte, &nspeccin, .emora y "rchivo o "lmacena e. 0P$4"%&'#! )e produce cuando se cambia intencionalmente un ob eto en cualquiera de sus caractersticas fsicas o qumicas, es montado o desmontado de otro ob eto, o se arregla, o prepara para otra operacin, traslado, inspeccin o almacena e. *ambi1n se considera operacin cuando se da o recibe informacin, cuando se traza un plan o se realiza un clculo.

19 *4")L".0 0 *4"#)P04*$! %uando un ob eto es trasladado de un lugar a otro, excepto cuando el traslado es parte de la operacin o bien, es ocasionado por el operario en el punto de traba o durante una operacin o inspeccin. &#)P$%%&'#! *iene lugar cuando un ob eto es examinado para su identificacin, se verifica su calidad o su cantidad en cualquiera de sus caractersticas. .$-04" 0 4$*4")0! )e da cuando las condiciones, excepto aquellas que intencionalmente cambian las caractersticas fsicas o qumicas del ob eto, no permiten una inmediata realizacin de la accin siguiente. "4%E&(0 0 "L-"%$#"N$! *iene lugar cuando un ob eto se mantiene y protege contra un traslado no autorizado. "%*&(&.". %0-M&#"."! %uando se desea indicar actividades realizadas con untamente, o por la misma persona en el mismo punto de traba o, los smbolos empleados para dichas actividades se combinan. Para facilitar el uso de dichos smbolos, en situaciones no corrientes, puede procederse en funcin del resultado predominante, as! Cla"$($#a#$%n 0peracin *raslado &nspeccin .emora "lmacena e !e"/ltad pred 3$nante Produce o realiza -ueve (erifica &nterfiere +uarda

2...* D$a&ra3a de (l/j $s la representacin simblica de un procedimiento administrativo, de la produccin de un bien o de la prestacin de un servicio, se;ala los pasos fundamentales y hace comprensible las actividades, operaciones, decisiones y ramificaciones de los procedimientos. Los diagramas de flu o proporcionan una descripcin detallada de cada uno de los actos que se realizan en una fase determinada del traba o, hasta que es terminado en un punto. )e observa entonces, tanto la secuencia de los distintos pasos, como el m1todo que se sigue al efectuarlos. Por ello, son una herramienta muy Ftil para estudios de simplificacin de traba o ya que sintetizan todo el proceso en forma simple y hacen posible un estudio ob etivo de los pasos de un procedimiento. Los diagramas de flu o se utilizan en por lo menos dos reas!

20 a2 b2 Programas de computacin: la tecnologa de las computadoras los ha adoptado como su principal herramienta de programacin. "nlisis y dise;o de sistemas y procedimientos administrativos. )igue la secuencia real de las actividades y operaciones desde el inicio hasta el final del procedimiento, registrando el documento inicial, las operaciones a las cuales es sometido, los nuevos documentos creados hasta el cierre final del trmite. $n este grfico se se;alan las decisiones, los retornos y hasta quedan implcitos requisitos y normas. .espu1s de graficar el procedimiento mediante esta t1cnica, se tiene una visin ob etiva sobre si el procedimiento es fluido, est parcialmente obstruido y si es funcional para cumplir con los requisitos de rapidez y eficiencia en los trmites. &dentificar los pasos que ocasionan que un procedimiento sea poco eficiente, demasiado tardado y burocrtico. Para identificar estos pasos se procede a preguntar lo siguiente! <. P789 es lo que se haceQ P%ules son los pasosQ P$stn todos completosQ P7u1 finalidad tiene cada pasoQ La respuesta nos proporcionan una descripcin acertada de los detalles. PP04 789 razn es indispensable este pasoQ P&nfluye realmente en el resultado final del procesoQ P%onstituye una necesidad absolutaQ P.'#.$ debe realizarse este pasoQ P)e lograra realizarlo ms fcilmente cambiando de lugar a la persona que lo e ecutaQ "qu, la grfica de distribucin de oficina cumple una funcin de auxiliar valiosa. P%8,#.0 debe realizarse este pasoQ P.ebe ser adelantado o retrasado dentro del proceso o combinarse con algFn paso previo o futuroQ P%orresponde el paso a una secuencia lgicaQ P78&9# debe desempe;ar la laborQ P4esulta ms lgico que algFn otro se haga cargo del traba oQ P7ui1n est ms capacitado para hacerloQ P%'-0 se est realizando el pasoQ P4esulta demasiado complicado por la forma en que se est realizando actualmenteQ P.ebe e ecutarse empleando diferentes formas o equiposQ

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2.... ,r'($#a de d$"tr$b/#$%n de ($#$na *ambi1n llamado diagrama de distribucin de espacio. $ste grfico muestra la distribucin en planta para generar el adecuado acondicionamiento de los elementos en un espacio determinado, muestra la ubicacin en un momento determinado de espacios, muebles y mquinas y sirve para proponer una ubicacin me orada.

21 $l aprovechamiento del espacio es muy importante debido a que las necesidades de espacio se incrementan, los ambientes dise;ados para oficinas y plantas de produccin se reducen, los costos de construccin y arrendamiento se elevan. Los ambientes ya no son los naturales y hay que crear ambientes artificiales para sugerir comodidad o amplitud relativa. La distribucin en planta atiende dos aspectos principales que son! a2 b2 $l aprovechamiento ms productivo posible del espacio, $l flu o eficiente de las actividades.

La t1cnica de distribucin de oficinas es de simulacin y permite el uso de modelos grficos y fsicos, pero el requisito es dise;ar los modelos a escala rigurosa para que corresponda a la realidad. $n el anlisis deben considerarse los siguientes factores! a2 b2 c2 d2 e2 f2 g2 h2 i2 2 5lu o de traba o, (as de acceso, "scensores, %olumnas, Luz y aire, as como sus fuentes, 4uidos y vibraciones, $spacio para prestar mantenimiento al equipo, %apacidad de soporte de los pisos, 4iesgos, y 5actores motivantes o desmotivantes, etc.

La propuesta me orada, al igual que en las otras t1cnicas de anlisis, debe presentarse utilizando la misma t1cnica, para este caso, una grfica de distribucin de oficina.